2006_218info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO DE CONTRAPARTIDA LOCAL PARA EL
PROYECTO BID 1118/OC-AR – PROGRAMA DE EMERGENCIA PARA LA
RECUPERACION DE LAS ZONAS AFECTADAS POR LAS INUNDACIONES CON
ESPECIAL ÉNFASIS EN LA PROVINCIA DE SANTA FE”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-13/2003 FONPLATA
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Obras Públicas
del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Publica y Servicios.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I. siguiente, por el período comprendido entre el
01 de enero y el 31 de diciembre de 2005, correspondientes al “Programa de Financiamiento de
contrapartida local para el Proyecto BID 1118/OC-AR –Programa de Emergencia para la
Recuperación de las zonas afectadas por las inundaciones con especial Enfasis en la Provincia de
Santa Fe”, suscripto el 12 de Agosto de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero
para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA).
El Proyecto es ejecutado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), dependiente de la
Secretaria de Obras Públicas del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios.
I.
ESTADOS AUDITADOS:
a) Estado de Situación Patrimonial correspondiente al ejercicio 2005, expresado en pesos y
en dólares estadounidenses.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio 2005, expresado
en pesos.
1
c) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio 2005, expresado
en dólares estadounidenses
d) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2005 expresado en dólares estadounidenses
e) Notas a los Estados Financieros Nros. 1 a 13 correspondientes al período 01/01/2005 al
31/12/2005.
f) Información financiera complementaria que incluye:
1. Estado de Solicitudes de Desembolsos Aporte Local y Solicitudes de Desembolsos
FONPLATA al 31/12/2005, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
2. Estado de Transacciones y Disponibilidades de Fondos, expresado en dólares
estadounidenses.
Los estados financieros fueron preparados por la Unidad Ejecutora del Programa y son de
su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados originalmente a esta Auditoría con fecha
08/06/2006, habiéndose complementado en fecha 10/10/2006, siendo los definitivos de
fecha 22/11/2006. Ëstos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 20/09/2006 y el 30/11/2006.
II.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA:
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos que se
consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
2
III. DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros y notas anexas
así como la información financiera complementaria identificada en I, exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Financiamiento de contrapartida
local para el Proyecto BID 1118/OC-AR –Programa de Emergencia para la Recuperación
de las zonas afectadas por las inundaciones con especial Enfasis en la Provincia de Santa
Fe” al 31 de diciembre de 2005, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables-financieras usuales y con
los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° ARG-13/03 FONPLATA de
fecha 12/08/2004 .
BUENOS AIRES, 30 de noviembre de 2006.
3
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
“PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO DE CONTRAPARTIDA LOCAL PARA EL
PROYECTO BID 1118/OC-AR – PROGRAMA DE EMERGENCIA PARA LA
RECUPERACION DE LAS ZONAS AFECTADAS POR LAS INUNDACIONES CON
ESPECIAL ÉNFASIS EN LA PROVINCIA DE SANTA FE”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-13/2003 FONPLATA
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Obras Públicas
del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Publica y Servicios.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005,
correspondientes al “Programa de Financiamiento de contrapartida local para el Proyecto BID
1118/OC-AR –Programa de Emergencia para la Recuperación de las zonas afectadas por las
inundaciones con especial Enfasis en la Provincia de Santa Fe”, se ha examinado el
cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contables-financiero contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 13/2006 FONPLATA, suscripto el
12 de Agosto de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de
la Cuenca del Plata (FONPLATA).
El Proyecto es ejecutado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), dependiente de la
Secretaria de Obras Públicas del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios.
ESTIPULACIONES ESPECIALES
1) Artículos 7° y 8°. Monto del Préstamo (USD 51.000.000.-)
El monto desembolsado al 31/12/05 asciende a USD 2.107.500.- (1.700.000.- desembolsos y
407.500.- comisión especial, conforme art. 4 del convenio de préstamo).
4
El cuadro de financiamiento que se encuentra vigente al 31/12/05 por la asignación de los
montos del préstamo a cada categoría y el porcentaje de gastos por elementos que se financian
corresponde al informado por la UAP, que fuera confeccionado de acuerdo a la
documentación aprobada según Nota FONPLATA SE/ARG-222/2004, del 24 de Noviembre
del 2004.
Categorías de Inversión
Montos de Financiamiento
FONPLATA (u$s)
47.692.500
Obras y su equipamiento
Gerenciamiento del Programa
640.000
Comisión de Administración
407.500
Local (U$S)
15.000.000
2.260.000
Imprevistos
Totales
51.000.000
15.000.000
2) Artículo 9°, Gastos con Cargo a la Contrapartida Local anteriores a la fecha de
vigencia del Contrato de Préstamo:
No se realizaron al 31/12/2005, ni fueron reconocidos con cargo a la Contraparte Local gastos
anteriores a la fecha de vigencia del Contrato de Préstamo.
3) Artículo 11 y 15 Servicios Financieros :
Cumplida. Se detalla a continuación el pago de fecha 01/09/2005 realizado en concepto de
Intereses y Comisión de Compromiso de acuerdo a lo notificado por Fonplata, mediante Nota
SE/ARG-177/2005, y verificado los totales con lo informado por la Oficina Nacional de
Crédito Público:
5
Determinación de la Comisión de Compromiso (en dólares U.S.A)
PERIODO
NUMERO DE DÍAS
TASA
SALDO POR
DESEMBOLSAR
COMISIONES
12/02/2005
01/03/2005
17
0,75 %
51.000.000,00
17.815,07
01/03/2005
19/07/2005
140
0,75 %
50.542.500,00
145.396,23
19/07/2005
01/09/2005
44
0,75 %
48.892.500,00
44.204,18
TOTALES
201
207.415,48
Determinación de Intereses (en dólares U.S.A)
PERIODO
NUMERO DE DÍAS
TASA
SALDO POR
AMORTIZAR
INTERESES
12/02/2005
01/03/2005
17
6,69 %
0,00
0,00
01/03/2005
19/07/2005
140
6,69 %
457.500,00
11.739,58
19/07/2005
01/09/2005
44
6,69 %
2.107.500,00
16.996,27
TOTALES
201
28.735,85
4) Artículo 14 Comisión de Administración :
Cumplida. Con fecha 1 de Marzo de 2005 fue cancelado el cargo, por única vez, de la
Comisión de Administración con el objeto de efectuar la inspección y vigilancia de las
actividades comprendidas en el Proyecto por U$S 407.500,00.
5) Artículo 17° Desembolsos – Fondo Operacional:
Cumplida. Mediante Nota Fonplata SE/ARG 222/2006 se aprueba la documentación que
avala las condiciones previas al primer desembolso.
6) Artículo 18° y Artículo 29° Acuerdos Modificatorios
No existieron acuerdos modificatorios del Convenio de Préstamo
6
7) Artículo 22° Control y Seguimiento por parte del prestatario
Parcialmente Cumplida. Fueron presentados en término los “Informes de Avance Trimestral”
al 30/06/2005, 30/09/2005 y 31/12/2005. Al respecto FONPLATA informó por Nota
SE/ARG-C-221/2005 del 26 de Agosto de 2005 que fueron omitidos algunos aspectos
necesarios para el seguimiento del desarrollo del proyecto.
