2008_082info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/07)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los
estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/07 correspondientes al
“Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II, Expansión de la Infraestructura
Escolar”, llevado a cabo en el ámbito de la Secretaría de Obras Públicas dependiente del Ministerio de
Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios (MPFIPyS) financiado parcialmente a través del
Convenio de Préstamo BID Nº 1345/OC-AR, suscripto el 20 de noviembre de 2003 entre la
República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y su Contrato Modificatorio N° 1
de fecha 22 de junio de 2004.
I-
ESTADOS AUDITADOS
A) 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/07, expresado en dólares
estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/07, expresado en dólares estadounidenses.
3) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/07, expresado en dólares estadounidenses.
1
4) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/07, expresado en dólares
estadounidenses.
5) Notas 1) a 9) a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
B) 1) Estado de Inversiones al 31/12/07, expresado en pesos.
2) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/07, expresado en pesos.
3) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/07, expresado en pesos.
4) Notas (1 y 2) a los Estados Financieros citados precedentemente.
C) Anexos (I a IV expresados en pesos y dólares estadounidenses) a los Estados de Inversiones
citados en A) 2) y B) 1) precedentes.
D) Información financiera complementaria.
- Conciliación de Fondo Rotatorio expresado en dólares estadounidenses.
- Conciliación entre Estado de Inversiones/Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos
Efectuados/LMS-1 del BID.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad de Coordinación de Programas y
Proyectos con Financiamiento Externo (UCPyPFE) y son de su exclusiva responsabilidad.
Fueron recibidos por esta Auditoría el 14/02/08 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado,
habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 01/02/08 al 08/05/08.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
2
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y
demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
El Subprograma II tiene como objetivo la provisión de la infraestructura edilicia para responder a
las proyecciones de demanda insatisfechas de Educación Media y Educación General Básica,
como también el reemplazo de edificios con obsolescencia físico – funcional que representen
riesgos para la seguridad de usuarios.
a) Tal como se expone en Nota 8 “Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida
local” el 10/12/04 el Banco comunicó por Nota CAR 6466/04 su “no objeción” para
considerar como contrapartida local del proyecto gastos incurridos por el MPFIPyS en la
construcción de escuelas de nivel inicial y Educación Especial por un monto global de $
105.066.794.-, considerando que “…Esta inversión aunque no está directamente encuadrada
en los niveles medio y polimodal, cumple con los objetivos del presente proyecto en lo relativo
al mejoramiento de la calidad, equidad y eficiencia del sistema educativo en su totalidad…”.
b) De acuerdo la Nota N° 6040/08 remitida por la UES II, se informa que:
i) Mediante Resolución Nº 215 del Ministerio de Planificación Federal Inversión Pública y
Servicios de fecha 28 de marzo de 2008 se ratificó la Disposición UCPyPFE Nº 470 de
fecha 14 de noviembre de 2006 mediante la cual se ordenó la rescisión del contrato de
obra pública celebrado en el marco de la Licitación Pública Nacional Nº 39/04 para la
“Construcción de la Escuela en Rosario de Lerma – Provincia de Salta”, entre la
SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS del MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN
FEDERAL, INVERSIÓN PÚBLICA Y SERVICIOS DE LA NACIÓN y la firma
CAMINOS S.A., por causas atribuibles al Contratista, en virtud de lo dispuesto por el
Artículo 50º incisos a), b) y e) de la Ley Nº 13.064 y con los efectos previstos por el
3
artículo 51º de la misma Ley.
En este sentido, se han iniciado las acciones pertinentes a efectos de la ejecución de las
garantías de cumplimiento del contrato y anticipo financiero.
ii) Mediante Disposición UCPyPFE Nº 96 del 10 de septiembre de 2007 se rescindieron los
Contratos correspondientes a las LPN Nº 104/05 “Construcción de la EEM Nº 2 Santa
Teresita - Partido de La Costa” y “Construcción EEM Nº 1 General Lavalle – Partido de
General Lavalle”; LPN Nº 112/05 “Construcción EGB Nº 122 – González Catán, Partido
de La Matanza”, LPN Nº 188/05 “Construcción EGB a/c Barrio el Perejil, San Bernardo
- Partido de La Costa”, LPN Nº 313/05 “Construcción EGB Nº 14 – Aguas Verdes –
Partido de La Costa y LPN Nº 512/05 Construcción EET Nº 2 – A/C Villa Clelia, Mar
de Ajó – Partido de La Costa, Provincia de BUENOS AIRES, celebrados entre el
PROGRAMA
DE
MEJORAMIENTO
DEL
SISTEMA
EDUCATIVO
–
SUBPROGRAMA II EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR (BID
1345/OC-AR) del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION
PÚBLICA Y SERVICIOS DE LA NACIÓN y la firma CANTERA FC S.A., por causas
atribuibles al Contratista, en virtud de lo dispuesto por la Cláusula 59.2 inciso a) y con los
efectos previstos por las Cláusulas 59.4 y 60 de las Condiciones Generales del Contrato
(CGC) del Pliego que rigió los llamados y supletoriamente, en virtud de lo previsto en el
Artículo 50º incisos a), b) y e) y con los efectos del Artículo 51º de la Ley 13.064.
Una vez notificada la rescisión, la firma CANTERA S.A. remitió Carta Documento Nº
89477679 5 de fecha 26 de septiembre de 2007 por la que rechaza lo ordenado en la
Disposición UCPFEE Nº 96/07. Si bien dicha misiva no reviste los caracteres formales de
un recurso de reconsideración, se estimó procedente tener por deducida dicha instancia, en
virtud del principio de informalismo que impera en el procedimiento administrativo.
Con posterioridad y aún antes del vencimiento de los plazos para su deducción, el
recurrente interpuso recurso jerárquico ante el Ministerio de Planificación Federal,
Inversión Pública y Servicios, que tramita mediante Expediente S01:0381684/2007.
4
Una vez firme la Disposición UCPFEE Nº 96/07 se arbitrarán las medidas pertinentes a
efectos de ejecutar las pólizas de caución de garantía de ejecución de contratos y en
garantía de anticipos financieros en los casos que correspondan, como asimismo se dará
intervención a la Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio para que -en caso de
corresponder- inicie las acciones judiciales contra la firma CANTERA FC S.A., por los
daños y perjuicios que la rescisión de los contratos pudo ocasionar.
c) De la información suministrada por el Proyecto y de acuerdo a lo expuesto en la Nota N° 7:
FONDOS DE APORTE NACIONAL, se han utilizado fondos de aporte BID para cubrir
inversiones de aporte local. Del análisis de hechos posteriores se verificó que dichos fondos
con fecha 08/01/08 fueron restituidos por la Tesorería General de la Nación a las cuentas del
Programa.
d) Durante el año 2007 el Banco aceptó la incorporación, como contraparte local, de la obra
“Escuela Nacional Fluvial Comodoro Antonio Somellera”, del distrito escolar N° 4,
correspondiente a la LPN N° 005/07 por un monto de $15.803.676,23, sobre los cuales se
han abonado al 31/12/07 $ 2.346.698.-.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan
razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de
Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II, Expansión de la Infraestructura Escolar”
al 31/12/07, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina
y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1345/OC-AR de fecha
20/11/03 y su Contrato Modificatorio N° 1 de fecha 22 de junio de 2004.
