CONTRATO No 98 de 2010 THOMAS GREG AND SONS

Loteria de Cundinamarca
Los lunes hágase rico
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 98 DE 2010 CELEBRADO ENTRE LA
EMPRESA COMERCIAL LOTERIA DE CUNDINAMARCA Y THOMAS GREG & SONS DE
COLOMBIA S.A.
Entre los suscritos, HERMES VILLAMIL MORALES, mayor de edad, identificado con la cédula
de ciudadanía número 79.060.708 de la Mesa (Cundinamarca), en su calidad de Gerente
General de la Empresa Comercial Lotería de Cundinamarca, nombrado mediante Resolución
No. 0093 del 21 de enero de 2008 y debidamente posesionado mediante Acta No 0030 de la
misma fecha de nombramiento, quien obra en nombre y representación de la EMPRESA
COMERCIAL LOTERÍA DE CUNDINAMARCA, creada mediante Decreto Departamental No.
0034 de 09 de enero de 1973 con NIT 860-037-234-7, quien para estos efectos se denominará
LA LOTERÍA por una parte y por la otra, HOLLMAN GREGORIO JIMÉNEZ MONROY, mayor
de edad y vecino de esta ciudad, identificado con la cédula de ciudadanía número 79.444.087
expedida en Bogotá, actuando en nombre y representación legal de la firma THOMAS GREG &
SONS DE COLOMBIA S.A., sociedad legalmente establecida, constituida mediante Escritura
Pública No 7451 de la Notaría 4 de Bogotá del 19 de diciembre de 1959, inscrita en la Cámara de
Comercio de Bogotá,
el 4 de enero de 1960 y 11 de marzo de 1992 del libro IX con NIT
860.005.080-2, que para todos los efectos legales se denominará EL CONTRATISTA, hemos
convenido celebrar el presente contrato que se regirá por las siguientes cláusulas, previas las
siguientes consideraciones: a) Que en atención al Reglamento Interno de Contratación de la
Lotería de Cundinamarca, en su capitulo III, artículos 15 y 16, permite la contratación directa
cuando el objeto contractual tiene que ver con los fines misionales de la entidad, sin importar su
cuantía. b) Que la Subgerencia General elaboró los análisis de conveniencia y oportunidad
respectivos donde se definieron los requisitos y los requerimientos de orden técnico y
económico a cumplir por el contratista. c) Que no se cursaron invitaciones a otros oferentes en
razón a que THOMAS GREG & SONS DE COLOMBIA S.A. es la única empresa que cuenta
con canales de distribución y recolección propios. d) Que el contratista THOMAS GREG &
SONS DE COLOMBIA S.A. sostiene, para la presente contratación, los precios ofrecidos desde
el año 2009 sin incremento alguno, es decir la suma de $68.00 sin IVA para el billete de tres (3)
fracciones, lo que representa beneficios económicos a la entidad. En consecuencia las partes
acuerdan: CLÁUSULA
PRIMERA.- OBJETO DEL CONTRATO: Prestar los servicios de
elaboración, impresión, mezcla, suministro, distribución de billetes de lotería correspondientes a
ocho (8) sorteos ordinarios de 389.600 billetes cada uno, a partir del sorteo 3982 del 6 de julio de
2010 al sorteo 3989 inclusive y que juega el día 23 de Agosto de 2010, así mismo el transporte de
los mismos en todas sus etapas y la recolección de los premios de los distribuidores foráneos con
valor declarado y la recolección de devolución correspondiente a la billetería de los sorteos
ordinarios, PARAGRAFO: Las especificaciones técnicas, características de seguridad y diseño de
los billetes podrán variar durante la ejecución del contrato, de conformidad con las necesidades de
la Lotería, resultantes de la incorporación de nuevas tecnologías, o de las exigencias legales.
