2000_011_16info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACION DE LA
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1034/OC-AR BID
(Período comprendido entre el 01/11/97 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera
complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el período comprendido entre el
1° de noviembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Apoyo
a la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1034/OC-AR, suscripto el 19
de noviembre de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada
al efecto, en el ámbito de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
Con fecha 29/10/97 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG/97/035 “Programa de
Apoyo a la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) Préstamo BID 1034/OC-AR” entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas
para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el período comprendido
entre el 1° de noviembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos, y
notas explicativas 1 a 4 que forman parte del mismo;
b) Estado de Inversiones al 31/12/98, expresado en pesos;
c) Balance General al 31/12/98, expresado en pesos;
d) Estado de Recursos y Gastos Corrientes por el período comprendido entre el 1° de
noviembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos;
e) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 1° de
noviembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos;
f) Información Financiera Complementaria:
1.
Estado de Ingresos y Egresos de Efectivo por el período comprendido entre el 1°
de noviembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998, expresado en dólares
estadounidenses.
2.
Notas explicativas I a V.
Los estados financieros definitivos e información complementaria fueron presentados a
esta auditoría por la UEP con fecha 21/05/99 y son de su exclusiva responsabilidad. Se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 19/01/99 y el 26/03/99, del
05/04/99 al 05/05/99, y el 28/05/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
2
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
Cabe aclarar que la UEP adoptó para las registraciones contables del Proyecto el esquema
reglamentado por el “Manual de Contabilidad General” elaborado por la Contaduría
General de la Nación en cumplimiento de la Ley de Administración Financiera y de los
Sistemas de Control del Sector Público Nacional (Ley N° 24.156); el mismo, si bien
respeta las necesidades y legalidades de la contabilidad pública, no se ciñe adecuadamente
al concepto de “inversión” que surge del contrato de préstamo suscripto con el BID para
los bienes y gastos ejecutados por el Proyecto.
Por los motivos expuestos precedentemente:
•
Las inversiones del Proyecto por $ 20.494.601,74, tal como se exponen en el Estado
de Inversiones adjunto, se encuentran expuestas en el Balance General al 31/12/98 en
el rubro Bienes de Uso por $ 8.297.722,03 y en el rubro Resultados de la Cuenta
Corriente –Gastos Corrientes- por $ 12.196.879,71 como gastos del ejercicio.
•
El saldo existente en poder de PNUD, se expone en el rubro Disponibilidades-Bancosdel Balance General al 31/12/98, en lugar de exponerse en el rubro Créditos; cabe
aclarar que este saldo corresponde a fondos en poder de terceros que no son de
disponibilidad inmediata.
•
El saldo existente en la Cuenta Especial del Programa se expone en el rubro
Inversiones Financieras en lugar de exponerse en el rubro Disponibilidades del
Balance General al 31/12/98.
•
En el Estado de Recursos y Gastos Corrientes se imputan únicamente los recursos
correspondientes a los fondos de contraparte local contra todos los Gastos Corrientes
3
del Programa correspondientes a las dos fuentes de financiamiento (BID y aporte
local).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta lo expresado en IIIprecedente, los estados financieros e información financiera complementaria detallados en
el apartado I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Apoyo a
la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos” al 31/12/98, así
como las transacciones realizadas durante el período iniciado el 1° de noviembre de 1997 y
finalizado en aquella fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1034/OC-AR del 19/11/97.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 1999.
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO
DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACION
DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1034/OC-AR BID
(Período comprendido entre el 01/11/97 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolso y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período
comprendido entre el 01/11/97 y el 31/12/98, correspondientes al “Programa de Apoyo a la
Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos”, parcialmente financiado
con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1034/OC-AR, suscripto el 19 de
noviembre de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado detallado de Solicitudes de Desembolsos presentadas durante el ejercicio 19971998, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Programa y es de su exclusiva
responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría con fecha 24/06/99 y se adjunta inicialado
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de
gastos pagados que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Se ha podido verificar que en las rendiciones de fondos realizadas por la UEP se imputó
como fecha de pago la fecha de factura ; no obstante ello la UEP procedió, con
posterioridad al cierre del ejercicio, a conciliar las mismas con los registros contables.
