2004_116info.pdf

INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATOS DE PRESTAMO N° 899/OC-AR BID Y 4150-AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los Estados Financieros e información financiera complementaria que se detallan en
el apartado I - siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes
al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, parcialmente financiado con recursos
provenientes de los Contratos de Préstamo N° 899/OC-AR y N° 4150-AR, suscriptos el 26 de
marzo de 1996 y el 20 de enero de 1998 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF)
respectivamente.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y
Alimentos del Ministerio de Economía y Producción, mediante una Unidad Ejecutora Central
creada al efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31 de diciembre de 2003,
comparativo con el ejercicio anterior, expresado en dólares estadounidenses.
1
b) Estado de Inversiones Acumuladas por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2003, comparativo con el ejercicio anterior y anexo complementario, expresados en
dólares estadounidenses.
c) Balance General al 31/12/03 expresado en pesos y dólares estadounidenses.
d) Notas (1 a 8) y anexos (orígenes BID-BIRF-UEC, gastos financieros) a los Estados
Financieros y que forman parte de los mismos.
e) Información Financiera Complementaria que incluye:
1. Anexo I - Fuentes de Fondos del Programa correspondientes al período 2003,
expresado en pesos y dólares estadounidenses.
2. Ejecución por subcategoría de Gastos correspondientes al período 2003, expresado
en pesos:
1) Anexo II - Bienes y Equipos al 31 de diciembre de 2003, expresado en pesos.
2) Anexo III - Obras Civiles al 31 de diciembre de 2003, expresado en pesos.
3) Anexo IV - Asistencia Técnica y Consultores UEC al 31 de diciembre de 2003,
expresado en pesos.
4) Anexo V - Capacitación y Ferias al 31 de diciembre de 2003, expresado en pesos.
5) Anexo VI - Costos Recurrentes al 31 de diciembre de 2003, expresado en pesos.
6) Anexo VII - Ejecución Convenios al 31 de diciembre de 2003, expresado en
pesos.
3. Estado de la cuenta especial (BID), expresado en dólares estadounidenses.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y
son de su exclusiva responsabilidad, se recepcionaron con fecha 11/02/04 y posteriormente
el 03/03/04, una vez ajustadas las diferencias que surgían entre éstos y la contabilidad. Los
estados definitivos han sido recibidos en su totalidad por esta auditoría con fecha 25 de
junio de 2004 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 1/12/03 y el 25/06/04.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a
continuación se indica:
a) Con motivo de la visita realizada a la EPAF de la Provincia de Mendoza (Delegación de
la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO),
ubicada en la Dirección General de Irrigación (DGI) de la citada Provincia) donde, en
ejercicios anteriores esta auditoría no tuvo la posibilidad de obtener información
financiera de la mencionada operatoria financiada por el Programa como así tampoco la
documentación de respaldo de la misma, situación que derivó en una limitación al
alcance sobre las transacciones canalizadas a través del “Programa de Riego y Drenaje
para la Provincia de Mendoza” PNUD/FAO/ARG/00/008, expuesta en nuestro dictamen
del ejercicio cerrado el 31/12/02.
Atento que el Organismo Administrador, convenio FAO, insiste que la auditoría externa
únicamente se puede realizar a través de firmas independientes contratadas por dicha
entidad, en el transcurso de la presente auditoría la UEC procedió a gestionar y realizar
una reunión con autoridades de FAO, DGI-Mendoza, BID, PROSAP y AGN, con el
objeto de lograr un acuerdo que permitiera salvar las limitaciones expuestas
precedentemente. Se acordó que el Organismo Administrador daría acceso a la
documentación solicitada o emitiría un informe de auditoría financiera emitido por
auditores independientes que oportunamente permitiera a la AGN relevar los papeles de
trabajo, en este último caso se convino que en el momento que la Auditoría visitara la
EPAF de Mendoza, la FAO mandaría un auditor para que en la misma fecha realice una
auditoría al proyecto y produzca un informe, teniendo acceso al mismo como así
3
también a los papeles de trabajo.
El 04/06/04 se recibe vía correo electrónico una “certificación de las cuentas” del
proyecto de referencia, donde se manifiesta que las mismas son razonables y están de
acuerdo con las reglas financieras y regulatorias de FAO, documento que no se ajusta a
lo previamente acordado.
La rendición de FAO al PROSAP (sin documentación de respaldo) durante el ejercicio
auditado asciende a USD 553.199,00 ($ 1.604.277,10) y el saldo pendiente de rendición
al 31/12/03 alcanza a USD 692.901,00 ($ 1.995.554,88.). El importe de USD
553.199,00 se expone en nota 7 “Convenio” y representa el 12,24 % de las aplicaciones
–Ejecución Proyecto BIRF por el ejercicio 2003 expuesto en el Estado citado en I- a).
Por otra parte el Asistente Técnico Principal (ATP) informa que la ejecución real
durante el año 2003 asciende a USD 672.003,00 (la información emitida por el auditor
interno de FAO que se acompaña a la “certificación de la cuenta” asciende a USD
670.649,67).
Existe una diferencia de USD 118.804 respecto de lo expuesto en Nota 7 a los estados
financieros. Sobre las cifras acumuladas la limitación representa el 9,6 % (USD
1.915.913.-/USD 19.807.757,13) del total de aplicaciones BIRF.
b) SENASA: Respecto de las aplicaciones –Ejecución Proyectos Aporte Nacional- del
estado mencionado en I- a) (Solicitud de Desembolso N° 80 correspondiente a gastos
del ejercicio 2001) se mantiene la limitación correspondiente al ejercicio anterior sobre
las inversiones realizadas con aportes locales y que ascienden a $ 5.035.451,41 -USD
5.035.451,41- (los comprobantes de respaldo no se pudieron apropiar a los objetivos del
Proyecto –gastos en plomería, asesoramiento jurídico, periodistas, servicios de limpieza,
veterinarios, vacunadores, inspectores-, observándose comprobantes enmendados y no
salvados y archivos desordenados-). Durante el corriente año el monto en cuestión se
refleja en los saldos acumulados del citado estado financiero y representa el 8,75 % del
rubro al 31/12/03.
4
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) En el rubro “Asistencia Técnica y Consultores” del estado mencionado en I- c)
(detallado en el Anexo IV (ver I- e) 2. 3)– Mendoza– Resto del Programa -) se incluye
la suma de $ 1.604.277,10 correspondientes a gastos de consultoría rendidos por FAO
al PROSAP bajo el convenio FAO/PNUD(ARG/00/008). Al respecto, sin perjuicio de
lo ya señalado en II- a) precedente, cabe informar también que sobre el total de pagos
correspondientes a honorarios de consultores se informó (se hace mención a la Nota del
jefe de la Dependencia de Apoyo a la Gestión de FAO de fecha 28/08/03) que a los
profesionales contratados por ese subprograma “…no se les exige boleta de
honorarios” (factura y/o recibo). Cabe recordar que de acuerdo al punto 3.1.2 del citado
Convenio, FAO “adoptará todas las medidas practicables para asegurar que la
prestación de los Servicios, así como su personal y consultores, cumplan las leyes,
reglamentos y otros instrumentos con fuerza de ley aplicables en la República
Argentina en relación con los Servicios que se han de prestar en el marco de este
Acuerdo”.
2) De acuerdo con lo informado en el rubro Aplicaciones -“Créditos”- del estado
mencionado en I- a), al 31 de diciembre de 2003, tal como se detalla en Nota 7 a los
estados financieros, existen créditos con distintos Organismos por un total de USD
691.495,67 que se encuentran pendientes de rendir. Además, respecto del ítem “UEC Pago por cuenta SENASA” por un total de - USD 582.085.- incluido dentro del
anterior, que corresponden a fondos remitidos por el Programa a la SAGPyA en
cumplimiento de la Addenda firmada el 6 de Agosto de 2001, el PROSAP no cuenta
con la documentación que respalda los gastos realizados por el SENASA. El 30 de
septiembre de 2003 el Programa y SENASA firmaron un Acta Acuerdo donde éste
último se compromete a rendir durante el ejercicio 2003 y 2004 gastos elegibles hasta
alcanzar la suma adeudada; cabe aclarar que hasta la fecha de cierre de las tareas de
campo dicho organismo (SENASA) no había presentado rendición alguna al Proyecto.
Respecto del resto de los créditos -USD 109.410,67-, éstos cuentan con una antigüedad
significativa y al cierre de las tareas de campo no se encuentran debidamente rendidos.
5
Los conceptos observados representan el 3,77 % de las aplicaciones del ejercicio 2003 y
el 0,35 % sobre las aplicaciones acumuladas.
3) De acuerdo con lo informado en el rubro Aplicaciones –“Convenios”- del estado
mencionado en I- a) -detallados en nota 7-, al 31 de diciembre de 2003 existen
convenios a rendir por distintos Organismos que alcanzan un total de USD
5.628.786,24.
a) Respecto del ítem “IICA (Instituto Internacional de Cooperación Agopecuaria) Carta Entendimiento” por un total de $ 300.000.- (USD 102.389,08) se trata de una
transferencia realizada por el Programa con fecha 26/08/98 y que si bien, tal como
se describe en la citada Nota fue rendido por el IICA, aún no se encuentra cancelado.
Según respuesta del IICA, por nota N° CRS/AR 0865 del 15 de junio de 2004, a una
circularización de saldo solicitada por esta AGN, dicho convenio fue totalmente
rendido durante los ejercicios 1999 y 2000.
b) El ítem “Convenio IICA – SENASA Picudo” USD 54.693,11 ($ 160.250,92)
corresponde a un crédito que presenta una antigüedad significativa y además el
Programa considera que se trata de dólares mientras que IICA entiende que son
pesos, por lo que el Ministerio de Economía deberá resolver esta diferencia.
De la respuesta de IICA, según Nota citada en a) precedente, no se pudo conciliar la
información, ya que no resulta coincidente con la expuesta en los estados financieros
(Nota 7), y la UEC hasta la fecha no terminó con la conciliación correspondiente.
c) El ítem “IICA Procom Procor” USD 269.808,15 en perjuicio de lo señalado en
“Aclaraciones Nota 7 – Créditos-Convenios” Dictamen de la Dirección General de
Asuntos Jurídicos del Ministerio de Economía y Producción Nº 14056 (el saldo
adeudado debe expresarse en pesos), presenta un atraso significativo en su
devolución e idéntica controversia a la descripta en el punto b) precedente (respuesta
de IICA). Según nota mencionada en el punto a) anterior, no se pudo conciliar la
información, la cual no resulta coincidente con la expuesta en los estados financieros
(Nota 7), la UEC hasta la fecha no terminó con la conciliación. Los conceptos
observados en los puntos a), b) y c) representan el 2,5 % de las aplicaciones del
ejercicio 2003.
6
d) Fue incorrecta la revaluación por el tipo de cambio al cierre, 1 USD = $ 2,88, de los
ítems que a continuación se detallan, según si el crédito fuera constituido en dólares
o en pesos, produciéndose discrepancias en la información expuesta.
