2000_011_08info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES”
CONVENIOS DE PRESTAMO Nº4117-AR BIRF y 03830 JEXIM
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/98,
correspondientes al “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, parcialmente financiado a
través de los Convenios de Préstamo Nº 03830 y N° 4117-AR, suscriptos el 18/03/97 y el
17/04/97 entre la Nación Argentina y el Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón
(JEXIM) y con el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación,
respectivamente.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estados Financieros Básicos:
a- Balance General Consolidado al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos, y
notas explicativas que forman parte del mismo.
b- Inversiones por Categoría al 31 de diciembre de 1998, expresado en millones de
dólares.
c- Fuentes y Usos de Fondos acumulado al 31/12/98, ejecutado y proyectado,
expresado en pesos.
1
d- Fuentes y Usos de Fondos del Período, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1998, expresado en pesos.
2. Información financiera complementaria que incluye los siguientes Resúmenes de
Fuentes y Usos de Fondos, por el ejercicio finalizado el 31/12/98, comparativos con el
ejercicio anterior, y expresados en pesos: Consolidado, de la Subunidad Central de
Coordinación para la Emergencia (SUCCE), y de las denominadas Subunidades
Provinciales (SUPCE) de las provincias de Buenos Aires, Corrientes, Santa Fe, Chaco y
Entre Ríos.
Los estados precedentes han sido preparados por la SUCCE y son de su exclusiva
responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos por esta auditoría con fecha
12/08/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas de campo entre el 10/05/99 y el 12/08/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios, y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
2
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I- precedente presentan razonablemente, en sus
aspectos significativos, la situación financiera del “Proyecto de Protección contra las
Inundaciones” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones operadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en los convenios de préstamo N°
4117-AR BIRF y 03830 JEXIM del 17/04/97 y el 18/03/97, respectivamente.
BUENOS AIRES, 30 de agosto de 1999.
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” EN LA PARTE
DEL CONVENIO DE PRESTAMO Nº4117-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Estados de Gastos y las
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/98, correspondiente al “Proyecto de Protección
contra las Inundaciones” en la parte financiada a través del Convenio de Préstamo N° 4117-AR
BIRF de fecha 17/04/97 y su modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso del período, por el ejercicio finalizado el 31/12/98,
expresado en dólares estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia
y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
4
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente,
correspondiente al “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, resulta ser
razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro
de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el
ejercicio finalizado el 31/12/98, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 4117-AR BIRF del 17/04/97 y su modificación.
BUENOS AIRES, 30 de agosto de 1999.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” EN LA PARTE
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 03830 JEXIM
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda la Solicitud de Retiro de
Fondos Nº 1, que fuera emitida y presentada al Banco de Exportaciones e Importaciones del
Japón durante el ejercicio finalizado el 31/12/98, correspondiente al “Proyecto de Protección
contra las Inundaciones”, en la parte financiada a través del Convenio de Préstamo N° 03830
JEXIM del 18/03/97.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso del período, por el ejercicio finalizado el 31/12/98,
expresado en dólares estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia
y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
6
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios sobre la Solicitud de Retiro de Fondos N° 1 (Asignación Autorizada).
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente,
correspondiente al “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, resulta ser
razonablemente confiable para sustentar la Solicitud de Retiro de Fondos relacionada, que
fuera emitida y presentada al Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón durante el
ejercicio finalizado el 31/12/98, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 03830 JEXIM del 18/03/97.
BUENOS AIRES, 30 de agosto de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES”
CONVENIO DE PRESTAMO Nº4117-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado identificado en I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31/12/98, correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Protección contra
las Inundaciones”, Convenio de Préstamo N° 4117-AR, suscripto el 17 de abril de 1997 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su
modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Conciliación de la Cuenta Especial al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia
sobre la base de los extractos bancarios de la caja de ahorro N° 243.364/0 “M INT
3000/325 P IN BIRF 4117AR”, mantenida en el Banco de la Nación Argentina (BNA),
Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto
de Protección contra las Inundaciones” al 31/12/98, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el
uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo
N° 4117-AR BIRF de fecha 17/04/97 y su modificación.
