2001_236info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/00 detallados en Isiguiente, correspondientes al “Proyecto de Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión
Sexual-LUSIDA”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
La administración financiera fue llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Proyecto creada al
efecto, en el ámbito de la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con
Financiamiento Externo (UCPPFE) del Ministerio de Salud.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/00, expresado en dólares
estadounidenses, comparativo con el ejercicio anterior, notas N° 1 a 4 y anexos N° 1 a
N° 3 que forman parte del mismo.
1
b) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión al 31/12/00, expresado
en dólares estadounidenses.
c) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente de Costos del Proyecto al
31/12/00, expresado en dólares estadounidenses.
Los mencionados estados fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora del Proyecto y
son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados en su totalidad a esta auditoría
con fecha 20/07/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 06/03/01 y el 25/04/01, entre
el 06/08/01 y el 09/08/01 y entre el 05/10/01 y el 29/10/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
Durante el ejercicio el Proyecto continuó registrando como “Inversiones” anticipos de
fondos (transferencias) otorgados a Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) para la
realización de subproyectos; estos fondos se registraron como gastos al momento de su
transferencia a las OSC. Como resultado del análisis de la muestra realizada se pudo
observar que durante el ejercicio 2000 se contabilizaron $ 319.548,82 los cuales al
31/12/00 no habían sido rendidos totalmente, pudiéndose verificar a través del análisis de
hechos posteriores demoras significativas en su rendición.
A su vez, del análisis de las rendiciones efectuadas por las OSC's en el ejercicio se han
observado $ 37.753,38 de gastos no elegibles.
Cabe aclarar que no se tuvo a la vista la constancia de la aprobación de este procedimiento
por parte del Banco Mundial.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera
del “Proyecto de Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA” al
31/12/00, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha,
3
de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Convenio de Préstamo N° 4168-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 1 de noviembre de 2001.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial
durante el ejercicio 2000, correspondientes al “Proyecto de Control del SIDA y Enfermedades de
Transmisión Sexual-LUSIDA”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio
de Préstamo N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y
el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/00,
expresado en dólares estadounidenses.
b) Estado de Solicitudes de Desembolso Acumuladas por año al 31/12/00, expresado en
dólares estadounidenses.
Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora del Proyecto y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Sobre la base de la muestra determinada por esta auditoría se ha podido observar que,
en los Certificados de Gastos que acompañan a las Solicitudes de Retiros de Fondos N°
27 a 32 se incluyeron bajo la categoría 3 “Servicios de Consultoría” $ 165.793 (USD
166.125,25 solicitados al BIRF) que no constituyen gastos efectivamente realizados,
sino adelantos de fondos a Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) para llevar a
cabo los respectivos subproyectos.
A su vez, del análisis de las rendiciones de gastos de las OSC efectuadas en el ejercicio
2000 se ha podido observar en algunos casos que éstas han utilizado fondos del
proyecto para atender gastos no elegibles por $ 13.598,86, según se detalla a
continuación:
a) Gastos no documentados adecuadamente (comprobantes no válidos) por $ 2.732,19
b) Documentación de respaldo del pago no tenida a la vista por $ 482,67.
6
c) Documentación de respaldo que no cumplía con alguno de los requerimientos de las
“Condiciones de Aprobación de Informes de Avance en su Aspecto Financiero” por
$ 10.384 (por ejemplo: estar suscripto por el representante legal).
Cabe aclarar que la diferencia entre el importe de gastos no elegibles expuesto
precedentemente y el citado en el apartado III Aclaraciones Previas del Informe sobre
los Estados Financieros surge como consecuencia del considerable atraso en la
rendición al BIRF de los gastos efectuados, ya que al 31/12/00 no se habían rendido
gastos posteriores a mayo de 2000.
2) La fecha de la solicitud de desembolso N° 28 (27 de septiembre de 2000) es posterior a
la de la solicitud N° 29 (22 de septiembre de 2000).
3) Los importes consignados en la columna 17 “Monto Retirado de la Cuenta Especial”
de los Certificados de Gastos emitidos durante 2000, corresponden a dólares
estadounidenses convertidos al tipo de cambio USD 1 = $ 0,998.
4) Se pudo verificar que se rindieron $ 270,67 bajo la categoría 3 "Servicios de
Consultoría", que dado el tipo de gasto correspondían ser rendidos en la categoría 4
"Administración del Proyecto".
