2004_128info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se
detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003,
correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II”, parcialmente financiado
con recursos provenientes del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N°
925/OC-AR, suscripto el 10 de septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento es llevada a
cabo en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política
Económica del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de
Preinversión (UNPRE).
I- ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/03 y el
acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
1
2. Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31/12/03 y el acumulado a esa
fecha, en dólares estadounidenses.(Anexo B).
3. Estado de inversiones acumulado al 31/12/03 comparado con el presupuesto vigente,
en dólares estadounidenses. (Anexo B.1).
4. Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/03, en
dólares estadounidenses.
5. Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/03, en
dólares estadounidenses.
6. Notas explicativas a Nº 1 a 10 al estado mencionado en 1. precedente.
7. Información Financiera complementaria:
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/03 y
el acumulado a esa fecha, en pesos.
b) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/03, en dólares estadounidenses.
c) Estado de la cuenta especial para el ejercicio finalizado el 31/12/03, en dólares
estadounidenses.
d) Composición saldo disponible por fuente de financiamiento al 31/12/03, en
dólares estadounidenses.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE,
con fecha 02/07/04 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 05/03/04 y el 28/6/04, y
entre el 05/07/04 y el 06/07/04, fechas en las que recibimos en su totalidad la
documentación e información relacionada con los comentarios a nuestras observaciones
en campo.
2
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas
por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de
procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
En relación a nuestra nota 022/2004 del 03/03/04 remitida a la UNPRE el 05/03/04 para
que sea enviada a los asesores legales del Programa, obtuvimos las siguientes
respuestas:
1. La contestación de la Dirección General de Asuntos Jurídicos fue enviada
directamente al Programa el 12/03/04. Se destaca que el pedido había sido
correctamente formulado por Nota UNPRE Nº 173/2004 el 11/03/04 remitiéndoles
nuestra circularización, y solicitando se envíe una respuesta directamente a la AGN.
En dicha respuesta se expone que no existen litigios, reclamos y juicios pendientes
relacionados con el
Programa, no obstante ello solicitan a la UNPRE que
proporcione mayores datos para poder individualizar los juicios que pudieran
tramitar ante esta Dirección, elevándoles la UNPRE información el 23/03/04.
2. Por nota UNPRE Nº 175/2004 del 11/03/04 el Director de la UNPRE nos informa
una posible acción de recupero de cobro por $ 3.156,40 por honorarios abonados a
un consultor perteneciente al estudio 1.EG.24 que tramita bajo EXPMECON EX
450-007092/2002. Es del caso destacar que esta situación fue incluida por Nota 3 a
los estados expuestos en I-. Mediante Providencia Judicial D.G.A.J. Nº 0896 del
13/04/2004 enviada a la UNPRE suscripta por el responsable de la Coordinación de
Juicios de la Dirección de Gestión y Control Judicial se informa que en fecha 11 de
noviembre de 2003 se inició una acción de recupero contra un consultor, la que se
encuentra radicada en el Juzgado Nacional de Primera Instancia en lo Contencioso
Administrativo Federal Nº 10, Secretaría Nº 19.
3
3. Si bien mediante la Nota UNPRE Nº 175/2004 del 11/03/04 el Programa nos informa
que cuenta con los servicios de la Coordinación Jurídica de la Secretaria de Política
Económica (SPE), mediante Nota S.P.E. Nº 39 que nos fue elevada el 28/04/04 se
nos expone que: “… esta Coordinación no tiene conocimiento de los litigios,
reclamos y/o juicios que hubiere en trámite por cuanto no tiene competencia para
intervenir en los mismos como tampoco la de emitir dictámenes, función que
corresponde a la Dirección General de Asuntos Jurídicos; limitándose nuestra
intervención a un asesoramiento personalizado a requerimiento de los diversos
funcionarios de la Secretaría.”.
III- ACLARACIONES PREVIAS
El importe de USD 41.602,28 (equivalentes a $ 43.215,71), expuesto en el Estado de
Origen y Aplicación de Fondos en dólares, y en la Nota 2, correspondiente al saldo de
anticipos de fondos en poder de las entidades beneficiarias (EB) y de consultores en
concepto de viáticos presenta una sobrevaluación de USD 26.852,89 ascendiendo el
valor correcto a USD 14.749,39. Esta observación surge ya que la UNPRE valuó en
dólares los anticipos otorgados en pesos, a la fecha de pago de los mismos, y no al
cierre de ejercicio como una cuenta de crédito a favor del Programa. Esto provoca una
subvaluación del 2,74% del saldo disponible en dólares expuesto en el Estado
mencionado en I- 1.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III-,
los estados financieros básicos e información financiera complementaria identificados
en el apartado I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del
“Programa Multisectorial de Preinversión II” al 31 de diciembre de 2003, así como las
4
transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N°
925/OC-AR del 10/09/96, y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
5
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre
los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003,
correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II”, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo
para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina
y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento es llevada a
cabo en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política
Económica del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de
Preinversión (UNPRE).
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A III.
Durante el ejercicio 2003 el costo total del Programa no sufrió modificaciones.
Se expone el cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al 31/12/03, que
fue confeccionado de acuerdo a la información proporcionada por la UNPRE:
6
COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD (*)
Banco
Categorías de Inversión
Aporte Local
Total
15.420.000,00
5.000.000,00
20.420.000,00
- Estudios Específicos
7.020.000,00
3.600.000,00
10.620.000,00
- Estudios Generales
7.000.000,00
500.000,00
7.500.000,00
1.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
400.000,00
400.000,00
800.000,00
2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT)
5.208.000,00
0,00
5.208.000,00
3. Fortalecimiento Institucional
3.622.000,00
500.000,00
4.122.000,00
- Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública
3.272.000,00
400.000,00
3.672.000,00
- Fortalecimiento Provincias
350.000,00
100.000,00
450.000,00
4. Administración y Supervisión
750.000,00
1.500.000,00
2.250.000,00
- UNPRE
500.000,00
1.500.000,00
2.000.000,00
- FIV
250.000,00
0,00
250.000,00
25.000.000,00
7.000.000,00
32.000.000,00
22%
100%
1. Estudios
- Consultorías de Apoyo
•
T.D.R y Consultoría de corta duración
•
Apoyo a la gestión de estudios
Totales
% Financiamiento/Programa
78%
(*) Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son
coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como LMS1
(Executive Financial Summary) y comunicaciones (notas CAR) en donde el 2. se utilizó para
“Fortalecimiento Institucional”, el 3. para “Administración y Supervisión UNPRE”, el 4. para “PEAT”
y el 87. para el “FIV”, (manteniendo la codificación original), a su vez estos últimos son coincidentes
con los informados por la UNPRE en los estados financieros auditados.
Los estados financieros al 31/12/2003
no
incluyen
información
financiera
complementaria que explique las variaciones más significativas entre el costo estimado
de las inversiones del proyecto y el costo incurrido de las inversiones realizadas ni su
conciliación con las expuestas en el Informe Semestral de Progreso de acuerdo a lo
estipulado en el Documento AF-300 (Rev. II/03) del BID. Nos remitimos al punto j)
“Informes” 2. b) del presente y a las observaciones particulares expuestas en el apartado
A- 12 del Memorando a la Dirección adjunto.
7
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2003 no se suscribieron enmiendas al
convenio de préstamo.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-.
Durante el ejercicio 2003 ingresaron en la cuenta del Proyecto USD 723.626,86. El total
desembolsado por el BID al 31/12/03 ascendió a USD 13.240.320,83 (incluyendo los
cargos de ejercicios anteriores correspondientes a fondos para inspección y vigilancia
generales FIV por USD 200.000.-). La diferencia de USD 0,30 (+) con el total
informado por el Banco, en sus reportes LMS10 y LMS1, se originó en un error de
contabilización del desembolso del ejercicio anterior en los citados reportes.
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-.
Al 31/12/03 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo registrado por la
UNPRE, ascendieron a la suma de $ 4.405.801,95 (equivalentes a USD 3.973.055,62).
El importe de $ 300.855,57 (equivalente a USD 103.319,69) correspondiente al
movimiento registrado en el ejercicio 2003, incluye:
a) $ 212.288.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, que fueron
autorizados mediante Resolución N º 49 del 21 de agosto de 2003 de la Secretaría
de Política Económica, y que ingresaron en la cuenta corriente especial (ex-caja de
ahorro) en pesos N° 249370/7 BNA el 10/10/2003.
b) $ 4.438,58 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados
por los fondos depositados en las cuentas corrientes especiales (ex cajas de ahorro)
en dólares y pesos abiertas por el proyecto en el Banco de la Nación Argentina
(BNA).
c) $ 84.128,99 por los aportes recibidos de las entidades beneficiarias que han
efectuado con recursos propios conforme lo informado en nota N° 8 a los estados
expuestos en I- 1.
Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la
Dirección adjunto para las conceptos expuestos en b) y c) precedentes.
8
d) Cláusulas 2.02 y 2.04: Intereses y Comisión de Crédito (vencimientos 10/03 y 10/09).
Cumplida. Se transcriben los datos informados al Programa por la Dirección de
Administración de Deuda del Ministerio de Economía y Producción, mediante Nota sin
número recepcionada el 28/04/2004:
Fecha de pago Moneda del pago
Intereses
Comisión de rédito
0,00
10/03/03
USD
308.625,82 (*)
10/09/03
USD
399.180,24
40.644,62
(*) Incluye deducción de USD 19.978,52 correspondiente a un saldo a favor generado por la comisión de crédito.
e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Cumplida. Al 31/12/2003 el BID se ha cobrado de la cuenta del préstamo, en concepto de
inspección y vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-, el saldo de USD 50.000.se tendrá en cuenta en la solicitud de reasignación presupuestaria, según información
suministrado por la UNPRE. No se registraron cargos en el presente ejercicio.
f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos.
Cumplida. Basado en el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2002, se ha
podido verificar su razonable cumplimiento.
g) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del
Financiamiento.
Mediante Nota CAR-3546/2001 emitida el 24/09/01 el BID comunicó las nuevas fechas
de vencimiento:
(a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: 10 de marzo de 2003.
(b) Plazo para el desembolso final del financiamiento:
10 de junio de 2004.
Al 31/12/2003 el BID mediante Nota CAR 6647/2003 del 28/11/03 le comunica a la
UNPRE que no pueden ser tramitados las solicitudes de prórroga incluidas en la Nota
9
DNOPIC Nº 191 del 04/03/2003 hasta tanto no se de por cumplimentada la presentación
de los estados financieros auditados por el ejercicio finalizado el 31/12/2002.
Según información de la UNPRE, nota DNPOIC Nº 661/2004 ingresada en el BID el
14/06/04 se solicitó una prórroga de los plazos expuestos en (a) y (b) para el
10/03/2006, y el 10/06/2007 respectivamente, sin respuesta del BID a la fecha del
presente.
h) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2003, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento en términos generales; no obstante ello se remite a nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente.
i) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos.
Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente.
j) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Registros e Informes semestrales de ejecución
Registros Contables
1. En relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No
obstante ello, existen observaciones específicas que se exponen en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente.
2. La UNPRE no utilizó para el ejercicio 2003 el Sistema UEPEX (Sistema de
Administración y Control Presupuestario) que se encuentra vigente por Resolución
SH 120/2001 del 11/06/2001. Al respecto nos informa que: “El Sistema UEPEX
oportunamente instalado en esta Unidad en el año 2001 no contemplaba la opción
para operar con organismos descentralizados, motivo por el cual no pudo ser
utilizado. Aproximadamente en marzo de 2003, se reinstaló con todas las
actualizaciones a esa fecha, pero tampoco se pudo concretar su implementación por
10
no cumplir con las normas de contabilidad bimonetaria, y por el tema de deuda
exigible que registra el Programa”.
3. Mediante nota CAR-1804/2003 del 04/04/2003 el Banco toma conocimiento del plan
de cuentas readecuado (entre otros, a efectos de dividir los gastos por fuente de
financiamiento) por la UNPRE y a ser utilizado para los ejercicios cerrados a partir
del 1/01/2002. En relación a lo sugerido por el Banco, al 31/12/03 la UNPRE no
procedió a la apertura en el Pasivo de la deuda BID a efectos de separar los importes
invertidos (justificados) y los que se adeudan en concepto de fondo rotatorio.
Informes
1. Informe Semestral de Progreso al 30/06/03 con vencimiento el 31/08/03: fue
presentado al Banco el 29/08/03 por nota UNPRE N° 674/2003. Mediante nota CAR
5372/2003 emitida el 23 de setiembre de 2003 el BID formula comentarios y solicita
un presupuesto detallado de los gastos a incurrir en el componente UNPRE, una
adecuación del presupuesto vigente, e información sobre los aportes de contrapartida
local. La UNPRE eleva las aclaraciones correspondientes en fecha 28/10/03
mediante Nota UNPRE Nº 821/2003, informando el BID por nota CAR 6633/2003
del 27/11/03, que toma conocimiento de las explicaciones de cada tema.
2. Informe Semestral de Progreso al 31/12/03 con vencimiento el 28/02/04:
a) Fue elevado al Banco por nota UNPRE N° 147/2004 del 02/03/04, y cuenta con
no objeción por nota CAR 1273/2004 emitida el 18 de marzo de 2004.
b) Merece aclarar que si bien la diferencia de USD 41.602,28 que surge entre las
cifras informadas como pagadas en el estado de inversiones en dólares al
31/12/2003 y las volcadas en el cuadro V-I incluidas en el informe de la
referencia, no fue informada por nota a los estados financieros conforme lo
señalado en el documento AF-300 (Rev. II/03), sí fue incluida en la presentación
del citado informe exponiendo que corresponde a los anticipos contables en poder
de las entidades beneficiarias y de consultores.
Al respecto
señalado en el punto III del Informe sobre los estados financieros.
11
se remite a lo
3. Informe Semestral de Progreso al 31/12/01 con vencimiento el 28/02/02: Del
seguimiento de lo observado en ejercicios anteriores (Por nota CAR-923/2002 del
21/03/02 –respecto a esta presentación- el BID formuló comentarios, y por Nota
UNPRE Nº 188/2002 elevada al Banco el 14/06/02, el Programa presentó sus
aclaraciones), la UNPRE respecto a la no objeción definitiva, nos indica que una vez
presentadas las aclaraciones el Banco no emitió comentarios, como así tampoco en
las presentaciones de los informes de progreso posteriores cuestionó el hecho de no
haberse expedido en su oportunidad.
Fondo Rotatorio al 31/12/03:
1. Al 31/12/03 el importe del fondo rotatorio se conforma por USD 1.700.727,31, la
disminución respecto al fondo rotatorio original de USD 2.500.000.- se origina en:
• USD 14.729,81 del 2002, que no fueron reintegrados por el Banco. No obstante
mediante nota CAR 3620/2002, del 30/09/02, el BID reconoce que fueron
erróneamente descontados.
• USD 784.542,88 del 2003, corresponden a la solicitud de desembolsos Nº 27 bajo
el tipo AFJ (justificación del fondo rotatorio) aprobada el 19/09/03.
2. Mediante nota UNPRE Nº 140/04 se elevó al Banco el 01/03/04, el Informe
Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/2003. Respecto a esta
presentación nos remitimos a las observaciones puntuales del apartado B-8 del
Memorando a la Dirección adjunto.
3. A la fecha de cierre de las tareas de campo las inversiones contabilizadas durante el
ejercicio 2003 no se encontraban incluidas en justificaciones de desembolsos al
Banco, por lo cual no fue posible realizar el procedimiento de cruce de los pagos
incluidos en muestra. La UNPRE nos informa que serán incluidos en las
justificaciones de desembolsos Nº 28 y 29 que serán presentadas al Banco en el
2004. Se informa que la última justificación (Nº 27) fue recepcionada por el Banco el
28/08/03 con gastos al 31/12/2002.
12
k) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto.
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2003 no existieron modificaciones
importantes en la documentación establecida en la presente cláusula.
l) Artículo 6.04 (b): Recursos Adicionales.
Cumplida extemporáneamente. El Banco mediante Nota CAR-6600/2003 del 26/11/03
da por cumplido el presente artículo.
BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004.
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
13
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/03)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre
de 2003, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de
Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96 y sus modificaciones,
han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la
Unidad de Preinversión (UNPRE), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a
un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el
examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría
(nos remitimos a nuestra Declaración de Procedimientos de Auditoría adjunto al presente).
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
Mediante nota Nº 148/2004 del 04/05/2004 la auditora interna del Ministerio de Economía
y Producción, confirma a la UNPRE que las únicas tareas de auditoria realizadas en
relación al ejercicio 2003 para el proyecto, corresponden al informe UAI Nº 105-001/2003
del 18/12/2003 (cumplimiento de los requisitos reglamentarios para la celebración de
14
contratos con consultores y de las obligaciones fiscales a cargo de los mismos para los
meses de junio, julio, y agosto 2003) y a la Nota Nº 118/2004 del 01/04/04 (análisis de los
cuadros 5. - cierre de ejercicio 2003 -).
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL
31/12/03
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
El sistema contable utilizado por el proyecto para llevar las
registraciones contables no se encuentra integrado y es auxiliado por planillas
extracontables:
a) No es posible extraer directamente por medio de reportes del sistema las cifras
expuestas en el Capítulo Usos de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de
Fondos (EOAF) por el ejercicio finalizado al 31/12/03 (USD/$), las inversiones
del “Estado de Inversiones” (Anexos B. y B.1.), ni la totalidad de las cifras
expuestas en los cuadros “Apertura por tipo de gasto y fuente de financiamiento”
y “Apertura por componente y fuente de financiamiento”, ni el saldo disponible
por fuente de financiamiento al 31/12/03, por lo que es necesario realizar tareas
adicionales sobre planillas extracontables para poder determinarlas.
b) En el plan de cuentas contable vigente al 31/12/03 las cuentas de “Anticipos a
Justificar” por fondos en poder de las Entidades Beneficiarias, “Anticipos
pax/viát” a rendir por los consultores, y “Pax/viat. a recuperar” se exponen dentro
de cada estudio en el rubro “Componentes” (Inversiones), no formando parte del
rubro “Créditos”.
c) Del cruce entre los mayores contables y el reporte de movimientos por centro de
costos al 31/12/03 emitidos por el sistema contable, se pudo observar, en la
mayoría de los casos, que el número de asiento asignado a cada registración
realizada no es coincidente entre ambos informes, en virtud de que este reporte
por centro de costos mantiene el número de asiento asignado al momento de la
carga original.
15
d) De las órdenes de pago (OP) que se tuvieron a la vista, surge que:
1. Se emiten manualmente (no automáticamente) sobre la base de una planilla de
cálculo.
2. La UNPRE debe reformular el formato de orden de pago utilizado al
31/12/2003, incorporando los casilleros necesarios a efectos que aquellos datos
que son agregados manualmente sean requisitos a completar en su emisión
(número y fecha del asiento contable, números de todas las cuentas contables
involucradas en el asiento a imputar, importe en USD equivalente a cada
imputación del asiento contable).
3. El número de asiento contable indicado en las órdenes de pago en forma
manual responde al número de asiento asignado en la carga original y no es
coincidente con el que surge del reporte “libro diario” emitido al 31/12/2003,
en virtud de la renumeración que realiza el sistema. Nos remitimos a c)
precedente.
e) Por las observaciones detalladas seguidamente, el mayor contable de la cuenta
operativa en pesos no conforma un reporte que permita directamente constatar la
integridad de la información relacionada a la emisión de cheques, beneficiarios y
órdenes de pago emitidas durante el ejercicio 2003. Por lo cual es necesario
recurrir al mayor contable de la cuenta operativa en pesos, al mayor contable de la
cuenta especial en dólares, a las órdenes de pago originales y al libro bancos:
1. El libro bancos de la cuenta 2940/01 utilizado por la UNPRE no cumple las
funciones de un subdiario, ya que no se realiza el pase de un asiento resumen
mensual al libro diario, y en algunos casos los datos incluidos en este libro no
son registrados en la contabilidad respetando las mismas fechas.