BUENOS AIRES, 30 de agosto de 1999
9
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRESTAMO Nº4117-AR BIRF
“PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría de los estados financieros del “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, por el
ejercicio finalizado el 31/12/98, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales
de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio
de Préstamo N° 4117-AR, suscripto el 17/04/97 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación.
El Proyecto es ejecutado por la Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias del
Ministerio del Interior a través de la denominada Subunidad Central de Coordinación para la
Emergencia (SUCCE) creada al efecto.
1)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 200.000.000.-.
Al 31/12/98 el total desembolsado por el BIRF ascendió a USD 7.631.780.-.
2)
Sección 2.02 (a): Retiros de fondos del préstamo.
La información requerida obra en el Estado de la Cuenta Especial al 31/12/98, adjunto al
presente informe.
10
3)
Sección 2.02: (b) Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial.
Cumplida. La SUCCE procedió a la apertura de la Cuenta Especial “M INT 3000/325 P IN
BIRF 4117AR”, caja de ahorro N° 243.364/0, en el Banco de la Nación Argentina,
Sucursal Plaza de Mayo.
4)
Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Durante 1998 se registraron los siguientes cargos por este concepto:
Fecha Vto.
17/02/98
17/08/98
5)
Importe en USD
334.069,18
245.384,22
Sección 2.05 (a): Intereses.
Durante 1998 se registraron los siguientes cargos por este concepto:
Fecha Vto.
17/02/98
17/08/98
6)
Importe en USD
4.160,86
57.990,32
Sección 3.01 (a): Compromisos con los objetivos del Proyecto.
(i) Las partes A, B.1, B.2, B.3 y B.5 del Proyecto serán ejecutadas por las provincias
participantes de conformidad con los términos del Convenio de Préstamo
Subsidiario celebrado con cada una de ellas.
Al 31/12/98 se habían formalizado convenios subsidiarios con las provincias de
Corrientes, Chaco, Entre Ríos, Santa Fe y Buenos Aires.
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(ii) Coordinar la ejecución del Proyecto, y llevar a cabo las partes B.4, B.6 y B.7 por
medio de la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia (SUCCE).
Por Decreto N° 232/97 se establece que la SUCCE tomará las funciones de
coordinación y supervisión del Proyecto.
7)
Sección 3.02: Adquisición de bienes y contratación de obras y servicios de consultoría.
Nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
8)
Sección 3.04 (a): Los convenios de préstamo subsidiarios deberán contener los
términos y condiciones establecidos en el Anexo 6 del Convenio de Préstamo.
Cumplida conforme surge de lo estipulado en los convenios subsidiarios formalizados con
las provincias participantes mencionadas en 6) (i) precedente.
9)
Sección 3.06 (b): Informe de supervisión.
Al respecto se puso a disposición nota de fecha 06/03/98, por la cual se eleva al Banco
Mundial el informe cuatrimestral N° 1 (noviembre 1997-febrero de 1998) que se refiere a
la evaluación general sobre la marcha del Programa.
10)
Sección 3.07 (a): Informes de avance sobre la implementación del Proyecto.
Al respecto esta auditoría sólo tuvo a disposición la siguiente información:
Nota
(1)
Concepto
Informe cuatrimestral N° 1 al 30/04/98
724 del 04/03/99
Informe cuatrimestral N° 2 al 31/08/98
1070 del 31/03/99
Informe cuatrimestral N° 3 al 31/12/98
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(1) Conforme se menciona en la nota 724/99, el Informe cuatrimestral N° 1 fue entregado
en mano a la misión del Banco Mundial en ocasión de su visita al Proyecto el día
11/02/99.
11)
Sección 3.07 (b): Revisiones con el Banco de la implementación del Proyecto.