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En tal caso la Lotería de Cundinamarca dará aviso al CONTRATISTA con treinta (30) días de
anticipación
a la fecha prevista para los cambios ha realizar en lo billetes. CLÁUSULA
SEGUNDA.- VALOR: El valor del presente contrato para todos los efectos legales y fiscales
asciende a la suma de DOSCIENTOS CUARENTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS
CINCUENTA Y TRES MIL CIENTO OCHENTA Y CUATRO PESOS ($245.853.184.00) M/CTE
INCLUIDO IVA. De conformidad con la siguiente discriminación de costos:
Cantidad de Valor
por Valor Total por Valor IVA 16% Valor Total por Valor total de la Oferta incluido IVA
Billetes por
sin sorteo sin IVA
sorteo.
389.600
Billete
por sorteo
IVA
sorteo incluido para 8 sorteos de 389.600 Billetes.
IVA
$68.00
$26.492.800.00
$4.238.848.00
$30.731.648.00
$245.853.184.00
CLÁUSULA TERCERA- FORMA DE PAGO LA LOTERÍA cancelará a los treinta (30) días el
valor correspondiente a cada sorteo una vez se preste el servicio contra la presentación de la
factura de cobro, el certificado de cumplimiento expedido para tal efecto por el Supervisor del
contrato y los demás documentos exigidos para el trámite de la cuenta. CLÁUSULA CUARTA.PLAZO: El plazo general del presente contrato será de OCHO (8) sorteos ordinarios contados a
partir del sorteo No 3982 a realizarse el 6 de julio de 2010 al 3989 inclusive que se realizará el
23 de Agosto de 2010, previa suscripción del contrato respectivo, del cumplimiento de los
requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo y del acta de inicio. PARÁGRAFO: En
caso de no jugarse uno de los sorteos contemplados dentro del plazo señalado, se le avisará
con anterioridad al contratista y éste no será tenido en cuenta dentro del valor del contrato,
prorrogándose
efectivamente
PRESUPUESTALES
su
duración.
CLAUSULA
QUINTA.-
EROGACIONES
Las erogaciones presupuestales que deban hacerse con cargo al
presente contrato, se imputarán a la disponibilidad presupuestal No. 608 de junio 21 de 2010
del presupuesto de la presente vigencia fiscal. CLÁUSULA SEXTA.- OBLIGACIONES DEL
CONTRATISTA.- A) Cantidad de Impresión: 1. El contratista deberá imprimir 389.600 billetes
de tres (3) fracciones, numerados del 0000 al 9999 con series del número 0 al 119 con
cabezote. 2. La Lotería puede ordenar en cualquier tiempo una mayor o menor impresión de
billetes de acuerdo a las necesidades comerciales o en el caso de cambio del plan de premios,
caso en el cual de común acuerdo tasarán el mayor o menor valor de la impresión. B)
Características del Billete: El billete a imprimir debe corresponder con las siguientes
características: 1. Papel: Bond register blanco de 75 gramos de peso por metro cuadrado sin
bloqueador óptico. 2.Dimensiones del billete: Billete de tres (3) fracciones.- Fracción: 10,8
centímetros de ancho x7.0 centímetros de alto; Billete: compuesto por tres (3) fracciones: 10,8
centímetros de ancho x 24,0 centímetros de alto, en la parte superior el cabezote de 3
centímetros donde ira impreso el número de sorteo y para colocación del gancho
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por parte del lotero. El billete tendrá tira de control virtual. El CONTRATISTA podrá presentar a
la Loteria de Cundinamarca alternativas diferentes de tamaño del billete, siempre y cuando no
excedan del valor del presupuesto total asignado para la contratación. 3. Anverso: Fondo,
texto, diseño y logo en cuatro (4) tintas grasas. Fondo en un (1) tinta fluorescente invisible de
emisión amarilla. Microtextos de seguridad. Orla en sector especifico. Texto de tinta reactiva a
