2006_220info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/04/044
“PROGRAMA DE APOYO A LA REESTRUCTURACIÓN EMPRESARIAL”
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/04/044
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca
del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria
que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005,
correspondientes al Proyecto N° ARG/04/044 “ Programa de Apoyo a la Reestructuración
Empresarial” , de acuerdo al Documento suscripto el 15 de diciembre de 2004 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores
revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para
su ejecución.
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
989/OC-AR “Proyecto de Apoyo a la Reestructuración Empresarial” (PRE), suscripto el 16 de
marzo de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio N° 1 finalizado al 31 de
diciembre de 2005, expresado en dólares estadounidenses, Anexos I a 3 y Notas 1 a 2
que forman parte del mismo.
b. Información complementaria que incluye:
1- Copia del “Informe Combinado de Gastos” (CDR), por el ejercicio finalizado el
31/12/05, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, conciliado por la UEC.
1
2- Copia del Saldo Disponible al cierre emitido en dólares por la oficina del PNUD.
La información expuesta en I- a) y b) precedentes se encuentra expresada al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD. Fue confeccionada por la Unidad Ejecutora del Programa
y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 06/10/06,
adjuntándose los mismos inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 10/04/06 y el 29/06/06 y entre
el 17/10/06 y el 17/11/06.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Con relación a la Carta de Abogados remitida por el asesor letrado del Programa por
nota PRE 3103/06, en la misma se nos informa que:
-
“PROPYME ARGENTINA UTE vs. Estado Nacional s/cobro de sumas de dinero”:
la Procuración del Tesoro planteó la nulidad del laudo arbitral de fecha 28 de abril
de
2004
en
el
expediente
que
se
caratuló”
ESTADO
NACIONAL-
PROCURACIÓN DEL TESORO c/ TRIBUNAL ARBITRAL-LAUDO 28-IV-03,
Causa N° 14704/04, que tramitó ante la Sala II de la Cámara Nacional de
Apelaciones en lo Contencioso Administrativo Federal.
En fecha 18 de julio de 2006, la Sala II de la Cámara Nacional de Apelaciones en lo
Contencioso Administrativo Federal, dictó sentencia resolviendo”(…) hacer lugar
al recurso de nulidad interpuesto por el Estado Nacional, en los términos del
artículo 760 del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación, y en consecuencia
declarar la nulidad del laudo arbitral impugnado en lo que fue materia de agravio”.
-
“AGUIRRE EDUARDO Y OTRO c/ PNUD Y OTRO s/DESPIDO: Expte. N°
21040/05 en trámite por ante el Juzgado Nacional del Trabajo N° 76, cito en
Teniente General Perón 990 piso 4 de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Al respecto, la Dirección de Gestión y Control Judicial del Ministerio de Economía
solicitó a la Unidad Ejecutora del Programa, a los fines de proceder a la
contestación del traslado de demanda, información vinculada a ambos contratados,
con más copia de sus respectivos legajos, pedido que fue cumplimentado por esta
Unidad con fecha 17/03/06.”
2. En los estados financieros mencionados en 1 a) donde dice Ejercicio Económico N° 7
debe decir Ejercicio Económico N° 1.
3. Se verificó la sobrevaluación del Costo de Apoyo que se expone como Gastos
Ejecución PNUD en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos y su Anexo III de
3
USD 21.437,76. La misma se produce porque tal como se expone en la Nota 1 se
consideró información que no corresponde al sistema de utilización vigente en el
período (Sistema Atlas), la cual detallaba un costo de apoyo surgido de la aplicación de
un porcentaje sobre los depósitos de costos compartidos efectuados y no sobre los
gastos realizados como establece el Documento del Proyecto. Como consecuencia de lo
expuesto se produce la subvaluación de los Fondos en PNUD por el mismo importe.
4. Las Aplicaciones de Fondos según Estados Financieros que se exponen en las Partidas
Conciliatorias Año 2006 sólo corresponden a los Gastos Pagados UEP habiéndose
omitido conciliar los Gastos Ejecución PNUD. Los mismos no sólo incluyen la
diferencia expuesta en el párrafo anterior sino también una diferencia de USD 687,83 en
la Diferencia de Cambio considerada.