2. En los movimientos registrados en el mayor contable correspondiente a la
cuenta operativa del Programa abierta en el BNA en pesos Nº 2940/01 se
detectaron en pocos casos, errores de tipeo en los números de los cheques y de
las órdenes de pago y en el detalle del concepto/beneficiario del pago.
3. En algunos casos se omitieron transcribir en los registros contables los
números de las órdenes de pago asociadas a los cheques contabilizados, las
16
órdenes de pago anuladas y su correspondiente cheque asociado, y el número
de los cheques anulados.
f) La UNPRE implementó una minuta emitida en forma manual sobre la base de una
planilla de cálculo denominada “Registro de Ajustes” a efectos de formalizar la
anulación de cheques. No poseen numeración correlativa, en su mayoría no son
contabilizadas, y se encuentran archivadas junto con las órdenes de pago.
g) No se tuvo a la vista el original del cheque Nº 13878477, por lo cual no se pudo
constatar la anulación del mismo.
h) De la revisión por muestra de la documentación original que respalda los pagos
contabilizados, se ha podido observar que es inicialada por el responsable
contable del Programa lo cual por sí solo no es suficiente para proceder a “matar”
la misma. Se debe también intervenir con una leyenda indicando la condición de
“pagada” y que está afectada al Programa, evitando así un doble pago u otro uso
indebido.
i) El pasivo con el BID (USD 13.240.320,83) informado en las registraciones
contables por $ 17.982.980,02 no fue reexpresado al cierre del ejercicio al tipo de
cambio (T/C) de esa fecha ($ 38.794.140,03) manteniéndose a valores históricos
en pesos según fecha de desembolsos.
j) El saldo de anticipos de fondos en poder de las entidades beneficiarias (EB) y en
poder de los consultores por viáticos por un importe de
USD 41.602,28
equivalentes a $ 43.215,71, presenta una sobrevaluación de USD 26.852,89
ascendiendo el valor correcto a USD 14.749,39.
k) Ajustes contables pendientes de registración por observaciones al 31/12/02: Del
análisis por muestra de honorarios de consultores, se observó una subvaluación
en el importe en USD imputado por la UNPRE de USD 368,60, cifras que fueron
correctamente justificadas al BID.
Comentarios de la UNPRE: El sistema tango gestión, mantiene toda la contabilidad
general en moneda corriente. Adicionalmente permite obtener información en
17
moneda extranjera y realizar los ajustes extracontables de dicha moneda. Sin afectar
la contabilidad en moneda corriente.
a) Estamos de acuerdo en que no es posible extraer directamente por medio de
reportes las aperturas solicitadas y expuestas en los EOAF. Los reportes que se
extraen del sistema son reportes estándares. La versión del sistema Tango que
posee esta administración es del año 1996 y por ser un sistema “enlatado” no
permite diseñar reportes ad-hoc. No obstante todos los datos necesarios para la
realización de los estados financieros están en el sistema, por ello la información
que suministran los reportes hay que elaborarla mediante planillas extracontables
para obtener los informes con las aperturas deseadas. Esto no indica que los
informes sean incorrectos. Continuamente se cruzan los saldos de las
registraciones para validarlas. Estos son trabajos adicionales pero absolutamente
necesarios. No se han originado cambios importantes en la utilización del sistema
contable mencionado. La apertura por “Componentes” permite obtener totales por
categoría de estudios (1.EE, 1.EG, 1.CA). El sistema TANGO no permite dos
aperturas del plan de cuentas simultáneas, debido a que la cantidad de dígitos es
limitada para contemplar esta posibilidad. Es un sistema comercial cerrado o
“enlatado” por lo que se adapta en forma parcial a los requerimientos del
Préstamo. Los totales por categoría del gasto se obtienen desde los centros de
costos y no con la apertura del rubro “Componentes”. No obstante las planillas
auxiliares se elaboran a efectos de realizar tareas adicionales de control cruzado.
b) La exposición en el E.O.A.F. es correcta. Los “Anticipos de Fondos a Justificar”,
representan un crédito a favor del préstamo. La inclusión de la cuenta “Anticipos
de Fondos a Justificar” dentro de cada estudio, se debe a la necesidad operativa de
obtener una sola información por estudio, que permita determinar el estado de los
recursos asignados a cada uno. De lo contrario se deberían emitir dos listados por
cada estudio para obtener la misma información.
c) El sistema contable no tiene dos numeraciones. El reporte de movimientos por
centro de costos hace referencia al número de asiento preliminar del registro
18
contable, y el reporte de los mayores contables se emitió con la numeración
definitiva y final al cierre.
d)
1. La observación es correcta. Si bien no son manuales, se utiliza una planilla de
cálculo para su confección. Cabe destacar que por medio de controles cruzados
se minimizan las posibilidades de errores y duplicaciones.
2. La sugerencia es válida, y la sumaremos a nuestra iniciativa de adecuar las
órdenes de pago a las nuevas condiciones administrativas contables.
3. La observación es correcta. No obstante resulta imposible indicar el número
definitivo al momento del ingreso de la orden de pago al sistema.
e) El mayor contable de la cuenta operativa en pesos es sin dudas un reporte que
permite validar el 100% de las imputaciones, la integridad y la certeza de los
datos allí volcados; más allá de alguna imperfección de tipeo que en ningún caso
es grosera y permite identificar el concepto del movimiento registrado.
1. El libro bancos no es un subdiario, ni pretende serlo, por lo cual lo
denominamos “libro de bancos auxiliar” y en ningún caso contiene
información que no esté registrada en el mayor contable.
2. Tomamos nota de los errores de tipeo y serán solucionados a la brevedad.
3. Todas las órdenes de pago confeccionadas están contabilizadas. Las órdenes de
pago anuladas están registradas y revertidas en la medida que su anulación se
perfeccione después de la registración contable. En cuanto a los cheques
anulados, informamos que si tal situación se verifica por un error en su
confección no son registrados, y son informados en el formulario “Registro de
Ajustes” (ver comentario siguiente); en cambio si el evento se perfecciona una
vez que ha sido registrado, se anula el asiento contable que contiene el
movimiento inicial.
f) La minuta emitida en forma manual sobre la base de una planilla de cálculo
denominada “Registro de Ajustes” se confecciona a efectos de controles internos
y es parte del circuito administrativo de pago (no se registra en el sistema
contable).
19
g) El cheque en cuestión, se anuló con fecha 27/10/03 por estar vencido el plazo para
su cobro y por que la consultora no lo había retirado, se puede observar una
fotocopia del cheque anulado e inutilizado. No obstante efectuamos los controles
de rigor, y aseveramos que el cheque no ha sido debitado por el BNA.
h) Las facturas originales son intervenidas (matadas) en el mismo momento de la
firma del cheque por la responsable del área financiera–contable, esto nos asegura
que no va a existir un doble pago.
i) La registración en pesos responde al criterio de “pesos histórico”.
j) La valuación en dólares de los anticipos a entidades beneficiarias responde a
utilizar el tipo de cambio de la fecha en que se transfirieron los fondos a las
entidades beneficiarias. En tal sentido la valuación es igual 1$ = 1USD no
obstante la diferencia de cambio negativa o positiva se registrará cuando la
entidad beneficiaria reintegre los fondos o bien justifique los fondos anticipados.
De esta forma respetamos los principios contables “percibido” y “uniformidad”
para registrar las diferencias de cambio que pudieran originarse cuando realmente
se produzcan.
k) Los ajustes contables se ingresaran al sistema durante el ejercicio 2004.
Recomendaciones: Implementar las modificaciones necesarias para que las
registraciones contables del Programa, surjan de un sistema orgánico e integrado,
basado en la emisión de órdenes de pago que expongan información suficiente para
dar respaldo a las mismas. Profundizar los controles administrativos a efectos de
minimizar los errores en la carga de la información. Registrar en la contabilidad los
ajustes contables aceptados. Reflejar adecuadamente al cierre de ejercicio los pasivos
del Programa. Implementar los procedimientos observados.
2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observaciones: Al 31/12/02 la UNPRE no contaba con un manual de
procedimientos administrativo - contable. Para el ejercicio 2003 y como respuesta a
nuestro relevamiento de control interno, la Unidad nos elevó una copia del “Manual
20
de Proceso de Gestión y Administración” que desarrolló el Programa, de la revisión
general realizada a la copia entregada a esta auditoria surgieron las siguientes
consideraciones a formular:
a) El juego original debe encontrarse inicialado en todas sus hojas en original por
responsable del Programa, a efectos de constatar su validez y para que las copias
en uso contengan una referencia de su autenticidad.
b) El sistema de archivo de las hojas del manual no permite determinar la integridad
del contenido del mismo, ya que en su mayoría las copias incorporadas carecen de
foliatura o de identificación del apartado al que corresponden. A su vez el índice,
menciona capítulos que no se encuentran identificados con el número al que hacen
referencia.
c) No se tuvo a la vista la disposición emitida por el Director de la UNPRE, y por el
Comité Técnico por la cual se aprueba la totalidad del contenido del manual.
Respecto de sus modificaciones el propio manual establece que las mismas podrán
efectuarse sólo mediando resolución unánime de los integrantes del Comité
Técnico, las que tampoco se tuvieron a la vista. Adicionalmente,
d) Tampoco consta la disposición del Director de la UNPRE, y del Comité Técnico
por la cual se establezca la fecha de su entrada en vigencia, como así tampoco los
lineamientos internos para la progresiva implementación y puesta en marcha del
instructivo. (p.e: incorporar en las aprobaciones otorgadas por los responsables de
las áreas claves “que se ha dado estricto cumplimiento a lo establecido en el
manual de gestión vigente”).
e) En todos aquellos procedimientos (p.e. tramitación de estudios) se debería indicar
los datos de la no objeción del Banco en las hojas respectivas a efectos de
asegurar que corresponden a los aprobados oportunamente, atento que la mayoría
de los procedimientos incorporados complementan las disposiciones del
reglamento operativo del Programa.
f) Se ha podido observar que la vigencia del manual fue comunicada al personal de
la UNPRE mediante “nota interna múltiple” de fecha 20/01/2003. No se tuvieron
a la vista las respectivas comunicaciones debidamente suscriptas por los
21
consultores
responsables
del
uso
del
mismo,
correspondientes
a
las
modificaciones de fechas 01/06, 01/07, 10/07/2003 y 12/09/2003.
g) En algunos capítulos se mencionan anexos que no constan en el manual.
h) En el apartado Marco Institucional y Legal se observó que:
1. Se menciona que el Programa posee dos componentes no mencionando al
tercer componente PEAT.
2. La copia inserta del convenio de préstamo no corresponde a la copia
debidamente suscripta tanto por el BID y el Prestatario, y por ejemplo la matriz
de costo y financiamiento no es coincidente con la de la versión original, ni la
vigente. Tampoco se incorporaron los tres contratos modificatorios al convenio
de préstamo, y toda aquellas modificaciones convenidas con el BID que no
fueron formalizadas a través de enmiendas pero que modifican el contenido del
convenio. (p.e: reasignaciones de fondos, excepciones del BID a aplicación de
procedimientos, cambio de criterio de pagos descentralizados a pagos
centralizados, otros…).
3. La copia del Reglamento operativo no indica si es la original o la vigente con
las modificaciones aprobadas por el BID el 28/08/2000.
i) No se comparte el criterio de la UNPRE establecido de archivo de documentación
en lo relacionado a que la documentación “…deberá ser foliada correlativamente
al momento de finalizar la ejecución de los procedimientos..”, la incorporación de
la documentación al expediente deber ser de manera cronológica y oportuna y ser
foliada a medida que es incorporada al mismo.
j) No consta en el mismo el/los nombres de los profesionales responsables de la
supervisión y coordinación de la aplicación de los procedimientos de archivo
general de estudios y de documentación particular de consultores individuales y/o
firmas consultoras.
k) Se pudo observar que el manual contiene disposiciones legales, que en su mayoría
tienen una dinámica que al estar contenidas en el manual requieren prever
procedimientos de actualización constante, y a su vez tiene como debilidad que la
22
normativa aplicable que no fue incorporada podría llegar a no ser considerada por
el responsable de su uso.
l) Se observó que no contiene un apartado de contabilidad, en la cual se incluya
entre otros el manual del sistema contable utilizado, planes de cuentas utilizados y
vigentes, procedimientos sobre back-up o resguardo de la información contable,
otros relacionados.
Comentarios de la UNPRE: En enero de 2003, mediante Nota UNPRE Nº 35/2003
se elevó al BID un borrador consolidado del precitado manual, el cual, mediante
Nota CAR-503/2003 del 28/01/03 manifestó no tener comentarios que formular. En
el relevamiento de control interno del ejercicio 2003, punto 4º del apartado
Organización y Sistema Contable, únicamente se señala la existencia del Manual y
no la vigencia y alcance del mismo. Cabe destacarse que no fue finalizada la versión
definitiva del mismo, debido al constante surgimiento de nuevos planteos que
provocan innumerables cambios en los procedimientos a aplicar, motivo por el cual
el Programa cuenta actualmente con el borrador consolidado del manual, pero
únicamente a título referencial.
Recomendación: El manual de procedimientos administrativo-contable que
implemente el Programa, debe brindar los lineamientos básicos necesarios para
lograr una administración coordinada y fluida de la totalidad de las operaciones
realizadas por el proyecto, y así también incorporar/contemplar las recomendaciones
expuestas en el presente Memorando.
3- CONTRATO CON FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones: De la revisión de los pagos contabilizados por un importe de $
349.919,90 a la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe),
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
23
a) Los recibos originales emitidos por CEPAL en carácter de cancelación de los
pagos, fueron emitidos a nombre del Ministerio de Economía sin aclarar
“Programa 925/OC-AR”.
b) No se tuvo a la vista documentación emitida por la UNPRE, mediante la cual
haya constatado durante el ejercicio 2003 que el personal de CEPAL no se hallaba
incurso en las incompatibilidades expuestas en el apartado II. del Anexo B del
convenio de préstamo.
c) Del último pago por el 20% correspondiente al informe final, el 10% fue
condicionado contractualmente únicamente a la presentación del informe a la
UNPRE y no a la aprobación del mismo.
Comentarios de la UNPRE:
a) Los recibos anteriores emitidos por CEPAL fueron justificados al BID y fueron
aprobados.
b) Correcto. La CEPAL como institución internacional del Sistema de las Naciones
Unidas realizó un convenio con el PNUD para la administración y contratación de
los consultores que participaron el Estudio. Esta modalidad contó con la
aprobación de la UNPRE y del BID. La verificación de todas las condiciones y
requisitos atinentes a las contrataciones se realizaron con las modalidades del
PNUD.
c) Tomamos conocimiento de la observación.
Recomendaciones: La UNPRE debe constatar que las personas que integran la
nómina de personal afectado para el desarrollo de las tareas declarado por la firma
consultora no se encuentran incursas en las incompatibilidades establecidas en el
convenio de préstamo y en la normativa nacional relacionada, para evitar posibles
conflictos de intereses. Condicionar contractualmente los pagos a la aprobación de
los productos relacionados. Los comprobantes que respaldan los pagos deben
encontrarse emitidos a nombre del Programa.
24
4- COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA
Observación: Los términos de referencia elevados al BID para su no objeción que
respaldan las actividades a realizar en los estudios que se tuvieron a la vista, carecen
de la adecuada intervención que permita constatar que los mismos corresponden a los
aprobados por el acta respectiva por parte del Comité Técnico, ya que tampoco son
transcriptos al libro de reuniones como anexos a las actas. (1.EG.36, 1.EG.38,
1.EE.89 y 1.EE.90).
Comentario de la UNPRE: En las respectivas actas consta el análisis y aprobación
de los estudios por el Comité Técnico quién en todos los casos aprueba u objeta las
propuestas de financiamiento que son tratadas por los integrantes del mismo a través
del análisis de los resúmenes ejecutivos de los proyectos o en algunos casos de la
explicación por parte de la EB de los objetivos de la solicitud en cuestión. Por otra
parte no es de uso la transcripción en el acta del Comité de los TOR´s a ser remitidos
al BID. El Comité se limita a aprobar o no las propuestas de financiamiento,
Recomendación: Procurar que los documentos aprobados por el Comité sean
adecuadamente intervenidos, dejando constancia de los datos del acta y del
responsable autorizado para su firma.
5- CONSULTORÍA NACIONAL
Observaciones generales: De la revisión de los pagos de la muestra realizados en
concepto de honorarios a consultores individuales, contabilizados durante el ejercicio
2003 por la UNPRE, y de los correspondientes antecedentes de contratación y/o
recontratación surgieron las consideraciones a formular que deben complementarse
con las expuestas en B-3 del presente informe.
25
Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios Observaciones:
a) No se tuvo la vista documentación que dé respaldo a los importes establecidos
para cada puesto al momento de suscripción de los respectivos contratos, y que
asegure la uniformidad en su aplicación para todos los consultores contratados por
el Programa, se destaca que se observaron casos en que los honorarios de los
consultores son inferiores a los establecidos en el D.1184/2001 (entre rangos).
b) En el componente UNPRE, se ha podido observar que los pagos correspondientes
a los contratos (suscriptos ad-referendum) incluidos en muestra por un importe de
$ 82.848-, fueron liberados previo a la emisión de las correspondientes
resoluciones y/o decretos aprobatorios del Poder Ejecutivo. JGM?
c) En los contratos correspondientes a los estudios 1.EE.89, 1.CA.47, 1.CA.50 y
componente PEAT, no surgen directamente de los mismos, ni de la
documentación adjunta a los antecedentes de la contratación, la categoría de
honorarios (función y rango) que permita realizar el cruce con la escala de
honorarios vigentes al momento de la contratación (D.1184/2001).
Comentarios de la UNPRE:
a) La escala de honorarios utilizada como referente por el Programa durante el
ejercicio 2003 es la del D.1184/2001. Al respecto cabe remarcar que los valores
de la escala son tomados como montos máximos y, en el caso de los contratos de
locación de obra, son utilizados para dimensionar su monto total, teniendo en
cuenta el perfil requerido del consultor y el tiempo estimado para la ejecución de
la obra. Por otra parte, esta Administración considera que no es objeto de
observación utilizar valores menores a los establecidos. Al respecto, en algunas
provincias y municipios los montos de los contratos de los profesionales
financiados por la UNPRE se definen procurando equilibrarlos con las
remuneraciones de la contraparte local. En general, la UNPRE tiene
discrecionalidad en las contrataciones dentro de los rangos de dicho Decreto,
atendiendo a la dedicación y tareas realizadas.
26
b) Todos los pagos que fueron liberados previo a la emisión de las correspondientes
resoluciones y/o decretos aprobatorios del Poder Ejecutivo, cuentan con una
autorización por escrito del Secretario de Política Económica. (metodología
sugerida por la Dirección General de Recursos Humanos del Ministerio).
c) Efectivamente, no se indicó expresamente el equivalente a la categoría
determinada por el D.1184/2001, sin embargo se respetó la categorización por ese
decreto establecida. Al tratarse de contratos de locación de obra, se abona al
consultor por un trabajo específico mediante un cronograma de pagos
condicionado a resultados y no se indica la categoría de honorarios (función,
rango y dedicación). El D.1184/2001 es sólo a título referencial.
Proceso de búsqueda (convocatoria) – evaluación - selección de consultores
Observaciones:
a) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el Programa
para la búsqueda de los postulantes a participar en las ternas de la selección de los
consultores incluidos en la muestra.
b) En la totalidad de los casos no se tuvo a la vista, la documentación que revisó la
UNPRE previamente, para poder verificar los antecedentes laborales, estudios y/o
cursos realizados, expuestos en los currículos de los postulantes.
c) Analizados currículos que integran las ternas, se ha verificado que en la totalidad
de los casos carecen de la constancia de recepción por parte de la UNPRE/EB.
