2002_185info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/013.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los
estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/013 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Ejecutora de la Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de
acuerdo al Documento suscripto el 14/07/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N°
4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio
y acumulado del ejercicio comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo.
b) Nota a los Estados Financieros del Proyecto N°1 a 7.
c) Estado de inversiones Acumuladas al 31/12/01,expresado en dólares estadounidenses.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.-
Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01”, emitida en dólares estadounidenses por
la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.-
Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2001, en dólares estadounidenses, emitido por la Sede del PNUD en Nueva
York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1
= $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 18/11/02 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/06/02 y el 28/09/02 y el
18/11/02 fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados financieros del Proyecto.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contablefinancieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto,
verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos
recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no
abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Al 31/12/01 se habían liberado pagos por USD 113.155,07 ($ 112.928,76) sin respaldo de
disponibilidad de fondos, resultando en consecuencia el saldo bancario contable en rojo. Al
respecto hemos verificado que los compromisos sobregirados por la suma mencionada
precedentemente se cancelaron en el ejercicio 2002.
b) En el Estado Fuentes y Usos (rubro Usos de Fondos) al 31/12/01 se expone erróneamente en
las columnas “Acumulado al 31/12/00” y “Acumulado al 31/12/01” la suma de USD
130.474,67 bajo la línea 46 “Compras Locales” por gastos que corresponden a la línea 53
“Varios”. Idéntica situación se plantea en el estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/01.
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c) Se han registrado erróneamente en la línea 17 “Consultores Nacionales” gastos por USD
601,20 que por la naturaleza de los mismos correspondía imputarlos en la línea 30
“Capacitación y Becas”.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y b)
precedentes, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-,
exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/013 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil
y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con
los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 14/07/98 y posteriores
revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas
en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 27 de noviembre de 2002.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD
N° ARG/98/013 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Mendoza del
Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de
control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la provincia de Mendoza, que
hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe tener en cuenta que la ejecución del Proyecto se realiza conjuntamente con el proyecto PNUD
ARG/98/006 “Programa Materno Infantil y Nutrición – San Rafael, Mendoza –“.
Sobre la base de muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los
siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01
1. OBRA CIVIL
Observaciones:
Reiteramos la observación respecto a que, en algunos casos, los comprobantes (facturas)
presentados por los contratistas son de fecha posterior a las órdenes de pago emitidas por la
UEP.
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Comentarios de la UEP:
Si bien ha habido un error en el procedimiento, se adoptan los recaudos pertinentes para evitar
que se repita la situación observada, es de destacar que los cheques fueron emitidos junto a la
orden de pago y cobrados con posterioridad a la fecha indicada en la factura.
Recomendación: En todos los casos emitir las respectivas órdenes de pago contra
documentación de respaldo.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORES
Observaciones.
a) Registros.
Se han registrado erróneamente en la línea 17 “Consultores Nacionales” gastos por USD
601,20 que por la naturaleza de los mismos correspondía imputarlos en la línea 30
“Capacitación y Becas”.
b) Contratos.
En dos casos las enmiendas efectuadas al contrato de un consultor (por reducción en la escala
de honorarios en un caso y por aumento en otro) fueron firmadas con fecha posterior a la de
inicio de tareas.
Comentarios de la UEP:
a) En el registro de la UEP se encuentra imputado en la línea 17.01.
b) La consultora nunca dejó de prestar funciones por lo tanto las enmiendas se efectuaron
durante el transcurso de la prestación de servicios.
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Recomendación: Efectuar los ajustes correspondientes, como así también profundizar los
controles administrativos.
2. OBRA CIVIL
1- Licitación Pública Nacional 32M “Obras de Infraestructura para efectores en
Guaymallén”.
Antecedentes de Contratación:
Observaciones:
a) Se tuvo a la vista documentación correspondiente al seguimiento
de las obras
(comunicaciones entre las partes, acta inicio de obras, notas correspondientes a
ampliaciones de plazos, modificaciones de la fecha de recepción, actas de recepción
provisoria, actas de entrega de edificio y demás información relevante). Al respecto la
documentación mencionada no formaba parte del expediente de licitación. Se encontraba
archivada en forma separada.
b) En todos los casos la recepción definitiva de obra fue posterior a la estipulada en el pliego
de bases y condiciones.