la moneda en sector especifico. 4. Reverso: Plan de premios impreso en tinta grasa y tinta de
anulado. 5. Numeración: Los billetes llevarán una numeración de cuatro (4) dígitos en el
anverso a partir del 0000 al 9999 por serie, más numeración con código de barras, nombre o
razón social del distribuidor, ciudad y teléfono en donde opera, impresión mediante sistema
INK-JET en tinta de color negro de alto poder adherente sobre las fibras de papel que dificulte
injertos, raspados o transposiciones, con tecnología por inyección que supere ampliamente la
impresión Láser; esta impresión irá en cada fracción. 6. Código de barras: Cada fracción
llevará un código de barras más un digito de control para toda la cadena de datos, utilizando la
simbología EAN/UCC-128, de conformidad con las especificaciones técnicas de la circular
externa No 045 de noviembre 14 de 1997, que contenga las siguientes especificaciones:
Nombre o razón social del distribuidor, ciudad y teléfono donde opera, serie, diseño que
determine la Lotería de Cundinamarca. EL CONTRATISTA se compromete a realizar cualquier
modificación que la Lotería de Cundinamarca solicite al código de barras, en caso de variación
en las especificaciones técnicas de la superintendencia Nacional de Salud o por cualquier
variación en el plan de premios. 7. Plazo y sitio de entrega: EL CONTRATISTA efectuará la
entrega de los billetes de loteria a cada uno de los distribuidores autorizados por LA LOTERIA,
debidamente mezclados de acuerdo con el programa entregado a EL CONTRATISTA por la
Lotería de Cundinamarca, con una anticipación de diez (10) días calendario a la fecha del
sorteo bajo la condición que LA LOTERIA entregue la mezcla de la numeración de los billetes,
dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes para los sorteos del mes siguiente. 8.
Perforaciones: Los billetes irán perforados en forma horizontal. 9. Empaque: Los billetes
deberán ser empacados en paquetes termo sellados con tiquete descriptivo exterior indicando
su contenido, numeración y destino de acuerdo a las instrucciones que imparta LA LOTERIA y
a los cupos asignados a los distribuidores cuya relación será suministrada por la LOTERIA. El
empaque para cada sorteo irá debidamente protegido y rotulado con las siguientes
especificaciones: LOTERIA DE CUNDINAMARCA, nombre del distribuidor, dirección, número
del sorteo, fecha de juego, cantidad de billetes, y numeración de los mismos, en todos los
paquetes que contienen los billetes, los cuales se entregarán empacados en cajas corrugadas
de doble pared selladas y rotuladas indicando su contenido. 10. Mezcla: Los criterios para la
mezcla serán establecidos por la Lotería e informados oportunamente al contratista. EL
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CONTRATISTA será el responsable de realizar la distribución de la billetería que se deba
realizar a un distribuidor que tenga más de una (1) agencia en una misma región, para tales
efectos deberá realizar una mezcla interna que garantice la diversidad de números a las
diferentes agencias. 11. Seguros: Cada billete a transportar deberá estar asegurado por valor
nominal de $4.500.oo tanto para el Departamento de Cundinamarca como para el resto del
país. 12. Transporte de billetería con valor declarado: El contratista deberá distribuir la
billetería por intermedio de sus compañías asociadas Thomas Greg & Sons y/o compañías
filiales y/o subsidiarias (TG Express) que presta servicios de courrier y mensajería especializada
autorizada para tal efecto por el Ministerio de Transporte, a cada uno de los distribuidores
acreditados por la Lotería de Cundinamarca. Este transporte será con VALOR DECLARADO.
