2004_147info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera
complementaria al 31/12/03 que se detallan en el apartado I- siguiente, correspondientes al
“Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR, suscripto el 26
de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada
al efecto, en el ámbito de la Secretaría de Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana
Empresa del Ministerio de Economía y Producción.
Con fecha 15/06/2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el período comprendido
1
entre el 1° de enero de 2003 y el 31 de diciembre de 2003, expresado en dólares
estadounidenses.
b) Estado de Inversiones al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses.
c) Notas (1 a 9) a los Estados Financieros que forman parte integrante de los estados
precedentes.
d) Información Complementaria:
- Estado de Situación Patrimonial al 31/12/03, expresado en pesos .
- Notas (1 a 4) a la Información complementaria.
- Conciliación del Fondo Rotatorio
Los estados financieros con información complementaria fueron presentados a esta
Auditoria por la UEP el 19/02/2004, complementándolos con los ajustes propuestos con
fecha 13/09/04 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros
a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 11/06/03 y el 23/07/03, y el
13/09/04, fecha en que fueron recibidos los estados financieros ajustados según las
observaciones efectuadas por esta Auditoría.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
2
II-
ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en Nota 8 –Otros Aportes- a los estados financieros a efectos de una
exposición más clara de los fondos transferidos, utilizados y en poder del Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) en el presente ejercicio se ha procedido a
unificar las líneas expuestas en el Estado citado en I- a) precedente.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información
financiera complementaria detallados en el apartado I-, exponen razonablemente la
situación financiera del “Programa Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa al 31/12/03, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contables-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo N° 1206/OC-AR.
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2004.
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE JUSTIFICACION DE DESEMBOLSOS
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los Estados Financieros por el ejercicio finalizado el
31/12/03 correspondiente al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa”, llevado a cabo a través de la UEP creada al efecto, en el ámbito de la Secretaría de
Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Economía y
Producción, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
1206/OC-AR, suscripto el 26/03/00 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso, al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses.
Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora del Proyecto y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
4
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de documentación respaldatoria verificación de la elegibilidad de los gastos y
demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en el apartado I-,
correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar las justificaciones de gastos y
los Desembolsos relacionados, emitidos y presentados al Banco Interamericano de
Desarrollo (BID). durante el ejercicio finalizado el 31/12/03 de conformidad con los
requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR BID suscripto el
26/03/00.
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2004.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
DE LA POLÍTICA COMERCIAL EXTERNA”
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoria General de la Nación sobre los
estados financieros e información complementaria al 31/12/03, correspondientes al “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, cuya ejecución se encuentra a
cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada al efecto, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR,
suscripto el 26 de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
a)
Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 5.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/03 ascendió a USD 976.900,78 incluyendo la
suma de USD 23.000.- correspondientes al fondo de inspección y vigilancia abonados con
los recursos del financiamiento del BID. Los desembolsos que se han registrado por parte
del BID en el ejercicio que nos ocupa fueron los siguientes:
6
Nº de Solicitud
Fecha de acreditación
2
14-04-2003
122.149,00
3
13-08-2003
35.926,57
5
08-10-2003
152.599,05
6
20-10-2003
145.886,08
7
22-12-2003
167.129,62
8
22-12-2003
270.032,46
Total:
b)
USD
893.722,78
Cláusula 1.04: Recursos adicionales por USD 3.000.000.-.
El monto de los recursos adicionales aportados y acumulados por el prestatario al 31/12/03
asciende a USD 1.008.057,50 (no incluye el pago por comisión de créditos e intereses del
préstamo por USD 90.974,59).
c)
Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida. Cabe aclarar que los intereses correspondientes a los vencimientos 26/03/03 y
26/09/03 ascendieron a USD 1.990,15 y USD 5.940,82, respectivamente.
d)
Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Al 31/12/03 el BID se cobró de la cuenta del préstamo USD 23.000.- por este concepto (en
el ejercicio USD 3.000.-).
e)
Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. Cabe aclarar que la comisión de crédito del año 2003 ascendió a un monto neto
de USD 8.963,27 correspondiente a los vencimientos 26/03/03 y 26/09/03 que se
conforman por un saldo a favor del Programa de USD 8.795,02 y un cargo de USD
17.758,29 respectivamente.
f)
Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de fondos.
