2006_068info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/05
correspondientes al “Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II,
Expansión de la Infraestructura Escolar”, llevado a cabo en el ámbito de la Secretaría de Obras
Públicas dependiente del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios
(MPFIPyS) financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1345/OC-AR,
suscripto el 20 de noviembre de 2003 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) y su Contrato Modificatorio N° 1 de fecha 22 de junio de 2004.
I-
ESTADOS AUDITADOS
A) 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/05, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/05 y anexos, expresado en dólares estadounidenses.
3) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/05, expresado en dólares estadounidenses.
4) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/05, expresado en dólares
estadounidenses.
1
5) Notas 1) a 11) a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
B) 1) Estado de Inversiones al 31/12/05, expresado en pesos.
2) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/05, expresado en pesos.
3) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/05, expresado en pesos.
4) Notas (1 y 2) a los Estados Financieros citados precedentemente.
C) Anexos (I a V expresados en pesos y dólares estadounidenses) a los Estados de
Inversiones citados en A) 2) y B) 1) precedentes.
D) Información financiera complementaria.
- Conciliación de Fondo Rotatorio expresado en dólares estadounidenses.
- Conciliación entre Estado de Inversiones/Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos
Efectuados/LMS-1 del BID.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad de Coordinación de
Programas y Proyectos con Financiamiento Externo (UCPyPFE) y son de su exclusiva
responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría el 31/01/06 y se adjuntan inicialados
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 04/08/05 y el 21/04/06.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
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III- ACLARACIONES PREVIAS
El Subprograma II tiene como objetivo la provisión de la infraestructura edilicia para
responder a las proyecciones de demanda insatisfechas de Educación Media y Educación
General Básica, como también el reemplazo de edificios con obsolescencia físico – funcional
que represente riesgos para la seguridad de usuarios.
a) Tal como se expone en Nota 8 “Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida
local” el 10/12/04 el Banco comunicó por Nota CAR 6466/04 su “no objeción” para
considerar como contrapartida local del proyecto gastos incurridos por el MPFIPyS en la
construcción de escuelas de nivel inicial y Educación Especial por un monto global de $
105.066.794.-, considerando que “…Esta inversión aunque no está directamente
encuadrada en los niveles medio y polimodal, cumple con los objetivos del presente
proyecto en lo relativo al mejoramiento de la calidad, equidad y eficiencia del sistema
educativo en su totalidad…”.
Este importe comprende doscientas dieciséis obras, ciento once de las cuales tienen
contrato firmado al 31/12/05 por un monto de $ 68.899.169,90.- y el resto se encuentra
en distintas etapas del proceso licitatorio.
b) Conforme se señala en Nota 9 “Obras en Ejecución con cargo al financiamiento BID”,
además de las obras en Nota 8 el MPFIPyS decidió comenzar procesos licitatorios en el
año 2004 para la construcción de escuelas. Al 31/12/05 se firmaron 68 contratos con
financiamiento BID. Parte de los cuales se empezaron a abonar a partir de Octubre de
2004 desde Tesorería del MPFIPyS.
La Tesorería de la UES II, comenzó a efectuar pagos a partir del 03/01/05 a través de la
Cuenta Corriente que recibe ingresos del Préstamo BID por medio de Desembolsos y del
Tesoro Nacional en concepto de Contrapartida Local.
El 18/02/05 el Banco otorgó su conformidad al financiamiento con fondos BID de la
construcción de edificios escolares elegibles y que fueron licitados previos a la
elegibilidad total del Programa. Esta primer Nota (Nota CAR 784/2005) comprende un
total de 16 (dieciséis) obras. A partir de allí continúan No Objeciones a procesos
3
licitatorios ya efectuados o bien a Proyectos Ejecutivos con la consiguiente conformidad
para el inicio de los Procesos Licitatorios de determinadas obras (Nota CAR Nº
1966/2005; Nº 2488/2005; Nº 2637/2005, etc.).
El total de los contratos y pagos mencionados en Notas 8 y 9 a los estados financieros,
se expone en los Anexos I al IV del Estado de Inversiones del Programa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan
razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de
Mejoramiento del Sistema .Educativo – Subprograma II, Expansión de la Infraestructura
Escolar” al 31/12/05, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº
1345/OC-AR de fecha 20/11/03 y su Contrato Modificatorio N° 1 de fecha 22 de junio de
2004.
