2000_156info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/96/027
“APOYO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN PILOTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL HOSPITAL PÚBLICO DE AUTOGESTIÓN DEL PROYECTO DE REFORMA
DEL SECTOR SALUD (PRESSAL) EN LA PROVINCIA DE MENDOZA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/027.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado financiero, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999,
correspondientes al Proyecto ARG/96/027 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la
Implementación del Hospital Público de Autogestión del Proyecto de Reforma del Sector Salud
(PRESSAL) en la Provincia de Mendoza”, de acuerdo al Documento suscripto el 15 de enero
de 1997 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD) y su posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las
gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 3931-AR “Programa de Reforma del Sector Salud” (PRESSAL) suscripto el 19/01/96 entre
la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
(a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas explicativas N° 1 a 8 que
forman parte del mismo.
(b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado al 31/12/99, expresado en pesos
y en dólares estadounidenses.
(c) Información Financiera Complementaria que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99”, emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires.
2.- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP).
El estado señalado en (a) y (b) precedentes surgen de registros contables elaborados en
pesos. Fueron preparados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta auditoría con
fecha 22/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 21/02/00 y el 03/03/00, entre
el 27 y el 31/03/00, y entre el 20 y el 23/06/00.
2
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
Cabe observar que no se tuvieron a la vista las aprobaciones por parte de la contratante de
las variaciones de obra ni las enmiendas al contrato con la correspondiente ampliación de
la garantía de ejecución del mismo, correspondientes a la Licitación Pública Internacional
(LPI) N° 04- OB II –Hospital Luis C. Lagomaggiore por $ 194.612,61 (8,27 % del monto
muestreado sobre los pagos por obras realizados durante el ejercicio 1999).
Idéntica situación se presenta con respecto a la LPI N° 3- OB –Hospital Teodoro
Schestakow por $ 345.098,47 (14,67 % del monto muestreado sobre los pagos por obras
realizados durante el ejercicio 1999).
Por otra parte, cabe aclarar que con fecha 03/03/00 el asesor legal de Proyecto nos
informa: “Que hasta el 31/12/99 sólo se registra el reclamo reiterado de la firma AIRSEP
CORP: y su representante en Argentina, GEOMED S.A. con motivo de la adjudicación del
renglón 18 (Plantas de Oxígeno), correspondiente a la LPI 03 EQ. Mza. por el pago del 20
3
% aún pendiente del precio total del renglón y el 100 % de los gastos conexos. Ello por
encontrarse en discusión el cumplimiento de las normas CANZSA,...”.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Del relevamiento realizado al proceso de adquisiciones de la LPI N° 4 -Equipos se han
podido observar deficiencias en el tratamiento dado al circuito comprendido por la
evaluación de ofertas, suscripción de contratos, facturación y pagos, según se expone a
continuación:
LPI
N°
LOTE
N°
Oferente
evaluado
(proveedor local)
Contrato
Suscripto con
(proveedor local)
4
5
Transam SRL
Transam SRL
4
8
Pettinari Metal
SACIFIA
Pettinari Metal
SACIFIA
Factura
Emitida por
(empresa del
exterior)
Datascope
Blease Metal
Equipment
LTD
Factura
Consignada a
nombre de :
Pago
a favor
de: USD
Transam 96/027
Pettinari
96/027
Transam SRL
111.920.No consta
recibo
239.360.-
Por lo expuesto, en todas las adquisiciones analizadas en las que el proveedor local cotizó,
firmó el contrato y recibió los pagos, la UEP no solicitó la facturación de éste, sino que
procedió a liberar los pagos al proveedor local, sólo contra la factura del fabricante de los
bienes (empresa del exterior).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y excepto
por lo mencionado en III- anterior, el estado financiero e información financiera
complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/027 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto
4
para la Implementación del Hospital Público de Autogestión del Proyecto de Reforma del
Sector Salud (PRESSAL) en la Provincia de Mendoza” al 31 de diciembre de 1999, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en
el Documento de Proyecto de fecha 15/01/97 y su posterior revisión.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 7 de septiembre de 2000.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/96/027
“APOYO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN PILOTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL HOSPITAL PÚBLICO DE AUTOGESTIÓN DEL PROYECTO DE REFORMA
DEL SECTOR SALUD (PRESSAL) EN LA PROVINCIA DE MENDOZA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/027
“Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del Hospital Público de
Autogestión del Proyecto de Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Provincia de
Mendoza”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes
en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/99
1- FONDO DE REPARO
Observación: Con respecto a la Licitación Pública Internacional (LPI) N° 03-OBRASHospital Teodoro Shestakow, se ha podido observar que se retuvo el fondo de reparo
sobre el importe del certificado neto de IVA en los certificados 3 al 7 (pabellón de
psiquiatría) y en el certificado 8 y sus demasías, lo cual generó retenciones de fondo de
reparo en defecto por un importe de $ 6.784,63.
6
Por otra parte no se computó el fondo de reparo de las economías 5 a la 8 lo que produjo
una retención en exceso por $ 11.044,86.
Comentario de la UEP: Efectivamente se retuvo el fondo de reparo sobre el monto de
los certificados netos de IVA y no se computó sobre las economías. Debido a que el
criterio se modificó a partir de la anterior auditoría es que se elaboró una planilla
considerando ambos puntos para no realizar los certificados nuevamente.
Se toma en cuenta la observación.
2- EQUIPOS
Observación: Con relación a la oferta de la LPI N° 04-EQ-MZA (adjudicataria lote 10),
no contiene: declaración del domicilio del licitante, declaración jurada de capacidad para
obligarse, contrato social, balances e informes de auditoría de los tres últimos años.
Comentario de la UEP: Sin comentario.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del BIRF en la materia.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SUBCONTRATOS-OBRAS (LPI Nº 4-OB II-Hospital Luis C. Lagomaggiore)
a) Antecedentes
Observaciones:
1. No se ha tenido a la vista la publicación original del llamado a licitación con fecha
de apertura el 15/07/98.
2. No se tuvieron a la vista los folios 737 a 743 en el expediente 3246 (Lagomaggiore
Etapa II).
7
3. El informe de la comisión evaluadora no posee fecha (folio 3283 a 3295).
4. La UTE adjudicada no presentó en tiempo la garantía de fiel cumplimiento de
contrato ya que según la cláusula 34.1 la misma debía suministrarse al contratante
dentro de los diez días de recibida la notificación de adjudicación (23/11/98). La
UTE presentó la garantía con fecha 04/12/98 habiendo transcurrido 11 días desde el
vencimiento del plazo estipulado en el pliego. Asimismo, la UEP solicitó la misma
con fecha 02/12/98 es decir, 9 días después de vencido el plazo.
Por otra parte, al momento de obtener la contratante la garantía antes citada, se
encontraba vencida la garantía de validez de la oferta en 20 días.