Cumplida.
7
g)
Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
Las solicitudes de justificaciones de fondos en el período con cargo al financiamiento BID,
fueron las siguientes:
Nº de Solicitud
Fecha
USD
3
13-08-2003
35.926,57
4
08-10-2003
47.359,46
5
20-10-2003
152.599,05
6
22-12-2003
50.886,08
7
22-12-2003
167.129,62
Total:
h)
453.900,78
Cláusula 3.04: Plazo para la ejecución y desembolso (26/06/03).
Parcialmente cumplida. Mediante nota CAR 1004/2003 del 27/03/2003 el Banco otorgó
una prórroga para el último desembolso hasta el 26/06/2005 y el período de ejecución hasta
el 26/03/05. Respecto a la ejecución del proyecto, cabe tener en cuenta los señalamientos
expuestos en Nota 1 –Actividades del Programa- a los estados financieros, en la cual se
describe, párrafos 6 a 11, el bajo grado de avance del Proyecto, opinión compartida por las
autoridades del Banco y del propio Programa.
i)
Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida en términos generales. Las observaciones particulares se exponen en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
j)
Cláusula 4.03: Reconocimiento de gastos.
Cumplida. No se imputaron gastos anteriores a la fecha de contrato de préstamo con cargo
a la contrapartida local.
8
k)
Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida en términos generales. Las observaciones particulares se exponen en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
l)
Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes.
Cumplimiento del Capítulo VII de las normas generales:
a) Artículo 7.01 Control interno y registros:
Cumplido. El BID mediante nota CAR 715/2001 del 28/02/01 manifiesta que se ha
aprobado el Plan de Cuentas.
b) Artículo 7.03 (a) (i) Informes semestrales relativos a la ejecución del Proyecto:
Cumplido. Los informes correspondientes al quinto y sexto semestres de 2003 fueron
presentados al BID el 18/09/03 y el 29/03/04 y aprobados mediante notas del BID
CAR-5361/2003 del 23/09/2003 y CAR-1450/2004 del 29/03/2004 respectivamente.
m)
Cláusula 6.03 Anexo A: Plan anual de mantenimiento de bienes adquiridos.
Cumplida. Con fecha 28/03/2003 se presentó al Banco. Según nota CAR 1672/2003 del
28/03/03, éste da por aprobada la cláusula que nos ocupa.
n)
Artículo 6.04 b): Recursos adicionales.
Cumplida. Por presentación efectuada por la UEP el 13/02/2003 y aprobado por el BID
según nota CAR-791/2003 del 14/02/2003.
o)
Cláusula 7.02 Anexo A: Plan anual operativo.
Cumplida extemporáneamente. Se presentó el Plan Anual Operativo (PAO) del 2003 con
fecha 20/02/2003 y es aprobado por el Banco por nota CAR 1219/2003 del 10/03/2003.
9
p)
Cláusula 7.03 Anexo A: Evaluación intermedia.
No cumplida. El Banco por nota CAR 6118/2003 del 14/11/2003, acusa recibo del pedido
de prórroga de 9 (nueve) meses (vencimiento 30/06/04), e informa que fue elevada a
consideración de las autoridades pertinentes del Banco su aceptación.
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2004.
10
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/03)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2003, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa”, han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP),
que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Con fecha 15/06//2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1. CONTROL INTERNO
Observación: Se mantiene lo expuesto oportunamente en cuanto a la no existencia de una
adecuada distribución de funciones a fin de asegurar un control por oposición, en el uso de
fondos, su contabilización y la realización de conciliaciones bancarias.
11
Comentario de la UEP:
Se reitera lo expuesto el ejercicio anterior: “Entre el 8 y el 12 de Julio de 2002 tuvo lugar
una Misión de Administración del Préstamo, en la que la UEP puso de manifiesto la
situación y, propuso un organigrama que contemplaba la separación de las funciones
observada. A la luz de la experiencia en la ejecución del Proyecto y de las actividades
acordadas en el Plan de Acción, el Banco recomendó sólo la contratación de un
especialista en adquisiciones y contratos, así como la designación de un Coordinador por
Componente, cuyas contrataciones se realizarían en el mes de septiembre de 2002 (Punto
23 del ayuda Memoria).
