2002_191info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los
estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente,
por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al “Programa Multisectorial de
Preinversión II”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo para
Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10 de septiembre de 1996 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones.
El programa es administrado por la Unidad de Preinversión (UNPRE), dependiente de la Secretaría de
Política Económica del Ministerio de Economía.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/01 y el
acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
2. Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/01, en dólares
estadounidenses.
1
3. Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/01, en dólares
estadounidenses. (Anexo I).
4. Notas 1 a 11 a los estados financieros precedentes.
5. Información Financiera complementaria:
a) Estado de la Cuenta Especial al 31/12/01, en dólares estadounidenses.
b) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/01, en dólares estadounidenses.
c) Composición Saldo Disponible al 31/12/01, por fuente de financiamiento en dólares
estadounidenses.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con fecha
16/10/02 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 21/05/02 y el 27/09/02, y entre el
16/10/02 y el 31/10/02 , fechas en las que recibimos en su totalidad la documentación e
información pendiente relacionada con los comentarios a nuestras observaciones en campo.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo
que a continuación se indica:
2
1. En relación a nuestra nota N° 193/02-DCEE del 20/05/02 remitida a la UNPRE para que sea
enviada a los asesores legales del programa, obtuvimos las siguientes respuestas:
• La Nota UNPRE N° 148/2002 recibida el 04/06/02, suscripta por el Director de la
UNPRE, expone que el Programa no tiene contratado ningún asesor legal debido a que
cuenta con los servicios de la Coordinación Jurídica de la Secretaría de Política
Económica (S.P.E.) y Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Economía.
En la misma se informa una posible acción de recupero de cobro por USD 3.156,40 por
honorarios abonados por la UNPRE a un consultor perteneciente al estudio 1.EG.24. Es
del caso destacar que fue incluida la situación por Nota 10 a los estados expuestos en I-.
• La Nota S.P.E. N° 087 recibida el 20/06/02 emitida por la Coordinación Jurídica de la
Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía, nos informa entre otros que:
“…la misma actúa como una Unidad de Apoyo que controla el cumplimiento de los
requisitos formales de los actos administrativos y asimismo asesora a la Unidad Secretario
en aquellos temas en los que los funcionarios requiriesen un punto de vista legal de los
asuntos llamados a resolver, pero sin competencia para emitir dictámenes ni brindar
información que, por otra parte, no poseemos. Sin perjuicio de ello, le comunicamos que la
Dirección General de Asuntos Jurídicos de este Ministerio, podría evacuar la consulta
realizada”.
• A la fecha del presente informe no hemos recibido respuesta de la Dirección General de
Asuntos Jurídicos del Ministerio de Economía. Se destaca que se tuvo a la vista la Nota
UNPRE N° 176/02 del 06/06/2002, recibida por la mencionada Dirección el 12/06/02,
solicitando enviar la respuesta a esta Auditoría.
2. Los $ 500.000.- de aporte local recibidos durante el ejercicio 2001, corresponden a la
transferencia autorizada mediante Resolución 458 del 22/12/00 de la ex-SPEyR del Ministerio
de Economía. Es del caso destacar que la respuesta recibida, el 11/06/02, por parte del
Servicio Administrativo Financiero (SAF) 357 expone que “no existe ejecución a favor del
Programa durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de
3
2001”; el mencionado importe tampoco fue incluido en la respuesta del SAF para el ejercicio
2000. No obstante fue informado como comprometido y devengado en el “Listado
Parametrizado de Crédito y Gastos entre el 01/10/2000 y el 31/12/2000” del SIDIF.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) En virtud de lo expuesto en la Nota 11 a los estados financieros corresponde aclarar que:
•
En la hoja de extracto N° 33 correspondiente a la caja de ahorro en pesos N° 249.370/7
abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA), con fecha 28/06/01 se expone “cierre
de cuenta interno - cuenta cancelada”, y a partir del 29/06/01, en la hoja de extracto N°
01, se reabre la cuenta bajo la denominación “cuenta corriente especial” en pesos.
•
En la hoja de extracto N° 33 correspondiente a la caja de ahorro en dólares N°
240.072/37 abierta en el BNA, con fecha 28/06/01 se expone “cierre de cuenta interno cuenta cancelada”, y a partir del 29/06/01, en la hoja de extracto N° 01, se reabre la
cuenta bajo la denominación “cuenta corriente especial” en dólares.
b) Respecto a los datos expuestos en los estados financieros mencionados en I-, caben realizar
las siguientes consideraciones:
1. Las inversiones del Proyecto al 31/12/01 se exponen en los cuadros “Apertura por
componente y por fuente de financiamiento” y “Apertura por tipo de gasto y fuente de
financiamiento”, identificados en I- precedente. La UNPRE no presentó esta información
comparada con el costo estimado de las inversiones (presupuesto). La UNPRE informa
que en la presentación de los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/2002
se incluirá la mencionada información.
2. En donde se expone la sigla U$S y $ en los estados financieros para identificar la moneda
de expresión de los mismos, corresponde USD.
4
3. En donde se expone “BNA CUENTA A LA VISTA ESPECIAL EN MON. EXT”, de
la hoja del extracto bancario al 31/12/01 de la cuenta surge que la denominación es:
“Cuenta Corriente Especial en dólares”.
4. En la Nota 3 donde dice “Caja de Ahorro en Pesos”, debe decir “Cuenta Corriente
Especial en pesos”.
5. El importe de USD 551.695,01 mencionado en la nota N° 2 a los estados expuestos en
I-, donde expone: “…corresponde al movimiento neto entre anticipos entregados y las
justificaciones de fondos emitidas por las Entidades Beneficiarias” se debe agregar: “y
contabilizadas por la UNPRE”.
c) Con relación al saldo al 31/12/01 de la cuenta corriente especial en dólares abierta en el BNA
N° 240072/3 por USD 126.720,47, la UNPRE en fecha 11/09/02 nos informa que: “…el
saldo en dólares al cierre de ejercicio no fue pesificado y por lo tanto se mantuvo en dólares.
Luego de diversas gestiones durante este ejercicio (2002) se logró operar con esta cuenta y
efectuar transferencias a la cuenta corriente pagadora al tipo de cambio libre.”
d) Se contabilizaron USD 132.161,38 en concepto de usos de fondos del ejercicio, por cheques
emitidos durante el ejercicio, no entregados a los beneficiarios al 31/12/01:
1. USD 130.870,38 en concepto de cheques emitidos durante el ejercicio 2001, que fueron
entregados a los beneficiarios durante el mes de febrero de 2002.
2. USD 1.291.- por un cheque no retirado por el beneficiario al 31/12/01.
La observación planteada representa una sobrevaluación del 3,92 % sobre el “Total Usos de
Fondos” del ejercicio 2001, y una subvaluación del 10,13 % sobre el saldo expuesto en el
apartado “Disponibilidad de Fondos al 31/12/01”, del estado expuesto en I- 1. precedente.
e) Durante el ejercicio 2001 la UNPRE contabilizó en la cuenta “Local Entidades Beneficiarias”
(Nota 6) un importe de USD 58.348,13. Del análisis realizado se ha podido observar que al
31/12/01 quedaban pendientes de reintegro con recursos propios de las entidades
beneficiarias (como consecuencia de la utilización temporaria de fondos de fuente 22 para
financiar gastos contabilizados como aporte local) la totalidad del importe incluido en la
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muestra por USD 11.386,38. Nos remitimos a las observaciones puntuales expuestas en
nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
f) Del saldo de USD 15.120,43 pendientes de ingreso a la AFIP-DGI al cierre del ejercicio,
eran exigibles USD 920,60 correspondientes a retenciones por el impuesto a las ganancias
contabilizadas durante la primer quincena de diciembre 2001.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- y excepto por lo
expuesto en el apartado III- d) y e), los estados financieros básicos e información financiera
complementaria identificados en el apartado I- precedente, exponen razonablemente la situación
financiera del “Programa Multisectorial de Preinversión II” al 31 de diciembre de 2001, así como
las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos
en el Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96, y sus
modificaciones.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002.
6
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados
financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al “Programa
Multisectorial de Preinversión II”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas
contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y
anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10/09/96
entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad de Preinversión (UNPRE), dependiente de
la Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía.
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A: I, II y III.
Si bien al 31/12/01 el costo total del Programa no sufrió modificaciones, se observaron
reasignaciones de fondos del financiamiento entre categorías de inversión, y la incorporación de un
tercer componente para el Programa relacionado con las actividades de apoyo al mejoramiento del
equilibrio social y de la gestión social.
Lo expuesto precedentemente se formalizó mediante el Contrato Modificatorio N° 3 suscripto entre
la Prestataria y el Banco el 22/01/2001, que modifica el inciso (a) de la Cláusula 4.01 del Capítulo
7
IV, y reemplaza los numerales 1.01 del Título I, 2.01 y 2.03 del Título II y 3.01 del Título III del
Anexo A, todos del Convenio de Préstamo.
El nuevo componente comprende las actividades descriptas en el numeral 2.05 del Anexo Unico del
Contrato de Préstamo 1295/OC-AR firmado entre la Prestataria y el Banco el 27/02/01 y
relacionado con el Programa Sectorial de Apoyo al Equilibrio Fiscal y a la Gestión Social.
A continuación se expone el nuevo cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al
31/12/01:
COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD
Categorías de Inversión
Banco
1. Estudios
Aporte Local
Total
13.420.000,00
5.000.000,00
18.420.000,00
- Estudios Específicos
7.020.000,00
3.600.000,00
10.620.000,00
- Estudios Generales
5.000.000,00
500.000,00
5.500.000,00
1.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
400.000,00
400.000,00
800.000,00
- Consultorías de Apoyo
•
T.D.R y Consultoría de corta duración
•
Apoyo a la gestión de estudios
2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT)
7.208.000,00
0,00
7.208.000,00
3. Fortalecimiento Institucional
3.622.000,00
500.000,00
4.122.000,00
- Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública
3.672.000,00
3.272.000,00
400.000,00
- Fortalecimiento Provincias
350.000,00
100.000,00
450.000,00
4. Administración y Supervisión
750.000,00
1.500.000,00
2.250.000,00
- UNPRE
500.000,00
1.500.000,00
2.000.000,00
- FIV
250.000,00
0,00
250.000,00
Totales
25.000.000,00
7.000.000,00
32.000.000,00
% Financiamiento/Programa
78%
22%
100%
Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son
coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como
LAS (Loan Accounting Summary) y LMS1 (Executive Financial Summary): en donde el 2. se utilizó
para “Fortalecimiento Institucional”, el 3. para Administración UNPRE, el 4. para “PEAT” y el 87.
para el FIV (manteniendo la codificación contable original).
Cabe destacar que mediante Nota CAR-923/2002 del 21 de marzo de 2002, el BID requiere entre
otros una solicitud de adecuación del presupuesto vigente para la categoría de inversión
8
“Administración y Supervisión UNPRE” dado que al 31/12/01 el monto desembolsado por ese
concepto asciende a USD 2.611.081,56, mientras el presupuesto vigente a la fecha ascendía a USD
2.000.000.-. La UNPRE responde al BID mediante Nota 188/2002 elevada el 14/06/02
solicitando que no dé curso a la solicitud de reasignación de fondos a la categoría “Administración y
Supervisión UNPRE” requerida por la anterior administración, hasta tanto la Unidad haya hecho un
análisis pormenorizado de la situación actual y las previsiones de requerimientos futuros.
De los estados financieros al 31/12/01 surge la contabilización de USD 3.240,50 en concepto de
aporte local para el componente PEAT. Conforme lo establecido en la matriz de financiamiento del
contrato modificatorio de Préstamo Nº 3, el componente no contempla contrapartida local. Al
respecto la UNPRE nos informa que: “Si bien el componente no contemplaba fondos de contraparte
local (como muchos otros estudios) estos se compusieron con conceptos de impuestos (IVA) no
financiables por fuente 22 (fondos BID)”.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/01 ascendió a USD 11.305.803,02 (incluyendo los
cargos correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales FIV por USD 200.000.-).
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-.
Al 31/12/01 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo registrado por la UNPRE,
ascendieron a la suma de USD 3.682.062,10.
El importe de USD 595.258,51 correspondiente al movimiento del ejercicio 2001, incluye:
a) USD 500.000.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, cuya transferencia fue
autorizada mediante Resolución SPEyR Nº 458 del 22 de diciembre de 2000, emitida por la exSecretaría de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía e ingresadas al
Proyecto en la cuenta corriente especial (ex-caja de ahorro) en pesos N° 249370/7 BNA:
11/01/01
200.000.-
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18/01/01
200.000.-
25/01/01
100.000.-
b) USD 36.910,38 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados por los
fondos depositados en las cuentas corrientes especiales (ex cajas de ahorro) en dólares y pesos
abiertas por el proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA).
c) USD 58.348,13 por los aportes recibidos de las Entidades Beneficiarias que han efectuado con
recursos propios conforme lo informado en nota N° 6, a los estados expuestos en I-.
Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en nuestro Memorando a la Dirección
del Proyecto adjunto, B-11, B-14 y B-7 respectivamente y en el punto III- 2) de nuestro Informe
sobre los estados financieros.
d) Cláusulas 2.02: Intereses.
Cumplida.
e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Cumplida. Al 31/12/2001 el BID se cobró de la cuenta del préstamo, en concepto de inspección y
vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-.
f) Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida.
g) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2001, se ha podido verificar su razonable
cumplimiento.
10
h) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del
Financiamiento.
Mediante Nota CAR 3546/2001 emitida el 24/09/01 el BID comunica las nuevas fechas de
vencimiento:
(a) Plazo para el compromiso de recursos de financiamiento: 10 de marzo de 2003.
(b) Plazo para el desembolso de recursos del financiamiento: 10 de junio de 2004.
i) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2001, se ha podido verificar su razonable
cumplimiento.
j) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos.
Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto
adjunto al presente.
k) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Informes semestrales de ejecución del proyecto.
• En relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante ello,
existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del
proyecto adjunto al presente.
• Informe Semestral de Progreso al 30/06/01 y con vencimiento el 31/08/01: fue presentado al
Banco el 12/09/01 por nota UNPRE N° 307/2001 y cuenta con no objeción por nota CAR
277/2002 emitida el 24 de enero de 2002.
• Informe Semestral de Progreso al 31/12/01 con vencimiento el 28/02/02: fue presentado al
Banco el 28/02/02 por nota UNPRE N° 036/2002. Por nota CAR-923/2002 del 21/03/02 –
respecto a esta presentación- el BID formula comentarios, y por Nota UNPRE Nº 188/2002
elevada al Banco el 14/06/02, el Programa presenta sus aclaraciones. No se obtuvo información
respecto a la no objeción definitiva del mismo.
11
• Conforme lo informado en el LAS al 28/12/01 el saldo del fondo rotatorio por justificar ascendía
a USD 1.219.448,80, la diferencia de USD 1.280.551,20, para alcanzar los USD 2.500.000.del fondo constituido, corresponde a que el BID incorporó a cada categoría de inversión del
préstamo la justificación N°24 recibida el 06/12/01, no habiendo autorizado desembolsos al
cierre.
• Respecto a la conformación analítica y detallada del importe de USD 1.219.448,80 -informado
en el “Informe semestral del estado del fondo rotatorio al 31/12/01” presentado al BID el
28/02/02-, correspondiente al saldo del fondo rotatorio pendiente de justificación al 31/12/01, la
UNPRE en fecha 11/09/02 nos informa que está en proceso de preparación.
l) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto.
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2001 no existieron modificaciones importantes en la
documentación establecida en la presente cláusula
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/01)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2001,
correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo para
Cooperación Técnica N° 925/OC-AR BID, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de
control interno existentes en la Unidad de Preinversión (UNPRE), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo
principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de
detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la
base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría (nos remitimos a nuestra Declaración de
Procedimientos de Auditoría adjunto al presente). Entendemos que la adopción de las
recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
13
El sistema contable de partida doble implementado por el proyecto no se encuentra integrado y
es auxiliado por planillas extracontables:
a) Las órdenes de pago se emiten manualmente sobre la base de una planilla de cálculo.
b) No es posible extraer directamente por medio de reportes del sistema las cifras expuestas en
el Capítulo Usos de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF) por el
ejercicio finalizado al 31/12/01, ni la totalidad de las cifras expuestas en los cuadros
“Apertura por tipo de gasto y fuente de financiamiento” y “Apertura por componente y
fuente de financiamiento”, ni el saldo disponible por fuente de financiamiento al 31/12/01,
por lo que es necesario realizar tareas adicionales sobre planillas extracontables para poder
determinarlas.
c) Del plan de cuentas contable vigente al 31/12/01 surgieron las siguientes consideraciones a
formular:
• En el rubro Pasivo se incluyen los desembolsos correspondientes a los siguientes orígenes
de fondos: “Local - Tesoro Nacional”, “Local - Préstamo BID 740 OC/AR”, “Local Otros”, y “Local Entidades Beneficiarias”, conceptos que no revisten el carácter de
deuda y deberían ser expuestos en otro rubro segregado del Pasivo.
• Las cuentas de “Anticipos a Justificar” por fondos en poder de las Entidades
Beneficiarias se exponen dentro de cada estudio en el rubro “Componentes”
(Inversiones), no formando parte del rubro “Créditos”.
• La apertura del rubro “Componentes” no permite extraer totales por categoría del gasto.
• Los códigos asignados a las cuentas contables no hacen referencia a la fuente de
financiamiento a la que corresponden. Se ha podido observar que si bien en la
denominación de algunas cuentas contables de aporte local se hace mención a la fuente
de financiamiento aplicable, este criterio no se extiende a la totalidad de las cuentas
• No surge de los registros contables la composición por fuente de financiamiento de los
saldos adeudados por retenciones de impuestos a ingresar a la AFIP-DGI.
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d) Del cruce entre los mayores contables y el reporte de movimientos por centro de costos al
31/12/01 emitidos por el sistema contable, se pudo observar que, en la mayoría de los casos,
el número de asiento asignado a cada registración realizada no es coincidente entre ambos
informes.
e) En algunos casos se detectaron errores de tipeo en las órdenes de pago en cuanto a los
números de cheques e importes.
f) Se observó que la UNPRE no utilizó para confeccionar las conciliaciones bancarias mensuales
el mayor contable de la cuenta corriente bancaria. Del análisis por muestra se detectaron, en
algunos casos, errores u omisiones de transcripción de datos desde el libro banco auxiliar a la
contabilidad. (N° de cheque, beneficiarios).
Comentarios de la UNPRE:
Esta administración comenzó con la implementación del sistema “UEPEX” a fines del año 2000,
para lo cual se diseñó un nuevo plan de cuentas cuya formulación y apertura permitiera la
obtención de reportes según necesidades específicas. Lamentablemente no se pudo continuar
con la implementación, debido a que, -primero: el sistema “UEPEX” no contemplaba el
seguimiento de estudios con administración descentralizada, -requisito imprescindible para la
UNPRE- y segundo: por los motivos que son de público conocimiento, (el abandono de la
“convertibilidad” y la fluctuación monetaria con respecto a la moneda estadounidense), debido a
que no contempla la posibilidad de llevar una contabilidad bimonetaria. Por ello hemos tenido que
continuar con el sistema Tango que veníamos utilizando. No obstante, desde el inicio de este año,
nos abocamos a adaptar el plan de cuentas, mencionado anteriormente, para implementar su
utilización desde el comienzo del ejercicio 2002, en el sistema Tango, de manera tal, que la
información que se obtenga cumpla con las mínimas necesidades de la UNPRE y los requisitos
que deseamos dentro de las limitaciones que tiene un sistema enlatado. Este nuevo plan de
cuentas será informado al Banco oportunamente.
15
a) Las órdenes de pago se emiten con la única herramienta que hasta la fecha se cuenta, planillas
de cálculos, por no contar con un sistema integrado que emita automáticamente las órdenes de
pago, mediante un solo ingreso.
b) Estamos de acuerdo en que no es posible extraer directamente por medio de reportes las
aperturas solicitadas y expuestas en el EOAF. Los reportes que se extraen del sistema son
reportes estándares. La versión del sistema Tango que posee esta administración es del año
1996 y por ser un “enlatado” no permite diseñar reportes ad-hoc. No obstante todos los
datos necesarios están en el sistema, por ello la información que suministran los reportes hay
que elaborarla mediante planillas extracontables para obtener los informes con las aperturas
deseadas. Esto no indica que los informes sean incorrectos. Continuamente se cruzan los
saldos de las registraciones para validarlas. Estos son trabajos adicionales pero necesarios.
c)
•
En el nuevo plan de cuentas hemos contemplado la apertura de la cuenta de Patrimonio
Neto para registrar los movimientos de los ingresos de Aporte Local.
•
Los anticipos de fondos a justificar, representan un crédito a favor del Programa. La
inclusión de la cuenta “Anticipos a Justificar” dentro de cada estudio, es a efectos de
obtener una sola información por estudio, que permita determinar el estado de los
recursos asignados a cada estudio.
•
La apertura por “Componentes” permite obtener totales por categoría de estudios. El
sistema Tango no permite dos aperturas del plan de cuentas simultáneas, debido a que la
cantidad de dígitos es limitada para contemplar esta posibilidad. Es un sistema comercial
cerrado o “enlatado” por lo que se adapta en forma parcial a los requerimientos del
Préstamo.
•
La fuente de financiamiento se lleva por las planillas del libro bancos, esto significa que
para obtener la apertura de la información por fuente de financiación, por estudio y por
gasto se debe trabajar usando planillas auxiliares. Cabe aclarar que en el nuevo plan de
cuentas mencionado se contempla la apertura por fuente de financiamiento.
16
•
El saldo de la cuenta de retenciones a pagar está abierto en la contabilidad en dos
cuentas, “Retenciones IVA a Pagar” - que corresponden a fuente de financiamiento local
– y “Retenciones a pagar” – correspondiente al impuesto a las ganancias -. La apertura
de esta cuenta por fuente de financiamiento está abierta en el libro bancos. En el nuevo
plan de cuentas la cuenta de Impuestos a la Ganancias a pagar se abrirá por fuente de
financiamiento.
d) La registración contable es una sola, el problema de numeración se debe a que el sistema
Tango permite ejecutar una función que otorga los números de asientos contables por fechas.
Los reportes de movimientos por centro de costo son reportes auxiliares y se emiten con el
número de control.
e) Los errores de tipeo no son frecuentes, ni significativos. Por no trabajar con un sistema
integrado la misma información debe ingresarse en varias planillas auxiliares, y teniendo que
efectuar control cruzados periódicos.
f) Las conciliaciones bancarias se efectúan confrontando los extractos bancarios y el libro de
bancos auxiliar, y luego éste último con el mayor contable. Los errores de transcripción de
datos son producto de llevar adelante una administración sin poseer un sistema integrado. Los
mismos datos deben ser cargados en más de un registro y eso puede ocasionar los problemas
de tipeo detectados. No obstante no se verifican operaciones no contabilizadas ni omisiones
que pongan en juicio la integridad de la información presentada.
Recomendación: Realizar las modificaciones al plan de cuentas adaptándolo a las necesidades
del Programa e implementar un sistema contable orgánico e integrado, para que de las
registraciones contables del Programa, se pueda obtener información confiable, oportuna y
consistente, permitiendo obtener la totalidad de las cifras volcadas en los estados financieros del
Programa.
2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE
17
Observación: La UNPRE no tiene implementado un Manual de Procedimientos AdministrativoContable.
Comentario de la UNPRE: La UNPRE no implementó un manual de procedimientos
administrativo – contable durante el ejercicio 2001 debido a que no contaba con personal
suficiente para su redacción. Comenzó a efectuarse a partir del 01/03/2002 y tuvo que
interrumpirse por cambios en la conformación del personal de esta Unidad.
Recomendación: Implementar un manual de procedimientos administrativo-contable que brinde
los lineamientos básicos necesarios y contemple las recomendaciones expuestas en el presente
Memorando, para lograr una administración coordinada y fluida de la totalidad de las
operaciones realizadas por el proyecto.
3- CONSULTORÍA INDIVIDUAL (HONORARIOS)
Observaciones Generales: De la revisión de la muestra de los pagos realizados en concepto
de honorarios a consultores individuales, contabilizados durante el ejercicio 2001 por la UNPRE,
y de los correspondientes antecedentes de contratación surgieron las consideraciones a formular
que deben complementarse con las expuestas en B-2 y B-3 del presente Memorando.
Los consultores incluidos en muestra fueron contratados para realizar actividades en las siguientes
categorías de inversión:
Categoría de Inversión
Código
Estudios - Estudios Generales
1.EG.27
Estudios -Estudios Específicos
PEAT
1.EE.66
PEAT
Administración y Su pervisión Estudios - Estudios Generales
UNPRE
1.EG.28
Estudios - Consultoría de
Apoyo
1.CA.37
Concepto
Programa de Estudios Especiales sobre Modernización de la Gestión y
Reasignación del Gasto en el Sector Público Argentino.
Programa de Estudios de Seguridad Ciudadana
Plan Estratégico de Asistencia Técnica
Unidad Nacional de Preinversión
Diagnóstico del Rol de los Servicios Financieros en la Argentina, su
evolución y desempeño tendiente a una estrategia para la profundización
de las reformas del sector.
Consultoría de Apoyo en tareas de análisis y promoción de proyectos de
inversión turísticos. Seguimiento de las acciones ya realizadas. Evaluación
de resultados obtenidos.
18
Fortalecimiento Institucional –
Fortalecimiento de la
Subsecretaría. de Inversión
Pública
Estudios - Estudios Generales
2.SI.13
Fortalecimiento Institucional de la (ex) Secretaría de Programación
Económica y Regional II Etapa.
1.EG.24
Estudios - Estudios Específicos
1.EE.65
Programa de Inversión en Infraestructura Turística para la República
Argentina
Lineamientos para el Diseño Técnico de un Sistema Simplificado de
Registración Laboral.
19
Aprobación Planta de Personal y Escala de Honorarios
Observaciones:
a) Con respecto a las aprobaciones de la planta de personal contratada utilizada por el Proyecto
para el ejercicio 2001, conforme lo dispuesto en el Art. 72 de la Ley 11.672 CPP y la Res.
SH Nro. 545/98, se pudo observar que al hacer el pedido de la misma, se incluyó únicamente
a los contratos por locación de obras y servicios previstos ejecutar con fondos del Programa
para el componente UNPRE. Respecto al personal contratado afectado al resto de los
estudios incluidos en la muestra (ejercicios 2000/2001) por pagos centralizados y
descentralizados contabilizados durante el ejercicio 2001, no se tuvo a la vista documentación
acerca de la tramitación de las aprobaciones por las respectivas entidades beneficiarias (EB),
participantes del Programa (1.EG.27, 1.EE.66, 1.EG.28, 1.CA.37, 2.SI.13, 1.EG.24, PEAT,
1.EE.65).
b) En algunos de los contratos analizados, con fecha prevista de inicio durante el ejercicio 2000 y
finalización durante el ejercicio 2001, y otros con fecha de inicio en el ejercicio 2001 y
finalización en el ejercicio 2002, se pudo observar que no cuentan con las aprobaciones
respectivas del Ministerio de Economía para el compromiso de fondos para el siguiente
ejercicio. (1.EG.24, 1.EE.65, 1.EG.28, PEAT, 1.EG.27)
c) A nuestro requerimiento, la UNPRE procedió a correlacionar los honorarios mensuales
(monto total del contrato/plazo de ejecución del contrato) que surgen de los contratos
incluidos en la muestra correspondientes a 1.EE.66, 1.EG.27 y PEAT, con los establecidos
por las escalas vigentes Decreto 92/95 y 1184. No surgen directamente de los mencionados
contratos ni de la documentación adjunta con los antecedentes de la contratación, la categoría
de honorarios (función, rango y dedicación) que permita realizar el cruce con las escalas de
honorarios vigentes al momento de la contratación y de los pagos.
d) Por lo expuesto en c) no se pudo relacionar el monto contrato con la escala vigente para los
honorarios que surgen de los contratos de consultores incluidos en la muestra relativos a
1.EE.65, 2.SI.13, 1.CA.37 y 1.EG.28:
20
Comentarios de la UNPRE:
a) El Artículo 72 de la Ley 11.672 CPP (t.o. 1999) sobre cuya materia trata la Resolución SH
545 del 4 de diciembre de 1998 fija que “…las Unidades Ejecutoras de los Préstamos
(UEP) de programas y/o proyectos especiales financiados total o parcialmente por
Organismos Internacionales, sólo podrán disponer contrataciones de servicios técnicos
profesionales de carácter individual por locación de obras o por locación de servicios
afectados a las tareas propias de los mismos”, previa aprobación por parte de la
SECRETARIA DE HACIENDA del entonces MINISTERIO DE ECONOMIA Y OBRAS
Y SERVICIOS PUBLICOS, de una planta de personal, cuya vigencia abarcará el ejercicio
fiscal correspondiente, afectada a cada uno de dichos programas y/o proyectos especiales.
