INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” CONVENIOS DE PRESTAMO Nº 4117-AR BIRF y 03830 JEXIM (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/03, correspondientes al “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, llevado a cabo en el ámbito de la Secretaría de Obras Públicas, parcialmente financiado a través de los Convenios de Préstamo Nº 03830 y N° 4117-AR, suscriptos el 18/03/97 y el 17/04/97 entre la Nación Argentina y el Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón (JEXIM) y con el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Balance General Consolidado al 31 de diciembre de 2003 expresado en pesos. b) Balance General desagregado por jurisdicción y consolidado al 31 de diciembre de 2003, y al 31 de diciembre de 2002. c) Notas aclaratorias (1 a 6) que forman parte de los estados precedentes. d) Estado de Origen y Aplicación de Fondos del período 2003, y ejercicio 2002, expresado en dólares estadounidenses. e) Estado de Origen y Aplicación de Fondos del período 2003, y ejercicio 2002, desagregado por jurisdicción, expresado en pesos. f) Estado de Inversiones por Categoría al 31 de diciembre de 2003 (comparativo con 1 Presupuesto), expresado en dólares estadounidenses. g) Información Financiera complementaria que incluye: - Conciliación de la Cuenta Especial JEXIM al 31/12/03, expresada en yenes. Los estados precedentes han sido preparados por la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia (SUCCE) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos en forma preliminar el 01/04/04, los estados definitivos se recepcionaron el 19/10/04. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros al sólo efecto de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas de campo entre el 01/06/04 y el 30/09/04 y el 19/10/04. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS a) Respecto a la información expuesta en la columna “Ejecución – JEXIM” por USD 29.139.232,00 del Estado citado en I- f) precedente, se observó una diferencia de USD 393.908,94 con la informada por el Banco (Integrated Controller System), que a octubre de 2004 ascendía a USD 28.745.323,06. En línea con lo expuesto en la información Financiera Complementaria expuesta en I- 2) –Estado de Solicitudes de Desembolso (JEXIM) la cifra en dólares informada por el Banco sobre la Solicitud Nº 31 asciende a USD 209.055,18. b) En el rubro Capital adeudado BIRF, tal como se señala en Notas 5 y 6 a los estados financieros, se expone el total desembolsado por el BIRF al Proyecto al 31/12/03, el cual ascendió a USD 92.720.716,98 (USD 24.500.000.- fueron desembolsados al componente Ministerio del Salud y Medio Ambiente de la Nación). Al respecto, téngase en cuenta que a esa fecha, conforme se señala en la citada Nota 6 se abonaron en concepto de amortización del Préstamo USD 30.000.000.-, bajando en ese importe la deuda con el Banco sobre todo el préstamo (USD 87.632.643,07), situación que no quedó reflejada –proporcionalmente- en los estados financieros del Proyecto. c) Con fecha 10 de enero de 2002 el Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón (JEXIM) notificó al Ministerio de Infraestructura y Vivienda que, debido a la situación que atraviesa la República Argentina, éste suspendió los desembolsos solicitando la remisión de una carta que cancele el último pedido de fondos (solicitud N° 26), fechada el 28 de noviembre de 2001. No obstante lo expuesto, el Proyecto continuó utilizando los fondos de la cuenta especial y remitió las solicitudes 27 a 32 por un total de USD 4.689.719,67 procesados por el Banco. d) En el rubro “Patrimonio Neto”, tal como se expone en Nota 1- a) se incluyen resultados financieros, resultados varios y diferencias de cambio (positivas y negativas). En el ejercicio se registraron diferencias de cambio positivas (incluye revaluación deuda BIRF) por $ 29.713.941,01. 3 e) Existen discrepancias de exposición respecto a las cifras informadas en el estado citado en I- b) precedente, rubro gastos capitalizados (columna SUPCE Chaco) del Activo No Corriente, conforme el siguiente detalle: Concepto S/proyecto $ S/AGN $ Diferencias $ Obras BIRF 27.881.316,98 29.290.656,35 (1.409.339,37) Obras Local 15.044.608,80 13.635.269,43 1.409.339,37 Total 42.925.925,78 42.925.925,78 0.- Asist. T. BIRF 3.449.393,34 3.612.943,34 (163.550.-) Asist. T. Local 630.216,05 466.666,05 163.550.- Total 4.079.609,39 4.079.609,39 0.- Viviendas BIRF 7.109.857,07 7.117.123,64 (7.266,57) Viviendas Local 1.331.331,63 1.324.065,06 7.266,57 Total 8.441.188,70 8.441.188,70 0.- IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en III- a) precedente y, excepto por lo señalado en III- b) y e), los estados e información financiera complementaria identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Proyecto de Protección contra las Inundaciones” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en los convenios de préstamo N° 4117-AR BIRF y 03830 JEXIM del 17/04/97 y el 18/03/97, respectivamente. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2004. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” EN LA PARTE DEL CONVENIO DE PRESTAMO Nº 4117-AR BIRF (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/03, correspondiente al “Proyecto de Protección contra las Inundaciones” en la parte financiada a través del Convenio de Préstamo N° 4117-AR BIRF de fecha 17/04/97 y su modificación. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolso del período, por el ejercicio finalizado el 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia (SUCCE) y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la elegibilidad de gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Si bien los montos totales expuestos en las solicitudes Nº 44, 45 y 47 coinciden con los valores reportados por el Banco, existen discrepancias entre lo informado por el Proyecto y lo registrado por el Banco, en las siguientes categorías de Inversión: SOE Nº S/Proyecto USD S/Banco Mundial USD Diferencia USD Obras 44 2.059.074,85 2.026.799,61 32.275,24 45 1.507.557,42 1.508.195,56 (638,14) 47 2.970.470,90 2.970.496,89 (25,99) Subtotal 6.537.103,17 6.505.492,06 31.611,11 Asistencia Técnica 44 46.916,46 79.191,70 (32.275,24) 45 99.627,79 98.989,65 638,24 47 60.162,20 60.136,21 25,99 206.706,45 238.317,56 (31.611,11) 6.743.809,62 6.743.809,62 0 Subtotal TOTAL b) Respecto a la Solicitud de retiro de fondos Nº 46 el monto informado en el rubro Obras (USD 14.331,86) el Banco lo mantiene en el rubro Bienes. 6 7 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, el estado identificado en I-, correspondiente al “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/03, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4117-AR BIRF del 17/04/97 y su modificación. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2004. 8 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” EN LA PARTE DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 03830 JEXIM (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de Retiro de Fondos, que fueran emitidas y presentadas al Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón durante el ejercicio finalizado el 31/12/03, correspondiente al “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, en la parte financiada a través del Convenio de Préstamo N° 03830 JEXIM del 18/03/97. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolso del período, por el ejercicio finalizado el 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia (SUCCE) y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 9 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Con fecha 10 de enero de 2002 el Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón (JEXIM) notificó al Ministerio de Infraestructura y Vivienda que, debido a la situación que atraviesa la República Argentina, éste suspendió los desembolsos solicitando la remisión de una carta que cancele el último pedido de fondos (solicitud N° 26), fechada el 28 de noviembre de 2001. No obstante lo expuesto, el Proyecto continuó utilizando los fondos de la cuenta especial y remitió las solicitudes 27 a 32 por un total de USD 4.689.719,67 (incluye solicitud Nº 26). El saldo de la cuenta especial de yenes 129.029.370.- por Nota 10569 de fecha 10/09/03 el Proyecto ordena la transferencia al Banco Mundial para su cancelación. Las solicitudes señaladas precedentemente no fueron reembolsadas, según información del Banco se aplicaron a la justificación de fondos de los anticipos de fondos (asignación autorizada) de la Cuenta Especial. b) Respecto a la información expuesta en la columna “Ejecución – JEXIM” por USD 29.139.232.- se observó una diferencia de USD 393.908,94 con la informada por el Banco (Integrated Controller System), que a octubre de 2004 ascendía a USD 28.745.323,06. c) Respecto a la Solicitud de Retiro de fondos Nº 31 por USD 261.095,62, conforme 10 informa el Banco (Integrated Controller System), la misma fue procesada por USD 209.055,18. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en III- b) precedente y, excepto por lo señalado en III- c), el estado identificado en I- resulta ser razonablemente confiable para sustentar las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas con el “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, que fueran emitidas y presentadas al Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón durante el ejercicio finalizado el 31/12/03, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 03830 JEXIM del 18/03/97. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2004. 11 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” CONVENIO DE PRESTAMO Nº 4117-AR BIRF (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado identificado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/03, correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, Convenio de Préstamo N° 4117-AR, suscripto el 17 de abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación. I- ESTADOS AUDITADOS Conciliación de la Cuenta Especial al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia sobre la base de los extractos bancarios Cuenta Especial “M. I.VIV 5500/358 PPI - BIRF 4117”, Cuenta Corriente Especial N° 243364/0, mantenida en el Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 12 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III-- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Protección contra las Inundaciones” al 31/12/03, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4117-AR BIRF de fecha 17/04/97 y su modificación. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2004. 13 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRESTAMO Nº4117-AR BIRF “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría de los estados financieros del “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, por el ejercicio finalizado el 31/12/03, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4117-AR, suscripto el 17/04/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 200.000.000.-. Al 31/12/03 el total desembolsado al Proyecto por el BIRF ascendió a USD 92.720.716,98. Al respecto, cabe informar que, según información del Banco, el total desembolsado por el Préstamo a esa fecha ascendió a USD 117.632.643. La diferencia con el monto mencionado en primer término se refiere a los desembolsos girados por el Banco de USD 24.500.000.- a la Organización Panamericana de la Salud (OPS) bajo la categoría 7 para el componente Ministerio de Salud del financiamiento atento la modificación del convenio que nos ocupa tal como se indica en 2) siguiente; y al desembolso de fecha 5/12/03 por USD 411.926,09 que ingresó en la Cuenta Especial del Programa el 07/01/04. 