2000_011_09info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL “PROGRAMA DE RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3960-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter
de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1998, correspondientes al "Programa de Reconversión Empresarial para las Exportaciones"
(PREX), parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 3960-AR, suscripto el
26 de marzo de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción
y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado al 31 de diciembre de 1998,
expresado en pesos y notas anexas 1 a 4 que forman parte del mismo.
b) Estado de Inversiones y Gastos por categorías según S.A.R. al 31 de diciembre de
1998, expresado en pesos.
Los mencionados estados fueron confeccionados por la Unidad Administradora del
Programa (UAP) y son de su exclusiva responsabilidad. Se encuentran expresados al tipo
de cambio $ 1= USD 1.
1
Los estados definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 5 de mayo de 1999 y
se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 09/11/98 y el 18/12/98, entre
el 04/01/99 y el 09/03/99 , el 19/03/99 y el 26/05/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo expuesto a continuación:
Conforme lo estipulado en el apartado D, punto 7.25 del Manual de Políticas y
Procedimientos del Proyecto, la firma de auditores externos Harteneck, López y Cía /
Price Waterhouse Coopers, en virtud del contrato suscripto con fecha 1° de noviembre de
1997, efectúa la auditoría correspondiente a:
1. la Cuenta de Aportes no Reembolsables, Cuenta Especial de Pago (CEP) N°
0/809290/018 abierta en el Citibank;
2. el cumplimiento del Contrato de Servicios de Gerenciamiento (CSG); y
3. el cálculo de la remuneración variable del CSG.
En consecuencia, el alcance de nuestro trabajo no incluyó la revisión de los elementos
mencionados en el párrafo precedente. Por consiguiente, no hemos ampliado el alcance de
2
nuestros procedimientos de auditoría para permitirnos expresar una opinión sobre los
elementos citados.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a.
La cuenta “Pasivos del Programa” del capítulo Justificación del Saldo Disponible del
estado expuesto en I- a) precedente, representa una partida con saldo acreedor por $
102.213,41 por lo que debería haberse expuesto con saldo negativo. Cabe aclarar que
el total disponible al 31/12/98 asciende a $ 858.539,67 tal como se expone en el
mencionado estado.
b. Los ingresos provenientes del Banco Mundial, tal como se exponen en el Estado de la
Cuenta Especial al 31/12/98, ascendieron a USD 20.762.657.-. La diferencia de USD
4.797,88 con la cifra expuesta en el capítulo Orígenes de Fondos del estado
identificado en I- a) precedente (USD 20.757.859,12), surge de las tasas de cambio
aplicadas por el Banco de la Nación Argentina para la acreditación de los
desembolsos.
c.
La UAP procedió a deducir de la cuenta “Aportes del Tesoro” el importe de USD
33.856,32 correspondiente a los servicios financieros abonados en el ejercicio 1996,
ya que los mismos no forman parte del pari-passu del Programa.
d. Cabe aclarar que los importes correspondientes a la cuenta “Desembolsos a la Cuenta
Especial Cta. Banco Nación Préstamo 3960-AR” es de $ 20.757.859,12 y a la cuenta
“Aportes del Tesoro” es de $ 3.482.988.-.
3
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a la limitación expuesta en el
apartado II- precedente, los estados detallados en I- exponen razonablemente la situación
financiera del “Programa de Reconversión Empresarial para las Exportaciones” al
31/12/98, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha,
de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3960-AR BIRF del 26/03/96.
BUENOS AIRES, 30 de junio de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL “PROGRAMA DE RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3960-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos
(SOE’s) y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 1998, correspondientes al “Programa de Reconversión Empresarial
para las Exportaciones” (PREX), parcialmente financiado con recursos provenientes del
Convenio de Préstamo N° 3960-AR BIRF de fecha 26/03/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolsos, por el período comprendido entre el 01/01/98 y el
31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
Fue preparado por la Unidad Administradora del Programa (UAP) sobre la base de los
Certificados de Gastos (SOE’s) y Solicitudes de Retiro de Fondos N° 5, 7, 8, 9 y 10
relacionadas, todas en dólares estadounidenses, emitidos y presentados al BIRF durante el
ejercicio 1998.