Como resulta evidente de la lectura del texto normativo, el requisito relativo a la aprobación
de una planta de personal sólo es para el caso de la contratación de consultores afectados a
las tareas propias de las UEP, es decir, dirección y administración, y no para las
contrataciones de consultores con contratos de locación de obra efectuados con
financiamiento a cargo del Convenio de Préstamo administrado por esta Unidad, que en
ningún caso se refiere a las mencionadas tareas. Esto se aplica también para las Entidades
Beneficiarias.
b) Como se ha referido en el punto que antecede, la normativa es aplicable para la contratación
de consultores afectados a las tareas propias de una UEP. Extremo no verificado en este
caso, resultando la norma no aplicable.
c) Todos los contratos a excepción de los de la UNPRE son locaciones de obra, y se
confeccionan según lo indicado en el Instructivo del Área Técnica de la UNPRE. Las
diferencias que se pudieran observar con respecto a los valores entre las escalas y lo que
figura en los contratos se deben a que las remuneraciones se calculan sobre la base de la
dedicación mensual que cada consultor tiene en el contrato de obra. A su vez, los pagos
están relacionados con la entrega de los productos especificados en los términos de referencia
21
del contrato. Se cuenta con las escalas remunerativas de los Decretos 92/95, 430/00, 896/01
y 1184/01 que se aplicaron durante el año 2001. No obstante, cabe aclarar que estas escalas
no se aplicaron taxativamente para cada uno de los consultores debido a que las normativas
emanadas del Poder Ejecutivo permitían efectuar reducciones a la jurisdicción en forma global
y no en forma individual para cada contrato.
d) Los contratos celebrados con los consultores que beneficiaron con su labor a las entidades
beneficiarias resultan de locación de obra, motivo por el cual podría no existir documentación
de la que surgiera la determinación mensual/contractual del precio de la obra cuya entrega se
comprometió dentro de un plazo. Empero, en el caso específico del Estudio 1.EE.66, el Punto
h) de los TDR´s que componen el Convenio Subsidiario de Transferencia de Recursos entre
el Programa Multisectorial de Preinversión II y la Secretaría de Provincias del Ministerio del
Interior, describe el presupuesto general del Estudio que incluye taxativamente en un cuadro la
determinación solicitada por la Auditoría. De cualquier manera, en aquellos estudios donde no
estuviera disponible la referida tabla por no resultar de la naturaleza del tipo de contrato, es
posible realizar la determinación de marras mediante la promediación del valor total de la obra
por el plazo pactado para su presentación, de modo de obtener una determinación
mensual/contractual orientativa. Por otro lado, la categorización de los consultores cuya obra
es solventada con cargo a los fondos del financiamiento se realiza de acuerdo a la práctica
habitual del Banco Interamericano de Desarrollo. La categoría aplicable, de cualquier forma,
es coincidente con la categorización incluida en el Decreto N°92/95 y modificatorios, de
modo que la traslación de escalas de una a otra no presenta mayores dificultades, y la
duplicación de información ha sido adoptada como norma de esta Unidad a partir del
presente año en beneficio de las labores de la Auditoría. El sistema de clasificación por
función y rango de los Decretos 92/95 y 1184/01 se encuentra basado sobre el SINAPA,
siendo, por otra parte aplicable a las locaciones de servicios, motivo por el cual la correlación
solicitada tratándose de locaciones de obra es meramente indicativa.
22
e) Los contratos mencionados son contratos de locación de obra. El tema ya fue ampliamente
explicado en la respuesta anterior.
Comentarios estudio 1.EG 27:
a) En el Reglamento Operativo del Programa figuran las responsabilidades asumidas por la
entidad beneficiaria relacionadas con la selección de consultores, desembolsos e información
contable, entre otros. Se interpretó erróneamente que la información exigida a través del art.
72 de la Ley 11672 CPP y la Resolución SH 545/98, lo confeccionaba la Unidad de
Preinversión como organismo centralizador de toda la información de los convenios suscriptos
con las entidades beneficiarias, motivo por el cual no se elaboró y presentó la mencionada
información. Se toma debida nota de la observación formulada para su correcta
implementación en ocasión de suscribirse nuevos convenios subsidiarios.
Recomendaciones:
Tramitar adecuadamente las aprobaciones de la planta del personal contratada por las
respectivas entidades beneficiarias participantes del Programa, conforme lo dispuesto en el art.
72 de la Ley 11672 CPP y la Resolución SH 545/98, a fines de que la totalidad de la planta de
personal utilizada por el Proyecto cuente con las autorizaciones respectivas. Implementar normas
que fijen condiciones generales para la contratación del personal para desarrollar actividades en
el marco del Proyecto, a los efectos de establecer criterios uniformes con alcance general y
homogéneo, no dando lugar a la discrecionalidad. Unificar los criterios emergentes de la
legislación nacional vigente para la aplicación de las escalas de los honorarios de los consultores,
con las establecidas por la UNPRE, plasmando en los TOR´s todos los datos, ( entre otros:
función, rango, dedicación, honorarios, requisitos específicos (obligatorios y deseables)), a los
efectos que, sin necesidad de efectuar inferencia alguna con documentación desagregada al
contrato, surjan todos estos datos. Implementar un formulario- modelo de “Solicitud de
contratación a consultores” en el cual conste y/o resuma toda la información básica necesaria
23
(datos del profesional, a contratar, principales datos del contrato, imputación contable, fuente de
financiamiento) y firma y aclaración del responsable del Programa.
Proceso de evaluación, y selección
Observaciones:
a) Analizados currículos que integran las ternas se ha verificado que en la mayoría de los casos
carecían de firma, y de fecha de emisión y en su totalidad de la constancia de recepción por
parte de la UNPRE y/o de la EB, de corresponder. En algunos de los casos que contaban
con la fecha de emisión, se encontraba desactualizada respecto a la fecha de confección de la
terna. (1.EG.27, 1.EE.66, PEAT, UNPRE, 1.EG.28, 1.CA.37, 2.SI.13, 1.EG.24 y
1.EE.65).
b) Los cuadros de evaluación de las ternas de consultores en algunos casos no poseen firma del
responsable de la misma, y en otros carecen de fecha de emisión. (1.EG.27, 1.EE.65,
1.EG.28 y UNPRE).
Comentarios de la UNPRE:
a) Las inconsistencias referidas por la Auditoría, aporías de actos ejecutados a principios del
año 2001, han sido subsanadas en procedimientos posteriores con motivo de la recepción
del Memorando a la Dirección “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio
Préstamo N° 925/OC-AR BID emitido el día 29 de mayo de 2001 por la Auditoría General
de la Nación y recibido por esta Unidad el 1 de julio del mismo año. A partir de dicha fecha,
la UNPRE ha sido consistente en la exigencia de presentación de la documentación por parte
de los postulantes de una terna según las recomendaciones formuladas por la Auditoría. Por
otro lado, tanto la constancia de recepción de las currícula vitae como el asiento de su fecha
de emisión parecen no resultar requisitos exigibles a los fines expresados por la Auditoría. De
cualquier forma, se toma debida nota de la consideración efectuada por la Auditoría a fin de
24
incluir en el Instructivo para Entidades Beneficiarias con Administración Descentralizada
recomendación a las unidades responsables del procedimiento de asentar en los documentos
de marras la constancia de recepción y solicitar a los postulantes el asiento de su fecha de
emisión.
b) Evidentemente en algunos casos al principio del año puede haber faltado la firma en la
evaluación de la terna de algunos consultores por parte del evaluador. Esto fue subsanado no
bien la UNPRE recibió la observación pertinente por parte de la auditoría del año 2000. A
los efectos de la actuación de esta Unidad, la legalidad del acto de selección de consultores
queda suficientemente convalidada por la firma y aclaración del responsable de la entidad
beneficiaria asentada en las notas de remisión de los antecedentes y de selección.
Comentarios estudio 1.EG.27:
a) La obligatoriedad de presentación de los currículos firmados y foliados fue comunicada a la
EB en el mes de mayo de 2001 por la UNPRE a raíz del entonces reciente dictamen de la
Auditoría Interna del Ministerio de Economía, siendo que la EB no consideró pertinente su
aplicación en forma retroactiva.
b) El hecho de que en algunos de los cuadros de evaluación se haya omitido la fecha de emisión
es atribuible a que los mismos fueron elevados a la UNPRE por el Coordinador General del
Programa, adjuntas a una nota debidamente fechada y por él firmada, asumiendo la
responsabilidad de la evaluación realizada.
Recomendaciones:
Verificar en los currículos presentados por los postulantes la existencia de firma, fecha de emisión
y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su
contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Dejar adecuada
constancia de la recepción de los mismos por el organismo correspondiente. Se recomienda
25
documentar adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando constancia en las
evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas y de los responsables de la selección.
26
Contratos
Observaciones
a) Se pudo observar que en la mayoría de los casos analizados los contratos de locación de
obra establecen un determinado porcentaje del monto contractual en concepto de anticipo de
honorarios. No se tuvo a la vista evidencia de la justificación correspondiente para su
otorgamiento (1.EG.27, 1.EE.66, 1.EE.65 y 1.EG.24).
b) Las copias legalizadas de los títulos profesionales que se tuvieron a la vista no están
certificadas como copia fiel del original verificada por el Programa al momento de la
contratación.
Comentarios de la UNPRE:
a) La fijación de un porcentual del monto en concepto de adelanto es la práctica habitual para
esta modalidad de contratación, locación de obra. Para mayor ilustración de la Auditoría con
relación a lo expresado en el párrafo que antecede, conviene mencionar que el Instructivo
para Entidades Beneficiarias con Administración Descentralizada presentado al Banco
Interamericano de Desarrollo y no observado por autoridad alguna, en su Capítulo 2 remite
al Anexo 2, el que incluye el "Ejemplo de Grilla de Consultores", donde se verifica que en la
columna "A la Firma" se dispone un pago del diez por ciento (10%) del "Total Contrato". La
ejemplificación incluida en el Instructivo hace evidente la habitualidad que surge de la
naturaleza misma del contrato de locación de obra, en el que el locador se compromete a la
entrega de un producto determinado dentro de un plazo, y no a la prestación continua de
servicios. Además todos los TDR que aprueba el Banco tienen la forma de pago establecida
que no se puede modificar una vez que el mismo los aprueba. Los contratos de locación de
obra especifican en los TDR los productos a entregar en los informes de avance y final y los
pagos que corresponden a esos productos.
b) El principio de buena fe y el carácter de declaración jurada de la documentación personal
arrimada por los postulantes, lo mismo que la ausencia de normativa específica que demande
27
la legalización de los títulos profesionales de los postulantes, función que por otra parte no
sería tal sino el mero asiento de correspondencia entre el original expuesto y la copia simple
que lo acompaña, exime de tal necesidad que, por otra parte, no tiene mayor virtualidad si se
considera que las copias se encuentran con numerosas intervenciones facsímiles de firmas y
sellos de las autoridades intervinientes en su expedición, haciendo disfuncional su apocrafía.
Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendaciones:
Establecer de manera diferenciada la fecha de emisión de los contratos de la fecha de suscripción
de los mismos, teniendo en cuenta que en algunos casos ambas puedan no ser coincidentes.
Atento a que en los contratos de locación de obra los pagos deben realizarse contra la
presentación de informes, en caso de establecer pagos en concepto de anticipo, dejar evidencia
documental que justifique que el anticipo es indispensable para la realización de las tareas. Dejar
debida constancia en las copias legalizadas de los títulos profesionales de los consultores de que
las mismas son copia fiel de los originales que verificó el Programa.
4- CAJA CHICA
Observaciones:
a) Las planillas de rendiciones de caja que se tuvieron a la vista no detallan la totalidad de los
datos de los comprobantes de respaldo (tipo y letra de identificación) y el número se
encuentra incompleto en lo referente al código de punto de venta. En cuanto a la columna de
detalle del gasto en la rendición de mayo-2001 se encuentra incompleta y en la de noviembre2001 en algunos casos carece de información.
b) Los comprobantes de respaldo adjuntos a las planillas de rendiciones, si bien se encuentran
inicialados, carecen de identificación con la rendición de la caja de la cual forman parte, no
28
cumpliendo con lo establecido en el “Instructivo de funcionamiento de caja chica” entregado
por la UNPRE.
c) Con respecto a los pagos incluidos en la muestra en concepto de compras repetitivas de
artículos de oficina (librería y toner) por los siguientes importes acumulados: por proveedor
USD 353,50, USD 734,80 y USD 873,66 respectivamente, se pudo observar que:
1. No se tuvieron a la vista los antecedentes de la compra para los tres proveedores
(presupuesto de compras UNPRE, tres presupuestos, cuadro comparativo, selección).
2. No se tuvieron a la vista los presupuestos de los proveedores aprobados por la UNPRE,
con los precios vigentes durante el 2001.
3. No se tuvo a la vista documentación que respalde la recepción de los fondos por parte de
un proveedor por USD 128,50.
Comentarios de la UNPRE:
a) Con relación al detalle de la totalidad de los datos de los comprobantes de respaldo, se
tendrá en cuenta la observación para las siguientes rendiciones. Respecto a las observaciones
particulares a las rendiciones de mayo y noviembre de 2001, se subsanarán las mismas.
b) Al inicialar los comprobantes adjuntos a la planilla de rendición, en el momento de firmar el
cheque se evita su inclusión en una rendición posterior.
c)
1. Para las compras por caja chica no es común hacer un presupuesto de necesidades. La
caja chica es por compra directa, por lo tanto no es necesario solicitar tres presupuestos ni
realizar un cuadro comparativo de precios. Además, generalmente los gastos por caja
chica son necesariamente de rápida ejecución, lo que dificulta realizar compulsas de
precios, etc.
2. Los precios vigentes son los de los presupuestos.
3. La observación es correcta. Se procederá a revisar con detalle los archivos por si es que
el recibo se hubiera traspapelado. De no encontrarlo, se le pedirá a la firma una copia o
constancia de pago de las facturas observadas.
29
Recomendación: Dar cumplimiento a lo establecido en el instructivo de la UNPRE en relación a
los datos transcriptos a la planilla de rendiciones e intervención de los comprobantes de gastos.
Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de las compras de artículos
repetitivos mediante fondos de la caja chica a los fines de garantizar una correcta administración
de la misma.
5- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB)
Observaciones:
a) En algunos casos en que se otorgaron anticipos para la realización de estudios se observan
atrasos significativos en la rendición de los fondos en poder de las EB (saldos pendientes de
ejercicios anteriores). (1.EE.14: USD 31.900.-; 1.EE.11: USD 29.261,65 y el 1.EE.52: USD
36.600.-)
b) De la revisión realizada (por muestra) en las entidades beneficiarias, se ha podido observar
que si bien cuentan con un registro separado de los gastos realizados con los fondos del
Programa, no se tuvo a la vista constancia de presentación en la UNPRE, de los estados
contables semestrales, como así tampoco los reclamos por parte de la UNPRE por falta de
presentación, dando cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Operativo del Programa.
Comentarios de la UNPRE:
a) Durante el transcurso del año 2001 esta administración ha enviado a todas las entidades
beneficiarias una circular con el objetivo de elevar al BID el informe semestral del Estado del
Fondo Rotatorio al 30 de junio y al 31 de diciembre del año 2001. Con respecto a los
estudios 1.EE.11, 1.EE.14 y 1.EE.52, hemos enviado con fecha 11/04/2002, nota
reclamando las justificaciones de fondos adeudadas o el reintegro de los fondos no utilizados.
Destacamos que esa nota fue enviada a todos los estudios con saldos pendientes de justificar.
30
Podemos agregar que el 1.EE.11 tiene aprobados con fecha 31/10/01 los informes que se
encontraban
pendientes
y
31
conjuntamente
con
el
1.EE.14 se ha recibido por parte de la EB el 17/05/02 una nueva justificación de anticipos de
fondos, para cada uno de ellos, las que se encuentran en trámite de aceptación en
coordinación con el BID. Se han determinado también los saldos a reintegrar por las EB para
cada uno de estos estudios, los que una vez aprobada por el BID la precitada justificación
deberán ser transferidos a la cuenta corriente de la UNPRE.
b) Si bien no se ha solicitado estrictamente un plan de cuentas y estados contables semestrales,
por considerar que básicamente los objetos del gasto se limitaban a consultorías (honorarios y
pasajes y viáticos), con la “grilla de gastos” solicitada mediante el instructivo se podía efectuar
un seguimiento de las inversiones realizadas. En cuanto a los estados contables semestrales, se
reemplazó por la solicitud sobre el saldo del fondo rotatorio solicitado semestralmente y en el
cual se expone el saldo del banco, la conciliación bancaria y un detalle de los gastos realizados
y no justificados a esa fecha. Teóricamente esta información era necesario solicitarlas a las EB
con Administración Descentralizada, pero como actualmente todas las EB tendrán
Administraciones Centralizadas, no será necesario solicitar dicha información.
Comentarios Estudio 1.EG.27(único comentario de EB recibido):
b) Con fecha julio 2001 el Banco Interamericano de Desarrollo y la Unidad de Preinversión
efectuaron una verificación de la organización administrativa de esta Unidad en la parte
relacionada con los Convenios Subsidiarios (1.EE.65 y 1.EG.27) firmados entre la ex
Secretaría de Coordinación de la Jefatura de Gabinete y la UNPRE. En esa ocasión se
analizaron los informes contables de los precitados estudios, motivo por el cual no se
presentaron formalmente. Se toma debida nota de la observación, para su correcta
implementación futura.
Recomendaciones: Implementar los controles necesarios para asegurar la rendición en tiempo
de los fondos transferidos a fines de contar oportunamente con la información y documentación
de respaldo necesarias para que los registros de la UNPRE reflejen la totalidad de las inversiones
32
realizadas con fondos del Programa. La UNPRE debe solicitar a la EB, de corresponder, el
reintegro de los fondos una vez aprobados y registrados los pagos (incluidos en las justificaciones
de las EB) en las categorías de inversiones correspondientes, como Unidad responsable de la
gestión, y del control de la totalidad de las operaciones del Programa. Es del caso destacar que
no debe esperar a la no objeción del Banco para solicitar el reintegro de los fondos a las EB,
teniendo en cuenta que la justificación al BID es un proceso posterior a su la contabilización en
los registros del Programa.
6- DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO - JUSTIFICACIONES
Observación: Las planillas de rendiciones de la caja chica y los comprobantes de respaldo
adjuntos, no se encuentran intervenidos por el sello utilizado por la UNPRE para identificar la
justificación de gastos en la cual fueron rendidos.
Comentario de la UNPRE: El sello utilizado por la UNPRE para identificar la justificación de
gastos en la cual fueron rendidos se colocó en las órdenes de pago que acompañan a la planilla y
a los comprobantes de caja chica, pero de acuerdo a lo observado, se sellará cada uno de los
comprobantes.
Recomendación: La intervención de la documentación por parte del proyecto, identificando la
justificación en la cual fue incluida permitirá evitar omisiones o duplicaciones en cuanto a su
rendición, como así también facilitar las tareas de control.
33
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
a) De la revisión del libro banco auxiliar de la UNPRE, surgieron las siguientes observaciones:
1. Errores de transcripción de los números de emisión de las órdenes de pago (OP) desde la
Nº 51, hasta la N° 81.
2. Durante los meses de mayo y junio de 2001 se omitieron transcribir los números de
órdenes de pago asociadas a los cheques emitidos – desde orden de pago Nº 266 hasta
N° 381-.
3. Al pasar al libro banco las órdenes de pago Nº 507 y 508, se invirtieron los importes por
los cuales fueron emitidas, y respecto a la orden de pago Nº 602 se invirtieron los datos de
los cheques incluidos en la misma.
b) De los cheques emitidos y contabilizados al 31/12/2001, se ha podido observar lo siguiente:
1. USD 130.870,38 corresponden a cheques en cartera al 31/12/01, retirados por los
beneficiarios entre el 1 y 11 de febrero de 2002, conforme los datos expuestos en las
órdenes de pago.
2. USD 1.034,25 liberados el 26/12/01 para recomponer el saldo al cierre de USD 2000.de la caja chica. El cheque fue anulado y reemplazado en el mes de marzo de 2002.
3. USD 1.291.- , registrados el 20/12/01, no pudiendo verificarse la fecha de recepción del
cheque por parte del beneficiario.
4. El cheque N° 6911 registrado el 26/11/01 por USD 3.708,90, retirado por la EB el
05/12/01, se encontraba pendiente de débito en la conciliación al 31/03/2002. Se destaca
que a la fecha de emisión del mismo, el saldo contable del estudio 1.EG.16 era acreedor
en dicha cifra.
Comentarios de la UNPRE:
34
a) Los errores u omisiones encontradas no merecen mayor atención. Son errores formales que
no implican omisiones en los registros contables y son propias de una planilla auxiliar. El libro
banco auxiliar de la cuenta corriente 2940/01, es auxiliar - como su nombre lo indica - su
objetivo principal es la conciliación bancaria , la apertura de los pagos por fuente de
financiación, el control de pagos para confeccionar los formularios C-75 presentados a la
contaduría, control de retenciones por fuente de financiación.
b)
1. A comienzos del ejercicio 2002 se produjeron cambios de autoridades que decidieron
suspender los pagos y no revertir la registración efectuada por la administración anterior.
2. Las nuevas autoridades decidieron en el mes de enero de 2002 no cobrar el cheque
emitido. En el mes de marzo se anuló el cheque y se confeccionó un nuevo cheque por el
mismo importe procediéndose al cobro.
3. No se pudo verificar la fecha, porque el cheque no fue retirado por el consultor.
Habiéndose vencido el plazo , se procederá a la anulación del cheque en el ejercicio
2002.
4. Ante los cambios de autoridades que se produjeron durante los primeros meses del 2002,
la Entidad Beneficiaria (EB) se quedó sin responsable autorizado para poder efectuar el
depósito del cheque. Se iniciaron las acciones tendientes a obtener la devolución del
cheque mencionado.
Recomendaciones: Implementar un sistema contable orgánico e integrado, para que de las
registraciones contables del Programa se pueda obtener información confiable, oportuna y
consistente, permitiendo obtener la totalidad de las cifras volcadas en los estados financieros del
Programa. Dejar evidencia documental de las actuaciones llevadas a cabo por las autoridades del
Programa registrando todos aquellos hechos que impacten en los movimientos de fondos por
ejemplo (anulación cheques).
35
2- CONSULTORÍA INDIVIDUAL (HONORARIOS)
Observaciones Generales: De la revisión por muestra de los pagos realizados en concepto de
honorarios a consultores individuales, contabilizados durante el ejercicio 2001 por la UNPRE, y
de los correspondientes antecedentes de contratación surgieron las consideraciones a formular
que deben complementarse a las expuestas en A-3 del presente Memorando.
Los consultores incluidos en muestra fueron contratados para realizar actividades en las siguientes
categorías de inversión:
Categoría de Inversión
Código
Estudios – Estudios Generales
1.EG.27
Estudios –Estudios Específicos
PEAT
1.EE.66
PEAT
Administración y Supervisión
Estudios – Estudios Generales
UNPRE
1.EG.28
Estudios – Consultoría de
Apoyo
1.CA.37
Fortalecimiento Institucional –
Fortalecimiento de la
Subsecretaría. de Inversión
Pública
Estudios – Estudios Generales
2.SI.13
1.EG.24
Estudios – Estudios Específicos 1.EE.65
Concepto
Programa de Estudios Especiales sobre Modernización de la Gestión y
Reasignación del Gasto en el Sector Público Argentino.
Programa de Estudios de Seguridad Ciudadana
Plan Estratégico de Asistencia Técnica
Unidad Nacional de Preinversión
Diagnóstico del Rol de los Servicios Financieros en la Argentina, su
evolución y desempeño tendiente a una estrategia para la profundización
de las reformas del sector.
Consultoría de Apoyo en tareas de análisis y promoción de proyectos de
inversión turísticos. Seguimiento de las acciones ya realizadas. Evaluación
de resultados obtenidos.
Fortalecimiento Institucional de la (ex) Secretaría de Programación
Económica y Regional II Etapa.
Programa de Inversión en Infraestructura Turística para la República
Argentina
Lineamientos para el Diseño Técnico de un Sistema Simplificado de
Registración Laboral.
Aprobación Planta de Personal
Observación: La Resolución Nº 28/2001 de la Secretaria de Hacienda aprobando la planta de
personal de la UNPRE fue emitida el 11/4/01. Se ha podido observar que se realizaron los pagos
emergentes de los contratos incluidos en la muestra para el componente UNPRE, por los
períodos devengados entre el 1 de enero y el 31 de marzo de 2001, sin contar con la planta
aprobada.
36
Comentario de la UNPRE: La Planta de Personal de la UNPRE efectivamente fue aprobada
mediante la Resolución 28/2001 emitida el 11/04/01. Los consultores de la UNPRE tenían
firmados por la autoridad competente sus contratos en diciembre de 2000, habiendo prestado los
servicios correspondientes. En virtud de ello, y de contar con los créditos presupuestarios
necesarios y los fondos disponibles es que la Dirección de la Unidad decidió efectuar los pagos.
Recomendación: Verificar que se encuentre aprobada previamente la planta de personal, antes
de efectuar los pagos que correspondan a los contratos del ejercicio, conforme lo establecido en
la Resolución 545/98 art. 3° y 4°.
Proceso de búsqueda, evaluación, y selección.
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista documentación, ni se pudo verificar la metodología de búsqueda de los
postulantes para participar en las ternas para la selección de los consultores incluidos en la
muestra. (1.EG.27, 1.EE.66, PEAT, UNPRE, 1.CA.37, 1.EG.24, y 1.EE.65). Es del caso
destacar que en algunas de las ternas se han podido observar diferencias de puntajes
significativas entre el consultor seleccionado y los otros dos postulantes por no cumplir en la
mayoría de los casos con los requisitos obligatorios exigidos para el puesto. (1.EE.66,
1.CA.37, y 1.EE.65).
b) Los cuadros de evaluación de las ternas de consultores en la mayoría de los casos no aclaran
los datos del firmante como responsable de la evaluación realizada. (1.EG.27, 1.EE.65,
PEAT, 1.EG.24, 1.EG.28, 1.EE.66, UNPRE y 1.CA.37).
c) No se tuvo a la vista evidencia documental preparada por la EB y/o la UNPRE que respalde
la asignación de los puntajes expuestos en los cuadros de evaluación para la selección de cada
uno de los consultores incluidos en la muestra. Como así tampoco la documentación que
revisaron previamente para poder verificar los antecedentes laborales, ni estudios y/o cursos
37
realizados expuestos en los currículos de los postulantes, teniendo en cuenta que en la
mayoría de los casos los mismos carecen de firma del postulante validando los datos
expuestos. (1.EG.27, 1.CA.37, 1.EG.28, UNPRE, 1.EE.66, 1.EE.65, 2.SI.13, y 1.EG.24).
d) En el caso del componente PEAT la documentación que respalda la asignación de los
puntajes, se encuentra inicialada no aclarando los datos del/os firmantes responsables de su
confección y control.
Comentarios de la UNPRE:
a) Tal como establece la Cláusula 4.03 del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica –
Estipulaciones Especiales, la responsabilidad de contratación de los expertos individuales
recae, en la modalidad de ejecución del presente Programa, sobre la Entidad Beneficiaria. De
cualquier manera, y a fin de mejor ilustrar a la presente Auditoría, corresponde mencionar que
el numeral 10.3 del Reglamento Operativo fija que los servicios de consultoría con cargo a los
recursos del financiamiento seguirán lo dispuesto en el Anexo B del Convenio, que en su
Sección B. dispone los requisitos para la “Selección y Contratación de Expertos
Individuales”, entre los que no se encuentra documentar el procedimiento de la búsqueda de
los expertos para la conformación de la terna de postulantes y consecuente selección de los
consultores, razón por la cual no resulta exigible su respaldo documental para compulsa
posterior. Por otra parte, cabe mencionar que la restante normativa aplicable tampoco exige
tal extremo documental.
b) Esta Unidad introdujo requisitos sustanciales en sus procedimientos a los efectos de
mejorarlos en virtud de las observaciones vertidas por la Auditoría para el período 2001. En
tal sentido, desde la fecha de recepción se ha hecho norma la exigencia de la firma y
aclaración de los resultados del procedimiento de selección de consultores. En el caso
particular de los estudios observados, la selección y contratación de los consultores fueron
realizadas por las EB en los primeros meses del año, razón por la cual debe estarse a los
criterios entonces vigentes, según los cuales, a los efectos de la actuación de esta Unidad, la
38
legalidad del acto de selección de consultores quedaba, suficientemente convalidada por la
firma y aclaración del responsable de la Entidad Beneficiaria asentadas en las notas de
remisión de los antecedentes y selección.
c) Para el caso de los estudios 1.EE.66, 1.EE.65, 1.CA.37 y 1.EG.24: A la fecha de las
aprobaciones de las ternas de estos estudios, la UNPRE efectivamente no tenía un sistema de
respaldo de la asignación de los puntajes. Si bien el mecanismo existía, pero no quedaba un
registro de la calificación. A ese efecto, a comienzos del año 2001 la UNPRE elaboró y el
BID aprobó el sistema vigente desde entonces, que permite dejar constancia del
procedimiento utilizado para obtener el puntaje asignado para cada terna. En este nuevo
sistema quedan documentados los antecedentes laborales y su calificación. En cuanto a la
firma de los currículos por parte de los postulantes, fue tenido en cuenta a partir de la fecha
mencionada.
