Distribuído Nº 476/16

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191700-000136-16
Iniciado en 191700 - DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACiÓN DE LA ENSEÑANZA - PSICOLOGiA el 0910512016
Resumen: Informe sobre Etapa 3 SGAE y presentación video.
TIpo de EXPEDIENTE
TrámIte
INFORMES ESPECIALES
INFORMES. ENVIO DE
Está en 191700 - DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACiÓN DE LA ENSEÑANZA - PSICOLOGIA desde 09105120161504
Por mhlnforrnaclón llamar al teléfono 2403 41 25 o 2400 85 55
Int. 250.251.
Pasa a 191160 - SECRETARIA DEL CONSEJO - PSICOLOGIA el 0910512016 15:05
Motivo del pase: Determinar pasos del trámite
Mas datos
Cuerpo
Datos adicionales del expediente
Datos de la Resolución
Organo Decisor
Punto del Orden del Dia
N° Resolución
Fecha
N° Distribuido
N" Repartido
Resumen de la Resolución
Oocumento ingresado al sistema por Silvia Azambuja/SICOLOGIAlUDELAR
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Agenda
•
Fechas importantes
•
Resumen de Etapa 2
•
Modalidad de salida Etapa 3
•
Cronograma
•
Forma de trabajo y comunicación
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SISTEMA DE CJBTlÓN
ADMINlSmATlVA DE LA
ENSEÑANZA
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Forma de trabajo y comunicación
•
Fechas importantes
Equipo funcional < •• > Coordinadores y
funcionarios de 105 servicios.
•
Visitas iniciales a todos los servicios de
Montevideo e Interior.
•
Visitas de seguimiento del cronograma.
•
Seguimiento y comunicación:
•
Salida en producción: 9 de mayo
•
Datos del SGB congelados: 6 de mayo (12:00 hs)
•
Duración de la etapa: 4 meses
https://www.proyectos.udelar.edu.uy
•
Apoyo a través de Mesa de Ayuda
[email protected]
24083901 int. 110
lunes a viernes de 08:00 a 18:00 hs
SBTtMA Ot CoOTIÓN ADHfrmll\AnvA Of. LA [NANlA
TtMA DE CoBOON 1l\AnvA Of LA ANlA
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•
Resumen de Etapa 2
•
Algunos números:
-
Servicios: 26
-
Usuarios capacitados: 1S3
-
Visitas/seguimientos: 47 (en promedio 2 por servicio)
-
Ingresos de estudiantes 2016 en SGAE: 16866
-
Inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs 2016 en SGAE:
28112 insc.carrera 1353 insc.cios 1612 inse ciclos comp.
-
Solicitudes en MEDEA: 577 a partir 21/09/15
-
Materias unificadas: 4363
-
Personas unificadas: 344
-
Funcionalidades de etapa 2: 46
Cronograma de salida
7 al 11 de marzo
Validación de migra de
etapa 3
4 al 22 de abril
Capacitación de etapa 3
26 de abril
Taller de impresión de
escolaridad
9 de mayo
Salida en producción
9 de mayo
Inicio de visitas
9 de mayo a setiembre
Entregar escolaridad por SGAE
9 de mayo a setiembre
Imprimir en SGAE como mínimo
1 escolaridad de los planes
activos (vigente y anterior)
para estudiantes y egresados.
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•
Impresión de escolaridad
Resumen de Etapa 2
•
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Encuesta
-
En cuanto a la capacitación de etapa 2. ¿fue una
buena introducción para comenzar a trabajar en
SGAE?
¿Las visitas y los seguimientos telefónicos fueron
suficientes?
-
En cuanto a la atención a través de mesa de ayuda.
¿fue de utilidad para solucionar los problemas
planteados?
-
Además. ¿el problema fue resuelto en tiempo y
forma?
-
En cuanto a las inscripciones a carrera/ciclo/Cio de
2016 realizadas por SGAE. ¿considera que las
mismas se realizaron con normalidad teniendo en
cuenta el cambio al nuevo sistema?
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•
•
Tareas
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Resumen de Etapa 2
-
Ingreso de estudiantes
-
Inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs
-
Inscripciones por cambio de plan
-
Egresos
-
Expedientes
-
Sanciones
•
•
Al realizar un egreso por SGAE se generará una copia de la
escolaridad al momento del egreso.
La copia de la escolaridad es una foto al momento del
egreso.
•
Para los egresos migrados o generados por SGAE anteriores
a la salida con etapa 3 la copia de escolaridad no existe.
Para generar la copia ingresar a estudiantes-> egresos->
modificar egreso.
Tareas planificadas
-
Completar tareas de etapa 1: composición de plan (unificación de
materias), definición de escolaridad, definición de previas, definición
de obtención de aval.
-
Unificación de personas
-
Simulacro de ingreso e inscripción
-
Ingreso e inscripciones 2016 por SGAE
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Modalidad de salida Etapa 3
Modalidad de salida Etapa 3
Migración
•
•
5GB -> migración inicial -> SGAE
-
•
¿Qué datos se migran?