EL CONTRATISTA por intermedio de su compañía filial y/o subsidiaria TG Express recogerá
los billetes no vendidos en la oficina de cada uno de los distribuidores el día de cada sorteo a
partir de las 7:00 P.m. y los entregarán en las instalaciones de la Lotería de Cundinamarca ese
mismo día antes de las 9:30 P.M. para los distribuidores de Bogotá y antes de las 12:00 M del
día siguiente al sorteo para los distribuidores del resto del país. 13. Control: EL CONTRATISTA
revisará cuidadosamente los billetes y ejercerá todos los controles de seguridad y control de
calidad sobre la impresión de los mismos, de tal forma que el contratista se compromete a
rembolsar a la Lotería el valor nominal de la billetería que se extravíe o deteriore en poder del
contratista y de asumir el costo de premios que se cancelen por errores de impresión en la
numeración y fechado de los billetes. De ésta forma, si EL CONTRATISTA llega a entregar a LA
LOTERIA dos o más billetes con el mismo número y resultaren premiados, EL CONTRATISTA
pagará a la Lotería el valor de los premios correspondientes a los billetes repetidos y vendidos,
siempre y cuando se compruebe que los mismos fueron elaborados en las dependencias de EL
CONTRATISTA. Igualmente, EL CONTRATISTA responderá a la Lotería por los errores que
pudieren presentarse en la impresión de las fracciones o billetes correspondientes,
responsabilidad que en su cuantía será igual a lo que como consecuencia de tales errores
debiere pagar la LOTERIA a los ganadores de los mismos y los perjuicios que se ocasionen por
la ocurrencia de los hecho descritos serán de responsabilidad de EL CONTRATISTA y la
Lotería los hará efectivos por los medios idóneos para ello. Compromiso especial de control
de calidad en las características del billete: EL CONTRATISTA se compromete a que las
características del billete, como color, código de barras, medidas de seguridad, sean uniformes,
confiables, efectivas y que en caso de surgir problemas de esta índole, EL CONTRATISTA le
responderá a LA LOTERÍA resarciendo los perjuicios causados y planteando planes de
mejoramiento. Compromiso de calidad relacionado con el transporte de billetería y
premios: EL CONTRATISTA se compromete a que las entregas y recibos de billetería, sean
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realizados dentro de los plazos acordados y que en caso de incumplimientos, EL
CONTRATISTA le responderá a LA LOTERÍA resarciendo los perjuicios causados y planteando
planes de mejoramiento. 14. Planchas y negativos: Las planchas y negativos
serán de
propiedad exclusiva de la Empresa Comercial Lotería de Cundinamarca y una vez terminada la
emisión
o cualquier utilización de planchas, deberán ser puestas
a disposición
de los
funcionarios encargados por la empresa para su destrucción. Control especial sobre
planchas y negativos: EL CONTRATISTA se compromete a prestar un especial cuidado sobre
las planchas y negativos para que no sean utilizados por su personal o por terceras personas
para fines fraudulentos. C) DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE:
1. Realizar la distribución,
transporte y recolección de devolución de billetería y de los premios de los sorteos ordinarios.
EL CONTRATISTA se compromete con LA LOTERÍA a entregar los cupos de los billetes de
lotería correspondientes a cada sorteo en las oficinas
de cada uno de los distribuidores
indicados por el supervisor del contrato. La billetería correspondiente a las plazas foráneas, se
entregarán en las oficinas de cada distribuidor, cuando la actividad comercial así lo requiera, y
en todo caso conforme con las indicaciones del supervisor del contrato. D) INFORMES:
Presentar en forma sistematizada la siguiente información: a) Retiros, asignaciones, cambios de
dirección y cambios de cupo. b) Semanalmente el listado de recolección, rótulos y distribución.
c) Código, dirección y cantidad de paquetes. d) Los billetes deberán ir en paquetes marcados
con el número de agencia, y el número de billetes contenidos. Cada paquete contendrá la carta
de remesa correspondiente. Adicionalmente, se le entregará a la Lotería copia de la carta de
remesa en medio magnético o impresa. E) OBLIGACIONES ADICIONALES: 1. El contratista
se obliga a realizar cualquier modificación que la Lotería solicite, por razón de variación en las
especificaciones técnicas, de emisión e impresión de billetes, o por cualquier variación en el
