2006_230info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II” (PMP II), parcialmente financiado con recursos
provenientes del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el
10 de septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica (SPE) del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE).
Mediante Resolución 279 – SPE del 15 de noviembre de 2005 se conforma en el ámbito de la
Secretaría el Área Común de Servicios Administrativos (ACSA) para Programas y Proyectos con
Financiamiento Internacional, área que a la fecha de cierre de tareas de campo se encuentra en
etapa de transición.
I- ESTADOS AUDITADOS
1.Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/05 y el
acumulado a esa fecha, en pesos.
2.Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/05 y el
acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
1
3.Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31/12/05 y el acumulado a esa fecha, en
dólares estadounidenses (Anexo B).
4.Estado de inversiones acumulado al 31/12/05 comparado con el presupuesto vigente, en
dólares estadounidenses (Anexo B.1).
5.“Cuadro Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en
dólares estadounidenses.
6.“Cuadro Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en
dólares estadounidenses.
7.“Cuadro Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en
pesos.
8.“Cuadro Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en
pesos. Sólo por el ejercicio 2005.
9.Notas explicativas Nº 1 a 10 a los estados.
10. Información Financiera complementaria:
a) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/05, en dólares estadounidenses.
b) Estado de la cuenta especial para el ejercicio finalizado el 31/12/05, en dólares
estadounidenses.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con
fecha 15/08/2006, son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen. Nos remitimos a las consideraciones expuestas
en el literal j) VI- de nuestro informe de Cumplimiento de Cláusulas Contractuales, adjunto al
presente, donde se detallan las demoras incurridas por la UNPRE para dar respuestas a
nuestras notas con requerimientos, y para la presentación de los estados financieros en
dólares.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 20/06/2006 y el 24/07/2006, y
entre el 07/08/2006 y 14/11/2006 fecha en la que recibimos en su totalidad la documentación
e información relacionada con los comentarios de la UNPRE a nuestras observaciones.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
pruebas de los registros contable-financieros, y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Con relación a nuestra nota 147-2006 del 23/06/06 remitida a la UNPRE el 26/06/06
para que sea enviada a los asesores legales del Programa, obtuvimos las siguientes
respuestas:
1.Nota UNPRE recibida el 08/09/2006, en donde se nos informa que la Unidad de
Preinversión no ha contratado a ningún consultor para el puesto de “Asesor Jurídico
y de Gestión” , y que el puesto mencionado se encuentra vacante desde el
01/04/2004 hasta esa fecha.
2.Por lo expuesto en 1., el ACSA remite nuestra nota a la Coordinación Jurídica de la
Secretaría de Política Económica (SPE) en fecha 23/08/2006. Mediante Nota SPE
Nº 246 que nos fuera elevada el 24/08/2006 se nos expone que: “… esta
Coordinación no tiene conocimiento de los litigios, reclamos y/o juicios que
hubiere en trámite por cuanto no tiene competencia para intervenir en los mismos
como tampoco la de emitir dictámenes, función que corresponde a la Dirección
General de Asuntos Jurídicos de este Ministerio de Economía y Producción;
limitándose
nuestra
intervención
a
un
asesoramiento
personalizado
a
requerimiento de los diversos funcionarios de la Secretaría.”.
3.Finalmente, la respuesta por parte de la Dirección General de Asuntos Jurídicos
3
recibida el 08/08/2006 mediante Providencia Judicial DGCJN Nº: 2444/06 del
01/08/2006, expone la siguiente información sobre la Actuación Judicial caratulada
“ESTADO NACIONAL - MINISTERIO DE ECONOMIA Y PRODUCCION
c/Sena, Jorge Arturo s/PROCESO DE CONOCIMIENTO” – EXP Nº 49327/03, y
que tramita por ante el Juzgado Nacional de Primera Instancia en lo Contencioso
Administrativo Federal Nº 10, Secretaría Nº 19, y por el cual se nos acompaña el
informe (que carece de fecha de emisión) que les proporcionara la letrada a cargo
de la causa, el que entre otros expone: “... Por indicación del director de la Unidad
de Preinversión se promovió demanda ordinaria contra el Consultor Económico
Lic. Jorge Arturo Sena, profesional vinculado a la Secretaría de Turismo mediante
un contrato de locación de obra el que estipulaba un precio total convenido de $
37.800.- en concepto de honorarios, pagaderos gradualmente y de acuerdo a un
cronograma preestablecido, contra entrega de informes varios. Diferencias
surgidas respecto de la prosecución del proyecto y el pago de los honorarios a
partir de la presentación del informe Nº 5 el Lic. Sena renunció; ello, con
posterioridad a haber percibido $ 3.516,40(*) cobrados en exceso. Por tal motivo
se inicia el proceso de marras, tendiente a la repetición de la suma indicada, con
más los intereses devengados desde el 4 de abril de 2002 hasta el mes de octubre
de 2003 inclusive. Al 31 de diciembre de 2005, se continuaba tratando de ubicar el
domicilio real del demandado. A la fecha del presente informe, se ha diligenciado
cédula Ley 22.172 a fin de correr traslado de demanda “bajo responsabilidad de la
parte actora”, al domicilio informado por la Cámara Nacional Electoral y la
A.F.I.P.” (* Aclaración AGN: el importe informado debe decir $ 3.156,40).
Asimismo la citada Dirección de Asuntos Jurídicos agrega: “...Teniendo en cuenta
que la información producida por el Señor Director de la Unidad de Preinversión
del Proyecto 925/OC-AR, Programa Multisectorial de Preinversión II está limitado
a la causa mencionada, se deduce que no existen juicios, litigios o reclamos
extrajudiciales relacionados con dicho Programa. Ello dado que del Sistema
Informático de Control de Juicios Advocatus Plus, obligatorio para todos los
servicios jurídicos que conforman el Cuerpo de Abogados del Estado, no surge
4
información alguna relación a dicho Programa.”.
La situación detallada corresponde al expediente informado por Nota 4 a los estados
financieros mencionados en I-.
b) Se exponen las siguientes consideraciones por errores formales y numéricos:
1. En las notas a los Estados Financieros, acápite “ Base de presentación y unidad
monetaria” se indica que: i) los registros se han elaborado en pesos y dólares,
cuando éstos sólo se realizaron en pesos, ii) donde dice 31 de mayo de 2005,
corresponde 30 de junio de 2005, 3) donde expone 1 USD= $ 3.30320, debe indicar
1 USD= $ 3,0320.
2. En la nota 5 a los estados financieros se debe agregar “e IVA” a continuación de
“impuesto a las ganancias”.
3. Estados de Inversiones al 31/12/2005 en dólares: si bien la UNPRE subsanó de
manera parcial lo observado en el ejercicio anterior, han surgido nuevas
consideraciones a formular:
1. El ajuste por USD 80.167,33, se realizó modificando los importes expuestos en
los estados financieros al 31/12/2004 (Anexo B, y Anexo B.1), de la fila
“Apoyo a la Gestión de Estudios “a “TDR y Consultoría de Corta Duración”,
cuando corresponde hacer el ajuste en la columna movimiento del ejercicio
2005, y/o haber realizado una aclaración al pie de los citados anexos
2. Por las cifras del 2005 se detecta la misma observación que el ejercicio anterior,
por el importe de USD 57.064,07 que fue imputado como “Apoyo a la Gestión
de Estudios”, y corresponde su imputación a “TDR y Consultoría de Corta
Duración”.
c) El importe de $ 126.164,40 por cheques pendientes de acreditar al 31/12/2005,
conforme la conciliación bancaria de la cuenta operativa al 31/12/2005 señalada en el
estado citado en I- 1) precedente, preparada por la UNPRE, y corregida por esta
auditoría incluye: 1) $ 20.419.- por cheques en cartera que fueron retirados por los
beneficiarios conforme los datos verificados en las autorizaciones de pago entre el
5
09/01/2006 y el 27/01/2006. 2) $ 7.218,43 por cheques que al 31/07/2006 aún
permanecían en conciliación. 3) $ 2.325.- por un cheque reemplazado el 12/07/2006 y
el 11/08/2006 por el cual no se pudo constatar la fecha de retiro original, y 4) $
1.749,45 por una transferencia de fondos solicitada al BNA en fecha 17/01/2006,
siendo la factura de respaldo de la operación emitida el 13/01/2006. Asimismo, se
observa que estos pagos fueron convertidos a dólares en el 2005 utilizando el tipo de
cambio del día anterior al de efectivo pago producido en el 2006, hecho que no produce
diferencias significativas.
d) Se detectaron falencias en la revisión del proceso de contratación de una firma
consultora (cambio de criterio para la selección -1° convocatoria basado en calidad y
costo, 2° convocatoria basado en calidad) con la cual se suscribió un contrato de $
431.100.-, ascendiendo los pagos del ejercicio a $ 92.686,50. Para un mayor detalle
remitimos al punto B- 3- h) del Memorando a la Dirección adjunto.
e) Del total de $ 54.170,13 expuesto en “ anticipos a Entidades Beneficiarias” , estado
mencionado en I.1 anterior, aún quedan pendientes de rendición anticipos de fondos
BID por $ 38.838,48 transferidos a las entidades beneficiarias antes del 10/01/2002
conforme lo informado por Nota 2. (1.EE.52: $ 30.650, 1.EE.66: $ 7.095,09, y
1.CA.02: $ 1.093,39).
f) De la revisión de la muestra del aporte local de Entidades beneficiarias (incluido en
Nota 8 a los estados financieros) -ingresos e inversiones- contabilizado por la UNPRE
en el ejercicio 2005 en concepto de reconocimiento de gastos (sueldos) por $
256.235,26, surge que este monto incluye $ 224.046,97 en cuya documentación de
respaldo no consta la firma de los beneficiarios.
g) Se observa un importe de $ 8.024,47 no registrado por el proyecto, reclamado por la
AFIP-DGI el 04/01/2005 mediante F.8400/L 020- Nº 0176712 e intimación adjunta del
16/12/2004, en concepto de multas formales por presentación fuera de término de las
6
declaraciones juradas mensuales de retenciones por los períodos: 12/2000 a 10/2001,
12/2001 a 05/2002, 07/2002, 08/2003, 12/2003 a 01/2004, 04/2004 y 07/2004, y cuyo
descargo fuera intervenido por la AFIP el 14/01/2005 agregando la leyenda “ La
recepción de la presente no implica la aceptación de lo solicitado”. No se tuvo a la vista
información adicional emitida por AFIP como respuesta a lo solicitado por el
Programa: “... tenga a bien reconsiderar la intimación de fecha 16/12/2004,
amparándose en las facultades que otorga el último párrafo del art. 49 de la Ley
11.683, considerando que no se ha ocasionado perjuicio al fisco, y teniendo en cuenta
que los fondos necesarios para cancelar las multas surgen de fondos que el Tesoro
General de la Nación asigna anualmente a través del Presupuesto Nacional, a esta
unidad ejecutora...”.
h) Respecto a nuestra nota 176/2006 del 08/08/2006 circularizando a las entidades
beneficiarias para la confirmación de las rendiciones en concepto de aporte de
reconocimiento de gastos (sueldos) informamos que:
1) No hemos recibido respuesta por parte de la entidad beneficiaria del estudio
1.EE.107. Se tuvo a la vista el pedido y el reclamo realizados por el Programa para
que nos sea remitida la correspondiente contestación ($ 143.846,37).
2) La respuesta recibida del estudio 1. EE.95 (Nota DNPC N° 539/2006 del 24/10/06)
nos informa que no hubo pagos en concepto de reconocimientos de gastos, no
siendo coincidente con lo contabilizado por la UNPRE en el ejercicio 2005 por $
112.388,89.
7
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en III- d), e) y h), y
excepto por lo expuesto en III- c) y f), los estados financieros e información financiera
complementaria identificados en el apartado I- precedente, exponen razonablemente la
situación financiera del “Programa Multisectorial de Preinversión II” al 31 de diciembre de
2005, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OCAR del 10/09/96, y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006.
8
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II” (PMPII), se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación
Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica (SPE) del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE), la cual
cuenta a partir del 03/01/2005 con la designación de nuevo Director mediante Resolución SPE
Nº 2 del 07/01/2005. Por Resolución 279 – SPE del 15 de noviembre de 2005 se conforma en el
ámbito de la Secretaría el Área Común de Servicios Administrativos (ACSA) para Programas y
Proyectos con Financiamiento Internacional, área que a la fecha de cierre de tareas de campo se
encuentra en etapa de transición.
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A III.
Durante el ejercicio 2005 el costo total del Programa (fuente externa y/o local) no sufrió
modificaciones. Se expone el cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al
31/12/05, que fue confeccionado de acuerdo a la información proporcionada por la UNPRE:
9
COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD (*)
Categorías de Inversión
Banco
Aporte Local
15.420.000,00
5.000.000,00
20.420.000,00
- Estudios Específicos
7.020.000,00
3.600.000,00
10.620.000,00
- Estudios Generales
7.000.000,00
500.000,00
7.500.000,00
1.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
400.000,00
400.000,00
800.000,00
2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT)
5.208.000,00
0,00
5.208.000,00
3. Fortalecimiento Institucional
3.622.000,00
500.000,00
4.122.000,00
- Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública
1. Estudios
Total
- Consultorías de Apoyo
T.D.R y Consultoría de corta duración
Apoyo a la gestión de estudios
3.272.000,00
400.000,00
3.672.000,00
- Fortalecimiento Provincias
350.000,00
100.000,00
450.000,00
4. Administración y Supervisión
750.000,00
1.500.000,00
2.250.000,00
- UNPRE
500.000,00
1.500.000,00
2.000.000,00
- FIV
250.000,00
0,00
250.000,00
25.000.000,00
7.000.000,00
32.000.000,00
Totales
% Financiamiento/Programa
78%
22%
100%
(*) Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son
coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como LMS1
(Executive Financial Summary) y comunicaciones (notas CAR) en donde el 2. se utilizó para “Fortalecimiento
Institucional”, el 3. para “Administración y Supervisión UNPRE”, el 4. para “PEAT” y el 87. para el “FIV” ,
(manteniendo la codificación original), a su vez estos últimos son coincidentes con los informados por la
UNPRE en los estados financieros auditados. La codificación se mantiene de acuerdo al cuadro de costos
informado en el contrato modificatorio Nº 3 del 22/01/2001 al convenio de préstamo, por el cual se incorporó
el componente PEAT.
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2005 no se suscribieron enmiendas al
convenio de préstamo.
Al respecto, según lo estipulado en el Documento AF-300 (Rev. II/03) del BID, los estados
financieros al 31/12/2005 no incluyen información complementaria que explique las
variaciones más significativas entre el costo estimado de las inversiones del proyecto y el
costo incurrido de las inversiones realizadas ni su conciliación con las expuestas en el Informe
10
Semestral de Progreso. Nos remitimos al punto j) II-“ Informes Semestrales” inciso 2. b) del
presente y a las observaciones particulares expuestas en los apartados A-11 (presupuesto –
ejecución), A- 12 (componente PEAT) y B- 12 (informes semestrales de progreso) del
Memorando a la Dirección adjunto.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-.
Durante el ejercicio 2005 se desembolsaron USD 1.367.308,86, siendo el total desembolsado
acumulado al 31/12/05 de USD 14.607.629,69 (incluyendo los cargos de ejercicios anteriores
correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales FIV por USD 200.000.-). La
diferencia de USD 0,30 (+) con el total informado por el Banco, en su reporte LMS1, se
originó en un error de contabilización de éste de un desembolso del ejercicio 2002.
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-.
