2000_094_01info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo Forestal”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR, suscripto el 6 de
junio de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos.
b) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos.
c) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 1998 (real y presupuestado), expresado en
pesos.
Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad de Implementación del
Proyecto (UDI) al tipo de cambio de $ 1= USD 1 y son de su exclusiva responsabilidad.
1
Fueron recibidos por esta auditoría el 04/11/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 10/05/99 y el 30/06/99, y
entre el 09/08/99 y el 15/10/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contablefinancieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) El rubro créditos por $ 709.240,51 esta compuesto por las siguientes cuentas:
Concepto
Importe en $
PIA y PEyTT
342.250,99
NEF
12.500,00
PPCP
15.194,25
PPMPM
337.816,27
Otros
1.479,00
Total
709.240,51
2
Al respecto, cabe informar que del total de transferencias ($ 196.427.- en el ejercicio
1997 y $ 145.093,47 en 1998) realizadas como anticipo de fondos a los Programas de
Producción de Materiales de Propagación Mejorado (PPMPM) sólo se habían registrado
rendiciones al Proyecto al 31/12/98 por $ 3.704,20.
2) A su vez, existe una subvaluación del rubro créditos por $ 63.900.- debido a que
anticipos de fondos a los proyectos detallados seguidamente, fueron erróneamente
registrados como inversiones del Programa (sobrevaluación del rubro Trabajos
Realizados):
Concepto
fecha de transferencia
Importe en $
PPMPM Pinos Región Mesop.
09/10/98
17.200.-
PPMPM Eucalipto Reg. Mesop.
15/10/98
17.000.-
PPMPM Coníferas Reg. Patag.
14/12/98
29.700.-
Total
63.900.-
3) Se observó una diferencia de $ 0,93 entre el total expuesto en la columna Real
Acumulado del Estado de Inversiones mencionado en I- c) precedente y el total
expresado en el rubro “Trabajos Ejecutados” del Estado de Situación Patrimonial citado
en I- a).
4) Con referencia a las cifras expuestas en la columna Variación Acumulado del Estado de
Inversiones mencionado en I- c) precedente, cabe señalar las siguientes diferencias
detectadas:
Categoría
Parte B1 (2) b. Serv. Consultoría
Parte C Gastos Operativos
Importe S/Estado Importe S/Audit.
Diferencias
(3.552.021,71)
202.921,71
3.754.943,42
(326.980,17)
(177.879,83)
__149.100,34
Total
3.904.043,76
3
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en el apartado
III- 1) a 4) precedentes, los estados identificados en I- presentan razonablemente la
situación financiera del “Proyecto de Desarrollo Forestal” al 31 de diciembre de 1998, así
como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF
de fecha 06/06/96.
BUENOS AIRES, 3 de diciembre de 1999.
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos
(SOE’s) y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 1998, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo Forestal”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF
de fecha 06/06/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Desembolsos por el período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98,
expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) y es de su
exclusiva responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría el 23/09/99 y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los
certificados de gastos que respaldan las solicitudes y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) En la solicitud N° 32 se justificaron en exceso honorarios de consultoría bajo la
categoría 1(b) por USD 500.-; esta situación fue contemplada por el Banco, el que
procesó y desembolsó dicha solicitud por el monto reducido en USD 500.-. No obstante
lo expuesto, la UDI en la Solicitud N° 36 ajusta la diferencia en cuestión, quedando un
saldo a favor del Proyecto por el importe planteado.
2) Se observó que la UDI procedió a categorizar erogaciones bajo las categorías 3 (b) y
1(a), cuando lo que correspondía era encuadrarlas en las categorías 5 (b) y 3 (a)
respectivamente, según se detalla a continuación.
SOE N°
Importe en USD
Categoría
S/ UDI
S/Auditoría
32
81.380,00
3 (b)
5 (b)
32
13.748,40
1 (a)
3 (a)
3) Con referencia a las erogaciones de fondos justificadas al Banco bajo la categoría 3 (a)
por USD 70.690,73, incluidas en la solicitud de retiro de fondos N° 16, cabe observar
que las cifras informadas corresponden al 25 % del monto del convenio formalizado,
6
transferido como anticipos de fondos a los Proyectos de Investigación Aplicada (PIA), y
no a los montos efectivamente rendidos en respaldo de los gastos realizados.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- 2) y 3)
precedentes, el estado identificado en I-, correspondiente al “Proyecto de Desarrollo
Forestal”, expone razonablemente los Certificados de Gastos y Solicitudes de Retiro de
Fondos relacionadas, que fueron presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1998, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96.