14 Con referencia al Banco de Exportaciones e Importaciones del Japón (JEXIM), éste con fecha 10/01/02 notificó al Ministerio de Infraestructura y Vivienda la suspensión de los desembolsos. El total desembolsado a esa fecha ascendió a USD 28.745.323,06, según información del BIRF (Integrated Controller Systems). 2) Sección 2.02 (a): Retiros de fondos del préstamo de conformidad con el Anexo I del Convenio de Préstamo. Cumplida. Mediante el decreto 2443/02 de fecha 02/12/02 se incorpora un nuevo objetivo destinado a fortalecer la capacidad del Ministerio de Salud con respecto a la provisión de servicios de salud materno infantil y control de enfermedades, aprobando el modelo de Enmienda Ómnibus a suscribirse con el BIRF. Al respecto se modifica el convenio de Préstamo BIRF 4117-AR y de común acuerdo con el Banco, se resuelve destinar USD 35.000.000.- para ese nuevo componente, creándose para ello dos nuevas categorías de gastos elegibles, cuya administración esta a cargo del mencionado MINISTERIO, las cuales se detallan a continuación. Al respecto también se modificó el porcentaje de financiamiento “categoría 1 – Obras” pasando al 72 % financiamiento BIRF. CATEGORÍA DESCRIPCIÓN MONTO EN DOLARES 6 Medicinas y materiales médicos y leche enriquecida con hierro 5.000.000 7 Medicinas y materiales médicos, plaguicidas y otros bienes médicos 30.000.000 Al 31/12/03 el Banco desembolsó la suma de USD 24.500.000.- para el componente Ministerio de Salud. 3) Sección 2.02: (b) Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial. Cumplida. La SUCCE procedió a la apertura y mantiene de la Cuenta Especial “M. I.VIV 5500/358 PPI - BIRF 4117”, Cuenta Corriente Especial N° 243364/0, en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. 15 4) Sección 2.03: Fecha de cierre del préstamo (originalmente al 30/06/02). Parcialmente cumplida. Ha sido otorgada una prórroga hasta el 31/12/05 para el cierre del Programa. 5) Sección 2.04: Comisión de compromiso. Cumplida. Conforme información prevista por el Ministerio de Economía y Producción, durante el ejercicio 2003 se registraron los siguientes cargos por este concepto: 6) Fecha Vto. Fecha de Pago Importe en USD 15/02/03 18/02/03 150.883,97 15/08/03 12/09/03 121.907,04 Sección 2.05 (a): Intereses. Cumplida. Conforme información prevista por el Ministerio de Economía y Producción, durante el ejercicio 2003 se registraron los siguientes cargos por este concepto: 7) Fecha Vto. Fecha de Pago Importe en USD 15/02/03 18/02/03 712.342,49 15/08/03 12/09/03 637.109,98 Sección 2.07: Amortización. Cumplida. Durante el ejercicio 2003 conforme nos informara el Ministerio de Economía y Producción se procedió al pago de la tercera y cuarta cuota de amortización del Préstamo. Fecha Vto. Fecha de Pago Importe en USD 15/02/03 18/02/03 10.000.000,00 15/08/03 12/09/03 10.000.000,00 16 8) Sección 3.01 (a): Compromisos con los objetivos del Proyecto. (i)- Las partes A, B.1, B.2, B.3 y B.5 del Proyecto serán ejecutadas por las provincias participantes de conformidad con los términos del Convenio de Préstamo Subsidiario celebrado con cada una de ellas. Cumplida. Al 31/12/01 se habían formalizado convenios subsidiarios con las provincias de Corrientes, Chaco, Entre Ríos, Santa Fe, Misiones, Formosa, Buenos Aires y Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. No se formalizaron nuevos convenios subsidiarios durante el ejercicio 2003. (ii)- Coordinar la ejecución del Proyecto, y llevar a cabo las partes B.4, B.6 y B.7 por medio de la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia (SUCCE). Cumplida. Por Decreto N° 1283/2003 de fecha 25/05/03 se crea el MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN FEDERAL, INVERSIÓN PUBLICA Y SERVICIOS, del cual pasa a depender la SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS, encargada de ejecutar el Proyecto a través de la Unidad de Control de Préstamos con Financiamiento Externo. 9) Sección 3.02: Adquisición de bienes y contratación de obras y servicios de consultoría. Cumplida. Excepto por lo señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente (SUPCE Formosa punto 3). 10) Sección 3.04 (a): Los convenios de préstamo subsidiarios deberán contener los términos y condiciones establecidos en el Anexo 6 del Convenio de Préstamo. Cumplida. Conforme surge de lo estipulado en los convenios subsidiarios formalizados con las provincias participantes mencionadas en 8) (i) precedente. 11) Sección 3.07 (a): Informes de avance sobre la implementación del Proyecto. Parcialmente cumplida. Al respecto, la coordinación del Proyecto puso a nuestra 17 disposición Nota UCPFE Nº 11979 de fecha 13/01/04 (recibido por el Banco en esa fecha) por la cual remiten para conocimiento y consideración del Banco, los informes correspondientes al último cuatrimestre del año 2003 del Programa que nos ocupa. 12) Sección 3.07 (b): Revisiones con el Banco de la implementación del Proyecto. Cumplida. Se puso a disposición Ayuda Memoria de la Misión de Supervisión del Banco Mundial llevada a cabo entre el 10/11/03 y el 21/11/03. 13) Sección 4.01 (a): Registros y cuentas separadas. Cumplida extemporáneamente. Los estados financieros fueron presentados a esta auditoría el 01/04/04, los definitivos el 19/10/04, incumpliendo con lo dispuesto por la Resolución Nº 17/00 de fecha 26/01/00, la cual en su artículo 4º señala que “…dentro de los sesenta (60) días de cerrado cada ejercicio fiscal, las unidades ejecutoras o proyectos con organismos internacionales de crédito deberán presentar a sus auditores independientes los estados financieros…”. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2004. 