8) Artículo 25° Evaluaciones
No cumplida. El auditado informa que “Se están evaluando con Fonplata los términos de
referencia para la contratación de una firma consultora que realice la evaluación intermedia.
Se estima suscribir el contrato en un plazo de 60 días”
NORMAS GENERALES.
Condiciones Previas al Primer Desembolso:
9) Articulo 36° Inc a) b) Informes Semestrales de ejecución y otros Informes
Cumplida. Ver punto 7). El auditado informa que: “ Los informes aplicados en el Art. 22 son
los requeridos por el organismo, no aplicando el articulo 36 inc a) Informes Semestrales de
Ejecución y b) De otros informes, cumpliéndose con lo mencionado en esta cláusula” .
10) Articulo 34° Registros
Cumplida parcialmente. De acuerdo al análisis por muestra realizado, nos remitimos a las
observaciones puntuales transcriptas en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto
adjunto.
BUENOS AIRES, 30 de noviembre de 2006.
Dr. Jorge Daniel LOPEZ SURRA
Dra. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
7
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO DE CONTRAPARTIDA LOCAL PARA EL
PROYECTO BID 1118/OC-AR – PROGRAMA DE EMERGENCIA PARA LA
RECUPERACION DE LAS ZONAS AFECTADAS POR LAS INUNDACIONES CON
ESPECIAL ÉNFASIS EN LA PROVINCIA DE SANTA FE”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-13/2003 FONPLATA
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Obras Públicas
del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Publica y Servicios.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/05,
correspondientes al “Programa de Financiamiento de contrapartida local para el Proyecto BID
1118/OC-AR –Programa de Emergencia para la Recuperación de las zonas afectadas por las
inundaciones con especial énfasis en la Provincia de Santa Fe” Convenio de Préstamo N°
ARG/13/03 - FONPLATA, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria, no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiese conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte y, al solo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación
8
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad:
Referencia
A) 1)
A) 3)
B)
C)
Título
Registros Contables
Tema
Falencias imputaciones en moneda
extranjera, plan de cuentas
Pago Certificados de obra Falencias documentación de respaldo
Antecedentes
Problemas de archivos, falencias
contrataciones de obras
documentación de respaldo.
Consultores
Falencias en el proceso de
evaluación, selección, contratación y
cumplimiento de los trabajos.
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
A) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
1) REGISTROS CONTABLES
Como observación general se informa que para la revisión de los importes transcriptos a
los estados financieros (FONPLATA) en pesos y dólares, por el ejercicio finalizado el
31/12/2005, la UAP nos proporcionó sus papeles extracontables, complementando las
registraciones del ejercicio. Surgiendo las siguientes consideraciones que formular:
a) La estructura del plan de cuentas utilizado no responde a la conformación de la Matriz
donde se determinan la participación de las fuentes de financiamiento en el Convenio.
b) Al referirnos a las registraciones cabe la aclaración que el sistema contable utilizado,
mencionado en el punto g) de la Nota 2 a los Estados Financieros, además de no ser
bimonetario no permite emitir el Libro Diario, limitándose la tarea al análisis del libro
Mayor .
c) Además de la dificultad mencionada en el punto anterior, en el Libro Mayor se
referencian las registraciones con numeraciones compuestas por dos o seis cifras con
dos letras previas (OP, AJ, TC, DB) de referencia que no están sustentadas con ningún
documento (Minuta Contable o Autorización de Registro) que valide la registración.
d) Las fechas de algunos asientos contables no se corresponden con la del hecho
9
económico que registran (agrupan los gastos bancarios tanto de las cuentas en pesos
como en dólares). Se detallan algunos casos a titulo de ejemplo:
Numero de Orden Numeración del
de Pago
Importe en $
Asiento
Fecha del pago u
Fecha de
orden de pago
asiento
Contable
contable
OP 8062-05
OP 8062-05
5900.00
26-12-05
20-12-05
No se realizó
AJ 8111-05
423073,95
01-09-05
31-12-05
OP 8002-05
AJ 8002-05
11.752,78
31-05-05
27-05-05
OP 8054-05
OP 73-05
300.45
06-12-05
12-12-05
e) El registro de las operaciones correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/2005 fue
realizado sólo en pesos, no aplicando la conversión a dólares (tipo de cambio aplicable e
importe en USD) para cada uno de los asientos contabilizados en el libro diario. Atento
lo expuesto (teniendo en cuenta lo mencionado en el punto anterior), para constatar las
cifras volcadas en los estados financieros en moneda extranjera, la UAP nos
proporcionó documentación respaldatoria, basada en la fecha real del cargo para validar
individualmente cada operación; ante lo cual, esta auditoría debió confeccionar papeles
de trabajo adicionales para poder comprobar la validez de dicha información.
f) De la verificación de las registraciones en pesos surgieron las siguientes observaciones,
las que fueron ajustadas por el Proyecto al 31/12/05:
1. Una doble contabilización en la Reposición de Fondo Fijo por $ 746.67.
2. Una doble contabilización de Gastos Bancarios por $ 65.81
3. Fue omitido el Desembolso del 1 de Marzo de 2005 por U$S 407.500,- y su
contrapartida de “Comisión de Administración” en el rubro de Inversiones.
Comentarios de la UEP:
a) Ampliaremos para el próximo ejercicio el Plan de Cuentas para dar cumplimiento a la
10
observación, recordando que oportunamente el Plan de Cuentas actual fue presentado
ante las autoridades de FONPLATA siendo aprobado sin objeciones.
b) Sin comentarios
c) Las letras mencionadas tienen el siguiente significado en el programa informático: AJ
ajuste; TC transferencia de cuenta; DB débito bancario. En relación a la numeración
unificaremos el criterio en un número correlativo con el aditamento, de ser necesario, de
una letra reverenciaste. Se procederá a futuro a la incorporación de un formulario de
minuta contable respaldatorio de los registros que no respondan a una Orden de Pago.
d) Se procurará en el futuro respetar la cronología de registración de manera que no haya
distorsión con el hecho económico. En relación al asiento AJ 8111-05 que se señala sin
Nº de Orden de Pago, cabe consignarse que corresponde a la Comisión de Crédito
debitada automáticamente del Crédito disponible sin que haya habido un desembolso
efectivo del Programa ni del Ministerio de Economía. A futuro se referenciará en la
minuta contable situaciones como la mencionada.
e) Sin comentario
f) Se procedió a regularizar las observaciones.
Recomendación: Implementar las modificaciones y procedimientos necesarios para subsanar las
observaciones detectadas.
2) CONSULTORES
Observaciones:
a) Dos consultores facturaron honorarios durante el año 2005 a razón de $1400,mensuales, figurando en la actualidad en la base de datos de la página de la AFIP
como Responsables Monotributo - Categoría “A” (Locaciones o Prestaciones de
Servicios), que limita la facturación anual máxima hasta un monto de $ 12.000,00,
(equivalente a $ 1.000,00 mensuales), encontrándose en principio ambos mal
categorizados.
11
b) De la documentación que avala los pagos realizados a los consultores individuales en
concepto de honorarios surgen distintas observaciones que ilustramos en el cuadro
que sigue:
F AC T U R AS
O B S E R V AC IO N E S
C O N S U L T O R Y F AC T U R A
D e F in a M aria L au ra
F actura N ro : 1 del 27/09/05
F actura N ro : 2 del 30/09/05
F actura N ro : 3 del 31/10/05
F actura N ro : 4 del 30/11/05
F actura N ro : 5 del 30/12/05
V ald ez V ilm a E ster
F actura N ro : 2 del 27/09/05
F actura N ro : 4 del 30/09/05
F actura N ro : 5 del 31/10/05
F actura N ro : 6 del 30/11/05
F actura N ro : 7 del 30/12/05
Alb erti M aria d el R o sario
F actura N ro : 15 del 07/11/05
F actura N ro : 16 del 07/11/05
F actura N ro : 17 del 07/11/05
F actura N ro : 18 del 07/11/05
F actura N ro : 19 del 07/11/05
A.P AG O
1
2
3
4
5
6
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
O B S E R V AC IO N E S A L AS F AC T U R AS
1
2
3
4
-
No
No
No
No
indica la form a de pago
está anulada m ediante sello "P agado - N º A .P . y F echa"
indica núm ero de C U IT del O rganism o.
indica posición del O rganism o ante el IV A .
O B S E R V AC IO N E S A L AS AU T O R IZ AC IO N E S D E P AG O
5 - N o figuran los datos del consultor.
6 - N o figura la firm a del consultor.
12
Comentarios de la UEP:
a) Se acepta la observación y se ha notificado a los consultores mencionados su
obligación de regularizar su categoría de monotributista.
b) Se completarán las omisiones detectadas y se aumentará el control sobre los puntos
mencionados.
3) PAGO DE CERTIFICADOS DE OBRA
De la documentación que avala los pagos realizados por certificados de obra surgen
distintas observaciones que ilustramos en el cuadro que sigue:
OBSERVACIONES PAGOS CERTIFICADOS DE OBRA
CERTIFICADO NRO.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
CONTRATISTA:ROMERO CAMMISA CONSTRUCCIONES S.A.
BENEFICIARIO DE CESION DE COBRO PARCIAL DE CERTIFICADO: LEMIRO PABLO PIETROBONI S.A.
Ordenes de Pago por:
CERTIFICADO 1
CERTIFICADO 2
CERTIFICADO 3
CERTIFICADO 4
CERTIFICADO 5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
OBSERVACIONES PAGOS CERTIFICADOS DE OBRA
1) El legajo que conforma el Certificado, no se encuentra foliado en su totalidad.
2) En el Legajo no se encuentra copia de Poliza de Seguro de Cauciòn en Garantìa -Sustituciòn del Fondo.
de Reparo( obra Publica).
3) En el Legajo no se encuentra copia de la "Cesión de cobro de Facturas".
4) En el Legajo se encuentra copia de la "Cesión de cobro de Facturas" sin firma de las partes.
5) Falta Recibo de cobro oficial, del monto abonado por seción de factura.
6) La Autorización de Pago no indica el domicilio del Proveedor.
7) La Autorización de Pago no expone la firma del Proveedor al momento del cobro, tal cual lo prevee el mismo.
8) La factura no tiene fecha de recibida.
9) La factura no tiene firma autorizándola.
10) La factura no está anulada mediante sello de "Pagado".
11) La factura no expone correctamente el nombre del Proyecto..
12) La factura no indica la condiciòn frente al IVA y el numero de CUIT del Proyecto.
13) La factura no indica el importe en letras.
14) La factura no indica la forma de pago.
13
Comentarios de la UEP:
Se informa que las pólizas de seguro de caución-sustitución del Fondo de Reparo se hallan
en los legajos del contratista. En el futuro se adjuntará fotocopia en cada uno de los
certificados liquidados.
Se toma debida cuenta de las observaciones realizadas y se actuará en consecuencia.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y tomar la medidas
conducentes a efectos de subsanar las observaciones señaladas.
B) ANTECEDENTES CONTRATACION DE OBRAS
Licitación N°: LPN N° 26/04: “Construcción de un Puente y sus accesos sobre el Arroyo El
Gato, con 3 tramos de 25 metros y de un puente y sus accesos sobre arroyo San Antonio con 2
tramos de 25 metros en Ruta Pcial N° 21 TR RP N° 20- RP N° 19 Pcia. Entre Ríos”
Datos de la Obra:
N° de Proyecto: 8.2.3.0017
Contratista: Romero Cammisa Construcciones S.A
Presupuesto oficial $3.142.324,00.
Contrato: 16/06/05
Monto: $ 3.597.081,28
Redeterminación (20/07/06): $ 187.334,97
Monto Rederterminado: $ 3.784.416,25
1) ARCHIVO:
a) No existe un expediente que concentre toda la información relativa al proceso licitatorio y
de ejecución de obra en un archivo documental, cronológico y foliado, lo que implica un
riesgo potencial de extravío de la misma.
b) Detectamos que el Pliego obrante en las actuaciones no lleva firma de autoridad
competente que acredite su validez. No obstante, se tomó como base para el análisis el
presentado por uno de los oferentes debidamente suscrito.
14
Comentarios de la UEP:
a) La modalidad descripta no se aplica a la ejecución de programas financiados con recursos
externos.
b) El pliego obrante en las actuaciones es el pliego testigo que queda en depósito en la DNP
(Dirección Nacional del Programa). El pliego oficial que se utiliza en todas las
licitaciones del Programa es el vigente, aprobado por el BID. Tomamos nota de la
observación.
Recomendaciones: Como norma básica de control interno, adecuar el archivo de la
documentación conforme la
normativa vigente no solo respecto a la tramitación de
expedientes y procedimientos administrativos en el ámbito de la administración pública
nacional (a fin de facilitar su identificación, compaginación, foliatura y confección de sus
anexos, evitando su atomización.), sino también a todo otro tipo de disposiciones en aquellas
cuestiones no reglamentadas en los respectivos convenios de préstamo, a fin de evitar
nulidades de lo actuado (Decreto 1032/2004 aprobatorio del contrato Fonplata 13/2003 que
referencia al Contrato de Préstamo BID 1118/OC-AR, en el Anexo B “Procedimiento de
Licitaciones” punto “1.02 Legislación Local. El licitante podrá aplicar, en forma supletoria,
requisitos formales o detalles de procedimiento contemplados por la legislación local y no
incluidos en este Procedimiento, siempre que su aplicación no se oponga a las garantías
básicas que deben reunir las licitaciones, ni a las políticas del Banco en esta materia”).
Asimismo, se recomienda acompañar a las actuaciones una copia del pliego oficial utilizado
en la licitación, debidamente firmado por autoridad competente y con las correspondientes
aprobaciones por parte del BID, a fin de acreditar su validez.
2) CONVOCATORIA:
a) No Objeción:
Mediante Nota N° SE/ARG-007/2005 de fecha 19/01/05 el FONPLATA da conformidad
para la convocatoria solicitando remisión de los antecedentes técnicos. Sin embargo, se
observa que dicha no-objeción es tardía ya que la publicidad de tal convocatoria procedió
entre el 18/11/04 y el 23/11/04 y la apertura de ofertas data (21/12/04) de fecha anterior a
15
aquella (19/01/05).
b) Apertura del procedimiento:
No hemos tenido a la vista la documentación (resolución emanada de autoridad
competente) que formalice la convocatoria, apruebe el Pliego, disponga oficialmente la
apertura de las actuaciones, con indicación del presupuesto estimado de obra y ordene la
publicación del llamado a licitación pública nacional.
c) Publicidad:
Se constató la difusión de la convocatoria conforme al siguiente detalle:
-
Diario “La Nación”: 18 y 19/11/04
-
Diario “UNO”: 18 y 19/11/04
-
“Boletín Oficial Provincial”: 18, 22 y 23/11/04
-
Diario “El Diario”: 19/11/04.