BUENOS AIRES, 3 de diciembre de 1999.
7
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, referido a la Cuenta
Especial del “Proyecto de Desarrollo Forestal” al 31/12/98, Convenio de Préstamo N° 3948-AR
BIRF del 06/06/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) sobre la base
de los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 500131/82 abierta en el Banco de
la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. Fue presentado a esta auditoría el 20/10/99
y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
8
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
La cifra informada en la cuenta Pagos Directos -Egresos- por USD 1.294.333,40, debe
leerse USD 1.294.333,60.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente,
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto
de Desarrollo Forestal” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el
uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo
N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96.
BUENOS AIRES, 3 de diciembre de 1999.
9
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
“PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Proyecto de Desarrollo Forestal”, por el ejercicio finalizado el 31/12/98, se ha
examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3948-AR,
suscripto el 6 de junio de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
a)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 16.000.000.-.
Al 31/12/98 el monto desembolsado por el BIRF ascendió a USD 4.492.603,84. Según las
anotaciones del Banco Mundial, la cifra adeudada a esa fecha ascendía a USD
4.490.036,46; la discrepancia obedece a diferencias en el tipo de pase aplicado, atento la
moneda en que se efectúan los desembolsos (marcos alemanes o yenes).
10
b)
Sección 2.02 (a): El monto del préstamo podrá desembolsarse de la Cuenta del
Préstamo conforme al Anexo 1 del Convenio (monto asignado por categorías).
La información requerida se expone en el Estado de Inversiones al 31/12/98, con las
excepciones expuestas en III- de nuestro dictamen sobre los estados financieros a esa
fecha, adjuntos al presente.
c)
Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares.
Cumplida.
d)
Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso.
Cumplida.
e)
Sección 2.05: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado.
Cumplida.
f)
Sección 3.02: Adquisición de bienes y prestación de servicios de consultores.
Cumplida. No obstante, cabe tener en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la
Dirección que acompaña al presente informe.
g)
Sección 3.04(a): Informes de progreso.
Al respecto, se puso a nuestra disposición los Ayuda Memoria de fecha 01/04/98, 07/06/98
y 10/11/98 en los que se agregan, respectivamente, el 4° Informe de Progreso del Proyecto
(período 11/96-03/98), el 5° Informe de Progreso del Proyecto (período 04/98-09/98) y el
6° Informe de Progreso del Proyecto (período 10/98-05/99).
11
h)
Sección 3.04 (b): Plan Operativo Anual (POA).
Cumplida. El POA/99 (Plan Operativo Anual) fue presentado al BIRF por Nota UDI N°
039/99 del 12/01/99.
i)
Sección 3.05: Revisión completa de la ejecución del Proyecto.
Al respecto se puso a disposición de esta Auditoría el Ayuda Memoria de fecha 10/11/98
preparado en oportunidad de la visita de la misión de supervisión del BIRF realizada entre
el 21 de octubre y 9 de noviembre de 1998, donde se destacan los siguientes aspectos:
Progreso general del Proyecto: En términos generales el avance del Proyecto es
satisfactorio. No obstante la Misión destaca que algunas actividades se encuentran
demoradas (capacitación, mejora de la gestión institucional de la Dirección de Forestación
y establecimiento de un banco de datos).
Observaciones de algunos componentes:
-
Modernización y Ajuste del Marco Normativo: La Misión ha sido informada que
pocas actividades habían sido llevadas adelante entre marzo y setiembre en las
provincias.
-
Ajustes Interinstitucionales y Capacitación: La Misión nota que no ha habido
avances en esta actividad.
-
Inventario de Plantaciones y establecimiento de un banco de datos: La Misión
enfatiza que la información sobre los inventarios forestales existentes en el INTA y en
instituciones públicas provinciales debería ser solicitada oficialmente por la SAGPyA y
entregada en préstamo al consorcio como respaldo de los datos que se están generando.
j)
Sección 3.06 (c): Establecimiento de una unidad administrativa.
