2003_033info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/031
“MANEJO SUSTENTABLE DE LA PESCA”
(Ejercicio finalizado el 30 de junio de 2001)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/031.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria, detallados en I- siguiente, por el ejercicio (irregular de seis meses) finalizado
el 30 de junio de 2001, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/031 “Manejo
Sustentable de la Pesca”, dependiente de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y
Alimentación de acuerdo al Documento suscripto el 01/12/98 entre el Gobierno Argentino y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos de la Donación Japonesa TF N° 25704
suscripta entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF) el 25/01/00.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 30 de junio de 2001 (movimientos del
ejercicio 2001, expresado en pesos.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1
Copia del “Informe Combinado de Gastos” (CDR), por el período 01/01/2001 al
31/12/2001 (no existiendo ejecución durante el segundo semestre ), emitido en dólares
estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por
la UPP.
El estado expuesto en a) surge de registros auxiliares llevados en pesos. Fueron
confeccionados por la UPP y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha
24/10/2002 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 14/11/2002 y el 20/12/2002.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
2
a) El dictamen de auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
b) Carta de abogados: No se recibió respuesta por parte de los asesores legales del
Proyecto. La respuesta recibida a tal requerimiento se encuentra suscripta por el
Coordinador del Proyecto.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Existen diferencias entre los anticipos efectuados por el PNUD, según surge de los
extractos bancarios de la Cta. Cte. 0/815773/012 del Citibank y los expuestos en el
Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF) al 30/06/2001
FECHA
S/EXTRACTO DE S/EOAF al
CTA. CTE. $
27/04/01
DIFERENCIA $
30/06/2001 $
140231,94
141.190,94
959,00
2. Existen diferenc ias entre la información expuesta en el Estado citado en 1 a)
precedente y la información financiera complementaria (CDR) suministrada por
PNUD; según el siguiente detalle:
Rubro
CONSULTORIA
S/CDR $ (*) S/EOAF $
DIFERENCIA $
218.088,95 218.090,00
1,05
AUDITORÍA
9.485,99
VIAJES Y VIÁTICOS
4.256,78
4.256,78-
BIENES
18.516,89
17.997,15
519,74
CAPACITACION
29.540,80
24.133,72
5.407,08
279.889,10 264.477,65
15.411,76
DIFERENCIA
3
-
9.485,99
-
(*) Las cifras expuestas son calculadas tomando tipo de cambio $ 0,998 = USD 1.3. Con referencia al saldo de la cuenta corriente citibank Nº 0/815773/012
por $ 18.194,97, con fecha 06/08/01 se procedió a reintegrar al BIRF la suma de $
18.142,11 quedando un saldo de $ 52,86.
4. Asimismo existen discrepancias en el saldo en Poder del PNUD expuesto en el Estado
mencionado en I- a) respecto de lo informado en el citado en I- b).
S/ESF PNUD $ S/EOAF $
Saldo en Poder de PNUD
2.330,83
5.732,91
Diferencia $
3.402,07
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- b)
precedente y excepto por lo expuesto en III-, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos
e información financiera complementaria detallados en I- precedente exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/031 “Manejo
Sustentable de la Pesca” al 30 de junio de 2001, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contablefinancieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del
01/12/1998.
BUENOS AIRES, 15 de febrero de 2003.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/031
“MANEJO SUSTENTABLE DE LA PESCA”
(Ejercicio finalizado el 30/06/01)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del
"Programa Manejo Sustentable de la Pesca", una serie de observaciones y recomendaciones
relativas a procedimientos administrativo-contables del mismo surgidas como consecuencia del
examen de auditoría practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados
financieros correspondientes al ejercicio finalizado el 30 de Junio de 2001.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Sobre el
particular no se formulan recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, atento el cierre del Proyecto en el ejercicio que nos
ocupa (30/06/01).
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) DOCUMENTACION SOLICITADA FALTANTE
Observación:
Aprobación de la planta de personal por parte del Ministerio de Economía.
