2000_165info.pdf

INFORME DE AUDITORIA
Sr. Presidente Provisional del HONORABLE SENADO DE LA NACION
Sen. Don. Mario LOSADA.
Domicilio: Hipólito Yrigoyen 1849, 1° piso, oficina 42 “B”- Capital Federal.
En uso de las facultades conferidas por el art. 118 de la Ley N° 24.156,
la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION procedió a efectuar un examen en el
ámbito del HONORABLE SENADO DE LA NACIÓN, con el objeto que se
detalla en el apartado 1.
1. OBJETO DE LA TAREA
La labor de auditoría tuvo por objeto evaluar el funcionamiento de las
actividades de control de los sistemas y procedimientos involucrados en la
gestión de compras durante los ejercicios 1996, 1997 y 1998 en el ámbito del
HONORABLE SENADO DE LA NACION, y del cumplimiento de las normas
legales que regían la materia mediante el análisis selectivo de contrataciones.
2. ALCANCE DE LA TAREA
El alcance del examen fue realizado de conformidad con las normas de
auditoría de la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, aprobadas por
Resolución N° 145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el
artículo 119, inciso d) de la Ley N° 24.156, habiéndose practicado los
siguientes procedimientos:
2.1. - Se solicitó al organismo la siguiente documentación:
• Estructura orgánica, Manual de misiones y funciones y normas de
procedimientos vinculados a la gestión de compras.
• Normas sobre límites de montos para contrataciones y niveles de
disposición de fondos (autorización y aprobación del gasto).
• Normas y/o disposiciones que rigen el sistema de contrataciones.
• Plan de Compras para los años 1996, 1997 y 1998.
• Listado de contrataciones y órdenes de compra emitidas durante los
ejercicios 1996, 1997 y 1998.
• Listado y registro de proveedores.
• Remisión de las contrataciones y/o órdenes de compra incluidas en la
publicación de la revista Siglo XXI, en su edición del 10 de diciembre de
1
•
1998, conforme lo dispuesto por el DP N° 1032/98, como también de las
contrataciones recaídas en la muestra seleccionada.
Listado de reintegro de gastos.
2.2. - Se procedió al estudio y análisis de los antecedentes requeridos.
2.3. - Se llevó a cabo el relevamiento en la Subdirección de Compras.
2.4. - Se procedió a extraer una muestra de contrataciones, teniendo en cuenta
su significatividad económica, verificándose posteriormente: régimen legal
aplicable, circuito administrativo, sistema de registración, controles internos
existentes y separación de funciones.
2.5. - Se efectuaron procedimientos adicionales en cuanto a los bienes que
fueron objeto de la denuncia publicada en la revista Siglo XXI, relacionados
específicamente con: registro de altas patrimoniales, verificación de precios ( a
excepción de artículos electrónicos y muebles “según muestra patrón”),
comprobación “in situ” de la existencia de los bienes.
2.6.- Del listado de reintegro de gastos, se determinó una muestra teniendo en
cuenta los más significativos, solicitándose al sector correspondiente el envío
de la documentación respaldatoria de dichas operaciones. Se confeccionó un
cuadro a los efectos de discriminar e identificar el gasto, como así también el
funcionario autorizante de los mismos.
2.7. - Se analizaron los gastos por Caja Chica rendidos por la Subdirección de
Compras, con el objeto de determinar si los mismos fueron efectuados
conforme lo establece la normativa vigente –DP N° 98/95.
2.8.- Se analizó el crédito vigente, de cada uno de los años del período bajo
análisis, partiendo del crédito inicial distribuido por las correspondientes
decisiones administrativas y sus modificaciones.
2.9. - Se efectúo el examen de la registración presupuestaria de las distintas
etapas del gasto.
Las tareas de campo, propias del objeto de examen, han sido
desarrolladas entre el 2 de agosto y el 16 de noviembre de 1999.
