órgano interno de control en el servicio de administración

Órgano Interno de Control en el
Servicio de Administración Tributaria
Área de Auditoría de Control y Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS DE ENTREGA
RECEPCIÓN.
1. Las Actas de Entrega Recepción y anexos se deberán elaborar conforme a la normatividad
vigente, establecida en el Decreto del 14 de septiembre de 2005 y en los Acuerdos del 30
de noviembre de 2000 y 13 de octubre de 2005, publicados en el Diario Oficial de la
Federación.
2. Para la elaboración del acta se deberá utilizar papel oficial de la Dependencia con el
logotipo del Escudo Nacional.
3. Elaborar el acta a renglón seguido, sin sangría, cancelar todos los espacios sobrantes de
renglones, así como renglones no utilizados.
4. Dejar un margen izquierdo de 3 cm y 2 cm del lado derecho.
5. El acta no deberá contener borraduras, tachaduras o enmendaduras.
6. Los oficios de invitación al Órgano Interno de Control y a la Unidad de Vigilancia de Fondos
y Valores de la TESOFE, se deben girar con cinco días previos a la firma del acta entrega
recepción.
7. En el cuerpo del acta se deberá incluir el fundamento legal del acto: artículo 9° del Decreto
para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores
públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo,
cargo o comisión, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de septiembre de
2005, y artículo segundo y quinto del Acuerdo del 30 de noviembre de 2000, publicado en el
Diario Oficial de la Federación.
8. Se deberán utilizar los formatos establecidos para el Acta y sus Anexos que se encuentran
en la página de INTRASAT, dentro del Apartado, OIC SAT/Acta Administrativa de Entrega
Recepción, mismos que contienen las instrucciones para su llenado.
9. La fecha de corte y la fecha del acta pueden ser diferentes ya que la fecha de corte es la de
conclusión del cargo y la fecha del acta es cuando se lleva a cabo la formalización de la
misma.
10. Los anexos 5, 6, 31, 38-A y 39 deben ser proporcionados por las Administraciones de
Operación de Recursos y Servicios o Subadministraciones de Recursos y Servicios, según
corresponda, a cada Unidad Sustantiva para que sean incluidos en su acta entrega
recepción, por lo que cada Unidad Administrativa será responsable de solicitar dicha
información a su área de Servicios Administrativos.
11. La presentación del anexo 6 “Informes Presupuestarios”, se puede realizar conforme al
formato que arroja el sistema AGS, incluyendo en el encabezado número de anexo, fecha
de corte y folio, y al pie de cada hoja los nombres, firmas y cargo de las personas que
elaboraron y aprobaron.
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12. El anexo 26 “Vehículos”, únicamente será proporcionado por el Área de Servicios a aquellas
Unidades Sustantivas que tengan asignados vehículos directamente, por ejemplo: Jefatura
del SAT y Administraciones Generales, Administraciones Locales de Auditoría Fiscal
(comercio exterior), Servicios al Contribuyente (unidades móviles MOVISAT) y Aduanas
(patrullas).
13. Los anexos restantes referentes a Presupuesto, Recursos Financieros, Materiales y
Humanos que resulten aplicables, serán presentados por cada Administración de Operación
de Recursos y Servicios o Subadministración de Recursos y Servicios, de manera
concentrada y global por todas las Unidades Sustantivas que cubre.
14. En caso de que la Unidad Administrativa que se entrega cuente con caja(s) fuerte(s), se
deberá mencionar en el cuerpo del acta la ubicación y el número de inventario que
corresponde.
15. Si a la fecha de corte se tiene existencia de formas prefoliadas como lo son: Cédulas de
Identificación Fiscal, Tarjetas Tributarias, Requerimiento, Formularios de Pago, Marbetes,
Hologramas, o cualquier documento que tenga asignado número de folio, la Unidad
Administrativa que los tiene bajo resguardo debe elaborar el anexo 34-A en formato libre
para relacionar dichos documentos, señalando el tipo de documento, cantidad y números de
folio.
16. Se debe respetar la numeración establecida para los anexos, refiriendo cada uno de ellos
en el cuerpo de acta aún cuando no aplican; en caso de que alguno no aplique se debe
justificar en el texto del acta la razón de su inaplicabilidad; asimismo, en el caso de que un
rubro completo no aplique se pueden agrupar los anexos correspondientes. Ejemplo:
SITUACIÓN PRESUPUESTARIA.----------------------------------------------------------------Los anexos del 5 al 9 no aplican ya que en la Unidad Administrativa que se entrega no
se manejan recursos presupuestarios.------------------------------------------------------------------Cuando un anexo no aplique no es necesario imprimirlo.
17. Cuando no se cuente con la información de alguna columna del anexo, se deberá hacer
mención de tal situación mediante una nota al pie, informando la razón por la cual no se
puede presentar.
18. Los anexos deberán estar firmados por los responsables de su elaboración y aprobación,
así como por el servidor público saliente y el que recibe, o en su caso, por los servidores
públicos designados para realizar la entrega y/o la recepción.
19. En el Anexo 28 “Libros, manuales y publicaciones”, en la columna referente al resguardo,
deberán mencionar nombre y cargo del servidor público que lo tiene asignado.
20. Anexo 32 “Archivos”, la antigüedad de los expedientes se debe plasmar en años y meses.
Ejemplo: 5 años 2 meses, 3 años 10 meses. Respecto del tiempo de conservación, este se
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determina de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental del SAT, emitido por la
AGRS.
Para el caso de las Administraciones Locales de Recaudación, se sugiere que la bóveda de
créditos fiscales se considere como un solo expediente y que en el anexo se mencione el
número de registros (créditos fiscales) que se encuentran dentro de la bóveda, ejemplo:
Bóveda de Créditos Fiscales 100,000 registros.
De igual forma, para las Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente se sugiere
que los sobres de Firma Electrónica Avanzada se consideren como un solo expediente,
ejemplo: Firma Electrónica Avanzada 50,000 registros o sobres.
21. En caso de que la estructura orgánica no sea la autorizada por las Secretarías de Hacienda
y Crédito Público y de la Función Pública deben mencionar si ya fueron registradas ante la
Administración General de Recursos y Servicios. La información de estos anexos se debe
solicitar a la Administración de Operación de Recursos y Servicios o Subadministración de
Recursos y Servicios
22. En el anexo 42 “Informe de los Asuntos a su Cargo y del Estado que Guardan”, presentarán
todos aquellos asuntos en proceso de atención a la fecha de corte que fueron recibidos a
través de Control de Gestión, así como informes, reportes, evaluaciones, trámites
pendientes de concluir y aquellos que deberán ser atendidos de manera inmediata por quien
recibe el área. Para el caso de Recaudación, Auditoría Fiscal, Jurídica, Grandes
Contribuyentes y Aduanas, se deben incluir en este anexo los asuntos en trámite que no
encuadren en alguno de los anexos sustantivos contenidos en los apartados específicos
para cada Área. Además, se deben destacar los asuntos, acciones y compromisos que
requieren de atención especial y en su caso, los asuntos que es necesario atender de
manera inmediata por los efectos que pueden ocasionar a la gestión del SAT.
Para el caso de las actas entrega recepción de las Aduanas, conforme al oficio circular 80001-00-00-00-2008-00419, del 05 de junio de 2008, emitido por la Administración Central de
Planeación Aduanera, deberán incluir en el anexo 42 el status de las mercancías y
vehículos embargados o en abandono como a continuación se señala:





Mercancías y/o vehículos pendientes por transferir al SAE.
Mercancías y/o vehículos transferidos pendientes de retirar por el SAE.
Mercancías y/o vehículos en proceso de entrega al contribuyente.
Mercancías y/o vehículos pendientes de destrucción o confinamiento.
Mercancías no transferibles pendientes de entregar a otra autoridad.
23. En el anexo 43 “Observaciones de Auditorías y Acciones de Mejora en proceso”, en caso de
que cuenten con observaciones y/o acciones de mejora pendientes de solventar, deben
incluir en el anexo copia de los informes con los cuales se dieron a conocer. No se deben
incluir las observaciones formuladas por las Áreas Centrales de Supervisión, estos asuntos
se deben presentar en el anexo 42.
Aquellas observaciones que ya fueron atendidas y se encuentran en espera de dictamen de
solventación por parte del Órgano Fiscalizador, se deben incluir en el anexo 43,
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mencionando las acciones realizadas, el porcentaje de avance en la solventación y aclarar
que está pendiente el dictamen correspondiente.
24. En el caso de que los anexos 47 al 102 no apliquen, se deberán mencionar y justificar su
inaplicabilidad, agrupando por apartados, ejemplo:
OTROS HECHOS.------------------------------------------------------------------------------------------------------RECAUDACIÓN Y GRANDES CONTRIBUYENTES.
Los anexos del 47 al 50 no aplican por no ser competencia de la Unidad Administrativa que se
entrega---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------AUDITORÍA FISCAL Y GRANDES CONTRIBUYENTES.
Los anexos del 51 al 62 no aplica por no ser competencia de la Unidad Administrativa que se
entrega.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------25. Al cierre del Acta debe incluirse el párrafo relativo al plazo con que cuenta el Servidor
Público entrante para la revisión del Acta (30 días hábiles), así como el relativo al exhorto
para presentar la declaración patrimonial.
26. Todos los participantes en el evento deben rubricar cada una de las fojas del acta y firmar
en la última. Las firmas no deberán quedar en foja por separado, al menos parte del texto
del Acta deberá quedar en la foja de las firmas, o bien ponerlas al reverso de la última hoja.
27. Adicionar al acta copia fotostática (frente y reverso) de las identificaciones oficiales que se
mencionan en el cuerpo del acta de cada uno de los participantes en el evento.
28. Para los anexos que no apliquen, la redacción del cuerpo del acta debe ser adecuada de tal
forma que se manifieste en dichos términos
Ejemplo:
Texto que se utiliza cuando si aplica.
Caja fuerte.- En sobre cerrado se entrega la combinación de XX caja(s) fuerte(s), ubicada(s) en
(indicar la ubicación y número de inventario).
Texto que se utiliza cuando no aplica
Caja fuerte.- No aplica ya que esta unidad administrativa que se entrega no tiene asignada caja
fuerte.
29. Las personas designadas para proporcionar y recibir datos, documentos e información,
única y exclusivamente esa será su función, la designación realizada no los faculta para
firmar el acta en nombre o representación de quien entrega o recibe.
30. El anexo 44 “Informe de Cumplimiento a las Obligaciones Establecidas en la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental”, debe ser presentado
por todas las Unidades Administrativas que elaboren su acta entrega recepción que
hayan generado o manejen información clasificada en términos de dicha Ley y debe
exponer las actividades realizadas para dar cumplimiento a los siguientes temas:
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Aportaciones realizadas para la actualización de la información publicada en la
página de transparencia del SAT.
Clasificación de expedientes reservados y confidenciales.
Desclasificación de expedientes reservados.
Ampliación del plazo de reserva de expedientes reservados.
Registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes reservados
y confidenciales.
Difusión entre el personal que tiene acceso a expedientes reservados y
confidenciales, de la responsabilidad que implica su manejo.
Índices de expedientes reservados.
Mecanismos para garantizar la seguridad de datos personales.
En el caso de las Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente, incluir
en el informe lo referente a su actuación como representación de la Unidad de
Enlace (Sala de INTERNET, equipos de cómputo y personal asignado para
dichas funciones, estructura, entre otros).
Los demás que resulten aplicables conforme a la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental.
31. El Acta se deberá imprimir y firmar en forma autógrafa por los que en ella intervienen, en
seis tantos, con la siguiente distribución:
1. Acta y un ejemplar de anexos firmados de manera autógrafa por los responsables
de su elaboración, así como por el servidor público saliente y el que recibe o, en su
caso por los servidores públicos designados para realizar la entrega o la recepción:
para la Unidad Administrativa que entrega (archivo)
2. Acta y copia de los anexos al servidor público saliente.
3. Acta y copia de los anexos al servidor público que recibe.
La copia de los anexos podrá entregarse de manera impresa o en medios
electrónicos. En su caso, el medio electrónico que se emplee para tal efecto,
deberá permitir que los documentos sean plenamente identificables, insustituibles,
inviolables y que cuenten con la validación del responsable de su elaboración o
expedición y la rúbrica del Servidor Público que entrega.
4. Acta sin anexos a la Dirección General de Vigilancia de Fondos y Valores de la
TESOFE.
5. Acta sin anexos, a la Unidad Administrativa de nivel superior a la que esté adscrita
la Unidad involucrada.
6. Acta sin anexos al Órgano Interno de Control.
Nota Importante: Es necesario contar con un ejemplar de anexos con firma autógrafa, el cual
deberá ser enviado al archivo de la Unidad Administrativa correspondiente.
Las copias de los anexos para el servidor público que entrega y el que recibe, podrán
entregarse de manera impresa o en medios electrónicos (disco compacto), en su caso el
medio electrónico que se utilice deberá permitir que los documentos sean plenamente
identificables con el nombre de la Unidad Administrativa y número(s) de anexo(s), insustituibles,
inviolables y que cuenten con la validación del responsable de su elaboración o expedición
mediante su nombre y firma en el disco y la rúbrica del Servidor Público que entrega.
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