2002_105info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO P.N.U.D. N° ARG/97/035
“PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto P.N.U.D. N° ARG/97/035.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
el estado financiero, notas anexas e información financiera complementaria detallados en el
apartado I- siguiente, por el período comprendido entre el 1° de enero de 2000 y el 31 de
diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/035 “Programa de Apoyo a la
Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos”, de acuerdo al
Documento suscripto el 29 de octubre de 1997 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (P.N.U.D.) y posteriores revisiones, a fin de que este último
brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
1034-AR “Programa de Apoyo a la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos
Públicos”, suscripto el 19 de noviembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (B.I.D.).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Ingresos y Egresos de Efectivo por el período comprendido entre el 1° de
enero de 2000 y el 31 de diciembre de 2000, expresado en pesos, y notas explicativas I a
V que forman parte del mismo.
1
b) Información Financiera Complementaria:
1.
Estado de Ingresos y Egresos de Efectivo por el período comprendido entre el
01/01/00 y el 31/12/00, expresado en dólares.
2.
Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00”, emitida en dólares estadounidenses
por la oficina Buenos Aires del P.N.U.D., y certificada por la Unidad Ejecutora del
Programa (U.E.P.).
3.
Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31/12/00,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del P.N.U.D. en Nueva York, y
certificado y conciliado por la U.E.P.
Los estados expuestos en a) y b) 1. fueron elaborados por la U.E.P. y son de su exclusiva
responsabilidad. Se encuentran expresados al tipo de cambio operacional fijado por el
P.N.U.D. (USD 1 = $ 0,998).
Los estados financieros fueron presentados en su totalidad a esta auditoría con fecha 6 de
junio de 2002, se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre 25/02/02 y el 02/05/02 y entre el
30/05/02 y el 09/06/02.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
2
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (I.N.T.O.S.A.I.) y con
las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del P.N.U.D., incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por
los organismos de las Naciones Unidas. En el desarrollo de nuestro examen se han
planteado las siguientes limitaciones a nuestro alcance:
1. A los efectos de contar esta auditoría con confirmación de terceros se procedió a
circularizar al SAF –Sistema Administrativo Financiero correspondiente como
procedimiento complementario; a la fecha del presente no hemos recibido respuesta a
nuestra solicitud de confirmación de los fondos de contrapartida local afectados al
Proyecto durante el ejercicio auditado (Transferencias recibidas de A.F.I.P. USD
9.952.959.-)..
2. Por otra parte la UEC no nos ha suministrado el Libro Inventario de Bienes y Equipos,
donde conste el listado de los bienes adquiridos al 31/12/00 a través del Proyecto. Por
lo tanto esta auditoría no ha podido realizar la inspección ocular sobre las compras del
ejercicio de USD 14.849.869,89 (a través de una selección representativa sobre la
muestra realizada de USD 8.562.530,04) a los fines de verificar su existencia,
ubicación y estado actual.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Se han detectado deficiencias de control interno en los procesos de contratación efectuados
por la Unidad Ejecutora Central con respecto a las adquisiciones incluidas en la muestra,
que se detallan en el punto B- 2)- I de nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto
3
adjunto.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a las limitaciones expresadas en
II- y excepto por lo expuesto en III- precedente, el estado financiero e información
financiera complementaria detallados en I-, exponen razonablemente la situación financiera
del Proyecto P.N.U.D. Nº ARG/97/035 “Programa de Apoyo a la Institucionalización de la
Administración Federal de Ingresos Públicos” al 31 de diciembre de 2000, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento
de Proyecto del 29/10/97 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 2 de julio de 2002.
4
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/97/035
“PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto P.N.U.D. Nº ARG/97/035.
Como resultado de la revisión practicada sobre el estado financiero, notas anexas e información
financiera complementaria al 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto PNUD Nº
ARG/97/035 “Programa de Apoyo a la Institucionalización de la Administración Federal de
Ingresos Públicos”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad Ejecutora del Programa (U.E.P.), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, han surgido
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Informes
Observaciones:
1. En algunos casos los informes presentados por los consultores no poseen fecha de
presentación ni de recepción por parte de la Unidad Ejecutora.
2. Se ha podido observar que en algunos casos la Unidad de Coordinación no deja
constancia de la fecha de aprobación (fecha y firma) de los informes de avance y/o
finales.
5
Comentarios de la UEP:
1. y 2. Se aplicará el siguiente procedimiento:
9 Todos los informes serán aprobados en el cuerpo principal
9 Incluirán fecha de presentación, la cual podrá ser anterior a la finalización del
período informado. Todo ello teniendo en cuenta las demoras en las cuales se
puede incurrir en el proceso administrativo de emisión de pagos y la posterior
transferencia de honorarios.
Recomendación: Dejar evidencia fehaciente respecto al cumplimiento de los trabajos
encomendados y sobre la recepción de la U.E.P. de los informes presentados por los
consultores, a fin de documentar la realización de los controles sobre el cumplimiento
de los términos de referencia respectivos.
b) Control de Legajos
Observación: En algunos casos de la muestra analizada la constancia de C.U.I.T. tenida
a la vista no se encuentra firmada por el consultor.
Comentario de la UEP: El Manual de Gestión de Proyectos del P.N.U.D. no indica ni
establece la obligatoriedad de solicitar la constancia de C.U.I.T., y menos aún, firmada
en original. En el contrato que firman los consultores declaran “…que su desempeño
profesional es independiente y autónomo …” (Cláusula 5. Aportes jubilatorios y
Prestaciones Médicas) y manifiestan “…con carácter de Declaración Jurada, lo
siguiente respecto de su situación previsional e impositiva: Inscripción en la DGI/SIJP
(CUIT)….” (Certificado de elegibilidad de consultores - Anexo 3.K del MGP). No
obstante y por sugerencia de la A.G.N. se está implementando la firma del consultor en
el certificado.
Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa fiscal vigente en la materia.
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2- LIBRO BANCO
Observación: El Proyecto no lleva un libro banco en el que detalle en forma cronológica
los cheques emitidos y/o anulados. Se nos suministró un listado en el cual falta un número
de cheque.
Comentario de la U.E.P.: El Sistema Integrado Contable emite un listado en el cual se
detallan todos los cheques emitidos en forma cronológica.
Recomendación: Implementar un registro auxiliar de banco que complemente la
información contable en el que se detalle en forma cronológica la totalidad de los cheques
emitidos y/o anulados.
3- BANCOS
Observación: Del análisis efectuado sobre la conciliación bancaria de la cuenta corriente
del Citibank se ha podido observar que al cierre del ejercicio existe una transferencia
bancaria de antigua data, pendiente de débito, por $ 2.436,59 (la fecha de emisión de esta
remesa es el 01/02/99).
Comentario de la U.E.P.: El débito correspondiente no fue realizado por el Citibank en la
cuenta del Programa. No existiendo reclamos de los beneficiarios la transferencia fue
revertida y se dio de baja el compromiso con fecha 5 de Enero de 2001.
Recomendación: Analizar y depurar aquellas partidas pendientes que surgen de las
conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto a efectos de mantener una correcta
información contable.
4- CARGOS POR I.V.A.
Observaciones:
1) Del análisis efectuado sobre el control interno del circuito Compras-Pagos hemos
detectado las siguientes observaciones:
7
1.1 Los cargos por I.V.A. correspondientes a comisiones bancarias, fundamentalmente
aquellas derivadas de “comisiones por transferencias” (pagos por transferencias
bancarias), que durante el año 2000 totalizaron $ 7.771,93.-, fueron debitados por el
Citibank y contabilizados como gasto. La Res. Gen. 3349 y las normas P.N.U.D.
indican que el monto del I.V.A. se sustraerá del precio total resultando la diferencia
el importe a ser abonado por el programa al prestador de los servicios, es decir el
I.V.A. no debe ser parte del costo a pagar, por lo cual la facturación y el certificado
del IVA se emitirán de acuerdo a la Res. Gral. 3349 A.F.I.P.. Asimismo, los
extractos bancarios se encuentran sellados por el banco con la siguiente leyenda:
“sujeto exento – el impuesto al valor agregado contenido en el presente extracto se
discrimina del precio al sólo efecto de cumplir con el art. 3º de la RG3349”.
