Informe Pormenorizado de Control Interno

CÓDIGO:
CI – F – 104-35.004
Alcaldía Municipal de Floridablanca SANTANDER
VERSIÓN
00
INFORME POR MENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO – LEY 1474 DEL 2011
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Jefe de Control Interno
Periodo Evaluado
Fecha de Elaboración
PROCESO: GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
ALFREDO ORDUZ ARDILA
VIGENCIA 2013
NOVIEMBRE 07 DE 2013
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
AVANCES
La Administración de Floridablanca adoptó su Código de Ética, con la participación
de los representantes de cada una de las dependencias y en él están contenidos los
principios y valores que enmarcan el desarrollo y función de la gestión institucional y
los mismos orientan las actuaciones de sus servidores.
Se cuenta con un plan institucional de formación y capacitación del personal para
que él mismo se encuentre permanentemente actualizado en el desarrollo de sus
funciones y se obtenga un mejor desempeño en cada puesto de trabajo.
Con el ánimo de facilitar el control social por parte de la ciudadanía, la
administración municipal da cumplimiento al Decreto 2641 de 2012, que reglamenta
los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011“normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.”, se verificó por parte de control
interno la aplicación del decreto en mención y los lineamientos establecidos en la Ley
1474 de 2011; observándose la publicación del mapa anticorrupción y además se
cuenta con el sistema SAC (sistema de atención al ciudadano).
Dando cumplimiento al Decreto 1537 del 2001, en el que se establece la
obligatoriedad para las entidades de elaborar, adoptar y aplicar manuales a través de
los cuales se documenten y formalicen los procesos y actividades, la administración
cuenta con el mapa de procesos identificando los responsables e involucrados en cada
uno de los mismos. Además se realizó la revisión y socialización de los mismos por
dependencias.
Como política de Administración del riesgo, se tienen identificados, analizados y
valorados los posibles riesgos que se pueden presentar y los mismos se encuentran
condensados en el Mapa de riesgos institucional. Vale la pena resaltar que la
aplicación de dicha política nos brinda las opciones para tratar y manejar cada uno
de los riesgos con base en su respectiva valoración, y permiten tomar decisiones
adecuadas para evitar, reducir, compartir o transferir, o asumir el riesgo. La oficina
de Control Interno realiza seguimiento para determinar aspectos que faciliten su
implementación, seguimiento y aplicación de la metodología empleada en la
construcción del Mapa de Riesgos.
ELABORO
EQUIPO MECI
FECHA
30 – JULIO - 2012
REVISO
CONTROL INTERNO
FECHA
03 – AGOSTO - 2012
APROBÓ
EQUIPO DE APROBACIÓN
FECHA
30 – NOVIEMBRE - 2012
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ELABORACION DE INFORMES PARA ENTES DE CONTROL
OFICINA DE CONTROL INTERNO
PROCESO: GESTION DE CONTROL INTERNO
DIFICULTADES
 Crear la cultura, conciencia y sentido de pertenencia de cada uno de los
funcionarios de la administración municipal.
 Involucrar y comprometer a todos los servidores públicos de la Entidad en la
participación de la construcción de la política de administración del riesgo
debido a la diversidad y particularidad de la Administración, en cuanto a
funciones, estructura, manejo presupuestal y el carácter de compromiso social
ACCIONES DE MEJORA
 Seguir desarrollando el plan de capacitaciones de los funcionarios en cada una
de las áreas con el fin de obtener mejor desempeño en las actividades realizadas
por los mismos.
 Continuar con la socialización de la política de administración del riesgo de
acuerdo a la interacción de cada uno de los funcionarios en el ejercicio de sus
funciones.
 Realizar acciones correctivas en la detección de riesgos en el desarrollo de las
funciones en cumplimiento de la misión institucional y realizar los ajustes a las
no conformidades a las normas pertinentes, al momento de ser detectadas las
dificultades, lo cual garantiza de esta forma la continuidad del servicio con
eficiencia, eficacia y oportunidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
AVANCES
La Administración ha implementado actividades que garantizan el control a la
ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas
las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la
consecución de sus resultados, metas y objetivos. Se cuenta con un equipo MECI que
ha realizado la sensibilización, socialización y capacitación de los diseños de los
Manuales de Procedimientos; Asegurándose que contenga todos los aspectos
necesarios para dirigir las operaciones de la entidad hacia el logro de sus objetivos.