La SUCCE puso a disposición los Ayuda Memoria de las Misiones de supervisión del
Banco celebradas entre el 9 y el 26 de marzo de 1998, entre el 30 de noviembre y 15 de
diciembre de 1998 y entre el 10 y el 20 de marzo de 1999, en los cuales se analiza la
marcha del préstamo que nos ocupa.
Con referencia al Ayuda Memoria formalizado en la visita del 10 al 20 de marzo de 1999,
del análisis realizado cabe señalar los siguientes comentarios:
- Implementación y desembolsos: El arranque del proyecto no se pudo dar exactamente
conforme a lo estimado en el SAR (Staff Appraisal Report). Este desfase se concentró
en tres puntos: i) retrasos en la efectividad del préstamo; ii) Trámites más lentos en el
procesamiento de los convenios de préstamo subsidiarios; e iii) El efecto de la
manifestación del fenómeno de El Niño que retrasó el inicio y ritmo de varias obras.
- Sistema de alerta y pronóstico hidrológico: Un retraso significativo de 5 meses por falta
de cumplimiento de los consultores contratados.
12)
Sección 4.01 (a): Registros y cuentas separadas.
Cumplida.
BUENOS AIRES, 30 de agosto de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES”
CONVENIOS DE PRÉSTAMO Nº 4117-AR BIRF y 03830- JEXIM
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Proyecto
de Protección contra las Inundaciones”, una serie de observaciones y recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno,
surgidas como consecuencia del examen practicado por esta Auditoría General de la Nación,
sobre los estados financieros del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998.
Cabe aclarar que esta auditoría procedió a verificar, sobre la base de muestras selectivas
determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, la correcta utilización de los recursos del
financiamiento, realizando inspecciones in-situ en cuatro Subunidades Provinciales de
Coordinación para la Emergencia (SUPCE), además de la correspondiente a la Subunidad
Central de Coordinación para la Emergencia (SUCCE).
Del análisis mencionado precedentemente surgen los siguientes comentarios:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
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1- SUCCE
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
1. No se llevan registros auxiliares de Banco de las cuentas bancarias del Programa.
2. No se analizan las partidas pendientes en las conciliaciones bancarias preparadas por el
Programa.
3. Se procedió a liberar pagos a consultores en concepto de honorarios con fecha anterior a
la de aprobación de los respectivos informes de avance que deben presentar los
consultores y de los recibos y/o facturas respaldatorias de dichos pagos.
Comentarios de la SUCCE:
1. No se considera necesario llevar un registro auxiliar de bancos para las cuentas
corrientes, ya que las conciliaciones, practicadas en tiempo y forma, se hacen entre los
registros contables y los correspondientes extractos bancarios.
2. Se toma debida nota de la observación.
3. En caso que algún Consultor no cumpla con los requerimientos de presentación de los
respectivos informes, cuando correspondiera, recibos y/o facturas, se instruye al banco,
para que no sean acreditados los pagos correspondientes.
Recomendaciones:
1. Mantener un registro auxiliar de banco conforme a prácticas usuales, en el que se
detalle en forma clara y precisa el movimiento bancario realizado por la SUCCE,
registrando en forma correlativa la información (fecha, concepto, número de cheques
emitidos, depósitos, anulaciones, etc.).
2. Analizar y depurar las partidas pendientes de las conciliaciones bancarias preparadas
por la SUCCE.
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3. No liberar pagos en concepto de honorarios, sin la debida aprobación de los informes de
avance y/o finales que deben presentar los consultores conforme los términos de
referencia por ellos suscriptos, o sin los correspondientes recibos y/o facturas.
2) CONTRATOS DE CONSULTORES
Observación: En algunos casos la fecha de firma de los respectivos contratos es posterior
al inicio de las tareas del consultor en el proyecto.
Comentario de la SUCCE: Sin comentarios.
Recomendación: Los responsables del Proyecto no deben autorizar el inicio de las
actividades del consultor hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato que enmarca
las relaciones jurídicas involucradas.
2- SUPCE CORRIENTES
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones: Del relevamiento llevado a cabo se observó:
1. Concentración de las tareas movimiento de fondos (tesorería) y contabilidad.
2. La secuencia numérica de las órdenes de pago no sigue un orden cronológico.
3. Respecto de los cheques anulados, sólo se conserva la parte en que figura la numeración
correspondiente.
4. Se procedió a liberar un pago de $ 16.245.- (Concurso de Precios 02/98) en una fecha
anterior a la de recepción de la totalidad de los bienes adquiridos.
Comentarios de la SUPCE:
1. Sin comentarios.
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2. Sin comentarios.
3. En adelante se procederá a guardar los cheques anulados completos, tanto el original
como el duplicado.
4. Con la entrega de los bienes se advierte que uno de ellos presenta una falla de
funcionamiento. Se solicita su recambio por una unidad nueva, reteniendo la unidad
fallada, aunque no se la hace constar en el remito debido a que se consideró que esto
generaría algún tipo de derecho para la firma proveedora.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y mantener una adecuada
separación de funciones.
2) ANÁLISIS DE ANTECEDENTES DE ADQUISICIÓN DE BIENES
Observaciones:
1. En un caso no se ha cumplido el plazo de entrega estipulado (fecha prevista 09/09/98;
fecha de entrega 11/10/98).
2. La documentación se encuentra sin foliar.
Comentarios de la SUPCE:
1. Sin comentarios.
2. Habiéndose tomado conocimiento se procedió a foliar.
3) FIRMAS CONSULTORAS - INFORMES
Observación: Se observaron significativos atrasos en el cumplimiento de la presentación
de informes, conforme lo estipulan los términos de referencia suscritos.
Comentario de la SUPCE: Sin comentarios.
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Recomendación: Profundizar los controles respecto al cumplimiento de la presentación de
informes de avance y/o finales, conforme se estipula en los términos de referencia
suscriptos.
4) CONSULTORES INDIVIDUALES
Observaciones:
1. Los currículos agregados en los legajos individuales:
a) No poseen sello de recepción de la SUPCE.
b) La mayoría no tiene fecha de emisión ni firma del profesional.
c) La mayoría se encuentra en fotocopias.
2. Los Cuadros de Evaluación no están firmados por los responsables de su elaboración.
3. No se han tenido a la vista las solicitudes de contratación de la totalidad de los
consultores.
4. No se han tenido a la vista las constancias de la Clave Unica de Identificación
Tributaria (CUIT) que acreditan la situación fiscal de los consultores contratados.
5. En algunos casos la fecha de firma de los respectivos contratos es posterior a la de
inicio de tareas del consultor en el proyecto.
Comentarios de la SUPCE:
1. a) No poseen sello de recepción de la SUPCE, dado que la presentación se realiza a
través de una invitación donde se establece claramente la última fecha posible de
recepción de los mismos.
b) Se tomarán los recaudos correspondientes para cumplir con lo observado.
c) Se tomarán los recaudos correspondientes para cumplir con lo observado.
2. Los cuadros de evaluación forman parte de la nota de elevación como Anexo II.
3. Podría ser que involuntariamente se omitió la fotocopia correspondiente en alguno de
los legajos.
4. Éstas constan en el área de desembolsos.
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5. En los casos en que la fecha de firma de los respectivos contratos es posterior a la de
inicio de tareas, es porque se refiere a una continuidad de la locación de servicios del
consultor seleccionado.
Recomendaciones: Mantener legajos individuales completos con toda aquella
documentación que respalde el proceso de contratación de los consultores individuales.
Los responsables del Proyecto no deben autorizar el inicio de las actividades del consultor
hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas.
5) CLÁUSULAS DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Observación: No se ha dado cumplimiento al artículo 5.01 inciso c) del Convenio de
Préstamo Subsidiario, en cuanto a la exigencia del envío a la SUCCE dentro de los diez
(10) días posteriores a la finalización de cada mes calendario, de la copia de los extractos
bancarios correspondientes a la Cuenta Proyecto y sus respectivas conciliaciones.