Cumplida.
12
k)
Sección 4.01: Registros contables.
Los estados financieros al 31/12/98 no están formulados de conformidad con lo
recomendado por el Banco Mundial en el Manual de Contabilidad, Informes Financieros y
Auditoría (FARAH), en los aspectos que a continuación se enuncian:
-
El Estado de Fuentes y Usos de Fondos presentado no incluye las cifras comparativas
con el período anterior.
-
No se presenta Detalle de los gastos del período (Resumen por categorías y por
subcategorías).
l)
No se presentan Notas a los Estados Financieros.
Sección 5.01 (b): Acuerdos para que el INTA brinde asistencia a la Secretaría para
llevar a cabo las partes B.3, B.5 y C.1 del Proyecto.
Al respecto se formalizaron acuerdos “PIA” (Proyectos de Investigación Aplicada) y
“PPMPM” (Programas de Producción de Material de Propagación Mejorado) entre la
Secretaría y el Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA).
m)
Anexo 4 -Parte C- punto 1: Adquisición de bienes - Planificación de adquisiciones.
Cumplida conforme surge de facsímil/Nota UDI N° 173/98 enviada al Banco el 02/03/98.
BUENOS AIRES, 3 de diciembre de 1999.
13
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/98)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Proyecto
de Desarrollo Forestal” una serie de comentarios y recomendaciones referidos a aspectos
administrativo-contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia del
examen de auditoría practicado sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 1998.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/98.
1) CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación: Las conciliaciones mensuales sobre las cuentas bancarias del Proyecto que
realiza la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) no identifican al encargado de
realizarlas ni al responsable de supervisarlas.
14
Comentario de la UDI: Se harán las correcciones correspondientes.
Recomendación: Identificar a los responsables de la realización y supervisión de las
conciliaciones bancarias que prepara el Proyecto.
2) CAJA CHICA
Observación: Del análisis de los gastos canalizados a través de la caja chica constituida
por la UDI se observó en algunos casos que se han realizado gastos por un monto superior
al límite ($ 100.-) establecido en el manual de procedimientos.
Comentario de la UDI: Se harán las correcciones correspondientes.
Recomendación: Dar cumplimiento a las normas internas sobre el uso y disposición de los
fondos canalizados por esta vía.
3) RETENCIÓN DE IMPUESTO A LAS GANANCIAS
Observación: No se han aplicado a los pagos directos al exterior registrados en el
proyecto las retenciones del impuesto a las ganancias establecidas por el Organismo
Fiscalizador (Resolución General N° 2784 DGI y modificatorias).
Comentarios de la UDI: Sin comentarios.
Recomendación: En el pago de los compromisos asumidos por el Proyecto (locación de
obras y/o servicios), la Secretaría (SAGPyA) debería tener en cuenta la normativa vigente
dispuesta por el Organismo Fiscalizador, tanto para la liquidación a beneficiarios locales
como del exterior. Téngase en cuenta que la retención del impuesto a las ganancias que
debe efectuarse a beneficiarios del exterior se constituye como pago único y definitivo del
impuesto.
15
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES
a. Proceso de selección
Observaciones:
1- En algunos casos los títulos correspondientes a los consultores no se encontraban
debidamente autenticados.
2- En un caso no se tuvo a la vista el correspondiente título profesional.
3- En todos los casos analizados los Currículos carecen de firma y sello de recepción
por parte de la UDI. En algunos casos tampoco consta la fecha de emisión de los
mismos.
4- En una terna correspondiente al proceso de selección de un consultor, no consta el
Currículum Vitae de uno de los ternados.
Comentarios de la UDI:
1- Los títulos habilitantes de los consultores son requeridos desde el inicio del Proyecto
como copias simples de los originales.
2 y 3- Sin comentarios.
4- En el caso de la selección de la consultora Florencia Reca, la terna se integró,
además, por el Ing. Carlos Ferrari (N° 2 de la planilla de evaluación, que por error
aparece señalado en la misma como Carlos Britos). El Currículum Vitae del Ing.
Carlos Ferrari está incorporado en los antecedentes de la selección y de su examen
surge con claridad que los puntajes de la planilla de evaluación corresponden a éste.