5. Como resultado del análisis de las diferencias entre las inversiones expuestas en el
Anexo II Detalle de gastos realizados ejercicio 2005 por fuente de financiamiento y el
CDR, teniendo en cuenta las partidas expuestas en la conciliación correspondiente surge
una diferencia en más ejecución BID de USD 5.147,07 (menos ejecución local)
correspondientes a un gasto de USD 10.294,12 que el proyecto ha imputado 50% a local
y 50% a BID y que fueron considerados por el PNUD como 100% local. Asimismo el
Proyecto los expone como cuenta 73.100 y el PNUD los imputa a la cuenta 72100,
considerándose en la conciliación la corrección de únicamente el 50%.
4
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en el punto III3. y 4. precedentes, los Estados mencionados en I- exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/04/044 “ Programa de Apoyo a la Reestructuración
Empresarial” al 31 de diciembre de 2005, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales
y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 15/12/04.
Sin perjuicio de lo expuesto en el apartado III- precedente, con relación a lo estipulado en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo
de Auditoría” , se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando
a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2006.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/04/044
“PROGRAMA DE APOYO A LA REESTRUCTURACIÓN EMPRESARIAL(PRE)”
(Ejercicio N°1 finalizado el 31/12/05)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos,
notas, anexos e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2005, correspondientes al Proyecto N° ARG 04/044 “ Programa de Apoyo a la
Reestructuración
Empresarial
(PRE)” ,
han
surgido
observaciones
y
consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP),
dependiente de la Subsecretaría de la Pequeña y Mediana Empresa y Desarrollo Empresarial del
Ministerio de Economía y Producción.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
memorando:
Índice
Título
A.1
Decisiones administrativas posteriores al contrato y legajos incompletos
A.2
Incumplimiento de las condiciones de pago establecidas
A.4
Incumplimiento de la normativa PNUD en materia de informes
A-OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORIA
De la muestra seleccionada de 13 consultores se detectó lo siguiente:
6
Proceso de selección:
Observación: El 69% de los currículos vitae presentados no están fechados y el 14,28 %
no están firmados por el postulante.
Comentario de la UEP: Los currículos vitae de los consultores del Programa son
presentados mediante nota de elevación de manifestación de interés para el cargo a ocupar
y se encuentra firmada y fechada por el consultor, tal lo estipulado por la normativa del
BID y se toma como fecha de elevación la de dicha nota. Todas las notas se encuentran
debidamente suscriptas por el consultor y se ha dejado constancia de la recepción.
Recomendación: Se reitera que debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y
proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a
su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Control de Legajos:
Observaciones:
1. En todos los casos las Decisiones y Resoluciones administrativas sobre la aprobación de
contrataciones o recontrataciones de los consultores analizados, son de fecha posterior
al inicio del período contractual sujeto a aprobación, observándose una demora de hasta
6 meses en dichos actos administrativos. Cabe destacar que se ha efectuado el pago
retroactivo al inicio de los mismos pese a que los contratos no estaban vigentes ($
133.486,40).
2. En el 99% de los legajos auditados no se encuentran agregadas como documentación
integrante de los mismos, las Resoluciones y/o Decisiones Administrativas que
materializan dicha designación.
3. En algunos casos no se tuvo a la vista copia del título profesional y/o terciario
invocado en el currículo, que tal como se expone en el punto B 31d) del capítulo
Recursos Humanos debe constar en los archivos del Proyecto debidamente certificado
7
o firmado por el consultor responsabilizándose por la autenticidad de tales
documentos.
Comentarios de la UEP:
1. Se da estricto cumplimiento a la normativa del decreto 577/2003 del PEN para las
contrataciones de la Administración Pública. Las demoras no son imputables a la
Unidad Ejecutora
2. Las Resoluciones y o Decisiones Administrativas se encuentran archivadas en la Unidad
Ejecutora. Se toma nota de la observación y se incorporará copia a los legajos.