3. LIMITACIONES AL ALCANCE.
Esta auditoría no pudo contar para su análisis con el expediente N°
26.062/96 -Contratación Directa N° 30/97-, que incluye las órdenes de compra
N° 60/97 y N° 62/97, sobre equipamiento del Jardín Materno-Infantil.
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No obstante lo señalado precedentemente, se analizaron fotocopias de
algunos antecedentes tales como preadjudicación, adjudicación, recepción,
liquidación y facturas, que se encontraban en poder del área de Compras.
Por último cabe señalar, que a raíz del extravío del expediente
mencionado, la Dirección de Asesoría Legal ha ordenado la instrucción del
pertinente sumario administrativo el día 3/9/99 (Expte. Adm. AA- N° 535/99,
D.S. N° 653/99)”, conforme surge del Memorándum de fecha 9/11/99,
producido por la Dirección General de Administración para información de esta
auditoría.
4. ACLARACIONES PREVIAS.
A la fecha del período bajo examen (1996, 1997 y 1998), el área
vinculada con la gestión de compras, era la Subdirección de Compras que
dependía según la estructura orgánica vigente a esos años de la Dirección de
Administración, subordinada ésta última a la Dirección de Coordinación
Contable Administrativa, dependiente de la Secretaría Administrativa del
Honorable Senado de la Nación (DP N° 815 /92).
Cabe aclarar que con fecha 22/4/99, por DP N° 390/99 se modificó la
estructura de la Secretaría Administrativa, suprimiéndose los cargos de Director
y Subdirector de Coordinación Contable Administrativa y creándose la
Dirección y Subdirección General de Administración, dependiente de la
Secretaría Administrativa, permaneciendo las demás áreas con la misma
denominación y niveles de dependencia que tenían con anterioridad, como así
también las misiones y funciones asignadas.
Con respecto al análisis y relevamiento efectuado en la Subdirección de
Compras cabe señalar, que la misma se encontraba dividida en dos sectores,
los que a saber son: Departamento de Contrataciones y Licitaciones y
Departamento de Publicaciones. En la práctica no actuaban como unidades
funcionales independientes, sino como mesas de trabajo cuyas tareas se
realizaban en forma indistinta dentro de la misma Subdirección.
Con relación a este punto, cabe precisar
precedentemente no ha sufrido cambios en la actualidad.
que
lo
expuesto
Las misiones y funciones asignadas a la mencionada Subdirección de
Compras se encuentran descriptas en el DP N° 358 /90.
Las normas que rigen el sistema de contrataciones, son las que resultan
de la aplicación del Decreto N° 5720/72, reglamentario de la Ley de
Contabilidad. Respecto a los montos y niveles de autorización y aprobación del
gasto, el organismo se rige por lo establecido en los DP N° 543/93 (del
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19/11/93) y N°922/96 (del 10/12/96). Cabe señalar, que durante el período
analizado y conforme los montos involucrados en las contrataciones recaídas
en la muestra, los niveles de autorización y aprobación recayeron en los cargos
de Director de Coordinación Contable Administrativa y Secretario
Administrativo del Senado de la Nación.
En lo que a normas de procedimiento se refiere, las mismas se
materializan mediante narrativos de los pasos a seguir en el trámite de las
contrataciones, desarrolladas de manera general, no especificando plazos ni
responsabilidades que derivan de cada intervención.
En lo que a gastos por caja chica se refiere, las operaciones bajo éste
régimen se rigen por el DP N° 98/95 del 23 de marzo de 1995.
Por otra parte, pudo advertirse que no se encuentra desarrollado un
sistema informático dentro del sector Compras, realizándose manualmente
tareas que podrían efectuarse mediante el procesamiento electrónico de datos.
Con relación a la muestra de expedientes de contrataciones, la misma
se determinó en base a la significatividad económica de la operación,
representando un 20% de dicho universo, el cual implica un total de $
4.392.289,20. Igual criterio fue aplicado en el caso de gastos por caja chica y
reintegros de gastos no comprendidos en el régimen anterior, conformando un
total de $ 285.198,87.
