1998_030_17info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF Y
DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, correspondientes al “Programa de
Modernización de los Servicios Agropecuarios” (PROMSA), parcialmente financiado con
recursos provenientes de los Contratos de Préstamo N° 618/OC-AR y N° 3297-AR, suscriptos el
22/03/91 y el 13/08/91 respectivamente, con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), actuando este último, además, como
administrador de los fondos de la Donación Japonesa N° 26730-AR de fecha 17/05/93.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a- Estado de Efectivo Recibido y Gastos Efectuados al 31/12/96 en dólares
estadounidenses;
b- Estado de Inversiones del Programa al 31/12/96 en dólares estadounidenses;
c- Estado Comparativo entre Montos Presupuestados y Desembolsos Efectuados al 31 de
diciembre de 1996, en dólares estadounidenses;
d- Información Financiera Complementaria que incluye: -Conciliación de los Gastos y
Utilizaciones de los Anticipos del BID, acumulado al 31/12/96, expresado en dólares
estadounidenses.
La información precedente fue preparada por la Unidad de Coordinación del Programa
(UCP) en base a registros llevados en pesos, al tipo de cambio USD 1 = $ 1, y son de su
exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron presentados a esta auditoría con
fecha 22/08/97 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 13/03/97 y el 23/06/97.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Al 31/12/95 el componente Desarrollo Pesquero había registrado como aporte local la suma
de $ 691.075.- ($ 650.000.- y $ 41.075.-). De estos fondos se ejecutaron gastos en
concepto de honorarios por un total de $ 687.269,88.
Durante el ejercicio auditado tanto los ingresos como los egresos fueron cancelados de los
registros del préstamo por un total de $ 687.269,88, argumentando que dichos aportes
constituían fondos en custodia, no informados como tales en su momento.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expresado en IIIprecedente, los estados financieros identificados en I- presentan razonablemente, en sus
aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Modernización de los
Servicios Agropecuarios” al 31/12/96, así como las transacciones efectuadas en el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contables-financieras y con las
estipulaciones de los Convenios de Préstamo N° 3297-AR BIRF de fecha 13/08/91 y N°
618/OC-AR BID de fecha 22/03/91 y de Donación Japonesa N° 26730-AR del 17/05/93.
BUENOS AIRES, 24 de Septiembre de 1997.
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
POR LOS CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3297-AR BIRF Y DE
DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
Al señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiros de Fondos relacionadas, emitidas y presentadas al Banco Mundial durante
el ejercicio finalizado el 31/12/96, correspondientes al “Programa de Modernización de los
Servicios Agropecuarios”, en la parte financiada con recursos provenientes de los Convenios de
Préstamo N° 3297-AR BIRF y de Donación Japonesa N° 26730-AR.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Detalle de Certificados de Gastos, por totales, correspondientes al ejercicio 1996,
expresado en dólares estadounideses.
b) Detalle de Certificados de Gastos por Categorías de Desembolso (en dólares) por el
Préstamo BIRF N° 3297-AR.
c) Detalle de Certificados de Gastos por Categorías de Desembolso (en dólares) por la
Donación del Gobierno de Japón N° 26730-AR.
Los estados mencionados precedentemente fueron confeccionados por la Unidad de
Coordinación del Programa (UCP) y son de su responsabilidad. Se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
pruebas de verificación de la elegibilidad de los gastos y demás procedimientos que se
consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los SOE´s incluídos en los estados
señalados en el apartado I- precedente, resultan razonablemente confiables para sustentar
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentadas al Banco Mundial
durante el ejercicio finalizado el 31/12/96, de conformidad con los requisitos establecidos en
los Convenios de Préstamo N° 3297-AR BIRF de fecha 13/08/91 y de Donación Japonesa
N° 26730-AR del 17/05/93.
BUENOS AIRES, 24 de Septiembre de 1997.
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CORRESPONDIENTE AL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3297-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
Al señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la Cuenta Especial al 31/12/96 correspondiente al Préstamo
N° 3297-AR BIRF del “Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios”, mantenida
en dólares estadounidenses en el Banco Central de la República Argentina (BCRA).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 1996, expresado en pesos, preparado en
base a los movimientos de la cuenta en dólares N° 280.35.36.00 denominada “BIRF
Préstamo 3297-AR Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios” abierta en
el Banco Central de la República Argentina.