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- 1)
precedente, los estados identificados en el apartado I-, correspondientes al “Proyecto de
Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA” resultan ser
razonablemente confiables para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de
Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el
7
ejercicio finalizado el 31/12/00, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 4168-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 1 de noviembre de 2001.
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/00,
correspondiente a la Cuenta Especial del Convenio de Préstamo N°4168-AR BIRF del “Proyecto
de Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA”.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial del Préstamo 4168-AR por el ejercicio terminado el 31 de
diciembre de 2000, expresado en dólares estadounidenses, correspondiente a la cuenta
corriente N° 000613201000 del Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York.
8
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Proyecto y se adjunta inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
9
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo los procedimientos de auditoría considerados necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Control
del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA” N° 000613201000 al 31 de
diciembre de 2000, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República
Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva
cláusula y anexo del Convenio de Préstamo N° 4168-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 1 de noviembre de 2001.
10
INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2000, correspondientes al “Proyecto de
Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA”, operado por la Unidad
Ejecutora del Proyecto (UEP) creada al efecto, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas
contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos
del Convenio de Préstamo N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la
República Argentina y el Banco Internacional y de Reconstrucción Fomento (BIRF).
a) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 15.000.000.-.
El monto total desembolsado por el BIRF al 31/12/00 ascendió a USD 12.306.173,21,
correspondiendo a los desembolsos del ejercicio USD 1.347.366,07.
b) Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo de conformidad con el Anexo 1 del
Convenio.
Parcialmente cumplida. Al respecto téngase en cuenta lo señalado en nuestro Informe de
SOE´s en el apartado III 1) y en el Memorando a la Dirección del Proyecto, adjuntos.
11
Asimismo se tuvo a la vista un fax del BIRF de fecha 27 de junio de 2000 que hace referencia
a la reasignación de los fondos incluidos como categoría 5 (Sin asignar) en el Anexo I, entre
las categorías 3 (Servicios de Consultoría) y 4 (Administración del Proyecto) sin que se haya
formalizado la enmienda al Convenio de Préstamo respectivo.
c) Sección 2.02 (b): Cuenta Especial del Préstamo.
Cabe informar que existe un incumplimiento de los plazos establecidos por el Banco para la
presentación de las solicitudes de reposición de los fondos, ya que durante el período auditado
no se presentaron solicitudes durante un lapso de siete meses (de febrero a agosto), mientras
que la carta de desembolsos y las normas del BIRF establecen su presentación a intervalos
mensuales, o más frecuentemente si la ejecución es mayor, no debiendo exceder los tres
meses.
d) Secciones 2.04, 2.05 y 2.06: Comisión de compromiso e intereses. Su pago.
La UEP no puso a nuestra disposición información al respecto.
e) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultoría.
Las observaciones se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
f) Sección 3.04 (b): Convenios con Ministerios de Educación provinciales.
Consultada la UEP no se obtuvo información respecto a la celebración de los mencionados
convenios.
g) Sección 3.04 (c): Unidad Coordinadora del Proyecto.
Cumplida.
12
h) Sección 3.05 (a) (i): Manual operativo.
Consultada la UEP no se obtuvo información respecto a modificaciones al Manual Operativo.
i) Sección 3.05 (a) (ii) y (b): Plan Anual de Operaciones.
Consultada la UEP no se obtuvo información respecto al Plan Anual de Operaciones.
j) Sección 3.05 (c) y (d): Informes de consultores sobre los análisis y evaluaciones ex-post
de subproyectos.
Consultada la UEP no se obtuvo información respecto de los informes mencionados.
k) Sección 3.06 (b): Informes Semestrales.
Consultada la UEP no se obtuvo información respecto de los informes semestrales
presentados.
l) Sección 4.01: Sistema contable.
Del sistema implementado no surge la totalidad de los estados financieros presentados,
solamente el Estado de Situación Patrimonial del Proyecto.
Asimismo se ha podido verificar que los certificados de gastos presentados al BIRF no surgen
del sistema contable implementado, lo que implica duplicidad y margen de error en la carga
de algunos de los datos.
BUENOS AIRES, 1 de noviembre de 2001.
13
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y ENFERMEDADES
DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros, por el período
comprendido entre el 01/01/00 y el 31/12/00, correspondientes al “Proyecto de Control del
SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA”, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP),
que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/00.