BUENOS AIRES, 21de abril de 2006.
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE SOLICITUDES DE
DESEMBOLSOS DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA EDUCATIVO - SUBPROGRAMA II
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 1345/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolsos y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período
comprendido entre el 01/01/05 y el 31/12/05, correspondientes al “Programa de Mejoramiento del
Sistema Educativo - Subprograma II, Expansión de la Infraestructura Escolar” financiado con
recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1345/OC-AR, suscripto el 20 de noviembre
de 2003 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y su Contrato
Modificatorio N°1 de fecha 22 de junio de 2004.
I-
ESTADOS AUDITADOS
- Estado de Solicitudes de Desembolsos al 31/12/05, expresado en
dólares
estadounidenses.
El estado precedente fue preparado por la UCPyPFE y es de su exclusiva responsabilidad.
5
Fueron recibidos por esta Auditoría con fecha 31/01/06 y se adjunta inicialado por nosotros
a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), abarcando
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Durante el ejercicio se realizó la Certificación de las Solicitudes de Desembolso N° 4 y 5. Al
respecto surgieron las siguientes situaciones:
Solicitud de Desembolso N° 4 por un total de USD 9.552.437,10.- (BID USD
3.817.221,93).
1) En algunos casos, se verificó que el recibo de la contratista es emitido por el total de la
factura, sin especificar las retenciones.
2) Se ha detectado en dos casos que el periodo del Certificado de Obra y de la Carátula que
lo acompaña son erróneos, pero el periodo de medición y fecha de celebración del Acta
de Medición son correctos. La UES II señaló el error, pero éste no fue aún subsanado.
3) En la obra Complejo Educativo Misión Tacaaglé, se ha detectado que los recibos de la
empresa Pilagá Construcciones S.A. contienen la leyenda “Responsable Monotributo”,
mientras que las facturas indican la condición de IVA Responsable Inscripto.
4) En algunos casos, los recibos no cuentan con el sello de recepción por parte de la UES II
indicando fecha de ingreso al Programa.
6
5) Se ha verificado, en algunos casos, que existen plazos excesivamente prolongados entre
la fecha de transferencia de los fondos y la emisión de los recibos por parte de los
contratistas.
6) Se ha detectado, en un caso, que el recibo posee una fecha anterior a la consignada en la
factura.
7) La obra Complejo Educativo Misión Tacaaglé en la Provincia de Formosa (LPN N°
7/04) resultó no elegible para ser financiada por el Banco, mediante la nota CAR N°
784/2005. Sin embargo, la obra se realizó con contrapartida local según los términos de
la Nota CAR N° 3548/2005, donde se indica que “las adquisiciones realizadas bajo la
modalidad ex-post y que resultaren inelegible por falencias en los procesos licitatorios
eran financiados con recursos de la contrapartida local”.
No obstante ello se deberá verificar el cumplimiento estricto de todos los requisitos que
prevén los pliegos de bases y condiciones que son parte integrante de los documentos
que conforman el llamado a los distintos actos licitatorios, independientemente de cual
fuere la fuente de financiación con que se ejecuten las distintas obras.
Solicitud de Desembolso N° 5 por un total de U$S 5.770.352,81.- (BID USD
3.813.645,31).
1) Se ha verificado, en algunos casos, que las órdenes de pago, correspondientes a
liquidaciones de honorarios de consultores, se cancelan a través de un único cheque.
2) Las órdenes de pago N° 25/0392 y 25/0393, correspondientes al pago de expensas, se
cancelan con el mismo cheque.
3) No consta, dentro de la documentación que respalda la orden de pago N° 01/0102 por $
2.178,64 (USD 760,37, categoría de inversión 2.3, ítem 0448), el recibo en conformidad
del pago del servicio de Internet provisto por la empresa NSS S.A..
4) Se ha verificado que en la cláusula quinta del contrato de algunos consultores, figura el
pago de una “…suma fija mensual, no reintegrable y por todo concepto de $ 300.- ($
240.- + $ 60.-), destinada a la contratación de un seguro que cubra los riesgos de muerte
accidental e incapacidad derivada de lesiones y/o enfermedad y una cobertura médica,
durante la ejecución del presente contrato”. Dicha suma se abona siempre y cuando el
7
consultor presente comprobante de pago por dichos conceptos, independientemente del
importe real abonado por el consultor, es decir, se documenta por el valor contractual,
los recibos que respaldan el pago pueden ser superiores o inferiores al pago efectivizado.