El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación del Programa (UCP) al tipo de
cambio $ 1 = USD 1 y es de su responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado indicado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial N° 280.35.36.00
del “Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios” al 31 de diciembre de
1996, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la respectiva
cláusula y anexo del Convenio de Préstamo N° 3297-AR BIRF de fecha 13/08/91.
BUENOS AIRES, 24 de Septiembre de 1997.
OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DE LOS CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF Y
DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
Al señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios” por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1996, se ha examinado el cumplimiento
de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes
secciones y anexos de los convenios que conforman el Programa y que se detallan a continuación:
1) Contrato de Préstamo N° 618/OC-AR suscripto el 22/03/91 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
2) Convenio de Préstamo N° 3297-AR suscripto el 13/08/91 entre la República Argentina y el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
3) Convenio de Donación Japonesa N° 26730-AR suscripto el 17/05/93 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), actuando este
último como administrador de los fondos provistos por Japón.
Cabe aclarar que el Programa es llevado a cabo por la Unidad Coordinadora (UCP) dependiente
de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación (SAGPyA) del Ministerio de
Economía y Obras y Servicios Públicos (Organismo Ejecutor).
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, se formulan las siguientes
consideraciones:
1) PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID
a) Cláusula 1.01: Monto del préstamo (USD 41.260.000.-).
Al 31/12/96 el monto desembolsado del préstamo ascendió a USD 27.798.763.-.
b) Cláusula 3.02: Intereses.
Cumplida. Por este concepto se utilizaron recursos del préstamo para abonar USD
540.317,19 y USD 713.409,43 cuya exigibilidad operó el 22 de marzo y 22 de septiembre
de 1996, respectivamente.
c) Cláusula 3.03: Comisión de Crédito.
Cumplida. Se abonaron USD 89.557.- correspondientes al vencimiento del 22/09/96 (para
el 22 de marzo de 1996 rigió dispensa).
d) Cláusula 6.01: Condiciones sobre precios y licitaciones.
Cabe tener en cuenta nuestras apreciaciones expuestas en el Memorando a la Dirección
adjunto al presente informe.
e) Cláusula 6.02: Moneda y uso de los fondos.
Cumplida.
f) Cláusula 6.03: Costo del Programa USD 122.079.000.-.
Al 31/12/96 el Programa llevaba ejecutados USD 91.350.617.- (fondos provenientes del
BID, BIRF, Gobierno del Japón y Aporte Local).
g) Cláusula 6.04: Recursos adicionales.
Al 31/12/96 se han recibido recursos adicionales por USD 70.285.080.- según el siguiente
detalle:
- USD 28.403.031.- aportados por el BIRF.
- USD 1.164.779.- aportados por el Gobierno de Japón.
- USD 40.717.270.- como aporte local.
Con referencia al aporte local nos remitimos a lo expuesto en el apartado III- de nuestro
informe sobre los estados financieros del Programa al 31/12/96.
h) Cláusula 7.01: Registros, inspecciones e informes.
La Unidad de Coordinación posee un sistema contable en el que se lleva por separado la
información bancaria respecto de la de inversiones. Esta información debe ser conciliada
periódicamente, por lo tanto, el sistema contable no constituye un sistema integrado. A su
vez, se pudo comprobar que permite ingresar o borrar información con fecha retroactiva
para modificar saldos anteriores.
i) Cláusula 7.02: Recursos para inspección y vigilancia.
No se efectuaron cargos por este concepto durante el presente ejercicio.
2) PRÉSTAMO N° 3297-AR BIRF
a) Sección 2.01: Monto del préstamo (USD 33.500.000.-).
El importe del Préstamo desembolsado al 31/12/96 asciende a USD 28.403.031.-
b) Sección 2.02 (b): Apertura de una Cuenta Especial.