5. Según la cláusula 34.2 del Pliego de Bases y Condiciones el incumplimiento de la
cláusula 34.1 (no presentación de la garantía de fiel cumplimiento) podrá constituir
causa suficiente para anular la adjudicación y ejecutar la garantía de oferta; sin
embargo en el caso particular de la presente licitación este derecho no podía ser
ejercido por la contratante ya que la garantía de oferta se encontraba vencida.
6. El Plan de Trabajo tenido a la vista, elaborado el 28/04/2000, no se encuentra
firmado por la empresa contratista.
7. No se tuvo a la vista copia del cómputo métrico y presupuesto oficial para las dos
etapas de la obra del Hospital Lagomaggiore.
8. El contrato suscripto entre la UTE y el PRESSAL Mendoza posee una firma sin
aclaración.
Comentarios de la UEP:
1. La publicación para la apertura del día 15 de Julio de 1998 no se efectuó, ya que
por circular Nº 2 se comunicó la prórroga para el día 14 de setiembre.
2. Los folios 737 a 743 se encuentran en el expediente Nº 3246P48; por error se
habían ubicado mal, al haber fotocopiado en algún momento la pieza
administrativa.
3. Se toma en cuenta la observación, no obstante lo cual debe advertirse que a fs. 3279
el Coordinador Ejecutivo eleva el informe del Comité de Evaluación al Comité de
8
Adjudicación por cuya razón bien puede tomarse esta fecha (18/09/98) como de
finalización de la evaluación de propuestas.
4. La empresa presentó por error dentro del plazo de 10 días estipulados por el pliego
de Bases y Condiciones, una póliza de seguro de Caución para dar cumplimiento a
la garantía solicitada.
Advertida esta UEP de que el Pliego de Condiciones no autorizaba el tipo de
garantías presentada por la empresa, se la emplazó en 5 días hábiles a dar
cumplimiento a la misma, conforme a pliego. Dentro del plazo la empresa presentó
las fianzas bancarias correspondientes en sustitución de la póliza de Seguro de
Caución antes mencionada.
Cabe destacar especialmente que la perención de los plazos invocados en el
artículo, merced a la cual se hace la observación, son facultativas.
Vale decir entonces, que resulta a criterio de la autoridad de aplicación prorrogar
los mismos, razonablemente, dando así la oportunidad a la empresa para el
cumplimiento de la obligación contractual.
5. Es válido a efectos de contestar la primera parte de esta observación, lo
manifestado en el punto anterior. Con respecto a la ejecución de la garantía de
oferta, ello es absolutamente viable, dado que, como bien reza la póliza de Seguro
de Caución Nº 33202/4 “el presente seguro regirá desde las 0hs. del día 14/9/98
hasta la extinción de las obligaciones del tomador cuyo cumplimiento cubre”.
6. El plan de trabajo actualizado se encuentra conformado por la dirección técnica y la
Inspección de Obra (Sudamérica Consult S.R.L.)
7. Los cómputos y presupuestos elaboradas por las Consultoras de realización del
proyecto arquitectónico en ningún caso han sido de conocimiento de esta UEP.
Los mismos se encuentran en poder de la UEC.
8. Sin comentario.
9
Recomendación: Verificar oportunamente el cumplimiento de las estipulaciones del
pliego respectivo, documentado adecuadamente todas las actuaciones realizadas en
cada contratación.
b) Pagos
Observaciones:
1. No se tuvieron a la vista los Certificados de reintegro de IVA correspondientes a las
siguientes facturas:
Notas de Crédito Nº
Importe $
Certificado de Obra
NC B-01-001
1
(100,00)
NC B-01-003
2
(18.473,36)
NC B-01-001
8 (economías)
(707,99)
NC B-01-002
9 (economías)
(37.972,86)
2. No consta en el expediente respectivo la orden de pago correspondiente al
certificado de obra N° 7 y demasías.
3. No consta en el expediente de pago el recibo por $ 73.707,07 correspondiente al
certificado de obra (por adicional) por ejecución de trabajos en el Sector de Guardia
de la etapa II del Hospital Lagomaggiore.
4. El certificado de reintegro de IVA Nº 022597 correspondiente a la Nota de Crédito
B 01-052 por la economía efectuada en el certificado de obra N° 4 (Adicional
Guardia Etapa I) es positivo cuando debe ser negativo.
5. El adicional de obra mencionado en el punto 3. anterior (Guardia) se certificó y se
pagó en expediente por separado de la obra básica; no se obtuvo información
acerca del criterio aplicado para dicha metodología.
6. En la Etapa I se aprobó un adicional para el Sector de Guardia por $ 214.062,44
neto de IVA; sin embargo en la Etapa II se continuó aprobando adicionales para el
mismo sector por un monto de $ 73.707,07. Al respecto no se obtuvo información
10
que aclare el criterio utilizado para la división en 2 etapas de los trabajos (Guardia
Etapa I y Guardia Etapa II).
7. Los certificados N° 1, 2 y 3 fueron aprobados en dos oportunidades, por distintas
Inspecciones y Supervisiones de Obra en fechas diferentes, no efectuándose la
anulación de los certificados originalmente emitidos.
8. El número de CUIT de la factura B-01-005, por el certificado de obra número 2 –
Etapa II, no coincide con el recibo B-00-002 que cancela dicha factura.
9. Modificaciones de obra: Según la Sección VIII- Anexo con Cláusulas Adicionales cláusula 18.6 del Pliego de Bases y Condiciones establece que: “En los casos de
modificaciones que exigiera el empleo de materiales no contemplados en las
planillas de precio de contrato, los precios de ampliaciones o modificaciones serán
establecidos de común acuerdo entre el contratante y el contratista, previo informe
de la Inspección Técnica de Obra” y la cláusula 21.2 dice “La Inspección Técnica
de Obra, previa aprobación de la Supervisión General de Obra, podrá disponer por
escrito y por orden del contratante al contratista, la ejecución de trabajos
adicionales de las obras contratadas”.
Al respecto no se tuvo a la vista la aprobación del contratante de las variaciones de
obra por USD 194.612,61.
10.Según la Sección VIII- Anexo con Cláusulas Adicionales - cláusula 18.5 “En las
ampliaciones de las Obras o en las adicionales o imprevistas, que sean debidamente
autorizadas, deberán efectuarse los depósitos complementarios de Garantía de
Contrato”. Al respecto, no se tuvieron a la vista las respectivas ampliaciones de la
garantía de ejecución de contrato así como la enmienda al mismo.
Comentarios de la UEP:
1. Respecto a las notas de crédito B-01-003 de ($18.473,36) y
B-01-002 de
($37.972,86) han sido presentadas por nota el 20/09/99 y 17/11/99 al PNUD y aún
no han sido recepcionados.
11
Las NC B-01-001 de ($100) y la B-01-001 de ($707,99) han sido solicitadas a la
UEC y tampoco han sido recepcionadas en esta UEP.
2. Por un error involuntario de archivo no se adjuntó la misma en el expediente de
pago. Se toma en cuenta la observación.
3. Por un error involuntario de archivo no se adjuntó el mismo en el expediente de
pago. Se toma en cuenta la observación.