Convenios
N° Items
Créd. U$S
S/Prosap
al 31/12/03
IICA Carta Entendimiento
Convenio Prosap- OEI A. Local
Prosap-PNUD SIIA 96/006 BID
Prosap-PNUD arg 96/007 BIRF
Prosap-PNUD arg 96/008 UEC BIRF
Prosap-PNUD arg 96/008 Cal. Alimentos
Prosap-PNUD-BIRF -FAO DGI
Conv. IICA add1 Procom-Bid. Ap local
Conv. IICA-SENASA Picudo BID
Conv. IICA add3 Ap Local
Prosap –PNUD 02/001 Ap local
Prosap-PNUD 02/001 BID Ant. 2
Conv. Prosap-INDEC BID
Conv. Bid Prosap OIM Pcia. R. Negro
Conv. Bid Prosap OEI Pcia. R. Negro
Conv. Bid Prosap OEI Pcia. Mendoza
Conv. Bid Prosap Obispo Colombres
Birf Prosap Pnud Apoy Fortal, SENASA
Conv. Birf Prosap OEI Mendoza
102,389.08
Créd. U$S
S/AGN
al 31/12/03
Créd. $
S/AGN
al 31/12/03
300,000.00
104,166.67
300,000.00
391,424.74
637,366.65
205,476.99
602,047.58
124,221.54
253,825.17
442,917.36 1,297,747.87
291,310.10
844,557.65
692,901.00 2,607,540.90
391,424.74
205,476.99
124,221.54
442,917.36
291,310.10
692,901.00
1,127,303.25
591,773.73
357,758.04
1,275,602.00
838,973.09
1,995,554.88
269,808.15
790,537.87
54,693.11
160,250.82
76,308.12
228,600.94
148,681.82
527,965.00
96,736.31
397,821.83
451,434.18 1,480,794.93
274,492.32
54,693.11
76,308.12
148,681.82
96,736.31
451,434.18
790,537.87
157,516.16
219,767.39
428,203.64
278,600.57
1,300,130.44
138,116.00
400,977.90
138,116.00
57,633.87
165,841.55
57,633.87
39,353.61
113,186.09
39,353.61
6,447.06
17,536.00
6,447.06
1,649,282.00 4,832,396.26 1,649,282.00
236,895.00
677,519.70
236,895.00
397,774.08
165,985.55
113,338.40
18,567.53
4,749,932.16
682,257.60
1
2
3
4
5
6
7
8
Birf Prosap Pnud PPCPA
TOTAL
Créd. $
S/Prosap
Al 31/12/03
152,756.00
453,227.05
152,756.00
439,937.28
5,628,786.04 16,789,741.76 5,635,247.79 16,229,513.64
4) En el estado citado en I- c) en los rubros “Créditos y Convenios” (Nota 8 “Otros
Créditos”) “PROSAP-SENASA”, del Activo y Pasivo, respectivamente, se exponen
4.896.750 pesos y dólares estadounidenses, que tal como fuera considerado en
ejercicios anteriores, no constituye un crédito y deuda de y hacia terceros.
5) Con referencia a las cifras expuestas en el Estado citado en I- b) precedente, téngase en
cuenta que la categoría 1.1 “Unidad Ejecutora Central” al cierre del ejercicio que nos
ocupa se encuentra sobreejecutada por USD 233.422,25 (fondos BID) y USD 1.775,31
(fondos BIRF).
6) Como hecho posterior al cierre se ha tomado conocimiento, por Nota CAR 1148 de
fecha 10 de marzo de 2004, que el BID ha procesado la solicitud de desembolsos N°
101, que asciende a USD 762.664,07, por un importe inferior (en la Categoría 2.2
7
(Grupo B) 2.2.6 Proyecto Prevención y Control de Incendios Forestales, adquisición por
Licitación Privada de 3 camionetas y accesorios) de USD 101.135,70 declarando el
gasto no elegible, como consecuencia de lo establecido en el Manual de Procedimientos
Operativos del PROSAP (se debió realizar una Licitación Pública Nacional). No
obstante lo expuesto, por Nota CAR 3188/2004 de fecha 01/07/04 el Banco rectifica su
previa notificación (Nota CAR 1148) otorgando la elegibilidad de los bienes en
cuestión.
7) En el Estado citado en I- b) en la columna “Costo y Financiamiento-Fondos BIRF” no
se expone el presupuesto actualizado con motivo del redireccionamiento de los
préstamos (4150-AR) formalizado a través del Decreto 2443-02 (Enmienda Omnibus)
destinado a fortalecer la capacidad del Ministerio de Salud (USD 5.000.000.- Medicina
y materiales médicos y leche enriquecida con hierro y USD 15.000.000.- Medicina y
materiales médicos, plaguicidas y otros bienes médicos).
8) Con referencia a las Notas a los estados financieros expuestas en I- d) precedente,
téngase en cuenta que las dos últimas se identifican con el mismo número, 8 (ocho).
9) En Nota 7 -Créditos- a los estados financieros si bien fueron corroborados los valores al
cierre (saldo final USD y saldo final $), con las excepciones expuestas en III- 3)
precedente, en los saldos al inicio se mantienen los errores de suma y valuación que
vienen del ejericio anterior.
8
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado IIa) y b), III- 2) y 3) a), b) y c) y excepto por lo expuesto en apartado III- 3) d) y 4), los
Estados señalados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Programa de
Servicios Agrícolas Provinciales” al 31 de diciembre de 2003 y se encuentran
adecuadamente expuestos de conformidad con prácticas contables usuales en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en los Contratos de Préstamo N° 899/OC-AR
(BID) y 4150-AR (BIRF).
BUENOS AIRES, 1 de julio de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
9
INFORME DE AUDITORIA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolso y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período
comprendido entre el 01/01/03 y el 31/12/03, correspondientes al “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de
Préstamo N° 899/OC-AR, suscripto el 26 de marzo de 1996 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitud de Desembolsos correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/03,
expresado en dólares. Incluye las solicitudes Nº 87 a 90 emitidas en el ejercicio 2002.
El Estado precedente ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Central y es de su
exclusiva responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría con fecha 25/06/04 y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
10
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones contenidas en los detalles
de gastos pagados que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Las solicitudes de desembolso que a continuación se detallan incluyen cifras no
reconocidas por el BID, tal como se indica en las columnas “monto solicitado” y
“monto aprobado por el Banco” del Estado citado en I- precedente:
N° de Solicitud
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
Monto Solicitado por el Monto Aprobado por el BID
Diferencia U$S
Programa U$S
U$S
370,860.36
370,860.36
972,290.17
972,290.17
416,628.63
407,337.86
9,290.77 (2)
510,445.61
510,445.60
0.01
274,812.55
274,812.55
888,615.41
888,615.41
321,061.77
319,262.94
1,798.83 (3)
371,001.87
340,955.46
30,046.41 (4)
117,527.60
117,527.60 (1)
314,184.38
314,184.38
507,739.70
507,739.70
230,063.60
230,063.60
-
5,295,231.65
5,136,568.03
158,663.62
Referencias:
(1)- Solicitud de desembolso no aprobada a la fecha.
(2)- El desembolso fue realizado por USD 407.337,86 pero la categoría 2.2. fue afectada contablemente
por USD 416.467,06
(3)- Se dedujo dicho importe por utilizarse una fecha de pago incorrecta y consecuentemente un tipo de
cambio incorrecto.
(4)- Dicha diferencia surge dado que el BID ha descontado como no elegible de la categoría 2.1.4.
“Nacionales SIIA” los items 47 por USD 26.400 y el items 48 por USD 3.646,41 (Gastos de
Gerenciamiento PNUD – se acepta como contrapartida local).
11
Los montos de las solicitudes señaladas precedentemente fueron ajustados por el
Proyecto al valor expuesto en la columna “Monto Aprobado por el BID USD”.
b) Como hecho posterior al cierre se ha tomado conocimiento, por Nota CAR 1148 de
fecha 10 de marzo de 2004, que el Banco (BID) ha procedado la solicitud de
desembolsos N° 101, que asciende a USD 762.664,07, por un importe inferior (en la
Categoría 2.2 (Grupo B) 2.2.6 Proyecto Prevención y Control de Incendios Forestales,
adquisición por Licitación Privada de 3 camionetas y accesorios) de USD 101.135,70
declarando el gasto no elegible, como consecuencia de lo establecido en el Manual de
Procedimientos Operativos del PROSAP (se debió realizar una Licitación Pública
Nacional). No obstante lo expuesto, por Nota CAR 3188/2004 de fecha 01/07/04 el
Banco rectifica su previa notificación (Nota CAR 1148) otorgando la elegibilidad de los
bienes en cuestión.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado III-,
el Estado señalado en I - resulta ser razonablemente confiable para sustentar las solicitudes
de fondos, que fueron emitidas y presentadas al Banco durante el ejercicio finalizado al
31/12/03, de conformidad con practicas contables usuales en la República Argentina y con
los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 899/OC-AR (BID).
BUENOS AIRES, 1 de julio de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRICOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 4150 -AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolso y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período
comprendido entre el 01/01/03 y el 31/12/03, correspondientes al “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de
Préstamo N° 4150-AR, suscripto el 20 de enero de 1998 entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitud de Desembolsos correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/03,
expresado en dólares.
El Estado precedente ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Central y es de su
exclusiva responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría con fecha 25/06/04 y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
13
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones contenidas en los detalles
de gastos pagados que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Con referencia a las erogaciones incluidas en las Solicitudes de Retiro de Fondos Nº 40 y
45, categoría 1.c, por un total de USD 1.095.422.- (Nº 40 USD 542.223.- y Nº 45 USD
553.199.-), téngase en cuenta lo expuesto en nuestro informe de auditoría sobre estados
financieros apartado II- a) y III- 1).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en III- precedente,
el Estado señalado en I- resulta ser razonablemente confiable para sustentar las solicitudes
de retiros de fondos, que fueron emitidas y presentadas al Banco durante el ejercicio
finalizado el 31/12/03 de conformidad con prácticas contables usuales en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 4150-AR
(BIRF).
BUENOS AIRES, 1 de julio de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
14
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRICOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 4150 -AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/03,
correspondiente a la Cuenta Especial del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”,
parcialmente financiado con recursos provenientes de los Contratos de Préstamo N° 899/OC-AR
y N° 4150-AR, suscriptos el 26 de marzo de 1996 y el 20 de enero de 1998 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) respectivamente.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial - BIRF al 31/12/03, expresado en dólares.
- Cuenta Nº 331263/0 Banco de la Nación Argentina en dólares estadounidenses.
Los estados presentados han sido preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto
sobre la base de las citadas cuentas, mantenidas en el Banco de la Nación Argentina,
Sucursal Plaza de Mayo y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
15
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Con referencia a la solicitud Nº 42 por USD 236.895.- el desembolso se efectuó
directamente a Organización de Estados Iberoamericanos (OEI), por lo tanto no fue
canalizado a través de la Cuenta Especial que nos ocupa.
b) Respecto de las solicitudes que se detallan a continuación el desembolso se efectuó
directamente al PNUD, por lo tanto no fue canalizado a través de la Cuenta Especial.
N° de
Monto en U$S
Solicitud
302,000.00
38
225,000.00
39
1,649,282.00
43
152,756.00
49
Total
2,329,038.00
16
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Programa
de Servicios Agrícolas Provinciales” al 31 de diciembre de 2003, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable - financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de fondos
contempladas en la respectiva cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo BIRF N° 4150AR.
BUENOS AIRES, 1 de julio de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
17
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLAUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATOS DE PRESTAMO N° 899/OC-AR BID Y 4150-AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
Estados Financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al
“Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable - financiero aplicables,
contempladas en las diferentes secciones y anexos de los Contratos de Préstamo N° 899/OC-AR
y N° 4150-AR, suscriptos el 26 de marzo de 1996 y el 20 de enero de 1998 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) respectivamente.
La ejecución del proyecto es llevada a cabo por la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y
Alimentación.
I. Contrato de Préstamo BID N° 899/OC-AR
a) Cláusula 1.01: Costo del Proyecto
El costo total del Proyecto se estima en el equivalente de USD 336.505.000.- La
información sobre la ejecución del Proyecto al 31/12/03 se detalla en el Estado de
Inversiones Acumuladas del Programa a esa fecha.
b) Cláusula 1.02: Monto del Financiamiento (USD 125.000.000.-).
Al cierre del Ejercicio 2003, según información del Banco, se habían desembolsado USD
92.810.521,59. La diferencia de USD 737.803,30 surge de lo expuesto en el estado
mencionado en I- a) del informe de auditoría sobre Estados Financieros (USD
18
92.072.718,29) corresponde a los desembolsos de las solicitudes Nº 97 y 98 que fueron
depositados en la Cuenta Especial del Programa el 6 de enero de 2004.
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (El Prestatario se compromete a aportar la suma
de USD 211.505.000.-, para la completa e ininterrumpida ejecución del Proyecto. Este
monto podrá incluir el equivalente de USD 125.000.000.-, provenientes de
financiamiento otorgado por el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento BIRF-.)
A la fecha de cierre del Ejercicio 2003, el monto desembolsado de aporte local ascendía a
USD 83.877.929.02 según se puede observar en la nota 4 – Aportes locales en dólares – de
los Estados Financieros presentados por el Programa. Los fondos provenientes del
préstamo BIRF 4150-AR se detallan el punto II. a) a continuación, téngase en cuenta lo
expuesto en II. b) siguiente.
d) Cláusula 2.02: Intereses
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción durante el ejercicio se abonó en concepto de intereses:
Fecha de Pago
26-Mar-03
26-Sep-03
Monto en U$S
2,221,006.27
2,762,568.46
e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (Del monto del
financiamiento se destinará la suma de USD 1.250.000.- para cubrir los gastos de
inspección y vigilancia –FIV-) .
Al cierre se había debitado por este concepto la suma de USD 1.043.300.-. Durante el
ejercicio no se debitaron fondos bajo este concepto.
f) Cláusula 2.04: Comisión de Crédito.
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción durante el ejercicio se abonó en concepto de comisión de crédito:
Fecha de Pago
26-Mar-03
26-Sep-03
Monto en U$S
-80,995.70 (*)
126,601.51
(*)- El saldo acreedor corresponde a un crédito del Préstamo con el Banco financiados por un
WAIVER aplicado por éste último.
19
g) Cláusula 3.04 (c): Plazos para el desembolso final del Financiamiento (26/03/01).
Parcialmente cumplida. El Banco ha otorgado la prórroga para el plazo final de
desembolsos hasta el 26/03/04, según nota CAR 4515 de fecha 16/08/03. Según Nota CAR
633 del 12/11/03 se cumplía el plazo de ejecución al 26/03/05.
h) Cláusula 4.01 (a): Condiciones sobre precios y adquisiciones (Las adquisiciones de
bienes, obras y servicios, se sujetarán a los Procedimientos de Licitación indicados en
el Anexo B del Contrato).
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales
se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
i) Cláusula 4.06: Planes Operativos Anuales (Presentación al Banco de los Programas
Operativos Anuales -POA-).
Cumplida extemporáneamente. Con fecha 30 de mayo de 2003 por Nota N° 843 se realizó
la presentación correspondiente del POA 2003.
j) Cláusula
4.09
(b):
Compilación
de datos e informe de evaluación
“ex
post”(Presentación para la aprobación del Banco de los datos comparativos anuales
de los indicadores de evaluación de los sub-proyectos del Grupo A).
Cumplida extemporáneamente. Por Nota 566/03 de fecha 22 de abril de 2003 se eleva el
informe del segundo semestre 2002, por Nota 1680/03 de fecha 23 de setiembre de 2003 se
presenta el informe del primer semestre de 2003 y por Nota 333/04 del 28/06/04 se
presenta el informe correspondiente al segundo semestre de 2003.
k) Cláusula 5.00: Registros, inspecciones e informes.
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales
se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
II. Contrato de Préstamo BIRF N° 4150-AR
a) Cláusula 2.01: Monto del Financiamiento (USD 125.000.000.-, actualmente USD
105.000.000.-).
Al cierre del Ejercicio 2003 se habían desembolsado USD 36.649.975.-, USD
24.649.974,76 al PROSAP y USD 12.000.000.- corresponde a 2 desembolsos destinados al
Ministerio de Salud conforme a los indicado en el punto siguiente.
20
b) Cláusula 2.02: (a): Retiros de los montos del Préstamo de acuerdo a las disposiciones
del Anexo I.
Cumplida. Mediante el decreto 2443/02 de fecha 01/02/02 se incorpora un nuevo objetivo
destinado a fortalecer la capacidad del Ministerio de Salud respecto a la provisión de
servicios de salud materno infantil y control de enfermedades, aprobando el modelo de
Enmienda Ómnibus a suscribirse con el BIRF. Al respecto se modifica el convenio de
Préstamo BIRF 4150-AR y de común acuerdo con el Banco, se resuelve destinar USD
20.000.000.- para ese nuevo componente, creándose para ello dos nuevas categorías de
gastos elegibles, cuya administración estará a cargo del mencionado MINISTERIO, las
cuales se detallan a continuación:
CATEGORÍA
4
5
DESCRIPCIÓN
MONTO EN DÓLARES
Medicina y materiales médicos y leche
5.000.000. enriquecida con hierro.
Medicinas y materiales médicos,
15.000.000. plaguicidas y otros bienes médicos.
Al 31/12/03 se efectuaron 2 desembolsos según el siguiente detalle:
FECHA
23-01-03
25-11-03
MONTO EN DÓLARES
2.000.000. 10.000.000. -
c) Cláusula 2.02: (b): Cuenta Especial en dólares.
Cumplida. Cuenta Nº 331263/0 abierta en el Banco de la Nación Argentina
d) Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción durante el ejercicio se abonó en concepto de comisión de compromiso:
Fecha de Pago
15-Mar-03
15-Sep-03
Monto en U$S
128,435.01
127,300.62
21
e) Sección 2.05: Intereses.
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción durante el ejercicio se abonó en concepto de intereses:
Fecha de Pago
15-Mar-03
15-Sep-03
Monto en U$S
165,935.26
86,139.98
f) Sección 2.07: Amortización.
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción durante el ejercicio se abonó en concepto de amortización:
Fecha de Pago
15-Mar-03
15-Sep-03
Monto en U$S
6,250,000.00
6,250,000.00
g) Cláusula 3.02: Adquisición de bienes y servicios de consultoría.
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales
se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
h) Cláusula 3.04 (b): Plan de Trabajo Anual
Cumplida extemporáneamente. Por Nota N° 865 del 03/06/03 se presentó al Banco el Plan
de trabajo anual de 2003.
i) Cláusula 3.04 (c) :Informe de Avance El Prestatario deberá antes del 31 de marzo y el
30 de septiembre de cada año de ejecución del Proyecto, entregar al Banco un
informe de avance sobre la ejecución del mismo.
Parcialmente y extemporáneamente cumplida. Por Nota Nº 725 del 12/05/03 el Proyecto
elevó el informe de avance correspondiente al segundo semestre 2002 y por Nota 1784 de
fecha 09/10/03 se presentó el informe de avance del primer semestre 2003. Respecto al
informe de avance correspondiente al segundo semestre de 2003 a la fecha de finalización
de nuestras tareas el mismo no había sido presentado al Banco.
22
j) Cláusula 4.01 (a): Registros.
Cumplida. En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Las
observaciones puntuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
BUENOS AIRES, 1 de julio de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
23
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID Y 4150-AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Como resultado de la revisión practicada sobre los Estados Financieros al 31 de diciembre de
2003 del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, han surgido observaciones y
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del
sistema de control interno que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas sobre el particular.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos de acuerdo a las
observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo desarrollado en la Unidad
Ejecutora Central (UEC) y en las provincias auditadas, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes en las mismas, de acuerdo con adecuadas prácticas
aplicables en la materia.
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL
31/12/03.
UEC:
a) Cumplimiento del Manual Operativo.
Observaciones:
1) No se constituyó la Comisión Asesora Provincial (CAP) como lo establece el Manual de
Procedimientos Operativos.
24
2) No se formalizó un Consejo Asesor Técnico, conforme se establece en el Manual
Operativo mencionado en 1 anterior.
Comentarios de la UEC:
Sin comentarios.
Recomendación:
Dar cumplimiento a los requerimientos establecidos en el Manual Operativo o en su
defecto realizar las modificaciones correspondientes.
b) Consultores.
Observaciones:
No se identifica en las registraciones contables a los consultores financiados con Aporte
Local.
Comentarios de la UEC:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener cuentas separadas de los conceptos observados o auxiliares analíticos de la
información.
c) Registros.
Observaciones:
El Balance general (en pesos y dólares estadounidenses) incluye $ 4.896.750. - registrados
como crédito y deuda del Proyecto. Corresponden a gastos efectuados por el SENASA con
fondos adelantados por la UEC. Posteriormente, el SENASA recibió el desembolso del
BID por el mismo importe, no verificándose la devolución a la UEC del monto
mencionado, es decir, constituye en crédito interno entre componentes.
25
Comentarios de la UEC:
Con fecha 30 de septiembre de 2003 fue firmado un Acta Acuerdo entre PROSAP y
SENASA mediante el cual éste último se obliga a rendir gastos elegibles al Programa
durante los ejercicios 2003 y 2004 hasta completar la suma mencionada.
Recomendaciones:
Independientemente del acuerdo a que se hace referencia, dada la antigüedad del caso, el
proyecto debe mantener un estricto control sobre los fondos que maneja.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO.
I- UEC:
1. Sistema Contable
Observaciones:
1) Si bien el sistema contable contempla la emisión del balance consolidado, el mismo
es armado en forma manual a través de planillas de Excel.
2) El sistema no permite la apertura de nuevas cuentas. A modo de ejemplo, la cuenta
que actualiza el rubro pasivo por el tipo de cambio fue incluida en el rubro de
patrimonio neto dado que el mencionado en primer término no permitía agregar una
nueva cuenta.
3) Si bien el sistema contempla una apertura en los rubros “Inversiones a Rendir” e
“Inversiones Rendidas”, las rendiciones se cargan indistintamente en los rubros
mencionados.
4) Cuando se efectúan pagos parciales, ya sea por la parte BID o BIRF, el sistema
registra automáticamente el cargo a las fuentes de financiamiento de acuerdo a lo
indicado por el pari passu, no por lo realmente aplicado. En el caso de que el pago
restante se realice después del corte del ejercicio, se origina una distorsión entre lo
ejecutado y lo pagado respecto de la fuente de financiamiento.
5) Las actualizaciones de las cuentas “Bancos cta. Cte. USD” (BID y BIRF) como así
también el “Pasivo (BID y BIRF) no se realizan en las mismas cuentas sino que se
abrieron en el caso del Activo las cuentas 12909101 “BID - Act. Cta. Cte al cierre” y
26
12909102 “BIRF - Act. Cta. Cte al cierre”, y del pasivo 38888883 “BID - Diferencia
de Cambio” y 38888884 “BIRF- Diferencia de cambio”
Comentarios de la UEC:
Respecto de los puntos 1, 2, 3, 4 y 5 se informa que una de las condiciones impuestas
por el BID para otorgar una prórroga al Proyecto es la sustitución del Sistema Contable,
el cual se encuentra en pleno proceso de ejecución y con lo cual quedarían subsanadas
las observaciones realizadas.
Recomendaciones:
Tener en cuenta al implementar el nuevo sistema contable las situaciones planteadas por
AGN para que se adapte a las necesidades del Proyecto dadas las características propias
del mismo en cuanto a la integración de la información entre las distintas UEP´s que lo
integran y la Propia UEC.