Los valores en cuestión se detallan en las categorías de inversión 2.2 y 2.3.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en Icorrespondiente al “Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo - Subprograma II
Expansión de la Infraestructura Escolar”, presenta razonablemente la información para
sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueran emitidas y presentadas al BID durante
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, de conformidad con los requisitos
establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1345/OC-AR BID del 20/11/03 y su Contrato
Modificatorio N° 1 de fecha 22/06/04.
BUENOS AIRES, 21 de abril de 2006.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría externa del “Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II,
Expansión de las Infraestructura Escolar”, por el período finalizado el 31/12/05, se ha examinado
el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable - financiero contempladas en
el Convenio de Préstamo BID Nº 1345/OC - AR, suscripto el 20 de noviembre de 2003 entre la
República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y su Contrato Modificatorio
N°1 de fecha 22 de junio de 2004.
a)
Cláusula N° 1.01: Costo del Subprograma II por USD 250.000.000-.
El costo total del Subprograma se compone de USD 250.000.000.-.
b)
Cláusula N° 1.02: Monto del Financiamiento por USD 150.000.000.-.
Al 31/12/2005 el total desembolsado por el BID según el reporte LMS1-Executive
Financial Summary a esa fecha ascendió a USD 21.130.867,24, tal como se expone en Nota
4) b) a los estados financieros citados en I- 5) del Informe de Auditoría sobre los estados
Financieros adjunto al presente.
9
c)
Cláusula N° 1.04: Recursos Adicionales USD 100.000.000.-.
Durante el Ejercicio se aportaron USD 14.106.158,13 por este concepto.
Al respecto, téngase en cuenta lo señalado en nota 8 “Reconocimiento de Gastos con cargo
a la Contrapartida Local” a los Estados Financieros citado en I- 5) del Informe de Auditoría
sobre los Estados Financieros adjunto al presente.
d)
Cláusula 2.01: Amortización.
No aplicable. La primera cuota se pagará el 20 de mayo de 2009.
e)
Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida. La composición de los servicios de la deuda del Subprograma II por este
concepto en el ejercicio asciende a USD 271.129,88, correspondientes a mayo y noviembre
de 2005. Véase Nota 5) a los estados financieros del Informe de Auditoría sobre los
Estados Financieros adjunto al presente informe (parte proporcional del Préstamo -total
USD 1.134.145,27-).
f)
Cláusula 2.04: Comisión de Crédito.
Cumplida. La composición de los servicios de la deuda del Subprograma II por este
concepto en el ejercicio asciende a USD 279.148,39. Véase Nota 5) a los estados
financieros del Informe de Auditoría sobre los Estados Financieros adjunto al presente
informe (Parte proporcional del Préstamo -total USD 1.117.859,71-).
g)
Cláusula N° 3.01: Moneda de los Desembolsos y Usos de fondos.
Cumplida.
h)
Cláusula 3.02 y Artículo 4.01 Condiciones especiales previas al primer desembolso.
3.02 (a) Cumplida. Por nota UCPyPFE Nº 14917 de fecha 09/08/04, se informó al Banco
que se creó en el ámbito de la UCPyPFE la Unidad Ejecutoras del Subprograma II
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(UES II) del proyecto.
3.02 (b) Cumplida. Por nota CAR 5314/2004 de fecha 22 de octubre de 2004, el Banco dio
aprobado el Reglamento Operativo.
4.01 (b) Cumplida. Por Resolución Nº 411 de la Secretaría de Obras Públicas (SOP) de
fecha 15/07/04, se designó como Coordinador Ejecutivo de la UES II al Arq.
Ricardo Santocono.
4.01 (c) Cumplida. Por nota CAR 6466/2004 el BID da la No Objeción para considerar
como contrapartida local los gastos incurridos por el MPFIPyS.
4.01 (d) Cumplida.