Comentario de la UPP:
Como se informara a la Auditoría del año 2000, el Programa nunca fue considerado dentro
del Presupuesto Nacional 2000 ni 2001, visto que las decisiones administrativas
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correspondientes no habían finalizado, de manera que la planta informada a la UEP nunca
pudo ser registrada por la misma.
2) CONSULTORES
Observaciones:
Proceso de selección:
a) En la totalidad de los casos analizados los currículos no poseen sello de recepción de la
Unidad de Preparación del Proyecto (UPP).
b) En ningún caso se tuvo a la vista la firma de un responsable en la selección del consultor.
c) En dos casos los currículos de los consultores seleccionados no poseen fecha de
Comentario de la UPP:
a) Se toma nota de la observación. Se procedió de la misma forma que en ejercicios
anteriores, sin haber recibido observaciones similares en las auditorias correspondientes.
b) El proceso de selección es aprobado por el Coordinador General del Programa y por el
Director Nacional del Proyecto, el cual envía al Banco Mundial la solicitud de noobjeción y la solicitud de convalidación a la Cancillería, por lo cual esta observación no
corresponde ya que el proceso fue avalado por las máximas autoridades del proyecto.
c) Se toma nota de la observación.
Legajos:
a) En un caso falta la firma del consultor en la constancia de CUIT.
b) En todos los casos vistos, la solicitud de contratación no esta numerada.
c) En un caso la solicitud de contratación no posee fecha.
Comentario de la UPP:
a) Se omitió la firma por error, aunque puede subsanarse, dado que la constancia de CUIT
no firmada es la de Gabriela Navarro, Coordinadora Técnica y actualmente consultora de
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la Subsecretaría y a cargo de entregar a la auditoría la información requerida.
b) No se numeran las solicitudes de contratación.
c) Es pertinente la observación, sin embargo es importante tener en cuenta que consta en la
solicitud el período para el cual se solicita la contratación, el cual es consistente con el
contrato realizado y los pagos efectuados.
Pago de honorarios:
a) En un caso la orden de pago fue emitida antes de la aprobación del informe final.
b) En un caso existe diferencia entre la cuota en los Términos de Referencia (TOR`s) y la
cuota que efectivamente le abonan al consultor.
Comentario de la UPP:
a) Probablemente, por disponibilidades de firma se haya preparado con anticipación la orden
de pago, pero el pago no se realizó hasta la aprobación del informe final.
b) En los términos de referencia dice erróneamente “PAGO MENSUAL”, cuando en
realidad, el monto correcto está indicado en la “FORMA DE PAGO DEL CONTRATO”,
dado que lo aquí expresado es lo que efectivamente se pagó, según consta en las órdenes
de pago.
Informes:
a) En algunos casos (5 de 8) no constan la fecha de presentación de los informes finales. En
el caso de una presentación conjunta el informe de avance tampoco posee dicha fecha.
b) En el caso de un consultor no se tuvieron a la vista los informes de avance que éste debía
presentar en cumplimiento de los términos de referencia y su respectiva aprobación.
c) En algunos casos (3 de 8) no se aclara la firma del responsable que aprueba los informes
finales.
d) En dos casos no consta la fecha de aprobación del informe final.
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Comentario de la UPP:
a) La fecha relevante era la de aprobación del informe.
b) Se toma nota de la observación, y se informa que en su momento todos los informes se
recibieron, de manera que debe haberse extraviado.
c) En estos casos se omitió agregar el sello, pero es fácilmente observable que las firmas
pertenecen a los responsables de la aprobación.
d) Cuando no se indicaba fecha de aprobación por el Coordinador General, era porque
coincidía con la presentación del informe de aprobación de la Coordinación Técnica, los
cuales siempre tienen fecha anterior al libramiento de la orden de pago.
