1999_093info.pdf

Buenos Aires, 9 de Agosto de 1999
VISTA la Actuación N° 279/98 Registro de la Auditoría General de la Nación y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 85 de la Constitución Nacional pone a cargo de la Auditoría
General de la Nación el control externo de la Administración Pública Nacional,
cualquiera fuera su modalidad de organización.
Que en cumplimiento del mandato constitucional y lo concordantemente
dispuesto por el artículo 118 inciso h) de la Ley 24.156, se realizó una auditoría en el
ámbito de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE
JUBILACIONES Y PENSIONES – Estados Contables al 31/12/96 y Memorándum
sobre Control Interno Contable. Las tareas de campo se desarrollaron desde el
25/03/98 hasta el 30/10/98
Que la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho
correspondiente, compartiendo los términos del Informe elaborado por la Gerencia
General de Control del Sector Financiero, Ingresos Públicos y de la Seguridad Social.
Que el Colegio de Auditores Generales, en Sesión del 22/06/99, prestó
conformidad al informe de que se trata.
Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la representación
del órgano.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION
RESUELVE:
ARTICULO 1°- Aprobar el informe de auditoría de la SUPERINTENDENCIA DE
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES – Estados
Contables al 31/12/96 y Memorándum sobre el Control Interno Contable, producido por
la Gerencia General de Control del Sector Financiero, Ingresos Públicos y de la
Seguridad Social, que obra a fs.71/81 de la Actuación N° 279/98-A.G.N.
ARTICULO 2°- Poner
en conocimiento del Titular de la Superintendencia de
Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones, la presente resolución.
ARTICULO 3°- Regístrese, comuníquese a la Comisión Parlamentaria Mixta Revisora
de Cuentas. Cumplido, archívese.
RESOLUCIÓN N° 93/99
INFORME DEL AUDITOR
Sr. Superintendente de
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Lic. Héctor Armando DOMENICONE
Tucumán 480 – Capital Federal
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156, la Auditoría
General de la Nación ha procedido a examinar los estados contables de la Superintendencia de
Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones (SAFJP) por el ejercicio finalizado el
31 de diciembre de 1996, detallados seguidamente en el apartado 1. Tales estados contables
constituyen información preparada y emitida por la Gerencia de Contabilidad y Finanzas de la
entidad auditada, en orden a sus funciones específicas.
Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados contables
basada en el examen de auditoría practicado con el alcance que se indica en el apartado 2.
1 Objeto de Auditoría
1.1 Estado de situación patrimonial al 31de diciembre de 1996.
1.2 Estado de resultados por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996.
1.3 Estado de evolución del patrimonio neto por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1996.
1.4 Estado de origen y aplicación de fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1996.
1.5 Notas 1(uno) a 13 (trece) que forman parte integrante de los estados contables y Anexos A y
B.
2
Alcance del trabajo de Auditoría
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION mediante Resolución N°145/93, dictada en virtud
de las facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la Ley 24.156. Dichas normas son
compatibles con las dictadas por la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS
PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS.
Estas normas requieren que el auditor planifique y desarrolle la auditoría para formarse
una opinión acerca de la razonabilidad de la información significativa que contienen los estados
contables. Una auditoría incluye el examen sobre bases selectivas de los elementos de juicio que
respaldan la información expuesta en los estados contables y la evaluación de las normas
contables utilizadas en la preparación y, como parte de ello, de la razonabilidad de las
estimaciones hechas por el Directorio.
3
Dictamen
En nuestra opinión, basados en el examen practicado, los estados contables adjuntos
presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la información sobre la situación
patrimonial, los resultados de las operaciones, la evolución del patrimonio neto y el origen y
aplicación de fondos de la Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y
Pensiones por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996, de acuerdo con normas
contables.
4 Información especial requerida por disposiciones vigentes:
4.1 Los estados contables adjuntos surgen de los registros contables de la entidad, llevados, en
sus aspectos formales, de conformidad con las normas legales.
4.2 Al 31/12/96 las deudas previsionales devengadas a favor del Régimen Nacional de Seguridad
Social, que surgen de los registros contables de la entidad ascienden a $ 449.801,23 los cuales
no eran exigibles a esa fecha.
BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.-
MEMORANDUM SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
Al Señor SUPERINTENDENTE DE
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Lic. Héctor Armando DOMENICONE
Tucumán 480 – Capital Federal
En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la ley 24.156, la AUDITORIA
GENERAL DE LA NACION efectuó una revisión de la estructura de control interno adoptado
por la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES
Y PENSIONES (SAFJP).
Nuestra revisión del funcionamiento de los sistemas de control interno contable fue
efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los
estados contables de la entidad por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996.