2. Consultores
Observaciones:
a) Proceso de selección:
1) En el 13 % de los casos, en los currículos presentados no consta el sello de
recepción de la UEC.
2) En el 73 % no consta la fecha de emisión de los currículos.
b) Control de Legajos:
En el 9 % de la muestra seleccionada no figuraba la firma en la constancia de
inscripción ante la AFIP.
c) Control de Pagos:
En 14 % de los controles efectuados en los comprobantes tenidos a la vista (fecha y/o
recibo) no consta el período del honorario que se liquida.
d) Planta de Personal:
1) No se puso a disposición la aprobación de la Planta de Personal para el período
enero a septiembre de 2003 (Resolución 545/98 de la S. de M.).
27
2) La aprobación de la Planta de Personal para el período de octubre a diciembre de
2003, no se condice con las categorías detalladas en el listado de consultores;
como así tampoco se justificó los motivo por los cuales no se ha tenido en
consideración los cargos previstos en la misma.
3) Se han verificado diferencias respecto de la cantidad de cargos aprobados con los
realmente ocupados.
Comentarios de la UEC:
a) Proceso de selección:
Esta observación se tendrá en cuenta para el futuro.
b) Control de Legajos:
Esta observación se tendrá en cuenta para el futuro.
c) Control de Pagos:
Esta observación se tendrá en cuenta para el futuro.
d) Planta de Personal:
Por Nota PROSAP Nro. 1956/03 se detallan los problemas sufridos por este
programa para la aprobación de la planta de personal 2003. Posteriormente se eleva
una nueva planta con fecha 07/11/2003 mediante Nota SP Nro. 467/2003 reiterando
la aprobación de la planta para el año 2003, la cual es devuelta por la Dirección de
Ocupación y Salarios y con fecha 28/11/2003 se eleva una nueva planta para el
último trimestre de 2003, siendo la planta finalmente aprobada para este período.
Cabe destacar que algunos cargos de planta fueron ocupados por más de un consultor
en forma sucesiva razón por la cual se produce el hecho de que haya más consultores
que vacantes.
Recomendaciones:
a) Proceso de selección:
En lo sucesivo se deberá dejar constancia de la recepción en los currículos y verificar
que estos contengan la fecha de emisión y la firma del consultor.
28
b) Control de Legajos:
Dar cumplimiento a la normativa fiscal vigente en la materia.
c) Control de Pagos:
Profundizar los controles administrativos a los efectos de mejorar la calidad de la
información.
d) Planta de Personal:
Dar estricto cumplimiento a la reglamentación nacional vigente en la materia. De los
antecedentes elevados no se ha podido constatar la aprobación de la Plana por el
primer semestre del año 2003.
Mantener listados de consultores debidamente completos y ordenados con toda la
información necesaria que posibilite el seguimiento de las distintas contrataciones en
concordancia con las disposiciones vigentes en la materia.
3. Pasajes y Viáticos:
Observaciones:
a) No se pudieron verificar las tarjetas de embarque de los siguientes viajes realizados:
DESTINO
MOTIVO
Tuc - Bs. As –Nqn
Bs. As – Resis
Bs. As – Trelew
Bs. As – Mend
Pos- Bs. As- Pos
Pos- Bs. As.- Pos
As. Tecn.
Misión BIRF
Misión BIRF
Misión BIRF
Misión BIRF
Misión BIRF
b) Respecto a los viáticos y pasajes abonados a un consultor no se ha podido corroborar
la afectación de éste con el Proyecto (no se encuentra identificado en el listado de
consultores que nos fuera entregado).
c) Existen gastos de librería reintegrados para el Proyecto “Tapenagá Chaco”, que
fueron imputados como “Pasajes y Viáticos”.
29
Comentarios de la UEC:
a) Se informa que tal como se establece en el punto 9) de la norma Nº 03/01, norma de
viajes y viáticos, “en caso de perdida de documentación el responsable del área
deberá avalar la planilla de rendición de viaje”. Este aval se lo considerara como
excepción a los efectos del reemplazo de los boletos.
b) Si bien el consultor en cuestión no tenia un contrato vigente al momento de los
viajes, se informa a esa auditoria que los viajes fueron autorizados por el
Coordinador del PROSAP, debido a la necesidad de los mismos, siendo los mismos
un gasto elegible.
c) Se procederá a hacer el ajuste en el periodo 2004, debido a que la mayoría de los
movimientos corresponden al período en cuestión.
Recomendaciones:
a) Mantener archivos completos con toda la documentación respaldatoria de los pasajes
y viáticos abonados por el Proyecto. En los casos de excepción, a fin de poder ser
individualizados, deberán estar acompañados por una nota del responsable que los
extravió y una nota del responsable del área que indique explícitamente los motivos
de su intervención.
b) En lo sucesivo se deberá verificar, independientemente de quien realice las
autorizaciones, que sólo se autoricen viajes a personal relacionado con el PROSAP, a
los efectos que sean considerados elegibles.
c) Efectuar el ajuste correspondiente.
4. Caja Chica:
Observaciones:
a) Existen comprobantes que no identifican a la persona que realizó el gasto en la
mayoría de rendiciones de las cajas chicas analizadas. (taxis, art. vs.)
b) La mayoría de los gastos de taxis y/o remises no indican orígen y destino.
30
c) Existen comprobantes que no se encuentran a nombre del Proyecto y están dirigidos
a consumidor final o a nombres de particulares y otros que no son comprobantes
oficiales, (incumpliendo la Resolución AFIP N° 1415).
d) En todos los casos, los gastos en conceptos de comidas y traslados (de
representación) no tienen adjunta la autorización ni justificación de los mismos, con
sello y firma del responsable.
e) Se incluyen gastos abonados que resultan de difícil apropiación para el Proyecto, los
mismos son los siguientes:
C. Ch. N°
N° OP
Fecha
N° de orden
1
1
3
3
3
3
258916
258916
259120
259120
259120
259120
20/12/02
07/01/03
18/02/03
13/03/03
12/03/03
15/01/03
34
42
18
53
54
56
Importe
en $
32.00
177.00
60.00
19.75
14.00
134.00
3
259120
27/02/03
59
150.00
7
259418
09/05/03
67
54.90
8
259577
28/07/03
35
50.00
10
259723
01/10/03
28
24.00
Tipo de gasto
Propina de Restaurante
Baterías de Litio
Cochera, no autorizado
Clip de Cinturón
Funda de cuero Motorola
Combustible, no indica vehículo
Caño de escape no indica
vehículo
Compra de CD (Sinfonías de
Beethoven)
Nafta SAGPyA
Compra de Libro “Pol.y Probl.
Soc....”
f) En algunas de las cajas analizadas se incluyen gastos justificados por “vales”
(durante el año 2003), sin justificar hasta la finalización de las tareas de auditoría,
por un total de $: 710,17:
g) La caja chica n° 3 fue aprobada por el coordinador ejecutivo mediante nota de fecha
14/03/03 por $ 932,50. Por orden de pago N° 259120 de fecha 14/03/03, se repone
dicha caja por $ 1.000, $ 67,50 no fueron autorizados.
h) En la caja chica N° 4 se ha tomado, en algunos comprobantes, como importe
abonado, la hora del comprobante.
Comentarios de la UEC:
a) Se tendrá en cuenta esta observación para futuras rendiciones.
b) Se tendrá en cuenta esta observación para futuras rendiciones.
31
c) Se tendrá en cuenta esta observación para futuras rendiciones.
d) Se tendrá en cuenta esta observación para futuras rendiciones.
e) El gasto 42 corresponde a erogaciones aplicadas a celulares del PROSAP.
Los gastos 35 y 56 son por combustible utilizado para ir al PNUD La Plata.
El gasto 59 corresponde al mantenimiento de uno de los autos de PROSAP,
habiéndose omitido confeccionar el memo que lo avale.
Los gastos 28 y 67 corresponden a una curso en Pilar.
En cuanto a los gastos 34 – 18 – 53 y 54 se contabilizaran como gastos a rendir y
serán reembolsados por el responsable.
f) Como se desprende de la fecha de los vales, esta carencia fue subsanada a partir de
agosto de 2003, coincidiendo con la observación hecha por la AGN al ejercicio
2002. No obstante los mismos están identificados y firmados por los responsables.
g) Sin comentarios
h) Se evaluará quienes fueron los beneficiarios de estas devoluciones incorrectas y se
reclamará la diferencia.
Recomendaciones:
a), b), c) y d) Los comprobantes que respaldan los gastos canalizados a través de caja
chica deberían identificar a la persona que efectuó la erogación, los motivos del
mismo, quién lo autorizó, que se encuentran facturados a nombre del Proyecto.
e) Controlar los gastos que se rinden por caja chica y que los mismos tengan relación
con el objeto del Proyecto.
f) Verificar que la documentación de Caja Chica responda a comprobantes reales
evitando el descargo con “vales”.
g) Tener un estricto control al momento de autorizar y al reponer las cajas chicas.
Efectuar los ajustes correspondientes.
h) Profundizar los controles de caja chica a efectos de mejorar la calidad de la
información.
32
5. Solicitudes de Desembolsos
Observaciones:
a) Solicitudes BIRF
En la solicitud de desembolsos N° 37 las fechas de los comprobantes que se
justifican (facturas y notas de crédito de honorarios) son muy anteriores a las fechas
de la órdenes de pago.
Asimismo se han presentado comprobantes cuyas fechas superan los plazos
establecidos para la rendición.
b) Solicitudes BID.
Solicitud N° 87 - Costos Directos – Grupo “B” - La Rioja.
Vista la compensación realizada con fondos anticipados en el año 2000 para
conceptos distintos a los gastos pagados en el año 2002, no habiéndose procedido a
la devolución de los fondos en tiempo y forma y/o la constancia por la cual se
autorizó el uso de éstos para los nuevos gastos.
Comentarios de la UEC:
a) Solicitudes BIRF.
Los comprobantes corresponden a consultores que facturan al ISCAMEN –
Mendoza, y este Instituto luego de efectuar el pago solicita el reintegro de los fondos
a la EPAF.
Este Instituto, luego de haber efectuado el pago, solicita el reintegro de los fondos a
la EPAF y en esa oportunidad la EPAF emite la orden de pago y, a través de la
EPDA, solicita
a la UEC el reintegro de lo pagado. Posteriormente, la UEC
transfiere los fondos, a la EPAF, a través de la EPDA, para que sean reintegrados al
ISCAMEN.
b) Solicitudes BID.
Solicitud N° 87.
Los anticipos que dan origen a la observación son los siguientes:
33
Nro. de
anticipo
Fecha de
Pago
1/1/1/0029 (1)
07/11/00
11/1/1/0030 (2)
07/11/00
1/1/1/0021 (3)
05/12/00
Nombre
Descripción
Capac.Barrera Chilecito Curso de Capac.
Capac. Personal del
Gastos
y
Laboratorio de Chilecito
Viáticos
y Personal de Iscamen
Reunion
Convenio Sagpya Senasa
Binacional
Monto BID
anticipado
$ o USD
1.374,96
Saldo no
Utilizado
1.374,96
1980.-
922.-
677,69
96,58
Referencias:
(2) y (3)
De la información analizada surge que en estos desembolsos no han sido utilizados en su
totalidad debido a que los mismos fueron solicitados en función de determinados consultores y
luego al momento de efectuarse el gasto el número de asistentes fue menor.
(1) En este caso el gasto nunca se realizó.
Las diferencias que surgen de los gastos analizados precedentemente nunca se
devolvieron debido que la Provincia de la Rioja solicito mediante nota Nro. 181/02 la
aplicación de dichos importes para otros fines.