18 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA LAS INUNDACIONES” CONVENIOS DE PRÉSTAMO Nº 4117-AR BIRF y 03830- JEXIM (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2003) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Proyecto de Protección contra las Inundaciones”, una serie de observaciones y recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno, surgidas como consecuencia del examen practicado por esta Auditoría General de la Nación, sobre los estados financieros del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría, realizando inspecciones in-situ en cuatro Subunidades Provinciales contra la Emergencia (SUPCE) participantes del crédito (Chaco, Formosa, Entre Ríos y Corrientes), además de la correspondiente a la Subunidad Central de Coordinación para la Emergencia (SUCCE). Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Del análisis mencionado precedentemente surgen los siguientes comentarios: 19 SUBUNIDAD EJECUTORA CENTRAL – SUCCE A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS 1) REGISTROS Observaciones: 1. El sistema contable, al emitir las órdenes de pago, imputa automáticamente a todas las fuentes de financiamiento aplicables, conforme los porcentajes de la matriz de financiamiento establecido en los Convenios de Préstamo, no permitiendo elegir la fuente con que se financia cada desembolso. 2. Los asientos generados automáticamente con la emisión de las órdenes de pago pueden ser modificados. 3. Los diferentes módulos de información que mantiene la SUCCE en el sistema contable no se encuentran integrados. Al manejarse en forma independiente uno del otro surgen algunas diferencias en la información brindada por cada uno de ellos. Comentarios: 1. El sistema emite órdenes de pago e imputa contablemente por categoría de gasto y financiamiento de acuerdo a los porcentajes establecidos en el Convenio de Préstamo. 2. Las órdenes de pago, que emite la base de datos del sistema no pueden ser modificadas una vez que las mismas han sido impresas, luego pasan al sistema contable de manera automática. Por una cuestión de operatividad del sistema contable, éstas pueden ser modificadas mediante una clave de acceso, no obstante el documento impreso que es la orden de pago no puede sufrir modificación alguna. 3. Se toma nota de la observación en cuanto que, para efectuar el armado del informe financiero éste debe ser efectuado mediante una planilla electrónica, exigiendo controles adicionales, para no perder la integralidad y homogeneidad de las cifras expresadas en cada uno de los balances individuales de cada subunidad que surgen del sistema contable. 20 Recomendaciones: 1. Cuando se efectúan pagos parciales, en la mayoría de los casos, primero se paga la parte correspondiente a la fuente externa y luego la contraparte local, por lo que sería conveniente que el sistema permitiera realizar la imputación de acuerdo a la fuente de financiamiento que solventa cada pago. 2. Evitar la modificación de asientos generados automáticamente con la emisión de las órdenes de pago, realizar los ajustes por medio de contra-asientos. 3. Procurar la integración de los diferentes módulos que componen el sistema para efectuar el armado del informe financiero con el fin de no perder la integralidad y homogeneidad de las cifras expresadas en cada uno de los balances individuales de cada subunidad que surgen del sistema contable. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO. 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: 1) En un caso, los comprobantes (facturas) presentados por el consultor no cumple con la normativa fiscal vigente (no posee número de CUIT ni número de Inscripción en Ingresos Brutos). La suma de dichos comprobantes asciende a $ 17.600.- (período 2003). 2) En algunas órdenes de pago no se consigna el número de cheque que cancela la operación. N° de Orden de Pago Fecha 1191 18/02/2003 1312 02/06/2003 1283 08/05/2003 1313 02/06/2003 3) Existen comprobantes (facturas) con enmiendas en la fecha de emisión (sin salvar), ejemplo: órdenes de pago N° 1228 y N° 1300. 21 4) Se detectaron órdenes de pago cuya fecha de emisión es posterior a la de débito en el banco. Se detallan a continuación: N° de Orden de Pago Fecha orden de pago Fecha débito en el Banco 1368 08/08/2003 05/08/03 1553 30/12/2003 29/12/03 1360 08/08/2003 01/08/03 1412 01/09/2003 26/08/03 1387 19/08/2003 12/08/03 5) En un caso, no se tuvo a la vista la orden de pago (N° 1173) de fecha 06/01/03 y su documentación de respaldo. 6) Se emitieron dos cheques (N° 7008 y N° 7009) para la cancelación de una orden de pago (N° 1532). 7) - La cuenta especial Jexim permanece activa (en el ejercicio 2004) no obstante la devolución del saldo remanente. - Falta conciliar la diferencia entre lo girado (devolución) como saldo y lo informado por el Banco. Comentarios: 1) Habiendo analizado la documentación respectiva se deduce, que la misma obedece a un error de imprenta ya que las facturas que corresponden al mismo talonario y a la misma imprenta del período 2002 constan todos los datos. 2) Se toma nota de la observación. 3) Se toma nota de la observación. 4) Se toma nota de la observación. 5) La mencionada OP se encuentra extraviada, cabe aclarar que la misma de acuerdo a nuestros registros, corresponde a TIM S.A. (Seguro Médico) por el importe de $ 3.461,51, Cheque N° 12264810, fecha de débito según extracto 23/01/03, pago que se 22 hace con periodicidad mes a mes, y que no es ajeno al proyecto, procuraremos comunicarnos con el proveedor a fin de obtener copias de factura y recibo y así poder reconstruir la información extraviada. 6) Si bien es deseable emitir una sola orden de pago por cada cheque, por cuestiones operativas se emitieron dos cheques por orden de pago. 7) La mencionada diferencia corresponde a partidas pendientes de rendición al Banco que fueron rendidas en su totalidad durante el período 2004, no existiendo partidas pendientes de rendición al cierre. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Mantener archivos completos y ordenados de la documentación que respalde las operaciones del Proyecto. 2) SOLICITUDES DE ADELANTOS DE FONDOS. Observación: Se han detectado retrasos en las rendiciones de fondos (parcial) de los anticipos de Fondos (SAF) cursados por la SUCCE a las SUPCE´s, incumpliendo con el Manual Operativo, el cual obliga a que las rendiciones de dichos adelantos deben efectuarse dentro de los 30 (treinta) días de recibidos dichos adelantos. Al respecto, se mantiene pendientes de rendición, según información relevada del sistema, $ 165.361,96 (USD 154.919,78). Comentario: Con respecto a esta observación, debemos aclarar que existen reintegros que a continuación detallamos, que fueron mal imputados como tales y en verdad están rindiendo parte de las solicitudes de adelanto por Uds. mencionadas, (como es obvio estos reintegros no tienen salida en la Cta. especial) Por lo expuesto la diferencia a rendir se reduce a $ 73.139.68 que 23 serán rendidas en el presente periodo en su totalidad. SOLICITANTE NUMERO U.E.C. 25/0052 U.E.C. 25/0065 U.E.C. 25/0077 U.E.C. 25/0112 U.E.C. 25/0114 U.E.C. 25/0116 U.E.C. 25/0117 U.E.C. 25/0118 U.E.C. 25/0140 U.E.C. 25/0174 U.E.C. 25/0177 U.E.C. 25/0178 U.E.C. 25/0191 U.E.C. 25/0210 U.E.C. 25/0211 U.E.C. 25/0217 U.E.C. 25/0218 U.E.C. 25/0219 U.E.C. 25/0220 TOTAL GENERAL MONTO USD MONTO $ 35.237,88 35.237,88 1.904,39 1.904,39 3.200,00 3.200,00 4.750,00 4.750,00 1.702,00 1.702,00 2.475,38 2.475,38 1.108,00 1.108,00 2.000,00 2.000,00 195,65 195,65 252,00 252,00 123,50 123,50 824,03 824,03 274,46 274,46 1.868,77 1.868,77 315,00 315,00 315,00 315,00 12.997,46 12.997,46 252,00 252,00 22.427,46 22.427,46 92.222,98 92.222,98 NRO PROY 25/602 25/602 25/604 25/602 25/602 25/602 25/602 21/629 25/602 08/608 01/614 08/608 25/602 08/608 01/614 08/608 25/602 08/608 25/602 Recomendación: Conciliar periódicamente la información. Efectuar un seguimiento de aquellos fondos transferidos y no rendidos o reintegrados a efectos de mejorar la calidad de la información. Efectuar las correcciones al sistema para que éste permita rendir a través de reintegros. SUBUNIDAD EJECUTORA PROVINCIA DEL CHACO: 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS. Observaciones: 24 a) En algunos casos los pagos se efectúan por cuentas distintas a las habilitadas para ese fin (Cuenta General -Nº 119304-, Cuenta Proyecto BIRF -Nº 119203- o Cuenta Proyecto JEXIM -Nº 119103-). Además se cancelaron obligaciones en Quebrachos (bonos). b) Se mantiene erróneamente registrado en el rubro “Inversiones” las erogaciones financiadas con aporte BIRF. No se efectuaron las recategorizaciones al momento de recibir los reintegros solicitados a la SUCCE, en los siguientes rubros: Obras: Reintegro Nº OP Nº A debitar en cuenta Nº 131208 Obras BIRF contra cuenta Nº 131308 Obras Locales (expresado en $) 98 3508 125.452,56 101 3519 129.242,00 105 3556 267.365,40 109 3641 313.886,91 99 3515 11.895,26 97 3499 2.100,97 104 3555 53.748,48 96 3471 214.708,77 102 3520 234.815,75 108 3640 56.123,27 TOTAL 1.409.339,37 Asistencia Técnica: Reintegro Nº 111 OP Nº 3711 A debitar en cuenta Nº 135215 Consultores SUPCE BIRF contra cuenta Nº 135315 Consultores LOCAL (expresado en $) 2.000,00 114 3752 2.000,00 117 3883 2.000,00 117 3886 2.000,00 117 3906 2.000,00 91 3398 1.200,00 94 3432 1.200,00 113 3720 1.200,00 90 3393 1.500,00 93 3449 1.500,00 112 3714 1.500,00 90 3396 1.500,00 93 3452 1.500,00 112 3717 1.500,00 90 3394 1.500,00 25 93 3450 1.500,00 112 3726 1500 90 3395 1500 93 3451 1500 112 3716 1500 90 3397 1150 93 3430 1150 112 3718 1150 88 3385 2700 92 3434 2700 111 3702 2700 88 3386 2400 92 3435 2400 111 3704 2400 88 3387 2400 92 3436 2400 111 3705 2400 88 3384 2400 92 3433 2400 111 3703 2400 88 3388 2400 92 3437 2400 111 3706 2400 88 3389 2400 92 3438 2400 111 3707 2400 88 3390 2000 92 3439 2000 111 3724 2000 88 3391 2000 92 3440 2000 111 3708 2000 117 3841 2000 117 3857 400 88 3399 1500 92 3446 1500 111 3712 1500 88 3392 1100 92 3441 1100 111 3709 1100 88 3401 750 92 3448 750 111 3715 750 26 88 3400 1000 92 3447 1000 111 3713 1000 92 3420 1150 92 3431 1150 95 3488 1150 111 3719 1150 114 3760 1150 88 3410 2400 92 3445 2400 111 3721 2400 114 3762 2400 92 3421 2400 92 3442 2400 95 3481 2400 111 3710 2400 114 3791 2400 114 3812 2400 88 3408 2400 92 3443 2400 107 3621 2400 107 3665 2400 116 3778 2400 116 3779 2400 116 3813 2400 117 3850 2400 88 3409 2000 92 3444 2000 107 3622 2000 107 3666 2000 TOTAL 163.550,00 Viviendas A debitar en cuenta Nº 134212 Viviendas BIRF contra cuenta Nº 134312 Viviendas Locales (expresado en $) Reintegro Nº OP Nº 106 3655 115 3769 838,59 106 3591 2.704,59 115 1.405,80 3786 2.317,59 TOTAL 7.266,57 c) - En algunos casos se emiten varios cheques para cancelar una orden de pago. Ejemplo: La OP Nº 3688 (SAF Nº 370) se canceló con la emisión de cuatro cheques: 27 Fecha extracto N° 11-07-03 21-07-03 23-07-03 10-07-03 226496 30185 30186 90349 Importe Comentario 8.850,00 En Quebrachos 30.000,00 $ 41.416,87 $ 19.073,60 $ - Se utiliza un solo cheque para la cancelación (a veces parcial) de varias órdenes de pago. Ejemplo: El cheque Nº 90303 se utilizó para el pago de las OP Nº 3406 y 3407. d) La factura Nº 1-110617, por $16.069,80, correspondiente a la orden de pago Nº 3741 (SAF Nº 379) no indica la fecha de emisión. e) Los Bonos (voucher) N° 075716 al 075735, correspondientes a la factura B 1-158 (OP Nº 3602, SAF Nº 360) no indican la fecha de entrega de materiales. f) En el caso de la orden de pago Nº 3568, el remito de recepción de materiales (Nº 0-1717 de fecha 22/05/03) es posterior a la factura correspondiente (Nº 1-3337 de fecha 09/05/03). Los bonos relativos a dicha factura (por ejemplo el bono Nº 80544) indican fecha de pago (19/05/03) anterior a la presentación y entrega de materiales (22/05/03). g) En un caso (bono N° 80551) no se consigna la fecha de recepción de materiales ni de presentación del bono para su cobro. h) En varios casos, las órdenes de pago (Nº 3386, 3387, 3384, 3388, 3389, 3390, 3391, 3399, 3392, 3401, 3400 y 3408) fueron emitidas con anterioridad a la fecha consignada por el consultor en el comprobante (factura y/o recibo) emitido. i) El recibo tipo C N º0-10 correspondiente a la OP Nº 3847, por $1.150,00, del 30/10/03 se encuentra confeccionado por el neto descontado retenciones impositivas por $1.118,30 Comentarios: a) Efectivamente la Provincia ha efectuado pagos con cuentas en Quebrachos por la parte correspondiente al 10% de la Contraparte Provincial. Dicha situación se produjo como consecuencia de la situación financiera generada en todo el país y a pesar de que no era una Cuenta que no se mencionara en el Convenio de Préstamo, no hubo otra alternativa. 28 b) El aporte BIRF registrado en defecto a que hace referencia esa Auditoría corresponde a los casos en que se recibieron fondos de los reintegros (F1C). La reclasificación de las inversiones se realizará en el presente ejercicio 2004. c) - El pago de la orden de pago mencionada como ejemplo se realizó con 4 cheques porque como ya se explicó la contraparte provincial es abonaba una parte en pesos y otra en quebrachos, y el aporte BIRF se desdobló en 2 cheques ante el pedido de la empresa presentado por Nota que se encuentra agregada a la documentación. - Se utiliza un mismo cheque para cancelar varias órdenes de pago en el caso de los proveedores de Viviendas, ya que como se confecciona una orden de pago por cada localidad, el pago se realiza con un solo cheque, ya que se abona todo junto en la misma fecha. d) La factura mencionada de la firma Chamaco SACIFIAF no tiene fecha por un error en la impresora fiscal, pero se consideró la fecha del sello de “RECIBIDO”. e) Los Bonos Nº 075716 al 075735 correspondientes a la factura de la orden de pago 3602 fueron corregidos agregándose la fecha de entrega de los materiales de acuerdo a la fecha del remito adjunto a la documentación. f) El remito tiene fecha posterior a la factura porque los materiales se entregaron con posterioridad, pero el pago se realizó una vez entregados los materiales, lo que surge de la constancia de entrega que se adjunta. Al solicitarse el remito correspondiente se lo confeccionó con fecha 22/05/03 pero la entrega parcial (casi la totalidad) fue realizada con anterioridad. Corresponde se enmiende la fecha del voucher. g) Del grupo de bonos de la compra realizada sólo en el Nº 80551 mencionado se omitió poner la fecha de recepción de materiales que se desprende del remito correspondiente (03-0503). h) La orden de pago se emite en virtud de los contratos vigentes y con la aprobación de los informes de los trabajos ejecutados; se paga con posterioridad y es por ello que el recibo lo confecciona el consultor cuando recibe el cheque. i) Se rectificó el importe en números ya que en letras estaba correcto por el importe total del 29 pago. 30 Recomendación: a) Utilizar las cuentas habilitadas por el proyecto para efectuar las cancelaciones de las obligaciones contraídas. b) Realizar las reclasificaciones de las inversiones en el momento en el cual ingresan los fondos provenientes de Banco. Mantener la información contable debidamente conciliada a efecto de mejorar la calidad y la correcta información contable. c) Procurar emitir un solo cheque por cada orden de pago, con el fin de mantener un adecuado control interno. d) Efectuar los controles de la documentación que respalda los pagos. e) y g) Mantener completa la información a efectos de un mejor control de los Bonos entregados. f) y h) No liberar pagos, sin el respaldo documental que los respalde (entrega de los materiales -remito debidamente conformado-). i) Los recibos deberán estar confeccionados por el importe total, con las retenciones incluidas. 2) BANCOS Observaciones: 1) Existen discrepancias entre el valor consignado en la conciliación de la cuenta corriente en pesos Nº 42.910.690/25 de $ 2.671,76 y el que surge de registros, $ 7.214,11. 2) Se ha detectado que las transferencias correspondientes a las solicitudes de anticipo de fondos –SAF- (Nº 340, 080, 082 y 083) por un total de $ 214.208,08 se han registrado contablemente (Cuenta Proyecto BIRF) por $ 213.207,99. Comentarios: 1) La diferencia corresponde a los pagos de honorarios (Ing. Fadlala) realizados en el ejercicio 2003 pero como la Base contable fue modificada recién en el ejercicio 2004, en ese momento recién pudo emitirse la O. Pago y el pedido de Reembolso con fecha 2004, de lo que surge la diferencia mencionada. 31 2) Por error se tomó el importe efectivamente ingresado al Banco y no el del SAF. El ajuste de $ 1.000,09 se realizará en el presente ejercicio. Recomendación: 1) Controlar y supervisar las conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto, contemplando todos los movimientos pendientes al cierre del período, y así poder efectuar los ajustes correspondientes. 2) Conciliar periódicamente la información, y en caso de corresponder, realizar los ajustes pertinentes. SUBUNIDAD EJECUTORA PROVINVIA DE FORMOSA 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: En algunos casos las órdenes de pago fueron emitidas en una fecha posterior a la de registros. SAF Orden de Pago N° Fecha s/O.P. Fecha s/registros Monto $ 178 702 22/11/2003 22/10/2003 63.132,11 179 703 30/11/2003 30/10/2003 60.449,99 179 704 30/11/2003 30/10/2003 20.386,33 Comentario: Se trata de un error involuntario en la fecha, en el momento de la contabilización de las órdenes de pago en el sistema. Recomendación: Profundizar los controles administrativos. 