5
BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2008.
6
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE SOLICITUDES DE
DESEMBOLSOS DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA EDUCATIVO - SUBPROGRAMA II
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 1345/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/07)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del
examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de Desembolsos y Detalles de
Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período comprendido entre el 01/01/07 y
el 31/12/07, correspondientes al “Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo - Subprograma II,
Expansión de la Infraestructura Escolar” financiado con recursos provenientes del Contrato de
Préstamo N° 1345/OC-AR, suscripto el 20 de noviembre de 2003 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y su Contrato Modificatorio N° 1 de fecha 22 de junio de
2004.
I-
ESTADOS AUDITADOS
- Estado de Solicitudes de Desembolsos al 31/12/07, expresado en dólares estadounidenses.
El estado precedente fue preparado por la UCPyPFE y es de su exclusiva responsabilidad. Fue
7
recibidos por esta Auditoría con fecha 14/02/2008 y se adjunta inicialado por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), abarcando las pruebas y
demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Durante el ejercicio se realizó la Certificación de las Solicitudes de Desembolso Nros.: 18, 20,
21, 22, 23, 24, 25, 26, 28 y 30 (la Nro, 19 corresponde a anticipos del BID al fondo rotatorio),
de acuerdo con el siguiente detalle:
Inversiones BID y LOCAL en U$S por desembolso
Des. N°
BID
LOCAL
TOTAL
18
18.035.554,99
10.765.666,24
28.801.221,23
20
28.882.230,54
11.926.069,00
40.808.299,54
21
7.913.081,51
2.100.202,27
10.013.283,78
22
18.977.915,67
5.202.479,68
24.180.395,35
23
15.005.679,24
5.990.727,34
20.996.406,58
24
15.405.680,09
4.739.804,65
20.145.484,74
25
14.533.096,52
4.461.511,10
18.994.607,62
26 (*)
12.685.387,08
3.847.701,79
16.533.088,87
28 (*)
12.790.694,30
3.587.659,54
16.378.353,84
30 (*)
15.120.668,22
4.329.744,22
19.450.412,44
TOTAL
159.349.988,16
56.951.565,83
216.301.553,99
8
(*) En el estado citado en I- se informa el monto desembolsado por el BID.
Al respecto surgieron las siguientes situaciones:
a) Generales a todas las Solicitudes de Desembolso:
- Se ha verificado, en algunos casos, que no consta la firma del Responsable de la Unidad
Provincial en los certificados de obra.
- En algunos casos se observó que la certificación de los trabajos realizados se efectuó con
considerable atraso respecto al período que se certifica.
- Se ha verificado en varios casos que, no obstante haber sido determinado algún tipo de
inconsistencia en el certificado de obra por parte de algún área del Programa, al momento
del pago el mismo no se encuentra subsanado.
- Se ha verificado, en varios casos, que existen demoras superiores a los 30 días para
realizar los pagos, desde la fecha de presentación de la factura, hasta el pago efectivo.
- Se ha detectado en algunos casos, que existen presentaciones de facturas que se realizan
con anterioridad a la fecha de recepción por parte de la UES II de los Certificados de
Obra, o con anterioridad a la fecha en que fueron emitidos dichos certificados.
- Se ha verificado, en algunos casos, que el Certificado de Obra no posee fecha de
confección o recepción por parte de la UES II.
b) Respecto a las situaciones particulares de cada Solicitud de Desembolso, se detallan en el
Memorando a la Dirección (apartado B 6)).
IV- DICTAMEN
9
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- correspondiente
al “Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo - Subprograma II Expansión de la
Infraestructura Escolar”, presenta razonablemente la información para sustentar las Solicitudes de
Desembolsos que fueran emitidas y presentadas al BID durante el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2007, de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo
N° 1345/OC-AR BID del 20/11/03 y su Contrato Modificatorio N° 1 de fecha 22/06/04.
BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2008.
10
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/07)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría
externa del “Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II, Expansión de las
Infraestructura Escolar”, por el período finalizado el 31/12/07, se ha examinado el cumplimiento de las
cláusulas contractuales de carácter contable - financiero contempladas en el Convenio de Préstamo
BID Nº 1345/OC - AR, suscripto el 20 de noviembre de 2003 entre la República Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y su Contrato Modificatorio N° 1 de fecha 22 de junio de
2004.
a)
Cláusula N° 1.01: Costo del Subprograma II por USD 516.600.000-.
El costo original del Subprograma era de USD 250.000.000.-, mediante notas CAR Nros.
4478/2006, 5530/2006 y 426/2007 de fechas 15/09/06, 14/11/06 y 19/02/07 respectivamente,
se aprobó la transferencia de fondos desde subcategorías del Subprograma I hacia el
Subprograma II, ascendiendo el costo del Subprograma II a USD 516.600.000.-
b)
Cláusula N° 1.02: Monto del Financiamiento por USD 250.000.000.-.
11
Al 31/12/2007 el total desembolsado por el BID según el reporte LMS1-Executive Financial
Summary a esa fecha ascendió a USD 248.990.016,72, tal como se expone en Nota 4) b) a los
estados financieros citados en I- 5) del Informe de Auditoría sobre los estados financieros
adjunto al presente.
c)
Cláusula N° 1.04: Recursos Adicionales USD 206.600.000.-.
Durante el Ejercicio se aportaron USD 53.794.065,48 por este concepto.
Al respecto, téngase en cuenta lo señalado en nota 8 “Reconocimiento de Gastos con cargo a la
Contrapartida Local” a los estados financieros citado en I- 5) del Informe de Auditoría sobre los
Estados Financieros adjunto al presente.
d)
Cláusula 2.01: Amortización.
No aplicable. La primera cuota se pagará el 20 de mayo de 2009.
e)
Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida. La composición de los servicios de la deuda del Subprograma II por este concepto en
el ejercicio asciende a USD 7.711.499,54, correspondientes a mayo y noviembre de 2007.
Véase Nota 5) a los estados financieros del Informe de Auditoría sobre los Estados Financieros
adjunto al presente informe (parte proporcional del Préstamo).
f)
Cláusula 2.04: Comisión de Crédito.
Cumplida. La composición de los servicios de la deuda del Subprograma II por este concepto en
el ejercicio asciende a USD 170.614,79. Véase Nota 5) a los estados financieros del Informe de
Auditoría sobre los Estados Financieros adjunto al presente informe (Parte proporcional del
Préstamo).
g)
Cláusula N° 3.01: Moneda de los Desembolsos y Usos de fondos.
12
Cumplida.
h)
Cláusula 3.02 y Artículo 4.01: Condiciones especiales previas al primer desembolso.