plan de premios y de conformidad con la Ley. 2) Distribuir al día siguiente del sorteo, sin costo
adicional, los volantes de resultados a los distribuidores a nivel nacional que le indique la
Lotería. 3) Realizar la debida custodia, sin costo adicional, de los backups de la Lotería, de
conformidad a las entregas que esta misma le realice. 4) Prestar el sistema de verificación
automática de los juegos promociónales que se incluyan en el billete a través de la lectura del
código de barras del billete. 5) Si por motivos de Ley, ya no se requiere desarrollar el objeto del
contrato proyectado, o en desarrollo de esta se optare por un sorteo único nacional o por
asociación con otras loterías podrá darse por terminado con justa causa el contrato por parte
de la Lotería sin derecho a indemnización o modificarse si a ello hubiera lugar. 6) Las demás
que sean necesarias para la adecuada ejecución del contrato. CLÁUSULA SÉPTIMA.GARANTIA UNICA: El Contratista se obliga a constituir a favor de LA LOTERÍA una Garantía
Única, expedida por un Banco o Compañía de Seguros legalmente establecidos en Colombia,
cuya póliza matriz se encuentre aprobada por la Superintendencia Bancaria, que ampare: 1)
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Cumplimiento. Por el treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, por el término de
duración del mismo y seis (6) meses más contados a partir de la constitución de la garantía. 2)
Calidad del servicio. Equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, y por
un término igual a la duración del mismo y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de
constitución de la garantía. 3) Salarios y Prestaciones sociales. Por el diez por ciento (10%)
del valor total del contrato, por el término de duración del mismo y tres (3) años más contados a
partir de la constitución de la garantía. 4. Responsabilidad Civil Extracontractual: Por el
treinta por ciento (30 %) del valor del contrato y por un término igual a la duración del mismo y
seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de constitución de la garantía. PARÁGRAFO
1: REPOSICIÓN DE LA GARANTÍA: EL CONTRATISTA
deberá reponer el monto de la
garantía cada vez que en razón de las sanciones impuestas, o de otros hechos, se disminuyere
o agotare, o cuando se adicione en valor o en tiempo. PARÁGRAFO 2: El hecho de la
constitución de esta garantía, no exonera al CONTRATISTA de sus responsabilidades legales
en relación con los riesgos asegurados. PARÁGRAFO 3: Dentro de los términos estipulados en
el presente contrato la garantía o seguro otorgado, no podrá ser cancelado sin la autorización
de LA LOTERÍA. EL CONTRATISTA deberá cumplir con todos los requisitos para mantener
vigente la garantía a que se refiere esta cláusula y será de su cargo, el pago de todas las
primas y demás erogaciones de constitución, mantenimiento y restablecimiento de su monto,
cada vez que se disminuya o agote por razón de las multas que se impongan. PARÁGRAFO 4:
Cuando haya lugar a la modificación del plazo o valor del presente contrato el CONTRATISTA
deberá constituir los correspondientes certificados de modificación. Cuando se negare a
constituir la garantía exigida o modificarla en los términos que se le señalen, se hará acreedora
a las sanciones contractuales respectivas. CLÁUSULA OCTAVA.- SUPERVISIÓN: LA
LOTERÍA ejercerá la supervisión del cumplimiento de las obligaciones emanadas del presente
contrato por intermedio del Subgerente General de la empresa, o de quien haga sus veces, o
en quién se delegue y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza le sean propias.
CLÁUSULA NOVENA.- CADUCIDAD: LA LOTERÍA podrá declarar caducidad del presente
contrato por cualquiera de las circunstancias establecidas en el artículo 18 de la Ley 80 de
1993. CLÁUSULA DECIMA.- MODIFICACIÓN, TERMINACIÓN E INTERPRETACIÓN
UNILATERALES: LA LOTERIA, ejercerá sus facultades de interpretación, modificación y
terminación unilateral, de acuerdo con lo previsto en los artículos 15,16 y 17 de la ley 80 de
1993. CLÁUSULA DECIMA PRIMERA.- MULTAS: En caso de incumplimiento parcial o mora
por parte del Contratista, LA LOTERÍA podrá directamente, mediante acto administrativo
motivado, imponer multas equivalentes al uno por ciento (1%) diario del valor del contrato, sin
exceder del diez por ciento (10%) del valor del mismo. CLÁUSULA DECIMA SEGUNDA.-
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PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento total del contrato, LA LOTERÍA podrá