Cumplida. El Programa tiene abierta la cuenta en dólares N° 28.35.36.00 en el Banco
Central de la República Argentina.
c) Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida. Se abonó comisión de compromiso correspondiente al 1° y 2° semestre de
1996, según se expone a continuación:
Fecha de Vto.
Importe en USD
15/03/96
12.680,49
16/09/96
9.482.94
d) Secciones 2.05 y 2.06: Intereses.
Cumplida. Se abonaron intereses correspondientes al 1° y 2° semestre de 1996, según el
siguiente detalle:
Fecha de Vto.
Importe en USD
15/03/96
781.984,25
16/09/96
868.649,03
e) Sección 2.07 y Anexo III: Amortización.
Cumplida. El 16/09/96 se abonaron USD 1.395.817,17 correspondientes a la 1º cuota de
amortización del préstamo según el cronograma previsto.
f) Cláusula 3.07 (1): Plan operativo Anual.
Cumplida.
g) Cláusula 3.07 (2): Presentación al Banco del Plan operativo anual.
Cumplida.
3) DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
a) Sección 2.01: Monto de la Donación (Yenes 137.800.000.- equivalente a USD
1.275.000.- aproximadamente).
Al 31/12/96 el monto desembolsado de la Donación ascendió a USD 1.164.779.-.
b) Sección 3.02: Adquisición de bienes y servicios de consultoría.
Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro Memorando a la Dirección
adjunto al presente.
c) Sección 3.03.(a): Registros y Cuentas.
Cabe formular idénticas consideraciones a las expuestas para la cláusula 7.01 del
Préstamo N° 618/OC-AR y en el Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
BUENOS AIRES, 24 de Septiembre de 1997.
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF
Y DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
El presente tiene por objeto elevar a consideración de la Dirección del “Programa de
Modernización
de
los
Servicios
Agropecuarios”
(PROMSA),
las
observaciones
y
recomendaciones sobre diversos aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y al
sistema de control interno vigente, que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras selectivas efectuadas, detallamos a continuación nuestras
observaciones con los comentarios de la Unidad de Coordinación del Programa (UCP):
A) RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL
31/12/96:
1) INEXISTENCIA DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
Observación: El Programa no cuenta con un manual de funciones y procedimientos
administrativos que a través de normas escritas indique y delimite las obligaciones y
responsabilidades de cada uno de sus integrantes, ordene los circuitos internos y
homogeinice los procesos de cada componente.
Comentario de la UCP: Si bien se creyó posible la implementación de un manual de
procedimientos y funciones tal como se señalara al cierre de la auditoría del ejercicio
anterior, ello no fue posible, dado el compromiso que se asumió a la finalización de las
tareas de auditoría en junio de 1996; desde entonces se sucedieron requerimientos
adicionales, tanto por parte de los bancos financiadores como del Ministerio de
Economía, que incrementaron notoriamente las tareas a delinearse, desarrollarse y
ejecutarse con la misma estructura administrativa del Programa.
2) CANCELACIÓN DE PAGOS
Observación: La Unidad de Coordinación no ha implementado el procedimiento
recomendado por esta auditoría respecto a que identifique claramente la cancelación de
las obligaciones. Esto se subsanaría con la aplicación de un sello de pagado a cada
comprobante que obra en el Programa.
Recomendamos implementar dicho procedimiento a efectos de evitar la posibilidad de
una duplicación en los pagos.
Comentario de la UCP: Esta recomendación formulada en el curso del segundo
semestre de 1996, se implementó a partir del inicio de 1997.
3) INEXISTENCIA DE UN REGISTRO DE INVENTARIO DE LOS BIENES DEL
PROGRAMA
Observación: El Programa no implementó la observación hecha en el período anterior,
respecto a instrumentar un registro de inventario en el que se asienten todos los bienes
adquiridos por el mismo. Esto impide efectuar recuentos físicos periódicos, determinar
diferencias, asentar altas, bajas y modificaciones, como así también que se conozca quién
es el responsable de la custodia de dichos bienes, cuál es su disposición física y la
identificación que permita relacionar el número asignado por el proyecto con el de serie
o fabricación, como así también su valuación.