Las contrataciones aprobadas fueron llevadas a cabo en los tiempos previstos, de modo que
la actual estructura de la Unidad Ejecutora del Programa y distribución de funciones
responde a la aprobada por el Banco.”
Es importante destacar que desde Junio de 2003, la aludida falta de una adecuada
distribución de funciones fue contrarrestada por una supervisión directa del proceso de
pagos y rendición de gastos por parte de la Coordinación Administrativa de la Secretaría,
que continuará llevándose a cabo en el futuro.
Se considera que la UEP ha mantenido un sistema de administración financiera y de
control interno capaces de proveer razonable seguridad sobre el manejo transparente de los
recursos del proyecto.
No obstante, a los efectos de subsanar la observación y asegurar un correcto control por
oposición recomendado por las prácticas en la materia, el Organismo Ejecutor , a partir del
1° de Julio de 2004, con motivo de la renovación de contrataciones, procedió a separar las
funciones de Pagos de las de Contabilización y Conciliación.
Para ello, modificó los Términos de Referencia correspondientes al Responsable de
Contabilidad y Finanzas, eliminando las actividades que se detallan a continuación:
11- Verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para la liberación de los pagos:
facturas, remitos, informes, etc.
12
12- Confeccionar las Ordenes de Pago y cheques y/o transferencias bancarias para la
cancelación de pasivos contraídos por el Programa. Elevar los mismos al Coordinador
General para la firma.
13- Mantener el archivo de los legajos de pago.
Las actividades arriba citadas son llevadas a cabo por personal de la Secretaría de
Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana Empresa asignado específicamente a las
mismas, y que en la práctica fue capacitado en la operatoria durante los meses de mayo y
junio próximo pasado.
El costo de dicho personal será asumido por la Secretaría, en su carácter de Organismo
Ejecutor, no generando erogación alguna para el Proyecto.
De este modo se considera que se logrará el ambiente de control interno exigido por AGN
sin incrementar la participación de la categoría de inversión “Gerencia y Administración”
en la Matriz de Costos del Proyecto, factor tomando en consideración por la Misión de
Administración llevada a cabo por el BID.
Recomendación:
Mantener un eficiente ambiente de control interno con una adecuada separación de
funciones conforme las prácticas contables en la materia.
2. CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
Informes:
a) Se observaron algunos casos en los cuales no se verifica la recepción de los informes
parciales y/o finales por parte de la UEP.
b) En varios casos no se deja constancia de la fecha de aprobación de los informes
c) Algunos informes no identifican al responsable que los aprueba (firma sin aclaración).
13
Comentarios de la UEP:
a) La práctica del sellado de los informes será incorporada como parte de los
procedimientos de la UEP para el ejercicio 2004.
b) La observación será incorporada como parte de los procedimientos de la UEP para el
ejercicio 2004.
c) Fueron aclaradas las firmas correspondientes. Los informes se encuentran disponibles
para consulta.
Legajos:
a) En ciertos casos, no constan los cuadros de evaluación de los postulantes (ternas).
b) En varios casos los currículos de los postulantes tenidos a la vista, no consignan la fecha
de emisión.
Comentarios de la UEP:
a) Casos observados en el ejercicio: 1 (uno).
Cabe aclarar que corresponde a una gestión anterior.
b) Casos observados en el ejercicio: ninguno.
Cabe aclarar:
La fecha de emisión de los currículos es la indicada en la nota de conformidad para
participar en el proceso de selección por la que los consultores elevan los mismos.
El caso observado corresponde a un consultor seleccionado en el ejercicio 2002. La
observación ya ha sido efectuada y no es susceptible de ser subsanada superada la
instancia de contratación.
Contratos:
a) En algunos casos las no objeciones del Banco son posteriores a la de inicio de
actividades según el respectivo contrato.
b) En un caso se observa inconsistencia en la redacción de los TOR´s y el plazo del
contrato.
14
Comentarios de la UEP:
a) Casos observados en el ejercicio: 2 (dos).
