2005_175info.pdf

INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/02/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2004)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/02/001
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los Estados Financieros detallados en I- siguiente, por el Ejercicio finalizado el 31 de
Diciembre de 2004, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/02/001 “Apoyo a la Ejecución
del PROSAP en la Provincia de Río Negro”, llevado adelante por el Ministerio de Economía de
la Provincia de Río Negro, de acuerdo al Documento suscripto el 4 de marzo de 2002 entre el
Gobierno de la Provincia de Río Negro y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD).
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
899/OC-AR, suscripto el 26 de marzo de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
1-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2004, expresado en pesos y dólares estadounidenses y notas 1 a 5 que forman parte del
mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1
- Copia del listado “Informe Combinado de Gastos” (CDR), por el Ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2004, emitido en dólares estadounidenses por la
Sede del PNUD.
- Anexos al CDR con cuadros explicativos.
- Conciliación (CDR – Registros Contables).
El Estado expuesto en a) anterior surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos.
Respecto a la totalidad de la información , se señala que fue preparado por la Unidad
Ejecutora del Proyecto (UEP) y es de su exclusiva responsabilidad.
Los Estados Financieros fueron presentados a esta Auditoría en forma preliminar con fecha
28/03/05 complementándose el 09/09/05, éstos se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
La tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 01/03/05 y el 15/04/05 y el
19/10/05.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
2
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto (UEP) y no abarcó los gastos
efectuados por el organismo de las Naciones Unidas respecto a los gastos de auditoría
(línea 16.97 Pagos Directos PNUD USD 4.063.-).
b) De la revisión efectuada sobre la copia del CDR (Informe Combinado de Gastos),
surgen las diferencias resumidas en los cuadros citados en I- b) precedente (no se
expone la información por fuente de financiamiento). Al respecto, se plantean las
siguientes discrepancias:
Diferencias totales año 2004 (USD).
Concepto
Total gastos
S/Proyecto
S/auditoria
S/ATLAS
Diferencia Diferencia
(1)
(2)
(3)
(4)=(1)–(2) (5)=(3)-(1)
476.482,29
476.058,37
476.482,3
423,92
0,01
Total pagos directos
4.063.-
4.063.-
3.631,86
0,00
-431,14
Total costo de apoyo
14.416,36
13.823,92
14.403,43
592,44
-12,93
*494.961,65
*493.945,29 494.517,59
1.016,36
-444,06
*- No incluye USD 2.597.951,54 correspondientes a pagos directos BID que no se
canalizaron por el PNUD - corresponden a la línea 45 por adquisiciones referidas a
las licitaciones 01 y 02/2003 y 01 y 02/2004 (contabilizada por el Proyecto y no
informada a PNUD).
c) No hemos recibido respuesta a la circularización efectuada al PNUD, por nota DCCE
Nº 214/05 del 12/09/05, donde solicitamos confirmación del saldo disponible de los
fondos del proyecto en su poder.
d) Con motivo de la implementación por parte del PNUD del nuevo sistema de
información sobre los proyectos que éste administra –“ATLAS”-, bajo el cual se
encuentra emitido el CDR respectivo, se informa que los gastos del ejercicio se exponen
abiertos “por fuente de financiamiento”, apertura que no ha podido ser validada por esta
3
auditoría en base a la información suministrada por el proyecto al citado Organismo
(véase b) precedente).
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Con fecha 24 de agosto de 2005 la Fiscalía de Investigaciones Administrativas resolvió;
sobre el expediente Nº 21.264 caratulado “Unión Argentina de Proveedores del Estado
s/denuncia s/irregularidades relacionadas con procedimientos licitatorios internacionales
en diversas reparticiones oficiales” respecto a la aplicación del beneficio de franquicia
diplomática para el ingreso y despacho a plazo de bienes importados, solicitar a los
organismos oficiales intervinientes “…dispongan la adopción de las medidas a su
alcance para evaluar y corregir la situación expuesta en las considerandos” (Situación
expuesta precedentemente).
b) En la Nota UPCEFE Nº 035/05, de fecha 19/10/05, (hace referencia a la Nota UPCEFE
Nº 030/05 del 09/09/05, adjunta documentación citada en I- b) precedente) el Programa
informa que no está en condiciones de convalidar dicha información por el Director
Nacional del Proyecto, atento discrepancias encontradas con el PNUD, las que se
detallan en II- b) anterior.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- b), c), y d) y,
excepto por lo expuesto en III- b), el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
Información Financiera Complementaria detallados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/002/001 “Apoyo a la Ejecución del
PROSAP en la Provincia de Río Negro” al 31 de diciembre de 2004, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de
Proyecto del 04/03/02.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el punto
II- “Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
BUENOS AIRES, 19 de octubre de 2005.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/002/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2004)
Como resultado de la revisión practicada sobre los Estados Financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al Proyecto
PNUD Nº ARG/002/001 “Programa de Apoyo a la Ejecución del PROSAP en la Provincia de
Río Negro”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, corresponde
formular los siguientes comentarios:
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1) CONSULTORES
Observaciones:
a) Los legajos no están foliados a fin de garantizar la integridad de la información.