El estudio y evaluación efectuada para los fines descriptos en el segundo párrafo no
necesariamente han de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente,
no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la SAFJP considerado como un
todo.
En base a la revisión indicada, informamos que las observaciones más significativas a
formular sobre el control interno contable de la SAFJP y las recomendaciones para su
regularización son las indicadas en el anexo adjunto.
BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.-
ANEXO I
1
COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
1.1. Contabilidad General
1.1.1 La entidad no tiene un Manual de Cuentas Contables que describa brevemente la naturaleza
de las partidas que deben incluirse en cada cuenta.
1.1.2 No se realizan controles por oposición, sobre los resultados de las tareas que realizan otras
áreas, como la de Recursos Humanos, Operaciones y Coordinación de Comisiones
Médicas, quienes proporcionan la información para su registro, liquidación y pago de
acuerdo a su criterio. Ello dificulta la elaboración de los estados contables.
1.1.3 El software contable utilizado merece los siguientes comentarios:
ƒ
Se puede realizar solamente el registro diario de operaciones y los mayores.
ƒ
No permite el ingreso de la numeración que figura pre-impresa en los comprobantes, como
por ejemplo en las órdenes de pago.
ƒ
Numera automáticamente, comenzando en cada ejercicio desde el Nº1, no pudiendo por lo
tanto establecer un corte de las operaciones al final de cada ejercicio
ƒ
No permite codificar las cuentas contables por rubro, ya que el programa las numera
cronológicamente, sin tener en cuenta los mismos.
ƒ
Imprime los mayores en forma continua, sin establecer cortes a la finalización de cada uno de
ellos, por lo que aparecen mezcladas cuentas del activo con cuentas del pasivo o de
resultados.
ƒ
El número de las órdenes de pago es cargado manualmente solamente en el mayor de la
cuenta Bancos, y no en la(s) cuenta(s) correspondiente a su contraparte, dificultando así la
tarea de la búsqueda al analizar estas cuentas.
ƒ
No es confiable en el cálculo de las amortizaciones de Bienes de Uso e Intangibles.
1.1.4 Las cuentas contables, tienen doble apertura: una para las comisiones médicas y otra para
la administración de la Superintendencia, por lo que se realizan registraciones por separado
para cada una de ellas. Es inconveniente la existencia de una doble apertura en las cuentas
de tipo general tales como: Previsiones, Sueldos a pagar, Anticipos, Proveedores o
cualquier otra cuya contrapartida se encuentre cargada a una de aquellas áreas.
La contabilización de altas de bienes de uso se hace con respaldo en facturas de bienes
comunes a ambas áreas, por lo cual para validar la registración es necesario visualizar el
asiento que contabiliza la diferencia.
En algunos casos se utilizan fotocopias de facturas para la reposición de fondos fijos por
tratarse de compras comunes a ambas áreas. Las registraciones de compras, alquileres y
otros mediante asientos de diario, se realiza con respaldo en fotocopias. En el caso de las
compras, no es clara la determinación de qué o cuanto corresponde imputar a la
Superintendencia y a las comisiones médicas.
1.1.5 El libro de Inventarios y Balances, tiene copiado nada más que los estados contables y unas
planillas de cálculo con el detalle de los bienes de uso y carece del inventario de las
cuentas.
Esta deficiencia fue subsanada a raíz de las recomendaciones verbales formuladas por esta
Auditoría.
1.2 Tesorería
1.2.1 Los movimientos bancarios son registrados en hojas de cálculo, las que son utilizadas para
conciliar con los extractos bancarios. Los saldos determinados no coinciden con los saldos
contables de cada cuenta corriente, ni tampoco con los de las conciliaciones bancarias que
realiza el área contable.
A partir del ejercicio 1997 las conciliaciones bancarias son previamente controladas por el
Departamento Contabilidad y Presupuesto de la Gerencia de Contabilidad y Finanzas.
1.2.2 La documentación que acompaña a las órdenes de pago no es suficiente para respaldar los
pagos. Se les agrega una gran cantidad de fotocopias de órdenes de compra, resoluciones y
formularios varios.
1.2.3 Se utiliza un formulario de afectación presupuestaria por cada concepto mandado a pagar
por una misma área.
1.3
Manuales de Procedimiento
1.3.3 Si bien existen normas y procedimientos para determinados aspectos administrativos y
operativos, no se encuentran desarrollados en forma orgánica los manuales de
procedimientos de los sistemas vigentes más representativos.