Para el caso de la UNPRE: Los cuadros de evaluación son la evidencia documental de la
asignación de puntajes a los postulantes que componen una terna en un procedimiento de
selección de consultores. Por otro lado, siendo que el currículo es una declaración jurada de
su titular, y considerando que las observaciones vertidas por la Auditoría se hacen sobre actos
previos al mes de mayo de 2001, época de emisión de dictamen vinculante de la Unidad de
Auditoría Interna y época de recepción de Memorando a la Dirección “Programa
Multisectorial de Preinversión II” Convenio Préstamo N° 925/OC-AR BID emitido el día 29
de mayo del mismo año, resulta que la documentación respaldatoria referida por la Auditoría
no era, al momento, requerida de acompañarse al currículo y, parcialmente, no lo es aún hoy.
Para el caso del estudio 1.EG.28: Por tratarse de una tarea de evaluación de documentación
disponible ex post y cuyo resultado se expresa en los cuadros de evaluación, la
documentación del proceso de asignación de puntajes a los postulantes que componen una
terna en un procedimiento de selección de consultores, es una redundancia procedimental que
afecta la eficiencia global del proceso implicado en un Estudio. Al respecto, conviene reiterar
que los estudios resultan la unidad de trabajo y objetivo de la UNPRE.
39
En el caso del 2.SI.13: remite al comentario expuesto en a) precedente.
d) Se toma debida nota a fin de recomendar la aclaración de la firma del cuadro de la terna de
postulantes. Empero, aún en caso de carencia de firma, debe considerarse el documento
suficientemente válido en virtud de la nota de comunicación al Sr. Director de la UNPRE que
lo acompaña, tanto en los Estudios con Administración Centralizada cuanto en los Estudios
con Administración Descentralizada, extremos existentes en el caso puntual del presente
Estudio.
Comentarios estudio 1.EG.27:
a) El proceso de búsqueda de los postulantes a las ternas para la selección de los consultores
por parte de la entidad beneficiaria, se realizó a partir de consultas a las altas autoridades a
nivel nacional responsables de los distintos sectores a los que correspondían los diferentes sub
estudios y beneficiarios finales del Programa “Estudios Especiales sobre la Modernización de
la Gestión y Reasignación del Gasto en el Sector Público Argentino”, quienes indicaron a los
especialistas que consideraban idóneos para el desarrollo de los trabajos en función de su
amplia y comprobada experiencia en las temáticas y en los cargos directivos ocupados en los
sectores.
c) La asignación de los puntajes expuestos en los cuadros de evaluación se realizó a partir del
análisis del desempeño y de los antecedentes profesionales de los postulantes consignados en
sus respectivos currículos, habiéndose exigido como documentación respaldatoria los títulos
profesionales correspondientes.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente los procedimientos de selección de los consultores, a los fines de
garantizar la transparencia en las contrataciones, previendo un sistema en el que se deje debida
constancia de la convocatoria y de la difusión por la búsqueda de postulantes para cubrir cargos.
Utilizar criterios uniformes para efectuar la calificación de la totalidad de los postulantes a las
40
ternas que garanticen la elección del personal más idóneo para desarrollar las tareas para las
cuales son contratados. Se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, dejando constancia en las evaluaciones realizadas, de la oportunidad de las mismas y
de los responsables de la selección.
Contrataciones
Observaciones:
a) Se ha podido observar que la documentación que respalda la contratación de los consultores
no se encuentra archivada conformado legajos individuales por consultor, debidamente
foliados, que permita validar la integridad de la documentación y actuaciones para cada
contratado, sino que la UNPRE cuenta con biblioratos que contienen información general
(temáticos) por componentes y/o subcomponentes.
b) En la mayoría de los casos, los contratos de obra suscriptos con los consultores no establecen
un plazo cierto de ejecución, exponiendo: que la fecha de inicio será “alrededor de xx fecha”
y que el plazo de ejecución de la obra no superará determinada cantidad de meses (1.EG.27,
PEAT, 1.CA. 37 y 2.SI.13).
Comentarios de la UNPRE:
a) Se trata de la práctica habitual de la Unidad, motivada fundamentalmente en la necesidad de
contar con acceso inmediato y global a la totalidad de la información referida a un Estudio.
Conviene reiterar que los Estudios resultan la unidad de trabajo y objetivo de la UNPRE. Esta
observación no ha sido planteada en auditorías efectuadas con anterioridad, tanto por el
Banco Interamericano de Desarrollo cuanto por la misma AGN. En cuanto a la foliatura, se
tendrá en cuenta para realizarla a partir de la fecha.
b) En el caso de 1.EG.27 los contratos celebrados en el marco del Programa son exclusivamente
de locación de obra, razón por la cual se fijan plazos de cumplimiento y entrega coincidente
con los TOR´s y el cronograma de actividades que en ellos se incluyen. A los efectos del
41
punto que aquí se evacua la fijación de un plazo en “x meses” o la fijación de una fecha
determinada para la remisión de la obra contratada con el experto son equivalentes, no hay
honorario mensual estipulado, sino por entrega de productos.
En el caso de PEAT, efectivamente, en la mayoría de los casos los contratos de locación de
obra establecen la época de inicio de ejecución y el plazo de ejecución de la obra. Tal
modalidad ha sido adoptada en los casos concretos en razón de la necesidad de combinar la
entrega y aprobación de insumos (productos) necesarios para el inicio de la ejecución de
otros productos. Si bien tal modalidad no fija una fecha particular de inicio de la ejecución de
la obra, no resulta óbice la fijación de una época de inicio con referencia a una fecha particular
a la ejecución en tiempo y forma de las obligaciones comprometidas.
Para el caso 1.CA.37, la práctica de incluir como fecha de inicio del contrato una fecha
estimativa sujeta a una fecha específica deriva de la necesidad de asegurar que la totalidad de
los elementos necesarios para la ejecución de la labor se encuentren a disposición del
consultor. En el caso particular, la estimación se debió a la modalidad de contratación en
ocasión de una urgencia sectorial y la asunción por parte de la EB a su cuenta y riesgo del
inicio del proceso de selección y contratación.
Para el 2.SI.13 por tratarse las tareas a cargo de los diversos consultores contratados
interrelacionadas en sus componentes, se verificó la conveniencia de ajustar el documento
legal a la realidad concreta, la cual dictó que resultaba conveniente el inicio conjunto de las
actividades de todos los consultores, una vez conformado el equipo de trabajo, lo cual sólo
resultó posible estimar debido a la variable extensión de tiempo que conllevaría cada proceso
de selección y contratación.
Recomendaciones: Arbitrar los medios necesarios para que se implemente un sistema de
archivo que contenga la totalidad de la documentación de cada consultor con una foliatura
correlativa, a los efectos de poder garantizar la integridad de la misma. Fijar de manera fehaciente
los plazos de ejecución de los contratos, determinando concretamente la fecha de inicio, a los
42
efectos de poder corroborar el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido
seleccionados así como delimitar las responsabilidades en el marco de las relaciones jurídicas
involucradas.
43
3- CONSULTORÍA INDIVIDUAL (HONORARIOS)
Observaciones Particulares: A continuación se exponen las observaciones específicas, que
deben complementarse a las expuestas en B-2 precedente:
ESTUDIO GENERAL: 1.EE.65 Estudio. “Lineamientos para el Diseño Técnico de un
Sistema Simplificado de Registración Laboral.”
Observaciones:
a) El Programa se comprometió contractualmente con los consultores al otorgamiento de un
anticipo a la fecha de firma. Los contratos fueron suscriptos en el mes de octubre de 2000
mientras que el primer pago de cada uno de ellos fue liberado, un mes y medio después
(diciembre de 2000) Se debe tener en cuenta lo observado en A-3- apartado “Contratos” a).
b) No se pudo verificar el cumplimiento de las condicionalidades establecidas para la liberación
de los pagos realizados a los consultores, (condicionados a la presentación de informes),
incluidos en la muestra de auditoría, en virtud de observarse las siguientes situaciones:
1. El cronograma de pagos (que integran los TOR´s del estudio) y adjunto a los contratos
como Anexo I establecen la presentación de un informe de avance al tercer mes del
contrato, un informe final (sin plazo) y cuatro pagos, mientras que el cronograma de pagos
obrante como Anexo IV a los contratos establece la presentación de dos informes de
avances, un informe final, (sin exponer la fecha de presentación de los mismos), y cinco
pagos.
2. No existe relación temporal lógica entre los contratos de los consultores y el informe final
del estudio. Los contratos de los consultores fueron suscriptos y abonados en su totalidad
por el período comprendido entre fines de octubre de 2000 hasta fines del mes de marzo
de 2001, mientras que el informe final del estudio posee fecha de emisión diciembre de
2000 y el informe complementario fue emitido en enero 2001.
44
3. Los informes finales que se tuvieron a la vista en la UNPRE, mencionados
precedentemente, no identifican a los responsables de su confección, no se encuentran
suscriptos o inicialados por los mismos, y no cuentan con sello de recepción.
4. No se tuvieron a la vista en la entidad beneficiaria los informes de avances que debían
presentar algunos consultores en respaldo de los dos pagos recibidos el 18/12/00, como
así tampoco las respectivas aprobaciones por parte de la EB.
c) Se tuvo a la vista la nota UNPRE Nº 116/2002 del 17/04/2002 en la que se informa a la
entidad beneficiaria que de una revisión ex post realizada por el Banco el informe final del
estudio “...pareciera configurarse como la adquisición de una obra preexistente...”, y en
consecuencia, recomienda a la EB iniciar acciones correspondientes a fin de delimitar las
responsabilidades individuales, y si correspondiera a proceder al reintegro de los pagos
realizados.
Comentario de la UNPRE:
a) La solicitud de fondos fue efectuada por la EB en época contemporánea a la elaboración de la
pertinente orden de pago por parte de la UNPRE, no verificándose el retraso imputable a la
UNPRE referido por la Auditoría con relación a la fecha de firma del contrato.
b)
1. Este ejemplo sirve para explicar una de las situaciones reiteradas que se presentaron y se
siguen presentando, relacionadas con los permanentes cambios institucionales y
consecuentemente en sus políticas. Estas continuas modificaciones institucionales alteran
los cronogramas de los estudios que se vienen desarrollando y provocan las situaciones
que las auditorías en varias oportunidades han comprobado (como la de este caso en
particular). Concomitantemente, el plazo de contratación fijado para el Estudio resultó de 5
meses según TDR´s generales. Siendo que uno de los consultores contratados actuaría
como coordinador del equipo de profesionales expertos, y la activa participación del
responsable del Estudio por parte de la EB, se estimó conveniente no atar la confección de
45
informes parciales algunos a una fecha determinada e inamovible sino adecuar el tiempo
concreto de entrega a la consolidación necesaria para la ejecución de las actividades
encomendadas.
2. El Informe Final fue remitido por la EB en fecha 22/02/01. Conforme intervención de nota
adjunta a la referida, habría sido remitido a la EB en fecha 22/01/01. Atento a la
incumbencia en punto a la aprobación del informe final que corresponde a la EB y a la
UNPRE, sobra mencionar la conveniencia de la remisión temprana del documento a fines
de verificar sus contenidos y constatar la necesidad o no de su corrección, otorgando
suficiente tiempo a los responsables de su elaboración para presentar un borrador según
las observaciones efectuadas por la EB y/o la UNPRE.
3. Se encuentra debidamente intervenida la pertinente nota de remisión del Informe Final, no
habiéndose intervenido el documento mismo. Atento a los otros extremos mencionados
por la Auditoría, evacuados en diversos comentarios, y no habiendo normativa específica
sobre la materia, se toma nota para verificar los alcances de su implementación en el
futuro inmediato por parte de la UNPRE.
4. Siendo que los informes de avance son responsabilidad exclusiva de las EB, mediante
Nota UNPRE N° 423/2002 del 11/10/02, se le comunica a la misma la observación de la
auditoría, solicitando se les envíe la información pertinente.
c) Mediante Nota de fecha 07/05/02 la Subsecretaría de la Gestión Pública de Jefatura de
Gabinete de Ministros, comunica a la UNPRE las actividades emprendidas en respuesta a la
Nota UNPRE N° 116/2002. Por Nota UNPRE N° 423/2002 del 11/10/02 se le comunica a
la entidad beneficiaria la observación de la auditoría, solicitando se les envíe la información
pertinente.
Recomendaciones:
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a) Atento a que las cláusulas contractuales generan obligaciones recíprocas para las partes que
intervienen en el contrato desde la fecha en que el mismo es suscripto, se deben arbitrar los
mecanismos necesarios para poder cumplir con las mismas.
b) En caso que las contrataciones sean condicionadas a la presentación por parte del consultor
de un producto determinado, establecer de manera fehaciente e inequívoca los cronogramas
de presentación y de desembolsos, procurando que los contratos y los TDR´s establezcan
parámetros idénticos. En caso de existir cronogramas de presentación de productos,
establecidos de manera contractual, se debe procurar su implementación. El establecimiento
de fechas predeterminadas para la presentación de los informes debe responder a un criterio
analizado previamente y que se relaciona con el cumplimiento de los objetivos a alcanzar por
el estudio. Intervenir los informes con un sello en el que conste su recepción (autoridad
responsable y fecha), verificando previamente que los mismos contengan la firma del
responsable, como así también que indiquen el período de ejecución.
c) y d)Si bien la entidad beneficiaria tiene a su cargo la ejecución de actividades, esto no inhibe
a la UNPRE de la responsabilidad de control y seguimiento que le es inherente.
ESTUDIO ESPECIFICO: 1.EE.66 “Programa de Estudios de Seguridad Ciudadana”
Observaciones:
a) Se ha podido observar que los contratos incluidos en la muestra fueron emitidos a fines del
mes de agosto y principios de setiembre de 2000, estipulando pagos a la fecha de firma del
mismo (que, conforme una de las cláusulas contractuales, es coincidente con la fecha de
emisión). Se ha podido observar que la entidad beneficiaria recibió los fondos el 28/12/00,
casi cuatro meses después de la fecha comprometida contractualmente con los consultores.
b) Las órdenes de pago emitidas por la Entidad Beneficiaria, no prevén un casillero o espacio
para la firma por parte de los beneficiarios de los pagos, que permita validar la recepción de
los fondos, teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos los consultores presentan
47
facturas. En algunos casos existen firmas pero que no se encuentran debidamente aclaradas,
que si bien las facturas exponen “recibí conforme” no exponen la fecha de recepción del
cheque y del comprobante de retenciones, de corresponder.
c) En algunos de los contratos suscriptos con los consultores, que preveían pagos condicionados
a la presentación de informes de avance, no se establece un plazo cierto de presentación de
los mismos, que permita verificar la oportunidad de la presentación de los productos. Se
destaca que los TOR´s adjuntos tampoco exponen un plazo cierto.
d) En el caso de la contratación de un consultor internacional experto en sistemas de información
y estadística, surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. No se tuvo a la vista documentación que respalde/evidencie la metodología aplicada y el
análisis realizado por el Programa para determinar el importe contractual asignado al
consultor internacional por USD 13.500.-.
2. Los TOR´s adjuntos al contrato fueron suscriptos por el consultor el 21/11/00,
posteriormente a la fecha de inicio contractual de actividades previsto para el 05/09/00, se
destaca que la declaración jurada de elegibilidad sí fue suscripta en esa fecha.
3. No consta en el legajo del consultor copia del pasaporte o documento de identificación,
copia de la constancia de inscripción en el organismo fiscalizador de su país de origen, y
copia del título profesional legalizada.
4. No se tuvo a la vista constancia de recepción de los fondos por parte del consultor
internacional por un importe de USD 6.750.-, ni se tuvo a la vista documentación
debidamente suscripta por el consultor autorizando la transferencia de los fondos a la
Cuenta Nº: 0008100400 routing # 311079050.
5. Si bien la UNPRE contabilizó el importe de USD 5.098.- en concepto de honorarios, se
tuvo a la vista la liquidación del BNA del 11/01/01 informando que la transferencia
ascendía a USD 5.043,55, y la diferencia corresponde a USD 54,45 en concepto de
gastos bancarios e IVA.
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6. Se tuvieron a la vista dos facturas (una con la leyenda correspondiente al primer informe y
otra que menciona el segundo) que cuentan con el mismo Nº de emisión 101.
7. Es del caso destacar que los TOR´s adjuntos al contrato exponen que el informe final
deberá ser aprobado únicamente por la UNPRE. Al respecto surge que el informe final
con fecha prevista de presentación para el 20/12/00, fue elevado por el consultor, según
surge del mismo, el 07/12/00. No se tuvo a la vista la aprobación del mismo por parte de
la UNPRE, como así tampoco surge de los registros contables, que al 31/12/01 el
consultor haya recibido el pago.
e) En el caso de la contratación de otro consultor nacional como asistente en formulación de
proyectos y relaciones interinstitucionales por el período 01/03/01 al 30/06/01, surgió que:
1. Los TOR`s adjuntos al contrato en el apartado “perfil requerido” solicitan entre otros
requisitos un experto en formulación y evaluación de proyectos, no especificando la
necesidad de un título profesional. No se tuvo a la vista documentación que respalde los
recaudos que tomó el Programa para asegurarse que la selección se llevó a cabo entre
idóneos en la misma especialidad, teniendo en cuenta que dos postulantes al cargo eran
profesionales en ciencias económicas, y el tercero seleccionado no declara título
profesional (según los recibos presentados expone “Administrador”), y que además existe
una diferencia significativa de puntaje final entre los mismos. Es del caso destacar que el
ganador obtuvo los menores puntajes en Antecedentes Profesionales y con la aclaración
“que no acredita nivel académico”.
2. Se ha podido observar que entre la fecha de emisión del cuadro de evaluación del
29/12/00 y la fecha de inicio de actividades contractual (01/03/01) pasaron dos meses.
3. La declaración jurada de elegibilidad suscripta por el consultor no expone la fecha de
firma, que permita validar el período y el contrato a que corresponde.
4. El consultor en el curriculum vitae adjunto a la terna del 29/12/00, expone en el apartado
de Antecedentes Laborales tener vinculación con el Programa: “Coordinación Técnica del
Estudio sobre Seguridad Ciudadana 1.E66 Préstamo BID 925/OC”, habiendo
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desarrollado entre otras las siguientes actividades: formulación de los TOR´s del Estudio,
análisis de los antecedentes de contratación de consultoría, calificación de ternas,
representación de la UEC del Ministerio del Interior ante el Comité Técnico de la UNPRE.
No se tuvo a la vista documentación haciendo excepción a la situación expuesta, por un
posible conflicto de intereses existentes por su participación posterior en una terna.
5. Es del caso destacar que la declaración jurada de elegibilidad suscripta por el consultor, no
posee salvedad de la misma, por lo informado en el curriculum vitae por el desarrollo de
tareas en el Préstamo BID 1068/OC, que según el currículum del consultor fue desde
enero hasta el mes de diciembre de 2000.
6. Se ha podido observar que la nota recibida por la UNPRE en fecha 29/12/00, elevando la
evaluación de la terna e informando el consultor seleccionado por la EB para Apoyo
Técnico (Formulación de Proyectos y Relaciones Interinstitucionales), fue suscripta por el
propio consultor seleccionado en reemplazo del Coordinador. Es decir que el consultor
informó a la UNPRE la aprobación por parte de la EB de su propia contratación.
7. No se tuvo a la vista la constancia de CUIT del consultor. Los datos surgen de los recibos
emitidos por el consultor.
8. Respecto del informe final, se pudo observar que el mismo cuenta con las aprobaciones
tanto de la entidad beneficiaria y de la UNPRE otorgadas en el mes de junio de 2001; es
del caso destacar que al 31/12/01 no se encontraba contabilizado por la UNPRE el pago
final sin que conste evidencias que justifiquen las demoras.
f) En el caso de un consultor nacional contratado entre el 05/09/00 y el 20/12/00, como experto
en sistemas de información y estadística se ha podido observar que fueron incorporados en la
evaluación postulantes que no cumplían con lo establecido en los términos de referencia que
se tuvieron a la vista: (profesional de ingeniería o ciencias de la información). Uno de ellos
presenta como especialidad “Licenciado en geografía” y el ganador expone analista de
sistemas–programador egresado del Instituto de Tecnología ORT, destacando que sus
comprobantes respaldatorios (facturas) mencionan “Sistema de información geográfica”.
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g) Para el caso de la contratación de un consultor nacional especialista en capacitación se ha
podido observar que:
1. Entre la fecha de emisión del cuadro de evaluación del 28/12/00 y la fecha de inicio de
actividades contractuales (01/03/01) pasaron dos meses.
2. El contrato tenía fecha prevista de finalización el 31/0701,y el informe final que se tuvo a la
vista es del 20/06/01. Se destaca que al 31/12/01, de los registros contables de la UNPRE
no surge el pago al consultor.
h) En la totalidad de los consultores incluidos en la muestra, con fecha de inicio de actividades
contractual en setiembre de 2000 y finalización el 20/12/00 se ha podido observar que
conforme los datos obtenidos de los informes se había cumplimentado la presentación de los
mismos al 12/12/00. Cabe informar que los primeros pagos condicionados a la fecha de firma
del contrato se liberaron en enero 2001, y que si bien los informes finales fueron aprobados
por la entidad beneficiaria en marzo de 2001, al 31/12/01 no contaban con las aprobaciones
de la UNPRE.
Comentarios de la UNPRE:
a) Las dos primeras solicitudes de anticipos de fondos fueron efectuadas por la EB a la UNPRE
el 30/11/2000. La UNPRE no puede entregar ningún anticipo de fondos antes que la EB
presente la Solicitud de Anticipos de Fondos acompañada de los contratos suscriptos.
b) Las órdenes de pago de las EB son instrumentos de las mismas en los cuales la UNPRE no
puede intervenir. Generalmente están estandarizados para operaciones con otras entidades y
otras fuentes de financiamiento. La fecha de validación de los fondos generalmente figura en la
factura o recibo del consultor.
c) Los plazos de entrega de informes de avance por parte de los consultores individuales, no
establecidos específicamente en la totalidad de los contratos celebrados, se encuentran
taxativamente previstos en los cronogramas de las actividades de la obra incluidos en los
TDR´s, que son parte integral de los referidos contratos.
51
d)
1. El consultor es uno de los expertos internacionales contratados para la ejecución del
estudio por la entidad beneficiaria. Conforme la experiencia de esta unidad, el monto de
honorarios convenidos resulta menor al promedio, dentro de los parámetros usuales de los
programas financiados por el BID. Por otra parte, conforme la escala retributiva fijada por
el Decreto N° 92/95, normativa de orientación pues no resulta aplicable a la contratación
de personas no radicadas en el país, la retribución convenida con el consultor responde a
la función de coordinador, tarea desempeñada por el consultor en el caso del presente
estudio, para la cual se encontraba sobradamente calificado.
2. El consultor pudo haber omitido la firma de sus TDR al momento de suscribir el contrato,
pero debió conocerlos ya que estos están citados y son parte de su Anexo I. Se habría
formalizado su suscripción con fecha 21/11/00, coincidiendo esta con uno de sus viajes a
Buenos Aires.
3. Se trata de un evidente error involuntario, se toma debida nota de la inconsistencia
documental a fin de evitar suceda lo mismo en el futuro.
4. La Entidad Beneficiaria habría constatado la pertinente recepción de fondos previo a
remitir la respectiva justificación, ya que esta habría girado los mismos a la cuenta que
indicara el consultor. Estos honorarios fueron incluidos en la Justificación N° 24 aceptada
por el BID.
5. El Estudio se efectuó bajo el régimen de Administración Descentralizada, por ello esas
operatorias son responsabilidad y le corresponden efectuarlas a la EB.
6. La contabilización efectuada por la UNPRE es correcta, corresponde al concepto de
honorarios la suma de USD 5.098.-. Los gastos detallados en la liquidación del Banco
Nación (comunicación, transferencia al exterior e IVA) por un total de USD 54,45 han
sido a cargo del consultor, por lo que no es procedente imputarlo como un gasto.
52
7. Se requerirá a la Entidad Beneficiaria verifique si no ha quedado en su poder otra factura
contra la que hayan librado la Orden de Pago N° 250040, y de corresponder que
regularice esta documentación, si bien esta ya ha sido aceptado por el BID en la
Justificación N°24.
8. El informe final del consultor fue recibido en la UNPRE a principios de febrero de 2001,
junto con un bloque de informes de otros consultores participantes del Estudio. Analizado,
el referido Informe tuvo algunas observaciones en particular que requirieron su evacuación
específica por parte del consultor, remitiéndoselo nuevamente a la Entidad Beneficiaria a
mediados de dicho mes. A mediados de abril de aquel año se remitió el Informe Final
corregido (versión en inglés y castellana) junto con los informes de avance
correspondientes solicitando se remita la copia magnética y papel del mismo. Atento a que
la Entidad Beneficiaria no ha remitido a la fecha los elementos requeridos para dar cabal
cumplimiento a los TDR´s, el informe final no ha sido abonado.
e)
1. De la compulsa de los currículos de los postulantes que participaron en la terna de la que
resultó preferible la contratación del consultor, surge claramente que los tres participaron
activamente en la formulación de proyectos con financiación internacional, para lo cual la
posesión de título profesional no es requisito por no tratarse de una actividad colegiada.
Por otro lado, surge claramente también que, frente a antecedentes similares de los tres
postulantes, lo cual describe a las claras similar idoneidad para haber desempeñado las
actividades incluidas en los TDR´s, la experiencia del consultor seleccionado resultaba
más específica tanto con relación a la naturaleza del proyecto (Estudio) cuanto al área en
la que sería desarrollado.
2. El procedimiento de selección es responsabilidad y resulta integralmente ejecutado por la
Entidad Beneficiaria quien remite el resultado a esta Unidad para su verificación. Otorgada
la aprobación requerida la Entidad Beneficiaria procede a la contratación del postulante
seleccionado. No surge anomalía alguna a experiencia de la UNPRE entre las fechas
53
señaladas en este punto, máxime si se considera que la consultoría de la referencia es de
apoyo al Estudio y se considera que se trata de un plazo comprendido en el período de la
temporada estival de vacaciones.
3. Se toma debida nota de la observación a fin de insistir a las Entidades Beneficiarias sobre
el particular.
4. El consultor Tamargo, efectivamente, tuvo a su cargo la ejecución de la coordinación
técnica del Estudio por un período temporal anterior para el cual se postuló. Su selección y
contratación posterior significó, en definidas cuentas, la continuación de las mismas
actividades que desarrolló previamente en el marco del Estudio.
5. Las incompatibilidades previstas por el Convenio de Préstamo, tienen como objetivo,
tanto en lo referente a la EB cuanto al Banco, evitar que quien dispone sobre la
contratación de consultores resulte beneficiado por su propia disposición con posterioridad
al abandono de sus funciones. En el caso del consultor Tamargo, quien como se ha
señalado en el punto anterior efectivamente obró para la repartición que en este Estudio
resultara EB, la decisión de contratación dependía no de él sino del entonces coordinador
de la Unidad Ejecutora Central y/o del entonces Secretario de Provincias, motivo por el
cual, el supuesto de incompatibilidad no se verifica para su caso.
6. Esta documentación debe obrar en poder de la Entidad Beneficiaria. A simple vista la
aparente similitud de grafías entre la firma asentada en el curriculum vitae del consultor
Tamargo y quien firma la nota referida en el presente punto indicaría que sería el mismo
consultor quien remitió la evaluación de las ternas. Como se ha referido en el Punto 4 del
presente consultor, no existe óbice alguno a lo señalado en tanto resultaba función habitual
del Sr. Tamargo hacerlo en tanto miembro del Programa de Seguridad Ciudadana. Si este
fuera el caso, la UNPRE entiende que el acto se encuentra plenamente convalidado por el
coordinador (Señor Eduardo Estévez) en tanto avaló la referida comunicación no
desautorizándola con posterioridad.
54
7. Se toma debida nota de la mención, habiéndose indicado a la Entidad Beneficiaria la
búsqueda particular de la documentación consignada.