Recomendación: Mantener archivos completos dejando documentado el proceso de
selección y contratación de los consultores del Proyecto.
16
b. Legajos
Observaciones:
1- En varios casos la declaración jurada de incompatibilidad no esta firmada por el
consultor contratado.
2- En todos los casos, en los legajos no consta solicitud de contratación y la designación
formal de los consultores.
Comentarios de la UDI:
1- Con respecto a la firma de la declaración jurada de incompatibilidad de los
consultores, obedece a que se refiere a renovaciones de contratos de los respectivos
consultores.
2- Sin comentarios.
Recomendaciones:
1- Ya sea por inicio de relación contractual o por renovaciones, se debe dar
cumplimiento a la obligación de presentar la declaración jurada sobre
incompatibilidad de funciones debidamente firmada.
2- Mantener legajos individuales completos con toda la información que respalde el
proceso de selección y contratación de los consultores contratados por el Proyecto.
c. Análisis de Contratos
Observación: En ningún contrato consta la fecha de firma de los mismos.
Comentario de la UDI: Sin comentarios.
Recomendación: Incorporar la fecha de firma en los contratos suscriptos por los
consultores del Proyecto.
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d. Pago de Honorarios
Observaciones:
1- En todos los pagos efectuados a los consultores nacionales durante 1998, no se les
practicó retención en concepto de impuesto a las ganancias (R.G. 2784 DGI y
modificatorias).
2- En un caso no se tuvo a la vista la factura correspondiente a los honorarios de un
período (honorario de Julio/98).
3- En la mayoría de los casos analizados, las respectivas órdenes de pago no se
encuentran firmadas por los consultores.
Comentarios de la UDI:
1- El Proyecto funciona con el número de CUIT de la Secretaría, con lo cual no es
contribuyente y por tal motivo no puede practicar la retención pertinente.
2- Respecto a la factura de julio de 1998 del consultor Daniel Maradei, informamos que
el original de la misma se encuentra en nuestras oficinas.
3- Las órdenes de pago que no se encuentran firmadas por los consultores pues
corresponden a pagos efectuados a los beneficiarios por medio de transferencias
bancarias, anexándose a las mismas el comprobante correspondiente.
Recomendaciones:
1- Tener en cuenta la normativa vigente dispuesta por el Organismo Fiscalizador, tanto
para la liquidación a beneficiarios locales como del exterior.
2- Relevada la información se observó que el comprobante correspondiente al período
07/98 puesto a disposición (fotocopia) lleva el mismo número de orden (N° 000-043)
que el correspondiente al período de 08/98.
3- Anexar en todos los casos que el pago de honorarios se realice a través de
transferencia bancaria, el respectivo comprobante que respalde la operación.
18
e. Control de Informes
Observaciones:
1- En la mayoría de los casos no consta fecha de recepción de los informes por parte de
la UDI.
2- Con respecto a la aprobación de los informes, en la mayor parte de los mismos no
figura fecha de aprobación, ni nota donde conste la misma.
3- En algunos casos, la fecha de emisión de la orden de pago correspondiente a
honorarios es anterior al de presentación del informe.
Comentarios de la UDI:
1 y 2- Con relación a los informes, se establece en los contratos que el consultor deberá
presentar un informe referido al período a cobrar (informes de avance); la firma del
coordinador al pie de los mismos indica su conformidad o aprobación, luego de lo
cual son remitidos al área contable para proceder al pago.
3- Con respecto a las órdenes de pago emitidas con anterioridad al informe se debe
únicamente al mes de cierre del ejercicio sin que eso signifique la liberación del
pago.
Recomendaciones:
1 y 2- Consignar en todos los casos, tanto la fecha de recepción como la de aprobación
de los informes que deben presentar los consultores del Proyecto, conforme los
términos de referencia por ellos suscriptos.
3- No proceder a librar las órdenes de pago referidas a los servicios de consultoría hasta
tanto no se hayan presentado y aprobado los respectivos informes que, conforme los
términos de referencia, deben presentar los consultores en respaldo de su trabajo.
19
2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones: Se detectaron las siguientes fallas de control interno:
1- Las órdenes de pago emitidas por el Proyecto se enumeran mensualmente.
2- No se lleva un registro auxiliar de cheques anulados.
3- El orden numérico de los cheques no guarda correlatividad con las fechas de emisión.