Comentarios de la UNPRE:
a) Comentario no procedente. “Tal como establece el Anexo B del Convenio de
Préstamo (Sección B), entre sus requisitos para la “Selección y Contratación de
Expertos Individuales”, no figura documentar la metodología de búsqueda de los
expertos para la conformación de la terna de postulantes y consecuente selección
de los consultores, por lo tanto no resulta exigible su respaldo documental para la
compulsa posterior”.
27
b) Comentario no procedente. “Los datos volcados en los currículos se toman con
carácter de declaración jurada sin necesidad alguna de verificar la veracidad de los
mismos”.
c) No es un procedimiento habitual de la UNPRE dejar constancia de recepción en
los currículos que integran las ternas. Asimismo, queremos dejar constancia que si
bien observaciones similares fueron hechas durante la auditoría del ejercicio 2002,
esta Administración asumió el compromiso de implementar este mecanismo en
ejercicios posteriores, el pequeño lapso transcurrido entre una auditoría y la otra
hizo imposible subsanar las observaciones.
Legajos individuales de consultores
Observaciones:
a) El sistema de archivo de la documentación relacionada con la contratación de
consultores (para algunos estudios), no permite validar la integridad de la misma
ya que no están foliados, no se encuentran ordenados de manera cronológica, en
algunos casos contienen hojas sueltas, en otros casos, si bien poseen sello de
foliatura, los mismos no tienen inserto el número correspondiente, y no contienen
toda la documentación del consultor, ya que por ejemplo para constatar el
cumplimiento a los requisitos de presentación de declaraciones juradas
(incompatibilidades/elegibilidad) hay que recurrir a los biblioratos que contienen
los expedientes que tramitan las aprobaciones de los respectivos contratos.
b) Se ha podido observar que para la totalidad de los contratos de servicios
celebrados con los consultores incluidos en la muestra del componente UNPRE,
no surge de los TOR´s la obligatoriedad de presentar informes de avance y/o
finales del tipo descriptivo o sustantivo que reflejen las actividades desarrolladas
por el consultor en el marco del Programa, y que a su vez dejen adecuada
evidencia documental del control de avance de las tareas encomendadas por parte
del responsable del Programa, dando cumplimiento a las condiciones previstas en
los TOR´s para la liberación del pago correspondiente.
28
c) Los contratos no prevén que el consultor establezca la fecha al momento de la
firma de los mismos, por lo cual con la única fecha que cuentan es la de emisión
del contrato.
d) En su mayoría las copias de los títulos profesionales que se tuvieron a la vista, no
están certificadas como copias fieles de los originales, verificadas por el Programa
al momento de la contratación.
e) En la totalidad de los casos, en los contratos de locación de obra se estableció un
pago al momento de la firma en carácter de anticipo, sin la debida justificación de
su otorgamiento.
f) Del control de las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI surge que un
consultor contratado para el 1.EE.89 con título profesional, se inscribió en el
monotributo bajo la actividad servicios. Para aquellas constancias de inscripción
ante la AFIP-DGI que no se tuvieron a la vista o se encontraban desactualizadas al
momento de la contratación, esta auditoría procedió a cotejar los datos declarados
por los consultores en los contratos desde la página web del organismo, no
surgiendo observaciones excepto en dos casos, uno de ellos siendo profesional
indica su inscripción en monotributo bajo la actividad servicios, y en otro caso no
se pudieron constatar los datos ya que indica contribuyente pasivo D.1299/1998
(no presentación ddjj´s)
Comentarios de la UNPRE:
a) Si bien la observación es correcta, queremos dejar constancia que si bien
observaciones similares fueron hechas durante la auditoría del ejercicio 2002, y
esta Administración asumió el compromiso de realizar todos los esfuerzos
necesarios a efectos de contar con el archivo único ordenado a la mayor brevedad
posible, el pequeño lapso transcurrido entre una auditoría y la otra hizo imposible
subsanar las observaciones. Si por alguna omisión involuntaria, no se encontrase
en el legajo de los consultores alguna declaración jurada de incompatibilidad
debidamente suscripta, la misma forma parte del expediente que tramitó la
aprobación a la contratación.
29
b) Efectivamente, en la totalidad de los contratos de servicios celebrados con los
consultores incluidos en la muestra, no surge lo indicado en vuestra observación
debido que las tareas desarrolladas son operativas y como consecuencia de las
mismas es el funcionamiento normal de la UNPRE. Asimismo, cabe mencionar
que dichos contratos fueron remitidos al Banco en carácter de revisión ex post y
no tuvieron observación alguna.
c) La fecha del contrato es la fecha de suscripción del mismo, que puede o no
coincidir con la fecha de inicio.
d) No es un procedimiento habitual de la UNPRE dejar constancia de recepción.
e) La fijación de un porcentual del monto en concepto de adelanto es la práctica
habitual para esta modalidad de contratación, locación de obra, cuyo sentido es
proveer al consultor del capital operativo mínimo necesario para asegurar la
ejecución de las actividades y tareas primeras, que usualmente realizan la base
para el éxito de la obra. El “Instructivo par Entidades Beneficiarias con
Administración Descentralizada” que ha sido concordado con el Banco
Interamericano de Desarrollo incluye el “Ejemplo de Grilla de Consultores”,
donde se verifica que en la columna “A la firma” se dispone un pago del 10% del
“Total del Contrato”. Además todos los TDR que aprueba el Banco tienen la
forma de pago establecida, que no se puede modificar una vez que él mismo los
aprueba.
f) La UNPRE sólo verifica si los consultores están inscriptos o no, pero no es
competencia del Programa si la categorización de los mismos es la correcta. Si esa
Auditoría cotejó en Internet la veracidad de los datos, no tenemos comentarios al
respecto.
Recomendaciones Generales: Unificar los criterios emergentes de la legislación
nacional vigente para la aplicación de las escalas de los honorarios de los
consultores, con las establecidas por la UNPRE, plasmando en los TOR´s todos los
datos, (entre otros: función, rango, dedicación, honorarios, requisitos específicos
(obligatorios y deseables), a los efectos que, sin necesidad de efectuar inferencia
30
alguna con documentación desagregada al contrato, surjan todos estos datos.
Formalizar la escala de honorarios del Programa para que desde la aplicación de la
misma se garantice que los consultores contratados por el proyecto bajo una misma
función (perfil) y dedicación, cobren el mismo honorario, y si llegara a diferir,
establecer las pautas que se deben tener en cuenta para asignar los distintos
honorarios. Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda
de consultores, por ejemplo realizar publicaciones de los llamados a concursos en las
páginas web de los organismos, o en diarios de difusión masiva a nivel nacional. Por
su lado se destaca que éste tipo de prácticas garantizan la transparencia en las
contrataciones, y con la publicidad se busca ampliar la oferta y con ello la posibilidad
de obtener la excelencia en la contratación. También es necesario que las
calificaciones no se realicen sobre los antecedentes expuestos por los postulantes en
los currículos sino sobre los documentos que los respalden; es necesario que se deje
debida constancia en las copias legalizadas de los títulos profesionales que
acompañan los consultores que las mismas son copia fiel de los originales que se
tuvieron a la vista. Constatar de manera fidedigna los datos fiscales y previsionales
de los consultores contratados. Establecer de manera diferenciada la fecha de
emisión de los contratos de la fecha de suscripción de los mismos, teniendo en cuenta
que en algunos casos ambas puedan no ser coincidentes. Atento a que en los
contratos de locación de obra los pagos deben realizarse contra la presentación de
informes, en caso de establecer pagos en concepto de anticipo, dejar evidencia
documental que justifique que el anticipo es indispensable para la realización de las
tareas.
Para el caso de los contratos de locación de servicios se recomienda
implementar un sistema de presentación de informes ejecutivos periódicos que
describan el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido
seleccionados. No liberar los pagos de los consultores hasta tanto no contar los
respectivos decretos aprobatorios.
31
6- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB) (anticipos y rendiciones)
Observaciones: Desde el ejercicio 2002 la UNPRE procedió a cambiar el criterio de
pagos descentralizados para los estudios al criterio de centralización de los mismos,
no obstante ello al 31/12/03 surgieron consideraciones a formular:
a) Al 31/12/2003 aún quedan pendientes de rendición, conforme las registraciones
contables, anticipos de fondos BID por $ 40.743,61 transferidos a las EB, que
corresponden a ejercicios anteriores. A su vez no se tuvo a la vista documentación
que respalde los motivos que llevaron a la UNPRE a no ejercer la opción indicada
en el inciso b. del artículo 9.1. del Reglamento Operativo, atento los anticipos
pendientes de larga data.
b) No se tuvo a la vista constancia de presentación en la UNPRE, (para aquellas EB
con saldo de anticipo pendientes al 31/12/03) de los “estados contables
semestrales”, como así tampoco los reclamos por parte de la UNPRE por falta de
presentación, dando cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Operativo
del Programa. Si bien la UNPRE, requiere a las EB información para ser incluida
en su presentación ante el BID del informe semestral del estado del fondo
rotatorio, ésta no responde a lo que debería solicitar adicionalmente el Programa a
efectos de mantener conciliadas y debidamente conformadas las cifras de manera
oportuna entre las registraciones de la EB y de la UNPRE.
c) Al 31/12/2003 la UNPRE no implementó un registro conteniendo los datos de la
totalidad de las cuentas bancarias relacionadas con el Programa abiertas por las
entidades beneficiarias, como así tampoco se tuvo a la vista documentación que
respalde que la UNPRE cuenta con archivos completos que permita constatar que
aquellas entidades con estudios finalizados hayan procedido al cierre de dichas
cuentas.
d) La UNPRE como responsable de la ejecución del Programa debería haber
implementado para las respectivas entidades beneficiarias que a la fecha de
finalización de los estudios con ejecución descentralizada, presenten para su
aprobación definitiva y conciliación con los registros del Programa, una rendición
final que contemple la totalidad de los fondos recibidos por fuente de
32
financiamiento y los aportados por la propia EB y las inversiones clasificadas por
categoría de gasto y fuente de financiamiento, y una vez conformadas con las
registraciones de la UNPRE sean suscriptos por los responsables de la EB y del
Programa.
e) No se tuvieron a la vista las aprobaciones formales emitidas por la UNPRE a las
rendiciones presentadas por las EB contabilizadas en el 2003, que respalden la
contabilización de las inversiones, se destacan que en su mayoría carecen de sello
de recepción. Por lo cual no se ha podido validar el criterio adoptado por la
UNPRE para asignar la fecha de imputación en la contabilidad de las inversiones
incluidas en las rendiciones de las EB.
f) De la revisión por muestra de los comprobantes de respaldo -certificados como
copia fiel del original por personal de la EB- se observa que no cuentan con el
sello de pagado en la documentación que informe su cancelación con “fondos
provenientes del Préstamo 925/OC-AR”.
g) Se ha podido observar en el caso en que consta la recepción, que la UNPRE
únicamente interviene con un sello de recepción la nota de elevación de la
justificación, no así la documentación adjunta que le permita validar que la misma
sea la efectivamente presentada junto a dicha nota de elevación.
h) De la revisión por muestra se ha podido observar que los importes en dólares
informados en la documentación que conforma las rendiciones (EB 1.EE.44 del
29/08/03, 1.EE.45 y PEAT 3.2.) contabilizadas por la UNPRE en el 2003, en su
mayoría corresponden al del momento de recepción del anticipo y no al de la
fecha de efectivo pago de cada operación, por lo cual el importe informado en la
columna “Equivalente en U$S” y “con cargo a dicho anticipo por un monto
equivalente de U$S ….” , no es coincidente con el contabilizado por la UNPRE y
posteriormente a ser incluidos en las justificaciones al BID. El importe informado
por la EB es útil para que la UNPRE mantenga un control de las diferencias de
cambio acaecidas entre el momento de la recepción del anticipo y de su utilización
para cada entidad. No obstante, la EB como pagadora debería exponer el tipo de
33
cambio de la fecha de efectivo pago a efectos de que la UNPRE proceda a
constatar el mismo y no a determinarlo.
Comentarios de la UNPRE:
a) Confirmamos vuestra afirmación. La UNPRE le ha dado prioridad a las
rendiciones de fondos en poder de las EB logrando la disminución de los anticipos
pendientes de justificación al cierre de cada ejercicio. El Reglamento Operativo en
su inciso b del articulo 9.1 indica que “la UNPRE podrá rescindir ...”, lo que
demuestra que es una opción de la UNPRE. Ante los continuos cambios de
autoridades que hemos sufrido estos últimos años, haber ejercido esta opción
hubiera llevado al Programa a una mayor subejecución y a incrementar el riesgo
de no recuperar los fondos transferidos por el Programa.
b) Desde el año 2002 la UNPRE reemplazó la modalidad de anticipos de fondos a las
EB, por pagos directos a consultores, (pagos centralizados) por tal motivo resulta
innecesario solicitar dicha información a las EB. Sin embargo contamos con los
estados financieros presentados por los estudios 1.EG.27. y PEAT 3.2..
c) La UNPRE nunca ha llevado un registro con la totalidad de los datos de las
cuentas bancarias relacionadas con el Programa. La UNPRE cuenta con archivos
completos de aquellas entidades que han finalizado los estudios financiados con
los recursos del Programa. No obstante una vez verificado el cierre del estudio, el
cierre de la cuenta bancaria es una obligación de la EB. No obstante resulta
interesante tener en cuenta esta observación y de ahora en más, en la medida en
que se vayan cerrando estudios con administración descentralizada se les
solicitará el comprobante del cierre de la cuenta bancaria.
d) Comentario no procedente.
e) Las aprobaciones de las rendiciones no son formales, debido a la antigüedad de
los anticipos entregados en el caso de los estudios 1.EE.44 y 45. No obstante la
aprobación definitiva se perfecciona con: las devoluciones de los fondos no
utilizados por las EB; la aprobación del BID de las justificaciones presentadas por
la UNPRE y la conciliación definitiva entre los mayores contables y el detalle de
34
justificaciones aprobadas por el BID, las que se confeccionan por cada uno de los
estudios.
f) La UNPRE interviene los comprobantes originales con un sello que indica el Nº y
la fecha de la solicitud / justificación al BID.
g) El procedimiento utilizado por la UNPRE no invalida las registraciones ya que
todas poseen la documentación de respaldo necesaria.
h) Los tipos de cambio utilizados para las registraciones y para las posteriores
justificaciones al BID, son los correctos.
Recomendaciones: La UNPRE como responsable del control de la ejecución
descentralizada de los estudios debe profundizar los mecanismos de control a fin de
asegurar la rendición oportuna de los fondos del Programa. Además se deben agotar
todas las instancias de formulación de los reclamos a las entidades, a efectos de la
justificación de los anticipos y/o devolución de los fondos no utilizados. No obstante
la centralización de pagos implementada a partir del ejercicio anterior, la UNPRE
debe tener en cuenta lo siguiente:
• Respecto de las rendiciones de anticipo de fondos presentadas por las entidades
beneficiarias: intervenir con un sello de recepción la totalidad de la
documentación que conforma las rendiciones elevadas por las entidades
beneficiarias. Reflejar contablemente las rendiciones recibidas en proceso de
aprobación. Expedirse formalmente sobre dichas rendiciones, y comunicar
oportunamente a las EB los resultados de los controles efectuados, a fin de
mantener debidamente conciliados los registros contables de la UNPRE y los de
las entidades beneficiarias.
• Respecto a la contabilización de las inversiones incluidas en las rendiciones de
anticipos de fondos, la UNPRE debe asegurar que la fecha de alta contable de
cada ítem de inversión responda a la fecha de aprobación por parte de la UNPRE.
Intervenir con un sello los comprobantes originales indicando su cancelación con
fondos del préstamo 925/OC-AR, para que al quedar en poder de la EB el
35
original, la misma no pueda ser utilizada para tramitar otro expediente de pago,
como así también indicar los datos de la rendición por la cual la EB rinde a la
UNPRE lo cual permitiría evitar omisiones o duplicaciones en cuanto a su
rendición.
• Implementar el registro de cuentas bancarias abiertas por las entidades
beneficiarias comprendidas en el PMP II como así también documentar que
efectivamente las mismas se encuentren cerradas.
• Dar cumplimiento a lo establecido sobre la presentación de estados financieros
semestrales por parte de las EB, y emitir una aprobación formal sobre los mismos.
• Respaldar lo contabilizado para cada estudio descentralizado por ambas fuentes de
financiamiento, con una rendición final debidamente suscripta por responsable de
la EB, y aprobada por la UNPRE una vez conciliada con los registros contables de
la UNPRE.
7- CAJA CHICA (pagos en efectivo) (Rendiciones y Reposiciones)
Observaciones: Si bien los importes de la muestra por $ 2.876,95 no representan
significatividad sobre la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes
consideraciones que surgen de la revisión practicada, para que la UNPRE proceda a
subsanarlas:
a) El mayor contable de la cuenta del activo 1110000001 “Caja Chica” registra
durante el ejercicio, únicamente los asientos de apertura y cierre, no permitiendo
constatar desde el mismo los movimientos correspondientes a las rendiciones y
reposiciones realizadas. La UNPRE debería realizar los asientos contables por la
rendición y por la reposición de fondos, utilizando la citada cuenta contable. Por
lo observado, para constatar el saldo contable de la caja chica a cada momento y
que el mismo da cumplimiento a lo establecido en el instructivo de la UNPRE
respecto al fondo mínimo disponible a mantener de $500.- se deben realizar
tareas extracontables.
36
b) La UNPRE conforme lo dispone su instructivo de funcionamiento de caja chica
no procedió a realizar la rendición al cierre del ejercicio de $ 1.202,95, a efectos
de recomponer el saldo de $ 2.000.-. Por revisión de hechos posteriores se pudo
constatar que la rendición mencionada, fue contabilizada mediante orden de pago
30/2004 del 13/01/04, e incluye comprobantes emitidos por el período 20/06 al
10/12/2003.
c) Las planillas de rendiciones de caja que se tuvieron a la vista no detallan la
totalidad de los datos de los comprobantes de respaldo (tipo y letra de
identificación) y se encuentra incompleto el Nº de código de punto de venta.
d) De la revisión por muestra se observó que la UNPRE como criterio para la
conversión a dólares de los pagos realizados en distintas fechas incluidos en las
rendiciones de caja chica, aplicó el tipo de cambio correspondiente a la fecha de
la contabilización. En virtud de no haber existido fluctuaciones importante en el
Tº Cº el importe en USD 931,86 presenta una subvaluación no material de USD
20,70. La UNPRE debería incorporar en el instructivo “periodicidad de
rendiciones de gastos” al límite de fondos establecido de $ 500.-, también un
límite en el plazo de rendición, para ser utilizado en aquellos períodos en que se
presenten fluctuaciones significativas en los tipos de cambio entre distintas
fechas.
e) No se tuvo a la vista la documentación de respaldo respecto a las acciones
llevadas a cabo por la UNPRE a efectos de subsanar la observación de ejercicios
anteriores: “Del procedimiento de arqueo de caja chica del Programa realizado el
27/02/2004, se ha podido observar que la UNPRE aún mantiene un excedente de
fondos provenientes del ejercicio anterior de $ 216,10 que no fue contabilizado.
Los mismos se encontraban en un sobre separado del resto de los valores y
comprobantes de respaldo de caja chica. Se destaca que conforme el acta de
arqueo del 01/03/2002 realizado por la UNPRE se informa que se trata de un pago
adeudado a favor de una firma”.
