2005_162info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/95/005.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2004, correspondientes al Proyecto N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal”, de
acuerdo al Documento suscripto el 22 de agosto de 1995 entre el Gobierno Argentino y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del “Programa de
Financiamiento a Municipios”, Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2004, expresado en pesos y en dólares.
b) Estados Contables (de Activo y Pasivo) del Proyecto al 31 de diciembre de 2004,
expresado en pesos y en dólares, y;
c) Notas 1 y 2 que forman parte de los estados precedentes.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1- Copia del Listado “Informe combinado de Gastos” (ICG/CDR), por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2004, emitido en dólares por la Sede del PNUD.
2- Conciliación Partidas Presupuestarias PNUD – PFM al 31/12/04 en dólares.
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Los estados expuestos en a) y b) precedentes surgen de registros contables llevados en
pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD de acuerdo a lo señalado en Notas 1 y 2 a los estados
financieros.
Estos fueron confeccionados por la UEN y son de su exclusiva responsabilidad. Se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen, fueron
recibidos incompletos (falta CDR y Conciliación) el 13/05/05 y completados el 14/09/05.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 23/02/05 y el 31/05/05 y el
13/09/05, fecha en que fue complementada la información (CDR).
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (Línea 16.97 USD
2
2.650,85).
b) De la revisión efectuada sobre la copia del CDR (Informe Combinado de Gastos),
surgen las diferencias resumidas en el cuadro de “Conciliación de Partidas
Presupuestarias PNUD – PFM al 31/12/04 en dólares” indicado en I- d) 2- precedente
(no se efectúa la comparación por fuente de financiamiento).
Se aclara que donde dice USD 905.573,43 (columna “Saldo al 31/12/04, Según
Contabilidad”) debe leerse USD 903.732,02.
c) Con motivo de la implementación, por parte del PNUD, del nuevo sistema de
información sobre los proyectos que éste administra –“ATLAS”- y, bajo el cual se
encuentra emitido el CDR respectivo, se informa que los gastos del ejercicio se
exponen abiertos “por fuente de financiamiento”, apertura que no ha podido ser
validada por esta auditoría en base a la información suministrada por el proyecto al
citado Organismo.
d) No hemos recibido respuesta a la circularización efectuada al PNUD por nota DCCE
Nº 214/05 del 12/09/05, donde solicitamos confirmación del saldo disponible de los
fondos del proyecto.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Con fecha 24 de agosto de 2005 la Fiscalía de Investigaciones Administrativas resolvió
sobre el expediente Nº 21.264, caratulado “Unión Argentina de Proveedores del Estado
s/denuncia s/irregularidades relacionadas con procedimientos licitatorios internacionales
en diversas reparticiones oficiales”, respecto a la aplicación del beneficio de franquicia
diplomática para el ingreso y despacho a plazo de bienes importados, solicitar a los
organismos oficiales intervinientes “...dispongan la adopción de las medidas a su alcance
para evaluar y corregir la situación expuesta en los considerandos” (situación expuesta
precedentemente).
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- precedente,
los Estados e información financiera complementaria detallados en I- anterior exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo
Municipal” al 31 de diciembre de 2004, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 22/08/95 y
posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo
“II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña
al presente Informe.
BUENOS AIRES, 14 de octubre de 2005.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005
“DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31/12/04)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/95/005.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al Proyecto
PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Nacional (UEN), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS:
1. FALENCIAS ADMINISTRATIVAS:
Observaciones:
1. En algunos casos el cálculo del IVA para la emisión de los certificados
correspondientes se efectuó en forma errónea.
2. Se ha verificado que en ciertos casos los presupuestos presentados, no tienen sello de
recepción del Programa.
Comentarios de la UEN: Sin comentarios.
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Recomendaciones:
1. Profundizar los controles, a efectos de no incurrir en errores al momento de aplicar la
normativa fiscal vigente.
2. Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1. FALENCIAS ADMINISTRATIVAS:
Observaciones:
a) En algunas órdenes de pago el número dado por el sistema se encuentra enmendado y
corregido en forma manuscrita (Ejemplo: OP Nº 1683).
b) Dentro de los antecedentes para la compra de insumos informáticos, no consta en las
solicitudes de presupuesto remitidas por el Programa, la fecha de recepción por parte
de las distintas empresas llamadas a cotizar. (OP Nº 1668)
Comentarios de la UEN:
a) Efectivamente, se ha producido un error en la numeración correlativa de las órdenes de
pago, este error fue detectado y corregido por la UEN en forma inmediata no quedando
ninguna orden de pago repetida y contabilizada.
b) Se intensificarán los controles pertinentes a los efectos de evitar reiteración de dicha
observación.