4- En una rendición de caja chica se observó una diferencia en exceso de $ 26,86 respecto
a los comprobantes respaldatorios (O.P. 3/64).
Comentarios de la UDI:
1- Las órdenes de pago tienen corte mensual y se tendrá en cuenta la recomendación del
corte anual.
2- Sin comentarios.
3- Sin comentarios.
4- Con respecto a la orden de pago 3/64 se tendrá en consideración a los fines de efectuar
un mayor control.
Recomendaciones:
1- A efectos de un mejor control, recomendamos efectuar el corte de documentación en
forma anual.
2- Llevar registros auxiliares (Subdiarios) a fin de mejorar la calidad de la información.
3- Emitir los cheques en forma correlativa.
4- Controlar la documentación de respaldo de todas aquellas rendiciones de caja chica
realizadas.
3) FIRMAS CONSULTORAS
Observación: En la mayoría de los casos analizados no consta la fecha de recepción de
los informes por parte de la UDI.
20
Comentario de la UDI: Sin comentarios.
Recomendación: A efectos de un mejor control sobre el cumplimiento de los trabajos que
deben realizar las firmas consultoras del Proyecto, se recomienda dejar constancia de la
fecha de recepción de los informes presentados.
4) SUMINISTROS Y EQUIPAMIENTO
Observaciones:
1- En un caso, el memorando interno autorizando la adquisición de imágenes satelitales es
de fecha posterior a la fecha de la orden de compra (O.C. N° 6/98).
2- En algunos casos no se tuvieron a la vista las respectivas órdenes de compra referidas a
las órdenes de pago N° 7/6 – 6/71 – 11/53 – 11/58.
3- En casi todos los casos analizados no consta informe de recepción o remito por parte del
proveedor, en el que conste la conformidad de la recepción de los bienes adquiridos.
4- En varios casos se observó que tanto en el registro de inventario como en las fichas de
entrega / recepción de bienes, no constaban los números de serie de los bienes
registrados.
5- En la adquisición de una motocicleta, la orden de compra -O.C. 40/98- y el pago se
realizaron con fecha 30/12/98, mientras que la constancia de recepción del bien es de
agosto de 1999.
Comentarios de la UDI:
1- Con respecto a la orden de compra 6/98 hacemos notar que el memorando interno que
tiene fecha posterior a la orden de compra es el que autoriza el pago de las imágenes.
2- La orden de pago 7/6 corresponde a una compra efectuada mediante comparación de
precios por el Núcleo de Extensión Forestal Patagonia Andina de la Provincia del
Neuquén, previa autorización de esta UDI de fecha 12/06/98 (equivalente a orden de
compra).
21
Con relación a la orden de pago 11/53, por una imagen satelital adquirida a la CONAE
por un total de $ 450.-, el pedido de la misma se realizó mediante Nota Fax UDI de
fecha 8/10/98.
Con relación a la orden de pago 11/58, correspondiente a la compra de una central
telefónica por un valor de $ 280.-, hay una orden de compra 29/98 por $ 189,97, a la
cual se sumó la compra de un tercer teléfono.
3- En todos los casos que no existen remitos es porque el proveedor entrega la factura
correspondiente al entregar la mercadería.
4- En los casos en que no existe número de serie, se está procediendo a completar ese dato
en las fichas correspondientes; en otros casos los equipos no tienen número de serie.
5- La demora ocurrida entre la adquisición de la motocicleta Kawasaki (orden de compra
40/98) y su recepción se debió a que el retiro debía efectuarse como en todos los casos
cuando el contrato de uso de equipamiento fuera autorizado y firmado por el
Subsecretario de Agricultura; este trámite tuvo demoras por cambio de autoridades de la
SAGPyA en varias oportunidades.
Recomendaciones:
1- No autorizar compras hasta tanto no se haya formalizado la respectiva orden de compra.
2- Mantener archivos completos de la información.
3- Implementar el uso de informes de recepción a efectos de controlar la calidad y cantidad
de los bienes adquiridos.
4- Mantener un registro de inventario de bienes y equipos que identifique en forma clara y
precisa los bienes incorporados, su valuación, responsables de su custodia y lugar físico
de ubicación.
5- No autorizar pagos sin antes haber dado la conformidad sobre los bienes recibidos.