Hemos solicitado a la Provincia de La Rioja la explicación del punto observado
precedentemente pero aún no se ha recibido respuesta. La misma será enviada a esta
auditoria tan pronto sea recibida.
Recomendaciones:
a) Solicitudes BIRF.
Optimizar los tiempos para la tramitación de los fondos a fin de cumplir con los
plazos previstos para la rendición de los comprobantes conforme lo establecido en el
Manual PROSAP.
b) Solicitudes BID.
Implementar un sistema que permita el seguimiento de los fondos remitidos a las
provincias, su rendición y/o su reintegro conforme a las disposiciones establecidas en
el Manual de Procedimientos del Programa.
34
6. Bienes y Equipos
Observaciones:
1) Los antecedentes que respalden las adquisiciones agregadas a los expedientes no se
archiva cronológicamente.
2) Los expedientes no se encuentran foliados (artículo 9 del decreto 1759/72,
reglamentario de la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos).
3) No se ha tenido a la vista documentación respaldatoria de los traspasos de los bienes
y equipos adquiridos para las distintas jurisdicciones del Proyecto.
4) Compra de equipamiento informático (20 computadoras) $ 39.364.61 a Centro
Sudamericano de Informática.
No se encuentran entre los antecedentes de compra (legajo) las invitaciones a cotizar
a los diferentes proveedores debidamente recepcionadas.
Comentarios de la UEC:
1) No se encuentran archivados cronológicamente debido a que los mismos se archivan
por proyecto y a su vez dentro de cada proyecto cronológicamente.
2) Son las distintas unidades ejecutoras las que guardan los expedientes completos,
originales y foliados de acuerdo con las normas locales
3) Los mismos deben ser solicitados en cada jurisdicción, ya que en la UEC sólo se
encuentran las copias de las órdenes de compra, de los pagos y de las actas de
recepciones de los contratos. En los casos de compras hechas por la UEC y donadas
a las Provincias, la donación de las mismas se ha materializado a través de un
Convenio firmado por la Secretaria de Agricultura (por facultades delegadas
mediante el Decreto 279/1997 del entonces Ministerio de Economía y Obras y
Servicios Públicos) y los correspondientes gobernadores de las Provincias
beneficiarias. Se encuentra a disposición de esta auditoria copia de los convenios
firmados.
4) Las invitaciones a cotizar fueron enviadas vía mail y su confirmación fue realizada
por parte de las participantes por la misma vía.
35
Recomendaciones:
1) y 2) Mantener archivos completos, ordenados cronológicamente y debidamente
foliados con toda la documentación que respalde el proceso de adquisiciones llevado
adelante por el Proyecto.
3) Mantener información actualizada de las constancias de transferencias a las
provincias de los bienes cedidos.
4) Documentar el envio de las invitaciones a cotizar por un medio que permita verificar
la recepción por parte de las firmas participantes a las cuales han sido dirigidas, y
archivar dichas constancias en las actuaciones. En los expedientes debe mantenerse
una copia de cada uno de los pasos que hacen a la adquisición, conforme la
legislación vigente.
7. Curso de Capacitación Gerentes de Proyecto.
Observaciones:
a) Alojamiento y Comidas: $ 11.952,40.
1) No se han tenido a la vista las invitaciones a cotizar a los diferentes proveedores.
2) No se ha encontrado adjunta el Acta de Apertura de Ofertas.
3) Los presupuestos presentados por los oferentes no son comparables entre sí, ya
que presentan conceptos disímiles.
4) El cuadro comparativo de oferentes no se encuentra suscripto por autoridad
competente.
5) El detalle realizado en el cuadro mencionado en el punto anterior no transcribe
literalmente los valores expuestos en las ofertas, fueron adecuadas por el Proyecto
atento lo señalado en 3) precedente.
b) Consultoría de Capacitación: $ 6.400.-.
1) Por Nota PROSAP Nº 1094/03 se desestiman todos los oferentes con excepción
del adjudicado. Al respecto, no se tuvo a la vista las constancias de las consultas
realizadas y las respuestas recibidas sobre el particular, a fin de justificar la
contratación directa del Instituto de Estudios para la Excelencia Competitiva.
36
2) No se han tenido a la vista los términos de referencia realizados por el PROSAP a
fin establecer el servicio solicitado.
c) No se contó con el legajo completo de los antecedentes contractuales que permitan
establecer; la correcta selección de la empresa hotelera de conformidad con las
normas establecidas; la correspondencia del curso dictado con los objetivos del
Programa y el estudio de factibilidad que dió como resultado la conveniencia de
seleccionar a Pilar como centro de encuentro, tomando en consideración las
distancias y costos involucrados.
Comentarios de la UEC:
a) Las invitaciones fueron cursadas a través de correo electrónico.
b) 1) En Nota PROSAP 133/01 se solicita al Banco Mundial con los fundamentos
pertinentes la contratación del Instituto de Estudios de Excelencia Competitiva.
2) (No procedente).
Recomendación:
Profundizar los controles respecto a la documentación respaldatoria del proceso de
selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos requeridos por el
Proyecto.
8. Gastos realizados a través del PNUD – La Plata
Atento que al momento de efectuarse la auditoría del PNUD 96/006, se informó que la
documentación respaldatoria de los gastos indicados a continuación se encuentran en el
PROSAP, en razón de haber sido gestionado directamente por estos, se solicitó:
a) Gastos Terminales:
Observaciones:
No se han tenido a la vista los comprobantes por los gastos reales incurridos en los
traslados desde y/o hacia el aeropuerto conforme lo dispuesto en el Capítulo IIIpunto 99 del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno.
37
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
En los reembolsos/liquidación de gastos de terminales utilizamos una modalidad de
pago que proviene de la ejecución de los proyectos PNUD, en el sentido de liquidar
los gastos de terminales como monto fijo debido principalmente a la dificultad que
suele presentarse para presentar recibos y/o tickets de traslado desde y hacia las
terminales en distintos puntos del país. Con este monto máximo autorizado, los
consultores deben hacer frente a los traslados de la manera que les resulte más
eficiente.
Recomendación:
Documentar adecuadamente las erogaciones solventadas por el Proyecto bajo el
rubro que nos ocupa.
b) Gastos de Combustible y alquiler de autos:
Observación:
No ha sido posible verificar en algunos casos la apropiación de los gastos en
combustibles
y alquiler de autos efectuados por los viajes realizados, ni se ha
encontrado adjunta a la documentación presentada, autorización del Coordinador que
justifique la utilización de un medio de transporte especial, respecto de los presentes
gastos por un total de $ 5.011,97.
Fecha de Viaje
25 al 30/12/02
19 al 21/02/03
28/03 al 01/04/03
24 al 25/04/03
21 al 22/05/03
29 al 30/05/03
04 al 05/07/03
07 al 08/08/03
08 al 09/09/03
14 al 17/09/03
16 al 17/10/03
30/10 al 02/11/03
05 al 06/11/03
07 al 08/12/03
Alquiler de Autos Monto en $
Gastos de Nafta Monto en $
824,00
112,00
550,80
125,54
143,50
119,14
125,55
112,50
117,00
240,24
111,58
476,99
85,45
111,58
6,16
20,00
267,01
20,00
20,00
15,00
30,00
193,80
20,00
38
26 al 27/12/03
14 al 15/11/03
22 al 24/11/03
Totales
122,64
438,00
340,00
4.156,51
99,49
164,00
855,46
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
La liquidación de gastos de este tipo se hace contra la planilla de Reintegro de
Viáticos que proviene del PROSAP y en ella no se incluye el propósito de los
mismos, ni la justificación de los medios de transporte que se utilizan. Entendemos
que las autorizaciones y justificaciones son funciones de las áreas de administración
y proyectos de la UEC del PROSAP y no de nuestro proyecto.
Recomendación:
Respecto de las autorizaciones de gastos de combustibles y alquileres de autos por
pagos realizados por el PROSAP, se deberá solicitar para el caso de gastos realizados
por el responsable autorizado que sean aprobados por una autoridad superior y que se
deje debidamente expresada la necesidad de realizar dicho gasto.
c) Compra de batería para celular y dos reparación de la casa Todo Remoto:
Observación
No ha sido posible apropiar los gastos realizados para la compra de baterías y
reparaciones de celulares por un monto de $ 260 a los fines del Proyecto.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
Los reintegros de gastos de este tipo se hace contra la nota de solicitud y aprobación
que proviene del PROSAP, entendiendo que las justificaciones sobre su necesidad y
la vinculación con los fines de la actividad que lleva adelante el PROSAP
corresponde a esa UEC y no al proyecto.
Comentarios del PROSAP
Dichas baterías corresponden a celulares que son propiedad del Proyecto.
39
Recomendación:
Se deberá tener un registro de los celulares que pertenecen al Proyecto e
individualizar los responsables por la tenencia de los mismos. Asimismo, en el
momento de adquirir accesorios necesarios para el funcionamiento de los mismos,
deberá adjuntarse la nota del tenedor indicando la necesidad y los datos de la unidad
móvil y el trámite debe ser autorizado por el responsable del Proyecto.
d) Pasajes de Avión y/o tarjeta de embarque:
Observación:
No se encuentran adjuntos a la documentación respaldatoria (factura del Proveedor)
los respectivos pasajes y/o comprobantes de embarque que justifiquen y den cuenta
de las comisiones realizadas.
Factura Bs As Toure Service Nª
7234
7234
6512
6512
6512
6512
6617
6617
6618
6618
8578
8578
8578
8578
9332
8126
8126
9111
9111
9947
10754
10754
11120
11120
11444
11444
40
Fecha
7-ene
7-ene
24-nov
22-nov
2-dic
29-nov
4-dic
4-dic
16-dic
16-dic
19-may
19-may
21-may
21-may
1-jul
21-abr
21-abr
2-jul
2-jul
12-ago
21-oct
26-oct
11-nov
12-nov
10-nov
24-nov
Sigla Destino
SFN
SFN
TUC
TUC
PSS
NQN
IGR
IGR
FMA
FMA
CRD
CRD
PSS
PSS
MDZ
TUC
TUC
UAQ
UAQ
NQN
MDZ
REL
SFN
NQN
TUC
CRD
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
Por error nuestro estaban mal archivados algunos comprobantes de embarque y/o
notas explicativas.
Debido al convenio del PNUD con Tour Service, que permite una gran agilidad en la
reserva y emisión de pasajes, los pedidos son muy frecuentes y en muchos casos con
carácter de urgente. Cuando desde el Proyecto se adquiere el pasaje y también se
pagan los viáticos del pasajero, el PROSAP nos envía los antecedentes, planilla de
reintegro y los comprobantes del viaje o tarjeta de embarque. En muchos casos el
PROSAP nos requiere pasaje, pero pagan desde la UEC directamente los viáticos y
gastos, y en estos casos no nos envían los comprobantes o tickets que el consultor
entrega.
Recomendación:
Mantener archivos completos y ordenados de la información. En aquellos casos
excepcionales en que se extravíe algún comprobante (pasajes o tarjeta de embarque),
documentar el hecho, se deberá dejar expresa constancia de los casos de excepción,
con una nota del consultor y el correspondiente aval del responsable indicado en la
Norma complementaria de viáticos 03/02.
e) Subcontratos:
a) Empresa GREYSAND S.R.L $ 8.837,60. Adquisición de Equipos de
Computación:
Observaciones:
1) No se tuvieron a la vista las especificaciones técnicas aprobadas por el Director
Nacional del Proyecto.
2) No se ha encontrado adjunta a la documentación la identificación de la lista de
preselección o lista corta de 3 a 6 posibles proveedores.
3) No se fijó una fecha límite para la presentación de las ofertas.