Al 31/12/05 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo informado por la
UNPRE, ascendieron a la suma de $ 6.696.609,42 (equivalentes a USD 4.750.348,06).
El importe de $ 813.200,21 (USD 275.152,66) correspondiente al movimiento registrado en el
ejercicio 2005, incluye:
$ 535.000.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, que fueron autorizados
mediante Resoluciones N º 99 del 12/05/2005 y Nº 3 del 02/12/2005 de la Secretaría de
Política Económica, y que ingresaron en la cuenta corriente especial (ex-caja de ahorro) en
pesos N° 249370/7 BNA por $ 400.000.-, y $ 135.000.- el 21/09/05 y el 14/12/05
respectivamente.
$ 4.238,93 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados por los
fondos depositados en la cuenta corriente especial (ex caja de ahorro) en pesos abierta por
el proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los desembolsos de
aporte local.
$ 273.961,28 que fueron contabilizados por los aportes recibidos de las entidades
beneficiarias que han efectuado con recursos propios conforme lo informado en nota 8 a los
estados expuestos en I-.
11
Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección
adjunto: A-5 y B-8 (aportes EB), A-14 y B-13 (intereses ganados), y B-9 (aporte nación).
d) Cláusulas 2.01, 2.02 y 2.04: Amortización, Intereses y Comisión de Crédito
Cumplida. Se transcriben los datos informados por la Dirección de Administración de la
Deuda Pública del Ministerio de Economía y Producción, mediante Nota Fax (sin número)
recepcionada el 10/07/2006:
Fecha de
Fecha de pago
Concepto del pago
vencimiento
Moneda de
Importe del
pago
pago
10/03/05
10/03/05
Interés
EUR
250.882,61
10/03/05
10/03/05
Comisión de crédito
USD
14.553,91
10/03/05
10/03/05
Amortización
EUR
454.936,01
10/09/05
12/09/05
Interés
JPY
35.507.438,00
10/09/05
12/09/05
Comisión de crédito
USD
13.504,34
10/09/05
12/09/05
Amortización
JPY
70.907.302,00
No obstante la prórroga otorgada por nota CAR 794/2005 del 18/02/05 a los plazos
establecidos en la cláusula 3.04, la fecha del pago de la primera cuota de amortización para el
10/03/2005 se mantuvo vigente.
e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.(USD 250.000.-)
Cumplida. Al 31/12/2005 el BID se ha cobrado de la cuenta del préstamo, en concepto de
inspección y vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-, el saldo de USD 50.000.- fue
condonado por el BID en el ejercicio 1998. No se registraron cargos en el presente ejercicio.
f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos.
Basado en el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2005, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento.
g) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del
Financiamiento.
Mediante Nota CAR-794/2005 del 18/02/2005, el BID comunicó las siguientes fechas de
12
vencimiento:
(a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: hasta el 10 de marzo de 2006.
(b) Plazo para el desembolso final del financiamiento:
hasta el 10 de junio de 2007.
Mediante Nota CAR-993/2006 del 08/03/2006, el BID aprobó la siguiente prórroga:
(a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: hasta el 10 de octubre de 2006.
h) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2005, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento en términos generales. No obstante ello, nos remitimos a lo citado en
A- 6 (Anticipos de fondos en EB) del Memorando adjunto.
i) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos.
Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente. (A-3 y B-4 -consultores nacionales- y B-3
Firmas consultoras).
j) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Registros e Informes semestrales de ejecución
IRegistros Contables
En relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante ello,
existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección
adjunto al presente (puntos A-1 y B-1 -Sistema de información financiera- y A-2 -manual de
procedimientos-).
Respecto a la implementación del Sistema UEPEX en el ejercicio 2005 la UNPRE nos
informa que: “...Destacamos que co-existieron dos sistemas, el anterior que consistía en
generar las órdenes de pago por medio de una planilla de cálculo y el UEPEX, que genera en
forma automática las autorizaciones de pago, luego de completado el procedimiento de
ingreso de datos (contratos, factura, liquidación y pago). Si bien la carga de datos y los
procesos inherentes al registro de las operaciones, se realizó desde el inicio del ejercicio 2005,
13
la inicialización y la carga inicial al sistema UEPEX se completó en el mes de julio,
consecuentemente en el mes de agosto se comenzó a operar únicamente con el sistema
informático UEPEX. Para lograr que el sistema esté totalmente operativo y contar con los
beneficios que brinda, en un lapso de tiempo prudente, se debió acotar la inicialización del
sistema al presupuesto del ejercicio 2005. Es decir que la información relacionada con la
“deuda exigible” de los ejercicios años anteriores, se ingresó de manera global (sin la apertura
por estudio). Informamos que se contó con el apoyo de un analista para la inicialización del
sistema y las decisiones tomadas cuentan se sustentan con el informe respectivo, que incluyó
clases de preparación para la utilización íntegra del sistema, carga de datos y formulación de
reportes. En consecuencia, todos los contratos generados a través del Programa, han sido
registrados en el “sistema UEPEX”, como así también todas las facturas y todos los pagos
efectuados. Por lo expuesto, consideramos que la información que brinda el sistema es
absolutamente confiable, por la integridad y consistencia de la misma. En lo referente al
sistema contable que forma parte del sistema mencionado, cabe agregar que el mismo registra
las operaciones utilizando el principio contable denominado “percibido”. De esta manera se
mantuvo la uniformidad entre el anterior sistema contable (Tango Gestión) y el actual.”.
No se tuvo a la vista la no objeción del Banco al plan de cuentas formulado para el ejercicio
2005.
IIInformes Semestrales
Cumplida extemporáneamente.
1. Informe Semestral de Progreso al 30/06/05 con vencimiento el 31/08/05: fue presentado
al Banco el 15/12/05 por nota UNPRE N° 918/2005 del 14 de diciembre de 2005, y cuenta
con no objeción mediante nota CAR 6976/2005 emitida el 21 de diciembre de 2005.
2. Informe Semestral de Progreso al 31/12/05 con vencimiento el 28/02/06:
a) Fue elevado al Banco el 17/07/06 por nota UNPRE N° 496/2006, y cuenta con no
objeción por nota CAR 4583/2006 emitida el 21 de setiembre de 2006. Al respecto el
Banco resalta los siguientes aspectos:
i) Se observa un incremento en la cartera de estudios aprobados y en ejecución.
14
ii) Ejecución física y financiera de los estudios: “Si bien se observa un número mayor
de estudios aprobados, aún no se han obtenido niveles de ejecución comparables.
El esfuerzo que deberá realizar la UNPRE por mejorar el desempeño en el nivel de
ejecución es fundamental para que el Programa cumpla con los objetivos de
desarrollo en términos del plazo prorrogado. En este sentido, tomando nota de la
existencia de dificultades en los procesos de contratación de servicios de
consultoría a nivel de las entidades públicas nacionales, esta Unidad deberá
incrementar el uso de mecanismos que permitan agilizar dichos procesos, a través
de suscripción de convenios de facilitación. Por otro lado, se deberá estudiar la
posibilidad de disponer de recursos adicionales en la Unidad para que acompañen
los procesos de ejecución y aseguren la implementación en tiempo y forma de los
estudios. Ponemos especial atención en el cumplimiento de los plazos
comprometidos para la entrega de los informes finales de los estudios. Este
seguimiento también deberá incluir la verificación del impacto del estudio en la
Entidad Beneficiaria, mediante el requerimiento de entrega de información
referente a la aplicación de las acciones y/o inversiones resultantes de las
conclusiones de los estudios”.
iii) La asignación de los recursos del Programa se dirigió a estudios con mayor impacto
en el ciclo de inversiones.
iv) Toman nota que el personal de la UNPRE sufrió una reducción en el año 2005, y
que se fue superando en el transcurso del 2006.
v) Implementación del sistema informático UEPEX en el ejercicio 2005.
b) Se detectaron diferencias en el cruce de la información financiera incluida en este
informe semestral, y las volcadas en los estados financieros auditados. Nos remitimos a
las observaciones transcriptas en el apartado B-12 (informes semestrales) del
Memorando a la Dirección adjunto.
IIIFondo Rotatorio al 30/06/2005, y al 31/12/05
Cumplida de manera parcial, y extemporánea.
1. Mediante Nota UNPRE Nº 657/2005 presentada ante el Banco el 08/09/2005 se eleva el
15
Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 30/06/05, cuyo vencimiento operaba
el 31/08/2005.
2. No se tuvo a la vista la presentación ante el Banco del Informe semestral del fondo
rotatorio al 31/12/2005, con vencimiento el 28/02/2006. Nos remitimos a B-12 del
Memorando adjunto.
3. Al 31/12/05 el importe del fondo rotatorio asciende a USD 1.250.000; la disminución en
USD 1.250.000.- respecto al fondo rotatorio original de USD 2.500.000.- se origina en:
ƒ USD 14.729,81 del ejercicio 2002, que no fueron reintegrados por el BID. No obstante
mediante nota CAR 3620/2002 del 30/09/02, el BID reconoce que fueron erróneamente
descontados.
ƒ USD 1.232.247,83, correspondientes a las solicitudes de desembolsos Nº 29 (2004), y
31 y 32 (2005) emitidas bajo el tipo AFJ (justificación del fondo rotatorio).
ƒ USD 3.022,36 de la solicitud Nº 33 que conforme lo expuesto en el fax CAR 6483/2005
del 24/11/2005 se tomaron para completar el importe necesario para llevar el fondo
rotatorio al 5% del monto aprobado del Préstamo.
IVMisiones del Banco
Mediante Nota CAR 6677/2005 de fecha 05/12/2005 el Banco informa los principales
acuerdos que se han alcanzado por la “ Visita de Inspección Técnica-Institucional del
Programa” realizada en fecha 13/07/2005, y por la que se suscribió entre las partes, el acta
respectiva:
Acuerdos
Estado de Situación
Revisión conjunta de la información reflejada en el ISDP ISDP al 15/12/2005 incluye información actualizada
al 30/06/2005 (Punto 3.2.1 del Acta)
con la UNPRE.
Seguimiento ex – post de los Estudios de Preinversión Se ha contratado los servicios de un consultor para el
financiados por el Programa. (Punto 3.2.2 del Acta)
seguimiento ex – post de los Estudios y aportar a los
indicadores de resultados del Programa.
Ajustes a la Estructura de la UNPRE (Punto 3.4 del Acta) La UNPRE deberá reflejar los cambios en su estructura
organizacional a la luz de la Resolución Nº 279 del
15/11/05, por la cual se crea al ACSA en la SPE del
MEyP.
La
UNPRE
presentará
los
ajustes
Reglamento Operativo del Programa al 31/01/2006.
16
al
ISDP: Informe de seguimiento de desempeño del Programa
VEstructura de la UNPRE: Se nos brindó para el ejercicio 2005 el siguiente comentario
relacionado con el funcionamiento de la UNPRE, y que amerita ser transcripto en atención
que en algunas respuestas a nuestras observaciones el Programa nos remite al mismo:
“...Como información adicional informamos hechos que han originado significativos cambios
dentro de la estructura de la Coordinación Administrativa: En el mes de febrero el Banco
informó que a raíz de una decisión tomada con el Gobierno Nacional, se disminuyeron los
montos del “Fondo Rotatorio” de todos los Programas. En consecuencia, a partir de esa fecha
el monto del Fondo Rotatorio, disminuyó en un 50%, es decir USD 1.250.000,-. Tal decisión
tuvo efectos directos sobre las justificaciones de fondos, debido a la necesidad de justificar
fondos y solicitar desembolsos con mayor frecuencia de lo habitual. Con fecha 31 de mayo de
2005 se desvinculó de la Unidad de Preinversión, la Sra. Cdora. Ana Maria Berti, quien
ejerció funciones como Coordinadora Financiera Contable de la Unidad. A partir de esa fecha
esas funciones fueron efectuadas por el Cdor. Alejandro M. Lorenzo, quien se desempeñó en
forma transitoria hasta la organización del Área Común de Servicios Administrativos. Hecho
que se plasmó a través de la Resolución emitida por el Secretario de Política Económica Nro.
279/2005 en noviembre de ese mismo año. Cabe mencionar que durante el año en curso se ha
incrementado significativamente la actividad de la administración, a causa del importante
incremento en la ejecución del Programa. También se ha modificado la cantidad de personal
afectado a la Administración y un traslado a la oficina 838 B del edificio “Palacio de
Hacienda”...” .
VIEntrega de documentación: Se exponen las demoras en recibir las respuestas de la UNPRE
a nuestros requerimientos, conforme se detalla:
Nota Nro.
Referencia
Motivo
DCEE-RSI
Circular DCEE 003-2006 (15-02-2006), y Nota
Fecha de
Fecha de
Fecha de
emisión
recepción
respuesta
10-07-2006
12-07-2006
15-08-2006
167/06-AG 5
076-2006
497/2006
Nota UNPRE
Pedido de Prórroga 167/06-AG 5
14-07-2006
20-07-2006
---------------
175/06-AG 5
081-2006
DCEE 421326 001-2006 (04-07-2006)
17-07-2006
18-07-2006
22-09-2006
N° 32/06 AG5 (23/03/2006)
17
Nota Nro.
Referencia
Motivo
DCEE-RSI
191/06-AG 5
091-2006
DCEE 421326 002-2006 (07-07-2006)
Fecha de
Fecha de
Fecha de
emisión
recepción
respuesta
08-08-2006
09-08-2006
25-08-2006
31-08-2006
26-09-2006
196/06-AG 5
096-2006
Circularizaciones 147 y
148-2006 (23-06-
11-08-2006
11-08-2006
25-08-2006
11-08-2006
11-08-2006
15-08-2006
2006), y 161–2006 (28/06/2006)
197/06-AG 5
097-2006
DCEE 421326 003-2006 (14-07-2006)
y
DCEE 421326 004-2006 (18-07-2006)
17-08-2006
222/06-AG 5
103-2006
DCEE 421326 005-2006 (10-08-2006)
28-08-2006
29-08-2006
05-09-2006
272/06-AG 5
118-2006
Circularización 176 (08-08-2006)
05-10-2006
09-10-2006
12-10-2006
k) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto.
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2005 no existieron modificaciones
importantes en la documentación establecida en la presente cláusula.
l) Artículo 6.04 (b): Recursos Adicionales. (Demostración de recursos de aporte local)
Cumplida extemporáneamente. El Banco mediante Nota CAR-2878/2005 del 31/05/2005 da
por cumplido el presente artículo.
BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006.
18
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/05)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de
2005, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo
para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96 y sus modificaciones, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión
(UNPRE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
Memorando:
Referencia
A- 2-
Título – Tema
Manual de Procedimientos Administrativo- Contable.
Falencias en su aplicación.
A- 6-
Entidades Beneficiarias: saldos contables de anticipos,
19
seguimiento anticipos otorgados.
A- 7-
Pasajes y Viáticos – Aplicación de escala.
A- 8- y B- 11-
Retenciones AFIP-DGI – Incumplimientos formales.
B- 3
Firmas Consultoras – Falencias en el proceso de
contratación.
A- 3, y B- 4-
Consultoría Nacional – Cumplimiento Art. 65 ley 11672
CPP – antecedentes contratación, proceso de búsqueda,
presentación de informes de avance y/o finales.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/05
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
a) La conciliación bancaria al 31/12/2005 confeccionada por la UNPRE, presenta una
diferencia de $ 1.387,70 en exceso en el importe de las partidas conciliatorias ($
127.552,10), y que corresponden a tres cheques que fueron desafectados contablemente
en el ejercicio 2006 pero con fecha valor 2005, y lo que generó un nuevo saldo contable
a conciliar. El importe de $126.164,40 incluye:
•
$ 20.419.- por cheques en cartera que fueron retirados por los beneficiarios conforme los
datos verificados en las autorizaciones de pago entre el 09/01/2006 y el 27/01/2006.