Comentario de la U.E.P.: Se tomarán las medidas correctivas correspondientes.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Aprobación de la planta de personal contratado
Observación: La aprobación de la planta de personal para el año 2000 mediante la
Resolución 153 se realizó con fecha 12/05/00, sin embargo conforme lo establecido en
la Resolución de la Secretaría de Hacienda N° 545/98 dicha aprobación debe realizarse
con anterioridad al inicio del ejercicio fiscal correspondiente.
Comentario de la U.E.P.: El 17/03/2000 la Secretaría de Hacienda notifica al
Programa que corresponde la presentación y deberá efectuarse.
Mediante Nota D.E. Nº 200/00 de fecha 03/04/2000 se presenta la información
correspondiente.
Mediante Nota D.E. Nº 224/00 de fecha 24/04/2000 se remite información
complementaria solicitada telefónicamente.
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Mediante Resolución Nº 153 del 12/05/2000 se aprueba la Planta de Consultorías para
el ejercicio.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, de aplicación para
las Unidades Ejecutoras de los Préstamos (UEP) de programas y/o proyectos especiales
financiados total o parcialmente por Organismos Internacionales, en los plazos previstos
en la citada Resolución.
b) Legajos
Observaciones:
1. Solicitudes de contratación: en la totalidad de los casos las solicitudes de
contratación no cumplen con el formato del manual del P.N.U.D. (denominadas por
el proyecto “hoja de ruta”). Al respecto cabe señalar que:
• en ningún caso figura el número de dichas hojas.
• Con respecto a la obligación de fechar las mismas, en un caso no consta la fecha y
en tres casos se encuentra incompleta y en otro es incorrecta (un caso)
• No hemos tenido a la vista las hojas de ruta correspondientes a cinco contratos.
2. La mayoría de los C.V. presentados por los consultores seleccionados no poseen
firma, fecha de emisión y sello de recepción por parte de la U.C.P.
3. En cinco casos de la muestra analizada no se ha tenido a la vista copia fiel del título
universitario del consultor.
Comentarios de la UEP:
1. Todas las contrataciones del Programa se encuentran sistematizadas en el sistema de
Cancillería. La Hoja de Ruta es un procedimiento interno, al cual actualmente se
agrega el número de contrato.
2. El MGP no indica ni establece la obligatoriedad de firmar el Curriculum Vitae por el
consultor. Tampoco indica o establece modalidades de recepción del mismo. La
implantación del sistema informático de Cancillería ha requerido que la presentación
9
de formularios impresos para contratación de consultores establecidos en el MGP
(términos de referencia, currícula, etc.) fuera realizada en medio magnético,
consecuentemente, la recepción se evidencia con el soporte magnético entregado por
el consultor y su posterior registro en el sistema. No obstante y en seguimiento a la
sugerencia de la A.G.N., a partir del ejercicio 2002 se solicita la firma del consultor y
se agrega sello con fecha de recepción en la U.E.P.
3. Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
c) Pagos
Observaciones:
1) En la totalidad de los casos muestreados se observó que las Ordenes de Pago son
posteriores a la factura. Debe tenerse en cuenta que dicha facturas en especial las de
tipo “C” cumplen -según resolución 3419 y modificatorias- la función de recibo
cancelatorio.
2) Se pudo observar en el caso de un consultor, que no se respetó la cronología de
emisión de las fechas en sus facturas.
3) En otro caso la totalidad de las facturas presentadas durante el ejercicio 2000 por $
37.412.80 poseen el código de autorización de impresión (CAI) vencido desde el 114-99.(22).
4) En otro caso las facturas (“B”1-02, 1-03 y 1-04) no incluyen el I.V.A.
correspondiente por un total de $1.433.45. (facturó según escala de honorarios sin
adicionar el I.V.A.)
A su vez los códigos de autorización de impresión (CAI) correspondientes a varias
facturas (“B”1-07 de fecha 24/05/00 hasta la “B” 1-024 del 12/12/00) por un total de
$ 18.022.95, se encuentran vencidos desde el 01/05/00.
Comentarios de la U.E.P:
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1) Los pagos se realizan con posterioridad a la presentación de la Factura o Recibo, por
lo tanto la fecha de la Orden de Pago es posterior o igual a la fecha de la Factura o
Recibo. Se aplica el siguiente procedimiento:
1. A partir del 25 del mes se reciben las Facturas o Recibos
2. Se controla con el cronograma si corresponde presentación de informes
3. Se controlan los aspectos formales de la facturación
4. Se procesa el pago
Las transferencias se realizan entre el último día hábil del mes anterior y el quinto día
hábil del mes siguiente.
2) Se tendrá en cuenta
3) Se tendrá en cuenta la observación. El consultor no fue recontratado, no pudiendo
por ende subsanar la observación
4) El consultor no solicitó los certificados de I.V.A., por lo tanto no se entregaron los
mismos por las facturas mencionadas. Con respecto al código de autorización de
impresión (CAI) vencido, en seguimiento de sugerencias de auditoría se notificó (con
fecha 01/06/01) y solicitó al consultor regularizar la situación.
Recomendación: Documentar adecuadamente los pagos verificando el cumplimiento
de la normativa fiscal vigente así como implementar un manual o instructivo de
procedimientos administrativos que brinde los lineamientos de pago y su control.
d) Informes
Observaciones:
a) En algunos casos, los informe de avance y/o finales fueron aprobados en una fecha
anterior a la fecha de recepción por parte de la UCP y viceversa en otros casos.
b) En dos casos no se tuvieron a la vista las aprobaciones de los informes de avance y/o
finales.
c) En un caso la fecha de recepción por parte de la UCP es anterior a la fecha de
presentación del mismo.
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Comentarios de la U.E.P.:
a) En general, la aprobación de los informes por parte de los coordinadores de los
componentes es previa a la recepción en la UEP.
b) Las facturas correspondientes se encuentran aprobadas. Asimismo obra en los legajos
entregados a la auditoría copia de las Notas CAR del B.I.D., que aprueban los
Informes Finales.
c) Tal lo indicado ut-supra, en general la fecha de presentación podrá ser anterior a la
finalización del período informado. Todo ello teniendo en cuenta las demoras en las
cuales se puede incurrir en el proceso administrativo de emisión de pagos y la
posterior transferencia de honorarios
Recomendación: En cuanto a la recepción y aprobación de informes establecer un
procedimiento normado que establezca una única metodología; además en todos los
casos dejar constancia de las respectivas aprobaciones.
e) Escala de Honorarios
Antecedentes:
ƒ Con fecha 29 de mayo de 2000 a través del Decreto P.E.N. N° 430/2000, se
estableció la reducción de las retribuciones del personal del Sector Público Nacional.
ƒ Con fecha 07 de junio de 2000 el P.N.U.D., mediante Circular N° 17/2000, informa
al Proyecto la nueva escala de honorarios.
ƒ Con fecha 12 de Junio de 2000, el Proyecto eleva al P.N.U.D. Nota D.E. N° 0314/00,
en la que manifiesta su decisión de hacer uso de la opción prevista en el segundo
párrafo del artículo 4° del mencionado Decreto, aplicando un ajuste en la masa
mensual de honorarios pagados, en lugar de la disminución automática de cada uno
de los contratos vigentes. En dicha nota se comunica también, que entre la fecha del
Decreto y el día 08 de Junio del mismo año, se produjeron todas las notificaciones de
reducción de honorarios, rescisión de contratos y enmiendas correspondientes. En
consecuencia, el Proyecto a través de la precitada nota, solicitó al P.N.U.D., de
manera excepcional, la aprobación pertinente para continuar aplicando hasta el 31 de
12
Diciembre -fecha en la que vencían los contratos suscriptos-, la escala de honorarios
que se encontraba vigente antes de la Circular N° 17/2000.