Cabe aclarar que las justificaciones no surgen del sistema contable implementado por la
UEP.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta lo expuesto en IIIprecedente, el estado identificado en I-, correspondiente al “Programa de Apoyo a la
Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos”, resulta ser
razonablemente confiable para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueron
6
emitidas y presentadas al BID durante el período finalizado el 31 de diciembre de 1998, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1034/OC-AR
BID del 19/11/97.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 1999.
7
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1034/OC-AR BID
“PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACION
DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS”
(Período comprendido entre el 01/11/97 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros e información complementaria correspondientes al período comprendido
entre el 1° de noviembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al “Programa
de Apoyo a la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos”, cuya
ejecución se encuentra a cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada al efecto en el
ámbito de la Administración Federal de Ingresos Públicos, se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1034/OC-AR, suscripto el 19 de
noviembre de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
a) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 96.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/98 se elevó a USD 13.120.738,25 incluyendo la
suma de USD 171.000.- correspondientes al fondo de inspección y vigilancia generales y
USD 322.959,26 por intereses, abonados con los recursos del financiamiento del BID.
8
b) Cláusula 1.03: Recursos adicionales.
El monto de los recursos adicionales aportados por el prestatario al 31/12/98 asciende a
USD 20.544.692,32 que incluye el pago de la comisión de compromiso, por USD
394.692,32.
Asimismo se generaron intereses al 31/12/98 por los fondos depositados en la Cuenta
Especial por USD 83.732.-; cabe aclarar que permanecían en el saldo de la misma al cierre
del período.
c) Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida. Cabe aclarar que los intereses correspondientes a los vencimientos 19/05/98 y
19/11/98 han sido abonados con los recursos del financiamiento del BID por USD
142.877,35 y USD 180.081,91, respectivamente.
d) Cláusula 2.03:Recursos para inspección y vigilancia generales.
Al 31/12/98 el BID se cobró de la cuenta del préstamo USD 171.000.- por este concepto.
e) Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. Cabe aclarar que las comisiones de crédito correspondientes a los vencimientos
19/05/98 y 19/11/98 han sido abonadas con recursos de aporte local por USD 226.623,88 y
168.068,44, respectivamente.
f) Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de fondos.
Cumplida en términos generales; no obstante ello existen observaciones puntuales expuestas
en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
9
g) Cláusula 3.02: Condiciones especiales previas al primer desembolso.
Con fecha 01/12/97 mediante CAR-FAX 5165/97 y CAR-FAX 5221/97 y con fecha
10/12/97 por CAR-FAX 5290/97 el BID informó a la Administración Federal de Ingresos
Públicos (AFIP) el cumplimiento de las condiciones establecidas en las normas generales y
de las siguientes estipulaciones especiales previas al primer desembolso:
(a) Vigencia del Decreto de Necesidad y Urgencia de Creación de la AFIP: Cumplida.
El Poder Ejecutivo Nacional aprobó por Decreto N° 618/97 de fecha 10 de julio de
1997, la organización y competencia de la Administración Federal de Ingresos Públicos.
(b) Creación e integración del Comité de Coordinación y de la Unidad Ejecutora del
Programa: Cumplida.
El Poder Ejecutivo Nacional aprobó por Decreto N° 1156/97 de fecha 5 de noviembre
de 1997, la creación de la Unidad Ejecutora y del Comité de Coordinación del Programa
de Apoyo a la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos.
Asimismo por Disposición N° 315/97 de la AFIP se dispuso la integración del Comité
de Coordinación y la designación del Coordinador General y del Director Ejecutivo del
Programa.
(c) Suscripción del contrato o contratos, cuya redacción han recibido previamente la no
objeción del Banco, entre el Prestatario y PNUD y PNUD/UNOPS, para los propósitos
señalados en la Cláusula 4.04: Cumplida.
Con fecha 29/10/97 se suscribió el Proyecto ARG/97/035/A/01/99 “Programa de Apoyo
a la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP)Préstamo BID 1034/OC-AR” con el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD).
10
h) Cláusula 3.03: Otras obligaciones del Prestatario.
•
inc. (a): Cumplida.