El estado se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los
certificados de gastos que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que
se consideraron necesarios en las circunstancias, aplicados sobre el 41,08 % del total de
gastos justificados en el ejercicio 1998, excepto por lo que a continuación se indica:
Nuestro examen no incluyó la auditoría de la Cuenta de Aportes no Reembolsables Cuenta Especial de Pago (CEP) N° 0/809290/018 abierta en el Citibank-, la auditoría
sobre el cumplimiento del Contrato de Servicios de Gerenciamiento (CSG) y la auditoría
sobre el cálculo de la remuneración variable del CSG, las cuales han sido realizadas por
la firma de auditores externos Harteneck, López y Cía / Price Waterhouse Coopers, según
se expone en el apartado II- de nuestro Dictamen sobre los Estados Financieros del
Proyecto.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Se han detectado gastos no elegibles por USD 364.633,12.-, incluidos bajo la categoría
3 (a) en las Solicitudes N° 5, 7, 8, 9 y 10, y bajo la categoría 2 en las Solicitudes N° 7,
8 y 9. Dichos gastos corresponden a la aplicación del porcentaje de financiamiento
BIRF sobre el importe total de factura incluido el impuesto al valor agregado (IVA), el
cual no constituye un desembolso efectivo de fondos para el Proyecto ya que el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) emitió el correspondiente
comprobante de reintegro de IVA al proveedor, sin que se afecten fondos para dicho
fin.
6
Cabe aclarar que los certificados de IVA emitidos por el PNUD no se encuentran
incluidos en la cuenta “Aportes de Tesoro” del Estado de Origen y Aplicación de
Fondos al 31/12/98.
b) La Solicitud N° 5 incluye USD 250.000.-, solicitados al BIRF bajo la categoría 1 Aportes No Reembolsables-, que no corresponden a gastos efectivamente realizados
sino a la transferencia bancaria para la ampliación del fondo rotatorio de la Cuenta
Especial de Pago (CEP) N° 0/809290/018.
c) Como consecuencia del Acta bilateral firmada entre la UAP y Trade Development
Institute of Ireland Limited (T.D.I.) el 03/09/98 y aprobada por el BIRF con fecha
10/09/98, a partir de la Solicitud N° 9 se incluyeron reembolsos efectuados al CSG
(TDI) sin la realización de los controles previos que anteriormente se aplicaban sobre
la documentación respaldatoria de los pagos, a fin de agilizar el mecanismo de
reembolso a las empresas beneficiarias del Programa. Cabe aclarar que de la revisión
ex-post de la documentación efectuada por la UAP, surge que al 31/12/98 existían
pagos no conformados por $ 1.085.231.-, los cuales están en proceso de conformación
por el Comité de Gestión constituído al efecto.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a la limitación expuesta en el
apartado II- precedente y excepto por lo mencionado en el apartado III- anterior, el Estado
de Solicitudes de Desembolsos identificado en I-, correspondiente al “Programa de
Reconversión Empresarial para las Exportaciones”, resulta ser razonablemente confiable
para sustentar los Certificados de Gastos y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas,
7
que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/98, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3960-AR
BIRF del 26/03/96.
BUENOS AIRES, 30 de junio de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS EXPORTACIONES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3960-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
efectuado el examen del estado al 31/12/98 detallado en I- siguiente, correspondiente a la
Cuenta Especial del “Programa de Reconversión Empresarial para las Exportaciones”,
Convenio de Préstamo N° 3960-AR, suscripto el 26 de marzo de 1996 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial de Pagos al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses,
y preparado por la Unidad Administradora del Programa sobre la base de los movimientos
de la cuenta corriente en pesos N° 2829/03 y de la cuenta corriente en dólares N°
500149/15, abiertas en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. El
estado se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo los procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
1- Hasta noviembre de 1998 se utilizó como cuenta bancaria para el depósito de los
fondos del BIRF, la cuenta corriente en pesos N° 2829/03. A partir de esa fecha y con
el desembolso correspondiente al SOE N° 10 se comenzó a utilizar la cuenta corriente
en dólares N° 500149/15.
Por lo expuesto precedentemente, el Estado de la cuenta Especial de Pagos refleja la
sumatoria de los saldos de ambas cuentas al 31/12/98, tal como se expone en el
capítulo Justificación del Saldo Disponible del Estado de Origen y Aplicación de
Fondos.
2- Cabe aclarar que, donde dice Ampliación Asignación Autorizada (23/02/99) del estado
identificado en I-, corresponde al 23/02/98.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Programa de
Reconversión Empresarial para las Exportaciones” al 31/12/98, así como las
transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
10
prácticas contable-financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de fondos
contempladas en la respectiva cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 3960-AR
del 26/03/96.
BUENOS AIRES, 30 de junio de 1999.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3960-AR BIRF
“PROGRAMA DE RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del “Programa de Reconversión Empresarial
para las Exportaciones”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, operado por la
Unidad Administradora del Proyecto (UAP) creada al efecto, se ha examinado el cumplimiento
y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3960-AR suscripto el 26 de marzo
de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF).
a) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 38.500.000.-.
Al 31/12/98 los desembolsos del BIRF revaluados ascendieron a USD 20.767.799,16 tal
como surge del estado de la cuenta del préstamo emitido por el BIRF.
Durante el ejercicio 1998 los desembolsos del BIRF ascendieron a USD 13.401.965,87
(incluido revalúo pool de monedas), correspondientes a la ampliación de la asignación
autorizada por USD 1.000.000.- (Solicitud N° 6) de fecha 23/02/98 y al reembolso de las
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Solicitudes de Retiro de Fondos N° 5, 7, 8, 9 y 10, emitidas en el ejercicio 1998.
Cabe aclarar que el BIRF procedió a convertir los montos desembolsados de los préstamos
en canasta de monedas, a préstamos en moneda única -CMU- en dólares estadounidenses, a
junio de 1998.
b) Sección 2.02 (a): Categorías de gastos según Anexo 1 del Convenio.
Al respecto, nos remitimos al apartado III- Aclaraciones Previas de nuestro Informe sobre
Estados de Gastos (SOE’s) por el ejercicio finalizado el 31/12/98, adjunto al presente.
c) Sección 2.02 (b) y Anexo 5: Cuenta Especial.
Cumplida. La prestataria canalizó los fondos del Préstamo N° 3960-AR hasta noviembre de
1998 a través de la cuenta corriente en pesos N° 2829/03 y, posteriormente, a través de la
cuenta corriente en dólares N° 500149/15.
Cabe aclarar que al 31/12/98 se continúa con el acuerdo de ejecución descentralizada con la
oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo en Buenos Aires (Proyecto
N° ARG/96/010) a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para la ejecución.
d) Sección 2.04 y 2.05: Comisión de compromiso e intereses.
Cumplida.
e) Sección 3.01 (a) y (b) y 3.09 (a): Ejecución del Proyecto.
Se continúa con el Contrato de Servicios de Gerenciamiento (CSG) para la Administración
del Mecanismo de Aporte No Reembolsable (A.N.R.) con Participación en los Costos con la
firma TRADE DEVELOPMENT INSTITUTE OF IRELAND LIMITED (T.D.I.) para la
ejecución de la parte A.1 del Proyecto, suscripto el 18/07/96.
En lo que respecta a la realización de la Parte B del Proyecto, durante el ejercicio se avanzó
en el cumplimiento de los objetivos de la Carta Acuerdo firmada con el Instituto Nacional de
Tecnología Industrial (INTI) el 17 de junio de 1997 y se firmó el 8 de enero de 1998 una
Carta Acuerdo con el Servicio Nacional de Sanidad Animal (SENASA) a fin de apoyar al
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Organismo en la simplificación de los trámites de certificación de la calidad
f) Sección 3.01(c): Asignación de contrapartida local en los presupuestos anuales.
Cumplida. Se tuvo a la vista la asignación del crédito presupuestario para el Programa para
el ejercicio 1999. Cabe aclarar que la asignación de fondos para el ejercicio 1998 quedó
anulada al ser transferido el Programa a la órbita de la Secretaría de la Pequeña y Mediana
Empresa.
g) Sección 3.02 (a): Adquisición de bienes y servicios de consultores.
Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto al
presente.
h) Sección 3.02 (b): Los Aportes No Reembolsables con Participación en los Costos se
efectuarán de conformidad con lo estipulado en el Manual de Políticas y
Procedimientos.
Se remite a lo expuesto en el apartado II- de nuestro Informe sobre los Estados Financieros
del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/98, adjunto al presente.
i) Sección 3.03: Unidad Administradora del Programa.
Cumplida. La prestataria mantiene la Unidad Administradora (UAP) que en la actualidad
depende de la Secretaría de la Pequeña y Mediana Empresa.
j) Sección 3.05 (a): Plan operativo para el ejercicio siguiente.
La UAP ha dado cumplimiento a la presentación del Plan Operativo para 1999.
k) Sección 3.06: Informes de progreso.
Se tuvo a la vista el Segundo Informe de Implementación del Proyecto elaborado por la UAP
correspondiente al período mayo de 1997 a enero de 1998 y el Informe Semestral por el
período febrero de 1998 a julio de 1998.
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l) Sección 3.08 (a): Implementación del Proyecto.
Cumplida. De acuerdo con el Manual de Políticas y Procedimientos, la UAP procedió en
noviembre de 1996 a la apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial de Pago de
Aportes No Reembolsables –CEP- (cuenta corriente en pesos N° 0/809290/018 abierta en el
Citibank) desde la cual la firma contratista de servicios de gerenciamiento (T.D.I.) gira los
fondos a las empresas beneficiarias.
m)Sección 3.08 (b): Cumplimiento del contrato de servicios de gerenciamiento.
Se remite a lo expuesto en el apartado II- de nuestro Informe sobre los Estados Financieros
del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/98, adjunto al presente.
n) Sección 3.09 (b): Directorio de proveedores de servicios de apoyo a las exportaciones a
nivel mundial (DIRCON).
No cumplida. Al 31/12/98 no se habían realizado gastos para la parte A.2 del Proyecto; hasta
tanto, la UAP es la responsable de gerenciar y operar el Directorio de Consultores Provisorio
(DIRPRO). Según se expone en los informes de progreso que se tuvieron a la vista, la UAP y
el Banco Mundial acordaron una reasignación de los fondos destinados a la implementación
definitiva del DIRCON en respuesta a la decisión del Gobierno Argentino de financiarlo
mediante otra fuente alternativa como consecuencia de la reducción de costos que generaron
los cambios tecnológicos en los últimos años.
o) Sección 3.09 (c): Convenios de Aporte No Reembolsable con Participación en los
Costos.
Se remite a lo expuesto en el apartado II- de nuestro Informe sobre los Estados Financieros
del Proyecto.
p) Sección 4.01 (a): Registros contables.
La UAP mantiene una organización contable basada en cuentas separadas e identificadas que
no reviste las condiciones de orgánica e integrada, existiendo observaciones puntuales que se
exponen en el Memorando a la Dirección del Proyecto.
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No obstante, cabe destacar que la UAP ha efectuado la contratación de una firma consultora
para la realización de todas las modificaciones necesarias al sistema contable para optimizar
la gestión y la calidad de la información.
BUENOS AIRES, 30 de junio de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS
EXPORTACIONES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3960-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1998, correspondientes al “Programa de Reconversión Empresarial para las Exportaciones”,
han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la
Unidad Administradora del Programa (UAP), que hemos considerado necesario informar para
su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen en campo,
han surgido los siguientes señalamientos:
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/98
1- SISTEMA CONTABLE
Observación: La Unidad Administradora del Programa tiene implementado un sistema
contable que no reviste las condiciones de orgánico e integrado. Como consecuencia de
ello, por ejemplo, las líneas contables no se relacionan automáticamente con las
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presupuestarias, los mayores contables no consideran en todos los casos el saldo
existente al inicio, la secuencia numérica de las órdenes de pago emitidas por el sistema
no se corresponde con las fechas de su emisión, los saldos según mayor presentan
errores en las operaciones registradas, brindando por lo tanto información inconsistente.