Comentario de la UCP: A la auditoría se le proporcionaron todos los elementos que
demostraron lo que se ha avanzado en dicho registro para la categoría Equipos de
Computación, a lo que se le dio prioridad en un primer tramo por tratarse de bienes
asegurados.
Resta ir avanzando en el registro de muebles y equipos menores, no obstante que los
mismos se encuentran inventariados en el Patrimonio de la Secretaría de Agricultura,
Ganadería, Pesca y Alimentación.
4) MEJORAMIENTO DE LOS REGISTROS CONTABLES COMPUTARIZADOS
Observación: Tampoco se procedió a optimizar el sistema de información contable a
través de controles lógicos y matemáticos que prevengan o alerten sobre errores en la
carga y proceso de la información, conforme la sugerencia de la auditoría del ejercicio
anterior.
Comentario de la UCP: Las consideraciones de mayor carga administrativa señaladas y que se sumaron a las tareas habituales, manteniéndose la misma estructura
administrativa- no hace aconsejable una modificación del software de la registración
contable en esta etapa de finalización del Programa.
Se intensificará la conciliación de movimientos que se ingresan por separado, pero
siempre prevalece el control del módulo bancario (libro banco, extracto y conciliación)
que ha demostrado no estar afectado por ningún error en la exposición de utilización y
mantenimiento de fondos.
B) RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO:
1) CONCILIACIÓN DE SALDOS DE BANCOS
Observación: El Programa no concilia los saldos que exponen las cuentas bancarias en
sus registros contra los que refleja el subdiario bancos auxiliar, sobre el cual se realizan
las conciliaciones contra los extractos bancarios.
Recomendación: Practicar conciliaciones periódicas entre los registros vs. Libro auxiliar
banco, a efectos de exponer correctamente la información.
Comentario de la UCP: Se intensificará la conciliación de movimientos que se ingresan
por separado.
2) REGISTROS AUXILIARES
Observaciones:
a) De nuestro análisis surge que algunos componentes eliminan de sus registros los
cheques emitidos que por alguna causa fueron anulados. Al respecto podemos
ejemplificar la cuenta N° 2146/63 del Componente Sanidad Vegetal -IASCAV- cuyos
cheques anulados N° 111004, N° 111038 y N° 946930 se eliminaron de los registros
y de la conciliación de marzo de 1996.
b) También hemos observado que el libro banco auxiliar que llevan algunos
componentes, excepto IASCAV y Desarrollo Pesquero, no contiene la información
(cheques emitidos) en forma correlativa; analizado el registro bancario del
componente SENASA, observamos que la información está ordenada de la siguiente
forma:
N° de cheque
Fecha de emisión
20990146
26/03/96
20990159
22/03/96
20990162
22/03/96
20990163
22/03/96
20990172
22/03/96
A su vez, el Componente PROMEX lo registra como sigue:
N° cheque
Fecha de emisión
8081
04/12/96
8082/86
29/11/96
Recomendaciones:
a) A efectos de que en lo sucesivo queden reflejadas todas las transacciones del
Programa, recomendamos registrar las anulaciones de estos documentos por medio de
un contrasiento.
b) Ordenar la información en forma cronológica y correlativa a efectos de facilitar la
tarea de seguimiento y análisis de estos registros en la detección de posibles errores.
Comentario de la UCP: Si bien se aclara que todos los cheques anulados se mantienen
inutilizados y en archivo con la documentación de cada cuenta bancaria y se insiste en
que el módulo bancario ha demostrado no estar afectado por ningún error en la
exposición de utilización y mantenimiento de los fondos, se tendrá en cuenta la
recomendación de consignar los cheques anulados y se solicitará un mayor control en la
correlatividad de la carga numérica.
Asimismo, se tendrán en cuenta las recomendaciones sobre registros de cheques
anulados, correlatividad numérica en la carga y firma de los reportes, en los componentes
citados.
3) CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación: En algunos casos, las conciliaciones bancarias del Programa no están
firmadas por quien las realiza, ni supervisadas por alguna autoridad del componente
(ejemplo: Componente Desarrollo Pesquero).
Recomendación: Las conciliaciones bancarias deben estar debidamente firmadas y
supervisadas por el responsable de realizarlas y controlarlas.
