2003_170info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en el apartado I. siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2002, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del
Sistema Nacional de Inversión Pública” (FOSIP), parcialmente financiado con recursos provenientes
del Convenio de Préstamo N° 3958-AR, suscripto el 21 de febrero de 1997, entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
El Proyecto es ejecutado por la Unidad Administradora del Proyecto (UAP), dependiente de la
Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción.
I.
ESTADOS AUDITADOS
a) Resumen de los Orígenes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2002 y el acumulado a esa fecha, expresado en pesos.
b) Detalle de los Gastos del Período 2002 y acumulados al 31 de diciembre de 2002, Resumen
por Componentes, expresado en pesos.
1
c) Detalle de los Gastos del Período 2002 y acumulados al 31 de diciembre de 2002, Resumen
por Categorías, expresado en pesos.
d) Detalle de Gastos del Período 2002, Resumen por Categoría y Apertura por Fuente de
Financiamiento expresado en dólares.
e) Notas a los estados financieros Nros. 1 a 8, que forman parte integrante de dichos estados.
Los estados precedentes surgen de registros contables elaborados en pesos por la Unidad
Administradora del Proyecto (UAP) y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 28/04/03 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 20/06/03 y el 19/09/03.
II.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de los
controles administrativos, pruebas de registros contable-financieros y demás procedimientos
de auditoría que se consideraron necesarios, conforme se detallan en nuestra Declaración de
Procedimientos adjunta al presente, excepto por lo que a continuación se indica:
2
1) Carta de Abogados:
La carta de la Dirección de Control y Gestión Judicial de la Dirección General de Asuntos
Jurídicos del Ministerio de Economía y Producción (Providencia Judicial D.G.A.J. N° 2821
del 22/09/03), fue enviada por dicha Dirección al Proyecto, en lugar de remitirla a la
Auditoría General de la Nación. Con fecha 26/09/03, la UAP remite copia del citado
dictamen a nuestras oficinas, que recepcionan tal documentación en esa misma fecha. No
obstante lo expuesto, cabe consignar que en el dictamen mencionado, se declara la no
constancia de litigios, reclamos y juicios pendientes relacionados con el Programa.
2) Circularización a bancos:
Hasta la fecha del presente, no se ha recibido en esta Auditoría General de la Nación,
respuesta a nuestra circularización del banco que se detalla en el siguiente cuadro:
Banco
De la Nación Argentina
Tipo de cuenta
Corriente Especial en Dólares
N°
238.536/1
S/Importe EEFF
USD 1.381,18 ($ 4.516,46)
3) El importe consignado en la cuenta “Gobierno Central (Diferencia de Cambio)” del
capítulo Orígenes de Fondos, expuesto en el estado mencionado en I. a) precedente, incluye
entre sus componentes, la suma de $ 15.113,00, importe que no ha podido ser conformado
por esta auditoría, en base a los elementos de juicio suministrados por el Proyecto.
III. ACLARACIONES PREVIAS
1) El importe consignado en la cuenta “Gobierno Central” del capítulo Orígenes de Fondos,
expuesto en el estado mencionado en I. a) precedente, se conforma de la manera que se
detalla en el siguiente cuadro:
3
Conceptos
Importes en Pesos
(1)
Intereses por fondos disponibles cuenta bancaria del Proyecto:
946,00
Emisión PNUD Certificados de IVA - Ejercicio 2002:
6.606,48*
Emisión PNUD Certificados de IVA - Ejercicio 2001(T.C. $1 = USD 1):
12.239,75*
Total expuesto:
19.792,23
* No corresponden a aporte efectivo de fondos sino a los Certificados de IVA emitidos por PNUD a favor
de los consultores/proveedores contratados por el Proyecto.
Cabe señalar asimismo, que el importe detallado en (1), generó diferencias de cambio al
31/12/02 por un total de $ 2.147,42, expuesto en el mismo estado y capítulo, integrando el
rubro “ Gobierno Central (Diferencia de Cambio)”.
IV.
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II. precedente, los
estados financieros detallados en I., exponen razonablemente la situación financiera del
“Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión
Pública” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales
y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3958/AR BIRF del 21/02/97
y posteriores modificaciones.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2003.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
4
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca
del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos (SOE’s) y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 2002, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para el
Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, parcialmente financiado con recursos
provenientes del Convenio de Préstamo N° 3958/AR BIRF de fecha 21/02/97 y posteriores
enmiendas.
I.
ESTADOS AUDITADOS
Cédula de Retiros SOE (Estado de Solicitudes de Desembolso), por el ejercicio finalizado el
31 de diciembre de 2002, expresado en dólares estadounidenses.
El estado mencionado, fue preparado por la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) y
presentado a esta auditoría con fecha 28/04/03. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de
su identificación con este dictamen.
5
II.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación
de la elegibilidad de las erogaciones y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III. ACLARACIONES PREVIAS
a) En el estado mencionado en I. precedente, se expone la Solicitud de Retiro de Fondos N°
13 de fecha 05/11/01 por USD 87.549,91, importe éste, ingresado a la Cuenta Especial en
Dólares (N° 238.536/1 del Banco de la Nación Argentina) el día 06/02/02. Al respecto,
merece señalarse que dicha Solicitud fue emitida por un total de USD 387.549,91, pero a
través de Nota FOSIP N° 118/01 del 05/11/01, el Programa solicitó al BIRF se autorice el
retiro de fondos de la cuenta del Préstamo por el importe expuesto en primer término, y se
aplique el saldo de la justificación (USD 300.000,00) a la recuperación del anticipo de la
cuenta especial del préstamo citado, tal como se señala en Nota 6 al estado financiero.
b) En la auditoría sobre los estados financieros por el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de
2001, se comprobó la existencia de un error de suma en defecto, en el total de las hojas
sumarias que conformaron la Solicitud de Retiro de Fondos N° 12 por USD 15.355,65, por
lo que el Proyecto solicitó, consecuentemente, una reposición de fondos inferior a la
documentación justificada, en el importe mencionado. Cabe destacar, que dicho error, no
fue subsanado en justificaciones posteriores (Solicitudes de Retiros de Fondos Nros. 13 y
14).
c) En la auditoría sobre los estados financieros por el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de
6
2001, se observaron errores en los montos justificados al Banco mediante la Solicitud de
Retiro de Fondos N° 13, respecto de las cifras registradas. Al respecto, cabe mencionar que
al 31/12/02, aún quedan pendientes de solucionar, los montos detallados en el cuadro
siguiente:
Orden de Pago
N°
235
337
Totales:
Importe USD Importe Solicitado
USD
Según Factura
USD
Diferencia
1.690,00
1.520,00
- 170,00
1.799,00
2.128,00
329,00
3.489,00
3.648,00
159,00
d) En la Solicitud de Retiro de Fondos N° 14 del 25/10/02 por USD 319.792,62, que abarca
los gastos efectuados por el Proyecto durante el período julio a diciembre de 2001 y enero a
junio de 2002, no se incluyen las erogaciones expuestas en el siguiente cuadro:
Fecha de
erogación
22/08/01
07/12/01
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
Asiento
N°
359
536
92
93
94
95
96
97
98
99
Concepto
O.P. 324 – Cheque 553
Transferencia Universidad de Tucumán
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Total:
Importe $
2.128,00
3.000,00
1.445,00
2.164,00
1.445,00
1.604,00
2.440,00
1.445,00
1.604,00
668,00
17.943,00
Cabe mencionar no obstante, que los gastos señalados en el cuadro precedente, fueron
presentados al Banco a través de la Solicitud de Reposición de Fondos N° 15 de fecha
09/04/03, que hemos tenido a la vista.
7
IV.