3.02 (a) Cumplida. Por nota UCPyPFE Nº 14917 de fecha 09/08/04, se informó al Banco que
se creó en el ámbito de la UCPyPFE la Unidad Ejecutora del Subprograma II (UES II)
del proyecto.
3.02 (b) Cumplida. Por nota CAR 5314/2004 de fecha 22 de octubre de 2004, el Banco dio
aprobado el Reglamento Operativo.
4.01 (b) Cumplida. Por Resolución Nº 411 de la Secretaría de Obras Públicas (SOP) de fecha
15/07/04, se designó como Coordinador Ejecutivo de la UES II al Arq. Ricardo
Santocono.
4.01 (c) Cumplida. Por nota CAR 6466/2004 el BID da la No Objeción para considerar como
contrapartida local los gastos incurridos por el MPFIPyS.
4.01 (d) Cumplida.
4.01 (f) Cumplida. Con fecha 30/09/04 se suscribió el Convenio de Auditoría entre el
MPFIPyS y la Auditoría General de la Nación.
i)
Cláusula 3.03: Desembolsos a las Provincias.
3.03 (a) Cumplida. Al 31/12/06 se han formalizado los convenios subsidiarios con todas las
provincias participantes.
j)
Cláusula N° 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida.
k)
Cláusula N° 4.02: Mantenimiento de Obras.
Cumplida. En los convenios de adhesión formalizados con las provincias participantes, en el
apartado k), Cláusula Quinta del citado documento se especifica: “gestionar durante la ejecución
13
de la obra, las medidas técnicas y presupuestarias, adecuadas para la conservación y el
mantenimiento de los edificios, conforme al Plan de Mantenimiento que oportunamente se
acuerde”. Téngase en cuenta lo expuesto en h) precedente.
l)
Cláusula N° 4.03 Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento.
Cumplida. Nos remitimos a lo expuesto precedentemente en la cláusula 1.04 Recursos
Adicionales.
m)
Cláusula N° 4.04: Contratación de Consultores, profesionales o expertos.
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales se
exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente.
n)
Cláusula N° 5.01: Registros, Inspecciones e informes.
Cumplida en términos generales. No obstante ello, existen observaciones que se exponen en
nuestro Informe de Control Interno del Programa. Durante el ejercicio el Programa procedió a
implementar un nuevo sistema contable con un plan de cuentas diferente al usado en el anterior,
debiéndose realizar procedimientos adicionales para su conciliación.
BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2008.
14
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/07)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/07, correspondientes al
“Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II, Expansión de la Infraestructura
Escolar”, Convenio de Préstamo BID N° 1345/OC-AR de fecha 20/11/03 y su Contrato
Modificatorio N° 1 de fecha 22 de junio de 2004, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de
control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Subprograma II (UES II), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y
control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
INDICE
TITULO
A) y B) 2
Consultores
B) 1
Registros
15
A)
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/07.
CONSULTORES
Observación:
Se ha verificado, luego de realizar un análisis sobre las contrataciones de distintos consultores,
el cumplimiento del Decreto 1184/01 en lo que respecta a la escala remunerativa. Sin embargo,
en la cláusula 5ta. del contrato de Locación de Servicio suscripto por los consultores, se
establece el pago de una “suma fija mensual, no reintegrable y por todo concepto de $ 480.
De los cuales $ 96.00, corresponden a un seguro que cubra los riesgos de muerte accidental e
incapacidad derivada de lesiones y/o enfermedad y los restantes $ 384,00 a cobertura médica,
durante la ejecución del contrato”.
Respecto del alcance del Decreto 1184/01, surgen las siguientes consideraciones:
Cláusula 3ra.
“… la escala retributiva obrante en el Anexo 3 del Decreto 1184/01, será de aplicación a los
contratos de locación de servicios y de obra…”
Cláusula 5ta.
“…El concepto sería equivalente a una compensación de los gastos efectivamente realizados
por el profesional (hasta la suma de $ 480.-) por lo que éste debería demostrar que la ha
invertido con ese destino”.
Para percibir la suma mencionada, cada consultor presenta comprobantes de pago por montos
que no siempre son coincidentes con dicho importe. Se han verificado las siguientes cuestiones:
a. La documentación presentada es por un monto inferior a $ 480.b. De la documentación respaldatoria de los pagos (Autorizaciones de Pago)
presentadas, no surge claramente la identificación del beneficiario (Consultor).
16
Comentario de la UES II:
La modalidad de remuneración de los consultores es mediante el modelo de contrato aprobado
por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) con No Objeción, el cual prevé como
contraprestación por los servicios descriptos en los términos de referencia, dos componentes: A)
Honorarios propiamente dichos en los términos de la escala del Decreto 1184/2001 y B) Una
suma fija mensual no reintegrable y por todo concepto de Pesos cuatrocientos ochenta ($ 480.-),
destinada a la contratación de un servicio de salud y un seguro de vida, durante la ejecución del
contrato. La acreditación del gasto tiene por propósito asegurar la contratación de los servicios
mencionados mediante la exhibición de comprobantes por la prestación de los mismos. Respecto
a la identificación del beneficiario, en la documentación obrante en esta Administración surge que
se encuentra claramente identificado el beneficiario, tanto si es un servicio prestado a un solo
individuo o a un grupo familiar, ya que en este caso, para la percepción del beneficio se solicita
una constancia emitida por la entidad prestadora del servicio donde se encuentre identificado el
consultor beneficiado.
Recomendación:
Documentar adecuadamente las erogaciones canalizadas por el Proyecto.
Si bien el pago del gasto del seguro y de la cobertura médica que se pactan, no forman parte de
los honorarios ni constituyen una prestación de seguridad social para el beneficiario, la que
resultaría incompatible con la naturaleza jurídica de la relación que se entabla con los
profesionales independientes, -ello queda explícito en el contrato en cuanto éste indica que “lo
dispuesto en la presente cláusula no implica por parte de la UES II, la asunción de
responsabilidad alguna ante los eventuales daños que pudiera experimentar el consultor…”-, el
concepto sería equivalente a una compensación de los gastos efectivamente realizados que el
profesional haya efectivamente efectuado (hasta la suma de $ 480.-), por lo que éste debería
demostrar que la ha invertido con ese destino.
17
B)
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTRACIONES:
Observación:
1) Se ha observado el pago de varios comprobantes (14 facturas - Autorización de Pago Nº
20070585 de fecha 16/02/07) por un importe de 297.495,70 al Ente Cooperador Ley
23.412 de la Dirección Nacional del Registro Oficial. De la documentación respaldatoria
surge que las mismas corresponden a publicaciones de avisos de Licitaciones Públicas en el
Boletín Oficial, que van desde el 18/11/04 hasta el 06/02/06, observándose que:
a)
Las mismas no cuentan con sello de recepción por parte de la UES II.
b) Al cierre de los ejercicios finalizados al 2004, 2005 y 2006, dichas facturas no se
encontraban registradas dentro del pasivo del Programa.