Cabe aclarar:
La No Objeción a la contratación fue solicitada con fecha 19/03/03, indicándose
expresamente en el pedido que la vigencia de la contratación se extendería del 01/04/03
al 31/12/03, habiéndose cumplido con todos los pasos previos a la contratación, que son
la No Objeción a los Términos de Referencia, y a la composición de la terna por parte
del INTAL.
Si bien la Nota de No Objeción a la contratación posee fecha 04/04/03, se interpretó
que el período de 9 meses aprobado responde a la vigencia solicitada.
b) Sin comentarios.
Recomendación
Profundizar los controles manteniendo archivos completos y ordenados que respalden
el proceso de selección y contratación de los consultores por el Proyecto, como así
también el cumplimiento de las tareas asignadas conforme los términos de referencia
suscriptos entre las partes.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) CONTROL INTERNO
1) La persona encargada de realizar los pagos, durante el ejercicio auditado se encontraba
autorizada para la firma de los cheques.
2) Se entrega dinero de la caja chica para gastos, sin dejar constancia del vale
correspondiente por la suma de dinero entregada, ocasionando ello un faltante de caja
chica al momento de realizar un arqueo.
3) Existen órdenes de pago contabilizadas al cierre, que corresponden a transferencias
bancarias, cuyas autorizaciones (recepcionadas por el banco) son de fecha posterior a
la del cierre del ejercicio.
15
4) Se contabilizó la orden de pago N° 282 por un monto de $ 3.041.- como
“transferencia”, cuando correspondía a la salida de un cheque (N° 60616087).
5) La orden de pago N° 30293, se encuentra anulada y vuelta a confeccionar con el mismo
número.
6) No se respeta correlatividad numérica de cheques en la contabilización.
7) Los formularios de órdenes de pago, no se encuentran con numeración pre - impresa.
8) No se encuentran registradas en el sistema las órdenes de pago anuladas.
9) Los cheques anulados no se encuentran correctamente archivados manteniéndolos en
un mismo archivo y siguiendo una correlatividad, se encuentran dispersos en distintas
órdenes de pago y otros adjuntos a las chequeras.
10) En ningún caso las órdenes de pago indican que han sido contabilizadas.
11) Las facturas abonadas no indican el número de rendición en la que se ha justificado el
gasto ante el BID.
12) Se emiten órdenes de pago, siguiendo la misma numeración, para aquellas que reflejan
pagos efectuados en forma directa por PNUD, encontrándose archivadas en forma
separada de aquellas que reflejan un pago directo efectuado por la UEP, lo cual no
permite su seguimiento en forma correlativa.
Comentarios de la UEP:
1) La persona encargada de los pagos fue contratada para dicha función a partir del 1 de
abril de 2003 y su firma fue habilitada para la suscripción de cheques ante las
entidades bancarias a partir del mes de junio por motivos operativos.
Es importante señalar que el régimen de firmas es de dos o más en forma conjunta
como norma de control interno y que, desde el citado mes de junio de 2003 se
implementó una supervisión directa del proceso de pagos y rendición de gastos por
parte de la Coordinación Administrativa de la Secretaría.
Adicionalmente, y como paso previo al proceso de reestructuración de funciones a que
se hace referencia en el comentario a la Observación 1 del Acápite A del presente
Memorando, dicha firma fue dada de baja de la cuenta operativa del Proyecto en el
mes de mayo de 2004.
16
2) Previo al comienzo del arqueo de la Caja Chica por personal de la AGN el responsable
de la misma aclaró que existía un faltante de $ 6.- que habían sido entregados al
personal de cadetería de la Secretaría para la adquisición de artículos de librería,
ubicada en las inmediaciones de las oficinas del Proyecto y que serían rendidos en el
día.
Se consideró que la emisión de vales no era necesaria atento a:
• la envergadura de los gastos pagados a través de la Caja Chica: ningún pago puede
exceder del equivalente a 50 dólares;
• los mismos son rendidos dentro de las 24 horas;
• el volumen de operaciones es sumamente bajo: 46 operaciones en 6 meses por un
total de $ 1.371,40.
3) Sin comentarios.
4) Tanto la Autorización de Pago como el Libro Bancos indican que el medio de pago
fue cheque.