4. Efectivamente el certificado de reintegro de IVA es incorrecto. No obstante la
solicitud efectuada por la Gerencia de Administración y Finanzas de la UEC fue
como nota de crédito pero el PNUD, al emitir el certificado, lo hizo erróneamente.
Se ha enviado una nota al Sr. Miguel Del Río, para que subsane el error. Se toma
en cuenta la observación.
5. y 6. No existió una metodología establecida por ninguna disposición previa. De allí
entonces de que se asumió el criterio de pagar como adicional de la segunda Etapa
los ítems correspondientes a la Guardia, independientemente del pago de obra
Básica. Este criterio respondió al hecho de que la empresa reclamaba montos muy
superiores a los que resultaron de la medición conjunta. Esta fue acordada con la
empresa a fin de zanjar definitivamente el diferendo y pagar lo que efectivamente
se adeudaba por obra realizada en el Sector de Guardia en la Segunda Etapa.
En cuanto concierne al criterio adoptado para abonar parte de la Guardia en la
primera etapa y parte en la segunda etapa, respondió al hecho concreto de que parte
de la misma fue incluida por la Dirección Técnica e Inspección de Obra en los
certificados de la primera Etapa y los restantes en la segunda Etapa.
7. Cabe destacar que esto coincidió con el cambio de Dirección Técnica e Inspección
de Obra y la Supervisión General de Obra, por ello los tiempos de la ejecución y de
la aprobación respondieron a diferentes funcionarios cuyos criterios no
coincidieron, razón por la cual las certificaciones realizadas por los primeros no
fueron anuladas por quienes los reemplazaron. Esta Gerencia debió efectuar los
pagos conforme las aprobaciones efectuadas por quienes ostentaban las funciones
técnicas al momento de concretar el pago.
12
8. Por error, la empresa facturó con un CUIT diferente al de la UTE que correspondía.
Advertidos de esta situación se solicitó la corrección de las sucesivas facturas y el
reemplazo del recibo con la CUIT correcta, a efectos de evitar futuros reclamos.
9. El procedimiento para la aprobación de las variaciones fue establecido por la
Gerencia de Operaciones de la UEC a partir de julio de 1999. Por lo tanto estaban
conformadas por la contratista y la Inspección Técnica de Obra.
10.Las ampliaciones de obra, los adicionales o imprevistos, obviamente no fueron
contemplados por el contrato, razón por la cual para su ejecución sólo se necesita la
autorización previa; en el caso concreto ésta surge del Pliego de Condiciones que
expresamente autoriza adicionales hasta el 20 %. En igual sentido el Decreto
Provincial autoriza y prevé adicionales hasta ese porcentaje.
Actualmente, y por el monto a que ascienden los adicionales de obra, efectivamente
utilizados, se ha solicitado a la empresa contratista una ampliación de la fianza
bancaria. Ello, con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en tal sentido por
el pliego de condiciones generales.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas por el
Proyecto, realizando oportunamente los controles necesarios a fin de mejorar la
eficiencia de la gestión. Para ello se recomienda, como primera medida, elaborar un
Manual de Procedimientos con el detalle y el alcance necesarios a los fines de un
eficaz monitoreo y seguimiento de dicha gestión, con normas claras y precisas que
involucren a todos los participantes.
2- SUBCONTRATOS-OBRAS (LPI Nº 3-OB -Hospital Teodoro Schestakow)
a) Pagos
1. Los certificados 8 al 11 bis inclusive no poseen firma del responsable de la UEP;
asimismo se encuentran suscriptos por la misma persona en las funciones de
supervisión de obra y de Inspección de Obra.
2. El certificado Nº 12 no posee firma del responsable de la UEP.
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3. Los certificados 9 bis, 10 bis y 11 bis no poseen fecha de recepción por parte de la
UEP.
4. Para un mismo período (enero, febrero y marzo de 1999) se han efectuado para
cada mes dos certificados (9-9 bis, 10-10 bis, y 11-11 bis); sin embargo los mismos
poseen la misma fecha de elaboración y a pesar de diferir significativamente en el
monto total certificado, ambos fueron aprobados por la gerencia de operaciones de
la UEC.
Por otra parte cabe agregar que los pagos se realizaron sobre la base de los
certificados "bis" pero los certificados originales no han sido debidamente
anulados.
5. Los certificados 3 a 7 correspondientes a los trabajos efectuados en el Sector de
Psiquiatría no poseen firma del responsable de la UEP.
6. No se tuvo a la vista el recibo del contratista por $ 23.485,24 correspondiente a la
orden de pago 150 del 14/12/99.
7. Los ajustes a favor del PRESSAL determinados por la inspección de obra ($
38.018,15) no se encuentran amparados en un certificado de obra negativo de
variaciones.
8. Se han observado cambios en el criterio utilizado para la confección de los
certificados de obra, ya que del Nº 1 al 3 se encuentran divididos por Sector, pero a
partir del 4 se confeccionan globalmente; esto último dificulta el control de la
medición y valoración de los trabajos realizados en cada sector.
Por otra parte se ha podido observar que todas las instalaciones (eléctricas,
sanitarias, etc) están cotizadas por el total de la obra sin especificar que parte
corresponde a cada sector.
9. Se verificó un sustancial atraso entre la fecha de elaboración y de aprobación de los
certificados Nº 9 bis al 17 (obra básica) y 3 al 9 (Pabellón Psiquiatría).
10.Tal como fuera observado en el ejercicio anterior se ha efectuado la demolición y
reconstrucción del Pabellón de Psiquiatría, situación no prevista en el plan de
trabajo inicial, lo cual implicó un adicional de $ 497.827,35 (incluido IVA)
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equivalente al 10,61 % del contrato original. Con respecto a la certificación de este
adicional, la misma se efectuó con diversos criterios: certificado 1 y 2 incluidos en
los certificados 7 y 8 de la obra básica y, a partir del certificado 3, en forma
separada.
Al respecto no se obtuvo información que aclare la discrepancia en la forma de
certificación entre la variación del pabellón de psiquiatría y el resto de las
variaciones.
11.Según el Pliego de Bases y Condiciones, Sección IV, punto 42 -Certificados de
Pago- "El contratista deberá proporcionar a la Inspección liquidaciones mensuales
del monto de los trabajos ejecutados"..." El monto de los trabajos terminados
incluye la valoración de las variaciones y los eventos compensables y se ajustará
para tomar en cuenta las deducciones por conceptos de anticipos y retenciones".
Del análisis efectuado por esta auditoría se ha podido observar que no se ha
practicado la retención por anticipo financiero en las variaciones (Economías o
Demasías).
12.Modificaciones de obra: Según la Sección VIII- Anexo con Cláusulas Adicionales cláusula 18.6 del Pliego de Bases y Condiciones establece que: “En los casos de
modificaciones que exigiera el empleo de materiales no contemplados en las
planillas de precio de contrato, los precios de ampliaciones o modificaciones serán
establecidos de común acuerdo entre el contratante y el contratista, previo informe
de la Inspección Técnica de Obra” y la cláusula 21.2 dice “La Inspección Técnica
de Obra, previa aprobación de la Supervisión General de Obra, podrá disponer por
escrito y por orden del contratante al contratista, la ejecución de trabajos
adicionales de las obras contratadas”.