•
inc. (b): Según nos fue informado por la UEP, el Poder Judicial tiene incompatibilidades
para firmar el Convenio de Cooperación Interinstitucional.
•
inc. (c): Según nos fue informado por la UEP, la AFIP incorporará funcionarios a su
plantilla regular de acuerdo a su Plan de Actividades; en el Plan de actividades de 1998
esta actividad no estaba contemplada, pero en el año 1999 se está ejecutando.
i) Cláusula 3.04: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
No se imputaron gastos anteriores a la fecha del contrato de préstamo con cargo al
financiamiento BID.
j) Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida; no obstante existen observaciones puntuales expuestas en el Memorando a la
Dirección adjunto.
k) Cláusula 4.03: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local.
No se imputaron gastos anteriores a la fecha del contrato de préstamo con cargo a la
contrapartida local.
l) Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida en términos generales; no obstante ello, nos remitimos al Memorando a la
Dirección adjunto para las observaciones puntuales.
11
m) Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes.
inc. (a) Cumplimiento del Capítulo VII de las normas generales:
• Artículo 7.01 Control interno y registros: Cumplida. El BID mediante CAR-Fax
5165/97 del 01/12/97 manifiesta que se ha aprobado el Plan de Cuentas; al
respecto nos remitimos al apartado III- “Aclaraciones Previas” de nuestro Informe
sobre los Estados Financieros al 31/12/98 y al Memorando a la Dirección del
Proyecto, adjuntos.
• Artículo 7.03 (a) (i) Informes semestrales relativos a la ejecución del Proyecto:
Cumplida. Los informes correspondientes al primer y segundo semestres de 1998
fueron presentados al BID el 03/09/98 y el 04/03/99 y aprobados mediante notas
del BID CAR-5531/98 y CAR-1158/99, respectivamente.
inc. (b) Cumplida. La AFIP mediante Nota C.G. 00006/97 de fecha 14/11/97 remitió al
BID el Informe Inicial, el cual fue aprobado por CAR-Fax 5290/97 del 10/12/97.
inc. (c) Cumplida. La AFIP mediante nota D.E. 000517/98 de fecha 13/11/98 remitió al
BID el Plan de Trabajo previsto para el semestre octubre’98/marzo’99, el cual fue
aprobado por CAR 5531/98 del 17/11/98.
inc. (d) Cumplida. Según consta en la Ayuda Memoria de la misión del BID, éste realizó
una visita entre el 10 y el 13 de noviembre de 1998 con el objeto de evaluar la
implementación de las actividades del Programa en el período noviembre de 1997octubre de 1998 y de revisar el Plan de Trabajo elaborado para el período octubre
de 1998 a octubre de 1999.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 1999.
12
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1034/OC-AR BID
(Período comprendido entre el 1° de noviembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1998, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Institucionalización de la Administración
Federal de Ingresos Públicos”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Con fecha 29/10/97 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG/97/035 “Programa de
Apoyo a la Institucionalización de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) Préstamo BID 1034/OC-AR” entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas
para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, han surgido
los siguientes comentarios:
13
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1-
CONSULTORES NACIONALES
a) Antecedentes de contratación
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos, no se tuvieron a la vista los currículos de los consultores
analizados. Los que se verificaron no se encontraban suscriptos por los consultores ni
tenían sello de recepción de la UEP.
2. No se tuvieron a la vista las copias autenticadas de los títulos profesionales de los
consultores analizados.
3. En dos casos analizados, no se obtuvo la justificación de la contratación directa del
consultor.
Comentarios de la UEP:
1. El Manual de Gestión del PNUD no indica ni establece la obligatoriedad de firmar
los currículos por los consultores. Tampoco indica o establece modalidades de
recepción de los mismos. La implantación del sistema informático de Cancillería ha
requerido que la presentación de los formularios impresos para la contratación de
consultores establecidos en el Manual de Gestión del PNUD (Términos de
Referencia, Currícula, etc.) fuera realizada en medio magnético; consecuentemente,
la recepción se evidencia con el soporte magnético entregado por el consultor y su
posterior registro en el sistema.