Provisoria
Recepción Definitiva
Definitiva
S/Pliego (1)
CDI Tiempo Felíz
7/07/01
7/01/02
1/03/02
CDI Hola Mami
21/07/01
21/01/02
1/03/02
CDI Mi Pequeño
7/07/01
7/01/02
1/03/02
Hogar
(1) 6 meses posteriores a la fecha de recepción provisoria.
c) Inspección Ocular: Del relevamiento ocular realizado sobre los CDI mencionados en b)
precedente han surgido las siguientes consideraciones:
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1) Las cocinas instaladas en los CDI son de 4 hornallas, según el pliego de bases y
condiciones, debieron ser de seis.
2) Los ventiladores de techo fueron instalados en lugares distintos a los establecidos en el
pliego de bases y condiciones.
d) Pagos:
En algunos casos, se observó que las facturas presentadas por los contratistas son de fecha
posterior a las de las órdenes de pago emitidas por la UEP.
Comentarios de la UEP:
Antecedentes de Contratación:
a) Efectivamente, no se encontraba foliada por no formar parte del cuerpo de la licitación; no
obstante en el próximo proceso licitatorio se formará expediente por separado con estos
antecedentes; habiendo adoptado los recaudos pertinentes para evitar que se repita la
situación observada.
b) La recepción definitiva de las obras se vio postergada por las siguientes razones:
CDI Tiempo Feliz: 1) Falta de nombramiento del personal responsable por parte del
Gobierno de la Provincia de Mendoza, quien debía tener a cargo la gestión en ese CDI. 2)
Demora en la ejecución del nexo de gas natural por parte de la empresa proveedora,
Ecogas S.A.
CDI Hola Mami: 1) Demora en la ejecución del nexo de gas natural por parte de la
empresa proveedora, Ecogas S.A.
CDI Mi Pequeño Hogar: 1) Demora en la ejecución del nexo de gas natural por parte de
la empresa proveedora, Ecogas S.A.
c) 1) Asunto Cocinas:
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CDI Tiempo Feliz: Ver plano N°10 (instalación de gas). Indica cocina 4 hornallas y
horno.
CDI Hola Mami: Ver plano N°10 (instalación de gas). Indica cocina 4 hornallas y
horno.
CDI Mi Pequeño Hogar: Ver plano N°10 (instalación de gas). Indica cocina 4 hornallas
y horno.
La copia del Plano N°10 se encuentra en los archivos de la UCP.
2) Asunto Ventiladores:
Efectivamente estos artefactos fueron instalados así, debido a la solicitud de los
encargados de los efectores.
d) Si bien ha habido un error en el procedimiento, se adoptan los recaudos pertinentes para
evitar que se repita la situación observada, es de destacar que los cheques fueron emitidos
junto a la orden de pago y cobrados con posterioridad a la fecha indicada en la factura
Recomendaciones:
a) Mantener archivos completos y ordenados cronológicamente, debidamente foliados de la
información.
b) Monitorear el cumplimiento de los plazos establecidos para las recepciones definitivas de
obra.
c) Verificar el cumplimiento de los términos de referencia de los pliegos de bases y
condiciones respecto a la calidad y especificaciones técnicas de los bienes entregados por
el contratista.
d) En todos los casos emitir órdenes de pago contra documentación de respaldo.
2- Supervisión de Obras-Compulsa de precios 237m
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En el acta de preadjudicación y planilla comparativa de ofertas no se encuentra la firma de uno
de los integrantes de la “Comisión de Estudio de Ofertas” creada por Resolución interna
04/00 de fecha 04/01/01.
Comentario de la UEP:
Se toma debida nota, respecto de la recomendación referida a que en la Compulsa de precios
237m, en el acta de preadjudicación no se encuentra la firma de uno de los integrantes de la
Comisión de Estudio de Ofertas creada por Resolución interna 04/00 de fecha 04/01/01; no
se encontró firmado el original que queda en la UEP, pero sí el original enviado a UCP. Se
procedió a completar dicha firma; habiendo adoptado los recaudos pertinentes para evitar que
se repita la situación observada
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de
la información.
3- FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observaciones:
a) Se observan retrasos en la presentación del informe parcial que, según la Carta Acuerdo
debía ser presentado el 30/09/01, fue presentado el 16/11/01. Al respecto no se tuvo a la
vista documentación que respalde (prórroga) los motivos de tal incumplimiento (47 días de
retraso).
b) Se tuvo a la vista el informe final correspondiente al período 01/07/01 al 31/01/02 emitido en
marzo 2002, sin fecha de recepción de la UEP. El mismo debió presentarse a más tardar a los
2 meses de finalizado por completo las actividades (28/02/02).