Comentario de la SUPCE: Se debió a la feria administrativa de que goza toda la
administración provincial que impidió el cumplimiento legal, considerándose que existen
causas fundadas para la no presentación en término.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del convenio de préstamo
subsidiario respecto del envío a la SUCCE de la documentación señalada en los términos
fijados.
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3- SUPCE SANTA FE
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se liberaron numerosos pagos en concepto de honorarios a consultores con
fecha anterior a la del correspondiente comprobante respaldatorio emitido por el consultor
(factura o recibo).
Comentario
de
la
SUPCE:
Respecto
a
esta
observación
queremos
dejar
convenientemente aclarado que todos los pagos que realiza la SUPCE se efectúan
únicamente contra entrega del correspondiente recibo y/o factura respaldatorio en el
mismo instante en que se entregan los valores. Cabe aclarar que algunas de las primeras
órdenes de pago del programa se emitieron con anticipación a la fecha del efectivo pago.
Ello fue así puesto que como en esos momentos aún no estaba implementado el sistema
contable proveído por la SUCCE, la emisión de las órdenes de pago no estaba
sistematizada. En consecuencia las mismas se preparaban, en algunos casos, con cierta
anticipación.
Recomendación: No autorizar la liberación de pagos sin el correspondiente comprobante
que lo respalde.
2) CONSULTORES INDIVIDUALES- LEGAJOS
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos, los currículos (C.V.) agregados en los legajos individuales
no tienen fecha de emisión y tampoco se agrega documentación que respalde lo
manifestado en los mismos.
b) Algunos cuadros de evaluación se encuentran sin fechar.
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Comentarios de la SUPCE:
a) Si bien en algunos casos los C.V. no tienen fecha de emisión, se considera que la misma
es coincidente con la fecha en que los postulantes los presentaron en la SUPCE
(generalmente entre 7 y 15 días posteriores a la recepción de la carta de invitación). No
obstante, dicha observación será considerada en futuras presentaciones. Se aclara que en
el formato tipo de C.V., no se exige la presentación de ningún tipo de documentación
respaldatoria, firmando el profesional involucrado en carácter de declaración jurada en
prueba de la veracidad de los datos consignados.
b) Si bien falta la fecha en algunos cuadros de evaluación, dichos cuadros siempre están
anexados a la nota de elevación a la SUCCE la que se encuentra numerada y fechada.
Recomendación:
Mantener
legajos
individuales
completos
con
toda
aquella
documentación que respalde el proceso de contratación de los consultores individuales.
3) CONSULTORES INDIVIDUALES- CONTRATOS
Observación: En algunos casos la fecha de firma de los respectivos contratos es posterior
al inicio de las tareas del consultor en el proyecto.
Comentario de la SUPCE: Corresponde a algunas renovaciones o prórrogas de
contratación de consultores. Si bien todos los trámites de renovación contractual son
realizados con anterioridad al vencimiento del contrato en curso, suele a veces producirse
alguna demora en la aprobación por parte de los organismos técnicos provinciales
pertinentes. En estos casos, teniendo en cuenta que el profesional no interrumpió sus tareas
para no perjudicar el desarrollo del programa, y atento a que las demoras en cuestión no le
son imputables, el contrato contempla alcances retroactivos a la fecha de inicio de tareas.
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Recomendación: Los responsables del Proyecto no deben autorizar el inicio de las
actividades del consultor hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato que enmarca
las relaciones jurídicas involucradas.
4) CLÁUSULAS DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Observación: Se ha observado la falta de cumplimiento del artículo 5.01 inc c) del
Convenio de Préstamo Subsidiario, en cuanto a la exigencia del envío a la SUCCE dentro
de los diez (10) días posteriores a la finalización de cada mes calendario, de la copia de los
extractos bancarios correspondientes a la Cuenta Proyecto y sus respectivas conciliaciones.