Se ha tenido en cuenta la armonización que debe existir entre el Modelo Estándar de
Control Interno y la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000:2004 y la relación directa que debe existir con el modelo de operación por
procesos. Razón por la cual el Equipo MECI de la administración estableció los
criterios y parámetros para el diseño y construcción de estos manuales, que han sido
socializados en las diferentes dependencias, las cuales a su vez después de su
análisis solicita los ajustes si se requieren.
ELABORO
EQUIPO MECI
FECHA
REVISO
EQUIPO DE APROBACIÓN
FECHA
APROBÓ
FECHA
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ELABORACION DE INFORMES PARA ENTES DE CONTROL
OFICINA DE CONTROL INTERNO
PROCESO: GESTION DE CONTROL INTERNO
Como instrumento en el seguimiento y control a la Gestión se tiene como pilar la
aplicación del ciclo PHVA donde se tienen identificados y establecidos cada uno de los
procesos, y los mismos ha sido socializados es decir son de conocimiento de cada uno
de los funcionarios. Igualmente periódicamente se realiza seguimiento a cada uno de
los procesos y de ser necesario de acuerdo al desarrollo y ejercicio de las funciones se
ajusta.
La principal fuente de Información Primaria como elemento de control es la
ciudadanía y las partes interesadas, por consiguiente, debe ser observada de manera
permanente con el fin de reducir los riesgos y optimizar la efectividad de las
operaciones; razón por la cual se implementó la oficina encargada de quejas y
reclamos constituyéndose un medio de Información directa de la entidad con la
ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar
seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios. Además
se tienen otros mecanismos de información como lo son: página web, intranet,
carteleras; que igualmente son herramientas de vital importancia en la interacción
que debe existir entre la administración y la comunidad en general con el fin de dar
cumplimiento a los objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo
establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de los roles de evaluación y
seguimiento, acompañamiento y asesoría, administración del riesgo, fomento de la
cultura del control, y relación con entes externos, ha ejecutado el plan de acción
propuesto para la vigencia, mediante la realización de diferentes actividades como el
seguimiento a los diferentes planes de mejoramiento, desarrollo de la auditoría de
Gestión, en la cual se realizó revisión teórica y normativa teniendo en cuenta la Ley
87 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, el Decreto 1599 de 2005, la ley 872 de
2003, el Decreto 4485 de 2009, la norma ISO 9001 de 2009,debido a que la
Administración central se encuentra implementando el Modelo del Sistema de Control
Interno.
Se han realizado auditorías a la Gestión de la administración, en las cuales se ha
podido establecer el cumplimiento de los procedimientos que previamente han sido
definidos y caracterizados por la administración; a su vez se sigue realizando la
socialización en todas las dependencias de los manuales de procedimientos con que
cuenta la entidad y su respectivo seguimiento con el fin de corroborar la aplicación de
los mismos en cada uno de los procesos y a su vez el ajuste de algunos si lo amerita.
Se ha realizado control a la oportunidad en la presentación de los informes a los
diferentes usuarios de la información, como lo son la Contaduría General de la
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EQUIPO MECI
FECHA
REVISO
EQUIPO DE APROBACIÓN
FECHA
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ELABORACION DE INFORMES PARA ENTES DE CONTROL
OFICINA DE CONTROL INTERNO
PROCESO: GESTION DE CONTROL INTERNO
Nación, Contraloría General de la República y la Contraloría Municipal de
Floridablanca y otros.
DIFICULTADES
 La falta de motivación de algunos funcionarios en conjunto con la debilidad de
la Cultura del control generan la dificulta de interacción de todos los servidores.
 La falta de planeación de las acciones y la fluidez de la información hacen que
no se puedan anticipar y corregir oportunamente las debilidades o falencias en
el desarrollo de las actividades de la administración.
ACCIONES DE MEJORA
 Fortalecer el proceso de socialización permanente
del manual de
procedimientos con las diferentes dependencias, a través de reuniones trabajo y
entrega de memorias.