Señalamos que no se dió cumplimiento al Punto 3.6 inc. iii) subinciso (cc) de las Políticas
BID que establece la incorporación al texto de los anuncios de “... la descripción general
del equipo, maquinaria y materiales requeridos así como de la obra con los volúmenes o
cantidad de trabajos, sus partes principales...”.
d) Adquisición de Pliegos:
Se acompaña una nómina de adquirientes que lista a once (11) empresas, no obstante la
misma no registra fechas, ni firmas.
Comentarios de la UEP:
a) Entre los días 26 y 27 de abril de 2005, se llevó a cabo una Misión de Inspección y
Vigilancia a fin de consensuar los procedimientos operativos para la ejecución del
Programa. Durante la misma se establecieron los requerimientos de información y su
oportunidad de entrega, a fin de otorgar contenido a los mandatos contractuales genéricos
contenidos en el Contrato de Préstamo. Se adjunta copia del Ayuda Memoria respectivo.
b) y d) No aplica el procedimiento descripto.
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c) Durante toda la ejecución del Programa, este requisito no fue necesario, salvo en un único
Proyecto en que el BID solicitó su particular cumplimiento. Se acompaña copia del Aviso
de Licitación referido.
Recomendaciones:
Gestionar y obtener la No Objeción del FONPLATA en forma previa a la tramitación de las
actuaciones.
Cumplir con la normativa vigente en aquellas cuestiones en donde no existen
contradicciones con la dispuesto en los respectivos convenios de préstamo o donde
existen situaciones no reglamentadas, a fin de evitar nulidades de lo actuado y en
virtud de principios de sana administración, de control interno.
Elaborar un registro completo y actualizado de los adquirentes de pliegos a fin de poder
hacer un seguimiento y control de los mismos acorde con la normativa aplicable así como de
los montos ingresados por dicho concepto.
3) APERTURA DE OFERTAS:
a) Acta:
Con fecha 21/12/04 se celebró el acto de apertura de ofertas, a la cual se presentaron seis
(6) empresas, a saber:
Lemiro Pablo Pietroboni SA
Vialbaires SA
Hornus y CIA SA
Romero Cammisa Construcciones SA
UTE Estructuras SA – Boetto & Butigliengo SA
Eduardo Caramian SA
$ 3.727.955,33
$ 3.780.518,25
$ 3.810.016,77
$ 3.829.043,95
$ 4.030.669,71
$ 4.399.427,13
Señalamos que:
1. El acta es una copia, no se tuvo a la vista el original.
2. La misma no indica lugar de depósito de las garantías de oferta presentadas.
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b) Ofertas:
Analizadas las ofertas presentadas pudimos verificar que, conforme cláusula 12 Sección I
del Pliego, éstas vencieron el 20/04/05 (120 días). No consta dentro de las actuaciones la
solicitud y obtención de prórrogas de vigencia de tales ofertas, considerando que la
adjudicación es de fecha posterior (Disposición UCPyPFE N°37/05 del 26/5/05).
Comentarios de la UEP:
a) 1. En la Provincia de Entre Ríos todas las licitaciones las protocoliza la Escribana de
Gobierno, razón por la cual las actas de apertura quedan asentadas en los libros del registro
correspondiente. 2. Comentario no procedente: “NO aplica. Las Garantías de ofertas
originales obran acompañadas a cada oferta.”
b) La observación resulta abstracta en tanto la firma del contrato importó la voluntad del
oferente de mantener su oferta, más allá del vencimiento del plazo de mantenimiento de
oferta.
Recomendaciones:
Acompañar a las actuaciones una copia legalizada del acto de apertura de las ofertas.
En el acta de aperturas de ofertas deberá consignarse el lugar de depósito de las garantías de
oferta presentadas.
Dar estricto cumplimiento a la cláusula 12.2 contenida en el pliego de bases y condiciones, a
efectos de evitar posibles perjuicios fiscales que devendrían de continuar un procedimiento
con ofertas consideradas técnicamente inválidas.
4) EVALUACIÓN – PREADJUDICACIÓN – NO OBJECION:
Hemos tenido a la vista dos (2) instrumentos que reflejan la evaluación practicada sobre las
ofertas, de fechas 21/02/05 y 08/03/05 respectivamente. Surge de los mismos que se
analizaron las tres (3) primeras ofertas, las cuales fueron desestimadas por causas no
subsanables (Vgr. No poseer dos (2) obras de naturaleza y volumen similar a las licitadas e
incumplimiento del Punto 2.3 b) de la Sección I del Pliego). En este orden, resultó admisible
la oferta que ocupó el cuarto (4°) lugar en orden de mérito (Romero Cammisa Construcciones
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SA). Luego, FONPLATA otorgó no-objeción a la contratación recomendada mediante Nota
SE/ARG 127/2005 de fecha 19/05/05). Dicha No Objeción expresa: “... solicito a Ud. que
nos remita copia del Plan mensual de inversiones definitivo, así como, copia del contrato de
obra y del acta de inicio de trabajos una vez que sean firmados...” No surge de las
actuaciones constancia de elevación oportuna al FONPLATA de tales documentos.
Comentarios de la UEP:
Se informa que por Nota UCPyPFE N° 19.858 de fecha 5 de agosto de 2006 , se remitió al
FONPLATA: a) Contrato de Obra; b) Acta de Replanteo (dando inicio a los trabajos); Curva
de Inversiones y Plan de Trabajo e Inversiones. Esta Nota se encuentra archivada en el
archivo del Programa (Notas recibidas de FONPLATA).
Recomendaciones:
Incorporar a las actuaciones toda la documentación que constituye un antecedente sustancial
del procedimiento contractual. El sistema implementado para el archivo de las actuaciones no
permite el seguimiento y control público de las mismas ya que se encuentran desperdigadas
por distintos sectores y archivos y su análisis supone un proceso previo de reconstrucción y
recopilación con el consiguiente dispendio de recursos. Implementar un sistema de archivo de
los antecedentes y actuaciones de la licitación que permita su compaginado y foliado y facilite
a su vez, su identificación y seguimiento, evitándose el extravío de documentación o su
archivo desordenado o disgregado.
5) DICTAMEN JURÍDICO
No se tuvo a la vista en las actuaciones suministradas Dictamen del Servicio Jurídico
correspondiente referido al procedimiento de adjudicación de la obra.
Comentarios de la UEP: Comentario no procedente. “No Aplica”
Recomendaciones:
Solicitar previamente a la emisión del acto administrativo de adjudicación o de cualquier otro
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acto que pudiera afectar derechos subjetivos o intereses legítimos, la intervención del área
legal. Se ha constatado que el auditado ha aplicado este procedimiento, acompañado el
informe legal correspondiente, antes de la emisión del acta de redeterminación de precios, por
lo tanto no se trata de un procedimiento no aplicado o desconocido.