El error se encuentra en la descripción del asiento contable, que si bien fue detectado
no pudo ser corregido ya que el Sistema UEPEX no permite la modificación de
asientos y, por otra parte, no se consideró pertinente hacer un asiento para anular este
y un nuevo asiento con la leyenda correcta.
5) Durante el ejercicio 2003 las órdenes de pago fueron emitidas en forma manual. Se
consideró pertinente conservar la documentación anulada como respaldo.
En el ejercicio 2004 se procedió a la implementación de los Módulos de Gestión del
Sistema UEPEX que no posibilitará esta situación.
6) La recomendación será tomada en consideración en el futuro
7) La numeración pre-impresa no es compatible con el Sistema.
8) Durante el ejercicio 2003 la anulación de las autorizaciones de pago fue registrada en
libro bancos unicamente.
9) Dos cheques rechazados se encontraban archivados en la chequera terminada, el resto
en el bibliorato de Autorizaciones de Pago.
17
La recomendación será tomada en consideración en el futuro.
10) A partir de Julio de 2004 se incorporará un sello “Contabilizado” en las
Autorizaciones de Pago que evidencie su registración.
Es de señalar que, implementado el Módulo de Gestión del Sistema UEPEX la
Autorización de Pago emitida por el sistema será evidencia por sí misma de la
registración ya que la generación del asiento contable correspondiente es automática.
11) A partir del ejercicio 2004 se ha colocado sello a la totalidad de las Autorizaciones de
Pago indicando Nro. de Solicitud de Desembolso en la que fue incluida y fecha de la
misma.
Se procedió de similar forma con el ejercicio 2003, encontrándose a su disposición los
biblioratos de Autorizaciones de Pago para que puedan corroborarlo.
12) (Respuesta no procedente).
Recomendación:
Mantener un adecuado y eficiente ambiente de Control Interno. Segregar las funciones
de quien paga en relación con quien está autorizado para la firma de los cheques.
Resulta de un buen control interno mantener un adecuado control de los valores en caja,
sustentando todos sus movimientos, independientemente de los montos involucrados.
Las registraciones contables deben reflejar la realidad de los hechos económicos.
Para mantener un eficiente ambiente de control interno, entre otros procedimientos se
recomienda el de utilizar órdenes de pago con la numeración pre-impresa a fin de un
correcto control de correlatividad.
Realizar las registraciones de todas las operaciones en el sistema utilizado para el proyecto.
Mantener un registro de cheques anulados y su correspondiente archivo en forma
cronológica.
18
3) DISPONIBILIDADES
a) Bancos
Observaciones:
1. Los cheques N° 60616094 y 60616100 por $722.- y $3.041.- respectivamente, se
encontraban en cartera (sin entregar al beneficiario) al cierre del ejercicio.
2. No
se
encuentran
registrados
contablemente
los
cheques
anulados
(60616091/92/93/95/97/99).
3. El formulario donde se confecciona la conciliación bancaria de las distintas cuentas
no indica en que fecha se realizó la misma.
Comentarios de la UEP:
1. Sin comentarios.
2. Los cheques indicados fueron anulados. La anulación de los mismos fue registrada
en el libro Bancos.
A partir del ejercicio 2004, con la implementación del Sistema UEPEX con todos sus
módulos, se generarán asientos contables por los cheques anulados.
3. A partir de Julio de 2004 se indicará la fecha de confección en las conciliaciones
bancarias.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos, conciliar periódicamente la información a
efectos de, en caso de corresponder poder realizar los ajustes pertinentes.
b) Caja Chica
Observaciones:
1. No se ha registrado lo que realmente se mantiene disponible en la caja, sino los pesos
que representan los USD 500.- (monto constituido de la caja chica).
2. No se sigue el criterio normado en materia de caja chica, para su manejo y
19
registración, asignándole un monto en dólares, lo cual genera una diferencia de
cambio inexistente.
Comentarios de la UEP:
1. De acuerdo. El segundo ajuste ha sido efectuado por $ 236,25.
2. A través de la Revisión “I” del Proyecto aprobada el 8 de abril de 2003 – Punto E –
Insumos se establece la apertura de una Caja Chica de U$S 500 por mes para
solventar gastos menores del Proyecto.