Comentario de la UAP: El sistema informático implementado por la UAP reviste
sobradamente las condiciones de orgánico e integrado. Es orgánico porque mantiene una
vinculación lógica estricta entre los comprobantes y registros contables que se generan a
lo largo de todos los procesos de egresos de fondos; y es integrado porque los datos se
ingresan una única vez al sistema actualizando automáticamente la interrelación con
todos los módulos.
Con respecto a algunas inconsistencias observadas en las salidas o reportes del sistema,
la UAP ha contratado por 300 horas de consultoría a una empresa a partir de octubre de
1998 para realizar mejoras y/o modificaciones. En virtud de este contrato, se han
superado la mayoría de los problemas mencionados, quedando a resolver en el corto
plazo el resto de las inconsistencias, las que estarán totalmente superadas en la segunda
quincena de abril de 1999.
Recomendación: Dotar al sistema de registros de las características pertinentes,
conforme a confiables prácticas contables que permitan la aplicación de adecuados
sistemas de control.
2- ÓRDENES DE PAGO
Observaciones:
•
Se observaron atrasos considerables (en algunos casos exceden los 30 días) entre la
fecha de emisión de las órdenes de pago y el libramiento del pago respectivo (por
cheque o transferencia bancaria).
•
En algunos casos las órdenes de pago se emitieron sin respetar la correlatividad
numérica según su fecha de emisión.
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Comentario de la UAP: Dichos atrasos ocurrieron en dos oportunidades: pago a la
firma Harteneck y reposición de la Cuenta Especial de Pagos. El primer caso obedeció a
revisiones y ajustes en el contrato de la firma mencionada, y el segundo fue debido al
traslado del Programa a la Secretaría de la Pequeña y Mediana Empresa a lo que se
sumó
el tiempo transcurrido por el cambio de registro de firmas de las nuevas
autoridades que se realiza a través del Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo.
Recomendación: Minimizar los tiempos entre la emisión de las órdenes de pago y la
efectivización de los pagos, a fin de lograr un adecuado control de los mismos.
3- ARCHIVO DE ÓRDENES DE PAGO
Observaciones: Al momento de nuestra visita a campo se han detectado las siguientes
observaciones sobre el archivo de órdenes de pago implementado por la UAP:
• Se archivan indistintamente copias y originales.
• En algunos casos, en las anulaciones sólo se archiva una copia y no el total de
formularios emitidos.
• En algunos casos las órdenes de pago no tenían la autorización por parte del
Coordinador.
• Se detectaron órdenes de pago faltantes.
Comentarios de la UAP: Las órdenes de pago faltantes corresponden al hecho que al
momento de generarse dicho documento, se produce algún inconveniente técnico en la
instalación (ej.: caída de red, etc.) que impide que el mismo salga impreso. Por esta
razón se anula dicha transacción y dado que el sistema no permite la reimpresión de
ninguna orden de pago, por cuestiones de control interno, no existe dicho comprobante.
A pesar de ello esta UAP deja constancia en el archivo correlativo numérico de órdenes
de pago de cada uno de estos casos.
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Con respecto al resto de las observaciones se toma debida nota.
Recomendación: Implementar un adecuado archivo cronológico de órdenes de pago.
4- DISPONIBILIDADES-MAYOR DE BANCOS
Observaciones:
a) Con respecto a la cuenta corriente de Trade Development Institute of Ireland Limited
(T.D.I.), que tiene a su cargo los servicios de gerenciamiento del Programa (CSG), se
ha podido verificar que las registraciones, efectuadas sobre la base de los
comprobantes
de
transferencia
originales,
se
realizan
con
atrasos
de
aproximadamente 30 días y, en algunos casos, sin orden cronológico.
b) En ningún caso se incluye, en el detalle de las registraciones contables de las cuentas
bancarias, el número de transferencia o de cheque que permita su identificación,
circunstancia que dificulta la realización de las conciliaciones bancarias.