Comentario de la UCP: Se exigirán a los componentes que las conciliaciones bancarias
estén debidamente firmadas y supervisadas por el responsable de realizarlas y
controlarlas.
4) FONDO FIJO
Observación: No hay lineamientos internos a seguir en la utilización de fondos fijos y
cajas chicas que describan montos máximos a gastar y personas autorizadas a su uso,
niveles de autorización de gastos, plazos para su rendición, etc.
Por ejemplo, hemos verificado la constitución de un fondo fijo en el componente INTA
que al 31/12/96 arrojaba un saldo de $ 374.597,29, cifra que a nuestro entender resulta
elevada por el concepto al cual pertenece.
Por otra parte, las reposiciones que se realizaron sobre estos fondos no coinciden con las
sumas rendidas (débitos y créditos distintos).
Con referencia a la Unidad de Coordinación cabe puntualizar que tanto la constitución
como las reposiciones de las cajas chicas se cargan directamente contra las cuentas de
gastos, resultando así el saldo disponible cargado a las mismas.
Recomendación: Se sugiere emitir normas claras y precisas sobre las pautas a seguir en
la operatoria y uso de estos fondos.
Comentario de la UCP: El INTA, como responsable del componente Desarrollo
Tecnológico, informó que el fondo fijo del Organismo al 31/12/96 de $ 374.597,29
corresponde a sumas en poder de las Unidades del Interior del país, cuya rendición se fue
realizando durante el ejercicio 1997.
5) REGISTRO DE GASTOS FINANCIADOS CON APORTE LOCAL
Observación: De nuestro análisis surge que algunos componentes no registran la
contrapartida local (parte no financiable por el crédito externo) de las adquisiciones;
como ejemplo podemos citar, en el Rubro Maquinarias y Equipos, una compra a la firma
ACROM S.A. por $ 10.664,53 en la cual no se registró el pago parcial de $ 1.850,87
(IVA) correspondiente al aporte local.
Comentario de la UCP: Los Componentes no necesariamente están obligados a
registrar la parte correspondiente al Aporte Local de un gasto elegible por un Banco,
cuando éste está referido al IVA, pues en un principio el BID no lo admitía como gasto
de contraparte.
6) FALENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO - CRONOLOGÍA IDENTIFICACIÓN
Observación: Se han verificado incongruencias en las fechas de emisión de ciertos
documentos respaldatorios analizados. Hemos observado órdenes de compra con fecha
igual o posterior a las facturas e inclusive a las órdenes de pago; también se han
encontrado recibos de fecha anterior a la de factura.
A su vez, en algunos casos los comprobantes tenidos a la vista están dirigidos a la
Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación y no identifican al Programa
(PROMSA).
Con referencia a los comprobantes tipo “B” que se reciben en la Unidad de
Coordinación, algunos no contemplan la normativa fiscal vigente de insertar la leyenda
de “IVA incluido en esta factura $...”
Ejemplos:
- Componente IASCAV:
Proveedor
Fecha de factura
Fecha del recibo
Trestel
03/04/96
18/01/96
- Componente Unidad de Coordinación:
Proveedor
Fecha O.C.
Fecha de Factura
Fecha O. de Pago
El Obrador
27/11/96
27/11/96
26/11/96
Damato
13/11/96
13/11/96
13/11/96
- Componente Unidad de Coordinación:
Gastos de publicidad por $9.361,92 identifican a ex SAGyP (SAPyA).
Comentario de la UCP: Se procederá a circularizar a los Componentes las
instrucciones para que en lo sucesivo no se repitan las falencias señaladas.
7) CONSTRUCCIONES
Observación: No se ha tenido a la vista la recepción definitiva de la obra “Estación
Fitosanitaria” del Componente IASCAV, emplazada en la localidad de Paso de los
Libres, provincia de Corrientes.
Al respecto se obtuvo la recepción provisoria de fecha 10/08/96 por el Arquitecto
Guillermo Araujo, argumentando que la recepción definitiva no se había obtenido a la
fecha porque existían inconvenientes en la obra. Tampoco se nos brindó información
sobre las pólizas de seguro de caución.
