modulo organizacional

MATRIZ DOFA - FLOR
DEPENDEN DE LA EMPRESA (Internos)
 FORTALEZAS: Son sus ventajas
 LIMITACIONES: Son sus inconvenientes
NO DEPENDEN DE LA EMPRESA (Externos)
 OPORTUNIDADES: Son circunstancias favorables que se pueden aprovechar
 RIESGOS: Son las amenazas y los obstáculos que se pueden presentar
LA ADMINISTRACION
Es un conjunto de decisiones que se toman para aprovechar los recursos de la empresa y
lograr sus objetivos.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
Es el conjunto de actividades que el empresario debe realizar para manejar y desarrollar
su empresa.
PLA-OR-DI-CON-COOR
PLANEACION.
ORGANIZACIÓN
DIRECION
CONTROL
COORDINACION


¿QUE ES PLANEACION?
Es el conjunto de decisiones que tomo hoy para desarrollar en el futuro. Es el
arte de convertir el futuro deseable en probable.
Elementos de una buena Planeación: Diagnóstico exacto y acertado,
Objetivos bien definidos, Estrategias eficaces para lograr los objetivos y Criterios
de evaluación para medir el logro de los objetivos.
El buen diagnóstico debe ser siempre REALISTA (ve las cosas tal como son, sin falsas
ilusiones y COMPLETO (Toma en cuenta la realidad de la empresa y la del medio que la
rodea).

Qué son objetivos?: Son los resultados que me propongo alcanzar en la empresa
en un tiempo determinado. Pueden ser CP – MP – LP-.
Los objetivos principales de mi empresa a cp –mp –lp, deben tener cuenta que los
deseos y las buenas intenciones nunca son verdaderos objetivos porque son vagos e
imprecisos.
Los objetivos siempre deben ser:
Concretos: Especifican de manera precisa lo que voy a hacer
Claros: Responden al cómo lograrlos
Factibles: Que sea posible llevarlos a cabo
Ubicados en el tiempo: Determinan cuando y en cuánto tiempo me propongo lograrlos.
Medibles: Que se puedan hacer evaluaciones parciales sobre su cumplimiento.
Con los objetivos respondo al QUE - DONDE - A QUIEN - COMO - CUANDO Y CUANTO.

Qué son estrategias? Son las acciones que me propongo realizar para lograr mis
objetivos. Antes de elegir la mejor se debe analizar muy bien los beneficios e
inconvenientes de cada una para escoger la mejor.
La planeación abarca todas las áreas de la empresa, por eso, cuando formulo un
proyecto defino las estrategias para actuar en cada una de ellas.
EJ: El proyecto de vender 100 uds. Más el próximo mes requiere:
Producción: Comprar más máquinas o trabajar más tiempo extra.
Finanzas: Conseguir dinero para compra de materias primas.
Organizacional: Contratar más empleados
Mercadeo: Conseguir dos nuevos distribuidores.
La planeación se hace y se reajusta permanentemente (flexible) de acuerdo a las
circunstancias.
Para planear se deben tener en cuenta los criterios de evaluación, que son los juicios que
miden si cada uno de los planes se ha ido realizando.
EJ: Si mi plan es producir y vender 100 unidades más cada mes, mis criterios de
evaluación pueden ser: Producción semanal de unidades y monitoreo de las ventas
semanales en cada uno de los distribuidores.
¿Qué ES LA ORGANIZACIÓN?

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el
logro de los objetivos. Organizar en la empresa es ordenar: el espacio, el tiempo,
el trabajo, las personas, el dinero, etc.
1. Organizar el espacio: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
2. Organizar el tiempo: Un tiempo para cada tarea y cada tarea a su debido tiempo.
Para organizar el tiempo se requiere agenda, prioridades, puntualidad, dedicación
exclusiva a cada tarea.
3. Organización del trabajo: Es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la
empresa, agrupándolas por áreas para ordenarlas de la manera más lógica y eficiente
posible.
Para organizar el trabajo se debe: Hacer la lista de todas las tareas que se realizan en mi
empresa y las agrupo por áreas; Determinar quién es la persona responsable de realizar
cada tarea o grupo de tareas; Analizar la relación que existe entre ellas y las organizo en
diferentes secuencias; escoger la secuencia más adecuada.
4. Organización de las personas: Un cargo para cada persona y cada persona en su
cargo. Para que haya una buena organización del personal debe haber UNIDAD DE
MANDO (Cada persona recibe órdenes y da cuentas a una sola persona) Y UNIDAD DE
DIRECCION (Todas las tareas están asignadas a un responsable permanente)
5. Organización del dinero: Es la distribución de los recursos económicos de la
empresa para obtener de ellos el mayor rendimiento posible.
¿Qué ES LA DIRECCION?
Es la coordinación de las actividades ejecutadas por los trabajadores para lograr
los objetivos de la empresa. El líder es la persona que despierta en los demás el
deseo de imitarla o seguirla.
Para ejercer la dirección se requieren 4 habilidades básicas:
1. Para comunicarse
2. Para motivar a los demás
3. Para ejercer la autoridad
4. Para tomar decisiones
La Comunicación: Es la transmisión de un mensaje de la persona que lo envía a la
persona que lo recibe a través de un medio de comunicación. La comunicación siempre
debe ser: Permanente, Clara y Precisa, Directa, Respetuosa y Sincera. Esta es la mejor
manera de evitar los conflictos.
La Motivación: Es el deseo permanente de realizar el trabajo con esmero y buena
voluntad. El salario no es el único componente motivacional en la empresa.
La Autoridad: Es la capacidad de dar órdenes y hacerlas cumplir. Ello depende de mis
conocimientos, Mi buen ejemplo. La verdadera autoridad es como una fuerza que
impulsa a los demás a seguir mis indicaciones o a obedecer mis órdenes.
La Toma de Decisiones: Consiste básicamente en escoger una entre varias
alternativas. Todas las decisiones tienen consecuencias, por eso es tan importante
aprender a tomarlas bien. Para tomar buenas decisiones:
 Identifico alternativas
 Analizo cada una de las alternativas (ventajas, inconvenientes, riesgos, resultados
esperados)
 Comparo las alternativas
 Escojo la de mayores beneficios y mayores riesgos
1.
2.
3.
4.
¿Qué ES EL CONTROL?
Es la comparación de los planes con los resultados para verificar si se han
cumplido y para corregir las desviaciones en la realización de los proyectos.
Actividades del control:
Retomar las metas establecidas
Recoger información sobre los resultados
Comparar las metas con los resultados
Corregir las desviaciones
¿Qué ES COORDINACION?
Hacer que todo funcione, como el arte de administrar: cumplir con los objetivos trazados
teniendo en cuenta los recursos disponibles