Al respecto no se tuvo a la vista la aprobación del contratante de las variaciones de
obra por USD 345.098,47.
Según la Sección VIII- Anexo con Cláusulas Adicionales - cláusula 18.5 “En las
ampliaciones de las Obras o en las adicionales o imprevistas, que sean debidamente
autorizadas, deberán efectuarse los depósitos complementarios de Garantía de
15
Contrato”. Al respecto, no se tuvieron a la vista las respectivas ampliaciones de la
garantía de ejecución de contrato así como la enmienda al mismo.
Comentarios de la UEP:
1. Para la época en que se concretó la observación, el circuito con la UEC no
contemplaba la intervención previa de esta UEP. Los certificados eran
recepcionados por la Supervisión General de Obras y la Gerencia de Operaciones
(UEC) como paso previo a solicitar el pago.
La designación del Ing. Sansone fue originada por la UEC, no teniendo esta UEP
responsabilidad alguna en su designación. Existe una disposición interna del
PRESSAL en la que consta la designación y funciones a llevar a cabo por el
profesional antes mencionado.
2. Si bien el certificado no posee firma (no estaba establecido el circuito
administrativo), se daba la aprobación del mismo por la UEP con una nota de
elevación a la Gerencia de Operaciones de la UEC. A partir del certificado
siguiente, se firman todas las hojas.
Se toma en cuenta la observación.
3. Los certificados 9 bis, 10 bis y 11 bis no poseen fecha de recepción por parte de la
UEP. Se solicitaron debido a que se habían detectado sobreprecios.
Se toma en cuenta la observación.
4. La existencia de dos certificados para un mismo período (enero, febrero y marzo de
1999) se debió a que la UEP consideraba excesivos los precios de algunas
variaciones (demasías), por eso es que se solicitó un nuevo análisis de las mismas.
5. Reiteramos lo mencionado en el punto 1.
6. Se toma en cuenta la observación, ya que por error de archivo no adjuntamos el
recibo correspondiente.
7. En este caso no se efectivizó en acta de medición, ya que las variaciones
significaron una rectificación de los precios, por eso sólo la nota de crédito.
16
8. Estas certificaciones corresponden a la anterior Dirección Técnica e Inspección de
Obra y Supervisión de la misma. A partir de la nueva Dirección Técnica e
Inspección de Obra (mayo 1999) sí se realizó un acta de medición por sectores
desagregados por rubros. El resultado global de esta medición se volcó al
certificado.
9. Los certificados N° 13 al 17 de Obra Básica y del 3 al 9 de Psiquiatría fueron
presentados en noviembre de 1999 debido a lo siguiente:
a) Se habían detectado variaciones (demasías) con sobreprecio aprobadas por la
anterior Dirección Técnica e Inspección de Obra. La revisión de estas
variaciones con la nueva Dirección Técnica e Inspección de la Obra demandó 4
meses (aproximadamente).
b) Asimismo debió efectuarse un estudio de estructura conforme lo solicitado en
Orden de Servicio Nº 251/99 en la cual se emplazaba a la empresa contratista en
45 (cuarenta y cinco) días corridos a partir del 03 de agosto para la presentación
de cálculo y verificación estructural de los edificios existentes de acuerdo a lo
exigido por el Código de Construcciones Sismo-Resistentes para la Provincia de
Mendoza.
10. La discrepancia en la forma de certificación del Pabellón de Psiquiatría se debe a
los distintos criterios aplicados por las inspecciones.
11. De la cláusula 35.1, al tratar el tema específico de “Anticipos”, surge que se
determina su monto sobre la “base del contrato”, de acuerdo a lo estipulado en las
condiciones y datos de la licitación.
A su vez en la cláusula 42.4 al tratar el tema referido a “Certificado de Pago”
determina que el monto del contrato
incluye las variaciones y eventos
compensables por una parte, y por otro las deducciones por anticipo y retenciones.
De allí entonces que conforme se aplique una u otra norma, ambas del pliego,
puede interpretarse y aplicarse, en consecuencia, dos criterios divergentes. En el
caso concreto que nos ocupa se aplicó el criterio sustentado por la norma
específica, vale decir, la cláusula 35.1 que trata exclusivamente el tema de
17
“Anticipo y garantía por anticipo”, razón por la cual sólo se dedujeron los
anticipos de los pagos correspondientes a obra básica.
12. El procedimiento para la aprobación de las variaciones fue establecido por la
Gerencia de Operaciones de la UEC a partir de julio de 1999. Por lo tanto estaban
conformadas por la contratista y la Inspección Técnica de Obra.
Las ampliaciones de obra, los adicionales o imprevistos, obviamente no fueron
contemplados por el contrato, razón por la cual para su ejecución sólo se necesita
la autorización previa; en el caso concreto ésta surge del Pliego de Condiciones
que expresamente autoriza adicionales hasta el 20 %. En igual sentido el Decreto
Provincial autoriza y prevé adicionales hasta ese porcentaje.
Actualmente, y por el monto a que ascienden los adicionales de obra,
efectivamente utilizados, se ha solicitado a la empresa contratista una ampliación
de la fianza bancaria. Ello, con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en
tal sentido por el pliego de condiciones generales.
b) Estudio de Economías y Demasías
Observaciones: Con fecha 6 de mayo de 1999 la UEC contrato una firma consultora a
los efectos de continuar con la Dirección e Inspección de Obra (DIO) de la obra del
Hospital Schestakow. Como parte de los términos de referencia del contrato firmado
con la consultora se solicitó la preparación de un informe relativo al estudio de las
variaciones de obra algunas de ellas ya aprobadas por la DIO anterior y abonadas por
el proyecto.