•
$ 7.218,43 por cheques que al 31/07/2006 aún permanecían en conciliación.
•
$ 2.325.- por un cheque reemplazado el 12/07/2006 y el 11/08/2006 por el cual no se pudo
constatar la fecha de retiro original.
•
$ 1.749,45 por una transferencia de fondos solicitada al BNA en fecha 17/01/2006, siendo
la factura de respaldo de la operación emitida el 13/01/2006.
b) Si bien, sólo afecta registraciones contables, el pasivo con el BID (USD 14.607.629,69)
informado contablemente por $ 21.951.435,70 no fue reexpresado al cierre del ejercicio
al tipo de cambio (T/C) de esa fecha ($ 44.290.333,22) manteniéndose a valores
históricos en pesos según fecha de desembolsos a efectos de confeccionar el estado de
20
origen y aplicación de fondos en pesos. No obstante ello, al ser una cuenta de pasivo
debe ser valuada al cierre para que quede adecuadamente reflejada, y para no afectar los
desembolsos históricos, se debe proceder a la apertura de dos cuentas que vayan
mostrando la reexpresión citada (Reexpresión deuda BID/ Diferencia de reexpresión
deuda BID). Este recálculo no incluye la incidencia de las dos amortizaciones de capital
canceladas en el ejercicio 2005, y que no fueron registradas por la UNPRE.
c) En la respuesta del BNA recibida el 25/08/2006 a nuestra nota 148/2006 del
23/06/2006 se nos informa que continúa entre los responsables firmantes de las cuentas
bancarias, el coordinador técnico de otro Programa –financiado por el BIRF-, no se
tuvo a la vista documentación que respalde los motivos de su incorporación. También
se menciona como firmante a la Sra Ana Paganini, y como autorizado al Sr. Mikaelian
Martin quienes se encuentran desvinculados del Programa.
d) En el plan de cuentas contable vigente al 31/12/05 las cuentas de anticipos a justificar
por fondos en poder de las entidades beneficiarias, y a rendir por los consultores, se
exponen dentro de cada estudio en el rubro “Categorías de Inversiones” (Inversiones),
no formando parte del rubro “Créditos” . No fue abierta otra cuenta contable para
imputar el aporte local de entidades beneficiarias en concepto de “reconocimiento de
gastos”; estos fueron registrados conjuntamente con aquellos importes que son
aportados efectivamente (por desembolsos) por las entidades, esta apertura mejoraría la
exposición e identificación en los registros contables, teniendo en cuenta que lleva
procedimientos específicos de control por los conceptos que incluye. No se tuvo a la
vista la comunicación formal, y aprobación y/o comentarios por parte del Banco al
nuevo Plan de cuentas desarrollado por la implementación del sistema UEPEX
Comentarios de la UNPRE:
a) Se revisaran los hallazgos nombrados y se procederá a su correspondiente registración.
b) Manifestamos que tal observación no invalida los estados financieros presentados,
debido a que se ha respetado la metodología empleada en los ejercicios anteriores. En
consecuencia la información presentada contempla los ingresos y egresos expresados en
moneda histórica, manteniéndose los valores según lo manifestado en las notas a los
21
estados financieros. No obstante la observación será tenida en cuenta para el próximo
ejercicio. Cabe agregar que la observación es válida para la presentación de un Estado
Patrimonial o Balance General.
c) Los firmantes mencionadas por el BNA no vinculados con el Programa actualmente no
poseen en uso sus facultades. Significa que al no haberse actualizado los registros que
operaron al vencimiento de sus respectivos contratos el Banco los inhabilita de manera
instantánea para operar. Igualmente consideramos la observación y nos pondremos de
acuerdo con la Institución bancaria para aclarar tal situación.
d) El plan de cuentas contables, se ha diseñado manteniendo la estructura de la “ matriz del
Préstamo”, permitiendo de este modo contar con información consistente, precisa y
oportuna, a efectos de presentar adecuadamente el seguimiento de todo el Programa,
como así también el desarrollo de cada uno de las categorías de inversión y su
evolución en los compromisos asumidos y los importes pagados por cada uno de los
estudios que componen esas categorías. No obstante, los registros imputados en las
cuentas de anticipos a justificar por fondos en poder de las entidades beneficiarias, y a
rendir por los consultores, son muy escasos, por lo que no se justificaría la apertura de
un nuevo rubro “Créditos” . Sin embargo, se analizarán nuevamente los movimientos
registrados, los procedimientos administrativos y se tendrá en cuenta la observación
recibida, a fin de mejorar la exposición e identificación en los registros contables. El
Banco tiene conocimiento y ha aprobado el nuevo plan de cuentas y la implementación
del sistema UEPEX, no obstante ello le solicitaremos formalmente que se expida en ese
sentido.
Recomendaciones: Implementar los procedimientos observados. Evitar la emisión y
tenencia de cheques en cartera más allá de los plazos normales del circuito administrativo,
teniendo en cuenta que la condición de pagado de una operación es la fecha de efectiva
recepción de los fondos indicada por el beneficiario, ejercicio en el cual debe ser imputado.
Reflejar adecuadamente en pesos al cierre de ejercicio los pasivos en dólares del Programa,
en los registros contables, incorporando las amortizaciones de capital canceladas. Adecuar
el plan de cuentas del Programa a las necesidades operativas del mismo. Los autorizados a
22
manejar las cuentas bancarias del Programa deben ser personas que en caso de no tener
relación directa con el mismo, se encuentren debidamente documentados los motivos de su
incorporación.
2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observación: Al 31/12/02 la UNPRE no contaba con un manual de procedimientos
administrativo - contable. Para el ejercicio 2003 y como respuesta a nuestro relevamiento
de control interno, la Unidad nos elevó una copia del “Manual de Proceso de Gestión y
Administración” que desarrolló el Programa, y de cuya revisión se informaron las
consideraciones que surgieron, y que al 31/12/2005 no fueron subsanadas.
Comentario de la UNPRE: Como siempre se han tenido en cuenta las observaciones
efectuadas por la AGN, pero como consecuencia de la implementación del nuevo sistema
de administración y contabilidad, la creación del nuevo Área Común de Servicios
Administrativos, se ha contratado personal destinado a confeccionar el Manual de
Procedimientos Administrativos, con el fin de enmarcar, contener y evaluar el
funcionamiento de la administración de Préstamos dependientes de ésta Secretaría.
Recomendación: El manual de procedimientos administrativo-contable que se
implemente, debe brindar los lineamientos básicos necesarios para lograr una
administración coordinada y fluida de la totalidad de las operaciones realizadas por el
proyecto, y así también incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el
presente Memorando, y debe ser adecuadamente comunicado (evidencia documental) al
personal usuario del mismo.
3- CONSULTORÍA NACIONAL
Observaciones: De la revisión de los pagos en concepto de honorarios a consultores
individuales por un importe de $ 847.707,62.-, contabilizados durante el ejercicio 2005 por
la UNPRE, y de los correspondientes antecedentes de contratación y/o recontratación por
muestra, surgieron las siguientes observaciones:
23
Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios.
a) Si bien el Programa cuenta con Resolución SH Nº 124 del 31/05/2005 aprobando la
planta de personal a contratar para el primer semestre del ejercicio 2005 (art. 65 Ley
11672 Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o. 2005) y RSH 545/1998), sólo
incluye los contratos de locación de servicios correspondiente al componente UNPRE,
surge que respecto al personal contratado (por locación de obra) afectado al resto de los
estudios incluidos en muestra durante el ejercicio 2005 con financiamiento externo, no
se tuvo a la vista documentación acerca de esta tramitación por parte de la UNPRE y/o
de las respectivas entidades beneficiarias participantes del Programa, a efectos que
todos los consultores cuenten con las respectivas aprobaciones, previa verificación de
que dicha planta se encuadre en las escalas retributivas determinadas por el D.1184/01,
o en la específica aprobada para dicho estudio, como así también su adecuación a los
montos presupuestados para cada ejercicio fiscal.
b) En los contratos correspondientes a los estudios incluidos en muestra, en algunos casos,
no surgen directamente de los mismos, ni de la documentación adjunta a los
antecedentes de la contratación, la categoría de honorarios (función y rango) que
permita realizar el cruce con la escala de honorarios vigente al momento de la
contratación (D.1184/2001), por lo cual fue necesario recurrir a otros procedimientos
para poder correlacionarlos. En algunos casos los honorarios de los consultores son
inferiores a los establecidos en el Decreto Nº 1184/2001 (entre rangos) en virtud de la
dedicación y tareas a realizar por los consultores determinada por el Programa. No se
tuvo a la vista la escala que dé respaldo a los importes establecidos (entre rangos) para
cada puesto al momento de suscripción de los respectivos contratos, y que asegure la
uniformidad en su aplicación para todos los consultores contratados por el Programa.
Comentarios de la UNPRE: Atento a que la observación se remite al ejercicio anterior,
hacemos referencia a lo manifestado oportunamente (Memorando a la Dirección del
“Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo Nro. 925 /OC-AR
BID – ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2004 – Pág. 32 y 33). (“Como resulta evidente de
la lectura del texto normativo (artículo 72 de la Ley 11.672 CPP (t.o. 1999) sobre cuya
24
materia trata la Resolución SH 545 del 4 de diciembre de 1998), el requisito relativo a la
aprobación de una planta de personal sólo es para el caso de la contratación de
consultores afectados a las tareas propias de las UEP, es decir, dirección y
administración, y no para las contrataciones de consultores con contratos de locación de
obra efectuados con financiamiento a cargo del Convenio de Préstamo administrado por
esta Unidad, que en ningún caso se refiere a las mencionadas tareas. Esto se aplica
también para las entidades beneficiarias. Por otro lado, no es factible encuadrar las
escalas retributivas a las determinadas por el D.1184/2001, ya que tratándose de
contratos de locación de obra, se abona los consultores por un trabajo específico mediante
un cronograma de pagos condicionado a resultados y no se indica la categoría de
honorarios (función, rango y dedicación). El D. Nº 1184/2001 es sólo a título
referencial”).
En lo referente al ejercicio 2005, esta Unidad ha presentado la planta de personal a
contratar por medio de contratos de locación de servicios financiados con aportes del
Tesoro Nacional (fuente 11 – Local). No obstante, en lo sucesivo se extremarán los
procedimientos necesarios a fin de reducir posibles interpretaciones alternativas que surgen
del texto de la norma por Uds. citada, a efectos de no incurrir en procedimientos
administrativos erróneos e involuntarios.
Proceso de búsqueda (convocatoria) – evaluación - selección de consultores
a) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el Programa para la
búsqueda de los postulantes a participar en las ternas de selección de los consultores
incluidos en la muestra.
b) En la totalidad de los casos, no se tuvo a la vista la documentación que evidencie el
procedimiento utilizado por el Programa (UNPRE/EB), para poder verificar los
antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados expuestos en los currículos de los
postulantes. Sólo consta el título profesional para los consultores seleccionados. No se
tuvieron a la vista para los postulantes no seleccionados, las copias autenticadas del
título profesional que certifique que reúne los requisitos solicitados para ser admitido.
25
c) Analizados los currículos que integran las ternas, se ha verificado que en la totalidad de
los casos carecen de la constancia de recepción por parte de la UNPRE/EB.
d) Las “Tablas Resumen de Puntajes” adjuntas a los cuadros de evaluación que se
tuvieron a la vista no prevén espacios para que se identifique la terna, la fecha de
emisión y muestre los datos del responsable de la confección (no obstante la firma se
verificó en la mayoría de los casos).
Comentarios de la UNPRE:
a), b) y c) Debe considerarse que las entidades beneficiarias son las encargadas de buscar y
proponer a los postulantes, con el fin de elevar a la Dirección la terna de selección. Sin
embargo los procedimientos utilizados serán reconsiderados a efectos de evidenciar la
mayor transparencia en la búsqueda, evaluación de postulantes a participar en las ternas
de selección.
d) La planilla que contiene el puntaje obtenido por los candidatos seleccionados como las
tablas resumen de puntajes de cada uno de ellos, conforman el sistema vigente de
obtención de puntajes asignados (aprobado por BID), el cual está compuesto por todas
las planillas mencionadas en forma conjunta, hecho que sería redundante aclarar la
fecha y el estudio en cada una de las hojas que lo componen.
Legajos individuales de consultores - Informes
a) El sistema de archivo de la documentación relacionada con la contratación de
consultores (en la mayoría de los estudios), no permite validar la integridad de la
misma ya que no están foliados, en la mayoría de los casos si bien poseen sello de
foliatura, los mismos no tienen inserto el número correspondiente.
b) Los contratos no prevén que el consultor establezca la fecha al momento de la firma,
por lo cual con la única fecha que cuentan es la de emisión del contrato que es a la que
remiten.
c) En su mayoría las copias de los títulos profesionales que se tuvieron a la vista, no están
certificadas como copia fiel de su original, verificadas por el Programa al momento de
la contratación.
26
d) En la totalidad de los casos, en los contratos de locación de obra se estableció un pago
al momento de la firma en carácter de anticipo, sin la debida justificación de su
otorgamiento.
e) Se ha podido observar que en la mayoría de los estudios analizados cuentan con una
nota donde cada consultor declara su situación frente al IVA y carecen de evidencia
documental de la verificación realizada por la UNPRE de la situación fiscal.
f) Los informes que se tuvieron a la vista en algunos casos carecen de firma del consultor
responsabilizándose por la obra/producto realizado, y en su mayoría
de sello de
recepción de la EB en su carátula por la recepción original.
Comentarios de la UNPRE: Nos remitimos a lo expresado en ejercicios anteriores
(Memorando a la Dirección del “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de
Préstamo Nro. 925 /OC-AR BID – ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2004 – Pág. 35 y 36).
(“…
a) La observación es correcta. Informamos a usted que la implementación del archivo
único, con legajos individuales por consultor, se comenzó a implementar en base a las
observaciones realizadas durante la auditoria del ejercicio 2001. Administrar
adecuadamente los legajos de los consultores es una tarea a la que la Administración
le dedicó una atención importante. Sin embargo, revisaremos los procedimientos
necesarios para contar con el archivo único ordenado.
b) La fecha del contrato es la fecha de suscripción del mismo, que puede o no coincidir
con la fecha de inicio.
c) Comentario de la UNPRE no procedente.
d) La fijación de un porcentual del monto en concepto de adelanto es la práctica habitual
para esta modalidad de contratación, locación de obra, cuyo sentido es proveer al
consultor del capital operativo mínimo necesario para asegurar la ejecución de las
actividades y tareas primeras, que usualmente realizan la base para el éxito de la obra.
e) Las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI de los consultores se archivan en los
legajos individuales de los mismos, como así también se cotejan los datos declarados
27
en la página oficial de la AFIP. Asimismo, copia de los pagos del monotributo son
adjuntadas a las órdenes de pago.
f) Las observaciones formuladas serán consideradas y evaluadas pertinentemente. Los
procesos necesarios para la aprobación de informes de consultoría, cumplen en gran
medida, con estándares de controles normales y habituales para administraciones
similares. No obstante, la administración no reducirá esfuerzos en mejorar y adaptar
los procesos utilizados, en la medida de sus posibilidades y su presupuesto.”).