En cuanto al procedimiento de verificación de precios cabe aclarar, que
dicha constatación fue efectuada en base a la descripción de los bienes tal
como figuraban en las órdenes de compra respectivas. Así también, previo al
pedido de cotización, se procedió a visualizar los mismos con el objeto de
comprobar las características que aquéllos revestían. Ambas condiciones
fueron tenidas en cuenta al momento de llevarse a cabo la compulsa.
Asimismo, corresponde tener presente el tiempo transcurrido entre la
fecha de la compra de los bienes y la fecha de la compulsa, como también el
hecho de no contar con listas de precios del período bajo examen, no obstante
haber sido solicitadas en distintas casas del ramo. Lo expuesto, resulta
necesario remarcarlo toda vez que los precios que surgen de los presupuestos
obtenidos, presentan diferencias con los abonados oportunamente y habida
cuenta lo manifestado precedentemente, no fue posible determinar si tales
diferencias resultan o no procedentes.
Por último, cabe señalar que por Nota AO5 N° 93/00 del 11 de mayo del
2000, se dio traslado del presente proyecto de informe al Señor Secretario
Administrativo del HONORABLE SENADO DE LA NACION para que produzca
los comentarios que pudiera merecerle el mismo. Las consideraciones
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efectuadas, fueron giradas a este órgano de control externo mediante Nota del
13 de junio del 2000, las que fueron analizadas y volcadas en el presente
informe.
5. - COMENTARIOS Y OBSERVACIONES.
Previo a exponer los comentarios y observaciones resultantes del
examen practicado, cabe señalar que del descargo producido por el organismo
surge que, con fecha 22 de abril de 1999 comenzó una reestructuración y
regularización de orden administrativo continuada y profundizada por la actual
administración del HONORABLE SENADO DE LA NACION.
5.1. - No existen manuales o normas de procedimientos que fijen los plazos
máximos de intervención de las áreas vinculadas a la gestión de compras.
Al respecto, cabe aclarar que según lo manifestado por el Señor
Secretario Administrativo del HONORABLE SENADO DE LA NACION en el
descargo presentado, se habría creado una comisión que estaría elaborando
los manuales de procedimientos que permitirán conocer adecuadamente las
rutinas operativas y que fijarán los plazos máximos de intervención de las áreas
vinculadas a la gestión de compras, como así también la delimitación de
funciones y responsabilidades de cada intervención.
5.2. - No se confeccionan planes de compra anuales o por períodos menores
de acuerdo a la naturaleza de la prestación.
Con relación a ello, el organismo ha precisado que en la actualidad se
hacen planes de compras anuales o por períodos menores de acuerdo con la
naturaleza de la prestación.
5.3. - Los formularios utilizados (por ejemplo: preliquidación, liquidación, actas
de preadjudicación, actas de recepción definitiva, órdenes de compra) no son
prenumerados por imprenta, lo cual afecta la integridad del control del
procesamiento de las operaciones.
5.4. - No se encuentra desarrollado un sistema de registro informatizado dentro
del sector compras. Los registros manuales utilizados en dicha área no reúnen
la totalidad de los requisitos exigidos que demanda el proceso de registración
de la información correspondiente.
Sobre el particular cabe precisar, que del descargo presentado se
desprende que actualmente, se está estudiando la implementación de un
sistema de informatización en todas las dependencias de la Dirección General
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de Administración que permita efectuar tareas que son realizadas
manualmente, logrando así un mayor aprovechamiento de los recursos
disponibles aumentando la eficacia operativa.
5.5. - Se verificaron operaciones de adquisición de bienes y servicios llevados a
cabo fuera del circuito compras, situación ésta que deriva en la falta de una
centralización de las mismas.
Del descargo producido resulta, que actualmente se encuentra
centralizado el sistema de compras del organismo, tal como lo establece la
normativa vigente.
Atento lo expuesto precedentemente, cabría considerar este aspecto
como objeto para ser tenido en cuenta para una futura auditoría.
