0010 21.05.2007 Regl.Func.Sist.Cont.Segui.Eval.II.Pla.Desar.Inst.2007.2011.Plan.Oper.Anu

LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ
EL H. CONSEJO UNIVERSITARIO
CONSIDERANDO:
•
Que la Universidad Técnica de Manabí, luego de un riguroso y extenso proceso, elaboró
el II Plan de Desarrollo Institucional para el periodo 2007 - 2011
•
Que, dentro de dicho Plan, el nivel estratégico superior conformado por los
Vicerrectorados General, Académico y Administrativo, es el responsable directo, además
de coordinador de gestiones y soluciones a problemas, por lo cual debe disponer del uso
de recursos y acciones alternativas.
•
Que, la gestión Operativa del Plan corresponde a las Áreas de la Universidad, que se
estructura en Facultades y Departamentos. De otro lado, en cada una de las áreas, los
Planes Operativos Anuales (POA’s) establecen la existencia de responsables directos de
objetivos y actividades, a los cuales se les mide mediante la consecución de resultados
globales determinados en las metas y además en los medios de verificación en forma
específica.
•
Que se torna necesario contar con los mecanismos que permitan establecer un adecuado
proceso de control, seguimiento y evaluación del II Plan de Desarrollo Institucional y
Planes Operativos Anuales, a fin de verificarse su cumplimiento.
•
Que el Art. 15 numeral 9 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica de Manabí,
establece la atribución del H. Consejo Universitario de expedir los reglamentos necesarios
para mejorar la marcha de la institución
RESUELVE:
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL,
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL II PLAN DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL 2007 – 2011 Y PLANES OPERATIVOS ANUALES
TÍTULO I
DE LA NATURALEZA Y OBJETIVOS
CAPÍTULO I
DE LA NATURALEZA
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Art. 1.- El II Plan de Desarrollo Institucional 2007 - 2011, constituye una herramienta necesaria
para concretar los objetivos y metas propuestos por la Universidad, siendo su evaluación,
valoración, control y seguimiento, un factor imprescindible para que el mismo se ejecute y
desarrolle exitosamente; control, seguimiento y evaluación que requiere de un marco normativo
que regule de manera efectiva este proceso.
CAPÍTULO II
DE LOS OBJETIVOS
Art. 2.- La Universidad Técnica de Manabí identifica los siguientes objetivos emanados de la
necesidad de efectuar un control, seguimiento y evaluación de su II Plan de Desarrollo 2007 al
2011 y sus Planes Operativos Anuales (POA’s)
1. Establecer los mecanismos y procedimientos que permitan promover las mejores prácticas
internas, para el cumplimiento de los objetivos, metas y acciones propuestas en su II Plan
de Desarrollo Institucional, así como concomitantemente en los Planes Operativos
Anuales (POAs) que se desprenden de éste y se generarán en cada ciclo fiscal del Plan.
2. Identificar el avance y resultados en los elementos concretos y tangibles que se identifican
en cada Actividad de los planes operativos anuales, mediante el análisis periódico, la
verificación de condiciones mediante indicadores y la coordinación de acciones a nivel de
áreas y componentes en forma global.
3. Generar un flujo institucional de información que proviniendo de los ejecutores y
responsables de las acciones, permita el conocimiento y toma de decisiones a todo nivel.
4. Generar una responsabilidad compartida y general sobre la gestión interna, mediante un
proceso continuo de mejoramiento de todas las actividades, en beneficio de todos y cada
uno de los integrantes de la comunidad universitaria.
5. Establecer los indicadores de la gestión interna, basados en el consenso y en la particular
forma de obtener resultados a todo nivel.
TITULO II
DE LA ESTRUCTURA ORGANICA
CAPÍTULO I
DEL COMITÉ EJECUTIVO
Art. 3.- Se crea el COMITÉ DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION
INSTITUCIONAL (CCSEI), integrado por el Vicerrector General que lo preside, el Vicerrector
Académico y el Vicerrector Administrativo, mismos que tienen como Unidad Ejecutora al
Departamento de Planeamiento Integral (DPI) de la Universidad, actuará como Secretario del
Comité el Jefe del DPI; es parte integrante del Comité, la Dirección Financiera, la cual a través de
su Directora tiene voz informativa, para los procesos de financiamiento y disponibilidad de
recursos financieros.