22
5) INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN
a. Legajos
Observaciones:
1- En todos los casos analizados no se tuvo a la vista el título profesional de los
consultores contratados.
2- En la mayoría de los casos se observó que los currículos no tienen firma y fecha de
emisión, y en ningún caso consta el sello de recepción por parte de la UDI.
3- Los cuadros de evaluación de las contrataciones no están fechados.
Comentarios de la UDI:
1- Para las consultoras Ing. María Elena Gauchat, e Ing. Sandra Romero, sus carpetas
individuales contienen certificados de estudios y no títulos por encontrarse en trámite
a la fecha de contratación.
2- En algunos casos los Currículos no tienen firma pues han sido enviados en soporte
magnético.
3- Sin comentarios.
Recomendación: Mantener archivos completos de la información y tener en cuenta las
normas sobre los procesos de selección y contratación.
b. Análisis de Contratos
Observación: En dos casos no se tuvieron a la vista los contratos (Timothy White y
Lucas Oudkerk).
Comentario de la UDI: En el caso del consultor Timothy White se ha procedido a
realizar una Carta de Invitación firmada por el Coordinador y aceptada por el consultor
por tratarse de una consultoría internacional referida a un período de 15 días. Teniendo
en cuenta el corto plazo y las características especiales de la contratación, la misma
reemplaza al contrato.
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Recomendación: En todos los casos que el Proyecto requiera los servicios de
consultoría externa, debería formalizar las respectivas contrataciones a través de
contratos debidamente suscriptos por las partes, en los que se especifique en forma clara
y precisa los montos, plazos de ejecución y términos de referencia a cumplir.
6) TALLERES, VIÁTICOS Y PASAJES
Observaciones:
1- Con referencia a la financiación de un taller realizado en el exterior, no se contó en
forma previa con la no objeción del Banco autorizando la operación (O.P. 8/64).
2- En algunos casos las facturas que respaldan las rendiciones de gastos no identifican al
Proyecto.
3- En varios casos no se tuvieron a la vista los comprobantes de pasajes (vouchers) que
respaldan el viaje realizado (Ejemplos: O.P. 4/38, 8/54, 2/91, 3/145 y 8/230).
Comentarios de la UDI:
1- Con relación a la orden de pago 8/64, esta capacitación tiene una primera no objeción
en el mes de enero de 1998 (anterior a la fecha de la orden de pago mencionada) y una
segunda no objeción referida a la ampliación del monto de la beca a financiar por parte
del Banco posterior a la orden de pago 8/64 pero debido a una ampliación de monto.
2- Sin comentario.
3- Respecto a la orden de pago 4/38, el beneficiario extravió el comprobante de pasaje;
queda como constancia el comprobante enviado por la compañía aérea donde consta el
millaje del recorrido efectuado. Respecto de la orden de pago 8/54, 2/91, 3/145 y 8/230,
los beneficiarios nunca enviaron a esta UDI los pasajes.
Recomendación: Mantener archivos completos de la información.
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7) GASTOS OPERATIVOS
Observaciones:
1- En un caso la contratación del seguro correspondiente a 3 vehículos del proyecto se
efectuó por contratación directa, atento que se solicitó presupuesto para un solo
vehículo, sin mediar pedido de cotización de precios (O.P. 2/69).
2- Con referencia a la adquisición de 3000 ejemplares de sobres obra –casos forestales- se
observó que la factura enviada por el proveedor por $ 13.450.- no identifica al proyecto
(O.P. 8/103).
Comentarios de la UDI:
1- La orden de pago 2/69 se efectuó por contratación directa por tratarse de un monto
inferior a $ 1.000.- por lo cual no se requirieron tres presupuestos.
2- Sin comentarios.
Recomendaciones:
1- A efectos de mejorar los precios de las contrataciones, en el caso de los seguros, se
sugiere solicitar presupuestos por paquetes a varios proveedores.
2- Tener en cuenta que todos los comprobantes de terceros recibidos por el Proyecto,
deben identificar en todos los casos al mismo.
8) Proyectos de Investigación Aplicada (PIA)
Observaciones:
1- En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista los títulos habilitantes del personal
contratado.