2. El Manual de Gestión del PNUD no indica ni establece la obligatoriedad de solicitar
el título autenticado.
3. En un caso el consultor fue reclutado desde la empresa SIF América en el programa
de Insourcing del Sistema Informático María (SIM).
Otro fue reclutado por las autoridades del Segundo Proyecto de Asistencia Técnica a
la Administración Tributaria como especialista en Seguridad Informática.
14
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto. Mínimas normas de control señalan la conveniencia de que consten firma y
fecha de currículos y autenticación de títulos profesionales, sin que ello requiera de
exigencia mediante norma o manual de procedimiento alguno.
b) Emisión de contratos retroactivos
Observación: En algunos casos de la muestra se verificaron significativas diferencias
entre el momento de inicio de las actividades y la posterior firma del contrato por parte
del profesional respectivo.
Comentario de la UEP: El nuevo sistema de contratos provisto por el PNUD, aún no
estaba completamente implementado en la UEP a la fecha de firma de los contratos. En
consecuencia los contratos cuya fecha de inicio estaba prevista durante los primeros
meses de 1998, coincidente con el comienzo de ejecución del programa, fueron
firmados con posterioridad al inicio de actividades debido a demoras en la emisión de
los mismos ocasionadas por la puesta en marcha del nuevo sistema. Esto fue subsanado
en los meses siguientes.
Recomendación: El consultor no debe iniciar las actividades en el proyecto hasta tanto
no se haya suscripto el respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas.
c) Informes
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos los informes presentados por los consultores no se
encuentran foliados y no poseen recepción por parte de la Unidad Ejecutora.
2. En un caso, se efectuó el pago sin la aprobación del BID del informe final.
3. En la mayoría de los casos, se ha podido observar que la UEP no deja constancia de
la aprobación (fecha y firma) de los informes de avance o finales.
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Comentarios de la UEP:
1. El Manual de Gestión de Proyectos no indica, ni establece, la obligatoriedad de
foliar informes y/o encuadernarlos, ni establece metodología en cuanto a la
recepción de informes. Es importante destacar que se han implementado
mecanismos para que los informes de avances y finales sean recepcionados,
inclusive a través de correo electrónico. Dicha metodología tendiente a la supresión
del papel y a la agilización de las comunicaciones se contrapone con el mecanismo
de “Sello de recepción” sugerido por la AGN.
2. Las órdenes de pago se emitieron según el calendario de pagos del contrato firmado
y correspondía al último pago. Dicho pago incluía la cancelación de un monto
contra aprobación del informe final por el coordinador del componente y por la
dirección ejecutiva y el saldo final, equivalente al 10% del monto total del contrato,
contra la aprobación del BID. En consecuencia, dichas órdenes de pago contemplan
un último pago compuesto por dos montos cada uno de los cuales está sujeto a dos
condiciones secuenciales. Adicionalmente, el formulario de transferencia de
honorarios correspondiente al pago sujeto a la aprobación del BID, posee sello del
Banco receptor con fecha posterior a la carta del BID. También se comprueba que
dicha erogación fue posterior a la aprobación del BID en los débitos de la cuenta
corriente del proyecto. Estos casos se observan en los primeros contratos emitidos
por el nuevo sistema de contratos, ya que el formato del contrato PNUD no incluía
la cláusula de retención del 10% del BID. Posteriormente, esa cláusula fue
incorporada al texto y consecuentemente al cronograma de pagos, lo cual permitió
realizar las respectivas órdenes de pago.
3. El Manual de Gestión del PNUD no indica ni establece la obligatoriedad de
aprobación de informes mediante “nota de aprobación”. Se entiende que si existe
conformidad por la autoridad competente y aclaración de la firma, los mismos han
sido aprobados. En cuanto a la fecha de aprobación ya se ha subsanado mediante
sello fecha. En ningún caso la liberación de pagos es anterior a la aprobación de los
informes, ya que la condición de liberación es la aprobación de los mismos.
