El PROCESO DE AFILIACIÓN A LA JCI GUÍA PARA LA AFILIACIÓN Introducción En este documento se ofrece información que ayudará a las organizaciones nacionales potenciales a comprender el proceso de afiliación. Debe leerse junto con la Constitución y el Manual de Normas de la JCI. Se puede otorgar afiliación Potencial a una organización, dentro de una nación, que se adhiera a los propósitos de la JCI y trabaje en el establecimiento de una Organización Nacional Miembro de la JCI en esa nación. Para obtener la afiliación como una ONM de la JCI, se debe satisfacer los siguientes requisitos: ¿Cómo comenzar? Los miembros potenciales de un país o territorio no afiliado pueden ponerse en contacto con un miembro de la JCI de otro país. Los miembros potenciales se reúnen para discutir su interés en la organización y la posibilidad de crear una Organización Nacional Miembro de la JCI. Este es un período emocionante para los miembros potenciales. Se debe prestar mucha atención al procedimiento a fin de que los miembros potenciales no se frustren. ¿Qué organizaciones pueden afiliarse? Cualquier organización nacional cuyos objetivos y actividades estén de acuerdo con los propósitos de la JCI pueden optar por la afiliación potencial, provisional o plena, como Organización Nacional Miembro (ONM). La JCI reconoce solamente una (1) ONM en cada nación. Una nación, conforme se describe en la Constitución de la JCI, es “un grupo de habitantes de un país regido por un solo gobierno nacional, o de un territorio, posesión o área, tan apartado geográficamente de cualquier ONM con la que pudiera estar asociado, que los intereses de los Miembros Individuales de las OLMs estarán mejor servidos mediante su afiliación a esta organización como una ONM.” Categorías de afiliación Afiliación Potencial La ONM solicitante debe tener por lo menos una Organización Local Miembro (OLM) con al menos cuarenta (40) miembros. La ONM solicitante debe haber recibido la visita de un representante de la organización antes de que se considere la solicitud. Esta visita deberá haber sido aprobada por el Secretario General. La ONM solicitante debe llenar un formulario de solicitud de afiliación potencial, que se debe recibir en la Sede de la JCI a más tardar el 15 de octubre antes del Congreso en el que se tratará la afiliación. A toda organización que solicite la afiliación potencial se le exigirá el pago de un derecho de afiliación de acuerdo con las cuotas de sus miembros vigentes en el año de solicitud de la afiliación. Nota: El Estado de Afiliación Potencial se puede renovar automáticamente, siempre y cuando la ONM mantenga un mínimo de cuarenta (40) miembros y pague anualmente la cuota de afiliación a la JCI. Si una ONM potencial no puede mantener un mínimo de cuarenta (40) miembros o no paga anualmente la cuota de afiliación a la JCI, perderá automáticamente su afiliación potencial, sin apelación posible. Afiliación Provisional Se puede otorgar afiliación Provisional a una organización que haya estado afiliada como ONM potencial durante un año por lo menos o que haya 1 recibido la aprobación del Secretario General o del Vicepresidente Ejecutivo asignado al Área, así como la aprobación de la ONM patrocinadora para que solicite directamente este tipo de afiliación. Para obtener la afiliación como ONM provisional, se debe cumplir las siguientes obligaciones: A una ONM que solicite la Afiliación Plena se le exigirá que acredite antecedentes razonables de estabilidad como organización, la separación clara de las funciones de la ONM y de las OLMs, además de un sistema de comunicaciones y servicios entre ellas. La ONM solicitante debe tener una estructura organizacional adecuada y debe tener al menos dos (2) OLMs y con un mínimo de sesenta (60) miembros. Una ONM que solicite la afiliación plena deberá tener al menos dos (2) OLMs con un total de sesenta (60) miembros individuales. La ONM solicitante debe haber recibido la visita de un representante de la organización y de un representante de otra ONM aprobada por el Secretario General. Las ONMs solicitantes deben estar representadas en el Congreso en el que deseen ser afiliadas provisionalmente, ya sea por uno de sus miembros o por un representante de otra ONM, de preferencia la ONM patrocinadora. La ONM solicitante debe llenar el formulario de solicitud de afiliación provisional que se debe recibir en la Sede de la JCI a más tardar el 15 de octubre antes del Congreso en el que la organización solicitante desee ser afiliada provisionalmente. A toda ONM que solicite la afiliación Provisional se le exigirá el pago de las cuotas correspondientes al año de afiliación y el pago de cualquier saldo pendiente. Nota: A toda ONM provisional se le exigirá que renueve su estado al fin de cada año o que solicite la afiliación plena. Si la ONM no lo hace, será automáticamente descalificada de su estado vigente sin apelación posible. Afiliación Plena Se puede otorgar la afiliación plena a una organización que haya estado afiliada previamente como ONM provisional al menos por un año o que haya completado los requisitos para que se le otorgue este tipo de afiliación o haya recibido la aprobación del Secretario General, del Vicepresidente Ejecutivo y del Vicepresidente asignado a dicha Área así como de la ONM patrocinadora, para solicitar directamente este tipo de afiliación. La Sede de la JCI debe recibir todos