41
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
Sin comentarios.
Comentarios del PROSAP:
1) Las especificaciones técnicas se encuentran detalles en la solicitud de
presupuesto remitida a los proveedores.
2) En el legajo se adjunta la lista de preselección (solamente cuadro comparativo).
3) En la comparación de precios no es necesario poner fecha tope.
Recomendación:
1) La especificaciones técnicas detalladas en la solicitud de presupuesto remitida
no se encuentran autorizadas por el Director Nacional del Proyecto (inciso a)
del punto 11 -Tabla de Compras y Suministros desde 1.000.- hasta 29.999.dólares- del capítulo IV Recursos Físicos- del Manual de Gestión de Proyectos
Ejecutados por el Gobierno).
2) En el legajo se encuentra adjunto el cuadro comparativo de ofertas, no la lista
corta prevista en el inciso b) del punto 11 del capítulo IV Recursos Físicos del
citado Manual.
3) Se deberá cumplir con el inciso e) del punto 11 (Tabla de Compras y
Suministros desde 1.000.- hasta 29.999.- dólares) del capítulo IV Recursos
Físicos del citado Manual.
b) F.L.A.C.S.O (Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales). Asistencia
Técnica para el Diagnóstico en Materia de Tecnología de Información al
Sector Agropecuario $ 54.914,40.
Observación:
No se tuvo a la vista la:
- Lista de pre-selección (lista corta) de seis a doce proveedores.
- Solicitud de cotización a los posibles proveedores mediante carta de invitación.
- Acta de apertura de ofertas.
42
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
La información fue gestionada por la UEC del PROSAP, no obrando en nuestro
Proyecto otra información respecto de esta contratación. Hemos requerido al
PROSAP nos envíe los antecedentes completos del tema.
Recomendación:
Atento que el proyecto es responsable de los fondos aplicados, deberá mantener
en custodia la documentación respaldatoria de los mismos y verificar que se de
estricto cumplimiento a las disposiciones de los incisos del punto 11 (Tabla de
Compras y Suministros desde 30.000.- hasta 99.999.- dólares) del capítulo IV
Recursos Físicos del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno.
c) Convenio Calidad de Alimentos Argentinos con Fundación Barrera
Zoofitosanitaria Patagónica (FUNBAPA) $ 104.168.75
Observación:
No existe constancia del proceso de selección mediante una comparación de
ofertas competitivas (49 capítulo III Recursos Humanos del Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno, en el que se establece que se deberá dar
cumplimiento a los procedimientos establecidos en el Capítulo IV “Recursos
Físicos” Compras de Bienes y Suministros desde 30.000.- a 99.999.- Dólares).
Sobre el particular, cabe agregar que según lo dispuesto en el punto 50, Capítulo
III “Recursos humanos” del mencionado Manual, “La existencia de un organismo
del Estado, Fundación o Asociación sin fines de lucro, no es razón suficiente para
propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros
posibles proveedores”.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
La información fue gestionada por la UEC del PROSAP, no obrando en nuestro
proyecto otra información respecto de esta contratación. El resto de la
información que completa los antecedentes se encuentra en la UEC del PROSAP.
43
Si es necesario podemos pedirla para ser verificada o bien revisarla en la sede del
PROSAP.
Recomendación:
Dar cumplimiento a la normativa del PNUD en la materia.
II- SENASA
1. Control Interno
Observaciones:
1) Las órdenes de pago utilizadas son las del SENASA, las del PROSAP se emiten
solamente a los fines de la registración pero no están adjuntas ni referenciadas, sólo a
través del mayor.
2) Las órdenes de pago (PROSAP) se contabilizan en un momento posterior a la
recepción del extracto bancario lo que dificulta el control por oposición y la
realización de las respectivas conciliaciones bancarias.
3) El sistema contable no permite emitir listado de órdenes de pago.
4) No se ha puesto a disposición de esta auditoría ningún instructivo sobre el modo de
realizar las rendiciones por los convenios celebrados con el IICA (Instituto
Interamericano de Cooperación para la Agricultura).
5) La documentación original relacionada del convenio IICA SENASA PICUDO se
encuentra en poder del citado Instituto, cuando el volúmen de la misma es
considerable, sólo se remite al SENASA la planilla resúmen del informe de gastos,
sin adjuntar copia alguna de los respectivos comprobantes.
6) La documentación referida a los expedientes se encuentra dispersa y diversificada,
con el mismo número de expediente se archivan separados el cuerpo de la licitación,
la orden de compra, el o los pagos, etc., lo que hace dificultoso el seguimiento y
control de las actuaciones. Hay expedientes en el que se incluyen gastos por distintos
conceptos que repiten el mismo número (Ej. 015033/2003) y que corresponden a un
mismo proveedor.
44
7) Adelanto para un curso de capacitación, respecto al importe $8.252.16 cuenta
contable N° 14104152 por error se transfirió a la cuenta fondo rotatorio
correspondiente a Salta, no abonándose los viáticos correspondientes.
La Provincia de Salta ha devuelto ese importe en dic/03, pero el Banco Nación lo
envío a una cta. del SENASA que no corresponde al Proyecto, situación no advertida
por el SENASA atento la metodología de registración aplicada por éste (ver 2)
precedente), las órdenes de pago y los depósitos se contabilizan contra el extracto.
8) El plazo para efectuar las rendiciones (de 30 días) luego de la recepción de los
adelantos no es cumplido (Manual Operativo).
9) No se puso a disposición la rendición de gastos N° 8 correspondiente al Convenio
con IICA, tampoco se tuvo a la vista nota de reclamo del Proyecto al respecto.
10) El sistema contable permite ingresar asientos en forma retroactiva, modificando el
saldo inicial de un ejercicio a otro, es decir se pueden reabrir las cuentas del
ejercicio anterior.
Comentarios del SENASA:
Sin Comentarios.
Recomendaciones
1) y 2) Emitir en todos los casos órdenes de pago del Programa, las cuales deben servir
de respaldo de las registraciones realizadas. Registrar las órdenes de pago en el
momento en que se realizan los pagos sobre gastos correspondientes al convenio con
el PROSAP y efectuar consecuentemente las conciliaciones bancarias pertinentes.
3) Implementar un sistema que permita emitir el listado de órdenes de pago, las cuales
deberán encontrarse prenumeradas.
4) Establecer un instructivo para el control y seguimiento de las erogaciones
canalizadas a través de convenios, el que deberá ser concordante con las normas del
Programa.
5) Mantener archivos completos de la documentación que se tramite a través de los
convenios celebrados.
45
6) Se deberá tener en un único expediente (de uno o más cuerpos, con la foliatura
correlativa, conforme lo dispuesto por la Ley de Procedimientos Administrativos) el
total de la documentación que sustente la actuación desde su inicio hasta su archivo.
7) Verificar los plazos de rendición. Proceder al seguimiento de los fondos transferidos,
conciliar periódicamente (cuentas bancarias) verificar la registración con la
documentación de respaldo de los depósitos y no registrar directamente por el
extracto. Notificar la Banco Nación y a la Tesorería del SENASA para recuperar los
fondos del Proyecto.
8) Dar cumplimiento a lo dispuesto en el Manual Operativo (seguimiento de los plazos
de rendición).
9) Mantener en custodia las rendiciones de gastos del IICA y verificar la correlatividad
de las rendiciones recibidas.
10) Adecuar el sistema contable a las normas profesionales vigentes.
2. Anticipo/Rendición Curso dictado por la Dirección Nacional de Sanidad Animal
(DNSA), (dos anticipos por $ 13.968,00).
Observaciones:
Solicitados los comprobantes que avalaban los anticipos efectuados y luego de insistir
reiteradamente sobre el particular, se nos proporcionó la documentación respaldatoria,
observándose lo siguiente:
a) De misma documentación relevada (nota de solicitud del curso) surge la temática,
duración y contenido del curso a dictarse.
b) Se incluyen dos facturas por compra de útiles (Librería Arenales de fechas 16 y 27 de
enero 2004) por $ 1.197,35 y $ 1.387,70, los mismos:
I- Superan el monto para las compras directas ($ 300-).
II- No se encuentran conformadas y selladas como pagadas, tampoco se adjunta el
recibo correspondiente.
c) En las planillas de reintegro de viáticos, N°s. 98127 al 98175 y del 98586 al 98592
que se abonaron para la participación del curso, durante el mes de febrero de 2004,
por $ 24.276,00, no se indican los kilómetros recorridos, ni el día ni la hora de los
46
traslados con las que se establece el inicio y fin de la estadía, tampoco se detalla el
medio de movilidad utilizado.
Por otra parte los viáticos fueron abonados en efectivo, no dejando en todos los casos
la constancia de la recepción de los fondos.
Asimismo, las planillas adjuntas están incompletas, en tanto que no cuentan con las
firmas correspondientes, en algunos casos se firman la rendición y en otros el recibo,
nunca en los dos lugares como corresponde.
d) De la documentación tenida a la vista no es posible establecer la relación de los
asistentes al curso con la DNSA o el Proyecto.
e) No hay documentación que detalle la evaluación de los resultados de las actividades.
f) Conforme se informa por Nota DNSA N° 33 de fecha 4 de mayo de 2004, debido a
la emergencia sanitaria declarada en la zona norte del país y las medidas encaradas
no se realizaron las tareas de capacitación programadas. Por ello, se estima que la
capacitación se realizará durante el mes de mayo/04 por lo que se pone a disposición
los fondos anticipados. Adjuntándose la constancia del depósito en efectivo por $
27.936,00.
Sobre el particular, atento lo señalado precedentemente (se informa que no se han
realizado los cursos y se reintegra en efectivo el monto adelantado) cabe señalar:
1. Se ha omitido al momento de la presentación y reintegro informar donde se
encontraban los fondos que fueron adelantados en el mes de diciembre de 2003.
2. No se corresponden las planillas tenidas a la vista y que se presentaran como
rendición de los cursos dictados atento que los mismos van a realizarse en el mes
de mayo de 2004.
Comentarios del SENASA:
Sin Comentarios.
Recomendaciones:
Más allá de las observaciones puntuales realizadas sobre la documentación presentada y
el mantenimiento y uso de los fondos, se entiende que se debe dar intervención a los
47
servicios jurídicos a fin de establecer el deslinde de responsabilidad de los funcionarios
de la Dirección Nacional de Sanidad Animal que:
• Tuvieron a su cargo el dinero del Programa desde el mes de diciembre de 2003 a
mayo de 2004 sin estar depositados en la cuenta de banco y sin que se los haya
utilizado para los fines requeridos;
• Presentaron rendiciones de curso que según informan en su Nota DNSA 33/04 van a
realizarse en el mes de mayo de 2004;
• han pretendido dejar sin efecto la rendición presentada con la restitución del adelanto
en efectivo.
