2006_120info.pdf
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MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS Señor ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS DR. ALBERTO R. ABAD Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso – Ciudad Autónoma de Buenos Aires En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156 y a vuestro requerimiento, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN (AGN) efectuó una revisión del Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS (AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2005. Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados Contables de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado. La evaluación realizada a los fines descriptos en el segundo párrafo no necesariamente ha de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP considerado como un todo. Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más significativas a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las indicadas en el Anexo adjunto. Buenos Aires, 30 de junio de 2006 1 ANEXO MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS EJERCICIO 2005 Índice 1. Falencias en el Sistema Administrativo Contable Computadorizado utilizado por el Organismo. 2. Debilidades en el Control Interno Administrativo Contable imperante al momento de practicar la auditoría. 3. Disponibilidades. 4. Créditos. 5. Bienes de consumo. 6. Otros Activos. 7. Bienes de Uso. 8. Bienes Intangibles. 9. Cuentas Comerciales a Pagar. 10. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar. 11. Servicios Extraordinarios – Tasa Aeroportuaria. 12. Transferencias a Pagar. 13. Otras Cuentas a Pagar. 14. Previsiones – Deudas Judiciales. 15. Otros Bienes en Custodia por Parte de AFIP. 16. Proceso de Liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social (INARSS). 17. Recursos. 18. Contrataciones. 2 19. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.). 20. Estado de Origen y Aplicación de Fondos. 3 Introducción La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005. Dicha revisión incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información (input/output) a los procesos computadorizados existentes en el ámbito de la AFIP, cuando las prácticas administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no constituye una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas de computación diseñados, los elementos de control que ellos incluyen, la lógica de los lenguajes, la configuración de los equipos empleados y la política de seguridad implementada. En oportunidad de aplicar los procedimientos de auditoría planificados se ha advertido, durante el ejercicio 2005, que se continuó avanzando con las mejoras en los procesos de registración llevados a cabo por la AFIP y que ha tomado decisiones de relevancias que deberían tender a subsanar definitivamente deficiencias que se reiteraran en ejercicios pasados como en el presente, tal el caso de la contratación de un nuevo sistema de gestión administrativo financiera o el inicio de las acciones a fin de desarrollar una aplicación informática que integre la gestión en materia judicial de la entidad. Sin perjuicio de lo expresado, varias de las observaciones que se describen en los apartados siguientes han sido señaladas por esta AGN en los Informes emitidos al momento de efectuar auditorías en ejercicios anteriores, constituyendo falencias de carácter estructural que requieren por parte de la AFIP producir, efectivamente, cambios a fin de procurar la no reiteración de las situaciones relevadas en atención a la importancia de los temas involucrados. 4 Señalamos que los procedimientos de auditoría aplicados incluyeron el análisis de la opinión vertida en el Informe Preliminar producido por la Unidad de Auditoría Interna de la AFIP referido a la razonabilidad de la información contenida en los Estados Contables al 31 de diciembre de 2005. En dicho proyecto Informe se señala que “...como consecuencia de las limitaciones inherentes al sistema contable utilizado por el Organismo ... sólo se pudo acceder a la información luego de la realización de distintos procedimientos informáticos alternativos, lo que pone de manifiesto falencias con respecto a la verificabilidad de la información registrada en el sistema AUDINT”. Asimismo, señaló que “...teniendo en cuenta la ausencia de procedimientos formales que regulen un adecuado registro de las deudas y provisiones del Organismo, no se cuenta con información confiable para registrar las deudas al cierre”. Las observaciones más significativas detectadas durante nuestra auditoría son las que se detallan a continuación, debiendo señalar que mayoritariamente corresponden a situaciones ya expuestas por esta AGN en Memorandos de control interno de ejercicios previos, no obstante cabe consignar que en algunos aspectos, como se señalara, se han iniciado acciones tendientes a regularizar las situaciones planteadas -dictado de normas o actividades manuales para solucionar problemas de las aplicaciones informáticas-. 1. Falencias en el Sistema Administrativo Contable Computadorizado utilizado por el Organismo. El sistema computadorizado de registración utilizado por la AFIP -AUDINT- concentra e integra la contabilidad patrimonial y presupuestaria, generando las restricciones en el mismo, distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios, conforme a lo revelado en Nota 8 a los Estados Contables. 5 Adicionalmente, no se encuentra integrado con la totalidad de los subsistemas que producen información susceptible de registro contable, siendo necesaria la utilización de procedimientos manuales y controles asistémicos -tal el caso de los bienes muebles y de consumo-. Por otra parte, no se advierte la existencia de puntos de conciliación periódicos con áreas operativas. Se advirtieron disfunciones en la registración contable en cuanto a su oportunidad y la cronología de las transacciones, dificultando el conocimiento cierto de la situación económica, patrimonial o financiera en períodos intermedios. Se agrega a ello la existencia de formularios (órdenes de pago interna y autorizaciones de pago) que poseen una numeración con ausencia de cronología numérica por rangos. Es de resaltar que tal cual lo expone la citada Nota, la entidad se encuentra en la etapa de implementación de un Sistema Computarizado de Gestión Económica Financiera – ERP (Enterprise Resourcing Planing), en orden a superar las limitaciones que posee el sistema AUDINT, entendiéndose que ello puede constituir un avance relevante en materia de información contable en el organismo. Recomendación Considerar en la implementación del nuevo “ Sistema Integral de Gestión Económica Financiera” que integre la gestión contable y presupuestaria asegurando: - Las cualidades de la información establecidas en las normas contables emitidas por la Contaduría General de la Nación, - La consideración de la registración única de transacciones con efecto en contabilidad presupuestaria (soportada en un presupuesto por programas que evidencie las distintas producciones de la entidad) y contabilidad patrimonial, 6 - La normatización e implementación de procedimientos de captura de datos y registro respecto de hechos de efecto patrimonial, como así también aquellos que puedan impactar en cuentas de orden, - El aprovechamiento eficiente y eficaz de los datos disponibles, - La disponibilidad de datos para el usuario a partir de esquemas de consultas que faciliten el proceso de análisis, - El debido control jerárquico y por oposición de intereses en la definición de perfiles con sus consecuentes derechos, - El establecimiento de estándares razonables de seguridad informática, - La integración con otros sistemas informáticos de la entidad y la existencia de actividades de control adicionales basados en conciliaciones, - La posibilidad de contar con una contabilidad de costos –esencial para la toma de decisiones y las evaluaciones de eficiencia-, - La necesidad de dar cumplimiento a las obligaciones emergentes de la Ley 25.917 – Régimen Federal de Responsabilidad Fiscal-. - La vinculación informática con datos relacionados de registración de recaudación – contemplando la factibilidad de incorporar a los Estados Contables información complementaria sobre la actividad administrada-. 2. Debilidades en el Control Interno Administrativo Contable imperante al momento de practicar la auditoría. Sin perjuicio de lo señalado en el punto anterior, en el desarrollo de la presente auditoría se han observado debilidades del control interno imperante en la organización, las cuales han generado varias de las observaciones que se incluyen en los apartados siguientes. Dichas debilidades pueden resumirse en: - Procedimientos administrativos-contables llevados a cabo por la administración del organismo no formalizados normativamente. Si bien la entidad aduce que le son de aplicación las normas generales en materia de Administración Financiera del Sector 7 Público Nacional, la presente observación posee directa relación con los procesos y circuitos internos que permiten la aplicación de dichas normas y, como tal, definen las responsabilidades, tareas, oportunidades de cumplimiento y, en consecuencia, conductas esperadas. - Dificultades en los procesos de comunicación interna y en los circuitos de información implementados que generan debilidades en los procesos de control operativo, afectando la pertinencia, confiabilidad, verificabilidad, sistematicidad, comparabilidad e integridad de lo expuesto en los Estados Contables emitidos por la entidad. Recomendación Redactar los manuales de procedimiento de la totalidad de los procesos administrativos contables desarrollados por la Administración, procediendo a establecer los circuitos de comunicación interna que aseguren que la confiabilidad de información. Hacer especial hincapié en la necesidad de existencia de los mismos a efectos de una implementación eficiente del nuevo “ Sistema Integral de Gestión Económica Financiera”. 