Comentario de la SUPCE: Desde el inicio del programa los extractos bancarios
correspondientes a las cuentas del proyecto y sus correspondientes conciliaciones son
enviados a la SUCCE.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del convenio de préstamo
subsidiario respecto al envío a la SUCCE de la documentación señalada en los términos
fijados.
4- SUPCE CHACO
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
1. Se han realizado pagos a consultores sin encontrarse aprobado en esos momentos los
informes que debían habilitar dichos pagos.
2. Se han registrado en la misma cuenta contable las moras por pago fuera de término y las
retenciones impositivas que les dan origen.
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Comentarios de la SUPCE:
1. Sin comentarios.
2. Se tendrá en consideración la observación.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y contables.
2) CONSULTORES INDIVIDUALES- LEGAJOS
Observación: No se tuvo evidencia del proceso de selección utilizado para la contratación
de los consultores.
Comentario de la SUPCE: No se contrató en ningún caso sin la No Objeción de la
SUCCE.
Recomendación: Completar los legajos individuales con toda aquella documentación que
respalde el proceso de contratación de los profesionales del proyecto.
3) CONSULTORES INDIVIDUALES- CONTRATOS
Observación: En algunos casos la fecha de firma de los respectivos contratos es posterior
al inicio de las tareas del consultor en el proyecto.
Comentario de la SUPCE: Cada caso tiene su explicación adecuada, pero en dichos
contratos se explicita que la vigencia es anterior a la firma, y en todos los casos se firmó el
contrato con posterioridad a la No Objeción de la SUCCE.
Recomendación: Los responsables del Proyecto no deben autorizar el inicio de las
actividades del consultor hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato que enmarca
las relaciones jurídicas involucradas.
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4) VIVIENDAS (CUMPLIMIENTO DEL MANUAL OPERATIVO)
Observación: No se presentan a la SUCCE los informes mensuales de Registro de los
Vouchers que se entregan a los beneficiarios para la compra de materiales para la
construcción de viviendas, según lo previsto en el Anexo I, punto 2.11, del Manual
Operativo.
Comentario de la SUPCE: Se omitió hacerlo por un error involuntario, se cumplirá a
partir de la fecha.
Recomendación: Dar cumplimiento respecto al envío a la SUCCE de la documentación
señalada.
5) CLÁUSULAS DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Observación: Se ha verificado la falta de cumplimiento del artículo 5.01 inciso c) del
Convenio de Préstamo Subsidiario, en cuanto a la exigencia del envío a la UEC dentro de
los diez (10) días posteriores a la finalización de cada mes calendario, de la copia de los
extractos bancarios correspondientes a la Cuenta Proyecto y sus respectivas conciliaciones.
Comentario de la SUPCE: Se ha omitido hacerlo por un error involuntario, pero están las
conciliaciones de todos los meses y fueron remitidas al Tribunal de Cuentas en forma
mensual. Se tomará nota para corregir dicho procedimiento.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del convenio de préstamo
subsidiario respecto al envío a la SUCCE de la documentación señalada en los plazos
establecidos.
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5- SUPCE Entre Ríos
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
1. Concentración de las tareas de movimiento de fondos (Tesorería) y contabilidad, y
contratación de consultores con liquidación y pago de sus honorarios.
2. Se han realizado pagos a consultores en concepto de honorarios con fondos de otro
préstamo (PREI 3521-AR BIRF).
3. La Solicitud de Adelanto de Fondos Nº 1 por $ 14.450.- fue registrada en el Libro
auxiliar Banco de la Cta. Gral. Nº 914/2 Préstamo 3521-AR PREI en lugar de la Cta.
Gral. del PPI Préstamo 4117-AR.
Comentarios de la SUPCE:
1. La concentración está dada básicamente por la cantidad de personal afectado a estos
sectores, que hace que exista una estructura concentrada y por ende, también las tareas
administrativas llevadas a cabo en los mismos están concentradas.
2. Se realizó transitoriamente hasta tanto se dieran de alta las respectivas cuentas
corrientes del programa. La Resolución del Ministerio de Economía de la Provincia
necesaria para poder efectuar la apertura de las cuentas respectivas se concretó recién en
el mes de enero de 1999.