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III. b), c) y d)
precedentes, el estado identificado en I., correspondiente al “Proyecto de Asistencia Técnica
para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, resulta ser
razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiros de
Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 3958-AR BIRF del 21/02/97.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2003.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
8
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca
del examen practicado sobre el estado detallado en el apartado I. siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31/12/02, referido a la Cuenta Especial del “Proyecto de Asistencia Técnica para el
Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, Convenio de Préstamo N° 3958/AR
BIRF del 21/02/97 y posteriores enmiendas.
I.
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 2002, expresado en dólares
estadounidenses y Anexo “Transferencias a PNUD - Egresos de la Cuenta Especial”.
El mencionado estado fue preparado por la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) sobre
la base de los extractos bancarios de la cuenta corriente en dólares N° 238.536/1 abierta en el
Banco de la Nación Argentina (BNA), sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por
9
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue preparado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las que son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y
demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III. ACLARACIONES PREVIAS
a) Cabe señalar que la citada cuenta especial, se mantuvo abierta como “Caja de Ahorro en
dólares”, hasta el 28/06/01, fecha en la que se cancela su saldo transfiriéndolo a la “Cuenta
Corriente Especial en dólares” pero manteniendo el número de cuenta originalmente
otorgado (238.536/1). Es decir, se produce un cambio de denominación.
b) Asimismo se menciona que se redujo la asignación autorizada en USD 300.000.- tal como
se señala en el Informe sobre los SOE’s- punto III- a).
10
IV.
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en el apartado I.
precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del
“Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión
Pública” al 31/12/02, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con las estipulaciones contempladas en la Cláusula 2.02 (b) y
Anexo I - Apéndice 5 del Convenio de Préstamo N° 3958/AR BIRF del 21/02/97 y posteriores
enmiendas.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2003.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
11
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS
CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría
del “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión
Pública”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, se ha examinado el cumplimiento
de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes
secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3958/AR, suscripto el 21 de febrero de 1997 entre
la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y posteriores
enmiendas.
El Proyecto es ejecutado por la Unidad Administradora del Proyecto (UAP), dependiente de la
Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción.
a) Sección 2.01. - Monto del Préstamo - USD 10.500.000,00:
Cabe señalar que en la enmienda suscripta el 20/07/99, se produce una disminución respecto al
monto de financiamiento original, conforme al detalle expuesto en el siguiente cuadro:
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Categoría de Inversión
1) Bienes
2) Servicios de Consultores y Capacitación
3) Administración del Proyecto
Totales:
Financiamiento BIRF en USD
Variaciones
Original
Vigente
550.000,00
760.000,00
210.000,00
13.750.000,00 8.320.000,00 - 5.430.000,00
1.700.000,00 1.420.000,00
- 280.000,00
16.000.000,00 10.500.000,00 - 5.500.000,00
El monto desembolsado por el BIRF durante el ejercicio 2002 ascendió a USD 87.549,91,
mientras el total de desembolsos acumulado al 31/12/02 alcanza la suma de USD 4.813.512,73.
b) Sección 2.02.(a) - El monto del préstamo podrá ser retirado de la Cuenta del Préstamo
conforme el Anexo 1 del Convenio (monto asignado por categorías):
Cumplida. Durante el ejercicio 2002 el Proyecto efectuó y envió al BIRF la Solicitud de
Reposición de Fondos N° 14 de fecha 25/10/02. Con referencia a las observaciones puntuales,
nos remitimos a lo expuesto en nuestro informe sobre los SOE’s y en el Memorando a la
Dirección del Proyecto, adjuntos al presente.
c) Sección 2.02.(b) - Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares:
Cumplida. Nos remitimos a lo expuesto en nuestro informe sobre el Estado de la Cuenta
Especial adjunto al presente. Cabe señalar, no obstante, la existencia de incumplimiento de los
plazos establecidos por el Banco para la presentación de las solicitudes de reposición de fondos,
toda vez que durante el período auditado sólo se efectuó y presentó una solicitud, abarcativa del
período julio a diciembre de 2001 y enero a junio de 2002. Al respecto, la Carta de Desembolsos
del Proyecto (Anexo II - Cuenta Especial; Punto 4 - Reposición de la Cuenta) y las Normas del
BIRF (Manual de Desembolsos - Capítulo 6 - Punto 6.14), establecen su presentación a
intervalos mensuales, o más frecuentemente si la ejecución es mayor, no debiendo exceder los
tres meses. Asimismo, dado que las rendiciones de gastos no surgen del sistema contable y que,
a su vez, no existe un criterio definido para la determinación de las erogaciones a ser rendidas, se
incluyeron en la única solicitud presentada en el ejercicio objeto de auditoría, gastos del ejercicio
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2001 (período julio a diciembre), así como también del ejercicio 2002 (período enero a junio),
omitiendo de rendir por este último semestre algunos gastos de fecha 28/06/02. Es dable
mencionar por último, que la rendición de estos gastos, así como también de las aplicaciones
ocurridas en el segundo semestre de 2002, fueron presentadas al Banco a través de la Solicitud
de Reposición de Fondos N° 15 de fecha 09/04/03, que hemos tenido a la vista.
Asimismo se menciona que se redujo la asignación autorizada en USD 300.000.- tal como se
señala en el Informe sobre los SOE’s- punto III- a).
d) Sección 2.03. - Fecha de cierre Original 30/06/01:
La fecha de cierre del Proyecto fue ampliada por el Banco en diversas oportunidades, habiendo
el Proyecto solicitado la última prórroga por doce meses (hasta el 31/12/04), en el mes de
Septiembre de 2003. Se realiza el detalle de dichos prolongamientos de plazos en el cuadro que
continúa:
Fecha de cierre del Proyecto según Convenio de Préstamo 30/06/01
Nota FOSIP N°
Solicitud efectuada en
Ampliación meses
Nueva fecha cierre
48/01
Año 2001
12
30/06/02
S/N°
Año 2002
18
31/12/03
322/03(interna) S/N° BM
Año 2003
12
31/12/04
e) Sección 2.04. - Comisión por Compromiso:
Cumplida. Durante el ejercicio cerrado el 31/12/02 se abonó en concepto de Comisión por
Compromiso los montos expuestos en el siguiente cuadro:
Nota ME e I N°
Fecha
462/02
12/03/02
2609/02
06/09/02
Total abonado ejercicio 2002 - Comisión por Compromiso:
14
Importe en USD
7.278,62
7.017,82
14.296,44
f) Sección 2.05. - Intereses:
Cumplida. Durante el ejercicio cerrado el 31/12/02 se abonó en concepto de Intereses:
Nota ME e I N°
Fecha
462/02
12/03/02
2609/02
06/09/02
Total abonado ejercicio 2002 - Servicio de Intereses:
Importe en USD
92.646,56
58.153,26
150.799,82
g) Sección 2.07. - Amortización:
Cumplida. Durante el ejercicio cerrado el 31/12/02 se abonó en concepto de Amortización del
principal, los montos expuestos en el siguiente cuadro:
Nota ME e I N°
Fecha
462/02
12/03/02
2605/02
06/09/02
Total abonado ejercicio 2002 - Amortización del principal:
Importe en USD
523.669,08
523.669,08
1.047.338,16
h) Sección 3.02. - Adquisiciones de Bienes y Servicios de Consultores:
Cumplida, en términos generales. Según nuestras revisiones efectuadas sobre las registraciones y
estados financieros del Proyecto, durante el ejercicio 2002 no se produjeron adquisiciones de
bienes. Por Nota FOSIP N° 274/03 del 25/08/03, el Proyecto reafirma estos dichos. Respecto de
las contrataciones de los servicios de consultores, informan en la citada nota, que fueron
efectuadas de acuerdo a las normas establecidas por el BIRF. Con relación a las observaciones
puntuales, nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
i) Sección 3.04 (a). - Establecimiento y Mantención de una Unidad Administrativa:
Cumplida parcialmente. A través de Notas FOSIP Nros. 274/03 del 25/08/03 y 310/03 del
09/09/03, el Proyecto informa que a lo largo del ejercicio 2002, se mantuvo una supervisión de
la administración a cargo de la Unidad Administrativa del Proyecto (UAP). Por Circular del
02/07/02, el Señor Secretario de Política Económica informa que la Administración del Proyecto
quedará a cargo de la Unidad de Preinversión (UNPRE). Al respecto merece señalarse que a
15
partir del 01/07/02 y hasta el cierre del ejercicio objeto de auditoría, se mantuvo la coordinación
administrativa del Proyecto, a cargo de dicha unidad.