3. Anticipo/Rendición 124 – Curso Dictado por el INTA (Anticipo Rendición de $
20.000)
Observaciones:
a) No se ha tenido a vista el listado de Contratados, ni los contratos a fin de determinar
la correspondencia sobre los pagos en concepto de honorarios.
b) En cuanto a los viáticos y movilidad de las tareas de seguimiento y supervisión de los
cursos no se compatibiliza el cronograma de las mismas con las tareas de los
docentes, atento que de las facturaciones no surge la fecha en que se realizaron los
trabajos.
c) Las compras de material didáctico supera los montos establecidos para gastos
menores, produciéndose desdoblamientos conforme surge del cuadro que se
transcribe a continuación:
Material Didáctico
Fotocopia
Impresión
Impresión
Impresión
Impresión
Librería
Librería
Librería
Librería
Librería
Librería
Lupas
Monto en $ Factura N°
133.50
757
127.25
4602
472.00
1630
95.00
255
342.57
693
143.00
9727
1,000.00
9726
107.00
9728
27.00
297
379.36
583
78.00
2228
497.00
283
48
Fecha
19/03/03
14/03/03
18/03/03
20/03/03
21/03/03
05/03/03
05/03/03
05/03/03
05/03/03
14/03/03
14/03/03
05/03/03
Lupas
Lupas
Lupas
Lupas
Redes
Redes
404.70
106.50
407.10
75.90
1,020.00
540.00
5,955.88
939
956
5200
1597
83
85
26/03/03
27/03/03
13/02/03
14/02/03
11/02/03
26/03/03
Las erogaciones enunciadas precedentementre corresponden a una rendición parcial
de los cursos a dictarse.
d) No se encuentran adjuntas a las rendiciones las evaluaciones respecto de los cursos
dictados.
Comentarios del SENASA:
Sin Comentarios.
Recomendaciones:
Se deberá tener en cuenta al momento de recepcionar la documentación de respaldo de
los anticipos entregados que:
La documentación recibida contenga toda la información exigida por la reglamentación
vigente en el Proyecto.
No se produzcan desdoblamientos en las compras.
A fin de poder verificar la correspondencia de los viáticos liquidados se cuente con la
información correspondiente a las fechas de los cursos dictados y de los seguimiento
efectuados, toda esta información deberá estar avalada por la autoridad competente para
ello.
Hacer cumplir la normativa aplicable.
4. Bancos
Observaciones:
a) Los saldos del libro “Bancos” no coinciden con los de registro ya que en éste (libro
bancos) no se contabilizan los gastos bancarios.
49
b) Las diferencias entre registros y extractos bancarios se suelen mantener en el tiempo
sin efectuarse los ajustes correspondientes.
c) En el libro Bancos no figuran los números de cheques, lo que dificulta su
identificación.
d) No se contabilizan los cheques anulados, lo que dificulta el control de correlatividad,
tampoco se lleva un registro cheques anulados.
e) Los mayores no siempre indican el N° del cheque complicando su localización.
f) En las chequeras muchas veces no se transcriben las fechas de emisión de los
cheques por lo que no es posible saber a qué período imputarlos.
Comentarios del SENASA:
Sin Comentarios.
Recomendaciones
Proceder a la realización de conciliaciones bancarias periódicas teniendo en cuenta que se
deberá registrar el pago en el momento en que este se realiza y no contra los movimientos
del extracto bancario. Incluir dentro de las registraciones, el número de cheque utilizado.
Mantener información de los cheques anulados.
III- UEP MENDOZA
Observaciones:
1. Obras
1) Revestimiento Canal MARIENHOFF 2da Etapa y Villa Central 1ra. Etapa
Expediente N° 288.919 – Empresa AQUAPARK S.A.
Inicio Obra: 11/08/03 – Vencimiento del Plazo: 09/10/03.
El Departamento General de Irrigación (DGI) con fecha 01/04/04
estableció
penalidades a aplicar a la empresa. Por cédula del 20/04/04 se le otorgaron 5 días
para el descargo. No se encuentra en el expediente la respuesta de la contratista, ni
la resolución definitiva del expediente.
50
2) Revestimiento Canales NATALIO ESTRELLA y GUSTAVO ANDRE 2da. Etapa
Río Mendoza
Expediente N° 234.167 – Empresa DANILO DE PELLEGRIN S.A.
Con fecha 17/03/04 se establecen multas a aplicar a la empresa. Con fecha 02/04/04
la empresa presenta el descargo a las imputaciones que originan la solicitud de la
mencionada sanción. No se encuentra en el expediente la resolución definitiva.
3) Revestimiento Canal CALINGASTA SEGURA
Expediente N° 234.167 – Empresa DANILO DE PELLEGRIN S.A.
Con fecha 17/03/04, la División Construcciones del DGI establece multas a aplicar
a la empresa. La contratista presenta los descargos correspondientes el 02/04/04.
No se encuentra en el expediente la resolución definitiva del expediente.
2. Control Interno UEP Mendoza
1) El sistema contable no permite la correcta registración de pagos parciales, asigna
directamente los porcentajes de financiamiento de cada una de las fuentes de
fondos. Aún cuando el pago estuviese financiado por sólo una de las fuentes, el
sistema registra los porcentajes estandarizados a las dos fuentes (Banco y aporte
local). En los casos de las obras que se ejecutan con financiamiento del Banco
Mundial no se cumple la exigencia de que el pari passu se mantenga en cada uno
de los pagos. Asimismo, no pudo contarse con registros extracontables que
despejaran la confusión acerca de la magnitud de los aportes financieros de cada
fuente, denotando la debilidad del sistema de administración y contabilidad del
proyecto.
En el mismo sentido, ese mecanismo de funcionamiento provocó una distorsión
en la determinación de los montos ejecutados por fuente en cada ejercicio.
2) Se efectuaron pagos con el financiamiento del Banco Mundial sin observar lo
dispuesto en el ítem 6.6 del Manual de Desembolsos BIRF que estipula que “ En
ninguna circunstancia pueden utilizarse anticipadamente los fondos de la cuenta
especial aduciendo que los fondos de contrapartida para sufragar la proporción de
los gastos correspondientes a los prestatarios estarán disponibles en breve.”
3) En la realización de pagos parciales no se aplicó un criterio uniforme respecto a
51
los plazos de cancelación de las obligaciones que aseguren la equidad entre todos
los acreedores a los efectos de que se eviten preferencias en la administración de
la discrecionalidad decisoria otorgada a la UEP.
4) Las transferencias de las Cuentas BID y BIRF a la Cuenta Corriente Aporte
Provincial si bien corresponden a obligaciones asumidas, éstas no son canceladas
inmediatamente, el mantenimiento de los fondos en dicha cuenta atenta contra la
clara identificación de los orígenes del financiamiento que se utilizan para cada
pago. A partir de la utilización de este mecanismo de funcionamiento, no se
garantiza el cumplimiento del Manual de Desembolsos BIRF, punto 6.6 que
dispone que “la cuenta especial sólo puede utilizarse para la proporción del
financiamiento correspondiente al Banco.”
5) El sistema de pago de la provincia no contemplaba el Aporte Local en el
presupuesto general del Ejercicio. Al no realizarse la imputación presupuestaria
preventiva de cada uno de los certificados en el origen del circuito (DGI), al
momento de la realización del pago por parte del Ministerio de Hacienda no había
fondos destinados a tal efecto. El tiempo transcurrido hasta la detección de esta
falencia en el diseño de los procedimientos afectó el gerenciamiento del proyecto
al producir demoras innecesarias.
6) En el funcionamiento de la UEP durante el ejercicio 2003 no se distinguían
claramente funciones que facilitaran la correcta asignación de tareas y
responsabilidades con lo que se afectaba el control interno del organismo.
7) Por Decreto Provincial 1765/03, mediante el cual se produjo una reducción de los
montos pagados a los consultores, se rindió lo efectivamente pagado quedando
pendientes de rendición los saldos de los anticipos originales cursados por la
UEC. La persistencia en la utilización de este mecanismo en el tiempo promovió
el incremento de dichos saldos, sin que consten reclamos oportunos, ni se hayan
tomado medidas para regularizar la situación por parte del Proyecto (UEC y
UEP).
8) En el período analizado se registraron contratiempos en la relación del proyecto
con los proveedores debido a retrasos en los pagos. Las deficiencias en el sistema
52
de administración obstaculizaron el circuito normal de financiamiento al
acumularse los saldos pendientes de rendición y la falta de presentación en tiempo
y forma de las justificaciones y correspondiente solicitud de fondos.
9) No se observa una compatibilización ajustada entre el sistema de contabilidad del
PROSAP y la contabilidad presupuestaria de la provincia. En este sentido, se
verificó la falta de adecuación del sistema del PROSAP a las necesidades de
nuevas aperturas dentro del Plan General de Cuentas que permita el seguimiento
de cada obra y de cada prestador de servicios. Esta falencia limitó las
posibilidades de efectuar las rendiciones de acuerdo a lo establecido por el
reglamento operativo, o sea, no excediendo el plazo máximo para la rendición de
30 días después de los pagos.
10) La ausencia de procedimientos y rutinas formalizadas permitió que se hayan dado
hechos en los cuáles existen recibos de cobro de los proveedores con una fecha
anterior a la orden de pago.
11) Se visualizaron demoras entre la generación del hecho (la aprobación de los
informes de los consultores o los certificados de las obras) y la solicitud de
anticipos de fondos. También se han visto demoras de los trámites en algunas
oficinas una vez que el DGI envía a la EPAF la solicitud de liquidación a los
consultores y/o contratistas de obra y de allí a la UEP para su pago.
12) Se advirtieron demoras en la aplicación de los recursos para el pago de los gastos
para los que fueron solicitados. Al cierre del ejercicio se mantenían pendientes de
rendición transferencias a la Provincia por el total de los certificados y que
permanecían como deudas con los contratistas.
13) Existen demoras en la realización de las rendiciones que excedieron los plazos
indicados en el Manual Operativo a tales efectos.
14) Inventario de bienes y equipos:
No se tuvo constancia de la documentación respaldatoria que avale las
transferencias de los bienes y equipos adquiridos por la UEP a las distintas
dependencias provinciales.
53
Comentarios de la UEC
1. Obras
Los antecedentes se encuentran para resolución del Área Legal del DGI.
2. Control Interno UEP Mendoza
1) El Sistema de Información Financiera (SAF) produce una distorsión en la
información. Se toma en cuenta la observación y a fin de evitar futuros
inconvenientes se implementará un nuevo sistema.
2) Se ha tomado nota de la observación y a fin de evitar que se reitere en el futuro la
situación la EPAF Mendoza ha procedido a una reestructuración de los equipos
financieros contables, adecuando los procedimientos al Manual de Desembolsos
BIRF.
3) Se ha tomado nota de la observación, no obstante se destaca que el error no
redundó en perjuicio de los acreedores del Proyecto.
4) De acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos del PROSAP en el
punto 6.3.f se habla de la apertura de una Cuenta Especial Provincial para
PROSAP, de todas formas no habría inconvenientes en la apertura de 2 cuentas
corrientes bancarias a los fines de tener una cuenta especial por Banco.
5) En el Presupuesto 2004, se ha contemplado el aporte local, a través de la
imputación de partidas presupuestarias para atender estas obligaciones. Las
mismas serán financiadas con el Fondo de Infraestructura Provincial (FIP) – 103,
conforme al análisis estimativo de la ejecución para este año, según los Planes
Operativos Anuales.
6) El Coordinador General de la EPAF al asumir sus funciones ha procedido a
reestructurar este organismo, para facilitar la correcta asignación de tareas y
responsabilidades. A la brevedad se remitirá el nuevo Organigrama, Manual de
Funciones y Procedimientos.
7) Se ha acordado con la UEC que la Provincia devolvería dichos fondos pendientes
de rendición.
8) a 13) Estas observaciones vinculadas a la ausencia de procedimientos, demoras
entre la generación del hecho y la solicitud de anticipo de fondos, en la aplicación
54
de los recursos para el pago de los gastos y en la realización de rendiciones
excedían los plazos, han sido contemplados para la reestructuración de la Unidad
Ejecutora Provincial a la que se hizo referencia en el punto 6).
14) La EPAF Mendoza está en un proceso de relevamiento y conciliación de las
registraciones con la distintas UEPs de los bienes adquiridos, parra efectuar con
posterioridad, las Resoluciones del Ministerio de Hacienda de la Provincia de
traspaso de los mismos.