Comentarios de la UAP: Con respecto a la cuenta corriente de Trade Development
Institute of Ireland Limited, y como se ha explicado ya en oportunidades anteriores, la
registración se realiza dentro de las 72 a 96 hs de recibida la documentación por parte
del CSG. Esto significa que si el CSG remite a la UAP los originales de transferencias
realizadas con mucha posterioridad a la fecha en que dichos pagos fueron realizados, la
UAP registra los mismos (una vez controlados), dentro de ese período.
Respecto a que en el detalle de las registraciones no se incluye el N° de transferencia
que permita identificar cada pago, se hace notar que la contabilización de los aportes no
reembolsables (ANR) indican el N° de Carta Acuerdo y de transferencia. Lo
mencionado puede observarse en el listado de la cuenta contable “CGS Fondos ANR”.
Recomendaciones:
a) Implementar mecanismos más ágiles y completos respecto a las rendiciones de
gastos de T.D.I. a los efectos de realizar las registraciones que correspondan en
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forma oportuna.
b) Incluir en el detalle de las registraciones contables de todas las operaciones,
incluidas las referidas a las cuentas bancarias, los datos necesarios para la correcta
identificación de los gastos.
5- APORTES NO REEMBOLSABLES (ANR)
Observaciones:
• Las aprobaciones de los proyectos no indican el monto aprobado.
• Se detectaron varios casos en los que no se han cumplido los plazos previstos para las
aprobaciones de los proyectos.
• No se tuvieron a la vista recibos de T.D.I. por los reembolsos de fondos efectuados.
• En algunos casos las solicitudes de aprobaciones, así como las aprobaciones de los
proyectos, carecían de firma.
Comentarios de la UAP: Efectivamente las aprobaciones de los proyectos no indican el
monto aprobado ya que en las mismas se hace referencia al número de proyecto y a la
empresa beneficiaria, la que previamente ha presentado su proyecto, indicando en cada
caso y con claridad, el monto de cada servicio y del proyecto en su totalidad, con lo que
surge claramente el monto del proyecto asociado. Si algún proyecto no es aprobado
como oportunamente fue presentado, esto se deja claramente establecido en la nota de
Objeción o de No Objeción, o en las aclaraciones que en cada caso la UAP solicita al
contratista de Servicios de Gerenciamiento (T.D.I.), y que obran todas en los
expedientes respectivos.
Efectivamente T.D.I. no remite a la UAP copia de los recibos que solicita a las empresas
como consecuencia de los pagos de los ANR; no obstante dichos recibos obran en poder
de T.D.I., y pueden ser puestos a su disposición a vuestra solicitud.
El proceso de aprobación (No Objeción) tanto de la UAP como del BIRF (de
corresponder) deben estar firmados por el Coordinador del Programa y por la máxima
21
autoridad de la contratista de Servicios de Gerenciamiento.
El incumplimiento de los plazos previstos para la aprobación de proyectos se debió a la
necesidad de realizar reuniones técnicas entre las autoridades máximas de T.D.I. y la
UAP, para tratar temas específicos de los mismos.
Recomendación: Documentar adecuadamente las operaciones que realiza el Proyecto.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1- EQUIPOS
Observaciones:
a) Las órdenes de compra no evidencian la aceptación del proveedor.
b) Al momento de realizarse la inspección ocular, no se encontraron un televisor de
29”, un video reproductor y una computadora, sin que se haya tenido a la vista la
correspondiente orden de salida con la identificación de los bienes.
c) No consta la fecha en las respectivas actas de transferencia de bienes. Asimismo, en
algunos casos, no se encontraban firmadas por la Dirección de Patrimonio de la
Secretaría respectiva.
d) Del análisis del expediente de adquisición de equipos N° 052 surgen las siguientes
observaciones:
• El cuadro comparativo de precios no tiene fecha ni identificación del firmante.
• Los presupuestos presentados por las firmas no cumplen todos los requisitos de
presentación establecidos en la solicitud de cotización (por ejemplo N° de CUIT,
condición frente al IVA, etc.).