Art. 4.- Son funciones del CCSEI las siguientes establecidas del flujo de operaciones:
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1. Asumir el rol de promotor y evaluador de los objetivos, metas y acciones que se
desprenden del II Plan de Desarrollo de la Universidad Técnica de Manabí, así como de
los Planes Operativos Anuales que se generen del mismo.
2. Aprobar el proceso metodológico de control, seguimiento, y evaluación del Plan, tomando
en consideración, las áreas estructurales de la entidad y los campos de acción del Plan a
nivel de los Vicerrectorados, Facultades y Departamentos.
3. Favorecer el encadenamiento operativo, que permita comprender que las acciones son
parte de un todo laboral institucional, pero que eso también exige el que éstas, deben
contener los siguientes elementos básicos (3R):
a. Responsables, aquellos que cumplen la acción y facilitan el cumplimiento de los
objetivos en el corto y largo plazo.
b. Resultados, lo que implica logros y cumplimientos reales, sobre lo propuesto y que
se definen en acciones.
c. Retroinformación, lo cual implica generar un flujo de datos e informes, que
permitan la comprensión real y objetiva, de lo que las áreas han cumplido en cada
uno de los campos de acción.
4. Aprobar, mediante consenso, un detalle de indicadores de evaluación, al interior de la
Universidad Técnica de Manabí. Para esto se tomará en cuenta la estadística institucional,
los resultados y medios de verificación de cada una de las acciones.
5. Fijar los campos de acción del proceso de control, seguimiento y evaluación como son:
a. A nivel de Facultades: Académico, Docente, Investigación, Vinculación, Gestión
Tecnológica, Gestión Administrativa.
b. A nivel de Departamentos: Los de la función y competencia directa del
Departamento, considerando que son un soporte de la gestión básica de la
Universidad.
6. Disponer una periodicidad y formatos sobre los elementos básicos contemplados en el
numeral 3, a fin de tener un mecanismo continuo de información y toma de decisiones de
ajuste. En una primera etapa y una vez iniciado el proceso este se fija en forma trimestral.
El proceso de avance indicará a semestral, bimensual o mensual.
7. Establecer un mecanismo de inducción al ajuste de acciones de las áreas, y que registradas,
serán parte del proceso general de planificación, por lo tanto indispensables de cumplir y
perentorias a las áreas, ya que deben tener la finalidad de obtener el cumplimiento de
acciones, metas y objetivos.
8. Si el caso amerita, identificar el reconocimiento y sanciones, que la Universidad aplicará a
los responsables del cumplimiento de objetivos y metas.
CAPÍTULO II
ÁREAS DE GESTIÓN
Art. 5.- Las áreas de gestión son todas las áreas de la Universidad Técnica de Manabí incluidas y
vinculadas al II Plan de Desarrollo Institucional y que en forma concordante tienen a su
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responsabilidad la generación de Planes Operativos Anuales, en los cuales metodológicamente
efectúan la apertura de Objetivos, Metas, Acciones, en un tiempo determinado y con los recursos
sustentables o posibles provistos por la economía de la Universidad.
Art. 6.- Se definen las siguientes áreas de gestión: Los Vicerrectorados, Facultades y
Departamentos. Los Vicerrectorados son áreas de gestión en cuanto también cumplen objetivos
y acciones, por tanto dinamizan la organización, para el logro de sus propios objetivos. Las
Facultades son áreas de gestión en cuanto cumplen la función básica y de valor agregado
universitario, según toda su planificación. Los Departamentos son áreas de gestión, en cuanto
apoyan y cumplen gestiones de los diferentes niveles ejecutivos, para que se complementen y
dinamicen.
Art. 7.- Es responsabilidad de las áreas, designar un funcionario que en forma directa informará al
Comité de Seguimiento y Evaluación, sobre los resultados de sus acciones y el grado de
cumplimiento de las metas propuestas en cada campo de acción.
El funcionario de las áreas, podrá ser el Subdecano – el Jefe Departamental, un responsable de
planificación o un funcionario designado, que en todo caso asume la responsabilidad y debe tener
la capacidad para informar y extraer de su área la información que establece el cumplimiento de
acciones y metas.
El Funcionario designado, establecerá nexo con el Secretario del Comité, para identificar el
mecanismo de información, tanto de informe, como de reajuste. El funcionario es un generador
de datos y canalizador de problemas, propuestas y soluciones, sin embargo la responsabilidad del
cumplimiento del II Plan de Desarrollo y POAs es de las áreas exclusivamente.
