2014_044info.pdf

INFORME DE AUDITORIA
BIBLIOTECA NACIONAL
Programa 25 – “Servicios de la Biblioteca Nacional – Gestión 2011y 2012 primer semestre”
AL SEÑOR DIRECTOR DE LA
BIBLIOTECA NACIONAL
Sr. Horacio GONZÁLEZ
Agüero 2502 - CABA
S.
/
D.
En orden a las funciones conferidas por el artículo 85 de la Constitución Nacional y en uso de
las facultades otorgadas por el artículo 118 de la Ley N° 24.156, la AUDITORÍA GENERAL DE
LA NACIÓN llevó a cabo un examen en el ámbito de la Biblioteca a su cargo, con el objeto que se
detalla en el apartado 1.
1.- OBJETO DE AUDITORIA
Sistemas y/o mecanismos de control implementados para el seguimiento y evaluación de la
gestión del Programa 25 – “Servicios de la Biblioteca Nacional”, y de las acciones llevadas a cabo
al efecto durante los ejercicios 2011 y 2012 primer semestre.
2.- ALCANCE DE LA TAREA
El examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la
AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN mediante Resolución N° 145/93, dictada en virtud de
las facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la Ley N° 24.156.
Los procedimientos aplicados consistieron en el análisis de los mecanismos de control
implementados en el ámbito de cada una de las áreas de la Biblioteca Nacional, que interactúan en
la ejecución del Programa Presupuestario 25 – “Servicios de la Biblioteca Nacional”. En tal
sentido, se desarrollaron las siguientes actividades:
2.1.-Relevamiento y análisis del marco normativo aplicable al objeto de examen.
1
2.2.-Análisis delos recursos humanos afectados, respecto dela planta de personal habilitada para
cada uno de los ejercicios auditados (Planta Permanente y Transitoria; Cargos Ocupados y
Vacantes; Altas y Bajas).
2.3.-Verificación de la validez de las registraciones, en materia presupuestaria (Crédito InicialCrédito
Vigente-Devengado),
en
relación
con
la
documentación
respaldatoria
pertinente.Evaluación de los niveles de ejecución presupuestaria de los años 2011 y primer
semestre de 2012, respecto de la asignación de créditos y las acciones realizadas en dicho
período.
2.4.-Determinación de una muestra de actuaciones y/o expedientes tramitados durante los
ejerciciosreferidos en el objeto, como base para la verificación del grado de cumplimiento
de instructivos y/o manuales de funcionamiento operativo y administrativo en vigencia,
según el siguiente detalle:

El universo a considerar (466 casos) para la selección muestral está dado a partir del
siguiente detalle cuantitativo de expedientes:
EJ. 2011
EJ. 2012 – 1º Sem.

Expedientes
336
130
La muestra seleccionada surge a partir de la aplicación de un método probabilístico,
aleatorio, estratificado y sistemático, limitado por el criterio del auditor a un 10% a
partir del análisis preliminar de los riesgos de auditoría (Riesgo Inherente: BAJO;
Riesgo de Control: MEDIO; Riesgo de no detección: BAJO).

Luego de una estratificación por objeto de gasto, se realiza un ordenamiento decreciente
por monto según la participación porcentual, y se determinan las cantidades respectivas
a seleccionar de cada uno.

Finalmente se realiza una elección aleatoria por grupo, tomando como base referencialla
cobertura del 10% delas actuaciones generadas en cada período, llegando a la siguiente
selección:
EJ. 2011
EJ. 2012 - 1º Sem.
Expedientes
34
13
2
2.5. También se han realizado los siguientes procedimientos:
a)
Identificación y análisis de las acciones desarrolladas por el ente auditado para el
cumplimiento de los objetivos del programa bajo examen.
b)
Teniendo en consideración la muestra de auditoría determinada en 2.4, evaluación
de la documentación respaldatoria generada, su procesamiento y registración.
c)
Verificación del cumplimiento de procedimientos y la conformidad para la
aprobación de los mismos respecto de la muestrade auditoría del punto 2.4.
d)
Análisis de la correspondencia de las acciones efectivamente realizadas respecto de
las consideradas en la formulación presupuestaria de los períodos bajo examen.
Las tareas de campo, en sede del auditado, se llevaron a cabo a partir del mes de Septiembre
de 2012 y hasta el 31 de Mayo de 2013.
Las consideraciones planteadas en el presente informe fueron oportunamente puestas en
conocimiento del auditado,conforme Nota Nº 171/13-AG5, para la formulación del descargo
pertinente, prorrogada por su similar N° 3/14-AG5; sobre lo cual no se produce descargo alguno,
circunstancia que es objeto de análisis en el Punto 5.
3.- ACLARACIONES PREVIAS
3.1.- Marco Conceptual y Normativo
La Biblioteca Nacional de la República Argentina posee un patrimonio de excelencia,
indispensable para considerar la bibliografía y la hemerografía de la historia nacional en sus
más variados aspectos, y particularmente rica en lo que hace a los antecedentes remotos o más
mediatos de la formación social, económica y simbólica de la Nación. Para nutrirlo, la
Biblioteca tiene distintas modalidades. La principal vía de adquisiciones del material
bibliográfico es mediante la aplicación de la ley 11.723, que establece que las editoriales del
país deben depositar un ejemplar de cada obra publicada con destino a dicha institución. La
recepción de donaciones de particulares o de instituciones, así como también el intercambio o
canje con otras instituciones, también permiten enriquecer regularmente la colección de la
3
Biblioteca.La Biblioteca también tiene una activa política de adquisición por compra, ya sea de
obras nuevas como también de bibliotecas y archivos particulares de especial relevancia,
incluso participando en remates y subastas públicas.
A través del Decreto 1386 del 29/11/1996 se establece el régimen legal y administrativo
en el que se desarrolla el accionar de la BN, asignándosele el carácter de organismo
descentralizado y autárquico en jurisdicción de la Secretaría de Cultura de la Presidencia de la
Nación, con personería jurídica propia, y los siguientes objetivos generales:

Custodiar, acrecentar, preservar, conservar, registrar y difundir la memoria impresa de
la cultura, conprioridad en lo que hace a la herencia cultural del país, recogida sobre
cualquier soporte permanente deinformación.

Prestar un servicio público de consulta a los usuarios, con las características que
determinesu reglamento interno.

Participar en la formación especializada y perfeccionamiento de recursos humanos en
materiabibliotecológica y disciplinas conexas.

Realizar y fomentar toda otra actividad cultural que se considere pertinente, acorde a los
objetivos dela institución.
3.2.- De la estructura organizativa
La organización estructural resultante de la ejecución de las acciones inherentes a la
gestión del referido Programa 25se encuentra aprobada por Dto. Nº 272/2007 y contempla la
participación activa de diversas áreas, dependientes de la BN, segúnel siguiente detalle:
Unidad de
Auditoría
Interna
BIBLIOTECA NACIONAL
Dirección
Técnica
Bibliotecológica
Dirección de
Formación
Bibliotecológica
Dirección
de Cultura
Dep artamento
de Sistemas
Dep artamento
de Prensa y
Difusión
Dirección de
Administración
Dep artamento
de Asuntos
Jurídicos
4
A su vez, la organización estructural desagregada hasta niveles de División y Áreas, con
trámite de aprobación pendiente, se detalla a continuación:
Dirección Técnica Bibliotecológica (DTB)
Dirección de Cultura (DC)
Atención y colecciones
Publicaciones
División libros
Catálogo nacional unificado
Depósito de libros
Archivo histórico institucional
División hemeroteca y publicaciones antiguas Centro de radiodifusión
Depósito hemeroteca
Relaciones públicas institucionales
Depto. Prod. de Bs. y Serv.
Audioteca mediateca
Culturales
Inventario de partituras
Diseño
División no videntes
Actividades comunitarias
Procesos técnicos
PT Libros
PT Hemerográficos
División tesoro
Archivo de manuscritos
División mapoteca fototeca
Adquisiciones e intercambio bibliotecario
Selección bibliográfica
Proyecto Alejandría
Depto. Preservación, Conservación y
Restauración
Microfilmación
Dirección de Administración (DA)
Depto. Económico Financiero
Compras y Contrataciones
Recursos Humanos
Consultorio Médico
Capacitación
Depto. Despacho
Depto. Infraestructura y
Servicios
Oficina Técnica
Depto. Seguridad e Higiene
Depto. Patrimonio
A. Arquitectura
Asimismo en la misma situación se encuentran: la Dirección de Formación
Bibliotecológica ( DFB), el área de Informática, de Prensa, el Departamento de Asuntos
Jurídicos, la Unidad de Auditoría Interna, el Museo del Libro y de la Lengua, y el área de
Relaciones Institucionales
3.3.- Principales Aspectosdel Programa 25
3.3.1) El Programa 25 es ejecutado en el ámbito de la BN – Servicio Administrativo
Financiero 116, organismo descentralizado dependiente de la Secretaría de Cultura de la
Presidencia de la Nación, que se ocupa de la memoria impresa de la cultura, en especial la del
país, recogida sobre cualquier soporte permanente de información, custodiando, acrecentando,
preservando, conservando, registrando y difundiendo ese patrimonio; y los objetivos más
relevantes establecidos por la normativa legal y reglamentaria vigente, son los siguientes:
a)
Avanzar en el equipamiento tecnológico del Museo del Libro
5
b)
Planificar, diseñar e implementar exposiciones referidas a la historia del libro, la
lectura y la lengua
c)
Desarrollar materiales propios tales como audiovisuales y catálogos
d)
Acrecentar el material bibliográfico y hemerográfico mediante la compra y las
donaciones, así como por el cumplimiento de la ley 11.723, de depósito legal de
libros
e)
Desarrollar el software integrado de gestión bibliotecológica e implementar un
postgrado en gestión bibliotecaria
f)
Microfilmar y digitalizar los materiales bibliográficos más valiosos, a fin de
preservarlos y ponerlos a disposición a través de la página web de la institución
3.3.2) Aspectos Presupuestarios.
Ejercicio 2011
F.F. INC DENO MINAC IO N
11
Te soro Nacional
11
1
11
2
11
3
11
4
11
5
12
C REDITO
INIC IAL
C REDITO
VIGENTE
DEVENGADO
58.000.430,00
78.589.430,00
76.554.951,05
31.666.430,00
44.116.430,00
44.116.429,83
2.234.000,00
1.984.000,00
1.569.699,95
15.446.000,00
22.613.000,00
22.245.992,66
Bienes de Uso
6.204.000,00
7.234.000,00
6.013.328,61
T ransferencias
2.450.000,00
2.642.000,00
2.609.500,00
552.000,00
570.787,00
570.787,00
552.000,00
552.000,00
552.000,00
0,00
18.787,00
18.787,00
58.552.430,00
79.160.217,00
77.125.738,05
Gastos en
Personal
Bienes de
Consumo
Servicios No
Personales
Re cursos Propios
12
2
Bienes de
Consumo
12
9
Gastos Figurativos
Totale s
6
Ejercicio 2012
F.F. INC DENO MINAC IO N
11
C REDITO
INIC IAL
C REDITO
VIGENTE al
30/06
DEVENGADO
al 30/06
Te soro Nacional
85.573.978,00
85.573.978,00
50.124.431,19
11
1
Gastos en Personal
53.922.978,00
53.922.978,00
31.450.911,31
11
2
Bienes de Consumo
1.834.000,00
1.834.000,00
1.159.966,30
11
3
Servicios No
Personales
21.175.000,00
21.175.000,00
14.151.664,00
11
4
Bienes de Uso
6.192.000,00
6.621.310,00
2.236.206,48
11
5
T ransferencias
2.450.000,00
2.020.690,00
1.125.683,10
Re cursos Propios
682.200,00
682.200,00
231.864,00
Bienes de Consumo
682.200,00
682.200,00
231.864,00
Te soro Nacional
5.000.000,00
5.000.000,00
0,00
Construcciones
5.000.000,00
5.000.000,00
0,00
91.256.178,00
91.256.178,00
50.356.295,19
12
12
2
11
11
4
Totale s
Fuente: Sidif exportado en archivo de hoja de cálculo
3.3.3)Recursos Humanos.
La dotación total de Recursos Humanos establecida en la Decisión Administrativa de
distribución de los créditos de la Ley de Presupuesto, igual para cada uno de los ejercicios en
análisis, es de 201 agentes. Seguidamente se expone su desagregado por actividad:
7
REC URSO S HUMANO S DE LA AC TIVIDAD 1
C ARGO S/C ATEGO RÍAS
C ANTIDAD
PERSONAL PERMANENTE
AUT ORIDADES SUPERIORES DEL PEN
Director de la BN
1
Subdirector de la BN
1
Subtotal Escalafón
2
FUNCIONARIOS FUERA DE NIVEL
Auditor Interno titular
1
Subtotal Escalafón
1
PERSONAL DEL SINEP
A
1
B
3
C
5
D
8
E
2
F
0
Subtotal Escalafón
19
PERSONAL TEMPORARIO
PERSONAL DEL SINEP
B
1
C
5
D
18
E
7
Subtotal Escalafón
31
TOTAL ACTIVIDAD
53
REC URSO S HUMANO S DE LA AC TIVIDAD 3
C ARGO S/C ATEGO RÍAS
C ANTIDAD
PERSONAL PERMANENTE
PERSONAL DEL SINEP
A
1
B
2
C
6
D
11
E
9
F
2
Subtotal Escalafón
31
PERSONAL TEMPORARIO
PERSONAL DEL SINEP
B
0
C
10
D
33
E
16
Subtotal Escalafón
59
TOTAL ACTIVIDAD
90
8
REC URSO S HUMANO S DE LA AC TIVIDAD 4
C ARGO S/C ATEGO RÍAS
C ANTIDAD
PERSONAL PERMANENTE
PERSONAL DEL SINEP
B
2
C
4
D
8
E
3
Subtotal Escalafón
17
PERSONAL TEMPORARIO
PERSONAL DEL SINEP
B
3
C
5
D
16
E
12
Subtotal Escalafón
36
TOTAL ACTIVIDAD
53
RECURSO S HUMANO S DE LA ACTIVIDAD 5
CARGO S/CATEGO RÍAS
CANTIDAD
PERSONAL PERMANENTE
PERSONAL DOCENT E
Rector-Director Enseñanza Superior
1
Regente
1
Ayudante de T rabajos Prácticos Dirección Nacional de Educación Media y
Superior
3
Subtotal Escalafón
5
TOTAL ACTIVIDAD
5
La dotación de personal ocupada para los ejercicios incluidos en la presente auditoría, es la
siguiente:
Aut. Superiores
Personal Permanente
Personal Temporario
Personal Contratado
en los términos del
Art. 9 del Anexo a la
Ley Nº 25.164 y Otros
Total
al 31/12/2011 al 30/10/2012
3
3
36
29
14
7
374
424
602
641
9
A su vez se informa sobre la existencia de personal discapacitado en planta permanente, y
contratado según Res. Nº 25.164 – Art. 9º, que ascienden a la cantidad de 1 y 2 agentes,
respectivamente.
Se verificó el cumplimiento de la obligación establecida en el artículo 1º (primer párrafo)
del Decreto 312/2010, en cuanto a remitir a la SUBSECRETARIA DE GESTIONY EMPLEO
PUBLICO de la SECRETARIA DE LA GESTION PUBLICA de la JEFATURA DEGABINETE
DE MINISTROS, la información sobre la cantidad de cargos cubiertos con personas discapacitadas,
y su relación con la totalidad de los recursos humanos de la auditada.
3.3.4)Ejecución Física de las Metas.
La ejecución física programada para los períodos bajo examen (se repite de un año a otro)
surge del siguiente cuadro de “Metas y Producción Bruta” (Conf. Planilla Anexa al Art. 1° de las
D.A. Nros. 1/2011 y 1/2012):
DENOMINACION
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD 2011
CANTIDAD 2012
Asistencia Técnica a Bibliotecas y a Otros
Organismos Culturales
Asistencia Brindada
55
55
Celebración de Acuerdos de Cooperación
Acuerdo
15
15
Congreso Organizado
5
5
METAS:
Congresos y Jornadas
Consultas al Sitio Web
Ingreso
800.000
800.000
Participante
60.000
60.000
Formación de Bibliotecarios
Egresado
30
30
Investigación Bibliográfica
Investigación Realizada
20
20
Eventos Culturales
Producción Audiovisual
Material Producto
10
10
Publicaciones
Ejemplar Impreso
115.000
115.000
Participante
1.000
1.000
Consulta Bibliográfica
110.400
110.400
Realización de Talleres Artísticos y Literarios
Servicio Bibliográfico
3.4.- Sobre la información relacionada con la gestión del Programa 25
3.4.1) La clasificación presupuestaria por Actividades Específicastiene por objetivo técnico
la identificación de la gestión operativa a partir de las Unidades Ejecutoras intervinientes y del
origen de los recursos aplicados (devengados) al efecto, no obstante lo cual, la primera parte del
objetivo descripto deviene en abstracto en un organismo con las características organizativas de la
10
BN, donde la gestión se halla centralizada en una única unidad ejecutora, la Dirección de la BN,
conforme se expone en los cuadrossiguientes:
2011
CODIGO
1
FF
11
DENOMINACION
Dirección y Administración
12
3
11
4
11
5
11
Desarrollo, Conservación,
Procesamiento de las Colecciones
y Servicios al Lector
Desarrollo, Cooperación, Difusión,
Investigación y Producción Cultural
Formación de Bibliotecarios
UNIDAD EJECUTORA
Dirección de la Biblioteca
Nacional
DEVENGADO
66.526.178,08
570.787,00
Dirección de la Biblioteca
Nacional
6.123.821,46
Dirección de la Biblioteca
Nacional
91.048,36
Dirección de la Biblioteca
Nacional
3.813.903,15
Total
77.125.738,05
2012 - primer semestre
CODIGO
01
FF
11
12
DENOMINACION
Dirección y Administración
Desarrollo, Conservación,
Procesamiento de las Colecciones
y Servicios al Lector
Desarrollo, Cooperación, Difusión,
Investigación y Producción Cultural
03
11
04
11
05
11
Formación de Bibliotecarios
07
11
Dirección del Museo del Libro
Proy. 02
11
Construcción de Parasoles
Total
UNIDAD EJECUTORA
Dirección de la Biblioteca
Nacional
Dirección de la Biblioteca
Nacional
Dirección de la Biblioteca
Nacional
Dirección de la Biblioteca
Nacional
Dirección de la Biblioteca
Nacional
Dirección de la Biblioteca
Nacional
DEVENGADO al
30/06
36.017.293,25
231.864,00
11.280.848,80
1.289.793,60
1.265.549,88
270.945,66
0,00
50.356.295,19
La relevancia económica porcentual que representa la gestión operativa clasificada por
Actividad Específica, comparando los devengados de cada una de ellas con los devengados totales
por ejercicio, es la siguiente:
11
Actividad 1
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 7
Ejercicio Ejercicio 2012
2011
– 1ºSem.
86,99%
71,99%
0,74%
22,40%
0,12%
2,56%
4,95%
2,51%
-%
0,54%
Así tenemos 4 unidades operativas sustantivas, no mencionadas en los cuadros que
anteceden pero bien diferenciadas, a partir de la denominación de las actividades pertinentes, como
son las abocadas a:

Desarrollo, Conservación, Procesamiento de las Colecciones y Servicios al Lector
(Dirección Técnica Bibliotecológica)
La BN, con el objetivo de incrementar su acervo documental, continuó con el
procedimiento de adquisición por compra de nuevos títulos, en particular, los editados en
el exterior del país de autores argentinos o sobre la Argentina o la región, obras
científicas y culturales, además de colecciones cerradas de publicaciones periódicas
faltantes en catálogo y piezas de valor singular para la Nación adquiridas por compra
directa a libreros, anticuarios o en subastas públicas.
En el período se ha terminado de dar ingreso a la compra “Floreal Ferrara” y está siendo
ingresada la compra “Fermín Chávez”. De acuerdo a lo informado por la DTB de la BN,
las compras durante 2011 sumaron 198 piezas documentales y en el 1er.semestre 2012
otras 195. En el rubro Donaciones ha sido recibida la denominada “Ravioli” (876 piezas
documentales). Según la misma fuente, las donaciones ingresadas en 2011 fueron de
22.335 piezas y 10.078 en el primer semestre de 2012 y las donaciones enviadas fueron
de 5.498 y 7420 piezas documentales en los respectivos períodos.
Respecto de los ingresos de piezas documentales por el cumplimiento de la Ley 11.723,
no fue posible establecer las cantidades dado que su aplicación está bajo la jurisdicción
del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y su dependencia en la Sociedad
Argentina de Autores y Compositores. La BN depende de la información suministrada
12
por este ente en cuanto al cumplimiento del depósito de obras registradas, por lo cual, no
es ámbito de su aplicación y control. Según lo manifestado por la DTB de la BN, se está
tratando de suscribir un convenio con las Asociaciones de Editores para recibir
información sobre las publicaciones efectuadas y de esta forma mejorar el cumplimiento
de la referida ley.
De acuerdo a la información estadística suministrada por la Directora de la Dirección
Técnica Bibliotecológica, en el período bajo análisis, la Biblioteca Nacional recibió, en
sus diferentes salas abiertas al público, un promedio de 12.500 lectores mensuales en el
año 2011 y 13.300 en el primer semestre de 2012.
Basado en la información suministrada por la Directora de Bibliotecología, durante el
período en análisis se continuó con la implementación del Sistema Integral de Gestión
Bibliotecaria - Aleph 500 (SIGB), proceso iniciado en septiembre de 2010, oportunidad
en que se le adjudicó a la firma Sistemas Lógicos, por Resolución B.N.201/2009, la
Licitación Pública de Etapa Múltiple Nacional e Internacional N° 05/2009. Esta
circunstancia incrementó la necesidad de elaborar Manuales de Procedimiento para cada
sector bajo su dependencia e Instructivos para el desempeño de las tareas a cargo de cada
uno de esos sectores.
En marzo de 2011 se entregó a la División Libros para su catalogación la documentación
correspondiente al “Inventario General” que contaba con un total de 1.166.331 registros
bibliográficos y 56.463 registros Hemerográficos.
Además, y dado que la BN administra el Catálogo Nacional Unificado de obras
anteriores al 1800, también se preparó y entregó para su conversión la base de datos de
este catálogo para su migración.
La Dirección de Bibliotecología confeccionó los manuales de procedimiento para llevar
a cabo el control e informe de revisión de la migración con el objetivo de minimizar
errores, determinación de campos a utilizar para la catalogación y control de autoridades
y circuitos de circulación del sistema.
13
La DTB continuó impartiendo los cursos de capacitación interna sobre los distintos
Módulos del SIGB.
Se incorporó a la DTB equipamiento informático y servicios de red inalámbrica para la
administración del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB) y para el
reemplazo por obsolescencia de los equipos existentes de acuerdo al detalle
suministrado. La implementación gradual del SIGB se estima concluirá en su totalidad a
fines del año 2013.
El SIGB estará integrado por los siguientes módulos:
1) Catalogación (M1): interfaz gráfica que permite catalogar en formato libre o con
formatos pre-diseñados. Soporta cuatro tipos de registros: bibliográficos, de autoridades,
de holdings (kardex automático) y administrativos.
2) Circulación (M2): permite registrar y monitorear las diferentes actividades de
circulación de la BN (préstamos, devoluciones, reservas y solicitud de fotocopia) de
acuerdo con el cumplimiento de sus políticas.
3) Adquisiciones (M3) y Publicaciones Seriadas (M4): Módulos distintos que funcionan
juntos y permitirán la administración de proveedores, presupuestos, órdenes y registros
de facturas. A partir del ingreso de la documentación permite registrar una precatalogación e inventario del material recepcionado según su vía de ingreso (depósito
legal, compra canje o donación)
4) Informes y estadísticas (M5): ARC es el entorno web generador de reportes basados
en la información contenida en el sistema. Esto permite generar estadísticas para
desarrollar los flujos de trabajo diarios, consultas, usuarios y otros procedimientos de la
BN. Módulo a implementar durante el año 2013
5) Web OPAC(M6): catálogo automatizado de acceso público en línea de los materiales
de la BN, implementado parcialmente que se terminará de implementar durante 2013.
La implementación delplan de digitalización encarado por la auditadatiene su basamento
principal en el valor del contenido intelectual y patrimonial de losdocumentos que en
14
ella se manejan. Dado el volumen y diversidad del material con que cuenta la BN, la
DTB estableció un Manual que establece como prioridades:
A) Criterios Generales de selección para su conversión: 1) Valor del contenido
intelectual y patrimonial 2) Estado físico y de conservación 3) Derecho de autor
(situación legal para su reproducción pública) 4) Unicidad (cantidad existente) 5) Uso
(grado de demanda) 6) Viabilidad técnica (disponibilidad de medios tecnológicos y
recursos humanos) 7) Disponibilidad y previsión presupuestaria.
B) Criterios particulares de selección: 1) Valoración interdisciplinaria 2) Cualidades y
atributos documentales y/o de antigüedad.
C) Criterios especiales de selección para la microfilmación: 1) de rescate 2) cronológicos
3) demanda.
Durante el año 2011 se continuó con la incorporación de equipamiento necesario para
estos procesos y luego de capacitar al personal involucrado en ellos se llegó a un total de
documentos digitalizados y microfilmados de 3.297.
Además, se continuó con la producción del catálogo del acervo de la BN luego de la
migración del viejo Inventario bibliográfico al nuevo SIGB. Para la catalogación se
utilizó el formato MARC21, herramienta internacional que normaliza la tarea de los
procesos técnicos de todos los tipos de material. De esta forma se incorporaron 250.827
ítems y se intervinieron para corrección y ampliación de datos existentes en los campos
73.401. En relación a la preservación, conservación, limpieza y restauración se
intervinieron 10.414 documentos. En relación al desarrollo de la colección fueron
ingresados por donación, depósito legal, canje o compra 50.879 documentos
(Información suministrada a través de entrevistas e informes por escrito por la Directora
de Bibliotecología).

Desarrollo, Cooperación, Difusión, Investigación y Producción Cultural (Dirección de
Cultura)
15
Durante el período bajo análisis, de acuerdo a la información obtenida mediante
entrevistas e informes por escrito del Director de Cultura, se ha verificado la continuidad
con la política cultural tendiente a una apertura de la BN a la totalidad del público,
introduciendo diferentes vínculos, distintos a los existentes entre la institución y los
lectores. La misma fuente ha manifestado que debido a problemas de falta de personal y
en particular de infraestructura edilicia no le fue posible confeccionar en forma
anticipada un detalle planificado de las exposiciones y muestras a desarrollarse en el
período bajo análisis.
Se ha podido tener conocimiento de:
a) Publicaciones realizadas durante 2011 (18) y en producción para su futura aparición
(13),
b) Exposiciones biblio-hemerográficas entre las que se destacaron “Borges Lector” y
“Sarmiento. Una discusión argentina” que dieron marco a sendas jornadas académicas,
c) Muestras fotográficas,
d) Muestras itinerantes,
e) Ciclos de Música y de Cine.
Para todas las exposiciones, muestras y ciclos la BN desarrolló sus correspondientes
catálogos con materiales de investigación, textos conceptuales, prólogos e imágenes,
cartelería y difusión.
En el marco del Programa Nacional de Bibliografía Colonial se organizaron Encuentros
y Seminarios y se desarrolló la edición de la revista virtual Bibliographica Americana.
Se desarrolló un nuevo portal institucional en la web con la publicación mensual en la
web de la BN de la Revista Abanico.
Formando parte del stand de la Presidencia de la Nación, la BN participó de la 37° Feria
Internacional del Libro de Buenos Aires.
Se produjeron y emitieron dos programas de radio por FM 98.7 Radio Nacional
Folklórica y por la televisión pública del ciclo de cuatro programas Escenas de la novela
16
argentina sobre temas de literatura nacional basado en clases públicas a cargo de Ricardo
Piglia.
Se trabajó en actividades comunitarias de fomento de la lectura en el Tren de Desarrollo
Social y Sanitario Dr. Ramón Carrillo y en establecimientos educativos.
Se continuó con el ciclo Raras Partituras de conciertos y grabaciones musicales y con la
edición de los CD correspondientes
En el período se desarrollaron talleres semanales gratuitos sobre literatura, escritura,
filosofía, teatro, tango y poesía.

Formación de Bibliotecarios (Dirección de Formación Bibliotecológica)
El 11 de octubre de 2011, conforme surge del Expediente 872980/2011, el Consejo
Directivo de la Facultad de Filosofía y Letras (FFyL) de la Universidad de Buenos Aires
(UBA) dictó la Resolución 2.825 por la cual se aprobó la suscripción del Convenio
Marco de Asistencia y Colaboración entre esa casa de altos estudios y la BN que permite
a ambas entidades encarar acciones conjuntas para un mejor cumplimiento de sus
objetivos institucionales en la formación de recursos humanos, tales como: Programas
académicos, Actividades de investigación, Servicio de transferencia al medio y acceso
acordado al uso de instalaciones de ambas instituciones. Este mismo convenio fue
aprobado por el Director de la BN según Resolución 702/2011 del 13 de diciembre de
2011. Para la implementación y puesta en práctica de este Convenio, se constituyó una
Unidad de Coordinación con el objetivo de centralizar, coordinar y supervisar las
actividades emergentes. Adicionalmente, hemos podido contar con el anteproyecto del
posgrado para la Maestría en Bibliotecología y Ciencias de la Información que
dependerá de la FFyL y se desarrollará en ésta y en la BN.
La carrera de Bibliotecario que se dicta en la BN, es de nivel terciario y contribuye a la
formación de técnicos de los que se nutre la BN para su funcionamiento. En tanto, en la
FFyL se dicta la carrera de Licenciatura en Bibliotecología y Ciencias de la Información,
de nivel universitario. Este proyecto está en estudio y desarrollo por la UBA, habiendo
cumplido la BN con su participación en él hasta el momento.
17

Museo del Libro y de la Lengua (Dirección del Museo del Libro)
El Museo del Libro y de la Lengua, es una exposición permanente de acceso gratuito para
cualquier visitante que fue inaugurado en Octubre de 2011. Abierto al público de martes a
domingo de 15:00 a 19:00 horas, tiene un promedio de 240 visitantes por día con un
adicional de alrededor de 1.200 personas en “la Noche de los Museos”.
Durante el período objeto de auditoría, se continuaron realizando tareas de adquisición de
equipamiento tecnológico y mobiliario. A partir de abril de 2012 y durante el primer
semestre de ese año, se realizaron 16 visitas guiadas gratuitas de distintos colegios
primarios y secundarios con un total de 481 alumnos participantes en las mismas. Se
organizaron distintos ciclos de conferencias, presentaciones de libros y charlas debates
sobre cine con la presencia de 1.307 participantes. Se firmaron distintos convenios, uno
de ellos con la Universidad Nacional de General Sarmiento por el que se creó en la
Universidad una sala-museo de la lengua.
Por otra parte, la BN tuvo una ejecución real de recursos propios (FF 12) que ascendió a $
584.668,35.- y $ 257.232,10.-, para los períodos de 2011 y 2012-primer semestre, respectivamente.
Ello tiene su origen en los negocios jurídicos que se detallan a continuación:

Contrato de Concesión – Playa Las Heras, en favor de “The Parking Lot”

Contrato de Concesión – Playa Austria, en favor de “Austria 2406 S.A.”

Contrato de Concesión – Fotocopiadora 5º Piso, en favor de “María Cristina Ciancio”

Contrato de Concesión – Confitería 1º Piso, en favor de “María Natalia de Benedetti”

Contrato de Concesión – Confitería del Lector, en favor de “Agüero 2502 S.R.L.”

Otros ingresos por venta de libros y varios (alquiler de salas) $107.659,70.- (18,41%) y
$38.122,10.- (14,82%) para ambos períodos auditados, respectivamente.
Cabe señalar que las concesiones de las 2 playas de estacionamiento devienen de sendos
contratos de construcción (Año 1998) con derecho de explotación posterior por un período de 30
años (25 de duración +5 de prórroga automática). Los valores de los cánones se fijaron al momento
de finalización de las obras, sin mecanismos de ajustes automáticos periódicos. Luego se
suscribieron adendas de actualización de común acuerdo entre las partes.
18
3.4.2) El Cuadro I sobre la “Ejecución Anual de Mediciones Físicas”, oportunamente
elaborado para ser elevado al Ministerio de Economía, para el ejercicio 2011, da cuenta de la
siguiente información:
Ejecución Año 2011
UNID. MEDIDA
COD
DENOMINACION
COD
DENOM
CANT. PROG.
INICIAL
CANT. PROG.
31/12/2011
CANT.
EJECUTADA
DESVIOS
%
161
Servicio Bibliográfico
188
Consulta Bibliográfica
110.400
110.400
118.208
7,07
192
Publicaciones
40
Ejemplar Impreso
115.00.0
115.000
115.000
0
670
Formación de Bibliotecarios
60
Egresado
30
30
22
-26,67
2267
Celebración Acuerdos de
Cooperación
411
Acuerdo
15
15
15
0
2268
Eventos Culturales
583
Participante
60.000
60.000
60.000
0
2269
Realización de Talleres
Artísticas y Literarios
583
Participante
1.000
1.000
1.120
12,00
2271
Producción Audiovisual
757
Material Producido
10
10
9
-10,00
2272
Congresos y Jornadas
21
Congreso Organizado
5
5
4
-20,00
2273
Consultas al Sitio Web
1053
Ingreso
800.000
800.000
800.000
0
2274
Asistencia Técnica a
Bibliotecas y Otros
Organismos Culturales
1054
Asistencia Brindada
55
55
53
-3,64
2336
Investigación Bibliográfica
146
Investigación
Realizada
20
20
20
0
A su vez el cuadro anexo que contiene la información sobre “Causas de los Desvíos”
expresa lo siguiente:
161-Servicio Bibliográfico:El desvío anual del 7,07% no tiene causa específica, es esperable
y no es representativo. La cantidad de consultas no puede ser prevista con precisión. Sólo en el
primer trimestre podemos decir que hubo menos días de apertura de la Biblioteca, en el resto de los
trimestres los aumentos no tienen ninguna causa observable.
670-Formación de Bibliotecarios:El desvío anual del -26,67% en la cantidad de egresados
no tiene una causa específica atribuible y es difícil de anticipar ya que los alumnos eligen la fecha
en que se presentan y la aprobación o desaprobación es muy difícil de estimar, se hace una
estimación. La disminución del primer trimestre no llega a ser compensada con el aumento del
cuarto trimestre.
19
2269-Realización de Talleres Artísticas y Literarios:El desvío anual del 12% en la cantidad
de participantes de los talleres se debe a que durante el primer trimestre se resolvió la incorporación
de un taller adicional, dedicado a la formación de un coro de la Biblioteca, en el que se inscribieron
alrededor de treinta participantes, y se mantuvo en funcionamiento durante todo el ejercicio 2012.
2271-Producción Audiovisual:El desvío anual del -10% en la producción de material
audiovisual se debe a la suspensión por razones ajenas a la Biblioteca Nacional de una producción
planificadapara el tercer trimestre, sin observarse desvíos en los restantes trimestres.
2272-Congresos y Jornadas:El desvío anual del -20% en los congresos y jornadas se debe a
que se suspendió la celebración de un congreso previsto para el primer trimestre, y al ser definitiva
la suspensión, no pudo regularizarse en los trimestres restantes, los cuales no presentaron desvíos.
2274-Asistencia Técnica a Bibliotecas y Otros Organismos Culturales:El desvío anual del 3,64% en las asistencias brindadas se debe a que en el segundo trimestre se postergaron 2
asistencias, reprogramadas para el tercer trimestre, pero que finalmente no fueron regularizadas ni
en el tercero y cuarto trimestre.
4.- OBSERVACIONES Y COMENTARIOS
4.1)
Estructura Organizativa.
La organización estructural de la Biblioteca Nacional sólo se encuentra desagregada hasta el
nivel de Dirección; no habiéndose formalizado, hasta el momento de esta auditoría, la
aprobación de un organigrama, con detalle de misiones y funciones, para los agrupamientos
internos inferiores a las Direcciones (Ver Punto 3.2).
4.2)
Manuales de Procedimientos.
En orden a la regulación del funcionamiento administrativo y/u operativo de cada una de las
actividades sustanciadas en el ámbito de la auditada, se halla todavía en una etapa incipiente
el desarrollo de los manuales de procedimientos respectivos.
Se verificó la existencia de proyectos de instructivos, elaborados por la Dirección Técnica
Bibliotecológica (DTB) (Ver Anexo 1), los cuales no cuentan -hasta el momento de
20
finalización de las tareas de campo- con aprobación formal por la autoridad máxima de la
BN.
En el ámbito de la Dirección de Administración (DA) se constató la existencia de la
siguiente documentación:
1.Manual de Procedimiento Interno del Departamento de Despacho (Res.BN 655/11)
2.Manual de Procedimiento Interno para la Oficina de Compras y Contrataciones (Res.BN
109/05)
3.Reglamento para visitas guiadas a realizar por la Oficina de Patrimonio Histórico
Constructivo (Res.BN 166/09)
4.Manual de Procedimiento para solicitud y entrega de bienes de consumo Área Economato
(Res.BN 108/05)
5.Circuito de Procedimientos Administrativos para el Departamento Patrimonio (Res.BN
107/05)
Por su parte, el Departamento Asuntos Jurídicos cuenta con las siguientes herramientas:
1. Procedimiento Interno del Departamento de Asuntos Jurídicos (Res.BN 298/11)
2. Procedimiento para la tramitación de Resoluciones de la BN (Res.BN 386/09)
Finalmente, en el Departamento de Sistemas se elaboraron los siguientes instructivos (sin
aprobación formal por parte de la autoridad máxima de la BN):
1. Procedimiento para la Administración de contraseñas
2. Procedimiento para la Administración de Usuarios
4.3)
Plan Anual de Contrataciones.
Para los períodos bajo examen, la Biblioteca Nacional no había elaborado un Plan Anual de
Contrataciones para la adquisición de bienes y servicios, que responda a las previsiones
oportunamente establecidas por el Régimen de Contrataciones del Estado, aprobado por
Decreto Nº 1.023/2001 (Art. 6º).
No obstante, hacia la finalización de las tareas de campo respectivas, la auditada acercó al
equipo actuante, copia de la Resolución Nº 810-BN, fechada el 27/12/2012, por la cual se
aprueba el Plan Anual de Contrataciones para el ejercicio 2013.
4.4)
Definición de objetivos y metas físicas.
21
De la información brindada por el organismo auditado, con relación a los puntos 7 a 9 del
Memorando 1/12-EAG, de fecha 6/12/2012, que consiste en el conjunto de datos expuesto
en el cuadro del punto 3.4.2), surge que:
a) No se exponen adecuadamente los objetivos específicos (entendiendo a éstos como la
cuantificación, para el período, de aquéllos consignados en la descripción del programa
bajo comentario), a los que contribuyen cada una de las diferentes metas en que se
muestra la ejecución física desarrollada durante el ejercicio. Si bien se reconoce que el
conjunto de metas expuestas guarda vinculación con el accionar de la Biblioteca
Nacional, al no explicitarse los referidos objetivos específicos, no es posible avanzar en
el análisis del grado de cumplimiento de los mismos.
b) No se cuenta con información que permita relacionar la ejecución físicade las metas con
registraciones presupuestarias pertinentes.
c) En el análisis de los desvíos, la Biblioteca Nacional hace mención a la poca relevancia
y/o significatividad de los mismos, sin consignar la causa generadora de tales
variaciones (Códigos 161 y 670) y, en el caso de los Códigos 2269; 2271; 2272 y 2274,
los desvíos obedecen a la falta de adecuación, por ajuste trimestral, de las cantidades
programadas al cierre del ejercicio, por circunstancias conocidas por el auditado en el
transcurso del período.
4.5)
Sistemas de información-Mecanismos de registración.
No se han desarrollado mecanismos de registración, seguimiento y control integral de las
acciones programadas y ejecutadas en cumplimiento de sus funciones específicas.
La BN no cuenta con un sistema de información que permita identificar y evaluar
periódicamente los grados de avance o niveles relativos de alcance de los objetivos
específicos previstos para cada período.
No se desarrollaron e implementaron los mecanismos de control que permitan no sólo
exponer sino analizar y justificar, respecto de la producción, los desvíoso diferencias
existentes entre las unidades programadas y las efectivamente realizadas.
4.6)
Contrataciones.
Del análisis de las actuaciones incluidas en la muestra de auditoría, frente a las previsiones
generales establecidas por la normativa legal y reglamentaria vigente tanto en materia de
22
procedimientos administrativos como del régimen de contrataciones del Estado, y por los
instructivos específicos dictados al efecto, surgen una serie de hallazgos que dan cuenta de
ciertas debilidades y/o anomalías, a saber:
a) Existen 6 casos donde falta adjuntar evidencias de notificación de la adjudicación al
proveedor (BN Nros. 11; 16; 21; 28; 29; 31).
b) Se detectaron debilidades en el proceso de control de facturación de la mayoría de los
expedientes analizados (37 casos), a saber:
 Sólo consta firma y sello aclaratorio.
 No se agrega leyenda alguna que manifieste expresamente el alcance de la medida.
 No tiene fecha de intervención.

En algunos casos intervienen funcionarios ajenos al área competente en la materia,
vinculados al sector requirente.
c) También existen 5casos en los que se verificó la acumulación -a los expedientes- de
fotocopias simples de las facturas que dan sustento a las erogaciones realizadas, sin dejar
constancia del destino asignado a los originales oportunamente recibidos (BN Nros. 2; 10;
25; 36; 44).
d) En 3 casos no se adjunta dictamen jurídico previo a la toma de decisión respectiva (BN
Nros. 13; 16; 37).
e) No se agrega copia del contrato al expediente respectivo (4 casos), mientras que en otro
se lo adjunta en sobre plástico, sin foliatura alguna (BN Nros. 19; 21; 30; 35; 12).
f) Se verificó la existencia de un caso donde la fecha de la factura del proveedor (20/01/12)
es anterior a la de la resolución de adjudicación (8/02/12), e inclusive a la de su propio
presupuesto (27/01/12); circunstancia esta que refleja cierto nivel de informalidad en la
relación entablada entre las partes, lo que provoca el apartamiento a la normativa que rige en
materia de procedimientos administrativos. Aumenta el nivel de inconsistencia el hecho de
que el formulario de ejecución del gasto respectivo, emitido por la auditada, tiene fecha
15/01/12 (BN Nro. 44), vale decir, que se imputó un gasto antes de ser presupuestado,
adjudicado y facturado.
23
g) No se adjunta, a los expedientes, constancias que permitan verificar el cumplimiento de
la etapa de recepción definitiva de conformidad de los bienes y/o servicios contratados (10
Casos).
Solamente se observa, en los remitos de entrega, la firma y sello de los responsables de las
áreas requirentes.
En dos de ellos no se adjunta remito del proveedor, firmando el responsable del área
requirente al pie de la factura respectiva (BN Nros. 7; 10; 11; 16; 20; 28; 29; 31; 36; 45).
h) Se verificó la existencia deun proceso de selección, iniciado para la adquisición de un
equipo informático, que fuera adjudicado a la propuesta más conveniente, económica y
técnicamente, pero la documentación relacionada con la entrega del bien en cuestión
contiene las especificaciones técnicas de una propuesta alternativa, aparentemente más
económica que la adjudicada, y que no fuera incluida en el cuadro comparativo elaborado
por el contratante.
En tal sentido, se constató la acumulación -al expediente respectivo- de una nota del área
requirente (posterior a la adjudicación) por la que se informa -nuevamente- a la Dirección de
Administración respecto de las especificaciones técnicas del bien solicitado, las que difieren
de los términos detallados en la adjudicación, perocoinciden con las del elemento
definitivamente entregado por el proveedor (según constancias verificadas en el área de
registración y control patrimonial). Vale decir, que se llevó a cabo la recepción definitiva de
conformidad respecto de un bien distinto al que fuera oportunamente adjudicado.
No obstante lo expuesto precedentemente, la documentación respaldatoria del pago (factura
y orden de pago) coincide con los términos de la adjudicación (BN Nro. 10). Esta
circunstancia pone en evidencia la existencia de una erogación debidamente autorizada,
adjudicada y pagada, por un bien que no fue recibido.
i) Se verifica un apartamiento indebido respecto de las previsiones del Régimen de
Contrataciones del Estado, en la medida que se constató la realización de 10 procesos de
contratación directa por razones urgencia y/o exclusividad, sin la justificación suficiente (en
8 de ellos, para la urgencia, y en 2 por la exclusividad), que viabilice la circunstancia
excepcional invocada en cada caso; ni se hace referencia alguna al encuadre normativo que
las rige.
24
También se verificó un caso encuadrado en el Art. 27 – Decreto 436/00, sin la debida
justificación de la urgencia aludida.
No estarían debidamente fundamentadas las circunstancias esgrimidaspara la utilización del
sistema excepcional de pago, amparado en la normativa relacionada con la gestión de fondos
rotatorios (Art. 81, inciso c) - Dto 1.344/07). Ello así, toda vez que la cancelación de las
erogaciones respectivas se formaliza-en todos los casos analizados- a través de la emisión de
órdenes de pago (Formulario C41) (BN Nros.2; 8; 10; 11; 16; 20; 28; 29; 31; 36; 44).
j)
En uno de los expedientes analizados, el proveedor beneficiario del pago (según la
razón social que consta en el membrete de la facturación respectiva) no coincide con el que
resultara oportunamente adjudicatario; vale decir que, a instancias de la documentación
respaldatoria acumulada a las actuaciones respectivas, estaríamos frente a dos personas
diferentes y, consecuentemente, el pago realizado no resultaría cancelatorio de la obligación
asumida por el organismo auditado (BN Nro. 16).
4.7)
Distribución de los Recursos Humanos.
No existenevidencias documentales de ponderaciones sobre la razonabilidad de la
distribución de recursos humanos entre las diferentes áreas que -formal o informalmenteinteractúan en cumplimiento de las previsiones del Programa bajo examen; a partir de lo
cual se torna complejo determinar niveles de capacidad operativa mínima, normal y
máxima, para la satisfacción -en tiempo y forma- de las necesidades inherentes a las
mismas.
4.8)
Personal Discapacitado
La Biblioteca Nacional no cumple con el cupo de personal con discapacidad que establece la
Ley 25.689.
No obstante la verificación del cumplimiento de las previsiones del Artículo 1º (Primer
párrafo) del Decreto 312/2010, en relación con lo establecido en el Artículo 8º de la Ley
22.431 (Modificada por su similar 25.689), no se halló evidencias del envío de la
información establecida en el 3º párrafo del citado artículo.
Por otra parte, tampoco se pudo verificar el cumplimiento de lo establecido en el Artículo 3º
del mismo Decreto, en cuanto a obligatoriedad de efectuar la consulta a la página web del
Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, del registro específico confeccionado a
25
tal efecto, con los perfiles de los postulantes en él inscriptos, como paso previo a la
incorporación del personal que se refleja en el cuadro del punto 3.3.3.
4.9)
Cuadros de Comando.
No se obtuvieron evidencias sobre la elaboración de indicadores que, partiendo de los
distintos niveles de ejecución de las acciones correspondientes a las áreas que interactúan en
cumplimiento de las previsiones del Programa bajo examen, permitan el desarrollo de
cuadros de comando que sean de utilidad para el seguimiento y la evaluación de los niveles
de eficacia, economía, eficiencia e impacto alcanzados en el desarrollo de la gestión del
mismo, ayudando al proceso de toma de decisiones.
Las debilidades señaladas, en el punto 4.4, resultan la razón de causalidad primigenia que
obstaculiza a la proyección de guarismos susceptibles de ser aplicados en la implementación
de un adecuado sistema de control de gestión.
5.- DESCARGO DEL ORGANISMO
En orden a la oportuna remisión del informe de auditoría para que el organismo auditado
formule las aclaraciones y/o comentario que estime pertinentes, éste no ha presentado descargo
alguno sobre el particular, a partir de lo cual corresponde mantener los términos del presente
informe.
6.- RECOMENDACIONES
6.1) Gestionar las medidas necesarias tendientes a completar la estructura organizativa de la
Biblioteca Nacional, con detalle de misiones y funciones de cada una de las áreas que la
integran, teniendo especial consideración de la necesidad de incorporar a la misma todas las
actividades llevadas a cabo en cumplimiento de los objetivos del programa bajo examen
[Punto 4.1)].
6.2) Desarrollar manuales de procedimientos integradores, tendientes a la organización de las
tareas de índole administrativa sustanciadas en cumplimiento de las actividades que hacen a
la función específica de cada una de las áreas componentes de la auditada. [Punto 4.2)]
26
6.3) Diseñar un sistema de información que, partiendo de la determinación concreta de los
objetivos específicos previstos para cada período, permita la identificación y la exposición
de los grados de avance o niveles relativos de alcance de los mismos.
Efectuar el análisis de cada uno de los ítems contenidos en la exposiciónde la ejecución
anual de mediciones físicas, considerando la necesidad de incluir en ella, aquéllos de cuya
definición se desprenda una relación directa con los objetivos específicos del organismo, y a
su vez sean susceptibles de ser evaluados cuantitativamente en relación con el nivel de
aproximación aportado al logro de los objetivos antes referidos.
En ese orden de ideas, debería mejorarse la exposición de la ejecución física vinculada con:
 “Consultas al sitio web”,
 “Investigación bibliográfica”,
Ello así, en la medida que dichas definiciones, si bien tienen relación con la gestión
operativa de la auditada, sólo reflejan un resultado/efecto que contribuiría al cumplimiento
de objetivos específicos no definidos ni referenciados explícitamente.
Mejorar las definiciones de las unidades de medida de la producción generada en cada
período, con el propósito de que -a través de ellas- se pueda evaluar la razonabilidad del
sacrificio económico afrontado por el auditado en cumplimiento de los objetivos
específicos, previstos para cada período (v.gr.: Formación de Bibliotecarios – Horas
Cátedra; Asistencia Técnica – Módulo Operativo; Realización de eventos culturales – Horas
Hombre; Realización de talleres artísticos y literarios – Horas Cátedra; Organización de
congresos y jornadas – Módulo Operativo).
Asimismo, deberían desarrollarse procedimientos de control que contemplen el seguimiento
permanente de las acciones llevadas a cabo y la evaluación de los desvíos o diferencias entre
las unidades programadas y las efectivamente realizadas, respaldando la información que se
genera en el cumplimiento de los objetivos de la institución. [Punto 4.4) y 4.5)]
6.4) Gestionar las medidas necesarias para la corrección de las deficiencias y/o anomalías
detectadas en el punto 4.6, orientadas a:
27

Que todas las actuaciones cuenten con el respaldo documental necesario y suficiente
que justifique la toma de decisiones en cada una de las etapas procedimentales.
[Punto 4.6) a, d, e, g]

Entender al proceso de control de facturación como un acto de índole administrativa
que no se circunscribe únicamente al nivel interno del organismo, sino que trasciende
las fronteras de la jurisdicción auditada, en tanto conlleva implícitamente el análisis
de la situación fiscal del emisor de la factura, y hace a la competencia específica de la
Dirección de Administración. [Punto 4.6) b]

Que se agregue a todas las actuaciones los antecedentes documentales originales,
como respaldo de las erogaciones afrontadas en cada caso particular. [Punto 4.6) c]

Respetar la naturaleza cronológica de cada una de las etapas procedimentales de las
actuaciones generadas para los procedimientos de contratación de bienes y servicios,
en juego armónico con la totalidad de la documentación respaldatoria
correspondiente; ello a fin de otorgarle la validez necesaria a cada uno de dichos
actos. [Punto 4.6) f]

Respetar y hacer respetar las condiciones negociales establecidas por medio de la
resolución de adjudicación respectiva, evitando así caer en situaciones que puedan ser
calificadas como violatorias del marco normativo vigente en la materia.[Punto 4.6) h]

Evitar la utilización complementaria de la figura del“fondo rotatorio”, y elmarco
normativo que lo rige, para trámites excepcionales de pago de obligaciones generadas
en procedimientos de selección de proveedores para la adquisición de bienes y
servicios, sustanciados sin cumplir con las previsiones del Régimen de
Contrataciones del Estado vigente, y en la medida que no se reúnan los requisitos
necesarios y suficientes que habiliten el encuadre legal y reglamentario de excepción
correspondiente.[Punto 4.6) i]

La verificación del estricto cumplimiento de las previsiones del acto de adjudicación,
específicamente en cuanto a la correcta identificación del beneficiario en la etapa del
pago final del contrato respectivo, en total consonancia con los términos de dicho
acto. [Punto 4.6) j]
28
6.5) Considerar como elemento necesario para un adecuado sistema de control de gestión, la
elaboración de ponderaciones sobre la razonabilidad de la distribución de recursos humanos
a las diferentes áreas que interactúan en cumplimiento de las previsiones del referido
Programa. [Punto 4.7)]
6.6) Instrumentar las medidas necesarias tendientes al acabado cumplimiento de las previsiones
normativas vigentes en cuanto a la incorporación de personal discapacitado.[Punto 4.8)]
6.7) Desarrollar indicadores que, por medio de su organización en Tableros de Comando,
permitan controlar y evaluar la gestión de la BN en su calidad de Unidad Ejecutora del
Programa 25, y de cada una de las áreas que la integran, utilizando los datos contenidos en
los informes periódicamente elaborados sobre el particular. [Punto 4.9)]
7.- CONCLUSIONES
La Biblioteca Nacional es un organismo descentralizado y autárquico que funciona en
jurisdicción de la Secretaría de Cultura dependiente de la Presidencia de la Nación, cuyo objetivo
principal es la custodia, guarda, acrecentamiento y difusión del patrimonio cultural argentino
representado en cualquier soporte material.
La organización administrativa de la Biblioteca deberá ser objeto de un proceso de
reordenamiento y completitud de cada uno de los instrumentos inherentes al sistema de control
interno de la misma, en tanto ello hace al ordenamiento de los elementos que la componen, la
distribución de funciones, las relaciones entre sus miembros, la comunicación, y todo aquello que
influye en el resultado de su gestión.
La ausencia de un sistema de información integral que permita identificar y llevar a cabo la
evaluación de los niveles relativos de alcance de objetivos acotados preestablecidos, las
ponderaciones sobre la razonabilidad de los recursos humanos utilizados, así como el grado de
cumplimiento de las metas de producción, planificadas para los períodos en estudio, trae aparejado
que el programa en cuestión no pueda ser evaluado por su eficacia.
Del análisis de los expedientes incluidos en la muestra de auditoría, surgen una serie de
hallazgos que dan cuenta de la falta de cumplimiento relativo de la normativa legal y reglamentaria
vigente en materia de procedimientos administrativos y del régimen de contrataciones del Estado.
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La falta de implementación de aquellos mecanismos inherentes a la elaboración de
indicadores, impide el desarrollo de cuadros de comando útiles para la evaluación de la gestión y
para la toma de decisiones a nivel gerencial.
BUENOS AIRES,
30
Anexo 1
Dirección Técnica Bibliotecológica (DTB)
Detalle de proyectos de instructivos
1. Agentes del Departamento de Preservación, Conservación y Restauración.
1.1. Entrada y salida de material bibliográfico
1.2. Seguridad e Higiene – Instrucciones para el uso de la planilla Registro de tratamiento
2. Informe de procedimientos – Centro de Microfilmación y digitalización – 02/10/12
3. Catalogación – Manual de procedimientos V.5 – OCT/12 – Dpto. Procesos Técnicos.
4. División Audioteca y Mediateca – Manual de Procedimientos – JUL/10
4.1. Procedimiento Atención al público
4.2. Procedimiento Atención al público
4.3. Procedimientos Informales
4.4. Estadísticas SEP/12
5. Procesos Técnicos Hemerográficos – Manual de procedimientos 2012
6. División Procesos Técnicos Libros – Manual de procedimientos 2012
7. Instructivo de digitalización de material fotográfico
8. División No Videntes – Manual de procedimientos, procesos técnicos y atención al Usuario.
9. Hemeroteca – Reglamento – Procedimientos
10. División Libros – Procedimientos
10.1. Atención, referencia general y préstamo de libros a todo el mundo
10.2. Referencia bibliográfica especializada y préstamo de libros a investigadores
10.3. Resolución BN n° 165/09 – Préstamo interno Form. n° 77, 20, 48
10.4. Préstamo de material al personal de la BN
10.5. Control de la situación del material “No Disponible” en la base de auto consulta –
Procedimiento n° 5
10.6. Reubicación del material entre los depósitos de Hemeroteca y de Libros – Procedimiento n° 6
10.7. Préstamo de material para “Actividades Institucionales”
10.8. Préstamo para elaboración de Productos Culturales
10.9. Remisión de material para restauración - Procedimiento n° 4
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10.10. Almacenamiento y provisión de material del Depósito de Libros – Procedimiento n° 7
10.11. Referencia remota Postal, Telefónica y Electrónica – Procedimiento n° 8
10.12. División Libros – Depósito Libros – Procedimiento n° 9
10.13. Instructivo “Recuperación de material bibliográfico acopiado a granel en los depósitos de la
BN” – Procedimiento n° 10
10.14. Pedido de material bibliográfico al depósito para trabajar en el área Procesos Técnicos -.
Procedimiento n° 11
11. Coordinación general del Programa Inventario de Partituras
11.1. Manual de procedimientos del Programa Inventario de Partituras (+ hoja suelta de
actualización a la fecha)
12. División Sala del Tesoro Libros
12.1. Memorando del 10.09.12 Ref. N° 60/12 c/información del área (normativa, tareas, manual,
etc.)
12.2. Microfilms. Material para enviar al centro de microfilmación y digitalización de la BN
(procedimiento/rutina)
12.3. Registro de reproducciones. Facsímiles en microfilm
13. Procedimiento de acreditación de Investigadores de la BN
13.1. Recibo de devolución documentación trámite acreditación investigador
13.2. Reglamento para investigadores
14. Unidad de Archivos y Colecciones Particulares
14.1. Nómina de personal y procedimientos
14.2. Res.BN N° 235/09 Creación del sector
14.3. Proyecto de Res.BN Actualización de funciones
15. Criterios de normalización de encabezamientos temáticos Borrador 1-2012
16. Procedimiento para el uso de los campos de materia 6XX (versión 03.07.2012)
17. Criterios de normalización de Nombres Geográficos – División Control de Autoridades
17.1. Procedimientos
17.2. Corregir encabezamientos en la base bibliográfica
17.3. Importación de registros de autoridad
18. Criterios para formular encabezamientos sobre tema histórico Borrador 1-2012
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19. Políticas para el control de autoridades – División Control de Autoridades
19.1. Borrador 1-2012
20. Manual de Procedimientos – Nombres Personales (versión 1-2012)
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