Comentario de la UES II:
1) Respuestas a los puntos:
a)
Se toma nota de la observación citada y se han intensificado los controles para evitar
que se repitan esas situaciones.
b) Se informa que la mayor parte de dichas facturas fueron recibidas en el año 2007 (Nota
de la Dirección Nacional del Registro Oficial de fecha 26 de enero de 2007 referida a
las mismas).
No obstante, resulta necesario destacar que en la confección de los Estados
Financieros Básicos, Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados y Estado
de Inversiones, se aplicó el método de lo Percibido (Efectivo o Caja) que prevé que los
fondos aportados por el proyecto se reconozcan cuando se recaudan y las inversiones
cuando se efectúan pagos, tal como lo especifica la Nota 3: Bases y Criterios de
presentación de los Estados Financieros Básicos del Proyecto
18
de los Estados
Financieros al 31 de Diciembre de 2007.
Recomendación: Profundizar los controles contables a efectos de mejorar la calidad de la
información.
Observación: Se ha verificado la no registración en tiempo de 15 facturas que van desde agosto
de 2006 a setiembre de 2007 (autorización de pago Nº 20075443 de fecha 23/10/07) por un
importe de $ 8.057,00 que corresponde al alquiler de la oficina en el primer subsuelo del edificio
en donde funciona el Programa. El contrato se celebró en junio 2006.
Comentario de la UES II:
Las facturas a las que se hace referencia en la observación corresponden al uso y goce por el
período señalado del Archivo y Depósito del Primer Subsuelo del inmueble sito en Hipólito
Yrigoyen Nº 448 de la Ciudad de Buenos Aires, de propiedad de la empresa locadora del
inmueble en el cual funcionan las oficinas del Subprograma II. Al respecto, las facturas
correspondientes a ese concepto fueron abonadas una vez aprobada la propuesta efectuada por
Plaza One S.A., sin afrontar por ello este Programa intereses por el tiempo transcurrido.
No obstante, reiteramos lo vertido en último párrafo del punto anterior, es decir, que en la
confección de los Estados Financieros Básicos -Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos
Efectuados y Estado de Inversiones- se aplicó el método de lo Percibido (Efectivo o Caja) que
prevé que los fondos aportados por el proyecto se reconozcan cuando se recaudan y las
inversiones cuando se efectúan pagos, tal como lo especifica la Nota 3: Bases y Criterios de
presentación de los Estados Financieros Básicos del Proyecto de los Estados Financieros al 31
de Diciembre de 2007.
Recomendación: Profundizar los controles administrativo - contables. Registrar las operaciones
conforme a sanas prácticas en la materia.
19
Observación: Se ha detectado la falta de información en el proceso de anulación de cheques
emitidos.
Comentario de la UES II: Se toma nota de la observación citada.
Recomendación: Implementar un sistema de información mediante el cual se identifiquen
claramente los cheques utilizados como efecto de cancelación de pagos así como aquellos que
fueran anulados.
Observación: Se detectaron algunas registraciones que no respetan la cronología o el momento
del hecho contable.
Comentario de la UES II: Se toma nota de la observación citada.
Recomendación: Realizar las registraciones en el momento en tiempo y forma.
Observación: Se ha verificado en algunos casos que los contratistas efectuaron reclamos por
redeterminaciones de precios, varios meses después de haber finalizado la ejecución de las
obras. Esta situación genera una consecuencia en la exposición de los Estados Financieros, ya
que omiten la contingencia que este tipo de reclamos podría ocasionar.
Comentario de la UES II:
Se toma en cuenta la observación. En este sentido se arbitrarán las medidas conducentes a
20
efectos de que en la liquidación final de la obra se incluyan todos los créditos y cargos que
corresponda efectuar al contratista en forma tal que la misma refleje el saldo total y definitivo
resultante de la vinculación contractual entre el Comitente y el Contratista.
Recomendación: Arbitrar los medios necesarios para que al producirse la recepción definitiva
de la obra, queden saldadas todas las obligaciones y derechos de las partes.
2) CONSULTORES:
Observación:
Surge de la documentación suministrada que los honorarios de los consultores se encuentran
liquidados y cancelados en su totalidad, no habiéndose cumplimentado el trámite administrativo
de instrumentación de los contratos conforme los requerimientos establecidos a través de los
Decretos 1184/01, 491/02 y 577/03 al momento del inicio de las actividades. Asimismo, se han
autorizado en ese período comisiones de servicio.
Comentario de la UES II:
Se toma en cuenta la observación. No obstante es dable recordar que el trámite administrativo de
instrumentación de los contratos de los consultores es generalmente prolongado y ajeno a este
Programa. Por su parte, es imperioso destacar que la operatoria de este Programa exige la
permanente realización de comisiones para la ejecución del mismo. En consecuencia, esta Unidad
Ejecutora debe realizar un seguimiento exhaustivo de cada una de las obras exigiendo de cada
Supervisor informes pormenorizados acerca de su marcha, con detalle de las órdenes de
servicios emitidas. Por ello, siendo inherente e inescindible de las tareas a su cargo la realización
de dichas comisiones, se entienden justificadas e inevitables.
Recomendación: Arbitrar los medios necesarios para cumplir con la normativa en materia de
21
Consultoría.
Observación: En algunos casos la recategorización del personal se efectuó sin tener en cuenta
los requisitos mínimos exigidos para cada categoría según lo establece el decreto 1184/01.
Comentario de la UES II:
El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) ha emitido la correspondiente no objeción a la
recategorización de los Consultores, todo ello conforme a la escala de rangos y remuneraciones
dispuesta por el Decreto Nº 1184/01. Asimismo, se hace saber que el criterio adoptado por este
Programa desde el inicio operativo no ha sido objeto de observaciones por parte de los
correspondientes órganos de control.
Recomendación: Profundizar los controles en materia de contratación teniendo en cuenta la
normativa vigente. La No Objeción por parte del Banco no obsta su cumplimiento.
Observación: Se han detectado en varios casos el pago de pasajes, tanto en forma terrestre
como aérea, a personal que no puede identificarse como consultores del programa.
Comentario de la UES II:
El citado gasto corresponde a asistencia a las Unidades Operativas Locales coordinada por la
Secretaría de Obras Públicas y esta Unidad, a los fines de tratar temas relacionados con el
desarrollo del Programa (Proyectos, licitaciones, cronogramas de ejecución, etc.). Solamente se
reconoce el pasaje.
Corresponde aclarar que este gasto es financiado con fondos de contrapartida nacional.
Por su parte, atento la observación se arbitrarán las medidas conducentes a efectos que
Secretaría de Obras Públicas informe lo requerido.
Recomendación: Implementar y mantener archivos completos y detallados (Nombre y Apellido
22
de la Persona, Cargo, Destino, Actividad a realizar en el viaje, etc).
3) BIENES
Observación: Se pudo verificar una compra de un bien cuya recepción fue realizada por
personal ajeno al proyecto.