El procedimiento de reposición fue consultado con PNUD y es el habitualmente
seguido por los Proyectos.
Recomendación:
Se deberá exponer al cierre del ejercicio el saldo disponible en caja chica, lo que
sumado a los gastos registrados posteriores a la última reposición, tendrá que ser igual
al monto autorizado para la constitución de la misma.
4) CONSULTORES
Observaciones:
1.
En un caso, el período de las actividades a desarrollar por el consultor expresado en
los TOR´s del contrato 203/2003, excede el de los términos del contrato.
2.
En algunos casos los informes de avance y/o finales presentados no poseen fecha de
presentación y/o aprobación.
3.
En algunos casos los informes de avance y/o finales presentados no poseen sello de
recepción de la UEP (Unidad Ejecutora del Proyecto), no se aclaran las firmas
autorizadas de su aprobación.
4.
Los currículos de los ternados no poseen sello de recepción de la UEP (Unidad
Ejecutora del Proyecto).
5.
En un caso, el comprobante del tramite de antecedentes personales se encontraba
20
vencido a la fecha de presentación.
6.
En dos casos la fecha del contrato es anterior a la de “no objeción” del Banco:
Fecha de contrato: 01/04/03
Fecha no objeción: 04/04/03
7.
En un caso la evaluación de desempeño del consultor individual no posee fecha.
8.
En un caso la constancia de inscripción ante el Organismo Fiscalizador (AFIP)
tenida a la vista es provisoria (con vencimiento el 11/07/01) la misma no posee
firma del consultor.
9.
En un caso la planilla de selección de consultores individuales, no posee fecha.
10. En un caso la evaluación de desempeño del consultor no indica la condición (más
que satisfactorio, satisfactorio, menos que satisfactorio) respecto del desempeño
del mismo.
11. En algunos casos el tipo de cambio expresado en las justificaciones al BID
correspondiente a los honorarios abonados no coincide el de Banco Nación (del día
anterior al de la operación).
12. En dos casos no se tuvo a la vista el informe de avance que debió presentarse
según los TOR´s del contrato.
Comentarios de la UEP:
1.
Se acepta la observación. Cabe aclarar que dicha contratación se realizó durante un
gestión anterior.
2.
Se acepta la observación. La práctica del sellado de los informes será incorporada
como parte de los procedimientos de la UEP para el ejercicio en curso.
La aprobación del Informe de Resultados N° 1 no consta en el mismo informe.
Los Informes de Resultados N° 1 y 2 debían ser presentados conjuntamente el
17/02/2003 como condición para la liberación del 1° pago previsto en el
Cronograma del Contrato de Locación de Obra.
21
Mediante Nota Nro. 361 /UEP el Coordinador Ejecutivo de la Unidad Ejecutora
Central del Ministerio de la Producción solicitó la modificación de un párrafo del
Informe como condición para la liberación del correspondiente pago. En la misma
fecha la consultora responde a la solicitud, tras lo cual le fue abonado el honorario
pactado.
3.
Fueron aclaradas las firmas correspondientes. El informe se encuentra disponible para
consulta.
La práctica del sellado de los informes será incorporada como parte de los
procedimientos de la UEP.
4.
Se acepta la observación. La recomendación será incorporada como procedimiento de
la UEP junto con los indicados por el BID en el ejercicio 2004.
5.
(Respuesta no procedente).
6.
Se acepta la observación. Cabe aclarar que la No Objeción a la contratación fue
solicitada con fecha 19/03/03, indicándose expresamente en el pedido que la vigencia
de la contratación se extendería del 01/04/03 al 31/12/03, habiéndose cumplido con
todos los pasos previos a la contratación, que son la No Objeción a los Tors, y a la
composición de la terna por parte del INTAL.
Si bien la Nota de No Objeción posee fecha 04/04/03, se interpretó que el período
de 9 meses aprobado responde a la vigencia solicitada, ya que entre una fecha y
otra existen sólo 4 días de diferencia, y se trató de una demora del Banco fruto de
sus tiempos administrativos.
7.
Se ha subsanado la omisión, ya que las Evaluaciones de Desempeño han sido
elaboradas el último día de contrato del consultor. La documentación se encuentra
a disposición para consulta.