ƒ El 15 de junio de 2000, el P.N.U.D. mediante Nota N° 602/00 (la copia suministrada
a esta auditoria se encuentra sin firmar), considera que, para evitar las situaciones
conflictivas que una nueva revisión de las contrataciones podría generar y minimizar
los riesgos resultantes sobre el desarrollo del proyecto y el cumplimiento de sus
objetivos, podría accederse a lo solicitado.
ƒ El 03 de julio de 2000 a través de Nota N° 102593/00, el Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio Internacional y Culto otorga su no objeción a la citada
excepción.
ƒ El 05 de julio de 2000 el P.N.U.D. mediante Nota N° 666/00, condicionó la
autorización, a la presentación de una nueva solicitud efectuada por parte del
Director Nacional del Proyecto.
ƒ El mismo día, 05 de julio de 2000, el Director Nacional del Proyecto emite al
P.N.U.D. la nueva solicitud por ellos requerida y que condicionaba la respectiva
autorización. Dicha petición fue recibida por el P.N.U.D. con fecha 06 de Julio de
2000.
Observaciones:
En orden a la muestra analizada, surgen las siguientes:
1. Al momento de solicitar la excepción (nota 314/00) el proyecto manifestó que los
contratos suscriptos vencían el 31 de diciembre de 2000, no obstante lo expresado en
dicha nota esta auditoría pudo constatar que, la mayoría (85%) de los contratos
incluidos en la muestra, vencieron con anterioridad al 31 de diciembre de 2000. A su
vez en los casos en que los consultores fueron recontratados, el Proyecto continuó
aplicando la escala de honorarios anterior, no respetando la emitida por el P.N.U.D.
mediante Circular N° 17/2000.
2. No obstante lo dispuesto en el articulo 4° segundo párrafo del Decreto P.E.N. N°
430/00 que establece “los organismos tendrán la opción de no aplicar la reducción
13
dispuesta en el presente articulo, cancelando otras contrataciones del mismo tenor a
fin de compensar la suma correspondiente a la reducción dispuesta”, se verificó que
el mecanismo seguido por el Proyecto no fue uniforme ya que:
a) En algunos casos, mantuvo el honorario vigente;
b) En otros, efectuó la disminución de los honorarios a través de una
recategorización (menor rango) y,
c) En distintos casos, procedió a la rescisión de los contratos.
3. Se han verificado casos en los que las fechas de las Ordenes de Pago de los
honorarios correspondientes a Junio/00, son anteriores al día 06 de julio de 2000,
fecha en la que el P.N.U.D. recibe la nueva solicitud de excepción emitida por el
Director Nacional del Proyecto.
Comentarios de la U.E.P.:
1. Al momento de solicitar la excepción la mayoría de los contratos vencía en
Diciembre 2000. La excepción otorgada aplica a todas las contrataciones realizadas
por el Programa hasta el 31/12/00 y de acuerdo a los requisitos P.N.U.D. se
encuentra registrada en el sistema informático llamado “Sistema de Gestión y
Control del Presupuesto” conectado ON-LINE con la Cancillería. Todas las
contrataciones han sido verificadas por Cancillería.
2. Tal como se expresó en la nota del 12/06/25000, el Organismo Ejecutor del
Programa decidió aplicar la política ordenada por el Gobierno haciendo uso de la
opción establecida en el segundo párrafo del Artículo 4° del Decreto 430/2000, en el
sentido de reducir el gasto en contratos individuales de prestación de servicios y
locación de obra mediante un ajuste de la masa mensual de honorarios pagados en
lugar de una disminución automática en cada uno de los contratos vigentes.
3. Sin comentarios.
14
15
Recomendación: Para el caso en que se emitan normativas similares al analizado, y el
proyecto pretenda solicitar excepciones a la misma, se recomienda que la información
brindada a terceros (en este caso el P.N.U.D.) a tal efecto se suministre con el mayor
grado de detalle posible.
Por otra parte recomendamos la no emisión de ordenes de pago hasta tanto tener la
confirmación en firme de la excepción solicitada.
2- COMPRAS Y SUBCONTRATOS
La muestra del presente ejercicio alcanzó los siguientes contratos y sus pagos relacionados
efectuados durante el ejercicio 2000:
Categoría
Compras
Licitación
LPI 03/98 (1)
Contrato
Proveedor
17/98
Advanced
Monto
Monto pagado
Contrato
en el ejerc. 2000
1.447.302,00
286.860,64
Technology
Alliance (ATA)
Compras
Compras
CPP/LPI 5/98 (1)
LPI 16/99 (2)
23/99
SOFNET S.A.
2.249.419,00
115.632,30
25/99
DIEBOLD- -
2.785.970,00
1.099.252,00
6.560.446,05
6.132.785,97
927.999,13
927.999,13
DIEBOLD DPB
Compras
LPI 16/99 (2)
26/99
IBM Argentina
S.A.
Compras
LPI 16/99 (2)
27/99
STYLUS S.A.
Subtotal
Subcontratos
8.562.530,04
Contratación
18/98
IBM Argentina
directa (1)
Subcontratos
Contratación
4.530.437,00
2.377.791,00
583.096,00
159.385,54
S.A.
19/98
IBM Argentina
directa (1)
S.A.
Subtotal
2.537.176,54
Total
11.099.706,58
16
(1) Los antecedentes licitatorios fueron analizados en el ejercicio 1999.
(2) Los antecedentes licitatorios fueron analizados en el presente ejercicio.
I- ANÁLISIS DE ANTECEDENTES LICITATORIOS
Licitación Pública Internacional LPI N° 16/99
Objeto: Adquisición de estaciones de trabajo e impresoras para la A.F.I.P. y
adquisición de 589 estaciones de autoservicio y servicios conexos.
Contrato N° C-25/99 -Proveedor: Consorcio DIEBOLD - DIEBOLD DPB (Item N° 6)
Contrato N° C-26/99 -Proveedor: IBM Argentina S.A. (Items Nros. 1, 2, 3 y 4)
Contrato N° C-27/99 -Proveedor: STYLUS S.A.(Item N° 5)
1) COMUNICACIONES
Observaciones:
a. El medio utilizado por el Proyecto para efectuar las comunicaciones con los
potenciales oferentes, relativas a enmiendas sustanciales al Pliego y prórrogas en
las fechas del acto de apertura prevista, consistió en el envío de faxes a las
empresas que retiraron el Pliego. Dicho medio, no puede considerarse
comunicación fehaciente, ya que no es posible comprobar el contenido de tales
envíos. En punto a lo expresado, merecen realizarse los siguientes comentarios:
‰
En algunos casos, los comprobantes de envíos (papel de fax) se encuentran
borrosos;
‰
En otros, la cantidad de hojas enviadas con OK - según consta en los
comprobantes de envío -, no se corresponde con el total de páginas que
integran la enmienda o las respuestas a consultas.
‰
Tampoco pudo constatarse, para ciertas empresas participantes en la
licitación, el archivo de los comprobantes de envío, encontrándose en el
expediente correspondiente, sólo las portadas de los Faxes.
b. Asimismo, se ha podido constatar que en ciertos casos, no existe constancia
documental en el expediente de los envíos efectuados por la vía detallada en el
punto anterior, ni por ninguna otra, de las correspondientes enmiendas al Pliego
y/o de respuestas a consultas efectuadas por los oferentes.
17
Comentarios de la U.E.P.:
a)
• El Contrato de Préstamo no especifica el método a seguir en las comunicaciones a
los oferentes, habiéndose elegido el más habitual, con los menores costos en
tiempo y dinero, y que conjuntamente garantice la agilidad del proceso. La
recepción de las comunicaciones se verifica con los comprobantes de fax de
donde surgen los datos del envío.
• Los faxes, si bien están algo borrosos, permiten visualizar claramente los datos
principales (número del teléfono receptor, fecha y número de páginas, etc.).