Recomendaciones:
a) Intensificar los controles a fin de evitar que se produzcan modificaciones a las órdenes
de pago una vez que las mismas han sido emitidas y firmadas.
b) Extremar la aplicación de los controles a efectos de mejorar la calidad de la
información.
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2. CONSULTORES:
Observaciones:
Pagos
1. Algunas facturas presentadas por los consultores tienen fecha posterior a la fecha de la
orden de pago. (Ej.: OP Nº 1507, 1508, 1846, 1492, 1845, 1849, 1838, 1848)
2. En un caso el comprobante (factura) correspondiente al período julio - octubre, no
posee fecha. (OP Nº 1847)
3. Un consultor presenta un Recibo tipo “X”, comprobante no válido conforme la
normativa fiscal vigente (OP Nº 1846).
Comentarios de la UEN:
1. La orden de pago se confecciona con fecha anterior a la de efectiva acreditación en las
cuentas individuales de los distintos consultores, única manera de cumplir con el
cronograma de pago de cada contrato debido a la necesidad de presentar la
documentación pertinente al banco pagador.
2. Se colocará la fecha correspondiente.
3. Se solicitará al consultor Guillermo Gibbon el reemplazo de dicha documentación por
la factura correspondiente.
Recomendaciones: Se deberá contar con toda la documentación respaldatoria necesaria,
antes de la emisión de la orden de pago correspondiente (Factura, Informes, etc.).
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
Proceso de Selección:
Observaciones:
1. En algunos casos no se aclaran las firmas en los Currículos de los consultores que
participan del proceso de selección.
2. No consta en los legajos, nota de elevación de los currículos donde se expresa la
voluntad de participar en los concursos ni la fecha con la que se remiten dichos
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documentos, que permita dejar constancia que los mismos se encuentran actualizados.
3. En un caso, en la selección de un profesional no se cumple con lo requerido en los
términos de referencia (debía contar con una experiencia superior a 10 años).
4. En un caso, un profesional obtuvo puntaje diferente en dos concursos con idénticos
términos de referencia y procedimientos de evaluación (en un caso 285 y en otro 300
puntos). El curriculum vitae con el que participa en el primer proceso no se encuentra
suscripto por éste.
Comentarios de la UEN:
1. Se pedirán aclaraciones, no obstante se tomará en cuenta la observación en futuras
contrataciones.
2. Se presupone que los currículos están actualizados, no obstante se pedirá en el futuro
además de solicitar la entrega de dichos currículos con una nota de elevación.
3. Se produjo un error de tipeo de los términos de referencia.
4. Se debió a la subjetividad de las personas encargadas de la evaluación de los
antecedentes.
Recomendaciones: Mantener legajos completos con toda la información que respalde el
proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos por parte
de los consultores contratados por el Proyecto.
Homogeneizar el criterio con el cual se evalúan los antecedentes de los postulantes.
Contratos:
Observaciones: Para el caso de las contrataciones correspondientes al último
cuatrimestre del año 2003 cuyos honorarios se abonaron en el ejercicio 2004, la firma de
los contratos se efectúo con posterioridad al inicio de las actividades previstas. Los
atrasos son significativos y en un caso el consultor, firma el contrato cuando el mismo ya
había expirado.
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Comentarios de la UEN: Esta situación se da por los tiempos que demora la tramitación
de una Donación dentro de las reparticiones pertenecientes al Estado Nacional. Los
consultores comenzaron sus tareas desde el momento que se produjo la no-objeción a
dicha contratación, considerándose de este modo como contratos plenamente vigentes,
además, de no haberse procedido de esta forma, no se hubiesen cumplido los términos de
tiempo de ejecución de la Donación Japonesa JPN 26528-AR.
Recomendaciones: Cumplimentar las instancias requeridas para el perfeccionamiento del
contrato, previo al inicio de las actividades requeridas.
Informes:
Observaciones:
1. La mayoría no poseen fecha de presentación o nota de elevación indicando la fecha
que fueron presentados.
2. En algunos casos no cuentan con un sello de recepción por parte de la UEN.
Comentarios de la UEN:
1. La presentación de los informes es un trámite interno, no obstante ello, se subsanará la
observación.
2. No es requisito para su aprobación, además para realizar el pago correspondiente, se
solicita la factura y la presentación de dicho informe, de todas maneras, se subsanará la
observación respectiva.