3. En referencia a la observación efectuada sobre la documentación personal que debe
presentar un consultor, en un caso se deslizó por error que la copia de la documentación
no se encontraba archivada en el legajo del mismo, resultando que la copia de su
certificación de estudiante avanzado se adjuntó en el archivo enviado al Ministerio de
Relaciones Exteriores Culto y Comercio Internacional.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas dejando
constancia en los respectivos legajos. El consultor no debe iniciar sus actividades hasta
tanto se haya formalizado el contrato que regula la relación jurídica entre las partes.
Control de Informes
Observación: El 6 % de los informes presentados no están fechados y el 4 % carecen de
sello de recepción.
Comentarios de la UEP: Se toma nota de la observación y se intensificarán los controles
administrativos de todos los requisitos formales en la materia.
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Recomendación: Los informes deben estar fechados y debe dejarse constancia de su
recepción a fin de poder controlar el cumplimiento de lo establecido en los términos de
referencia.
Pago de honorarios
Observaciones:
1. Se tuvieron a la vista facturas enmendadas sin salvar, así como también sin fecha de
emisión y en un caso con el monto en números en blanco.
2. En dos casos el período de ejecución de contrato indicado en la factura no coincide con
el de la autorización de pago. Asimismo, en un caso la autorización de pago cita como
documento respaldatorio de la misma una factura cuyo número no se corresponde con
el de la factura presentada por el consultor.
3. Se verificaron atrasos en los pagos de honorarios respecto del cronograma establecido
en los respectivos contratos.
Comentarios de la UEP:
1. Se toma nota de la observación y se intensificarán los controles administrativos a fin de
asegurar el cumplimiento de todos los requisitos formales.
2. Las observaciones corresponden a errores involuntarios de los consultores al
confeccionar la factura, pero la liquidación del honorario mensual y el pago son
correctos. El error en el número de la factura que se cita en la autorización de pago,
obedece asimismo a un error de tipeo. Se intensificarán los controles a fin de evitar
este tipo de errores en lo sucesivo.
3. La demora en los pagos de honorarios efectuados a los consultores del programa
obedece a la fecha de notificación de la aprobación del Acto Administrativo
correspondiente (requisito indispensable para la liquidación de honorarios).
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Recomendación: Establecer controles que garanticen la confiabilidad de las rendiciones
efectuadas.
2. ADQUISICIONES
Observaciones comunes a los 4 procesos analizados (concurso de precios):
1. Las órdenes de compra no establecen plazos de entrega ni condiciones de pago. Cabe
aclarar, que tampoco especifican que se harán según pliego. A su vez, no detallan fecha
de oferta adjudicada como establece el Manual PNUD en el apartado IV. Recursos
Físicos punto 10. h.
2. En 2 de los 4 procesos analizados (exp. 020/05 -011/05) no se tuvo a la vista el informe
de recepción/conformidad suscripto por el Director Nacional de Proyecto (DNP) que
certifique la entrega del bien.
Comentarios de la UEP:
1. A partir del presente ejercicio 2006, se modificó la plantilla utilizada por el sistema
contable, de manera de consignar en las Ordenes de Compra que se emiten, la
información correspondiente a Condiciones de Pago y Plazos de Entrega de los bienes
que se adquieran. En cuanto a la fecha de la oferta, cabe señalar que si bien no surge del
modelo propuesto en el Manual de Gestión referido en su anexo 4.B, la inclusión de un
campo con la fecha de adjudicación, se está actualmente tramitando la incorporación de
dicho dato en las plantillas vigentes del sistema UEPEX a utilizar en lo sucesivo.
2. No se consideró necesaria la confección de un informe de conformidad dado que el
objeto de los procesos es la contratación de un servicio consistente en la publicación de
un aviso en diarios y revistas, que se ve cumplimentada sin lugar a dudas por la
publicación del aviso en los medios y días oportunamente requeridos. Los
10
mencionados avisos (en original) forman parte del expediente como constancia del
cumplimiento del contrato.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas dando estricto
cumplimiento a las estipulaciones del Manual de Gestión de Proyectos PNUD.