Al principio de cada aclaración, enmienda, etc. se encuentra archivada una copia
del documento correspondiente enviado, en un solo juego, junto a los
comprobantes de fax y las carátulas enviadas. La metodología utilizada ha tenido
en cuenta la necesidad de minimizar el dispendio de papel y el espacio destinado a
archivo
b) Se trata de un problema de archivo, que no generó inconvenientes en el proceso
licitatorio, el que culminó sin impugnaciones en ese sentido, llegando
consecuentemente a buen término.
Recomendaciones:
1. Si bien el Convenio Préstamo no hace alusión al método a seguir en las
comunicaciones a los oferentes, el Proyecto debería -y así lo aconsejan los
procedimientos a seguir en una sana administración- establecer mecanismos
fehacientes de comunicación a los oferentes que garanticen de manera clara y
precisa la recepción por parte de éstos de lo que pretende comunicarse. La
intención del Proyecto de agilizar el proceso incurriendo en menores costos en
tiempo y dinero es válida, sin embargo, debe tenerse en cuenta que a los fines de
la consecución de dicho objetivo, se deja de lado principios básicos que hacen a la
transparencia del armado documental con que debería contar el Proyecto en un
proceso de licitación. Tan es así, que en el propio comentario del Organismo se
18
hace alusión a los estados “algo borrosos” de los faxes, documentación que con el
tiempo tiende a ser totalmente ilegible.
2. Recomendamos al Proyecto establecer procedimientos de recepción y
conformidad de dichos envíos, a efectos de documentar adecuadamente el
procedimiento de comunicación con los oferentes previo al acto de apertura,
máxime en el caso de introducir cambios sustanciales en los Pliegos originalmente
entregados
Ya que si bien, según lo expresado por el Proyecto, en la licitación bajo estudio no
se generaron inconvenientes ni se produjeron impugnaciones en ese sentido, la
falta de constancia documental de los envíos realizados, debilita al comprador
para hacer frente a potenciales situaciones de conflicto.
2) PLAZOS Y DISPONIBILIDAD DE LOS PLIEGOS
Observación:
Si bien la publicación del llamado a licitación en medios gráficos se realizó el
16/04/99, los Pliegos no se encontraban disponibles hasta el 28/04/99, fecha ésta que
surge del Listado de Empresas que retiraron el Pliego (columna “retiró pliego”),
suministrado por el Proyecto, no cumpliéndose por lo tanto, con el plazo de puesta a
disposición de los Pliegos, de por lo menos 45 días antes de la fecha prevista para el
acto de apertura (01/06/99). Este requisito es exigido por el BID en el punto 3.10
“Apertura y Evaluación de Ofertas” de las Políticas Básicas y Procedimientos de
Adquisiciones de dicho Banco.
Comentario de la U.E.P.: El requisito del plazo está cumplido ampliamente, ya que
entre la fecha en que los oferentes tomaron conocimiento del Pliego y el acto de
apertura medió un período de más de 45 días, dadas las prórrogas implementadas.
Recomendación: Se recomienda al Proyecto, allanarse a los requisitos exigidos por
el B.I.D. en lo relativo al tiempo que debe mediar entre la puesta a disposición de los
pliegos y la fecha originalmente prevista para el acto de apertura. Debe tener en
19
cuenta, además, que al momento de la publicación se desconoce a priori las sucesivas
prórrogas a implementar.
3) ENMIENDAS AL PLIEGO - PUBLICIDAD
Observaciones:
1. A través de la Enmienda N° 1, se producen cambios importantes a la Licitación,
tales como:
a) Prórroga de la fecha del acto de apertura;
b) Inclusión de un nuevo ítem (n° 6 ) consistente en la adquisición de estaciones
de autoservicio con entregas en todo el país;
c) Modificación de cantidades en los bienes de los ítems 1 y 2, como así también,
cambios en los plazos de entrega y,
d) Cambios por ítems en los montos de las Garantías de Mantenimiento de
Ofertas.
Al respecto cabe señalar:
ƒ No se ha podido constatar - en la documentación suministrada por el Proyecto la nueva publicación en medios gráficos, teniendo en cuenta lo sustancial de las
modificaciones producidas por las enmiendas;
ƒ Del análisis de las constancias de remisión a los posibles oferentes, surge que
dicha enmienda fue enviada entre el 14/05/99 y el 21/05/99, verificándose que
no se cumple con un principio de igualdad en la fecha de envío. Este
procedimiento produjo, en aquellos casos en los que las fechas de envíos
fueron posteriores al 14/05/99, incumplimientos en los tiempos mínimos
establecidos por el B.I.D. entre dichas fechas y la prevista para el nuevo acto
de apertura (14/06/99). Punto 3.09 d) - Políticas Básicas y Procedimientos de
Adquisiciones del B.I.D.
20
2. A su vez, se han podido observar reiterados cambios en la fecha de apertura, tal
como se describe seguidamente:
•
Fecha acto de apertura original: 01/06/99;
•
Enmienda 1 - Primera prórroga: 14/06/99;
•
Enmienda 2 - Segunda prórroga: 30/06/99;
•
Enmienda 3 - Tercera Prórroga: 12/07/99.
De lo anteriormente expresado, surgen los siguientes comentarios:
a) En todos los casos en que se produjeron cambios en la fecha del acto de
apertura, la comunicación se efectuó a través del envío de las enmiendas, sólo
a los oferentes que hasta ese momento habían retirado los Pliegos. No existen
constancias de publicaciones en medios gráficos que garanticen obtener la
participación de nuevos posibles licitantes, teniendo en cuenta el estiramiento
de los plazos y que este hecho podría haber dado lugar a la preparación de
nuevas ofertas.
b) La enmienda 3, que prorrogó la apertura para el 12/07/99, se envió por medio
de fax a todos los oferentes, el día 29/06/99, esto es, sólo un día antes de la
fecha prevista para el acto de apertura según la Enmienda 2, vigente hasta ese
momento.
Comentarios de la U.E.P.:
1. El Contrato de Préstamo no prevé una metodología de comunicación en especial.
En el Anexo B, Cláusula 3.36 del Contrato de Préstamo se establece que: “Toda
modificación o ampliación de las bases y especificaciones de la licitación o de la
fecha de presentación de las ofertas, deberá contar con la previa conformidad
del Banco y ser comunicada a todos los interesados que hayan retirado los
documentos de la licitación...”
2. El B.I.D. no establece tiempos mínimos para efectuar dichas comunicaciones. Las
21
modificaciones y/o ampliaciones efectuadas fueron comunicadas a los oferentes
de acuerdo a lo establecido por el Contrato de Préstamo, La Cláusula 3.09 de las
Políticas Básicas hace referencia a un plazo ejemplificativo de 30 días que queda a
criterio del Prestatario y del Banco.
De todas maneras se tomará en cuenta y se procurará para futuras licitaciones
establecer mecanismos apropiados de registro
Recomendaciones: Toda vez que sean necesarios introducir cambios sustanciales a
los documentos de licitación efectuar una nueva publicación en medios gráficos de
amplia difusión, lo cual redundaría -a nuestro entender-, en una mayor participación
de oferentes y comunicar de manera ágil, fehaciente y oportuna a los oferentes
participantes.
4) INFORME DE EVALUACIÓN
Observaciones:
a) Se ha podido observar un error en el informe de evaluación de ofertas al efectuar
el análisis de la oferta de EPSON S.A ya que, en el ANEXO VII - Capacidad
Financiera, renglón A se pudo constatar la siguiente discrepancia:
-
Según ANEXO VII (Balance al 28/02/99) fs.2002:
$ 80.810.050,00
-
Según oferta (Estado de Resultados) fs.1880:
$ 88.825.495,14
El error en el dato referido produjo como consecuencia la determinación de un
incorrecto valor promedio de las ventas sobre ofertas presentadas (76,31), siendo
el valor real de dicha prueba 80,09.