los formularios de solicitud para afiliación plena a más tardar el 15 de octubre antes del Congreso en que la organización solicitante desee ser afiliada plenamente. A la ONM solicitante se le exigirá el pago a la JCI de las cuotas por el año de afiliación y el pago de cualquier saldo pendiente. EL PROCESO DE AFILIACIÓN Seleccione su equipo Es importante que los miembros de una ONM potencial creen un comité de afiliación bajo el liderazgo de un presidente del comité, quien debe ser alguien que tenga buenos conocimientos de la JCI o experiencia en la organización. Bajo la dirección del presidente del comité, se deben asignar responsabilidades específicas a los miembros para garantizar que la organización satisfaga los requisitos de afiliación. Asignaciones: 1. Establecer contacto con la Sede de la JCI. 2. Obtener autorización de las autoridades 3. Establecer un plan de acción 4. Decidir lo relativo al presupuesto 5. Promover la JCI y la afiliación a la JCI Plan de Acción Se requiere que los miembros potenciales se familiaricen con los procedimientos de afiliación de la JCI. Póngase en contacto con la Sede de la JCI para obtener información que necesite. El siguiente paso será el desarrollo de un plan de acción nacional. 2 Los siguientes son los pasos que se deben seguir: 1. Promover el concepto de la JCI entre amistades y otras personas que busquen la superación personal y comunitaria mediante el servicio voluntario. 2. Buscar el contacto con personas que puedan ser de ayuda para generar el interés en establecer su ONM, inclusive líderes cívicos (como gobernantes y miembros del parlamento), líderes del comercio (como el Presidente de la Cámara de Comercio y el Ministro de Comercio), organizaciones cívicas y de servicio (como los Rotarios y Leones), y los medios de comunicación. 3. Hacer citas con personeros del gobierno y convencerlos del valor de la JCI. Mostrarles cómo la organización puede beneficiar a su país. Reunirse a emprendedores jóvenes y despertar en ellos el interés en la organización. Reunir nombres y direcciones de posibles miembros en la comunidad donde se espera crear un capítulo, comenzando por la comunidad en donde se hizo el primer contacto. 4. Fijar la fecha de una reunión general tan pronto haya 25 personas interesadas. En esta reunión usted puede decidir la fundación de la ONM y elegir la primera directiva nacional. 5. El directorio tiene la responsabilidad de establecer contacto con las autoridades de gobierno, la comunidad de negocios y los medios de comunicación. Sus responsabilidades incluyen la preparación de un borrador de constitución que defina la separación clara de las funciones de la ONM y de las OLMs, y permita la creación de nuevas OLMs. 6. Crear una Sede Nacional. Presupuesto Ningún plan de acción estará completo sin la preparación de un presupuesto de los gastos previstos y de las fuentes de ingresos. Algunos gastos pueden incluir cuotas a la JCI, papelería y correo, comunicaciones (correo electrónico, teléfono, faxes), relaciones públicas, material de promoción de la JCI, renta de sitios de reunión y refrigerios. Participación en reuniones de la JCI Para obtener la afiliación es importante participar en reuniones internacionales de la JCI. Cada año, los miembros de la JCI se reúnen en conferencias regionales, conferencias de Área y en el Congreso Mundial de la JCI. Es importante para su ONM estar representada en los eventos internacionales para adquirir conocimientos y para que sus miembros muestren su potencial. El asistir a estas reuniones permite además que los miembros potenciales comparen ideas y compartan experiencias con otros miembros de todo el mundo. Verifique con la Sede de la JCI las próximas reuniones de su Área y procure su organización esté representada en ellas. Organización patrocinadora Usualmente las ONM potenciales están patrocinadas por una ONM de la JCI afiliada plenamente. Si su ONM no tiene una ONM que la patrocine, por favor, póngase en contacto con la Sede de la JCI. Se asignará una ONM que apoye las actividades de su ONM y, de ser posible, la visite. La ONM patrocinadora respaldará su solicitud de afiliación a la JCI. Visita de un representante de la JCI Dependiendo del progreso que logre su organización, el Secretario General asignará a un representante para que visite su ONM y evalúe su progreso. Esta visita será una oportunidad para que usted aprenda lo más posible del representante visitante. Aproveche esta oportunidad para que el representante visitante se reúna con autoridades gubernamentales, líderes de la comunidad y líderes de negocios. Programe reuniones con miembros potenciales y con los medios. Mantenga un registro de todas las reuniones, lo que puede ser útil para respaldar su solicitud. Sus formularios de solicitud Si satisface todos los requisitos pero deja de llenar los formularios de afiliación, no se le otorgará la afiliación. Es importante cumplir con todas las fechas límites. Si enfrenta cualquier dificultad, por favor, póngase en contacto con la Sede de la JCI. 3 Ayuda de la Sede de la JCI Si usted necesita asesoría, materiales o folletos de la JCI, por favor, visite el sitio Web de la JCI o envíe un correo electrónico, fax o carta a: JCI World Headquarters 15645 Olive Boulevard Chesterfield, Missouri 63017, U.S.A. Tel: (1) (636) 449 3100 Fax: (1) (636) 449 3107 Email: [email protected] Website: www.jci.cc 4