Observaciones de carácter particular
Expediente 020/05 Publicación de avisos en la Revista Pymes de Clarín (Monto
pagado en el ejercicio USD 9.059,17)
Observaciones:
1. En todos los casos la firma de aceptación y conformidad de las órdenes de compra por
parte del proveedor no aclara cargo que ocupa en la empresa ganadora no habiéndose
tenido a la vista poder a nombre del firmante.
2. No se incluyó en las facturas tenidas a la vista la leyenda aclaratoria del monto de IVA
incluido en las mismas, según Resolución General 3349/91 de la DGI, tal como se
establece en el punto 11 del Anexo I del pliego.
3. En un caso no se cumplieron las condiciones de pago estipuladas en el punto 12 del
pliego, verificándose un atraso de 16 días para la efectivización del pago.
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Comentarios de la UEP:
1. La orden de compra fue aceptada por persona autorizada (es firmante de recibos
oficiales de la empresa proveedora). Si bien la solicitud de poder resulta recomendable a
los efectos de acreditar la identidad del firmante de la orden de compra, debemos
destacar que dentro del marco de la normativa aplicable del Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno en su capitulo N° 4 Recursos físicos, punto g )
Orden de Compra, el requerimiento de la presentación del poder no es un requisito
exigido al proveedor adjudicado, ni constituye tampoco práctica usual. No obstante se
tendrá en cuenta la observación en lo sucesivo.
2. La empresa omitió incluir la leyenda aclaratoria en las facturas. Sin perjuicio de ello la
Unidad Ejecutora realizó el pago por el monto neto de IVA y consta en el expediente a
fojas 88, 104, 126, 124 los comprobantes de reintegro de IVA correspondientes
emitidos por Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
3. En casos aislados como el que se señala, se han producido demoras en la
efectivización del pago por distintas cuestiones de tipo operativo. No obstante se
menciona que la UEP lleva a cabo las acciones tendientes a asegurar la cancelación de
las obligaciones dentro de los plazos convenidos.
Expediente N° 025/05 Diseño e Impresión Grafica. (Monto pagado en el ejercicio USD
27.333,33)
Observaciones:
1. En un caso no se cumplieron las condiciones de pago estipuladas en el punto 16 del
pliego, verificándose un atraso de 15 días para la efectivización del pago.
2. Se tuvieron a la vista dos remitos cuya numeración no se corresponde con la emisión
correlativa de los mismos (ejemplo: remito 4022 de fecha 18/10/05, remito 3762 de
fecha 29/11/05). A su vez se pudo verificar que en uno de ellos la fecha de recepción se
encuentra enmendada sin salvar.
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Comentarios de la UEP:
1. En casos aislados como el que se señala, se han producido demoras en la
efectivización del pago por distintas cuestiones de tipo operativo. No obstante se
menciona que la UEP lleva a cabo las acciones tendientes a asegurar la cancelación de
las obligaciones dentro de los plazos convenidos.
2. No es responsabilidad de la UEP la falta de correlatividad en los números de los
remitos entregados por el proveedor. Se detectaron errores con posterioridad a la
entrega y se pusieron en conocimiento del proveedor, pero no fue posible corregirlos.
Cabe destacar que el material adquirido fue entregado en su totalidad, de conformidad
con lo oportunamente requerido. En cuanto al remito N° 03780 folio N° 226 si bien no
fue salvada la corrección del mes correspondiente a la entrega, puede observarse en el
mismo instrumento que tanto la fecha del sello de recibido, como la fecha consignada
por el proveedor son coincidentes con la enmendada.
Expediente 011/05. Empresa para publicidad en diarios. (Monto pagado en el
ejercicio USD 54.273,12)
Observaciones:
1. En todos los casos la firma de aceptación y conformidad por parte del proveedor en las
órdenes de compra no aclara cargo que ocupa en la empresa ganadora, no habiéndose
tenido a la vista poder a nombre del firmante.
2. En un caso no se cumplieron las condiciones de pago estipuladas en el punto 12 del
pliego.