6) ADJUDICACIÓN DE LA OBRA:
a) Disposición UCPyPFE N° 37/05 del 26/05/05:
La adjudicación fue formalizada por fuera del período de vigencia de las ofertas (Punto
3.10 Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID) dado que vencieron el
20/04/05.
b) Notificaciones de adjudicación:
No tuvimos a la vista notificaciones formales de adjudicación dirigidas al adjudicatario en
cumplimiento del pliego (cláusula 28) que establece: “Vencido el plazo para efectuar las
impugnaciones, o en su caso, resueltas las mismas, será dictado el acto administrativo de
Adjudicación y el comitente notificará al adjudicatario por un medio fehaciente, que su
oferta ha sido aceptada”.
Comentarios de la UEP:
a) Comentario no procedente. “Comentarios al respecto en el Punto “3) Apertura de
Ofertas; a) 1.” “En la Provincia de Entre Ríos todas las licitaciones las protocoliza la
Escribana de Gobierno, razón por la cual las actas de apertura quedan asentadas en los
libros del registro correspondiente”
b) Se acompaña copia de los Avisos de Retorno de la comunicación de la Disposición de
Adjudicación N° 37/05, dirigida a la Dirección Provincial de Vialidad de la Provincia de
Entre Ríos y al adjudicatario, Romero Cammisa S.A., así como la carátula de fax
respectiva.
Recomendaciones:
Dar estricto cumplimiento a las cláusulas contenidas en el pliego de bases y condiciones que
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rigen la licitación.
Acompañar a las actuaciones no solo la copia de los avisos de retorno sino también los
elementos que permitan comprobar cual ha sido el contenido del envío. Por otro lado la
carátula de fax acompañada, carece de firma y por lo tanto no consta como recibida la
notificación.
7) CONTRATO – Obligaciones:
El contrato de obra fue suscripto el 16/06/05 por la suma de $ 3.597.081,28 por un plazo de
ejecución de la obra de doce (12) meses. (Vale mencionar que la diferencia entre el monto
contratado y el monto cotizado inicialmente encuentra origen en una corrección aritmética
durante la evaluación, ajuste al cual prestó debida conformidad el oferente.). Sobre el
particular se observa que:
a) Certificado Fiscal:
No hemos tenido a la vista el Certificado Fiscal para Contratar actualizado a la fecha del
contrato. (Cláusula 28.3 del Pliego).
b) Certificado del Registro:
No hemos tenido a la vista el Certificado de Capacidad del contratista adjudicado
(Cláusula 28.3 del Pliego) que emite el Registro de Constructores de la Nación,
c) Garantía de Ejecución Contractual:
No obstante lo señalado en el art. 5° del contrato de Obra que indica que el contratista
suministró la póliza de seguro de caución respectiva, señalamos que:
1. No hemos tenido a la vista copia de dicha garantía contractual (5% del contrato) que
debe presentar el contratista en cumplimiento de la cláusula 28.2 Sección I.
d) Seguros:
El Pliego de bases y condiciones en su cláusula 13 Sección 3 A determinó la obligación
21
para el contratista de acreditar el pago mensual de la alícuota de afiliación del personal
afectado a la obra a una ART y cobertura contra daños a propiedad de terceros, y del
comitente, entre otros, debiendo el contratista someter a aprobación del comitente las
pólizas y certificados con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles a la fecha
estimativa del primer replanteo. No se han tenido a la vista acreditaciones de cumplimiento
de estas cargas contractuales en tiempo y forma.
Comentarios de la UEP:
a) Comentario no procedente (“El certificado fiscal para contratar, se encuentra archivado
en la carpeta correspondiente al contrato de obra y ejecución de la misma, que fuera
puesta a disposición de la AGN”)
b) Comentario no procedente (“El certificado del Registro de Constructores de la Nación, se
encuentra archivado en la carpeta correspondiente al contrato de obra y ejecución de la
misma, que fuera puesta a disposición de la AGN”)
c) La póliza de garantía del contrato las archiva el Tesorero del Programa. La fecha de
presentación de la misma es 7 de junio de 2005, mediante la misma nota con la que la
empresa hace entrega de los demás requisitos para la firma del contrato.
d) El cumplimiento de esta obligación forma parte de las responsabilidades del Subejecutor.
Recomendaciones: Utilizar un sistema de archivo de los antecedentes y actuaciones de la
licitación que permita su compaginado y foliado y facilite a su vez, su identificación y
seguimiento evitándose el extravío de documentación o su archivo desordenado o disgregado.
Dejar constancia en las actuaciones del cumplimiento de las obligaciones del pliego.
8) DEVOLUCION DE GARANTIAS:
No consta dentro de las actuaciones notificación a los oferentes no adjudicados de la puesta
a disposición de las garantías de seriedad de la oferta dentro de los 28 días siguientes a la
aprobación del contrato (Cláusula 28.4 y 13.3 del pliego Sección I del Pliego). Las
garantías de mantenimiento de oferta aun se encuentran agregadas en original a las
actuaciones.
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Comentarios de la UEP: En todos los casos los oferentes han garantizado su oferta con
Pólizas de Caución, es decir que al momento de la adjudicación, las pólizas caducan.
Recomendaciones: Dar estricto cumplimiento a las cláusulas contenidas en el pliego de
bases y condiciones que rigen la licitación.
9) INICIO DE OBRA:
a) Acta de Replanteo:
Conforme indica la cláusula 21. Sección 3A del Pliego “El replanteo de la obra deberá
iniciarse dentro de los quince (15) días corridos de firmado el contrato...” Se observa que
el replanteo fue formalizado el 13/07/05, esto es, con doce (12) días de demora, puesto que
el plazo para que éste se llevara a cabo venció el 1/07/05.
b) Plazo de Obra:
Agrega la cláusula 21 sección 3 A del Pliego que “.... El plazo de ejecución de la obra
comenzará a contarse desde la fecha de iniciación del replanteo o desde el vencimiento del
periodo señalado precedentemente, lo que ocurra primero...” Considerando que se
estableció la finalización de la obra para el 10/10/06, se señala que no hemos tenido a la
vista, ni consta agregada a las actuaciones acta de Recepción Provisional de Obra.
Comentarios de la UEP:
a) Comentario no procedente (“La obra comienza con el “Acta de Inicio”. El inicio de la
obra es anterior al replanteo, por ello entre los trabajos preliminares se realiza la
limpieza de la zona de obra, ubicación del obrador y la movilización de equipos a utilizar
en la obra; luego de ello se está en condiciones de comenzar a replantear la obra. Es así
que los trabajos preliminares y la movilización dieron comienzo con el “Acta de Inicio” y
el Replanteo, a los doce días de iniciados los trabajos. Se adjunta copia del “Acta de
Inicio”)
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b) El Acta de Recepción Provisoria no se realizó en esa fecha debido a un leve retraso para
realizar la Prueba de Carga prevista para este tipo de obras. Luego de realizada la misma
se formalizará el referido Acta, aclarando que la obra propiamente dicha se terminó en el
plazo previsto. El retraso en la prueba de carga se debió a las lluvias acaecidas en el
momento previsto para realizarla, la misma exige la intervención de especialistas debido a
la precisión de las mediciones que conllevan este tipo de pruebas (los instrumentos de
medición que se ocupan no están previstos para trabajar con climas adversos). Por ello se
debió concertar un nuevo día para la realización del protocolo de pruebas en un momento
de expansión de la obra pública con una gran oferta de trabajos de este tipo, lo que motivó
un compás de espera hasta lograr el nuevo turno que podían ofrecer los especialistas en el
tema.