Art. 8.- Con la finalidad de establecer las acciones por cada campo, se deberá tomar en cuenta los
siguientes elementos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
II Plan de Desarrollo de la UTM 2007 al 2011
Planes de Áreas de Gestión (Vicerrectorados, Facultades, Departamentos)
Plan Operativo Anual de Áreas
Acciones a ser cumplidas, con su meta específica y el cronograma de ejecución.
Medios de Verificación e Indicadores básicos o específicos generados.
Usos Alternativos de recursos específicos para las acciones.
Registros establecidos para el proceso de control, seguimiento y evaluación.
Informes Ejecutivos al CCSEI
Reportes a las Áreas para seguir recomendaciones del CCSEI.
TÍTULO III
DE LA INVESTIGACIÓN, INNOVACIÓN Y TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA
CAPÍTULO I
DE SU NATURALEZA
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Art. 9.- Se establece como un proceso específico e independiente, el control, seguimiento y
evaluación a la actividad de Investigación, Innovación y Transferencia de Tecnología que la
Universidad Técnica de Manabí realice por intermedio de todo su cuerpo de Facultades,
Docentes, e Investigadores; esto en consideración a la importancia que hoy en día tiene la
investigación y desarrollo tecnológico.
CAPÍTULO II
DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA INVESTIGACIÓN, INNOVACIÓN Y
TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA
Art. 10.- El Comité Ejecutivo del control, seguimiento y evaluación de la Investigación,
Innovación y Transferencia de Tecnología, se conforma por los Vicerrectorados de la
Universidad, presididos por el Vicerrector General siendo su Unidad Ejecutora el Departamento
de Investigaciones Científico - Técnicas y Humanísticas.
Art. 11.- Las modalidades serán básicamente de Investigación Científica, de Innovación y de
Transferencia de Tecnología y los organismos con los cuales puede buscarse cooperación serán
los establecidos a nivel del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología (SENACYT), como son el
INIAP, la Comisión de Energía Atómica, otras Universidades, Empresas locales o nacionales y
organismos no gubernamentales.
Art. 12.- El Comité Ejecutivo establecerá el número mínimo de proyectos que las áreas de la
Universidad presentarán a nivel anual, por lo que dispondrá a la Unidad Ejecutora, se establezcan
los campos temáticos, la presentación de perfiles, la identificación de formularios, los
presupuestos y demás elementos relevantes de los proyectos, mismos que se asumirán incluidos
automáticamente en los Planes Operativos Anuales de cada una de las áreas.
CAPÍTULO III
DE LA UNIDAD EJECUTORA
Art. 13.- La Unidad Ejecutora será la responsable de impulsar las acciones que establezca y
apruebe el Comité Ejecutivo, sobre todos los proyectos que se presenten a la aprobación y se
ejecuten en la Universidad bajo las modalidades planteadas y aprobadas por el Comité.
Art.. 14.- La Unidad Ejecutora y las Áreas, serán responsables conjuntas de la presentación de
propuestas y perfiles a nivel interno y nacional, apoyando la proposición, mecanismos de
viabilidad y de operación, así como de la generación de información, con lo cual se efectuarán
todas las acciones y pasos, que faciliten la presentación de estos proyectos, para su aprobación.
Las propuestas y perfiles tomarán en cuenta los requerimientos metodológicos técnicos y
económicos que se exijan en las normativas internas y nacionales correspondientes, identificando
la canalización de recursos económicos, que para el caso del financiamiento interno, deberán
constar en el Presupuesto Institucional aprobado. En el caso de identificar recursos externos,
estos modificarán el presupuesto interno, solamente al obtener la aprobación de dicho
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financiamiento en los organismos externos correspondientes, identificando claramente los
mecanismos de desembolso, justificación documental, mecanismo de uso y cobertura de
obligaciones de proyecto en forma clara y competente.
Art. 15.- La Unidad Ejecutora apoyará la presentación de información de documentos de respaldo
que las áreas responsables de proyectos deban presentar a los organismos internos y externos.
Las Áreas presentarán los informes en los tiempos establecidos por el Comité Ejecutivo,
manteniendo informada a la comunidad universitaria y a los organismos cooperantes, sobre los
resultados y avances de los proyectos en ejecución.