COMPONENTE UNPRE
Observaciones:
a) Se ha podido observar que en los contratos de servicios celebrados con los consultores
incluidos en la muestra del componente UNPRE por $ 87.732.- (fuente local), no surge
de los TOR´s la obligatoriedad de presentar informes de avance y/o finales del tipo
descriptivo o sustantivo que reflejen las actividades desarrolladas por el consultor en el
marco del Programa, y que a su vez dejen adecuada evidencia documental del control
de avance de las tareas encomendadas por parte del responsable del Programa. No
siendo suficiente lo indicado en la cláusula 1. del contrato respecto a que el contratado
deberá mantener informado al Director de la UNPRE sobre los aspectos referidos a la
ejecución del contrato.
b) No se tuvieron a la vista la emisión de evaluaciones de desempeño al finalizar cada
contrato que respalden las recontrataciones por locaciones de servicios para el primer
semestre 2005, y las correspondientes a los contratos finalizados al 31/12/2005. En los
TOR´s que firma el consultor adjuntos al contrato exponen que estas se realizan para
reforzar la planta existente.
Comentarios de la UNPRE:
a) Comentario no procedente. (“No es exigible la presentación de informes en aquellos
contratos de locación de servicios”).
b) Se considerará lo observado a efectos de mejorar y actualizar los procedimientos
administrativos
28
Recomendaciones Generales: Incorporar a las tablas de puntaje los datos observados.
Unificar los criterios emergentes de la legislación nacional vigente para la aplicación de las
escalas de los honorarios de los consultores, con las establecidas por la UNPRE,
plasmando en los TOR´s todos los datos, (entre otros: función, rango, dedicación,
honorarios, requisitos específicos (obligatorios y deseables), a los efectos que, sin
necesidad de efectuar inferencia alguna con documentación desagregada al contrato, surjan
todos estos datos. Formalizar la escala de honorarios del Programa para que desde la
aplicación de la misma se garantice que los consultores contratados por el proyecto bajo
una misma función (perfil) y dedicación, cobren el mismo honorario, y si llegara a diferir,
establecer las pautas que se deben tener en cuenta para asignar los distintos honorarios.
Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda de consultores,
esto garantiza la transparencia en las contrataciones, y por ejemplo con la publicidad se
busca ampliar la oferta y con ello la posibilidad de obtener la excelencia en la contratación.
También es necesario que las calificaciones no se realicen sobre los antecedentes expuestos
por los postulantes en los currículos sino sobre los documentos que los respalden; es
necesario que se deje debida constancia en las copias legalizadas de los títulos
profesionales que acompañan los consultores que las mismas son copia fiel de los
originales que se tuvieron a la vista. Constatar de manera fidedigna los datos fiscales de los
consultores contratados. Establecer de manera diferenciada la fecha de emisión de los
contratos de la fecha de suscripción de los mismos, teniendo en cuenta que en algunos
casos ambas puedan no ser coincidentes. Atento a que en los contratos de locación de obra
los pagos deben realizarse contra la presentación de informes, en caso de establecer pagos
en concepto de anticipo, dejar evidencia documental que justifique que el anticipo es
indispensable para la realización de las tareas. Para el caso de los contratos de locación de
servicios se recomienda implementar un sistema de presentación de informes ejecutivos
periódicos que describan el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido
seleccionados. Procurar que los informes contengan todas las indicaciones efectuadas
oportunamente en las observaciones.
29
4- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque)
Observaciones: Si bien los importes incluidos en muestra por $ 8.835,72 no son
significativos en la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que
surgieron de la revisión de compras repetitivas de artículos (gastos de librería e insumos
para equipos), para que la UNPRE proceda a subsanar las mismas:
a) No se tuvo a la vista la documentación de respaldo, debidamente aprobada por la
UNPRE, que por corresponder a compras repetitivas de artículos e insumos debería
contar el programa para cada ejercicio, entre otras: 1. Presupuesto estimado de los
artículos de librería a adquirir: artículo, cantidad, destino, presupuesto disponible,
condiciones de pago, área de destino. 2. Presupuesto estimado de los insumos para el
equipamiento que se encuentra a cargo de la UNPRE (impresoras, fotocopiadoras, fax)
indicando los datos del equipo, especificaciones del insumo requerido, cantidad,
presupuesto disponible, condiciones de pago, responsable de la solicitud. 3. Documentar
las búsquedas de proveedores utilizadas. 4. Solicitud de presupuesto a proveedores de
acuerdo al tipo de artículo a adquirir (artículos de librería/toner/cartuchos para
impresoras) al inicio del ejercicio, y establecer fechas de actualización de los mismos
para cotejar precios.
b) AP 20050369 del 18/04/2005 ($ 5.261,49): Respecto a la nota del Proyecto de fecha
25/10/2004 adjunta a la autorización de pago por la cual no se requiere realizar una
nueva compulsa para el primer semestre del 2005 motivado en que la empresa fue
seleccionada por tener la mayoría de los ítems a menor precio, que incluyen la provisión
de artículos de computación, y que cumplen en tiempo y forma con las entregas
solicitadas, reiteramos lo expresado en nuestro informe del ejercicio anterior en relación
a que dicha compulsa de fecha 19/08/2004 presentaba inconsistencias y no constaba en
ella la correspondiente aprobación.
c) AP: 20050661 del 13/07/2005 ($ 3.574,23): De la revisión del concurso de precios para
la compra de artículos de librería y de insumos para equipos de fecha 22/06/2005, se
observa que: 1. La documentación no conforma un archivo foliado que permita validar
la integridad del mismo, consiste en documentación adjunta a la autorización de pago
(sólo constan los presupuestos y el cuadro comparativo). 2. No se tuvo a la vista la
30
nómina de los proveedores debidamente autorizada por responsable del sector contable,
a los cuales remitir la solicitud de presupuesto para la compulsa. 3. No se tuvo a la vista
el formulario preparado por la UNPRE por los ítems, cantidades y especificaciones para
solicitar presupuestos, debidamente autorizado por responsable contable, como así
tampoco su recepción (p.e: reporte de constancia de envío de fax) y/o documentación
que permita constatar fehacientemente que la misma fue recibida por cada una de las
firmas. 4. De los tres presupuestos que se tuvieron a la vista se ha podido observar que
en su totalidad no fueron intervenidos con un sello de recepción de la UNPRE, no se
encuentran suscriptos por el proveedor, se informa que en el caso de que estos
correspondan a presupuestos recepcionados vía e mail y/o fax no se solicitó el
correspondiente respaldo debidamente suscripto por responsable. Uno de los
presupuestos (ganador) fue emitido y recibido el 23/06/2005 conforme reporte de fax,
en fecha posterior a la de la compulsa el 22/06/2005. 5. De la revisión del cuadro
comparativo de precios y anexos surge que éstos no identifican al Programa y, además,
carecen de datos básicos que permita relacionarlos con la compulsa que se está
evaluando y no exponen de manera expresa los proveedores adjudicados por ítems. 6.
No obstante haber sido seleccionados los precios más bajos, se observan ítems cotizados
por distintos proveedores en los que surgen diferencias significativas entre precios, se
exponen a modo de ejemplo los siguientes:
Precio más
Precio
alto
más bajo
Diferencia
% de la
Item N°
cotizado
cotizado
en $
diferencia
29
8,60
1,80
6,80
377,78%
13
11,44
2,60
8,84
340,00%
12
19,60
5,12
14,48
282,81%
17
149,70
49,50
100,20
202,42%
25
11,50
3,95
7,55
191,14%
20
21,00
9,45
11,55
122,22%
28
78,90
41,70
37,20
89,21%
4
16,00
9,60
6,40
66,67%
3
9,80
6,50
3,30
50,77%
38
39,80
28,00
11,80
42,14%
26
21,30
15,60
5,70
36,54%
d) No se tuvieron a la vista las órdenes de compra.
31
Comentario de la UNPRE: Se subsanarán durante el ejercicio en curso los errores
cometidos.
Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de las
compras repetitivas o de rutina de artículos, incorporando los procedimientos observados.
Profundizar los controles al confeccionar los cuadros comparativos de precios, e
intervenirlos por su aprobación. Verificar que los artículos cotizados por los distintos
proveedores respondan a las características requeridas para que sean comparables teniendo
en cuenta las diferencias de precios que se detectaron.
5 APORTES PROPIOS (reconocimiento de gastos) (Entidades Beneficiarias)
Observaciones: De la revisión por muestra del aporte de entidades beneficiarias por
reconocimiento de gastos, contabilizado en el ejercicio 2005 por $ 256.235,26 (1.EE.95 y
1.EE 107) (ingresos-inversiones), surgieron consideraciones a formular que deben
complementarse con las expuestas en B- 8-:
a)
1) Los siguientes estudios con ejecución BID incluidos en muestra no registran
ejecución por aporte local, este cruce de información se realizó con planillas
proporcionadas por la UNPRE e incluidas en el segundo informe semestral 2005
presentado al BID, ya que no surgen de los registros contables cuentas que permitan
constatar la ejecución por proyecto y fuente de financiamiento. Merece destacarse
que el primer cuadro muestra diferencias con las inversiones incluidas en los estados
financieros:
Documento
Pagos BID $
Pagos local $
Total $
Planillas UNPRE
20.466.380,62
5.705.746,89
26.172.127,51
EEFF
20.409.863,93
5.714.917,6
26.124.781,53
56.516,69
-9.170,71
47.345,98
Diferencia
32
APORTE ENTIDADES BENEFICIARIAS
Estudio
Previsto
Contabilizado al
Saldo pendiente
31/12/2005
PAGOS BID
% de aporte
% Contabilizado al
31/12/2005 BID
pendiente
/Presupuesto BID
1EE119
40.000,00
0,00
40.000,00
100,00%
82,31%
1EE122
58.486,00
0,00
58.486,00
100,00%
68,93%
1EE150
63.800,00
0,00
63.800,00
100,00%
97,47%
1EE179
74.819,01
16.086,09
58.732,92
78,50%
21,50%
1EG53
84.600,00
0,00
84.600,00
100,00%
73,84%
1EG56
57.660,00
0,00
57.660,00
100,00%
72,26%
2) De la información proporcionada por la UNPRE surge que al 31/12/2005 quedaban
pendientes de revisión y de registrar aportes propios de entidades beneficiarias (EB)
con fecha de recepción de la UNPRE entre el 16/12/2003, y el 13/12/2005.
b) Las planillas (cuadros) que respaldan los asientos contables en pesos, preparadas por la
UNPRE, y la información en dólares carecen de fecha de emisión y de aprobación
(firma, fecha y leyenda “ aprobado” ). Debemos destacar que, conforme nos informara la
UNPRE, éstas reemplazan las notas de aprobación. Los comprobantes elevados por la
EB, no fueron intervenidos por la UNPRE con los datos del registro contable, que
indique que son los aprobados y sello indicando el número de justificación en la cual
fueron incluidos. La carencia de estos datos dificulta los controles y cruces respectivos.
c) No se tuvieron a la vista la emisión de notas por parte de la UNPRE conteniendo las
aprobaciones formales por la contrapartida, y debidamente comunicada a la EB por los
aportes contabilizados (estudios 1.EE.107, y 1.EE.95).
d) No hemos tenido a la vista documentación, para los estudios auditados, por la cual se
puedan constatar los perfiles declarados de los expertos de contrapartida transcriptos en
los TOR´s. Más allá de la nota de las EB (acto administrativo) manifestando el nombre
de los consultores, no puede validarse que los mismos respondan a los perfiles de los
TOR´s, solo podría acreditarse que trabajan para la misma. Tampoco se eleva
debidamente aprobado un resumen de las actividades realizadas mensualmente por
estos, y los informes “previstos en los TOR´s” ; no resulta procedente el comentario de
la UNPRE por el que éstos implícitamente se aprueban con el informe final del estudio.
Nos remitimos a lo observado en el apartado B- 8- a) siguiente.
33
e)
La foliatura de la documentación de respaldo no respeta el orden cronológico de
emisión de la documentación, fue iniciada a partir de la última actuación y no desde
la primera. Para el caso del proyecto1.EE.107 existe documentación relevada
archivada en folios sin codificar.
Comentarios de la UNPRE: Dadas las modificaciones al proceso utilizado hasta el año
2004, el tiempo previsto para el registro de todos los aportes, el incremento de los estudios
financiados y los inconvenientes en la estructura de la UNPRE para el ejercicio 2005,
provocaron que la administración proceda a registrar los mencionados aportes, cuando se
preparan las justificaciones de fondos, para mantener los porcentajes de aportes BID y local
(pari-passu) de acuerdo a los requerimientos del Reglamento Operativo. Con respecto a los
aportes a entidades beneficiarias (ingreso-inversiones) reconocimiento de aporte local, la
información está siendo actualmente contabilizada. Serán tomadas en cuenta las
observaciones realizadas y se repasarán los controles sobre los documentos que respaldan
estos conceptos. No se emiten notas o reportes de aprobación, sin embargo se confeccionan
planillas con el detalle de los consultores afectados y los pagos respectivos. Los
representantes técnicos de las entidades beneficiarias aprueban los informes finales de los
estudios y en consecuencia aprueban los informes y tareas desarrolladas por los consultores
de contrapartida, no es un requisito contar con esas aprobaciones para registrar el aporte de
cada entidad. Se intervendrán los comprobantes validados y se emitirán notas UNPRE
formal comunicando a las entidades beneficiarias la aprobación de las partidas en forma
parcial o total. La UNPRE no verifica los perfiles de los consultores de contrapartida local.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan los registros
contables por estos conceptos. A efectos de no afectar el pari-passu, establecer los
mecanismos necesarios para que las EB cumplan oportunamente con el aporte
comprometido, y agilizar los procesos de aprobación y contabilización de las rendiciones.
Profundizar los controles e implementar los procedimientos observados. Dejar evidencia
de las aprobaciones administrativas. Dar adecuada foliatura a los expedientes. La UNPRE
es la responsable de que el aporte de la EB esté adecuadamente sustentado y cuya
34
aprobación sirva de soporte para el registro contable de las mismas, y su posterior
rendición al Banco. Requerir un informe de actividades a los consultores de contraparte,
que deberá encontrarse aprobado por la entidad beneficiaria, y por el área técnica de la
UNPRE.
6- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB) (Pagos descentralizados - anticipos fuente 22)
Observaciones: A partir del ejercicio 2002 la UNPRE procedió a cambiar el criterio de
pagos descentralizados para los estudios, al de centralización de los mismos. No obstante
ello, al 31/12/05 surgieron consideraciones por aquellos saldos de anticipos otorgados en
ejercicios anteriores con fondos BID:
a) Al 31/12/2005 aún quedan pendientes de rendición, conforme los registros contables,
anticipos de fondos BID por $ 38.838,48 transferidos a las EB (1.EE.52: $ 30.650,
1.EE.66: $ 7.095,09, y 1.CA.02: $ 1.093,39). Se destaca que a la fecha de tareas de
campo no habíamos recibido respuesta, de esta última EB, a nuestra circularización de
fecha 28/06/06. A su vez, no se tuvo a la vista documentación que respalde los motivos
que llevaron a la UNPRE a no ejercer la opción indicada en el inciso b. del artículo 9.1.
del Reglamento Operativo del Programa (R.O.) (rescisión del convenio subsidiario),
atento los anticipos de larga data pendientes de rendición.
b) Respecto a las observaciones particulares para los tres estudios con anticipos
pendientes, se informa que:
1. La respuesta recibida del estudio 1.EE.66, en fecha 07/09/2006, nos informa que se
mantiene la situación informada para los ejercicios 2003 y 2004. Se destaca que de
acuerdo al extracto bancario enviado por la EB al 13/11/2003 - fecha de solicitud de
cierre de la cuenta, el saldo ascendía a $ 0.-, cuando la UNPRE aún mantiene al
31/12/2005 un saldo contable pendiente de $ 7.095,09. Se exponen los datos
proporcionados por la entidad:
Inversiones rendidas EB no contabilizadas por la UNPRE
3.396,46
Fondos aporte propio rendidos pero pagados con F22
2.733,46
Fondos aporte propio no rendidos y pagados con F22
546,69
Saldo de fuente 22 retirado por la EB por cierre cuenta bancaria
22,48
Diferencia a conciliar no informada por EB
396,00
35
2. El importe de $ 30.650.- informado por la UNPRE como anticipos incluye: $
4.399,30 por inversiones rendidas por la EB no contabilizadas por la UNPRE, $
2.619,33 por gastos bancarios (“no reintegrables”), y $ 3.200.- correspondientes al
pago adeudado a un consultor conforme lo informado por la EB (1.EE. 52) el
26/09/2006 en la respuesta a nuestra circularización; a su vez se observa que el saldo
según extracto al 31/12/2005 asciende a $ 23.631,37.