Comentarios de la UEP:
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a) Si bien no hay un documento específico que diga que el informe hay que presentarlo en fecha
distinta a la especificada en el acuerdo, la variación de los sueldos en un 30% menos
producido el 31/07/01, la confección de los nuevos contratos y el pago de los mismos hizo
que se demorara la emisión del informe ya que hubo que hacer un replanteo total del acuerdo
en cuanto a la situación financiera, tal cual queda especificado a fojas 77 del expediente
003/01. Cabe destacar que el informe si bien llega a nuestras manos con nota fechada
16/11/01, el informe es al 17/10/01. Producido con 17 días de atraso en relación a la fecha
estipulada. De todos modos frente a situaciones similares, tomaremos el recaudo de producir
la variación de fecha enmendando el documento original.
b) Sin comentarios.
Recomendación: Observar el cumplimiento de las tareas estipuladas en los respectivos términos
de referencia de los contratos formulados por el Proyecto.
4- CAPACITACION
Observaciones:
En la mayoría de los contratos (Acuerdos de Obras Realizada) formalizados con los distintos
supervisores capacitantes no consta la aclaración de firma y el número de CUIT del profesional
contratado.
Comentarios de la UEP:
Se toma debida nota, respecto de la recomendación referida a que los Acuerdos de Obras
Realizada no poseen aclaración de firma los distintos supervisores capacitantes, al pie del
acuerdo, como así tampoco su número de CUIT; habiendo adoptado los recaudos pertinentes
para evitar que se repita la situación observada.
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Recomendación: Adoptar los recaudos necesarios respecto a la formulación de los contratos
por el Proyecto.
5- BANCOS
Observación:
a) Las conciliaciones no identifican a la persona que las confeccionó, las mismas solo se
encuentran firmadas por el responsable del área.
b) Se han liberado pagos, sin respaldo de fondos, resultando en consecuencia el saldo bancario
contable en rojo. Al respecto aquellos compromisos sobregirados ($ 112.928,76) se cancelan
en el ejercicio 2002.
Comentarios de la UEP:
a) Se informa que a partir del mes de enero de 2002 se empezaron a confeccionar según
formato enviado por UCP, en el cual figura la persona que lo confecciona.
b) Sin comentario.
Recomendación:
a) Dejar documentado en las conciliaciones bancarias del Proyecto al encargado de prepararlas
y al responsable de supervisarlas.
b) Sobregirar sobre las cuentas del Proyecto constituye un acto expresamente prohibido,
significando ésta sanciones y perjuicios económicos e inclusive de tipo penal.
6- ESTADO DE INVERSIONES
Observación:
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En el Estado Fuentes y Usos (rubro Usos de Fondos) al 31/12/01 se expone erróneamente en
las columnas “Acumulados al 31/12/00” y “Ejecución Acumulado al 31/12/01” la suma de USD
130.474,67 bajo la línea 46 “Compras Locales” por gastos que corresponden a la línea 53
“Varios”. Idéntica situación se plantea en el estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/01.
Comentario de la UEP: (No procedente).
Recomendación: Efectuar los ajustes de exposición correspondientes.
BUENOS AIRES, 27 de noviembre de 2002.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/013.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría
General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República
Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo
VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del
PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en
moneda local y extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría (subcontratos);
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- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios
en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y
- el 73,06 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos,
según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Presupuestaria
16.01
Misiones
17.01
Cons. Comunic. Soc.
21.01
Obra Civil
21.02
Superv. De Obras
21.03
Sub. Confec. Planos
21.07
Total Aplicación del
Incidencia S/del
Ejercicio $
rubro
Muestra $
% Muestra
analizada
6.001,00
1,05
0,00
0,00
13.008,00
2,27
11.008,00
84,62
313.590,93
54,83
307.658,32
98,11
8.855,96
1,55
6.479,95
73,17
547,50
0,10
0,00
0.00
Subc. Fortalec. Instituc.
49.080,00
8,58
49.080,00
100,00
21.08
Gastos Fortalec. Instituc.
4.712,00
0,82
4.712,00
100,00
33.01
Superv. Capacitantes
145.000,00
25,35
37.800,00
26,07
45.02
Equipos no Fungibles
2.162,32
0,38
0,00
0,00
53.01
Comunicación Social
27.861,84
4,87
0,00
0,00
53.03
Varios Gastos Bancarios
1.136,40
0,20
1.136,40
100,00
571.955,95
100,00
417.874,67
73,06
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando
el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
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BUENOS AIRES, 27 de noviembre de 2001.
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