37
Comentarios de la UNPRE:
a) La constatación de los movimientos debe efectuarse desde la cuenta “1410050102
Gastos 3.UN.05 F.11”. El método de registración adoptado es absolutamente
válido y responde al nombre de “Reposición de Gastos por Fondo Fijo”.
b) La observación es correcta y tomaremos las medidas del caso para los próximos
ejercicios.
c) Ponemos en vuestro conocimiento que para el periodo 2004 hemos modificado la
planilla de rendición de caja.
d) Por la índole de las compras y el poco movimiento de la caja, consideramos que
no es necesario.
e) Procederemos a depositar el monto de $ 216,10 en la cuente corriente del
préstamo a efectos de regularizar el sobrante de efectivo.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a lo establecido en el instructivo de la
UNPRE en relación a los datos transcriptos a la planilla de rendiciones, y respecto a
que con anterioridad a cada cierre de ejercicio anual deberá efectuarse una rendición
de los comprobantes de gastos incurridos. Agotar las instancias con el proveedor a
efectos de que no surjan posteriores reclamos de deuda, una vez obtenida la misma,
reflejar contablemente la situación adecuando las inversiones informadas como
pagadas relacionadas, obtener la autorización formal de la Dirección de la UNPRE,
reflejar el ajuste en la próxima justificación de desembolsos al Banco, y depositar el
efectivo en poder del Programa en la cuenta corriente operativa.
8- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque)
Observaciones: Si bien los importes de la muestra por $ 8.191,20 no representan
significatividad en la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes
consideraciones que surgieron de la revisión de compras repetitivas de artículos
(gastos de librería e insumos para equipos), para que la UNPRE proceda a subsanar
los mismos. Deben complementarse con las expuestas en B- 7. :
38
a) No se tuvo a la vista la siguiente documentación de respaldo debidamente
aprobada por la UNPRE que por corresponder a compras repetitivas de artículos e
insumos debería contar el programa para cada ejercicio, entre otras:
• Presupuesto estimado de los artículos de librería a adquirir: artículo, cantidad,
destino, presupuesto disponible, condiciones de pago.
• Presupuesto estimado de los insumos para el equipamiento que se encuentra a
cargo de la UNPRE (impresoras, fotocopiadoras, fax) indicando los datos del
equipo, especificaciones del insumo requerido, cantidad, presupuesto
disponible, condiciones de pago, responsable de la solicitud.
• Documentar las búsquedas de proveedores utilizadas.
• Solicitud de presupuesto a proveedores de acuerdo al tipo de artículo a adquirir
al inicio del ejercicio, y establecer fechas de actualización de los mismos para
cotejar precios.
b) No se implementó durante el ejercicio la emisión de órdenes de compra.
c) Los cuadros comparativos de precios que se tuvieron a la vista: no identifican al
programa y carece de datos básicos que permitan relacionar cada uno de ellos con
la compulsa que se está evaluando, en su mayoría carecen de fecha de emisión, en
un caso no se encuentra suscripto, y el resto que se encuentra inicialado no aclara
los datos del responsable, y no exponen de manera expresa a modo de conclusión
los ítems adjudicados por proveedor.
d) En ningún caso constan los remitos emitidos por el proveedor, los cuales deben
encontrarse debidamente intervenidos por responsable de la UNPRE con firma,
fecha y conforme por la recepción, o documentación equivalente como constancia
de la recepción de los artículos.
Comentarios de la UNPRE:
a) La solicitud de un presupuesto anual es una observación a tener en cuenta que
trataremos de implementar en la medida de las posibilidades, no obstante hay que
tener en cuenta que se trata de compras menores y generalmente son compras de
39
artículos de librería y de insumos necesarios para el funcionamiento del
equipamiento.
b) Para las compras menores no consideramos requisito obligatorio la confección de
órdenes de compras.
c) Se tendrán en cuenta los tres primeros puntos. Los ítems adjudicados a cada
proveedor están perfectamente individualizados en la planilla en color oscuro.
También es del caso destacar que la compra de estos bienes no representan
significatividad en la ejecución del ejercicio auditado, motivo por el cual, lo que
se realiza es una comparación de precios buscando una solución rápida, es decir,
no se efectúan todos los pasos que requeriría un llamado a licitación.
d) Los proveedores no siempre dejan remito cuando reciben el pago al momento de
traer la mercadería. Generalmente los remitos firmados con el conforme son los
que se llevan los proveedores como constancia de haber dejado la mercadería.
Además hay facturas menores que no implican un remito (compra de sello,
tarjetas, etc.) Por último, en aquellos casos que no se encuentran los remitos
debidamente archivados, hay que tener en cuenta que no se realiza ningún pago si
no existió una previa revisión y aceptación de la mercadería comprada.
Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento
de las compras repetitivas o de rutina de artículos, incorporando los procedimientos
observados. Documentar adecuadamente las operaciones realizadas por el Programa.
9- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observaciones:
a) Conforme los datos expuestos en el F.460J (de inscripción) se pudo observar que
la UNPRE se inscribió erróneamente como responsable ante el impuesto a las
ganancias, situación que pudo ser constatada a través de la página web oficial de
la AFIP-DGI en la que figura como responsable del impuesto: “Ganancias
Sociedades”. La UNPRE debe realizar las gestiones necesarias a efectos de
40
solicitar la baja, y evitar posibles multas de carácter formal que pueda generar la
no presentación de las declaraciones juradas anuales.
b) No surge de la constancia de inscripción ante AFIP-DGI el alta como “Sicoreimpuesto al valor agregado”.
c) Se observó que no se depositaron en AFIP-DGI (excepto para 12/2001) los
intereses resarcitorios por aquellas retenciones ingresadas al 31/12/2002, en fecha
posterior a la de vencimiento de la obligación.
d) Se ha podido observar que se depositaron los pagos por los intereses resarcitorios
de 12/2001 erróneamente bajo los siguientes códigos: 10 ganancias sociedades por
$ 216,63 y 030: iva por $ 21,22, cuando correspondían haber sido ingresados
como: 217 retenciones de ganancias, y 767 retenciones de iva respectivamente. La
UNPRE debe proceder a solicitar la reimputación a la AFIP-DGI de los citados
pagos bajo los códigos correctos, utilizando el F.399 previsto para tal fin.
e) Respecto a las retenciones realizadas a un consultor mediante orden de pago Nº:
254/2002 del 08/10/2002 en concepto de IVA ($ 536,18) y ganancias ($ 199,26),
se produjo una inversión de importes al contabilizar e ingresar las mismas en la
AFIP-DGI. Si bien la UNPRE intentó subsanar la situación mediante la
presentación de la declaración jurada rectificativa, al 31/12/03 queda pendiente: 1)
confeccionar el ajuste contable al devengamiento por un importe de $ 336,92 de
la cuenta de ganancias a la cuenta de iva, 2) solicitar formalmente mediante el
F.399 la reimputación del pago
ante la AFIP-DGI a efectos de afectar el
excedente de ganancias al saldo deudor de iva y una vez tramitado éste, 3) realizar
la reimputación contable del pago.
Comentarios de la UNPRE:
a) Esta administración solicitará la baja correspondiente en el impuesto a las
ganancias, a la brevedad. Entendemos que el error es formal y no material, por lo
que no se perjudica al fisco en ningún aspecto, ya que la actividad que desarrolla
el proyecto no es objeto del impuesto.
41
b) El alta en la constancia de inscripción como “Sicore - impuesto al valor
agregado”, será solicitada a la AFIP en oportunidad de solicitar la baja descripta
en el punto a) precedente.
c) Informamos que las acciones tendientes a obtener los fondos asignados al pago de
los intereses resarcitorios serán solicitados al SAF/TGN, conjuntamente con los
fondos consumidos por las diferencias de cambio de fuente 11.
d) El F.399 sobre reimputación de intereses será presentado a la brevedad.
e) 1) y 3) Las reimputaciones contables se efectuarán en el ejercicio 2004. 2) Será
presentado.
Recomendaciones: Dar adecuado seguimiento a los trámites pendientes de alta y
baja informados, para que puedan ser subsanados. Dar cumplimiento a la normativa
vigente que regula el ingreso de las retenciones. Realizar los ajustes contables
correspondientes. Dar adecuado seguimiento a las posibles deudas del Programa a
efectos de evitar el inicio de acciones legales al Programa por parte de la AFIP-DGI.
Ante la necesidad de pago de intereses resarcitorios, nos remitimos a lo recomendado
en el apartado B-1 siguiente.
10-INTERESES GANADOS
Observación: Los intereses ganados generados por las cuentas bancarias abiertas
por el Programa, fueron imputados en las registraciones contables al 31/12/2003 en
una cuenta del rubro Patrimonio Neto: “Local – Otros- Intereses Ganados”, y a su
vez
por Nota Nº 7 a los estados, aclaran que corresponden a un aporte local
adicional efectuado por el Tesoro Nacional. Merece observar que el importe de los
mismos, según lo dispuesto por la Resolución de la Secretaría de Hacienda Nº
258/01, conforman una deuda del Programa y deben ser ingresados al Tesoro
Nacional.
Si
bien
fueron
informados
en
la
presentación
del
03/02/04
correspondientes al cierre del ejercicio 2003 a la Dirección de Contabilidad y
Finanzas, no se tuvo a la vista documentación por la cual el Programa solicita la
42
excepción correspondiente, para que dichos fondos puedan ser utilizados y por lo
tanto disminuyan la contrapartida local a desembolsar del Proyecto.
Comentario de la UNPRE:
El tema de los intereses ganados, es un tema
controvertido. Por un lado la Resolución N° 258 de la SH dice en su “considerando”
“ resulta necesario que las Unidades Ejecutoras de Prestamos Externos informen en
forma homogénea y oportuna sus movimientos financieros” . Además en el Art. 1°
dice “…salvo indicación en contrario..”. Esta Unidad ha recibido del Banco la nota
CAR 4457/2001 que restringe y acota la resolución mencionada. A tal fin la UNPRE
ha mantenido reuniones con la TGN, CGN y ONP a fin de tratar de clarificar la
situación planteada. Por otro lado informamos que la UNPRE le ha comunicado
siempre a la CGN los movimientos relacionados con los intereses ganados.
Recomendación: No obstante el comentario de la UNPRE, es del caso destacar que
el Banco en la Nota CAR-4457 también expone que las unidades ejecutoras de
proyectos deben disponer de las gestiones que estime pertinente para que, los
intereses, comisiones, etc. generados por depósitos de libre disponibilidad del fondo
rotatorio, se sigan destinando a financiar gastos elegibles como integrantes de la
correspondiente contrapartida local. La necesidad de dar cumplimiento a la
Resolución 258/01 se debe a que estos ingresos extraordinarios para el proyecto son
extra presupuestarios y deben ser comunicados y posteriormente ingresados, salvo
indicación en contrario, al Tesoro Nacional. Sólo en casos debidamente fundados
podrán ser utilizados para disminuir la contraparte local del Proyecto, conforme las
instrucciones que para cada caso se dicten.
11-JUSTIFICACIONES AL BID
Observaciones:
a) No fue subsanado lo observado para el ejercicio anterior: “Se informaron en la
justificación Nº 27 por la rendición de los pagos, USD 11.851,87 en exceso
43
respecto al importe registrado contablemente, por lo cual la UNPRE debe
proceder en la próxima justificación a revertir la mencionada diferencia”.
b) Se ha podido observar respecto a las presentaciones originales de justificaciones
de desembolsos realizadas durante el ejercicio, que únicamente cuentan con sello
de recepción por parte del BID el formulario de solicitud de desembolso y/o la
nota de elevación y no así el resto de la documentación que lo acompaña (Modelo
1-E, Modelo 1-D, y anexos) que permita identificar que la documentación anexa
es la presentada en ese momento y cual fue la aprobada finalmente por el Banco.
c) Respecto al importe de USD 620,51 informado como aporte local para una
entidad beneficiaria, en la justificación 24/25, no se puede constatar respecto a
cual corresponde al importe total en USD ya que de la columna de pagos “Importe
en USD (Total)” es coincidente con la de “Financiamiento BID”, y por lo tanto no
sumariza con los importes informados como local y que según la UNPRE habían
sido subsanados.
d) Las justificaciones que se tuvieron a la vista no se encuentran foliadas.
e) En lo que respecta a la justificación Nº 26 presentada ante el BID, resulta
dificultoso relacionar el ítem rendido con el correspondiente asiento contable
atento que en la misma se incluye únicamente la fecha del comprobante de origen
que en su mayoría no es coincidente con la fecha de contabilización, como así
también constatar el tipo de cambio aplicado desde las mismas ya que no es
informada la fecha de pago. A su vez por lo expuesto, presenta dificultad
determinar o constatar la fecha de corte contable de la misma. Se destaca que a
partir de la justificación Nº 27 la UNPRE procedió a subsanar la observación
informando la fecha de pago.
f) No se pudieron ubicar en las justificaciones los gastos bancarios contabilizados
durante el ejercicio 2002 por un importe de $ 1.197,29 (USD 429,76).
Comentarios de la UNPRE:
a) El ajuste será incorporado en la próxima justificación a presentar al Banco.
44
b) El Banco solamente recepciona la nota de elevación y el formulario de solicitud
de desembolso y no así el resto de la documentación que lo acompaña. En cuanto
a las observaciones y recomendaciones indicadas en el presente, cabe aclarar que
la UNPRE no tiene facultadas para modificar los procedimientos del Banco. No
obstante en las próximas notas de elevación solicitaremos que nos sellen todas las
hojas necesarias a fin de que la AGN pueda validar cual es la documentación
presentada al Banco “en ese momento y aprobada finalmente por el Banco”.
c) Se tendrá en cuenta la observación
d) Cada uno de los comprobantes justificados posee el Nº de ítem que le corresponde
a cada justificación que cumple la misma función de foliatura.
e) A partir de la justificación N º 29 esta administración mejoró el control de las
mismas utilizando el N º de cada orden de pago por cada comprobante justificado,
además de la fecha de contabilización.
f) Se incluirán en las próximas justificaciones a presentar.
Recomendaciones: Se sugiere que a los fines de poder contar la UNPRE con
documentación de soporte confiable, al presentar al Banco las solicitudes, éstas sean
intervenidas en todas las hojas con un sello de recepción. La UNPRE debe mantener
adecuados archivos de las mismas, formando expedientes debidamente foliados con
la totalidad de la documentación que conforman cada justificación, como así también
la documentación relacionada generada a partir de su presentación, respetando la
cronología de los hechos.
12-PRESUPUESTO – EJECUCIÓN AL 31/12/2003:
Observaciones: En virtud que en los estados financieros al 31/12/2003 no se incluyó
información financiera complementaria que explique las variaciones más
significativas que surgen del Estado de Inversiones en dólares, entre el presupuesto
estimado y la ejecución acumulada al cierre del ejercicio conforme lo estipulado en
el documento AF-300 (Rev. II/03), se elevaron a la UNPRE las siguientes
observaciones detectadas:
45
a) (+) El componente Administración UNPRE registra una ejecución financiera
acumulada por aporte local de USD 2.733.856,47 excediendo en un 82% (USD
1.233.856,47) el importe presupuestado de USD 1.500.000.-.
b) (+) El componente PEAT registra una ejecución financiera de USD 4.676,60 de
aporte local, no siendo contemplada en el presupuesto de la línea ésta fuente de
financiamiento.
c) (-) En el componente PEAT se ha podido observar que se ejecutó financieramente
al 31/12/03 el 11,02% (USD 573.798,66) del presupuesto previsto de fuente BID
(USD 5.208.000.-).
d) (-) La categoría de Inversión "Fortalecimiento de Provincias" (USD 450.000.-) no
registra ejecución al 31/12/2003.
e) (-) La categoría de Inversión "Apoyo a la gestión de estudios" (USD 800.000.-) no
registra ejecución al 31/12/2003.
f) (-) El componente Estudios Específicos registra una ejecución financiera al
31/12/03 del 31,21% del presupuesto previsto por USD 10.620.000.g) (-) El componente “TDR´s y Consultorías de corta duración”
registra una
ejecución financiera al 31/12/03 del 25,42 % del presupuesto previsto por USD
1.500.000.-
Comentario de la UNPRE: La UNPRE está solicitando una recategorización de las
inversiones al BID.
Recomendación: Se deben respetar los montos autorizados, acordados y transcriptos
en el Anexo A del convenio de préstamo y sus modificaciones relacionadas y ante la
necesidad de ser modificados se deberá tener en cuenta que los mismos sean
consistentes con las líneas programáticas del Banco conforme lo estipulado en el
Reglamento Operativo del Programa.
46
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA - REGISTROS
Observaciones:
a) Se incorporó en el ejercicio 2003 la cuenta “Conceptos no elegibles fuente 11”
dentro del rubro Patrimonio Neto creada con un saldo distinto (deudor) al que
deben llevar las cuentas incluidas en este rubro (acreedor). Los movimientos
corresponden a los intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI por aquellas
retenciones pagadas fuera de término para el período 12/2001, cuando estas
imputaciones por el carácter de no elegible tanto para la fuente BID como local
deben ser contabilizadas bajo una cuenta de créditos por fondos a recuperar del
aporte local a través de las gestiones a llevar a cabo por la Unidad ante las oficinas
respectivas. (SAF/TGN…).
b) Se observó una sobrevaluación en las registraciones contables al 31/12/2003:
• USD 473,80 en la cuenta N° 1410050103 (Gastos Bancarios 3.UN.05-F11) en
virtud de que la UNPRE aplicó el tipo de cambio $1/$USD y no el de la fecha
de efectivo débito en el extracto bancario.
• USD 515,65 por el pago final de CEPAL que fue contabilizado por USD
60.331.-, al tipo de cambio concertado con el BNA para el cambio de divisas, y
no al correspondiente a la fecha de efectivo pago que ascendería a USD
59.815,35.
c) Del análisis por muestra surge que en el ejercicio 2003 incorporó aporte local de
entidades beneficiarias en concepto de “reconocimiento de gastos” por un importe
de $ 35.962,98 (afectación de los sueldos del personal de la entidad beneficiaria)
los cuales fueron registrados conjuntamente con aquellos importes que son
aportados efectivamente (por desembolsos) por las entidades. A efectos de una
mejor exposición e identificación en las registraciones contables, y teniendo en
cuenta que lleva procedimientos específicos por el tipo por los conceptos que
47
incluye, la UNPRE debería realizar la apertura de otra cuenta contable para
imputar este tipo de contrapartida.
d) Para los consultores del componente UNPRE, que reciben sus honorarios
mediante transferencias bancarias surge que:
1. En los casos que se realizan mediante una única orden de pago para varios
consultores debimos circularizar a los mismos, en virtud de que no consta en la
UNPRE documentación suficiente que acredite la fecha y la efectiva recepción
de los fondos por parte de cada uno de ellos. Se destaca que los pagos se
respaldan por facturas, o por recibos emitidos en su mayoría, en fecha anterior
a la de emisión de las órdenes de pago, no teniendo por lo tanto efecto
cancelatorio.
2. Teniendo en cuenta lo observado en 1. precedente, surge que en el “convenio
de pago de haberes” suscripto con el BNA que respaldan estas transferencias
bancarias, no se estipuló una cláusula en la cual la citada institución se
comprometa a emitir y enviar al Programa una vez transferidos los fondos un
listado analítico confirmando las acreditaciones realizadas (fecha, cuenta,
importe y Banco).
3. La UNPRE aplicó el tipo de cambio correspondiente a la fecha de emisión de
la orden de pago. De las respuestas recibidas de los consultores a nuestras
circularizaciones, surge una diferencia promedio de dos días respecto de la
fecha efectiva de recepción de los fondos siendo la diferencia no significativa
en el recálculo de los importes en dólares, en virtud de que la variación del tipo
de cambio entre días es mínima.
Comentarios de la UNPRE:
a) La nueva cuenta se dio de alta dentro del Rubro Patrimonio Neto utilizando el
criterio de cuenta regularizadora de las cuentas que reflejan todos los aportes de
fuente 11, la cuenta presenta saldo deudor. Por otra parte se expusieron en el
E.O.A.F. sumando a las diferencias de cambio las que representan un crédito a
favor del proyecto.
48
b) La observación es correcta, se preparará la minuta contable que se registrará en el
ejercicio 2004, ajustando las cuentas respectivas.
c) La sugerencia es válida, pero entendemos que nuestros registros exponen
claramente los distintos conceptos que se registran en la cuenta “Local Entidades
Beneficiarias”.
d)
1. Cada transferencia bancaria efectuada en el marco del “Convenio de Pago de
Haberes” suscripto con el BNA, es acompañada por una nota al Banco Nación
mediante la cual se le indica el nombre del beneficiario, número de cuenta a
transferir y fecha de la operación, y es del caso destacar que a la fecha esta
Administración no ha recibido reclamo alguno por parte de los consultores. No
obstante, en el 2004 solicitamos a los consultores que firmen las facturas luego
de haber recibido la acreditación en la cuenta.
2. El Convenio suscripto con el BNA surge de un modelo impuesto por este, e
inclusive, en la cláusula 10 queda el BNA eximido de notificar a los
beneficiarios.
3. No tenemos comentarios al respecto.
Recomendaciones: Reflejar adecuadamente en la contabilidad los pagos en concepto
de intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI. Ante la necesidad de pago de
intereses resarcitorios, y de corresponder al pago de multas formales con fondos de
contraparte local, la UNPRE previamente debe proceder a comunicar a las
autoridades respectivas la situación, y solicitar la correspondiente autorización para
determinar la fuente de fondos a utilizar (aporte local del Programa o recursos
propios del ejecutor), y como va a quedar reflejado en los registros contables (si
forma parte del pari-passu o ingresa como aporte complementario) teniendo en
cuenta que estos conceptos reflejan gastos no elegibles para el Programa. Dejar
adecuada constancia en los archivos de la UNPRE la fecha de efectivo pago
(recepción) de los fondos en concepto de honorarios pagados a los consultores.
49
2- CONTRATOS CON FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones 1.EG.33: De la revisión de los pagos contabilizados por un importe
de $ 349.919,90 a la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el
Caribe) para llevar a cabo las actividades del Estudio General 1.EG.33:
“Componentes Macroeconómicos, Sectoriales y Microeconómicos para una
Estrategia Nacional de Desarrollo- Lineamientos para Fortalecer las Fuentes de
Crecimiento Económico”, surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) Según el Acta Convenio de Cooperación Técnica Nº 10 de fecha 1º de agosto de
2002 la finalización de este estudio estaba prevista para el 01/03/03 al respecto :
1. No se tuvo a la vista en el expediente la documentación que respalda lo
expuesto en la “Cláusula Primera. Antecedentes” del acta complementaria
suscripta el 20/06/03, respecto a que CEPAL solicitó “oportunamente” la
extensión hasta el 31/05/03 del plazo de ejecución en el momento de presentar
el informe de avance en 11/2002 cuando, conforme lo expuesto en la Nota
UNPRE 504 del 19/11/02 y en el Memo 609/UNPRE del 30/12/02 la fecha
prevista de presentación de informe final continuaba siendo la original,
establecida para el 31/01/03.
2. No se tuvo a la vista el acta del Comité Técnico aprobando la extensión
contractual, la adecuación de los TOR´s y el cronograma revisado de tareas a
cumplir por CEPAL en forma previa al vencimiento del plazo original, y la
posterior aceptación de CEPAL, teniendo en cuenta que la formalización se
realizó extemporáneamente conforme lo expuesto en 3. siguiente.
3. El estudio fue prorrogado hasta el 31 de mayo de 2003, conforme surge del
acta complementaria (sin número) suscripta entre las partes el 20 de junio de
2003, cuatro meses después de vencida la fecha original y un mes después de
la fecha en que esa misma prórroga preveía la finalización.
4. Se destaca que el “informe final nueva versión” por el subestudio 1.EG.33.2-D
fue recibido en la UNPRE el 18/06/03, en fecha posterior a la establecida como
de finalización.
50
5. Teniendo en cuenta los antecedentes expuestos en el expediente de la
contratación en la que se solicitaba - dada la situación de urgencia– tener el
informe final para su aprobación a más tardar para el 31/01/2003, no se tuvo a
la vista documentación indicando que la prórroga otorgada no afectó la
oportunidad del mismo, teniendo en cuenta que la aprobación final fue
otorgada el 24/07/2003.
b) En el resumen ejecutivo general del estudio que se tuvo a la vista, la CEPAL
informa el equipo de trabajo y coordinación que desarrolló tareas en el Estudio,
dicha nómina no es coincidente en su totalidad con la declarada por CEPAL a la
UNPRE en 12/2002. No se tuvo a la vista documentación comunicando a la
UNPRE los cambios en la nómina mencionada.
Comentarios de la UNPRE:
a)
1. Comentario no procedente. “Efectivamente el Acta Convenio Nº 10 establece
como plazo de ejecución del Acta entre el 1º de agosto de 2002 y el 1º de
marzo de 2003. Según los cronogramas obrantes en los términos de referencia,
los informes finales deberían ser presentados al finalizar el 6º mes del estudio
(folio 263), es decir el 1º de marzo de 2003. Mediante nota del 28 de febrero de
2003 la CEPAL envía los informes finales correspondientes del Estudio
1.EG.33.”.
2. Como se desprende de la documentación obrante (folios 177 y 214), se realizan
las observaciones a la presentación de los informes finales con fecha 13 de
marzo de 2003. Frente a la importancia estratégica para el país de este estudio,
posteriormente se solicita opinión sobre los trabajos a diversos funcionarios y
expertos del sector público (ver folios 222 a 329), que colaboran con sus
opiniones al mejoramiento de los resultado del Estudio. Al mismo tiempo, se
negocia con la CEPAL diversos aspectos entre los que está una nueva fecha
para completar los informes finales, de modo que se incorporen las respuestas a
51
las observaciones y comentarios de los técnicos de la UNPRE y de los
funcionarios y expertos consultados.
3. Es correcto. Como se indica en diversos intercambios de comunicaciones entre
la CEPAL (Buenos Aires) y la UNPRE hubo un negociación permanente sobre
plazos y otros aspectos, con intervención de la sede de Santiago de Chile, de la
que depende la sede de Buenos Aires. Finalmente, se logró el acuerdo
definitivo, poniendo como fecha definitiva el 20 de junio.
4. Es correcto. En esa fecha la UNPRE recibe y analiza el informe final del
componente 1.EG.33.2.
5. La prórroga otorgada para la finalización del estudio permitió mejorar la
calidad de los resultados, ya que posibilitó incorporar los comentarios y
observaciones de los funcionarios y expertos consultados. Por otra parte, debe
remarcarse muy especialmente que la prórroga del estudio no afectó la
oportunidad y los resultados del Estudio como se desprende del hecho que la
presentación de los mismos se hizo en un acto público, con la presencia de
ministros de gobierno, de la prensa general y especializada y de numerosos
funcionarios y expertos nacionales e internacionales en el salón del Banco de la
Nación Argentina el 15/7/2003. Por otra parte, los documentos elaborados en el
marco del estudio están disponibles para consulta del público en general en un
lugar destacado de la página web del ministerio.
b) Correcto. La responsabilidad por los resultados alcanzados y la calidad del Estudio
es de la CEPAL, que actuó y contrató los consultores dentro de las modalidades
establecidas por esa Institución y el PNUD.
Observaciones 1.EG.38: De la revisión de los antecedentes del estudio general
1.EG.38. para desarrollar el diseño de un Observatorio Urbano Ambiental a ser
llevado a cabo por la Corporación del Mercado Central (entidad beneficiaria), de los
antecedentes de contratación directa de la Universidad de Lanús (UNLa), y de los
aportes de la EB en concepto de reconocimiento de gastos, por pagos contabilizados
52
durante el ejercicio 2003 por un importe de $ 136.986,18, surgieron las siguientes
consideraciones a formular:
a) Respecto de los antecedentes obrantes a folios 1 a 5 no se puede constatar que sea
documentación de sustento para el origen del estudio, en virtud que los mismos no
se encuentran suscriptos, no indican los responsables de su confección, ni si
fueron analizados y/o cuentan con las respectivas aprobaciones técnicas, y no se
puede constatar la fecha en que fueron elevados a la UNPRE.
b) No pudo verificarse el cumplimiento de los Puntos VIII. A. 8.2 y 8.3 de las
estipulaciones del Reglamento Operativo del Programa para iniciar un estudio
general. Como antecedentes se adjuntan constancias informales de conversaciones
vía correo electrónico entre personal de la UNPRE
y personal de la GAU
(Gestión Ambiental Urbana de la Universidad de Lanús ).
c) La entidad solicitante por nota s/nº del 28/11/02, ingresada en la Secretaría de
Política Económica el 29/11/02 y recibida por la UNPRE el 03/12/02 requiere se
autorice la contratación directa de la Universidad de Lanús, cuando aún no se
contaba con la aprobación del Comité Técnico al estudio general y por ende de los
TOR´s definitivos. A su vez, en la Nota UNPRE Nº 557/2002 del 10/12/2002 , se
solicita la no objeción del Banco a la contratación directa de la UNLa cuando
todavía no se había aprobado el estudio por parte del Comité Técnico.
d) Respecto al Acta Nº 40 del Comité Técnico de fecha 12/12/02 por la cual se
aprueba sin objeciones el estudio se ha podido observar que:
1. De la lectura de la misma no surge quien invistió el carácter de Presidente en
representación de la Secretaría de Política Económica.
2. Merece informar que existen TOR´s a fojas 76 a 97 identificados como
“diciembre 2002” que si bien se encuentran inicialados, carecen de la adecuada
intervención que permita constatar que los mismos corresponden a los
aprobados por acta Nº 40.
3. También se adjuntan -sin intervención alguna- TOR´s a fojas 72 a 75
identificados como “Comité Técnico/ Reunión 40”. Estos no coincidentes con
53
lo expuestos en 2. precedente no constando documentación en el expediente
que justifique los cambios entre ambos.
e) El BID mediante Nota CAR 5161/2002 del 17/12/02, recibida en la UNPRE el
06/01/2003, informa que los fundamentos expuestos por la UNPRE para la
contratación directa de la UNLa no encuadran dentro de las excepciones a
considerar por el Banco. A pesar de no contar con la respuesta formal por parte
del BID, la UNPRE el 18/12/2002 le informa a la Corporación la aprobación del
estudio, y continua con las gestiones para la formalización del contrato con la
Universidad.
f) Por Nota Nº 015 (fecha y datos de recepción ilegibles) dirigida al BID, la
Secretaría de Política Económica solicita nuevamente la contratación directa de la
UNLa, la cual fue otorgada por Nota CAR-912/2003 del 20/02/03. No se tuvo a la
vista en el expediente el soporte documental por el cual la UNPRE/SPE constató
lo que manifiesta en los considerandos i), ii) e iii) incluidos en la citada nota como
sustento de la necesidad de la contratación directa.
g) La Nota UNPRE N° 142/03 del 27/02/03 comunica a la EB que el Estudio fue
aprobado por el Comité Técnico el 20/02/03, cuando el acta aprobatoria que se
tuvo a la vista es del 12/12/02.
h) El contrato de locación de obra suscripto el 28/03/03 entre la Corporación del
Mercado Central y la Universidad de Lanús, fue suscripto “ad-referendum del
Consejo Superior de la UNLa”. No se tuvo a la vista documentación que acredite
la aprobación por parte del citado Consejo otorgando la convalidación requerida.
i) No se tuvo a la vista documentación por la cual la UNPRE/EB haya constatado
que el personal de la UNLa no se hallaba incurso en las incompatibilidades
expuestas en el apartado II. del Anexo B del convenio de préstamo.
j) No consta en el expediente el listado de los consultores contratados por la
Universidad de Lanús, presentado a la UNPRE/EB previo al inicio de actividades,
como así tampoco las tareas a su cargo, el tiempo de dedicación, el perfil y los
antecedentes, conforme lo establecido en los TOR´s del estudio.
54
k) Los recibos que se tuvieron a la vista fueron emitidos a nombre de la EB, no
indicando su cancelación con fondos provenientes del 925/OC-AR.
l) No se tuvieron a la vista adjuntas a las órdenes de pago las notas de la UNLa
autorizando a la persona encargada del retiro de los cheques.
m) De los informes que se tuvieron a la vista se pudo observar que:
1. Informe inicial: no identifica a sus autores, y carece de firma de responsable,
carece de sello de recepción de la UNPRE/EB. No se tuvo a la vista la
aprobación correspondiente al coordinador del Programa conforme lo
establecido en TOR´s.
2. Primer y segundo informes de avance: No se encontraban suscriptos por sus
responsables/autores, uno de ellos carece de sello de recepción de la
UNPRE/EB, y no hacen mención a los períodos a los cuales responden. No
constan las aprobaciones del Coordinador del programa.
3. Informe Final: No contiene los informes individuales requeridos en los TOR´s.
Tampoco se tuvo a la vista documentación que evidencie que la UNPRE haya
verificado la presentación de los mismos y que haya verificado que el
contenido de ellos se encuentre reflejado de modo explícito en el informe final
consolidado. El informe no se encuentra suscripto por responsable alguno.
4. El equipo de trabajo declarado en el primer y segundo informes de avance no
son coincidentes, ya que el Dr. Horacio Bozzano no había participado del
primer informe, y por su lado el Lic. Néstor Gorojovsky que participó del
primer informe no lo hizo en el segundo. No consta documentación del citado
cambio en el personal.
n) De la revisión del Aporte Local contabilizado en concepto de reconocimiento de
gastos por $ 35.962,98, correspondientes a la afectación parcial de personal de la
entidad beneficiaria surge que:
1. Entre el presupuesto previsto según los TOR´s y lo contabilizado surgieron
diferencias en el monto y en la cantidad de meses afectados para cada uno de
los tres consultores declarados.
55
2. No se tuvo a la vista evidencia documental de los procedimientos efectuados
por la UNPRE a los efectos de constatar los perfiles de los expertos de
contrapartida transcriptos en los TOR´s. Más allá de la nota de la Corporación
manifestando el nombre de estos consultores, no puede validarse que los
mismos respondan a los perfiles de los TOR´s, solo podría acreditarse que
trabajan para la misma.
3. No es posible validar la afectación del 50 % atento a que no se tuvieron a la
vista documentos que lo convaliden, (p.e.: asignación de funciones, planes
operativos), ni cualquier otro elemento que acredite las horas dedicadas a las
actividades del Estudio.
4. Respecto a los pagos contabilizados por $ 35.962,98 correspondientes a los
sueldos brutos del personal aportado por la EB por el período comprendido
entre los meses de abril a setiembre 2003, no se tuvieron a la vista los recibos
de sueldos debidamente suscriptos por los consultores, de los que se pueda
constatar la efectiva recepción de los fondos por parte de los mismos, y la
fecha de efectivo pago para constatar el tipo de cambio aplicado para la
conversión a dólares. Se destaca que la UNPRE contabilizó los mismos en
asientos contables de fecha 30/12/03 utilizando un tipo de cambio de USD/$
2,88 que no pudo ser constatado. (1,51% sobre las inversiones, y 1,50% sobre
los ingresos del ejercicio).
Comentarios de la UNPRE:
a. Los antecedentes que obran a folios 1 a 5 conforman un borrador, con lo cual no
corresponde que estuviera debidamente suscripto, como así tampoco corresponde
que se indique el responsable de su confección, ni el análisis con la respectiva
aprobación técnica.
b. En el folio 13 de la carpeta del estudio, se encuentra la solicitud de financiamiento
efectuada por la Entidad Beneficiaria, y con respecto a los Términos de
Referencia, los mismos se fueron confeccionado con el apoyo del personal de la
UNPRE, según consta en los correos electrónicos que obran a folios 6 a 12. Es del
56
caso destacar que el envío de documentación vía e-mail es un procedimiento
habitual de esta Unidad y no es considerada una constancia informal.
c. De acuerdo al Punto VIII. A. 8.4 del Reglamento Operativo, el Comité Técnico
analiza las propuestas de financiamiento una vez recibidas en la UNPRE. En
cuanto a que en dicha solicitud se requiera autorización a la contratación directa
de la Universidad de Lanús, no repercute en que el Estudio y los Términos de
Referencia se aprueben o no. Tanto el mecanismo de contratación directa como
los Términos de Referencia requieren de la no objeción del Banco, motivo por el
cual a esta Administración le resulta independiente que procedimiento se efectúa
primero.
d.
1. El Lic. Jorge Gustavo Schiafino presidió la Reunión de Comité Técnico
correspondiente al Acta Nº 40, en su carácter de Jefe de Gabinete de Asesores
de la Secretaría de Política Económica, y representado al Señor Secretario de
Política Económica, pero la observación es correcta, ya que si bien la
designación fue manifestada a la UNPRE verbalmente, no existió designación
formal por parte de la Secretaría.
2. y 3. Los Términos de Referencia definitivos son los que fueran aprobados por
el Banco, y es del caso destacar que el Comité sólo se limita a aprobar o no las
propuestas de financiamiento.
e) La Nota UNPRE Nº 574/2002 informa a la Entidad Beneficiaria sobre la
aprobación de los Términos de Referencia del Estudio por parte del Comité
Técnico, como así también solicita se formalice la designación de un
Representante Técnico. En ningún momento la UNPRE manifiesta que el Banco
hubiere aprobado el procedimiento de contratación directa (recién se le comunica
a la Entidad Beneficiaria una vez recibida la Nota CAR-912/2003).
f) El sustento a la necesidad de contratación directa manifestado en los
considerandos i), ii) y iii) no contiene soporte documental alguno, debido a que
dichas aseveraciones se basan en las distintas reuniones mantenidas con la
Entidad Beneficiaria. En cuanto a que la Nota Nº 15 tenga fecha y datos de
57
recepción ilegibles es por que la misma se trata de una fotocopia (la nota original
está en los archivos de la Secretaría de Política Económica).
g) La fecha de aprobación por parte del Comité Técnico fue el 12 de diciembre de
2002, con lo cual la Nota UNPRE Nº 142/2003 posee un error involuntario de
fechas (no obstante, la fecha correcta ya se le había informado a la Entidad
Beneficiaria mediante Nota UNPRE Nº 574/2002).
h) No obra en poder de la UNPRE documentación que acredite la aprobación por
parte del Consejo otorgando la convalidación requerida. No obstante, es del caso
destacar que el contrato fue suscripto entre la Corporación del Mercado Central de
Buenos Aires (Locataria) y la Universidad Nacional de Lanús, quedando la
UNPRE ajena al proceso contractual.
i) La observación es correcta, pero es del caso mencionar que tanto el proceso de
contratación de los consultores que desempeñaron funciones para la Universidad
de Lanús, como los consultores que designó la Entidad Beneficiaria como de
contraparte local, fueron aprobadas sus designaciones por la Entidad Beneficiaria,
a quien le recaía esa responsabilidad.
j) Cabe destacarse que si bien la UNPRE obtuvo de la entidad beneficiaria un listado
con los consultores contratados por la Universidad de Lanús, para el Programa la
Universidad de Lanús no actuó como Unidad Ejecutora sino como Locataria.
k) La observación es correcta, aunque si bien no se menciona al Préstamo BID
925/OC-AR, se menciona al Estudio 1.EG.38. Asimismo, los recibos están hechos
a nombre de la Corporación del Mercado Central de Buenos Aires, debido a que
se trata de la Entidad Beneficiaria del Estudio.
l) La observación es correcta, aunque si bien no se existió una autorización formal,
el Arq. Pedro Sonderéguer es el Director de la Licenciatura en Gestión Ambiental
Urbana de la Universidad Nacional de Lanús.
m)
1. El Informe Inicial contiene el resultado de un análisis detallado de los Términos
de Referencia y tiene el carácter de documento ratificatorio de los contenidos de
los mismos. Se solicita tal informe cuando el tema presenta ciertas especificidades
58
y tecnicismos que la Entidad Beneficiaria no puede definir sus alcances en una
etapa ex ante del comienzo del estudio y por lo tanto se requiere una mirada de los
expertos sobre el tema, en la etapa inicial del estudio por si surge la necesidad de
realizar algunos ajustes de los TDR. Este informe normalmente es presentado por
el Coordinador del estudio, o del Director del Proyecto cuando se trata de una
Organización Especializada o Firma Consultora.