3. No se cuenta con información respecto de la conciliación del saldo de $ 1.009,39 del
estudio 1.CA.02. (extracto bancario al 31/12/2005, cierre de cuenta, información EB,
etc.).
4. Se ha podido observar que el último reclamo, para la devolución de fondos y/o
rendición de gastos por parte de la UNPRE a los tres estudios, fue enviado en el
ejercicio 2004. No son suficientes los reclamos realizados, teniendo en cuenta el
tiempo transcurrido, y la falta de respuesta o de acción de cada una de las entidades.
5. No se tuvieron a la vista las conciliaciones conformadas entre la UNPRE y los
responsables actuales de cada estudio al 31/12/2005.
c) Al 31/12/2005 la UNPRE no implementó un registro conteniendo los datos de la
totalidad de las cuentas bancarias relacionadas con el Programa, abiertas por las
entidades beneficiarias con ejecución, como así tampoco se tuvo a la vista
documentación que respalde que la UNPRE ha constatado que aquellas entidades con
estudios finalizados hayan procedido al cierre de dichas cuentas.
Comentarios de la UNPRE:
a) y b) Por las consideraciones efectuadas, informamos que los saldos surgen de los
registros contables, de acuerdo a los análisis y depuraciones efectuados en ejercicios
anteriores (años 2002 y 2003), en consecuencia durante el ejercicio bajo análisis no han
sufrido modificaciones. Sin embargo la UNPRE procederá a continuar con los reclamos
y circularizaciones, ya efectuados y evidenciados pertinentemente a las entidades
beneficiarias, confirmando y reiterando los saldos contables que surgen de los registros,
a los efectos de conciliar aquellos saldos pendientes de rendición. Sin perjuicio de
evaluar y considerar otras opciones en virtud de la normativa vigente.
36
c) Atento a las recomendaciones estipuladas en los informes de auditoria de ejercicios
anteriores, la UNPRE incorporará nuevos procedimientos administrativos para aquellos
casos en los cuales se otorguen anticipos de fondos a Entidades Beneficiarias.
Recomendaciones: La UNPRE como responsable del control de la ejecución
descentralizada de los estudios debe profundizar los mecanismos de control a fin de
asegurar la rendición oportuna de los fondos del Programa. Además se deben agotar todas
las instancias de formulación de los reclamos a las entidades, a efectos de la justificación
de los anticipos y/o devolución de los fondos no utilizados. No obstante la centralización
de pagos implementada, la UNPRE debe implementar lo observado en A-6 c) precedente.
Se recomienda que la UNPRE a la fecha de finalización de los estudios, implemente para
su aprobación definitiva y para la conciliación con sus registros, una rendición final que
contemple la totalidad de los fondos recibidos por fuente de financiamiento y los aportados
por la propia EB así como las inversiones clasificadas por categoría de gasto y fuente de
financiamiento y, una vez conformada con los registros de la UNPRE, sea suscripta por los
responsables de la EB y del Programa.
7- PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
a) El procedimiento de liquidación de viáticos llevado a cabo por la UNPRE -si bien
cuenta con no objeción del Banco- no fue realizado conforme lo establecido en el
D.1184/01 ($ 84.- a $ 126.-), habiéndose abonados viáticos diarios a los consultores
incluidos en muestra por $200.-.
b) La documentación que sustenta los pagos de los pasajes y viáticos que se encuentra
adjunta a las autorizaciones de pago, carece de foliatura que permita validar su
integridad.
Comentarios de la UNPRE: Nos remitimos a lo manifestado en el Memorando a la
Dirección del “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo Nro.
925 /OC-AR BID – ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2004 – Pág. 39 y 40:
37
a) (“Las liquidaciones de pasajes y viáticos se confeccionan y se pagan en virtud de los
topes que acepta el BID. Esto fue así, desde el comienzo del préstamo y en la
actualidad continuamos con esa modalidad. Cabe destacar que en las justificaciones
de fondos presentadas y aprobadas por el Banco se consignan importes coincidentes
con los liquidados y pagados. De lo expuesto se desprende nítidamente que él aprueba
los procedimientos utilizados por la UNPRE.”)
b) (“Si bien cada orden pago conforma un legajo de pago, ese legajo contiene toda la
documentación necesaria para validar el pago efectuado. Las órdenes de pago se
encuentran prolijamente archivadas y la documentación que la compone cumple
celosamente con los cuidados normales para prevenir extravió de documentos. En tal
sentido, si eventualmente, con la aplicación del sistema UEPEX, surgiera la necesidad
de modificar y mejorar el archivo de las autorizaciones/órdenes de pago, tomaremos
en cuenta vuestra sugerencia”).
La aplicación de la escala aprobada por BID, tiene sustento en los TDR que cumplen con lo
requerido en el Convenio de Préstamo y consecuentemente con las autorizaciones y
aprobaciones respectivas. Cabe agregar que en ningún caso se ha otorgado ni aprobado un
importe superior a lo establecido en la escala pactada con la entidad financiera
internacional. Sin embargo, informamos que los topes de la mencionada escala, resultan
inferiores a los topes permitidos por el Banco. Por otro lado cabe destacar, que la
normativa nacional vigente utiliza montos que en la actualidad resultan exiguos e inviables,
debido al incremento observado en los rubros pasajes y viáticos.
Recomendaciones: Aplicar la normativa nacional vigente para la liquidación de viáticos.
Conformar expedientes para cada pago debidamente foliados.
8- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observaciones:
a) Al 31/12/2003 la UNPRE figuraba inscripta ante la AFIP-DGI erróneamente como
responsable ante el impuesto a las ganancias- sociedades. Habiendo consultado esta
auditoría la constancia de inscripción de la UNPRE en la página oficial de la AFIP, ya
38
no surge esta situación. No obstante ello, no se tuvo a la vista documentación que
respalde las gestiones realizadas por la UNPRE a efectos de solicitar la baja, y que a la
fecha el Programa no cuenta con multas de carácter formal por la no presentación de
las declaraciones juradas anuales desde la inscripción a la fecha de baja (de
corresponder).
b) Asimismo, se observa un importe de $ 8.024,47 reclamado por la AFIP-DGI el
04/01/2005 mediante F.8400/L 020- Nº 0176712 e intimación adjunta del 16/12/2004,
en concepto de multas formales por presentación fuera de término de las declaraciones
juradas mensuales de retenciones por los períodos: 12/2000 a 10/2001, 12/2001 a
05/2002, 07/2002, 08/2003, 12/2003 a 01/2004, 04/2004 y 07/2004, y cuyo descargo
fue realizado por la UNPRE por formulario Multinota (206/I) y nota UNPRE
005/2005), que fuera intervenido por la AFIP el 14/01/2005 agregando la leyenda “La
recepción de la presente no implica la aceptación de lo solicitado”. No se tuvo a la vista
información adicional emitida por AFIP como respuesta a lo solicitado por el
Programa: “... tenga a bien reconsiderar la intimación de fecha 16/12/2004,
amparándose en las facultades que otorga el último párrafo del art. 49 de la Ley 11.683,
considerando que no se ha ocasionado perjuicio al fisco, y teniendo en cuenta que los
fondos necesarios para cancelar las multas surgen de fondos que el Tesoro General de
la Nación asigna anualmente a través del Presupuesto Nacional, a esta unidad
ejecutora...”.
c) No fueron subsanadas las siguientes observaciones de ejercicios anteriores: 1) No se
tuvo a la vista la presentación del F.399 (reimputación de códigos de pagos) ante la
AFIP-DGI de los pagos por los intereses resarcitorios de 12/2001 realizados
erróneamente bajo los siguientes códigos: 10 ganancias sociedades por $ 216,63 y 030:
iva por $ 21,22, cuando correspondían haber sido ingresados como: 217 retenciones de
ganancias, y 767 retenciones de iva respectivamente, y 2) Respecto a las retenciones
realizadas a un consultor mediante orden de pago Nº: 254/2002 del 08/10/2002 en
concepto de IVA ($ 536,18) y ganancias ($ 199,26), se produjo una inversión de
importes al contabilizar e ingresar las mismas en la AFIP-DGI. Si bien la UNPRE
intentó subsanar la situación mediante la presentación de la declaración jurada
39
rectificativa, al 31/12/05 aún queda pendiente: 1. confeccionar el ajuste contable por un
importe de $ 336,92 de la cuenta de ganancias a la cuenta de IVA, 2. solicitar
formalmente mediante el F.399 la reimputación del pago ante la AFIP-DGI a efectos
de afectar el excedente de ganancias al saldo deudor de IVA y una vez tramitado éste,
realizar la reimputación contable del pago.
d) No se tuvo a la vista documentación, ni surgen de los registros contables, respecto a sí
aún quedan pendientes de ingresar intereses resarcitorios por posiciones devengadas al
31/12/2005. Por haber sido abonados fuera de término en el ejercicio 2005 generan
intereses resarcitorios el pago a cuenta de agosto/2005 y los saldos de declaraciones
juradas de setiembre y octubre/2005.
e) Al 31/12/2004 la UNPRE contabilizó $ 894,27 por intereses resarcitorios ingresados en
la AFIP-DGI durante los ejercicios 2003 y 2004, por aquellas retenciones pagadas
fuera de término, cuando estas imputaciones por el carácter de no elegible tanto para la
fuente BID como local debían ser contabilizadas bajo una cuenta de créditos por
fondos a recuperar del aporte local a través de las gestiones a llevar a cabo por la
Unidad ante las oficinas respectivas (SAF/TGN). En el ejercicio 2005 se observa que la
cuenta “Conceptos no elegibles fuente 11” que los contenía fue eliminada (no integra el
asiento de apertura del ejercicio), y el saldo al 31/12/2004 se volcó en el saldo contable
de inicio de la cuenta “Diferencia de cambio”.
Comentarios de la UNPRE: Se han leido detenidamente las observaciones aquí
detalladas, entendiendo que cada una de ellas merece un tratamiento específico. Serán
analizadas las imputaciones contables realizadas en función de las consideraciones
mencionadas. Se realizarán los ajustes necesarios en el ejercicio en curso por los ajustes de
ejercicios anteriores pendientes de realización. Se procederá a revisar los pagos realizados
a la AFIP a los efectos de determinar si corresponde el ingreso de intereses resarcitorios, de
corresponder se generarán las acciones necesarias para hacer efectivo el deposito y su
correspondiente contabilización. Por último se informará a la AFIP por los pagos
realizados erróneamente confeccionado la reimputación de código de pagos.
40
Recomendaciones: Dejar adecuada evidencia documental del seguimiento del trámite de
baja informado, para que pueda ser subsanado, y quede constancia que no existen deudas
relacionadas. Dar cumplimiento a la normativa vigente que regula el ingreso de las
retenciones. Realizar los ajustes contables correspondientes. Dar adecuado seguimiento a
las posibles deudas del Programa a efectos de evitar el inicio de acciones legales al
Programa por parte de la AFIP-DGI. Reflejar adecuadamente en la contabilidad los pagos
en concepto de intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI. Ante la necesidad de
pago de intereses resarcitorios, y de corresponder al pago de multas formales con fondos
de contraparte local, la UNPRE previamente debe proceder a comunicar a las autoridades
respectivas la situación, y solicitar la correspondiente autorización para determinar la
fuente de fondos a utilizar (aporte local del Programa o recursos propios del ejecutor), y
como va a quedar reflejado en los registros contables (si forma parte del pari-passu o
ingresa como aporte complementario) teniendo en cuenta que estos conceptos reflejan
gastos no elegibles para el Programa.
9- CAJA CHICA (pagos en efectivo) (Rendiciones y Reposiciones)
Observaciones:
a) El mayor contable de la cuenta del activo 1.01.01.01.00.00.00 “Caja Chica” registra
durante el ejercicio, únicamente los asientos de apertura y cierre, no permitiendo
constatar desde el mismo los movimientos correspondientes a las rendiciones y
reposiciones realizadas. La UNPRE debería realizar los asientos contables por la
rendición y por la reposición de fondos, utilizando la citada cuenta contable.
b) La totalidad de los comprobantes incluidos en la muestra carecen de datos sobre la
rendición en la cual fueron incorporados, a efectos de evitar que los mismos puedan ser
nuevamente incluidos en otra rendición de caja chica. El sello de rendición al Banco se
encuentra incompleto en el Nro. de justificación, y fecha.
41
Comentarios de la UNPRE:
a) El procedimiento contable responde a normas generalmente aceptadas para el registro
de “caja chica” ó “fondo fijo”. Debe considerarse que el registro contable responde a
las definiciones y cualidades del sistema contable UEPEX.
b) Se tomará en cuenta la observación
Recomendaciones: Utilizar la cuenta de fondo fijo conforme lo observado. Intervenir los
comprobantes con el número de caja chica, y completar los datos de la justificación en la
cual fueron incluidos.
10-JUSTIFICACIONES AL BID
Observaciones: Las justificaciones/solicitudes de desembolsos que se tuvieron a la vista,
presentadas al Banco durante el ejercicio 2005, carecen de foliatura en todas las hojas que
las componen, se encuentran archivadas en biblioratos en hojas sueltas y, en algunos casos,
el Banco intervino sólo la nota de elevación no así la documentación adjunta. Hay casos en
que las planillas “ detalles de pagos” no fueron impresas por lo cual la UNPRE nos
complementó la información mediante diskettes. En aquellos casos que el Banco rechaza
algún gasto o solicita modificaciones a los datos presentados se observa que el Programa
vuelve a presentar las planillas modificadas no dejando copia impresa suscripta por
responsable y constancia por la nueva recepción por parte del BID, como así tampoco se
intervienen los originales reemplazados con una leyenda “anulado”. Se observa que no
fueron completados (en las justificaciones emitidas desde UEPEX por gastos a partir del
ejercicio 2005), los casilleros para número de contrato UEC (debe exponer UNPRE),
monto del contrato, punto de venta de los comprobantes de los pagos, y tipo de documento
(factura, recibo, otros).
Comentarios de la UNPRE: Consideramos que la observación es apropiada. No obstante
en lo sucesivo se tomarán los recaudos necesarios a tal efecto. Es del caso destacar que los
desembolsos cumplen no sólo con lo especificado en el convenio de préstamo firmado con
la entidad financiera internacional, sino también con los procedimientos administrativos
42
habituales.
Recomendaciones: Mantener archivos debidamente foliados con la totalidad de la
documentación que conforman cada justificación., como así también la adecuada
incorporación de las modificaciones como anexo a las mismas, intervención de las hojas
reemplazadas, y de toda la documentación relacionada que permita mantener los archivos
en orden, unificados y facilitar las tareas de control.