 Construir el concepto de la comunicación en la administración como algo
inherente a la cultura organizacional entendiendo, que la comunicación es la
forma concreta de la expresión de la cotidianidad de la cultura de la entidad.
 Generar a través de la oficina de prensa y comunicaciones un plan masivo de
comunicaciones para que la comunidad en general interactué con la
administración y conozca con más detalle de las actividades que se realizan en
la administración.
 Masificar como fuente de información para los usuarios la página web de la
entidad donde sea de fácil acceso y consulta la Misión, Visión, Objetivos, planes
de mejoramiento, peticiones, quejas, reclamos e informes de gestión para que el
ciudadano del común conozca la información de la entidad y pueda interactuar
con la administración.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AVANCES
La Oficina de Control Interno ha realizado la evaluación independiente del Sistema de
Control Interno y ha propuesto recomendaciones y sugerencias que contribuyen al
mejoramiento y optimización del mismo, como consta en los informes de control
interno.
El ejercicio de la Auditoría Interna se ha basado en cuatro fases, a saber: Planeación,
Ejecución, Informe y Seguimiento. Su ejecución se soporta en el conjunto de Normas
de Auditoria Generalmente Aceptadas.
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ELABORACION DE INFORMES PARA ENTES DE CONTROL
OFICINA DE CONTROL INTERNO
PROCESO: GESTION DE CONTROL INTERNO
Se han desarrollado auditorías internas de cumplimiento a la aplicabilidad de Ley
General de Archivos 594 de 14 de Julio de 2000, y en especial al Acuerdo No. 049 de
2000 del Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo del
capítulo 7 “Almacenamiento y Conservación de Documentos”. Igualmente se
estableció
la aplicación de los manuales de procedimientos definidos por la
administración para la custodia de títulos valores y se Verificó el consecutivo de los
cheques girados en libros auxiliares, adicionalmente se realizó el inventario de
cheques pendientes de entrega y anulados.
Dentro del cumplimiento del Rol de la Oficina de Control Interno se ha realizado
seguimiento y vigilancia a los planes de mejoramiento generados por la auditoría
excepcional realizada por la Contraloría General, y suscritos por entidades
descentralizadas como: IDEFLORIDA, Casa de la Cultura y la administración se han
presentado avances significativos en las acciones correctivas realizadas para el
cumplimiento del respectivo plan.
Se realizó seguimiento y control al plan de mejoramiento suscrito el 29 de mayo de
2012, al Equipo MECI, verificando la evidencia de socialización de los manuales de
procedimientos, correspondientes a las diferentes áreas de la administración
municipal y a su vez se ha realizado seguimiento a los mecanismos de comunicación
de la institución, observando niveles de avance bastante importantes.
Así las cosas, dicha oficina y de acuerdo con el marco legal, ha avanzado en alcanzar
su esencia la cual constituye ser el “control de controles” por excelencia, ya que
mediante la labor evaluadora se ha determinado la efectividad del sistema de control
de la entidad, y con ello contribuir a la Alta Dirección en la toma de decisiones que
orienten el accionar administrativo hacia la consecución de los fines estatales, Es
claro que el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno
y la ejecución de los controles establecidos es una responsabilidad de los encargados
de los diferentes procesos de la entidad y no de la Oficina de Control Interno, a la cual
le corresponde desarrollar un papel evaluador y asesor independiente en la materia;
la cual se está viendo reflejada en los diferentes actuaciones y roles asumidos en las
auditorias y seguimientos efectuados por la Oficina de Control Interno.
La oficina de Control Interno, inicia una campaña a través del fomento de la cultura
del Autocontrol, con el ánimo de sensibilizar al servidor público en los valores y
principios establecidos por la administración, teniendo en cuenta que es importante
interiorizar al talento humano en valores como solidaridad, honradez, compromiso,
entrega al trabajo, responsabilidad, y a su vez la administración pueda cumplir
cabalmente con los fines esenciales del estado.
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PROCESO: GESTION DE CONTROL INTERNO
DIFICULTADES
 Falta de motivación del funcionario público para adquirir compromisos en
referencia al ejercicio de sus funciones.
 Falta de actualización y capacitación del funcionario en el desarrollo de sus
actividades.
 Falta de recursos administrativos y económicos para adelantar las acciones de
avalúo técnico que se exigen para la valoración de los activos fijos.
 Falta de cultura del autocontrol para que el funcionario realice seguimiento
oportuno a los planes de mejoramiento individual, detecte y proponga los
ajustes pertinentes.
Falta de comunicación e interacción entre las dependencias que conforman la
administración con el fin de socializar procesos que son de vital importancia como:
“Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” a cargo de la Oficina Asesora de
Planeación, se aplicó el mecanismo de seguimiento de las orientaciones y obligaciones
derivadas del citado documento y la observancia de los lineamientos de la Ley 1474
de 2011; Se encuentran Documentados los Formatos de la Entidad para la
presentación de Planes de Mejoramiento por proceso, institucional e individual, pero
no se ha logrado el uso de estos debido a la falta de socialización con las demás
dependencias.
ACCIONES DE MEJORA
 Realizar un plan de capacitaciones sobre administración del riesgo para
fortalecer los conocimientos de cada uno de los funcionarios y por medio del
mismo se asegure un mejor desarrollo de sus actividades.
 Fortalecimiento de la cultura del autocontrol mediante profesional idóneo en la
materia, para que el funcionario sea el filtro primario en la detección de riesgos
y falencias en los manuales de procedimientos, y se convierta en herramienta
clave en el diseño de controles para las falencias detectadas.
 Masificación de los mecanismos de comunicación y ejercicios de prueba para
establecer la posible fuga o falla en los canales de comunicación.
 Accesibilidad de manera fácil al ciudadano en general para el conocimiento de
actividades realizadas por la administración.
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
PROCESO: GESTION DE CONTROL INTERNO
Impulsar y aplicar directrices para la mejora de la Comunicación
organizacional, con el propósito de profundizar en los aprendizajes de los
servidores de la Entidad.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La Administración de Floridablanca se encuentra diseñando e implementado el
Sistema Integrado de control interno, está articulando la normatividad referente al
Modelo Estándar de Control Interno con la Norma Técnica de la Calidad de Gestión
Pública NTCGP : 1000:2004.
La oficina de control interno verificó que el diseño e implementación se ha realizado
efectivamente conforme a la estructura del MECI 1000:2005.
Como mecanismo de socialización de la documentación que describe las actividades
ejecutadas por la entidad está funcionando la Intranet, la cual es de fácil acceso para
los servidores públicos, de igual manera se contribuye al cumplimiento de la Directiva
Presidencial del “CERO PAPEL”.
La oficina de Control Interno en el desarrollo de sus funciones ha estado realizando
seguimiento a los avances de los planes de mejoramiento suscritos, razón por la cual
se ha comunicado constantemente con las diferentes dependencias, con el fin de
exhortar el cumplimiento al 100% de los Planes de mejoramiento suscritos a la fecha
con las diferentes entidades de control.
RECOMENDACIONES
Interactuar con cada uno de los responsables de los procesos y sus equipos para
detectar y corregir las posibles falencias que se puedan presentar y así minimizar las
no conformidades detectadas en ejercicios anteriores.
Difundir el código de ética, para que el funcionario conozca y aplique los principios y
valores que regular la gestión de la administración pública.
Fortalecer la cultura del autocontrol en cada uno de los funcionarios, para que él
mismo sea el filtro primario en la detección de riesgos y falencias en los manuales de
procedimientos, y se convierta en herramienta clave en el diseño de controles para las
falencias detectadas.
Fortalecer el componente Administración del Riesgo como una herramienta para
gestionar acciones preventivas para el logro de los objetivos de los procesos y fines
esenciales del estado.
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EQUIPO MECI
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EQUIPO DE APROBACIÓN
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PROCESO: GESTION DE CONTROL INTERNO
Masificar los mecanismos de comunicación como son la página web y la intranet,
estos son una herramienta de vital importancia para la interacción con la comunidad
en general y a su vez se pueden utilizar como medio de comunicación de cada uno de
los miembros de los equipos que conforman el MECI, y consultar el grado de avance y
las actividades de cada proceso.
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