8. Con fecha 4 de septiembre de 2002 se ha recibido por parte de la Entidad Beneficiaria la
remisión de la facturación y constancia de recepción del pago correspondiente al Informe
Final del consultor, documentación que había sido observada en su oportunidad.
f) El campo de las ciencias de la información, como es de conocimiento general, resulta
transversal a diversas temáticas específicas, en tanto que se ha desarrollado como soporte
específico de otras ciencias. De esta manera, quien es experto en sistema de información georeferenciada puede resultar o no computador científico, analista de sistemas, etc.. Como
resulta plasmado en la Resolución Conjunta 11/2002, la experiencia general es que los
conocimientos existentes en esta temática pueden resultar o no derivados de estudios
formales, de manera que incluso se autoriza la contratación de sujetos carentes de estudios
terciarios o universitarios para el desarrollo de tareas relacionadas con la temática. Resultan,
pues, sobradamente satisfechos los requisitos del perfil que componen los TDR´s del
consultor de marras, por los antecedentes profesionales y de capacitación de los tres
postulantes que componían la terna, siendo que una de las postulantes accedió a las ciencias
de la información desde la perspectiva de la temática geográfica.
g)
1. Idem comentario vertido para e) 2.
2. Recién con fecha 4 de setiembre de este año (2002) se ha recibido por parte de la Entidad
Beneficiaria la facturación y constancia de recepción del pago correspondiente al Informe
Final del consultor. Dicho informe final cuenta con la pertinente aprobación. Surge de los
TDR´s a los que responde la contratación del consultor que sus actividades tendían,
preponderantemente, a apoyar a la Coordinación General del Estudio en la temática
relacionada con capacitación así como a los diversos actores involucrados en la
elaboración del Programa de Seguridad Ciudadana. Tales actividades presentan diversos
grados de variación en su intensidad a lo largo de su ejecución, resultante mayormente de
55
las demandas a satisfacer a otros elementos del Estudio. Claramente, la Consultora
consideró que lo esencial de sus actividades había sido cumplido a la fecha de remisión de
su Informe Final, lo cual concuerda con la documentación disponible en la UNPRE,
continuando desarrollándolas por el mes siguiente.
h) El pago de los informes finales no se ha realizado en función de lo expuesto en el punto 3 de la
Nota del Area Técnica N° 163/2002 del 31/05/02 elevada al Coordinador Ejecutivo de la
Unidad Ejecutora Central de Programas Federales con Organismos Financieros
Internacionales –Secretaría de Provincias del Ministerio del Interior. (sic: Ing. Alberto Ramón
Serra) de la que surge que éste no ha sido aprobado. Los informes finales de los consultores
fueron aprobados por la Entidad Beneficiaria en marzo de 2001 y remitido para su revisión,
en bloque, por parte de la UNPRE el día 21 de abril de 2001. El Area Técnica de esta
Unidad requirió a la Entidad la remisión del soporte magnético de los informes remitidos con
anterioridad,
habida
cuenta
de
no
haber
sido
acompañado
oportunamente.
Concomitantemente, se iniciaron las labores de revisión de cada uno de los informes remitidos
en aquel bloque, recibiendo el informe del consultor Kleinjan diversas observaciones, las
cuales fueron evacuadas personalmente sólo recién a mediados del mes de diciembre de 2001
ante autoridades de la Entidad y analistas de la UNPRE, haciendo evidente el cumplimiento de
sus TDR´s en el informe final oportunamente presentado. El informe final se encuentra
actualmente observado.
Recomendaciones:
Evitar contraer compromisos contractuales con los consultores, previo a verificar la efectiva
disponibilidad de los fondos del Programa. Implementar en las órdenes de pagos la constancia de
la efectiva recepción de los fondos por parte de los beneficiarios. En caso que las contrataciones
sean condicionadas a la presentación por parte del consultor de un producto determinado,
establecer de manera fehaciente e inequívoca los cronogramas de presentación y de
desembolsos, procurando que los contratos y los TOR´s establezcan parámetros idénticos.
56
Documentar adecuadamente las metodologías aplicadas para determinar los montos de las
contrataciones, dejando debida constancia de los análisis llevados a cabo. Procurar también que
los postulantes que integran las ternas reúnan los requisitos mínimos solicitados por los TOR´s
para el cargo. Se recomienda para el caso documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, dejando constancia en las evaluaciones realizadas, de la oportunidad de las mismas y
de los responsables de la selección. Verificar que los consultores internacionales presenten de
manera previa a la formalización del contrato toda la documentación que corresponda según el
caso, (pasaporte, inscripción en los respectivos organismos fiscalizadores de su país, etc.), y que
ellos se encuentren en sus legajos.
Constatar de manera fidedigna que los consultores a contratar no se encuentren afectados por
ninguna de las incompatibilidades impuestas por las respectivas leyes, (que no estén prestando
servicios para un proyecto o trabajando para la administración pública, etc.). Para el caso de que
los consultores suscriban declaraciones juradas, en las que manifiesten que no están afectados
por incompatibilidad alguna, procurar que la misma se encuentre suscripta, que indique la fecha y
el contrato para el cual es emitida. Procurar que los responsables de efectuar las selecciones de
los consultores y los trámites relacionados con sus nombramientos posean independencia e
imparcialidad, evitar que sea el consultor seleccionado quien participe de los trámites para
efectivizar su nombramiento.
ESTUDIO
GENERAL:
1.EG.27
“Programa
de
Estudios
Especiales
sobre
Modernización de la Gestión y Reasignación del Gasto en el Sector Público Argentino”
Observaciones:
a) En la totalidad de los casos auditados de contratos de locación de obra no coincide el
calendario de pagos establecidos en los TOR´s y el Anexo IV adjuntos a los contratos. Los
pagos se realizaron en función del Anexo mencionado.
57
b) Se destaca que en los contratos suscriptos con los consultores se hace mención a que los
plazos previstos de presentación de informes de avance e informe final surgen del
“cronograma de avance” incluido en el Anexo I del contrato. De la lectura del anexo se
observó que no se establecen fechas ciertas y determinadas de presentación de los informes
que condicionan los pagos, ya que se cuenta únicamente con un cronograma de pagos, y
carecen del cronograma de avance mencionado.
c) En la mayoría de los casos se pudieron observar atrasos entre 30 a 90 días entre la fecha de
emisión del cuadro de evaluación por la selección de los consultores y la fecha de emisión de
los respectivos contratos.
d) La totalidad de los contratos auditados que establecen un tope máximo para su finalización de
“x” meses, si bien “x” es coincidente con el plazo de duración de cada subestudio, superan la
fecha prevista originalmente para su finalización. Cabe informar que a la fecha de emisión de
los contratos, el Programa no contaba con las prórrogas que extendieran las fechas de
finalización de los subestudios.
e) En los casos en que se otorgaron prórrogas a los subestudios, no se tuvieron a la vista las
enmiendas contractuales debidamente suscriptas por los consultores por la extensión de los
plazos y los cronogramas de avance estableciendo las nuevas fechas de presentación de los
informes.
f) En el caso de la contratación de un consultor se ha podido observar que:
1. En fecha 8/11/00 la entidad beneficiaria solicita a la UNPRE aprobar las modificaciones al
perfil del puesto a contratar, fundado en la no disponibilidad de profesionales con el perfil
requerido, dando su no objeción el Banco a los cambios mediante nota CAR-4604/00 del
16/11/00. Posteriormente, el 27 de noviembre de 2000, la EB eleva a la UNPRE la
selección del consultor, utilizando el cuadro comparativo emitido por la EB el 22/09/00.
Se ha podido observar que la fecha de evaluación es anterior a la fecha de aprobación de
los TOR´s definitivos, y que el respaldo de la selección responde a los puntajes asignados
con los TOR´s originales.
58
2. Los TOR’s adjuntos al contrato del consultor no especifican si los informes deben ser
confeccionados en forma grupal o individual.
3. Se tuvo a la vista un informe parcial del cual no surge quien es el autor ni el período de
ejecución al cual responde.
g) En el caso de otro consultor se ha podido observar que se tuvo a la vista un informe de
avance que no especifica quien lo elaboró, ni el contrato por el cual se rige, como así tampoco
el período de ejecución al cual corresponde, por lo que no puede validarse su relación con el
contrato.
h) Para otro consultor se ha podido observar que:
1. Al 31/12/01 aún se encontraba pendiente el pago del informe final al consultor. Se
destaca que la aprobación del informe por parte de la EB fue emitida el 12/11/01 y por
parte de la UNPRE el 27/03/2002.
1. En dos informes de avance entregados por la entidad beneficiaria (enero-2001 y junio2001) no se puede constatar que corresponda a los presentados por el consultor.
Además carecen de recepción por parte de la EB.
2. Del primer tomo del informe final, que se tuvo a la vista, puede observarse que el mismo
dice “Graciela Römer & Asociados”, es del caso destacar que el contrato se efectúa con
el consultor en forma personal. Tampoco se hace referencia al período de ejecución
haciéndose referencia solo a “octubre de 2001”.
i) En la contratación de un consultor se ha podido observar que:
1. Posteriormente, mediante Nota sin número del 23/11/00 del Coordinador del Programa de
Modernización para la Gestión Pública elevada a la UNPRE, se solicitó la modificación
del perfil del consultor 1 en virtud de haber identificado expertos pero que no cumplían el
requisito de ser “profesionales” conforme los TOR´s originales, por el de “...experiencia
de 10 años en la temática del estudio...”, dando su no objeción el Banco por Nota CAR
5186/2000 del 26/12/00. Se destaca que los otros dos postulantes no ganadores además
59
de acreditar experiencia en la materia, acreditaban título profesional conforme surge de los
currículos que se tuvieron a la vista.
De lo expuesto precedente surge que la entidad beneficiaria si bien trató de ajustar
“formalmente” el procedimiento de contratación por terna, en la práctica se asimila al de una
contratación directa. No se obtuvo información respecto a que la fecha de evaluación sea
anterior a la fecha de aprobación de los TOR´s definitivos, y que el respaldo de la selección
responda a los puntajes asignados con los TOR´s originales
2. Se ha podido observar que se estableció la fecha de inicio de actividades para el 01/02/01,
un mes después de la fecha de emisión del contrato (29/12/00), teniendo en cuenta los
plazos establecidos originalmente para la finalización del subestudio, que el consultor
llevaría a cabo las funciones de Coordinador del Proyecto, y que existían consultores
contratados desde el 20/11/00.
3. Se tuvieron a la vista dos informes de avance (uno que hace referencia a enero de 2001, el
otro a febrero de 2001), y un informe final a marzo de 2001, pero carecen de
identificación del responsable de la confección de los mismos.
4. En relación al informe de enero 2001, es anterior a la fecha estipulada como de inicio de
actividades.
j) De la documentación aportada por la Entidad Beneficiaria y de la relevada en la UNPRE por
los informes que respaldan los pagos contabilizados en el 2001 para los consultores incluidos
en la muestra surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. Se ha podido observar que la mayoría de los informes que se tuvieron a la vista no
identifican al responsable de su confección y además, excepto en un caso, no se
encuentran suscriptos ni inicialados por los consultores responsables de la elaboración de
los mismos
2.
En la totalidad de los informes de consultoría auditados se pudo observar que los mismos
carecen de fecha de recepción por parte de la entidad beneficiaria, de un Nº de ingreso o
de identificación, y en su mayoría no poseen de fecha de emisión, y período que abarcan.
60
3. Se ha podido observar que los informes finales carecen de sello de recepción o
intervención por parte de la UNPRE que permita validar que ese es el documento
presentado para su aprobación.
4. No se ha podido validar en la totalidad de los casos, si la presentación de los informes se
efectúo temporánea o extemporáneamente, atento a que no se tuvo a la vista cronograma
alguno que indique la fecha en que debían ser presentados. Nos remitimos a lo expuesto
en b) del presente apartado.
5. No se tuvo a la vista en la totalidad de los casos auditados, la documentación emitida por
la Entidad Beneficiaria aprobando los informes de avance presentados por los
consultores, cuyos pagos se encontraban condicionados a la mencionada aprobación. Si
bien hay memorandos que autorizan la liberación de los pagos (que se encuentran
archivados junto a las órdenes de pagos), mencionan genéricamente que los informes se
encuentran aprobados por la entidad beneficiaria, no brindando información sobre p.e. el
período de ejecución, tema de los mismos , o cualquier otra referencia que permita
relacionar el documento, debidamente suscripto por responsable, que respalde la
aprobación del informe.
Comentarios UNPRE y/o Estudio 1.EG.27
a) UNPRE: Esta Unidad ha solicitado por nota a la entidad beneficiaria la aclaración respectiva
a fin de que quede constancia escrita en la UNPRE, puesto que en su momento la UNPRE
evaluó que no existía perjuicio en dichas modificaciones, y por ello no se observaron
considerando que se obtenía un mayor seguimiento.
b) UNPRE: Los pagos se efectuaron contra entrega de informes de avance, y del informe final,
cuya fecha surge de la vinculación de los tor´s de cada sub estudio, en los que se prevén
componentes y actividades coincidentes con los productos esperados de las consultorías que
benefician a la EB. De esta manera, a cada componente le corresponde un producto
61
esperado, que era remitido a la finalización del plazo estipulado para la ejecución de las
actividades incluidas en ese componente.
c) EB: Los atrasos producidos entre la fecha de emisión del cuadro de evaluación para la
selección de los consultores y la fecha de emisión de los respectivos contratos se debieron al
hecho de que las ternas de selección, una vez remitidas por la EB a la UNPRE, son objeto de
análisis y evaluación por el Area Técnica de dicha Unidad, cuya aprobación es requisito para
que la EB esté en condiciones de proseguir con los procedimientos correspondientes a la
elaboración de los contratos.
c) y d) UNPRE: La complejidad de las labores involucradas en el Proyecto, tanto para la EB
cuanto para esta Unidad, así como la sobrecarga de tareas existentes a esa época,
provocaron la extensión en los plazos habituales para trámites de esta naturaleza. Dichas
demoras ocasionaron que ab initio se tuviera en cuenta la posibilidad de solicitar prórroga
para la finalización de las labores. Así, por ejemplo, en el caso del subestudio 1.EG.27.3, el
Comité Técnico aprobó los TDR´s en fecha 11/08/00, comunicándose al Banco
Interamericano de Desarrollo en fecha 15/08/00, y recibiéndose su no objeción en fecha
28/08/00. El 06/09/00 esta Unidad notifica a la EB la no objeción del Banco y la EB
comienza con las labores de conformación de las ternas de postulantes, notificando el
resultado de las mismas en fecha 11/10/00. A partir de dicha fecha, esta Unidad aprueba las
ternas en fechas distintas, extendiéndose el período desde el 17/11/00 hasta el 21/12/00. Al
día siguiente, la consultora Coatz Römer solicita a la EB prórroga del plazo de ejecución
atento a la evidente demora en la celebración de los contratos de los restantes consultores del
subestudio y a que su objeto de estudio había entrado en receso legislativo. La EB remite
solicitud de prórroga (por seis subestudios en total) a esta Unidad, junto con el pedido de
supresión de dos de los subestudios originalmente previstos. La unidad remite dicha solicitud
al Banco, el que emite su no objeción que se comunica oportunamente a la EB el 26/07/01.
Es del punto señalar que, en el período que comprenden estos hechos, los objetos de los
subestudios mudaron sus autoridades y composiciones en diversas ocasiones, motivo por el
62
cual las labores de los consultores se encontraron dificultadas, ya sea por falta de acceso a la
información primaria o por inadecuación de la información secundaria disponible a esas
fechas.
e) EB: La extensión del plazo de ejecución fue solicitada oportunamente por la EB a la UNPRE
para el estudio 1.EG 27 en general. Dicha solicitud fue elevada al BID para la no objeción, la
que fuera comunicada a la EB aproximadamente ochenta días después de solicitada, hecho
que impidió la suscripción en tiempo y forma de las enmiendas contractuales
correspondientes. Cabe señalar que durante ese lapso se continuaron desarrollando los
trabajos, quedando sujetas a prórrogas solamente las presentaciones de los informes finales
de dos subestudios, siendo que los ocho restantes ya habían sido finalizados.
f)
1. EB: En el momento de proceder a realizar la evaluación del perfil originalmente requerido
se percibió la necesidad de modificar el mismo, motivo por el cual la evaluación del
22/09/00 se realizó sobre el perfil modificado, emitiéndose el cuadro comparativo
respectivo. Se procedió luego a la solicitud formal a la UNPRE de la modificación
precitada. Obtenida la no objeción se incurrió en el error de no modificar la fecha. Se toma
debida nota de la observación formulada.
2. y 3. EB: Se toma nota de la observación para su correcta implementación futura.
g) EB: Se toma nota de la observación para su correcta implementación futura.
h) EB:
1. Con relación al pago del informe final aprobado por la UNPRE, no escapa a los señores
auditores los cambios que han acontecido en las autoridades de la Jefatura de Gabinete, lo
cual motivó informar a los mismos del convenio subsidiario suscripto en el año 2000, las
obligaciones emergentes del mismo la necesidad de actualizar los firmantes autorizados y la
demora en la integración de los fondos correspondientes de aporte local (fuente 11),
pendientes, que permitan liberar los últimos pagos del estudio bajo análisis y su posterior
cierre.
63
2. Se toma nota de la observación para su correcta implementación.
3. Se atribuye a un error involuntario.
i)
UNPRE: La nota a que se refiere el presente punto fue remitida oportunamente al BID, el
que otorgó su no objeción a la modificación de los TOR´s. Dicha modificación incrementó
las exigencias en punto a la experiencia del postulante a ser contratado, al tiempo que
amplió la base de posibles sujetos a contratar no exigiendo como requisito excluyente la
posesión de título profesional, asegurando el cumplimiento del numeral 10.2 del
Reglamento Operativo del Programa. Entre los tres postulantes que participaron en la
terna existía similitud de antecedentes pero no equivalencia, por cuanto el objeto del
subestudio 1.EG.27.9 resultaba la Seguridad Social, y la experiencia del postulante
finalmente contratado resulta claramente superior a la de los otros dos, como surge del
cotejo pormenorizado de los antecedentes laborales. Efectivamente, si bien los tres
postulantes respondían al perfil solicitado, el consultor que ganó se desempeñó en cargos
ejecutivos de dirección de los organismos públicos con competencia directa en la materia
del subestudio, al tiempo que sólo uno de ellos ejerció cargo similar de conducción. El
restante, presentaba suficiente antecedentes en materia de reforma del sector público,
aunque sólo parcialmente se relacionaban con la seguridad social.
3. EB: La demora producida por la modificación del perfil del consultor y por la de los
TOR´s originales que necesitaron la no objeción del Banco, el que se expidió un mes
después, dificultó la disponibilidad, por problemas de incompatibilidad contractual del
consultor para comenzar sus actividades en la fecha inicialmente prevista. Sin embargo,
cabe destacarse que ello no perjudicó el desarrollo de las actividades del equipo dado que
el coordinador participó desde el inicio en el establecimiento de la estrategia de trabajo y
de las pautas de calidad de los productos esperados, y en la elaboración del plan de
trabajo y el cronograma de actividades, en forma conjunta con el consultor a cargo de la
coordinación operativa del estudio.
64
1. Se toma nota de la observación para su correcta implementación futura.
2. Se atribuye a un error involuntario.
j) EB: Respecto a las consideraciones formuladas sobre la documentación referida a los
informes de avance y finales, respaldatoria de los pagos ejecutados, cabe señalarse que el
requisito de la presentación de los informes individuales de las actividades desarrolladas por
los consultores contratados no se encuentra establecido específicamente en sus respectivos
términos de referencia, correspondiéndole a los coordinadores de los equipos aprobar los
informes de cada consultor, controlando que los mismos cumplimenten las actividades y los
productos establecidos en los TOR´s particulares y que se correspondan con los productos
esperados en el marco de los distintos subestudios, así como determinar si se cumplen las
condiciones para el pago de los consultores. Así, los productos elaborados por los
consultores individuales se incorporaron a los informes de avance de los subestudios
constituyendo informes consolidados los cuales una vez aprobados por la coordinación del
Programa en el ámbito de la EB, respaldaron los pagos efectuados. De todas formas a
solicitud de la UNPRE los coordinadores de los distintos subestudios remitieron a esa Unidad
un informe donde se especifica la participación de cada uno de los consultores integrantes de
su equipo en los desarrollos contenidos en el informe final, identificando sus aportes en los
diferentes capítulos y/o puntos principales del trabajo, así como también consignando las
actividades realizadas individualmente los cuales obran en poder de la UNPRE.
Recomendaciones:
Procurar que los contratos y sus respectivos, en caso de existir, impongan las mismas
condiciones y/o obligaciones para el consultor. En caso que las contrataciones sean
condicionadas a la presentación por parte del consultor de un producto determinado, establecer
de manera fehaciente e inequívoca los cronogramas de avance y de desembolsos, procurando
que los contratos y los TDR´s establezcan parámetros idénticos, ya que el establecimiento de
65
fechas predeterminadas para la presentación de los informes responde a un criterio analizado
previamente y que se relaciona con el cumplimiento de los objetivos a alcanzar por el estudio.
Implementar que el Comité Técnico apruebe las prórrogas y/o los cambios que por su
sustantividad y/o significatividad puedan modificar los objetivos, plazos, tor´s de los consultores y
presupuesto previstos inicialmente en los convenios subsidiarios suscriptos con las entidades
beneficiarias.
Atento a que los contratos y sus respectivos TDR’s, obligan a las partes que lo suscriben, en
caso de efectuarse modificaciones, (de los plazos de cumplimiento, etc.), deben suscribirse las
correspondientes enmiendas.
Justificar adecuadamente la necesidad de redefinir la búsqueda de profesionales.
Intervenir los informes con un sello en el que consten los datos de la autoridad responsable que lo
recibe así como la fecha en que lo hace; verificando de manera previa que los mismos contengan
la firma del responsable, como así también que indiquen el período de ejecución.
Establecer de manera inequívoca en el contrato si los informes, (de avances y final), que debe
presentar el consultor, serán individuales o consolidados, y en caso de ser consolidados
determinar que el coordinador del mismo especifique en qué grado y en qué áreas ha participado
cada consultor, a los efectos de poder validar la intervención de cada uno en el mencionado
informe.
ESTUDIO GENERAL: 1.EG.28 “Estudio: Diagnóstico del Rol de los Servicios
Financieros en Argentina, su evolución y desempeño tendiente a una estrategia para la
profundización de las reformas del sector.”
Observaciones:
a) Se ha podido observar que los contratos incluidos en la muestra fueron emitidos en octubre de
2000, condicionando pagos a la fecha de firma del mismo, (que conforme una de las
estipulaciones contractuales es coincidente con la fecha de emisión). Se ha podido observar
66
que el primer anticipo de fondos fue solicitado por la entidad mediante Nota SF Nº 570 del
24/11/00 recibida por la UNPRE el 27/11/00, un mes después de la fecha comprometida
contractualmente con los consultores.
b) En algunos casos las notas que se tuvieron a la vista de las aprobaciones emitidas por la EB,
de los informes de los consultores, carecen de fecha de emisión. Los informes presentados
por los consultores carecen de sello de recepción del Programa.
c) En el caso de la contratación de un consultor surgieron las siguientes consideraciones a
formular:
1. El contrato del consultor establece en concepto de honorarios un importe de USD
48.750.-, por nueve meses cuando corresponde efectivamente al costo de ocho meses en
virtud de la dedicación de trabajo establecida (7 meses al 100% y 2 meses con dedicación
al 50%). De la comparación con el presupuesto prorrateado establecido en los TOR´s del
estudio: USD 65.000.- para doce meses de trabajo, el importe total contractual presenta
un excedente USD 5.416,64.
2. Si bien los pagos totales conforman el total contractual, no se pudo determinar el criterio
de asignación por parte de la EB/UNPRE para estimar el importe de cada pago. (7 pagos
del 11,11% , 2 pagos por el 4,87% y el último del 12,50% sobre el monto total
estipulado).
3. De lo establecido en el segundo contrato del 01/10/01 con el consultor surgieron las
siguientes consideraciones a formular:
• No se establece una fecha cierta de finalización, sólo prevé que no superará los siete
meses (30/04/02).
• Se estableció y se abonó al consultor un anticipo del 25% (USD 9.950.-) del monto
contractual. No se tuvo a la vista documentación que evidencie la necesidad del
pago de un anticipo a la firma del contrato.
• Por lo expuesto precedentemente y por la modalidad de pago establecida por la
UNPRE, al 31/12/01 el consultor había cobrado USD 24.875.- el 62,50% del
67
importe contractual, transcurridos tres meses de los siete estipulados por contrato; es
del caso destacar que la consultora en fecha 12/06/02 solicita una rescisión
contractual a partir del 01/02/02, no constando evidencia documental del criterio que
utilizó la UNPRE para prorratear el monto cobrado con la cantidad de meses
trabajados.
4. No se tuvo a la vista la no objeción previa del BID a la segunda contratación, en virtud de
que los honorarios contractuales establecidos superan los USD 50.000.- anuales; se debe
tener en cuenta que si bien la UNPRE formalizó dos contratos, y afectó fondos por dos
ejercicios, anualmente se supera el mencionado límite de honorarios.
5. Respecto a la selección del consultor se ha podido observar que conforme los tor´s
originales del subestudio para “consultor 2” y los suscriptos por el consultor adjuntos al
contrato de octubre de 2000, se requería “un ingeniero o profesional de carreras
afines…”. El consultor seleccionado acredita título de Licenciado en Ciencias Políticas, y
los otros postulantes acreditan ser contador y licenciado en economía respectivamente.
6. Con relación a la segunda contratación del consultor, los TOR´s definidos para el
“consultor 2” fueron modificados, solicitando como nuevo perfil un “profesional en ciencias
sociales, económicas o afines...”. Se ha podido observar que el cuadro de evaluación que
respalda la selección del consultor si bien expone fecha de emisión de septiembre del 2001
resulta ser coincidente con el utilizado en la anterior contratación de octubre del 2000
(postulantes, puntajes asignados, currículos son fotocopias de los utilizados en octubre de
2000).
d) En el caso de la contratación de otro consultor se ha podido observar:
1. El cronograma de pagos expuestos en los TOR´s para consultor semisenior no coincide
con los TOR´s adjuntos al contrato suscripto por el consultor respecto a que el primer
pago se estableció en USD 7.500.-, y según los TOR´s ascendía a USD 3.750.-.
2. El contrato del consultor emitido el 24/10/00 se estableció por un monto de USD 45.000., que si bien expone que es por once meses, es por nueve meses y medio en virtud de la
68
dedicación de trabajo establecida (8 meses al 100% y 3 meses con dedicación al 50%),
representando un excedente en importe de USD 9.375.- respecto al presupuesto
establecido en los TOR´s: (USD 45.000.- para doce meses de trabajo).
3. Si bien existen notas emitidas por el consultor, por la UNPRE y por la EB, no se tuvo a la
vista la formalización de un contrato de rescisión, suscripto por ambas partes, en virtud de
la emisión de un nuevo contrato a partir del 26/01/01.
4. Se ha podido observar que si bien la UNPRE expone que es una recategorización del
consultor de “semi senior” a “senior”, procedió a realizar un nuevo proceso de terna,
incorporando para la evaluación a uno de los postulantes de la terna anterior (que no había
calificado para un puesto de menor rango (consultor semi-senior) dentro del mismo
estudio) , por la que se había sido seleccionado al presente consultor.
5. El cronograma de pagos adjuntos a los TOR´s para “consultor senior” totalizan USD
90.000.-, no coincidiendo con el apartado de “Honorarios y forma de pago” que indica un
monto de USD 72.000.-.
6. El segundo contrato del consultor se estableció por USD 45.500.-, que si bien expone
que es por siete meses, es por seis meses teniendo en cuenta la dedicación de trabajo
establecida (5 meses al 100% y 2 meses con dedicación al 50%), representando un
excedente en importe de USD 500.- respecto al presupuesto establecido en los Tor´s del
estudio: (USD 90.000.- para doce meses de trabajo).
7. Se ha podido observar que si bien se lo recontrata al consultor a partir de octubre del
2001 para el mismo puesto (“Consultor 1 Coordinador senior”) la UNPRE procedió a
realizar un nuevo proceso de selección por terna, pero utiliza el mismo cuadro de
evaluación de enero-2001 (postulantes, fotocopias de los currículos utilizados
anteriormente, puntajes) modificando la fecha de emisión por “setiembre/2001”.
8. No se tuvo a la vista la no objeción previa del BID a la segunda y tercera contratación del
consultor, en virtud de que los honorarios establecidos contractualmente superan los USD
50.000.- anuales; se debe tener en cuenta que si bien la UNPRE formalizó dos contratos,
69
y afectó fondos por dos ejercicios, anualmente se supera el mencionado límite de
honorarios.
9. No se tuvo a la vista copia del título profesional del consultor, la que se encuentra en el
legajo responde a un doctorado en economía (PHD) realizado en el exterior.
Comentarios de la UNPRE:
a) El Instructivo para Entidades Beneficiarias con Administración Descentralizada establece
expresamente: “REMISIÓN A LA UNPRE: La Entidad Beneficiaria deberá remitir a esta
Unidad, como requisito excluyente, dos copias firmadas de cada contrato suscripto previo a la
primer solicitud de anticipo de fondos”. Como se desprende, no se puede entregar fondos
antes de recibir los contratos junto con la solicitud de anticipo de fondos.
b) No se verifica lo observado por la Auditoria, ya que la nota de comunicación de la
aprobación de los informes tiene fecha de emisión de la EB. Tal inconsistencia ha sido
progresivamente solventada a partir del ya referido Memorando a la Dirección a mediados de
julio de 2001.
c)1. y d)2. y 6. Tratándose de una locación de obra, y no de servicios, el cálculo realizado por la
Auditoría no resulta aplicable al caso, por cuanto si bien se redujo la cantidad de meses
previstos para la ejecución de los trabajos a cargo del consultor, la reducción de las tareas a
su cargo no resultó proporcional. El contrato referido en d) 2. resultaba de 11 meses y fue
rescindido a los 3 meses de su ejecución.
c)2. Teniendo en cuenta que se trata de un contrato de locación de obra, para la determinación
de los porcentuales a pagar se tuvo en cuenta el avance de los trabajos en función de la carga
de tareas a cargo del consultor.
c)3 Con relación al contrato con precio de USD 39.800, se la ha abonado al consultor la suma
de USD 29.850.-, que abarca hasta el mes 5 del cronograma de pagos, habiéndose
verificado previamente la obra realizada a la fecha de rescisión, la cual resultó equivalente a
dicho monto.