A dichos efectos la contratista de la obra elevó el detalle de los costos modificatorios a
los aprobados originalmente y que se traducen en general en aumentos de economías y
disminución de demasías, los cuales fueron aceptados por la DIO. Según información
suministrada por la UEP los mismos son los que a continuación se detallan:
18
Monto s/aprobación anterior
Economías
2- Agua tratada para
O.S. Nº 150
Demasías
Monto definitivo s/Estudio
Economías
$ 8.676,25
Demasías
$ 3.706,25
calderas
3- Lana de vidrio por
O.S. Nº 150
$ 22.494,00
$ 81.663,00
$ 22.494,00
$ 36.913,39
O.S. Nº 150
$ 13.499,50
$ 19.318,25
$ 9.752,00
$ 6.868,14
$ 1.243,00
$ 880,00
$ 1.553,75
spray
5- Cambio
policarbonato por
chapas
6- Mayor superficie
O.S. Nº 106
revestimiento
7- Revestimiento hall
O.S. Nº 106
$ 6.045,20
$ 5.378,00
$ 3.808,00
$ 6.723,50
O.S. Nº 106
$ 231.597,90
$ 224.124,00
$ 191.441,81
$ 185.228,93
$ 9.543,80
$ 11.650,00
$ 543,75
$ 4.075,00
O.S. Nº 152
$ 8.457,85
$ 21.021,40
$ 2.521,50
O.S. Nº 150
$ 3.650,00
O.S. Nº 152
$ 7.198,00
espera
10- Pintura satinol
– N.P. Nº
114
11- Modificación baños
O.S. Nº 150
discapacitados
13- Modificación patio
consulta externa
15- Ventilación locales
0,00
s/ventilación
17- Vacío y aire
0,00
$ 6.079,00
$ 4.250,00
$ 2.805,00
odontología
20- Cambio chapa
N.P. Nº 41
carpintería
21- Parasoles
N.P. Nº 154
$ 16.680,00
0,00
$ 14.828,75
25- Muebles bajo
N.P. Nº 152
$ 34.897,50
0,00
$ 18.480,00
mesada
Con fecha 29/11/99 se elevó a la UEP el informe final de variaciones de la obra de
referencia que comprendió un análisis de los certificados 6, 7 y 8; el resultado implica
una nota de crédito a favor de Proyecto por $ 38.018,15 (neto de IVA).
19
Del análisis efectuado sobre el informe antes mencionado surgen las siguientes
observaciones:
1. En ningún caso los presupuestos presentados por la contratista de la obra poseen
fecha y algunos no se encuentran firmados por la misma.
2. Los valores de las economías de los ítems 5 y 11 y de la demasía del ítem 25 no
surgen del presupuesto de la contratista de la obra.
3. El recálculo efectuado no se implementó en un certificado (rectificatorio) de
economías y demasías y no se encuentra suscripto por la empresa contratista de la
obra en acuerdo del mismo.
4. En el cálculo de la demasía en los ítems 6 y 7 y en la economía del ítem 8, el precio
unitario del presupuesto, que coincide con el de la oferta original, ya contiene IVA;
sin embargo la leyenda al pie dice “...se le deberá agregar el IVA”. Además, en el
presupuesto de los items 6 y 7 se le adiciona un 25 % más de gastos generales y
beneficio (no estaba cotizado así en la oferta original) lo cual está sobrevaluando
ambas variaciones.
En otros casos, el valor unitario tanto de la economía como de la demasía no
coincide con la oferta original, no pudiendo esta auditoría obtener elementos que
permitan determinar la causa de la diferencia.
Comentarios de la UEP:
1. Los presupuestos constituyen una documentación accesoria de la respuesta a la
Orden de Servicio, que si posee fecha cierta.
En el caso concreto se trataba de acordar los precios definitivos; además, la nota de
pedido Nº 203 – que si posee fecha y firma de la empresa – (12 de julio de 1999),
es la elevación de dichos presupuestos.
Se solicitó además a la empresa Plan Obra S.A. presupuesto de algunos ítems que
consideramos necesarios que incluyeran las economías a realizar firmados por ellos
(Ítem 6: Mayor superficie de revestimiento; ítem 8: Modificación de fachada
20
Consulta Externa; ítem 18: Cambio de pomelas; ítem 10: Pintura satinol; ítem 7:
Revestimiento hall espera; e ítem 20: Cambio de chapas galvanizadas por
carpintería).
2. Las economías de los ítems 5 (cambio policarbonato por chapa) y 11 (modificación
baños discapacitados) efectivamente no surgieron de presupuestos de Plan Obra;
fueron determinadas por el análisis de la DIO y aceptadas tácitamente por la
empresa al emitir la nota de crédito.
La demasía del ítem 25 (muebles bajo mesada), si surge del Presupuesto adjunto de
Plan Obra, pero ha cotizado el valor unitario, es decir, correspondería $ 280,00 x 66
mts = $ 18.480,00.
No obstante se ha solicitado a la empresa un presupuesto (que se adjunta) por el
total. Se toma en cuenta la observación.
3. El recálculo de diferencias por las variaciones (demasías y economías) se encuentra
aprobado tácitamente por la empresa contratada. Nada más evidente para
demostrarlo, que la extensión de la nota de crédito por las sumas acordadas a través
de las tramitaciones llevadas a cabo e instrumentadas ante la UEP, la DIO y la
empresa en cuestión.
No obstante se implementaría un certificado (rectificatorio). Se toma en cuenta la
observación.
4- Se toma en cuenta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas por el
Proyecto, realizando oportunamente los controles necesarios a fin de mejorar la
eficiencia de la gestión. Para ello se recomienda, como primera medida, elaborar un
Manual de Procedimientos con el detalle y el alcance necesarios a los fines de un
eficaz monitoreo y seguimiento de dicha gestión, con normas claras y precisas que
involucren a todos los participantes, evitando de ese modo ambiguedades que
terminan distorsionando las ofertas presentadas.
21
3- EQUIPOS (LPI N° 03-EQ-MZA)
Observación: De la inspección ocular realizada se ha podido verificar que las plantas
de oxígeno instaladas en los Hospitales Lagomaggiore y Schestakow no se encuentran
en funcionamiento, habiéndose otorgado sin embargo la recepción definitiva de las
mismas con fecha 15/09/99 y 20/09/99, respectivamente.
Comentario de la UEP: No se encuentran funcionando por dos razones: en primer
término porque hasta tanto el ANMAT no apruebe la calidad del oxígeno, ya que es
considerado un producto medicinal (Ley N° 16.463 y sus Decretos Reglamentarios en
el orden nacional y por las Leyes N° 11.405 y N° 10.606), el Ministro de Desarrollo
Social y Salud de la provincia no autoriza su uso y en segundo lugar, el Banco
Mundial ha informado que los equipos en cuestión no cumplen con los estándares de
Canadá, encontrándose pendiente la realización de modificaciones, que el Banco
solicitó a tal efecto.
Esta información del Banco, sobre todo lo vinculado a la falsificación de información
por parte de AIRSEP CORP, relativa al cumplimiento de las normas Standard de
Canadá, es lo que motivó haber otorgado con antelación la recepción definitiva.
Existe un dictamen legal-técnico de la UEP con nota de elevación de la Coordinación
Ejecutiva, solicitando al Banco Mundial la intervención de expertos que recomienden
las modificaciones a efectuar a los equipos, a fin de adecuarlos a los términos de la
Licitación.
Recomendación: Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones contenidas
en los documentos de licitación, a los efectos de evitar posibles conflictos de intereses
y lograr mayor transparencia de la gestión. Para ello se recomienda que los pliegos
contengan pautas precisas que no den lugar a diferencias de interpretación.
22
4- EQUIPOS (LPI N° 04-EQ-MZA)
Observaciones:
1.
No se encuentra en el expediente la designación de los miembros de la Comisión
Evaluadora.
2.
El llamado a licitación no posee fecha.
3.
La circular aclaratoria N° 1 no posee fecha.
4.
La publicación en el Diario Los Andes se realizó con fecha 14/08/98, con
anterioridad a la obtención de la no objeción del BIRF del 18/08/98, al pliego
modificado por circular N° 1.
5.
No existe en el expediente constancia de la publicación del llamado a licitación
con fecha de apertura del 18/08/98.
6.
La publicación en el Diario Uno se efectuó con fecha 24/08/98 siendo la fecha de
apertura modificada por circular 1 para el 28/09/98, no cumpliéndose con las seis
semanas de anticipación establecidas en las normas BIRF.
7.
No existe constancia de recepción de la “respuesta a consulta” enviada por la UEP
a los posible oferentes.
8.
Del análisis de las ofertas presentadas se ha podido observar que la mayoría de los
oferentes: No presentaron su oferta foliada y no adjuntaron a su oferta la
“respuesta a consulta” debidamente firmada.
9.
No se encuentra en el expediente constancia de adquisición del pliego de los
oferentes N° 14 y 27 .
10. En la mayoría de los casos la constancia de adquisición de los pliegos posee
membrete de la UEP de Mendoza pero la firma corresponde a un funcionario de la
UEC.
11. Según la cláusula 24.1 del Pliego los oferentes deben responder los pedidos de
aclaración dentro de los 7 (siete) días, sin embargo en las notas enviadas por la
UEP se otorga un plazo de 7 días hábiles.
En dos casos se recibieron las respuestas con posterioridad a los siete días hábiles.
23
12. En dos casos los oferentes han presentado garantías de mantenimiento
insuficientes o con errores no subsanables, según se detalla a continuación, sin
embargo las mismas se han evaluado:
- Caso 1: presentó carta de crédito por un plazo menor al solicitado.
- Caso 2: donde dice lote 4 debía decir lote 2.
13. Informe de evaluación: se ha observado un error en la confección del mismo ya
que las ofertas que en el cuadro 5 (examen preliminar) no cumplen requisitos
sustanciales para su evaluación, fueron luego incluidas erróneamente en el cuadro
8 A (conversión monetaria).
14. Las especificaciones técnicas no detallan claramente:
Qué criterio debe utilizar un evaluador técnico para desestimar una oferta en lo
técnico, cuando un oferente declara en su oferta técnica que cumple con las
especificaciones del pliego.
En el caso que un folleto adjunto difiera con la oferta técnica cuál es tenido en
cuenta para la evaluación.
15. No se dejó adecuada constancia en el expediente sobre el punto del pliego en que
se basó la decisión de descalificar al oferente 26 por los antecedentes del contrato
de la LPI 03 Eq. Mza.
16. Las órdenes de pago tenidas a la vista no se encuentran firmadas en su gran
mayoría por ningún representante de la UEP.
17. Facturación del proveedor: Según lo establecido por circular 1 “A los fines de la
obtención de la franquicia diplomática mencionada en la cláusula 32.2. de la
sección III (Condiciones Generales del Contrato), se sugiere que el proveedor o
fabricante del exterior facture los bienes a nombre del comprador (Proy. PNUD
ARG 96/027). De no ser posible esta modalidad dada la relación comercial entre
el fabricante del exterior y agente o distribuidor local se solicita que al menos a
continuación de la denominación social del destinatario consignada en la factura,
como sub-leyenda de la misma, se mencione el nombre del comprador (Proy.
PNUD ARG 96/027).
24
Según la respuesta a consulta: “Por último cabe aclarar que en este supuesto la
emisión de la Factura deberá ser efectuada por el fabricante consignándose la
misma a nombre del Proyecto PNUD ARG 96/027, conforme la cláusula 6.1.1. de
la Sección IV y punto 11 de la circular aclaratoria de los documentos de
licitación...”.
Del relevamiento realizado al proceso de adquisiciones de la LPI N° 4 -Equipos se
han podido observar deficiencias en el tratamiento dado al circuito comprendido
por la evaluación de ofertas, suscripción de contratos, facturación y pagos, según
se expone a continuación:
LPI
N°
LOT
E
N°
4
5
4
8
Oferente
evaluado
(proveedor
local)
Transam SRL
Contrato
Suscripto con
(proveedor local)
Pettinari Metal
SACIFIA
Pettinari Metal
SACIFIA
Transam SRL
Factura
Factura
Emitida por Consignada a
(empresa del nombre de :
exterior)
Datascope
Transam 96/027
Blease Metal
Pettinari
Equipment
96/027
LTD
Pago
a favor
de: USD
Transam SRL
111.920.No consta
recibo
239.360.-
Por lo expuesto, en todas las adquisiciones analizadas en las que el proveedor
local cotizó, firmó el contrato y recibió los pagos, la UEP no solicitó la
facturación de éste, sino que procedió a liberar los pagos al proveedor local, sólo
contra la factura del fabricante de los bienes (empresa del exterior).
Comentarios de la UEP:
1.
Con respecto a este punto, se toma en cuenta la observación.
La designación de la Comisión Evaluadora no se adjuntó en el expediente, ya que
los miembros permanentes de la UEP constan en la Resolución Nº 276/97 del
Ministerio de Desarrollo Social y Salud y fue informado al Coordinador Ejecutivo
de la UEC Cdor. Héctor Wilde por nota el 17/12/98.
25
La designación de los representantes de la UEC fue recepcionada por esta UEP en
un fax de fecha 07/09/98 y por un error involuntario no se adjuntó en el
expediente licitatorio.
2.
En el llamado a Licitación publicado en el Development Business el 30 de junio
de 1998 posee la fecha y hora prevista por primera vez para la apertura, que luego
fuera prorrogada.
Cabe aclarar que esta publicación es ordenada por la Unidad Ejecutora Central,
tomando conocimiento de la misma esta UEP con posterioridad.
1.
Con respecto a la fecha se ha omitido en forma involuntaria; se toma en cuenta la
observación.
2.
(Comentario no procedente).
3.
La publicación de la apertura de la licitación del 18 de agosto de 1998, consta en
el aviso del Development Business del día 30 de junio de 1998. Este se acompañó
en el folio 307 del expediente licitatorio.
4.
Se advierte que en el tema de publicaciones esta UEP no ha tenido
responsabilidad alguna ya que la UEC centraliza absolutamente el tema de las
publicaciones tanto en el contenido como en la fecha del pedido que se realiza a
las agencias para que lo publiquen.
5.
El procedimiento adoptado para efectuar las consultas fue el previsto por la
cláusula 7.1 de la Sección II del Pliego de Bases y Condiciones. En efecto, se
remitía vía fax la misma, comprobándose que ésta había sido efectivamente
recepcionada por las firmas, resultando facultativo de éstas responder o no la
consulta. De allí entonces que no resulta imputable a la UEP la falta de respuesta
de algunas firmas adquirientes de pliego.
8.
Efectivamente la Cláusula 18.2, Sección II del Pliego de Bases y Condiciones,
impone la obligación, entre otros requisitos, de presentar la oferta foliada.
Téngase en cuenta que tan solo se puede desestimar una oferta cuando éstas no
cumplieran requisitos sustanciales. En los términos dispuestos por la cláusula
31.1, Sección II, del Pliego de Bases y Condiciones, fue criterio adoptado por la
26
Comisión Evaluadora de Propuestas que la no observancia de este requisito
vinculado a la foliatura no constituía causa suficiente si se daba cumplimiento
sustancial a los documentos de la Licitación y por ende aceptó ofertas obviando
este requisito. No obstante lo manifestado precedentemente, esta UEP, como bien
le consta a la Auditoría General de la Nación, conforma un expediente iniciándolo
con las ofertas, previo decreto de autorización para el llamado a Licitación,
debidamente foliado.
Una de las causas por las cuales no se han adjuntado a las ofertas “las respuestas a
consultas”, estaría dada por la falta de exigencia expresa de esto entre los
“documentos integrantes de la oferta”, que prevé la Cláusula 10.1 de la Sección II
del Pliego de Bases y Condiciones. En igual sentido el Pliego de Bases y
Condiciones, al referirse a “aclaraciones sobre los documentos de licitación”,
Cláusula 7.1, Sección II del Pliego de Bases y Condiciones, no exige la
presentación de esta documentación.
9.
La constancia de adquisición del Pliego de ambos oferentes por un error no ha
sido adjuntada en el expediente licitatorio.
Tomamos en cuenta la observación para las futuras licitaciones.
10. La UEC utilizó hojas con el logo de la UEP Mendoza para confeccionar el recibo
por la venta de pliegos que allí se hicieron, ello como una forma de identificación
del lugar donde pertenece la Licitación.
No obstante cabe aclarar que ello no es responsabilidad de esta UEP.
11. Los plazos acordados en todos los casos se determinaron por días hábiles. Ello en
virtud de que el edificio donde se encontraban ubicadas todas las oficinas del
PRESSAL no contaban con servicio de guardia a portería, razón por la cual no es
viable el ingreso de documentación en días inhábiles administrativos.
12. La carta de crédito expresa “... noviembre 30 de 1998 (en el cual representa 30
días después del período de validez de la oferta), el trigésimo día incluido,...”.
Esto fue advertido por la Comisión de Evaluación, y por nota aclaratoria se le
solicitó extender la vigencia de la carta de crédito irrevocable, por un plazo no
27
inferior al 31 de diciembre de 1998. Se adjunta copia de lo solicitado y de las
extensiones de plazo con las nuevas cartas de crédito.
Efectivamente la garantía del Lote Nº 2 consta en el que dice Lote Nº 4, pero el
importe es correcto.
13. En la confección del Reporte de Evaluación se ha incluido en el cuadro 8-A
efectivamente oferentes no calificados según el Cuadro 5, al solo efecto de tener
una visión integral de las cotizaciones. No obstante se toma en cuenta la
observación para futuras licitaciones.
14. La aceptación técnica o no del producto ofrecido por un proveedor no solamente
surge de la evaluación de su Declaración Jurada, sino de todo el conjunto de
información recibida. En el caso que un folleto adjunto difiera con la oferta
técnica se solicita al oferente la ratificación o rectificación de la documentación
enviada.
15. Destacamos que la Comisión Evaluadora de Ofertas lo descalificó en uso de la
Cláusula 33.1, Sección II, del Pliego de Bases y Condiciones con fundamento en
lo dispuesto en la Cláusula 33.2 de esa misma Sección relativa a “otra
información que el comprador estime apropiada”. Se tuvo en cuenta para adoptar
esta determinación el incumplimiento en que había incurrido la firma en la
adjudicación que se le efectuara en la LPI 03 EQ. MZA. que culminó con la
ejecución de la garantía de fiel cumplimiento.
16. Se acepta la observación.
Se ha cambiado la metodología. A partir de esta observación se emiten 3 (tres)
órdenes de pago, adjuntándose la primera con la firma de uno de los responsables
de la UEP inmediatamente en el expediente de pago y las otras dos se envían al
proveedor para su firma.
17. En línea general en las Adquisiciones de Equipamiento Médico realizadas a través
de Licitaciones Internacionales donde el bien es fabricado por un proveedor del
exterior, esta UEP solicitó la siguiente documentación:
28
a) Factura del Proveedor del Exterior con toda la documentación respaldatoria
necesaria para pedir franquicia diplomática. Esta factura ha sido enviada a
nombre del Proyecto y en forma adicional a nombre del Representante o
Agente en la República Argentina del mismo.
b) Contrato Firmado con el Representante o Agente del Proveedor del Exterior
(Proveedor Local) y Orden de Compra del Proyecto confeccionada a nombre
de dicho Representante legal o Agente.
c) Pliego de Bases y Condiciones de cada licitación con la indicación para el caso
en que fuere necesario el procedimiento de facturación mencionado en el
primer punto con la respeciva no objeción del BIRF.
d) Recibos que acreditan el pago, emitido por el proveedor local, en concepto de
cancelación de la factura emitida por el proveedor del exterior (Pliego de Bases
y Condiciones, Cláusula 11.1, Sección IV).
Este criterio se adoptó a partir de un acuerdo informal establecido, a partir de
la LPI 04 Eq. Mza, entre la UEC y el resto de los organismos intervinientes.
Conforme lo observado por esa AGN el criterio será modificado, si se
considera necesario y en tanto no se modifique la aplicación de la Res. Nº
3349-91 de la DGI. Por lo tanto se incorporará en el Pliego de Bases y
Condiciones Generales y en las Condiciones Especiales del Contrato de la
próxima licitación a realizarse, que será la LPI Nº 08-Eq-Mza.
Recomendación: Documentar adecuada y oportunamente las actuaciones
efectuadas por el proyecto, dejando debida constancia en los expedientes.
Los pliegos deben contener normas precisas para no dar lugar a interpretaciones
que luego puedan ser objetadas (Ejemplo: Pasos a seguir en la evaluación de una
oferta Técnica-desestimaciones).
Por último, se recomienda efectuar las modificaciones necesarias a los pliegos a los
efectos de asegurar el cumplimiento de la normativa BIRF, PNUD y fiscal vigente
en la materia. Al respecto, la emisión de recibos por la recepción de fondos debe
29
estar acompañada por la factura correspondiente conforme la Resolución N° 3419
AFIP-DGI y sus modificaciones.
5- EQUIPOS (LPI 05-EQ-MZA)
Observaciones:
1.
No se encuentra en el expediente la designación de los miembros de la Comisión
Evaluadora.
2.
El llamado a licitación no posee fecha
3.
La circular aclaratoria N° 1 no posee fecha.
4.
No existe en el expediente constancia de la publicación del llamado a licitación
con fecha de apertura del 28/09/98.
5.
Del análisis de las ofertas presentadas se ha podido observar que la mayoría de los
oferentes no presentaron su oferta foliada.
6.
En la mayoría de los casos la constancia de adquisición de los pliegos posee
membrete de la UEP Mendoza pero la firma corresponde a un funcionario de la
UEC.
7.
Según la cláusula 24.1 los oferentes deben responder los pedidos de aclaración
dentro de los siete días, sin embargo en las notas enviadas por la UEP se otorga un
plazo de 7 días hábiles.
8.
Informe de evaluación: se ha observado un error en la confección del mismo ya
que las ofertas que en el cuadro 5 (examen preliminar) no cumplen requisitos
sustanciales para su evaluación, fueron luego incluidas erróneamente en el cuadro
8 A (conversión monetaria).
9.
Las especificaciones técnicas no detallan claramente los siguientes puntos:
-Qué criterio debe utilizar un evaluador técnico para desestimar una oferta en lo
técnico, cuando un oferente declara en su oferta técnica que cumple con las
especificaciones del pliego.
-En el caso que un folleto adjunto difiera con la oferta técnica cuál es tenido en
cuenta para la evaluación.
30
10. Se ha podido observar que a través de una solicitud de aclaración se permitió
modificar la forma de pago detallada en sus propuestas a dos oferentes
adjudicatarios de lotes.
11. No se encuentra en el expediente copia de la cotización (tipo de cambio) a utilizar
en la evaluación de las ofertas.
12. Las órdenes de pago tenidas a la vista no se encuentras firmadas en su gran
mayoría por ningún representante de la UEP.
Comentarios de la UEP:
1.
La designación de la Comisión Evaluadora, no se adjuntó en el expediente, ya que
los miembros permanentes de la UEP, constan en la Resolución Nº 276/97 del
Ministerio de Desarrollo Social y Salud y fue informado al Coordinador Ejecutivo
de la UEC Cdor. Héctor Wilde por nota el 17/12/98.
La designación de los representantes de la UEC fue recepcionada por esta UEP y
se adjuntó en el Expediente Licitatorio en el Folio 4505. Se adjunta fotocopia.
Con respecto a este punto, se toma en cuenta la observación de adjuntar los
nombres de los miembros que representan a la UEP.
2.
Los avisos de los Diarios Nacionales y Provinciales poseen la fecha y hora
previstas de apertura, pero no se ha adjuntado el aviso del Delelopment Business.
No obstante se toma en cuenta la observación.
3.
Con respecto a la fecha se ha omitido en forma involuntaria pero existe copia de
los comprobantes de compra de pliego, donde se menciona la Circular Aclaratoria
Nº 1. Se toma en cuenta la observación.
4.
(Comentario no procedente).
5.
Cabe similar comentario al expuesto en B- 4- 8. (primer párrafo) precedente.
6.
La UEC utilizó hojas con el logo de la UEP Mendoza para confeccionar el recibo
por la venta de pliegos que allí se hicieron, ello como una forma de identificación
del lugar donde pertenece la Licitación.
No obstante cabe aclarar que ello no es responsabilidad de esta UEP.
31
7.
Los plazos acordados en todos los casos se determinaron por días hábiles. Ello en
virtud de que el edificio donde se encontraban ubicadas todas las oficinas del
PRESSAL no contaban con servicio de guardia a portería, razón por la cual no es
viable el ingreso de documentación en días inhábiles administrativos.
8.
En la confección del Reporte de Evaluación se ha incluido en el cuadro 8-A
efectivamente oferentes no calificados según el Cuadro 5, al solo efecto de tener
una visión integral de las cotizaciones. No obstante se toma en cuenta la
observación para futuras licitaciones.
9.
La aceptación técnica o no del producto ofrecido por un proveedor no solamente
surge de la evaluación de su Declaración Jurada, sino de todo el conjunto de
información recibida. En el caso que un folleto adjunto difiera con la oferta
técnica se solicita al oferente la ratificación o rectificación de la documentación
enviada.
10. PHILLIPS: Cláusula 11.4., Sección I del Pliego de Bases y Condiciones.
Advirtiéndose que la oferta de Phillips S.A. manifiesta como forma de pago la de
“contado” y luego discrimina, tal como exige el pliego de Bases y Condiciones
(80% al embarcar y 20% dentro de los 30 días...) se le solicitó, frente a esta
incongruencia que ratificara o rectificara la forma de pago. La firma contestó
ratificando su aceptación de pago de la oferta conforme lo establecido por la
Cláusula 16 de la Sección IV de las Condiciones Especiales del Contrato, que se
compadecía con lo estipulado en su oferta en segundo término.
Por ello, debe entenderse que ninguna modificación existió a lo expresado en su
oferta sino una ratificación de lo manifestado en segundo término (que se ajustaba
a pliego).
ATL: Advirtiéndose que la oferta de ATL difiere de lo aceptado expresamente al
suscribir los pliegos en materia de forma de pago con lo que luego consigna en su
misma oferta acerca de ello, es que se solicitó que ratificara o rectificara la forma
de pago, dado que se advertía una incongruencia entre lo aceptado al suscribir el
pliego y lo expresado al establecer la forma de pago. Esta firma contestó
32
ratificando el método de pago expresado en el Pliego de Bases y Condiciones. Por
ello debe entenderse que ninguna modificación existió dado que se limitó a
ratificar las condiciones aceptadas a través de la suscripción expresa del Pliego
referida a este tema.
11. Por un error de archivo no ha sido incorporada al expediente licitatorio; no
obstante existe la solicitud efectuada al Banco de la Nación Argentina, Sucursal
Mendoza.
Se toma en cuanta la observación.
12. Se acepta la observación ya que efectivamente se ha omitido involuntariamente en
dos expedientes de pago.
Se ha cambiado la metodología. A partir de esta observación se emiten 3 (tres)
órdenes de pago, adjuntándose la primera con la firma de uno de los responsables
de la UEP inmediatamente en el expediente de pago y las otras dos se envían al
proveedor para su firma.
Recomendación: Tener en cuenta el punto 24.1 del pliego en el que se especifica que
el comprador no pedirá ni permitirá que el oferente efectúe cambios en aspectos
sustanciales de las ofertas. Entendemos que la forma de pago es una de ellas.
Documentar adecuada y oportunamente las actuaciones efectuadas por el proyecto,
dejando debida constancia en los expedientes.
Los pliegos deben contener normas precisas para no dar lugar a interpretaciones que
luego puedan ser objetadas.
BUENOS AIRES, 7 de septiembre de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/027
“APOYO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN PILOTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL HOSPITAL PÚBLICO DE AUTOGESTIÓN DEL PROYECTO DE REFORMA
DEL SECTOR SALUD (PRESSAL) EN LA PROVINCIA DE MENDOZA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/027.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
• Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
en moneda local y extranjera que le dan sustento.
• Tests o pruebas de transacciones.
• Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados.
• Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
• Análisis de legajos y antecedentes de obra y bienes.
• Inspección ocular de equipo no fungible y de obras.
• Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
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• Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
• Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
• Análisis de los movimientos de las cuentas bancarias.
• Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
• Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100% de Orígenes y el 60,65 % de las erogaciones del
ejercicio que integran el capítulo Aplicaciones, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación
de Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 7 de septiembre de 2000.
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