b) En algunos los casos las constancias de intervención de la Dirección General de
Cooperación Internacional (Cancillería), son de fecha posterior a las de inicio de
actividades del consultor.
c) En tres casos para la recontratación se mantuvo el procedimiento de contratación
directa, el proceso de selección según lo dispuesto por el Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno, punto 28, capítulo III Recursos Humanos (…un
mínimo de tres postulantes para cada función), se formalizó en forma directa.
6
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
a) Se mantiene el comentario formulado por el ejercicio 2003.
Los legajos individuales de los consultores, conteniendo la totalidad de la
documentación exigida para cada uno, fue puesta a disposición del equipo auditor tal la
muestra solicitada. Estos legajos en gran número son los mismos solicitados para
ejercicios anteriores, dada la renovación de contratos, pero en todos los casos mantienen
el mismo ordenamiento, integridad y exposición que los legajos analizados por la AGN.
Mas allá de las consideraciones sobre la conveniencia operativa de foliar tal
documentación, se considera que el Proyecto cumple con lo estipulado en el Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III
artículo 28, 39, 41 y 42.
b) Se tendrá en cuenta la observación. No obstante cabe aclarar que la remisión de la
documentación sobre contrataciones a Cancillería se hace en carácter de “.....remitirle
para su conocimiento” “...una vez haya dado curso a nuestra presentación, que su
intervención nos sea trasmitida para nuestra constancia”, tal como consta en cada una de
las cartas de elevación expuestas. Esto es así para dar cumplimiento al Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, que dice en
su Capítulo III, punto 30 inciso a. “Constancia de la intervención de la Subsecretaría de
Cooperación Internacional de acuerdo a las normas y procedimientos que regulen la
relación de la misma con los organismos gubernamentales de ejecución”. Es decir no se
contempla una autorización previa de Cancillería, sólo toma intervención.
c) De los 14 casos seleccionados para la muestra, 3 fueron seleccionados en forma directa,
los restantes casos fueron seleccionados en orden a los procedimientos BID – PNUD.
En los casos de los consultores los mismos fueron observados en iguales términos para
el ejercicio 2003, siendo su situación inmodificable dado que pertenecen al Proyecto
desde su incorporación.
Tal lo respondido por el ejercicio 2003, existe para los casos de 2 de los consultores
carta expresa del Coordinador del Proyecto eximiendo la realización de ternas de
selección para estos casos puntuales y en carácter de excepción. La evaluación de los
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respectivos Curriculums y su total correspondencia con lo términos de referencia y
requisitos de contratación fueron las bases de tal excepción.
En el caso del otro consultor, existe una carta de excepción del Coordinador de la EPDA
y del Coordinador de la EPAF eximiendo la realización de la terna de selección para
este caso puntual y en carácter de excepción, dados los concretos y amplios
antecedentes del consultor en el ámbito de los medios de comunicación y campañas de
difusión en la Provincia de Río Negro.
Recomendaciones:
a) La foliatura de los legajos es un principio general del control interno y hace a la
seguridad de la información y a la facilidad de identificación de la misma y debe
ajustarse a lo establecido en el art. 9° del Decreto N° 1759/72, reglamentario de la Ley
Nacional de Procedimientos Administrativos.
b) Tal como se indica en el punto 30, inciso a) del capítulo III del Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno citado por el auditado, este documento se
constituye como un requisito básico para las contrataciones de profesionales,
entendiéndose de ello, como previo.
c) Cumplir con las normas de selección de consultores según lo estipulado en el Manual de
Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III, inc. B, punto 28).
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SISTEMA CONTABLE:
Observaciones:
a) Las facturas que han sido abonadas no tienen sello cancelatorio de pagadas.
b) La documentación no se encuentra foliada.
c) El sistema contable no realiza listado de órdenes de pago, detallando fecha de pago,
beneficiario, importe, forma de pago utilizada y documento cancelado, como así
tampoco la imputación contable utilizada.
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Comentarios de la Unidad Ejecutora:
a) En todos los casos de pago, los terceros beneficiarios dejan constancia del pago
recibido, ya sea emitiendo un recibo de pago o firmando rendiciones con fecha precisa
tal como el caso de los viáticos. Estas constancias de pago se archivan junto con la
documentación origen del mismo en el legajo de pago, todos los cuales están completos,
ordenados correlativamente por Orden de Pago (cronológico).
b) Los legajos de pagos, contienen la totalidad de la documentación exigida para cada uno.