2- En casi todos los informes no consta la fecha de recepción por parte de la UDI, y en
algunos casos no especifican el período que comprenden los mismos.
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Comentarios de la UDI:
1- El personal contratado por los PIA corresponde generalmente a becarios o técnicos de
corto plazo que son contratados por las entidades bajo convenio, habiendo sido
aprobado ese uso de fondos en el propio convenio firmado. Tales entidades envían al
Proyecto nombre y Currículum Vitae de los candidatos, con lo cual el Proyecto se da
por satisfecho, no tomando intervención directa al no ser personal contratado por el
mismo.
2- Sin comentarios.
Recomendaciones:
1- Tener en cuenta las normas sobre contratación respecto del personal contratado por los
proyectos.
2- Para un mejor control sobre el cumplimiento de los trabajos recibidos, implementar
tanto la fecha de recepción como la de aprobación de los informes presentados.
9) Programas de Extensión y Transferencia de Tecnología (PEyTT)
Observación: En la mayoría de los convenios no consta la fecha de celebración, ni la
fecha de firma de los mismos.
Comentario de la UDI: En los PEyTT la fecha de celebración consta al inicio del
convenio, la fecha de firma, por tratarse de un documento que debe ser firmado por el
Secretario de la SAGPyA, la establece el departamento de Legales de la Secretaría, la cual
queda asentada en los libros de actas.
Recomendación: Agregar las fechas de celebración y firma en los convenios a efectos de
contar con información clara y precisa.
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10) Programas de Producción de Materiales de Propagación Mejorado (PPMPM)
Observación: Tal como se expone en nuestro Informe sobre Estados Financieros al
31/12/98, dentro de la cuenta transferencias se imputó como inversión un monto por $
63.900.-, correspondiente a anticipos a rendir (O.P. 10/18, 10/44 y 12/63).
Comentario de la UDI: Con relación a las órdenes de pago 10/18, 10/44 y 12/63
obedece a transferencias efectuadas en concepto de anticipos.
Recomendación: No registrar anticipos de fondos como inversiones del Proyecto. Se
recomienda su ajuste.
11) DISPONIBILIDADES
Observación: Al 31/12/98 se mantiene una diferencia contable de $ 60.- con respecto al
saldo de banco a dicha fecha, la cual tuvo su origen en el año 1997 (Cta. Cte. 2832/91).
Comentario de la UDI: Se harán las correcciones correspondientes.
Recomendación: Conciliar las cuentas y determinar las diferencias para su corrección.
12) SOE´S
Observaciones:
1- En algunos casos se observaron discrepancias respecto a la categorización de los
gastos justificados al BIRF. Téngase en cuenta lo señalado en nuestro informe sobre
los Certificados de Gastos adjunto (Apartado III- 2) de las Aclaraciones Previas).
2- Tal como se expone en nuestro informe sobre los Certificados de Gastos, apartado de
Aclaraciones Previas –punto 3) adjunto al presente informe, el Proyecto procedió a
justificar los montos anticipados a los Proyectos PIAs que representan el 25% del
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monto del convenio formalizado, y no a los montos efectivamente rendidos en
respaldo de los gastos realizados.
Comentarios de la UDI:
1- Con relación a las categorizaciones se tendrá en consideración.
2- Sin comentarios.
Recomendación: Tener en cuenta los señalamientos expuestos, en la preparación de los
certificados de gastos, y efectuar los ajustes correspondientes, a efectos de corregir la
información remitida al BIRF.
BUENOS AIRES, 3 de diciembre de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Inspecciones oculares;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
29
Nuestro examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes del período (BIRF y aporte local); y el 20,38 %; 29,91 %; 51,05 %;
33,81 %; 49,21 % y 40,35 % de las aplicaciones del ejercicio realizadas en concepto de
“Consultorías Empresas”, “Honorarios Consultoras”, “Suministros y Equipamiento”,
“Investigación y Extensión”, “Talleres, Viáticos y Pasajes” y “Transferencias”
respectivamente, incluidas en el rubro Gastos Ejecutados del Estado de Fuentes y Usos de
Fondos al 31/12/98 adjunto al presente.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la Unidad de Implementación del Proyecto no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente, receptando favorablemente las sugerencias y ajustes de auditoría presentados.
BUENOS AIRES, 3 de diciembre de 1999.
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