Con respecto a la estructura del Proyecto y, comparando ésta con la imperante al 31/12/01, cabe
destacar que durante el ejercicio 2002 se produjeron sustanciales cambios. Los correspondientes
a “Director Nacional del Proyecto”, se efectuaron en tres oportunidades por los períodos
06/01/02-05/05/02; 06/05/02-17/09/02 y 18/09/02 a la actualidad. El resto de los cambios en los
cargos que conforman la estructura, se exponen en el siguiente cuadro:
Período de
Permanencia
01/01/02 - 31/01/02
01/02/02 - 28/02/02
01/03/02 - 30/06/02
01/07/01 - 31/08/02
01/09/02 - 14/09/02
15/09/02 - 20/10/02
21/10/02 - 31/12/02
Vigencia en los cargos de
C. Técnico
R. Administrativo
Vacante
2 meses
Vacante
5 meses
Vacante
4 meses
Vacante
Vacante
Vacante
Vacante
6 meses (UNPRE)
Vacante
1 mes - 6 días
2 meses - 11 días 2 meses -11 días
C. General
1 mes
Según Nota N° 310/03 del 09/09/03, estos cambios obedecieron a la crisis institucional de
finales del año 2001. Por otra parte, atento lo expuesto en el cuadro anterior, cabe mencionar que
en el período comprendido entre el 01/07/02 y el 20/10/02, se mantuvo acéfalo el cargo de
Coordinador General del Proyecto, función que fue cubierta a partir del 21/10/02. En tanto, se
informa que desde el 01/01/02 hasta el 14/09/02, tampoco estuvo cubierto el puesto de
Coordinador Técnico del Programa, cargo que recién se cubre a partir del 15/09/02.
Por otra parte, cabe aclarar que se mantiene el acuerdo -Documento de Proyecto ARG/97/025suscripto entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD), a efectos que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para
su ejecución.
16
j) Sección 3.05 - Servicios Prestados por Consultores - Elevación de Informes y Conclusiones
de los mismos al BIRF:
Cumplida. Por Nota N° 274/03 del 25/08/03, el Proyecto informa que durante el ejercicio 2002
los informes de los consultores se encontraron a disposición del BIRF, mientras que los mismos
fueron consultados por la Misión de Evaluación del Banco. Con relación a las observaciones
puntuales, nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto al presente.
k) Sección 3.06 - Programas de Capacitación:
Cumplida. A través de Nota N° 274/03 del 25/08/03, el Proyecto informa que en el mes de
diciembre de 2002 se llevaron a cabo dos actividades de capacitación. La primera de ellas en la
Provincia de San Juan, desarrollando el Módulo V del Programa (Actualización de Contenidos),
mientras que la segunda, en la Provincia de Misiones, donde se realizó una reunión de Ministros
del Nordeste Argentino referida a la difusión del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP).
Los informes resultantes de las actividades desarrolladas en dichos Programas, continúan, fueron
entregados a la Misión de Evaluación del BIRF ocurrida en el mes de julio de 2003. Con
relación a las observaciones puntuales, nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto al presente.
l) Sección 3.07 (b) - Informes Semestrales de Progreso:
No Cumplida. A través de Nota N° 274/03 del 25/08/03, el Proyecto informa que durante el
ejercicio 2002 no se emitieron dichos informes. Al respecto, nos remitimos a nuestro
Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto al presente.
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m) Sección 4.01 - Contabilidad y Registros:
Cumplida. Durante el ejercicio 2002, se cambió el sistema de registración contable utilizado por
el Proyecto, pasando del Sistema TANGO al Sistema UEPEX.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2003.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
18
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA
PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN
PÚBLICA” - CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros correspondientes al “Proyecto
de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema
de control interno existentes en la Unidad Administradora del Proyecto (UAP), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria, no tuvo como objetivo
principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de
detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la adopción de las
recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, conforme con
adecuadas prácticas en la materia.
A. RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/02.
1. CONSULTORES NACIONALES:
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1.1 Control Procesos de Selección:
1.1.1 Currículum Vitae:
Observaciones:
a) Los pertenecientes a nueve de los consultores analizados (18,37%), no poseen fechas de
emisión de sus respectivas confecciones.
b) Los correspondientes a dos de los consultores ternados (4,08%), no se encuentran
firmados.
c) Los respectivos de ocho de los consultores ternados (16,33%), no poseen sello de
recepción por parte de la UAP.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de las observaciones, y se arbitrarán los
medios necesarios a efectos de no incurrir en dichas faltas en ejercicios posteriores.
Recomendaciones: La UAP, en la oportunidad de recibir los C.V. presentados por los
consultores, debe constatar que se encuentren debidamente firmados, se expongan en ellos
las fechas de sus emisiones, así como también, que contengan la mención del Proyecto para
el cual éstos proponen sus antecedentes, de manera de darle validez a sus contenidos y de
evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Además, debe dejar asentada la
oportunidad de sus recepciones, a través del respectivo sello con fecha y firma del
funcionario que recibe tales antecedentes.
1.1.2 Otros - Falta de documentación:
Observación: En cinco de los consultores muestreados (10,20%), hemos podido constatar
falta de documentación relacionada con el proceso de selección, consistente en “Cuadro de
Evaluación”, “Currículum Vitae”, etc.
Comentarios de la UAP: Se toma conocimiento de la observación. No obstante lo
20
expuesto, hacemos saber que las contrataciones fueron realizadas con anterioridad al
ejercicio 2002.
Recomendación: Adoptar las medidas necesarias a los efectos de la debida guarda,
preservación y completitud de toda la documentación relacionada con la contratación de
consultores.
1.2 Control de Legajos:
1.2.1 Solicitudes de Contratación:
Observaciones:
a) Las solicitudes de contratación de diecinueve de los consultores analizados (38,78%), no
se encuentran numeradas.
b) Por otra parte, las solicitudes de contratación de nueve de los consultores analizados
(18,37%), carecen de fecha de emisión.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de las observaciones comunicadas.
Recomendaciones: Las solicitudes de contratación deberían hallarse prenumeradas.
Además, el Proyecto debe controlar, entre otros aspectos formales, que las mismas posean
la correspondiente fecha de emisión. Ambos aspectos, permitirían su rápida identificación y
seguimiento posterior.
1.2.2 Enmiendas de contratos
Observación: Hemos verificado que durante el ejercicio 2002 el Proyecto realizó extensión
de los plazos de los contratos a diez de los consultores muestreados (20,41%), a través de
enmiendas de los celebrados en el ejercicio inmediato anterior (2001). Al respecto, merece
21
destacarse que no obran en los legajos de dichos consultores las notas que justifiquen la
necesidad de la recontratación para el ejercicio objeto de auditoría.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de la observación comunicada.
Recomendación: Dejar debida constancia de cada uno de los actos administrativos que
realice el Proyecto, profundizando los controles en este aspecto, a efectos de mejorar la
calidad de la información.