16
Recomendación: Dejar evidencia fehaciente sobre la recepción y aprobación de la UEP
de los informes presentados por los consultores, a fin de documentar la realización de
los controles sobre el cumplimiento de los términos de referencia respectivos. Mínimas
normas de control señalan la conveniencia de la firma y fecha de los informes a efectos
de identificar la autoría intelectual, sin que ello requiera de exigencia mediante norma o
manual de procedimiento alguno. Sin perjuicio de ello, es evidente que la utilización de
correo electrónico permite constatar fecha y recepción, por lo que la observación se
refiere a restantes casos.
d) Pagos
Observaciones:
1. En un caso el contrato no estipula la categoría asignada.
2. En un caso, el Certificado de Horas Trabajadas no posee firma de la persona
certificante.
3. En algunos casos las facturas fueron mal confeccionadas, debido a que el consultor
no incluyó en las mismas el importe correspondiente al IVA, omitiendo facturar $
5.460.-.
Comentarios de la UEP:
1. Por política fijada al más alto nivel del programa, la aplicación de la escala PNUD
de octubre de 1997 con la que comenzó la ejecución del programa BID constituyó
un proceso de ajuste caso por caso con relación a los consultores que venían del
anterior Proyecto PNUD (ARG/94/032), y muchas veces el ajuste obligó a una
reclasificación “hacia abajo”. En consecuencia, no se pudo detallar en la hoja anexa
al contrato el detalle de la categoría asignada según la escala de octubre del 97. El
informe final fue aprobado por el Director Ejecutivo mediante nota DE 236/98.
2. La certificación de horas trabajadas correspondientes, fue certificada por el
responsable del Sistema Aduanero de la Dirección de Informática Aduanera y por el
Director de la Dirección de Informática Aduanera y por el Director del
Subcomponente Reingeniería DGA con sello y firma en la misma factura N° 00158
17
emitida por el consultor.
3. En las facturas tipo B no está previsto el desglose del IVA, por lo tanto cada
profesional las confecciona según interpretación dada por su contador. De todos
modos, todas las facturas se rigen por las normas de facturación vigentes conforme a
lo dispuesto por la Resolución N° 3419 y modificatorias y en el caso de la emisión
al Proyecto, por la Res. Gral. 3349/91. Se debe indicar el monto neto a financiar por
el BID y el monto del IVA desglosado en números y letras (si es posible), indicando
que dicho desglose obedece a lo estipulado en la Resolución N° 3419.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas verificando
el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
e) Aprobación de la planta de personal
Observación: No se tuvo a la vista la aprobación de la planta de personal para el año
1998 conforme lo establecido en la Resolución de la Secretaría de Hacienda N° 545/98
del 04/12/98 modificatoria de las resoluciones N° 4/96 y 84/96.
Comentario de la UEP: Según lo manifestado por el PNUD, ante consulta del
Proyecto, la Resolución 545/98, así como toda otra legislación nacional, provincial o
municipal (que resultarían de aplicación de no mediar el Documento de Proyecto) no
son de aplicación a los Proyectos PNUD, Gobierno Argentino y Documento de
Proyecto y anexos que operativizan el Acuerdo Básico. Lo expuesto precedentemente,
así como su fundamento jurídico está expresamente establecido en el Documento de
Proyecto.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, de aplicación
para las Unidades Ejecutoras de los Préstamos (UEP) de programas y/o proyectos
especiales financiados total o parcialmente por Organismos Internacionales, tal como
se expone en la citada Resolución.
18
2-
SUBCONTRATOS
Observación: Los informes presentados no poseen evidencia de la recepción (sello y
fecha) por parte de la UEP.
Comentario de la UEP: Los informes son recepcionados en medio magnético.
Recomendación: Dejar evidencia fehaciente sobre la recepción y aprobación de la UEP de
los informes presentados por los consultores, a fin de documentar la realización de los
controles sobre el cumplimiento de los términos de referencia respectivos.
3-
VARIOS
Observaciones:
a) En un caso no se tuvieron a la vista los antecedentes de la contratación para la
realización de publicaciones.
b) Con respecto a compras efectuadas el 09/11/98 a un mismo proveedor por $ 979,28 y $
262,70, no se tuvo a la vista el pedido de cotización a diferentes proveedores.