5.6. - Se constató que un 14% de las compras efectuadas por caja chica
presentaban desdoblamiento de facturas respecto de la compra de bienes de
un mismo rubro. Asimismo, el 10% de dichas adquisiciones superaban el límite
autorizado por el DP N° 98/95.
De la respuesta dada por el organismo al traslado conferido, surge que
en la actualidad se está dando cumplimiento a la normativa establecida en el
DP N° 98/95.
Atento lo expuesto precedentemente, cabría considerar este aspecto
como objeto para ser tenido en cuenta para una futura auditoría.
5.7. - Se determinó del examen practicado sobre las compras de bienes
efectuadas mediante el reintegro de gastos, las siguientes situaciones:
-ausencia de una normativa que regule este tipo de operaciones determinando
procedimientos a seguir, límites de compra, tipo de adquisiciones, plazos
dentro de los cuales debe efectuarse la rendición del gasto, justificación de la
necesidad de recurrir a esta modalidad, áreas que intervienen en el circuito y
responsabilidades.
-adquisiciones que por su previsibilidad y por el monto involucrado
correspondería haberlas tramitado de conformidad con el Decreto N° 5720/72.
-compras de cuya rendición no resulta la justificación de su necesidad ni el
destino dado a las mismas, teniendo como única referencia que se tratan de
gastos protocolares.
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5.8. - De las verificaciones practicadas sobre la registración presupuestaria,
surge que no se cumplen los criterios de registro del compromiso, devengado y
pagado, establecidos por la Secretaría de Hacienda –Resolución N° 358/92-.
Del descargo presentado se desprende, que en la actualidad la
registración presupuestaria se efectúa siguiendo los registros del compromiso,
devengado y pagado, establecidos por la Secretaría de Hacienda en la
Resolución N° 358/92.Atento lo expuesto precedentemente, cabría considerar este aspecto
como objeto para ser tenido en cuenta para una futura auditoría.
5.9. - Se advirtió del listado de contrataciones remitido por el organismo, que
para los años analizados, 1996-1998, el 73% respondían a contrataciones
directas, el 17% a licitaciones privadas y el 10% a licitaciones públicas.
Teniendo en cuenta dichos porcentajes y específicamente en lo que a
contrataciones directas se refiere, el 60% de las mismas superaban el monto
fijado para contratar a través de esta modalidad, según lo dispuesto en el
respectivo jurisdiccional.
Sobre este aspecto cabe señalar, que de las verificaciones practicadas
sobre las contrataciones analizadas, las responsabilidades por los actos de
autorización y aprobación del gasto recayeron en los niveles de Director de
Coordinación Contable Administrativa y Secretario Administrativo del Honorable
Senado de la Nación.
Del descargo producido resulta, que se está dando cumplimiento al
principio rector del articulo 55 del Decreto N° 5720/72, prescindiendo del mismo
únicamente cuando se dan los extremos fijados en el artículo 56 del citado
decreto, previa fundamentación.
Atento lo expuesto precedentemente, cabría considerar este aspecto
como objeto para ser tenido en cuenta para una futura auditoría.
5.10. - Se verificó la ausencia de una base de datos actualizada relativa a
proveedores y de firmas sancionadas, que permita conocer su capacidad
técnica, económico-financiera y antecedentes sobre sus cumplimientos
contractuales, y que a su vez permita garantizar la rotación de firmas.
5.11. - Con respecto a los expedientes analizados, cabe efectuar los siguientes
comentarios:
5.11.1.- Se comprobó que en algunos casos para contratar directamente se lo
hizo por razones de urgencia (art.56, inc.d, Decreto N° 5720/72) sin que
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pudiera comprobarse los extremos que acrediten la existencia de
circunstancias imprevistas que no permitan esperar el llamado a una licitación.
5.11.2. - Se constataron deficiencias en un 47% de las contrataciones vistas,
relacionadas con los requisitos legales que deben contener los pedidos al
iniciar los trámites de la contratación, específicamente en aquellos aspectos
vinculados a la descripción del objeto, fundamento de la necesidad y costo
estimado.