Comentario de la UES II:
El bien objeto de observación se encuentra debidamente inventariado en el ámbito del Ministerio
de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, pudiéndose constatar que se encuentra en
las oficinas de la Secretaria de Obras Públicas. En este sentido cabe recordar que el
Subprograma II funciona bajo la órbita de la indicada repartición.
Recomendación: Implementar los medios necesarios para que la recepción de los bienes sea
realizada por la(s) persona(s) designada(s) a tal efecto por el Programa.
4) SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE – UEPEX-:
Observaciones:
1.- El sistema permite modificar la fecha del registro.
2.- Si bien existe un campo destinado al registro del Nº de asiento, éste se modifica al efectuar
una registración antedatada, no respetando la invariabilidad de dicho número.
3.- En la base de datos no existe un campo para N° de autorización de pago que integre los
sistemas.
Comentario de la UES II: Se toma nota de las observaciones citadas, y se informa que
estamos trabajando conjuntamente con los responsables del Sistema UEPEX para responder a
las demandas planteadas.
23
Recomendación: Implementar a la brevedad las modificaciones necesarias al sistema, de modo
que resulte eficaz para la registración contable, conforme a sanas prácticas en la materia.
24
5) SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS
a) Generales a todas las Solicitudes de Desembolso:
Observación:
Se ha verificado, en algunos casos, que no consta la firma del Responsable de la Unidad
Provincial en los certificados de obra.
Comentarios de la UES II: Tomamos nota de las observaciones citadas.
Observación:
En algunos casos se observó que la certificación de los trabajos realizados se efectuó con
considerable atraso respecto al período que se certifica.
Comentarios de la UES II:
Tomamos nota de la observación citada. No obstante es procedente evaluar cada caso en
particular.
A nivel general se podría afirmar que se trata de casos en los cuales resultan diferencias entre
el Inspector de Obra designado por la Unidad Operativa Local y la empresa contratista a
efectos de realizar la medición, que implican una demora en la confección de la misma.
Observación:
En varios casos, no obstante haber sido determinado algún tipo de inconsistencia en el
certificado de obra por parte de algún área del Programa, al momento del pago no se
encuentra subsanada.
Comentarios de la UES II:
En general las inconsistencias son de carácter formal, derivadas de pequeños errores del
sistema de certificación (fechas parciales o incompletas, aclaración de firmas, nombre de la
obra, errores tipográficos o de impresión relativos a la implementación acelerada del Sistema
25
Informático). Los pagos por certificaciones de obra (o por cualquier otro concepto) no se
abonan si algún área de la unidad detecta errores y éstos no son subsanables.
En el caso que se detectaran inconsistencias o errores, la modalidad de corrección adoptada
consiste en que el área pertinente (generalmente Técnica o Jurídica) evalúe el error y si el
mismo es subsanable, se salva en el trámite administrativo anterior al pago y no
necesariamente en el certificado. Si el error es sustancial, entonces el certificado es devuelto a
la Unidad Operativa Local a fin de rehacerlo.
De todas maneras, en el sistema de ajuste alzado, los certificados son pagados a cuenta del
total del contrato, y por lo tanto al final de la obra se procederá al control del total pagado.
Observación:
Se ha verificado, en varios casos, que existen demoras superiores a los 30 días para realizar
los pagos, desde la fecha de presentación de la factura, hasta el pago efectivo.
Comentarios de la UES II: Existen varias causas que pueden ocasionar este resultado, por
lo que solicitamos a los auditores nos consulten sobre cada caso en particular a fin de
determinar las circunstancias de esa demora.
Sin embargo, no obstante la fecha de presentación de la factura por el contratista, atento lo
previsto en el Reglamento Operativo Particular de este Programa, cada certificado, para
devengar el crédito, debe ser supervisado por el área Técnica y aprobado por la
Coordinación Ejecutiva, previa verificación del cumplimiento en todo momento con las
disposiciones del pliego que rige la contratación.
Observación:
En algunos casos existen presentaciones de facturas que se realizan con anterioridad a la fecha
de recepción por parte de la UES II de los Certificados de Obra, o con anterioridad a la
fecha en que fueron emitidos dichos certificados.
Comentarios de la UES II: Tomamos nota de la observación citada a fin de intensificar los
26
controles correspondientes
Observación:
Se ha verificado, en algunos casos, que el Certificado de Obra no posee fecha de confección
y/o de recepción por parte de la UES II.
Comentarios de la UES II: Tomamos nota de la observación citada a fin de intensificar los
controles correspondientes
b) Particulares de cada Solicitud de Desembolso:
Desembolso 22
Observación:
Se ha verificado en un caso que la fecha de emisión del Certificado, Acta de Medición y
Planilla de Medición fue tachada si haber sido subsanada por parte de la autoridad
competente.
Comentarios de la UES II:
Tomamos nota de la observación citada a fin de intensificar los controles correspondientes.
Observación:
Se ha detectado la confección errónea de la factura N° B 0001-00000525 de la firma
Edificadora Correntina SA cuyo importe correcto sería de $ 288.416,44 en lugar de $
228.416,44.
Comentarios de la UES II:
Si bien el importe indicado como tal fue erróneamente volcado, dentro del cuerpo de la
factura se encuentra el detalle correcto correspondiente al pago efectuado, que por otro lado
27
fue respaldado con el correspondiente recibo que indica una cancelación por $288.416,44
sobre la factura N° B 0001-00000525. Esto hace totalmente evidente la involuntariedad del
error. A efectos de subsanar este error involuntario se procedió a solicitar a la empresa copia
de la parte pertinente del libro IVA ventas donde se encuentra volcada esta factura y la
posición fiscal a efectos de corroborar los importes transcriptos. De acuerdo a la verificación
se procederá según corresponda.
Observación: En el recibo N° X 0001-00000193 de la firma QUIMEI SRL no se expone la
suma total recibida.
Comentarios de la UES II:
Si bien no consta en el recibo la parte pertinente en letras, la suma recibida que en este caso
corresponde a retenciones está volcada correctamente.
A efectos de subsanar la observación realizada, solicitamos a la empresa presente nota
aclaratoria donde indique en letras el importe total que se cancela.
Observación: En dos casos la recepción provisoria de la obra se efectúa con antelación a la
fecha de medición del último certificado
Comentarios de la UES II: Tomamos nota de la observación citada a fin de intensificar los
controles correspondientes.
Desembolso 24
Observación:
Se ha detectado la confección errónea de la factura N° B 0001-00000592 por $ 58.510,27
de la empresa ILKA CONSTRUCCIONES S.R.L. cuyo valor correcto debía ascender a $
58.610,27 (Ítem 176 PRISM ARB3720 del detalle de pagos de la solicitud).
28
Comentarios de la UES II:
Se informa que el error detectado se produjo involuntariamente al liquidar su certificado N°6
Definitivo de la Lic. 158/05. El importe correcto a abonar fue de $58.610,27 que coincide
con lo liquidado, la contratista al confeccionar la factura invirtió 610 por 160.
A efectos de subsanar la diferencia detectada se solicitó a la Contratista nota de débito por
$450,00 para conformar el importe cancelado mediante recibo del 18/07/07.
Desembolso 25
Observación:
Se ha detectado en dos casos que la firma del Inspector de obra no se encuentra debidamente
aclarada.
Comentarios de la UES II:
Tomamos nota de la observación citada a fin de intensificar los controles correspondientes
BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2008.
29
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA EDUCATIVO - SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR”
CONVENIO DE PRÉSTAMO 1345 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/07)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al
sistema de control interno implementado por la UES II del “Programa de Mejoramiento del Sistema
Educativo - Subprograma II”, “Expansión de la Infraestructura Escolar”.
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee on Sponsoring
Organizations (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades
encontradas.
30
AMBIENTE DE CONTROL
1) Integridad y valores éticos
1) Integridad y valores éticos
SI NO
Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la
entidad un código de conducta ética que sea
aplicable a todo el personal?
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo reglas para
cuando éstos se presenten?
3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la
unidad y se lo hace conocer a los funcionarios
nuevos?
4) ¿Se han definido expresamente criterios para
evaluar la actitud y comportamiento del personal
en base a la ética?
5) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
6) ¿Conoce el personal la forma de proceder
ante las conductas impropias?
7) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a
conocer en toda la organización?¿Cuál es el
procedimiento aplicado?
8) ¿Se han establecido mecanismos que permitan
asegurar que las violaciones al código de
conducta puedan ser denunciadas a quien
corresponda por el personal de la unidad, sin
temor a represalias?
9) ¿Existen políticas por escrito para regular las
relaciones de la dirección con el personal
subalterno, proveedores, etc.?
10) ¿Se ha establecido por escrito una política
que obligue a los funcionarios de mayor jerarquía
a declarar sus beneficios pecuniarios?
11) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
31
X
NC
OSERVACIONES
Se aplica la Ley nacional N°
25188 Ley de Ética de la
Función Pública
X
X
X
No específicamente se aplica
la Ley citada.
Disposiciones Nacionales
X
Se aplicará la Normativa
Nacional en caso de ser
necesario
X
X
En lo concerniente a
funciones está escrito en el
Manual de Procedimiento
Se cumple la Normativa
Nacional
La conducción del Programa
es la responsable
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que, si bien se ha notificado la normativa por escrito a
todo el personal, no se han implementado mecanismos que permitan efectuar denuncias ante las
violaciones al código de conducta.
Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas en el
Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, es fundamental encarar políticas
de amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para desempeñar las acciones
del Proyecto e implementar mecanismos que permitan la rápida detección y comunicación de
cualquier transgresión a una norma ética.
2) Políticas de Recursos Humanos
2) Políticas de Recursos Humanos
A) Políticas para reclutar, retener y pagar al
personal
1) ¿Existe una política definida para el Proyecto
de recursos humanos? ¿Quién es el responsable
de llevarla a cabo?
2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes
es conocida por todas las personas con la
idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto dentro
como fuera de la organización? ¿Qué
procedimiento se utiliza?
3) ¿Los mecanismos para la designación y
promoción del personal están basados en
criterios objetivos que procuren evitar el
favoritismo?
4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro
del Proyecto?
5) ¿Se ha implementado un sistema que al
momento de evaluar el desempeño de un
consultor tenga en cuenta los criterios de
integridad y de ética?
6) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los principales
funcionarios? ¿Quién los efectúa?
32
SI NO
X
NC OBSERVACIONES
Responsable: Coordinación
General y Coordinación
Ejecutiva
_
No rige régimen escalafonario
X
Se utiliza el sistema de
selección de terna.
X
No específicamente. Se
evalúa el desempeño y se
informa al BID en formularios
preestablecidos
X
X
7) ¿Las descripciones de los puestos contienen
suficientes referencias de las responsabilidades X
relacionadas con el control?
La descripción de los puestos
está incorporada a los TTRR,
Reglamento Operativo y
Manual de Procedimiento.
B) Políticas para reclutamiento y capacitación SI NO NC
OBSERVACIONES
1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al
personal? ¿En qué consisten?
2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son
efectuadas y revisadas por personal con la debida
capacitación, enterado de los requerimientos de
los puestos vacantes y con aptitudes para realizar
esas entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho
personal?
3) ¿La verificación del cumplimiento de los
requisitos por parte de los candidatos a un puesto,
se hace con base en procedimientos establecidos
por escrito?
4) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la
revisión de los antecedentes penales de los
candidatos?
5) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de
sus responsabilidades, deberes y derechos?
Descripto en el Convenio de
Préstamo, Anexo C, ROG y
Decreto 1184 (con sus
modificaciones)
Responsables de Áreas en
general (y de área
administrativa en particular) y
Coordinación Ejecutiva
General
X
X
Resp. de pregunta N° 1
X
Normativa Nacional
X
X
6) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?,
¿se actualizan periódicamente? ¿y se informan
esas actualizaciones al personal de manera
X
oportuna?
7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual
coinciden con las especificadas en los TDR?
X
8) ¿Las descripciones de los puestos descriptas
en el manual coinciden con las tareas realmente
efectuadas?
9) ¿Se considera la satisfacción de las
necesidades actuales de capacitación y desarrollo
del personal así como sus necesidades futuras?
¿Cuál es el mecanismo implementado para su
manifestación y toma de conocimiento?
33
Manual de Procedimientos y
Reg. Operativo o Particular.
X
X
No hay mecanismos
específicos. Se implementan
algunos talleres y se asiste a
los seminarios del BID.
10) ¿A través de que medidas se implementan las
necesidades de capacitación y desarrollo
establecidas en el punto anterior?
11) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
12) ¿Existe una política definida de promoción y
compensación al personal? ¿En qué consiste? ¿El
personal tiene conocimiento de dicha política?
¿De qué manera se informa?
De manera informal
Informal
X
-
-
-
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que si bien el Programa, para el reclutamiento de
personal contempla las Normas del BID en la materia, aún no se ha establecido una política
tendiente a la retención que contribuya al fortalecimiento institucional, a la prevención de deficiencias
en el desempeño y promoción durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las
políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación, y de pérdida de personal clave y/o de mal
desempeño que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el
mejor rendimiento del personal, por lo tanto las autoridades del Programa son responsables no sólo
de una adecuada selección, sino también de una conveniente capacitación para el correcto
desempeño de sus responsabilidades y del funcionamiento de una movilidad organizacional que
signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces así como la detección oportuna de mal
desempeño y su corrección.
34
3) Estructura Organizacional
3) Estructura Organizacional
A) Determinación de la estructura
organizacional
SI NO
1) ¿Se ha definido claramente la
estructura de la organización? Detallarla.
X
2) ¿Existe un manual de procedimientos
con las funciones y responsabilidades?
X
3) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que incluyan
tanto los procedimientos operacionales
como los financieros y contables que
deban aplicarse?
4) ¿Se han establecido líneas claras para
la presentación de informes que abarquen
todas las funciones y el personal de la
organización?
5) ¿Cuáles son las variables que
determinan la vigencia, remuneración,
condiciones de trabajo, etc., de los
contratos de trabajo de los funcionarios?
6) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
apropiada? ¿quién la realiza?
X
X
NC OBSERVACIONES
Manual de Procedimiento y
Reglamento Operativo
Particular
Existe un Manual de
Procedimiento que requiere de
homologación.
Además del Manual de Proc.
se cuenta con el Manual
Contable y Sistema de Gestión.
Los Informes se presentan
según instrucciones de fichas
técnicas.
Decreto 1184 y modificaciones
X
Los superiores jerárquicos de
cada área.
Riesgo Involucrado: Si bien la estructura organizativa del proyecto ha sido definida, no se
encuentran expresamente establecidas las misiones y funciones de los distintos integrantes que
componen el programa.
Recomendaciones: Desarrollar un manual que defina claramente responsabilidades, acciones y
cargos de todos los integrantes del Programa y que establezca las diferentes relaciones jerárquicas y
funcionales y los canales de comunicación ascendentes y descendentes, a los efectos de que cada
integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales.
35
4) Sistemas Computarizados de Información
4) Sistemas computarizados de Información
A) Evaluación de los controles generales del
sistema
1) El sistema ¿es administrado por un funcionario de
alto nivel que informe a las autoridades superiores?
¿Quién lo realiza?
2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen
prohibido operar las computadoras y utilizar los
programas con datos reales?
3) El sistema de información y las bases de datos
¿están protegidos contra el uso por parte de terceros
no autorizados?
4) El administrador del sistema de información y de
la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los
equipos que están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están
protegidas para evitar el uso no autorizado?
6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que
obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en
forma periódica?
7) ¿Se han asignado códigos de identificación a las
terminales para evitar que las terminales no
autorizadas tengan acceso a las líneas de
comunicación?
8) ¿Existen listas del personal autorizado que
especifiquen los límites de autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de autorización
debidamente actualizadas?
10) ¿La impresión de los documentos está
organizada de forma tal que permita proteger los
documentos sensibles y que se destruyan esos
documentos antes de ser desechados?
11) ¿La información almacenada en disquete, cinta
magnética o cualquier otro medio de almacenamiento
se borra por completo de tal forma que se impida su
recuperación por cualquier tipo de programa
especialmente diseñado para esa función de
recuperación?
36
SI NO
X
NC
OBSERVACIONES
El responsable del Área
Informática: un ingeniero
N/A
X
X
Por sobre cerrado
X
X
X
X
X
X
X
12) ¿La información confidencial es cifrada o
encriptada cuando se transmite?
13) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos
y se concilian sus resultados con los registros
financieros?
14) ¿ Existe una segregación de funciones o la
debida asignación de autorizaciones en los sistemas
informáticos, de tal forma que una misma persona no
pueda registrar una transacción desde su origen hasta
su asiento final en los auxiliares y libro mayor o en los
registros similares de la base de datos?
15) ¿Los especialistas que participan en las
transacciones, sus supervisores y el personal que
procesa la información poseen niveles técnicos
adecuados de experiencia y competencia?
16) ¿Los sistemas de información son confiables,
cumpliendo con las normas técnicas vigentes?
17) ¿Se han establecido procedimientos para
enfrentar las situaciones que pudieran afectar la
información y equipos, como son: procedimientos de
recuperación ante desastres, sitio alternativo de
procesamiento de información, respaldos,
almacenamiento de información de respaldo en sitios
lejanos a la oficina principal, etc., que permitan
continuar con las operaciones básicas de la oficina?
18) ¿Toda transacción está debidamente respaldada
por documentación acorde con la legislación
aplicable y demás normativa?
19) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema
de información nuevo o las modificaciones a uno ya
existente, se realizan las pruebas para verificar que la
información se procese adecuadamente, de manera
íntegra y confiable?
20) ¿A la fecha se encuentra implementado el
Sistema de Seguimiento y Monitoreo?
B) Evaluación de los controles de aplicación del
sistema
1) El sistema de información ¿contiene reglas y
rutinas de verificación, que permitan comprobar la
exactitud de los datos que se introducen en las
37
Si, por el Sist. UEPEX
X
X
En desarrollo a medida que
se implementa íntegramente
el sistema UEPEX
X
X
X
Implementado según las
necesidades de la
operatoria del Programa.
X
X
X
En estado de mayor avance
X
computadoras?
2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito
para realizar la comunicación a los responsables de
administrar el sistema de información, de los errores
en que se incurre al procesar las transacciones y
cualquier otra deficiencia que se observe durante el
ingreso, procesamiento y emisión de datos e
información? ¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se
subsanan, documentando adecuadamente lo
actuado? ¿Cómo se documentan?
De manera informal
X
4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar que
se actualice la información correcta y evitar la
destrucción accidental de los archivos?
X
5) ¿Existen procedimientos para realizar y conservar
copias de respaldo de los archivos, programas y
documentos relacionados con las operaciones?
X
6) ¿Se han documentado los sistemas, programas de
aplicación y procedimientos que se emplean para el
procesamiento de los datos y posterior emisión de
informes?
Las modificaciones de los
errores y deficiencias se
subsanan y documentan de
acuerdo con la metodología
definida oportunamente.
Los archivos del Sist.
UEPEX se encuentran
centralizados fuera de esta
Unidad.
Existe documentación
parcial de los módulos
desarrollados
X
EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la existencia o no de SI
indicios de riesgo operacional y de fraude en la
Unidad
1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están
claramente definidos y publicados de forma que X
puedan ser fácilmente comprendidos?
2) ¿Los objetivos del Proyecto para el ejercicio X
38
NO
NC
OSERVACIONES
están definidos?
3) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados al X
personal?
4) ¿El personal entiende cómo los objetivos del
Proyecto se relacionan con los objetivos de sus X
áreas?
5) ¿El personal entiende cómo los objetivos del
Proyecto se relacionan con sus objetivos personales? X
6) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “riesgo
en el logro de los objetivos”?
Riesgo es todo evento o
suceso que puede afectar el
Proyecto (positiva o
negativ.) Puede ser de
alcance, calidad,
cronograma o costo.
7) ¿Qué entiende el Proyecto por el término
“administración del riesgo”? Detallar.
8) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los
riesgos de alcanzar sus objetivos?
9) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la
administración del riesgo?
10) ¿El Proyecto tiene procedimientos para reportar
riesgos? ¿En qué consisten?
X
11) ¿El personal responsable de los activos (bienes,
efectivo) está separado de los que realizan los X
registros contables?
12) ¿ El acceso a las cuentas bancarias y otra
información relacionada está prohibido al personal de X
contabilidad?
13) ¿ El personal que autoriza las transacciones está
separado de la custodia de los activos
correspondientes?
14) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para efectuar
los pagos del Proyecto?
39
Se sigue una actitud
proactiva
En todas las áreas según
punto 6)
En función de la operación
en las distintas áreas existen
mecanismos para fijar
criterios de los riesgos
relativos
La emisión de cheques: si
esta prohibida
(Tesorería es independiente
del sector contable.)