Recomendaciones: Profundizar los controles respecto a la presentación de los informes,
ya que el cumplimiento de este requisito es condición para la liberación y liquidación de
los honorarios correspondientes.
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3. CAPACITACION/TALLERES
En el marco del Programa se realizaron durante el ejercicio 2004 diversos talleres de
capacitación en distintas provincias. Al respecto, del análisis de los antecedentes que
los respaldan se verificaron las siguientes observaciones:
Observaciones:
a) No constan antecedentes que justifiquen la necesidad de la actividad a desarrollar, sus
características, el criterio para la selección del lugar donde se llevó a cabo el evento, el
programa, la nómina de asistentes y cantidad prevista, el perfil de las personas a las
que está dirigido, etc.
b) En el caso de los materiales adquiridos y refrigerios provistos, no se cumple con la
normativa que prevé el PNUD para estas adquisiciones (solicitud de presupuesto).
c) Se abonaron gastos de traslado sin que conste la identificación de los beneficiarios (OP
Nº 1541, 1690).
d) Se compraron 5 cartuchos para impresoras por $730, sin que exista una justificación de
su aplicación. (OP Nº 1763).
e) Como respaldo del gasto por desayuno y almuerzo del taller realizado en Neuquén los
días 5 y 6 de octubre, sólo se adjuntan dos comprobantes de supermercado de Neuquén
fechados el 04/10/05 (OP Nº 1763).
f) Se liquidan viáticos y pasajes a una persona, para asistir a talleres en dos provincias, no
siendo consultor del Programa. (OP Nº 1751 y 1793).
g) Habiéndose solicitado (taller de “Evaluación del Programa” realizado en la Ciudad de
Neuquén) un anticipo para alquiler de salón y dos almuerzos para 20 personas a $ 15.cada uno, se adjuntan comprobantes donde, en un caso, almuerzan 15 personas a $ 29.cada una, y en otro, 7 personas a $ 27.- cada una. (OP Nº 1789)
h) No surge fundamentación que justifique el gasto de $240 en un servicio de café para
la “Reunión de Coordinadores de las UEPs”. Asimismo no surge el motivo por el cual
se lo encuadra en ésta categoría de gasto. (OP Nº 1801).
i) No se agregan antecedentes que justifiquen el gasto de fotocopias, trabajos de
impresión y anillados por $4.900,97. (OP Nº 1823).
j) De la documentación obrante en la OP Nº 1916 surge la contratación de un servicio
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para realizar una presentación multimedia para ser expuesta en los distintos talleres a
realizarse en los municipios de Formosa, Humahuaca, Neuquén, Río Cuarto y Río
Gallegos por un monto de $32.000. Al respecto, dicho trabajo fue entregado con fecha
12/10/04, no quedando documentado a que talleres correspondieron tales gastos.
k) El pago a la empresa Guacamole Company S.A. que canceló el servicio contratado el
día 29/11/04 para realizar un evento con autoridades provinciales y municipales, se
realizó con un cheque a nombre de un tercero distinto al beneficiario correspondiente.
Asimismo no surge de la documentación un listado de invitados al evento, ni los
motivos y características del mismo. (OP Nº 1924)
Comentarios de la UEN:
a) La necesidad surge del hecho de transmitir las experiencias recogidas durante el
desarrollo de las actividades previstas en la Donación. Los lugares fueron
seleccionados en virtud del interés manifestado a través de notas cursadas por los
municipios. Los asistentes fueron funcionarios de las distintas áreas involucradas en
los términos de la Donación y el perfil buscado son de funcionarios del área de
Medioambiente de cada Municipio.
b) Fueron materiales y refrigerios que se definieron durante el desarrollo de las distintas
capacitaciones efectuadas.
c) En las órdenes de Pago 1541 y 1690, los traslados abonados corresponden a los
consultores del programa que han viajado.
d) Se repusieron los cartuchos de impresión gastados por la emisión de distintas notas y
planillas originadas durante el desarrollo de las actividades previstas.
e) Corresponden a dos tickets por compras de elementos necesarios para la realización de
un break a media mañana en los talleres efectuados. Los asistentes son personas de la
Provincia y Municipios.
f) La señora Silvia Maluf fue expresamente invitada a concurrir a una capacitación.
g) El anticipo solicitado fue en función a los gastos estimados de dicha reunión de
capacitación.
h) Este gasto fue con motivo ofrecer un break intermedio a media mañana en dicha
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reunión. En cuanto a la imputación contable, el mismo surge del criterio de la Unidad
Ejecutora Nacional.
i) Son los gastos correspondientes al material distribuido en las distintas capacitaciones
realizadas.
j) Durante la realización de los diferentes talleres, surgió la solicitud, por parte de los
participantes de la informatización de todos los temas tratados, a raíz de esto, se
decidió esta contratación para la realización de dicha tarea. Además, se encuentra a
disposición el trabajo realizado.
k) El mismo surge de la cancelación del servicio solicitado. Se brindará un listado de los
asistentes a dicha reunión.