No obstante cabe señalar, que dicho error no afecta el resultado de la evaluación,
por ser ambos valores superiores a lo solicitado por pliego.
b) Con respecto a la fecha del Informe de Evaluación (24/08/99) se ha podido
verificar que no se dio cumplimiento con lo estipulado en el artículo 3 de la
disposición 460/99 (constitución del grupo de trabajo) que establece que el mismo
22
debe ser elevado a la Unidad Ejecutora en un plazo no mayor a 10 días hábiles a
contar desde la fecha de la apertura de las ofertas (12/07/99).
Comentarios de la U.E.P.:
a) Si bien se constató la diferencia, no se consideró relevante ya que no modificaba
el aspecto sustantivo de la licitación.
b) Los pedidos de aclaraciones que obran en el expediente prorrogaron de hecho la
fecha, ya que no resulta operativo emitir una disposición del Administrador
Federal de prórroga.
Recomendación: Sugerimos al Proyecto que al momento de constatar diferencias,
relevantes o no, proceda a rectificar el informe de evaluación.
5) REQUISITO DE CAPACIDAD FINANCIERA - PROMEDIO DE VENTAS
DE LOS ÚLTIMOS AÑOS
Observaciones:
A través de la Sección III, Cláusula 11.1. (f) (i) del Pliego, se estableció como uno de
los criterios de evaluación de la capacidad financiera de los oferentes, que el
promedio de los últimos dos años de sus ventas brutas debían ser superiores a 10
veces el precio total de su oferta.
Basado en esta exigencia, el Grupo de Trabajo encargado de la evaluación, procedió
a desestimar a tres oferentes (Compaq LA S.A., Acer Argentina S.A. y Olivetti
Argentina S.A.), no efectuando por lo tanto, el análisis de las propuestas técnicas
(especificaciones técnicas) ni de las financieras.
Sin embargo, merece señalarse que éstas últimas fueron inferiores en los ítems 1, 2 y
3 a las propuestas financieras de la Empresa que finalmente resultó adjudicada en
porcentajes que oscilan entre el 20,03% y el 30,19%.
23
Por otra parte, es dable mencionar que, si bien la letra del Pliego pondera
Ventas/Total de la oferta, la adjudicación se efectúa por ítem, transformándose en
una condición innecesaria en el caso en que un oferente cotice todos los ítems, pero
sólo se encuentre en condiciones de ser adjudicatario de uno de ellos.
Tan es así, que si el oferente no cumple con el mencionado requisito, se desestima la
totalidad de la oferta presentada, sin considerar que las ventas tomadas al efecto
podrían superar ampliamente el monto cotizado para ese único renglón.
A los efectos ilustrativos de los cuestionamientos planteados, se adjunta el siguiente
cuadro:
24
Oferente
item 1
item 2
item 3
PC mediano porte
PC bajo porte
Estaciones A
Monto cotizado
%*
Descalificada por:
Oferente
Monto cotizado
%*
Descalificada por: Oferente
Monto cotizado
%*
Descalificada por:
ACER
644.605,00 20,03% VENTAS
ACER
3.528.000,00 26,43% VENTAS
COMPAC basica
473.495,40
30,19% VENTAS
OLIVETTI basica
729.534,00
OLIVETTI basica
3.993.600,00 16,72% VENTAS
NORTH DATA
479.145,15
29,35% LIQUIDEZ
10,24% TECNICO
9,49% VENTAS
ASHFORD INT
745.872,14
7,47% GARANTIA
OLIVETTI alternativa
4.060.800,00 15,32% VENTAS
HEWLETT PACKARD
608.760,00
IBM alternativa
759.326,36
5,80%
ASHFORD INT
4.570.608,00
IBM alternativa
678.228,30
EXO
783.913,00
2,75% TECNICO
IBM basica
4.795.248,00
IBM basica
840.791,25
HEWLETT PACKARD
5.464.800,00
TECNICO
IBM basica
806.061,75
IBM alternativa
5.627.520,00
TECNICO
HEWLETT PACKARD
939.718,00
COMPAC basica
7.243.344,00
VENTAS
COMPAC basica
958.848,41
VENTAS
NEC
6.244.800,00
CORCISA SA.
843.210,55
GARANTIA (cheque)
NEC
NEGRITA
1.086.358,00
OFERTA GANADORA
* respecto a la oferta ganadora
Descalificadas por ventas:
ACER EN DOS ITEMS (DOS DE MENOR VALOR)
OLIVETTI EN TRES ITEMS (EN DOS ITEMS MENOR VALOR)
COMPAC EN CINCO ITEMS ( EN UNO DE MENOR VALOR)
25
4,68% GARANTIA
ASHFORD INT
1.187.182,80
En orden a lo hasta aquí expresado, caben los siguientes señalamientos:
a) Con anterioridad al acto de apertura, un oferente (Ashford International) solicitó
al Proyecto que este requisito sea disminuido o eliminado, argumentando como
única intención, la de participar en igualdad de condiciones. Por toda respuesta,
el Proyecto contestó: “…sírvase ceñirse a los documentos de licitación”.
b) Con posterioridad al resultado del proceso de evaluación, el Proyecto recibió
protestas de los tres oferentes antes mencionados, quienes manifestaron ser
filiales o sucursales de sus casas matrices radicadas en el exterior, y que por lo
tanto, a los fines de la evaluación de la capacidad financiera, debían tomarse en
cuenta las ventas brutas de estas últimas.
c) Analizados los Documentos Estándar de Licitaciones del B.I.D., que datan de
Enero de 2000 -fecha posterior a la presente Licitación- esta auditoría no advierte
que en el espíritu del Banco se encuentre el contemplar esta exigencia. Por lo
tanto, se solicita al Proyecto aclaración respecto a la inclusión en los Pliegos de
la misma, teniendo en cuenta lo expuesto precedentemente.
Comentarios de la U.E.P.:
a) Las condiciones establecidas en el Pliego fueron oportunamente acordadas y
aprobadas por el Banco. Las modificaciones al pliego deben ser analizadas
cuidadosamente ya que se podría afectar el principio de igualdad alegado por el
oferente que solicita la modificación, dejando abierta la posibilidad de futuras
impugnaciones por parte del resto de los oferentes.
b) De acuerdo a lo expresado por el Programa en la nota de respuesta a las firmas se
considera que cada sociedad es una individualidad en cuanto a su capacidad
jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones. Adicionalmente, según la
Ley de Sociedades Comerciales vigente, los estados contables consolidados
representan información complementaria y en ningún caso sustituyen a los
balances de la Sociedad.
26
En definitiva, los índices de solvencia financiera que se requieren para que una
firma sea elegible en las licitaciones del Banco, se miden sobre su balance oficial
y no sobre la información complementaria a dicho balance, como es el caso del
llamado balance consolidado que se debe elaborar en protección de los intereses
de terceros y no en beneficio de las firmas que lo conforman.
c) Los requisitos a cumplir fueron claramente definidos en el Pliego y previamente
consensuados con el Banco. Cabe aclarar que la exigencia del pliego permite
tener evidencia documentada
respecto de la calificación del oferente para
ejecutar el contrato en caso que su oferta se aceptada. Por otra parte fue el
documento básico con que se rigió el procedimiento más allá de la calificación
de severidad que se le pudiera dar al Pliego.
Recomendación: De considerar esta exigencia sumamente necesaria para la
evaluación de la Capacidad Financiera, recomendamos al Proyecto tener en cuenta
la experiencia de esta Licitación, considerando el impacto del cumplimiento de
dicho requisito tal como está definido, así como también, aclarando en los futuros
Pliegos, la figura de filial/sucursal de casa matriz y los requisitos a cumplir por
quién presenta la oferta.