4.01 (f) Cumplida. Con fecha 30/09/04 se suscribió el Convenio de Auditoría entre el
MPFIPyS y la Auditoría General de la Nación.
i)
Cláusula 3.03 Desembolsos a las Provincias.
3.03 (a) Cumplida. Al 31/12/05 se habían formalizado los convenios subsidiarios con todas
las provincias participantes.
j)
Cláusula N° 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida. Las observaciones puntuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección
adjunto al presente.
k)
Cláusula N° 4.02: Mantenimiento de Obras.
Cumplida. En los convenios de adhesión formalizados con las provincias participantes, en el
apartado k), Cláusula Quinta del citado documento se especifica: “gestionar durante la
ejecución de la obra, las medidas técnicas y presupuestarias, adecuadas para la conservación
y el mantenimiento de los edificios, conforme al Plan de Mantenimiento que oportunamente
se acuerde”. Téngase en cuenta lo expuesto en h) precedente.
l)
Cláusula N° 4.03 Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento.
Cumplida. Nos remitimos a lo expuesto precedentemente en la cláusula 1.04 Recursos
11
Adicionales.
m)
Cláusula N° 4.04: Contratación de Consultores, profesionales o expertos.
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento, las observaciones puntuales
se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente.
n)
Cláusula N° 5.01: Registros, Inspecciones e informes.
Cumplida en términos generales, no obstante ello, existen observaciones que se exponen en
nuestro Informe de Control Interno del Programa.
BUENOS AIRES, 21 de abril de 2006.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/05)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/05,
correspondientes al “Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II,
Expansión de la Infraestructura Escolar”, Convenio de Préstamo BID N° 1345/OC-AR de fecha
20/11/03 y su Contrato Modificatorio N°1 de fecha 22 de junio de 2004, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo - contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del
Subprograma II (UES II), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
INDICE
TITULO
B) 3)
CONSULTORES
B) 4)
OBRAS
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A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/05.
1) CONSULTORES.
Observaciones: Respecto a la contratación de los distintos consultores, se han detectado
las siguientes falencias:
• En algunos casos las fechas de firma del contrato es posterior a la de inicio del mismo.
• En algunos casos los Currículum Vitae de los participantes de las ternas, no poseen fecha
de emisión o sello de recepción por parte de la UES II.
Comentarios de la UES II: Consultado en su oportunidad el primer punto y dado que los
casos detectados corresponden a contratos con fecha de inicio 1º de enero de 2005 y fecha
de contrato 03 de enero de 2005, cabe aclarar que esta última fecha corresponde al 1º día
hábil del año 2005. No obstante tomamos nota de las observaciones citadas.
Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados de la documentación que
respalde el proceso de selección, evaluación y contratación de los consultores del Proyecto.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
a) Se ha verificado que la cuenta contable 1119902 no refleja exclusivamente los
movimientos de la Cuenta Corriente en Pesos N° 3565/07 del Banco de la Nación
Argentina.
b) Si bien se lleva un control de los movimientos del extracto bancario con el libro banco,
esto no se encuentra reflejado en las conciliaciones bancarias mensuales.
Comentarios de la UES II:
a) La cuenta contable 1119902 refleja todos los pagos efectuados por Inversiones
correspondientes al Préstamo Nº 1345/OC-AR-2, abonados por esta Unidad Ejecutora a
través de la Cuenta Corriente Nº 3565/07 y por el Tesoro Nacional a través de la
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Secretaría de Hacienda del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios o Tesorería General de la Nación, desde el inicio del programa y hasta Mayo
de 2005 por Certificados de Obra y gastos de mantenimiento, y a partir de esta última
fecha, sólo por gastos de mantenimiento.
Los pagos realizados por el Tesoro Nacional se registran mediante Ordenes de Pago con
secuencia distinta a los abonados por esta UES II, y con posterioridad a cada uno de
ellos se efectúa un asiento corrector del movimiento bancario, de manera que el saldo de
la cuenta contable refleje el saldo de la cuenta bancaria.