Asimismo, en aquellos supuestos en donde se precisa el costo estimado, no
se deja aclarado el procedimiento utilizado para su estimación, conforme lo
previsto por el Decreto N° 5720/72, art.61, inc.30, apartado d).
5.11.3. - En un 34% de las contrataciones analizadas, se advirtió que no
constan en las actuaciones los Pliegos de Bases y Condiciones que determinen
las características, especificaciones y calidades mínimas de los elementos que
se licitan.
Sobre el particular, cabe precisar que del descargo presentado por el
organismo surge que actualmente se elaboran los pliegos de bases y
condiciones que determinan las características, especificaciones y calidades
mínimas de los elementos que se licitan con intervención de la Dirección
General de Asuntos Jurídicos en cuanto a observaciones a los pliegos, y para
el futuro se están elaborando los pliegos normalizados para todas las compras
usuales.
Atento lo expuesto precedentemente, cabría considerar este aspecto
como objeto para ser tenido en cuenta para una futura auditoría.
5.11.4. - Se verificó la ausencia de documentación que acredite
fehacientemente la publicación en el Boletín Oficial, del llamado a licitación en
las Licitaciones Privadas, en un 53%, y con respecto a las Licitaciones Públicas
en un 17% de los casos analizados. En cuanto a la publicación de la
preadjudicación, dicha deficiencia se presentó en el 80% y el 67%,
respectivamente.
5.11.5. – Del examen de las contrataciones recaídas en la muestra pudo
establecerse que:
-
No constan los instrumentos que acrediten de manera fehaciente la
representación legal que ejercen los firmantes de las distintas propuestas
presentadas (Ofertas) por las firmas invitadas a participar, como también de
los que resulten las personas autorizadas para firmar o suscribir los
contratos y correspondientes recibos de pago.
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-
Por otra parte, no resulta de algunos presupuestos que se haya dado
cumplimiento a lo establecido en los Pliegos de Bases y Condiciones, con
relación a lo dispuesto por el artículo 9° de la Resolución General N°
3803/94 DGI. Asimismo, no se desprende de las actuaciones
documentación que acredite la presentación del formulario de inscripción en
el CUIT ni el Alta de Beneficiario.
-
En un 36% de las contrataciones verificadas no consta la documentación
que acredite de manera fehaciente el medio por el cual se procedió a invitar
a las firmas presentadas.
-
Asimismo, en un 30% de los expedientes analizados no se desprende que
haya tenido lugar el correspondiente acto de apertura de ofertas.
-
En un 36% de las actuaciones analizadas se advirtió la falta de intervención
de la Comisión de Preadjudicación.
-
En un 11% de las contrataciones vista se observó la no elaboración del
cuadro comparativo de precios.
-
No consta en los expedientes analizados, la documentación de respaldo
que certifique la integración de las garantías de oferta y adjudicación en un
79% y 55%, respectivamente, ya sea mediante recibo extendido a favor del
proveedor por parte del área que recibe la garantía o por su agregación al
expediente de fotocopia certificada del pagaré, título o documento
constitutivo de aquélla.
-
Por último, se advirtió en un 53% y 81% de las contrataciones recaídas en
la muestra, la falta de cumplimiento de los criterios establecidos por la
Resolución N° 358/92 S.H. para el registro del compromiso y devengado,
respectivamente.
5.12. - Con respecto al análisis efectuado sobre el registro patrimonial y las
verificaciones practicadas in situ, pudo observarse que algunos bienes carecían
de la chapa identificatoria correspondiente -número de inventario-,
obstaculizando su correcta individualización.
5.13. - Con relación a algunos bienes objeto de la denuncia, efectuada en la
revista Siglo XXI en su edición de fecha 10/12/98, pudo establecerse de la
verificación in situ:
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-La falta de correspondencia entre los bienes que figuran en el registro
patrimonial y los efectivamente visualizados, atento que los mismos no reúnen
las especificaciones detalladas en la respectiva orden de compra (cunas de
madera).
- La inexistencia del bien registrado (Laberinto Space Tube). En cuanto a ello
cabe precisar, que no consta del registro patrimonial la baja del mismo.