1.4 Facturación
1.1.4 La entidad descuenta de los gastos a facturar los importes percibidos en concepto de
intereses por la colocación de los excedentes financieros en plazos fijos y los ingresos
provenientes de la venta de pliegos, venta de memorias trimestrales, recursos varios y
descuentos obtenidos. Sin embargo las Instrucciones N°s 76 y 77 –SAFJP y sus
modificaciones, no prevén el descuento de ningún concepto de los gastos a facturar.
1.4.2 Se cambió el criterio de facturación de gastos, pasando del devengado al realizado, sin acto
expreso que disponga tal modificación. Este criterio de facturación dificulta el cálculo y el
control de los gastos a facturar.
1.4.3 No se ha previsto la constitución de un fondo para el re-equipamiento de los bienes
previstos por el art. 122 inciso d) de la ley 24.241.
1.1.4 Se ha verificado la existencia de demoras en la facturación, las que en algunos casos son
producto de la remisión tardía de los informes de la Gerencia de Coordinación de
Comisiones Médicas sobre cantidad de expedientes ingresados y de la Dirección General
Impositiva sobre el total transferido a cada administradora. Al 31.12.96, se encontraban
pendientes de informar los meses de noviembre y diciembre de ese año.
1.4.5 Los importes recaudados diariamente por cada Administradora que se exponen en el cuadro
10 del Boletín Estadístico de la Superintendencia - sobre la base de la información
suministrada por la Gerencia de Control Financiero -, no coinciden con los que recibe el
área contable con posterioridad a la primera. La diferencia existente entre ambos en el mes
de diciembre de 1996 es de aproximadamente de $ 3.000.000.
1.4.6 El formulario utilizado para facturar, denominado “Nota de Restitución de Gastos”, no se
encuentra pre-numerado por imprenta. El uso de formularios prenumerados es necesario en
todas las actividades administrativas y de control realizadas por la entidad a fin de asegurar
la integridad e inalterabilidad de las registraciones, visualizar el destino final de cada
documento y alertar sobre la existencia de faltante u otras irregularidades.
1.5 Recursos Humanos
1.5.1 No se adjunta a las órdenes de pago, resúmenes de las liquidaciones practicadas, como en
ejercicios anteriores sino que se agrega memorándums donde se informan los montos a
pagar, transferir y/o depositar, lo cual dificulta la tarea de control.
1.5.2 No se proporciona al área contable el detalle de las liquidaciones practicadas en listados o
soportes magnéticos, lo cual impide el ejercicio de controles por oposición.
1.5.3 El pago de vacaciones no se ajusta a las previsiones de la Ley de Empleo por cuanto no se
hace efectiva al comienzo de las mismas.
1.6 Multas
1.6.1 No se lleva el registro de actas de inspección por cada Administradora previsto por la
Instrucción 35/94, apartado 7 (modificada por la Resolución 568/96). En este registro debe
volcarse todas las actas de inspección y su información complementaria de, al menos, los
últimos tres años.
1.6.2 La Gerencia de Contabilidad y Finanzas no recibe información de las actas que aplican
multas y por tal motivo no efectúa las registraciones en las cuentas correspondientes.
A raíz de las sugerencias formuladas por esta Auditoría, a partir del ejercicio 1997, esta
deficiencia fue subsanada.
1.6.3 Se ha verificado la existencia de los siguientes errores en el listado de multas devengadas al
31/12/96:
• Falta de información de la situación al 31.12.96 (apelada según listado), de las
siguientes resoluciones:
Resolución
AFJP
455/94
317/95
323/95
372/95
375/95
698/96
Jacarandá
San José
Orígenes
Jacarandá
Jacarandá
Profesión
• No coincide el nombre de la Administradora en las Resoluciones 567/94
(Expediente 94/003305) y 554/96 (Expediente 95/003678).
• En la información de la Secretaría General no figuran los expedientes
correspondientes a las Resoluciones N°s:
447/94
566/94
157/95
Expediente 3833/94
Expediente 2104/94
Expediente 3494/94
• Con excepción de las Resoluciones 391/94, 375/95 y 614/95, no coinciden las
fechas de inicio de los expedientes.
• La totalidad de las resoluciones sancionatorias, desde el inicio de las actividades
de la Superintendencia hasta el 31.12.96, corresponden a expedientes iniciados en
ejercicios anteriores al que se encuentra bajo análisis.
• Las multas correspondientes a las Resoluciones Nros. 517 y 520/95, se encuentran
depositadas en sede judicial, desde el 17.08.95 y 07.09.95 y aun no han sido
transferidas a las cuentas de la Superintendencia.
1.6.4 No se ha establecido plazos de intervención de los sectores competentes en el
procedimiento de aplicación de multas. Los trámites en general muy largos. En promedio
transcurren 309 días desde el inicio del expediente al dictado de la resolución. Durante
1997 este procedimiento ha demorado en promedio 487 días. .