Recomendaciones:
1. Obras.
Atento que las empresas involucradas realizan habitualmente trabajos en el DGI se
deberá dictaminar a la brevedad a fin de resolver la situación de los involucrados y su
futura participación en nuevas licitaciones.
2. Control Interno UEP Mendoza
1) Que el nuevo sistema contemple y se adapte a las necesidades de cada jurisdicción
que integre el programa.
2) Ajustarse a lo dispuesto a la normativa del Banco.
3) Al realizar pagos parciales asegurar la equidad en los mismos.
4) Mantener en cuentas separadas (BID; BIRF) los anticipos remitidos desde la UEC
hasta el momento de realizar el efectivo pago a los efectos de una sencilla
identificación como así también de su correcta conciliación.
5) Verificar anualmente que se contemple en el Presupuesto el aporte local.
6) Establecer con claridad las misiones y funciones de la UEP conforme la normativa
del Proyecto.
7) Proceder a la devolución de los fondos excedentes como consecuencia de la
aplicación del Decreto Provincial 1765/03.
8) a 13) Idem punto 6).
14) Actualizar la información relacionadas con el traspaso de los bienes adquiridos a
las distintas dependencias.
55
IV- UEP CHUBUT
1. Control Interno
Observaciones:
1) Se pudo verificar que parte de la documentación no se incluye en los expedientes
originales revisados en la UEP. No obstante, si bien los legajos archivados en la
UEC no se encuentran ordenados cronológicamente, allí constaban las notas
faltantes.
2) La Entidad de Programación de Desarrollo Agropecuario (EPDA) no cuenta con un
inventario de los bienes adquiridos en el marco del Proyecto.
3) Se pudo verificar que los vehículos no cuentan aún con un seguro total, únicamente
por “Responsabilidad Civil”, siendo que se utilizan para una actividad de alto
riesgo.
Comentarios de la UEP:
Se ha tomado conocimiento de las observaciones y se comunica que:
1) Sin comentarios.
2) Se procederá a elevar a la mayor brevedad posible el inventario de la Dirección
General de Bosques donde conste el alta del equipamiento adquirido en el marco
del Proyecto. La EPDA remitió al PROSAP la nota N° 035/04 explicando las
razones que impedían poner a disposición de esa auditoría, al momento de su visita,
el inventario y destacando el compromiso a solucionar el inconveniente a la
brevedad.
3) Se solicitará a la Dirección General de Bosques en este caso la “ampliación” de la
cobertura del seguro de responsabilidad civil con el que hoy cuenta para la
protección de las camionetas adquiridas.
Recomendaciones:
1) Implementar un sistema de archivo que posibilite mantener toda la documentación
referidas a los expedientes en un mismo cuerpo foliado.
2) Mantener actualizado el inventario de los bienes adquiridos por el Proyecto.
56
3) Ampliar la cobertura del seguro de las camionetas teniendo en especial
consideración el uso para el cual se las destina.
2. Compra de vehículos (3 camionetas 4x4).
Observaciones:
a) Selección del procedimiento Licitación Privada B-49-E-05/02.
1) Se pudo verificar que el importe presupuestado al momento de solicitar la
adquisición (18/09/2002) se encontraba al limite de obligar a la Dirección
General de Bosques y Parques a realizar una Licitación Pública Nacional.
Asimismo, al momento en que la UEC aprueba la adquisición (nota 61/2003 del
14/01/2003) la moneda nacional ya se había revaluado de forma tal que el
presupuesto medido en moneda extranjera (dólar a 3,60 fijado s/ borrador del
pliego) superaba el límite de USD 100.000.- fijado por el Manual de
Procedimientos Operativos del PROSAP, por lo que la UEC no debió convalidar
la realización de una Licitación Privada.
2) No se respetaron los limites señalados por el Manual de Procedimientos
Operativos del PROSAP ni las recomendaciones del BID que obligan a
seleccionar el procedimiento más exigente en caso de que el monto
presupuestado se encuentre cerca del límite.
3) No se consideró la exigencia de agrupar adquisiciones con el fin de planificar
eficientemente varias compras (se adquirieron otros vehículos).
4) Además la UEC no solicitó al BID la no objeción –en este caso lo debía hacer
por única vez- para dar el primer paso del proceso, tal como lo establece el punto
1.16 del Apéndice 9 (vi) del Manual de Procedimientos Operativos mencionado
en el punto 2. Se pudo verificar que en las demás adquisiciones – inclusive de un
presupuesto menor- sí se solicitó la no objeción al Banco.
b) Elegibilidad
El BID en su nota CAR 1148/04 del 10/03/04 considera que el procedimiento
constituye un concurso privado de precios y como debió realizarse una Licitación
57
Pública Nacional no considera elegible el gasto. Por Nota CAR 3188/04 de fecha
01/07/04 el BID revierte la situación planteada otorgando la “no objeción” al gasto.
c) Publicación
No se publicó el aviso exigido por el Manual de Procedimientos Operativos en su
Apéndice 11 Cuadro VI.2. Igualmente la UEC otorgó la no objeción “en forma
excepcional”, siendo que el cumplimiento del principio de publicidad es básico para
considerar el procedimiento bajo la figura de una licitación privada.
d) Debido proceso
La empresa que presentó el precio más económico sufrió el rechazo de su oferta por
errores que se pueden considerar subsanables, además la Dirección General de
Bosques y Parques contesta una aclaración sustancial del mencionado oferente con
posterioridad a la adjudicación. No se respetó el principio de debido proceso ni el
de economía, apartando al oferente por el incumplimiento de aspectos formales y
no sustanciales.
Se pudo verificar que la empresa adjudicada solicitó una prórroga de 10 días para
entregar los bienes y ésta fue aceptada, por lo que se verifica flexibilidad en
algunos casos y en otros no (no respeta el principio de igualdad).
e) Inspección Ocular
No obstante las medidas de seguridad tomadas por los responsables (colocación de
rejas en las ventanas y candados en las puertas) se pudo verificar que los bienes
situados en la Dirección General de Bosques y Parques – Municipio Trevellin (equipos de radio, fax, mochilas, motoguadañas, borceguíes, etc.), no se encuentran
bien resguardados debido a la precariedad que presenta el edificio.
f) Comunicación
Se verifica una débil comunicación entre los diversos niveles institucionales de
ejecución del PROSAP, especialmente en lo que respecta a la UEC y la EPDA. En
ese sentido y respecto de las adquisiciones, no habría evidencia de la participación
de profesionales con experiencia –brigadistas- al momento de detallar las
especificaciones técnicas de cada licitación, máxime teniendo en cuenta que de la
58
calidad de los recursos adquiridos depende la integridad física de dichos agentes y
de los posibles damnificados por los incendios forestales.
Comentarios de la UEP:
Respecto del trámite de la Licitación Privada B-49-E-05/02. Compra de 3 camionetas
4x4se informa que:
a) Al momento de iniciarse los trámites de adquisición (18/09/04), el monto de la
misma era de USD 97.643.84, estando por debajo del límite de la Licitación
Privada que es de USD 100.000.-. De todos modos en el futuro se tendrá en cuenta
el detalle.
b) No obstante lo antedicho, y con relación a que el BID no considera elegible la
compra efectuada por la licitación, se quiere aclarar que la Provincia cumplimentó
todos y cada uno de los pasos administrativos los que estuvieron aprobados
oportunamente por la UEC, como se puede verificar en el expediente.
c) Se tendrá una mayor presencia en la UEC y una comunicación más fluida.
Aclarándose que si bien no esta documentada la participación de los brigadistas en
el momento de la preparación de los pliegos de adquisición, ellos fueron
responsable junto con la UEP. Asimismo, los brigadistas integraron las comisiones
de evaluación de ofertas.
d) Sin comentarios.
e) Se solucionará la precariedad del edificio situado en Trevelin, donde se guarda
parte del equipamiento. De hecho se ha iniciado el trámite para la construcción de
un nuevo edificio con las medidas de seguridad acorde a las funciones operativas de
la Central de Incendios. No obstante ello y hasta tanto se cuente con el nuevo
edificio se ha dispuesto una guardia permanente por cualquier problema de
seguridad.
f) Se coordinaran las acciones con la Corporación de Fomento del Chubut (CORFO)
Chubut, organismo en el cual funciona la Entidad Provincial de Administración
Financiera (EPAF) a fin de agilizar el ingreso de los fondos provinciales a la cuenta
respectiva para que se pueda pagar en tiempo y forma. Asimismo, se solicitará la
59
implementación de un mayor control de los adelantos recibidos y los pagos
efectuados.
Se reconoce que al estar el Servicio Administrativo dependiendo de otro Organismo
se producen inconvenientes que escapan a la posibilidad de solucionarlos por medio
de esta Coordinación. No obstante ello se informa que se ha girado a la Honorable
Legislatura Provincial un proyecto de modificación de la Ley que ordenó en su
momento la creación del Servicio Administrativo (EPAF) en CORFO, Organismo
que funciona fuera del ámbito del Ministerio de la Producción del cual depende la
EPDA.
Recomendaciones:
a) Selección del procedimiento de las Licitaciones
Tener en consideración al momento de efectuarse los llamados a licitación los
limites establecidos en las normas de adquisiciones, en particular en aquellos casos
en que los mismos se encuentren al borde de los límites establecidos en cuyo caso
se deberá tomar los resguardos necesarios a fin de no incurrir en casos como los
aquí planteados.
b) Elegibilidad
Dejar fehacientemente documentada la aprobación de los procedimientos.
c) Publicidad
Cumplir con los procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos
Operativos en su Apéndice 11 Cuadro VI.2.
d) Debido Procesos
Tomar en consideración las disposiciones que en materia de adquisiciones se
encuentran establecidas en la normativa del Proyecto.
e) Inspección Ocular
Realizar el seguimiento de las medidas de seguridad de los bienes guardados en el
edificio de Trevelin y continuar con los trámites tendientes a lograr un nuevo
edificio.
60
f) Comunicación
Mantener una comunicación fluida con la UEC y mantener constancia de la misma.
Asimismo, se deberá documentar la participación de los sectores interesados en las
adquisiciones.
BUENOS AIRES, 1 de julio de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
61
DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATOS DE PRESTAMO N° 899/OC-AR BID Y 4150-AR
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria del proyecto
abiertas en el Banco de la Nación Argentina;
- análisis de la metodología utilizada para la adquisición y contratación de obras;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes (BID, BIRF y local) y
el 69,01 % de las aplicaciones de fondos, conforme se detalla seguidamente:
62
Concepto
Bienes y Equipos
Obras Civiles
A. T. y Consultores
Capacitación
Costos Recurrentes
Ejecución de Convenios
Gastos Financieros
TOTAL
APLICACIONES
Total
% Universo
En $
1.003.086,76
1,96
19.894.513,74
38,95
2.690.499,29
5,27
400.853,64
0,78
748.789,15
1,47
10.119.868,38
19,81
16.223.384,83
31,76
Muestra
%Muestra
En $
808.643,24
80,62
13.736.349,00
69,05
2.022.739,04
75,18
108.657,35
27,11
203.263,60
27,15
2.147.964,14
21,23
16.223.384,83 100,00
51.080.995,79
35.251.001,20
100,00
69,01
Sobre el particular corresponde aclarar que, dada la dispersión geográfica de los gastos
involucrados, se realizó un muestreo para su análisis orientado hacia la comprobación del
cumplimiento de los procedimientos implementados por el Programa.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Asimismo cabe destacar la colaboración de la Unidad de Coordinación del Programa para el
desarrollo de esta auditoría, facilitando la realización de las tareas de campo.
BUENOS AIRES,1 de julio de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
63