70
c)4. y d)8. No corresponde la no objeción previa del BID porque se trata de dos contrataciones
diferentes, separadas en el tiempo por un lapso de tres meses. El Reglamento Operativo
establece que el límite de USD 50.000.- para la consulta previa al Banco es por contrato (X.
Selección y Contratación de Servicios de Consultoría, punto 10.6).
c)5. y 6. Se toma debida nota de la observación realizada a fin de evitarla en el futuro. Empero,
según surge de la revisión de los antecedentes del consultor, si bien el perfil profesional en
cuanto a los estudios no era el requerido por los TDR´s su capacidad profesional sí resultaba
conforme lo solicitado, y como resultado de las evaluaciones realizadas a la obra del
consultor, el trabajo comprometido resultó del suficiente rigor científico y utilidad para el
Estudio.
d)1. El cronograma de pagos previsto en los TDR resultaba de 13 cuotas, habiéndose efectuado
el contrato por el pago en 12 cuotas.
d)3. Mediante nota de fecha 26/01/01 del consultor dirigida al Secretario de Finanzas, aquel
comunica el propósito de rescindir el contrato suscripto el 24/10/00, motivado por el
compromiso de asumir nuevas responsabilidades para el mismo estudio. La referida nota fue
remitida mediante Nota N° 006/01 en la que la Asesora de la Secretaría de Finanzas a cargo
del Programa, Dra. Silvina Vatnick, dándose por aceptada la rescisión por mutuo acuerdo de
partes.
d)4. Entre las referidas fechas, la coordinación del Estudio estuvo a cargo de la Asesora de la
Secretaría de Finanzas y a cargo del Programa, Dra. Vatnick.
d)5. Se trata de un error material evidente e involuntario. Se toma debida nota de la observación
a fin de evitar su reiteración en el futuro.
d)7. Nos remitimos a comentarios vertidos anteriormente.
d)9. El título presentado por el consultor, PHD, supone la preexistencia del título de grado. No
obstante, se señala que a la fecha de la presentación no existía una normativa que exigiera tal
presentación, aceptándose el título presentado como válido. Se toma debida nota para
corregir esta situación en el futuro.
71
Recomendaciones:
Atento a que en los contratos de locación de obra los pagos deben realizarse contra la
presentación de informes, en caso de establecer pagos en concepto de anticipo, dejar evidencia
documental que justifique la necesidad de su otorgamiento. Para los casos en que los montos de
las contrataciones superen la suma de USD 50.000 anuales previo a su formalización procurar la
no objeción del BID. Verificar que los postulantes a las ternas respondan y se circunscriban a los
perfiles preestablecidos en los TOR´s, y de incorporar modificaciones a los perfiles, que las
mismas cuenten con las autorizaciones de los intervinientes en la aprobación original. La UNPRE
debe establecer una escala de honorarios para que pueda ser aplicada de manera uniforme
(garantizando la homogeneidad por la realización de tareas similares) para la totalidad de los
consultores contratados bajo los recursos del Programa. Documentar adecuadamente las
actuaciones llevadas a cabo por el Programa.
ESTUDIO GENERAL: 1.EG.24 Programa de Inversión en Infraestructura Turística
para la República Argentina
Observaciones:
a) Los informes que se tuvieron a la vista que respaldan los pagos a los consultores, carecen de
firmas de los consultores, período de ejecución, y sello de recepción del Programa.
b) Se observaron atrasos entre las fechas previstas de presentación de los informes consolidados
y las fechas que surgen de las notas de aprobación de los mismos; es del caso destacar que
no se cuenta con información de la fecha de entrega y/o de recepción de los productos por
parte del Programa (ver punto anterior).
Prevista
31/01/01
28/02/01
31/03/01
30/04/01
Aprobado
30/03/01
29/06/01
29/06/01
06/11/01
72
15/05/01
16/11/01
En el caso de uno de los consultores contratados se ha podido observar que el contrato tenía
fecha prevista de finalización 14/5/01, y el último pago fue liberado por parte de la UNPRE,
seis meses después, el 21/11/01.
c) Los informes de avances y finales que se tuvieron a la vista presentados por los consultores,
son productos colectivos; es del caso destacar que los TOR´s indicaban que el informe final
sería el consolidado de la información provista de los productos anteriores (avances) realizado
en forma grupal con el resto de los consultores. No surge claramente la consolidación de los
productos presentados por cada contratado teniendo en cuenta que uno de los consultores (el
experto economista), inició sus tareas un mes y medio después del inicio de actividades por
parte del coordinador.
d) No se tuvieron a la vista las enmiendas a los contratos de los consultores por las
modificaciones realizadas el 08/03/01 a los términos de referencia.
e) En relación a la contratación de un consultor como experto economista (cuyo pago final se
encuentra observado conforme lo informado en el párrafo de Alcance del presente informe y
expuesto en los estados financieros al 31/12/01 como un crédito a favor del Programa),
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. La nota informando la selección del consultor fue emitida el 18/07/00, iniciando
actividades, según contrato, dos meses y medio después (el 02/10/00).
2. El consultor presenta su renuncia al Programa el 10/04/01. No se tuvo a la vista la
formalización de un acuerdo de rescisión del contrato, suscripto por ambas partes, es del
caso destacar que la nota emitida el 10/04/01 en carácter de renuncia por parte del
consultor, carece de sello de recepción por parte de la EB/UNPRE.
3. Si bien la UNPRE al 31/12/01 expone el pago final realizado al consultor como un crédito
a favor del Programa, no se tuvo a la vista documentación suficiente que permita constatar
la validez del reclamo llevado a cabo por el Programa:
73
• El 5 de abril de 2001 el consultor recibió el pago por la aprobación del quinto informe
correspondiente al 20% del monto contractual, según el cronograma establecido en el
contrato original. Por su lado, la EB había sido notificada por Nota UNPRE de la no
objeción a los TOR´s que modificaban el cronograma de pagos de los consultores, por
la cual se desdoblaba el pago del quinto producto en dos pagos del 10% cada uno
contra la presentación de informes. No se tuvo a la vista enmienda contractual o
documento que lo reemplace debidamente suscripto por ambas partes, mediante la cual
el consultor toma conocimiento de los nuevos productos a presentar, y del cronograma
de pagos.
• No se tuvo a la vista documentación emitida por la entidad beneficiaria/UNPRE en la
que surja expresamente de la evaluación realizada, que el informe N° 5 consolidado
presentado corresponde al producto solicitado en los nuevos TOR´s. Además, el
informe que se tuvo a la vista, carece de firma o inicialización del consultor
responsabilizándose por su participación en la confección del mismo.
• El memorándum N° 58 del 30/03/01 del Director de la UNPRE al área administrativa
autorizando el pago de honorarios, expone: “...en consecuencia, se está en condiciones
de liberar el pago previsto en los respectivos contratos sujeto a la mencionada
aprobación”. No se tuvo a la vista constancia de la comunicación del área técnica al
área administrativa de la UNPRE poniendo en conocimiento las modificaciones en los
TOR’s.
4. Es del caso destacar que el Programa cuenta con notas suscriptas por el consultor
donde expresa su voluntad de reintegrar los fondos.
Comentarios de la UNPRE:
a) Idem comentario expuesto para el punto b) 3. correspondiente al 1.EE.65 del presente
apartado.
74
b) Leído en la forma que se expresa el auditor, se interpreta que todas las recepciones de este
Estudio se han hecho sin ninguna constancia. Lamentablemente la interpretación es errónea ya
que en este caso como en los restantes Estudios, la totalidad del procedimiento ha sido
realizado con las intervenciones que corresponden. Asimismo si existió un atraso en el
cumplimiento del "contrato de obra" ello obedece a al s restricciones presupuestarias que
atrasaron el inicio del estudio.
c) Efectivamente y es ésta una de las razones más para que se produzca el atraso ya
mencionado.
d) Por tratarse de contratos de locación de obra, sin existir extensión en el plazo por mayores
actividades ni modificación en el monto pactado, no corresponde, en principio, la celebración
de enmienda alguna, tal el caso particular que aquí se evacua.
e)
1. Idem comentario expuesto para el punto b) 1. correspondiente al 1.EE.65 del presente
apartado.
2. No hay acuerdo de rescisión debido a que se encuentra en curso el expediente
EXPMECON-EX450-007092/2002,
por cobro indebido de pesos ($ 3.156,40) contra el
consultor. El consultor tendría que haber presentado la rescisión ante la EB y ésta
comunicarla a la UNPRE. No obstante esto, en fojas 79 del expediente mencionado, el
22/05/01 la EB comunica a la UNPRE el porcentaje de avance del consultor al momento
de comunicar su voluntad de rescindir. Esta nota fue recibida formalmente por la UNPRE
el 22/05/01.
3. Toda la documentación relacionada con este tema se encuentra disponible en el precitado
expediente por cobro en pesos, que se encuentra en trámite.
4. El expediente se encuentra en la Subsecretaría Legal y Técnica del Ministerio de
Economía.
Recomendaciones:
75
a) Intervenir los informes con un sello en el que consten los datos de la autoridad responsable
que lo recibe así como la fecha en que lo hace; verificando de manera previa que los mismos
contengan la firma del responsable, como así también que indiquen el período de ejecución.
b) Procurar el cumplimiento, en caso de existir, del cronograma preestablecido contractualmente
de presentación y aprobación de informes.
c) Establecer de manera inequívoca en el contrato si los informes, (de avances y final), que
deben presentar los consultores, serán individuales o consolidados, y en caso de ser
consolidados determinar que el coordinador del mismo especifique en qué grado y en qué
áreas ha participado cada consultor, a los efectos de poder validar la intervención de cada
uno en el mencionado informe.
d) Atento a que los contratos y sus respectivos TDR’s, obligan a las partes que lo suscriben, en
caso de efectuarse modificaciones, procurar que se suscriban las correspondientes
enmiendas.
f) Formalizar adecuadamente las rescisiones contractuales de los consultores, para poder
determinar la fecha precisa de la finalización del mismo.
• Documentar adecuadamente las aprobaciones de los informes, dejando expresa
constancia de que los mismos se encuentran dentro de los parámetros establecidos por
los contratos y los TOR´s.
• Implementar un sistema mediante el cual todas las áreas de la UNPRE
tengan
conocimiento de manera simultánea del estado de avance de los diferentes estudios, a
los efectos de evitar entre otras cosas que un sector autorice pagos que otro sector
determinó previamente que no correspondían.
Consultoría de Apoyo en tareas de análisis y promoción de proyectos de inversión
turística. (1.CA.37)
76
Observaciones: Se incluirán en el presente por su directa relación con la contratación del
consultor, las consideraciones que surgieron respecto a la aprobación previa del estudio:
a) La Nota UNPRE recibida por el BID el 21/02/01, solicitando la no objeción a los TOR´s del
estudio posee datos del ejercicio 2000 (Nº 052/00 emitido el 20/02/00).
b) No se tuvo a la vista el acta del comité técnico por la aprobación del estudio, previo a la
solicitud de no objeción del BID.
c) No se tuvo a la vista copia del acta del comité técnico aprobando por excepción la
contratación del consultor en virtud de lo informado por la entidad beneficiaria en la carta de
compromiso suscripta el 23/03/2001 respecto a que: “... el consultor seleccionado en la terna
presentada, de acuerdo a la planilla que se acompaña a la presente, ha comenzado a
desempeñar sus funciones a partir del lunes 12 de marzo de 2001, solicito al Sr. Director que
el correspondiente contrato tenga en cuenta esta circunstancia a los efectos de la fecha de
iniciación del mismo”, por lo expuesto también surgen inconsistencias de fechas entre los
procesos realizados y llevados a cabo por la UNPRE que respaldan la contratación ya que
fueron formalizados posteriormente, y no mencionando aclaraciones o excepciones.
• 15/01/01: los TOR´s del estudios fueron elevados a la UNPRE por nota del Director
Nacional de Economía Turística y Relaciones Institucionales de la Secretaría de Turismo
de Presidencia de la Nación.
• 21/02/01: la UNPRE solicita la no objeción al Banco.
• 12/03/01: fue aprobado el cuadro de evaluación de la terna seleccionando al consultor.
• 13/03/01: mediante Nota CAR 934/2001 el Banco otorga la no objeción,
• 15/03/01: por Nota UNPRE N° 105/001 se eleva a la ex SPEyR el contrato del consultor
para su firma, la misma carece de fecha de recepción,
• 15/03/01: fecha de emisión y firma del contrato y de la documentación adjunta.
• 21/03/01: por Nota UNPRE N° 101/2001 se solicita a la EB elevar la terna del consultor.
• 26/03/01: se eleva a la UNPRE el acta de compromiso del 23/03/01 suscripta por la
entidad beneficiaria.
77
• 26/03/01: mediante Memo Nº 30 suscripto por el coordinador técnico de la UNPRE se
solicita la contratación del consultor con fecha 15/03/2001.
d) Los informes del consultor carecen en su totalidad de sello de recepción del Programa.
e) El informe final carece de firma del consultor que permita validar que corresponde al
documento presentado por el mismo.
Comentarios de la UNPRE:
a) Se trata de un evidente e involuntario error material, que no hace a la esencia del documento
en cuestión, tal como muestran los señores auditores en el segundo de los apartados del punto
c) al inferir lógicamente que el 21/02/01 se solicita la no objeción del Banco.
b) El estudio de la referencia se encuentra tratado en el punto B. del Acta N° 34 de Comité
Técnico del 10/07/01, junto con la consultoría de apoyo PEAT 1.2, ambas contratadas por el
entonces Director de la UNPRE en uso de las atribuciones conferidas, ambas motivadas por
urgencias sectoriales específicas y la previsión de ausencia de reuniones de Comité Técnico en
lo inmediato. (Aclaración auditoría: el título del punto B. del acta mencionada expone:
“Informe de consultorías de apoyo contratadas sin autorización previa del Comité Técnico”).
c) Como se refirió en el punto que antecede, la contratación se efectuó según atribuciones del
Director para casos de excepcionalidad según las circunstancias mencionadas, lo cual resultó
convalidado por la celebración de la reunión del Comité Técnico que figura en el Acta N° 34
según procedimiento. Las aparentes inconsistencia señaladas en el presente punto serían tales
frente a circunstancias de normalidad. El estudio de la referencia resultó, a la sazón, de suma
urgencia para la EB, motivo por el cual, se le permitió avanzar sobre la contratación del
servicio de consultoría a su propio riesgo y responsabilidad. De tal modo, concomitantemente
con la tramitación de los TDR, la EB inició el proceso de selección y contratación del
consultor, que culminó el día anterior a la no objeción por parte del Banco, quien de esta
forma convalidó el procedimiento de emergencia. Con relación a la Nota UNPRE N°
101/2001, corresponde referir un error material involuntario motivado por la celeridad de las
78
circunstancias y el uso de un modelo predispuesto de nota sobre el que se hacen las
modificación de la especificidad del caso, olvidado en esta ocasión.
d) Los informes presentados por el consultor fueron elevados con nota adjunta remitida al
Secretario de Turismo de la Nación, quien intervino la misma remitiendo a esta Unidad el
mismo documento con nota adjunta la cual fue intervenida con sello y firma de recepción.
Recibidos en a Unidad, los informes fueron aprobados primero por el Analista a cargo del
Estudio y luego por el Director de la Unidad, siendo aprobado el Informe Final también por el
Comité Técnico mediante igual procedimiento.
e) Atento a la evacuación del punto anterior, corresponde decir que la totalidad de los
intervinientes en el proceso tuvieron acceso directo al documento, incluyendo, claro está, al
mismo consultor, todos los cuales validaron el mismo Informe Final. Además, según la
cláusula IX del contrato suscripto, la obra resultante del contrato es propiedad de la UNPRE
y del BID, y no del consultor, por lo tanto, este no puede suscribir el conforme en cuestión.
Recomendaciones:
Procurar que los estudios cuenten con todas las aprobaciones establecidas en forma previa a su
implementación y desarrollo. Para los casos en que sea necesario exceptuar los procesos
predeterminados,
(contrataciones
de
manera
anticipada,
etc.),
dejarlo
debidamente
documentado, a los efectos de poder validar tales alteraciones.
Intervenir los informes con un sello en el que consten los datos de la autoridad responsable que lo
recibe así como la fecha en que lo hace; verificando de manera previa que los mismos contengan
la firma del responsable, como así también que indiquen el período de ejecución al cual
representan.
Componente Fortalecimiento Institucional Estudio 2.SI.13
Observaciones:
79
a) En los casos en que el Programa contrató nuevamente a un consultor, y procedió a respaldar
las contrataciones a través de un proceso de terna, se pudo observar que el cuadro de
evaluación utilizado correspondía al de la selección anterior del experto (idénticos postulantes,
puntajes, currículos sin actualizar), modificando la fecha de emisión del mismo. Cuando:
1. en el caso de recontrataciones de los consultores para continuar con tareas comprendidas
en los tor´s originales, se debería haber respaldado mediante nota de la coordinación
evidenciando la necesidad/justificación de la nueva contratación y/o adjuntando las
evaluaciones de desempeño de los consultores en el Programa hasta ese momento, y
2. en el caso de recontratación de los consultores para realizar tareas comprendidas en
nuevos términos de referencia, la UNPRE debería haber procedido a la búsqueda de otros
dos nuevos postulantes, para participar en la terna.
b) Se tuvieron a la vista contratos emitidos bajo la modalidad “locación de obra”, en los que el
cronograma de pagos establece pagos condicionados a la presentación de informes y otros
pagos sin condicionarlos a la presentación de los mismos.
c) En los informes que se tuvieron a la vista no consta la firma del consultor, el período de
ejecución ni la fecha de recepción por parte de la UNPRE.
d) En el caso de un consultor el primer contrato está fechado el 29/12/00 y en el mismo se
determina que el comienzo de actividades será “alrededor del 01/01/01”, mientras que la
fecha del cuadro de evaluación que respalda la selección del consultor es de fecha posterior
(08/01/01).
e) En el caso de la contratación de un consultor se ha podido observar que según la
documentación que se tuvo a la vista, la nota la Jefa de Asesores de la ex SPEyR (sin
número), en la que se informa de la designación del consultor, está fechada el 22 de enero del
2001, mientras que la fecha de confección del cuadro de evaluación es posterior (24 de
enero del 2001).
Comentarios de la UNPRE:
80
a) En primer lugar cabe diferenciar entre enmienda de contrato y una nueva contratación. En
tanto que la primera implica nuevas actividades relacionadas directamente con las
originalmente convenidas contractualmente, la segunda surge de la necesidad detectada en
estudio previo de adicionar nuevos componentes según los objetivos del Programa de
Fortalecimiento Institucional, generándose en consecuencia un nuevo TDR y por lo tanto un
nuevo proceso de selección y contratación. A los fines de mejor ilustrar la opinión de la
Auditoría y con fines meramente ejemplificativos, se cuentan con las notas de solicitud de
enmienda y de contratación, de las que surge claramente el fundamento lógico de los referidos
casos.
Debido a que el perfil requerido para los diversos consultores resultaba equivalente al
solicitado en contrataciones previas, siendo diversos los TDR, a solicitud de identificación de
nuevos postulantes para la nueva contratación se reiteraron los nombres originalmente
provistos, motivo por el cual no se distinguieron dificultades en duplicar la documentación y
someterla a nueva evaluación, como resulta de las constancias a la vista de la Auditoría.
b) En el caso concreto del Proyecto analizado por la Auditoría, resultó conveniente la entrega de
informes parciales de variación periódica a fin de no sobrecargar las labores encomendadas
tanto a los contratados cuanto al analista bajo cuya responsabilidad caía el análisis de lo
ejecutado, al mismo tiempo que permitir a los consultores la elaboración de conclusiones
verificadas a través de plazos más prolongados de tiempo con el objeto de otorgar a las
mismas mayor entidad y virtualidad científica.
c) Según la cláusula IX del contrato suscripto, la obra resultante del contrato es propiedad de la
UNPRE y del BID, y no del consultor, por lo tanto, este no puede suscribir el conforme en
cuestión.
d) Se trata de un evidente e involuntario error material. Se toma debida nota de la observación a
fin de evitar su reiteración futura.
e) Si bien es cierto que la nota de elevación de la terna del consultor firmada por la Jefa de
Gabinete de Asesores de la SPEyR tiene fecha 22/01/01 y la terna 24/01/01, cabe señalar
81
que ambas fueron recibidas por la UNPRE el 29/01/01 y derivadas al Area Técnica el
30/01/01, motivo por el cual no surge inconsistencia sustancial, siendo que el formulario de
evaluación presentado pudo haber estado preparado al momento de la redacción de la nota
de elevación firmada por la Lic. Dal Poggeto y haberse impreso y adjuntado el 24/01/01 para
su posterior presentación a la UNPRE el 29/01/01.
Recomendaciones:
En los casos que sea necesario recontratar a un consultor, respaldar adecuadamente la necesidad
de la misma, acompañado del informe sobre el desempeño del consultor. En caso de proceder a
desarrollar un nuevo proceso de selección, (porque el consultor no desarrollo satisfactoriamente
sus funciones, o porque se han modificado los TOR´s y/o cláusulas contractuales de
significatividad), no utilizar las mismas ternas (con las mismas calificaciones) que arrojaron la
contratación original, a fin de justificar el nuevo proceso y no caer en un exceso ritual manifiesto.
A los efectos de garantizar la transparencia, la igualdad y la concurrencia, procurar que en los
distintos procesos de selección participen personas diferentes, tratando de evitar que se repitan
las ternas de postulantes para los concursos a los contrataciones de diferentes TOR´S. Verificar
que los cuadros de selección se encuentren suscriptos por los mismos, dejando debida
constancia de la fecha en que fue realizado el proceso.
En los casos de procederse a efectuar contrataciones bajo la modalidad “locación de obra”, los
pagos deben estar condicionados a la presentación de un producto determinado, estableciendo
de manera fehaciente e inequívoca los cronogramas de presentación, procurando que los
contratos y los TDR´s establezcan parámetros idénticos.
Intervenir los informes con un sello en el que consten los datos de la autoridad responsable que lo
recibe así como la fecha en que lo hace; verificando de manera previa que los mismos contengan
la firma del responsable, como así también que indiquen el período de ejecución.
82
Plan Estratégico de Asistencia Técnica (PEAT)
Observaciones:
a) Se ha podido observar que en el curriculum vitae de un consultor que expone título
profesional de la Universidad Nacional del Rosario, según copia de título adjunta al legajo es
de la Universidad del Litoral.
b) En el caso de la contratación de un consultor se ha podido observar que:
1. No se tuvo a la vista el título profesional, declarado por el consultor, se adjunta al legajo
un certificado final de estudios.
2. En la terna de selección del consultor, la UNPRE incluyó nuevamente a un postulante
que había obtenido el menor puntaje en su participación en una terna anterior del
24/01/2001 que había ganado el consultor por otro componente del Programa. Se
destaca que en la presente evaluación el postulante también obtuvo el menor puntaje.
d) En el caso de otra contratación se observó que:
1. El consultor fue recontratado a partir del 01/3/01 para el componente PEAT. El cuadro
de evaluación fue realizado con fecha 14/02/01 sobre la misma terna de postulantes
incluida en el cuadro de evaluación realizado el 26/06/00, que respaldó su contratación
para el componente UNPRE.
2. No se tuvieron a la vista los informes trimestrales presentados por el consultor,
conforme lo previsto en los TOR´s.
Comentarios de la UNPRE:
a) Ambas universidades son de existencia actual, habiendo actuado conjuntamente en la
prosecución de distintos programas de enseñanza para las facultades que tienen en común.
Entendemos que se trata de un evidente error material que, según nuestro conocimiento, fuera
solventado verbalmente en ocasión de la detección de la referida inconsistencia al momento de
la revisión del currículo vitae del consultor.
b)
83
1. Se toma debida nota de la falencia.
2. La participación de un mismo postulante en dos procedimientos de selección distintos,
orientados a la contratación de consultores para la realización de obras de diferente o igual
contenido, no invalida la terna efectuada debido a que los postulantes pueden ofrecer sus
servicios en distintas oportunidades.
d)
1. El Consultor no fue recontratado a partir del 01/03/2001 para el componente PEAT,
pues no prestó igual obra previamente. La participación de los mismos postulantes
para dos contrataciones diferentes resulta de igual naturaleza a la expuesta en el punto
precedente, cuyo contenido se reitera.
2. Los informes de avance materializarían la ejecución de las actividades comprometidas
contractualmente por el Consultor. Como surge de la información consolidada en los
Anexos I a V del Informe Final del Consultor, la materialización de las referidas
actividades se encontraba cabalmente satisfecha ab initio de la actuación misma del
Consultor, incluyendo el estado de avance de los componentes bajo su coordinación en
los diversos Ayuda Memoria disponibles. De resultas de tal disponibilidad,
oportunamente se consideró innecesaria la duplicación documental que hubiera
resultado de la presentación de informes de avance.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las contrataciones llevadas a cabo por el Programa. Al recibir los
currículos dejar debida constancia en las copias legalizadas de los títulos profesionales
presentados, según el caso, que las mismas son copia fiel de los originales que se tuvieron a la
vista.
Unidad Nacional de Preinversión (UNPRE)
84
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos analizados correspondientes a recontrataciones de consultores, no
se tuvo a la vista documentación debidamente suscripta y emitida por la UNPRE, justificando
la necesidad de las mismas.
b) Se ha podido observar que los TOR´s adjuntos a los contratos de locación de servicios
suscriptos con los consultores no prevén la presentación de informes. Se ha podido observar
que la UNPRE eliminó, para el ejercicio 2001, la obligatoriedad de presentar informes finales
para estos consultores, teniendo en cuenta que los mismos, si bien eran descriptivos, resumían
y respaldaban las actividades realizadas durante el ejercicio por los contratados.
c) En el caso de la contratación de un consultor, se realizó una enmienda al contrato que
finalizaba el 31/12/00 prorrogándolo por 2 meses. Al respecto:
• No se tuvo a la vista documentación que respalde la necesidad de prorrogar el mismo.
•
No se tuvo a la vista el informe final correspondiente al período de la enmienda,
establecido en los TOR´s.
85
Comentarios de la UNPRE:
a) Corresponde, en primer término, referir que la necesidad de contratación de consultores va de
consuno con la existencia de esta Unidad, que tiene a su cargo la ejecución y administración
del Programa Multisectorial de Preinversión II, en cuyo beneficio se desarrolla la labor de los
profesionales contratados. La celebración de nuevo contrato con parte de los consultores que
prestaron sus servicios anteriormente atiende a esta necesidad lógica. Es práctica habitual y
generalizada de la Unidad la contratación de consultores por un período de tiempo
determinado, a fin de facilitar la movilidad de los profesionales y la disposición sobre la
orientación de las líneas de acción a las que funcionalmente se encuentra enderezada su
actuación que pudieran hacer el Director Nacional del Programa a constancia en ambas
situaciones, implica la tendencia evidente a celebrar nuevo contrato con quien previamente se
hubo desempeñado en la misma labor, coadyuvando a la participación de nuevos postulantes
según identificación de expertos en las áreas correspondientes de su incumbencia.
b) La modalidad de locación de servicios implica servirse de la ejecución durante un plazo de
tiempo de actos de cierta naturaleza. A diferencia de la locación de obra intelectual, donde el
principal beneficio resulta la adquisición definitiva por uno de los contratantes del trabajo del
otro, resultando, en el común de los casos, que la obra puede reflejarse en un documento
escrito. Por su parte, la locación de servicios implica el beneficio continuado de uno de los
contratantes por los actos del otro, pudiéndose reflejar o no dichos actos tanto en un
documento escrito por el que beneficia cuanto en un documento escrito por el beneficiado,
así como por cualquier otro medio. Como refiere la Auditoría, los informes finales previstos
anteriormente como reflejo de la locación de servicios que beneficiaron a la UNPRE eran
descriptivos, y se entendió luego que la recarga de trabajo para el locatario era de
importancia menor frente a la verificación diaria por parte del locador y las incontables
evidencias documentales existentes en los diversos procedimientos en que actúan los
contratados por la Unidad. Por otro lado, el Contrato Tipo de Locación de Servicios del
Anexo I del Decreto 1184 del 20 de septiembre de 2001, con las limitaciones a los alcances
86
que tiene ser un modelo propuesto, no contiene previsión alguna sobre la presentación de
informe final por parte del locatario del contrato.
c) La Enmienda N° 1 al contrato de locación de servicios profesionales suscripto entre la
UNPRE y el consultor, en virtud del cual se extendió el plazo de prestación de servicios hasta
febrero de 2001, dos meses contados desde la fecha original de finalización del período
contractual, tuvo como objeto hacer frente a un incremento inesperado en la demanda de
posibles Entidades Beneficiarias, informal y formal de financiamiento por parte del Programa,
ocurrido a mediados del mes de diciembre de 2000. A los efectos concretos de la
presentación de los Informes Finales, y atento al breve período por el cual fue celebrada la
enmienda de marras, la consultora fue asimilada a la modalidad de las nuevas contrataciones
de locación de servicios profesionales efectuadas por la UNPRE para ese año, conforme lo
expuesto en punto b). Como resultado de dicha asimilación, se eximió a la consultora de la
presentación del Informe Final por el período convenido en la enmienda habida cuenta de que
su labor se encontraba monitoreada permanentemente por el entonces Director de esta
Unidad.
Recomendaciones:
En los casos que sea necesario recontratar a un consultor, respaldar adecuadamente la necesidad
de la misma, presentando un informe sobre el desempeño satisfactorio del consultor. La UNPRE
debe documentar los controles de avance efectuados sobre las tareas realizadas por el personal
contratado para el Programa, a los efectos de dejar evidencia del efectivo cumplimiento de los
contratos.
87
4- CONSTANCIAS DE INSCRIPCION ANTE LA AFIP-DGI y OTROS
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos no consta en la UNPRE y/o EB las fotocopias que suscribieran en
original de las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI, conforme lo establecido en el
art. 6 de la RG (DGI) 3419 y modificatorias.
b) En algunos casos de consultores que revisten la calidad de responsables no inscriptos (RNI)
en el IVA (impuesto al valor agregado) con anterioridad al 01/11/98, no se tuvo a la vista
copia del F 560/F debidamente intervenido por la AFIP-DGI, dando cumplimiento por parte
de los consultores a lo dispuesto en los arts. 2 y 3 de la RG (AFIP) 211 (24/09/98)
(reempadronarse como RNI a partir del 01/11/98).
c) En el caso de un consultor contratado para la UNPRE se ha podido observar que mediante
F.581 (presentado a la AFIP-DGI el 09/12/97) el consultor le informa que la CUIT asignada
bajo el N° 20-03786323-9 era errónea siendo la correcta el N° 20-05472567-2; al respecto
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
• La documentación elevada por el consultor informando la situación no posee sello de
recepción por parte de la UNPRE.
• Los comprobantes denominados “recibo/factura” presentados durante el ejercicio
2001, respaldando los honorarios cobrados por el consultor poseen fecha de impresión
07/95, y exponen el número de CUIT incorrecto.
• Las retenciones de ganancias, comprendidas entre enero-2001 hasta julio-2001, fueron
ingresadas en la AFIP-DGI (conforme el listado del SICORE que se tuvo a la vista)
con la CUIT errónea.
• Se ha podido observar que en la cláusula XIV B. del contrato emitido el 29/12/00
suscripto con el consultor, la CUIT expuesta es la del número incorrecto.
d) En algunos casos se ha podido observar que la constancia que respalda la inscripción en la
AFIP-DGI por parte de los consultores contratados es posterior a la fecha de emisión de los
contratos (Componente PEAT, Estudio 1.EE.66 y Estudio 1.EG.27).
88
e) En algunos casos que los consultores contratados eran profesionales, las opciones al régimen
del monotributo que se tuvieron a la vista fueron realizadas bajo la categoría servicios
(Componente PEAT, Estudio 1.EE.66 y Estudio 1.EG.27).
f) En el caso de un consultor se ha podido observar que la copia de la constancia de
reempadronamiento como RNI del 19/01/99, posee una intervención de la AFIP-DGI
indicando la presentación como “fuera de término”. No se tuvo a la vista constancia emitida
por la AFIP-DGI en fecha posterior, acreditando la aceptación de la calidad de RNI del
consultor (1.EG.27).
Comentarios de la UNPRE:
a) Se toma debida nota de la observación a fines de insistir a las entidades beneficiarias sobre el
particular.
b) Se toma debida nota de la observación para tenerla en cuenta para su implantación futura.
c) El consultor informó a la UNPRE que existía el error y que las instrucciones recibidas por
parte de la DGI le indicaban agotar la serie del talonario de 100 recibos registrados e
impresos, acompañando copia de los formularios F-560/F y F-581 a cada entidad
contratante. En cada una de las facturas emitidas con el CUIT erróneo se le solicitará al
consultor que subsane de puño y letra el Nº de CUIT. Según referencias del consultor,
durante todos los años en que se utilizaron las facturas que motivan la presente observación,
se adjuntaron copias de las mismas en las declaraciones anuales de ganancias, sin haber sido
objetadas ninguna de ellas. Por último, el consultor informa que a partir del nuevo contrato
(mayo de 2002) anuló los recibos anteriores e imprimió una nueva serie con el CUIT
correcto. En cuanto a las retenciones de ganancias, efectivamente en el SICORE hasta el mes
de julio se ingresaron con el número incorrecto.
d) Se solicitará a los consultores que aclaren las diferencias de fecha días en la inscripción como
monotributistas.
89
e) Se requerirán a los consultores las aclaraciones solicitadas. No es competencia de la UNPRE
solicitar aclaración a los consultores sobre el motivo de su inscripción ante la AFIP-DGI.
f) Se toma debida nota a fin de que no se repita.
Comentarios Estudio 1.EG.27 (única respuesta de EB recibida):
d) Revisada la documentación precitada surge la diferencia entre las fechas de firma del contrato
y la inscripción en la AFIP.
e) En cuanto a la categorización como servicios/oficio dado que los contratos son de locación de
obra y no implican exclusividad contractual esta unidad no posee elementos de análisis la
pertinencia de la categorización en la inscripción, excediendo tal verificación el ámbito de sus
competencias.
f) Revisada la documentación obra en poder de la EB copia de la constancia emitida por la DGI
donde consta su categorización como iva responsable no inscripto con fecha 27/02/99.
Recomendación:
La UNPRE y/o EB debe verificar las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI como
documentación básica previa requerida para la contratación de los consultores, dejando
evidencia de la mencionada verificación en los archivos del proyecto, de manera de dar
cumplimiento a la normativa fiscal vigente.
5- PASAJES Y VIATICOS
Componente Fortalecimiento Institucional ( 2.SI.13)
Observaciones:
a) Respecto a los pagos realizados por un importe de USD 1.424,35 por el viaje de un
consultor, a la ciudad de Santiago de Chile para asistir al curso-seminario internacional sobre
“Financiamiento de la Seguridad Social” (del 24 al 28/09/01) organizado por el Instituto
90
Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social, no se tuvo a la vista la
siguiente documentación de respaldo:
1. La inscripción y el certificado de asistencia al curso.
2. El informe emitido por el consultor, por la capacitación recibida, debidamente
recepcionado por la UNPRE.
b) Respecto al viaje realizado por un consultor a la provincia de Santiago del Estero, en fecha
29-01-01, a efectos de desarrollar tareas de “Evaluación económica del proyecto canal
oeste” perteneciente al Plan Federal de Infraestructura por un importe de USD 397,10,
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. No se tuvieron a la vista las tarjetas de embarque de ambos tramos del viaje.
2. No se tuvo a la vista el informe presentado por el consultor por la misión realizada.
3. El valor diario del viático pagado (USD 155.-) no corresponde al determinado por la
normativa vigente a la fecha del viaje (USD 126.-).
Comentarios de la UNPRE
a)
1. No es requisito de la UNPRE solicitar la mencionada documentación.
2. Cabe destacar que no es requisito para el consultor entregar un informe por la capacitación
recibida (en este caso) ni para ninguna comisión.
b)
1. No se recibieron en esta unidad las tarjetas de embarque, de todas maneras tanto la
UNPRE como el BID reconocieron el gasto de los pasajes.
2. No es requisito para el consultor entregar un informe exclusivo a la comisión. Dicha
información forma parte del Informe de Avance que entregó el consultor en la fecha que
establecían sus tor’s.
91
3. Los valores de los viáticos para los vuelos de cabotaje no surgen de una normativa o
disposición nacional, sino de valores consensuados oportunamente entre la UNPRE y el
Banco e incluidos en el Instructivo UNPRE que fuera aprobado por el BID
Componente UNPRE
Observaciones: En relación a los pagos realizados por el Programa por un viaje realizado por
un contratado de la Secretaría de Política Económica en concepto de pasajes y viáticos a la
ciudad de Santiago de Chile para asistir al seminario internacional
sobre “Los Sistemas
Nacionales de Inversión Pública en América Latina y el Caribe: Balance de dos Décadas” (del
04 al 7/11/01), por USD 987,95 no se tuvo a la vista la siguiente documentación que respalde:
1. Los motivos para que el viaje fuera financiado con fondos del Programa, y la no objeción del
Banco para ser incluido como gasto elegible para el Programa
2. La imputación de esta erogación dentro del componente “Administración y Supervisión
UNPRE”.
3. La inscripción y el certificado de asistencia al curso.
4. Las tarjetas de embarque.
5. El informe presentado como producto del viaje, por la capacitación recibida, debidamente
recepcionado por la UNPRE.
Comentarios de la UNPRE
1. Si bien es consultor contratado directamente por el Ministerio, su área de trabajo era, al
momento de la comisión, la Dirección Nacional de Inversión Pública. No se solicitó no
objeción al banco puesto que se justifica el gasto una vez realizado y el BID se expide en
forma ex -post.
2. Porque la Dirección de la UNPRE decidió solventar este gasto por fuente 11 del componente
3.
3. No es requisito de la UNPRE solicitar la mencionada documentación.
92
4. No se recibió en esta unidad las tarjetas de embarque, de todas maneras la UNPRE
reconoció el gasto como aporte de la fuente 11.
5. No se solicitó como requisito para el consultor la entrega de un informe referente a la
comisión.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente los pagos que respaldan las registraciones contables en concepto de
pasajes y viáticos. Establecer que el personal contratado que participe o asista a seminarios,
cursos, talleres, deben presentar a la UNPRE a la finalización de los mismos, un informe
conteniendo los certificados de inscripción, y de asistencia y un resumen de las actividades
realizadas, de la documentación obtenida y las conclusiones. Establecer y mantener actualizada la
escala de viáticos a utilizar por el Programa incluida en el Instructivo para Entidades Beneficiarias,
conforme lo establecido en la normativa nacional vigente. Dejar debidamente documentadas las
situaciones excepcionales en que fuera necesario aprobar viajes al exterior con fondos del
Programa, teniendo en cuenta que mediante Decisión Administrativa 116/2001 del Jefe de
Gabinete de Ministros del 03/08/2001 se encontraban suspendidos por el término de ciento
ochenta días los viajes al exterior que implicaran erogaciones para el Estado.
ESTUDIO ESPECIFICO: EE 66 “Programa de Estudios de Seguridad Ciudadana”
De la revisión por muestra de los pagos en concepto de pasajes y viáticos por los viajes
realizados por los consultores de la entidad beneficiaria durante los ejercicios 2000 y 2001 por
un importe de USD 48.379,34, contabilizados durante el ejercicio 2001 por la UNPRE,
surgieron las siguientes consideraciones generales y particulares a formular:
Observaciones Generales
a) La entidad beneficiaria recibió fondos de la UNPRE en fecha 28/12/00, sin embargo desde la
fecha del convenio subsidiario hasta diciembre 2000 la EB realizó pagos en concepto de
pasajes y viáticos, en efectivo, aplicando fondos de otro origen. De acuerdo a lo expresado
por personal de la EB, durante el relevamiento en campo realizado, los fondos utilizados para
93
realizar los mencionados pagos provenían del Fondo Fijo del Programa GAU, y los
comprobantes de respaldo de los gastos conformaban transitoria y parcialmente el saldo del
mismo. Al respecto surgieron los siguientes comentarios a formular:
1. No se tuvo a la vista documentación debidamente suscripta que autorice la utilización
temporaria de fondos del otro Programa, ni que permita constatar la metodología llevada a
cabo para efectivizar posteriormente los reintegros.
2. Los contratos de los consultores que realizaron los viajes entre los meses de setiembre y
diciembre de 2000 fueron elevados a la UNPRE, el 26/12/00 por la entidad beneficiaria
cuatro meses después de la fecha de emisión de los mismos.
3. Los pagos a los beneficiarios no fueron realizados mediante la emisión de cheques no a la
orden.
4. No se tuvo a la vista documentación de la UNPRE que evidencie los controles realizados
oportunamente ante las situaciones expuestas.
b) No se tuvieron a la vista los antecedentes de la contratación de la empresa proveedora de
pasajes utilizada por la EB, como así tampoco el contrato suscripto que permita validar las
condiciones de los descuentos obrantes y los servicios y/u otros conceptos facturados.
Además tampoco se contó con los presupuestos de la empresa, vigentes para los ejercicios
2000 y 2001 por los viajes realizados por los consultores, que permitan validar los precios
facturados y que responden a la ruta más directa y en clase económica.
c) Cuando los pasajes son adquiridos por la entidad beneficiaria, y las respectivas facturas
incluyen pasajes correspondientes a distintos consultores, más gastos de envío y descuentos,
no se pudo validar, en la mayoría de los casos, el importe asignado a cada consultor en la
justificación elevada por la entidad beneficiaria. No se tuvo a la vista documentación que
respalde el criterio utilizado por la entidad beneficiaria y la UNPRE para realizar y constatar el
prorrateo o asignación de los importes por consultor. Merece aclarar que en los casos
relevados el importe acumulado contabilizado por la EB coincide con el total que surge de
cada factura.
94
d) En los casos en que se verifica lo expuesto en el inciso precedente, la UNPRE si bien
contabilizó el mismo importe justificado por la entidad beneficiaria, imputó únicamente a fuente
BID el monto que surge de los pasajes, y la diferencia que se genera por errores de
asignación o por conceptos incluidos en las facturas que no constan en el pasaje, fue
contabilizada directamente a fuente local.
e) De los registros de la UNPRE no surgen los datos de los comprobantes respaldatorios por la
adquisición de los pasajes, como así tampoco exponen la razón social de los proveedores.
Únicamente se identifica por consultor y viaje realizado.
f) Ni la entidad beneficiaria ni la UNPRE han imputado a fuente local el componente impositivo
de los pasajes, importes que se encuentran discriminados en las facturas que se tuvieron a la
vista emitidas por la empresa de viajes,.
g) Se ha podido observar que si bien los viáticos registrados por la UNPRE no superan el monto
límite establecido en concepto de pasajes y viáticos en los contratos de cada consultor, en la
mayoría de los casos la estadía de los consultores en el lugar de destino en el país superó el
límite máximo de días establecido en los términos de referencia individuales adjuntos a los
contratos:
.
Consultor
Cantidad de días
USD
Previstos
Liquidados
Diferencia
Previstos
Andersen, Martin
5
16
11
1.610,00
5.152,00
3.542,00
Graymond, Martín
5
10
5
1.610,00
3.220,00
1.610,00
Graymond, Martin
5
7
2
1.610,00
2.254,00
644,00
Mettifogo, Decio
5
6
1
1.610,00
1.932,00
322,00
Stallo, Mark
5
11
6
1.610,00
3.542,00
1.932,00
Escobar Fernandoy,
Jorge
Escobar Fernandoy,
Jorge
Gispert, Walter
3
4
1
378,00
504,00
126,00
3
4
1
378,00
504,00
126,00
3
4
1
378,00
504,00
126,00
Gispert, Walter
3
4
1
378,00
504,00
126,00
Dupuy, Marcelo
3
4
1
378,00
504,00
126,00
Dupuy, Marcelo
3
9
6
378,00
1.134,00
756,00
Dupuy, Marcelo
3
7
4
378,00
882,00
504,00
Dupuy, Marcelo
0
4
4
0,00
504,00
504,00
95
Liquidados Diferencia
Con relación a los importes límites mencionados, incluido en la cláusula V de los contratos
suscriptos con los consultores, no se tuvo a la vista evidencia que permita validar la
razonabilidad de los mismos.
h) No se tuvo a la vista documentación debidamente conformada por representante autorizado
de la entidad beneficiaria respaldando las actividades desarrolladas -en la extensión de las
estadías previstas- por los consultores.
i) Se ha podido observar que si bien constan en los archivos de la UNPRE, en la mayoría de los
casos, la copia del pasaje utilizado, no se tuvieron a la vista las tarjetas embarque en el 54,40
% de los tramos que permitan validar la efectiva realización de los viajes en las condiciones
establecidas en el pasaje.
j) En algunos casos los pasajes contabilizados fueron adquiridos directamente por los
consultores.
Comentarios de la UNPRE:
Comentario General: Es necesario tener en cuenta en las distintas observaciones efectuadas
que este Estudio es de Administración Descentralizada, por lo tanto la UNPRE no puede ni debe
establecer los procedimientos internos que la Entidad Beneficiaria establece con sus consultores
en la medida que la misma respete el Convenio suscripto en todos sus términos. Asimismo las
actividades realizadas por los consultores se realizaron de acuerdo con los términos de referencia
aprobados por el Banco. Dichos términos de referencia son una presupuestación de las
actividades y plazos necesarios para alcanzar el propósito del estudio. En tal sentido, tal como
surge de las propias observaciones de la Auditoría, lograr los resultados por parte de los
consultores demandó en algunos casos una mayor extensión de trabajo en campo y para otros,
una menor duración del mismo. Lo significativo es que el presupuesto global previsto para
viáticos para el conjunto del Estudio no fue excedido.
a) Señalamos, que no es de incumbencia de la UNPRE, ni tiene posibilidades practicas de poder
conocer la utilización temporaria de fondos de contraparte local por parte de las EB’s, por lo
96
tanto, no es posible, ni necesario, tener documentación debidamente suscripta que respalde
dicha utilización. Es un tema que le compete netamente a cada EB. Las EB tienen que
responder ante la UNPRE solamente por los fondos de fuente 22 que ésta le adelanta. A la
UNPRE solamente le interesa que los comprobantes de pasajes y viáticos se encuentren
dentro del periodo de contratación y que lo justifiquen con los comprobantes exigidos.
b) La UNPRE no exige a las EB que tengan un registro de antecedentes de las empresas
proveedoras de pasajes. Generalmente, cuando un Estudio se conviene que se administre
descentralizadamente es debido a que se considera que posee la infraestructura administrativa
suficiente, necesaria y eficiente como para llevarla a cabo. En el caso particular de este
Estudio, adoleció de sucesivos cambios institucionales, lo que llevó a que muchas de los temas
que se suponían estaban resueltos y bien administrados, no resultara efectivamente así. No
obstante la UNPRE rechazó documentación que no cumplía con los requisitos necesarios
para ser elegibles.
c) La UNPRE no toma en cuenta las facturas de los proveedores, sino solamente los
comprobantes del pasaje y con ellos calcula los viáticos. La factura de los proveedores es
solo a efectos de papel de trabajo. No es necesario presentarla al Banco, salvo en casos
excepcionales y de fuerza mayor.
d) La UNPRE contabiliza como fuente local aquellos conceptos que no son elegibles para el
Banco por la fuente de financiamiento (FF22). El registro nunca es superior al gasto
efectivamente realizado.
e) Comentario no procedente.
f) Bajo esta modalidad se han justificado al Banco todos los pasajes desde el inicio del
Préstamo hasta la Justificación N° 24, (diciembre 2001) en donde el BID solicitó separar el
componente impositivo, como aporte local.
g) En atención a las observaciones relacionadas con la diferencia entre los días de estadía
asignados en los TOR´S para cada comisión y los reales, también advertida por esta
97
UNPRE, es que, teniendo en cuenta, que se debe contar con cierta flexibilidad en ese sentido,
(según demuestran las experiencias como las comentadas en los distintos puntos y las
circunstancias en que se desarrollan las tareas que motivan los viajes), en Estudios posteriores
los viáticos fueron asignados a su Coordinador, sin predeterminar la duración de cada
comisión, para que éste los administre ajustados a las actividades a desempeñar por cada
consultor en cada viaje.
h) Dado que el importe utilizado en la totalidad de las comisiones es inferior al tope estipulado en
el contrato, esta unidad considera que no corresponde la solicitud de extensión de estadía.
i) De todas maneras tanto la UNPRE como el BID reconocieron los pasajes.
j) El criterio utilizado por la UNPRE y por el BID es adquirir los pasajes al más bajo costo
posible, no siendo requisito saber dónde se adquieren los pasajes de los consultores. La
Entidad Beneficiaria oportunamente nos envió una nota al respecto, en la misma nos comentan
que el precio de los pasajes internacionales difiere significativamente si este es adquirido en el
país o en el país en que se inicia el viaje y que la diferencia de precios motivó que autorizaran
a los consultores internacionales a adquirir sus respectivos pasajes en sus propios países de
origen.
Observaciones Particulares:
a) En el caso de un consultor internacional, experto en gestión en seguridad, por un viaje
realizado entre el 11/11/00 y el 22/11/00, se ha podido observar que el formulario de
rendición y aprobación del viaje fue emitido el 03/01/01, cuarenta días después de la
finalización del viaje.
b) En algunos casos de viajes realizados por consultores internacionales, no se tuvieron a la vista
los originales de las facturas de los pasajes adquiridos directamente por los consultores, que
deben quedar en poder del Programa como responsable final del pago. Es del caso destacar
que las mismas no fueron emitidas a nombre del Programa sino a nombre del consultor.
98
c) En el caso de un consultor internacional experto en dinámica de sistemas (Contrato 05/10/00
al 20/12/00) surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. El contrato expone que es un consultor de nacionalidad peruana. Los TOR’s suscriptos
por el consultor hacen mención expresa a un consultor nacional, y por la tanto se ha
podido observar que en los mismos no se fija la obligación de viajar a Buenos Aires ni se
ponen plazos a la estadía del consultor. Por otra parte, se le aplicó la escala de viáticos
correspondientes a consultores nacionales.
2. No se tuvo a la vista documentación que respalde lo establecido en el Anexo B del
Convenio III. 3.04. a efectos de constatar la nacionalidad del consultor (copia del
pasaporte o documento oficial de identidad).
3. En relación con el pasaje para el 01/11/00, incluido en la factura B 0001-00005413 surge
que correspondía a los tramos Lima – Ezeiza - Lima. Se destaca que del billete emitido
por la aerolínea no se pueden validar las fechas ni horarios de los tramos, ni se tuvo a la
vista documentación que respalde la fecha de utilización del tramo de regreso a la ciudad
de Lima, teniendo en cuenta que el consultor tenía vuelo para el tramo Buenos Aires Mendoza el día siguiente (02/11/00).
4. En relación con el pasaje Buenos Aires - Mendoza para el 02-11-00 no se tuvo a la vista
documentación que respalde los motivos del viaje a la provincia, las actividades
desarrolladas por el consultor y la tarjeta de embarque. No surge de los registros de la
UNPRE, la fecha de regreso de la provincia, como así tampoco si percibió viáticos.
d) En el caso de un consultor internacional conferencista en medios de comunicación contratado
entre el 16/11/00 al 20/11/00, no se ha podido validar que el consultor haya recibido USD
2.572.- (Reintegro de pasajes USD1.606.- y Viáticos USD 966.-), ya que los formularios de
solicitud de viáticos (FV02) y de “Rendición de gastos de viaje” (FV03) no se encuentran
firmados por el consultor, sino que obra en su reemplazo otra firma correspondiente a
personal de la entidad beneficiaria.
99
e) En el caso de un consultor internacional, experto en sistemas de información y estadísticas
contratado entre el 05/09/00 y el 20/12/00 el formulario FV 02 del 11/11/00 de solicitud de
viáticos no se encuentra firmado por el consultor por la recepción de los fondos, fue firmado
por personal de la UEC, y es por un importe de USD 5.148.- mientras que el FV03
“Rendición de gastos de viaje” del 03/01/01 firmado por el consultor, expone que el importe
recibido como adelanto es por USD 3.538.-, y gastos extras por USD 1.610.-.
f) En el caso de un consultor nacional experto en sistemas de información y estadística
contratado del 12/9/00 al 20/12/00, se pudo observar que:
1. En relación al viaje Bariloche – Tucumán del 17/10/00:
• Según el pasaje, la fecha de emisión es el 13/10/00 y la fecha del vuelo es el 17/00/00.
Los viáticos, según constan en los formularios FV02, FV03 y FV04 fueron liquidados a
partir del 13/10/00, por lo que se habrían liquidado 4 días de más por un importe de
USD 504,00.
• La tarjeta de embarque que se tuvo a la vista no indica el tramo, número de vuelo ni la
fecha. La hora que indica, no coincide con la hora del vuelo según pasaje. Por lo
expuesto no se puede validar que dicha tarjeta corresponda a ese pasaje.
2. En el caso de los viajes realizados a Bariloche - Tucumán (07/11/00), Tucumán - BUE
(10/11/00) y BUE - Bariloche (17/11/00) la UNPRE contabilizó USD 457,15
correspondientes a los pasajes, que de acuerdo a la documentación que se tuvo a la vista
(registros contables y órdenes de pago de la entidad beneficiaria) no surge el pago, ni fueron
incluidos en las rendiciones a la UNPRE ( planillas modelo 1D elevadas por la EB).
Comentarios de la UNPRE
a) A esta Unidad no le corresponde observar las demoras a este respecto de las Entidades
Beneficiarias por desconocer los motivos que llevaron al consultor y/o a la Entidad
Beneficiaria a incurrir en la misma.
100
b) No es requisito la factura de compra de los pasajes, tanto para la UNPRE como para el BID
es tener el pasaje original o copia del mismo para la justificación del gasto.
c)
1. Efectivamente la residencia está en el exterior según contrato y se le pagaron honorarios y
viáticos como consultor nacional.
2. Se le pedirá a la Entidad la documentación solicitada.
3. y 4. Con respecto a esta comisión la UNPRE y el BID reconocen solamente por todo
concepto un gasto total de USD 823,27- que se compone por el pasaje Lima-Bs.-Lima
con un costo de USD 703,32 y el tramo Bs.As- Mendoza por un costo de USD 119,95.
No se le reconocieron los viáticos porque no constaba en las rendiciones la constancia de
recepción de los fondos.
d) El costo total de esta comisión consistió en USD 2.572.- desglosado en USD 966.- de
viáticos y USD 1606- de pasajes, esto es lo que cobró el consultor por todo concepto y lo
reconocido tanto por la UNPRE como por el BID.
e) El costo total de la comisión consistió en USD 5148- desglosado en USD 3542- de viáticos
y USD 1606- de pasajes, esto es lo que cobró el consultor por todo concepto y lo
reconocido tanto por la UNPRE como por el BID. Por otra parte el formulario de Solicitud
de Anticipo para compra de pasajes por USD 1606- esta firmado por el consultor.
f)
1. Habiéndose corroborado vuestra observación se le enviará a la Entidad Beneficiaria una nota
con relación al tema a fin de regularizar esta situación con la mayor celeridad posible.
2. La UNPRE contabilizó USD 457- basándose en la documentación de respaldo enviada por la
Entidad Beneficiaria, esta documentación fue aceptada por la Unidad y por el Banco en la
Justificación Nº24
Recomendaciones:
La UNPRE como responsable de la gestión general y de los estados financieros de las
actividades del Programa debe realizar el control de las operaciones llevadas a cabo por las
101
entidades beneficiarias. Asegurarse que las rendiciones presentadas por los consultores, que
respaldan el pago viáticos y/o reintegro de pasajes, se encuentren oportuna y adecuadamente
respaldadas. Controlar que correspondan a misiones realizadas en cumplimiento de las
actividades del Programa, y en caso de corresponder a compensaciones en concepto de
desarraigo a consultores contratados para trabajar en un lugar distinto a su residencia habitual, se
cuente con documentación válida que certifique la mencionada residencia.
Documentar adecuadamente el proceso de selección de la empresa de viaje a fines de respaldar
que la compra de los pasajes se haga por la ruta más directa, y a la tarifa más conveniente, como
así también mantener actualizados los presupuestos de precios vigentes.
La UNPRE contabiliza los viajes contra los pasajes elevados por la entidad beneficiaria, los
cuales no constituyen respaldo suficiente para validar la inversión, teniendo en cuenta que la
entidad beneficiaria cuenta con las facturas de las empresas de viajes, y estas incluyen otros
conceptos e importes que no surgen de los pasajes.
6- RENDICIONES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB)
Observaciones:
a) Del relevamiento realizado a las justificaciones contabilizadas por la UNPRE durante el
ejercicio 2001 surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. No se tuvieron a la vista las aprobaciones emitidas por la UNPRE a las justificaciones
presentadas por las EB durante el ejercicio 2001, que respalden la contabilización de las
inversiones, dando cumplimiento a lo establecido en la cláusula sexta del convenio
subsidiario.
2. Por lo expuesto en 1. precedente no se ha podido validar el criterio aplicado por la
UNPRE para asignar la fecha de imputación en la contabilidad de las inversiones
incluidas en las justificaciones presentadas por las EB. Se han observados casos en que
102
la fecha de registro es anterior a la de la fecha de recepción de la justificación, casos en
que la fecha es coincidente con esta última y casos en que se registra con posterioridad.