5.14. – De la compulsa de precios efectuada en plaza con relación a
determinados bienes adquiridos por el organismo a través de las órdenes de
compra analizadas, los cuales fueron seleccionados al azar, pudo constatarse
que los precios oportunamente abonados, resultaron en algunos casos
superiores a los de mercado.
5.15.- Del análisis efectuado con relación a las contrataciones recaídas en la
muestra (expedientes N° 25.571/96 y 25.954/97) actuaciones que tramitaron
bajo el régimen de la Ley N° 13.064 ( Ley de Obras Públicas) pudo advertirse,
que no resultan de las actuaciones constancia de los siguientes antecedentes:
-Aprobación del proyecto de la obra y de su presupuesto.
-Juego completo de las Bases de la Licitación (pliego de condiciones,
especificaciones técnicas particulares sobre las cuales los oferentes han
presentado sus propuestas).
-Régimen de obligaciones y responsabilidades de las partes ante
incumplimiento o cumplimientos defectuosos del contratista, responsabilidad de
éste ante terceros por los daños que pudiera causar la obra, cuestiones
vinculadas con el cumplimiento de las obligaciones laborales del personal
contratado para la obra. Tampoco resulta del contrato lo relativo a la
supervisión, inspección y dirección de obra.
-Plan de trabajo debidamente aprobado por el comitente, que debe acompañar
el contratista al iniciar la obra, al cual ésta debe ajustarse.
-Acreditación de la representación legal ejercida por el firmante de la
propuesta, contrato, certificados y recibos de pago.
-Cláusulas contractuales sobre la provisión de materiales y especificaciones
que los mismos deben reunir.
-Cláusulas relativas al porcentaje del fondo de reparo.
-Órdenes de servicio, por las cuales el director o inspector de la obra, instruye,
dispone y controla la ejecución de los trabajos.
-Antecedente que acredite aprobación de los materiales aportados por el
contratista como así también, del acopio de los materiales.
5.15.1.- El documento por el cual se constituye la garantía de oferta del 1%, se
materializó según exigencia del Pliego de Bases y Condiciones, mediante
pagaré, no obstante lo previsto en el artículo 14 de la Ley de Obras Públicas.
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5.15.2.- Se advierten diferencias entre el plazo de pago fijado en el Pliego de
Bases y Condiciones con el que resulta del contrato.
5.15.3.- Los presupuestos presentados por los oferentes no cumplen con lo
establecido en el Pliego de Bases y Condiciones, en cuanto a que aquéllos
deberán ajustarse al artículo 9° de la Resolución General N° 3803/94 DGI,
asimismo no se acompaña el formulario de inscripción en el CUIT ni el Alta de
Beneficiario.
5.15.4.- Se advierte con relación a algunos certificados de obra, mora en el
pago de los mismos.
5.15.5.- No resulta de las actuaciones, constancia que certifique la delegación
de competencia del Sr. Presidente del Honorable Senado de la Nación para
que otro funcionario firme los respectivos contratos como tampoco la
autorización y aprobación de la ampliación de los mismos.
6.-RECOMENDACIONES.
6.1. Se sugiere, habida cuenta lo señalado por el organismo en el descargo
presentado, continuar con la tarea de elaboración de los manuales de
procedimientos.
6.2. Ver lo precisado en el punto 5.2. del presente informe.
6.3. Prenumerar por imprenta los formularios utilizados por las áreas que
intervienen en la gestión de compras e implementar controles que verifiquen la
correlatividad numérica de los mismos.
6.4. Se recomienda continuar con las tareas de estudio e implementación del
sistema de informatización para lograr un mayor aprovechamiento de los
recursos disponibles aumentando la eficacia operativa.
6.5. Ver lo precisado en el punto 5.5. del presente informe.
6.6. Ver lo precisado en el punto 5.6. del presente informe.
6.7. Se deberá hacer extensivo lo señalado en el punto 6.5., a aquellas
operaciones que impliquen adquisiciones de bienes y servicios efectuados
mediante el reintegro de gastos.