8.
Se acepta la observación. Si bien el consultor presentó una constancia de CUIT con
vencimiento 11/07/01, y a la fecha de contratación no se encontraba disponible el
servicio en internet de constancias online de la AFIP, se solicitó al consultor la
22
presentación de otra documentación que acreditara su inscripción.
9.
Será tenido en cuenta para las nuevas contrataciones.
10. Se acepta la observación.
11. Los honorarios del mes de noviembre fueron efectivamente pagados el 3 de Diciembre
de 2003. El tipo de cambio utilizado en la Justificación Nro. 7 corresponde a dicha
fecha.
Se informará al Banco que se indicó erróneamente la fecha de pago.
12. Se acepta la observación.
Recomendación:
Resulta de buenas practicas administrativas mantener un adecuado control en la
recepción de la documentación y su posterior archivo.
Mantener archivos completos y ordenados que documenten el proceso de selección,
evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos de los consultores contratados
por el Proyecto.
5) PASANTÍAS
Universidad de Buenos Aires Facultad de Ciencias Económicas:
Observación:
El convenio de asistencia técnica no posee fecha de realización.
Comentarios de la UEP:
La fecha del Convenio de Asistencia Técnica es la misma que la del Convenio Marco
de Pasantías, ya que funciona como un Anexo del mismo.
Recomendación:
Documentar adecuadamente los hechos económicos generados por el Proyecto.
23
6) FIRMAS CONSULTORAS
Estudio Inicial:
1) La firma de la enmienda al contrato original se realizó en forma extemporánea, es decir,
se aplicó retroactivamente:
Fecha de firma de la enmienda al contrato: 07/10/03
Período que comprende:
29/07/03 al 28/10/03
2) No se aclara la firma del responsable de la contratista.
3) La misma hace referencia al contrato PNUD N° 2190/2003 de fecha 28/04/03, solo se
tuvo a la vista un subcontrato de servicios profesionales de la misma fecha, el cual no
posee número de identificación.
Comentarios de la UEP:
1) Se acepta la observación. El período que se le asignó a la enmienda (29/07 al 28/10/03)
se tomó como continuación de la fecha original de vencimiento del contrato origen, si
bien como consta en la correspondiente documentación las gestiones tendientes a llevar
a cabo la enmienda comienzan con posterioridad a la fecha original de finalización del
contrato. Esta actitud se tomó considerando que una enmienda a un contrato debe ser
dentro del período del mismo o a continuación del mismo. Asimismo, es de considerar
que la enmienda no sólo incorpora una nueva actividad sino que prorroga el
vencimiento del contrato hasta el 28/10/03.
2) (Respuesta no procedente).
3) Se acepta la observación. La enmienda se realiza en base a la información proveniente
del Sistema FOMS, en el que fue cargado en su oportunidad, el mismo asigna el número
de Subcontrato mencionado.
Recomendación:
Mejorar los controles al momento de formalizar los actos jurídicos que comprometen a las
partes (contratos/convenio/enmiendas, etc).
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7) JUSTIFICACIONES AL BANCO.
Observaciones:
Orden de Pago 20030162 del 03/09/03 por $ 17.360.-: En la justificación al Banco Nº 6 se
hace referencia erróneamente el comprobante que se abona, en este caso es el Recibo C0167, comprobante que se detalla en la misma justificación por los honorarios de otro
período, correspondía identificar el C-0166.
Comentarios de la UEP:
Se trató de un error de tipeo. El Recibo C 0000-00000167 corresponde al pago del mes
de Septiembre, en tanto que el Recibo C 0000-0000166 corresponde al pago del mes de
Agosto, ambos incluidos en la Justificación Nro. 6.
Recomendación:
Profundizar los controles respecto a la preparación de la información que se remite al
Banco sobre las erogaciones del Proyecto.
8) BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
Concurso de precios Nro. 01/2003, Adquisición de Hardware y Sofware asignado a la
firma Greysand SRL:
1. Según contrato (punto 9.1) se indica que los pagos se deben realizar contra presentación
de las facturas conformadas. En el pago realizado, según orden de pago 20030215 del
09/10/2003 por $ 72.358,87, se abonó el 100 % de lo facturado, no respetándose las
condiciones establecidas de abonar el 70 % al momento de la entrega de los bienes y
presentación de determinada documentación y el saldo del 30% a partir del momento de
la recepción final y conformidad del funcionamiento del equipo, con un tiempo de 30
días siguientes a la fecha del Acta de Recepción definitiva.
2. La Orden de Pago Nro: 20030254 $ 19.784,94 que representa el 70 % de la factura de
la firma Greysand SRL Nro: 0003-00003971, fue imputada en su totalidad con cargo a
25
la cuenta contable "Apoyo General",cuando correspondía afectar a esta, solamente $
9.275.57 y el resto de $ 10.509.37 a "Equipos".
Adquisición de HARDWARE de computación, Abaco SRL, USD 11.850,03:
3. - En la compulsa de precios en que intervinieron exclusivamente tres firmas de la
ciudad de "La Plata" no consta la lista de preselección (lista corta) conforme se
señala en el Capitulo IV -Recursos Físicos del Manual de Gestión de Proyectos
Ejecutados por el Gobierno (cuadro relacionado con las compras de bienes y
suministros desde 1000 hasta 29.999 Dólares, indica que debe haber una lista de
preselección (lista corta) de 3 a 6 posibles proveedores).
- La firma ganadora no está incorporada al sistema de Información como proveedores
del Estado(SIPRO).
- Los dos otros participantes del concurso (Sr. Fianaca Nestor Sergio y el Sr. Holzer
Gerardo Walter), según se desprende de la copia de la "Constancia de Inscripción"
obtenida de la pagina Web de la AFIP, a la fecha de la realización de sus ofertas no
se encontraban registrados como “responsable inscripto” en el Impuesto al Valor
Agregado, tampoco se encuentran incorporados al sistema de Información de
proveedores del Estado.
Comentarios de la UEP:
1. Si bien el pliego establece la forma de pago 70% - 30%, en el caso específico planteado
se trata del pago por la adquisición de software, tipo de adquisición para el que no es
necesario una cantidad de días para la verificación de los bienes recibidos como en el
caso de equipos, por cuanto la verificación es rápida y en algunos casos sólo se trata de
la entrega de licencias, por lo que estos ítems se cancelan en un solo pago a efectos de
no tener carga administrativa innecesaria.
2. Se efectuó el seguimiento de la imputación de todos pagos efectuados a la firma
GreySand S.R.L. En la próxima Justificación de Gastos a remitir al BID se realizará la
reclasificación pertinente y en dicha oportunidad se efectuará el ajuste contable
pertinente.
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3. No podemos adicionar más información que la que la documentación aporta, por
cuanto ninguna de las personas actualmente en la unidad administrativa del proyecto
participó en dicha adquisición.
Recomendación:
1. Cumplir con lo estipulado en el contrato.
2. Prever en el futuro los controles necesarios para evitar reclasificaciones de cuentas.
Conciliar periódicamente la información.
3. Profundizar los controles respecto a las contrataciones efectuadas por el Proyecto,
documentando adecuadamente los antecedentes que las respaldan a efectos de
verificarse la transparencia de los actos
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2004.
27
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
DE LA POLÍTICA COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para
la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- test o prueba de transacciones;
- análisis de antecedentes de contratación de servicios de consultoría;
- circularización de saldos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa;
- conciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
28
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 79 % de las aplicaciones,
expuestas en la información complementaria –Balance general al 31/12/03, expresado en pesos(movimientos del ejercicio), de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría de inversión
Total ejecutado $
% de incidencia
Importe muestra $
% de muestra
Fortalecimiento Institucional de la
656.309,26
37,36
452.914,42
69,00
245.228,46
13,96
175.334,02
71,50
del
212.664,78
12,11
218.641,78
102,80
Costos financieros-Aporte BID/Local
642.431,07
36,57
607.510,70
94,60
1.756.633,57
100,00
1.454.400,92
82,8
SIC-Aporte BID/Local
Articulación de la Política ComercialAporte BID/Local
Gerencia
y
Administración
Programa-Aporte BID/Local
Total
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2004.
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