3. Se ha podido observar que la UNPRE únicamente interviene con un sello de recepción la
nota de elevación de la justificación, no así la documentación adjunta (Modelo 1D y
planillas resumen) que permita validar que la misma sea la efectivamente presentada junto
a dicha nota de elevación.
4. La UNPRE registró contablemente los honorarios y pasajes y viáticos abonados a los
consultores por importes globales que representan la suma del detalle de los importes
correspondientes a esos conceptos discriminados en las planillas anexas a cada
justificación presentada por las entidades beneficiarias. En virtud de lo expuesto esta
auditoría debió remitirse a dichas planillas a fines de individualizar por ítem las inversiones
contabilizadas.
5. Se observaron durante el ejercicio asientos de ajustes (débitos/créditos) en las cuentas
que integran el estudio 1.EE.66 (anticipos a justificar, inversiones, y aporte local
entidades beneficiarias) en fechas 23/05/01, 30/05/01 y 26/12/01. No se tuvo a la vista
documentación emitida por la UNPRE exponiendo los motivos y el detalle que respalde
dichas registraciones, como así tampoco –de corresponder a un rechazo- la
comunicación realizada a la entidad beneficiaria por la documentación impugnada y
constancia de la elevación de la nueva presentación por parte de la Entidad Beneficiaria.
Teniendo en cuenta que la respuesta recibida el 12/06/02 a nuestra circularización
enviada a la entidad beneficiaria, la misma no hace mención a los ajustes por USD
18.959,13 contabilizados por la UNPRE. Por lo expuesto, esta auditoría debió realizar
tareas de conciliación entre las cifras rendidas por la EB y los registros contables de la
UNPRE a fines de identificar los ítems efectivamente contabilizados.
b) Se ha podido observar que no surge de los registros contables al 31/12/01, las rendiciones
presentadas por las entidades beneficiarias que se encuentran en proceso de aprobación por
parte de la UNPRE. Se destaca que de las respuestas recibidas a nuestras circularizaciones a
103
las entidades beneficiarias, surgieron las siguientes diferencias entre las cifras contabilizadas
por la UNPRE, y los importes incluidos en las justificaciones presentadas para su aprobación,
cabe aclarar que no se tuvo a la vista documentación enviada a la EB comunicando las
aprobaciones y/o rechazos de la documentación:
1. 1.EE.11: La EB informa como saldo pendiente de rendición al 31/12/01 USD 6.716,04,
mientras que la UNPRE registra USD 29.261,65. La diferencia se debe a la no
contabilización de la UNPRE de la justificación presentada según EB el 28/01/01 por
USD 22.545,61.
2. 1.EE.14: La EB informa como saldo pendiente de rendición al 31/12/01 USD
12.933,89, mientras que la UNPRE registra USD 39.553,72.
3. 1.EE.44: La EB informa como saldo pendiente de rendición al 31/12/01 USD 5.433.- ,
mientras que la UNPRE registra USD 7.604,73.
4. 1.EE.19: La EB informa como justificado el 15/06/01 USD 33.224,90 de fuente BID y
USD 23.031,44 de aporte EB, mientras que de los registros surge que la UNPRE
contabilizó en esa fecha USD 21.314,90 y USD 17.811,44 respectivamente, la diferencia
de USD 11.910.- y USD 5.220.- se encontraban contabilizados al 31/12/00 por la
UNPRE.
c) La Unidad Central de Administración de Programas (UCAP), dependiente del Ministerio de
Economía, Obras y Servicios Públicos de la Provincia de Formosa, es la EB ejecutora de los
estudios 1.EE.11, 1.EE.14 y 1.EE.42. La EB ha recibido durante el ejercicio 2001 un
anticipo de fondos por USD 7.300 para aplicar al 1.EE.42, mientras que los Estudios
1.EE.11 y 1.EE.14 presentaban atrasos significativos en las rendiciones y aprobación de los
fondos transferidos.
d) No se tuvo a la vista documentación en la cual conste la fecha de vigencia de los instructivos
para entidades descentralizadas (administrativo-contable, preparación de tor´s y preparación
de tor´s y sistemas para la selección y evaluación de consultores individuales), como así
tampoco, las notas emitidas por la Dirección de la UNPRE aprobando los mismos.
104
e) No se tuvo a la vista documentación que respalde la recepción por parte de las entidades
beneficiarias que mantienen y/o tuvieron ejecución durante el ejercicio 2001, de los
instructivos confeccionados por la UNPRE, expuestos en d), teniendo en cuenta que los
convenios subsidiarios que se tuvieron a la vista en la mayoría de los casos fueron suscriptos
antes de la vigencia de los mismos, y que se establece en una de las cláusulas que la EB se
compromete a llevar a cabo el estudio conforme el Reglamento Operativo y el Contrato de
Préstamo, no haciendo mención a los referidos instructivos.
f) De acuerdo a los registros contables las siguientes subcuentas de anticipos a justificar por
parte de la entidad beneficiaria presentan saldo acreedor:
•
Cuenta 12102510200 1.EG.27.10: -USD 11.640.-
•
Cuenta 12143000400 1.CA.36:
-USD 6.000.-
g) Se pudo observar que la documentación remitida por las entidades beneficiarias adjuntas a las
rendiciones por los pagos a los consultores, son en su mayoría fotocopias, que si bien
exponen “copia fiel del original”, de la revisión de los originales en la EB, en la mayoría de
los casos no cuentan con un sello de pagado en la documentación, informando su cancelación
con fondos provenientes del Préstamo 925/OC-AR, y no fueron intervenidas por la EB
indicando los datos de la justificación en la cual fue rendida a la UNPRE.
h) La documentación que respalda los antecedentes por la definición de los estudios hasta la
firma de los respectivos convenios subsidiarios, y demás actuaciones relativas al mismo
llevadas a cabo por el Programa y los terceros participantes, no se encuentran foliados, ni
conforman un expediente único o madre con subexpedientes que permita validar la integridad
de la documentación involucrada.
i) Los TOR´s adjuntos a los convenios subsidiarios como anexo I, que se tuvieron a la vista, no
se encuentran inicialados por los firmantes del mismo.
j) En el caso del estudio 1.EE.66, de los registros contables emitidos por la entidad beneficiaria
al 31/12/01 surge que:
105
• Los gastos bancarios de la cuenta corriente ascienden a USD 1.019,79, si bien no fueron
justificados a la UNPRE , fueron abonados temporalmente con la fuente 22.
• Se ha podido observar que si bien el último cheque emitido por la EB es de fecha
02/08/01, quedan pendiente de registración USD 29.279,11 por parte de la UNPRE al
31/12/01.
Comentarios de la UNPRE:
a)
1. El convenio subsidiario en su cláusula sexta no dice textualmente que la UNPRE deberá
aprobar y notificar a la EB la aprobación de las justificaciones presentadas. La UNPRE
solamente le notifica a la EB cuando esta no se aprueba parcial o totalmente previendo
que si el BID rechaza, la UNPRE se lo devuelve a la EB.
2. Se hará constar en las justificaciones su alta en la contabilidad, lo que dará cuenta a su vez
de su aprobación, si bien esto se implementa en la actualidad a través del registro de la
justificación y su seguimiento. Se tomarán los recaudos necesarios para que las fechas de
registro de las justificaciones se realicen bajo un mismo criterio.
3. Es costumbre intervenir con el sello de recepción solamente la nota de elevación de las
justificaciones. Se tomará en cuenta la observación.
4. Sin comentarios.
5. Los ajustes efectuados a los asientos surgieron de los controles cruzados realizados
coincidiendo siempre lo contabilizado con lo justificado al BID. Las justificaciones
rechazadas parcialmente se comunicaban primeramente de manera informal a la EB, a fin
de que regularizaran el envío de comprobantes, en la actualidad se efectúan mediante nota
formal.
b) Se informa que las justificaciones son registradas una vez que son aprobadas, no hay registro
de rendiciones en proceso de aprobación. Con relación a las respuestas de las
circularizaciones que recibió la AGN de parte de las EB es conveniente aclarar que las
106
diferencias detectadas corresponden en todos los casos (puntos 1 a 4) a justificaciones
recibidas sin constancia fehaciente y durante los años 1999 y 2000. Las justificaciones fueron
devueltas a las EB - en algunos casos se devolvieron parcialmente los comprobantes (ej.
1.EE.14, 1.EE.42) - (no obra en nuestro poder documentación que demuestre el rechazo y la
devolución de las justificaciones, total o parcialmente). Las devoluciones o rechazos se
originaron por diversos motivos (facturas y planilla resumen mal confeccionadas, importes mal
imputados a las fuentes de financiación, facturas tipo “A” y “B” que incluyen IVA imputadas a
fuente 22, etc.). En el 2002 se mantuvieron reuniones con el BID y con el representante de la
Unidad Central de Administración de Programas (UCAP), con el objetivo de solucionar los
inconvenientes mencionados y poder cerrar los estudios en cuestión.
c) Cabe aclarar que si bien los estudios tienen una misma administración (UCAP), llevamos un
registro específico por cada uno y mantenemos los saldos identificados por estudio y no por
administración. El estudio 1.EE.42 tenía un saldo pendiente de rendición de USD 200.-, ya
estaban aprobados los informes, finalizado técnicamente y correspondía pagar el contrato de
un consultor y el informe final de otro. Por USD 7.500.-, por lo que se giró el saldo de USD
7.300.- a tal fin.
d) El instructivo para entidades beneficiarias fue confeccionado en el segundo semestre del año
2000, su actualización y/o modificación es permanente debido a cambios en las normativas.
e) Destacamos que con la intención de agilizar los procesos administrativos en reiteradas
ocasiones los instructivos son entregados en disco o enviados por e-mail, por lo que
carecemos de una constancia de recepción fehaciente, pero este procedimiento no invalida en
ningún caso nuestra obligación.
f) El estudio 1.EG.27 tiene nueve sub-estudios y una consultoría de apoyo, en ejecución y/o
ejecutados al cierre del ejercicio. El saldo total del estudio es deudor. Se le solicitó a la
entidad beneficiaria que regularizara la situación entre los sub-estudios.
g) Durante el ejercicio se solicitó que en la misma factura figure que son contratos financiados
por el Préstamo BID 925/OC-AR, a fin de proceder a su cancelación. La UNPRE se
107
encargará de verificar que los originales en poder de la entidad beneficiaria se hayan
cancelado. Se toma debida nota para su futura implementación.
h) Es la práctica habitual aplicada por la UNPRE de archivo documentación que se utiliza
habitualmente con relación a los Estudios financiados por el Programa, unidad de operación
de la Unidad, y en cuyo contexto tanto el Area Técnica cuanto la Contable-Financiera
ejecutan diversos actos tendientes al cumplimiento de sus funciones específicas, cada una
debiendo confrontar permanentemente información pretérita propia y la incluida por la otra.
Se toma debida nota del comentario para su posterior implementación.
i) Se trataba, a la fecha de la suscripción del Convenio Subsidiario, la práctica habitual de la
UNPRE, modificada en la actualidad en vistas a un manejo más eficiente de la documentación.
j)
•
Los gastos bancarios de la cuenta corriente de la EB deberán ser atendidos con sus
recursos propios, situación que debe regularizar ésta gestionándolos para cubrirlos, por lo
que no se computarán como de Fuente 22.
•
La contabilización por parte de la UNPRE se realiza una vez aceptada la justificación. En
caso de aguardarse regularizaciones por parte de la EB de documentación de respaldo
esto demora el registro contable. Para que no ocurran atrasos en la remisión de las
justificaciones por parte de las EB es que se ha indicado en el "Instructivo para Entidades
Beneficiarias con Administración Descentralizada" que no se efectuarían adelantos cuando
la EB no haya justificado el 90% del total del monto recibido en solicitudes de fondos
anteriores.
Comentarios Estudio 1.EG.27:
g) Los originales de las facturas se archivan en el legajo de cada consultor con toda la
documentación vinculada al contrato celebrado. En la confección de la factura o recibo consta
cual es el pago correspondiente de acuerdo al cronograma de pagos del contrato. Asimismo
esta Unidad ha confeccionado grillas de seguimiento de los pagos por cada subestudio en el
108
cual se consignan los pagos efectuados y las fechas respectivas por cada consultor integrante
del mismo, lo cual no permite la omisión o duplicación de los mismos. Esta se adjunta con las
ordenes de pago y los cheques cuando se elevan a la firma para información de las
autoridades pertinentes. Sin embargo se toma debida nota del comentario para su
implementación futura.
Recomendaciones:
Respecto de las justificaciones de anticipo de fondos presentadas por las entidades beneficiarias,
la UNPRE debe:
• Intervenir con un sello de recepción la totalidad de la documentación que conforma las
justificaciones elevadas por las entidades beneficiarias.
• Reflejar contablemente las justificaciones recibidas en proceso de aprobación.
•
Expedirse formalmente sobre dichas justificaciones, y comunicar oportunamente a las EB
los resultados de los controles efectuados, a fines de mantener debidamente conciliados los
registros contables de la UNPRE y los de las entidades beneficiarias.
Respecto a la contabilización de las inversiones incluidas en las justificaciones de anticipos de
fondos, la UNPRE debe:
• Procurar la apertura de la contabilización por ítem de pago, incluidos en el detalle de pagos,
identificado como Modelo 1D, adjuntos a las justificaciones presentadas por las entidades
beneficiarias.
• Asegurar que la fecha de alta contable de cada ítem de inversión responda a la fecha de
aprobación por parte de la UNPRE.
• Implementar procedimientos que permitan vincular inequívocamente las registraciones con
su debido respaldo documental.
• Intervenir con un sello los comprobantes originales indicando su cancelación con fondos del
préstamo 925/OC-AR, para que al quedar en poder de la EB el original, la misma no
pueda ser utilizada para tramitar otro expediente de pago, como así también indicar los
109
datos de la justificación por la cual la EB rinde a la UNPRE lo cual permitiría evitar
omisiones o duplicaciones en cuanto a su rendición
La UNPRE como responsable del control de la ejecución descentralizada de los estudios debe
profundizar los mecanismos de control a fines de asegurar la rendición oportuna de los fondos del
Programa.
7- APORTES ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB)
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista la documentación de respaldo, que debe obrar en poder de la UNPRE,
que permita constatar el depósito/reintegro en la cuenta corriente de cada estudio por los
montos contabilizados durante el ejercicio 2001 por un importe de USD 58.348,13 en
carácter de aporte de entidades beneficiarias.
b) No se tuvo a la vista documentación que respalde los motivos de la no contabilización de
USD 3.906,13 en concepto de aporte EB – 1.EE.11 por parte de la UNPRE, teniendo en
cuenta que según la respuesta a nuestra circularización recibida el 18/06/02 por parte de la
EB, el mencionado aporte fue incluido en la justificación Nº 4 emitida el 28/01/00.
c) No se tuvo a la vista documentación fehaciente que respalde las comunicaciones enviadas por
la UNPRE a cada EB en la que conste la recepción por parte de la misma de los ajustes de
fuente de financiamiento realizados, y si posteriormente la EB, aceptó los mismos
incorporándolos a sus registraciones contables.
Comentarios de la UNPRE:
a) Al respecto nos remitimos a los “Convenios Subsidiarios” celebrados con cada una de las
entidades beneficiarias que operan con esta dependencia. De ellos se desprende claramente
que las EB se comprometen a aportar con fuente local aquellos conceptos de Fuente 11, ej.;
impuesto al valor agregado; gastos bancarios; etc. Las entidades beneficiarias son las
110
responsables de solicitar al Tesoro los recursos que necesiten. La UNPRE no es responsable
a ese respecto, no está obligada a obtener documentación de respaldo que permita constatar
si la EB solicitó al Tesoro los fondos necesarios para financiar “inversiones” con fuente local.
La UNPRE cumple en reclamar los saldos pendientes de justificación. Si eventualmente alguna
EB utiliza fondos de fuente 22, entregados por la UNPRE, para financiar momentáneamente
“inversiones” de fuente 11, no es un procedimiento correcto, pero es la EB quien toma esa
decisión y no la UNPRE. Luego la UNPRE se lo reclama o se lo descuenta de los saldos
pendientes.
b) Al respecto informamos que la justificación Nº 4 fue recibida el 25/07/00, y no fue aprobada
por esta administración, por lo que no está ingresada en nuestros registros contables.
Mediante nota enviada por la EB, y recibida por la UNPRE con fecha 17/05/2002, adjuntan
documentación sobre justificaciones observadas que incluye la precitada justificación
corregida. Actualmente hemos llevado adelante una serie de reuniones con la EB y el BID con
la intención de regularizar la situación de este estudio y de los estudios 1.EE.14 y 1.EE.42 que
dependen de la misma EB, y cuyos inconvenientes datan desde el año 1999.
c) Las Entidades Beneficiarias contestan las circularizaciones efectuadas por esta administración
y por ende toman conocimiento del saldo que nos adeudan. La constancia de recepción es la
respuesta a la circularización. En el caso del estudio 1.EE.44 hemos recibido justificaciones
durante el año 2002 que incluyen comprobantes de pago del año 1999.
Recomendaciones: Implementar las medidas necesarias a fines de que las entidades
beneficiarias recompongan oportunamente los fondos de fuente 22 utilizados temporalmente. No
incorporar en los registros contables del programa el aporte local de las entidades beneficiarias
hasta tanto la UNPRE no verifique el efectivo depósito o reintegro en las cuentas bancarias
abiertas por las entidades beneficiarias, contabilizando como contrapartida de las inversiones
rendidas y aprobadas la deuda temporal de fondos por parte de las EB. La UNPRE debe
establecer procedimientos para que quede debidamente documentado el circuito de
111
comunicación a las EB de los resultados de los controles realizados (aprobación/rechazo/ajuste)
como así también de la aceptación por parte de la EB de los mismos a fines de que las
registraciones de la UNPRE estén debidamente conciliadas con las llevadas por las entidades
beneficiarias.
8- ESTUDIO ESPECIFICO 1.EE.66 (Convenio subsidiario del 04/09/00 suscripto con la
Secretaría de Provincias del Ministerio del Interior)
Observaciones: De la revisión de los procedimientos formales llevados a cabo por la UNPRE y
la EB que integran las actuaciones del presente estudio, surgieron observaciones:
a) De la lectura de la Nota UNPRE Nº 244/00 del 24/8/00 solicitando la no objeción del BID,
surge lo siguiente:
• Se definió al estudio como “Estudio Específico”. No se tuvo a la vista el dictamen técnico
emitido por la UNPRE del cual surja o respalde la clasificación mencionada como así
tampoco su encuadre como prefactibilidad o factibilidad.
• Se expone un plazo de ejecución de seis meses; se destaca que los TOR´s que se tuvieron
a la vista de agosto 2000 (apartado f), establecen como plazo previsto de la ejecución
(incluido el plazo para la presentación de informes) en cuatro meses.
• Se menciona que el Estudio fue aprobado por el Comité Técnico el 18/8/00 sin aclarar que
en el acta se expone lo siguiente: “... se resuelve aprobar los términos de referencia con
las eventuales modificaciones que se realicen al presupuesto”.
• Si bien se expone “...que no se conocen firmas consultoras que concentren en su actividad
la totalidad de las temáticas abordadas en el estudio, haciendo aconsejable la contratación
individual de cada una de las consultorías” y que para el estudio se previó la contratación
de cuarenta y cuatro consultores individuales, no se tuvo a la vista evidencia del proceso de
búsqueda de firmas consultoras que respalde lo manifestado por el Programa, atento a que
según lo establecido en el apartado 10.4 del Capítulo X del Reglamento Operativo del
112
Programa, para los proyectos cuyos estudios requieran servicios de consultoría con
presupuestos superiores a USD 200.000.- las entidades beneficiarias deberán contratar
firmas consultoras.
b) En relación a lo expuesto en el Acta Nº 29 del Comité Técnico del 18/08/00 se ha podido
observar que si bien los TOR´s fueron aprobados, quedaba sujeta a las eventuales
modificaciones que se realizaran al presupuesto. De la documentación que se tuvo a la vista y
teniendo en cuenta la fecha prevista inicialmente para la finalización del estudio (ver punto a)
anterior), se pudo observar que en fecha 29/12/00 se solicita la no objeción a los TOR´s
modificados, siendo otorgada un mes después el (29/01/01) mediante Nota CAR 274/01:
c) El presupuesto total del convenio subsidiario por USD 502.436.- fue definido exclusivamente
como fuente BID, se observó la no inclusión dentro del mismo de aporte de fuente local
conforme el pari-passu establecido en la matriz del Programa a ese momento para esta
categoría de inversión.
d) Se ha podido observar que si bien la fecha original prevista de conclusión del estudio fue
estipulada para los primeros meses del 2001, y que constituía uno de los insumos para la
formulación del Programa de Seguridad Ciudadana – Proyecto AR-0247, se ha podido
observar que contablemente al 31/12/01 el estudio aún se encuentra en ejecución. Es del caso
destacar que mediante Nota CAR 2303/100 del 25/06/01 por la aprobación en forma
excepcional a los términos de referencia para la contratación de un consultor para Apoyo
Formulación Perfil II el BID expone que: “..ha observado que dichos Términos de Referencia
son consistentes en términos generales con el Estudio de Diagnóstico sobre Seguridad
Ciudadana (1.EE.66) que se está llevando a cabo en el Ministerio del Interior. No obstante,
las tareas definidas en estos TDR refieren a un proyecto que actualmente no está incluido en el
pipeline del Banco en Argentina (AR-0247), por lo cual no sería justificable una nueva
contratación en el marco de este proyecto”.
e) No se tuvo a la vista documentación que respalde las facultades para actuar en representación
de la entidad beneficiaria de los funcionarios firmantes de las comunicaciones, órdenes de
113
pago, aprobaciones de informes de avance y finales, otros, por el período comprendido entre
la firma del convenio subsidiario y el 31/12/01.
Comentarios de la UNPRE:
a)
La categorización de los Estudios resulta del análisis de los TDR’s y sus antecedentes.
Conviene recordar en el presente punto con relación a las expresiones del representante de la
Entidad Beneficiaria en cuanto el objetivo general resulta la confección de un libro blanco, con
la especificidad que tal concepto conlleva a todo nivel, sobre el delito en Argentina con ocho
productos propios y lo dicho por el entonces director de la UNPRE en cuanto junto con el
diagnóstico el Estudio incluía también elementos de formulación definitiva del Programa de
Seguridad Ciudadana. Resulta claro, pues, la correcta categorización del Estudio como
Específico según los criterios y lineamientos del Convenio de Préstamo y la documentación
adjunta. Con relación a la divergencia de plazos consignados por la auditora, resulta un
evidente error material involuntario sin mayores consecuencias. La aclaración mencionada por
la Auditoría es accidental a la sustancia del Estudio y su tramitación por cuanto, como resulta
claramente, la aprobación fue otorgada, justamente, con las eventuales modificaciones que se
hicieran al presupuesto, circunscriptas, como resulta claramente del Acta del Comité Técnico
y posteriores actuaciones, a las asignaciones presupuestarias específicas dentro del monto
previsto originalmente. Con relación a la existencia o inexistencia de firmas consultoras sobre
las temáticas y problemáticas que resultan parte del Estudio, es a todas luces necesario
remarcar la amplitud de rango de los conocimientos incluidos y la dispersión geográfica de los
elementos del estudio. Sobre dicha base, y el conocimiento evidente demostrado por los
representantes de la Entidad Beneficiaria sobre la temática y la carencia de registros de firmas
consultoras sobre la totalidad de los elementos antedichos, resulta la evidencia referida por la
Auditoría de imposible producción.
b)
El Acta Nº 29 del Comité Técnico del Programa Multisectorial de Preinversión II, de fecha
18 de agosto de 2000, trató en primer lugar, sobre el “Estudio de Diagnóstico de Seguridad
114
Ciudadana” cuyo objetivo general, a tenor de lo expuesto por, uno de los representantes de la
Entidad Beneficiaria, es lograr un diagnóstico que se convierta en un libro blanco del delito en
Argentina, habiendo hecho mención previa el Director de la UNPRE que si bien los TDR’s
del Estudio son propios de un diagnóstico, se trata en realidad de un diagnóstico que incluye
elementos de formulación, cuyo resultado será el principal insumo para la formulación
definitiva del Programa de Seguridad Ciudadana.
El tratamiento particular del Estudio continuó hasta su finalización con relación al monto de las
erogaciones que implicaría la contratación de los consultores internacionales previstos en los
TDR’s, cuya necesaria participación quedó justificada por la intervención de, otro de los
representantes de la Entidad Beneficiaria presentes en la reunión de Comité, por cuanto esta
disciplina es un área de vacancia, no encontrándose consultores nacionales con suficiente
experiencia en la temática. De resultas de las diversas argumentaciones, el Comité Técnico
decidió aprobar los TDR’s del Estudio, con las eventuales modificaciones que se realicen al
presupuesto, siendo tales, a tenor de lo discutido casi con exclusividad, las relacionadas a las
erogaciones necesarias para la participación de los consultores internacionales. Resulta
entonces, que los TDR’s fueron aprobados expresamente. Suscripto el Convenio Subsidiario
en fecha 4 de septiembre de 2000, la Entidad Beneficiaria comenzó con las labores que le
resultaron de su responsabilidad. Efectivamente, tres meses con posterioridad a la firma del
referido Convenio (29 de diciembre de 2000) el Comité Técnico aprobó la versión definitiva
de los TDR’s del Estudio del presente punto, los cuales sólo se encontraban sujetos a decisión
ad-refferendum del Comité en lo específicamente concerniente a la temática de su
presupuesto. Cuadra referir, en particular, lo vertido en el Acta Nº 32, correspondiente a la
reunión del 29 de diciembre de 2000, en lo que se decidió que “Los estudios presentados en
los puntos 3 (Programa de Seguridad Ciudadana AR-0247) y 1 (Consultoría de Apoyo para
Analizar y Recomendar Mejoras en el Funcionamiento de Programas con Financiamiento de
Organismos Internacionales) no implican erogaciones adicionales, ya que se trata de
reasignaciones del presupuesto aprobado.”. El Banco prestó su no objeción a los TDR’s
115
modificados en punto a las asignaciones presupuestarias, presupuesto detallado y cronograma
del estudio con carácter retroactivo mediante Nota CAR 274/01 del 29 de enero de 2001.
Surge pues, claramente, que no existen inconsistencias entre lo actuado por el Comité
Técnico, la UNPRE, la Entidad Beneficiaria, y el BID, por cuanto la única materia sujeta a
modificación resultó la asignación presupuestaria específica referida a los consultores
internacionales intervinientes en el Estudio de marras, la que, en definitiva, no implicó mayor
erogación alguna para el financiamiento del Programa y recibió la no objeción retroactiva del
Banco.
c) El esquema de financiamiento compuesto por fuente BID y Local es global del Programa, de
manera tal que cada Estudio, cuya Entidad Beneficiaria pertenece a la APN (Administración
Pública Nacional) es considerado en particular a los fines del referido esquema.
d) La Política Operativa de Preinversión del BID, tiene como uno de sus objetivos la
preparación eficiente de programas y proyectos en vistas a las decisiones de inversión pública
de los países miembros y las posibilidades de financiación por parte del Banco. Dentro de
este marco, el Programa Multisectorial de Preinversión II administrado por la UNPRE, tiene
como propios estos objetivos. Resulta evidente, pues, que los Estudios financiados por el
Programa poseen como componente principal elementos de planificación sobre el diagnóstico
efectuado, que en el caso concreto del presente Estudio Específico resulta expresamente
incluido en sus TDR’s de manera tal que los diferimientos temporales en sus plazos de
ejecución no afectan la identificación y análisis de los factores estructurales subyacentes a la
coyuntura de la problemática, ni las propuestas efectuadas en su consecuencia.
e) El Acta N° 29 del 18 de agosto de 2000, en cuanto hace referencia al primero de los temas
tratados, indica que se hacen presentes como representantes de la EB los Sres. Gustavo
Tamargo y Eduardo Estévez. Ambas personas fueron introducidas en tal calidad por parte del
entonces Secretario de Provincias del Ministerio del Interior en ocasión de las reuniones
previas a la solicitud formal de financiamiento, lo cual surge claramente de las notas remitidas
por el Sr. Estévez refrendadas por el Sr. Secretario de Provincias o por el Coordinador de la
116
Unidad Ejecutora Central del Ministerio del Interior y de las notas remitidas por el Sr.
Tamargo refrendadas por el Sr. Estévez y por el Coordinador de la referida Unidad
Ejecutora. Asimismo, conforme la documentación disponible en la Unidad Ejecutora Central,
los términos de referencia que corresponden a la contratación de las mencionadas personas
fue motivada con la finalidad de participar en la formulación de propuestas destinadas a
mejorar la seguridad ciudadana.