Para todos los casos se mantiene el criterio de ordenamiento, integridad y exposición de
los legajos observando la completitud y facilidad de acceso a los mismos. Mas allá de
las consideraciones sobre la conveniencia operativa de foliar tal documentación, se
considera que el proyecto cumple con lo estipulado en el Manual de Gestión de
Proyectos.
c) El sistema contable utilizado no realiza listado de órdenes de pagos, pero en los
mayores y el libro diario se expone el numero de orden de pago correlativamente.
Recomendaciones:
a) Utilizar el sello cancelatorio como norma básica de control interno para inutilizar los
comprobantes rendidos.
b) La foliatura de los legajos es un principio general del control interno y hace a la
seguridad de la información y a la facilidad de identificación de la misma y debe
ajustarse a lo establecido en el art. 9° del Decreto N° 1759/72, reglamentario de la Ley
Nacional de Procedimientos Administrativos.
c) Para un control de la información más eficiente e integro, se recomienda incorporar un
rango para emitir listado de órdenes de pago al sistema (lo expuesto en los libros mayor
y diario obedecen a una carga manual de datos).
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2) CONSULTORES
a) Observaciones generales: En las facturas y recibos de los consultores no figura el
número de Orden de Pago ni del cheque o transferencia con la que se pagaron los
honorarios.
b) Observaciones particulares
1) En las facturas y/o recibos de 5 consultores no se indica el Nº de CUIT ni su
condición frente al IVA del Proyecto.
2) Los comprobantes de 2 consultores solo detallan el mes al que corresponde el
honorario, pero no a qué año pertenece.
3) En un caso, los comprobantes (facturas) de un consultor no guardan la debida
correlatividad, conforme la fecha en que fueron emitidos (la Nº 25 el 30-01-04, la Nº
22 el 08-03-04, y la Nº 24 el 21-04-04).
4) En un caso, el comprobante de un consultor indica “Ingresos Brutos Exento”, cuando
por la actividad que desarrolla el profesional, éste se encuentra gravada.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
a) Se tendrá en cuenta la observación.
b) 1) Se tendrá en cuenta la observación, cabe indicar que las facturas y/o recibos
observados contienen la totalidad de los datos esenciales que identifican el pago.
2) Se tendrá en cuenta la observación, cabe aclarar que mencionado el mes de cobro,
ligado a la fecha del comprobante es unívoca la relación mes/año.
3) Se tendrá en cuenta la observación, cabe aclarar que se lleva un control exhaustivo de
la correlatividad de las facturas presentadas, de hecho en el transcurso del año 2004,
el citado consultor ha presentado sin alteración alguna sus facturas. La que presenta
una alteración de correlatividad corresponde al período diciembre de 2003, respecto
de enero de 2004, situación que evidentemente escapó al control dado el corte del
año.
4) La situación observada será comunicada al citado consultor.
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Según el artículo 5 del contrato suscripto con la respectiva consultora (el estándar del
PNUD), y según el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
ejecutados por el Gobierno, Capitulo III, punto 25, inciso a, primero y segundo
párrafo, está fuera de la competencia y alcance del Proyecto el control del
cumplimiento de la obligación tributaria de los consultores, quedando esta
responsabilidad a cargo del consultor. Además según las normas y procedimientos
PNUD, sólo se exige para la contratación la documentación respaldatoria de cada
consultor respecto a la inscripción en AFIP (Impuestos Nacionales) y su respectivo
número de CUIT.
Recomendaciones:
a) Asentar en los comprobantes los datos del medio de pago y número utilizado para
cancelar los mismos.
b) Profundizar los controles respecto a la documentación respaldatoria de terceros que
recepciona el Proyecto velando que la misma cumpla en todos los casos con las normas
establecidas por los organismos de fiscalización tanto Provinciales como Nacionales.
3) CAJA CHICA
a) Observaciones generales:
1- Varios comprobantes no detallan el Nº de CUIT ni la condición frente al IVA del
Proyecto.
2- Los vales por Movilidad no se adjuntan comprobantes (tickets, boletos, etc.).
b) Observaciones particulares:
Caja Chica Nº 2 del 19-07-04
El gasto Nº 60 del 28-5-04 y el Nº 61 del 31-5-04, ambos por $ 89,50 corresponden a
“Saldo Cuota 1” y Anticipo Cuota 1” respectivamente, ambos referidos a capacitación.
Es decir que se abonó primero el saldo y luego el anticipo de la cuota Por otra parte, el
monto total asciende a $ 179.- y por lo tanto supera el monto máximo para
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adquisiciones Caja Chica (U$S 50.-) Lo mismo sucede con los comprobantes Nº 82 y
84 por $ 89,50 cada uno.