Se aplica esta forma de registración en virtud del Sistema Informático Contable utilizado
que no permite otra forma de contabilización.
b) Para la administración de los fondos del Programa se dispone la siguiente estructura de
cuentas bancarias:
- Una Cuenta Corriente Bancaria en Pesos, a través de la cual se realizan los todos los
pagos efectuados en esta Unidad Ejecutora.,
- Una Cuenta Especial Bancaria en dólares,
Esta Unidad Ejecutora dispone de todas las conciliaciones bancarias mensuales de la
cuenta corriente en pesos y los auditores han tenido acceso a ellas. Respecto de la
Cuenta Bancaria en dólares, si bien se lleva un estricto control de sus movimientos, así
como de su contabilización, al llevarse una contabilidad unimonetaria – en pesos- sus
conciliaciones contables son efectuadas en los períodos de corte (Junio y Diciembre).
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información.
2) REGISTROS.
Observaciones:
a) Se ha verificado que, en algunos casos se registró como deuda al cierre del ejercicio,
compromisos de Anticipos Financieros de obras con “inicio comunicados” que al
31/12/05 aún no eran exigibles (solicitud del contratista, presentación de factura, etc.).
15
No obstante lo cual se pudo establecer que con posterioridad al cierre del ejercicio
dichos anticipos fueron cancelados.
b) En el Estado de Inversiones al 31/12/05 en Pesos, se detectó una diferencia de $
27.310,78 en el Saldo Disponible en la Categoría 2.1. en lo correspondiente al Aporte
Local, el cual es la resultante de convertir los dólares al tipo de cambio del valor de
referencia del BCRA.
c) De los importes registrados en Obras a Pagar, no se tuvo a la vista el recibo original con
el cual se cancela la obligación de la Orden de Pago N° 1426, cuya transferencia tiene
fecha 04/01/06.
Comentarios de la UES II:
a) y b) Sin comentarios.
c) Se adjunta fotocopia del recibo correspondiente a la citada Orden de Pago, cuya entrega
fue demorada por errores en su confección y envío desde Catamarca.
Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados de la documentación.
Profundizar los controles administrativos. Registrar las operaciones conforme a sanas
prácticas en la materia.
3) CONSULTORES.
Observaciones: Se ha verificado, luego de realizar un análisis sobre las contrataciones de
distintos consultores, Decreto 1184/01 en lo que respecta a la escala remunerativa. Sin
embargo, en la cláusula 5ta. del contrato de Locación de Servicio suscripto por los
consultores, se establece el pago de una “suma fija, mensual, no reintegrable y por todo
concepto de $ 300, destinados a la contratación de un seguro que cubra los riesgos de
muerte accidental e incapacidad derivada de lesiones y/o enfermedad y una cobertura
médica, durante la ejecución del contrato”.
Respecto del alcance del Decreto 1184/01, surgen las siguientes consideraciones:
Cláusula 3ra.
16
“...la escala retributiva obrante en el Anexo 3 del Decreto 1184/01, será de aplicación a los
contratos de locación de servicios y de obra…”.
Cláusula 5ta.
“…El concepto sería equivalente a una compensación de los gastos efectivamente
realizados por el profesional (hasta la suma de $ 300), por lo que éste debería demostrar
que la ha invertido con ese destino”.
Para percibir la suma mencionada, cada consultor presenta comprobantes de pago por
montos que no siempre son coincidentes con dicho importe. Se han verificado los siguientes
casos:
• La documentación presentada es por un monto inferior a $ 300.-.
• De la documentación respaldatoria de los pagos (Ordenes de Pago) presentada no surge
claramente la identificación del beneficiario (consultor).
Comentarios de la UES II: La modalidad de remuneración de los consultores es mediante
el modelo de contrato aprobado por el Banco con No Objeción, el cual prevé como
contraprestación por los servicios descriptos en los términos de referencia, dos
componentes:
a) Honorarios propiamente dichos en los términos de la escala del decreto 1184.
b) Una suma fija mensual no reintegrable y por todo concepto de $ 300, destinada a la
contratación de un servicio de salud y un seguro de vida, durante la ejecución del
contrato. La acreditación del gasto tiene por propósito asegurar la contratación de los
servicios mencionados mediante la exhibición de comprobantes por la prestación de los
mismos.
Respecto a la identificación del beneficiario, en la documentación obrante en esta
Administración surge que esta claramente identificado el beneficiario, tanto si es un servicio
prestado a un solo individuo o a un grupo familiar, ya que en este caso, para la percepción
del beneficio se solicita una constancia emitida por la entidad prestadora del servicio donde
se encuentre identificado el consultor beneficiado.