3. Esta observación tiene directa relación con el punto anterior.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y mantener una adecuada
separación de funciones.
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2) LEGAJOS DE CONSULTORES
Observaciones:
1. La documentación no se encuentra ordenada en forma cronológica.
2. No contienen documentación de respaldo que acredite el proceso de selección (ternas)
utilizado para la contratación de los consultores.
3. No contienen solicitudes de contratación.
4. No cuentan con documentación que evidencie la evaluación para la selección.
5. Faltan aprobaciones de Informes de Avance.
Comentarios de la SUPCE:
1. Se tomará debida nota y se instrumentará un archivo único adicional, donde constará en
forma cronológica la documentación de los consultores contratados.
2. Se refieren a contrataciones de consultores que provienen del Préstamo 3521-AR.
3. Se tomará debida nota de la observación efectuada.
4. Se reitera lo señalado en 2. precedente.
5. No se efectúan informes de avance, dado que los trabajos que realizan los consultores se
refieren a rutinas de tareas que desarrollan en forma diaria y en función a la asignación
de trabajos determinados por el Manual Operativo o los que el Jefe Ejecutivo les asigne.
Recomendación: Completar los legajos individuales con toda aquella documentación que
respalde el proceso de contratación, ordenada en forma cronológica de forma tal que
permita una rápida consulta ante cualquier requerimiento. Hacer cumplir la presentación de
los informes de avance y/o finales por parte de los consultores, conforme los términos de
referencia por ellos suscritos.
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3) VIVIENDAS (CUMPLIMIENTO DEL MANUAL OPERATIVO)
Observación: No se presentan a la SUCCE los informes mensuales de Registro de los
Vouchers que se entregan a los beneficiarios para la compra de materiales para la
construcción de viviendas, según lo previsto en el Anexo I, punto 2.11, del Manual
Operativo.
Comentario de la SUPCE: El movimiento de Vouchers se informaba vía fax a la SUCCE,
tal cual había sido solicitado por la Circular N° 3077/98, mediante planillas en las que se
detallaba el porcentaje de avance de obras por localidad y los montos emitidos en bonos. A
partir de la solicitud requerida por la auditoría, se comenzó a enviar vía E-mail,
manteniendo el archivo de la información en el sistema informático, con lo cual se
corrobora el circuito completo de bonos emitidos por la SUPCE para la construcción de las
viviendas actualmente en ejecución.
4) CLÁUSULAS DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Observación: Se ha verificado la falta de cumplimiento del artículo 5.01 inciso c) del
Convenio de Préstamo Subsidiario, en cuanto a la exigencia del envío a la UEC dentro de
los diez (10) días posteriores a la finalización de cada mes calendario, de la copia de los
extractos bancarios correspondientes a la Cuenta Proyecto y sus respectivas conciliaciones.
Comentario de la SUPCE: Se ha tomado debida nota de la observación formulada.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del convenio de préstamo
subsidiario respecto al envío a la SUCCE de la documentación señalada en los tiempos
fijados.
BUENOS AIRES, 30 de agosto de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES”
CONVENIOS DE PRESTAMO Nº4117-AR BIRF y 03830 JEXIM
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para
la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
a) Tests o pruebas de transacciones.
b) Análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación de los informes presentados por los mismos.
c) Análisis sobre si la prestataria ha contado en forma oportuna con los fondos del
financiamiento externo canalizados a través de las cuentas del proyecto.
d) Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos.
e) Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y contratación de obras.
f)
Visitas a obras.
g) Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100% de los orígenes de fondos BIRF y JEXIM del ejercicio 1998; y
- el 100 %; 61,49 % y 91,67 % de los rubros “Obras”, “Asistencia Técnica” y “Vivienda”,
respectivamente, que integran el capítulo Gastos del Proyecto del Resumen de Fuentes y Usos
de Fondos del ejercicio finalizado el 31/12/98.
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Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 30 de agosto de 1999.
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