3. Disponibilidades 3.1. a. Fondos Rotatorios y Cajas Chicas En las actas de verificación confeccionadas al cierre de cada ejercicio se informa la existencia de gastos no rendidos, lo que genera la aplicación de ajustes manuales al cierre a fin de exponer el saldo de cada Fondo Rotatorio constituido y la imputación correspondiente de gastos y activaciones. Estos ajustes, por práctica habitual, son cancelados en el ejercicio siguiente mediante la reversión del asiento oportunamente realizado, sin un seguimiento posterior de las partidas de cierre. 8 En tal sentido, señala la entidad la imposibilidad de implementar otro mecanismo al no poseer un sistema integrado que registre en línea las operaciones originadas en sectores descentralizados. Es dable, señalar que la implementación de un nuevo sistema, en virtud del costo que posee y el avance tecnológico que implica, debe contemplar la administración financiera de toda la entidad y como tal incluir estos aspectos. b. Los movimientos bancarios de los Fondos Rotatorios se efectúan a través de cuentas corrientes en las cuales se realizan además operaciones distintas a las correspondientes a dichos fondos. Se cita como ejemplo la existencia al 31/12 de $3.546 miles expuestos como “Otros Conceptos” que tienen principal origen en devolución de tributos, embargos judiciales, garantías en efectivo, indemnizaciones por traslado, etc., siendo los vinculados a aspectos tributarios o aduaneros los de mayor relevancia. Si bien dicha información no posee, por lo general, impacto en los EECC sujetos a revisión, su existencia no se refleja en ninguno de los Estados emitidos por la entidad, limitando el control contable sobre los mismos. La entidad expresó que con la implementación del nuevo sistema de administración financiera toda la operatoria correspondiente a los fondos fijos regionales será revisada y analizada a efectos de la discriminación de los distintos conceptos que integran las cuentas corrientes de los mismos. c. Si bien los siguientes aspectos no poseen significatividad en términos de evaluación de los EECC objeto de auditoría, cabe su mención en el presente memorando, a saber: - Fondos rotatorios (cuatro) sin confeccionarse actas de verificación, pues corresponden a áreas centrales que no se verían alcanzadas por la Instrucción N° 1/04 (DiPRF). - La revisión por muestra de rendiciones de Fondos Rotatorios exhibieron deficiencias documentales tales como: ausencia de remitos, comprobantes de pago, certificados de recepción definitivos y sello cancelatorio según Disposición Nº 106/02(DiAdm). 9 Adicionalmente, se continuó efectuando pagos de obligaciones bajo la modalidad de “reconocimiento por legítimo abono”, debiendo indicarse que la Disposición N° 106/02 (DiAdm), en el apartado g) de las condiciones generales obrantes en anexo 1, prescribe la posibilidad de “…pagos de servicios cuyos contratos originales se hallen vencidos, pero exista una prórroga del mismo” a través de Fondos Rotatorios, no siendo los casos enunciados encuadrables en este precepto. Sobre el particular, el ente informó que la Disposición aludida, de aplicación en el ejercicio, fue derogada por su similar Nº 1/06. d. La entidad continuó practicando transferencias a “subresponsables” con cargo a rendir cuentas por montos significativos como anticipos financieros –en lo que la entidad dio en llamar “lifting”-, que no se enmarca en un régimen de gestión administrativo de descentralización normatizado. Debe resaltarse que ello no posee encuadre en el esquema de Fondo Rotatorio instituido para hacer frente a pagos que, por cuestiones administrativas, no acceden a la tramitación oportuna de orden de pago. En tal sentido indicó que en el marco del presupuesto asignado a las Regiones, ellas efectúan contrataciones para las que no cuentan con la totalidad de los recursos financieros, por ese motivo al momento del pago solicitan la asistencia financiera a la Administración Central que transfiere los fondos. Al respecto, y además de lo previamente expuesto, se señala que la entidad practica pagos a través de la utilización del CBU de los proveedores, y teniendo en cuenta que la rendición al área central no es de documentación originaria (la que ha de obrar a disposición), nada obstaría las cancelaciones en forma directa. 10 Recomendación a. Adecuar la metodología de registración a fin de incluir la totalidad de movimientos sin que sea necesario la realización de ajustes manuales al cierre de ejercicio, practicando, de ser el caso, el seguimiento de rendiciones a partir de un inventario de partidas. Realizar la evaluación correspondiente a efectos de su consideración en la nueva aplicación informática. b. Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicados a través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otras operaciones. Asimismo, efectuar las rectificaciones procedimentales y registrales que permitan que los importes extraños al Fondo Rotatorio disponible para unidades descentralizadas posean un debido control y exposición contable. c. Intensificar las actividades de revisión periódicas de los Fondos Rotatorios y las cuentas bancarias respectivas a partir de la intervención de las áreas contables centralizadas de la entidad, pudiendo enmarcarse ello en un plan de revisión debidamente formalizado, como actividades de control que fortalezcan las implementadas por la Instrucción N° 1/04 (DiPRF) para la rendición y su revisión en sedes descentralizadas (Actas de Verificación). Adoptar medidas tendientes a eliminar los reconocimientos por legítimo abono, evaluando los motivos y responsabilidades en los casos en que ellos fueran necesarios. d. Encuadrar la existencia de necesidades de cancelaciones –v.g.: las realizadas como anticipos financieros- en el marco de la normativa administrativo financiera. 3.2. a. Bancos El organismo, durante el ejercicio 1999, procedió a dar de baja la suma de $ 2.594,5 miles correspondiente a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente N° 1217/45 11 abierta por la ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, “ conforme las actuaciones administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo” -, por el cual se recibió un reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante la Procuración del Tesoro de la Nación, como se expone en Nota 3 a los Estados Contables. b. Del análisis de las conciliaciones bancarias practicadas al cierre del ejercicio, surge que existen partidas conciliatorias de antigua data –más de un año de antigüedad– no regularizadas, aunque de baja cuantía monetaria. Adicionalmente, se advirtió la confección de conciliaciones bancarias tardías, que dan lugar a detecciones de deficiencias registrales sin una debida oportunidad. La entidad expuso que ello se debe a la carencia de un sistema adecuado, lo que demanda excesiva carga de registración manual. c. El Banco de la Nación Argentina informó como firmantes de las cuentas 2458/99 y 3459/02 a tres de funcionarios que no revisten en el servicio administrativo financiero sino que corresponde al área de recursos humanos. d. Existen cuentas de carácter esencialmente pagadoras (v.g.: Cta. Cte. BNA 169/88), que si bien no son fondos propios de la entidad, la entidad asume directa responsabilidad respecto al giro sobre ella. Sus saldos se presentan como información complementaria de los Estados de Recaudación mensuales sin integrar los esquemas de registración, toda vez que no se encuentran inmersas en el marco de la contabilidad de la gestión financiera propia del ente ni de la recaudación administrada por el mismo (SISREC). 12 Recomendación a. Proceder a mantener actualizados los antecedentes referidos al saldo acreedor de $2.594,5 miles reclamado por el Banco de la Nación Argentina, a fin de regularizar la situación en virtud de la conclusión de la cuestión señalada. b. Realizar un análisis de las partidas conciliatorias procediendo a su depuración y practicar conciliaciones según criterio de oportunidad. c. Evaluar la situación de firmantes que posee el BNA, considerando como libradores de cuentas corrientes sólo a funcionarios del ámbito de la gestión financiera. d. Evaluar la inserción de la totalidad de las cuentas bancarias en el marco de los dos sistemas centrales de registración de la AFIP (gestión propia o gestión administrada), de forma de exponerse en los EECC, y practicar sobre ella y sus transacciones un control contable. 