X
Responsable de área y
Coord. Ejecutiva
15) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de la
precontabilización de los pagos por parte de la
UEC?
16) ¿Con qué frecuencia se produce la validación de
la precontabilización por parte de la UEC?
N/A
Periódicamente. El
Proyecto cuenta con
Auditoría de Desembolso y
Financiera.
17) ¿Permite el sistema la inclusión de otros pasivos
(ejemplo: préstamos de terceros)?
X
18) Procedimiento y personas afectadas para cargar
compromisos.
X
19) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques
emitidos no a la orden?
X
20) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la
vista la documentación de respaldo?
X
21) ¿Existen procedimientos de cancelación o
anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se
instrumentan?
22) ¿Se mantienen en custodia adecuada las
chequeras?
Con sello de “Pagado”.
X
23) ¿Existe un control de la numeración de los
cheques? ¿quién lo efectúa?
24) ¿Existe un procedimiento para el depósito del
fondo de reparo en una cuenta especial creada para
tal fin?
25) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UEC a
las jurisdicciones con documentación original?
26) Vencido el plazo para rendición del anticipo,
¿cómo se procede en caso de existir un saldo
remanente?
27) ¿Prohíbe el sistema computarizado la
cancelación de rendiciones con facturas con idéntica
o similar numeración?
28) ¿Permite el sistema computarizado la rendición
con distinta documentación (recibos, facturas)?
40
X
En Unidad Ejecutora
UCPyPFE.
X
El sist. UEPEX y Tesorería
X
Sólo está permitida una
cuenta bancaria según
Normativa del BID.
N/A
N/A
X
Se aplica la Ley de
Facturación
B) Determinación de la existencia o no de
indicios de fraude en la Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir,
detener y detectar el fraude?
X
2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de más
alto riesgo de fraude?
X
Riesgo Involucrado: Dado lo transcurrido de la actividad del Programa ya se han implementado
controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan implementado estrategias destinadas a
tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo
expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias
internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales
el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la
estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o
minimizar sus efectos.
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO
NC
OSERVACIONES
Determinación de la aplicación de políticas de
control generales en lo que respecta al registro
eficaz y eficiente de las transacciones, la
salvaguarda de los activos, la conciliación de las
cifras de la contabilidad y la transparencia de
los informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se han
diseñado formas apropiadas que se utilicen
correctamente para asentar todos los datos tales
Se está implementando el
Sistema UEPEX
X
41
como la fecha de las transacciones, su monto
original, el plazo de pago, detalle de la operación el
proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola unidad o
base de datos integrada para evitar errores por
duplicación de registros e inconsistencias en los
informes y para reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las
transacciones es consistente con el que se emplea
para informar a los interesados en el exterior, como
el BID, Banco Mundial y PNUD? (Ej. Nº PRISM)
X
X
Riesgo Involucrado: El hecho de operar con dos sistemas complementarios no integrados (el UEPEX
y el “de gestión”) puede generar diferencias en la información disponible, dado el gran volumen de
información que se introduce y se manipula en ambos sistemas. Asimismo afecta la eficiencia en la
registración, complica la conciliación de la contabilidad con la información financiera suministrada por la
base “de gestión”, además de disminuir la confiabilidad de los informes.
Recomendaciones: Trabajar en pos de la interacción de las bases de información hasta tanto el
sistema UEPEX haya sido desarrollado a tal punto que sea un sistema integrado único para cubrir todas
las necesidades de alta complejidad que requieren los proyectos de gran envergadura que pretende
administrar.
INFORMACION Y COMUNICACION
Determinación de la recepción por parte de las
autoridades superiores de la información sobre
el Proyecto necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de
acuerdo con las normas que al respecto ha
establecido la comunidad internacional?
42
SI NO
X
NC
OSERVACIONES
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones
frecuentes con los funcionarios de las distintas áreas
y con la auditoría a los fines de estar informados
sobre el desarrollo de las actividades en general y las X
relacionadas con control interno en particular?
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las normas
establecidas, pueden presentarse situaciones en las que distintas áreas del Programa no logren el nivel
de comunicación necesario para la ejecución con un nivel de eficiencia deseado. Asimismo la alta
especialización de los RRHH con que cuenta el Programa requiere de un alto grado de comunicación
vertical ascendente en la organización para atenuar la falta de una cultura generalista en la estructura.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y los
distintos equipos de trabajo.
SUPERVISIÓN
Evaluación de la eficacia de las actividades de SI NO NC
Supervisión
1) ¿La coordinación del Proyecto recibe información
suficiente y oportuna que le permita supervisar los
X
objetivos y estrategias del Proyecto?
2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma
explícita y contundente su compromiso respecto del
control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas entre las cifras
presupuestadas y las reales?
X
43
OSERVACIONES
A través de responsables de
área y del control de los
resultados.
Fundamentalmente por dos
causas:
a) Variación en el costo de la
construcción (99% del
Préstamo integra esa
categoría)
b) Incorporación de más
obras de las previstas
originalmente por el
Ministerio de Educación.
4) ¿El personal está obligado a hacer constar con su
firma que se han efectuado actividades esenciales
X
para el control interno?
5) ¿Las quejas de los proveedores y los beneficiarios
del Programa se investigan oportunamente para
X
determinar sus causas?
Riesgo Involucrado: Dada la situación actual descripta en el punto de “Evaluación de Riesgo” no
puede evaluarse en este punto la tarea de supervisión llevada a cabo por los responsables del
Programa.
Recomendaciones: Efectuar el seguimiento de las instrucciones referidas al control interno a los
efectos de obtener información consistente y oportuna. Además, es importante implementar medidas
destinadas a la identificación de los responsables de los controles llevados a cabo.
BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2008.
44
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
EDUCATIVO – SUBPROGRAMA II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1345/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/07)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con
las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con
las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con los registros que le dan sustento;
- Test o prueba de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de los informes
presentados por los mismos;
- Análisis respecto a la disposición en forma oportuna de los fondos del Préstamo canalizados a través
de la cuenta bancaria asignada al Proyecto;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Confirmaciones con terceros;
- Aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios.
45
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 40,06% de las
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos al 31 de diciembre de 2007, de
acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
2.1 Inversión Edificios Escolares
2.2 Capacitación y Sistemas de Gestión
Total ejecutado
en $
%
Incidencia
Importe de
Muestra en $
% de muestra
sobre total
ejecutado
642.045.561,73
99,47%
257.541.681,32
39,90%
59.297,64
0,01%
38.938,64
0,01%
3.281.361,01
0,51%
974.669,93
0,15%
90.000,00
0,01%
0,00
0,00%
0,00
645.476.220,38
0,00%
0,00
258.555.289,89
0,00%
40,06%
2.3 Coordinación, Supervisión y
Fortalecimiento
2.4 Auditoría Financiera
2.1 Inversión Edificios Escolares
TOTAL EJECUTADO
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Por último, es menester señalar que la coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2008.
46