6) GARANTÍAS DE MANTENIMIENTO DE OFERTAS – RECHAZOS
Observaciones:
a) Cheque Certificado: Se pudo verificar una inconsistencia en el pliego en cuanto
a garantías permitidas, ya que por un lado permite la presentación de cheques
certificados (que según la normativa local –Comunicación A 3075 del B.C.R.A.es válido por un plazo de 5 días) y por otro requiere que las garantías se
mantengan por 30 días (cláusula 16.3 de la Sección II del Pliego); por tal motivo
en un caso (Corsisa S.A.) la oferta fue descalificada por presentar como Garantía
de Mantenimiento de Oferta un cheque certificado.
27
b) Carta de crédito:
Evaluación: Si bien en el informe de evaluación se señala que el Consorcio
Ashford International - CHS Latín América presentó como Garantía de
Mantenimiento de su oferta una carta de crédito emitida por una compañía del
exterior que, a criterio del Proyecto no era aceptable por no cumplir con la
normativa del BCRA, rechazando por lo tanto su oferta, es importante destacar
que el pliego no especifica expresamente los requisitos que establecen la
aceptabilidad de las cartas de crédito
Protesta: Con fecha 22/09/99, el Consorcio envió su protesta a la notificación de
adjudicación, argumentando, básicamente, que su oferta cumplía con los
requisitos formales exigidos por el B.I.D. Así también, en la misma nota expresa
“…A.F.I.P. no ha cumplido con los principios básicos del B.I.D., principalmente
los de igual tratamiento, competencia y debido proceso”, “…tal principio ha
sido totalmente dejado de lado en esta licitación, ya que los precios de los
distintos oferentes no han podido ser comparados, (especialmente en los lotes 2,
3 y 4) ya que al descalificar a todos los demás I.B.M. se ha convertido en
realidad en único, cuando sus precios precisamente no fueron los más bajos
ofrecidos”. “…Lo importante para el comprador, y lo esencial, es el hecho de
comprar al precio más bajo del ofertante que reúne las características técnicas y
financieras correspondientes, va de suyo, que A.F.I.P. no ha cumplido con tal
premisa…”
Respuesta a la Protesta: El Grupo de Trabajo, a través de su Informe de fecha
28/09/99 referido a la protesta de Ashford, manifestó que si el oferente no quería
quedar sujeto a la condición de aceptabilidad de su garantía, tenía las siguientes
opciones: a) presentar una Garantía Bancaria y, b) verificar la condición de
aceptabilidad en forma previa a la presentación de su oferta, a través de una
solicitud de aclaración. Referido a esta última opción, el Grupo de Trabajo
destacó que para otra Licitación (17/99), el proveedor, bajo el mecanismo de
28
consulta, solicitó la previa aceptación del modelo de Carta de Crédito, similar al
presentado en la Licitación bajo análisis. Finalmente, a través de nota fechada el
08/07/99, el Proyecto respondió al oferente, que ese tipo de garantía, no era
aceptable.
Esta auditoría considera que fue improcedente manifestar, como lo hizo el Grupo
de Trabajo, que el reclamante conocía la posición del comprador con
anterioridad a la fecha del acto de apertura de ofertas (12/07/99), ya que en el
lapso comprendido entre el 08/07/99 y el 12/07/99 (2 días hábiles), no medió
tiempo suficiente para que el licitante tramitara una nueva Garantía de
Mantenimiento de Oferta y, procediera al envío de la misma desde el exterior.
Comentarios de la U.E.P.:
a) La garantía es ejecutable (Cláusula 16.7) solo en el caso que no se cumpla con
las condiciones establecidas en el pliego, es decir si el oferente no mantiene su
oferta, o si resultando ganador no firma el contrato o no entrega la garantía de
cumplimiento de contrato. Por lo tanto el Proyecto no estaría habilitado para
hacer efectivo el cheque si no se cumplen las condiciones señaladas. Se entiende
que cobrar o depositar el cheque implica ejecutar la garantía.
b) Esta UE considera que el punto central de la no aceptación de la carta de crédito
es el incumplimiento de los requisitos establecidos por el Pliego, que surge del
propio informe de evaluación del Grupo de trabajo.
La intención del Grupo evaluador fue la de ejemplificar el procedimiento que
debió haber seguido el oferente a efectos de no quedar sujeto al criterio del
comprador en cuanto a la aceptación de la garantía.
De hecho, el Comité de Adquisiciones del Banco en Washington, desestimó la
protesta por no cumplir la garantía con los requisitos del pliego, lo que avala la
decisión del Grupo de Trabajo.
Recomendación: Los pliegos deben contener estipulaciones específicas de todas
29
aquellas condiciones necesarias que aseguren la transparencia del proceso licitatorio
y que no den lugar a diferentes interpretaciones
7) PRÓRROGA DEL PERÍODO DE VALIDEZ
Observación: El Proyecto no procedió a solicitar la prórroga del Período de
Validez de las Ofertas luego de vencido el mismo (10/10/99), esto es, 90 días
posteriores a la fecha del acto de apertura (12/07/99), verificándose que la firma de
los contratos se realizó cuando el Período de Validez de las Ofertas se encontraba
vencido.
Comentario de la U.E.P.: Las sucesivas suspensiones del proceso licitatorio y las
intervenciones del Comité de Adquisiciones del Banco en Washington, dieron lugar
a prorrogas que impidieron adecuar el período de la validez de la oferta.
Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado en el punto 17.2 Sección II de
los documentos de licitación: “el comprador podrá solicitar a los oferentes
prorrogar el período de validez de sus ofertas. La solicitud y las respuestas serán
hechas por escrito. La garantía de mantenimiento de oferta a que se refiere la
cláusula 16 deberá prorrogarse por el mismo período.”
Solicitar las respectiva prórrogas en el mantenimiento de las ofertas recibidas,
mientras el proceso no se encuentre adjudicado.
8) DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE DEL EXPEDIENTE
Observación: Se ha podido observar, en algunos casos, la inexistencia de
constancia de recepción por parte del Proyecto (firma receptora y fecha de ingreso a
la U.E.P.).
Comentario de la U.E.P.: Sin comentario.
30
Recomendación: Documentar adecuadamente las gestiones realizadas por el
proyecto dejando adecuada constancia en los respectivos archivos, de manera de
garantizar la transparencia de la gestión.
9) PODER LEGAL
Observación: Según la escritura N° 150 del 05/03/99, agregada a la oferta
presentada por I.B.M. S.A en los folios 173 a 178, que otorga poder especial a,
entre otros, Luis Eduardo GIUS COSSIO para realizar los siguientes
actos:“Representar a la sociedad mandante en todas las etapas que correspondan a
cualquier tipo de contratación, pública o privada...” “... y hasta un limite de monto
de contratación de U$S 3.000.000.- (dólares estadounidenses tres millones)...”. Del
análisis efectuado sobre la presente licitación surge que el total de la oferta básica
presentada por la citada empresa y firmada por el Sr. Luis Eduardo GIUS COSSIO
alcanza la cifra de U$S 11.886.993,08 (dólares estadounidenses once millones
ochocientos ochenta y seis mil novecientos noventa y tres con 08/100), por lo
expuesto la oferta presentada se encontraba firmada por alguien que no contaba con
suficiente poder legal para dicho acto.
Cabe mencionar que, con posterioridad a la adjudicación y al momento de firmar el
contrato se adjunta otro poder especial (Escritura nro. 861 del 07/10/98) a nombre
del Sr. Hugo Hayet, quien suscribe el mismo como director de la empresa
proveedora.
Comentario de la U.E.P.: No se desprende de las actuaciones que el Grupo
Evaluador haya tenido en cuenta la restricción del Apoderado. No obstante, su
actuación fue ratificada con la firma del Contrato por parte de un Director de la
empresa oferente.
31
Recomendación: Proceder al examen preliminar de las ofertas de acuerdo a lo
estipulado en la cláusula 27 Evaluación y comparación de ofertas de las IGO
(Instrucciones Generales a los Oferentes) donde se señala que “el comprador
evaluará y comparará únicamente las ofertas que se ajustan sustancialmente a los
documentos de licitación, conforme a la cláusula 25”. Esta última establece que el
comprador examinará las ofertas para determinar si están completas, contienen
errores de cálculo, se han presentado las garantías requeridas, los documentos han
sido debidamente firmados y si, en general, las ofertas están en orden.