17
Recomendación: Documentar adecuadamente las erogaciones canalizadas por el Proyecto.
Si bien, el pago del gasto del seguro y de la cobertura médica que se pactan, no forman
parte de los honorarios ni constituyen una prestación de seguridad social para el
beneficiario, la que resultaría incompatible con la naturaleza jurídica de la relación que se
entabla con los profesionales independientes, -ello queda explícito en el contrato en cuanto
éste indica que “lo dispuesto en la presente cláusula no implica por parte de la UES II, la
asunción de responsabilidad alguna ante los eventuales daños que pudiera experimentar el
consultor…”-, el concepto sería equivalente a una compensación de los gastos
efectivamente realizados que el profesional haya efectivamente efectuado (hasta la suma de
$ 300.-), por lo que éste debería demostrar que la ha invertido con ese destino.
4) OBRAS.
Observaciones Generales:
Del análisis de los procesos licitatorios surgen las siguientes consideraciones:
Antecedentes:
a) En algunos casos, el Informe de Evaluación realizado por la UES II no posee fecha y las
firmas no están debidamente aclaradas.
b) En algunos casos las firmas al pie del Acta de Apertura no se encuentran debidamente
aclaradas.
c) No se cumple en algunos casos con el plazo establecido en el pliego de bases y
condiciones (Artículo 31), donde se determina que la Comisión Evaluadora deberá
producir el Dictamen de Preadjudicación dentro de los 30 días corridos a partir de la
fecha de Apertura.
d) En algunos casos, no constan las firmas en el Acta de Preadjudicación elaborado por la
Comisión Evaluadora Provincial.
e) En algunos casos las firmas que figuran al pie de los contratos, no se encuentran
debidamente aclaradas.
f) En algunos casos la fecha de la factura es anterior a la fecha de confección del
certificado.
18
Comentarios de la UES II: Tomamos nota de las observaciones citadas. No obstante
corresponde puntualizar lo siguiente:
En el punto f) si bien en algunos casos la fecha de la factura es anterior a la del certificado,
en todos los casos es posterior a la fecha del acta de medición, es decir que la factura es
emitida con posterioridad a la prestación de la locación y de la cuantificación y
documentación de la misma en el Acta de Medición.
Observaciones Particulares:
Ejecución de las obras:
a) EL certificado de obra no posee fecha de confección y/o presentación (Escuela N° 8
“Leopoldo Lugones” Ezeiza)
b) En algunos certificados de obra no se aclara la firma del Inspector de Obra que los
aprueba (Escuela s/N° B°SEOC Tucumán)
Comentarios de la UES II: Tomamos nota de las observaciones citadas. No obstante
corresponde puntualizar lo siguiente:
En el punto b), y puntualmente en la obra mencionada, los certificados de obra están
conformados con firma y sello de la funcionaria responsable de la Unidad Operativa Local.
Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados de toda la documentación que
respalda el proceso de contratación llevado adelante por el proyecto.
BUENOS AIRES, 21 de abril de 2006.
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INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA EDUCATIVO - SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO 1345 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/05)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UES II del “Programa de
Mejoramiento del Sistema Educativo - Subprograma II”, “Expansión de la Infraestructura
Escolar”.
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee on
Sponsoring Organizations (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas.
Título
Página
Ambiente de Control
18
Evaluación de Riesgo
23
Supervisión
24
20
AMBIENTE DE CONTROL
1) Integridad y valores éticos
Situación Deseable
Situación Actual
El Programa ha establecido por escrito un Según se nos informó el programa se maneja con la Ley de
Código de Conducta.
Etica de la Función Pública, donde se describen los deberes,
prohibiciones e incompatibilidades aplicables, sin excepción,
a todas las personas que se desempeñen en la función pública
en todos sus niveles y jerarquías.
El personal que se desempeña en el proyecto ha El personal que pertenece al Programa se encuentra notificado
sido debidamente notificado de la existencia de esta normativa, mediante un memorando.
del citado código.
Se han definido y la organización los aplica, Como procedimiento para la denuncia de conductas impropias
procedimientos y sanciones para quienes tengan se utiliza la normativa precedente, la cual estableció la
creación de la Comisión Nacional de Etica Pública, la que
conductas impropias.
debe recibir las denuncias de personas o de entidades
intermedias registradas legalmente respecto de conductas de
funcionarios o agentes de la administración contrarias a la
ética pública.