Recomendaciones:
Atento a que la clasificación de los estudios como “específicos” o “generales”, y de
“prefactibilidad” o “factibilidad”, responden a criterios predeterminados en el documento del
Convenio, se deberá contar con el dictamen técnico correspondiente, que encuadre a los
estudios a realizarse dentro de las categorías que correspondan. Procurar que los convenios
mediante los cuales se articula el desarrollo de los diferentes estudios sean acorde con los plazos
de ejecución y las respectivas prórrogas que se establecen en los contratos de las consultorías,
(si el plazo de ejecución del estudio es de cuatro meses, no pueden contratarse consultorías por
el plazo de seis meses). Cuando las aprobaciones de los estudios se encuentra sujetas a posibles
modificaciones, previo a la ejecución de los mismos, procurar que esté otorgada la aprobación
definitiva por parte del Comité Técnico, atento a que de producirse las modificaciones podría
ocurrir que el nuevo perfil que adquiriría el estudio no encuadrase dentro de los marcos
oportunamente considerados. Por su lado procurar que no se comiencen con las actividades de
un estudio sin contar con la aprobación definitiva del mismo. Documentar adecuadamente los
procedimientos de búsqueda utilizados por la EB, a los fines de garantizar que no se hayan
vulnerado las cláusulas del Contrato de Préstamo que impone la contratación de firmas
consultoras cuando se supera un monto determinado para la contratación. Procurar que las
personas responsables de la ejecución de los estudios acrediten su personería, dejando
claramente establecido el nombre y el cargo que ocupa.
117
9- ESTUDIO GENERAL 1.EG.27 (Enmienda al Convenio subsidiario del 24/10/00
suscripta con la Secretaría de la Coordinación General de la Jefatura de Gabinete de
Ministros)
Observaciones: De la revisión de los procedimientos formales llevados a cabo por la UNPRE y
la EB que integran las actuaciones del presente estudio, surgieron las siguientes consideraciones a
formular:
a) El Coordinador General del “Programa para la Modernización de la Gestión Pública”
mediante Nota JGM Nº 008/00 del 05/12/00 elevada a la UNPRE, solicita la baja de los
proyectos (subestudios) identificados como 1.EG.27.04 y 1.EG.27.06, y solicita la
incorporación de un nuevo proyecto “Relevamiento y propuesta de mejoras en el
funcionamiento de Programas Proyectos con financiamiento de Organismos Internacionales”.
Los motivos del pedido de baja de los subestudios fueron expuestos en la Nota SGPNº 35201 del 21/06/01, contando con no objeción del Banco, a la documentación presentada,
mediante Nota CAR-2635/01 del 19/07/01:
• 1.EG.27.04: en oportunidad del cambio de autoridades de la SEPYME, el nuevo
Secretario a cargo, no consideró necesaria su ejecución.
• 1.EG.27.06: un trabajo de similares características estaba siendo desarrollado en el ámbito
del Gabinete de Asesores del Ministerio de Economía.
De lo expuesto precedentemente surge lo siguiente:
1. Se observó un considerable atraso entre la fecha de solicitud de baja de los estudios
(05/12/00) y la no objeción otorgada en el mes de julio de 2001, teniendo en cuenta que el
plazo de finalización previsto de los mismos era diciembre 2000 para el 1.EG.27.04, y
febrero 2001 para el 1.EG.27.06.
2. No se tuvo a la vista el acta del Comité Técnico por la que se analiza y aprueba,
expresamente, la baja de estos dos subproyectos, y la reasignación de los recursos para el
118
estudio 1.CA.36 por USD 20.000.-, y ampliación del contrato de la coordinación técnica
en USD 10.500.-.
3. No se tuvo a la vista la enmienda al convenio subsidiario debidamente suscripta por
autoridades competentes por parte del Ministerio de Economía y la Jefatura de Gabinete
de Ministros incorporando las modificaciones expuestas en la Nota UNPRE Nº 248 del
26/07/01.
b) El estudio tenía prevista su finalización para marzo de 2001. Si bien mediante Nota CAR2635/2001 del 19/07/01 el Banco da su no objeción para una prórroga en la presentación de
los informes finales de algunos subestudios, de la misma no surgen las fechas definitivas de
finalización.
Comentarios de la UNPRE:
a) En los considerandos de la Enmienda se alude a la fecha del 07/09/2000 como fecha del
convenio original, más adelante se alude a una fecha que no corresponde.
b) Con fecha 05/12/00, el Coordinador General del Programa de Modernización, comunica a la
UNPRE la solicitud de dar de baja de los subestudios 1.EG.27.4 y 1.EG.27.6 y, al mismo
tiempo, la incorporación del proyecto “Relevamiento y propuesta de mejoras en el
funcionamiento
de
Programas
y
Proyectos
con
financiamiento
de
Organismos
Internacionales”. De inmediato, la entidad beneficiaria envía los términos de referencia de este
proyecto, que es aprobado por el Comité Técnico, el 29/12/2000 y elevado al BID el
09/01/2001. En dicho Comité Técnico se tratan y aprueban las reasignaciones de presupuesto
del Estudio, dando de baja a los subestudios 1.EG.27.4 y 1.EG.27.6. El BID comunica que
no tiene observaciones el 11/01/2001. Con fecha 09/05/2001 se envía nota al BID (nota
147/01) solicitando la anulación de los subestudios. El 05/06/01 (nota CAR 1863/2001) el
BID solicita aclaración de las razones que fundamentan la anulación de los estudios. La
UNPRE traslada el pedido a la entidad beneficiaria con fecha 12/6/01 (nota 187/01). La
entidad beneficiaria contesta con fecha 21/6/01 (nota SGP 352/01) y la UNPRE las eleva al
119
BID con fecha 22/6/01 (nota 197/01). Finalmente, el BID comunica su no objeción con fecha
19/7/01 (nota CAR 2635/01). En síntesis, en el Reglamento Operativo del Programa no
existen plazos para el tratamiento de temas como el presente; no obstante, el curso de las
acciones muestra que no hubo dilaciones que obstaculizaran el normal desenvolvimiento de la
ejecución del programa. Con respecto al punto 3 referido a una enmienda del Convenio
subsidiario incorporando las modificaciones expuestas en la nota UNPRE 248 del 26/07/01,
consideramos que no fue necesario formalizar dichas modificaciones mediante una enmienda.
En la cláusula Décimo cuarta del Convenio Subsidiario de Préstamo, firmado entre las partes,
se establece “Con autorización previa del BID, este convenio podrá ser modificado a petición
de una de las partes y con la conformidad de ambas por escrito”. Los procedimientos
seguidos en la tramitación de las bajas de subestudios y la incorporación del nuevo estudio
(Relevamiento y propuesta de mejoras en el funcionamiento de Programas y Proyectos con
financiamiento de Organismos Internacionales), y el hecho de que no fue modificado el límite
del presupuesto asignado, muestran que se han dado cumplimiento a las normas establecidas.
c) Mediante nota UNPRE nº 147/2001, de fecha 9 de mayo de 2001, se solicitó prórroga
hasta el 6 de julio de 2001 de los subestudios no finalizados en fecha (subestudios
1.EG.27.02, 1.EG.27.03, 1.EG.27.07, 1.EG.27.08, 1.EG.27.10 y 1.EG.27.11) sustentada
en circunstancias no previstas inicialmente y relacionadas con los cambios institucionales
ocurridos en el ámbito de la Administración Pública Nacional. El BID mediante nota CAR
2635/01 de fecha 19 de julio de 2001 aprueba la prórroga. Los informes finales de los
subestudios fueron presentados en las fechas que se indican a continuación 1.EG.27.02, el
13/08/01; 1.EG.27.07, el 14/06/01; 1.EG.27.08, el 2/09/01 y 1.EG.27.10, el 02/09/01; el
informe final del 1.EG.27.11 fue presentado el 18/9/01 y el informe 1.EG.27.03 fue
presentado el 12/11/01. Las aprobaciones de la UNPRE fueron dadas en las siguientes
fechas: 1.EG.27.02, el 5/09/01;
1.EG.27.03, el 18/03/02; 1.EG.27.07, el 25/09/01;
1.EG.27.08, el 25/09/01; 1.EG.27.10, el 25/10/01 y 1.EG.27.11, el 8/11/01. Cabe señalar
que algunos informes tuvieron varias observaciones que significaron pedidos de aclaración a
120
los consultores (ejemplo más significativo el subestudio 1.EG.27.03). Finalmente, mediante
notas CAR-1114/02 Y 1142/02, de fechas 10 y 11 de abril de 2002 el BID aprobó los
informes finales, el informe final de la coordinación técnica y el informe consolidado de los
estudios y subestudios.
Recomendaciones:
Atento a que la ejecución de los estudios debe responder a criterios establecidos de manera
específica por el convenio de préstamo, y a que los subestudios (que integran los mencionados
estudios) en su conjunto son analizados por el BID en el momento de dar la no objeción, en los
casos que por situaciones posteriores se vean modificados los criterios iniciales, documentar
adecuadamente las modificaciones que se pretenden implementar. Procurar que las
modificaciones a implementar sean aprobadas de manera previa a ser elevadas al BID, por los
responsables de la ejecución de los estudios y por el Comité Técnico; todo ello en plazos
razonables, a los efectos de no desvirtuar los que fueran establecidos inicialmente, con el recaudo
de que quede claramente establecida la fecha de finalización de los subestudios. Procurar que los
datos contenidos en los convenios y/o en sus respectivas enmiendas sean fidedignos, en especial
cuando se citan como referencias fechas, números, nombres.
10- ESTUDIO GENERAL 1.EG.28 (Convenio Subsidiario del 04/10/00 suscripto con la
Secretaría de Finanzas – Subsecretaría de Servicios Financieros del Ministerio de
Economía)
Observaciones: De la revisión de los procedimientos formales llevados a cabo por la UNPRE y
la EB que integran las actuaciones del presente estudio, surgieron las siguientes consideraciones a
formular:
a) Los TOR´s del estudio elevados al BID por Nota UNPRE Nº 275/00 del 20/09/00 exponen
que: “... cabe señalar que el conjunto de los estudios propuestos abarca temáticas
121
multidisciplinarias, no existiendo firmas consultoras que concentren en sus actividades la
totalidad de las mismas, haciendo aconsejable la contratación individual de cada una de las
consultorías”. No se tuvo a la vista evidencia del proceso de búsqueda de firmas consultoras,
llevado a cabo por la UNPRE o la entidad beneficiaria, que respalde lo manifestado por el
Programa, atento a que según lo establecido en el apartado 10.4 del Capítulo X del
Reglamento Operativo del Programa, para los proyectos cuyos estudios requieran servicios
de consultoría con presupuestos superiores a USD 200.000.-, las entidades beneficiarias
deberán contratar firmas consultoras. Es del caso destacar que para el estudio se previó
originalmente la contratación de 16 consultores individuales por un importe de USD
619.650.- (USD 524.500 por honorarios y USD 95.510.- para pasajes y viáticos).
b) Mediante Nota CAR-3631/2001 del 27/09/01 el Banco otorgó la no objeción a lo solicitado
por Nota UNPRE 330/2001 emitida el 19/09/01 y Nota SFge Nº 95/2001 del 04/09/01,
respecto a una prórroga para la ejecución del estudio hasta el 30/04/02, atento la necesidad
de completar los estudios no finalizados, e incorporar la ejecución de nuevas acciones en
función de las prioridades establecidas por la Secretaría de Finanzas y modificación de TOR´s
de los subestudios 28.1 28.3 y 28.4. No se tuvo a la vista el acta del Comité Técnico donde
se mencione expresamente la aprobación de las modificaciones a los TOR´s, (Tor´s
consultoría, incorporación de actividades, presupuesto, prórroga al plazo de finalización del
estudio) originalmente aprobados.
Comentarios de la UNPRE:
a) Tal como expone la Nota UNPRE 275/00 mencionada por la Auditoría, no existen firmas
consultoras que concentren en su giro la totalidad de las temáticas previstas en los TDR´s. Tal
situación fue tratada en conjunto por la EB con la UNPRE y con el BID, según los
conocimientos que los responsables de cada entidad tenían con relación al tema, como resulta
de la aprobación de los TDR´s y de su no objeción por parte del BID.
122
b) Las modificaciones a los TDR´s no son aprobados por el Comité Técnico, por cuanto el
órgano efectuó previamente la aprobación del Estudio, cuyos TDR´s fueron modificados a fin
de lograr cumplir con mayor eficiencia y utilidad su propósito y, por lo tanto, su objetivo
original. El Estudio sobre Mercado de Capitales está integrado por cinco componentes,
“Diagnostico global del mercado financiero”, “Análisis del sector seguros”, “Análisis del
mercado de valores”, “ Diagnóstico del sector pensiones” y varios estudios específicos. Las
modificaciones propuestas por la EB en la nota 095/01 no alteran el propósito del estudio, ni
los componentes, ni el presupuesto de la obra, solamente modifican algunas actividades
asignadas o el alcance de otras, correspondientes a algunos consultores, por tanto, se
consideró no necesario su aprobación por parte del Comité técnico.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente los procedimientos utilizados por la EB, a los fines de garantizar que
no se hayan vulnerado las cláusulas del Contrato de Préstamo que imponen la contratación de
firmas consultoras cuando se supera un monto determinado para la contratación.
Implementar que el Comité Técnico apruebe las prórrogas y/o los cambios que por su
sustantividad y/o significatividad puedan modificar los objetivos y plazos previstos inicialmente en
los Convenios Subsidiarios.
11- APORTE LOCAL
Observación: Los USD 500.000.- de aporte local recibidos durante el ejercicio 2001,
corresponden a la transferencia autorizada mediante Resolución 458 del 22/12/00 de la exSPEyR del Ministerio de Economía. Es del caso destacar que la respuesta recibida, el 11/06/02,
por parte del Servicio Administrativo Financiero (SAF) 357 expone que “no existe ejecución a
favor del Programa durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de
2001”; el mencionado importe tampoco fue incluido en la respuesta del SAF para el ejercicio
123
2000. No obstante fue informado como comprometido y devengado en el “Listado
Parametrizado de Crédito y Gastos entre el 01/10/2000 y el 31/12/2000” del SIDIF.
Comentario de la UNPRE: Desconocemos el motivo de la respuesta enviada por el SAF
porque la realidad es que el importe de USD 500.000.-, fue recibido en enero de 2001 y la
constancia se encuentra en los extractos bancarios de ese mes y corresponde a la Resolución
458/2000 del 22/12/00.
Recomendación: Realizar las conciliaciones necesarias con el SAF a los efectos de
homogeneizar la información correspondiente al Programa.
12- CAJA CHICA
Observación: Del procedimiento de arqueo de la caja chica del Programa realizado el
02/07/2002, se ha podido observar un excedente de fondos de USD 216,10 no contabilizados
por la UNPRE. Los mismos se encontraban en un sobre separado del resto de los valores y
comprobantes de respaldo de la caja chica.
Comentario de la UNPRE: Ese excedente corresponde a facturas contabilizadas en ejercicios
anteriores cuyo pago no fue reclamado por la firma proveedora. Se desconocen los motivos.
Recomendación: Registrar os ajustes necesarios para reflejar correctamente el pasivo y el
efectivo en poder del Programa, y realizar las tratativas necesarias a fines de resolver la situación
con el proveedor.
13- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
124
Observaciones: En fecha 11/07/01 la UNPRE se inscribió en forma retroactiva al 01/01/01,
ante la AFIP-DGI - Depencia Nº 8, obteniendo la CUIT Nº 30-70768346-1, al respecto
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) Conforme los datos expuestos en el F.460J de inscripción se pudo observar que la UNPRE
se inscribió como responsable ante el impuesto a las ganancias, y ante el iva. No se tuvo a la
vista documentación que respalde la baja, atento no corresponder su inclusión en los mismos,
o constancia emitida por la AFIP-DGI que acredite la condición de exentos en ambos
impuestos.
b) No se tuvo a la vista el comprobante definitivo emitido por la AFIP-DGI en el cual conste la
inscripción como agente de retención ante los impuestos a las ganancias y al valor agregado.
c) De la revisión realizada a las retenciones contabilizadas e ingresadas durante el ejercicio
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. En fecha 02/08/01 el Programa procedió a ingresar en la AFIP-DGI el importe de USD
36.244,50 bajo la CUIT Nº 30-70768346-1 correspondientes a las retenciones
contabilizadas entre el 01/01/01 (incluyendo el saldo inicial de la cuenta)
hasta el
29/06/01. De los certificados emitidos y suscriptos por su recepción por los beneficiarios
que se tuvieron a la vista, surge que las mismas fueron practicadas bajo la CUIT Nº 3054667611-7 perteneciente al Ministerio de Economía. No se tuvo a la vista
documentación que respalde la devolución por parte de los consultores de los
comprobantes originales, y la entrega de los nuevos certificados emitidos por el Sistema de
Control de Retenciones (SICORE), que los reemplazan, a los fines de que los datos
declarados por la UNPRE y por cada beneficiario en AFIP-DGI sea coincidente en
cuanto a fecha de retención, Nº de comprobante y Nº de CUIT.
2. Se observó que la UNPRE en el caso de las retenciones realizadas entre el día 1 y el 15
de cada mes, no procedió al ingreso del pago a cuenta establecido en la RG AFIP 738, si
no que las mismas fueron depositadas directamente, con la presentación de la declaración
jurada mensual.
125
3. Se observó que no se depositaron en AFIP-DGI los intereses resarcitorios por aquellas
retenciones ingresadas en fecha posterior al vencimiento de la obligación.
4. Se ha podido observar en algunos casos, que la fecha expuesta en los mayores contables
correspondientes a la contabilización de la deuda con la AFIP-DGI es anterior a la
expuesta en los comprobantes de retenciones que se tuvieron a la vista, y/a los ingresados
como fecha de retención en el SICORE.
5. Por verificación de hechos posteriores al cierre se ha podido observar que la deuda de
retenciones al 31/12/01 por USD 15.120,43 fue cancelada el 11/02/02 solo por USD
12.518,70.
6. Las fechas de registro contable de los pagos ingresados en la AFIP-DGI son anteriores
(en un promedio de diez días) a las expuestas en los sellos del BNA insertos en los ticktes
de pago.
7. No se tuvieron a la vista a partir del mes de julio de 2001, en la mayoría de los casos, el
duplicado de los certificados de retenciones, y en los casos en que se encontró su archivo
carecían de firma de los beneficiarios por la recepción de los certificados de retenciones
emitidos por el SICORE.
8. Por lo expuesto en 7. precedente, no se pudieron validar si los datos de los listados
emitidos por el SICORE denominados “Consulta de operaciones de retención y
percepción” adjuntos a cada F.744 coinciden con los de los comprobantes entregados a
los beneficiarios.
126
Comentarios de la UNPRE:
La inscripción en forma retroactiva se debió a la demora en los trámites que tuvo que realizar la
UNPRE en la AFIP-DGI para poder inscribirse.
a) En la nota presentada el 11/07/01 en la Agencia N° 8, se solicita la inscripción del Programa
como agente de retención en el impuesto a las ganancias y en el impuesto al valor agregado.
Además en el F.460J la forma jurídica aceptada por la AFIP-DGI es de organismo público
que está exento de ganancias e iva.
b) La documentación respaldatoria de inscripción es el F.460J con el N° de CUIT
correspondiente a la UNPRE que tuvieron a la vista. A partir de allí se han presentado
regularmente las declaraciones juradas y pagando las retenciones con dicho número de CUIT
sin observación alguna por parte de la AFIP-DGI. No obstante se solicitará a la AFIP-DGI el
comprobante definitivo de inscripción.
c)
1. Cabe señalar que el procedimiento utilizado hasta diciembre de 2000, para depositar las
retenciones impositivas consistía en hacer un depósito a favor de la AFIP-DGI, en donde
no se informaban los datos de los contribuyentes y el concepto por el cual se realizaba la
retención y a la vez las constancias de retención entregadas no cumplían con los requisitos
exigidos por la AFIP-DGI. Para corregir este inconveniente fue necesaria la obtención de
la CUIT propia de la UNPRE, y se comenzó a retener, informar y pagar por medio del
sistema SICORE. Todas las retenciones del año 2001 se pagaron y se informaron por ese
sistema. Las constancias de retención emitidas desde el 01/01/01 y hasta el 29/06/01,
carecían de validez. No obstante se canjearon por los certificados de retención emitidos
por el SICORE, que cumplen con todos los requisitos. Los consultores no pueden hacer
uso de dos certificados porque estos poseen la misma información, invalidando
automáticamente a los no emitidos por el sistema.
2. Se efectúa un pago mensual y se presenta una declaración jurada por igual período.
127
3. Se tomarán los recaudos necesarios para que los depósitos se efectúen en tiempo.
Además consideramos que carece de validez depositar intereses resarcitorios a favor del
Estado Nacional, considerando que la UNPRE debería solicitar fondos al Tesoro para
luego depositarlos en la AFIP-DGI.
4. La fecha de registración contable es la fecha de emisión de la orden de pago, mientras que
la fecha del comprobante de retención es la fecha de la factura que genera la retención.
5. El importe de USD 836,04 fue depositado con las retenciones del mes de febrero de
2002, debido a que el cheque fue retirado el día 11/02/02. El importe de USD 1.765,69
corresponde a una orden de pago anulada con fecha 15/02/2002 reemplazada por la
orden de pago N° 005 del 19/02/02, y la retención se depositó junto con las retenciones
de febrero de 2002.
6. La fecha de registro contable de los pagos ingresados en la AFIP-DGI es la fecha de la
orden de pago, que es cuando se emite el cheque. Entre la fecha de emisión de la orden de
pago y la obtención de las firmas correspondientes pueden sucederse varios días cuando
hay cambios de autoridades.
7. Los certificados son entregados a los consultores, pero ellos firman haberlo recibido en la
planilla resumen que emite el SICORE. Se instrumentó de esta manera a fin de no incurrir
en mayores gastos y evitar juntar mayor cantidad de papeles.
8. Entendemos que estos listados son válidos porque surgen del mismo sistema que provee la
AFIP-DGI y son un resumen de todos los certificados de retenciones ingresados y
declarados en el mismo. Además se pueden constatar con los registros contables.
Recomendaciones: Dejar debidamente documentadas todas las actuaciones llevadas a cabo
por el Programa. Realizar las tratativas necesarias a fin de ingresar en tiempo y forma el depósito
de las retenciones practicadas. Dar cumplimiento a las normativas vigentes que regulan el ingreso
de las retenciones. Respecto al duplicado de los comprobantes de retenciones entregados a los
beneficiarios, que debe quedar en poder del Programa, y teniendo en cuenta la respuesta
128
obtenida de la UNPRE, se recomienda dejar asentado al momento del pago, en la
documentación que sirve de comprobante de recepción de los fondos, los datos de los
comprobantes (fecha, número de emisión e importe). Respecto al procedimiento alternativo
implementado por la UNPRE haciendo firmar el listado “Consulta de operaciones de retención y
percepción”, se deben tomar los recaudos necesarios para que en todos los casos conste la firma
del beneficiario y la fecha de recepción del comprobante.
14- INTERESES GANADOS
Observación: Al 31/12/01 el importe de intereses generados por las cuentas corrientes
especiales abiertas en el Banco de la Nación Argentina contabilizado, ascendía a USD
50.839,94, de los cuales USD 13.929,56 conformaban el saldo acumulado al 31/12/00. Atento
que el considerando de la Resolución 258/2001 del 27/08/01 de la Secretaría de Hacienda
expone que estos fondos –generados por la inmovilización de los saldos en las cuentas bancarias
de los Proyectos no previstos en los presupuestos de los mismos- carecían de normativa
específica en la materia en cuanto a su destino, durante el ejercicio 2001 surgieron las siguientes
consideraciones a formular:
a) No se tuvo a la vista documentación que respalde el cumplimiento a la presentación
establecida en los artículos 2. y 3. de la normativa mencionada en la introducción.
b) Si bien mediante Nota UNPRE Nº 006/2002 presentada el 18/01/02 ante la Dirección de
Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Economía a fin de dar cumplimiento a la
Disposición Nº 38/01 de la Contaduría General de la Nación el Programa informa en el
cuadro 5.4 los intereses ganados al 31/12/01, el importe acumulado de USD 50.803,94 aún
se encuentran pendiente de ingreso al Tesoro Nacional.
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Comentarios de la UNPRE:
a) y b)
Con nota UNPRE 321/001 de fecha 17/09/01, esta administración cumplió con la Resolución
258/2001 presentando los “Cuadros 1 y 2” con información al 31 de julio de 2001. Cabe
destacar que en los cuadros mencionados no se declaran los intereses generados por la
inmovilización de fondos depositados en las cuentas especiales del programa. Sin embargo
con fecha 18/01/2002, se dio cumplimiento a la disposición 38/01 informando los saldos al
cierre del ejercicio, y se adjuntaron los “Cuadros 5.2; 5.3 y 5.4”, en este último cuadro se
informan los intereses generados al cierre del año 2000, los intereses generados durante el
2001 y el total de los intereses acumulados al cierre del año 2001. Cabe aclarar que el Banco
mediante Nota CAR 4457/2001 del 22/11/2001 emitidas para los préstamos 857/OC-AR y
1134/OC-AR informa que: “… en los estados financieros auditados que presentan
anualmente al Banco, se verifica entre otros aspectos, si los depósitos del Fondo Rotatorio en
las cuentas bancarias del ejecutor han generado intereses, comisiones, etc., si esos ingresos
están disponibles en dichas cuentas, y si los mismos fueron invertidos en el proyecto, como
integrantes del aporte local”.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente. Realizar las tratativas necesarias
ante la Tesorería General de la Nación a fin de poder contar con las aprobaciones para utilizar
los fondos generados en concepto de intereses ganados.
15- JUSTIFICACIONES AL BID
Observaciones:
a) Conforme lo expuesto en el LAS al 15.11.01 el BID procesó un ajuste de exposición por
USD 146.126,50 de la Categoría 1.1 a la Categoría de 2 por inversiones con fondos BID
incluidas en justificaciones anteriores (9/10/12/13/14). La UNPRE para solicitar las
130
reimputación no utilizó una justificación de desembolso numerada, sino que mediante Nota
UNPRE 392/01 de fecha 23.10.01 adjuntó el Modelo 1E modificando los totales de la
solicitud 22, que posteriormente serían trasladados a la Nº 23 como saldo inicial.
b) Conforme lo informado en el LMS10 emitido por el Banco la justificación de desembolso Nº
23 fue recibida el 14.11.01; de la documentación que se tuvo a la vista no surge la
mencionada fecha sino varias presentaciones, a saber:
•
Formulario de desembolso Nº 23 con recepción BID del 26.09.01, y anexos sin intervenir
por el Banco.
•
Memorando UNPRE a BID con sello BID del 25.10.01, elevando Formulario de desembolso
Nº 23 y anexos sin intervenir por el Banco.
c) Se ha podido observar respecto a las presentaciones originales y modificatorias realizadas
durante el ejercicio, que únicamente cuentan con sello de recepción por parte del BID el
formulario de solicitud de desembolso y/o la nota de elevación y no así el resto de la
documentación que lo acompaña (Modelo 1-E, Modelo 1-D, y anexos) que permita
identificar que la documentación anexa es la presentada en ese momento y cual fue la
aprobada finalmente por el Banco. Se destaca que tampoco presentan una intervención del
Banco como “rechazada”, o de la UNPRE anulando las mismas.
Comentarios de la UNPRE:
a) El Banco por problemas de sistema, no podía hacer el ajuste en la justificación N° 23, sino
que tenía que modificar cada una de las justificaciones mencionadas, el ajuste se realizó en el
mismo Banco con la colaboración de la UNPRE.
b) Los anexos de las justificaciones presentadas al BID no tienen intervención. Esta es la
modalidad normal con la que se entregan las justificaciones. El BID interviene solamente el
formulario de desembolso.
c) La documentación analizada por la auditoría es la misma que la enviada al BID. El BID sella
únicamente el formulario de solicitud de desembolso y/o nota de elevación. El resto de la
documentación es entregada al BID conjuntamente con el formulario de solicitud, pero nunca
131
obtenemos una recepción formal de tales documentos (planillas Modelo 1-E, Modelo 1-D, y
anexos, fotocopias de facturas, fotocopias de comprobantes de viáticos y de gastos).
Recomendación: Teniendo en cuenta las distintas presentaciones realizadas por la UNPRE al
Banco respecto a la documentación adjunta a las justificaciones de gastos, se sugiere que a los
fines de poder contar con documentación de soporte confiable, al presentar al Banco las
solicitudes sean intervenidas en todas las hojas con un sello de recepción. La UNPRE debe
mantener adecuados archivos de las mismas, formando expedientes debidamente foliados con la
totalidad de la documentación que conforman cada justificación, como así también dejar
evidencia en papeles de trabajo de todos los controles realizados por la UNPRE.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002.
132
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría
General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República
Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con las imputaciones efectuadas
en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios
en las circunstancias.
133
El alcance de nuestro examen comprendió:
•
el 97,47 % de los orígenes de fondos, compuesto por el 100 % de “Fondos BID” y “Local Tesoro
Nacional”, el 19,51% de “Local Entidades Beneficiarias” y el 99,97% de “Local Otros”, y
•
el 27,82% de lo usos de fondos, compuesto por el 31,49% del “Componente 1”, el 22,14% del
“Componente 2”, el 24,30% del “Componente 3”, y el
27,84% del “Componente 4”,
comprendiendo según la clasificación por tipo del gasto el 27,09% de “Honorarios”, el 49,73% de
“Pasajes y Viáticos” y el 16,71% de “Gastos” expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/01.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos
referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002.
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