2) APORTES LOCALES 32 Observación: Se ha verificado que los aportes correspondientes a los compromisos financiados con aporte Local se realizaron con un significativo atraso, situación que puede generar obligaciones para el Proyecto. Comentario: A la fecha la Provincia se encuentra regularizando los pagos correspondientes a contrapartida local. Recomendación: Dar cumplimiento a las obligaciones asumidas a efectos de no generar obligaciones para el Proyecto que redundan en perjuicios económicos para el mismo. 3) PROGRAMA DE VIVIENDAS: Observaciones: a) En algunos casos las firmas que figuran en los bonos (voucher) no coinciden con las de los remitos que dan el conforme de la entrega de materiales. b) En algunos casos las fechas de los remitos son posteriores a la del comprobante (factura) del proveedor. c) En algunos casos el bono (voucher) no se encuentra suscripto por el beneficiario. d) Los bonos (voucher) no son firmados por el experto en desembolsos ni por el jefe ejecutivo de la SUPCE. e) Solicitudes de Adelantos de Fondos (SAF): A junio de 2004 existen adelantos pendientes de rendición por $ 98.037,09 correspondientes a transferencias realizadas durante el 2003. f) En algunos casos, proveedores de materiales, en los comprobantes (facturas) que emiten por la provisión de materiales, incluyen un ítem denominado “Asistencia Técnica”. Ejemplo: Proveedor Juan Carlos Casatti, factura B N° 01-0291 con fecha 20/11/2003. Comentarios: 33 a) Se programa con anticipación el encuentro del proveedor, los materiales, los remitos, el equipo técnico de vivienda, las boletas certificadas, y el beneficiario para que en conjunto controlen la provisión. En algunos casos puede estar ausente el beneficiario en el momento de la firma del remito o de los bonos (voucher), pero en todos los casos se ha verificado que el material ha sido entregado en el terreno asignado y al grupo familiar correspondiente. En adelante, se tomarán los recaudos para cumplimentar con vuestra observación. b) Se trata de un error involuntario en la confección del remito. Los materiales han sido entregados en tiempo y forma y efectuado el control. En adelante se agregará a la factura la fecha de recepción del expediente. c) En todos los casos el equipo de viviendas de la SUPCE, ha verificado que se trata del grupo familiar beneficiario. En adelante, se tomarán los recaudos para cumplimentar con vuestra observación. d) Se tendrá en cuenta esta observación, auque se considera que es un trámite innecesario, dado que las boletas certificadas están suficientemente conformadas por el experto en viviendas de la SUPCE y por el equipo técnico respetivo. e) Los adelantos pendientes de rendición por transferencias realizadas en el año 2003 corresponden a contrapartidas del subproyecto viviendas. A setiembre del 2004 ascienden a $ 37.157,37, los cuales serán rendidos tan pronto la provincia realice los aportes correspondientes. f) En forma habitual, hay insumos que las casas comerciales proveen al mercado, con un servicio de control de calidad y capacitación, esto consiste en el envío de técnicos a la obra para capacitar a los beneficiarios en el uso de los materiales provistos y su colocación en la vivienda. El monto que aparece desglosado en la factura mencionada se realizó mediante un acuerdo con el proveedor para verificar el cumplimiento efectivo del compromiso asumido, pero no incrementa el costo del insumo. En el futuro por lo explicado no existirían inconvenientes en eliminar la discriminación de la asistencia, si la auditoría lo considera pertinente. 34 Recomendación: Cumplimentar con las formalidades que prevé la normativa respecto a la metodología utilizada para la construcción de viviendas (emisión de bonos –voucher-). Profundizar los controles respecto a la documentación que respalda este tipo de operatoria. Dar cumplimiento a lo establecido en el manual de procedimientos en lo referente a la rendición de fondos. Conforme el Reglamento operativo de construcción de viviendas, no se contemplan gastos como los observados, sólo se indican compra de materiales. SUBUNIDAD EJECUTORA PROVINVIA DE CORRIENTES: 1) REGISTROS Observación: Al momento de efectuar nuestra visita a la SUPCE, los registros puestos a nuestra disposición (estado de sumas y saldos) difería de la información brindada por la SUCCE sobre esa Provincia. Existen asientos con diferentes fechas en ambas contabilidades. Comentario: La diferencia en las Cuentas de Banco Proyecto y General se debe al cambio de fecha de registraciones realizadas por error en el ejercicio siguiente, es decir enero/04, cuando se trataban de regularizaciones que debían ingresar en el año 2003. Se efectuó la modificación de fecha para que quede registrado en oportunidad del ingreso real al Banco producido el 8 y 9 de enero de 2003. Recomendación: Mantener la información contable debidamente conciliada y actualizada con la que mantiene la SUCCE y, en caso de corresponder, efectuar los ajustes correspondientes. 35 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: a) La SUPCE ha utilizado cuentas ajenas al Proyecto para realizar pagos inherentes al mismo. Al respecto ha cancelado obligaciones en Lecop, CECACOR (bonos) cuyos movimientos fueron registrados en la cuenta general (bancaria) del proyecto, no procediendo a habilitar cuentas separadas que reflejan dichos movimientos, dificultando su control y conciliación. b) En algunos casos los comprobantes (factura) no se identifica con un sello de “pagado” dejando constancia fehaciente de la cancelación de la obligación. c) En algunos casos, los comprobantes emitidos por los consultores son de fecha posterior a la de vencimiento del CAI que consta al pie de los citados comprobantes. d) Algunos casos, locación de servicios de consultores, no se efectuaron las respectivas retenciones correspondientes al impuesto a las ganancias. Comentario: a) La provincia habilitó cuentas especiales en bonos las que eran conciliadas, pero consideradas como auxiliares dado que todo pago se unificaba por la Cuenta General. b) La emisión del recibo sería constancia fehaciente de la cancelación de la obligación en el caso de ser una factura se consigna al pie de la misma, la cláusula, “se recibió el importe”. Se ha iniciado la anulación de la documentación imponiendo sello de “CANCELADO” a partir de los meses finales del 2003 y se continúa con la misma modalidad a la fecha. c) Se omitió considerar el vencimiento debido a que los servicios prestados correspondían al año 2000. Habiéndose detectado la clave vencida se solicitó al consultor la actualización de sus facturas, no pudiendo reemplazar las incorrectas por haberse presentado la rendición al Banco. 