El Departamento de Planificación de la Universidad incluirá la información de Proyectos y en
general de Investigación, Innovación y Transferencia de Tecnología, que le proporcione el
Departamento de Investigaciones Científico -Técnicas y Humanísticas, en los Informes
Institucionales de avance relativos al II Plan de Desarrollo Institucional y Planes Operativos
Anuales.
DISPOSICIONES GENERALES
1. La Universidad Técnica de Manabí al aprobar el II Plan de Desarrollo UTM 2007 al 2011,
establece el mismo, como una herramienta de gestión Ejecutiva, sujeto de implementación
por cada una de las áreas, así como de Control, Seguimiento y Evaluación, por el nivel
ejecutivo correspondiente.
2. Los Objetivos, Metas y Acciones, son susceptibles de ser
incrementados,
redimensionados, mejorados y trasladados de un ciclo del Plan a otro, pero en ningún caso
eliminados, salvo las siguientes causas:
2.1. Cambio radical de responsables, así como de condiciones entre lo propuesto y su
implementación o ejecución. En éste caso debe informarse y establecerse un
cambio al Plan, que una vez aprobado, se considerará oficial, para que el Comité
de Control, Seguimiento y Evaluación lo maneje.
2.2. Falta clara y permanente de recursos y/o capacidades, para cumplir con acciones,
que fueron claramente establecidas y aceptadas y que no es factible, redimensionar
a un perfil más bajo, con menores recursos, o que tampoco es posible proveer de
las capacidades faltantes.
3. El Vicerrectorado General deberá coordinar con la Dirección Financiera, el facilitar los
recursos financieros, dependiendo de las disponibilidades existentes que
competentemente, permiten la realización de los Objetivos, Metas y Acciones planteadas
en el II Plan de Desarrollo Institucional 2007 - 2011 y los Planes Operativos Anuales,
precautelando los intereses institucionales generales y reduciendo al máximo el riesgo
institucional.
4. La Dirección Financiera, establecerá un informe de la ejecución presupuestaria por áreas, a
fin de conocer el avance físico, frente a los recursos financieros, que se cubren, como
parte de los procesos planificados, atendiendo al cumplimiento del II Plan de Desarrollo y
de sus Planes Operativos Anuales.
5. El CCSEI asume la responsabilidad de difundir a la Comunidad Universitaria y a la
sociedad, por los medios que considere conveniente, la implementación del II Plan de
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Desarrollo, y los resultados o avances que se van obteniendo en cada ciclo anual, mediante
los Planes Operativos Anuales correspondientes.
6. El CCSEI en concordancia a los requerimientos institucionales, establecerá la generación
de indicadores y medios de verificación, que apoyen el proceso general del presente
proceso de control, ejecución y seguimiento del II Plan de Desarrollo y Planes Operativos
Anuales.
7. La Jefatura de Planificación y la Dirección Financiera de la Universidad Técnica de
Manabí establecerán los mecanismos administrativos y tecnológicos coordinados que
permitan definir el uso de los recursos institucionales y sus resultados.
8. Cualquier aspecto no contemplado en el presente reglamento, deberá ser atendido y
resuelto por el Comité de Control, Seguimiento y Evaluación Institucional (CCSEI) y en
última instancia por el H. Consejo Universitario.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.- El presente reglamento entrará en vigencia una vez aprobado definitivamente por el
H. Consejo Universitario.
SEGUNDA.- Todo lo que no estuviere previsto en este reglamento será resuelto por el H.
Consejo Universitario.
Dado y firmado en la Sala de sesiones del H. Consejo Universitario a los veintiún días del mes de
mayo de dos mil siete.
Ing. José F. Véliz Briones
Rector
Ab. Gary Loor Fernández
Secretario General (e)
El suscrito, Ab. Gary Loor Fernández, encargado de la Secretaría General de la Universidad
Técnica de Manabí, CERTIFICA: Que el Reglamento de Funcionamiento del Sistema de Control,
Seguimiento y Evaluación del II Plan de Desarrollo Institucional 2007-2011 y Planes Operativos
Anuales, fue discutido y aprobado por el H. Consejo Universitario en sesiones del 16 de abril y 21
de mayo de 2007.
Portoviejo, 21 de mayo de 2007
Ab. Gary Loor Fernández
Secretario General (e)
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