1.3 Control de Informes:
Observaciones:
a) El informe final elaborado por uno de los consultores muestreados ( 2,04%), se encuentra
sin firmar por el mismo.
b) Los informes finales presentados por cinco de los consultores muestreados (10,20%),
carecen de fecha.
c) Los informes finales presentados por veintiocho de los consultores muestreados (57,14%),
carecen de sello y fecha de recepción por parte de la UAP.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de las observaciones comunicadas.
Recomendaciones: La UAP debe controlar, al momento de recibir los informes elaborados
por los consultores, que los mismos se encuentren debidamente integrados. Además, debe
dejar asentada la oportunidad de sus recepciones a través del respectivo sello con fecha y
firma del funcionario que recibe los informes de marras.
22
2. VIAJES Y VIÁTICOS
Componente “D” - Fortalecimiento - Falta de documentación
Observación: No hemos tenido a la vista documentación respaldatoria alguna de la
autorización de pago N° 20020100 del 20/09/02 por un importe de $ 1.120,00. Cabe señalar
que estos datos surgen del mayor contable del Proyecto.
Comentario de la UAP: El pago se efectuó a partir de una solicitud y contra factura. Esta
documentación está siendo recopilada y será remitida a la brevedad.
Recomendación: Adoptar las medidas necesarias a los efectos de la debida guarda,
preservación y completitud de toda la documentación respaldatoria relacionada con los
movimientos producidos por el Proyecto.
3. CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s):
Observaciones:
a) En la auditoría sobre los estados financieros por el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de
2001, se comprobó la existencia de un error de suma en defecto, en el total de las hojas
sumarias que conformaron la Solicitud de Retiro de Fondos N° 12 por USD 15.355,65, por
lo que el Proyecto solicitó, consecuentemente, una reposición de fondos inferior a la
documentación justificada, en el importe mencionado. Cabe destacar, que dicho error, no
fue subsanado en justificaciones posteriores (Solicitudes de Retiros de Fondos Nros. 13 y
14).
b) En la auditoría sobre los estados financieros por el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de
2001, se observaron errores en los montos justificados al Banco mediante la Solicitud de
Retiro de Fondos N° 13, respecto de las cifras registradas. Al respecto, cabe mencionar que
al 31/12/02, aún quedan pendientes de solucionar, los montos detallados en el cuadro
23
siguiente:
Orden de Pago
N°
235
337
Totales:
Importe USD Importe Solicitado
Según Factura
USD
Diferencia
1.690,00
1.520,00
- 170,00
1.799,00
2.128,00
329,00
3.489,00
3.648,00
159,00
Comentarios de la UAP:
a) y b) Solicitudes Nros. 12 y 13: Debido a que los ajustes detectados no fueron incluidos en
la Solicitud de Desembolso N° 14 realizada durante 2002, serán incorporados en el
ejercicio 2003.
Recomendación: Profundizar los controles respecto a la formulación de los respectivos
certificados de gastos que justifican las erogaciones del Proyecto, a efectos de no incurrir en
errores, máxime teniendo en cuenta que éstos no surgen directamente del sistema contable
utilizado.
B. RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORES NACIONALES:
1.1 Control Procesos de Selección:
1.1.1 Currículum Vitae:
Observaciones:
a) Los C.V. presentados por tres de los consultores muestreados (6,12%), carecen de: i)
firma del consultor; ii) fecha de emisión; y, iii) sello de recepción por parte de la UAP.
b) Hemos podido verificar que no obra en los legajos de la totalidad de los consultores
muestreados, constancia alguna del cumplimiento del Punto 30 - Apartado d) del Manual
24
del PNUD, que establece “…los Proyectos deben verificar la exactitud de los datos
contenidos en los C.V., dejando constancia de dicha verificación en los archivos del
Proyecto”.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de las observaciones comunicadas y se
arbitrarán los medios necesarios a efectos de no incurrir en dichas faltas en ejercicios
posteriores.
Recomendaciones:
a) La UAP, en la oportunidad de recibir los C.V. presentados por los consultores, debe
constatar que se encuentren debidamente firmados, se expongan en ellos las fechas de
sus emisiones, así como también, que contengan la mención del Proyecto para el cual
éstos proponen sus antecedentes, de manera de darle validez a sus contenidos y de evitar
su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Además, debe dejar asentada la
oportunidad de sus recepciones, a través del respectivo sello con fecha y firma del
funcionario que recibe tales antecedentes.
b) Cumplir estrictamente con la normativa dispuesta por el PNUD, dejando formal
constancia de la verificación efectuada por el Proyecto respecto a la exactitud de los
datos contenidos en los C.V. presentados por los consultores.
1.1.2 Título Profesional Habilitante:
Observación: Hemos verificado que no obran en los legajos correspondientes a cuatro de
los consultores muestreados (8,16%), copias de los títulos profesionales que los habilitan
para el cumplimiento de las funciones desempeñadas.
Comentarios de la UAP: Se toma conocimiento y se hace la aclaración que los referidos
25
consultores ya no desempeñan funciones en el Proyecto. Por otra parte, uno de dichos
consultores es estudiante del último año de la carrera de Filosofía y Letras de acuerdo a su
C.V., razón por la cual, no tiene copia del título. Por la categoría que tenía el consultor, no
era necesaria la presentación del título profesional habilitante.
Recomendaciones: Conforme las diversas categorías para las que el Proyecto contrata a
sus consultores, debe éste verificar el estricto cumplimiento de los requisitos establecidos
para el desempeño de las distintas funciones a llevar a cabo por dichos consultores. En
cuanto al consultor mencionado por el Proyecto en su comentario, merece señalarse que el
mismo fue contratado para desenvolverse en la categoría D. III, para la cual se requiere
título secundario ó terciario, por lo tanto, debió exigírsele la presentación adjunto a su C.V.
del pertinente título secundario.
1.2 Control de Legajos:
1.2.1 Solicitudes de Contratación:
Observación: Hemos verificado que las solicitudes de contratación correspondientes a
diecinueve de los consultores muestreados (38,78%), son de fecha posterior a la firma de
los respectivos contratos.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de la observación comunicada.
Recomendaciones: Propender a que la cronología de los actos administrativos efectuados
por el Proyecto, sea congruente con los instrumentos que del mismo parten, profundizando
además, los controles administrativos en estos aspectos a los efectos de mejorar la calidad
de la información.
26
1.2.2 Enmiendas de contratos
Observación: Hemos verificado que durante el ejercicio 2002 el Proyecto realizó extensión
de los contratos de diez de los consultores muestreados (20,41%), a través de enmiendas de
sus similares celebrados en el ejercicio inmediato anterior. Al respecto, merece destacarse
que no obra en los legajos de los mismos, documentación alguna referida al cumplimiento
de los procedimientos formales de contratación (por ejemplo: no objeciones), a través de
enmiendas, ante el Banco Mundial y el PNUD.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de la observación comunicada.
Recomendación: Todos los actos administrativos que el Proyecto realice, como en este
caso, la extensión de los contratos de los consultores a través de enmiendas a los mismos,
deben comunicarse fehacientemente tanto al Organismo otorgante de los recursos parciales
del financiamiento, cuanto al PNUD, dejando debida constancia de tales acciones en los
archivos del Programa.
1.2.3 No Objeción del BIRF - Convalidación del PNUD:
Observaciones:
a) Hemos constatado que las notas solicitando la No Objeción del Banco Mundial y las
convalidaciones a la Cancillería de los contratos de locación de servicios para el
ejercicio 2002, correspondientes a veintiocho de los consultores muestreados (57,14%),
son de fecha posterior al inicio de las contrataciones respectivas.
b) Así también, se ha podido verificar la falta de convalidación de Cancillería a la
contratación de seis de los consultores muestreados (12,24%).
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de las observaciones comunicadas.