11-PRESUPUESTO – EJECUCIÓN AL 31/12/2005
Observaciones: En virtud que en los estados financieros al 31/12/2005 no se incluyó
información financiera complementaria que explique las variaciones más significativas,
entre el presupuesto estimado y la ejecución acumulada al cierre del octavo ejercicio, que
surgen del Estado de Inversiones en dólares (acumulado Anexo B.1).
La ejecución
financiera asciende al 56%, conforme lo estipulado en el documento AF-300 (Rev. II/03),
por lo que se elevan a la UNPRE las siguientes observaciones detectadas:
a) (+) El componente Administración UNPRE registra una ejecución financiera
acumulada por aporte local de USD 3.032.354,51 excediendo en un 102% (USD
1.532.354,51) el importe presupuestado de USD 1.500.000.-.
b) (-) En el componente PEAT se ha podido observar que se ejecutó financieramente al
31/12/05 el 11% (USD 572.680,46) del presupuesto previsto de fuente BID (USD
5.208.000.-). Nos remitimos a A-12 siguiente.
c) (-) Las categorías de Inversión “Fortalecimiento de Provincias” (USD 450.000), y
“Apoyo a la Gestión de Estudios” (USD (800.000.-) no registra ejecución
al
31/12/2005, para ambas fuentes de financiamiento. El importe de USD 57.064,07
expuesto como ejecución para uno de ellos corresponde ser sumarizados en “ TDR´s y
Consultorías de corta duración”
d) (-) El componente Estudios incluye categorías con una baja ejecución financiera
acumulada para ambas fuentes al 31/12/2005, siendo el octavo ejercicio económico:
“Estudios Específicos” (43%), y “TDR’s y Consultorías de corta duración” (35%).
e) (-) El componente gastos financieros posee al 31/12/2005 un saldo disponible de USD
43
50.000.- del FIV (originado en el ejercicio 1998 por las condonaciones del Banco para
estos conceptos).
f) (+) El componente PEAT registra una ejecución financiera de USD 4.676,60 de aporte
local, no siendo contemplada en el presupuesto de la línea ésta fuente de
financiamiento.
Comentario de la UNPRE: Tomamos y consideramos sus observaciones, las que serán
tomadas en cuenta para el próximo ejercicio. Sin embargo las variaciones expuestas
ameritarán un ajuste total y definitivo en la matriz del préstamo o presupuesto vigente, al
momento de determinar los montos finales comprometidos al 10 de octubre de 2006.
Recomendación: Ante la necesidad de ser modificados los montos autorizados por
categorías se deberá tener en cuenta que los mismos sean consistentes con las líneas
programáticas del Banco conforme lo estipulado en el Reglamento Operativo del
Programa, procurando que las revisiones sean formuladas oportunamente.
12-COMPONENTE PEAT (Convenio de préstamo 1295/OC-AR)
Observación: Con relación al componente PEAT (Plan Estratégico de Asistencia Técnica)
se nos informa que se encuentra administrativa y técnicamente cerrado. No se tuvo a la
vista documentación en la cual se manifiesta que no existen compromisos contractuales
pendientes, por parte de la UNPRE, relacionados con los objetivos establecidos en el
convenio de préstamo 1295/OC-AR, y/o por parte de las autoridades del mismo. Conforme
lo ya expuesto (A- 11 b)) éste componente presenta un saldo disponible al 31/12/2005 de
USD 4.630.642,94.
Comentario de la UNPRE: No existe documentación emitida por el Banco ni en poder
del Director Nacional del convenio de préstamo 1295/OC-AR en la que se manifieste que
existan compromisos contractuales pendientes por la UNPRE relacionados con los
objetivos establecidos en la cláusula 3.04 parte E. del precitado convenio de préstamo.
44
Recomendación: Obtener adecuado respaldo documental para validar que no quedan
situaciones pendientes de cumplimentar, por parte de la UNPRE, y proceder a
recategorizar o cancelar el saldo disponible de fondos del componente.
13-COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA
Observaciones:
a) Los términos de referencia elevados al BID para su no objeción y que respaldan las
actividades a realizar en los estudios que se tuvieron a la vista, carecen de la adecuada
intervención (Por ejemplo sello que exponga: “Aprobado por Comité Técnico por acta
Nº … de fecha .../../...” e inicialización de responsables) que permita constatar que los
mismos fueron aprobados por el Comité Técnico, visto que tampoco son transcriptos al
libro de reuniones como anexos a las actas.
b) Conforme el Reglamento Interno (RI), puesto a nuestra disposición por la UNPRE, que
rigió el funcionamiento del Comité Técnico (CT) en el 2005, de las siete actas emitidas
y transcriptas en el libro de actas por el ejercicio, y de las Resoluciones relacionadas
surgieron las siguientes consideraciones:
1.Respecto a lo establecido en los apartados III. (reuniones cada quince días) y VII
(emisión de actas cuando se adopten decisiones) del RI no surge con claridad el
medio en el cual se deja constancia de los temas tratados en las reuniones que no
generan la emisión de actas (p.e.: libro de reuniones en donde se deje constancia del
cumplimiento de lo señalado precedentemente - reuniones cada quince días-).
2.No consta en el RI el medio por el cual se comunica a los miembros del CT el día y la
hora de las reuniones.
3.Se exponen las observaciones de ejercicios anteriores y del ejercicio que surgieron
respecto a los asistentes a las reuniones del CT en el ejercicio 2005, asistencia que se
resume en el siguiente cuadro:
45
Integrantes
ASISTENCIA
personal
Sin asistencia ni
Por Representación
representación
Presidente del Comité Técnico
0,00%
0,00%
Director de la DNPOIC
0,00%
71,00%
100,00%
29,00%
Director Nacional de Inversión Pública
14,00%
0,00%
86,00%
Director de la UNPRE
100,00%
0,00%
0,00%
Director Nacional de Coordinación de Políticas
57,00%
0,00%
43,00%
Macroeconómicas
Coordinador del Area contable-financiera de la UNPRE
0,00%
29,00%
71,00%
Responsable del Area técnica UNPRE
100,00%
0,00%
0,00%
Subs. de relaciones con las Provincias
0,00%
100,00%
0,00%
Director Nacional de Programación Económica Regional
0,00%
14,00%
86,00%
i) En la totalidad de los casos no se tuvieron a la vista las notas de delegación de
representación
ii) El representante de la Subsecretaria de Relaciones con las Provincias de la
Secretaria de Hacienda -Designado por R10/2001 SPE como integrante del CT-,
no participó, conforme las actas, en las reuniones del ejercicio 2005.
iii) No se tuvo a la vista nueva resolución por la cual se reemplaza al funcionario
designado por R 34/02 de la SPE.
iv) El representante de la Dirección Nacional de Programación Económica Regional,
si bien asistió a las reuniones, no estaba prevista su participación en el RI ni se
encuentra designado por Resolución.
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación será tenida en cuenta. Sin embargo manifestamos que una vez
cumplidos los procedimientos de aprobación los términos de referencia que resulten
con tal calificación son debidamente archivados.
b) Las observaciones y comentarios emitidos serán considerados y valorados para futuros
ejercicios. Sin embargo es del caso destacar la alta actividad que se ha mantenido desde
el inicio del ejercicio. En consecuencia nos remitimos a lo informado al BID en el
informe semestral al 31 de diciembre de 2005 y en especial a la cantidad de proyectos
46
aprobados, cifra que duplica las ejecuciones de ejercicios anteriores y por consiguiente
un mayor y mejor aprovechamiento de los recursos del Programa.
b) 3. i) Los reemplazos fueron informados verbalmente por cada área que integra el
Comité Técnico.
Recomendación: Los documentos aprobados por el Comité deben estar adecuadamente
intervenidos, dejando constancia sobre estos de los datos del acta y del responsable
autorizado para su firma. Dar cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Interno del
CT, e incorporar procedimientos para subsanar lo observado. Dejar adecuado respaldo
documental a la delegación de participación en las reuniones del CT, y de las reuniones
mantenidas. Dar cumplimiento, y mantener actualizado el reglamento de funcionamiento
del mismo respecto a la periodicidad de las reuniones. Emitir los correspondientes actos
administrativos por los nuevos integrantes incorporados, o que deban asistir por excepción.
14-INTERESES GANADOS
Observación: Los intereses ganados generados por las cuentas bancarias abiertas por el
Programa, fueron imputados contablemente al 31/12/2005 en una cuenta del rubro
Patrimonio Neto: “Local – Otros- Intereses Ganados”, y a su vez por Nota Nº 7 a los
estados, aclaran que corresponden a un aporte local adicional efectuado por el Tesoro
Nacional. Merece observar que los intereses, según lo dispuesto por la R.S.H. Nº 258/01,
conforman una deuda del Programa y deben ser ingresados al Tesoro Nacional. Si bien
fueron informados en la presentación correspondiente al cierre del ejercicio 2005 a la
Dirección de Contabilidad y Finanzas, no se tuvo a la vista documentación por la cual el
Programa solicita la excepción correspondiente, para que dichos fondos puedan ser
utilizados y por lo tanto disminuyan la contrapartida local a aportar al Proyecto.
Comentario de la UNPRE: Los intereses generados no fueron utilizados. Nos remitimos a
lo expuesto en ejercicios anteriores (“Los intereses ganados es un tema controvertido. Por
un lado la R.SH. Nº 258/2001 establece en uno de sus considerandos, que “…las Unidades
Ejecutoras de Préstamos Externos informen en forma homogénea y oportuna sus
47
movimientos financieros…”. Asimismo, en su artículo 1º, figura la frase “…salvo
indicación en contrario…”. Por otro lado mediante la Nota CAR-4457/2001, el Banco
restringe y acota la precitada Resolución. Al respecto, la UNPRE ha mantenido reuniones
con la TGN, CGN y ONP a fin de tratar de clarificar la situación planteada. Por otro lado
informamos que la UNPRE le ha comunicado siempre a la Contaduría General de la
Nación los movimientos relacionados con los intereses ganados.”).
Recomendación: No obstante el comentario de la UNPRE, es del caso destacar que el
Banco en la Nota CAR-4457 también expone que las unidades ejecutoras de proyectos
deben disponer de las gestiones que estime pertinente para que, los intereses, comisiones,
etc. generados por depósitos de libre disponibilidad del fondo rotatorio, se sigan destinando
a financiar gastos elegibles como integrantes de la correspondiente contrapartida local. La
necesidad de dar cumplimiento a la Resolución 258/01 se debe a que estos ingresos
extraordinarios para el proyecto son extra presupuestarios y deben ser comunicados y
posteriormente ingresados, salvo indicación en contrario, al Tesoro Nacional. Sólo en
casos debidamente fundados podrán ser utilizados para formar parte de la contraparte local
del Proyecto, conforme las instrucciones que para cada caso se dicten.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA- ESTADOS FINANCIEROS
Observaciones:
a) La UNPRE al cierre del ejercicio anterior mantenía los registros contables en ambas
monedas, en marzo de 2005 se inició la carga de información en el Sistema UEPEX
(Sistema de Administración y Control Presupuestario para Unidades Ejecutoras de
Préstamos Externos establecido por la RSH 120/2001). Surgiendo del cruce de los
registros contables y de los reportes emitidos desde el sistema con las cifras transcriptas
en los estados financieros que:
1. El sistema contable que lo integra no es bimonetario.
48
2. Para los registros del ejercicio 2005 el Programa confeccionó un nuevo plan de
cuentas que redujo la agrupación de las inversiones y anticipos
por tipo de
estudios, fuente de financiamiento, y componente, no se puede obtener
directamente desde los registros contables el detalle analítico por estudio que las
conforman, los conceptos que los integran (consultoría, pasajes y viáticos, gastos
varios) y la apertura por fuente de financiamiento, individualmente.
3. No fue proporcionada la correspondencia entre el plan de cuentas vigente y el
anterior, conforme lo solicitado oportunamente al Programa. De las tareas
realizadas se observa que existen cuentas de inversiones en las cuales se imputaron
sólo los movimientos 2004 y 2005, siendo los saldos acumulados al 31/12/2003
cargados en cuentas distintas. A modo de ejemplo: “La cuenta contable
1.02.03.01.02.03.02 que contiene los gastos bancarios no expone el saldo
acumulado por estos conceptos al 31/12/2004, el movimiento del 2004 se imputó en
otra cuenta, y el saldo acumulado al 31/12/2003 por estos conceptos fue imputado a
otra cuenta distinta a las citadas”. No obstante ello, esto no generó diferencias de
valuación respecto de las inversiones acumuladas al 31/12/2004.
4. El asiento de cierre del ejercicio fue proporcionado por el Programa el 01/11/2006
como consecuencia de los ajustes - informados durante de las tareas de campo- que
debió realizar el Programa entre los estados financieros, registros contables, y la
conciliación con la información que surge del módulo de gestión que fue utilizada
por el Programa para determinar el movimiento 2005 de las inversiones en dólares.
No obstante se mantienen diferencias de exposición entre componentes, categorías
de gastos, y fuente de financiamiento para el movimiento del ejercicio, entre los
registros contables y las imputaciones correspondientes al módulo gestión que si
bien no ameritan significatividad fueron elevados a la UNPRE para su conciliación,
se incluye una diferencia de valuación neta por $ 534,22.
Componente
Movimiento 2005 Movimiento 2005 Diferencia neta
Contable (con
Gestión (con
por componente
anticipos)
anticipos)
(1)
170.623,84
Total CA
49
169.294,81
1.329,03
Total EE
2.137.145,69
2.137.003,05
142,64
Total EG
1.114.039,47
1.103.704,73
10.334,74
Total UN
461.013,56
473.354,19
-12.340,63
3.882.822,56
3.883.356,78
-534,22
Total general
(1) Las diferencias por categorías dentro de cada componente y por fuente se
incluyeron en el cuadro entregado a la UNPRE.
b) Se detectaron autorizaciones de pago emitidas extemporáneamente desde UEPEX ya
que si bien mantienen la correlatividad numérica se les asignó fecha retroactiva.
c) Las autorizaciones de pago que respaldan la contabilización de los aportes propios de
las entidades beneficiarias (AP 20051382 a 1388, y AP 20051395 a 1491) –, no
pudieron ser constatadas al momento de su requerimiento a la UNPRE, ya que no
pudieron ser ubicadas en los archivos. (observación formal)
d) Del mayor contable de la cuenta 1.01.02.01.00.00.00 (cuenta corriente operativa) no
surgen los cheques anulados. Si bien en el detalle del mayor se indica la leyenda
“Cambio de cheque CH Nº .......”, el número consignado corresponde al del nuevo
cheque y no se indica el número de cheque reemplazado. Asimismo para obtener un
listado completo de los mismos, para su verificación, se realizaron tareas adicionales
desde el libro banco extracontable confeccionado en excel. También se observa que no
identifica al beneficiario del pago ni el estudio correspondiente. Asimismo en la
mayoría de los casos no identifica el concepto del pago (sólo se identifican los depósitos
de deducciones impositivas); y en algunos casos se omitió imputar el número de cheque
relacionado, por lo cual la información desagregada debe obtenerse del libro banco
extracontable confeccionado en excel, como así también la fuente de fondos aplicada
para cada uno de ellos.
e) Se incluyeron en el ejercicio dos movimientos de fecha 01/08/2005 por $ 416,53 y
75,66 en la cuenta “Anticipos a justificar EE FF22” que responden a la fuente local
(“Anticipos a justificar EE FF11”).
f) No se tuvieron a la vista los papeles de trabajo correspondientes al movimiento 2005
expuesto para la diferencia de cambio en el EOAF en dólares.
g) La UNPRE para el presente ejercicio procedió a la apertura de dos cuentas para reflejar
el pasivo con el BID: “BID dólares justificados”, y “BID fondo rotatorio”, no obstante
50
ello no reflejan los saldos y movimientos por estos conceptos, ya que la primera de ellas
informa el total de fondos en pesos equivalentes desembolsado por el Banco al cierre
del ejercicio anterior, y la otra cuenta los ingresos del ejercicio. El objetivo de esta
apertura contable permitiría mostrar desde los registros contables (en dólares) las
justificaciones presentadas, los importes rechazados por el Banco, las recomposiciones
del fondo rotatorio, los desembolsos, información necesaria para mantener
oportunamente conciliadas las cifras con el Banco. De haber llevado registraciones en
dólares los saldos de estas cuentas conforme la documentación que se tuvo a la vista
debería exponer los siguientes valores: “BID dólares justificados”: USD 13.357.629,69,
y “BID fondo rotatorio”: USD 1.250.000.-.
h) El software informático sobre seguimiento técnico de los estudios que se nos informa
que data del ejercicio 2002, se verificó en la presente auditoria, en atención que
conforme las respuestas para ejercicios anteriores éste no había sido utilizado. Se pudo
observar que no cuenta con un manual del usuario. Si bien fue previsto para
seguimiento técnico y como este expone el presupuesto por fuente estimado, se debería
incorporar información por la ejecución financiera (por los importes efectivamente
desembolsados por ambas fuentes de financiamiento), y así unificar en el mismo el
control de la ejecución financiera y lo presupuestado para cada uno de los proyectos sin
necesidad de recurrir a otros archivos.
i) Estados de Inversiones al 31/12/2005 en dólares: La UNPRE si bien subsanó de
manera parcial lo observado en el ejercicio anterior, “.... En los estados de inversiones
en dólares al 31/12/2004 identificados como Anexo B y Anexo B.1, si bien la categoría
de inversión “Apoyo a la Gestión de Estudios” (01.04.00) presenta movimientos, estas
cifras corresponden ser sumarizadas en la categoría “TDR y Consultoría de Corta
Duración” (01.03.00)…”, surgieron nuevas consideraciones a formular:
1. El ajuste por USD 80.167,33 se realizó modificando los importes expuestos en los
estados financieros al 31/12/2004 (Anexo B, y Anexo B.1), de la fila “Apoyo a la
Gestión de Estudios “a “TDR y Consultoría de Corta Duración”, cuando corresponde
hacer el ajuste en el movimiento del ejercicio 2005, y/o haber realizado una
aclaración al pie de los citados anexos indicando los motivos del ajuste.
51
2. Por las cifras del 2005 se detecta la misma observación que el ejercicio anterior, por
el importe de USD 57.064,97 que fue imputado como “Apoyo a la Gestión de
Estudios”, y corresponde su imputación a “TDR y Consultoría de Corta Duración”.
Comentarios de la UNPRE: Si bien las observaciones serán debidamente analizadas y se
contemplará la producción de todo tipo de información complementaria que sea necesaria a
efectos brindar toda la información solicitada. Es del caso destacar que la utilización del
sistema UEPEX, ha traído aparejada modificaciones en los procedimientos administrativos
y contables utilizados hasta el año 2004. En consecuencia se fueron adoptando nuevos
procedimientos sobre la marcha del ejercicio y se desarrollaron mecanismos no habituales
de control y seguimiento de las operaciones registradas a fin de obtener información
consensuada, conciliada y que cumpla con las normas contables que rigen la profesión.
a) 1. El sistema contable no es “bimonetario” , es decir, que no registra las operaciones en
moneda extranjera y en pesos, como lo hacía el sistema utilizado hasta el ejercicio
2004. Sólo registra las operaciones en moneda de curso legal, es decir pesos. Esta
diferencia es sustancial al momento de generar los estados financieros en moneda
extranjera (dólares estadounidenses), debido a que las diferencias de cambio que se
generan en esa moneda, no surgen de registros contables sino de papeles de trabajo
sustentados en una planilla de cálculo (excel). Si bien el sistema brinda información
sobre los pagos efectuados en pesos y en dólares (tomando el tipo de cambio
especificado por el Banco), esa información debe ser conciliada y analizada para
obtener información precisa y oportuna. 2. El sistema UEPEX, permite obtener el
detalle analítico por estudio de todas los registros contables efectuadas, desde el
modulo de “gestión de consultores”. En consecuencia, la información contable analítica
se obtiene utilizando ese “ modulo” del propio sistema. 3. El plan de cuentas vigente se
corresponde con los estados financieros auditados al 31/12/2004. El asiento de apertura
del ejercicio 2005 concuerda con los saldos de cierre expuestos en el “Estado de Origen
y Aplicación de Fondos” expresado en “pesos” que forma parte del Informe de
Auditoria del Programa a la fecha antes mencionada. Los saldos contables de las
cuentas de inversión anteriores al ejercicio 2004, se imputaron en otras cuentas pero se
52
mantuvo la uniformidad e integridad de la información auditada. Sin embargo, se
modificó la exposición de algunos saldos contables. Esa modificación no altera en
absoluto las cifras registradas y aprobadas según el informe mencionado de fecha
01/07/2005. Cabe agregar que el sistema contable anterior tenía otras características
que el utilizado en el ejercicio bajo análisis, por lo que la modificación del plan de
cuentas era absolutamente necesaria a efectos de aprovechar todas las virtudes del
nuevo sistema. 4. Las diferencias de exposición serán analizadas y en consecuencia se
realizarán los ajustes pertinentes.
b) Se revisará el contenido de la observación planteada a efectos de impedir tal emisión
c) Las autorizaciones de pago enumeradas han sido justificadas al BID, en consecuencia y
como es costumbre se enviaron al BID copias de las autorizaciones de pago y de los
comprobantes respaldatorios para su validación. Por lo tanto, el hecho que no hayan
podido constatarse, no implica inexistencia de las mismas. Cabe agregar que las
referidas autorizaciones de pago son confeccionadas a efectos de registrar la
contrapartida local de los estudios y que en absolutamente ningún caso representan
movimientos de fondos o movimientos bancarios. No obstante, informamos que
recientemente (13/10/2006) se obtuvieron copias de la documentación adjunta a las
autorizaciones de pago, las que se encuentran a disposición del cuerpo de auditores. Sin
embargo la documentación no aporta más información a la relevada oportunamente.
Los archivos del Programa han sido mudados durante el ejercicio auditado, cuidando al
máximo el orden de los mismos como así también su integridad. Existe un volumen de
documentación que por razones de establecer prioridades aún no se han ubicado en sus
lugares definitivos. Todas las acciones de este Programa tienen a reestablecer el orden y
la prolijidad que fue característico durante toda su ejecución.
d) De acuerdo a lo expresado anteriormente, los registros contables originados por las
Autorizaciones de Pago, son realizados de manera automática por el sistema. Esto
asegura la imposibilidad de alterar los registros de manera manual. En consecuencia las
leyendas están programadas y resulta imposible su modificación por cualquier usuario.
Sin embargo, desde que se comenzó a utilizar el sistema, se ha puesto énfasis, entre
otras cosas, en mejorar la información, la exposición y la diagramación de reportes,
53
para lo cual se ha mantenido un adecuado y cordial dialogo con los responsables
operativos del sistema; también deben considerarse que el sistema sigue una suerte de
actualización permanente, en algunos casos originadas por los usuarios, que mejoran
y/o modifican los procedimientos habituales. En consecuencia el proceso de anulación
de cheques ha sido modificado para que brinde la información necesaria. El uso de un
informe extracontable que permita verificar entre otras cuestiones la anulación de
cheques nos parece apropiado hasta tanto no se cuente con una herramienta que mejore
los controles indispensables. Destacamos que el mayor contable muestra información
resumida, la que puede ser ampliada, hasta el mínimo de detalle, con la información
analítica inserta en el modulo de gestión; la calidad e integridad de la información que
brinda el sistema cumple con los parámetros normales y aceptables. No obstante, en lo
sucesivo, se realizarán las gestiones tendientes a mejorar la forma de exponer la
información. En lo referente a los saldos de las cuentas del rubro disponibilidades, la
apertura por fuente de financiación, es un tema pendiente dentro de la estructura del
sistema, razón por la cual esa información debe extraerse de registros auxiliares, (libro
banco extracontable confeccionado en Excel), lo cual, entendemos, no invalida la
calidad de información puesta a disposición de esa auditoria.
e) Se realizarán los ajustes correspondientes en el ejercicio 2006.
f) Los papeles de trabajo utilizados surgen de la valuación automática que proporciona el
sistema, de la moneda local (pesos) a moneda extranjera (dólares), más la valuación a
esa moneda de los saldos de las cuentas que integran el rubro disponibilidades al cierre
del ejercicio.
g) La cuenta contable: “BID fondos justificados” refleja los desembolsos, tal como se
interpreta en la revisión de los saldos, la cuenta “BID fondo rotatorio” refleja los
fondos desembolsados por el BID en concepto de pagos directos. No obstante ello
realizaremos los ajustes necesarios entre estas dos cuentas del pasivo, de corresponder,
para que sus saldos reflejen las actividades realizadas.
h) El software utilizado por el área técnica ha sido desarrollado por personal del área. En
consecuencia no cuenta ni con manuales ni su objetivo fue brindar información
completa y oportuna de la ejecución financiera de los estudios. Sin embargo, esta
54
dirección evalúa posibles incorporaciones y asistencia especializada para contar
herramientas informáticas de actualidad y obtener informes de gestión centralizados
donde converjan datos técnicos y administrativos a fin contar con información precisa,
oportuna y confiable.
i) Se toma nota de la observación, es un error de exposición.
Recomendaciones: Realizar las gestiones ante el grupo de soporte del Sistema UEPEX
para que se subsanen las observaciones detectadas en el sistema contable como así también
de aquellos problemas o limitaciones detectados por la propia UAP que no le permiten
utilizar el sistema a pleno, procurando que se pueda obtener desde el sistema la apertura
por fuente de financiamiento del saldo de la cuenta operativa del Programa ya que a esta se
transfieren fondos BID, aporte local, y aportes entidades beneficiarias. Implementar las
modificaciones necesarias a la apertura del plan de cuentas. Realizar los ajustes contables
respectivos.
2- AREA COMUN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS (ACSA)
Observaciones: De la revisión de lo establecido en la Resolución SPE N º 279 del
15/11/2005 por la cual se produce la creación de un Área Común de Servicios
Administrativos para Programas y Proyectos con Financiamiento Internacional, y de los
cambios que por ello se producen surge que:
a) No se tuvo a la vista documentación por la cual fue modificado el Reglamento
Operativo del Programa, conforme lo establecido en la resolución citada.
b) A la fecha de tareas de campo no se había realizado la transferencia efectiva y de puesta
en marcha del ACSA conforme lo establecido el artículo 8.
c) Por Resolución 111 de la ex- Secretaría de Programación Económica (06/07/1993) se
establecieron las funciones y la estructura de la UNPRE: un Director, un área contablefinanciera y una asesoría jurídica, a partir de la creación del ACSA se dispone que
quedará constituida por dos áreas: “Gestión Técnica” y “ Programación y Control”. No
se tuvo a loa vista la emisión de la resolución por la cual quedan establecidas las
funciones y la nueva estructura de la UNPRE, y la consecuente comunicación y no
55
objeción del BID. Como así tampoco se menciona quienes van a prestar al Programa el
asesoramiento sobre aspectos legales establecido en la R.111/93.
Comentarios de la UNPRE:
a) A la fecha no ha sido modificado, ni se encuentra a la fecha en trámite.
b) El ACSA se encuentra actualmente realizando acciones relacionadas con su puesta en
marcha. La transferencia se está realizando de manera gradual así como también su
puesta en marcha. Los manuales de procedimiento respectivos se encuentran en proceso
de elaboración. Se han llevado a cabo las acciones relacionadas con la contratación de
una consultoría destinada a realizar las tareas pertinentes destinadas a cumplimentar
con el artículo 7 de la Resolución 279 SPE.
c) A la fecha se están gestionando y resolviendo como quedaran establecidas las funciones
de las nuevas áreas creadas a partir de la Resolución SPE N° 279. No existe aún
resolución mediante la cual quede establecida la nueva estructura de la UNPRE. A la
fecha se está resolviendo la nueva estructura de la UNPRE.
Recomendaciones: Atento los cambios que produce la creación del ACSA en la estructura
de la UNPRE y en el Reglamento Operativo del Programa, aprobados por el Banco
oportunamente, se deben realizar las correspondientes consultas como así también
mantener comunicado al BID y requerir las correspondientes aprobaciones por las
modificaciones a los documentos del Programa.
3- FIRMAS CONSULTORAS –Licitación Privada (LP) 01/05
1.EE.179: “Análisis de Riesgo y Definición del Modelo Operativo del Programa
Familias (Programa de Apoyo al Ingreso Social AR-L1006)” EB: Secretaría de
Políticas Sociales y Desarrollo Humano del Ministerio de Desarrollo Social de la
Nación (MDS). (Monto del financiamiento 925/OC $ 431.100.-)
Introducción: Para la revisión de los antecedentes correspondientes a la contratación de la
firma consultora “Price Waterhouse & Co. Asesores de Empresas SRL” -cuyo objeto es el
“Análisis de Riesgo y Definición del Modelo Operativo del Programa Familias”-, mediante
56
un proceso de licitación privada fue necesario concurrir a las oficinas del Banco conforme
lo dispuesto por el Programa, ya que no consta en sus archivos la totalidad de la
documentación relacionada. Previo a desarrollar las observaciones que se obtuvieron del
análisis de la documentación relevada, es menester señalar que el BID inició el proceso de
licitación a pedido de la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales
de Crédito (DNPOIC) cuyo Director también ejerce la función de Director Nacional
Alterno del Programa. La UNPRE realizó una serie de consultas (Banco, SPE, DNPOIC,
asesoramiento legal) para poder darle al proceso licitatorio el debido encuadre formal y
legal dentro de las previsiones estipuladas en el Convenio de Préstamo 925/OC, y su
Reglamento Operativo. Por lo expuesto, mediante Acta N° 57 del 06/07/2005 el Comité
Técnico aprobó “… la operación y los pertinentes Términos de Referencia (TDR)
contractuales por parte del Comité Técnico, así como el Presupuesto Oficial definido por el
BID, tomando en consideración y como base a los mismos, de acuerdo a lo manifestado en
el dictamen DGAJ N° 164359 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de este
Ministerio y en base al expediente EXP-S01: 0207835/2005 sobre lo cual se realizarán las
pertinentes actuaciones y procedimientos usuales de contratación…”, resultando de lo
actuado la extemporaneidad de la decisión dado que a dicha fecha ya se había realizado la
negociación del precio del contrato (véase d) siguiente) entre el Banco y la firma
adjudicada.
Observaciones:
Archivos: No se conformó un expediente único UNPRE/BID que contenga la totalidad de
las actuaciones relacionadas con el proceso. El Banco (expediente sin foliatura) y el
Programa, prepararon sus propios archivos que no contienen mayoritariamente la misma
documentación. Situación que dificultó las tareas de control, y el seguimiento oportuno del
desarrollo de la licitación, ya que debimos recopilar cronológicamente la documentación
suministrada por ambos organismos a efectos de asegurar su completa revisión.