5GB -> sincronización -> SGAE
-
•
¿Cada cuanto tiempo se sincroniza?
¿Qué se sincroniza?
Se migran
-
actividades
-
cursos/exámenes
-
períodos
Se generan
-
actividades. actividades reválida. resultados
-
cu rsos/exá menes/sem i na rios/tra bajos/pasantías
-
períodos de dictado y períodos de evaluación
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Modalidad de salida Etapa 3
Resumen de Etapa 2
Sincronización
•
•
Se sincroniza en el sentido SGB -> SGAE
una vez al día.
•
Se traen las nuevas actividades
ingresadas al SGB posterior a la
Simulacro octubre 2015. principales objetivos:
Prepararnos para las inscripciones reales de 2016 en
5GAE
-
Conocer el comportamiento del 5GAE y de la
sincronización con el 5GB con todas las bedelías
inscribiendo a la vez.
-
Conocer la logística física utilizada durante las
migración.
•
Se traen las modificaciones y bajas de
actividades realizadas en SGB posterior a
la migración.
inscripciones (equipos. impresoras. agenda web)
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Objetivos de Etapa 3
Resumen de Etapa 2
•
Simulacro octubre de 2015
-
El 100% de los servicios (26 en total) participaron en el
•
•
simulacro.
-
-
Las servicios de Montevideo contaron con apoyo en sitio
alguno de los dos días. Los centros del Interior contaron con
apoyo telefónico.
En 4 horas totales de simulacro se realizaron 4973
inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs.
-
Participaron del simulacro. martes 27: 125 usuarios y
miércoles 28: 96 usuarios
-
El martes 27 se llegó a tener 101 usuarios trabajando a la vez
en el SGAE.
Actualización de datos de contacto del estudiante.
Entrega de escolaridad por SGAE previa validación de
la misma.
•
Mecanismos para implementar la validación de la
escolaridad
-
Solicitud de Escolaridad por Agenda Web
-
El estudiante que se presenta en mostrador para solicitar
una escolaridad debe revisar y comprender la
información que se lleva.
-
Para ayudar en el control de la información que fue
revisada ingresar en SGAE. en Comentarios sobre
estudiantes. un comentario indicando la escolaridad de
la carrera/plan que fue revisada. La fecha del comentario
indicará la fecha de la revisión.
TIMA D[ WTIÓN ADMNI5TM.J1VA Of LA U6fNANZA
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Estado de situación
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•
Durante la etapa 3 las actividades y resultados de los
estudiantes se continuarán generando en los 5GB de cada
servicio.
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El pasaje de actas y el ingreso manual de actividades se
continuarán realizando exclusivamente por 5GB.
•
•
•
Previo a la salida con Etapa 3 se tomará una foto de los
datos de todos los 5GB y se realiza una migración de datos
aI5GAE.
Posteriormente a la migración. todos los días a primera hora
de la mañana se realizarán sincronizaciones de 5GB a 5GAE
de los datos del día anterior. Por lo tanto la escolaridad
5GAE tendrá los datos del día anterior.
Si por alguna razón los datos no llegan al 5GAE se entregará
la escolaridad 5GB y se guardará una copia para posterior
revisión de la escolaridad 5GAE correspondiente.
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Departamento de Enseñanza
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UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA
Montevideo, 6 de mayo de 2016
Señores Miembros del
Consejo de Facultad de Psicología
De mi consideración:
Pongo en vuestro conocimiento que a partir del 09.05.16 da inicio la Etapa 3 del
nuevo
sistema
horizontal
de
gestión
"Sistema
de
Gestión
de
Administración
de
la
Enseñanza" SGAE, que posibilitará que las Bedelias puedan dar las Escolaridades por el
nuevo sistema.
Como toda cosa nueva, requiere comprensión por parte de los usuarios y una etapa
de control acerca de los datos migrados de un sistema (SGB) al nuevo SGAE.
Desde SECIU (Servicio Central de Informática Universitaria) y a solicitud de las
Facultades de Ciencias Sociales, Quimica y Psicología, a través de sus Directoras de
División y de Departamento, se ha confeccionado un video para presentar este Sistema.
Dicho video seria conveniente que sea publicado en la web institucional y en las
pantallas donde aparecen los salones con sus clases.
Esta es una etapa más pero seguimos trabajando para cumplir las próximas, que
son las previaturas de forma de poder adelantando en la implantación de este Sistema que
cuenta con el apoyo del Pro Rectorado de Gestión de la UdelaR.
Por ello también recordamos que necesitamos recursos para poder cumplir las
etapas que nos restan.
Atentamente,
SILVIA AZAMBU A
o ... Oto. de Ensel\anza
Facultad de pSlcolog1a
======"""-""""===========::::::::::====::::::::;::::
Tristán Narvaja 1674 CP 11200 Tel.: (598) 2400 85 55 Fax: (598) 2 400 86 40
Montevideo, Uruguay
www.psico.edu.uy