2003_216info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/01/99
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses
y pesos y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo.
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b)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
c)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2002, expresado en dólares
estadounidenses.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad
de Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al
31/12/2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD.
Fue preparado por la Unidad de Ejecución del Proyecto (UEP) y elevado por la Unidad de
Coordinación (UCP) y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoría con fecha
13/08/03, complementándolos el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 22/09/03 y el 09/10/03.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
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establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
1) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
2) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de
inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto al
PNUD se planteó lo siguiente:
• El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos
del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que
se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del
Trimestre)”.
• En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación
de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante
Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a
la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que se
pague, régimen de conversión usado por el Proyecto.
En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular
018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los
gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
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estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al
momento en que se ha efectuado el pago”
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario, el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP se basó en los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Existen una diferencia de USD 277.- entre el total registrado por la UEP en concepto de
costo de apoyo – administración – (USD 57.408,89) en el estado citado en I- a)
precedente y el informado por el PNUD, USD 57.131,89, en el estado mencionado en Id) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto y no
registrados por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02.
c) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a)
“Fuentes de fondos”, respecto a la fuente de financiamiento, y la detallada en el Estado
mencionado en I- d) 1.- anterior:
Concepto
S/EOAF USD
S/Estado de
Diferencia USD
Situación Financiera
USD
Transf. Cuenta Especial
1.968.582,80
1.976.498.-
(7.915,20)
88.360,39
80.444.-
7.916,39
2.056.943,19
2.056.942.-
1,19
BIRF
Aportes Locales
Total
Cabe señalar que, conforme la información relevada, la correcta corresponde a la
expuesta en el Estado citado en I- a) anterior.
4
d) En el estado citado en I- c) anterior (de Inversiones) se verificaron las siguientes
discrepancias.
-
Errores en las cifras expuestas en la columna Ejecución Acumulada al 31/12/02:
Línea PNUD/Concepto
-
S/Estado USD
S/AGN USD
Diferencia USD
16.00 Misiones
14.728,46
14.728,00
0,46
21.00 Subcont.
1.506.552,17
1.506.522,24
(0,17)
45.00 Equipos
282.886,44
282.865,59
0,85
La columna “Presupuesto Disponible al 31/12/2001” debe leerse “Presupuesto
Disponible al 31/12/2002”.
e) Nota 5: Si bien lo señalado en esta nota resulta aplicable para el Préstamo BIRF 4164AR, dichos objetivos no fueron definidos en ninguna Revisión del Documento de este
Proyecto PNUD.
f) En el estado citado en I- a) precedente, en el capítulo Usos de Fondos se registró
erróneamente USD 141,64 ($ 500.-) bajo la categoría “Subcontratos”, cuando por la
naturaleza del gasto correspondía imputarlo a la línea 53 “Varios”.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- b), d),
e) y f) precedentes y sujeto a lo expuesto en II- anterior, los estados financieros e
información financiera complementaria identificados en I precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/041 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa Materno
Infantil y Nutrición -PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del
25/01/99 y posteriores revisiones.
5
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de
Formosa (UEP) que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior, respecto al acuerdo celebrado con el
Ministerio de Desarrollo Humano de la Provincia de Formosa por $ 59.000.- por el período
comprendido entre el 01/01/02 y el 30/09/02 y su extensión hasta el 31/12/02 por $
17.670.- para la provisión de servicios de supervisión de capacitantes.
a) Informes:
En todos los casos los informes fueron presentados con retrasos según los términos de
contractuales (Acta Acuerdo por el período Enero-Diciembre de 2002).
Comentarios de la UEP: Sin comentarios.
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Recomendaciones: Efectuar un correcto seguimiento y control de los informes
recepcionados conforme los términos de referencia suscriptos, máxime teniendo en cuenta
que éstos constituyen respaldo de las tareas encomendadas y liberan los respectivos pagos
acordados.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTROS
Observaciones:
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) De la muestra analizada se determinó que se justificó al PNUD en la línea 21.03
(subcontratos capacitación) la suma de USD 141,64 ($ 500,00), conforme la naturaleza
del gasto, correspondía imputarlo a la línea 53.02 (campaña de difusión), error que se
trasladó a los registros.
Comentarios de la UCP: Sin comentarios.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables a efectos de mejorar la calidad de la
información y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles
periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último.
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2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
Se libraron pagos con cheques emitidos por el Proyecto (dos pagos de $ 800.- cada uno)
que, según extractos bancarios, fueron cobrados por ventanilla. De la revisión de hechos
posteriores se verificó que esta situación se reitera en el ejercicio 2003.
Comentarios de la UCP: Sin comentarios.
Recomendación:
Implementar aquellas normas básicas de control que hacen a un correcto sistema de
administración financiera, tal como lo sugieren las prácticas usuales en la materia.
En todos los casos emitir cheques cruzados para ser depositados y “no a la orden”
identificando al beneficiario.
3) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Observaciones:
Respecto al Acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la Provincia de
Formosa por $ 59.000.- por el período comprendido entre el 01/01/02 y el 30/09/02 y su
extensión hasta el 31/12/02 por $ 17.670.- para la provisión de servicios de supervisión de
capacitantes, cabe efectuar los siguientes comentarios:
a) El Acuerdo celebrado y su extensión no poseen fecha de firma.
b) No se dio cumplimiento al cronograma de pagos estipulado en el Acuerdo según se
expone seguidamente, no dejándose constancia de los motivos que generaron tales
diferencias:
Mes
S/ Doc. Resp. $
S/Acuerdo $
Diferencia $
Enero
4.020
4.020
----
Febrero
5.350
6.680
(1.330)
Marzo
6.680
6.680
----
9
Abril
6.680
6.680
----
Mayo
6.680
8.220
(1.540)
Junio
6.270
6.680
(410)
Julio
5.890
6.680
(790)
Agosto
5.890
6.680
(790)
Septiembre
5.890
6.680
(790)
Total al 30/09/02
53.350
59.000
(5.650)
c) Informes: no se tuvo a la vista documentación que de cuenta de la aprobación de los
informes presentados. Al respecto, téngase en cuenta que, conforme se señala en el
convenio suscripto (Anexo I, punto 2, c. 2), “...la aprobación de los informes o
eventuales observaciones se efectuaran dentro de los 5 días hábiles de presentados,
pasado el plazo mencionado, los informes se darán por aprobados...”.
Comentarios de la UCP: Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar que los pagos se efectúen conforme al cronograma previsto en el Acuerdo
celebrado, o bién se documenten las modificaciones efectuadas al mismo.
Se recomienda aprobar las tareas desarrolladas por el contratado e informadas por éste en
los informes presentados en los que se describen los avances de las actividades realizadas
y el cumplimiento de los objetivos establecidos contractualmente.
4) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN
Observaciones:
a) Impresión Material Didáctico. Concurso de Precios 132/02, $ 1.540.Según Orden de Compra N° 155/02 del 28/11/02, el plazo para la entrega del material
(15.400.- fotocopias ) era de 30 días de recepcionada la misma, sin embargo el
26/12/02 se recibieron solamente 5.000 fotocopias.
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Al respecto:
- No se contemplaban entregas parciales.
- No se tuvo evidencia de la entrega del resto del material solicitado.
b) Publicación de llamado a licitación Pública 31-F. Concurso de precios 118/01.
En un caso el Presupuesto presentado por uno de los oferentes carece de fecha.
c) Talleres “Prevención enfermedades infantiles”. Concursos de precios 123/02 y
129/02.
Los Informes Técnicos correspondientes a los Talleres de “Gestión y Organización
Institucional” y de “Prevención de Enfermedades Infantiles” no poseen fecha de
presentación.
Comentarios de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos respecto al cumplimiento de las entregas
comprometidas, efectuando los reclamos y acciones correspondientes.
Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria de los gastos realizados
por el Proyecto.
5) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
merece los siguientes comentarios:
- No se encuentra actualizado, no se detallan las adquisiciones del 2002.
- No identifica a los responsables asignados.
Comentarios de la UEP: Sin comentarios.
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Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición.
6) INSPECCIÓN OCULAR
Observaciones:
De nuestra visita al Hospital de la Madre y el Niño y distintos centros de Salud de la
ciudad de Formosa, efectuada el 26/09/03, surgieron los siguientes comentarios:
- Centro de Salud Villa Hermosa: En el Registro de Inventario consta una PC PENTIUM
III (Nº de inventario E024), en dicho efector se relevó un equipo de similares
características con distinto numero de inventario ( E106-1), que no figura en el registro
tenido a la vista.
- Centro de Salud 2 de Abril:
•
No se tuvieron a la vista los siguientes equipos: un electrocardiógrafo (N° de
inventario A001) y un ecógrafo (N° de inventario A019).
•
El generador portátil (N° de inventario A038) no se encontraba instalado para su
utilización.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
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Recomendación:
Efectuar recuentos físicos periódicos a efectos de detectar posibles diferencias y así poder
conciliarlos al mismo tiempo que se ejerce un control sobre los bienes adquiridos por el
Programa..
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
13
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
-
Inspección ocular.
-
Visitas a obras.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2002; y
-
el 100 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos al 31/12/02 según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Presupuestaria
21.00
Subcontratos con
Aplicaciones del
% de incidencia
Importe
% de muestra
ejercicio $
del rubro
muestra $
analizada
72.120,00
85,32
72.120,010
100,00
727,64
0,86
727,64
100,00
11.684,29
13,82
11.684,29
100,00
84.531,93
100,00
84.684,29
100,00
Empresas Consultoras
45.00
Compras Locales
53.00
Varios
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Formosa no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
15
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN