2007_155info.pdf

MEMORANDO
SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
Señor
ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
DR. ALBERTO R. ABAD
Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso –
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156 y a vuestro
requerimiento, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN (AGN) efectuó una revisión del
Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
(AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2006.
Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada como
parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados Contables
de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado.
La evaluación realizada a los fines descriptos en el segundo párrafo no necesariamente ha
de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente, no expresamos una
opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP considerado como un todo.
Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más significativas
a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las indicadas en el
Anexo adjunto.
Buenos Aires, 28 de septiembre de 2007
1
ANEXO
MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
EJERCICIO 2006
Índice
1.
Falencias en el Sistema Administrativo Contable Computadorizado utilizado por el
Organismo.
2.
Debilidades en el Control Interno Administrativo Contable imperante al momento de
practicar la auditoría.
3.
Disponibilidades.
4.
Créditos.
5.
Bienes de consumo.
6.
Bienes de Uso.
7.
Bienes Intangibles.
8.
Cuentas Comerciales a Pagar.
9.
Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar.
10.
Transferencias a Pagar.
11.
Otras Cuentas a Pagar.
12.
Previsiones – Deudas Judiciales.
13.
Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado Nacional
14.
Otros Bienes en Custodia por Parte de AFIP.
15.
Proceso de Liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social
(INARSS).
16.
Recursos.
17.
Contrataciones.
18.
Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.).
19.
Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
20.
Otros aspectos.
2
Introducción
La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de
las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los Estados
Contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006. Dicha revisión
incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información (input/output) a los
procesos computadorizados existentes en el ámbito de la AFIP, cuando las prácticas
administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no constituye una auditoría
especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de procesamiento electrónico de datos, en
cuanto a los programas de computación diseñados, los elementos de control que ellos incluyen,
la lógica de los lenguajes, la configuración de los equipos empleados y la política de seguridad
implementada.
En oportunidad de aplicar los procedimientos de auditoría planificados se ha advertido, durante
el ejercicio 2006, que se continuó avanzando con las mejoras en los procesos de registración
llevados a cabo por la AFIP y que ha tomado decisiones de relevancias que deberían tender a
subsanar definitivamente deficiencias que se reiteraran en ejercicios pasados como en el
presente, tal el caso de la implementación, a partir de enero de 2007, de un nuevo sistema de
gestión administrativo financiera o de las acciones a fin de desarrollar una aplicación informática
que integre la gestión en materia judicial de la entidad.
Es de destacar que simultáneamente a la implementación del aludido sistema informático de
gestión administrativo financiero de la actividad propia de la entidad, se ha definido el proyecto
de implementación, en la aplicación informática contratada, de la registración de la actividad
financiera y patrimonial vinculada a las funciones asignadas al ente respecto de recaudación,
fiscalización y ejecución de tributos, que permitirá contar con información a ser expuesta en
forma complementaria con los Estados Contables de la Administración.
Sin perjuicio de lo expresado, varias de las observaciones que se describen en los apartados
siguientes han sido señaladas por esta AGN en los Informes emitidos al momento de efectuar
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auditorías en ejercicios anteriores, constituyendo falencias de carácter estructural que requieren
por parte de la AFIP producir, efectivamente, cambios a fin de procurar la no reiteración de las
situaciones relevadas en atención a la importancia de los temas involucrados.
Las observaciones más significativas detectadas durante nuestra auditoría son las que se detallan
a continuación, debiendo señalar que mayoritariamente corresponden a situaciones ya expuestas
por esta AGN en Memorandos de control interno de ejercicios previos, no obstante cabe
consignar que en algunos aspectos, como se señalara, se han iniciado acciones tendientes a
regularizar las situaciones planteadas -dictado de normas o actividades manuales para solucionar
problemas de las aplicaciones informáticas-.
1.
Falencias en el Sistema Administrativo Contable Computadorizado utilizado por el
Organismo.
El sistema computadorizado de registración utilizado en el ejercicio por la AFIP -AUDINTconcentra e integra la contabilidad patrimonial y presupuestaria, generando las restricciones en el
mismo, distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida
en los resultados de los distintos ejercicios, conforme a lo revelado en Nota 8 a los Estados
Contables.
Adicionalmente, no se encuentra integrado con la totalidad de los subsistemas que producen
información susceptible de registro contable, siendo necesaria la utilización de procedimientos
manuales y controles asistémicos -tal el caso de los bienes muebles y de consumo-. Por otra
parte, no se advierte la existencia de puntos de conciliación periódicos con áreas operativas.
Se advirtieron disfunciones en la registración contable en cuanto a su oportunidad y la
cronología de las transacciones, dificultando el conocimiento cierto de la situación económica,
patrimonial o financiera en períodos intermedios. Se agrega a ello la existencia de formularios
(órdenes de pago interna y autorizaciones de pago) que poseen una numeración con ausencia de
cronología numérica por rangos.
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Es de resaltar que tal cual lo expone la citada Nota, la entidad ha implementado un Sistema
Computarizado de Gestión Económica Financiera – ERP (Enterprise Resourcing Planing) -cuya
operación ha de ser motivo de revisión en futuros exámenes-, en orden a superar las limitaciones
que posee el sistema AUDINT, entendiéndose que ello constituye un avance relevante en materia
de información contable en el organismo.
Recomendación
Considerar en la implementación del nuevo “Sistema Integral de Gestión Económica Financiera”
que integre la gestión contable y presupuestaria asegurando:
-
Las cualidades de la información establecidas en las normas contables emitidas por la
Contaduría General de la Nación,
-
La consideración de la registración única de transacciones con efecto en contabilidad
presupuestaria (soportada en un presupuesto por programas que evidencie las distintas
producciones de la entidad) y contabilidad patrimonial,
-
La normatización e implementación de procedimientos de captura de datos y registro
respecto de hechos de efecto patrimonial, como así también aquellos que puedan impactar en
cuentas de orden,
-
El aprovechamiento eficiente y eficaz de los datos disponibles,
-
La disponibilidad de datos para el usuario a partir de esquemas de consultas que faciliten el
proceso de análisis,
-
El debido control jerárquico y por oposición de intereses en la definición de perfiles con sus
consecuentes derechos,
-
El establecimiento de estándares razonables de seguridad informática,
-
La integración con otros sistemas informáticos de la entidad y la existencia de actividades de
control adicionales basados en conciliaciones,
-
La posibilidad de contar con una contabilidad de costos –esencial para la toma de decisiones
y las evaluaciones de eficiencia-,
5
-
La necesidad de dar cumplimiento a las obligaciones emergentes de la Ley 25.917 –Régimen
Federal de Responsabilidad Fiscal-.
-
La vinculación informática con datos relacionados de registración de recaudación –
contemplando la factibilidad de incorporar a los Estados Contables información
complementaria sobre la actividad administrada-.
2. Debilidades en el Control Interno Administrativo Contable imperante al momento de
practicar la auditoría.
Sin perjuicio de lo señalado en el punto anterior, en el desarrollo de la presente auditoría se han
observado debilidades del control interno imperante en la organización, las cuales han generado
varias de las observaciones que se incluyen en los apartados siguientes. Dichas debilidades
pueden resumirse en:
-
Procedimientos administrativos-contables llevados a cabo por la administración del
organismo no formalizados normativamente. Si bien la entidad aduce que le son de
aplicación las normas generales en materia de Administración Financiera del Sector Público
Nacional, la presente observación posee directa relación con los procesos y circuitos internos
que permiten la aplicación de dichas normas y, como tal, definen las responsabilidades,
tareas, oportunidades de cumplimiento y, en consecuencia, conductas esperadas.
-
Dificultades en los procesos de comunicación interna y en los circuitos de información
implementados que generan debilidades en los procesos de control operativo, afectando la
pertinencia, confiabilidad, verificabilidad, sistematicidad, comparabilidad e integridad de lo
expuesto en los Estados Contables emitidos por la entidad.
Recomendación
Redactar los manuales de procedimiento de la totalidad de los procesos administrativos contables
desarrollados por la Administración, procediendo a establecer los circuitos de comunicación
interna que aseguren que la confiabilidad de información. Hacer especial hincapié en la
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necesidad de existencia de los mismos a efectos de una implementación eficiente del nuevo
“Sistema Integral de Gestión Económica Financiera”.
3. Disponibilidades
3.1.
a.
Fondos Rotatorios y Cajas Chicas
En las actas de verificación confeccionadas al cierre de cada ejercicio se informa la
existencia de gastos no rendidos, lo que genera la aplicación de ajustes manuales al cierre a fin
de exponer el saldo de cada Fondo Rotatorio constituido y la imputación correspondiente de
gastos y activaciones. Estos ajustes, por práctica habitual, son cancelados en el ejercicio
siguiente mediante la reversión del asiento oportunamente realizado, sin un seguimiento
posterior de las partidas de cierre.
En tal sentido, señala la entidad la imposibilidad de implementar otro mecanismo al no poseer un
sistema integrado que registre en línea las operaciones originadas en sectores descentralizados.
Es dable, señalar que la implementación de un nuevo sistema, en virtud del costo que posee y el
avance tecnológico que implica, debe contemplar la administración financiera de toda la entidad
y como tal incluir estos aspectos.
b.
Los movimientos bancarios de los Fondos Rotatorios se efectúan a través de cuentas
corrientes en las cuales se realizan además operaciones distintas a las correspondientes a dichos
fondos. Se cita como ejemplo la existencia al 31/12 de $2.105 miles expuestos como “Otros
Conceptos” que tienen principal origen en devolución de tributos, embargos judiciales, garantías
en efectivo, indemnizaciones por traslado, etc., siendo los vinculados a aspectos tributarios o
aduaneros los de mayor relevancia. Si bien dicha información no posee, por lo general, impacto
en los EECC sujetos a revisión, su existencia no se refleja en ninguno de los Estados emitidos
por la entidad, limitando el control contable sobre los mismos.
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La entidad expresó que con la implementación del nuevo sistema de administración financiera
toda la operatoria correspondiente a los fondos fijos regionales será revisada y analizada a
efectos de la discriminación de los distintos conceptos que integran las cuentas corrientes de los
mismos.
c.
Si bien los siguientes aspectos no poseen significatividad en términos de evaluación de los
EECC objeto de auditoría, cabe su mención en el presente memorando, a saber:
-
Fondos rotatorios (tres) sin confeccionarse actas de verificación, pues corresponden a áreas
centrales que no se verían alcanzadas por la Instrucción N° 1/04 (DiPRF).
-
La revisión por muestra de rendiciones de Fondos Rotatorios exhibieron deficiencias
documentales tales como: ausencia de remitos, comprobantes de pago, certificados de
recepción definitivos y sello cancelatorio según Disposición Nº 106/02(DiAdm).
Adicionalmente, se continuó efectuando pagos de obligaciones bajo la modalidad de
“reconocimiento por legítimo abono”, debiendo indicarse que la Disposición N° 106/02
(DiAdm), en el apartado g) de las condiciones generales obrantes en anexo 1, prescribe la
posibilidad de “…pagos de servicios cuyos contratos originales se hallen vencidos, pero exista
una prórroga del mismo” a través de Fondos Rotatorios, no siendo los casos enunciados
encuadrables en este precepto. Sobre el particular, el ente informó que la Disposición aludida, de
aplicación en el ejercicio, fue derogada por su similar Nº 1/06. Es menester destacar que en el
período auditado han mermado significativamente en cuanto a monto.
d.
La entidad continuó practicando transferencias a “subresponsables” con cargo a rendir
cuentas por montos significativos como anticipos financieros, destinados a gastos de
amoblamientos, instalaciones y decoración para mantener una imagen homogénea de las sedes
del organismo, que no se enmarca en un régimen de gestión administrativo de descentralización
normatizado. Debe resaltarse que ello no posee encuadre en el esquema de Fondo Rotatorio
instituido para hacer frente a pagos que, por cuestiones administrativas, no acceden a la
tramitación oportuna de orden de pago.
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En tal sentido indicó que en el marco del presupuesto asignado a las Regiones, ellas efectúan
contrataciones para las que no cuentan con la totalidad de los recursos financieros, por ese
motivo al momento del pago solicitan la asistencia financiera a la Administración Central que
transfiere los fondos.
Al respecto, y además de lo previamente expuesto, se señala que la entidad practica pagos a
través de la utilización del CBU de los proveedores, y teniendo en cuenta que la rendición al área
central no es de documentación originaria (la que ha de obrar a disposición), nada obstaría las
cancelaciones en forma directa.
Recomendación
a.
Adecuar la metodología de registración a fin de incluir la totalidad de movimientos sin
que sea necesario la realización de ajustes manuales al cierre de ejercicio, practicando, de ser el
caso, el seguimiento de rendiciones a partir de un inventario de partidas. Realizar la evaluación
correspondiente a efectos de su consideración en la nueva aplicación informática.
b.
Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicados a
través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otras operaciones. Asimismo, efectuar
las rectificaciones procedimentales y registrales que permitan que los importes extraños al Fondo
Rotatorio disponible para unidades descentralizadas posean un debido control y exposición
contable.
c.
Intensificar las actividades de revisión periódicas de los Fondos Rotatorios y las cuentas
bancarias respectivas a partir de la intervención de las áreas contables centralizadas de la entidad,
pudiendo enmarcarse ello en un plan de revisión debidamente formalizado, como actividades de
control que fortalezcan las implementadas por la Instrucción N° 1/04 (DiPRF) para la rendición
y su revisión en sedes descentralizadas (Actas de Verificación).
Adoptar medidas tendientes a eliminar los reconocimientos por legítimo abono, evaluando los
motivos y responsabilidades en los casos en que ellos fueran necesarios.
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d.
Encuadrar la existencia de necesidades de cancelaciones –v.g.: las realizadas como
anticipos financieros- en el marco de la normativa administrativo financiera.
3.2.
a.
Bancos
El organismo, durante el ejercicio 1999, procedió a dar de baja la suma de $ 2.594,5 miles
correspondiente a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente N° 1217/45 abierta por la
ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, “ conforme las actuaciones
administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo” -, por el cual se recibió un
reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante la Procuración
del Tesoro de la Nación, como se expone en Nota 3 a los Estados Contables.
b.
Del análisis de las conciliaciones bancarias practicadas al cierre del ejercicio, surge que
existen partidas conciliatorias de antigua data –más de un año de antigüedad– no regularizadas,
aunque de baja cuantía monetaria.
Adicionalmente, se advirtió la confección de conciliaciones bancarias tardías, que dan lugar a
detecciones de deficiencias registrales sin una debida oportunidad. La entidad expuso que ello se
debe a la carencia de un sistema adecuado, lo que demanda excesiva carga de registración
manual.
c.
Existen cuentas de carácter esencialmente pagadoras (v.g.: Cta. Cte. BNA 169/88), que si
bien no son fondos propios de la entidad, la entidad asume directa responsabilidad respecto al
giro sobre ella. Sus saldos se presentan como información complementaria de los Estados de
Recaudación mensuales sin integrar los esquemas de registración, toda vez que no se encuentran
inmersas en el marco de la contabilidad de la gestión financiera propia del ente ni de la
recaudación administrada por el mismo (SISREC).
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Recomendación
a.
Proceder a mantener actualizados los antecedentes referidos al saldo acreedor de $2.594,5
miles reclamado por el Banco de la Nación Argentina, a fin de regularizar la situación en virtud
de la conclusión de la cuestión señalada.
b.
Realizar un análisis de las partidas conciliatorias procediendo a su depuración y practicar
conciliaciones según criterio de oportunidad.
c.
Evaluar la inserción de la totalidad de las cuentas bancarias en el marco de los dos sistemas
centrales de registración de la AFIP (gestión propia o gestión administrada), de forma de
exponerse en los EECC, y practicar sobre ella y sus transacciones un control contable.
4. Créditos
4.1. Recaudación Decreto Nº 863/98
a.
La entidad realiza la carga de información bancaria en el AUDINT en forma oportuna,
según muestra compulsada, en un módulo de información bancaria (consulta Movimiento
Bancarios sin Cruzar) a partir de personal de la División Contabilidad, a la espera de una
imputación definitiva en función del origen de la percepción y su vinculación con el crédito
respectivo por personal de División Caja, lo cual actúa como disparador del asiento. Ello exhibe
un proceso deficiente de registración y control, toda vez que la División Caja habría de actuar
como generadora de la transacción (ingreso de fondos e imputación) y la División Contabilidad
como controladora de ello a partir de la documental recibida y la oportuna conciliación bancaria,
en el marco de un debido control por oposición de intereses. Al 31/12/2006 los saldos han sido
previsionados totalmente.
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Recomendación
a.
En el marco de la implementación de un nuevo sistema de registración contable establecer
actividades de control que contemplen control por oposición de intereses.
4.2. Otras Cuentas a Cobrar
a.
El saldo de esta cuenta está conformado, entre otros, por acreencias sobre los ex agentes de
la AFIP originadas en diferencias de haberes, perjuicio patrimonial, multas, cobro de expensas,
etc., algunas de las cuales datan del año 2001, siendo dichas sumas previsionadas. Se advirtió la
necesidad de establecer un procedimiento uniforme para las distintas situaciones de esta índole
existentes, en el marco de un circuito de captura de datos con efectos contables, a fin de
determinar la oportunidad de registración y la base documental.
b.
Se encuentran registrados embargos, limitándose la posibilidad de análisis contable
vinculado al conocimiento del estado procesal de la causa generadora, en virtud de las
deficiencias informativas en materia judicial que el presente memorando refiere. Además debe
resaltarse el hecho de que, en orden a lo prescripto por la Ley de Presupuesto Permanente, los
fondos asignados a gastos presupuestarios no son embargables.
c.
En consonancia con lo expuesto en este memorando respecto de servicios extraordinarios,
cabe consignar que la ausencia de adecuados procedimientos sobre esta temática impiden que los
EECC expongan los activos generados por los servicios extraordinarios realizados y pendientes
de cobro.
Recomendación
a.
Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde establecer circuitos contables
estandarizados para captura de datos y efectuar análisis periódico de los antecedentes de las
acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar tratamiento
definitivo a los saldos involucrados.
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b.
Establecer circuitos que permitan el seguimiento oportuno de embargos, en el marco de un
sistema integral de registración y seguimiento de causas administrativas y judiciales.
c.
Determinar circuitos que permitan detectar la totalidad de créditos de la entidad, tal el caso
de servicios extraordinarios realizados y no cancelados por los operadores.
5. Bienes de Consumo
a.
La falta de un sistema de inventario permanente en el ejercicio de insumos debilita el
control interno incrementando el riesgo referido al manejo y conservación de este tipo de bienes.
Se señala que fue informado sobre la necesidad de modificar procedimientos a la luz de la
implementación del nuevo sistema informático de administración financiera –SIGMA- respecto
de los depósitos centralizados, no obstante se advierte la necesidad de establecer pautas para toda
la organización. Ello ha dado lugar a la salvedad expuesta en el punto 3.1 del informe de
auditoria.
Por otra parte no se advirtió la existencia de inventarios físicos sorpresivos, en depósitos
centralizados y descentralizados, a cargo de personal independiente de la custodia y/o
registración.
b.
Al momento de efectuarse las compras de estos bienes, se registran como resultados del
período, activándose las existencias al cierre del ejercicio en los depósitos de áreas centrales, a
partir de un inventario realizado por una firma contratada a tal fin. Debe señalarse que la
ausencia de un sistema de seguimiento permanente del stock limita la evaluación de la carga a
resultados a partir del efectivo consumo.
c.
Las cantidades en existencia expuestas en los Estados Contables surgen del inventario
practicado por una firma contratada a efectos de su migración al Sistema SIGMA, limitándose a
los almacenes centrales, sin incluir al resto de la Organización.
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En el marco de dicho inventario, previo a la migración al SIGMA, se han dado de baja los
elementos considerados fuera de uso conforme a lo establecido por la Disposición Nº 389/04
(AFIP), que han quedado en guarda en depósito para su futura disposición a través de subasta,
donación o destrucción según corresponda, sin considerarse en registración alguna y dejándose
activados solamente los elementos que a criterio de las áreas usuarias tendrán movimientos
periódicos. La depuración realizada no evidenció un proceso de evaluación, registración y
control a partir de área centralizada de la AFIP que defina lo que constituye un resultado
extraordinario y no un consumo normal.
Adicionalmente, en cuanto a la valorización de los bienes, al considerarse importes de la última
orden de compra emitida por tipo de bien, se observó la utilización de órdenes de compra de
antigua data sin que exhiba valores actuales. Por su parte, los formularios en existencia han sido
valuados conforme a estimaciones sin la utilización de un sistema de costeo.
d.