Comentarios de la UEP:
a) Las tarifas en los medios públicos son únicas para todas las agencias. El organismo
recomendó una firma representante del “Buenos Aires Herald Tribune”, cuando se
comenzaron a realizar Licitaciones Públicas Internacionales, que requieren de
publicación en medios locales y del exterior. Esta agencia se venía utilizando para la
liquidación de avisos con el Acuerdo PNUD 94/032 y ha demostrado eficiencia y
eficacia.
b) El Manual de Gestión PNUD no indica que, para comprar artículos de librería, insumos
de oficina, materiales y repuestos, por montos menores a $ 50.-, individualmente, se
requieran cotizaciones a diferentes proveedores.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
19
4-
LIBRO BANCO
Observación: El Proyecto no lleva un libro banco ni otro registro auxiliar de cheques
emitidos y/o anulados.
Comentario de la UEP: El proyecto lleva un Mayor de Bancos emitido por el sistema.
Recomendación: Implementar un registro cronológico de cheques emitidos y anulados.
5-
REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
a) Se ha podido verificar que el sistema de registros implementado por la UEP permite
realizar operaciones no válidas que atentan contra la confiabilidad de la información
que brinda, ya que, por ejemplo, permite cancelar una cuenta de pasivo sin que la
misma haya sido previamente contabilizada contra la cuenta de inversión respectiva.
b) Se ha podido verificar que las justificaciones de fondos presentadas al BID durante
1998 no surgen del sistema contable que tiene implementado la UEP, lo que implica
duplicidad y mayor margen de error en la carga de los datos.
Comentarios de la UEP:
a) Se tomó en cuenta la observación.
b) Esta situación fue corregida para las justificaciones de gastos del año 1999.
Recomendación: Realizar las modificaciones necesarias al sistema contable que permitan
relacionar automáticamente todos los registros, presupuestarios y contables, aplicando
adecuados sistemas de control sobre la información que brinda el mismo sobre el Proyecto.
6-
JUSTIFICACIONES DE FONDOS
Observación: En las justificaciones de fondos realizadas por la UEP se imputó como
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fecha de pago la fecha de factura. Teniendo en cuenta lo expuesto en el punto 5- b) anterior
cabe señalar que la UEP no efectuó oportuna y periódicamente las conciliaciones entre los
registros y las justificaciones de fondos emitidas, de manera de validar la información
incluida en las mismas; sin embargo este procedimiento fue realizado con posterioridad al
cierre del ejercicio.
Cabe aclarar que al 31/12/98 aún no se habían rendido gastos correspondientes a 1998 por
USD 1.962.394,01; al 31/05/99 aún restaban justificar USD 131.326,12.
Comentario de la UEP: Si bien en el formulario se consignaba la fecha de la factura,
como los mismos fueron acompañados del soporte documentario correspondiente, el
Banco siempre tuvo constancia de la fecha de pago de cada gasto rendido, sin el cual no
hubiera aprobado la rendición correspondiente.
Este mecanismo fue corregido durante el ejercicio 1999 a partir de la implementación total
del sistema contable, ya que el mismo permite presentar los gastos por su fecha de
devengamiento y pago.
7-
INTERESES GANADOS
Observación: Los intereses generados por los fondos depositados en la Cuenta Especial
constituyen fondos de contrapartida local; se ha observado que los mismos permanecen en
dicha cuenta al 31/12/98.
Comentario de la UEP: Sin comentario.
Recomendación: Mantener en el saldo de la cuenta especial únicamente los fondos
provenientes del BID, a los efectos de tener claramente identificados los fondos
provenientes de las distintas fuentes de financiamiento.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA INSTITUCIONALIZACION
DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1034/OC-AR BID
(Período comprendido entre el 01/11/97 y el 31/12/98)
Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para
la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- test o prueba de transacciones;
- análisis de antecedentes licitatorios de adquisiciones;
- análisis de antecedentes de contratación de servicios de consultoría;
- circularización de saldos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- inspección ocular de bienes;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa;
- conciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
22
El alcance de nuestro examen sobre los movimientos expuestos en el Estado de Ingresos y
Egresos de Efectivo del Programa al 31 de diciembre de 1998 comprendió el 100 % de los
ingresos y el 27 % de los egresos.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Programa no opuso
reparos a la gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de
las tareas de campo.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 1999.
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