Asimismo la cláusula 11 de las IEO (Instrucciones Especiales a los Oferentes)
obliga a presentar junto con la oferta la copia legalizada del poder legal vigente del
firmante de la misma.
10) PRESUPUESTO DEL ITEM 6
Observación: No consta en el expediente el monto del presupuesto oficial
correspondiente al ítem 6 incorporado a través de una enmienda al pliego (ver
punto 3 anterior)
Comentario de la U.E.P.: El Presupuesto estimado está incluido en el Plan de
Inversiones Anual de ese año y oportunamente aprobado por el B.I.D.
Recomendación: Documentar adecuadamente las gestiones realizadas por el
proyecto dejando adecuada constancia en los respectivos archivos, de manera de
garantizar la transparencia de la gestión.
II- PAGOS
LPI N° 16/99 - Contrato N° C-25/99 del 19/10/99-Proveedor: Consorcio DIEBOLD DIEBOLD DPB
32
Objeto: Adquisición de 589 Estaciones de Autoservicio y servicios conexos (Item N°
6)
Precio del Contrato: U$S 2.785.970,00 + I.V.A.
Observaciones:
1. La Orden de Pago N° 1945 del 12/06/00 no se encuentra firmada.
2. La totalidad de las facturas no poseen conformidad efectuada por funcionario
alguno del Proyecto.
3. La totalidad de los recibos del Proveedor carecen de sello aclaratorio de sus
firmantes y cargos respectivos.
4. En el Recibo del Proveedor N° 0448 (04/05/00), al detallar las facturas que se
cancelan con el mismo, toman erróneamente el importe de la N° B-01-0115
(09/02/00). Dicha factura es por un total de U$S 64.100,96, mientras que en el
recibo de marras, se computa dicho documento por un importe de U$S 60.100,96.
El total cancelado, no obstante, es correcto.
Comentario de la U.E.P.: Errores involuntarios, se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
LPI N° 16/99 - Contrato N° C-26/99 del 29/11/99 Proveedor: IBM Argentina S.A.
Objeto: Adquisición de Estaciones de Trabajo e Impresoras para la AFIP(Items
Nros. 1, 2, 3 y 4)
Precio del Contrato: U$S 6.560.446,05 + I.V.A.
Observaciones:
1. La totalidad de las facturas no poseen conformidad de sus contenidos e importes,
efectuadas por funcionario alguno del Proyecto.
33
2. Las Facturas Nros. B-02-0521 (03/05/00) y B-02-0527 (30/05/00), detallan en sus
conceptos “...correspondiente al 70% del precio total del contrato.”, cuando en
realidad se trata del 70% correspondiente sólo a los ítems facturados en ellas.
3. Las Ordenes de Pago Nros. 2251 (20/12/00) y 2268 (29/12/00), no indican que los
pagos correspondientes a cada una de ellas son a cuenta de Factura N° B-02-0527
(30/05/00) emitida por un total de U$S 1.856.660,08.
Comentario de la U.E.P.: Errores involuntarios, se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
LPI N° 16/99 - Contrato N° 27/99 del 29/11/99 Proveedor: STYLUS S.A.
Objeto: Adquisición de 1000 Impresoras Laser para grupo de trabajo (Item N° 5)
Precio del Contrato: U$S 928.000,00 + I.V.A.
Observaciones:
1. Las Ordenes de Pago Nros. 1621 (25/01/00), 1659 (03/02/00), 1725 (06/03/00),
1757 (20/03/00), 1790 (03/04/00) y 1802 (05/04/00), no aclaran el porcentaje de las
facturas que se cancelan con cada una de ellas.
2. La totalidad de las facturas no poseen conformidad de sus contenidos e importes,
efectuadas por funcionario alguno del Proyecto. Tampoco poseen leyenda
aclaratoria sobre el I.V.A. incluido en el total de las mismas.
3. No se tuvo a la vista Facturas originales Nros. B-01-1084 (por $ 309.024 del
13/01/00) y B-01-1099 (por $ 309.952 del 17/01/00). Las verificadas, son copias
simples de dichas originales.
4. El Recibo del Proveedor N° 01-10432 (11/02/00), por U$S 92.707,20 no detalla el
número del Proyecto en la descripción del comprador.
5. Los Recibos del Proveedor Nros. 01-9893 (27/01/00), 01-10432 (11/02/00), 01-
34
11649 (07/03/00), 01-11086 (21/03/00), 01-12641 (04/04/00) y 01-12961
(10/04/00), no especifican el porcentaje de las facturas que se cancela con cada uno
de ellos.
6. Ninguno de los Recibos mencionados en el punto precedente, poseen sello
aclaratorio del firmante y cargo respectivo.
7. El Recibo del Proveedor N° 01-11086 es de fecha 21/03/00, mientras que el N° 0111649, fue emitido con fecha anterior, esto es, 07/03/00.
Comentario de la U.E.P.: errores involuntarios, se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
CONCURSO PRIVADO DE PRECIOS - Licitación N° 5 Contrato N° C-23/99 del
31/03/99
Proveedor: SOFNET S.A.
Objeto: Adquisición de Elementos de Comunicaciones para la AFIP
Precio del Contrato: U$S 2.249.419,00 + I.V.A.
Observaciones:
1. Respecto al pago realizado en el año 2000, el Recibo interno emitido por el
Proyecto (N° 1830) por U$S 115.632,30 carece de firma y fecha.
2. En bibliorato suministrado por el Proyecto, también referido al pago citado en el
punto anterior, falta el correspondiente Recibo del Proveedor.
Comentario de la U.E.P.: se ha iniciado la correspondiente gestión del reclamo.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
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Contrato N° C-19/98 -Proveedor: I.B.M. Argentina S.A.
Objeto: Servicios de Instalación, Migración y Soporte post instalación - Sistema
Operativo OS 390
Precio del Contrato: U$S 583.096,00 + I.V.A.
Observaciones:
1. La Factura N° B-04-0525 del 20/07/00, anulada a través de Nota de Crédito N° 051485 del 14/08/00 y reemplazada por Factura N° B-05-1486 del 14/08/00, no se
encuentra cruzada con la leyenda “Anulada”.
2. El Recibo del Proveedor N° 386725 del 19/09/00 por $/U$S 35.136,21, se
encuentra enmendado en la descripción del pagador y en el primero de los importes
detallados en el mismo. Además, menciona solo al PNUD y N° de Contrato
respectivo, sin especificar el N° de Proyecto por el que se extiende.
Comentario de la U.E.P.: errores involuntarios, se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
LPI N° 03/98 - Contrato N° C-17/98 del 23/11/98
Proveedor: Advanced Technology Alliance (ATA) (Asociación Comercial North
Data S.A. - Itochu Technology Inc.)
Objeto: Suministro de Bienes y Servicios Conexos Nacionales e Importados y
Transporte Interno
Precio del Contrato: 1.447.302,00
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El precio del Contrato N° C-17/98, según lo estipulado en el mismo, se compone de la
siguiente forma:
‰
Por suministro de Bs. y Serv. conexos importados:
‰
Por Transporte Interno:
$
16.128,00 + IVA (1)
‰
Por suministro de Bs. y Scios. conexos Nacionales:
$
163.040,00 + IVA (2)
Total:
U$S 1.268.134,00
U$S 1.447.302,00 + IVA de (1) y (2)
Adicionando a este total el I.V.A. indicado en el segundo párrafo del contrato, el
precio total del mismo asciende a U$S 1.484.927,30
De la verificación efectuada sobre el total de los pagos efectuados por el Proyecto,
tendientes a la cancelación del precio total del contrato, surge lo siguiente:
• Pagos efectuados durante el ejercicio 1999:
U$S 1.160.441,36
• Pagos efectuados durante el ejercicio 2000:
U$S
Total:
U$S 1.447.302,00
286.860,64
• Certif. I.V.A. entregados durante el ejercicio 1999
U$S
83.871,61
• Certif. I.V.A. entregados durante el ejercicio 2000
U$S
20.285,53
Total:
104.157,14
U$S
En consecuencia el precio total pagado asciende a U$S 1.551.459,14.