Sin hacer referencia a una evaluación del nuevo Sistema, se entiende que aún han de
practicarse adecuaciones que permitan una mayor amigabilidad, tal es el caso de contar con
listados de consulta que evidencien además de los movimientos globales por tipo de bien, los
valores unitarios actualizados.
Recomendación
a.
Implementar un registro sistémico permanente de movimientos y, por ende, stock.
Adicionalmente, establecer normativa actualizada de gestión de estos bienes que contemple a
toda la organización, y que contemple la realización de inventarios físicos sorpresivos.
b.
Establecer circuitos contables que exhiban la real existencia y consumo de los bienes.
c.
Practicar inventarios en depósitos de toda la organización y establecer actividades de
control específica y registraciones acordes para los bienes que se declaren en condición de
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rezago, en resguardo del patrimonio del ente. Adicionalmente, considerar la representatividad de
las valuaciones practicadas.
d.
Considerar la parametrización del sistema en orden a una mayor amigabilidad en cuanto a
las necesidades de usuario.
6. Bienes de Uso
6.1. Bienes Muebles
a.
La entidad no cuenta con inventarios confiables que permitan respaldar los importes
expuestos en el Balance General como el impacto en el Estado de Recursos y Gastos Corrientes
por efecto de depreciación.
En tal sentido, los inventarios proporcionados, que incluyen los bienes con su valor de
adquisición, no posibilitan la conformación de los saldos de cuentas contables desagregadas,
toda vez que la contabilidad registra el valor residual sin discriminar la amortización acumulada.
Es de resaltar que la amortización reconocida en el ejercicio surge de un cálculo global en
planillas extracontables y se detrae de las cuentas respectivas del activo con cargo a resultado,
sin contarse, en la actualidad, con un proceso sistematizado de cálculo de las mismas e
identificación individual por bien.
b.
Se advirtió que dichos inventarios poseen información inconsistente, en especial en cuanto a
fechas de alta, responsables, vida útil asignada, que permita la adecuada individualización de los
bienes, independientemente de que los mismos hayan cumplido su vida útil según la contabilidad
y estén en efectivo uso. Asimismo, si bien el ente registra los bienes totalmente amortizados a
$1, existen bienes sin valor alguno en sus inventarios y otros que podrían evidenciar un valor de
mercado y poseen efectiva utilidad para el ente (v.g.: rodados) –situación que podría evaluarse
en consulta con la CGN-.
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c.
Los activos reconocidos de Regiones por adquisición de bienes incluidas en documentación
pendiente de rendir de fondos rotatorios, se incluyen en el saldo al cierre, desafectándose en el
ejercicio siguiente para su nueva activación producto del proceso final de rendición. Al respecto
la entidad señala que esa situación se produce por las limitaciones del actual sistema informático,
que no posee información en línea de las unidades desconcentradas.
Adicionalmente, se advirtió ausencia de comunicación fluída entre áreas con interés en la
materia, así, por ejemplo, respecto de automotores se observaron discrepancias entre la
información que posee la División Contabilidad Económico Financiera y la que posee la Sección
C de la Dirección de Logística a partir de su responsabilidad del aseguramiento de vehículos,
producto de bajas o modificaciones pendientes de actualizar contablemente (v.g.: robo,
destrucción total, cambios de patente).
d.
Del relevamiento de Bienes practicado en el Interior (Direcciones Aduaneras e Impositivas
Mendoza, Córdoba y Rosario), se han hallado bienes no incluidos en el inventario, rotulados en
oportunidad de realizarse el relevamiento, sin número de inventario, con números de inventario
que no han podido visualizarse dado que sus etiquetas autoadhesivas se encontraron deterioradas
o sus números ilegibles, no hallados en la área detallada en el inventario, sin uso y con igual
número de inventario, entre otros aspectos.
En dicho marco, se advirtió la existencia de automotores relevados en las Direcciones
Regionales Aduaneras e Impositivas mencionadas que no se encuentran incluidos en el
inventario contable, como así también discrepancia en la carga de patentes, exhibiendo
nuevamente las deficiencias que los inventarios proporcionados poseen y que en el presente
Memorando se indicara.
e.
El organismo no efectúa periódicamente inventarios físicos de este tipo de bienes con
personal ajeno a su custodia y registración, a fin de validar sistemáticamente la información
existente en las cuentas contables que los reflejan. Al respecto, la entidad expresó que se
considerará en oportunidad de migrar datos al nuevo sistema informático.
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f.
Respecto de las armas de fuego no fue informado sobre la existencia de instrucciones de
trabajo que hagan al manejo, conservación y control. En este marco, surge como necesario
evaluar la correspondencia de contar con dicho armamento a la luz de las funciones específicas y
en tal caso regularlo. Adicionalmente, se aportó un inventario que exhibe 684 armas hallándose
como estado de situación relevadas en un 96%, quedando cuestiones pendientes respecto al resto.
g.
No se advirtió la existencia de procesos de evaluación del estado de los bienes registrados
que puedan conllevar a amortizaciones aceleradas o, en su caso, el inicio de los trámites
tendientes a su declaración en desuso o condición de rezago para su baja definitiva en el marco
de la normativa vigente –si bien se tomó conocimiento de la existencia de actos administrativos
en el ejercicio en ese sentido-.
Recomendación
Mantener información actualizada de inventarios con impacto en la registración contable,
contemplando la totalidad de bienes de la institución.
A los efectos de la migración de datos y la puesta en operación del nuevo sistema de gestión
administrativo financiero, se recomienda:
-
Identificar patrimonialmente los bienes (Codificación del bien, ubicación del mismo y
dependencia responsable).
-
Ejecutar de inventarios físicos que permitan respaldar la carga inicial e identificar desvíos
relevantes investigables respecto de la información previa.
-
Proporcionar un inventario que permita la desagregación de los importes expuestos
contablemente, tanto por valor original como de amortizaciones acumuladas.
-
Brindar información para la administración de los bienes, considerando destino de los
mismos por reubicación o baja (identificar su estado como bien utilizable, recuperable o
inutilizable).
-
Contemplar la existencia del control contable.
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-
Efectuar conciliaciones con información vinculada de distintas áreas intervinientes (v.g.:
seguros).
-
Registrar automáticamente los movimientos en el sistema contable.
-
Establecer procedimientos internos de gestión de bienes, de conocimiento general, que
contemplen: la normativa vigente, los circuitos informativos que genera la implementación
del nuevo sistema, las responsabilidades patrimoniales de los funcionarios, las políticas de
aseguramiento, los mecanismos de movimiento de bienes en cuanto a su formalización y
debido resguardo, las actividades de control que permitan verificar la actualización de la
información contable (v.g.: inventarios físicos, que incluyan procedimientos periódicos y
sorpresivos a cargo de personal independiente de la custodia y/o registración de los bienes),
etc.
-
Evaluar la correspondencia de poseer armas de fuego y, en su caso, practicar su regulación o
buscar mecanismo para no contar con la disposición de dicho elemento, en coordinación con
áreas estatales en materia de seguridad.
Evaluar, en el marco de la normativa contable vigente o de consulta al órgano rector, la
factibilidad de efectuar evaluación de valor corriente, contemplando la mejor exposición de la
situación patrimonial del ente, como es el hecho de contar con una flota de automotores valuados
a $1 con utilidad real actual para el ente y valor de venta en el mercado o de aseguramiento.
6.2. Bienes Inmuebles
a.
Se encuentran pendientes de escrituración un número significativo de inmuebles
incorporados al patrimonio de la AFIP. El organismo envió notas a la Escribanía General de
Gobierno a fin de requerir se proceda a la escrituración de los inmuebles.
b.
Los gastos de escrituración de los Bienes Inmuebles dados de alta durante el ejercicio 2006
han sido contabilizados en una cuenta de resultados negativo, nominada “Gastos Profesionales
Varios”. Según la Resolución nro. 25/95 CGN establece que la “La valuación de los bienes se
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hará por su costo de adquisición. Entendiéndose que el mismo incluye el precio neto pagado por
los bienes mas todos los gastos necesarios para colocar el bien en su lugar y condiciones de uso“.
Complementariamente, la D.A. Nro. 56/99 – Dispone la valuación mediante Tasación del
Tribunal de Tasación de la Nación de la totalidad de los Bienes Inmuebles de Dominio Privado.
c.
Respecto de calderas instaladas en edificios, se informó sobre tres inmuebles que las
poseen en el área central, aportando una habilitación respecto de la sede central de la entidad
bajo la razón social "Banco Hipotecario Nacional" con fecha de inspección: 27/11/96 y
vencimiento 27/11/97, faltando tal documental respecto de los dos restantes –indicando sobre la
existencia de trámites en tal sentido-. Por su parte, no se aportó información sobre otros edificios
de la entidad.
d.
No fueron aportados reportes periódicos emitidos por áreas específicas de la entidad
respecto del estado de mantenimiento de los edificios, limitándose a informar que los edificios
centralizados se hallaban en buen estado.
No se obtuvo evidencia de procesos estandarizados de revisión edilicia que contemple aspectos
de control (v.g.: mampostería, iluminación, cerramientos, instalaciones sanitarias, instalaciones
de gas, estado de limpieza, peso de archivos, calderas, etc.), periodicidad predeterminada,
reportes a emitir y acciones a desarrollar a partir de ello. En tal sentido, no se observó la
existencia de un instructivo de control de mantenimiento de edificios e instalaciones, ni una
política explícita en la materia que contemple a toda la entidad.
e.
En cuanto a los Planes de contingencia fueron proporcionadas copias de los Planes de
evacuación presentados ante la Dirección General de Defensa Civil correspondientes a los 15
edificios centrales y metropolitanos, copia del certificado de aprobación del plan de evacuación
correspondiente al Inmueble sito en la calle Hipólito Irigoyen 370 y copia de las catorce notas
elevadas a la Dirección General de Defensa Civil. No fue aportada información sobre el resto de
las unidades edilicias de la entidad.
19
f.
Existe un 43% de inmuebles alquilados que se informó que se encontraban con contrato de
alquiler vencido.
Recomendación
a.
Instrumentar la escrituración de los inmuebles bajo la titularidad de AFIP cuyo trámite a la
fecha se encuentra pendiente, continuando con los requerimientos ante la Escribanía General de
Gobierno.
b.
Incorporar los gastos de escrituración al valor de adquisición de los inmuebles.
c.
Actualizar las habilitaciones de las calderas de todos los edificios de la entidad.
d.
Establecer políticas de conservación y seguridad edilicia incluyendo sus distintos aspectos
(v.g.: revisión del estado edilicio, control de incendios, planes de evacuación con capacitación
obligatoria, habilitación de calderas, ascensores y montacargas, etc.) de aplicación general para
la Administración y con un monitoreo centralizado soportado en procedimientos normatizados.
e.
Procurar la aprobación de los planes de contingencia presentados y establecer los mismos
para el resto de las unidades edilicias no informadas –para el caso de no poseerlos-.
f.
Regularizar la existencia de inmuebles alquilados sin contrato respaldatorio y proceder con
debida antelación a iniciar las contrataciones respectivas utilizando para ello la información
disponible.
7. Bienes Intangibles
a.
Como se expone en el informe de auditoría y al igual que para el caso de Bienes Muebles,
la entidad no cuenta con inventarios confiables que respalden los importes expuestos en el
Balance General como el impacto en el Estado de Recursos y Gastos Corrientes por efecto de
20
depreciación –aspecto que podría superarse al implementarse la aplicación informática referida
en el último párrafo de la Nota 7 a los Estados Contables-.
b.
En el marco de lo expuesto en el apartado previo, se advirtió la incorporación de bienes
en el inventario como “software (varios)” o “software (todo tipo)”, además de ausencias de
fechas de alta y valuación, e incluso asignados a “Dep. Inexistente”.
Recomendación
a.
Incorporar al nuevo sistema de administración financiero un inventario de bienes con
características de confiabilidad, sobre la base de una clara identificación de conceptos
reconocidos como activo.
8. Cuentas Comerciales a Pagar
a.
Sin perjuicio de lo expuesto en el apartado 1. durante el proceso de revisión se han
detectado debilidades referidas a la forma y oportunidad en que son registrados los pasivos al
cierre de cada ejercicio producto de la problemática en el devengamiento de gastos que el ente
reconoce en su nota 8 a los EECC, no permitiendo, en consecuencia, validar la integridad de los
saldos de las cuentas incluidas bajo el rubro indicado.
La entidad ha implementado procedimientos tendientes a la detección informática de
devengamientos producidos en un ejercicio con impacto en el anterior que buscan una mejora en
la calidad de la información. No obstante, las limitaciones del sistema informático y la ausencia
procesos sistémicos de registración y seguimiento de contrataciones vinculados al proceso de
registración contable no permiten una adecuada identificación de gastos con su impacto
temporal.
Lo expuesto genera dificultades para el seguimiento posterior del pasivo reconocido y
provisiones efectuadas por los gastos y adquisiciones por las que no se practicaran liquidaciones
21
y, consecuentemente, no se emitieran órdenes de pago al cierre del ejercicio. En el sistema
SIGMA, se pudo observar que no hay una correcta migración de partidas del año 2006, ya que
no hay forma de poder identificarlas con los datos del AUDINT.
b.
Además de lo reseñado, como se expone en Nota 8 a los EECC se encuentran pendientes
de resolución los reclamos efectuados por las empresas prestadoras de los Servicios de
Preembarque, en concepto de Notas de Débito por diferencias de cambio y en el cálculo de
intereses.
Recomendación
a.
Instrumentar los mecanismos de control interno que permitan asegurar la integridad de la
información expuesta como pasivo al cierre de cada ejercicio, haciendo especial hincapié en ello
en el marco del desarrollo de la nueva aplicación informática de gestión administrativo
financiera. Adicionalmente, considerar el establecimiento de un procedimiento normatizado y
formal de provisión, soportado en registración vinculada al seguimiento de las contrataciones de
bienes y servicios.
b.
Efectuar un seguimiento pormenorizado de la situación expuesta en el último apartado.
9. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar
a.
En cuanto a la oportunidad de registración del gasto se advirtieron situaciones de falta de
cronología entre el devengado y el pagado, exhibiéndose pagos anteriores al devengado.
b.
Se advirtieron en el ejercicio discrepancias entre la registración contable patrimonial y la
presupuestaria en cuanto a la desagregación de liquidaciones. El ente auditado aportó la
conciliación presupuesto-contabilidad que evidencia la compatibilidad de los importes entre
ambas fuentes, no obstante se observaron discrepancias de imputación, esencialmente, a nivel
partidas parciales presupuestarias –desagregación de la información que agregada se expone en
22
los Estados Contables-. Cabe aclarar que con la implementación de la Interfase SARHA y el
nuevo sistema de administración financiera –SIGMA- para el ejercicio 2007 estas discrepancias
podrían evitarse.
No se evidenció en el ejercicio la existencia de conversores estandarizados de la información de
códigos de recibos a partidas presupuestarias y cuentas contables, ni reportes de conciliación
periódicas entre ellos.
c.
En el marco de la descentralización del registro primario de datos laborales adoptado a
partir de la implementación del SARHA, se advirtió que el ente ha realizado revisiones in situ.
De los informes de control sobre las unidades de registro, intermedias y de control
proporcionados surge una cantidad relevante de observaciones, (v.g. falta de firmas requeridas,
foliaturas, autenticación de fotocopias y tipo de comprobantes erróneos en los legajos de
personal; falta de autorización y/o confirmación de movimientos, clasificación de puestos,
haberes, adicionales, compensaciones y asistencia; continuidad de percepción de adicionales no
procedentes a la fecha de revisión; registro de novedades en el submódulo erróneo;
justificaciones de ausencias pendientes; uso de formularios incorrectos), situaciones que han
podido ser corroboradas a través de las tareas ejecutadas por esta AGN .
En tal sentido, se han practicado un conjunto de pruebas por muestreo que han considerado la
revisión de documental como el requerimiento de justificación documentada de situaciones
advertidas, y en todos ellos se observó la existencia de relevantes deficiencias en el proceso de
documentación de transacciones que impactan en el SARHA y en las consecuentes
liquidaciones.
Ello exhibe la necesidad del fortalecimiento de las actividades de control en el área central frente
a la operación descentralizada y la implementación de nuevas sobre las liquidaciones que
consideren la evaluación de razonabilidad y la justificación documentada de variaciones o
desvíos que se adviertan respecto de parámetros preestablecidos (v.g.: variaciones relevantes mes
a mes, desvíos importantes respecto a valores medios, etc.), que den soporte a la suscripción de
23
las liquidaciones y garanticen la existencia del debido respaldo documental y su disponibilidad
en oportunidad de ser necesaria.
En tal orden de ideas, cabe realizar algunas consideraciones especiales respecto de las pruebas
ejecutadas:
− Se realizó una muestra que contempló agentes adheridos al Laudo 15/91 y al CCT 56/92,
correspondientes la Dirección Regional Metropolitana Norte y las Direcciones Regionales
Impositivas y Aduaneras de Rosario, Mendoza y Córdoba, practicándose la revisión de
legajos “viejos” (previos a la implementación de SARHA) y de los legajos “SARHA”, en los
que se observó la ausencia de documental básica de la relación laboral y de respaldo de las
liquidaciones practicadas, la falta de orden secuencial en la información, la existencia de
folios repetidos, duplicados y faltantes, la incorporaciòn de copias de documental sin
autenticar, la falta de firma del agente en las DDJJ SARHA y en las notificaciones de cambio
de situación de revista, entre otras.
También se pudo comprobar que la mayoría del personal tiene familiares a cargo informados
mediante DDJJ (v.g.: padres, suegros, hijos, primos y hermanos) sin documentación que
acredite el vínculo, lo cual posee distintas implicancias (v.g.: justificación de inasistencias
por enfermedad de familiar, cobertura de la obra social, etc.). Si bien la convención colectiva
obliga la presentación de la “DDJJ de grupo familiar”, sin establecer plazos ni formas de
actualización, constituye una facultad propia de la entidad la convalidación de datos
declarados por cuanto impactan en la relación entre partes.
Adicionalmente, las retenciones del impuesto a las ganancias consideran lo informado por los
agentes y funcionarios en sus DDJJ para efectuar el cómputo de las deducciones como cargas
de familia, cuyo control fáctico ha de depender de que la Administración fiscalice –directa o
indirectamente-.
Se advirtió, asimismo, el reconocimiento retroactivo de funciones ejercidas como Inspector
de Fiscalización Preventiva a un agente que revestía como Ayudante de Inspector de
24
Fiscalización Ordinaria, a partir de una nota del Director Regional en la que instruye a la
Sección Administrativa a que “…por corresponder y resultar una situación a todas luces
excepcional…” se incorpore como puesto de clasificación en el SARHA el mencionado en
primer término. En tal sentido, se observó:
o La ausencia de un acto administrativo con las formalidades normativas respectivas,
o El reconocimiento en forma retroactiva, regularizadora de situación existente, sin
intervención de autoridad superior,
o El cumplimiento de funciones con efecto hacia terceros por un agente no autorizado,
o Por Acta Acuerdo N° 13/05, la AFIP se comprometió a implementar los procesos
tendientes a reconocer el grupo/categoría base de carrera según puesto desempeñado
en forma efectiva al 31/08/05. A tal efecto la Subdirección General de Recursos
Humanos determinó los criterios generales para el tratamiento de dichas situaciones,
previendo que para los casos especiales corresponde informar al Administrador
Federal con propuesta para la toma de decisión.
En tal sentido, no se aportó antecedentes documentales que exhiban las intervenciones
previstas en el Acta Acuerdo -de la Comisión Paritaria Permanente o del Administrador
Federal- como así tampoco de áreas centrales de AFIP como instancia de control del
reencasillamiento dispuesto en forma directa por el Director Regional.
− Se seleccionó una muestra de haberes liquidados a agentes a fin de revisar la documentación
respaldatoria de conceptos abonados, considerando las variaciones más significativas (en
exceso o en defecto) de los haberes individuales respecto del valor medio de la categoría
escalafonaria y la variación de haber entre meses. En 15 casos con variaciones de haberes
superiores al 50% entre liquidaciones mensuales y en 21 casos con variaciones de haberes
inferiores al 50%, sólo se han recepcionado copias de las liquidaciones efectuadas por
SARHA y la descripción del motivo de la variación sin documentación respaldatoria alguna.
Sólo en un caso con variación superior al 50% se ha recibido además copia del dictamen
DALA que autoriza el pago de conceptos retroactivos.
25
Adicionalmente, de 23 casos con variaciones significativas con respecto a iguales conceptos
liquidados a otros agentes de una misma categoría escalafonaria, sólo en 4 casos se aportó
documental aunque muy limitada como respaldo de las cuestiones indicadas, así por ejemplo,
en el caso de desarraigo sólo se remitió nota de la Sección Adicionales.
− De una muestra de ingresos y egresos practicada cabe resaltar que no en todos los casos de
bajas (excluidas las originadas en pasividades) se acompañó documental que exhiba la
constatación de inexistencias de sumarios administrativos inconclusos.
No obstante las falencias comentadas precedentemente, es relevante señalar que en el ejercicio se
dictó la Disposición AFIP Nº 466/06, mediante la cual se aprobó la conformación del “Legajo
Personal Único” que constituye la memoria de la trayectoria laboral de los agentes de la
Administración.
d.
Se advirtió en las liquidaciones examinadas la reiteración por agente de códigos sin
identificar su pertenencia a retroactivos. Practicada la consulta y solicitados los antecedentes
documentales sobre 15 casos, sólo se aportó documental de los correspondientes a reiteración de
Básico de Convenio y Adicional por Tarea Administrativa Contable y una nota de la División
Haberes por el Adicional por Desarraigo CCT 56/92, expresando que para los retroactivos se
utiliza la misma codificación que para la liquidación del mes corriente.
e.
Las partidas de antigua data correspondientes a las cuentas Sueldos a Pagar, Denunciantes
y Aprehensores y Sueldos a Pagar ANA fueron dadas de baja contra Ajuste de Ejercicios
Anteriores -$152.402,34-, no obstante, no se advirtió la existencia de un proceso de análisis que
permitiera su depuración.
f.
En cuanto a la liquidación de servicios extraordinarios, el ente no posee una aplicación
informática (ya sea independiente o formando parte del SIM) que permita vincular:
-
La operación aduanera,
-
El servicio extraordinario prestado,
26
-
El agente y las funciones asignadas,
-
La emisión de cargos,
-
El cobro del cargo,
-
La liquidación individual a favor del agente aduanero.
En tal sentido, cada Aduana informa al área central lo que debe pagarse a los agentes, sin poseer
un sistema de registración y control único en sus sedes locales. Dichas liquidaciones son
integradas al proceso de liquidación de haberes, constatando exclusivamente la existencia de
fondos. Cabe señalar que se advirtió que los datos procesados oportunamente en el SILPANA
(Sistema de Liquidación de Personal ANA) poseen rectificaciones posteriores, producto de
modificaciones requeridas por las Aduanas de períodos previos, limitando el resguardo de la
información que alimentara al SARHA.
Por su parte, a la fecha no se encuentra determinado el destino final que corresponde asignar a
los importes acumulados percibidos, neto de los pagos realizados, en concepto de servicios
extraordinarios y tasa aeroportuaria, que conforman el saldo de la cuenta 2981/40 indicado en
Nota 3 a los Estados Contables. La presente situación exhibe la ociosidad de fondos y una
continua acumulación de recursos.
De acuerdo a las Resoluciones Generales 665/99 y 1265/02 AFIP que fueron derogadas y
sustituidas por la 2275/07 del 21/06/07, la cual entrará en vigencia a partir del 1/11/07, no se
encuentra determinado el destino final a asignar a los importes acumulados percibidos, neto de
los pagos realizados, en concepto de Servicios Extraordinarios y Tasa Aeroportuaria que
conforman el saldo de la cuenta 2981/40.
Por otro lado, el nuevo texto normativo no exhibe rectificaciones en el proceso de liquidación de
cargos, cobro a los operadores y cancelación a los agentes que evidencien una posible solución a
las debilidades de control expuestas.
27
g.
No se advirtió la existencia de evaluación y, en su caso, exposición del valor actual que la
entidad habrá de pagar en concepto de adicional especial al momento en que los agentes y
funcionarios se acogen al beneficio jubilatorio, registrándose exclusivamente el cálculo de
aquello que deberá afrontar en el ejercicio siguiente. El organismo expresa que resulta imposible
calcularlo en función a las limitaciones sistémicas.
h.
En el marco de la necesaria planificación de la gestión de recursos humanos, que
contemplen aspectos de dotación, carrera administrativa, capacitación y remuneración del
personal, entre otros aspectos, la entidad dictó en el año 2003 la Disposición N° 433
“Reglamentación aplicable para la incorporación a la Administración Federal de Ingresos
Públicos de personal temporario y contratado a plazo fijo” y en el año 2005 la Disposición N°
437 de “Política de Dotaciones e Ingresos de Personal”.
En tal sentido, la citada Disposición N° 437/05 señala en sus considerandos, que la integración
de las dotaciones de las distintas áreas de la AFIP debe enmarcarse en una política explícita que
defina principios y acciones de planificación, y a tal efecto prescribe la elaboración de un “Plan
Anual de Dotaciones” en forma coordinada con el Plan de Gestión de cada ejercicio correspondiendo dictar el primero en el año 2006-.
Debe señalarse que no se obtuvo evidencia de la implementación de dicho plan en el ejercicio y,
en correlación, de la planificación de la política remunerativa, en el marco de las facultades de la
entidad.
Recomendación
a.
Registrar en orden a la cronología propia de las transacciones, contemplando que la
información contable patrimonial y presupuestaria debe arrojar los mismos valores finales en su
desagregación.
28
b.
Practicar conciliaciones entre información contable patrimonial y presupuestaria,
enmarcadas en los procedimientos vinculados al SIGMA.
c.
Implementar actividades de control y de revisión periódicas planificadas que permitan
darle confiabilidad a la información registrada en el SARHA como base del proceso de
liquidación de haberes. Asimismo, establecer actividades adicionales de control de razonabilidad
de las liquidaciones a ser aprobadas para su pago.
d.
Utilizar una codificación de conceptos retroactivos distinta de la correspondiente a los
corrientes de la liquidación mensual, para una directa identificación de aquellos.
e.
Establecer una aplicación informática –ya sea como módulo de sistemas existentes o como
independiente pero integrado a otros sistemas- que permitan exhibir la correlación entre las
distintas instancias del servicio extraordinario tal cual se detalla en la observación.
Efectuar los estudios pertinentes y adoptar las decisiones a fin de:
-
Garantizar que los montos percibidos guarden relación con el total de gastos ocasionados por
la prestación de los servicios brindados por la AFIP.
-
f.
Determinar el destino a dar al monto acumulado en la cuenta 2981/40.
Generar la depuración de saldos por partidas de antigua data a partir de procesos de
análisis pormenorizados.
g.
Evaluar la posibilidad de establecer el monto del valor actual de beneficios futuros para
agentes y funcionarios a jubilarse a partir de un análisis actuarial y de la información disponible.
h.
Efectuar la planificación de dotación y remuneración de los recursos humanos.
29
10. Transferencias a Pagar
a.
El presente rubro contempla la retención impositiva, normativamente exigido, sobre
devoluciones de impuestos realizados por la AFIP como agente recaudador, en tal sentido no
surge claramente como obligación propia por su depósito final en carácter de agente de retención
y si corresponde al concepto en que se ha registrado, independientemente de que se efectúe una
transferencia de fondos a la cuenta corriente BNA 2983/46.
La entidad sostiene que se refleja transitoriamente en la cuenta citada hasta su pago, mediando
no más de 15 días entre el depósito en la cuenta 2983/46 y el efectivo ingreso de fondos
mediante el SICORE, no obstante, se reitera que esa retención se origina en una actividad
administrada y no propia de la entidad, por lo que deberá evaluarse en la implementación del
nuevo sistema informático de administración financiera.
b.
Existen partidas de antigua data que aunque no poseen significatividad monetaria ameritan
su evaluación y depuración. Al respecto, la entidad ha señalado que las partidas forman parte de
los llamados pasivos menores y distintos a los proveedores habituales, por lo que la depuración
es lenta, aunque indica que en forma continua se efectúa la depuración de la cuenta.
Recomendación
a.
Evaluar la correspondencia de incorporar los citados conceptos como obligación propia del
patrimonio del ente, considerando distintas alternativas como: cuenta de relación con explicación
en nota a EECC, cuenta regularizadora o cuenta de orden. Enmarcar ello en los análisis de
implementación del nuevo sistema informático.
b.
Practicar el análisis y depuración de partidas de antigua data.
30
11. Otras Cuentas a Pagar
a.
En este rubro la entidad registró en el ejercicio anterior a valor histórico una deuda con la
Secretaría de Hacienda por $28.211,5 miles por aplicación del Decreto N° 1176/01, como
consecuencia de la cancelación de obligaciones asumidas por la AFIP con Correo Argentino
S.A., tal cual se expone en Nota 9 a los EECC. Dicho importe no refleja intereses, siendo que la
norma en cuestión no define criterios de devengamiento ni de cancelación. El presente importe
fue nuevamente confirmado por la CGN.
b.
La Contaduría General de la Nación informó que posee registrado un crédito contra la
AFIP por aplicación del Decreto 625/95. La evaluación preliminar indica que la obligación no
estaría en cabeza de la entidad sino de terceros (AFJP con vinculación a la recaudación
administrada o empleadores).
La entidad ha informado que existe un proceso específico de recupero de dicho monto en
oportunidad de advertirse el ingreso de fondos por los empleadores y la notificación mensual a la
TGN de las cifras canceladas.
Recomendación
a.
Determinar con la Secretaría de Hacienda la modalidad de cancelación de deuda por
aplicación del Decreto N° 1176/01.
b.
Efectuar las acciones que tiendan a regularizar la situación descripta respecto del crédito
registrado por la Contaduría General de la Nación por aplicación del Decreto N° 625/95.
12. Previsiones – Deudas Judiciales
a. La AFIP en atención a la Disposición CGN N° 60/06, procedió a registrar y revelar en Nota a
los Estados Contables los juicios en donde el organismo es parte, en función a la información
31
aportada por las áreas jurídicas en inventarios especialmente elaborados para tal fin al cierre de
ejercicio, valorizando tal cual lo expone la Nota 11 a los Estados Contables y que diera lugar a lo
señalado en el apartado 3.7 del Informe de Auditoría.
Sin perjuicio de ello, la información expuesta en los Estados Contables por la entidad no surge
de un sistema integral de registración y seguimiento de causas administrativas y judiciales, en el
marco de circuitos administrativos normados que aporten datos confiables para el control
contable, y la oportuna registración y exposición en Estados Contables, y que, adicionalmente,
contemplen la identificación de conceptos de interés para la contabilidad patrimonial y las pautas
para la determinación de los montos totales estimados de condenas, como así también la
evaluación de la gestión de los responsables a cargo de las causas.
En tal sentido, el primer párrafo de la Nota Nº 11 a los Estados Contable expone la existencia de
un proyecto de informatización unificado de la materia judicial en la entidad. Por otra parte, es
de resaltarse que tanto a partir del desarrollo del sistema como del relevamiento de causas del
cual dará cuenta el presente acápite, se observa la existencia de acciones concretas de la entidad
tendientes a avanzar en cuanto a la regularización de una situación observada en distintos
ejercicios por esta AGN.
Si bien ante la ausencia de dicho sistema y como se expone en la citada nota, la Administración
ha dispuesto la aplicación de un procedimiento provisorio de identificación y valuación de
causas judiciales -que incluyó carteras judiciales no reveladas en ejercicios anteriores-, su
implementación evidenció deficiencias que han afectado la certidumbre e integridad del
inventario obtenido y la verificabilidad de las estimaciones realizadas de los montos de condenas
esperadas.
Se destaca la ausencia de normativa interna en cuanto a la definición de un sector que concentre
la información de la totalidad de causas en donde AFIP es parte, la utilización de un sistema que
brinde información integral actualizada, y los criterios para determinar las causas y gastos
causídicos a afrontar por la AFIP y evaluar la probabilidad de ocurrencia de cada contingencia.
32
Lo registrado contablemente o revelado por nota con sus correspondientes inventarios no
constituye en la entidad información disponible para el control contable de la operación, en el
marco de las transacciones que sobre el particular se producen en el curso del ejercicio –v.g.:
pago por causa con sentencia firme adversa, recupero de previsión por causa con sentencia firme
favorable, etc.
Conforme a lo indicado en las notas Nº 9 y 11, a partir del referido inventario se consideró para
su reflejo en los Estados Contables las causas en las que se relevaron montos de sentencia y
aquellas en las que resultó posible establecer valores involucrados a efectos de determinar
montos estimados de condena –sin actualización y/o intereses-, quedando una cantidad material
de casos no valorizados.
Por otra parte, no se ha identificado un análisis respecto del impacto que podría tener en el
ejercicio contable del Organismo, la posibilidad de que los reclamos administrativos en curso se
planteen en una ulterior instancia judicial.
b. Como se señalara, la metodología utilizada para la confección de los inventarios evidenció
deficiencias de implementación y ausencia de actividades de control que aporten verosimilitud e
integridad a la información obtenida.
Así, de los instructivos emitidos por las áreas jurídicas centrales de control de cada cartera, que
contienen las pautas generales que debían contemplar los responsables de los juicios para realizar
la carga de datos, se destaca que no han contemplado:
− Las formalidades de rigor exigidas como instructivo de trabajo, en el marco del
ordenamiento interno del organismo.
− La explicita obligatoriedad y tratamiento de incumplimientos o cumplimientos indebidos
(v.g.: carga parcial).
− Los niveles de responsabilidades y usuarios (carga, supervisión y validación).
− Las actividades de control de integridad y calidad de los datos.
33
− Una tipificación temática de causas que contemple el objeto de reclamo, más allá de la
materia, tipo de juicio y ámbito del litigio.
− Un tratamiento claro respecto de la causa principal, incidentes y accesorios.
− La utilización de tasas de interés soportada en antecedentes que las justifiquen (aunque
posteriormente no se haya reflejado contablemente).
− Las pautas debidamente sustentadas para la determinación de los gastos causídicos.
− Una estandarización previa específica respecto de la vinculación entre
las etapas y los
estados procesales, y la clasificación prescripta por la Disposición CGN Nº 60/06.
− Las pautas para la estimación del resultado del proceso y los criterios de valuación de causas.
− El tratamiento para registración y exposición contable de aquellas sentencias a favor que se
encuentran en trámite de apelación.
− El proceso de constatación de pagos respecto de los inventarios determinados, a la luz de la
ausencia de un circuito administrativo que considere la causa desde su origen y hasta su
finalización, con la correspondiente efectivización de sentencia.
Los inventarios han surgido de la carga manual de los datos obrantes en las aplicaciones
informáticas existentes para algunas materias y/o en las carpetas administrativas por las áreas
responsables de las causas, en una planilla de cálculo. Posteriormente remitieron la información
al área informática, la cual consolidó los datos a un sitio Web en la Intranet del organismo con
restricción limitada de acceso. El procedimiento dispuesto evidenció:
− La utilización de una herramienta informática limitada a los efectos de la validación de datos
–planilla de cálculo-.
− Ausencia de controles de validación de datos que permita una depuración inicial de los
mismos (v.g.: código de dependencia incorrecto). Adicionalmente, la falta de un proceso
preestablecido posterior de convalidación de la carga consolidada en el sitio Web, con la
intervención de las áreas responsables
− Una convalidación –ratificación- tardía y deficiente de los datos consolidados por parte de las
áreas jurídicas, afectando la suscripción definitiva de los inventarios por funcionarios
responsables.
34
El inventario de juicios, proporcionado el 14/09/07, que da lugar a la exposición contable de
información “preliminar” –como expresa el ente en su nota Nº 11 a los Estados Contables-, ha
surgido tras diversas versiones originadas en las necesarias acciones de depuración debido a las
debilidades expuestas del proceso, tendientes a solucionar:
− Ausencia de datos.
− Duplicidad de datos.
− Datos inválidos.
− Clasificaciones inconsistentes para su exposición contable en relación con la etapa procesal
informada –ambas informaciones originadas en los letrados responsables-.
− Inconsistencias conceptuales (v.g. montos de honorarios superiores al monto demandado).
− Actualizaciones monetarias parciales.
− Ausencia de la fecha de la carga de la última Etapa Procesal.
Adicionalmente, a partir de la información disponible de inventarios de ejercicios precedentes, a
través de la respuesta de carta de abogados y considerando el inventario referido, han surgido
cuestiones tales como:
− Falta de homogeneidad en el diseño de datos que dificultan las convalidaciones de datos a
partir de cruces. A lo que se agrega la ausencia de datos relevantes a tal fin.
− Diferencias entre las distintas fuentes de información.
− Información de antigua data revelada en el ejercicio sub examine y omitida en ejercicios
anteriores.
Cabe consignar que el procedimiento en cuestión no hace referencia explícita respecto de la
migración del inventario obtenido al nuevo sistema en desarrollo, destacándose que de ser así, de
acuerdo a las deficiencias advertidas, resulta necesario practicar acciones de validación del
mismo.
Las cuestiones enunciadas evidencian limitaciones en el alcance de esta auditoría a fin de
practicar procedimientos de auditoría sobre el inventario al 31/12/06, como así también a la
35
evolución que en el ejercicio pudieron poseer las carteras que se relevaron en los Estados
Contables del ejercicio previo.
c. Atendiendo a que, la Disposición Nº 60/06 establece la estimación del monto de condena y
ante la ausencia de un procedimiento estandarizado, se implementó una metodología transitoria a
partir de la disponibilidad de información en la entidad por cada cartera, evidenciándose las
siguientes cuestiones:
− No contempla un análisis pormenorizado de objetos de reclamo, roles procesales,
jurisprudencia y valor de sentencia (su relación con valor de demanda), entre otros aspectos,
a la luz de las características propias de cada materia.
− Adicionalmente a lo expuesto en el apartado previo, la determinación de probabilidad de
éxito / fracaso, se vio limitada ante la ausencia de información disponible. Así se mencionan
a manera de ejemplo:
o No se cuenta en todas las carteras con información disponible para realizar series
anuales (v.g.: contencioso aduanero).
o No se contempla la relación entre el valor de demanda y el de sentencia.
o No se posee información segregada del efecto de las causas con resultado parcialmente
favorable (v.g.: contencioso impositivo).
o No se practican evaluaciones de litigiosidad.
− No se aplican tasas de interés y/o actualización de uso corriente en la práctica judicial
considerando materias, fueros y juzgados, en consecuencia los montos son registrados a
valores históricos.
− Inexistencia de criterios generales para la determinación de gastos causídicos que contemplen
las características específicas de cada materia.
− Para la determinación de los honorarios profesionales y costas expuestos, se procedió a:
o La aplicación de un porcentaje fijo (25%) para las carteras contenciosas de la seguridad
social y no tributaria, sin aportarse una evaluación de antecedentes jurisprudenciales en
función de materias y fueros, y considerando normativa vigente.
o Para las carteras contenciosa impositiva y aduanera y de juicios universales, se aplicó a
los montos de demanda nominal (por año de inicio) un índice de estimación de
36
honorarios, obtenido en base a pagos efectuados en el período 2002-2006 cuyas
obligaciones han sido enmarcadas en los regímenes de consolidación de deuda del
Estado Nacional, de lo que se advierte que:
§
Para su determinación no se utilizó la totalidad de la información de bonos
disponible de los pagos consolidados, como así tampoco se consideraron los pagos
realizados en efectivo, limitando la representatividad de las estimaciones
practicadas.
§
Para las causas iniciadas a partir del 2002 se utilizó un índice fijo de acuerdo al
último obtenido.
§
Para la cartera contenciosa aduanera se aplicó el mismo índice obtenido para la
cartera impositiva.
§
La metodología utilizada la determinación del índice aplicable a los juicios
universales, adicionalmente, se evidenció inconsistente.
Recomendación
Establecer un sistema integrado de registración y seguimiento de causas administrativas y
judiciales enmarcado en un proceso administrativos que contemple las actividades de control
propias del riesgo existente en la gestión de las mismas.
Practicar la carga inicial del nuevo sistema a partir de información sometida a procesos de
validación.
Asignar a un sector específico la responsabilidad de concentrar los datos sobre la totalidad de
causas en donde la AFIP es parte, produciendo su monitoreo y aportando información de efecto
contable.
Redactar normas de procedimiento sobre la metodología para la determinación de los montos a
registrar y revelar en Nota a los Estados Contables, procurando:
-
Clara definición de conceptos a exponer en EECC,
37
-
Registración de la totalidad de las transacciones con contenido patrimonial en forma
oportuna,
-
Información íntegra,
-
Criterios uniformes para determinar la magnitud de las cifras a registrar y revelar en Notas,
en función a la etapa y estado procesal de las causas y la evaluación del monto probable de
sentencia,
-
Criterios uniformes para el tratamiento de determinación de costas y gastos, sustentado en
análisis jurisprudencial,
-
Valorización de la totalidad de los juicios que forman parte del inventario de causas al cierre
de cada período,
-
Evaluación de litigiosidad,
-
Responsabilidad que le cabe a los emisores de información,
-
Control contable de las causas judiciales.
13. Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado Nacional
Tal como se expone en la Nota Nº 9, al cierre de los presentes Estados Contables, la AFIP ha
finalizado la conciliación del inventario correspondiente a las obligaciones canceladas por el
período 2002/2006 en virtud de la consolidación prescripta por las Leyes Nros. 23.982, 25.344 y
25.725, por un monto total de $68.667.179,20 –a valores de consolidación-, con la información
aportada por la Dirección de Administración de la Deuda Pública, dependiente del Ministerio de
Economía y Producción, lo cual implica sólo una evaluación parcial del total de la deuda.
La Contaduría General de la Nación se ha expedido mediante Nota de fecha 08/07/2005 respecto
de la correspondencia de registrar el pasivo con la Secretaría de Hacienda por la cancelación de
deuda consolidada de la AFIP por aplicación de las distintas normas que oportunamente lo
dispusieran hasta tanto se defina el tratamiento a otorgar a dichas sumas.
Como se expresa en el informe de auditoría, la AFIP no ha registrado en el sistema contable
vigente en el ejercicio, la cancelación de sus obligaciones enmarcadas en los regímenes de
38
consolidación de deuda del Estado Nacional y, consecuentemente, tampoco lo ha realizado
respecto de la deuda emergente con la Secretaría de Hacienda –cuantificada parcialmente por la
entidad-, afectándose, por ende, los resultados oportunamente registrados por previsión o pasivo
cierto.
La Subdirección General de Asuntos Jurídicos –AFIP- con fecha 31/05/06 por Actuación
1066/06 (DALA) determinó que “la deuda que mantiene esta AFIP, con el Tesoro Nacional –en
virtud de la asunción por éste de obligaciones bajo la normativa de consolidación- podría ser
condonada en los términos del artículo 26 de la Ley Nº 11.672. No obstante, no se obtuvo
evidencia del inicio de acciones tendientes para propiciar la condonación de la deuda
mencionada.
En cuanto al proceso de revisión ejecutado por la Administración Federal para la conformación
del importe señalado en el primer párrafo del presente acápite, cabe señalar que:
− La documental considerada se evidencia como limitada, toda vez que no se recurrió a la
documentación básica generadora del trámite, sino, según el caso, a los formularios
presentados ante la Dirección de Administración de la Deuda Pública u otra documental.
− La entidad no cuenta con un registro que identifique las cancelaciones realizadas en el marco
de las normas de consolidación y, adicionalmente, estas transacciones no encuentran su
reflejo en la contabilidad del ente en orden a la correspondencia conceptual y no se resguarda
centralizadamente los antecedentes que dieran origen al libramiento de la orden de pago por
esta vía. En tal sentido, apela a la utilización de una planilla de cálculo, como soporte
registral, limitada a tal efecto.
− No existe vinculación de la información de cancelaciones con los sistemas operativos de
gestión de las tramitaciones originarias.
Al cierre de ejercicio continúa registrado como pasivo, un crédito a favor de la Secretaría de
Hacienda por la cancelación de obligaciones asumidas por la AFIP con Correo Argentino S.A.,
en virtud de los dispuesto por el Decreto Nº 1176/01, por la suma $28.211.504,68 la misma se
39
expresa en valores nominales y no contempla intereses, ya que, según AFIP – la norma citada no
regula “aspectos ni criterios de cancelación”.
Recomendación
Efectuar la conciliación completa de la deuda con la Secretaría de Hacienda, contemplando la
información recibida de la Dirección de Administración de la Deuda Pública y considerando
documentación básica.
Implementar registros de cancelaciones efectuadas en el marco de las normativas de
consolidación, e incluirlos en los circuitos de registración contable resguardando centralmente la
documental que sustenta los trámites de pago.
Requerir a dicha Dirección información periódica de cancelación individual de deuda original
por aplicación de los formularios presentados.
14. Otros Bienes en Custodia por parte de AFIP
De conformidad a lo revelado en Nota 14 a los Estados Contables, la AFIP ha realizado
actividades tendientes a generar un inventario valorizado de bienes en condición de rezago,
secuestrados y decomisados, lo cual no se había concluido al cierre.
Recomendación
Culminar con la confección de los respectivos inventarios, proceder a su valorización a fin de
revelar la información en Nota a los Estados Contables.
40
15. Proceso de Liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social
(INARSS)
Por Resolución MEyP Nº 705/06 se establece la oportunidad de conclusión de la liquidación del
Instituto (a los 90 días de publicación del acto resolutivo -14/9/06-), además de otros aspectos
instrumentales de la misma, encomendando a la AFIP continuar en la atención de los gastos y
obligaciones que resulten a cargo del ESTADO NACIONAL como correspondientes al
INARSS. En tal caso queda pendiente al cierre la evaluación de la rendición de cuentas
definitiva de la liquidación reflejando contablemente aquellos aspectos que correspondan tras la
correspondiente evaluación.
Recomendación
Evaluar la rendición final a efectos de practicar los registros contables necesarios en cuanto a la
responsabilidad y derechos del ente por la liquidación del INARSS.
16. Recursos
a.
La entidad, como informa en su Nota 2 a los EECC, deduce de los ingresos de las cuentas
recaudadoras de tributos las comisiones bancarias del proceso de recepción y procesamiento de
declaraciones juradas y pagos, entendiendo que se produciría el inicio de las cancelaciones con el
presupuesto del Ejercicio 2007.
En tal sentido el Decreto N° 1399/01 determina la existencia de recursos propios de la entidad
para atender los gastos que generen sus funciones de aplicar, recaudar, fiscalizar o ejecutar
tributos.
b.
Por aplicación del Decreto Nº 863/98 y normas complementarias, la entidad retiene de los
beneficiarios de recursos de la seguridad social las comisiones bancarias y un porcentaje de
comisión sobre la recaudación para cobertura de gastos por sus funciones, siendo estos últimos
41
registrados contablemente. Respecto de las comisiones bancarias se entiende necesario que los
Órganos Rectores en materia Contable y Presupuestaria se expidan sobre su exposición en la
información contable patrimonial y presupuestaria, considerando que constituyen costos propios
del proceso de recaudación.
c.
El artículo 30° de la Ley 11.683 faculta a la AFIP a disponer el pago directo de intereses y
costas causídicas, aprobados en juicio, de carácter impositivo con fondos de las cuentas
recaudadoras y cargo de oportuno reintegro a las mismas, produciéndose en el ejercicio la
restitución de los gastos causídicos. Para el caso de intereses, en orden a las características
propias de este cargo, cabe dar intervención, prima facie, al servicio jurídico del ente a fin de
evaluar la reposición de los intereses en los términos normativos.
d.
Mediante el dictado de la Ley 26.198 de Presupuesto General de la Administración
Nacional, art. 24, se dispuso que la A.F.I.P. deberá atender con imputación a su Presupuesto el
gasto que demande el pago de las comisiones y gastos bancarios de las cuentas recaudadoras
abiertas a su nombre, partir del año 2007 inclusive, siendo que hasta el presente ejercicio fueron
solventados con fondos de las cuentas recaudadoras, y quedando a la fecha pendiente aspectos
vinculados al alcance de dicho precepto legal.
Recomendación
a.
Determinar la cuantía final de montos a cancelar por comisiones bancarias y tramitar los
ajustes presupuestarios y financieros acordes.
b.
Practicar consulta a los Órganos Rectores en materia Presupuestaria y Contable para
determinar el tratamiento de las comisiones bancarias vinculadas a la recaudación de los
Recursos de la Seguridad Social.
c.
Requerir opinión del servicio jurídico sobre la reposición de intereses de causas judiciales
en materia tributaria (aduanera, impositiva y recursos de la seguridad social).
42
d.
Propiciar las acciones necesarias para concluir las cuestiones vinculadas al alcance del
artículo 24 de la Ley 26.198.
17. Contrataciones
a.
A partir de la Disposición N° 65/05 (SDG ADF) se ha normado el manual de
Contrataciones para la entidad, de aplicación para las distintas unidades con capacidad para
contratar, bajo un esquema de descentralización del proceso de compras desde su planificación
hasta su control de ejecución. No obstante, no se advirtió la normatización de actividades de
supervisión específica de las acciones descentralizadas, existiendo Planes de Compras por dichas
unidades tanto a nivel central como descentralizada, sin contar con un plan integrador.
b.
Ante la inexistencia de un registro de contrataciones en el ejercicio, se solicitó información
analítica de las ejecutadas presupuestariamente a las unidades con capacidad de compra, sobre el
cual se determinó una muestra de contrataciones para su revisión contemplando Direcciones
Regionales Aduaneras e Impositivas de Comodoro Rivadavia, Córdoba y Salta, Direcciones
Regionales Impositivas Norte y Sur, y la Dirección de Logística, respecto al área central. A partir
de ello surgieron las siguientes cuestiones que ameritan su mención:
-
El promedio general de duración de cada trámite de 52 expedientes correspondientes a
Licitaciones Públicas tramitadas en todo el país resultó ser 265 días.
-
A partir de los expedientes analizados no se pudo observar la existencia de constancias del
control de las ejecuciones de las prestaciones o compras de bienes, como así tampoco
documentación en ellos del monitoreo de dicha ejecución, considerando que las actuaciones
permitan individualizar cualquier instancia desde el inicio del proceso hasta su finalización.
-
Si bien advertimos en las contrataciones una fundamentación del área solicitante que exhibe
una mejora respecto de ejercicios anteriores, no ocurre así en sus pedidos de ampliaciones de
Órdenes de Compras, las que en general se aprueban por el máximo porcentaje del 35 %
admitido por la norma que regula el procedimiento (Disposición Nº 297/03).
43
-
No se advirtió la existencia de constancias de búsqueda de cotizaciones o presupuestos en
forma previa a la solicitud por parte del área requirente. En el caso de servicios de
renovación periódica se incorpora, exclusivamente, el valor de la orden de compra anterior.
-
No se obtuvo evidencia de la confección y aplicación de un listado de precios testigos de
bienes y servicios de características homogéneas y de permanente contratación según lo
establecido por la Disposición Nº 297/03 en su artículo 45 inc. 2.
Tampoco se practica la confrontación con precios testigos determinados por la SIGEN –
como órgano rector del sector interno. En tal sentido, el Dictamen N° 2771/02 de la
Dirección de Asuntos Legales Administrativos, sostuvo que la solicitud de los referidos
precios testigos requeriría la celebración de un acuerdo de asistencia técnica de la AFIP con
aquel organismo de conformidad a lo dispuesto por el art. 6° de la Resolución SIGEN
165/02, concluyendo que la aplicación del régimen de precios testigos de la SIGEN es de
carácter optativo para la AFIP pudiendo ser utilizado en caso de duda razonable respecto de
los valores de las prestaciones o bienes de que se trate.
-
El presupuesto estimado de contratación no se encuentra técnica y/o económicamente
justificado (DRACR: Exptes. 253.071/06, 253.164/05, 252.560/05, 251.305/06; DLOG:
Exptes. 252.707/04, 250.657/04, 254.692/05, 254.164/04, 253.954/04, 250.245/05).
-
No consta por escrito relevamiento de precios de mercado correspondiente a las
características del inmueble requerido (DRISAL: 254.353/05).
-
El monto de la oferta evaluada y su posterior adjudicación supera en más de un 20 % a la
estimación del valor presupuestado de la contratación (DRACR: Expte. 253.164/05;
DRISAL: Expte. 255.025/05; DLOG: Expte. 253.665/00, Expte. 251.947/06).
-
La contratación se adjudica por un plazo menor al previsto originalmente en el pliego
(DRACOR: Exptes. 252.302/06 y 251.902/06).
-
No surgen constancias documentales en el expediente de la publicación en el Boletín Oficial
del resultado de la adjudicación (DRACR: Expte. 253.724/01; DRISAL: Exptes. 255.025/05,
253.823/04). No consta publicación del llamado ni de la adjudicación de la contratación
(DLOG: Expte. 251.873/04).
-
No obran constancias de presentación de garantías por parte de oferentes y/o adjudicatarios
(DRISAL: Exptes. 255.300/05, 255.036/05, Expte. 255.025/05).
44
-
No se encuentra debidamente fundamentado el pedido de contratación y/o ampliación de la
misma (DLOG: Exptes 250.657/04, 254.692/05, 254.164/04, 253.954/04, 250.245).
-
No consta por escrito la conformidad del contratista en la ampliación de la Orden de Compra
(DRACR: Expte. 253.164/05).
-
El monto de la garantía de adjudicación resulta ser inferior a la exigida en el Pliego
(DRACR: Expte. 252.560/05).
-
El acto administrativo de adjudicación carece de los elementos y requisitos legales esenciales
que debe reunir el mismo (DRACR: Expte. 253.724/01).
-
Se adjudica incorrectamente a nombre de la apoderada de la titular del inmueble (DRISAL:
Expte. 250.776/03).
-
No constan invitaciones a formular ofertas (DRISAL: Expte. 254.797/05).
-
El dictamen de evaluación carece de la fundamentación suficiente para determinar la "oferta
más conveniente" -obra en expediente dictamen de DALA que también observa esta
cuestión- (DLOG: Expte. 252.707/04).
-
Se reconoció el derecho a cobrar una comisión del 4 % del valor de la locación a una
inmobiliaria a la que se le había encomendado la búsqueda de un inmueble, cuando dentro de
las normas pertinentes para locaciones en el marco de la Disposición 297/03, no se
contempla esta posibilidad, toda vez que sólo se contrata con el titular del inmueble (DLOG:
Expte. 251.825/06).
-
No se evidenció la programación cronológica de contrataciones vinculadas, si se tiene en
cuenta que la rescisión de la contratación del servicio de limpieza de un edificio obedeció a
que las obras de reforma que se estaban realizando en el mismo aún no estaban concluidas
(DLOG: O.C. 396/06).
c.
Tal cual como se expresara previamente, la entidad continuó utilizando el reconocimiento
del legítimo abono que no puede caracterizarse como figura jurídica preceptuada legalmente –
con la excepción de lo establecido en el artículo 3º de la Disp. AFIP Nº 139/02-.
d.
La Disposición AFIP N° 611/04 establece un régimen de gastos de ceremonial y protocolo
y de organización de eventos (incluyendo alquiler de salones, equipos de computación, audio,
45
video y proyección de imágenes, servicios profesionales de traducción, refrigerio, comidas de
trabajo, los presentes institucionales, útiles de escritorio, folletería, alquiler de autos, papelería y
otros rubros complementarios y afines), para reuniones de trabajo, conferencias, congresos,
jornadas, o eventos similares, cuya organización sea propiciada por la entidad.
Dicha disposición, si bien se enmarca en el artículo 9° de la Disposición N° 297/03, no crea
condiciones excepcionales para contratar cualquiera de los rubros arriba enumerados sino que
busca establecer un régimen distinto al general de contrataciones, al permitirse la adquisición de
bienes y servicios sin establecer taxativamente los procedimientos que lo reemplace y garantice,
a su vez, el cumplimiento de los principios generales que introduce el art. 3° de citada
disposición y tal cual lo exige su art. 9°, con independencia de la creación de dos comités de
análisis y de aprobación de gastos.
Adicionalmente, se prescribe la existencia de adelantos de fondos, aspecto no compatibilizado
con el régimen de fondos rotatorios existentes y de tesorería jurisdiccional.
Frente a similar observación respecto del ejercicio previo, la entidad señala que por la naturaleza
de exclusividad, operatoria comercial o infrecuencia, no resultan convenientes para el organismo
que resulten objeto de un proceso licitatorio. Aclara, asimismo, los gastos repetitivos o que por
su monto ameriten una contratación a pesar de ser ceremonial o protocolo, deben ser tramitados
dentro de los extremos previstos en el Régimen de Contrataciones vigente, por lo que ha tomado
nota de lo observado.
e.
En cuanto a los archivos de documentación en trámite se advirtieron limitaciones en
niveles de seguridad física en cuanto a la posibilidad de acceso a oficinas, no obstante observarse
un orden razonable.
46
Recomendación
a.
Normatizar e instrumentar actividades de control centralizadas respecto de los procesos de
contrataciones descentralizadas.
b.
Generar acciones que limiten la existencia de cuestiones como las observadas en el
apartado b.
c.
Implementar los medios tendientes a realizar contrataciones dentro del marco legal,
eliminando los reconocimientos por legítimo abono.
d.
Efectuar la revisión del régimen de la Disposición AFIP N° 611/04 a la luz del régimen
general de contrataciones –Disposición N° 297/03-.
e.
Implementar una política de resguardo de documentación.
18. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores ( A.R.E.A. )
Como se indicara en el apartado 1 del presente Informe las falencias en el sistema
computadorizado utilizado para efectuar las registraciones contables, genera distorsiones en el
proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los
distintos ejercicios, no obstante advertirse el esfuerzo de análisis en procesos manuales a fin de
identificar partidas con imputación a ejercicio incorrecto.
Dicha situación deriva en la utilización de la cuenta ajuste de resultados de ejercicios anteriores A.R.E.A.-.
El empleo del concepto A.R.E.A debe tener un carácter restrictivo, acotando su uso a
correcciones de errores en la medición de resultados de períodos anteriores y cambios
47
retroactivos o adecuaciones en el valor de partidas patrimoniales como consecuencia de la
aplicación de una norma particular diferente para la medición de resultados.
En tal sentido, no son computables como modificaciones a resultados de ejercicios contables
anteriores el efecto de los cambios en las estimaciones contables originadas en la obtención de
nuevos elementos de juicio no disponibles en dichos ejercicios, al momento de la emisión de los
correspondientes Estados Contables.
Adicionalmente, las características de excepción de estas registraciones exigen un esquema de
aprobación especial toda vez que se produce la rectificación de EECC oportunamente suscriptos
por la máxima autoridad.
Recomendación
Sin perjuicio de lo mencionado en el apartado 1, corresponde establecer procedimientos
administrativos que aseguren devengar la totalidad de las operaciones en el período que
corresponde. En el caso de utilizarse la cuenta Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores, los
asientos deben ser autorizados por la autoridad superior a la de quién convalida las demás
registraciones.
La información contable debe poder ser utilizada como elemento de control y servir para la toma
de decisiones. Asimismo, los sectores generadores de información susceptible de ser registrada
deben asegurar su calidad, integridad, como así también la oportunidad de su remisión.
19. Estado de Origen y Aplicación de Fondos
La entidad no ha implementado procedimientos tendientes a practicar una evaluación
documentada de los orígenes y aplicaciones de fondos bajo el criterio de disponibilidades efectivo, que concluya con la emisión del respectivo Estados Contable y los papeles de trabajo.
48
Debe aclararse que la CGN ha definido el modelo de EOAF a ser utilizado, sin aportar mayor
instrucción sobre la metodología a utilizar, en tal sentido en función del concepto que implica el
Estado en cuestión –fondos- y lo que es de práctica en la materia contable, se entiende necesario
practicar tareas que permitan exponer exclusivamente lo que el mismo debe revelar.
Recomendación
Establecer procedimientos de evaluación de las transacciones que afectan disponibilidades a fin
de la emisión y documentación del Estado Contable.
20. Otros aspectos
En el curso del ejercicio ha sido dictada la Disposición Nº 178/06 por la que la AFIP creó el
Instituto de Estudios Tributarios, Aduaneros y de los Recursos de la Seguridad Social, sin
advertirse una compatibilización de sus funciones con relación a las responsabilidades de la
Dirección de Estudios, la Dirección de Cooperación y la Dirección de Capacitación.
Adicionalmente, se observa pendiente de regular aspectos vinculados a designación de
autoridades, planificación y presupuestación de las actividades, evaluación de su gestión,
organización y ejecución de eventos, implementación de programas de becas y/o investigación, y
publicación de revista.
Recomendación
Practicar las regulaciones que hacen a lo expuesto en la observación.
49