Es importante destacar que en el informe anterior de auditoría, recibido en julio del 2001, se
tomaron nota de algunas correcciones que inclusive en este informe se repiten y se había
indicado que dichas observaciones serían tomadas en cuenta dado que al momento se estaba
diseñando y desarrollando un Sistema Informatizado de Monitoreo para la administración
del Programa en su etapa sucesiva (PROMASPE – etapa LIL). Dado que el Programa
finalmente no se puso en marcha, y que para Julio del 2001 ya se había cerrado el Programa
auditado, no se pudieron incorporar a la administración las mejoras recomendadas.
3) SUBCONTRATOS (monto del contrato USD 30.800.- “Relevamiento, Diseño y
Desarrollo de un Mecanismo de Monitoreo Físico, Presupuestario y Financiero del
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista la totalidad de los antecedentes correspondientes a la documentación
presentada por los oferentes, en base a los cuales se procedió a calificarlos.
b) No se tuvo a la vista la lista corta presentada al BIRF.
c) No se tuvieron a la vista las cartas de invitación enviadas a las firmas ni su recepción por
parte de las mismas.
d) Dentro del contrato se establecían las fechas de inicio y finalización de las tareas, pero no
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se estableció las fechas para las entregas intermedias.
e) Solo se tuvo a la vista un informe presentado por el contratista, no teniéndose constancia
de documentación alguna que respalde el resto de los pagos.
f) No se tuvieron a la vista la totalidad de los certificados de IVA emitidos por el PNUD.
g)El expediente analizado no se encuentra debidamente foliado.
Comentario de la UPP:
a) En efecto no ha podido encontrarse toda la información respaldatoria, estando sí a la vista
la documentación sobre antecedentes de las empresas y propuestas presentadas. Pero es
importante mencionar que toda documentación, y en especial Subcontratos, se envía a
Cancillería, para su convalidación con el sello “es copia fiel del original”, por lo tanto
toda la documentación de este proceso está también en poder de la Cancillería y se
realizarán gestiones para obtener las copias enviadas.
Asimismo también se envió por e-mail al BIRF toda la información para la solicitud de
En cuanto al extravío de la documentación que tendría que estar en los archivos de la
Unidad, se mencionó anteriormente que el proyecto estuvo cerrado desde hace
aproximadamente 18 meses y es probable que en el traspaso y traslado de información
haya habido algún traspapelamiento con otros archivos. Se investigará con la
Subsecretaría de Pesca y Acuicultura cual ha sido el movimiento de la documentación
para dilucidar lo sucedido.
b) Como se observa en la No-objeción del BIRF éste recibió la lista corta la cual a su vez
consta en la misma no-objeción (Grupo Consoltek, Alejandra Moll y Asociados,
INVPROYECT).
Por el monto de la compulsa se decidió utilizar el método de contratación por
CALIFICACIÓN, por el cual la selección se realiza por antecedentes de las empresas. De
esta manera, se evaluaron 3 oferentes, de los cuales constan sus antecedentes en los
archivos auditados.
c) Idem respuesta a).
d) Se utilizó el Modelo de Contratación del Manual del PNUD, con aprobación del BIRF, y
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en el mismo no constaba este requisito.
e) Por tratarse de un sistema informático, los informes de avance consistían en instalaciones
de versiones preliminares del producto final sobre las que se fueron haciendo
correcciones hasta la entrega del producto final cuyo manual operativo pudo ser
visualizado por la auditoría.
f) El proyecto entregó la totalidad de los certificados de IVA emitidos por el PNUD, de no
haberlos entregado la empresa ya habría enviado alguna intimación por escrito para la
entrega de dichos certificados. Pueden solicitarse los originales al proveedor.
g) No se armó un “expediente” propiamente dicho por lo cual no se folio. En este caso
corresponde la misma respuesta otorgada a que no se encuentran foliados los legajos de
los consultores: se siguen las normas del Manual de Procedimientos del PNUD, que no
indica la obligación de foliar los mismos.
4) BIENES
Observaciones:
a) No se incluyeron en las actas de transferencia de bienes a la Subsecretaría los siguientes
elementos:
Descripción
Cantidad
N° Serie
Bandeja de 500 hojas p/ láser
4
S/N
b) En el anexo de bienes transferidos figuran dos (2) scanner para tamaño A4 y hoja oficio
ADF HP que no figura en el libro de bienes del proyecto PNUD 98/031
c) El libro de bienes y equipos presentado a esta auditoria no detalla los valores unitarios de
los mismos.