• Se incluyeron en el cuadro comparativo dos presupuestos que no cumplen con la
modalidad de pago establecida en la invitación a cotizar y otro cuya fecha de
emisión es de 5 días posteriores a la fecha límite fijada para la recepción.
e) En lo que respecta al expediente de adquisición de equipos N° 040, el análisis
efectuado ha dado lugar a las siguientes observaciones:
22
•
No forman parte del expediente el acta de apertura, ni la recomendación de
adjudicación por parte del Comité respectivo. Asimismo la solicitud de
cotización incluida en el mismo no especifica lugar y fecha en que se hará
públicamente la apertura de las ofertas.
•
De acuerdo a los procedimientos establecidos, en función del monto de la
operación, las ofertas deben presentarse en sobre cerrado y conservarse a
resguardo hasta la apertura pública. No obstante ello se pudo constatar que una
de las empresas que resultó adjudicataria presentó cuatro presupuestos por fax,
los cuales fueron considerados indistintamente para la comparación de precios.
Cabe aclarar que en los dos últimos presupuestos presentados la firma
manifiesta no cotizar uno de los ítems que posteriormente le fuera adjudicado.
•
Los términos de referencia establecen que los productos a cotizar deben tener
una garantía integral de 36 meses; este requisito sólo fue cumplimentado por
una de las empresas cotizantes y se adjudicaron ítems a empresas que sólo
ofrecieron 12 meses de garantía.
•
La selección del proveedor en varios casos fue de acuerdo a la marca del
producto cotizado independientemente de que otras firmas cumplieran las
especificaciones técnicas a menor costo. Este criterio de selección debería
haberse expuesto en los términos de referencia, a los efectos de garantizar la
equidad a los oferentes.
Comentarios de la UAP:
a) Se sobreentiende que todo proveedor que remite una factura (que es posterior a la
entrega de los elementos adjudicados), con cargo a una orden de compra recibida
con anterioridad, está prestando su aceptación y conformidad a la misma. Además
dicha factura da lugar a una orden de pago relacionada con la misma orden de
compra.
b) El equipamiento se encontraba en el Centro de Exposiciones Costa Salguero en la
Exposición Bussiness to Bussiness y su salida se encuentra registrada en el Libro de
23
Guardia en la hoja correspondiente al 03/03/99.
c) Sin comentario.
d) Respecto del expediente N° 052 caben las siguientes aclaraciones:
• La identificación del firmante se encuentra documentada en el registro interno de
firmas de la UAP, el que se encuentra a vuestra disposición.
• Si bien la firma aludida no presentó en oportunidad de cotizar su número de
CUIT y su condición frente al IVA, es una empresa ampliamente reconocida en
el mercado, y en oportunidad de ser adjudicada, presentó toda la documentación
con los datos necesarios.
• Si bien en el cuadro comparativo se han incluido dos oferentes que no cumplían
con la condición de pago de 20 días fecha factura, los mismos no fueron tomados
en cuenta a los efectos de evaluar la oferta más conveniente.
Si bien el oferente consignó como fecha en su oferta 18/05/98; es de notar que
fue un error involuntario de tipeo toda vez que la misma fue presentada en esta
UAP con fecha 13/05/98 como lo consigna el sello de recepción.
e) Con relación al expediente N° 040 caben las siguientes consideraciones:
•
Sin comentario.
•
Se toma debida nota.
•
Sin comentario
•
El ítem 2, dado que la adquisición se refería a un elemento crítico, se ha
adjudicado a aquel oferente que garantizaba máxima calidad y confiabilidad.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el proyecto
a fin de garantizar la transparencia de la gestión.
2- CONSULTORÍA
Observaciones:
•
No consta en los contratos el número asignado a los mismos.
•
Los contratos no indican la categoría en la cual se contrató al consultor.
24
•
La mayor parte de los currículos tenidos a la vista no tenían firma ni fecha de
presentación.
•
Se tuvieron a la vista fotocopias de títulos profesionales de los consultores sin
autenticar y solicitudes de contratación cuya fecha es posterior a la de celebración
del contrato.
•
En dos casos el consultor contratado no cumple con el perfil requerido según los
términos de referencia.
•
Del análisis de informes que nos fueran suministrados, el 29% no tenía fecha de
recepción por parte de la UAP, el 23% no tenía fecha de presentación y en el 72%
de los casos no constaba la aprobación.