Caja Chica Nº 3 del 15-12-04
Los gastos Nº 3 y Nº 5 del 23-7-04 y del 26-7-04 por $ 89,50 cada uno corresponden a
“Anticipo Cuota 3” y “Saldo Cuota 3” ambos por capacitación. Si se hubiera emitido
una sola factura como correspondería, se excedería el monto autorizado para compras
por Caja Chica (U$S 50.-). Lo mismo sucede con los gastos Nº 24 y 30 de los días 23-804 y 25-8-04 que tienen ambos como concepto “Saldo Cuota de la Carrera Web.Prog”
por $ 89,50 cada uno. Además de tener las dos el mismo concepto, el gasto Nº 30 tiene
la fecha enmendada.
Comentario de la Unidad Ejecutora:
a) Observaciones Generales
1- La observación es cierta.
Analizando los casos observados, evidentemente el carácter del proveedor o la
premura en la ejecución del gasto, ha complicado la obtención del comprobante con
la totalidad de los datos necesarios.
Se tendrá en cuenta la observación.
2- Los casos observados corresponden a movilidades reales de consultores staff del
Proyecto, debidamente autorizadas. Los comprobantes son identificados al proyecto
y prenumerados. Estos casos se utilizan cuando no es posible obtener otro tipo de
comprobante, por ejemplo taxis que no disponen del sistema emisión de ticket por
reloj, o cuando por razones prácticas no resulta operativo, por ejemplo acumular
boletos de colectivo o subterráneos.
b) Observaciones Particulares: Se tendrá en cuenta la observación. Para el caso de
ordenamiento de fecha entre anticipo y saldo, evidentemente corresponde a un error
administrativo del emisor que no fue debidamente corroborado por el Proyecto.
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Recomendación: Profundizar los controles respecto al uso de fondos a través de caja
chica.
Respetar lo establecido por el manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno en cuanto al monto máximo para adquisiciones por caja chica y
a los procedimientos correspondientes en caso de superar dicho tope.
4) CONTRATACIONES LICITACION LPI Nº 02 de 2004
“Adquisición de Agroquímicos y Feromonas”. Monto del contrato USD 716.800.-.
Observaciones: Los Contratos con las empresas seleccionadas (19/10/04) fueron
suscriptos con anterioridad a la fecha de “no-objeción” del BID a las adjudicaciones (Nota
CAR 6083/2004 del BID 19/11/04). Asimismo, el PROSAP, le notificó a la UPCEFE
dicha situación por nota PROSAP 501-836/04 del 02/12/04.
Comentarios de la Unidad Ejecutora: Fecha de no-objeción de Adjudicación:
comunicada por nota PROSAP N° 501-437/2004 del 15/10/2004. El monto de
adjudicación incluía IVA cuando la Feromona es un producto IVA exento. Con fecha
02/12/2004 por nota PROSAP 501-836/2004 se aclara respecto de la aprobación anterior,
que en la medida en que los productos son exentos, serán financiados en un 100% con
recursos del Préstamo. Esta nota adjunta la CAR 6083/2004 del BID que a su vez cita la
CAR 5136/2004 del BID que otorgó la No Objeción original. Firma de los Convenios:
19/10/2004.
Cabe aclarar que a todos los fines de comunicaciones (solicitudes o respuestas) esta
Unidad provincial se comunica con la UEC PROSAP, no existiendo comunicación directa
con el BID. Por consiguiente las No Objeciones otorgadas por la UEC PROSAP son
tomadas como validas.
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Recomendaciones: Proceder a realizar las adjudicaciones, en el caso de Licitaciones
Internacionales una vez recibida la No objeción por parte del Banco financiador
BUENOS AIRES, 19 de octubre de 2005.
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DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
DEL PNUD N° ARG/02/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2004)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/02/001.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31 de Diciembre de 2004,
con los registros que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del Proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- revisión de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
15
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2004 y; el
91,18 % de las aplicaciones del ejercicio, conforme al siguiente detalle:
Comp/Línea
13
15
16
17
21
45
52
53
Descripción
Total $
APOYO ADMINISTRATIVO
15.030,00
VIAJES
74.955,71
COSTO DE AUDITORIA
12.189,00
PROFESIONALES NACIONALES 1.138.519,33
SUBCONTRATOS
132.000,00
EQUIPOS
7.497.574,42
COSTOS DE INFORMES
13.770,30
VARIOS
27.616,53
Costo Apoyo PNUD
40.826,30
TOTAL DE APLICACIONES
8.952.481,59
% del
Rubro/Total
0,17
0,84
0,14
12,72
1,47
83,75
0,15
0,31
Importe Muestra
% Muestra
$
10.020,00
66,67
24.044,98
32,08
0,00
0,00
433.573,28
38,08
132.000,00
100,00
7.497.574,42
100,00
9.272,58
67,34
15.931,04
57,69
0,46
40.826,21
100,00
100,00
8.163.242,51
91,18
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó la gestión, facilitando el acceso a
la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 19 de octubre de 2005.
16