Comentarios de la UEP:
1. Si bien la observación por parte de la AGN resulta recomendable a los efectos de
acreditar la identidad del firmante de la orden de compra, debemos destacar que dentro
del marco de la normativa aplicable del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados
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por el Gobierno en su capitulo N° 4 Recursos físicos, punto g) Orden de Compra, el
requerimiento de la presentación del poder no es un requisito exigido al proveedor
adjudicado. No obstante, se requerirá en lo sucesivo aclaración del cargo del firmante
de la aceptaciòn de la orden de compra.
2. En casos aislados como el que se señala, se han producido demoras en la efectivización
del pago por distintas cuestiones de tipo operativo. No obstante se menciona que la
UEP lleva a cabo las acciones tendientes de asegurar la cancelación de las obligaciones
dentro de los plazos convenidos.
Expediente N° 108/2004 Estudio cualitativo y cuantitativo de los efectos y resultados
sobre las operaciones del programa de apoyo a la reestructuración empresarial (PRE)
en el comportamiento institucional de las empresas participantes. (Monto pagado en
el ejercicio USD 10.294,12)
Observaciones:
1. Se pudo verificar que el Proyecto ha emitido dos órdenes de compra cuyos importes
superan el valor del contrato celebrado. Cabe aclarar, que no se ha podido determinar si
la segunda orden de compra constituye una ampliación del contrato original, lo cual
daría lugar a la consideración de un incumplimiento por parte de la firma a favor de la
cual se libró la misma, o si el Proyecto emplea las órdenes de compra con alguna
finalidad diferente a la de constituir un documento que formaliza la relación contractual
entre proveedor y comprador.
2. No se tuvo a la vista notificación escrita a todos los oferentes del resultado de la
licitación como establece el punto 30.2 del PBC.
3. Se pudo verificar que el último informe de avance y el informe final fueron presentados
fuera de los plazos establecidos en la cláusula 6.4 de las Condiciones Especiales del
contrato, alcanzando un atraso de 12 y 20 días respectivamente. Cabe aclarar que si
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bien se marca el incumplimiento de los plazos contractuales, sólo el informe final dio
lugar a pago en el presente ejercicio.
Comentarios de la UEP:
1. La emisión de la Orden de Compra No. 20050031 no constituye una ampliación de la
original. Por el contrario, en el ejercicio 2005 fue necesario reflejar en el UEPEX (en
cumplimiento de la normativa presupuestaria) el monto del compromiso pendiente al
inicio del ejercicio, mediante la emisión de la orden de compra nro. 20050031,
desafectando al mismo tiempo la 20040029. La Orden de Compra Nro. 20040029 por
la suma de $ 85.000.- correspondía al monto total del convenio suscripto entre la
consultora y el PRE, a abonar contra la presentación de tres informes de avance y uno
final. Al 31 de diciembre de 2004 se encontraba pendiente de presentación por parte
de la consultora el Informe Final, correspondiente al 35% del monto del contrato, es
decir, $ 29.750.- La consultora dio cumplimiento a las actividades establecidas, según
los términos de referencia del convenio oportunamente suscripto. En consecuencia, el
monto total abonado fue de $ 85.000.-, habiéndose cancelado en el ejercicio 2004 la
suma de $ 55.250.- y en el ejercicio 2005 la suma de $ 29.750.2. La Unidad Ejecutora procedió a comunicar a los participantes el resultado de las
conclusiones de la Comisión Evaluadora, la evaluación de las propuestas técnicas, la
comparación de las Firmas Consultoras con su respectivo orden de mérito, y la
recomendación final de proceder a la apertura del sobre B de la firma Grupo Arrayanes
dando comienzo a la negociación económica. Se destaca que este procedimiento se
llevó a cabo en el ejercicio 2004; a partir del 2005 se procede a notificar por escrito en
todos los casos el resultado de los distintos procedimientos de adquisiciones. No
obstante, se tendrá en cuenta la observación.
3. Efectivamente existió un atraso de 12 y 20 días por parte del consultor, que
obedecieron en parte a la magnitud de la información a procesar y sólo el informe final
dio lugar a pago en el ejercicio 2005.
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Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las operaciones realizadas, dejando constancia en los legajos
de todo lo actuado.
Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones de los pliegos de bases y
condiciones y de los contratos celebrados.