De lo expuesto precedentemente, se extraen las siguientes consideraciones:
Concepto
Importe S/2do.Párr. Importe S/comprob.
Contrato C-17/98 de Pagos(C:1,2 y 3)
en $/U$S
en $/U$S
Bienes y Servicios
1.268.134,00
951.315,54
Conexos Importados
Transporte Interno
16.128,00
16.128,00
Bienes y Servicios
163.040,00
479.858,46
Conexos Nacionales
Totales
1.447.302,00
1.447.302,00
Diferencia
en $/U$S
(316.818,46)
316.818,46
-
Conclusión: Se verificaron diferencias por $/U$S 316.818,46 entre lo pagado en
concepto de suministro de Bienes y Servicios Conexos Importados y Nacionales,
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respecto a lo estipulado en el 2do.párrafo del Contrato N° C-17/98 del 23/11/98.
Debe tenerse presente que el mayor monto facturado en la provisión de bienes de
origen nacional incrementó consecuentemente el importe emitido de certificados de
IVA por $ 66.531,84 respecto al pago total del contrato (certificados entregados en los
años 1999 y 2000).
Comentario de la U.E.P.: Ha habido una compensación de valores entre bienes
importados y nacionales que no afecta el monto total del contrato, que fue debidamente
pagado y sobre el cual no está la nota que acredite la modificación de la Cláusula
Segunda del Contrato.
Recomendación: Cumplir con las estipulaciones contractuales tanto como con lo
previsto en el proceso licitatorio previo ya que:
a) al momento de presentar la oferta los precios propuestos deberán figurar, en la Lista
de Precios en forma desglosada, según el origen (nacional o extranjero), el precio de
los bienes, los derechos e impuestos, y los servicios conexos (cláusula 12 de las
IGO).
b) a los efectos de la evaluación del precio de los bienes incluidos en la oferta, el
comprador debe excluir y no tener en cuenta, los derechos e impuestos (cláusula 27
de las IGO).
III- ACTAS SOBRE RECEPCIÓN DEFINITIVA DE EQUIPOS Y DE TRASPASO
DE LA PROPIEDAD DE BIENES Y EQUIPOS NO FUNGIBLES, DEL
PROYECTO A LA AFIP.
Observaciones:
1. En ninguna de las Actas sobre Recepción Definitiva de Equipos se especifica la
función/cargo del firmante; tampoco se completa la columna “V. Técnica”.
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2. Con respecto a la numeración tanto de las Actas de Recepción Definitiva de
Equipos así como de las de Traspaso de la Propiedad de Bienes y Equipos No
Fungibles del Proyecto a la A.F.I.P., se ha podido observar que no se respetó la
cronología (fecha-número):
• Las Actas N° 010 correspondientes al contrato 25/99, son de fecha anterior
(08/02/00), a las de las Actas Nros. 006 a 009.
• La fecha del Acta de Traspaso (contrato 26/99) N° 010 (22/02/00), es anterior a
la fecha de Acta sobre Recepción Definitiva de Equipos (23/02/00).
3. En ninguna de las Actas, tanto de Recepción Definitiva de Equipos, cuanto de
Traspaso, se hace mención al número de Contrato, sólo se especifica en las
mismas el número de licitación de que se trata.
4. En algunos casos las Actas sobre Recepción Definitiva de Equipos, carecen de
firma y sello aclaratorio del receptor.
5. Las fojas que componen las Actas sobre Recepción Definitiva de Equipos -salvo
las últimas hojas que se encuentran debidamente firmadas-, no poseen inicial
alguna que avale que las mismas forman parte del cuerpo de cada una de ellas.
Cabe señalar no obstante, la correcta numeración correlativa de las hojas que
integran cada Acta.
6. Los Anexos a las Actas de Traspaso, que listan los bienes recibidos por la AFIP y
que forman parte de dichas Actas, no se encuentran inicialados en sus hojas ni
firmados al final de los mismos.
Comentarios de la U.E.P.:
1, 2, 5 y 6 : errores involuntarios, se tendrá en cuenta la observación.
3: Debe corregirse el Sistema Informático de registro, que si bien registra el número
de contrato, no lo refleja en la impresión.
4: subsanado a instancias de la Auditoría General de la Nación.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las etapas de recepción y traspaso de
los bienes adquiridos por el proyecto.
3- TRANSFERENCIAS Y PAGOS P.N.U.D.
Observaciones:
1) Los ingresos del 21/07/00 por $ 1.192.768,00 y del 31/07/00 por $ 963.659,00
desembolsados por el BID fueron incorporados por el P.N.U.D. como Aporte Local.
2) Se ha podido verificar que el Proyecto ha efectuado pagos por encima de lo
presupuestado en la Revisión H del documento del proyecto, vigente al cierre del
ejercicio en las siguientes líneas presupuestarias, no así en el total del presupuesto:
Línea
Revisión H
Pagos al 31/12/00
Exceso
16.97
40.000.-
57.114,23
17.114,23
17.01
225.000.-
229.624,25
4.624,25
17.06
2.400.000.-
2.672.204,96
272.204,96
17.07
550.000.-
560.193,04
10.193,04
17.09
1.000.000.-
1.135.983,33
135.983,33
32.01
250.000.-
255.081,62
5.081,62
Comentarios de la U.E.P.:
1) Los ingresos del 21/07/00 por $ 1.192.768,00 y del 31/07/00 por $ 963.659,00
informados al P.N.U.D. y correspondientes a desembolsos del B.I.D., fueron
erróneamente ingresados por el P.N.U.D. como Aporte Local. Luego de reiterados
reclamos del Programa, fueron revertidos el 31/12/2001.
2) El Proyecto no ha efectuado pagos por encima de lo presupuestado, dado que según el
Anexo V del Documento de Proyecto P.N.U.D. ARG-97/035, modificado en la
Revisión “E”: “El procedimiento único de información on-line incluirá un Sistema de
Control y Gestión del Presupuesto del Proyecto que asegurará que los compromisos de
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gastos (es decir contratos, órdenes de compra, etc.) no superen los montos disponibles
en las líneas presupuestales correspondientes, mientras que los desvíos respecto de las
sublíneas se ajustarán mediante revisiones presupuestales periódicas, incluyendo la
llamada Revisión Anual Mandatoria.” Consecuentemente, el proyecto no ha efectuado
pagos por encima de los montos disponibles en las líneas presupuestales.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 2 de julio de 2002.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO P.N.U.D. Nº ARG/97/035
“PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (I.N.T.O.S.A.I.) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del P.N.U.D., incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría y de
equipamiento;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los ingresos de fondos y el 44,67 % de los
egresos expuestos en el Estado de Ingresos y Egresos de efectivo al 31/12/00, según el siguiente
detalle:
Categoría de
Importe del
Importe
% de
% de muestra
Gastos
ejercicio en USD
muestra en
incidencia de la
analizada
USD
categoría
Personal
Viajes
Costo de Misión
Subcontratos
Capacitación
Compras
Varios
Subtotales
Costo de apoyo
Totales
7.123.034,62
1.005.846,17
26,28
14,12
53.459,63
0,00
0,20
0,00
57.000,00
0,00
0,21
0,00
4.094.032,04
2.537.176,54
15,11
61,97
254.571,46
0,00
0,94
0,00
14.849.869,89
8.562.530,04
54,79
57,66
388.454,23
0,00
1,43
0,00
26.820.421,87
12.105.552,75
98,96
45,14
281.292,81
0,00
1,04
0,00
27.101.714,68
12.105.552,75
100,00
44,67
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 2 de julio de 2002.
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