27
Recomendaciones:
Propender a que la cronología de los actos administrativos efectuados por el Proyecto sea
congruente con los instrumentos que del mismo parten, profundizando además, los
controles administrativos en estos aspectos a los efectos de mejorar la calidad de la
información. Por otra parte, los consultores no deben iniciar actividades en el Proyecto
hasta tanto éste cuente con la conformidad del Banco Mundial y la respectiva convalidación
de Cancillería a ese respecto.
1.3 Control de Informes:
Observaciones:
a) No hemos tenido a la vista los informes finales de dos de los consultores muestreados
(4,08%).
b) No se encuentra aclarada la firma y el cargo del responsable que aprueba los informes
finales presentados por diecisiete de los consultores muestreados (34,69%).
c) Falta la aprobación por parte de las autoridades del Proyecto, del informe final presentado
por uno de los consultores muestreados (2,04%).
Comentarios de la UAP: Se toma conocimiento de las observaciones comunicadas. Con
referencia al punto b), se agregará el correspondiente sello aclaratorio del responsable de
aprobar el informe final.
Recomendaciones:
a) Verificar el estricto cumplimiento de entrega de los informes finales por parte de los
consultores, antes de la liberación del pago respectivo.
b) Dejar claramente asentados en la aprobación de los informes finales recibidos de los
consultores, la firma y cargo del responsable de tal acto.
c) Profundizar los controles administrativos, a efectos de no liberar los pagos respectivos, si
28
los informes finales presentados por los consultores no se encuentran debidamente
aprobados por los responsables del Proyecto.
1.4 Control de Contratos:
Requisitos exigidos según funciones:
Observaciones:
a) El Manual del PNUD establece como requisitos específicos obligatorios para cumplir con
las funciones de “Consultor C”, formación profesional universitaria o título terciario. Al
respecto, del examen realizado sobre la documentación presentada al Proyecto por cinco
de los consultores muestreados (10,20%), surge la falta de elementos que acrediten la
formación profesional citada.
b) En el caso de uno de los consultores muestreados (2,04%), pudo detectarse en la
enmienda al Contrato de Locación de Servicios N° 2465 del 01/07/02, por el período
01/04/02 al 30/04/02, que en el ítem Retribución, se convino como honorario total por
todo concepto la suma de $ 15.198,00 a ser abonada en diez libramientos, cuando debió
especificarse la suma de $ 1.604,00 en función de la categoría asignada (Consultor CRango I) y el tiempo de duración del contrato (1 mes). Cabe señalar no obstante, que el
pago fue correctamente efectuado.
c) Hemos observado que uno de los consultores muestreados (2,04%), suscribió dos
enmiendas al Contrato N° 1053 del 18/02/02 en idéntica fecha (01/04/02), una de ellas por
el período 01/04/02-30/04/02, y la otra por el período comprendido entre el 01/04/02 y el
30/06/02. En ambas enmiendas se incluye al mes de abril de 2002. Cabe señalar no
obstante, que los pagos fueron correctamente efectuados.
29
Comentarios de la UAP:
a) Con referencia a los consultores citados, el Proyecto ha tomado en consideración para su
contratación, la experiencia e idoneidad acreditada por cada uno de ellos para el
cumplimiento de sus funciones.
b) y c) Se toma conocimiento de las observaciones comunicadas.
Recomendaciones: Cumplir estrictamente con la normativa emanada del PNUD. Por otra
parte, profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
1.5 Control de Pagos de Honorarios:
1.5.1 Falta de documentación de respaldo:
Observaciones: Del control realizado sobre pagos de honorarios efectuados por el
Proyecto durante el ejercicio 2002, en base a la documentación que nos fuera suministrada
durante el transcurso de nuestras tareas en campo, surge que las retribuciones realizadas a
cinco de los consultores muestreados (10,20%), correspondientes a honorarios por el mes
de junio que totalizaron la suma de $ 14.614,00, (USD 4.428,49) se efectuaron sin contar
con los elementos documentales exigidos para la liberación de dichos pagos, esto es, sin la
presentación por parte de tales consultores, de las facturas e informes pertinentes. Al
respecto, esta auditoría solicitó al Proyecto que informe y documente sobre:
a) Si los consultores mencionados cumplieron con la entrega de la documentación
correspondiente, suministrando, de ser así, los comprobantes respectivos.
b) Si se efectuó -en el caso que el Proyecto hubiera realizado los pagos sin contar con los
elementos
documentales
exigidos-
el
correspondiente
acto
responsabilidades a los responsables que autorizaron dichos pagos.
30
de
deslinde
de
La respuesta de la UAP, se limitó a la descripción de las medidas tomadas tendientes a la
obtención de la documentación que debían, previo al pago, haber presentado los
consultores de marras. Tales acciones se exponen en el siguiente cuadro:
Consultor
N°
1
2
3
4
5
Medida adoptada por la UAP
Requerimiento efectuado a través de
Instrumento
Nota UNPRE-FOSIP N° 94
Carta Documento
Nota UNPRE-FOSIP N° 95
Carta Documento
Nota UNPRE-FOSIP N° 96
Carta Documento
Nota UNPRE-FOSIP N° 97
Carta Documento
Nota UNPRE-FOSIP N° 98
Carta Documento
Fecha
31/07/02
13/01/03
31/07/02
13/01/03
31/07/02
13/01/03
31/07/02
13/01/03
31/07/02
13/01/03
Resultados obtenidos
No recibida por ausencia destinatario.
Recibida no contestada.
Recibida no contestada.
No recibida por ausencia destinatario.
Ambos requerimientos no fueron
recibidos por ausencia destinatario.
Ambos requerimientos no fueron
recibidos por ausencia destinatario.
Ambos requerimientos no fueron
recibidos - domicilio desconocido.
Asimismo nos informó que no existe constancia del deslinde de responsabilidades de las
autoridades que suscribieron la autorización de la transferencia de fondos de la cuenta del
Proyecto a las cuentas de los consultores citados, a pesar de las notas mencionadas.
En virtud de las respuestas recibidas del Proyecto, expresadas precedentemente, a posteriori
y, a través de Memorando -O- N° 03-2003 del 25/08/03, se solicitó a la UAP, informe y
documente sobre:
a) La efectiva prestación de servicios de los citados consultores durante el mes de junio de
2002.
b) Que otras medidas, independientemente de las notas y cartas documentos cursadas a los
mismos efectuó la UAP, tendientes a lograr el cumplimiento de entrega por parte de los
consultores de la documentación faltante.
31
Comentarios de la UAP:
a) No existe en esta Unidad Ejecutora, constancia de la prestación efectiva de servicios de
los consultores durante el mes de junio de 2002.
b) A través de la Nota FOSIP N° 86 de fecha 25/06/02 y, en virtud del cambio del Director
Nacional del Proyecto, el Lic. Gerardo Marcelo HITA -Director Nacional de Proyectos
con Organismos Internacionales de Crédito- solicitó a la Unidad de Auditoría Interna
(UAI) del Ministerio de Economía una auditoría, a realizarse antes del 30/06/02, que
permitiera conocer la situación de los estados financieros del Proyecto, como así
también, la regularización de las observaciones realizadas a los mismos por la Auditoría
General de la Nación (AGN). Adjuntan como ANEXO I copia de la nota citada y del
Acta de fecha 28/06/02 firmada por la Sra. Ana María PAGANINI de BERTI, la Srta.
Mariana CARLETTI, el Sr. Francisco BELLA y el Sr. Alberto CASTELLA.