declarar directamente mediante acto administrativo motivado, una sanción pecuniaria del veinte
por ciento (20%) del valor del contrato. CLÁUSULA DECIMA TERCERA.- APLICACIÓN DE
LAS MULTAS Y DE LA PENAL PECUNIARIA: El valor de las multas y de la cláusula penal
pecuniaria se tomarán directamente del saldo a favor del Contratista, si lo hubiere, o de la
garantía constituida, o si esto no se pudiere, se cobrará ejecutivamente. CLÁUSULA DECIMA
CUARTA.- CONTROVERSIAS CONTRACTUALES: Las partes, en aras de solucionar en forma
Ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas en la ejecución del contrato,
acudirán a los mecanismos de solución previstos en la ley, tales como la conciliación, la
amigable composición y transacción. CLÁUSULA DECIMA QUINTA.- INHABILIDADES E
INCOMPATIBILIDADES: El Contratista declara bajo la gravedad del juramento que se entiende
prestado con la firma del presente contrato, que no se halla incurso en alguna de las causales
de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en las normas vigentes. CLÁUSULA DECIMA
SEXTA.- CESION: El Contratista no podrá ceder este contrato a ninguna persona natural o
jurídica sin autorización previa y expresa de LA LOTERÍA. CLÁUSULA DECIMA SEPTIMA.PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION: El presente contrato se entiende perfeccionado con la
firma de las partes y la expedición del registro presupuestal. Para su ejecución se requerirá de
la aprobación de la garantía y de la existencia de la disponibilidad presupuestal
correspondiente. Igualmente el CONTRATISTA deberá publicar el presente documento previa
liquidación por parte de la Tesorería Del Departamento de Cundinamarca, con el fin de que el
mismo sea publicado en el medio oficial del Departamento y pagar el Impuesto de Timbre, si
hay lugar a ello, y demás tributos, tasas o similares que correspondan. CLÁUSULA DECIMA
OCTAVA.- LIQUIDACION: El presente contrato se liquidará de común acuerdo entre las partes
al cumplimiento de su objeto, o a más tardar dentro de los cuatro meses siguiente, contados a
partir de la fecha de la extinción de la vigencia del
contrato o de la expedición del acto
administrativo que ordene su terminación. CLÁUSULA DECIMA NOVENA.- CUMPLIMIENTO
DE LAS OBLIGACIONES CON EL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL: EL CONTRATISTA
está obligado a afiliar y mantener afiliados a sus empleados a los sistemas de seguridad social
en salud y pensiones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias sobre la
materia y a realizar los aportes correspondientes. Del mismo modo está obligado a hacerlo
respecto de las contribuciones y aportes parafiscales de ley (Cajas de Compensación Familiar,
SENA e ICBF), cuando a ellos haya lugar. LA LOTERIA realizará las verificaciones de
conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias. En todo caso, el revisor fiscal, si la
entidad está obligada a tenerlo, o el representante legal en caso contrario, expedirá la
certificación correspondiente para el trámite de cada pago, durante todo el plazo de este
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contrato sobre el cumplimiento de estas obligaciones respecto de todos los empleados del
CONTRATISTA. PARÁGRAFO: En caso de incumplimiento de las obligaciones que se
estipulan y se citan en esta cláusula, LA LOTERIA impondrá multas al CONTRATISTA por
concepto de incumplimiento de las obligaciones contractuales. Del mismo modo en los casos
previstos en la ley podrá declararse la caducidad del contrato por el incumplimiento de las
obligaciones estipuladas y citadas en esta cláusula para el CONTRATISTA. CLÁUSULA
VIGESIMA.-RÉGIMEN LEGAL: Este contrato se regirá en general por las normas civiles y
comerciales vigentes, salvo en los aspectos particularmente regulados por la ley 80 de 1993 y
sus Decretos Reglamentarios. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.- DOMICILIO: Para todos los
efectos el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. En constancia se firma
el presente contrato en la ciudad de Bogotá D.C., a los veinticinco 25 días del mes de junio de
2010.
LA LOTERÍA,
HERMES VILLAMIL MORALES
POR EL CONTRATISTA,
HOLLMAN GREGORIO JIMÉNEZ MONROY
Proyecto: Carlos Rodríguez- Auxiliar Administrativo.
Reviso: Milton Martínez Hernández
V.B. Carlos Gabriel García- Subgerente General.
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