3. DISPONIBILIDADES Y REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
1. El archivo de autorizaciones de pago no contiene la documentación respaldatoria de los
mismos. Cabe aclarar que se constató que el Proyecto no tiene un sistema de archivo
uniforme, toda vez que según el tipo de gasto que de lugar al pago se archiva en los
legajos o en biblioratos que contienen otros documentos (órdenes de pago).
2. Se constató la existencia de errores en los datos correspondientes a los medios de pago
utilizados que se exponen en las autorizaciones de pago (ej, Banco emisor, pago por
cheque o transferencia, etc), lo cual dificulta el seguimiento de las operaciones.
3. No se tuvieron a la vista en los archivos de Autorizaciones de Pago que nos fueran
suministrados 3 autorizaciones y 10 desafectaciones que fueron registradas en los
respectivos registros. A su vez, se tuvo a la vista una AP y su correspondiente
desafectación que no se encontraba contabilizada (anulación).
4. En algunos casos las desafectaciones tenidas a la vista no indican a que AP están
desafectando. Asimismo, se tuvo a la vista una AP con el mismo número de una anterior
desafectada.
Comentarios de la UEP:
1. Las autorizaciones de pago se emiten por duplicado y el criterio adoptado por el
proyecto (promediando el ejercicio 2005) para su archivo consistió en incluir una de
ellas en el legajo correspondiente según el tipo de gasto (consultores, aportes no
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reembolsables, etc.) y otra en el archivo de autorizaciones de pago, con el objeto de
facilitar la consulta y rápida ubicación y mantener en un único archivo la totalidad de
las A.P. emitidas por el sistema. No obstante, cabe mencionar que se ha iniciado la
revisión del proceso de archivo de la Administración y que todas las autorizaciones de
pago cuentan con la correspondiente documentación de respaldo.
2. Si bien no se dispone de precisiones sobre los errores relacionados con la exposición
de los medios de pago utilizados en las A.P., consideramos que se trata de casos
aislados que obedecen a errores involuntarios de tipeo, y en los pagos por transferencia
bancaria se acompaña la documentación respaldatoria correspondiente. No obstante, se
extremarán los recaudos a fin de evitar errores en lo sucesivo.
3. Tal como se señala, los duplicados de las Autorizaciones de Pago no se encontraban
debidamente archivadas al momento del trabajo de campo llevado a cabo por esa
Auditoría.
El archivo de A.P. es utilizado a diario y a menudo se retiran para la realización de
tareas administrativas varias, habiéndose omitido el rearchivado. No obstante se tendrá
en cuenta la observación.
Durante el ejercicio bajo análisis, al momento de anular alguna Autorización de Pago
se procedió en algunos casos a cruzarla con la leyenda “Anulado”. Y en otros se
adjuntó la impresión de la correspondiente desafectación. A partir del presente
ejercicio 2006, y a efectos de una mejor exposición, se procede a imprimir en la
totalidad de los casos la desafectación correspondiente, dejando constancia del
documento que se anula.
Asimismo, durante el ejercicio 2005, el sistema contable implementado preveía dos
momentos distintos para la generación de una AP y su posterior contabilización. Razón
por la cual, en el caso observado, sucedió que tras haber detectado un error
inmediatamente después de efectuar una habilitación, se procedió a desafectar tal
documento sin impacto alguno en la contabilidad.
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La última versión del sistema UEPEX, contempla que al habilitar una AP ésta se
contabilice en forma simultánea.
4. Como se comentara en el punto anterior, a partir del presente ejercicio se indica en el
soporte papel de las desafectaciones, el documento que se está desafectando.
Con relación al planteo del caso puntual, se está al momento de elaboración del
presente informe, tratando de determinar la naturaleza del error.
Recomendaciones:
Establecer circuitos que garanticen adecuados niveles de control interno.
Efectuar los registros contables al momento que se producen las operaciones y efectuar las
conciliaciones necesarias a fin de brindar información confiable.
Establecer controles administrativos que garanticen la minimización de errores en la
emisión de comprobantes.
Mantener archivos completos.