Recomendaciones: Dar estricto cumplimiento a las cláusulas contenidas en el pliego de
bases y condiciones que rigen la licitación.
C) CONSULTORES INDIVIDUALES
Se han analizado las contrataciones de los siguientes consultores individuales:
1.
(Contrato N° 1/2005 – Periodo 1/08/05 al 31/12/05) Cargo a cubrir: Asistente Legal de
la D.N.P.
2.
(Contrato N° 6/2005– Periodo 1°/8/05 al 31/12/05)
Cargo a cubrir: Asistente Administrativa Area Legal de la D.N.P.
3.
(Contrato N°2/2005 – Periodo 1°/8/05 al 31/12/2005)
Cargo a cubrir: Asistente Administrativa Area Técnica de la D.N.P.
Observaciones Comunes:
a) Lista corta - Invitaciones:
No se visualizó el listado del cual se tomaron los candidatos para los concursos ni el
criterio utilizado para su preselección e invitación, no obstante, se tuvieron a la vista
invitaciones a participar del concurso de antecedentes cursadas a los participantes, de las
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cuales surge que:
1. Todas son copias simples.
2. El acuse de recibo lleva firmas sin aclaración.
Comentarios de la UEP:
Para el proceso de selección se siguieron las pautas de contratación de Organismos
Internacionales de Crédito respecto de la selección y contratación de consultores
individuales, en donde el prestatario se contacta con los postulantes, en virtud de los
perfiles requeridos.
1. Se tomará en cuenta la observación para las próximas actuaciones. Se entendió que no
era necesario dar fidelidad a las copias dado que el objeto del legajo es contar con la
documentación sistematizada de cada consultor. Asimismo, se deja constancia de que
los originales y las copias de los mismos se adjuntaron, debidamente constatados en el
expediente de contratación de los consultores tramitado dentro de la Administración
Publica.
2. Se tendrá en cuenta la observación para las próximas actuaciones.
Recomendaciones: Confeccionar el listado de consultores a ser tenidos en cuenta para las
contrataciones indicando el criterio utilizado para su elaboración y acompañarlo a las
actuaciones.
Acompañar fotocopias indicando su fidelidad respecto al original.
El funcionario actuante deberá acompañar a su firma la debida aclaración para facilitar su
identificación.
b) Cartas de Presentación y Curriculum Vitae:
De las presentaciones efectuadas por los postulantes surge que:
1. Todas las presentaciones carecen de sello de recepción por parte del proyecto.
2. Los C.V. adjuntos no acompañan documentación de respaldo que acredite la
experiencia y capacitación enunciada. Solo se agrega el título de quien resulta ganador
del concurso de antecedentes, cuya copia se acompaña en el legajo del consultor.
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Comentarios de la UEP:
1.
Se tendrá en cuenta la observación para las próximas actuaciones. Normalmente los
postulantes acercan la documentación personalmente al coordinador del programa o al
Área de Gestión de Recursos Humanos.
2.
El CV es un documento con carácter de Declaración Jurada, por lo cual no se solicitó
la respectiva documentación de respaldo, solicitándole solo al consultor seleccionado la
documentación de respaldo necesaria para el trámite correspondiente a la contratación y
al armado del legajo.
Recomendaciones:
Dejar constancia en las actuaciones de la recepción de documentación y su fecha.
Solicitar que se acompañe la documentación de respaldo de los antecedentes que constan
en los CV.
c) Evaluación de Antecedentes:
De la totalidad de grillas de evaluación que contienen la tabla de ponderación y terna de
postulantes en cada caso surgen las siguientes observaciones:
1. En todos los casos los Anexos carecen de fecha de elaboración, de firma y de sello del
responsable interviniente en la evaluación.
2. Como llamada al punto c, las Tablas de Asignación de Puntajes expresan “... en el
computo del punto I “Desempeño del Consultor”, se han considerado los años
detallados en los correspondientes CV como periodos anuales completos...”. La
aplicación de este criterio produjo una distorsión de la realidad laboral declarada por
los postulantes, generando variaciones en la puntuación final obtenida.
Se ilustra lo expuesto con el siguiente ejemplo: (Contrato N° 1°/2005) la Tabla de
Asignación de Puntajes - ítem “Participación en Proyectos Financiados” indicó cinco
(5) años de experiencia asignando tres (3) puntos a la postulante, cuando el periodo
declarado en su CV totalizó tres (3) años y nueve (9) meses, debiendo asignarse dos (2)
puntos.
26
3. La Grilla de Evaluación expresa textualmente que “ La selección se realizará teniendo
en consideración los términos de referencia, las calificaciones profesionales de los
candidatos y la habilidad del consultor para realizar las tareas de manera eficiente y
satisfactoria,...”. Al respecto, del Anexo de evaluación se desprende que el sistema
empleado en este procedimiento no ha contemplado situaciones que permitan medir
estas habilidades en los postulantes (vgr. Entrevistas personales, pruebas de oposición,
etc). Nótese que se aclara que la puntuación anotada “...sin indicar valoración de
conocimientos...” (Nota indicada en el Punto II - Nivel Académico).
Comentarios de la UEP:
1. Los anexos que contienen la grilla de evaluación y selección del consultor se
encuentran inicialados y la nota de pedido de no objeción a la contratación de la que
forma parte dichos anexos, contiene la fecha del pedido, firma y sello con el cargo del
funcionario competente, que avala el procedimiento realizado. Asimismo, se tendrá en
cuenta esta observación para futuras contrataciones.
2. El criterio utilizado para evaluar a todos los postulantes se realiza con el fin de unificar
el procedimiento de selección de los mismos. Dicho procedimiento fue aprobado por el
Organismo financiador. Tanto el hecho de considerar los años detallados en los CV
como períodos anuales completos, como el de utilizar rangos/escalas para asignar
determinado puntaje a cada consultor en sus respectivas evaluaciones, es realizado con
ese fin. Criterio que se aplica para evaluar a la totalidad de los postulantes de cada
contratación. Se analizará en las futuras evaluaciones las posibles distorsiones y se
buscará contemplarlas y mantener la equidad entre los postulantes.
3. Con respecto al sistema empleado para la consideración de los Términos de Referencia,
el procedimiento tiene en cuenta el perfil requerido en los mismos que se expresan en el
punto 1 “Desempeño de Consultor” y 2 “Antecedentes Profesionales”. Por otra parte,
en los puntos I y II de los items A y B de la grilla, se establece la metodología
específica para evaluar las calificaciones profesionales y la habilidad de los
consultores, la cual a nuestro entender y al entender del FONPLATA (ya que cuenta
27
con su aprobación) satisface el objetivo de la contratación. En otros términos, lo
enunciado en el 1º párrafo de la grilla de evaluación, se configura como los
lineamientos generales a tener en cuenta en ese proceso aplicándose de manera
específica la metodología establecida, en cada requisito a evaluar, en los puntos A y B
de la grilla. Se realizan las entrevistas a cada postulante previo a la invitación formal de
aquellos que cubren las expectativas de la búsqueda.
Recomendaciones: Cumplir con los requisitos de fondo y forma correspondientes, en
cuanto a la documentación que se agregue a las actuaciones.
Considerar el período efectivamente trabajado por los consultores a los efectos de
determinar su antigüedad y asignarles puntaje.