El personal ha sido instruido en alternativas Según la ley citada, las denuncias deberán ser acompañadas
para denunciar violaciones al código sin temor de la documentación y todo otro elemento probatorio que las
a represalias.
fundamente. La Comisión remitirá los antecedentes al
organismo competente según la naturaleza del caso, pudiendo
recomendar, conforme su gravedad, la suspensión preventiva
en la función o en el cargo, y su tratamiento en plazo
perentorio.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que, si bien se ha notificado la normativa por
escrito a todo el personal, no se han implementado mecanismos que permitan efectuar
denuncias ante las violaciones al código de conducta.
Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas en
el Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, es fundamental encarar
políticas de amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para desempeñar
las acciones del Proyecto e implementar mecanismos que permitan la rápida detección y
comunicación de cualquier transgresión a una norma ética.
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2) Políticas de Recursos Humanos
Situación Deseable
Situación Actual
Se ha establecido por escrito una política definida
de reclutamiento, evaluación, retención y
capacitación de recursos humanos.
Existen políticas por escrito para reclutar al
personal. En que consisten
La política de Recursos Humanos para la designación
de personal es la utilizada por el BID, la cual consiste
en la presentación de ternas, donde los perfiles de los
postulantes son definidos en los TOR´s, que son
aprobados previamente por el Banco y se corresponden
con las necesidades del proyecto.
Las políticas de reclutamiento, remuneración y
capacitación se encuentran contempladas en el Anexo
“C” del Convenio de Préstamo, Reglamento Operativo
y en el Decreto 1184.
Los responsables de la aplicación y cumplimiento del
punto que nos ocupa son la Coordinación General y la
Ejecutiva.
.
Se informa al personal que se desempeña en el No aplicable ya que no existe un régimen
Programa de la existencia de puestos superiores escalafonario.
vacantes o de las posibilidades de promoción.
Existen manuales descriptivos de los puestos, y las Si bien existe un Organigrama definido, el programa
descripciones contenidas en los mismos coinciden no cuenta con un manual que detalle las funciones y
con los términos de referencia y con las tareas responsabilidades.
efectivamente desarrolladas por el personal.
Se considera la satisfacción de las necesidades No se relevan las necesidades de capacitación del
actuales de capacitación y desarrollo del personal, personal pero se los mantiene informado acerca de la
así como sus necesidades futuras.
existencia de cursos que puedan resultar de interés..
Se han establecido procedimientos adecuados para Frente a la posibilidad de que se efectúe un mal
evaluar, corregir o prevenir deficiencias en el desempeño de las funciones, se nos informó que se
desempeño.
procede de manera informal y sobre cada caso en
particular.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que si bien el Programa, para el reclutamiento de
personal contempla las Normas del BID en la materia, aún no se ha establecido una política
tendiente a la retención que contribuya al fortalecimiento institucional, a la prevención de
deficiencias en el desempeño y promoción durante la vida del Proyecto. La falta de
establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación, y de pérdida de
personal y/o de mal desempeño clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los
objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener
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el mejor rendimiento del personal, por lo tanto las autoridades del Programa son responsables
no sólo de una adecuada selección, sino también de una conveniente capacitación para el
correcto desempeño de sus responsabilidades y del funcionamiento de una movilidad
organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces así como la
detección oportuna de mal desempeño y su corrección.
3) Estructura Organizacional
Situación Deseable
Situación Actual
Está claramente definida la estructura organizacional Si bien existe un Organigrama definido, el programa no
de la Unidad Ejecutora del Programa.
cuenta con un manual que detalle las funciones y
responsabilidades.
Existen manuales de procedimientos que detallen las Si bien existe un reglamento operativo, éste no define las
funciones y responsabilidades.
funciones y responsabilidades. Las misiones y funciones
están incluidas en los términos de referencia de las
contrataciones de los profesionales (consultores).
Se han establecido líneas claras para la presentación Existen instrucciones para la presentación de informes
de informes que abarquen todas las funciones y a en forma de ficha técnica.
todo el personal del Programa.
Se han establecido niveles de supervisión adecuados Los supervisores jerárquicos
para cada área.