4- INFORMACIÓN REMITIDA AL PNUD
Observaciones:
1. Tres de los cinco informes tenidos a la vista fueron presentados al PNUD fuera del
plazo establecido en el “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
ejecutados por el Gobierno”, llegando dicho atraso en un caso hasta los 77 días.
2. Se pudo constatar una inconsistencia en la imputación de algunos gastos en los informes
trimestrales debido a que los mismos fueron contabilizados como Equipo Fungible
(FIM 41) e informados al PNUD como Varios (FIM 53).
3. Se pudo verificar que en muchos casos los gastos fueron rendidos en los informes
trimestrales en meses que difieren de la fecha de pago, ocasionando diferencias no
significativas en la valuación en dólares de los mismos.
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4. Se constató un error en el saldo de apertura en pesos del informe correspondiente al
tercer trimestre debido a que el mismo difiere con el saldo de cierre del segundo
trimestre en $ 435.790,46.
Comentarios de la UEP:
1. Tal como se menciona, en los casos apuntados se han infringido los plazos establecidos
en el “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el
Gobierno”, para la presentación de Informes Financieros. Si bien el Informe
correspondiente al cierre del ejercicio, consolidando la información en dólares por todo
el período y respaldatorio del CDR producido por el PNUD, fue presentado según los
términos estipulados y no obstante no haber generado tales situaciones trastorno de
carácter significativo alguno, se tomarán los recaudos necesarios tendientes a dar
estricta observancia de la normativa atinente a dichos menesteres.
2. Las erogaciones efectuadas por cuenta corriente de insumos de computación han sido
imputadas a la Cuenta Contable Equipo Fungible dentro de Inversiones en el Activo
Corriente, e informadas a PNUD como Gastos Misceláneos. Situación a ser enmendada
una vez vigente la Revisión B al Documento de Proyecto actualmente en proceso de
elaboración y en la que se contempla la inclusión del grupo 45 de líneas FIM.
3. La totalidad de los gastos rendidos en este y anteriores períodos fueron informados
tomando en consideración la fecha de la emisión de la correspondiente Autorización de
Pago. Modalidad de trabajo entre cuyos otros beneficios se destaca el de contar con
información oportunamente fidedigna respecto de la disponibilidad de fondos en las
cuentas bancarias del Programa.
4. Con fecha 29.06.2005 se remitió al PNUD un formulario Anexo 5H solicitando la
suma de $ 435.790,46 necesaria para la ejecución del segundo trimestre de 2005 del
Proyecto. Una vez finalizado el período y no habiéndose concretado la operación, no
podría haberse incluido dicho monto como saldo disponible al cierre. Por su parte el
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coadministrador hizo efectivo el depósito con fecha 01.07.2005 aunque procesándolo
dentro del trimestre para el cual había sido solicitado.
Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa PNUD en la materia. Tomar los
recaudos necesarios a fin de brindar información confiable.
BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2006.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/04/044
“PROGRAMA DE REESTRUCTURACIÓN EMPRESARIAL - PRE”
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/05)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/05 con los registros
en moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2005; y
- 38,94 % de los gastos del ejercicio expuesto en el Estado de Inversiones:
21
USD
Línea de Acción
1.1– Unidad Ejecutora
Fortalecida
1.2- Plataforma de Atención a
Clientes
1.3 Proyectos PDE-PDA
1.4 – Indicadores de desempeño
y Medición de Impacto
Costos de Apoyo
Diferencia de cambio
TOTALES
MONTO
CUENTA ATLAS
149.694,7971300 Profesionales Nacionales
133.901,2571600 Viajes
MONTO
360.410,62
22.721,75
225.765,7373100 Subcontratos
118.189,80
MONTO
MUESTRA
124.814,62
54.273,12
18.333,72
0
37.010,6975100 Costo de Apoyo
37.010,69
37.010,69
1.058,2976100 Diferencia de Cambio
TOTALES
34,63
0
10.294,1274500 Varios
557.724,87
%
% DE
MUESTRA INCIDENCIA
4,07
45,92
100
6,64
1.058,29
1.058.29
100
0,19
557.724,87
217.156,72
38,94
100
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Programa no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
22
21,19
3,29
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2006.
64,62