36 d) Por la confusión en la toma de datos de la declaración ante al DGI, se lo consideró inscripto en el impuesto a las Ganancias por lo que se efectuó la retención de acuerdo al contrato de locación de Servicios de un sujeto inscripto. Recomendación: a) Utilizar las cuentas habilitadas por el proyecto para efectuar las cancelaciones de las obligaciones contraídas. b) Arbitrar los medios necesarios, a fin de que quede constancia fehaciente de la cancelación de las obligaciones contraídas por el proyecto. c) Efectuar los controles que validen de la documentación recibida. d) Dar cumplimiento a lo establecido por la normativa fiscal vigente dictada por el organismo fiscalizador (RG AFIP N° 830/00). 3) CONSULTORES Observaciones: a) El informe correspondiente a un consultor fue emitido con fecha 06/10/03 y la aprobación del mismo figura con fecha 03/10/03. Sucede lo mismo con los informes de los meses de Marzo y Abril de otro consultor. En varios casos la fecha de aprobación de los informes de consultoría, conforme los términos de referencia suscriptos, es anterior a la de emisión de los mismos. b) La contratación de consultores individuales, por períodos distintos, se efectúa siempre con el mismo número de contrato. Comentarios: a) Los mismos corresponden a errores involuntarios de tipeo, debido al uso de formatos existentes. b) La modalidad de mantener la numeración asignada a los contratos, se debía en considerar como una continuidad de los servicios por lo tanto conservar los antecedentes correspondientes a la contratación. 37 Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a las tareas que deben efectuar los consultores contratados por el Proyecto. SUBUNIDAD EJECUTORA PROVINVIA DE ENTRE RIOS: FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: a) En muchos casos en los recibos de los proveedores en prueba de conformidad de los pagos, sólo se consigna el monto neto de descuento de las retenciones impositivas practicadas. b) Se ha podido observar que existen órdenes de pago que se cancelan con varios cheques, siendo que en la misma se consigna un único número de cheque por el total. c) Se ha detectado la orden de pago (OP) Nº 74908 por $ 315.397,69 en la que se consignó erróneamente fecha de emisión el 27/08/2009 lo que muestra que el sistema no posee filtros de control en lo referente a las fechas de las OP. Comentarios a) Se toma debida nota de la observación efectuada. b) Se toma debida nota de la observación efectuada. c) La imputación errónea de esta orden de pago, luego de efectuarse el control global de la contabilidad con el sistema operativo, fue subsanada mediante el cambio del año de la misma. Cabe aclarar, coincidente con lo expresado por esa auditoría, que el sistema ante estos errores, debería contar con un procedimiento que no permitiera proceder a la grabación de las órdenes de pago que se incorporen con fecha posterior a la del día de la grabación en el sistema operativo. Recomendaciones 38 a) Se deberá aceptar los recibos por el monto bruto a cobrar, incluidas las retenciones. b) Procurar emitir un solo cheque por cada orden de pago, con el fin de mantener un adecuado control interno. c) Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Efectuar las correcciones al sistema para que este no permita la emisión de las órdenes de pago con fechas distintas a las de la carga de datos. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2004. 39 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN CONTRA INUNDACIONES” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4117-AR BIRF Y N° 3830 JEXIM (Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/03) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas sustantivas); - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos; - Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos; - Conciliaciones y reconciliaciones bancarias; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - Análisis de legajos; - Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y servicios; - Cotejo de orígenes con información de terceros; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del 40 período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de solicitudes de desembolso del período, conforme las estipulaciones del Contrato de Préstamo; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría, en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. El análisis realizado por esta auditoría comprendió, entre otros: - El 100 % de los desembolsos (BIRF) y; - El 79,99 % de lo ejecutado en el ejercicio según el siguiente detalle: Concepto Obras Total Ejec. en el ejercicio $ % Incidencia sobre rubro Muestra $ % Muestra 69.145.605,16 82,02 60.793.537,00 87,92 Viviendas 7.664.809,24 9,09 3.965.172,29 51,73 As. Técnica 5.741.928,38 6,81 2.676.367,06 46,61 Otros 1.747.894,53 2,07 0 0,00 84.300.237,31 100,00 67.435.076,35 79,99 TOTAL Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que, tanto la Subunidad Ejecutora Nacional como las Subunidades Provinciales visitadas, no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2004. 41