Dejar constancia en las actuaciones de todos los procedimientos llevados a cabo en
relación a la contratación de los consultores (vgr. entrevistas efectuadas a los postulantes) a
fin de determinar si los mismos cubren las expectativas de la búsqueda indicando el
resultado de las mismas con su debida fundamentación.
d) Aprobaciones - Notificaciones:
Se otorgó la No Objeción a los contratos mediante Nota SE/AR 125/2005 (enmendado)
con fecha 16/05/2005. Señalamos que no se han visualizado comunicaciones del resultado
del concurso a los postulantes no seleccionados.
Comentarios de la UEP: El procedimiento aprobado por FONPLATA no contempla la
realización de tales notificaciones. Con respecto a la nota SE/ARG-125/2005, mediante la
cual se otorgó la no objeción a las contrataciones, se adjunta copia legible de la misma.
Recomendaciones: Cursar a los postulantes las notificaciones de rigor por principios de
sana administración y a efectos de mantener transparente la tramitación del proceso.
28
e) Contratos de locación de servicios:
1. Dedicación:
a. Los contratos omiten referencia alguna respecto a la dedicación de los consultores
(part time – full time).
b. Los contratos omiten referencia alguna respecto a la cantidad de horas laborables en
cada caso.
2. Retribución:
a. Se establece en la cláusula quinta de los contratos que “Sin perjuicio de los
honorarios... la DNP abonará una suma fija mensual, no reintegrable y por todo
concepto, de pesos trescientos ($300) para la contratación de un seguro que cubra
los riesgos de muerte accidental e incapacidad derivada de lesiones y/o enfermedad
y una cobertura medica, durante la ejecución del presente contrato...” De lo
expuesto se formulan las siguientes consideraciones:
i)
ii)
No se ha identificado la normativa por la cual se dispuso:
•
La inclusión de este concepto a este tipo de contrato,
•
La determinación del monto a abonarse,
•
La posterior rendición de cuentas por parte del consultor,
De la documentación analizada no existe correspondencia entre las sumas
abonadas a los consultores y la documentación respaldatoria asociada a este
concepto en cada caso. Se citan como ejemplo los siguientes:
Consultor
Periodo
Monto
abonado
1
2
3.
Diciembre 2005
Diciembre 2005
Diciembre 2005
$ 300,00
$ 300,00
$ 300,00
Monto
rendido
c/doc.
$ 201,50
$ 22,00
$ 22,00
iii)En la totalidad de los casos se excluye de la facturación la percepción de los $
300,00 enunciados.
29
b. Se pactó una remuneración total por todo concepto, a ser librada en cinco (5) pagos
consecutivos conforme a la escala de Rangos y Remuneraciones dispuesta por
Decreto N° 1184/01, sin embargo observamos que el pago mensual acordado es
inferior a lo establecido por el Decreto 1184/01. No se han visualizado las razones
y/o criterios por los cuales se acordó en el contrato un pago menor.
Comentarios de la UEP:
1. a y b En virtud de tratarse de contratos de locación de servicios, no se determina en ellos
una cantidad de horas laborables y/o de dedicación, estableciéndose solo las tareas a
realizar para cumplir con el objetivo de la contratación. En este préstamo hasta el momento
no tiene contrataciones con dedicación parcial.
2. a. Comentario no procedente. (“La inclusión de la cláusula quinta en los contratos de
los consultores del Programa FONPLATA ARG 13/03, en cuanto a monto, alcance y
modalidad, responde a una convención realizada entre las partes (1197 del Código Civil),
no prohibida por ley (art.19 CN), y que mereció la no objeción de FONPLATA para su
financiamiento. Cabe recordar que si bien el Decreto 1184/01 prevé un tipo de contrato
para la locación de servicios intelectuales, cuyas cláusulas no establecen un beneficio
como el mencionado, tal decreto solo es aplicable a las contrataciones que nos ocupa en
cuanto a la escala retributiva establecida en su anexo (artículo 5°) Conforme a los
términos en que fue redactada la cláusula, la prestación consiste en una suma fija no
reintegrable y por todo concepto, quedando en cabeza del consultor la elección de la
calidad y costo del servicio de salud y seguro a contratar. Por consiguiente, atento a la
modalidad explicitada, la exigencia de presentar los comprobantes por parte del consultor
no importa una rendición de cuentas propiamente dicha sino que responde a la precaución
de verificar la efectiva contratación de los servicios, a fin de deslindar cualquier
responsabilidad del comitente ante la ocurrencia del algún siniestro o enfermedad por
parte del consultor durante la ejecución del contrato”) b Comentario no procedente. (“El
Decreto Nº 1184/2001 contiene una escala retributiva en el cual se establecen montos
máximos y mínimos para cada nivel de cada categoría y no un único monto a abonar para
cada nivel”)
30
Recomendaciones:
Dejar clara y precisa constancia en los contratos de las obligaciones de las partes con
inclusión de la dedicación y cantidad de horas diarias de trabajos de los consultores
contratados.
El auditado justifica la creación e inclusión de la cláusula 5°, en los contratos de los
consultores, en normas del Código Civil (art. 1137) y en el principio de legalidad del art.
19 de la Constitución Nación cuando debe fundamentarse en una norma específica dictada
por autoridad competente que cree expresamente en el ámbito público el concepto a
abonarse, establezca su monto y demás condiciones o que establezca dicha posibilidad o le
otorgue competencia para hacerlo al Coordinador Ejecutivo, sin perjuicio de la no objeción
del organismo financiador...
Aplicar la escala retributiva establecida en el decreto 1184/01 para cada categoría.
f)
Informes:
Conforme establecieron los contratos los consultores debieron “...presentar un informe
final del trabajo realizado y el último libramiento estará condicionado a la aprobación del
mismo por parte de la Contratante o del Banco, según corresponda...“
En cuanto a los informes finales se observa que:
1. No surge de los contratos la fecha prevista para la presentación de dichos informes.
2. Los informes presentados no consignan su fecha de elaboración.
3. Registran firma del Coordinador Ejecutivo, pero no se visualizó fecha ni sello de
recepción por parte del proyecto.
4. No consta aprobación de los informes por la Contratante o por el Organismo
financiador, siendo ésta la condición para el último libramiento de los pagos convenidos
(Cláusula Tercera de los contratos).
Comentarios de la UEP:
1.
Surge del contrato que la fecha de presentación del informe final corresponde a la fecha
de presentación de la factura concerniente al último libramiento.
31
2.
Debe considerarse que en dichos informes esta consignado el periodo al cual se refiere y
que el mismo refleja la fecha de su elaboración.
3.
Se trata de un procedimiento interno que no necesita sello de recepción y el mismo se
presenta con la factura correspondiente.
4.
La aprobación del informe se realiza con la firma del Coordinador del proyecto
prestando su debida conformidad.
Recomendaciones: Formalizar términos de referencia claros y precisos de las obligaciones
de las partes
indicando tiempo y forma de presentación de los informes y del
procedimiento para su aprobación , dejándose constancia en las actuaciones.
Profundizar los controles respecto a los informes presentados por los consultores del
Proyecto
Observaciones Particulares:
1) (Contrato N° 1/2005 – Periodo 1/08/05 al 31/12/05)
Cargo a cubrir: Asistente Legal de la D.N.P.
