2000_074info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/031 “MANEJO SUSTENTABLE DE LA PESCA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/031.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/031 “Manejo Sustentable de la Pesca”, de
acuerdo al Documento suscripto el 01/12/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último
brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto debía ser financiado parcialmente tal como se expone en III- 2) siguiente con
recursos provenientes del PNUD, SAGPyA y una donación del Gobierno del Japón que a la
fecha del acuerdo del Documento del Proyecto se estaba gestionando.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en pesos.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99”, emitida en dólares
estadounidenses por la oficina Buenos Aires del PNUD, certificada por la Unidad
1
Preparadora del Programa (UPP).
2.-Copia del Listado “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD
en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado expuesto en a) surge de registros auxiliares llevados en pesos al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fueron confeccionados por la UPP y
son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría con
fecha 31/03/2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 02/01/2000 y el 31/01/2000.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
2
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1- Conforme información de la Unidad de Preparación, al 31 de diciembre de 1999 el
Proyecto adeudaba, en concepto de consultoría por contratos comprometidos, la suma
de $ 76.830.-, situación que de no ser resuelta, podría generar perjuicios contra el
Proyecto a través de acciones legales en su contra.
2- Conforme surge de la documentación puesta a nuestra disposición, el financiamiento
para el Proyecto que nos ocupa asciende a USD 940.000.- (Documento de Proyecto);
la suma de USD 100.000.- provenientes del PNUD y los aportados por la SAGPyA
hasta la suma de USD 150.000.- (Resolución SAGPyA N° 332) el resto, según se
expone en los considerandos de la citada resolución, provendrían de una Donación del
Gobierno del Japón que se estaba gestionando.
Al respecto, se verificó el aporte de la Secretaría por USD 150.000.- y un adelanto del
PNUD de USD 200.000.-
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a los efectos que sobre los
estados contables pudiera tener las situaciones planteadas en el apartado precedente, el
Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria
detallados en I- precedente exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto
PNUD N° ARG/98/031 “Manejo Sustentable de la Pesca” al 31 de diciembre de 1999, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
3
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto del 01/12/1998.
Con relación a lo mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”,
corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando
a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 12 de abril de 2000.
4
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/031
“MANEJO SUSTENTABLE DE LA PESCA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/031.
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31
de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/031 “Manejo
Sustentable de la Pesca”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad de Preparación del Programa (UP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONTRATACIÓN DE CONSULTORES – LEGAJOS y CONTRATOS
Observaciones: Analizado el proceso de selección y contratación de consultores
contratados por el Proyecto se observó:
a- Del análisis de los currículos (C.V.) agregados en los respectivos legajos individuales
de los profesionales contratados por el Proyecto, en algunos casos:
-
No describen la fecha de graduación de los postulantes;
5
-
No se encontraban firmados por los profesionales.
-
No consta la fecha de emisión, y
-
En todos los casos no se deja constancia de la fecha de recepción de los mismos,
b- Las constancias de la C.U.I.T. no estaban debidamente firmadas por los consultores, tal
como lo indican las normas fiscales vigentes.
c- En cuanto al análisis de los contratos, dos contratos correspondientes a diferentes
consultores contienen el mismo número de documento (D.N.I.).
d- En varios casos la fecha de firma de los respectivos contratos es posterior (varios días
de atraso) a la de inicio de tareas;
e- En un caso el pago de honorarios a un profesional no se encontraba respaldado por un
comprobante conforme la normativa fiscal vigente (Resolución N° 3419 DGI y sus
modificaciones),
f- En un caso el consultor emitió en todos los meses de la duración de su contrato factura
tipo “A”, correspondiendo emitir comprobante tipo “B”.
Comentarios de la UP:
a- Se dieron expresas instrucciones al área administrativa y financiera del Proyecto para
que en el futuro se revisen cuidadosamente los C.V. a fin de evitar la reiteración de la
observación.
b- Se dieron expresas instrucciones al área administrativa y financiera del Proyecto para
que en el futuro no se produzca la observación.
c- Se dieron expresas instrucciones al área administrativa y financiera del Proyecto para
que se subsane el error mediante un acta complementaria del contrato.
d- Se debió a que los contratos se firmaron una vez que se recibió en la Unidad de
Preparación la correspondiente convalidación de la solicitud por parte de Cancillería.
Esta muchas veces se vio demorada por falta de fondos del Proyecto, que finalmente
6
se superó mediante préstamos del PNUD. Los períodos de los contratos, al igual que
los montos, coinciden con la no objeción del Banco Mundial y la autorización de
Cancillería.
e- Se dieron expresas instrucciones al área administrativa y financiera del Proyecto para
que en el futuro los pagos a los consultores se realicen luego de recibida la
correspondiente factura.
f- Se dieron expresas instrucciones al área administrativa y financiera del Proyecto para
que los pagos pendientes se realicen contra presentación de la factura B.
2. INFORMES FINANCIEROS
Observación: No se ha dado cumplimiento a lo estipulado en el Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno (Capitulo V –Recursos Financieros -, punto C 3) de
presentar a la Subsecretaría de Cooperación Internacional (SCI) los informes financieros
dentro de los 15 días de finalizado el trimestre calendario.
Comentario de la UP: Se dieron expresas instrucciones al área administrativa y
financiera del Proyecto para que en el futuro los informes financieros a la SCI se
presenten dentro de los plazos estipulados en el Manual de Gestión de Proyectos
Ejecutados por el Gobierno.
Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa del PNUD en la materia.
3. COMPROMISOS NO CANCELADOS
Observación: Al 31 de diciembre de 1999, el Proyecto adeudaba, conforme información
de la Unidad de Preparación en concepto de consultoría por contratos comprometidos la
suma de $ 76.830.-.
7
Comentario de la UP: Es correcta la observación.
Recomendación: Tomar en consideración los recursos disponibles sobre cada caso en
particular respecto a los compromisos asumidos, teniendo en cuenta para ello, que la falta
de cumplimiento a dichos compromisos por el Proyecto podría generar eventuales
acciones legales en su contra.
BUENOS AIRES, 12 de abril de 2000.
8
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/031 “MANEJO SUSTENTABLE DE LA PESCA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
-- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
9
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y
-
el 36,27 % del rubro Personal Consultores y el 100 % del resto de los rubros de las
aplicaciones de fondos, por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Preparadora del Programa (UPP) del Proyecto no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 12 de abril de 2000.
10