2. Posteriormente
a
la
presentación
del
informe
inicial
se
le
solicita
extraoficialmente a la Entidad Beneficiaria, que en el próximo informe presente el
listado de los consultores que participaran en el estudio, lo cual fue incluido en el
Informe Nº 1, conjuntamente con un anexo con los perfiles y los CV de los
mismos.
3. De acuerdo a lo establecido en el Reglamento Operativo del Préstamo 925/OCAR, la Universidad Nacional de Lanús es catalogada como Institución
Especializada y en tal caso se aplican las mismas reglas que a una Empresa
Consultora, o sea que su idoneidad técnica la definen los antecedentes como
Institución. Por ello la Universidad es la responsable técnica absoluta del estudio y
todos los consultores que participan en el mismo lo hacen en relación directa con
la Universidad y su responsabilidad es ante dicha institución. Por lo expuesto, los
informes son presentados por la UNLa (consultora) como el resultado de las
actividades desarrolladas por todo su grupo de trabajo sin necesidad de explicitar
quien ha realizado cada parte dado que es la única responsable contractualmente
de los resultados del estudio.
4. Idem comentario expuesto en j) precedente.
n)
1. Nos remitimos a las notas de fecha 21/07/2003 y 04/11/2003, emitidas por la
Entidad Beneficiaria, en las cuales informan los meses necesarios para cumplir las
tareas correspondientes a la contraparte local. Estimamos que el incremento del
tiempo de afectación de los consultores con relación a lo estipulado en los
Términos de Referencia, responde a la necesidad de contar con las prestaciones de
servicios de los Consultores por parte del Entidad Beneficiaria. Asimismo
59
destacamos que tal excedente en los meses de afectación superó en solo 3,95% del
presupuesto establecido en los Términos de Referencia.
2. La observación es correcta, pero es del caso mencionar que tanto la selección de
los consultores que desempeñaron funciones para la Universidad de Lanús, como
los consultores que designó la Entidad Beneficiaria como de Contraparte Local,
fueron aprobadas sus designaciones por la Entidad Beneficiaria, a quien le recaía
esa responsabilidad.
3. Se cuenta con una nota recibida en esta Unidad el 13 de agosto de 2003, mediante
la cual la Entidad Beneficiaria manifiesta que la afectación de los técnicos de esa
Corporación es variable, con lo cual sólo se estima que la dedicación en
“promedio” es equivalente al 50%.
4. Se cuenta con las certificaciones de haberes de los tres consultores, las que se
encuentran firmadas por la supervisora de sueldos de la “Corporación del
Mercado Central de Buenos Aires.”, cuya firma está certificada por el Banco de la
Ciudad de Buenos Aires. Tal documentación está solicitada por cada consultor
para ser presentada a esta UNPRE. También dos notas emitidas por la
“Corporación del Mercado Central de Buenos Aires”, mencionadas en el ítem
anterior, en la que nos informan que los sueldos son acreditados en cuentas
bancarias a nombre de cada consultor. El tipo de cambio utilizado para las
registraciones corresponde a un promedio calculado y surge como cociente de $
35.962,98 sobre USD 12.461,18.- .
Recomendaciones: El Reglamento Operativo prevee una serie de instancias que se
deben cumplimentar para la realización de los estudios. Los términos de referencia,
constituyen el soporte de los mismos, son la base de la ejecución y los que enmarcan
las actividades y tareas a desarrollar, por lo cual deben poder identificarse sin dar
lugar a equívocos, en caso de contarse con diferentes versiones, los borradores deben
intervenirse como tales.
Aún cuando las tareas a realizar en los estudios sean
desarrolladas por firmas consultoras, se recomienda no apartarse de los
procedimientos establecidos tanto por el BID, como en el Convenio de Préstamo, ya
60
que los mismos han sido expuestos para garantizar estándares mínimos de
transparencia, eficiencia y eficacia. En caso de efectuarse modificaciones a los
TOR`s, alterando los plazos originales y/o los productos esperados, etc. se debe
procurar que las formalizaciones de los mismos se realicen en tiempo y forma, a los
efectos de hacerla operativa.
Se destaca que la UNPRE no puede deslindar la responsabilidad que le cabe al ser la
Unidad Ejecutora del Préstamo. Aún cuando las contrataciones no las realice de
manera directa, siempre deberá efectuar los controles pertinentes a los efectos de
verificar que las mismas sean elegibles y se encuadren en el marco de lo establecido
en los TOR´s. Por su lado en los casos que los contratos se encuentren
condicionados, (que requieran la refrenda de algún superior, etc.), previó a la
ejecución se debe verificar que esto se haya cumplido, ya que en caso contrario se
podría incurrir en una nulidad de todas las tareas realizadas en el marco del contrato,
con las consiguientes responsabilidades que ello podría implicar. Procurar que los
informes contengan todos los datos observados. Respecto a las nóminas de los
consultores, nos remitimos a las recomendaciones expuestas en A-3 precedente. Las
personas que retiren los cheques deben presentar las correspondientes autorizaciones
en caso de no ser los titulares. La UNPRE debe procurar obtener la totalidad de la
documentación que le permita verificar previamente a la contabilización que el gasto
en concepto de reconocimiento de aporte local se encuentra debidamente pagado, no
solamente como respaldo de la registración contable, sino también para realizar el
control como responsable de la ejecución. Contabilizar en dólares las inversiones
aplicando el tipo de cambio de la fecha de efectivo pago para cada una de ellas.
3- CONSULTORIA NACIONAL
Aprobación de planta – Demora en pagos- Grillas de evaluaciónObservaciones generales:
a) No se tuvo a la vista la aprobación correspondiente a la totalidad de la planta de
personal a contratar para el ejercicio 2003 dando cumplimiento a lo establecido en
el art. 72 de la L. 11672 CPP, y R. SH 545/98, como así tampoco las
61
modificatorias que se deben presentar en caso de contar con altas y bajas durante
el ejercicio.
b) Atento las demoras que surgen entre la fecha de emisión de los contratos de los
consultores y la de sus Decretos aprobatorios, los
pagos establecidos y las
aprobaciones de la UNPRE a los productos presentados son realizados en la
mayoría de los casos extemporáneamente respecto de los cronogramas
establecidos en los TOR´s. La UNPRE debe tomar los recaudos suficientes a
efectos de que estas demoras no afecten la oportunidad del producto esperado.
c) Las grillas adjuntas a los cuadros de evaluación que se tuvieron a la vista no
identifican la terna, carecen de fecha de emisión y de los datos del responsable de
la confección.
Comentarios de la UNPRE:
a) Debido a los desajustes presupuestarios ocurridos durante el 2003, la Secretaría de
Hacienda no realizó la aprobación de la Planta correspondiente al Ejercicio 2003.
b) Se toma debida nota de la observación general formulada, dejando constancia que
esta unidad – en algunos casos -, habida cuenta de las demoras generadas durante
el proceso de contratación, ha propuesto a la entidad beneficiaria solicitante, el
ajuste de los cronogramas y plan de pagos, estimando que podría existir una
demora para el inicio del estudio del orden de los tres meses.
c) La planilla que contiene el puntaje obtenido por los candidatos seleccionados
como las tablas resumen de puntajes de cada uno de ellos conforman el sistema
vigente de obtención de puntajes asignados (aprobado por el BID), el cual está
compuesto por todas las planillas mencionadas en forma conjunta, hecho que sería
redundante aclarar la fecha y el estudio en cada una de las hojas que lo componen.
Recomendaciones: Dar cumplimiento y tramitar adecuadamente las aprobaciones de
la totalidad de la planta del personal contratada por el Programa para ejercicio,
conforme lo dispuesto en el art. 72 de la Ley 11672 CPP y la Resolución SH 545/98.
Incorporar a las grillas los datos observados.
62
Observaciones Particulares: Se exponen en el presente apartado observaciones
particulares que surgieron en la revisión del proceso de contratación para algunos de
los consultores incluidos en muestra. Ameritan a nuestro entender ser expuestos de
esta forma por estudio y/o componente para poder visualizar como se desarrolló el
trámite de cada una de las contrataciones observadas. Se formalizará una
recomendación general ya que la UNPRE debe contar con procedimientos unificados
de contratación para la totalidad de la planta de consultores que se contraten para
realizar las actividades del PMPII.
ESTUDIOS GENERALES: 1.EG.36.
Observaciones: De la revisión de los antecedentes del estudio y de los pagos
realizados a un consultor, contabilizados en el 2003, por un importe de $ 28.880.-,
para llevar a cabo el Estudio General 1.EG.36: “Monitoreo Sectorial con Propuestas
de Política Económica del Sector Privado”, surgieron las siguientes consideraciones:
a) La solicitud de contratación fue emitida en fecha 05/11/02, posteriormente a la
fecha de emisión y firma del contrato 01/11/02. A su vez se pudo observar que el
sector administrativo contable recibió la documentación para formalizar el
contrato en fecha 13/11/2002.
b) El consultor seleccionado expone en su currículum vitae que durante el 2002 se
encontraba desarrollando funciones en el INDEC no especificando la fecha en que
cesó sus funciones en el puesto. A su vez, en las declaraciones juradas de
incompatibilidades que se tuvieron a la vista, suscriptas en fecha 01/11/02, el
consultor no manifiesta que se encuentra dentro del régimen previsional, no
obstante se observa una solicitud de suspensión del beneficio previsional
tramitada el 12/02/2003 ante el ANSeS, no constando información adicional
respecto a la fecha en que efectivamente el organismo de previsión otorgó la
suspensión.
c) Respecto a la enmienda Nº 1 (17/01/2003 al 30/06/2003) al contrato de locación
de obra de fecha 01/11/02, se puede observar que:
63
1. Se tuvieron a la vista dos enmiendas Nº 1 con distintos datos, no pudiendo
determinarse cual es la vigente (una de fecha de firma del 17/01/03 y la otra
18/07/03) no existiendo mención en esta última a una anulación de la anterior.
2. La documentación que tramita la enmienda del contrato para extender el diseño
del monitoreo sectorial a ramas de la actividad productiva es extemporánea,
atento que tiende a formalizar ex - post la misma y las actividades ya realizadas
por el consultor.
3. Los TOR´s del estudio que respaldan la enmienda no detallan los sectores
productivos por los cuales se motiva la extensión. Estos surgen en el
expediente de una Nota UNPRE 813/2003 del 23/10/03 presentada al Banco.
(carne avícola, carne vacuna, cadena láctea, cadena trigo, harina y pan).
4. No se tuvieron a la vista los TOR´s que condicionan las nuevas actividades de
la enmienda suscriptos por el consultor, es del caso destacar que de la lectura
de la enmienda nada surge al respecto, no pudiendo constatar las actividades a
las que queda obligado el consultor.
d) Si bien no existen pagos contabilizados durante el ejercicio 2003 para la enmienda
Nº 2 suscripta el 20/11/03 con el objeto de realizar una propuesta de reconversión
del sector azucarero argentino por el período 01/07 al 31/12/03, se ha podido
observar que los antecedentes de respaldo son de fecha posterior a la de inicio
prevista de actividades, y para los TOR´s del estudio y del consultor se presentan
las mismas observaciones que las indicadas en c) 3. y 4. precedentes.
e) En algunos casos se expone erróneamente el nombre del consultor, no habiendo
sido salvados en su totalidad por la UNPRE.
f) De los informes que se tuvieron a la vista surgieron las siguientes consideraciones
a formular:
1. Ni el contrato original, ni las respectivas enmiendas estipulaban claramente las
fechas de presentación de los informes. Tampoco se específico de forma
puntual y detallada el contenido de los mismos. Esta falencia adquiere
relevancia por tratarse de una locación de obra, donde la contratación se
64
perfecciona teniendo como objetivo la realización de los informes donde el
consultor plasma su obra.
2. El informe de avance del contrato original, no posee fecha de presentación, ni
período de ejecución, ni sello de recepción. En la introducción dice que se
describen las tareas realizadas en los meses de septiembre y octubre de 2002,
destacándose que el consultor en esos meses no tenía contrato, ya que el mismo
fue contratado a partir del 01/11/02.
3. El informe final del contrato original también referencia como período de
ejecución “septiembre – diciembre 2002”. Por su lado en el propio informe se
hace mención a que el mismo responde a las tareas realizados en el citado
período. Este informe en particular tampoco posee sello de recepción de la E.B
ni de la UNPRE.
4. Por su lado si bien los informes poseen la firma del consultor en la carátula, no
se encuentra inicialado en todas sus páginas responsabilizándose del contenido
del mismo. Ninguno de los informes de avance poseen el período de ejecución
al que corresponden para poder identificar si son del contrato original, o de
alguna de sus enmiendas, ( se ha colocado en forma manual “enmienda 1…” o
“enmienda 2…”).
5. Los informes de avance estaban condicionados a la aprobación de la Entidad
Beneficiaria, dichas aprobaciones no se tuvieron a la vista, las notas que se
encuentran en el legajo son las de elevación de los informes que si bien
expresan que se encuentran aprobados, no conforman las notas aprobatorias de
los informes (fecha de aprobación, responsable evaluador, otros datos).
g) Como resultado de la revisión de los contratos y enmiendas no surge claramente
cual ha sido el cronograma de pagos que ha regido la contratación del consultor,
cuales han sido las actividades a desempeñar y cuáles fueron los contenidos de los
informes que debió haber presentado.
65
Comentarios UNPRE:
a) La observación es correcta y se toma nota de la misma. No obstante ello, la fecha
de contratación se estimó adecuada a la fecha de inicio fáctico de actividades y se
encuentra en secuencia lógica con la correspondiente aprobación por parte del
Comité Técnico y con la no objeción del BID.
b) En el currículum vitae del consultor, los antecedentes laborales están delimitados
por año, no especificando en ningún caso la fecha exacta. No obstante, en el
Anexo III del contrato y a título de declaración jurada, el consultor manifiesta no
detentar ocupación, empleo o actividad profesional con el Estado que resulte
incompatible con la contratación que se tramita. En cuanto al beneficio
previsional tramitado ante el ANSeS, en la segunda hoja queda claramente
especificado que la suspensión del pago es a partir del 01/11/2002.
c)
1. La observación es correcta, la enmienda vigente corresponde a la suscripta el
18/07/03.
2. Comentario no procedente. (“No compartimos vuestra observación, debido que
en la Nota Nº 14 del 30/06/2003 suscripta por el Señor Subsecretario de
Programación Económica no se tienden a formalizar ex post las actividades
realizadas por el consultor en el contrato original, sino por el contrario, se
solicita que la extensión del diseño del monitoreo sectorial a ramas de la
actividad productiva se efectúe en el nuevo período de contratación”).
3. Comentario no procedente. (“Los Términos de Referencia del estudio hacen
mención a ciertas actividades productivas de diversos sectores en forma
genérica, sin hacer un detalle minucioso de cada uno de ellos. El detalle de los
sectores plasmado en la Nota UNPRE Nº 813/2003 responde a lo solicitado por
el Banco mediante Nota CAR-4246/2003”).
4. Comentario no procedente. (“Tratándose de una enmienda, los términos de
referencia que corresponden son los aprobados para el contrato original, de
haber existido Términos de Referencia nuevos no hubiera podido ser factible la
66
extensión del plazo de contratación a través de una enmienda sino a través de
un nuevo contrato”).
d) La observación es correcta.
e) La observación es correcta, y el hecho de no haberse salvado en el 100% de los
casos es producto de una omisión involuntaria.
f)
1. Se trata de una locación de obra, y como tal, el objetivo es un producto y no
una prestación de servicios, siendo prácticamente imposible estipular un rango
de fechas exacto. Asimismo, cabe mencionar que dicho contrato fue remitido al
Banco en carácter de Revisión ex post y no tuvo observación alguna.
2. En la nota firmada por el Subsecretario de Programación Económica, que
anexa el informe de avance elaborado por el consultor, se establece la fecha de
entrega de dicho informe (8 de enero de 2003), correspondiente a los dos
primeros meses del cronograma de trabajo. La observación acerca del período
al que corresponde dicho informe es correcta. El informe abarca el período
noviembre-diciembre de 2002. Por otra parte cabe señalar, que en la época de
recepción de ese informe no se había instaurado el uso del sello de recepción,
situación que se subsanó a partir de la observación de la pasada auditoría.
3. Es correcta la afirmación. El período de contratación es el que se indica en el
contrato. Respecto a la falta de sello de recepción, véase lo señalado en (2)
precedente.
4. La observación es correcta, y tal inconsistencia ha sido progresivamente
solventada.
5. Una nota de la entidad beneficiaria que eleva un informe y aclara que el mismo
está aprobado, a esta Administración no le genera duda alguna que se trata de
una aprobación.
g) Comentario no procedente. (En cuanto a las actividades que debió desempeñar el
consultor y los contenidos de los informes que debió haber presentado, se adjunta
copia de los Términos de Referencia aprobados por el Banco, en los cuales se
desprenden claramente en la página 7 los contenidos mínimos que deberían
67
contener los informes, y en la página 4 un resumen de las actividades y los
productos esperados).
ESTUDIOS ESPECIFICOS: 1.EE.89.
Observaciones: De la revisión de los antecedentes del estudio específico 1.EE.89
para desarrollar un plan de implementación del modelo institucional/organizacional
del nuevo Hospital de Formosa a través del Ministerio de Desarrollo Humano de la
Provincia de Formosa (entidad beneficiaria), y de los antecedentes de contratación de
los consultores por los pagos contabilizados durante el ejercicio 2003 por un importe
de $ 46.272,70, surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) En todos los casos analizados se pudo observar que si bien las ternas de selección
fueron realizadas el 14/07/03, se tuvo a la vista una nota de fecha anterior
(04/07/03) emitida por la entidad beneficiaria, en la que se solicitan las
contrataciones de los consultores seleccionados posteriormente en las mismas.
b) Los consultores debían presentar un informe inicial a los 30 días del inicio de
actividades, el que se tuvo a la vista era consolidado, no estaba suscripto en todas
sus páginas, solo la primera contenía las firmas de los responsables, no
referenciaba el período de ejecución y no tenía fecha de recepción de la EB.
Comentarios UNPRE:
a) Comentario no procedente. “La EB, mediante nota del 04/07/2003 eleva a la
UNPRE las ternas de los consultores para su análisis y posterior contratación. Esta
administración no considera un hecho a observar que la fecha de aprobación de las
ternas sea posterior”.
b) Sin comentarios.
ESTUDIOS ESPECIFICOS: 1.EE.90.
Observaciones: De la revisión de los antecedentes de contratación de los consultores
por los pagos contabilizados durante el ejercicio 2003 por un importe de $ 32.442.-,
por contratos de locación de obra por el período 02/06/03 al 01/06/04 para realizar
68
actividades para el proyecto del Mapa de Situación Habitacional de la República
Argentina surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) Los pagos se condicionaron contractualmente únicamente a la entrega de los
informes de avance, y no contra la aprobación de la entidad beneficiaria.
b) No se estableció una fecha cierta o límite de presentación para los once informes
de avance en los contratos ni en los TOR´s adjuntos a los mismos, por lo cual no
se puede establecer si al 31/12/03 los informes presentados eran los requeridos.
c) Los informes de avance que se tuvieron a la vista carecen de período de ejecución,
sello de recepción de la EB, fecha de emisión/confección.
d) Al no intervenir la EB con un sello de recepción los informes, no se puede
constatar la fecha de entrega por parte de los consultores, no obstante contar con
fecha de ingreso en la UNPRE del 01/12/03.
Comentarios UNPRE:
a) Los términos de referencia del estudio y los contratos de los consultores cuentan
con la no objeción del Banco y Nº de PRISM respectivamente.
b) No se estableció un período cierto de trabajo, debido a que se trata de locaciones
de obra, y como tales, el objetivo es un producto y no una prestación de servicios,
siendo prácticamente imposible estipular un rango de fechas exacto.
c) Los informes de avance carecen de período de ejecución por lo expuesto en el
punto b) precedente. En cuanto al sello de recepción de la Entidad Beneficiaria y
la fecha de emisión/ confección, las observaciones son correctas.
d) El hecho que los informes no cuenten con el sello de recepción de la Entidad
Beneficiaria, es una observación ajena al alcance de la UNPRE.
UNPRE
Observaciones: Para el caso de un consultor incluido en muestra por un importe de
$ 10.830.- (fuente BID), surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) El contrato de obra del consultor fue contabilizado bajo este componente cuando
corresponde a una actividad clasificada como “Consultoría de Apoyo”.
69
b) Los informes de avance y final que debía presentar el consultor bajo el contrato de
locación de obra con fecha de finalización 30/05/03, fueron recepcionados por la
UNPRE cinco meses después, el 13/11/03.
c) No se tuvo a la vista el Manual Operativo del sistema que según lo estipulado en
los TOR´s debía desarrollar el consultor.
d) No se tuvo a la vista documentación que permita validar la fecha de
implementación del sistema de seguimiento técnico de los proyectos diseñado por
el consultor.
Comentarios de la UNPRE:
a) Considerando la gran cantidad de estudios que estaba procesando la UNPRE y
en particular ante las circunstancias que se presentaban durante el 2003 en
relación a la fluidez de las comunicaciones con el BID por circunstancia de las
auditorias faltantes, como consecuencia el BID no se expidió sobre las solicitudes
de no objeción de los estudios presentados, desde marzo hasta diciembre de 2003.
Por otra parte dentro de su normal accionar, la UNPRE estaba manifestando una
gran demanda por parte de los organismos del Estado de nuevos estudios, y ante
tales circunstancias concatenadas; se considero necesario implementar un sistema
de seguimiento de los estudios que contribuyera a aumentar la eficiencia mediante
el conocimiento en tiempo real de la situación de cada fase de los mismo para
evitar criticidades que entorpecieran el flujo normal del proceso de su
financiamiento. Como solución a tal situación se consideró necesaria la
implantación de un sistema informático de características especiales que además
de brindar las herramientas necesarias para el monitoreo de los estudios
permitiera establecer hitos durante el desarrollo del estudio que estableciera
mensajes de alerta, para tomar las acciones necesarias que contribuyeran a para
minimizar los inconvenientes que pudieran surgir.
b) Los atrasos que manifiestan la presentación de los Informes, fueron debidos a los
procedimientos de aprobación del contrato del consultor que si bien firmó el
contrato el 28/02/03 con un plazo de entrega de los productos finales el 31/05/03,
70
recién es aprobado el contrato por la Jefatura de Gabinete de Ministros el
07/08/03.
c) Dado que el sistema informático desarrollado por el consultor esta basado en una
base de datos estándar SQL. En el informe final el consultor expone en forma
secuencial los distintos menús que ofrece el sistema y que detalla los
procedimientos para acceder a la información y proceder al cargado de la misma.
d) Por problema de atraso tecnológico del parque de computadoras de la UNPRE, no
se pudo lograr la operación de todas las estaciones de carga de datos y/o
adquisición de información, por tales motivos y decisión de la UNPRE se sigue
operando el sistema actual y no se ha procedido a migrar la información de
seguimiento y control que permite hoy la operación de la UNPRE, al nuevo
sistema. Dada la paulatina actualización del parque de computadoras de la
UNPRE, se esta previendo realizar dicha migración de la información para operar
en forma paralela ambos sistemas. Se espera a corto plazo tener los sistemas en
operación de acuerdo a lo especificado en los TDR, con la colaboración del
consultor.
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observaciones: De la revisión de los pagos realizados a un consultor por un importe
de $ 9.450.- para desarrollar tareas para el estudio 2.SI.14, surge que:
a) El acta Nº 42 del comité técnico del 20/02/03 que se tuvo a la vista aprueba la
extensión del contrato del consultor. No se tuvo a la vista la reformulación y
aprobación de los TOR´s justificando los términos de la enmienda a suscribir.
(primero seis meses de extensión y $ 16.200.- adicionales en el presupuesto,
después se cambia a dos meses y $ 5.400.- ).
b) No obstante contar con la nota de la entidad beneficiaria del 25/02/03 informando
que el contrato se va a extender únicamente por dos meses y por un importe de $
5.400.-, pudo observarse que:
• el 17/03/03 la UNPRE mediante nota 190/03 comunica al Banco que las
actividades del consultor se van a prolongar por un plazo de seis meses. No
71
obstante ello el informe final del consultor posee fecha de confección de
03/2003.
• La enmienda Nº 1 suscripta con el consultor en fecha 24/02/03 y aprobada por
DA Nº 192 del 06/11/03, no incorporó nuevos términos a cumplimentar por el
consultor, dejando vigente los TOR`s originales.
c) El informe final que posee fecha de emisión de 03/2003, fue aprobado por la EB y
recepcionado por la UNPRE diez meses después, el 10/11/2003, ante la citada
demora no consta en el expediente documentación informando que esto no afectó
la oportunidad del resultado del producto.
Comentarios de la UNPRE:
a) Efectivamente, en el Acta N° 42 del 20/02/2003 únicamente se aprueba la
extensión del contrato del consultor, debido a que no se formularon términos de
referencia nuevos (de haber existido términos de referencia nuevos no hubiera
podido ser factible la extensión del plazo de contratación a través de una
enmienda sino a través de un nuevo contrato). Los términos de referencia
originales fueron aprobados en el Acta Nº 38 del 31/07/02 donde consta el análisis
y aprobación del Estudio por el Comité Técnico quien en todos los casos aprueba
u objeta las propuestas de financiamiento que son tratadas por los integrantes del
mismo a través del análisis de los resúmenes ejecutivos de los proyectos o en
algunos casos de la explicación por parte de la Entidad Beneficiaria de los
objetivos de la solicitud en cuestión.
b) La observación es correcta. La Entidad Beneficiaria, mediante Nota DNIP Nº
06/2003 solicitó la extensión del contrato del Consultor por un período de 6
meses, hecho que fue aprobado por el Comité Técnico mediante Acta Nº 42 del
20/02/2003. Luego, mediante Nota DNIP Nº 27/2003 la Entidad Beneficiaria
modifica la solicitud efectuada, levando la solicitud de extensión del contrato a 2
meses. La UNPRE, en virtud de tener el aval del Comité Técnico, prosiguió con el
pedido original de 6 meses, ya que al contar con la aprobación citada
anteriormente y con la documentación confeccionada pronta para ser procesada,
72
resultó más fácil optar por esta opción, y una vez obtenido el instrumente legal
que aprueba la contratación, firmar un acuerdo de rescisión de obra con el
consultor. Efectivamente, el Consultor realizó la obra de acuerdo a lo previsto en
la Nota DNIP Nº 27/2003, pero esta Administración, por un error involuntario,
omitió la confección del acuerdo de rescisión.
c) En cuanto a que la enmienda Nº 1 no incorporó nuevos términos a cumplimentar
por el consultor, nos remitimos a lo expuesto en a) precedente.
PEAT
Observaciones: De la revisión de los antecedentes de contratación y de los pagos a
consultores por un importe de $ 44.222.- por actividades en el PEAT 3.2. surgieron
las siguientes consideraciones a formular:
a) Se ha podido observar que la UNPRE solicitó la codificación de los contratos de
locación de obra al Banco el 29/08/02 en fecha posterior a la de finalización
prevista en los mismos. (período 15/10/01 al 14/03/02).
b) En respuesta a lo expuesto en a) precedente el BID, mediante Nota CAR
3678/2002 del 02/10/02 informa que tres consultores de los cuatro incluidos en
muestra tienen ya número de PRISM en otros Programas (1034/OC-AR,
y1047/OC-DR) y que algunos meses de trabajo se superponen, la UNPRE les
manifiesta que al ser contratos de obra los suscriptos bajo el préstamo se pueden
procesar, otorgando la codificación del Banco mediante CAR 147/2003 del
09/01/2003. Al respecto no se tuvo a la vista documentación mediante la cual el
Programa comunicó a los consultores la situación observada para que procedan de
corresponder, a actualizar las declaraciones juradas de incompatibilidades elegibilidad que sustentan los contratos en la UNPRE, teniendo en cuenta que de
la documentación emitida por la EB surge que los consultores presentaron sus
informes recién en fecha 30/09/2002. (para uno de los consultores observados no
consta la fecha de firma de las declaraciones juradas adjuntas al contrato).
c) Se observa una demora de casi un año en los pagos finales de los contratos con
fecha de finalización el 14/03/2002.
73
d) Se ha podido observar que para un consultor, la UNPRE liberó los pagos
correspondientes al informe final el 04/03/03, y que la EB liberó el primer pago
en concepto de anticipo el $ 2.050.-, posteriormente en fecha 16/04/03, y el
segundo pago fue liberado en el ejercicio 2002, no respetando la correlatividad de
los mismos.
e) No se tuvieron a la vista los TOR´s suscriptos para tres consultores.
f) El informe final que se tuvo a la vista (consistente en tres tomos) posee la fecha de
emisión inserta manualmente ,“diciembre 2002”, no se encuentra suscripto por
responsable alguno, no identifica los autores ni el período de ejecución, y carece
de sello de recepción de la UNPRE.
g) Se tuvo a la vista para cada consultor un formulario de evaluación del informe
final en donde indica que se aprueban los informes finales individuales de los
consultores, los que no se tuvieron a la vista. Estas evaluaciones carecen de fecha
de emisión, y al pie de las mismas figura una leyenda que dice “visto y conforme.
Demoras en la presentación del informe final” no indicando la fecha ni datos
aclaratorios del firmante, no pudiendo determinarse si corresponde a la aprobación
de la UNPRE.
Comentarios de la UNPRE:
a) La codificación de los contratos por parte del Banco se realiza de manera ex post,
motivo por el cual, esta Administración no considera como un hecho a observar
que los mismos sean remitidos al Banco una vez cumplido el período de
contratación. Al Banco únicamente se le remiten en forma ex ante los términos de
referencia de los estudios para su no objeción.
b) Tal como se le informara al Banco mediante nota UNPRE Nº 508/2002, la
UNPRE no cuenta con los medios para corroborar contrataciones posteriores de
los consultores una vez recibidos los contratos y los certificados de elegibilidad de
consultores individuales, hecho que el Banco aceptó mediante la nota CAR147/2003.
c) Tomamos conocimiento de la observación.
74
d) La observación es correcta. Consultada la entidad beneficiaria telefónicamente
nos informaron sobre la involuntaria confusión ocurrida, hecho que el personal
de la UNPRE no advirtió.
e), f) y g) Tomamos conocimiento de la observación, y se tendrá en cuenta para los
trabajos posteriores.
Recomendaciones: Adicionalmente a las recomendaciones expuestas en el apartado
A-5, en los contratos de locación de obra, atento a su naturaleza, se debe procurar
que los pagos se encuentren condicionados a una aprobación de los productos
requeridos, y no a una mera presentación, ya que si se efectúa el pago sin realizar una
evaluación de lo presentado se pierde la oportunidad de efectuar los reclamos. Es
necesario también en este tipo de contrataciones, especificar con claridad fechas
ciertas de presentación de informes o productos, y los contenidos de los mismos, ya
que los consultores solo se encuentran obligados en los términos del contrato. En los
casos que sí se encuentran condicionados a aprobaciones, verificar la existencia
material de las mismas, a los efectos de poder validar la fecha y el responsable, y
verificar que el pago haya sido liberado en fecha posterior a la aprobación. Respecto
a las solicitudes de designación de consultores, deben efectuarse con posterioridad a
los procesos de selección, a los efectos de garantizar la transparencia de los mismos.
Para evitar la situación relevada en el componente PEAT, cuando sea necesario
prorrogar los contratos de los consultores más allá de los plazos originales, se deberá
implementar un sistema de actualización de los datos vertidos en las declaraciones
juradas, a los efectos poder corroborar que no incurran en incompatibilidades
posteriores a la firma del contrato inicial. Procurar que los informes contengan todas
las indicaciones efectuadas oportunamente en las observaciones.
4- PASAJES /VIATICOS
Observaciones generales:
a) Se ha podido observar que durante el ejercicio 2003 la UNPRE no liquidó los
viáticos conforme lo establecido en el D.1184/01, en el cual entre otros se
75
establece un monto de viáticos diario máximo de $ 126.- para todo el país,
habiéndose abonados viáticos diarios a los consultores incluidos en muestra por
montos que fluctúan entre $ 173 a $ 240.
b) En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista las solicitudes y autorizaciones
previas de los viajes en donde consten los principales datos de la comisiones a
realizar, y el informe presentado detallando las actividades llevadas a cabo en los
mismos.
Comentarios de la UNPRE:
a) Se cuenta con la Nota CAR-3590/2003 del 30/06/03 y su antecedente (Nota
UNPRE Nº 461/203), mediante la cual el Banco otorga la no objeción a los
montos de viáticos fijados por la UNPRE.
b) No es un procedimiento habitual de la UNPRE acreditar los motivos de las
comisiones, como así tampoco requerir informes detallados de las actividades
realizadas en las distintas misiones. Si el estudio posee viáticos en los Términos
de Referencia (aprobados por el Banco) implica que el uso de los mismos es a
efectos de cumplir con los objetivos del Estudio. Los mismos se otorgan siempre
y cuando no se excedan los montos aprobados y se encuentre dentro del período
de realización de la consultoría. Para el componente UNPRE en la rendición de
los viáticos se solicita actualmente un informe detallado de las actividades
realizadas en distintas misiones.
Observaciones Particulares Estudio 1.EE.89: De la revisión de los pagos por $
14.480.- en concepto de pasajes y viáticos para desarrollar un plan de
implementación del modelo institucional/organizacional del nuevo Hospital de
Formosa a través del Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de Formosa
(entidad beneficiaria), surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) Se estableció contractualmente que el presupuesto total de los pasajes y viáticos
sería de $ 52.800.-. Para los consultores, el monto individual sería determinado
por el coordinador del estudio, quien utilizaría la escala de viáticos que fije la
76
UNPRE en el momento de la comisión. Se destaca que los pasajes no fueron
adquiridos por el Programa mediante la selección de una empresa de viajes, por lo
cual no puede validarse que los mismos hayan sido adquiridos por la ruta más
directa y la tarifa más conveniente y económica, ya que fueron adquiridos
directamente por los consultores. No obstante lo observado, cabe aclarar que no se
tuvo a la vista el cronograma de viajes confeccionado por el coordinador,
comunicado y aprobado por la UNPRE, que regule y justifique los viajes a
realizar
b) Se ha podido observar que la totalidad de los viáticos incluidos en muestra fueron
abonados en concepto de desarraigo, atento que los consultores auditados,
incluido el coordinador, no tenían residencia (Resistencia, Bs.As., Rosario) en el
lugar o adyacencias de la obra (Formosa).
c) En el caso del coordinador del estudio, no se pudo constatar los días de estadía en
Formosa por un importe de $ 5.180.- liquidados en concepto de viáticos, ya que
de los tickets de combustible adjuntos no surgen los datos que permitan verificar
que corresponden al consultor y a la comisión.
d) En el caso de dos consultores, se observa que en la liquidación de los viáticos
declaran que realizaron viajes por un recorrido y de los pasajes que se tuvieron a
la vista surge otro distinto.(pe.: Ros-For-Ros y surge Ros-For-Res.-Cap-).
Comentarios 1.EE.89 de la UNPRE:
a) En cuanto la compra de los pasajes, cuando son hechos por los consultores, el
Programa no tiene los medios para verificar que sean los precios más bajos del
mercado. La observación es correcta. En los Términos de Referencia del estudio
se dispuso un monto diario de pasajes y viáticos en su conjunto de $200.-, hecho
que cuenta con la no objeción del Banco.
b) No tenemos comentarios al respecto.
c) Cuando se realizan comisiones en vehículos particulares de los consultores, el
procedimiento habitual de la UNPRE es solicitar la planilla de rendición final de
viáticos (o de anticipo según corresponda) suscripta debidamente por el
77
responsable del estudio, con algunos comprobantes que simplemente verifiquen
que la comisión se haya realizado (no necesariamente a nombre de los
consultores).
d) Las observaciones son correctas. El monto diario es fijo, reuniendo los conceptos
de pasajes y viáticos, con lo cual los consultores una vez realizada la comisión no
necesariamente tuvieron que volver al lugar de origen.
Observaciones Particulares 1.CA.47: Respecto al importe abonado a un consultor
en concepto de combustible y viático por $ 1.049.- surge que:
a) No se tuvo a la vista documentación que acredite los motivos de la comisión a
Buenos Aires, o un informe detallando las actividades realizadas en la misión.
b) Atento a ser un viaje realizado con un vehículo particular, no se cuenta con
documentación que permita constatar la fechas de estadías del consultor, y que la
documentación aportada corresponda al consultor. La orden de pago, adjunta
tickets de peaje y de combustible, que si bien se encuentran inicialados por la
UNPRE no identifican al consultor, y no posee otra intervención de la UNPRE
indicando qué controles se llevaron a cabo sobre los mismos. (p.e. se visualiza una
factura B 0002-00004578 del 14/07/03 de fecha posterior a la misión).
Comentarios 1.CA.47 de la UNPRE:
a) Idem comentario expuesto en b) de generales.
b) Cuando se realizan comisiones en vehículos particulares de los consultores, el
procedimiento habitual de la UNPRE es solicitar la planilla de rendición final de
viáticos (o de anticipo según corresponda) suscripta debidamente por el
Responsable del Estudio, con algunos comprobantes que simplemente verifiquen
que la comisión se haya realizado. En el caso particular del comprobante
observado, el mismo se trata de una recarga de combustible, la cual seguramente
el consultor la incorporó una vez realizada la comisión, pero no hace al monto del
viático en sí.
78
Observaciones Particulares UNPRE: De la revisión de los pagos en concepto de
pasajes y viáticos por un importe de $ 2.936,90, surge que:
a) Los pagos en concepto de pasajes fueron contabilizados conjuntamente con los
viáticos, no detallando el nombre del proveedor, quienes son los beneficiarios de
cada una de las órdenes de pago.
b) Respecto al pago contabilizado por $ 867,80 por un viaje realizado a Montevideo
por
uno de los consultores para asistir a un “Seminario sobre experiencias
exitosas del uso del fideicomiso como herramienta para la reactivación
productiva”, no se tuvo a la vista documentación de respaldo que permita validar:
los datos de la entidad organizadora, aprobación por parte de la UNPRE del viaje
indicando que el mismo se encuentra en el marco de ejecución del Programa,
inscripción y el certificado de asistencia al curso y el informe emitido por el
consultor, por la capacitación recibida, debidamente recepcionado por la UNPRE
Comentarios UNPRE:
a) Efectivamente los pagos en concepto de pasajes y viáticos son registrados en
forma conjunta. Las órdenes de pago contienen absolutamente todos los datos
necesarios para identificar los beneficiarios de cada pago.
b) Se tendrá en cuenta lo solicitado para las próximas comisiones.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan las
registraciones contables por estos conceptos. Establecer procedimientos uniformes
que respalde todo el proceso para la liquidación de pasajes y viáticos, teniendo en
cuenta entre otros, los observados. Establecer que el personal contratado que
participe o asista a seminarios, realice misiones bajo las actividades del Programa,
deben presentar a la UNPRE, para su aprobación, a la finalización de las mismas, un
informe conteniendo un resumen de las actividades realizadas.