Procedimiento de selección: Concurso de antecedentes
a) Evaluación de Antecedentes:
Se visualizó el “Anexo grilla de evaluación” que contiene una tabla de ponderación y en el
cual se conformó la terna de postulantes conforme al siguiente detalle:
Postulante
A
B
C
Especialidad
Abogado
Abogado
Abogado
Puntaje obtenido
300
280
270
De su análisis se desprenden las siguientes consideraciones:
1. En la Tabla de Asignación de Puntajes (Antecedentes Profesionales Punto II. a. Nivel
Académico) se otorgaron al postulante cuatro (4) puntos correspondientes a nivel
Doctorado /Maestría, que no se encuentran acreditados ni enunciados en el C.V.
32
2. A su vez, en la Tabla de Asignación de Puntajes (Antecedentes Profesionales Punto II.
b. Antigüedad) se asignaron ocho (8) años de experiencia, y por lo tanto cuatro (4)
puntos al postulante. Se observa que:
a. La asignación de puntaje es errónea ya que a ocho (8) años de experiencia
corresponde una puntuación de tres (3) y no de cuatro (4) puntos que es el
correspondiente a trece (13) o más años de antigüedad en la profesión. Sin embargo
su titulo fue expedido en abril del año 1998, correspondiendo computar a la fecha de
presentación del C.V. (abril 2005) siete (7) años equivalentes a dos (2) puntos de los
factores de ponderación de análisis, lo que reduciría su puntaje final de 300 a 280.
b. A su vez, los años de antigüedad en la profesión computados (8) no coinciden con el
período declarado en el C.V. (7), a contar entre la fecha de expedición de titulo
(15/04/98) y la fecha de presentación del C.V al concurso de antecedentes
(14/04/05).
3. En orden a todo lo expuesto, los puntos totales asignados a la postulante en la Tabla de
Resultados (Punto II. Antecedentes Profesionales) denotan que:
a. Existe un error inmaterial en la planilla de cálculo de la Tabla de resultados, ya que
se asignó cuatro (4) puntos a la postulante, cuando correspondió asignar dos (2)
puntos. No obstante, señalamos que el resultado (Factor ponderación 10 x 2) indicó
correctamente los 20 puntos correspondientes.
b. En cuanto a los años de experiencia se le otorgó al consultor seleccionado un valor
de cuatro (4), cuando le corresponderían dos (2).
Comentarios de la UEP:
1, 2 En el Punto II. “Antecedentes Profesionales. a. Nivel Académico” se detectó un error
involuntario por el cual se les asignó a los tres postulantes cuatro (4) puntos cuando
correspondió asignarles dos (2) puntos a cada uno. Sin embargo, no alteró la valoración
(Factor de ponderación 10 x 2) ya que el mismo indicó correctamente los 20 puntos
correspondientes. Responde a esta observación un error involuntario que no altera la
valoración, siendo el resultado parcial correcto. Se considera la fecha de terminación de los
33
estudios correspondientes a la carrera del consultor conforme lo enunciado en el CV y no
la fecha de expedición del título. Criterio que se aplica para la totalidad de las selecciones.
En cuanto a la asignación de cuatro (4) puntos al consultor seleccionado, cuando
correspondían tres (3) en la Tabla de Asignación de Puntajes, “Antecedentes Profesionales.
Punto II. a. Nivel Académico”, se cometió un error involuntario en la asignación de
puntajes para los tres postulantes, por ende, no altera la valoración relativa de los mismos
ni el resultado final de la selección, resultando para los postulantes Alberti, Constanze y
Crespi un resultado total de doscientos noventa (290), doscientos setenta (270) y
doscientos sesenta (260) respectivamente.
Recomendaciones: Profundizar los controles al momento de confeccionar las grillas de
evaluación a fin de éstas reflejen en forma adecuada los valores obtenidos de los
antecedentes del consultor.
Tener en cuenta que cuando el factor a considerar para la evaluación está referido a años en
la profesión, estos deberán ser considerados desde la fecha de expedición del título, fecha
en cual recién se puede acreditar la condición de profesional del consultor. No obstante
deberá tenerse en cuenta que dicho ejercicio profesional, en ciertos casos, depende de la
colegiación del interesado como requisito para su ejercicio en cuyo caso deberá tomarse
ésta como fecha de comienzo del ejercicio profesional.
b) Contrato N°1/05 suscripto el 29/07/05 (período 01/08/05 al 31/12/2005)
De su análisis surgen las siguientes consideraciones:
1. Términos de referencia: Los TOR´s (Perfil requerido) expresan que “El asistente Legal
de la DNP deberá ser abogado habilitado para ejercer su profesional con no menos de
4 años de antigüedad en su ejercicio. Deberá, asimismo, contar con una experiencia
mínima de 4 años en tareas de asistencia legal en el sector publico y/o privado...”. No
hemos consta en legajo documentos que acrediten la antigüedad en el ejercicio
profesional enunciada en el C.V., ya que no se acompaña copia de la matricula
profesional.
34
2. DD JJ: La Declaración Jurada sobre incompatibilidades carece de fecha.
Comentarios de la UEP:
1. Sin comentarios
2. Por un error involuntario no se consignó la fecha en la Declaración Jurada que forma
parte del contrato de locación de servicios del consultor individual. Asimismo se debe
tener en cuenta la fecha consignada en el contrato del que forma parte. Así lo ha
entendido la Jefatura de Gabinete de Ministros al aprobar dicha contratación.
Recomendaciones: Cumplir con las formalidades que debe reunir la documentación
acompañada a las actuaciones.
BUENOS AIRES, 30 de noviembre de 2006.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO DE CONTRAPARTIDA LOCAL PARA
EL PROYECTO BID 1118/OC-AR – PROGRAMA DE EMERGENCIA PARA LA
RECUPERACION DE LAS ZONAS AFECTADAS POR LAS INUNDACIONES
CON ESPECIAL ÉNFASIS EN LA PROVINCIA DE SANTA FE”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-13/2003 FONPLATA
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Obras Públicas
del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Publica y Servicios.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
‰
Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/05 con los registros
que les dieron sustento;
‰
Tests o pruebas de transacciones;
‰
Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
‰
Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
‰
Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
‰
Control del procedimiento seguido por el Proyecto para la conversión de los estados
financieros expresados en pesos a dólares estadounidenses;
‰
Otros procedimientos de auditoría en la medida en que se los consideró necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio;
36
el 54,34 % (en pesos) de las aplicaciones expuestas en el Estado de Situación Patrimonial del
Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/05, de acuerdo al siguiente detalle:
Cifras expresados en Pesos
Categoría de
Aplicaciones del
Inversión
Ejercicio
Obras y su equipamiento
Gerenciamiento del Programa
Comisión de Administración
Imprevistos
Comisión de Compromiso
Intereses de Ejecución
Totales:
Importe Muestra
% de Incidencia
% de la Muestra
del Rubro
Analizada
5.425.161,14
2.080.912,59
70.80 %
38,36 %
354.534,91
200.223,65
4.63 %
56,48 %
1.195.075,25
1.195.075,25
15,60 %
100,00 %
0,00
0,00
0.00 %
0,00 %
603.537,56
603.537,56
7.88 %
100,00 %
83.615,58
83.615,58
1,09 %
100,00 %
7.661.924,44
4.163.665,16
100,00 %
54,34 %
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 30 de noviembre de 2006.
37