Recomendaciones:
En ningún caso el Proyecto debe liberar y efectuar pago alguno a los consultores, sin la
presentación previa de: a) los correspondientes informes finales (resultados de la gestión
realizada por los mismos) aprobados por los responsables del Programa y b), las respectivas
facturas por los servicios prestados emitidas por dichos consultores. Consideramos además,
producidas estas anomalías, que el Proyecto no realizó la totalidad de las acciones
tendientes a la obtención de la documentación faltante, traduciendo el fracaso de las
gestiones realizadas, así como también los hechos producidos con anterioridad a las
mismas, en claro perjuicio económico para el estado, toda vez que los objetivos de las
contrataciones realizadas no se cumplieron, efectuando el Proyecto erogaciones sin las
correspondientes contraprestaciones. Por otra parte, tampoco se puede inferir si los
consultores de marras cumplieron efectivamente con la prestación de servicios, ya que la
Unidad Ejecutora, según el comentario volcado en a) precedente, no tiene constancia de la
prestación efectiva de servicios de estos consultores durante el mes de junio de 2002.
32
Entendemos por último, que debió efectuarse oportunamente, el correspondiente acto de
deslinde de responsabilidades por los acontecimientos descriptos en este punto.
1.5.2 Órdenes de Pago:
Observación: Hemos verificado que las órdenes de pago correspondientes a trece de los
consultores muestreados (26,53%), poseen fecha de emisión posterior a las fechas de
cancelación de pagos, según recibos suscriptos por dichos consultores.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de la observación comunicada.
Recomendación: Propender a respetar el orden cronológico de los hechos administrativos
efectuados por el Proyecto, profundizando los controles en estos aspectos a los efectos de
lograr una mejor calidad en la información.
1.5.3 Pagos del Proyecto:
Observación: Se ha podido constatar que dos de los consultores muestreados (4,08%),
acusaron recibo de los pagos con fecha anterior (26/03/02) a la de emisión de las facturas
(27/03/02) correspondientes a honorarios del mes de marzo 2002.
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de la observación comunicada.
Recomendación: El Proyecto no debe efectuar los pagos a los distintos consultores
contratados, sin contar previamente con las facturas correspondientes emitidas por éstos.
Por lo tanto, se recomienda ajustar los procedimientos de liberación de pagos,
profundizando los controles de documentación previa a las cancelaciones respectivas.
33
1.5.4 Órdenes de Pago incompletas:
Observación: Hemos podido verificar la inexistencia de las firmas pertinentes en las
órdenes de pago efectuadas por el Proyecto a dos de los consultores muestreados (4,08%).
Comentario de la UAP: Se toma conocimiento de la observación comunicada.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información
1.5.5 Pagos - Manual del PNUD:
Observaciones: Respecto de uno de los consultores muestreados (2,04%) - Contrato N°
25/02, suscripto con fecha 01/10/02 por el período comprendido entre el 01/10/02 y el
31/12/02 para las funciones de “Consultor A - Rango III”, con honorarios mensuales de $
4.061,00 (conforme la escala de honorarios mensuales a consultores emitida por el PNUDSeptiembre de 2001), se detectó la falta de cumplimiento del Punto 25 a) - Capítulo III Recursos Humanos del Manual del PNUD, que establece: “...En el caso de locaciones de
obra o de servicios con responsables inscriptos en el IVA, el honorario pactado...” “...se
considerará que no incluye el impacto de dicho impuesto. En este caso, la facturación y
emisión del correspondiente certificado se realizará de acuerdo a lo establecido en la
Resolución 3349 de la DGI...”, toda vez que las facturas presentadas por el citado consultor
fueron emitidas por importes que no incluyen el Impuesto al Valor Agregado -IVA (21%),
tal como se expone en el siguiente cuadro. Asimismo, no se tuvieron a la vista los
certificados emitidos por el PNUD relacionados con la retención del mencionado impuesto:
Factura “B”
Honorarios mes de
N°
Fecha
Octubre/2002
0001-00000001 22/11/02
Noviembre/2002
0001-00000002 28/11/02
Diciembre/2002
0001-00000003 26/12/02
Total facturado por todo el período de contratación:
34
Importe $
4.061,00
4.061,00
4.061,00
12.183,00
Comentarios de la UAP: En relación a la observación realizada al pago de los honorarios
del consultor, hacemos saber que el monto abonado se corresponde con el monto
establecido en el contrato ($ 4.061,00). Por haber entregado como comprobante una factura
de tipo “B”, se infiere que dicho importe incluía la porción correspondiente al IVA.
La cancelación de una parte de la factura con un Certificado del IVA, se refiere a una
modalidad de pago que le permite al proveedor utilizar dicho instrumento para abonar sus
obligaciones impositivas. Si esto no sucedió por haber recibido la cancelación total de su
factura a través de un cheque no es responsabilidad del Proyecto sino del consultor.
Recomendación: En los pagos de honorarios que el Proyecto realice a consultores
inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado (IVA), tal el caso del profesional en cuestión,
deberá ajustar la metodología de liquidación y pago a la normativa establecida en el Manual
del PNUD, detallada en nuestra observación precedente.
Aclaración final respecto a las observaciones de auditoría, reiterativas de ejercicios
anteriores y del presente, respecto a “CONSULTORES”
Cabe señalar que el Proyecto realiza el siguiente comentario general respecto al tema del
título: “Se hace la aclaración que las observaciones más importantes realizadas se
encuentran referidas a la gestión que finalizó el 30/JUN/02. Del mismo modo, cabe
destacar que durante la actual gestión han sido implementados distintos mecanismos
administrativos a efectos de evitar reiteraciones de los problemas.”
35
2.
2.1
VIAJES, VIÁTICOS Y COMPRAS VARIAS:
Componente “B” - Capacitación - Rubro Pasajes y Viáticos:
2.1.1 Seminario taller sobre “Sistema Integrado de Inversión Pública, Gasto Social y Efectos
Sociales del Gasto Público”, desarrollado en la Provincia de San Juan entre el 02 y el 06 de
diciembre de 2002.
Observaciones:
a) Hemos podido constatar que el anticipo abonado por el Proyecto a cada uno de los
consultores participantes en concepto de viáticos, fue del 100%, no dándose
cumplimiento a lo establecido en el Punto 104 del Capítulo III “Recursos Humanos” del
PNUD, que establece “Se puede anticipar el 80% del total del viático previsto si la
misión es por más de dos días”.
b) No hemos podido constatar la existencia de cómo mínimo tres cotizaciones de diferentes
proveedores en las adquisiciones efectuadas por el Proyecto y detalladas en el siguiente
cuadro, conforme lo establece el Punto 11 - Capítulo IV - “Recursos Físicos” del Manual
del PNUD.
Concepto
Fotocopias - Color y
Blanco y Negro
Resmas, transparencias,
cuadernos, etc.
Proveedor
Proyecto
Alsina
Comercial
Barca S.R.L.
Datos de Facturas “B”
N°
Fecha
$
Autorización de Pago
N°
Fecha
3586
26/11/02
614,75 20020125
29/11/02
1671
02/12/02
371,90 20020141
03/12/02
c) Hemos constatado que las autorizaciones de pago Nros. 118, 119, 120, 121, 122, 123,
124, 125, 131, 140, 141, 151, 152 y 153, emitidas por el Proyecto en concepto de
viáticos, pasajes y compras de material bibliográfico, fueron registrados en la Cuenta Consultores Componente “B”, cuando correspondía imputarlos a la Cuenta - Pasajes y
Viáticos.