Riesgo Involucrado: Si bien la estructura organizativa del proyecto ha sido definida, no se
encuentra expresamente establecido las misiones y funciones de los distintos integrantes que
componen el programa.
Recomendaciones: Desarrollar un manual que defina claramente responsabilidades, acciones y
cargos de todos los integrantes del Programa y que establezca las diferentes relaciones
jerárquicas y funcionales y los canales de comunicación ascendentes y descendentes, a los
efectos de que cada integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a
alcanzar los objetivos generales.
4) Sistemas Computarizados de Información
El proyecto implementó a partir del 1 de enero de 2006, como sistema de información de
gestión y financiera el UEPEX, por lo tanto este grupo no efectuó ningún tipo de análisis sobre
el sistema que utilizó hasta la confección de los EEFF al 31/12/05.
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EVALUACIÓN DE RIESGOS
Situación Deseable
Situación Actual
Se han definido y comunicado claramente los objetivos
del Programa para el ejercicio de manera que puedan
identificarse tanto los riesgos internos como externos que
puedan impedir el alcance de los mismos.
Se ha podido verificar que los objetivos generales del
Programa se encuentran debidamente definidos y que el
personal tiene conocimiento de los mismos. Asimismo
los objetivos para el ejercicio se encuentran definidos en
un informe inicial.
Se está instrumentando en forma progresiva la
segregación de funciones y responsabilidades prevista.
Pudo constatarse que el sistema que procesa las
transacciones financieras no contiene un módulo
específico para el aspecto presupuestario y de su control.
Se ha puesto en práctica controles internos básicos,
fundamentalmente los controles por oposición.
Asimismo se implementan procedimientos de
supervisión local a fin de evitar los riesgos de fraude.
Existe una adecuada segregación de funciones y
responsabilidades.
Se han definido todos los procedimientos aplicables
durante la ejecución del Programa, y se verifica su
cumplimiento efectivo.
El Programa ha establecido controles internos básicos
destinados a evitar el riesgo de fraude.
Riesgo Involucrado: Dado lo transcurrido de la actividad del Programa ya se han implementado
controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan implementado estrategias
destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para
minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados,
derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya los actividades de control a fin
de evitar o minimizar sus efectos.
SUPERVISIÓN
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Situación Deseable
Situación Actual
Se comparan las cifras presupuestadas con las reales, Pudo constatarse que el sistema que procesa las
analizándose las variaciones significativas.
transacciones financieras no contiene un módulo
específico para el aspecto presupuestario y de su
control.
Las quejas de los proveedores y beneficiarios del Programa No se ha dado la situación.
se investigan para determinar sus causas.
Riesgo Involucrado: Dada la situación actual descripta anteriormente no puede evaluarse en este
punto la tarea de supervisión llevada a cabo por los responsables del Programa.
Recomendaciones: Efectuar el seguimiento de las instrucciones referidas al control interno a los
efectos de obtener información consistente y oportuna. Además, es importante implementar
medidas destinadas a la identificación de los responsables de los controles llevados a cabo.
BUENOS AIRES; 21 de abril de 2006.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/05)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con los registros que le dan sustento;
- Test o prueba de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de los informes
presentados por los mismos;
- Análisis respecto a la disposición en forma oportuna de los fondos del Préstamo canalizados a
través de la cuenta bancaria asignada al Proyecto;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Confirmaciones con terceros;
Como así también, la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios.
26
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 34,48% de las
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos al 31 de diciembre de
2005, de acuerdo al siguiente detalle:
Detalle
Importe de
Incidencia
Muestra $
85.736.328,45
97,79
29.423.016,99
34,32
143.578,62
0,16
93.468,00
65,10
1.774.944,35
2,02
26.000,00
0,03
Total Ejecutado en $
2.1 Inversión Edificios Escolares
2.2 Capacitación y Sistemas de Gestión
2.3 Coordinación, Supervisión y
Fortalecimiento
2.4 Auditoría Financiera
TOTAL EJECUTADO
% Muestra
% De
87.680.851,42
100,00
719.099,17
s/Total
Ejecutado
40,51
0,00
0,00
30.235.584,16
34,48
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Por último, es menester señalar que la coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra Gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de abril de 2006.
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