•
Las órdenes de pago realizadas para el libramiento de los honorarios de los
consultores no poseen los datos necesarios que permitan identificar al beneficiario.
Comentarios de la UAP:
•
El modelo de contrato utilizado por el Proyecto para la contratación de consultores
responde estrictamente al modelo impartido por el BIRF y fue ratificado por dicho
organismo al solicitarle la No Objeción a las contrataciones realizadas, en cuya
oportunidad se remitió borrador de cada contrato.
•
En lo atinente a los currículos, y las aprobaciones de los informes se tendrán en
cuenta las consideraciones de la AGN.
•
Los listados que acompañan las liquidaciones mensuales de honorarios incluyen
todos los datos necesarios para la identificación de los destinatarios de los pagos.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto, dejando evidencia en los respectivos legajos.
3- ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES
Observaciones: De los expedientes que fueron analizados surgieron las siguientes
observaciones que impidieron aseverar la integridad de la documentación que nos fuera
25
proporcionada:
•
Se encontraban sin foliar o no lo estaban íntegramente.
•
Se encontraron números de folio repetidos.
•
Se tuvieron a la vista expedientes incompletos.
•
En algunos casos, la documentación no se encontraba archivada en orden
cronológico.
•
En caso de existir refoliaciones, carecían de firma autorizante.
•
El foliado no se continuaba entre los cuerpos de un mismo expediente.
•
La documentación de las distintas subcontrataciones correspondientes al INTI, no
se encontraba archivada en forma conjunta.
Comentarios de la UAP: Tomamos debida nota de sus sugerencias y a partir de la
fecha procederemos de acuerdo a las mismas.
Respecto de las actuaciones que corresponden a otras tramitaciones (adquisiciones,
contratos de consultoría, etc.) se impartirán las respectivas instrucciones a fin de aplicar,
en lo que sea pertinente, las disposiciones vigentes en la materia.
4- SUBCONTRATOS
Observación: Para la contratación de una firma consultora a través del INTI no se
efectuaron las publicaciones que establecen las normas BIRF para contrataciones
superiores a $ 200.000.-, a los efectos de obtener manifestaciones de interés, previo a la
realización de la lista corta.
Comentario de la UAP: Respecto de las actuaciones que corresponden a otras
tramitaciones (adquisiciones, contratos de consultoría, etc.) se impartirán las respectivas
instrucciones a fin de aplicar, en lo que sea pertinente, las disposiciones vigentes en la
materia.
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Recomendación: Aplicar los procedimientos estipulados por el BIRF en la materia.
BUENOS AIRES, 30 de junio de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3960-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con los registros que
les dan sustento;
- test o prueba de transacciones y comprobantes;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados; en particular,
con respecto a los ANR, se realizaron pruebas tendientes a comprobar la existencia del proyecto
de exportación y su porcentaje de financiamiento, verificación de las aprobaciones de la UAP en
cuanto a plazos y forma, revisión de las cartas convenio suscriptas con los beneficiarios,
verificación de los pagos efectuados por el CSG contra transferencias bancarias y
comprobaciones aritméticas de las justificaciones del CSG;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- inspección ocular de bienes;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios, excepto por lo que a continuación se señala:
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Nuestro examen no incluyó la auditoría de la Cuenta de Aportes no Reembolsables Cuenta Especial de Pago (CEP)-, la auditoría sobre el cumplimiento del Contrato de
Servicios de Gerenciamiento (CSG) y la auditoría sobre el cálculo de la remuneración
variable del CSG, las cuales han sido realizadas por la firma de auditores externos
Harteneck, López y Cía / Price Waterhouse Coopers, según se expone en el apartado II- de
nuestro Informe sobre los Estados Financieros del Proyecto por el ejercicio finalizado el
31/12/98, adjunto a la presente declaración.
El alcance del examen comprendió el 100 % del origen de los fondos ingresados durante 1998 y
el 37,36 % de las aplicaciones del ejercicio incluidas en el capítulo Aplicaciones del Estado de
Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto al 31/12/98.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Administradora del Programa no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 30 de junio de 1999.
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