36
Comentarios de la UAP:
a) Esta Unidad Ejecutora siempre ha liquidado el 100% de los viáticos en forma anticipada
o eventualmente, cuando los plazos para tramitarlos no lo permitieron, el 100% se
liquidó con posterioridad al viaje. Esta metodología se ha aplicado sin registrarse ningún
inconveniente. La liquidación parcial de anticipos de viáticos y posterior
complementación de los mismos, con la reiteración de trámites administrativos, no se
justifican por los montos involucrados. Cuando los montos son significativos sí se aplica
el pago de anticipos del 80% (viajes al exterior).
b) Con respecto a las fotocopias se realizó la compra en forma directa por razones de
urgencia y poder disponer rápidamente del material que debía ser remitido a la
provincia. Con respecto al resto de los insumos adquiridos a Comercial Barca, se
efectuaron por disponer el Proyecto de una cuenta corriente. La selección de Comercial
Barca como proveedor bajo esta modalidad, fue el resultado de la comparación de listas
de precios de los productos que más consume esta Unidad Ejecutora.
c) El Plan de Cuentas del que disponía el Proyecto en 2002, contemplaba cuentas asociadas
a la apertura de las líneas presupuestarias de PNUD. En el año 2003, se modificó el Plan
de Cuentas en el Sistema UEPEX, pero este sistema agrega cuentas a un único Plan de
Cuentas, aunque las anteriores no se utilicen. La cuenta a la que hace referencia
auditoría, no existía en el año 2002 y es posible que la apropiación a las diferentes
cuentas no haya sido la conveniente, pero está limitado a lo preexistente.
Recomendaciones:
a) Ajustar los procedimientos de anticipos, liquidación y rendiciones de viajes, a la
normativa establecida en el Manual del PNUD mencionada en nuestra observación
precedente.
b) Ajustar los procedimientos realizados por el Proyecto en materia de compras, a la
normativa establecida en el Manual del PNUD. En caso de mediar razones de urgencia,
37
se deberá dejar constancia escrita y fundada de tal necesidad.
c) El Proyecto deberá realizar controles exhaustivos de las apropiaciones realizadas a las
diferentes cuentas, a efectos que éstas sean representativas de los conceptos que en ellas
se imputan.
2.1.2 Reunión de Ministros del NEA sobre “Nuevas Metodologías de Formulación y Gestión
del Plan de Inversiones Públicas 2004/2006”, desarrollado en Iguazú, Provincia de
Misiones, entre el 19 y el 20 de diciembre de 2002.
Observación: Hemos podido constatar que el anticipo abonado por el Proyecto a cada uno
de los consultores participantes en concepto de viáticos, fue del 100%, no dándose
cumplimiento a lo establecido en el Punto 104 del Capítulo III “Recursos Humanos” del
PNUD, que establece “Se puede anticipar el 80% del total del viático previsto si la misión
es por más de dos días”.
Comentario de la UAP: Esta Unidad Ejecutora siempre ha liquidado el 100% de los
viáticos en forma anticipada o eventualmente, cuando los plazos para tramitarlos no lo
permitieron, el 100% se liquidó con posterioridad al viaje. Esta metodología se ha aplicado
sin registrarse ningún inconveniente. La liquidación parcial de anticipos de viáticos y
posterior complementación de los mismos, con la reiteración de trámites administrativos,
no se justifican por los montos involucrados. Cuando los montos son significativos sí se
aplica el pago de anticipos del 80% (viajes al exterior).
Recomendación: Ajustar los procedimientos de anticipos, liquidación y rendiciones de
viajes, a la normativa establecida en el Manual del PNUD mencionada en nuestra
observación precedente.
38
2.2 Componente “D” - Fortalecimiento:
Observaciones: Con relación a los importes de $ 3.435,00 y $ 193,28 ambos con fecha de
registro 31/12/02 en el mayor contable del Proyecto, imputados como “Registros IVA 2001”,
no hemos tenido a la vista copias de los documentos denominados “Comprobante de
Reintegro al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo del Impuesto al Valor
Agregado” emitidos por el PNUD, así como tampoco, la documentación que originó los
pagos de dichas cifras.
Comentario de la UAP: Se adjunta en anexo a la contestación, el detalle de todos los
Certificados del IVA emitidos desde el año 2001, hasta la actualidad.
Recomendación: Teniendo en cuenta que el Proyecto no suministró a esta auditoría la
documentación requerida, esto es, copias de los Certificados del IVA emitidos por el PNUD,
así como tampoco la correspondiente a las operaciones que les dieron origen, se recomienda
adoptar las medidas pertinentes a efectos de preservar la documentación respaldatoria de los
gastos efectuados.
2.3 Componente “E” ‘- Gestión por Resultados:
Observaciones: Con relación a los importes de $ 6.463,80 y $ 2.147,67 ambos con fecha de
registro en el mayor contable del Proyecto 31/12/02, imputados como Registros IVA 2001,
no hemos tenido a la vista copia de los documentos denominados “Comprobante de
Reintegro al Programa de las Naciones Unidas Para el Desarrollo del Impuesto al Valor
Agregado” emitidos por el PNUD, así como tampoco, la documentación que originó los
pagos de dichas cifras.
Comentario de la UAP: Se adjunta en anexo a la contestación, el detalle de todos los
Certificados del IVA emitidos desde el año 2001, hasta la actualidad.
39
Recomendación: Teniendo en cuenta que el Proyecto no suministró a esta auditoría la
documentación requerida, esto es, copias de los Certificados del IVA emitidos por el PNUD,
así como tampoco la correspondiente a las operaciones que les dieron origen, se recomienda
adoptar las medidas pertinentes a efectos de preservar la documentación respaldatoria de los
gastos efectuados.
2.4 Componente “G” ‘- Administración del Proyecto:
I. Cuenta - Misceláneos Componente G 53.01
Observaciones:
a) No hemos podido constatar la existencia de como mínimo tres cotizaciones de
diferentes proveedores en las adquisiciones efectuadas por el Proyecto y detalladas en
el siguiente cuadro, conforme lo establece el Punto 11 - Capítulo IV “Recursos
Físicos” del Manual del PNUD:
Concepto del
gasto
Insumos de
Barca SRL Computación
y Librería
Barca SRL Librería
Barca SRL Tonner
Barca SRL Tonner
Array SRL Tonner, Cart.
Barca SRL Librería
Array SRL Tonner, Cart.
Array SRL Cartuchos
All Copy
Tonner, Serv.
Barca SRL Librería
Barca SRL Librería
Array SRL Tonner, Cart.
Barca SRL Librería
Barca SRL Librería
Acríl. Láser Librería
Barca SRL Librería
Proveedor
N°
1296
1297
1306
1347
1371
1508
3691
1535
3705
3857
179
1566
1578
4224
1638
1654
1799
1692
Facturas “B”
Fecha
$
28/12/01
113,80
28/12/01
148,53
11/01/02
344,42
20/03/02
439,70
15/04/02
427,90
23/05/02
523,00
27/06/02 1.775,24
28/06/02
450,65
28/06/02 1.598,80
24/07/02 1.035,00
30/07/02
367,40
06/08/02
531,60
02/09/02
371,75
27/09/02 1.506,01
01/11/02
136,90
15/11/02
557,10
13/12/02
303,60
16/12/02
207,00
N°
O. Pago/A. Pago
Fecha
$
N° de
Cheque
17/2002
14/02/02
606,75
5450729
50/2002
64/2002
95/2002
96/2002
97/2002
98/2002
109/2002
110/2002
111/2002
112/2002
114/2002
20020136
20020137
20020144
20020182
25/03/02
15/04/02
23/05/02
27/06/02
28/06/02
28/06/02
30/07/02
30/07/02
15/08/02
06/09/02
27/09/02
02/12/02
02/12/02
13/12/02
30/12/02
439,70
427,90
523,00
1.775,24
450,65
1.598,80
1.035,00
367,40
531,60
371,75
1.506,01
136,90
557,10
303,60
207,00
5450739
5450749
5450768
5450770
5450771
5450772
5450781
5450782
5450783
5450784
5450786
60743614
60743615
60743622
60743650
b) Hemos verificado que los gastos ocasionados por el Proyecto durante el ejercicio 2002
40
en concepto de Misceláneos, ocurridos en el período comprendido entre el 02/01/02 y
el 22/11/02 por $ 948,40, se cancelaron con dinero proveniente del fondo fijo del
Programa sin la intervención contable de la Cuenta - “Caja Chica”. Ello es así, por
cuanto se constató un débito efectuado con fecha 03/12/02 por $ 948,40 en la cuenta de
gasto, con crédito a la cuenta del Banco Citibank, realizado este último, en virtud de la
emisión de cheque N° 60743617. Asimismo, se pudo constatar que a la Autorización
de Pago N° 20020139 emitida por el Proyecto en igual fecha y por idéntico importe, se
adjunta planilla de Caja Chica N° 1, en la que se detallan analíticamente las
adquisiciones por el citado concepto y por el período mencionado precedentemente.