1.6.5 Se verifica un elevado porcentaje de revocación judicial de las sanciones aplicadas, con los
consiguientes costos operativos y costas. Debido al prolongado tiempo transcurrido entre la
aplicación de las sanciones y la revocación de las mismas, se continúan efectuando
inspecciones y aplicando multas por similares motivos. Las sanciones aplicadas responden
a las siguientes causas:
2
Norma
Concepto
Instrucción n° 4
Credenciales identificatorias,
Instrucción N° 3
Instrucción N° 16
Ley 24241, art.42
Otras
Promotores
Traspasos
Incorporación afiliados
RECOMENDACIONES
Cantidad
de infracciones
24
9
8
2
13
2.1
Contabilidad General
2.1.1 Elaborar y aprobar un Manual de Cuentas Contable.
2.1.2 Establecer controles por oposición entre el área contable y las restantes áreas que
suministran información base para efectuar liquidaciones y pagos y para elaborar los
estados contables.
2.1.3 Procurar el uso de programas adecuados a las funciones que cumple la entidad que
permitan superar los inconvenientes enumerados en el punto 3.1.3 del presente. Sería
conveniente que los programas a utilizar permitan la creación de los siguientes subsistemas:
Proveedores, Deudores, Caja y Bancos.
2.1.4 Efectuar las registraciones de la sede central de la Superintendencia y de las comisiones
médicas mediante comprobantes únicos en los que los montos correspondientes a cada una
de ellas se vean reflejados en diferentes imputaciones.
2.2
Tesorería
2.2.1 Acompañar a las órdenes de pago la factura original, y copias auténticas de las órdenes de
compra respectivas y de las constancias de recepción de los bienes o servicios.
2.2.2 Utilizar un solo formulario de afectación presupuestaria para los pagos provenientes de una
misma área.
2.3 Manuales de Procedimientos
2.3.1 Elaborar y aprobar manuales de procedimientos de los principales sistemas administrativos,
contables y operativos a fin de posibilitar e incrementar la eficacia de las distintas áreas,
racionalizar la ejecución de las tareas y evitar duplicaciones de las mismas y/o
procedimientos de diferentes sectores.
2.4 Facturación
2.4.1Facturar los gastos de funcionamiento de acuerdo a lo previsto en las Instrucciones N° 76 y
77-SAFJP y sus modificaciones, sin descontar de ellos, conceptos no previstos por esta
normativa.
2.4.2 Facturar sobre la base de los gastos devengados en el período.
2.4.3 Evaluar la conveniencia de constituir un fondo para el re-equipamiento de los bienes
previstos por el art. 122 inciso d) de la ley 24.241, por ejemplo, con los importes percibidos
en concepto de intereses por la colocación a plazo fijo de excedentes financieros o con
cualquier otro ingreso que se estime conveniente.
2.4.4 Analizar las causas de la demoras en la entrega de los informes de la Gerencia de
Coordinación de Comisiones Médicas y de la DGI y, de ser conveniente, establecer fechas
límite para la recepción éstos.
2.4.5 Establecer las causas de la diferencia existente entre las cifras de recaudación expuestas en
el cuadro 10 del Boletín Estadístico con las que recibe el área contable y utilizar como base
para la facturación la información que es remitida a la Gerencia de Control Financiero,
toda vez que es recibida con anterioridad.
2.4.6 Pre-numerar por imprenta las “Notas de Restitución de Gastos”.
2.5
Recursos Humanos
2.5.1 Acompañar a las órdenes de pago resúmenes de las liquidaciones practicadas.
2.5.2 Remitir al área contable el detalle de las liquidaciones practicadas en listados o soportes
magnéticos.
2.5.3 Ajustar el pago de las vacaciones a las normas de la Ley de Empleo.
2.6
Multas
2.6.1 Habilitar el registro de actas de inspección por cada Administradora previsto por la
Instrucción 35/94, apartado 7, modificada por la Resolución 568/96.
2.6.2 Arbitrar mecanismos de control y comunicación interna que permitan contar con
información oportuna y confiable acerca de las multas aplicadas y del estado procesal de las
actuaciones correspondientes, para su registración.
2.6.3 Establecer plazos de intervención de los sectores competentes en los procedimientos de
aplicación de multas a fin de evitar dilaciones innecesarias en el procedimiento.
2.6.4 Analizar si los incumplimientos que dan origen a la aplicación de multas tienen entidad o
gravedad suficiente para justificarlas, en razón de los elevados costos operativos y costas
judiciales que conlleva su revocación judicial.
BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.-