Recomendaciones:
a) / j)
Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos
Ejecutados por el Gobierno (Letra E Capacitación del Capítulo III –Recursos
Humanos) respecto a los procedimientos que se deben seguir sobre los gastos de esta
naturaleza (talleres).
k) De acuerdo a sanas prácticas de control interno cancelar las operaciones a través de
cheques no a la orden.
4. VIAJES Y VIATICOS:
Observaciones: En algunos casos fueron autorizados viajes de consultores contratados
bajo la Donación Japonesa TF 26528, los cuales al momento de realización de la
comisión no contaban con la aprobación de la Decisión Administrativa o Resolución
Ministerial, que convalidara la vigencia de los respectivos contratos.
Comentarios de la UEN: Los contratos de estos consultores son vigentes en todos sus
términos aunque no exista Decisión Administrativa o Resolución Ministerial, puesto que
esto solo refrenda lo anteriormente firmado por ambas partes, asimismo, de no realizarse
las tareas encomendadas a los consultores, no se cumpliría los tiempos de vigencia de la
Donación ni el efectivo cumplimiento de los términos de referencia.
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Recomendaciones: Cúmplase con lo establecido en los Decretos 1184/01, 491/02,
577/03; en lo que respecta a las contrataciones de consultores llevada a cabo por el
Proyecto.
5. GASTOS VARIOS:
Observaciones:
1. En algunos casos, los comprobantes (facturas) de los proveedores no cuentan con sello
indicando fecha de presentación o de ingreso al Programa. (Ej.: OP Nº 1060, 1114,
1174, 1286, 1451, etc.)
2. En algunos casos, no se han tenido a la vista los recibos de los proveedores o en su
defecto la firma de la orden de pago (OP Nº 1105, 1451, 1107).
3. Se observó el desdoblamiento de comprobantes en algunos gastos de caja chica (Ej.:
OP: 1033, 1071, 1116, 1126, 1348).
4. En algunos casos se rinden comprobantes de taxis y/o remises (pagados por caja chica)
no aclarándose, motivo del traslado, quien lo efectúa, destino y procedencia.
5. En algunos casos no constan por lo menos tres presupuestos en las compras realizadas
(OP Nº 1107, 1454, 1844)
6. En algunos casos se presentan más de una factura para una misma compra realizada en
la misma fecha. (OP Nº 1454 y 1844)
Comentarios de la UEN:
1. Se solucionará.
2. La Orden de Pago 1451 se encuentra firmada por el proveedor al pie de la misma.
En las dos órdenes de pago observadas, se solucionará el faltante.
3. Se corregirá.
4. Se corregirá la observación.
5. Son compras repetitivas, no obstante se subsanará la observación.
6. Se solucionará en próximas compras.
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Recomendaciones: Dejar constancia en toda la documentación recibida por el Programa
la fecha de recepción.
Mantener archivos completos y ordenados de la información.
BUENOS AIRES, 14 de octubre de 2005.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/04 con los registros
que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes de fondos y el 42,84 % de las
aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el
ejercicio finalizado el 31/12/04 de acuerdo al siguiente detalle:
Rubros
Equipos
Viajes y Viáticos
Honorarios
Gastos Varios
Alquiler Oficina
Oper. y Mantenim.
Capacitación
Costos Directos
Gastos Bancarios.
Total General
Importe total $ Incid.del Rubro Total Muestra $ Porcentaje de
Muestra
23.688,95
341.104,45
1.609.719,00
501.610,63
64.148,00
12.853,27
74.174,98
8.890,40
15.827,63
2.652.017,31
0,89
12,86
60,70
18,91
2,42
0,48
2,80
0,34
0,60
100,00
23.688,95
58.139,86
494.254,00
399.439,34
64.148,00
12.853,27
58.787,97
8.890,40
15.827,63
1.136.029,42
100,00
17,04
30,70
79,63
100,00
100,00
79,26
100,00
100,00
42,84
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Nacional no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 14 de octubre de 2005.
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