Comentarios de la UAP:
a) Con respecto a los insumos adquiridos a Comercial Barca, se efectuaron por disponer
el Proyecto de una cuenta corriente. La selección de Comercial Barca como proveedor
bajo esta modalidad, fue el resultado de la comparación de listas de precios de los
productos que más consume esta Unidad Ejecutora. La adquisición de toner se efectuó
sin contar con 3 presupuestos cuando la urgencia lo obligaba.
b) Las erogaciones se afrontaron con fondos disponibles en Caja Chica.
Recomendaciones:
a) Ajustar los procedimientos realizados por el Proyecto en materia de compras, a la
normativa establecida en el Manual del PNUD. En caso de mediar razones de urgencia,
se deberá dejar constancia escrita y fundada de tal necesidad.
b) Respetar las normas de contabilidad en materia de fondos fijos, esto es, hacer
intervenir contablemente a la cuenta “Caja Chica” en las oportunidades de rendiciones
y consecuentes reposiciones de fondos. Debe tenerse presente que dicha cuenta, si bien
refleja el importe a ella asignado, también debe ser utilizada en los dos momentos
comentados precedentemente.
41
3. INFORMES FOSIP EJERCICIO 2002:
Informes Semestrales de Ejecución (al 30/06/02 y 31/12/02)
Observación:
La Cláusula 3.07 (b) del Contrato de Préstamo N° 3958/AR BIRF, establece “…
preparará,…y suministrará al Banco el treinta y uno de diciembre y el treinta de junio de
cada año, o alrededor de tales fechas, un informe en el que se integrarán los resultados de las
actividades de supervisión y evaluación realizadas en virtud del párrafo (a) de la presente
Sección, acerca del progreso alcanzado en la ejecución del Proyecto durante el período
anterior a la fecha de dichos informes, y en el cual se estipularán las medidas que se
recomiendan para asegurar la ejecución eficiente del Proyecto y el logro de los objetivos del
mismo durante el período siguiente a dicha fecha…”. Al respecto hemos podido verificar que
el Proyecto no procedió a la preparación y posterior envío al BIRF de los informes semestrales
por el ejercicio 2002.
Comentario de la UAP: Durante el ejercicio 2002, no se emitieron dichos informes.
Recomendaciones: Proceder en forma urgente al armado y envío de los informes del título,
solicitando la correspondiente autorización del Banco para que dicha remesa se realice en
forma extemporánea. Recomendamos asimismo, cumplir estrictamente, en tiempo y forma,
con los términos pactados con el BIRF en el Convenio de Préstamo suscripto.
4. CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s):
Observaciones:
a) En la Solicitud de Retiro de Fondos N° 14 del 25/10/02 por USD 319.792,62, que abarca
los gastos efectuados por el Proyecto durante el período julio a diciembre de 2001 y enero a
42
junio de 2002, no se incluyen las erogaciones expuestas en el siguiente cuadro:
Fecha de
erogación
22/08/01
07/12/01
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
28/06/02
Asiento
N°
359
536
92
93
94
95
96
97
98
99
Concepto
O.P. 324 – Cheque 553
Transferencia Universidad de Tucumán
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Honorarios de consultores
Total:
Importe $
2.128,00
3.000,00
1.445,00
2.164,00
1.445,00
1.604,00
2.440,00
1.445,00
1.604,00
668,00
17.943,00
b) Las aplicaciones elegibles para el Banco, realizadas por el Proyecto en el período 01/07/02
al 31/12/02, no fueron rendidas durante ese semestre.
Es dable mencionar no obstante, que la rendición de los gastos señalados en a) y b)
precedentes, fueron presentadas al Banco a través de la Solicitud de Reposición de Fondos
N° 15 de fecha 09/04/03, que hemos tenido a la vista.
Comentario de la UAP: Se realizará el correspondiente análisis de los gastos observados.
Recomendaciones: Profundizar los controles respecto a la formulación de los respectivos
certificados de gastos que justifican las erogaciones del Proyecto, a efectos de no incurrir en
errores, máxime teniendo en cuenta que éstos no surgen directamente del sistema contable
utilizado. En lo relativo a los tiempos de presentación al Banco de las solicitudes de reposición
de fondos, recomendamos cumplir estrictamente con lo dispuesto por el BIRF en el Manual de
Desembolsos - Capítulo 6 “Disposiciones relativas al retiro de fondos para las cuentas
especiales” - Punto 6.14, y en la Carta de Desembolsos - Anexo II - Cuentas Especiales Punto 4 “Reposición de la Cuenta”.
43
5. EOAF - Orígenes - Diferencias de Cambio:
Observaciones: El importe consignado en la cuenta “Gobierno Central (Diferencia de
Cambio)” del capítulo Orígenes de Fondos, expuesto en el estado mencionado en I. a) de
nuestro Informe sobre los estados financieros del Proyecto adjunto al presente, incluye entre
sus componentes, la suma de $ 15.113,00, importe no conformado por esta auditoría, no
obstante la aclaración efectuada por el Proyecto y que seguidamente se expresa.
Comentario de la UAP: En referencia al importe detectado por auditoría, éste se debe al
ajuste por diferencia de cambio de los fondos depositados en PNUD para llevarlos al tipo de
cambio de Banco Nación ($ 3,27 al 31/12/2002).
Recomendación: Dejar debidamente conciliadas todas las cifras expuestas en los estados
financieros del Proyecto, adjuntando a las mismas la correspondiente documentación de
respaldo, a efectos de mejorar la calidad de la información.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2003.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
44
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
“FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/02)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
ƒ Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02, con los registros en
moneda local que les dan sustento.
ƒ Test o pruebas de transacciones.
ƒ Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados.
ƒ Verificación de la metodología de contratación de los servicios de consultoría.
ƒ Análisis de los movimientos de las cuentas bancarias del Proyecto.
ƒ Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
ƒ Verificación de los procesos de desembolsos de fondos.
ƒ Análisis de la estructura del sistema de control interno implementado por el Proyecto.
ƒ Como así también, la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios acorde las circunstancias.
El alcance del examen comprendió el 100% de los orígenes de fondos ingresados durante el
ejercicio 2002, y el 100% de las aplicaciones expuestas en el Detalle de Gastos del Proyecto por el
45
ejercicio finalizado el 31/12/02, conforme el detalle realizado en el siguiente cuadro:
Categoría de
Inversión
Bienes:
Consultoría y Capacitación:
Administración del Proyecto:
Totales:
Importes expresados en Pesos
Aplicaciones del
ejercicio
Muestra AGN
0,00
0,00
252.893,59
252.893,59
191.219,02
191.219,02
444.112,61
444.112,61
Porcentajes respecto a
Incidencia
Muestra
del rubro
analizada
0,00%
0,00%
56,94%
100,00%
43,06%
100,00%
100,00%
100%
Es dable destacar que el examen practicado no tuvo como objetivo principal, la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde por último, destacar que la Unidad Administradora del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2003.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
46
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN