2000_175info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005
“APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/005.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/005 “Apoyo a la Reconversión de las Obras
Sociales”, de acuerdo al Documento suscripto el 8 de febrero de 1996 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores
revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para
su ejecución.
El proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N°
4004-AR “Proyecto de Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, suscripto el 26 de abril de
1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1999, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas N° 1 a 6 que
forman parte del mismo.
1
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99”, emitida en dólares estadounidenses
por la oficina Buenos Aires del PNUD, y certificado y conciliado por la Unidad
Ejecutora del Proyecto (UEP).
2.- Copia del Listado “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el
31/12/99, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, y certificado y conciliado por la UEP.
El estado expuesto en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue confeccionado por la UEP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría
con fecha 7 de junio de 2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión sobre dichos estados basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el
26/10/99 y el 08/11/99, del 26/04/00 al 15/05/00, y el 29/08/00, fecha en que recibimos en
su totalidad los comentarios de la UEP a las observaciones relevadas en campo.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con
las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
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Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
Mediante nota del 27 de abril de 1999 el Coordinador del Proyecto le informa al
Director Nacional (DNP) que pudieron constatar que entre el día viernes 23/04/99 y el
momento de reinicio de las actividades el día lunes 26/04/99, “personas ajenas al
Programa penetraron en las Oficinas y sustrajeron la caja chica, procediendo además a
revisar documentación confidencial relativa a los préstamos otorgados a las obras
sociales”. La denuncia policial del 26/04/99 ante la Comisaría 1ª de la Policía Federal
indica que se le dio intervención al Juzgado Federal N° 3, Secretaría N° 6, y por
providencia N° 503/99-SPRS de la Secretaría de Política y Regulación de Salud el
Director Nacional del Proyecto instruyó la apertura de un sumario administrativo bajo el
número de expediente 2002-6594-99-0.
IV-
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente,
exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/005
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“Apoyo a la Reconversión de las Obras Sociales” al 31 de diciembre de 1999, así como
las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el
Documento de Proyecto del 08/02/96 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 27 de septiembre de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/96/005
“APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31
de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/005 “Apoyo a la
Reconversión de las Obras Sociales”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL
31/12/99
1- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
1. Los currículos que integran las ternas para la selección de personal en la mayoría de
los casos no están firmados por el postulante respectivo y no especifican la fecha de
emisión.
2. No se han tenido a la vista los cuadros de evaluación con los puntajes obtenidos por
cada postulante, o documentación que respalde el proceso de evaluación utilizado.
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3. Para la determinación de honorarios de un contrato de locación de obra por quince días
de duración (16/01/99 al 31/01/99), la UEP aplicó directamente el honorario mensual
sin proporcionar. No existe documentación que respalde la asignación del honorario.
Comentarios de la UEP:
1. Se tendrá en cuenta la observación.
2. Se toma por válida la observación. Se tendrá en cuenta el particular.
3. Si bien al momento de pedido de no-objeción al Banco Mundial la contratación fue
solicitada por 30 días, se efectivizó por 15 días por un monto equivalente a un
honorario mensual.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
2- EQUIPOS
Observación: En la adquisición de equipamiento analizado, no se tuvieron a la vista las
especificaciones técnicas, cantidades y una estimación del costo total, aprobadas por
quien corresponda.
Comentario de la UEP: Es correcta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto.
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3- SUBCONTRATOS
Observaciones:
1. Los antecedentes de la contratación no se encuentran foliados.
2. No se tuvieron a la vista los listados de la firma consultora con el detalle del personal
clave afectado al proyecto durante el ejercicio 1999.
3. No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas de incompatibilidades suscriptas por
los integrantes del personal clave de la firma consultora contratada.
Comentarios de la UEP:
1. La observación de la AGN es correcta. Se ha tomado en cuenta en forma de
recomendación por lo que la foliatura se incluirá en los procedimientos administrativos
futuros.
2. y 3. Correcta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos analizados, se pudieron observar atrasos entre la fecha de
firma del contrato por parte del consultor y la fecha de inicio de actividades.
2. En algunos casos las declaraciones juradas de incompatibilidades fueron suscriptas por
los consultores en fecha posterior a la de inicio de actividades.
3. En lo que respecta a la copia de la constancia de la clave única de identificación
tributaria (CUIT), en la mayoría de los casos auditados no se encontraban firmadas en
original por el consultor.
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4. Las solicitudes de contratación no se encuentran numeradas.
5. La aprobación de la planta de personal según Resolución N° 36 del 27/01/99 incluye
únicamente un solo puesto para ocupar el cargo de analista financiero del
Departamento de Especialistas Sectoriales; sin embargo se pudo verificar la
contratación de dos consultores para dicho puesto.
6. En el caso de la contratación de un consultor a través de una locación de obra, además
de lo expuesto en A- 1- 3. precedente, se pudo observar que:
a. La no-objeción del BIRF para el inicio de actividades fue a partir del 01/01/99
(contrato por el período 16/01/99 al 31/01/99).
b. La fecha del informe final que se tuvo a la vista (21/12/98) es anterior a la fecha de
la firma del contrato.
c. La nota de aprobación del informe final no posee fecha de emisión.
d. En la aprobación de la planta según Resolución 36 del 27/01/99 la contratación de
esta consultoría (Asesoría Legal) prevé una locación de servicios (Rango B IV
período 01-99 al 06-99 por $ 3.640.- mensuales); sin embargo se contrató a través
de una locación de obra y por un período de 15 días.
7. En un caso analizado, los TOR's adjuntos al contrato del consultor no poseen firma del
mismo.
8. En un caso el informe final no posee sello de recepción de la UEP.
Comentarios de la UEP:
1.y 2. Debido a que la unidad administrativa no se encontraba en la sede de este Proyecto,
en varias oportunidades los contratos no fueron emitidos a tiempo y se incurrió en
atrasos involuntarios para su firma. Se tendrá en cuenta la observación para futuras
oportunidades.
3. Se tendrá en cuenta la observación.
4. Por error administrativo al momento de la emisión de las solicitudes, se obvió la
numeración de las mismas. Se tendrá en cuenta la observación.
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5. Evidentemente por un error en la conformación del listado de aprobación de planta, se
omitió un puesto adicional de analista financiero.
6. a) Efectivamente.
b) Sin comentarios.
c) Se tendrá en cuenta la observación.
d) La observación es correcta.
7. Por un error involuntario se omitió la firma de los TOR’s por parte del consultor.
8. Por error administrativo se omitió poner la fecha de recepción en el informe.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto dejando constancia en los archivos respectivos.
2- EQUIPOS NO FUNGIBLES
Observaciones:
1. En el caso de la contratación de un proveedor para la provisión de cortinas:
a. El precio transcripto por la UEP correspondiente a la oferta ganadora en el cuadro
comparativo no coincide con el precio total que figura en el presupuesto. Por lo
expuesto, no se tuvo a la vista documentación que respalde la apertura de los
precios realizada por la UEP en el cuadro de evaluación por cada uno de los ítems.
b. La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor aceptando las
condiciones de la misma.
c. La forma de pago coincide con la presentada en términos generales por el proveedor
en su presupuesto, pero no coincide con la expuesta en la orden de compra (3 días)
y en las facturas (contado).
2. En el caso de una contratación para la adquisición de una impresora:
a. No se tuvo a la vista nota de la UEP con el detalle, entre otros, del ítem a adquirir,
cantidad, presupuesto disponible y especificaciones técnicas.
b. Los tres presupuestos que se tuvieron a la vista no poseen firma del proveedor.
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c. La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor, ni tampoco detalla
plazo de entrega y lugar.
d. No se tuvo a la vista remito por la entrega, ni documento en el que conste el número
de serie del equipo recibido.
3. En lo que respecta a la adquisición de equipos de computación:
a. El presupuesto de una de las firmas no se encuentra firmado.
b. En la orden de compra que se tuvo a la vista existe una firma, sin aclaración de los
datos del firmante.
c. La factura B0000-00000561 emitida el 12/04/99 no posee el Código de
Autorización de Impresión -CAI- conforme a la normativa vigente de facturación.
Comentarios de la UEP:
1. a. Sin comentario.
b. Es correcta la observación.
c. Por error de tipeo, y debido a que las nuevas órdenes de compra son realizadas
copiando la última efectuada, se omitió involuntariamente corregir la forma de pago
de acuerdo a lo pactado con la firma oferente.
2. a. La observación es correcta.
b. Se tendrá en cuenta la observación.
c. La observación es correcta.
d. El equipo fue retirado del local de ventas, por lo que no se recibió remito.
3. a. La observación es correcta.
b. Si bien no está aclarada, la firma es la misma que la de la orden de pago y la del
recibo de la empresa.
c. La observación es correcta.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, verificando el cumplimiento de la normativa del PNUD y fiscal vigente en la
materia.
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3- EQUIPOS - OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
Observaciones: Respecto a la recontratación de un proveedor para que realice las tareas
de mantenimiento de equipos.
1. No se tuvo a la vista nueva compulsa de precios para determinar la conveniencia de
continuar con los servicios del proveedor; se destaca que la renovación del contrato
surge por iniciativa del proveedor conforme nota del 08/01/99, recibida el 11/01/99 por
el Proyecto, en la cual el mismo manifiesta que el contrato venció el 31/12/98 y
procede a elevar un presupuesto para el 1° semestre de 1999.
2. La orden de servicio no se encuentra firmada por el proveedor, ni se tuvo a la vista
documentación que respalde el servicio a brindar (plazos, tareas, etc.).
3. El servicio se abonó el 13/01/99 por adelantado por los cinco meses de trabajo, por un
importe de $ 7.199,58.
4. La factura N° B 0000-00000530 del 12/01/99 que se tuvo a la vista, no posee el
número de Código de Autorización de Impresión -CAI- conforme a la normativa
vigente de facturación.
Comentarios de la UEP:
1. Para la contratación de este servicio no se realizó compulsa porque el Proyecto estuvo
conforme con el servicio que brinda y consideró oportuno continuar con el mismo.
Paralelamente teniendo en cuenta que la cantidad de equipos y la capacidad de la red
instalada demanda permanente e inmediata atención, la resolución de problemas se ha
visto simplificada dado el conocimiento de la empresa de los sistemas por ellos
mismos instalados.
2. Si bien es correcto que la orden de servicio no está firmada por el proveedor, esta fue
preparada con el objetivo de formalizar la continuidad del servicio que ya estaba en
funcionamiento, por lo que no fue necesario detallar nuevamente en que consiste el
mismo.
3. La observación es correcta.
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4. La observación es correcta y ya se puso en conocimiento al proveedor.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, verificando oportunamente el cumplimiento de la normativa del PNUD y fiscal
vigente en la materia.
4- GASTOS VARIOS
Observaciones:
a) Con relación a la contratación de una firma para realizar la digitalización de
documentos del Proyecto.
1. El expediente con los antecedentes de la contratación no se encuentra foliado.
2. No se tuvo a la vista la lista corta de posibles proveedores.
3. Las invitaciones no exponen una fecha límite para la recepción de los presupuestos.
4. Para la realización del comparativo de 2 presupuestos se utilizó la cantidad de
discos compactos (CD) prevista en el presupuesto ganador (14 CD originales más 6
copias por CD original) no contando con documentación emitida por la UEP y por
la otra empresa oferente respecto de la cantidad estimada de CD a utilizar.
5. Entre la fecha de invitación y la de firma del contrato transcurrieron siete meses.
6. Conforme a lo expuesto en la orden de compra, la fecha prevista de entrega era la
primera semana de noviembre; el acta de recepción final posee fecha 13 de
diciembre de 1999.
7. El acta de directorio Nro. 3, donde surge la personería del firmante por parte de la
empresa ganadora, es una fotocopia simple que no se encuentra certificada como
“copia fiel del original” por escribano o por la UEP.
8. Con respecto a la liberación del primer pago mediante nota del 02/11/99 y lo
estipulado en el contrato se pudo observar que:
• el primer pago sería realizado al finalizar las primeras 100.000 imágenes y la
recepción definitiva de los CD que las contengan.
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• la cantidad de compactos facturados (42) difieren con lo entregado según remito
(3 CD originales más 6 copias).
Respecto a la cantidad de imágenes, si bien es correcto el momento de la
facturación, surgen diferencias entre la cantidad expuesta en el acta de recepción
parcial del 28/10/99 (116.852 imágenes) y la sumatoria de las actas presentadas a
esa fecha (116.989 imágenes). Se destaca que el remito emitido por el proveedor no
se encuentra suscripto por la UEP con el conforme por la recepción.
9. Con respecto a la liberación del último pago mediante nota del 28/12/99 y lo
expuesto en el contrato se pudo observar que:
De la revisión realizada surgió una diferencia de 839 imágenes entre los siguientes
documentos:
Cantidades totales facturadas:
175.728 imágenes
Cantidades según acta final:
175.728 imágenes
Cantidades según actas aprobadas:
174.889 imágenes
10. De la inspección ocular realizada se determinó que la cantidad de CD originales
eran 11 y no 14 como los facturados.
11. No se tuvo a la vista la recepción de un juego de originales de CD por parte del
Banco Mundial, conforme lo previsto en el manual de procedimientos.
b) Respecto a la contratación de un traductor público.
1. No se tuvo a la vista el pedido de tres presupuestos para realizar el servicio.
2. La factura del tipo C presentada no posee fecha de emisión.
3. La orden de pago N° 223 del 22/06/99 fue suscripta por otra persona distinta al
profesional contratado.
4. No se tuvo a la vista documentación emitida por la coordinación que permita
determinar el o los documentos por los cuales se solicitó la contratación de estos
servicios.
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Los documentos entregados a esta auditoría por la UEP en respaldo del trabajo
contratado no poseen evidencia de quien realizó la traducción, como así tampoco se
tuvo a la vista la aprobación de la UEP al producto presentado.
Comentarios de la UEP:
a) 1. Se tendrá en cuenta la observación.
2. No hay una lista corta formal.
3. La observación es correcta.
4. Para obtener la cantidad de CD necesarios se hizo una reunión previa con cada uno
de los participantes, en las cuales se explicó cuales eran las necesidades del
Proyecto y en base a eso se armó la propuesta. La firma ganadora fue la primera
entrevistada y dieron como posible cifra la cantidad de 14 CD. Esta cifra se tomó
como posible y en las reuniones con las firmas restantes se les consultó si era
razonable la cantidad de 14 para toda la documentación. Esta consulta se hizo sin
explicar de donde procedía la información. Luego de las reuniones cada firma envió
su presupuesto tomando como válida la cantidad estipulada por el proyecto, pero en
ningún momento se obligó ni se influyó sobre las mismas para que tomaran como
válido lo propuesto por el Proyecto.
5. La observación es correcta.
6. La observación es correcta.
7. Se tiene en cuenta la observación.
8. De acuerdo al contrato se estableció que el primer pago sería del 50 % del total de
la contratación, y cuando estuvieran digitalizadas y grabadas como mínimo 100000
imágenes. Por lo tanto al finalizar las mismas debía liquidar el 50 % del monto
total aunque la cantidad de CD no correspondiera exactamente al 50 % de la
cantidad total de los mismos. Con respecto a la cantidad de CD es probable que se
haya incurrido en un error al tomar nota en algunas de las actas diarias, lo que
provocó el error en la suma final. En cuanto a la recepción del remito por parte de la
UEP es correcta la observación.
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9. En cuanto a la cantidad de imágenes surge también de algún error en el momento de
pasar la cantidad al acta diaria, es por esto que se ha generado una diferencia en el
total final contabilizado. Por error involuntario se omitió incluir el CD N° 2
correspondientes a los expedientes en el detalle del acta final. A las 77 copias se le
deben agregar sólo 7 CD de los recibidos en la primer entrega, ya que luego de ver
los CD's recibidos se le pidió a la firma que hiciera un cambio en dos de ellos a los
que faltaba agregar información traspapelada. Por lo tanto es correcta la cantidad
de 77 CD's más los siete que quedaron en poder del proyecto en la primer entrega
(84 copias).
10. Es correcta la observación. No fue posible determinar la ubicación de los CD
debido a que no existe en los archivos del programa una planilla de seguimiento de
las copias de los CD que fueron entregados por la contratada. Sí se encuentran en el
Programa juegos completos de los CD con la totalidad de imágenes digitalizadas.
11. La copia al Banco Mundial fue remitida directamente desde la Secretaría del
Director Nacional, no constando en el Proyecto documentación que acredite el
envío.
b) 1. No se pidieron tres presupuestos.
2. Por error involuntario se omitió la fecha de emisión de la factura.
3. Efectivamente el cheque fue retirado por un cadete de la titular de la firma, y la
firma de la orden de pago se toma como cancelación del pago.
4. Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, verificando oportunamente el cumplimiento de la normativa del PNUD y fiscal
vigente en la materia.
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5- SUBCONTRATOS
Observaciones:
a) De la auditoría realizada en el ejercicio anterior al contrato con una firma consultora se
pudo observar que quedaba pendiente la cancelación del saldo del 30% del contrato
cuyo objeto era la confección del Plan de Reconversión para la Obra Social de
Farmacia, el cual había sido recibido por la UEP con los adicionales propuestos el
17/03/98 y al 31/12/98 todavía se encontraba en la etapa de reformulación conforme lo
informado por la coordinación. Se destaca que la póliza solicitada en respaldo del
anticipo otorgado a la firma consultora no fue ejecutada, y que al 31/12/99 el pago del
30 % se encontraba sin abonar.
b) El 12/02/98 la UEP suscribió el contrato con una firma para la realización del Plan de
Reconversión para la Obra Social del Personal de Seguridad recibiendo el 25/02/98 el
anticipo; se destaca que el plazo previsto para la presentación del plan era el 16/03/98.
Al respecto sólo se pudo verificar que durante el ejercicio 1999 la firma procedió a la
devolución del anticipo recibido.
c) Con relación a la recontratación de los servicios de consultoría de una firma
consultora extranjera con representación en Argentina para la realización de las tareas
de monitoreo y evaluación, se observó lo siguiente:
1. No se tuvo a la vista la aprobación por parte del Comité Local de Contratos de la
extensión contractual.
2. Una de las justificaciones expuestas en el considerando del contrato por la
extensión en su punto E) menciona los apartados 2.16, 2.17 y 2.19 de las Normas
para utilización de consultores por parte del Banco Mundial del año 1995 respecto
a la ventaja de continuar con los servicios de una firma contratada con anterioridad.
Se destaca que la justificación presenta un error ya que dichos apartados no
corresponden a las normas aludidas sino a las emitidas en el año 1981, las cuales no
se encuentran vigentes (reemplazadas en enero de 1997).
3. No se tuvo a la vista el plan de trabajos a realizar respaldando las tareas
correspondientes a la recontratación, como así tampoco el importe mensual de pago
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estipulado, pudiéndose verificar que se continuó abonando el mismo importe
mensual a pesar de que durante el primer trimestre de 1999, solamente trabajaron 3
personas de las 19 previstas en el listado de personal clave conforme lo detallado
por la UEP en el listado trimestral exigido por PNUD; con respecto al segundo
trimestre no se obtuvo información ya que la firma consultora no fue incluida en el
mencionado listado.
4. Con fecha 21/04/99 la firma informó a la UEP la anulación de la representación que
poseía en país; al respecto no se tuvo a la vista documentación del personal clave
desafectado.
5. Los términos de referencia adjuntos al contrato no se encuentran suscriptos por
responsable alguno de la firma.
6. No se tuvo a la vista la siguiente documentación:
• Poder certificado en original por parte de la firma para que su representante
pueda suscribir la extensión contractual; se aclara que el que existe en el legajo
es del 21/02/97 y corresponde al primer contrato suscripto.
• Copia del acta de directorio certificada en original de donde surja el carácter
invocado por el firmante del contrato por parte de la consultora.
• Documentación que respalde que el presidente de la firma se encontraba en sus
funciones a la fecha de suscripción de la rescisión del contrato.
7. La fecha de emisión del contrato de extensión es del 30/07/98 y la fecha de firma
de las partes es del 1° de julio de 1998.
8. Los pagos fueron estipulados como adelantos ya que en la cláusula tercera se
expone que los servicios se ejecutarán a partir del 01/08/98, y en la cláusula octava
se expone que se procederá a liberar el primer pago entre el día 1° y el 5° del mes
de agosto. El Banco mediante fax del 05/01/99 otorgó la no-objeción a la
modificación de la modalidad de pago para la realización de los mismos por mes
vencido. Al respecto no se tuvo a la vista la enmienda suscripta por ambas partes
modificando las condiciones de pago del contrato.
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9. La cláusula séptima: “Monto de Pago: USD 1.377.000.- ” no aclara si el mismo
incluye el impuesto al valor agregado. Se destaca que la firma factura la cuota
mensual que surge de dividir este importe por 12 meses adicionando el IVA. Es
decir que los importes recibidos mediante certificados de reintegro del PNUD no se
encuentran respaldados en el contrato.
10.El proyecto no posee documentación cancelatoria por los pagos recibidos por la
consultora por el ejercicio 1999 incluidos en las órdenes de pago nro. 012, 055, 081
y 128, las cuales, si bien se encuentran suscriptas, no aclaran los datos del firmante
(exponen únicamente un número de documento) ni autorización de la empresa para
que el firmante retire los cheques. Asimismo, no se tuvo a la vista documentación
que respalde la recepción del último pago realizado directamente al exterior
mediante transferencia bancaria.
No obstante ello esta auditoría procedió a circularizar a la firma consultora, no
surgiendo diferencias con los registros del proyecto.
11.Con respecto a la rescisión contractual realizada tres meses antes del vencimiento,
se pudo apreciar que por nota del 29 de abril de 1999, la firma consultora informa a
la UEP que de la evaluación realizada surge que las actividades pendientes no
ameritan la continuidad del trabajo más allá de fines del mes de mayo de 1999, y
que las tareas podrían ejecutarse en forma satisfactoria directamente por parte de la
UEP. No se tuvo a la vista documentación que respalde que los antecedentes fueron
remitidos al Banco para solicitar la no-objeción a la rescisión, conforme lo
expuesto en el informe del asesor legal del Proyecto del 12/05/99.
d) El listado con la rendición por el trimestre enero-marzo 1999 por los contratos
suscriptos vigentes con firmas consultoras elevado al PNUD no posee fecha de
recepción por parte de este último.
Comentarios de la UEP:
a) Si bien efectivamente no se cuenta con documentación escrita en la que conste el
avance del plan de reconversión, el PROS mantenía reuniones periódicas con la
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consultora y con la obra social para evaluar las actividades en proceso. Si bien la
póliza fue devuelta a la firma consultora, el último pago no se efectivizó debido a que
la firma no presentó el plan de reconversión inicialmente pactado.
b) Los motivos por los que se hizo lugar a los diversos pedidos de prórroga fueron
sucesivas comunicaciones verbales y por escrito mantenidas entre el proyecto y la
Obra Social del Personal de Seguridad, quien planteó problemas de difícil solución en
la integración de la información de base necesaria para la confección del plan de
reconversión que imposibilitaron la tarea de la firma consultora. Esta situación se
mantuvo hasta que finalmente, y después de múltiples aprobaciones de solicitudes de
prórroga de la obra social a la UEP, se decide la recuperación del anticipo otorgado y
la rescisión del mencionado contrato.
c) 1. Es correcta la observación. La Dirección Nacional actual designó el Comité Local
de Contratos del Proyecto para el año en curso, en concordancia con la normativa
PNUD.
2. Es correcta la observación respecto de la vigencia de las normas utilizadas como
antecedentes para solicitar la no-objeción, sin embargo entendemos que la
administración anterior se basó en una comunicación del Banco Mundial (17/06/98)
que aprobó la contratación de la extensión.
3. La observación de la AGN coincide con la documentación que ha examinado la
actual administración.
4. La administración actual no encontró documentación que hiciera referencia a la
manutención de personal clave por parte de la Consultora contratada. Con fecha
posterior, 14/05/99, se firmó el Acta de Rescisión Anticipada donde se listan los
compromisos de la Consultora.
5. La administración actual no encontró documentación firmada por las partes donde
se modificarán los términos de referencia del contrato original.
6. Sin comentarios.
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7. Correcta la observación. No existe coincidencia entre la fecha consignada en la
primera hoja del contrato de extensión y la fecha de la firma del mismo.
8. La administración actual no encontró documentación donde las partes hayan
formalizado lo expresado en la No Objeción del Banco.
9. Es correcto lo observado respecto de la mención de la inclusión IVA en el importe
pactado, sin embargo esta sí se incluye en documentos anteriores.
10. No consta en los archivos del programa documentación cancelatoria por los pagos
realizados.
11. Sin comentarios.
d) Es correcta la observación.
Recomendación: Verificar el cumplimiento oportuno de las estipulaciones contractuales
convenidas, y documentar adecuadamente las actuaciones y contrataciones realizadas por
el Proyecto a los fines de garantizar la transparencia de la gestión.
BUENOS AIRES, 27 de septiembre de 2000.
20
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005
“APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/005.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
que les dan sustento.
- Tests o pruebas de transacciones.
- Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados.
-
Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores.
-
Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
-
Inspección ocular de equipo no fungible.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
-
Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
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- Análisis del movimiento de la cuenta bancaria.
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
- Otros procedimientos de auditoría en la medida que se consideraron necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100 % de Orígenes y el 47,48 % de Aplicaciones,
expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio
finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 27 de septiembre de 2000.
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