1- REGISTROS CONTABLES
14
Observaciones:
a) Del sistema implementado no surge la totalidad de los estados financieros presentados,
solamente el Estado de Situación Patrimonial del Proyecto.
b) Durante el ejercicio el Proyecto continuó registrando como “Inversiones” anticipos de
fondos (transferencias) otorgados a Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) para la
realización de subproyectos; estos fondos se registraron como gastos al momento de su
transferencia a las OSC's. Como resultado del análisis de la muestra realizada se pudo
observar que durante el ejercicio 2000 se contabilizaron $ 319.548,82 los cuales al
31/12/00 no habían sido rendidos totalmente, pudiéndose verificar a través del análisis
de hechos posteriores demoras significativas en su rendición.
Idéntica situación se plantea con respecto a los SOE’s N° 27 a 32 por $ 165.793 ( USD
166.125,25).
Cabe aclarar que no se tuvo a la vista la constancia de la aprobación de este
procedimiento por parte del Banco Mundial.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendación: Si bien el Proyecto implementó registros auxiliares de control y
seguimiento de los desembolsos, rendiciones y saldos a rendir de las OSC´s, se recomienda
realizar las modificaciones necesarias al criterio de registración de manera de obtener
información confiable, oportuna y consistente, que permita validar la integridad de los
registros contables del Proyecto.
2- LIBRO BANCO
Observación: La U.E.P no cuenta con un registro de cheques anulados.
Comentario de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
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Recomendación: Implementar un registro cronológico de cheques emitidos y/o anulados,
efectuando oportunamente el seguimiento y control de las conciliaciones bancarias.
3- CONSULTORES NACIONALES
a) Título profesional
Observación: Al momento de la verificación en campo, los títulos profesionales de los
consultores analizados se vieron en fotocopia simple, no autenticada.
Comentario de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendación: Dejar adecuada constancia en el legajo de cada consultor de la
presentación de fotocopia autenticada del título profesional y antecedentes declarados,
para validar los datos expuestos en los respectivos currículos presentados.
b) Proceso de selección
Observación: En el 100% de los currrículos tenidos a la vista no contaba la firma del
consultor, fecha de emisión ni sello de recepción por parte de la U.E.P.
Comentario de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
c) Legajos
Observaciones:
a) En el 100% de los casos analizados, los términos de referencia adjuntos al contrato
no poseían la firma del consultor.
16
b) En un caso, no se pudo visualizar la declaración jurada de incompatibilidades
correspondiente a los contratos celebrados en abril, mayo y junio de 2000.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
4- PROYECTOS DE LAS ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL (OSC)
La revisión fue realizada sobre la base de una muestra que comprendió 13 Organizaciones
de la Sociedad Civil, de las cuales 3 corresponden a la segunda convocatoria, 8 a la tercera
y 2 a la cuarta convocatoria.
1)
Proceso de Evaluación de las OSC's - Requisitos para la presentación a
concurso
3° CONVOCATORIA
Observaciones:
a) Del análisis efectuado sobre los legajos de las OSC´s surgen las siguientes
observaciones:
Generales: La documentación presentada en fotocopia por las OSC´s no se
encuentra certificada por escribano ni por la misma U.E.P., tal como lo exige la
Guía para la Formulación y Presentación de Proyectos.
Particulares:
•
Sociedad Argentina de SIDA (S.A.S.)
- El informe de Evaluación del proyecto no tiene fecha.
- Al momento de nuestra visita en campo no constaba en el legajo la
fotocopia del Documento Nacional de Identidad del responsable del
proyecto.
17
•
Asociación Civil Solidaridad entre Argentinos (SOLDAR)
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- No constan en el legajo evidencias de que la OSC haya presentado la
documentación que acredite la experiencia referida en el formulario de
inscripción revisado.
•
Servicio Universitario Mundial (SUM)
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- No constaba entre los antecedentes presentados por la OSC el último
balance.
- No se tuvo a la vista el acta de designación de autoridades de la OSC
actualizada.
•
CECOPAL
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
•
Cruz Roja Esteban Echeverría
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- Al momento de nuestra visita en campo no constaba en el legajo la
fotocopia del Documento Nacional de Identidad del responsable del
proyecto.
•
LALCEC
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- El balance que consta en el legajo corresponde al ejercicio finalizado el
31/12/97 y se encuentra sin certificar.
- No se tuvo a la vista el acta de designación de autoridades de la OSC
actualizada.
18
•
Fundación Miravais
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- El balance que consta en el legajo correspondiente al ejercicio finalizado
el 31/12/98 se encuentra sin certificar.
•
Servicio a la Acción Popular (SEAP)
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- La evaluación del proyecto correspondiente a la OSC no posee fecha de
realización.
4° CONVOCATORIA
Observación: Al momento de nuestra revisión no constaba en los legajos la
fotocopia del Documento Nacional de Identidad, ni el curriculum vitae del
responsable de los proyectos de la Asociación Civil “Don Jaime de Nevares” y de la
Asociación Civil “Católicas por el Derecho a Decidir”. Con referencia a la
Asociación “Don Jaime de Nevares” no formaban parte del legajo evidencias de que
la OSC haya presentado la documentación que acredite la experiencia detallada en el
formulario de inscripción.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron
respuestas.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
proyecto, dejando evidencia en los respectivos legajos.
2) Gastos no elegibles
2° Convocatoria
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Observación: Del análisis de las rendiciones de la OSC “SUGARA” se pudo
verificar que la totalidad de los recibos por $ 1.499.- correspondientes a los gastos
según anexo C 3 (correspondientes al rubro “Viáticos y Refrigerio”) no cumplen con
algunos de los requisitos indicados en las “Condiciones de Aprobación de Informes
de Avance en su Aspecto Financiero”.
3° Convocatoria
Observaciones: Del análisis de las rendiciones surge que en algunos casos, las
OSC´s han utilizado fondos del proyecto para atender gastos no elegibles por $
36.254,38 según se detalla a continuación:
a) Documentación de respaldo del pago no tenida a la vista por $ 520,34;
b) Gastos no documentados adecuadamente (comprobantes no válidos) por $
3.925,04;
c) Documentación de respaldo que no cumplía con alguno de los requerimientos de
las “Condiciones de Aprobación de Informes de Avance en su Aspecto
Financiero” por $ 31.809.- (por ejemplo: estar suscripto por el representante
legal).
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron
respuestas.
Recomendación: Controlar la elegibilidad de los gastos realizados y rendidos por las
OSC´s conforme la documentación de soporte aportada, dejando evidencia en los
respectivos legajos de dicho procedimiento.
3) Análisis de las Cartas Acuerdo
3° Convocatoria
Observaciones:
20
1. En las Cartas Acuerdo analizadas correspondientes a las OSC´s Servicio
Universitario Mundial; CECOPAL; Cruz Roja; LALCEC; Fundación Miravais;
SEAP, se pudo verificar que el anexo I correspondiente al presupuesto aprobado no
se encontraba adjunto a la misma. Adicionalmente, para el caso de Cruz Roja no se
encuentran estipuladas las fechas de los informes consignados en el anexo II y en el
caso de SAS y Fundación Miravais, sólo se pudo visualizar como anexo II el
cronograma financiero.
2. En algunas Cartas Acuerdo analizadas correspondientes a las OSC´s se pudo
verificar que no consta la firma de los responsables del proyecto en el Anexo II.
Asimismo, no se pudo visualizar el documento del proyecto ni el presupuesto de la
OSC LALCEC.
3. De la revisión de las Cartas Acuerdo correspondientes a las OSC´s seleccionadas,
se pudo verificar que las mismas no se encontraban numeradas.
4° Convocatoria
Observación: De la revisión de las Cartas Acuerdo correspondientes a las OSC´s
seleccionadas, se pudo verificar que las mismas no se encuentran numeradas.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
4) Análisis de los Desembolsos
3° Convocatoria
Observación: En algunos casos no se tuvo a la vista el comprobante de depósito de los
fondos recibidos. Asimismo algunas OSC´s no presentaron la conciliación bancaria
correspondiente, tal como lo establece la cláusula 2.2 de las cartas acuerdo.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
5) Proyectos presentados por las OSC's
21
Observaciones:
1. No se ha tenido a la vista el listado o acta conteniendo la totalidad de los proyectos
presentados al cierre de la fecha prevista para la recepción de los mismos.
2. No se pudo verificar la publicación de los resultados de la evaluación de los
proyectos, donde se informe a los interesados cuales fueron las OSC´s finalmente
aprobadas por el Comité de Selección.
3. No se pudo verificar documentación que justifique los motivos por los cuales el
Comité de Selección aprobó los proyectos presentados por las OSC´s SAS,
FUNDESO, SADRA, Creando Juntas, ADEMYS y FUNCAVI, luego de que los
mismos fueran calificados por los evaluadores externos con la letra “D” (no reúne
condiciones de aprobación). Asimismo se pudo verificar que 21 proyectos que
fueron aprobados por el Comité de Selección habían sido calificados como “C” por
los evaluadores externos, no obstante lo señalado por el reglamento vigente para la
3° convocatoria que indica no elevar al Comité de Selección los proyectos así
calificados.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
6) Seguimiento y control de informes
2° Convocatoria
Observación: En dos casos, no se ha dado cumplimiento a los plazos previstos para la
presentación de los Informes de Avance establecidos en las respectivas Cartas Acuerdo,
correspondientes a la Fundación Ginkgo Biloba (atraso de hasta 8 meses) y Bolivianos
II (atraso de hasta 4 meses).
3° Convocatoria
Observación:
1. No se ha dado cumplimiento a los plazos previstos para la presentación de los
informes de avance establecidos en las Cartas Acuerdos en los casos
22
correspondientes a Servicio Universitario Mundial (atraso hasta 6 meses);
CECOPAL (atraso hasta 3 meses); Cruz Roja (atraso hasta 2 meses); SOLDAR
(atraso hasta 4 meses) y LALCEC (atraso hasta 3 meses).
2. Se pudo verificar para el 33% de los informes de avance sujetos a revisión que la
U.E.P. no cumplió con el plazo establecido en el punto 5.2.3 de la Carta Acuerdo 15 días- para aprobar ó desaprobar el referido informe.
3. El informe técnico N° 3 presentado por la Fundación Miravais no está firmado por
el responsable de la OSC ni por su representante legal, tal como lo establece la
“Guía para la Presentación de los Informes de Avance”.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
7) Control y seguimiento (2°, 3° y 4° convocatoria)
Observaciones:
1. Los
comprobantes
respaldatorios
de
las
rendiciones
no
se
encontraban
adecuadamente archivados; en general están sueltos, con el riesgo de su extravío.
2. Los comprobantes respaldatorios presentados conjuntamente con los Informes
Financieros no se encontraban inutilizados por las OSC's mediante el uso de un sello
con la leyenda “PAGADO” y la fecha de su realización.
Comentario de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendaciones generales al punto 4-:
• Los comprobantes deben llevar la firma del representante legal de la OSC.
• El sector contable del Componente OSC de LUSIDA, debería aplicar a cada uno de
los comprobantes que integran las rendiciones un sello que indique el número de
Informe al que corresponden y el sello de pagado.
23
• Mejorar el sistema de archivo de documentación del Proyecto, de manera que sea
fácil su búsqueda y se encuentren a disposición oportunamente.
• Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto, dejando
evidencia en los respectivos archivos.
• Verificar el cumplimiento de las estipulaciones vertidas en las respectivas cartas
acuerdo, así como en el Manual de Procedimientos del Proyecto.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORES
Observaciones:
•
No consta en la mayor parte de las enmiendas analizadas la fecha de firma por parte
del consultor. En dos casos la firma del consultor se produjo con 11 días de retraso
respecto de la fecha de la enmienda y en uno los números de enmienda no son
correlativos.
•
En dos casos la U.E.P. efectuó una contratación directa. Si bien uno de ellos cuenta
con una justificación escrita, el Manual de Gestión del PNUD no admite esta
modalidad.
•
El acta de selección no especifica los criterios aplicados para la selección del
consultor.
•
La sumatoria de los listados de liberación de pago de honorarios registra una
diferencia en defecto de $ 3.614,10 con respecto al total de lo contabilizado.
•
La totalidad de las solicitudes de contratación no se encuentran numeradas.
•
En el 44 % de los casos analizados la fecha de la verificación de Cancillería es
posterior a la firma de los respectivos contratos.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
2. PROYECTOS DE LAS ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL (OSC)
La revisión fue realizada sobre la base de una muestra que comprendió 13 Organizaciones
de la Sociedad Civil, de las cuales 3 corresponden a la segunda convocatoria, 8 a la tercera
y 2 a la cuarta convocatoria.
3° Convocatoria
Observaciones:
1. La publicación correspondiente a la tercera convocatoria para la presentación de
proyectos no especificaba las características requeridas para los mismos.
2. No se tuvo a la vista documentación que respalde el envío de la Carta de Invitación a
la totalidad de las OSC´s empadronadas.
3. Analizados los legajos correspondientes a las OSC´s Servicio Universitario Mundial;
Cruz Roja y SOLDAR se pudo verificar que al momento de liberar los anticipos las
organizaciones no habían cumplido con el requisito previo de la apertura de la Cuenta
Corriente Especial exigida en las respectivas Cartas Acuerdo.
4. En el caso de la OSC SEAP no se pudo verificar la presentación de uno de los dos
presupuestos solicitados a la institución en la evaluación del 2° informe de avance
para justificar la selección de un proveedor. Tampoco se tuvo a la vista la justificación
que respalde la reasignación de fondos del rubro capacitación – con gastos reales
superiores en un 22% a lo acordado- y el incremento en la cantidad de capacitadores
respecto de lo que surge del proyecto aprobado.
5. Se pudo verificar que con anterioridad a la presentación y aprobación del informe final
(26 de enero de 2001) correspondiente a la tercera convocatoria, se firmó con la Cruz
Roja una nueva carta acuerdo para la ejecución del proyecto aprobado en la cuarta
convocatoria, quedando a partir del 12 de diciembre de 2000 a su disposición el
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anticipo para comenzar con el mismo. Cabe aclarar que el Manual de Procedimientos
que fuera aprobado en agosto de 2000, y que es de aplicación para la cuarta
convocatoria, establece que para la presentación de un nuevo proyecto debe estar
aprobado el informe final del proyecto anterior.
4° Convocatoria
Observación: La orden de pago correspondiente al anticipo recibido por la entidad “ Don
Jaime de Nevares” no se encontraba firmada por el responsable de su emisión, las demás
firmas no poseen aclaración.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones vertidas en las
respectivas cartas acuerdo, así como en el Manual de Procedimientos del Proyecto.
3. GASTOS VARIOS
Del análisis realizado sobre una muestra del 25,76% del total ejecutado en el ejercicio para
este rubro surgieron las siguientes observaciones:
1) Se pudo verificar que no existe un criterio uniforme para la imputación contable de un
mismo tipo de gasto, sin que existan evidencias que justifiquen tal disparidad de
criterio.
2) En los casos analizados no se cumplió con la totalidad de las requisitos establecidos en
el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno en su capítulo IV- A- Punto 11.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendaciones:
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- Aplicar uniformemente el criterio de registración de gastos, justificando adecuadamente
los apartamientos que se producen.
- Verificar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales convenidas.
4. SOEs
Observaciones:
1) Se pudo verificar que se rindieron $ 270,67 bajo la categoría 3 Servicios de Consultoría,
que dado el tipo de gasto correspondían ser rendidos en la categoría 4 Administración del
Proyecto.
2) Se verificó un considerable atraso en la rendición de los gastos efectuados, ya que al
31/12/00 sólo se habían rendido hasta gastos correspondientes a mayo de 2000.
3) No obstante haber tenido a la vista el fax del BIRF de fecha 27 de junio de 2000 que hace
referencia a una reasignación de fondos, que respaldaría el importe ejecutado para las
categorías 3 y 4, la misma no fue formalizada mediante una enmienda al Convenio de
Préstamo respectivo.
Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendaciones: Verificar el cumplimiento de la normativa del BIRF en la materia.
5. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Observaciones:
• La mayoría de las órdenes de pago carecen de aclaración de firmas de los responsables y
del beneficiario.
• No se tuvo a la vista la documentación de repaldo correspondiente al aporte local
efectuado durante el ejercicio; el mismo fue verificado a través de la información emitida
por el receptor de los fondos (PNUD).
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Comentarios de la UEP: A la fecha del presente Informe no se recibieron respuestas.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas dejando
evidencias en los archivos y documentos del Proyecto.
BUENOS AIRES, 1 de noviembre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Tal como surge de los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las
Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
que les dan sustento;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- Análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Verificación de la metodología de adquisición, control y seguimiento de las Organizaciones de
la Sociedad Civil y Subcontratos;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 23,18 % de los usos
expuestos en el Subtotal Préstamo 4168/AR del Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/00,
de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría de
Aplicaciones del Importe muestra % de incidencia
% de muestra
Inversión
ejercicio en USD
en USD
del rubro
analizada
Obras civiles
0
0
0
0
Equipamento
0
0
0
0
Con-sultoría.
2.196.410,64
532.525,66
85.20
24,25
Adm del Proyecto
381.488,44
64.978,13
14,80
17,03
Subtotal Préstamo
2.577.899,08
597.503,79
100
23,18
4168-AR
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 1 de noviembre de 2001.
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