Recomendación: Habida cuenta del tiempo transcurrido, el componente debería
resolver tal situación, o en su defecto, ejecutar las pólizas de seguro de caución
correspondientes, a fin de resarcirse de los posibles perjuicios.
Comentario de la UCP: En respuesta al pedido de informes sobre la recepción
definitiva de la obra Estación Fitosanitaria de Paso de los Libres, se cumple en describir
el estado de situación.
Se consultó a la Subgerencia de Asuntos Jurídicos en relación a las fallas producidas en
la playa de la obra, la cual confirmó la responsabilidad definitiva por parte de la empresa
constructora en la reparación de la misma.
Se decidió la resolución técnica del problema en conjunto con Vialidad Nacional, en
reunión a la que se invitó también a participar a la empresa, la cual no concurrió.
Consecuentemente se envió una intimación por medio de carta documento a la
concreción de los trabajos. No habiéndose obtenido nuevamente respuesta alguna, se
procedió a realizar la obra mediante un concurso de precios a través de una empresa
constructora de Paso de los Libres, encontrándose actualmente la playa en plena
reparación.
Finalmente, se deja constancia que el pago por dichos trabajos se efectuará mediante la
ejecución de las pólizas de seguro de caución correspondientes, en trámite a seguir según
lo indicado por el asesor de Asuntos Jurídicos.
8) MAQUINARIAS Y EQUIPOS
Observaciones: Analizada la compra de equipamiento de computación, identificada
como licitación N° 8 en el Componente IASCAV, surgieron las siguientes observaciones:
a) El expediente presenta una foliación que no respeta la cronología de las actuaciones.
Ejemplo:
Folio
Concepto
Fecha
114
Orden de Compra
25/06/96
115
Nota
04/09/96
116
Nota
01/06/96
b) El estudio efectuado en 1993 estableció la necesidad de 77 computadoras personales;
en el pliego de licitación se solicitaron sólo 42 equipos y, sin que en el expediente
figure ninguna justificación de las mayores necesidades de equipamiento, se ordenó
la compra de 52 equipos.
c) En el contrato N° 099 celebrado con EXO S.R.L. se estableció la compra de 52
computadoras a un costo unitario de $ 2330.-. Según lo especifica el mismo contrato,
10 de estos equipos fueron provistos con CD ROM (igual costo unitario para
productos diferentes).
d) No se observa un orden lógico en la documentación agregada al expediente, por
ejemplo:
Fecha
Folio
Concepto
Orden lógico
26/02/96
150
Acta apertura oferta
(1)
11/04/96
887/94
Notificación a Proveedores
(5)
Ganadores (Vía Fax)
03/05/96
863/880
Notificación a Proveedores
(6)
Ganadores modelo contrato
10/05/96
153
Informe de preadjudicación
(2)
15/05/96
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Notif. al BID preadjudicación
(3)
20/05/96
927
Orden de Compra (EXO S.R.L.)
(7)
03/06/96
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Nota BID “no objeción”
(4)
e) Con referencia al análisis de los renglones 4, 5 y 7 de la citada licitación N° 8, cuyo
ganador resultó ser EPSON ARGENTINA S.A., se tuvo a la vista la orden de compra
N° 199 de fecha 28/11/96 sin que se haya puesto a disposición las garantías de oferta
vigentes, ni el respectivo contrato; tampoco se verificó la entrega y pago de los
equipos mencionados.
f) Hemos observado falencias en la custodia de la documentación referida al expediente
de la licitación bajo análisis. Se detectó que los proveedores tienen acceso a los
canales de información entre el Banco (BID) y el Programa.
Ejemplo: Nota de fecha 01/10/96 de EXO S.R.L., en la que cita comunicación del
BID al Programa sobre aspectos de las restricciones de contratación (a Folio 60 del
expediente).
g) En la contratación por la compra de equipos de telecomunicaciones a TRESTEL S.A.
se formulan las siguientes observaciones:
- La fecha de la factura (03/04/96) es posterior a la de pago (recibo del 18/01/96).