6.8. Ver lo precisado en el punto 5.8. del presente informe.
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6.9. Ver lo precisado en el punto 5.9. del presente informe.
6.10. Se recomienda la confección de un registro de proveedores y de firmas
sancionadas, que permita establecer su capacidad técnica, económica y
financiera, y demás antecedentes relacionados con sus cumplimientos
contractuales y que además, sirva de base para efectuar las invitaciones
procurando el mayor grado de rotación de las firmas inscriptas en aquél.
Por otra parte, se sugiere confeccionar legajos individuales por
proveedor, que contengan la documentación respaldatoria de la información
que surge del registro y sus sucesivas modificaciones.
6.11. Con relación a los expedientes analizados cabe efectuar las siguientes
recomendaciones:
6.11.1. Se sugiere en aquellos supuestos de contrataciones encuadradas en el
artículo 56 inciso d) del Decreto N° 5720/72, acreditar los extremos de los que
resulten en cada caso en particular, la existencia de circunstancias imprevistas
que obliguen a apartarse del principio general de la licitación pública como
también, de los motivos por los cuales no fueron incluidos en el Plan de
Compras respectivo.
6.11.2. Al momento de elaborarse los pedidos deberá estarse a lo normado por
el artículo 61 inciso 30) del Decreto N° 5720/72, debiéndose asimismo indicar
el procedimiento utilizado para efectuar la estimación del costo.
6.11.3. Ver lo precisado en el punto 5.11.3 del presente informe.
6.11.4. Se deberá dar cumplimiento a los plazos y medios de publicación
fijados en el Decreto N° 5720/72 y Decreto N° 826/88.
6.11.5. Se deberá adjuntar al expediente de la contratación la siguiente
documentación de respaldo, teniendo en cuenta lo que sobre cada ítem refiere
el Decreto N° 5720/72:
-En las ofertas presentadas deberá acompañarse el instrumento que acredite la
representación ejercida por el firmante de las mismas, como así también quién
será la persona autorizada a suscribir los respectivos recibos o cualquier otra
documentación que demande la firma del representante de la empresa.
-Deberá cumplirse con lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones, en
lo referente a tipo y forma de la documentación que tendrá que acompañarse
con la presentación de las ofertas.
-Constancia fehaciente de invitación de firmas.
-Acta de Apertura de Ofertas.
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-Acta de la Comisión de Preadjudicación.
-Cuadro Comparativo de Precios.
-Constancia que acredite fehacientemente la integración de las garantías de
oferta y adjudicación, mediante recibo extendido a favor del proveedor por
parte del área que recibe la garantía o por su agregación al expediente de la
fotocopia certificada del pagaré, título o documento constitutivo de aquélla.
6.12. Se deberá adherir la chapa identificatoria con el número de inventario a
todos los bienes que sean inventariables, a efectos de su correcta
individualización frente a los controles físicos que se realicen. Asimismo, se
deberán efectuar recuentos físicos periódicos que permitan mantener
actualizado el registro patrimonial, según las altas y bajas producidas.
6.13. Se deberá verificar previo a la conformidad de la recepción del bien
adquirido, la correspondencia entre las características propias del mismo y las
especificaciones detalladas en la respectiva orden de compra.
6.14. Se deberá implementar como procedimiento en las contrataciones, tanto
para la “estimación de costos” como para el análisis de las propuestas
presentadas, un sistema de consulta de ”precios testigo” que permitan conocer
el valor en plaza de los bienes y servicios a contratar.
6.15. Con relación a las contrataciones que deben tramitar bajo el régimen de
la Ley N° 13.064 (Ley de Obras Públicas) deberán estarse a las disposiciones
que resultan de dicha Ley.
Asimismo, con relación a la competencia para autorizar, aprobar y firmar
contratos de obra pública deberá ajustarse a lo dispuesto en el art. 9°, de la Ley
Complementaria Permanente de Presupuesto.
Buenos Aires,
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