4. Créditos 4.1. Recaudación Decreto Nº 863/98 a. La entidad realiza la carga de información bancaria en el AUDINT en forma oportuna, según muestra compulsada, en un módulo de información bancaria (consulta Movimiento Bancarios sin Cruzar) a partir de personal de la División Contabilidad, a la espera de una imputación definitiva en función del origen de la percepción y su vinculación con el crédito respectivo por personal de División Caja, lo cual actúa como disparador del asiento. Ello exhibe un proceso deficiente de registración y control, toda vez que la División Caja habría de actuar como generadora de la transacción (ingreso de fondos e imputación) y la División Contabilidad como controladora de ello a partir de la documental recibida y la oportuna conciliación bancaria, en el marco de un debido control por oposición de intereses. 13 Recomendación a. En el marco de la implementación de un nuevo sistema de registración contable establecer actividades de control que contemplen control por oposición de intereses. 4.2. Otras Cuentas a Cobrar a. El saldo de esta cuenta está conformado, entre otros, por acreencias sobre los ex agentes de la AFIP originadas en diferencias de haberes, perjuicio patrimonial, multas, cobro de expensas, etc., algunas de las cuales datan del año 2001, siendo dichas sumas previsionadas. Se advirtió la necesidad de establecer un procedimiento uniforme para las distintas situaciones de esta índole existentes, en el marco de un circuito de captura de datos con efectos contables, a fin de determinar la oportunidad de registración y la base documental. b. Se encuentran registrados embargos, limitándose la posibilidad de análisis contable vinculado al conocimiento del estado procesal de la causa generadora, en virtud de las deficiencias informativas en materia judicial que el presente memorando refiere. Además debe resaltarse el hecho de que, en orden a lo prescripto por la Ley de Presupuesto Permanente, los fondos asignados a gastos presupuestarios no son embargables. c. En consonancia con lo expuesto en este memorando respecto de servicios extraordinarios, cabe consignar que la ausencia de adecuados procedimientos sobre esta temática impiden que los EECC expongan los activos generados por los servicios extraordinarios realizados y pendientes de cobro. 14 Recomendación a. Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde establecer circuitos contables estandarizados para captura de datos y efectuar análisis periódico de los antecedentes de las acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar tratamiento definitivo a los saldos involucrados. b. Establecer circuitos que permitan el seguimiento oportuno de embargos, en el marco de un sistema integral de registración y seguimiento de causas administrativas y judiciales. c. Determinar circuitos que permitan detectar la totalidad de créditos de la entidad, tal el caso de servicios extraordinarios realizados y no cancelados por los operadores. 5. Bienes de Consumo a. La falta de un sistema de inventario permanente de insumos debilita el control interno incrementando el riesgo referido al manejo y conservación de este tipo de bienes, aunado a la inexistencia de un esquema normativo que contemple su gestión. Ello ha dado lugar a la salvedad expuesta en el punto 3.1 del informe de auditoría. Al momento de efectuarse las compras de estos bienes, se registran como resultados del período, activándose las existencias al cierre del ejercicio en los depósitos del área Metropolitana. Las cantidades en existencia al cierre surgen del sistema AUDINT, con las falencias del referido sistema han sido comentadas en el apartado 1. del presente memorando y que sometida a inventario por muestreo realizado por la UAI exhibió desvíos. 15 La entidad informó que se encontraba realizando una reestructuración en la ubicación de los materiales de la División Almacenes – Oficina B, realizando conteos físicos por muestreo sin accederse a un inventario final de bienes para actualizar la información del AUDINT. El inventario proporcionado exhibió deficiencias diversas (v.g.: bienes sin codificación, sin valor unitario, sin fecha de alta, sin comprobante de adquisición, etc.) que exhibía su falta de confiabilidad. b. Para realizar la valorización el organismo ha tomado los montos de la última orden de compra (OC) emitida por tipo de bien. Tal situación ha sido objeto de revisión por muestreo, detectándose que no existe criterio uniforme para fijar el valor de los bienes cuando se presentan casos en donde hay más de una OC o es necesario realizar estimaciones. Es de resaltar que para el caso de valuación de formularios no se sustenta en un sistema de costeo. c. En casos de bienes adquiridos con mucha antigüedad, se advierte que han sido valorizados a $ 1 (18% casos del inventario físico) y otros a valor de OC de ejercicios pasados (ej.: 1993, 1996, 1999), que al mismo tiempo evidencia deficiencias en la política de stock de estos bienes caracterizados como “no durables”. En tal sentido, existen en el saldo al cierre 16.296 cartridge de tóner –bajando 7 en el ejercicio- por un valor de $898,2 miles recibidos en el año 1993 en un lote de 76.338 cartridge y valuados a precio de origen. 16 Recomendación a. Mantener actualizada la información para proceder a su registración contable, a partir de un sistema de registración y control, enmarcado en procedimientos debidamente normatizados que contemple la totalidad de los depósitos de la entidad. A los efectos indicados corresponde desarrollar un sistema integral de inventarios permanentes que permita: - Conocer y/o controlar las cantidades en existencia y consumidas a lo largo del ejercicio. - Registrar automáticamente los movimientos en el sistema contable. En este caso contemplar como activo lo que luego se consumirá, haciendo de ello un proceso normal de registración. - Valorizar los bienes en existencia y consumidos. - Brindar información para la gestión como por ejemplo: determinación de insumos y/o stocks críticos, usuarios consumidores, responsables de stock, etc. Por otra parte, efectuar inventarios físicos, que incluyan procedimientos periódicos y sorpresivos a cargo de personal independiente de la custodia y/o registración de los bienes. b. Determinar políticas de stock para el proceso de compra que evite la existencia de bienes de consumo depositados por períodos extensos, contemplando, adicionalmente, los gastos que ello conlleva. 6. Otros Activos a. Se advirtió la tardía rendición por la Unidad Ejecutora de Préstamos Externos de los fondos BID del préstamo 1034 OC/AR con su impacto en la registración contable. Adicionalmente, producto de la prórroga acordada para la utilización de contraparte nacional 17 corresponde la evaluación final de las rendiciones, considerando la emisión del informe del auditor, reflejando contablemente las cuestiones específicas. Recomendación a. Efectuar el seguimiento y cierre contable del préstamo del BID. 7. Bienes de Uso 7.1. Bienes Muebles a. Como se expone en el informe de auditoría, la entidad no cuenta con inventarios confiables que respalden los importes expuestos en el Balance General como el impacto en el Estado de Recursos y Gastos Corrientes por efecto de depreciación –aspecto que podría superarse al implementarse la aplicación informática referida en el último párrafo de la Nota 7 a los Estados Contables-. En tal sentido, los inventarios proporcionados, que incluyen los bienes con su valor de adquisición, no posibilitan la conformación de los saldos de cuentas contables desagregadas, toda vez que la contabilidad registra el valor residual sin discriminar la amortización acumulada. Es de resaltar que la amortización reconocida en el ejercicio surge de un cálculo global en planillas extracontables y se detrae de las cuentas respectivas del activo con cargo a resultado, sin contarse, en la actualidad, con un proceso sistematizado de cálculo de las mismas e identificación individual por bien. b. Se advirtió que dichos inventarios poseen información inconsistente, en especial en cuanto a fechas de alta, responsables, vida útil asignada, que permita la adecuada individualización de los bienes, independientemente de que los mismos hayan cumplido su vida útil según la contabilidad y estén en efectivo uso. Asimismo, si bien el ente registra los bienes totalmente amortizados a $1, existen bienes sin valor alguno en sus inventarios y otros 18 que podrían evidenciar un valor de mercado y poseen efectiva utilidad para el ente (v.g.: rodados) –situación que podría evaluarse en consulta con la CGN-. c. Los activos reconocidos de Regiones por adquisición de bienes incluidas en documentación pendiente de rendir de fondos rotatorios, se incluyen en el saldo al cierre, desafectándose en el ejercicio siguiente para su nueva activación producto del proceso final de rendición. Al respecto la entidad señala que esa situación se produce por las limitaciones del actual sistema informático, que no posee información en línea de las unidades desconcentradas. d. Las deficiencias de información en la materia, han exhibido la siguiente situación respecto de automotores: - Automotores informados por áreas responsables circularizadas que no obran en inventario. - Automotores informados por áreas responsables como inutilizados que se encuentran en listados, proporcionados por el ente, de seguros vigentes. - Automotores informados en circularización correspondientes a áreas distintas a las obrantes en inventarios como responsables. - Automotores informados en la circularización no incluidos en listados, proporcionados por el ente, de seguros vigentes. e. Persisten las deficiencias de identificación de los bienes muebles, su ubicación y estado, situación que es de conocimiento de la entidad y entiende ha de resolverse en el marco de la implementación del nuevo sistema de gestión administrativo financiera en parametrización. f. El organismo no efectúa periódicamente inventarios físicos de este tipo de bienes con personal ajeno a su custodia y registración, a fin de validar sistemáticamente la información existente en las cuentas contables que los reflejan. Al respecto, la entidad expresó que se considerará en oportunidad de migrar datos al nuevo sistema informático. 19 g. En el marco de reforma estructural de la entidad se debió practicar un inventario completo de armas de fuego. Sobre el particular, no se obtuvo evidencia sobre la normatización de actividades de control específicas que consideren el riesgo inherente de la tenencia de dichos bienes. h. No se advirtió la existencia de procesos de evaluación del estado de los bienes registrados que puedan conllevar a amortizaciones aceleradas o, en su caso, el inicio de los trámites tendientes a su declaración en desuso o condición de rezago para su baja definitiva en el marco de la normativa vigente –si bien se tomó conocimiento de la existencia de actos administrativos en el ejercicio en ese sentido-. Recomendación Mantener información actualizada de inventarios con impacto en la registración contable, contemplando la totalidad de bienes de la institución. A los efectos de la migración de datos y la puesta en operación del nuevo sistema de gestión administrativo financiero, se recomienda: - Identificar patrimonialmente los bienes (Codificación del bien, ubicación del mismo y dependencia responsable). - Ejecutar de inventarios físicos que permitan respaldar la carga inicial e identificar desvíos relevantes investigables respecto de la información previa. - Proporcionar un inventario que permita la desagregación de los importes expuestos contablemente, tanto por valor original como de amortizaciones acumuladas. - Brindar información para la administración de los bienes, considerando destino de los mismos por reubicación o baja (identificar su estado como bien utilizable, recuperable o inutilizable). - Contemplar la existencia del control contable. 20 - Efectuar conciliaciones con información vinculada de distintas áreas intervinientes (v.g.: seguros). - Registrar automáticamente los movimientos en el sistema contable. - Establecer procedimientos internos de gestión de bienes, de conocimiento general, que contemplen: la normativa vigente, los circuitos informativos que genera la implementación del nuevo sistema, las responsabilidades patrimoniales de los funcionarios, las políticas de aseguramiento, los mecanismos de movimiento de bienes en cuanto a su formalización y debido resguardo, las actividades de control que permitan verificar la actualización de la información contable (v.g.: inventarios físicos, que incluyan procedimientos periódicos y sorpresivos a cargo de personal independiente de la custodia y/o registración de los bienes), etc. Evaluar, en el marco de la normativa contable vigente o de consulta al órgano rector, la factibilidad de efectuar evaluación de valor corriente, contemplando la mejor exposición de la situación patrimonial del ente, como es el hecho de contar con una flota de automotores valuados a $1 con utilidad real actual para el ente y valor de venta en el mercado o de aseguramiento. 7.2. Bienes Inmuebles a. Se encuentran pendientes de escrituración un número significativo de inmuebles incorporados al patrimonio de la AFIP, habiéndose observado la existencia de antecedentes de gestión de la entidad ante la Escribanía General de Gobierno de la Nación. b. Los inmuebles no se hallan incluidos en un sistema de registración de bienes de uso vinculado al sistema contable. c. No se obtuvo evidencia de procesos estandarizados de revisión edilicia que contemple aspectos de control (v.g.: mampostería, iluminación, cerramientos, instalaciones sanitarias, 21 instalaciones de gas, estado de limpieza, peso de archivos, calderas, etc.), periodicidad predeterminada, reportes a emitir y acciones a desarrollar a partir de ello. En tal sentido, no se observó la existencia de un instructivo de control de mantenimiento de edificios e instalaciones, ni una política explícita en la materia que contemple a toda la entidad. Adicionalmente, no se aportó el detalle de edificios con calderas y las habilitaciones respectivas. Respecto de planes de evacuación, ante el requerimiento practicado, se informó sobre tres edificios centrales con un avance relevante en la implementación, aunque aún se encontraba pendiente, entre otros aspectos, la conclusión de los planos de evacuación de inmuebles y, en consecuencia, la aprobación de Defensa Civil. En cuanto al resto de los edificios centrales (13 unidades) se indicó que se encuentra en proceso de contratación de servicios profesionales para la confección del plan en cuestión, sin aportarse antecedentes sobre unidades edilicias en el ámbito descentralizado. En cuanto, la protección contra incendios se aportó información sobre edificios centrales, no así respecto de inmuebles de áreas descentralizadas. d. En la información de inmuebles propios y de terceros proporcionados por el ente, se advirtió que el 32% de aquellos en alquiler contaban con contratos vencidos. Recomendación a. Instrumentar la escrituración de los inmuebles bajo la titularidad de AFIP cuyo trámite a la fecha se encuentra pendiente, continuando con los requerimientos ante la Escribanía General de Gobierno. b. Como se indica en la observación, los presentes bienes han de incluirse en el inventario a registrarse en el nuevo sistema con todos los datos necesarios para su administración, sin utilizar registros extracontables complementarios. 22 c. Establecer políticas de conservación y seguridad edilicia incluyendo sus distintos aspectos (v.g.: revisión del estado edilicio, control de incendios, planes de evacuación con capacitación obligatoria, habilitación de calderas, ascensores y montacargas, etc.) de aplicación general para la Administración y con un monitoreo centralizado soportado en procedimientos normatizados. d. Regularizar la existencia de inmuebles alquilados sin contrato respaldatorio y proceder con debida antelación a iniciar las contrataciones respectivas utilizando para ello la información disponible. 8. Bienes Intangibles a. Como se expone en el informe de auditoría y al igual que para el caso de Bienes Muebles, la entidad no cuenta con inventarios confiables que respalden los importes expuestos en el Balance General como el impacto en el Estado de Recursos y Gastos Corrientes por efecto de depreciación –aspecto que podría superarse al implementarse la aplicación informática referida en el último párrafo de la Nota 7 a los Estados Contables-. b. bienes En el marco de lo expuesto en el apartado previo, se advirtió la incorporación de en el inventario como “software (varios)” o “ software (todo tipo)”, además de ausencias de fechas de alta y valuación, e incluso asignados a “Dep. Inexistente”. Recomendación a. Incorporar al nuevo sistema de administración financiero un inventario de bienes con características de confiabilidad, sobre la base de una clara identificación de conceptos reconocidos como activo. 23 9. Cuentas Comerciales a Pagar a. Sin perjuicio de lo expuesto en el apartado 1. durante el proceso de revisión se han detectado debilidades referidas a la forma y oportunidad en que son registrados los pasivos al cierre de cada ejercicio producto de la problemática en el devengamiento de gastos que el ente reconoce en su nota 8 a los EECC, no permitiendo, en consecuencia, validar la integridad de los saldos de las cuentas incluidas bajo el rubro indicado. La entidad ha implementado procedimientos tendientes a la detección informática de devengamientos producidos en un ejercicio con impacto en el anterior que buscan una mejora en la calidad de la información. No obstante, las limitaciones del sistema informático y la ausencia procesos sistémicos de registración y seguimiento de contrataciones vinculados al proceso de registración contable no permiten una adecuada identificación de gastos con su impacto temporal. Lo expuesto genera dificultades para el seguimiento posterior del pasivo reconocido y provisiones efectuadas por los gastos y adquisiciones por las que no se practicaran liquidaciones y, consecuentemente, no se emitieran órdenes de pago al cierre del ejercicio. b. Además de lo reseñado, como se expone en Nota 8 a los EECC se encuentran pendientes de resolución los reclamos efectuados por las empresas prestadoras de los Servicios de Preembarque, en concepto de Notas de Débito por diferencias de cambio y en el cálculo de intereses. Recomendación a. Instrumentar los mecanismos de control interno que permitan asegurar la integridad de la información expuesta como pasivo al cierre de cada ejercicio, haciendo especial hincapié 24 en ello en el marco del desarrollo de la nueva aplicación informática de gestión administrativo financiera. Adicionalmente, considerar el establecimiento de un procedimiento normatizado y formal de provisión, soportado en registración vinculada al seguimiento de las contrataciones de bienes y servicios. b. Efectuar un seguimiento pormenorizado de la situación expuesta en el último apartado. 10. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar a. En cuanto a la oportunidad de registración del gasto se advirtieron situaciones de falta de cronología entre el devengado y el pagado, exhibiéndose pagos anteriores al devengado. Al respecto, la entidad expresó que ha implementada una interfase dentro del sistema AUDINT que vincula al mismo con el SARHA, no obstante no se evidenció solución a lo ya observado desde ejercicios previos. b. El SARHA (Sistema de Administración de Recursos Humanos de AFIP), no obstante lo expuesto en el apartado precedente, no se encuentra integrado informáticamente con el AUDINT. Asimismo, continúan advirtiéndose discrepancias entre la registración contable patrimonial y la presupuestaria en cuanto a la desagregación de liquidaciones. El ente auditado aportó la conciliación presupuesto-contabilidad que evidencia la compatibilidad de los importes entre ambas fuentes, no obstante se mantienen discrepancias de imputación, esencialmente, a nivel partidas parciales presupuestarias –desagregación de la información que agregada se expone en los Estados Contables-. No se evidencia aún la existencia de conversores de la información de códigos de recibos a partidas presupuestarias y cuentas contables, ni reportes de conciliación periódicas entre ellos. 25 La entidad expresó que los conversores no se han implementado y se encuentran en etapa final de validación. c. En el marco de la descentralización del registro primario de datos laborales adoptado a partir de la implementación del SARHA, se advirtió que el ente ha realizado revisiones in situ. De los dos informes de control sobre las unidades de registro, intermedias y de control proporcionados surge una cantidad relevante de observaciones, como ser: roles de unidad de registro y unidad intermedia superpuestos, registros pendientes de justificación, inconsistencias entre las planillas de firmas y los partes diarios de asistencia y puntualidad, clasificación de puestos pendientes de ratificar, datos sin actualización, documentos sin foliar, sin identificación y con carencia de diversos datos. Los informes recibidos por esta Auditoría corresponden al relevamiento realizado en la Dirección Regional Río Cuarto y en la Dirección Regional Aduanera Mendoza. Por otro lado, se ha recepcionado una lista de dependencias también relevadas durante el ejercicio 2005, donde no constan las regiones a las que se hace mención precedentemente y que, ante el pedido realizado, no fueron proporcionados. Adicionalmente, se ha seleccionado una muestra de haberes liquidados a agentes a fin de revisar la documentación respaldatoria de conceptos abonados, considerando, de las liquidaciones mensuales muestreadas, las variaciones más significativas (en exceso o en defecto) de los haberes individuales respecto del valor medio de la categoría escalafonaria y la variación de haber entre meses. A partir de ello cabe consignar: - En 35 casos con variaciones de haberes superiores al 50% entre liquidaciones mensuales y en 38 casos con variaciones de haberes muy significativas respecto de la media de categoría, sólo se han recepcionado copias de las liquidaciones efectuadas por SARHA y la descripción del motivo de la variación sin documentación respaldatoria alguna. - En 21 casos de fluctuación por percepción de Servicios Extraordinarios y Viático Horario sólo se aportaron copias de las liquidaciones practicadas por cada aduana con montos 26 resumen por agente, sin identificación de transacciones que le dan lugar (v.g.: operación aduanera, cargo emitido, cobro realizado). - En 23 casos de cobro de Honorarios se aportaron copias de los listados de AUDINT con información proveniente del SIRAEF (Agentes Fiscales), la que expone boleta de deuda emitida y monto de honorario, sin mayor información. Para los casos de los Honorarios Prorrateados fue aportado un listado en planilla de cálculo con número de CUIL y legajo, nombre, cantidad de boletas, coeficiente e importe a liquidar, sin mayor formalidad que respalde la liquidación. Por su parte, respecto de los Honorarios de Peritos del Departamento Contencioso Judicial sólo se aportó una planilla de cálculo con nombre, número de legajo e importe. Las deficiencias advertidas en las revisiones realizadas por la entidad y lo expuesto como resultado del procedimiento de auditoría ejecutado, evidencian limitaciones en el proceso de documentación de transacciones que impactan en el SARHA y las consecuentes liquidaciones, exhibiendo la necesidad del fortalecimiento de las actividades de control central frente a la operación descentralizada, que garanticen la existencia del debido respaldo documental de las liquidaciones y su disponibilidad en oportunidad de ser necesaria, como en el caso de practicarse auditorías con vinculación al gasto en recursos humanos. d. Se advirtió en las liquidaciones examinadas la reiteración por agente de códigos sin identificar su pertenencia a retroactivos. Practicada la consulta y solicitados los antecedentes documentales sobre 20 casos, sólo se aportó documental de 5 casos y se expresó que para los retroactivos se utiliza la misma codificación que para la liquidación del mes corriente. e. Se ha verificado que en la conformación de los saldos a pagar al cierre existen liquidaciones pendientes de antigua data. La entidad sostiene que corresponden en general a planilla de bajas de agentes por diversos motivos, existiendo casos asociados a la determinación de los derechohabientes del causante. 27 f. En cuanto a la liquidación de servicios extraordinarios, el ente no posee una aplicación informática (ya sea independiente o formando parte del SIM) que permita vincular: - La operación aduanera, - El servicio extraordinario prestado, - El agente y las funciones asignadas, - La emisión de cargos, - El cobro del cargo, - La liquidación individual a favor del agente aduanero. En tal sentido, cada Aduana informa al área central lo que debe pagarse a los agentes, sin poseer un sistema de registración y control único en sus sedes locales. Dichas liquidaciones son integradas al proceso de liquidación de haberes, constatando exclusivamente la existencia de fondos. Cabe señalar que se advirtió que los datos procesados oportunamente en el SILPANA (Sistema de Liquidación de Personal ANA) poseen rectificaciones posteriores, producto de modificaciones requeridas por las Aduanas de períodos previos, limitando el resguardo de la información que alimentara al SARHA. g. No se advirtió la existencia de evaluación y, en su caso, exposición del valor actual de la entidad habrá de pagar en concepto de adicional especial al momento que los agentes y funcionarios se acogen al beneficio jubilatorio, registrándose exclusivamente el cálculo de aquello que deberá afrontar en el ejercicio siguiente. La entidad expresa que resulta imposible calcularlo en función a las limitaciones sistémicas. Recomendación a. Registrar en orden a la cronología propia de las transacciones, contemplando que la información contable patrimonial y presupuestaria debe arrojar los mismos valores finales en su desagregación. 28 b. Implementar actividades de control y de revisión periódicas planificadas que permitan darle confiabilidad a la información registrada en el SARHA como base del proceso de liquidación de haberes. Asimismo, generar la integración del SARHA con el AUDINT o en su caso la nueva aplicación informática en proceso de contratación. c. Utilizar una codificación de conceptos retroactivos distinta de la correspondiente a los corrientes de la liquidación mensual, para una directa identificación de aquellos. d. Establecer una aplicación informática –ya sea como módulo de sistemas existentes o como independiente pero integrado a otros sistemas- que permitan exhibir la correlación entre las distintas instancias del servicio extraordinario tal cual se detalla en la observación. e. Practicar un análisis pormenorizado y periódico de las liquidaciones pendientes de pago de antigua data, a fin de determinar si corresponde mantener registrados dichos pasivos y/o tomar decisiones en función del origen de las mismas y las circunstancias particulares. f. Evaluar la posibilidad de establecer el monto de valor actual de beneficios futuros para agentes y funcionarios a jubilarse a partir de análisis actuarial y la información disponible. 11. Servicios Extraordinarios – Tasa Aeroportuaria A la fecha de emisión del presente Informe no se encuentra determinado el destino final que corresponde asignar a los importes acumulados percibidos, neto de los pagos realizados, en concepto de servicios extraordinarios y tasa aeroportuaria, que conforman el saldo de la cuenta 2981/40 indicado en Nota 3 a los Estados Contables. La presente situación exhibe la ociosidad de fondos y una continua acumulación de recursos. 29 La Resolución General 1265/02 AFIP establece que se debe practicar una evaluación semestral, con el fin de ajustar y/o modificar lo que resulte pertinente para adecuar lo normado a la dinámica de la operatoria de la aviación comercial. Recomendación Efectuar los estudios pertinentes y adoptar las decisiones a fin de: - Garantizar que los montos percibidos guarden relación con el total de gastos ocasionados por la prestación de los servicios brindados por la AFIP. - Determinar el destino a dar al monto acumulado en la cuenta 2981/40. 12. Transferencias a Pagar a. El presente rubro contempla la retención impositiva, normativamente exigido, sobre devoluciones de impuestos realizados por la AFIP como agente recaudador, en tal sentido no surge claramente como obligación propia por su depósito final en carácter de agente de retención y si corresponde al concepto en que se ha registrado, independientemente de que se efectúe una transferencia de fondos a la cuenta corriente BNA 2983/46. La entidad sostiene que se refleja transitoriamente en la cuenta citada hasta su pago, mediando no más de 15 días entre el depósito en la cuenta 2983/46 y el efectivo ingreso de fondos mediante el SICORE, no obstante, se reitera que esa retención se origina en una actividad administrada y no propia de la entidad, por lo que deberá evaluarse en la implementación del nuevo sistema informático de administración financiera. b. Existen partidas de antigua data que aunque no poseen significatividad monetaria ameritan su evaluación y depuración. Al respecto, la entidad ha señalado que las partidas forman parte de los llamados pasivos menores y distintos a los proveedores habituales, por lo 30 que la depuración es lenta, aunque indica que en forma continua se efectúa la depuración de la cuenta. Recomendación a. Evaluar la correspondencia de incorporar los citados conceptos como obligación propia del patrimonio del ente, considerando distintas alternativas como: cuenta de relación con explicación en nota a EECC, cuenta regularizadora o cuenta de orden. Enmarcar ello en los análisis de implementación del nuevo sistema informático. b. Practicar el análisis y depuración de partidas de antigua data. 13. Otras Cuentas a Pagar a. En este rubro la entidad registró en el ejercicio anterior a valor histórico una deuda con la Secretaría de Hacienda por $28.211,5 miles por aplicación del Decreto N° 1176/01, como consecuencia de la cancelación de obligaciones asumidas por la AFIP con Correo Argentino S.A., tal cual se expone en Nota 9 a los EECC. Dicho importe no refleja intereses, siendo que la norma en cuestión no define criterios de devengamiento ni de cancelación. El presente importe fue nuevamente confirmado por la CGN. b. La Contaduría General de la Nación informó que posee registrado un crédito contra la AFIP por $40.290,0 miles por aplicación del Decreto 625/95. La evaluación preliminar indica que la obligación no estaría en cabeza de la entidad sino de terceros (AFJP con vinculación a la recaudación administrada o empleadores). La entidad ha informado que existe un proceso específico de recupero de dicho monto en oportunidad de advertirse el ingreso de fondos por los empleadores y la notificación mensual 31 a la TGN de las cifras canceladas. En tal sentido, se advirtió una reducción de cuantía menor del monto en cuestión respecto de lo informado por la CGN al cierre del ejercicio 2004. Recomendación a. Determinar con la Secretaría de Hacienda la modalidad de cancelación de deuda por aplicación del Decreto N° 1176/01. b. Efectuar las acciones que tiendan a regularizar la situación descripta respecto del crédito registrado por la Contaduría General de la Nación por aplicación del Decreto N° 625/95. 14. Previsiones – Deudas Judiciales a. La AFIP en atención a la Disposición CGN N° 45/05, procedió a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables los juicios en donde el organismo es parte, en función a la información aportada por las áreas jurídicas en inventarios especialmente elaborados para tal fin al cierre de ejercicio, valorizando tal cual lo expone la Nota 11 a los Estados Contables y el apartado 3.7 del Informe de Auditoría. En el marco de las tareas de auditoría ejecutadas a partir de los inventarios proporcionados se pudo determinar que: - La entidad no cuenta con un sistema integral de registración y seguimiento de causas administrativas y judiciales (enmarcado en procedimientos de gestión y control) con efectos en los presentes Estados Contables, que permita emitir un inventario de respaldo de la información que ha de revelarse como pasivo cierto o contingente en el Balance General y las Notas a los EECC. Por ello, recurre al armado de un detalle analítico adhoc generado por las áreas responsables del diligenciamiento de los trámites judiciales –como se mencionara- sin actividades de control que permitan su validación. 32 - La información recibida por el área de registración contable para su procesamiento mostraba diferencias muy signficativas respecto de lo aportada a esta AGN en función de las cartas de abogado remitidas a los sectores jurídicos. - Las características propias de la metodología utilizada para el armado de inventarios y el número de causas en ellos incluidas, limitan el esquema de análisis contable y la posibilidad de practicar procedimientos de auditoría. - Se destaca la ausencia de normativa interna en cuanto a la definición de un sector que concentre la información de la totalidad de causas en donde AFIP es parte, la utilización de un sistema que brinde información integral actualizada, y los criterios para determinar las causas y gastos causídicos a afrontar por la AFIP y evaluar la probabilidad de ocurrencia de cada contingencia. - Los datos aportados no permiten una clara identificación del estado y etapa procesal de los distintos juicios para su clasificación, siendo que en algunos, incluso, no se informan los mismos o exhibe una inadecuada utilización de aplicaciones informáticas (v.g.: Advocatus Plus). Tampoco surge la vinculación entre causas principales e incidentes. Ello evidencia la ausencia de una estandarización del proceso de relevamiento de datos. - No se practica una evaluación de valor estimado de sentencia tal cual lo exigido normativamente, pudiendo considerar etapa y estado procesal, valuación de documental disponible, antecedentes jurisprudenciales y doctrinarios, entre otros aspectos, toda vez que se incluye el monto de reclamo exclusivamente –algunos en monedas que no son en la actualidad de curso legal- y una estimación porcentual general de costas. Adicionalmente, no se practica evaluación de litigiosidad ni se contemplan las acciones administrativas. - Existe un número significativo de causas sin monto determinado. 33 - No se realizó la cuantificación de costas por causas impositivas sin sentencias, y en el caso de aduaneras y de seguridad social se aplicó un porcentaje sobre el capital histórico de todas las causas. Esto implica la inexistencia de una metodología única que contemple la probabilidad de resultado adverso para la entidad y la posible cuantía de las costas –no necesariamente por porcentaje único y máximo-. - No se consideró la evaluación de costas por potencial pérdida de acción o posibles costas por su orden en juicios en que la AFIP actúa como actora. - Como se expresó, para las causas que sólo informaran monto de demanda, en general, se calculó un 25% en concepto de costas e intereses, si hacerse una evaluación de antecedentes jurisprudenciales en función de materias y fueros, y considerando normativa vigente (v.g.: Ley 21.839, 24.432 “Aranceles y Honorarios Profesionales y Disposición N° 85/00 del Ministerio de Economía Obras y Servicios Públicos sobre “Pautas para la estimación administrativa de honorarios en juicios de ejecución fiscal”). - Lo registrado contablemente o revelado por nota con sus correspondientes inventarios no constituye en la entidad información disponible para el control contable de la operación, en el marco de las transacciones que sobre el particular se produce en el curso del ejercicio –v.g.: pago por causa con sentencia firme adversa, recupero de previsión por causa con sentencia firme favorable, etc.-. b. Tal como se expuso en la precitada Nota 11 a los EECC, la Contaduría General de la Nación se expidió respecto de la correspondencia de registrar el pasivo con la Secretaría de Hacienda por la colocación de BOCON por deuda consolidada de la AFIP por aplicación de las distintas normas que oportunamente lo dispusieran. Como se señala en dicha nota, el organismo se encuentra en un proceso de conciliación de los detalles analíticos de 34 cancelaciones que le proporcionara la Dirección de Administración de la Deuda Pública MEP. Se advirtió que el proceso de revisión posee limitaciones en cuanto a la documental considerada, entendiendo que debe recurrirse a la documentación básica generada por los formularios oportunamente presentados ante la Dirección y/o los antecedentes documentales que le dieran origen. En tal sentido, la entidad no cuenta con un registro que identifique las cancelaciones realizadas en el marco de las normas de consolidación y, adicionalmente, estas transacciones no encuentran su reflejo en la contabilidad del ente en orden a la correspondencia conceptual y no se resguarda centralizadamente los antecedentes que dieran origen al libramiento de la orden de pago por esta vía. Por otra parte, no se obtuvo evidencia de que exista un proceso de información periódico desde la citada Dirección hacia la AFIP a fin de identificar la efectiva cancelación de la deuda originaria. Adicionalmente, cabe señalar que la CGN en respuesta a la circularización de esta AGN, expresó que “ con respecto a los derechos del TESORO NACIONAL en concepto de consolidación de deuda, corresponde efectuar la consulta ante la Dirección de Administración de la Deuda Pública”, no exhibiendo acreencia asentada en sus registros sobre el particular. c. La previsión por contingencia laboral contempló la existencia de juicios iniciados por agentes abogados por el descuento de honorarios de fondos para hacer frente a las obligaciones de la seguridad social, neteando lo abonado en concepto de amparos, aspecto que no cuenta con evaluación final a fin de contemplar un pago definitivo por lo que podría darse tal situación o la necesidad de reconocer un crédito. 35 Recomendación a. Establecer un sistema integrado de registración y seguimiento de causas administrativas y judiciales enmarcado en un proceso que contemple las actividades de control propias del riesgo existente en la gestión de las mismas. Asignar a un sector específico la responsabilidad de concentrar los datos sobre la totalidad de causas en donde la AFIP es parte, produciendo su monitoreo y aportando información de efecto contable. Redactar normas de procedimiento sobre la metodología para la determinación de los montos a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables, procurando: - Clara definición de conceptos a exponer en EECC, - Información íntegra, - Criterios uniformes para determinar la magnitud de las cifras a registrar y revelar en Notas, en función a la etapa y estado procesal de las causas y la evaluación del monto probable de sentencia, - Criterios uniformes para el tratamiento de determinación de costas y gastos, sustentado en análisis jurisprudencial, - Valorización de la totalidad de los juicios que forman parte del inventario de causas al cierre de cada período, - Evaluación de litigiosidad, - Responsabilidad que le cabe a los emisores de información, - Control contable de las causas judiciales. b. Efectuar la conciliación de la información recibida de la Dirección de Administración de la Deuda Pública a partir de documentación básica. 36 Implementar registros auxiliares de cancelaciones efectuadas en el marco de las normativas de consolidación, e incluir las mismas en los circuitos de registración contable resguardando centralmente la documental que sustenta los trámites de pago. Requerir a la Dirección información periódica de cancelación individual de deuda original por aplicación de los formularios presentados. c. Determinar la correspondencia de registrar créditos por acciones de amparo hasta la conclusión de la causa principal o liberación de la medida cautelar. 15. Otros Bienes en Custodia por parte de AFIP De conformidad a lo revelado en Nota 14 a los Estados Contables, la AFIP ha realizado actividades tendientes a generar un inventario valorizado de bienes en condición de rezago, secuestrados y decomisados, lo cual no se había concluido al cierre. Recomendación Culminar con la confección de los respectivos inventarios, proceder a su valorización a fin de revelar la información en Nota a los Estados Contables. 16. Proceso de Liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social (INARSS) En atención a que el Decreto 217/03 deja sin efecto la creación del INARSS, se encuentra pendiente de conclusión, en el ámbito de la Dirección Nacional de Normalización Patrimonial, un proceso de liquidación del citado ex Instituto tal cual se expone en Nota 16 a los EECC. La citada Dirección expone en los Estados Contables del ente en liquidación la existencia de partidas pendientes que ameritan el conocimiento detallado y final por parte de 37 la AFIP considerando las obligaciones establecidas en el artículo 8º de la Resolución Conjunta MEP y MTESS 363/03 y 222/03 -, en orden al tiempo transcurrido y en el marco de la prórroga establecida por su similar Nº 531/06 y 678/06. Recomendación Llevar a cabo acciones conducentes a los efectos de lograr de liquidación final del Instituto, practicando los controles necesarios que permitan satisfacerse sobre la rendición definitiva. 17. Recursos a. La entidad, como informa en su Nota 2 a los EECC, deduce de los ingresos de las cuentas recaudadoras de tributos las comisiones bancarias del proceso de recepción y procesamiento de declaraciones juradas y pagos, entendiendo que se produciría el inicio de las cancelaciones con el presupuesto del Ejercicio 2007. En tal sentido el Decreto N° 1399/01 determina la existencia de recursos propios de la entidad para atender los gastos que generen sus funciones de aplicar, recaudar, fiscalizar o ejecutar tributos. b. Por aplicación del Decreto Nº 863/98 y normas complementarias, la entidad retiene de los beneficiarios de recursos de la seguridad social las comisiones bancarias y un porcentaje de comisión sobre la recaudación para cobertura de gastos por sus funciones, siendo estos últimos registrados contablemente. Respecto de las comisiones bancarias se entiende necesario que los Órganos Rectores en materia Contable y Presupuestaria se expidan sobre su exposición en la información contable patrimonial y presupuestaria, considerando que constituyen costos propios del proceso de recaudación. 38 c. El artículo 30° de la Ley 11.683 faculta a la AFIP a disponer el pago directo de intereses y costas causídicas (honorarios, etcétera), aprobados en juicio, de carácter impositivo con fondos de las cuentas recaudadoras y cargo de oportuno reintegro a las mismas, produciéndose en el ejercicio la restitución de los gastos causídicos. Para el caso de intereses, en orden a las características propias de este cargo, cabe que se de intervención, prima facie, al servicio jurídico del ente a fin de evaluar la reposición de los intereses en los términos normativos. d. No se obtuvieron antecedentes de evaluaciones practicadas para la determinación del 0,5% de comisión AFIP (Decreto N° 2741/91 modificado por las Leyes N° 25.401 y 25.345), teniendo en consideración que la normativa que autoriza su cobro contempla la fijación de una comisión de “hasta” el porcentaje de ley para la atención de los gastos que demande la gestión del ente en materia de recaudación de los recursos de la seguridad social. Como se expresa en Nota 2 a los EECC la entidad, en el ejercicio, puso en vigencia un nuevo esquema de recupero de comisiones bancarias y gastos contemplando los preceptos legales. No obstante, no se observaron los antecedentes legales que eximan a las Obras Sociales del pago de la comisión a favor de la AFIP. No se obtuvo evidencia sobre la aplicación de la Ley 25.085, en la que se estipuló una retención del 2,5% sobre el total de lo recaudado por los fondos del monotributo. Así tampoco, sobre el tratamiento contable de la comisión de AFIP y el Fondo Jerarquizador respecto de la “Recaudación pendiente de conversión, Títulos y BODEN” -CCF- del Estado de Recaudación. Recomendación a. Determinar la cuantía final de montos a cancelar por comisiones bancarias y tramitar los ajustes presupuestarios y financieros acordes. 39 b. Practicar consulta a los Órganos Rectores en materia Presupuestaria y Contable para determinar el tratamiento de las comisiones bancarias vinculadas a la recaudación de los Recursos de la Seguridad Social. c. Requerir opinión del servicio jurídico sobre la reposición de intereses de causas judiciales en materia tributaria (aduanera, impositiva y recursos de la seguridad social). d. Practicar evaluaciones de suficiencia en relación al porcentaje establecido de comisión AFIP sobre recaudación de Recursos de la Seguridad Social. Por su parte, practicar la evaluación del cobro de comisiones a Obras Sociales y la aplicación del porcentaje establecido en la Ley 25.085. Regularizar la registración de distribución de CCF, con impacto para AFIP. 18. Contrataciones a. A partir de la Disposición N° 65/05 (SDG ADF) se ha normado el manual de Contrataciones para la entidad, de aplicación para las distintas unidades con capacidad para contratar, bajo un esquema de descentralización del proceso de compras desde su planificación hasta su control de ejecución. No obstante, no se advirtió la normatización de actividades de supervisión específica de las acciones descentralizadas, existiendo Planes de Compras por dichas unidades tanto a nivel central como descentralizada, sin contar con un plan integrador. b. De la revisión por muestreo de contrataciones de bienes y de servicios que han tenido reflejo en los EECC auditados han surgido las siguientes observaciones: - El promedio general de duración de cada trámite de 69 expedientes compulsados resultó ser 312 días, mientras que el desagregado por tipo de contratación es el siguiente: 291 días 40 para las Contrataciones Directas; 331 días para Licitaciones Públicas y 50 para Licitaciones Privadas (un caso). - A partir de los expedientes analizados no se pudo observar la existencia de constancias del control de las ejecuciones de las prestaciones o compras de bienes, como así tampoco documentación en ellos del monitoreo de dicha ejecución, contemplando que las actuaciones permitan individualizar cualquier instancia desde el inicio del proceso hasta su finalización. - Si bien advertimos en las contrataciones una fundamentación del área solicitante que exhibe una mejora respecto de ejercicios anteriores, no ocurre así en sus pedidos de ampliaciones de Órdenes de Compras, las que en general se aprueban por el máximo porcentaje del 35 % admitido por la norma que regula el procedimiento (Disposición Nº 297/03). - Se ha constatado que los Pliegos de Bases y Condiciones no cuentan, en su mayoría, en forma explícita con criterios de evaluación para la selección de las ofertas (v.g.: calificación del mejor precio, evaluación de calidad mediante fórmulas polinómicas, etc.), lo que impide al oferente saber con anticipación cómo será evaluada su oferta (art. 45 de la Disp. Nº 297/03). - Se ha detectado la falta de constancias de publicidad de los actos relevantes del proceso de selección de contratista en los expedientes, como ser el acto de adjudicación, de ampliación de órdenes de compra y prórrogas de contratos, lo que lesionaría el principio de transparencia que preside el proceso de selección de contratista (art. 29 Disp. Nº 297/03). - No se advirtió la existencia de constancias de búsqueda de cotizaciones o presupuestos en forma previa a la solicitud por parte del área requirente. En el caso de servicios de 41 renovación periódica se incorpora, exclusivamente, el valor de la orden de compra anterior. - No se obtuvo evidencia de la confección y aplicación de un listado de precios testigos de bienes y servicios de características homogéneas y de permanente contratación según lo establecido por la Disposición Nº 297/03 en su artículo 45 inc. 2. Tampoco se practica la confrontación con precios testigos determinados por la SIGEN – como órgano rector del sector interno. En tal sentido, el Dictamen N° 2771/02 de la Dirección de Asuntos Legales Administrativos, sostuvo que la solicitud de los referidos precios testigos requeriría la celebración de un acuerdo de asistencia técnica de la AFIP con aquel organismo de conformidad a lo dispuesto por el art. 6° de la Resolución SIGEN 165/02, concluyendo que la aplicación del régimen de precios testigos de la SIGEN es de carácter optativo para la AFIP pudiendo ser utilizado en caso de duda razonable respecto de los valores de las prestaciones o bienes de que se trate. c. Tal cual como se expresara previamente, la entidad continuó utilizando el reconocimiento del legítimo abono que no puede caracterizarse como figura jurídica preceptuada legalmente –con la excepción de lo establecido en el artículo 3º de la Disp. AFIP Nº 139/02-. d. La Disposición AFIP N° 611/04 establece un régimen de gastos de ceremonial y protocolo y de organización de eventos (incluyendo alquiler de salones, equipos de computación, audio, video y proyección de imágenes, servicios profesionales de traducción, refrigerio, comidas de trabajo, los presentes institucionales, útiles de escritorio, folletería, alquiler de autos, papelería y otros rubros complementarios y afines), para reuniones de trabajo, conferencias, congresos, jornadas, o eventos similares, cuya organización sea propiciada por la entidad. 42 Dicha disposición, si bien se enmarca en el artículo 9° de la Disposición N° 297/03, no crea condiciones excepcionales para contratar cualquiera de los rubros arriba enumerados sino que busca establecer un régimen distinto al general de contrataciones, al permitirse la adquisición de bienes y servicios sin establecer taxativamente los procedimientos que lo reemplace y garantice, a su vez, el cumplimiento de los principios generales que introduce el art. 3° de citada disposición y tal cual lo exige su art. 9°, con independencia de la creación de dos comités de análisis y de aprobación de gastos. Adicionalmente, se prescribe la existencia de adelantos de fondos, aspecto no compatibilizado con el régimen de fondos rotatorios existentes y de tesorería jurisdiccional. Frente a similar observación respecto del ejercicio previo, la entidad señala que por la naturaleza de exclusividad, operatoria comercial o infrecuencia, no resultan convenientes para el organismo que resulten objeto de un proceso licitatorio. Aclara, asimismo, los gastos repetitivos o que por su monto ameriten una contratación a pesar de ser ceremonial o protocolo, deben ser tramitados dentro de los extremos previstos en el Régimen de Contrataciones vigente, por lo que ha tomado nota de lo observado. e. De la revisión de una muestra de autorizaciones de pago -AP- del ejercicio, ha surgido un conjunto de disfunciones documentales que exhiben la necesidad de fortalecer las actividades de control y ameritan su mención: - Aprobación de liquidaciones y AP sin intervención de la jefatura del SAF (se advirtió la autorización del pago por jefaturas hasta nivel División), considerando los firmantes exigidos por las normas de la Secretaría de Hacienda. - Falta de un criterio uniforme en cuanto a la elaboración de las actuaciones. - Ausencia de registración completa de fecha de transacción en el AUDINT. - Documentación respaldatoria incompleta de la liquidación existente en los arqueos de caja, v.g.: ausencia de acta de comisión de recepción (ej.: ERREPAR, TELAM SE, Edesur), acto administistrativo. 43 - Facturación sin identificación de Orden de Compra y número de expediente asociado. - Devengamiento con cargo al ejercicio de gastos de ejercicio previo. - Ausencia de concordancia de la carga del Proveedor en el AUDINT y la documentación f. En cuanto a los archivos de documentación en trámite se advirtieron limitaciones en niveles de seguridad física en cuanto a la posibilidad de acceso a oficinas, no obstante observarse un orden razonable. Recomendación a. Normatizar e instrumentar actividades de control centralizadas respecto de los procesos de contrataciones descentralizadas. b. Generar acciones que limiten la existencia de cuestiones como las observadas en el apartado b. c. Implementar los medios tendientes a realizar contrataciones dentro del marco legal, eliminando los reconocimientos por legítimo abono. d. Efectuar la revisión del régimen de la Disposición AFIP N° 611/04 a la luz del régimen general de contrataciones –Disposición N° 297/03-. e. Implementar actividades de control que eviten las observaciones enunciadas respecto de la documentación respaldatoria de gastos. f. Implementar una política de resguardo de documentación. 44 19. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores ( A.R.E.A. ) Como se indicara en el apartado 1 del presente Informe las falencias en el sistema computadorizado utilizado para efectuar las registraciones contables, genera distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios, no obstante advertirse el esfuerzo de análisis en procesos manuales a fin de identificar partidas con imputación a ejercicio incorrecto. Dicha situación deriva en la utilización de la cuenta ajuste de resultados de ejercicios anteriores - A.R.E.A.-. El empleo del concepto A.R.E.A debe tener un carácter restrictivo, acotando su uso a correcciones de errores en la medición de resultados de períodos anteriores y cambios retroactivos o adecuaciones en el valor de partidas patrimoniales como consecuencia de la aplicación de una norma particular diferente para la medición de resultados. En tal sentido, no son computables como modificaciones a resultados de ejercicios contables anteriores el efecto de los cambios en las estimaciones contables originadas en la obtención de nuevos elementos de juicio no disponibles en dichos ejercicios, al momento de la emisión de los correspondientes Estados Contables. Adicionalmente, las características de excepción de estas registraciones exigen un esquema de aprobación especial toda vez que se produce la rectificación de EECC oportunamente suscriptos por la máxima autoridad. 45 Recomendación Sin perjuicio de lo mencionado en el apartado 1, corresponde establecer procedimientos administrativos que aseguren devengar la totalidad de las operaciones en el período que corresponde. En el caso de utilizarse la cuenta Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores, los asientos deben ser autorizados por la autoridad superior a la de quién convalida las demás registraciones. La información contable debe poder ser utilizada como elemento de control y servir para la toma de decisiones. Asimismo, los sectores generadores de información susceptible de ser registrada deben asegurar su calidad, integridad, como así también la oportunidad de su remisión. 20. Estado de Origen y Aplicación de Fondos La entidad no ha implementado procedimientos tendientes a practicar una evaluación documentada de los orígenes y aplicaciones de fondos bajo el criterio de disponibilidades efectivo, que concluya con la emisión del respectivo Estados Contable y los papeles de trabajo. Debe aclararse que la CGN ha definido el modelo de EOAF a ser utilizado, sin aportar mayor instrucción sobre la metodología a utilizar, en tal sentido en función del concepto que implica el Estado en cuestión –fondos- y lo que es de práctica en la materia contable, se entiende necesario practicar tareas que permitan exponer exclusivamente lo que el mismo debe revelar. Recomendación Establecer procedimientos de evaluación de las transacciones que afectan disponibilidades a fin de la emisión y documentación del Estado Contable. 46