- No se realizó la consulta previa a la Empresa ZINI sobre el carácter del precio
ofertado, con o sin IVA, determinante en la selección del ganador si se tenía en
cuenta para ello el precio más bajo.
Comentarios de la UCP:
a) Se remite al punto d) siguiente.
b) En el año 93 se había establecido un requerimiento de 77 computadoras según se
desprende del expediente. El número y distribución de esos equipos se realizó en base
a las necesidades de dicho año y el grado de equipamiento en cada uno de los puestos
en ese momento. Dado el tiempo transcurrido entre la estructura diseñada
originalmente y la fecha en la cual se llevó a cabo el acto licitatorio, determinó que en
dicho período se comprara a algunos sectores equipamiento informático para el
desarrollo de sus tareas, lo que implicó una disminución en el número de máquinas a
licitar.
Dado que la apertura se vuelve a postergar por demoras en la Secretaría de la Función
Pública por una parte, y falta de presupuesto de aporte local por la otra, para hacer
frente a los impuestos, se realiza un relevamiento de los precios de mercado
determinando que, con el mismo presupuesto oficial con el que se podían comprar 77
equipos originalmente, en ese momento sólo se podían comprar 42.
Realizada la apertura, y viendo que la preadjudicación estaba por debajo de los
precios del presupuesto oficial, se hizo uso de la cláusula 30.1 del pliego
correspondiente, logrando de esta manera dar cumplimiento a parte de las necesidades
de equipamiento del organismo que por razones presupuestarias habían quedado
desatendidas, comprando entonces 52 computadoras en lugar de las 42 previstas.
c) En relación a esta observación, cabe aclarar que dado el tiempo transcurrido entre la
apertura y la firma del contrato, los precios de mercado a dicha fecha sufrieron una
disminución, razón por la cual la directora de Gestión Técnica, Lic. Alicia Bermejo
solicitó al proveedor EXO S.R.L. una bonificación. La misma consistió en diez CDROM instalados en las máquinas.
d) En relación a la foliación, el expediente fue organizado en tres partes guardando cada
una de ellas la cronología de fechas.
e) En relación a este punto los equipos adjudicados a Epson Argentina terminaron de ser
entregados el día 16 de julio del corriente año. El motivo del atraso correspondió a
inconvenientes de la firma adjudicataria por falta de stock de los equipos solicitados.
Después de numerosas tratativas Epson Argentina S.A. accedió a entregarnos los
equipos de mayor tecnología, que reemplazaron a los solicitados oportunamente al
mismo precio que los ofrecidos.
Asimismo cabe aclarar que no sólo hemos tenido dificultad para la entrega de los
equipos según se desprende de lo expuesto, sino también para lograr completar el
circuito administrativo en cuanto a la firma del contrato.
f) No procede.
g) TRESTEL S.A.: El pago se hizo con nota de pedido debido a que la factura no había
sido recibida porque según la empresa, las oficinas de la administración están alejadas
del lugar de ventas, de ahí que la orden de confección de factura tuvo demora en
fecha.
9) ERRORES DE CRITERIO EN LA REGISTRACIÓN
Observación: Se han detectado errores en la aplicación de normas contables por parte
del componente Desarrollo Pesquero. Éste procedió a compensar en cuenta de gastos
(equipos de laboratorio) orígenes de fondos autogenerados por la venta de pliegos. La
compensación registrada asciende a la suma de $ 2.600.-.
Comentario de la UCP: Se procederá a reimputar los $ 2.600.- por venta de pliegos a
la categoría “Otros Ingresos”.
10) AUTORIZACIONES DE GASTOS
Observaciones: Con referencia a aquellas erogaciones que se canalizan por el Programa
con aporte local exclusivamente (Unidad de Coordinación), hemos observado que las
mismas no están debidamente justificadas y autorizadas por las autoridades del Programa
(Ejemplo: “V Congreso Argentino de Virología”).
Por otra parte, se han encontrado gastos -aporte local- que por su esencia consideramos
que son gastos operativos de la Secretaría, no debiendo los mismos ser atribuidos como
contrapartida local del Programa; entre otros podemos citar:
- gastos de supermercado;
- libros de cuentos infantiles; y
- plancha a vapor doméstica.