Comentario de la UPP:
a) Las Bandejas se anexaron a las impresoras, las cuales se transfirieron completas y se
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obvió detallar los componentes en el acta de transferencia a la Secretaria pero constaban
en el Libro de Bienes de Uso del Proyecto, como también consta la documentación
respaldatoria de compra y recepción de las mismas.
b) El error está en el Libro de Bienes, dado que los scanners transferidos fueron
efectivamente adquiridos como consta en la documentación respaldatoria donde se puede
observar la orden de compra, la recepción y el pago de los equipos mencionados
c) El valor de cada bien se encuentra detallado, lo que pudo haber pasado es que un error de
impresión ocultó o no imprimió alguna de las columnas. Como se mencionara
anteriormente, en la transferencia de bienes a la Subsecretaría de Pesca y Acuicultura
consta el detalle de los bienes transferidos y en dicha transferencia constan los montos
respectivos.
5) REGISTROS-INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES
Observaciones:
a) Dentro de honorarios se refleja como total $ 101.290,- como importe de la línea 17, en
realidad dentro de este importe se incluyen $ 1.200,- que corresponden a la línea 32.
b) Respecto del segundo informe financiero:
1. El mismo se presentó al PNUD en forma extemporánea.
2. En la planilla correspondiente a la línea 17.01 la orden de pago y cheques descriptos
no se condicen con los emitidos en el caso de los honorarios del consultor Sesar de
fecha 12/06/01.
3. En la planilla correspondiente a la línea 17.04 los honorarios correspondientes al
consultor Bonelli por los meses de mayo y junio no son los efectivamente pagados,
esto afecta el total expresado en dicha planilla.
4. El total expresado en la planilla de la línea 53.01 no se corresponde con el total de esta
línea en el cuadro “B”, tampoco se incluyeron aquí los gastos de la cuenta del
Citibank.
c) No se tuvo a la vista la recepción del PNUD correspondiente al primer informe financiero
del 2001.
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d) Se observan diferencias entre lo ejecutado según CDR y el presupuesto vigente en la
LINEA
CDR USD REVISIÓN “G” USD
DIFERENCIA USD
CONTABLE
15.01
4.265,00
1.066,00
(3.199,00)
17.04
30.841,00
29.700,00
(1.141,00)
53.01
29.600,00
-
(29.600,00)
e) No se mantiene un sistema contable orgánico de la información, tales como libro diario,
libro mayor auxiliar, minutas de asientos contables. Solo se mantienen planillas auxiliares
del mayor de cada cuenta de donde surge la información financiera.
f) A pesar de no tener movimiento la cuenta del Citibank permanecía abierta al 30/09/01.
Comentario de la UPP:
a) Esta observación es pertinente ya que cuando se presentó el estado de Origen y
Aplicación de Fondos se lo computó como un honorario-sueldo cuando en realidad
correspondía un honorario por Capacitación/Evento, como se presentó en todas las
planillas al PNUD.
b) 1. La presentación tardía del informe financiero final se debió que el Director Nacional
de Proyecto se encontraba de viaje, es importante mencionar que el mismo se realizo
en la 1º quincena de Julio ya que los consultores a cargo del área dejaron de venir al
proyecto.
2. Erróneamente se repitió el dato de la orden de pago 072/01 y cheque Nº 05454457 que
corresponden a la misma fecha pero de la línea 17.02. En la planilla de la línea 17.01 el
dato correcto que debió asentarse es: orden de pago 073/01, cheque Nº 05454458.
3. El error consiste en que se copió mal el importe de mayo y junio cuyo valor correcto
era de $ 1.713,42 para cada mes, según consta en las órdenes de pago
correspondientes. Esto afecta el total de la línea, cuyo monto correcto sería de
$12.945,9.
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4. Según lo informado por el Cdor. Bonelli, responsable contable del proyecto, se omitió
incluir el gasto de la cuenta del Citibank, si se justifico al Banco dicho importe como
el Gasto del PNUD.
c) Dicho informe fue enviado al PNUD. No se pudo ubicar la copia con sello de recepción.
d) (Comentario no procedente).
e) Se registraban todas las operaciones en las planillas auxiliares de mayor
que
corresponden a todas las ordenes de pago realizadas por el proyecto (No fueron exhibidas
a la AGN).
f) La cuenta permanece abierta atento que el saldo, corresponde al Aporte Local o a la
Secretaria y ella debe disponer de dicho importe. A la fecha de terminar la contratación de
los consultores por parte de la Secretaria no había una definición al respecto.
6) CARTA A LA GERENCIA
Observación:
Dentro de la misma no se hace mención del importe devuelto al BIRF en forma posterior al
cierre.
Comentario de la UPP:
Se ha efectuado el cierre del proyecto con el BIRF como corresponde, quedando clarificado
el importe sobrante de la Donación. Por Convenio todo importe sobrante o no utilizado se
tiene que devolver al Banco.
7) CARTA DE ABOGADOS
Observación:
La nota recibida de los asesores legales esta firmada por el coordinador general (Lic. Gabriel
Enrique Sesar).
Comentario de la UPP:
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Como se mencionara en auditorías anteriores el proyecto no contaba con un cuerpo de
asesores legales.
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR
1) CONSULTORES
Observaciones:
Proceso de selección:
En un caso no se tuvo a la vista el currículum vitae de uno de los ternados.
Comentario de la UPP:
Sorprende la observación, y no se ha encontrado la documentación. Cabe mencionar que el
contrato auditado es una recontratación y la terna mencionada data del año 1998, de manera
que en el tiempo transcurrido es probable que se extraviara el currículum vitae mencionado.
En todos los casos analizados (12 contratos) los mismos se firmaron en forma retroactiva.
Comentario de la UPP:
En todo proceso de contratación de consultores se firman los contratos en forma retroactiva
debido a que a pesar de que toda solicitud de no- objeción fue enviada al BIRF en los
tiempos pertinentes y por el período de contratación respectiva, recién luego de recibida la
no-objeción se envía la documentación a la Cancillería quien convalida la contratación y
autoriza su realización. Este trámite generalmente lleva más tiempo del apropiado y los
contratos terminan por firmarse tardíamente. Esto nunca implicó que se efectuara un pago en
fecha anterior a la firma del contrato.
Legajos:
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a) En cuatro casos (4 de 8) no se mantiene un legajo individual de cada consultor. La terna
se encuentra archivada con los antecedentes del primer contrato del consultor.
b) En la totalidad de los casos analizados los legajos no se encuentran foliados.
Comentario de la UPP:
a) Según el Manual del BIRF y el PNUD cuando un consultor tiene continuidad en la
actividad que realiza dichos contratos pueden ser considerados recontrataciones por lo
cual se archiva con los antecedentes iniciales en el proyecto.
b) El Programa utiliza los procedimientos utilizados en el Manual de Procedimientos del
PNUD en el Capítulo III pto. 41, en el cual no se indica que los legajos deban estar
foliados
BUENOS AIRES, 15 de febrero de 2003.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/031
“MANEJO SUSTENTABLE DE LA PESCA”
(Ejercicio finalizado el 30 de junio de 2001)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 30/06/01 con los registros
que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen responde al detalle que seguidamente se indica:
CONCEPTO
IMPORTE TOTAL $ % INCIDENCIA MUESTRA $
%
S/ EL RUBRO
VIAJES Y VIATICOS
4.256,78
1,61
--
--
CONSULTORIA
101.290,00
38,30
100.090,00
88,82
SUBCONTRATOS
116.800,00
44,16
30.800,00
26,37
BIENES
17.997,15
6,80
--
--
VARIOS
24.133,72
9,13
--
--
TOTAL
264.477,65
100,00
130.890,00
49,49
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 15 de febrero de 2003.
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