79
5- ENTIDADES BENEFICIARIAS
Observaciones:
a) Para los estudios 1.EG.38, 1.EE.89 y 1.EE.90, se suscribieron los convenios
subsidiarios de transferencia de recursos con las EB, observando que no se
estipuló en los mismos que los pagos se realizan centralizadamente desde la
UNPRE, teniendo en cuenta que a su vez remiten al Reglamento Operativo el cual
no fue adecuado a la nueva modalidad de no transferir fondos a las EB.
b) Para los estudios 1.EE.89, 1.EE.90 y 1.CA.47, al 31/12/03 no surge de las
registraciones contables que las entidades beneficiarias hayan dado cumplimiento
con la contraparte local estipulada en los convenios a efectos de mantener el paripassu.
c) Se ha podido observar en la mayoría de los TOR´s de los estudios analizados, que
no se estipula una fecha deseable de inicio del estudio a efectos de ameritar la
oportunidad y vigencia de los objetivos perseguidos.
d) Los formularios de solicitud de alta de estudios para la gestión no poseen
numeración correlativa, y no preveen un espacio para insertar la fecha de emisión.
e) Se observó que en las rendiciones contabilizadas para los estudios 1.EE.44 ($
4.500) y 1.EE.45 ($ 900.) la UNPRE aplicó el tipo de cambio correspondiente a la
fecha de alta en la contabilidad. Se destaca que en la documentación de respaldo
no surge la fecha de efectivo pago que permita determinar el importe que debió
contabilizar la UNPRE.
f) Surgieron diferencias entre las cifras contabilizadas por la UNPRE y las
respuestas recibidas por aquellas entidades beneficiarias que respondieron a
nuestra circularización:
1.EE.52:
• Según EB fondos BID rendidos $ 84.549,30, registrados por UNPRE $ 80.150,
diferencia a conciliar y conformar con EB: $ 4.399,30.
80
• A su vez se utilizaron por parte de la EB temporalmente fondos BID $ 1.782,93
por gastos no elegibles (gastos bancarios) que al 31/12/2003 aún no habían sido
reintegrados a la cuenta corriente del estudio.
1.EE.66:
• De acuerdo al extracto bancario enviado por la EB al 13/11/2003 fecha de
solicitud de cierre de la cuenta el saldo ascendía a $ 0.-, cuando la UNPRE aún
mantiene un saldo contable pendiente de $ 7.095,09. Se destaca que conforme
lo informado por la EB la última rendición presentada es de fecha 11/04/2002,
y que el importe a devolver a la UNPRE asciende a $ 3.698,63.
• Según EB fondos BID rendidos $ 369.779,73, registrados por la UNPRE $
366.383,27, diferencia a conciliar y conformar con EB: $ 3.396,46.
• Según EB se utilizaron temporalmente fondos BID por $ 2.733,46 por gastos
en concepto de aporte propio y que al 31/12/2003 aún no habían sido
reintegrados por la EB. De este importe aún quedan pendientes de rendición
por parte de la EB al 31/12/2003 $ 546,69.
g) Durante el ejercicio la UNPRE implementó un sistema de anticipos con fuente 22
a consultores para solventar pasajes y viáticos. Al producirse la rendición del
consultor en caso que el gasto que rinda incluya fuente 11 (iva) pagada
temporalmente con fuente 22 se le descuenta el mismo, en el próximo anticipo
que se le otorga. No registrando la UNPRE la inversión de fuente 11 hasta tanto la
EB le reintegre efectivamente al consultor dicho importe. Al respecto surge que:
1. La factura que ya fue pagada en su totalidad al proveedor y que corresponde a
una inversión elegible para el Programa una vez rendida por el consultor, se
contabiliza únicamente por la fuente 22, quedando pendiente la inversión de
fuente 11 hasta tanto la EB disponga del aporte local para cancelar la deuda
con el consultor, quien termina financiando a la EB temporalmente el pago.
2. La UNPRE debe solicitar a la EB que deposite los fondos necesarios previo al
pago de estos conceptos, ya que no es el consultor quien debe asumir la falta de
aporte de la EB.
81
3. Esta deuda que tiene la EB con el Programa o la inversión de fuente 11
pendiente de registrar (ya pagada al proveedor) no queda contabilizada.
4. De los registros de la UNPRE no surgen los datos de los comprobantes
respaldatorios por la adquisición de los pasajes, como así tampoco exponen la
razón social de los proveedores. Únicamente se identifica por consultor y viaje
realizado. Los pasajes debn ser adquiridos por el Programa (UNPRE/EB) a
efectos de asegurar que los mismos corresponden al menor costo y a clase
económica, y se debe solicitar la emisión de las facturas
a nombre del
Programa.
5. A la fecha de tareas de campo no fueron incluidas en justificaciones al BID
estos pagos por lo que no se puede constatar el procedimiento a llevar a cabo
por la UNPRE para incluir cada una de las facturas que respalden los pasajes.
Comentarios de la UNPRE:
a) En el considerando c) del convenio subsidiario se estipula que la ejecución del
Programa será llevada a cabo por la UNPRE. Asimismo informamos que el
Reglamento operativo no ha sufrido modificaciones.
b) Los registros contables se efectuaron una vez recibida y aceptada la
documentación pertinente por parte de la entidad beneficiaria, situación que no se
cumplió al 31/12/2003, si bien se efectuaron los reclamos pertinentes.
c) La fecha probable de inicio de actividades tiene por objeto ayudar a la
programación de los desembolsos. Sin embargo, fijar una fecha anticipadamente,
trae como consecuencia discrepancias posteriores ya que para que el consultor
pueda ser contratado los TDR deben contar con la no objeción del BID lo cual
demanda tiempos variables sin tomar en cuenta los tiempos adicionales que
demandaba la efectiva firma del contrato.
d) Se tendrá en cuenta la observación.
e) Los tipos de cambio utilizados para las registraciones y para las posteriores
justificaciones al BID, son los correctos.
82
f) Manifestamos nuestra voluntad una vez más para aclarar con el responsable de la
EB el saldo a rendir a favor de la UNPRE, y en tal caso tomaremos las medidas
necesarias para que ellos registren las operaciones correspondientes a efectos de
conciliar las cuentas.
g)
1. Las entidades beneficiarias siempre son las responsables de los saldos
anticipados.
2. Los consultores firman un contrato con las entidades beneficiarias.
3. Las EB son las que autorizan esos anticipos a través de los estudios.
4. Los anticipos son exclusivamente para solventar el gasto que el consultor debe
incurrir cuando realiza la comisión, es decir, viáticos
5. Sin comentarios.
Recomendaciones: Incorporar aquellos procedimientos que modifiquen lo
estipulado en el Reglamento Operativo del Programa. A efectos de no afectar el
pari-passu, establecer los mecanismos necesarios para que las EB cumplan
oportunamente con el aporte comprometido. Mantener conciliadas las
registraciones contables de la UNPRE con los importes registrados por las EB,
dejando adecuada evidencia documental. Los anticipos deben ser otorgados
exclusivamente para cubrir los viáticos de los consultores por el tiempo que dure
la comisión. Los pasajes deben ser adquiridos por el Programa.
6- CAJA CHICA (pagos en efectivo)
Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la
ejecución del ejercicio se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la
revisión por muestra de un importe de $ 2.876,95 en concepto de reposiciones y
rendiciones de fondos de caja chica, para que la UNPRE proceda a subsanar los
mismos:
a) De la revisión por muestra de un importe de $ 2.876,95 se ha podido observar que
incluyen pagos por $ 1.463,58 (en efectivo) en concepto de compras de artículos
83
repetitivos, y que la UNPRE debe procurar adquirir, a los proveedores que fueron
adjudicados para el ejercicio para este tipo de compras.
b) La totalidad de los comprobantes incluidos en la muestra carecen del N° de
rendición en la cual fueron incorporados, a efectos de evitar que los mismos
puedan ser nuevamente incluidos en otra rendición de caja chica.
c) En la rendición 01/03 la UNPRE descontó un importe de $ 429,80 informando
que corresponde a un ajuste por una diferencia de liquidación de caja. Al respecto
surgieron consideraciones a formular:
1. El asiento contable debería haber sido reflejado debitando la cuenta de
inversiones (caja chica) por un importe de $ 1.579,74, y acreditándola por la
diferencia que ajustó la UNPRE por $ 429,80, no correspondiendo la
compensación de cifras realizadas.
2. Se observó que la UNPRE a pesar de ser conceptos incluidos en una orden de
pago por gastos del ejercicio 2001, fueron descontados contablemente en las
inversiones al tipo de cambio en USD vigente al momento del ajuste por USD
133,89 (3,21) y no al tipo de cambio 1/1 correspondiente al momento de la
contabilización original por USD 429,80.
3. No se tuvo a la vista el respaldo documental que permita constatar el ajuste
realizado y los motivos que originaron el mismo.
Comentarios de la UNPRE:
a) No es modalidad de la UNPRE adjudicar proveedores para todo un ejercicio. Cada
compra de artículos se realiza mediante una compulsa de precios entre por lo
menos tres proveedores.
b) Si bien es cierto que la totalidad de los comprobantes incluidos en la muestra no
identifican el Nº de rendición en la cual fueron rendidos, la planilla que contiene
el detalle de los mismos si lo está (debidamente sellada y firmada por el
Responsable Administrativo del Programa). Asimismo, es imposible que los
comprobantes puedan ser incluidos en otra rendición ya que los mismos son
84
intervenidos en el momento del pago. No obstante para el ejercicio en curso
identificamos el Nº de rendición en los comprobantes.
c) La observación es válida, y se procesará en este ejercicio ajustando la diferencia
originada por el tipo de cambio utilizado para el registro. Proponemos anular el
ajuste efectuado en la reposición 01/2003 en la próxima reposición de fondos a
realizarse en el ejercicio 2004.
Recomendaciones:
Procurar realizar las compras de artículos de librería a los
proveedores seleccionados por concurso de precio. Documentar adecuadamente los
ajustes contables realizados.
7- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos en cheque)
Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la
ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la
revisión por muestra de cuatro compulsas de precios y de los pagos realizados a un
proveedor por compras repetitivas (artículos de librería e insumos para equipos)
realizadas en los meses de 07/2003, 09/2003 y 11/2003 por $ 8.191,20, para que la
UNPRE proceda a subsanar los mismos:
a) No se conformó para cada concurso un expediente foliado que permita validar la
integridad del mismo, consiste en documentación adjunta a cada orden de pago.
En el caso de la documentación recibida por el Programa vía fax, constan
únicamente copia de los mismos.
b) No se tuvo a la vista el formulario preparado por la UNPRE por los ítems,
cantidades y especificaciones para solicitar presupuestos, debidamente autorizado
por responsable contable, como así tampoco su recepción (p.e: reporte de
constancia de envío de fax) y/o documentación que permita constatar
fehacientemente que la misma fue recibida por cada uno de ellos.
c) No se tuvo a la vista la nómina de los proveedores debidamente autorizada por
responsable del sector contable, a los cuales remitir la solicitud de presupuesto
para cada una de las compulsas.
85
d) De las cuatro compulsas analizadas por distintos períodos (ganadas por un mismo
proveedor), surge que en su mayoría participaron los mismos proveedores, sin
ampliar la búsqueda a nuevos oferentes para la obtención de nuevos precios. Se
destaca que si bien los otros dos participantes en algunos casos le fueron
adjudicados ítems estos representan un porcentaje no significativo:
Presupuesto
Compulsa 1
Compulsa 2
Compulsa 3
Compulsa 4
Nº
(07/03)
(09/03)
(11/03)
(11/03)
1
Remada SRL
Remada SRL
Remada SRL
Remada SRL
2
Limayo SRL
Limayo SRL
Limayo SRL
Limayo SRL
3
Librería Mario
Ofi express
Ofi express
Ofi express
Ganadores y % Remada SRL 83 %
Remada SRL: 74 %
Remada SRL: 96%
Remada SRL: 96%
compra
Limayo SRL: 4 %
Limayo SRL: 3%
Ofi Express:
Ofi Express:
Ofi Express:
Librería Mario 17 %
adjudicado
3%
4%
1%
e) Teniendo en cuenta lo observado en d) precedente, surgen diferencias
significativas en los precios cotizados en los ítems que se detallan a continuación,
incluidos en uno de los cuadros comparativos de precios:
Item
Presupuesto 1 $
Presupuesto 2 $
Presupuesto 3 $
1.
125.-
170.-
65.-
2.
No cotiza
170.-
65.-
4.
90.-
54.-
22,50
7.
21.-
70,70
35.-
9.
146.-
637,28
390.-
12.
445
586.-
625.-
13
495.-
663,80
675.-
f) De los doce presupuestos que se tuvieron a la vista se ha podido observar que en
su totalidad no fueron intervenidos con un sello de recepción de la UNPRE, en su
mayoría no se encuentran suscriptos por el proveedor, y en el caso de
presupuestos recepcionados vía e mail y/o fax no se solicitó el correspondiente
respaldo debidamente suscripto por responsable.
g) La factura B 0003-00000656 (por la compra de uno de los ítems cotizados ) fue
emitida por el proveedor el 13/11/2003, cuando los presupuestos incluidos en el
cuadro comparativo poseen fecha de emisión entre el 13/11 y el 18/11/03.
86
Comentarios de la UNPRE:
a) Tal como expresan, los importes incluidos en la muestra no representan
significatividad en la ejecución del ejercicio auditado, por lo cual, esta
Administración no considera necesario la apertura de un expediente por cada
compra. Asimismo, la validez de la integridad de la documentación, no
necesariamente requiere la apertura de un expediente. Esta Unidad siempre
acompaña todos los antecedentes a cada orden de Pago a fin de facilitar la
validación del pago, por ello no se comprende la observación. En algunos casos
hay proveedores que solo envían presupuestos vía fax y solo lo envían en original
en el caso que se les compren. Hay proveedores que ni cotizan porque lo han
hecho muchas veces y por salirse de precio no se les ha comprado.
b) Si bien no es el procedimiento de la UNPRE realizar un formulario por los ítems,
cantidades y especificaciones para solicitar presupuestos, una vez obtenidos los
mismos se realiza un cuadro comparativo, el cual está debidamente suscripto por
la Responsable del área financiera – contable del Programa. La constancia de que
las solicitudes de presupuesto son recibidas por cada proveedor son precisamente
los presupuestos debidamente confeccionados (cabe mencionarse que en muchos
casos, la solicitud de presupuesto se realiza telefónicamente).
c) No consideramos como requisito obligatorio contar con una nómina de
proveedores. Considerando el carácter poco significativo de los bienes, la UNPRE
procede a realizar solamente una compulsa de precios preservando la
economicidad del proceso administrativo para la adquisición de estos bienes.
d) Optamos habitualmente por la mejor relación que exista entre la celeridad en la
entrega de los bienes, la calidad y el precio. Si el proveedor ganador de la
compulsa no contara con el 100 % de los productos solicitados y los productos
faltantes no son de necesidad inmediata, estos últimos se mantienen pendientes
hasta una nueva compra.
e) El Programa no puede hacerse responsable por los diferentes precios que manejan
los distintos proveedores. A veces es problema de marca, stock, e interpretación
de algún ítem específico.
87
f) Se tomará en cuenta la observación, y en futuras compras se les dará a los
presupuestos la debida constancia de recepción por la UNPRE. En cuanto a que
no se encuentran suscriptos, no es costumbre de plaza, al entregarlo en papel
membrete de la firma, No obstante en el futuro trataremos de que los presenten
suscriptos por responsable.
g) Comentario no procedente. (Efectivamente la fecha de la factura es la del mismo
día del comienzo de la compulsa pero ese es un tema que la Unidad no puede
tener control).
Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento
de las compras de artículos repetitivos o de rutina, incorporando los procedimientos
observados. Documentar adecuadamente las operaciones realizadas por el Programa.
8- INFORME SEMESTRAL DEL FONDO ROTATORIO AL 31/12/2003:
Observaciones: Con relación a la presentación del informe semestral del fondo
rotatorio al 31/12/03 realizada en fecha 01/03/2004 ante el BID surgieron las
siguientes consideraciones a formular:
a)Apartado II. Fondos utilizados pendientes de justificación ante el BID: USD
685.594,39
1. USD 41.602,28: Este importe en concepto de anticipos transferidos en pesos
por $ 43.215,71 a las EB/consultores, se encuentra sobrevaluado al 31/12/03 ya
que asciende al cierre a USD 14.749,39.
2. USD 643.992,11: importe informado como incluidos en las justificaciones Nº
28 y 29 no puede ser constatado ya que a la fecha de tareas de campo no fueron
presentadas al Banco. No obstante este importe de USD 643.992,11, según las
inversiones acumuladas al 31/12/2003 informadas en el estado financiero por
fuente BID ascendería a USD 669.401,85 cifra que surge de:
Inversiones justificadas al Banco al 31/12/2003:
USD 11.539.593,22
Inversiones contabilizadas al 31/12/2003:
USD 12.208.995,07
Diferencia a conciliar con el Banco
USD
88
669.401,85
Apartado V Diferencia USD 209.917,94: La presentación mencionada adjunta
un detalle por este importe, que responde a diferencias de cambio acumuladas al
31/12/2003, la cual no pudo ser conciliada con las imputaciones por este concepto
realizadas en las registraciones contables.
b) Conforme los datos informados en el LMS10 al 31/12/2003 se ha podido observar
que el importe del fondo rotatorio pendiente de justificar por USD 1.700.727,31
contiene USD 448.573,20 por desembolsos con una antigüedad mayor a tres años.
Solicitud Nº
Fecha de
Fecha limite S/
desembolso
LMS1
20/12/00
10/11/02
21
Al 31/12/03
448.573,20
Comentarios de la UNPRE:
a) Apartado II:
1. Nos remitimos a lo expuesto en Nota 2 a los estados financieros.
2. La diferencia corresponde a una partida conciliatoria por comprobantes no
justificados al BID por encontrarse en proceso de revisión.
a) Apartado V: Las diferencias de cambio acumuladas surgen de los registros
contables y de los papeles de trabajo preparados por esta Administración.
b) El comentario de la UNPRE no responde a lo observado.
Recomendaciones: Atento que el importe del anticipo de fondos (fondo rotatorio)
fue otorgado en virtud de la justificación
presentada por el Programa por la
necesidad de cubrir gastos relacionados con la gestión y para no interrumpir el
normal desarrollo de la ejecución, se debe procurar acelerar los plazos en la
89
rendición de los mismos –no apartándose de las pautas establecidas para la correcta
ejecución- a efectos de no mantener fondos anticipados de larga data.
BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004.
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
90
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la
existencia de informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del
Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con las
imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación
respaldatoria;
- examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
91
El alcance de nuestro examen comprendió:
•
el 97,90 % de los orígenes de fondos, compuesto por el 100 % de “Fondos BID”, de
“Local Tesoro Nacional”, y de “Local Otros”, y el 47,48 % de “Local Entidades
Beneficiarias”,
•
el 38,36 % de los usos de fondos, compuesto por el 39,87 % del “Componente 1 Estudios”, el 73,71 % del “Componente 2 - Fortalecimiento Institucional”, el 35,50%
del “Componente 3 - Administración y Supervisión”, y el 32,42 % del “Componente 4
- Plan Estratégico de Asistencia Técnica”, comprendiendo según la clasificación por
tipo de gasto el 39,10 % de “Honorarios”, el 19,53 % de “Pasajes y Viáticos” y el
42,84 % de “Gastos”, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos en
dólares por el ejercicio finalizado el 31/12/03.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la UNPRE no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004.
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
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