En muchas adquisiciones con financiamiento local referidas a “insumos y otros”, la
Unidad de Coordinación no adjunta a la documentación de soporte el concurso de
precios requerido para este tipo y nivel de erogaciones (Ejemplo: Realización de copias y
anillados por un total de $ 2.185,50).
Comentario de la UCP: Los gastos menores mencionados corresponden a compras de
elementos para el jardín de infantes que funciona en la Secretaría.
El gasto de $ 2.185,50 por copias anilladas y los del Congreso de Virología, sin la
obtención de otros presupuestos, se debió a la urgencia de presentar material informativo
con motivo de la campaña desatada en Europa por la aparición de la enfermedad BSE
(“vaca loca”).
11) INFORMES DE CONSULTORÍA
Observación: En la mayoría de los casos analizados los informes de consultoría tenidos
a la vista no contienen fecha de emisión, de aprobación, de elevación y firma del
profesional que acredite su autoría.
En el caso particular del informe de avance tenido a la vista, presentado por el consultor
Carlos Van Gelderen, en la página 2 se identificó al pie al Dr. Luis Schudel -otro
consultor del componente IASCAV-.
Similares observaciones corresponden al componente SENASA.
Comentario de la UCP: En relación al 1° párrafo, esta Unidad de Coordinación
circularizó a todos los Componentes del PROMSA las correspondientes instrucciones
referidas a fechas de emisión, aprobación, de elevación y firma de los informes finales, a
fin de evitar la reiteración de las anomalías señaladas (Circular PyCF N° 29 del 31 de
octubre de 1996).
Dando respuesta a la observación referida en el 2° párrafo se deja constancia que los
consultores Dres. Carlos VAN GELDEREN y Luis SCHUDEL, junto con los Ingenieros
Agrónomos RAMOS VERTIZ y CASTILLO, integraron un equipo de trabajo que
desarrolló en forma conjunta un Sistema de Certificación Sanitaria de los
Establecimientos Ganaderos el cual integra claramente los aportes y productos
individuales derivados de sus respectivos términos de referencia, en un documento único
presentado como cuerpo principal del informe final.
12) GASTOS DE TRASLADO - VIÁTICOS
Observación: Se evidenciaron falencias en el control de las liquidaciones de viáticos
analizados, respecto a la determinación del tiempo (cantidad de días) de estadía
liquidados por la Unidad de Coordinación, por aquellos viajes realizados bajo el
Programa. Así por ejemplo citamos:
Fecha Viaje
Beneficiarios
Cant.de días
Cant.de días
Ida
Vuelta
liquidados
reales
Arce
08/11/96
13/11/96
6
5
Ferrar
08/11/96
11/11/96
4
3
Figueroa
07/11/96
08/11/96
2
1
Gentinetta
14/11/96
18/11/96
5
4
En el caso del IASCAV hemos observado falencias en la documentación agregada por
algunas provincias participantes como rendiciones de viáticos. Éstas no identifican las
fechas de viajes (salida y llegada), y por consiguiente, no se pueden determinar los días a
liquidar.
Comentario de la UCP: Se comunicará al Componente que corrija las deficiencias de
liquidación señaladas.
BUENOS AIRES, 24 de Septiembre de 1997.
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF
Y DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Comparación de las cifras de los estados financieros con las planillas analíticas auxiliares no
rubricadas;
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio contra los documentos que les
dieron origen;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Reconciliaciones bancarias;
- Confrontación de los orígenes expuestos en los estados financieros con información de
terceros;
- Circularización de saldos bancarios;
- Análisis de la elegibilidad de los gastos;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Como así también, la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la
actividad auditada.
El análisis realizado por esta auditoría comprendió el 100% de los orígenes (fuentes BID, BIRF, y
aporte local) muestreándose sobre las aplicaciones los componentes SENASA, IASCAV,
PROCAR y la Unidad de Coordinación con el siguiente alcance: construcciones 31,59%,
maquinas y equipos el 20,58%, insumos y otros el 30,75%, consultoría y capacitación el 17,18%,
entre otros.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 24 de Septiembre de 1997.