Comentarios de la UNPRE: La documentación relacionada con la Licitación Privada
01/05 Estudio Específico 1.E.E. 179 se encuentra en el Banco ya que los procesos de
convocatoria primera y segunda, presentación de ofertas y evaluación de las mismas fueron
57
llevados adelante por la entidad financiadora, mientras que los procesos siguientes es decir
la suscripción del contrato con la firma seleccionada y los pagos realizados a la misma con
sus respectivos informes de cumplimiento han sido llevados a cabo por la Unidad Ejecutora
del Programa Multisectorial de Preinversión II. Esta división de las tareas explica la no
existencia de un único expediente UNPRE/BID conteniendo la totalidad de las actuaciones
relacionadas al Proceso en su conjunto. No obstante ello consideramos realizarlo
solicitándole el Banco la documentación obrante en sus archivos y adjuntando la misma
cronológicamente a la obrante en poder del Programa.
Inclusión como estudio del Programa 925/OC-AR: El
Banco mediante nota CAR
2554/2005 del 11/05/2005 (fecha en la que el Banco ya había finalizado la etapa de
negociación del precio del contrato) expone que la solicitud planteada al BID de
colaboración se encuadra dentro lo explicitado en la cláusula 5.03 del Anexo B (según
AGN se debe citar: Anexo B. V. B. 5.03) del Convenio de Préstamo del PMP II; y que la
naturaleza del estudio solicitado se considera comprendida dentro del objeto del Programa,
y por Nota DNPOIC 437 emitida el 12/05/2005 se concluye que habiendo recibido la citada
nota CAR por la cual se informan los antecedentes, las acciones realizadas y las acciones a
futuro sobre la contratación: “...el Gobierno Argentino ratifica lo actuado hasta el presente
y concuerda con el Banco en lo que se refiere a la firma de los contratos a suscribir y el
mecanismo de revisión, aprobación y pago de las tareas que serán oportunamente
realizadas por la firma consultora adjudicataria”. No obstante ello, se observó que:
a) No se le dio el seguimiento que le hubiera correspondido por el tipo de estudio
conforme lo establecido en : 1) en el Reglamento Operativo del Programa para la
solicitud y tramitación de un estudio (Apartado VIII), y 2) en las funciones establecidas
para el Comité Técnico respecto a verificar que el estudio a financiar se encuentre
incorporado en el programa anual previamente aprobado, y que los TOR´s incluyan el
análisis de los aspectos técnicos, económicos, institucionales, financieros y
ambientales.
58
b) No se tuvo a la vista evidencia documental por la cual se indiquen los motivos de la
realización de un proceso de adquisición mediante Licitación Privada1 (LP), y
estimación del costo de los servicios. Solo consta la nota DNPOIC Nº 150 del
14/02/2005 por la cual se requiere colaboración al BID para seleccionar una firma para
llevar a cabo trabajos, que debían ser realizados de manera urgente.
c) No se tuvo a la vista documentación evidenciando que el estudio se encontraba incluido
en las actividades del plan operativo anual del Programa para el ejercicio 2005, y acto
administrativo (previo al inicio) por el cual las partes intervinientes (BID, UNPRE, CT,
SPE) manifiesten los motivos y aprueben la incorporación del estudio en el Programa,
formalización del proceso, estableciendo entre otros el cronograma de tareas,
presupuesto oficial, TOR´s, tratamiento del pliego, y responsables de llevar a cabo la
LP.
d) Observamos que a fecha 15/02/2005 ya se había realizado, por parte del BID, la
primera convocatoria a los integrantes de la lista corta de la LP Nº 01/05 que referencia
al 925/OC, cuando recién el 24/02/2005 la UNPRE recibe la nota CAR 707/2005 por la
cual el BID le informa que acepta la colaboración en el proceso de identificación y
selección de una firma consultora, requerida en la nota Nº 150 DNPOIC de fecha
14/02/2005 en función del pedido formulado a éste por la SPE. A su vez, la UNPRE
recibe el 28/02/2005 una nota por parte de la entidad beneficiaria (Secretaría de
Políticas Sociales y Desarrollo Humano del MDS) solicitando se proceda a la
contratación de una consultoría. Se informa que el 11/02/2005 la entidad beneficiaria
había elevado a la Secretaría de Política Económica (SPE) un pedido de asistencia
financiera del préstamo 925/OC.
Comentarios de la UNPRE:
a) y b) Tal como se menciona precedentemente surge del Convenio de Préstamo del PMP
II en su cláusula 5.03 del Anexo B que: “ a solicitud de la Entidad Contratante el Banco
podrá colaborar en la selección de los Consultores lo mismo que en la elaboración de
1
Lista corta
59
los contratos respectivos” . El Banco mediante Nota CAR N° 2554/2005 expone el
marco de la colaboración, requerida precedentemente en virtud a la urgencia para
llevar a cabo los trabajos incluidos, mencionando que la naturaleza del estudio
solicitado se considera comprendida dentro del objetivo del Programa. La aplicación de
los Procedimientos para la Selección de la firma consultora, como así también los
criterios de evaluación adoptados han sido establecidos por la Institución financiadora,
en el cumplimiento de las normas cuya naturaleza jurídica pertenece al ámbito del
derecho internacional. Entendiendo que las acciones desarrolladas por el Banco quedan
por fuera de la esfera de aplicación de la normativa interna.
c) Dentro de las Actividades del Plan Operativo Anual del Programa para el ejercicio 2005
no se encontraba incluida la tarea mencionada, ya que el surgimiento de la misma no ha
sido pasible de Programación. Cabe aclarar que el POA es una herramienta que permite
la Programación de las actividades propuestas para el tiempo que se precisa.
Existiendo, como es el caso, actividades extras de la programación definida, las que
deberán, en el ejercicio de las funciones, ser igualmente atendidas
evaluando la
prioridad planteada por el organismo ejecutor. Reafirmando el sentido de lo dicho cabe
mencionar que tal como se encuentra expresado, dentro de las primeras actuaciones
relacionadas en la Nota de la oficina DNPOIC Nº 150 de fecha 14/02/05 por la que se
solicita colaboración al Banco, se expone el carácter de urgencia mencionado que el
principal motivo dominante es el apresuramiento de las tareas por ser la misma un
requisito para la preparación de una operación principal del préstamo BID a la
Argentina.
d) Es clave destacar nuevamente la necesidad de la “urgencia” mencionada en este
documento en repetidas oportunidades. En el ámbito del desarrollo de una actividad
extraordinaria se entiende naturalmente que mientras se preparan los instrumentos
formales requeridos para llevar adelante la misma, existen permanente y paralelamente
conversaciones
telefónicas
intentando
acelerar
los
procesos
o
arbitrando
prematuramente los medios para organizar el paso subsiguiente. Es por ello que las
fechas mencionadas, si bien son perfectamente secuenciales con la correcta
implementación del proceso, no se ajustan comparablemente a otros plazos de tiempo
60
por ejemplo sobre aquellas tareas desarrolladas fuera de la órbita de apresuramiento que
impuso el Gobierno Argentino frente a la necesidad de cumplir con los objetivos de una
masiva demanda Social.
Primera convocatoria del 15/02/2005 (presentación de propuestas 01/03/2005)
e) No obstante que en la nota de invitación formulada por el Banco se cita al Préstamo
925/OC, no se tuvo a la vista documentación que permita verificar si la UNPRE
participó en la primera convocatoria, ni documentación que fundamente los motivos de
la sola intervención del Banco, cuando sólo iba a colaborar en el proceso.
f) De la documentación relevada en el BID, se observa que:
1. La aceptación de colaboración del Banco en el proceso de contratación, por pedido
realizado por la DNPOIC el 14/02/2005, el llamado para la primera convocatoria y
la remisión del pliego a los integrantes de la lista corta fue realizado el mismo día
(15/02/2005).
2. No existe evidencia documental que avale el proceso de conformación de la lista
corta. Sólo se tuvo a la vista la Nota CAR 708/2005 por la cual se invita a una de
las cinco firmas, no constando la recepción correspondiente. No obstante, se
verificó la presencia de las cinco firmas en la reunión citada en f) 3. siguiente.
3. Previo a la presentación de las propuestas se convocó (22/02/2005) a una reunión
aclaratoria en las oficinas del Banco, conforme surge de la Nota CAR 708/2005
(15/02/2006). Por lo expuesto en e) precedente, no surge documentación que
explique los motivos de la ausencia en dicha reunión de representantes del
Programa PMPII.
4. Esta primera convocatoria se realizó mediante el proceso de selección basado en
calidad y costo (SBCC), que no se encuentra contemplado en el Anexo B apartado
V. A. (c) (i) e (ii) del Convenio de Préstamo 925/OC, donde se requiere selección
basada en calidad (SBC).
5. El 01/03/2005 se realiza la apertura de las dos únicas propuestas técnicas y
61
financieras presentadas (ASAE: $ 323.460.- + IVA, y PricewaterhouseCoopers2: $
596.695.- más IVA). Mediante nota CAR 1029/2005 del 04/03/2005 el Banco
decide anular este proceso sin exponer el motivo de tal decisión.
6. No se tuvieron a la vista las ofertas presentadas, merece informar que en la nota
CAR citada en el punto 5. anterior, se puso a disposición de los dos oferentes la
documentación para su retiro y/o posterior destrucción transcurridos diez días de la
citada Nota.
Segunda convocatoria del 08/03/2005 (presentación de propuestas 28/03/2005)
g) No consta en la documentación relevada en el BID el pliego de la segunda
convocatoria, éste se obtuvo de los archivos de la UNPRE, pliego que tampoco fue
anexado por los oferentes en la presentación de sus respectivas propuestas.
h) En este pliego se procedió a cambiar del método SBCC, al de SBC. No se tuvo a la
vista documentación que evidencie y justifique los cambios realizados entre pliegos,
teniendo en cuenta que bajo esta modalidad basada en calidad la oferta de menor precio
en la primer convocatoria no superó la etapa técnica -71 puntos contra 87.15 de la
ganadora (Al tratarse la segunda convocatoria de una evaluación basada en calidad,
sólo se abre la oferta económica de aquella que gana en la evaluación técnica).
i) La nueva lista corta se integra por cuatro de las cinco firmas consultoras que habían
participado de la primera convocatoria, no invitándose a nuevas firmas. Se observa que
se afectó la confidencialidad visto que ya se tenía conocimiento de los precios
ofertados por dos de ellas, nos remitimos a f) 5. precedente.
j) Mediante circular (sin consulta) emitida a los oferentes, de la que no se pudo verificar
su recepción, el Banco informa que el presupuesto oficial asciende a USD 180.000.-.
No surgen los motivos que justifiquen la indicación del precio oficial en el marco de
todo lo actuado hasta ese momento, teniendo en cuenta que ya se contaba con una
referencia de los precios ofertados en la anterior convocatoria de dos de las firmas.
k) En los pliegos no se estableció el requisito de la presentación de información legal y
financiera de las empresas, participantes.
2
se transcribe el nombre de la razón social conforme surge de la información que se tuvo a la vista
62
l) Si bien el Banco actúa acorde con lo estipulado en el pliego no surgen los motivos de la
extensión de la fecha de apertura del 22/03 al 28/03/2005.
Presentación de ofertas
m) Se observa que la firma ganadora conjuntamente con la presentación de la oferta
económica (Sobre B) adjuntó también el archivo magnético (CD) de ésta, y que debería
haber sido devuelto al oferente al momento de su presentación para resguardar el
contenido de confidencialidad de la oferta (No consta su presentación en el acta de
apertura de ofertas). Si bien el pliego establece la presentación complementaria en
medio magnético, no aclara para que sobre, y solo debería haber alcanzado a la oferta
técnica (Sobre A).
n) Las propuestas presentadas por dos oferentes carecen de foliatura que permita validar
la integridad de la presentación. Las ofertas en su totalidad no fueron incorporadas en
el expediente relevado en el Banco, se encuentran archivadas en una caja aparte.
o) Si bien el pliego establecía la devolución del sobre B al resto de los oferentes, una vez
logrado el acuerdo con el oferente seleccionado, se pudo observar que éstos aún
permanecen en los archivos del BID.
p)
En referencia a la propuesta presentada por la oferta no ganadora , no hemos tenido a
la vista documentación que evidencie la evaluación efectuada por el BID al pedido
efectuado por Nota CAR 1652/2005, cuya respuesta fue brindada por el oferente,el
06/04/2005, conforme lo establece la Sección I IAO 4. “Oferentes elegibles” 4.5 (“Los
oferentes deberán mostrar evidencia a solicitud del Banco y a satisfacción de éste, que
continúan siendo elegibles”). Sólo se tuvo a la vista nota CAR 1797/2005 del Banco
indicando que fue presentada la contestación en término.
Proceso de evaluación y adjudicación
q) No se tuvo a la vista documentación (conformación del comité evaluador y dictamen)
relacionada con el proceso de evaluación de las firmas. Sólo se tuvo a la vista nota
CAR 1876/2005 por el cual se informan los puntajes asignados y el orden de méritos
(conforme lo señalado en h) precedente -cambio del método SBCC, al de SBCresultando ganadora la de mayor precio en la primer convocatoria).
63
r) Se observa que entre el 25/04/2005, fecha del acta de negociación de la propuesta de
precio por parte del Banco con la firma ganadora, y la de suscripción del contrato
(25/08/2005) transcurrieron cuatro meses. Se destaca también que en ese lapso se
debieron reorientar las actividades ya que algunos puntos de los TOR´s de la
contratación ya habían sido realizados por el MDS, conforme surge de la
documentación que se tuvo a la vista.
Comentarios de la UNPRE: Tal como lo aclaramos al inicio del presente documento
respondemos a las observaciones realizadas respecto de Primera Convocatoria del
15/02/05, Segunda Convocatoria del 08/03/05, Presentación de ofertas, Proceso de
evaluación y Adjudicación cada titulo con su respectivo desglose de incisos hasta llegar a
la letra r): que la aplicación de los Procedimientos para la Selección de la firma consultora,
como así también los criterios de evaluación adoptados han sido establecidos por la
Institución Financiadora (BID), en el cumplimiento de las normas cuya naturaleza jurídica
pertenece al ámbito del derecho internacional. Entendiendo que las acciones desarrolladas
por el Banco quedan por fuera de la esfera de aplicación de la normativa interna no
quedando a nuestro alcance las respuestas solicitadas sobre estos puntos.
Contrato y pagos
Observaciones: De la revisión de los pagos del ejercicio 2005 por $ 92.686,50
correspondientes al contrato suscripto con la firma consultora surge que:
a) Contrato: 1. Se observa una diferencia entre el importe en letras y números del precio
del contrato. El contrato establece en las C.E.C. 6.2 que el monto total por los servicios
prestados es de pesos argentinos quinientos mil, y en números ARG $ 431.100.- a
continuación indica “este monto” será financiado con cargo al Préstamo. 2. Se indica
también que la diferencia con el monto total del contrato será financiada por el BID. En
la UNPRE consta un contrato (en copia magnética PDF) suscripto sólo por el Banco y
de fecha 25/07/2005 previo a la emisión del contrato con la UNPRE.
b) Los juegos de la actuación notarial sellos N° 005075278 al 005075280 por el poder
especial otorgado para el firmante en representación de la firma que se tuvieron a la
64
vista difieren; en los archivos del área técnica consta fotocopia del presentado
originalmente (03/08/2005) emitido el 26/07/2005 que contenía errores, y en el área
administrativa consta el original con las modificaciones (sobreraspado) salvadas entre la
firma del escribano y la línea 13 en el mismo original del 26/07/2005.
c) No obstante que al 31/12/2005 existieron dos enmiendas que prorrogaron el plazo de
finalización hasta el 28/02/2006, se observa que el contrato original del 25/08/2005
indicaba que los servicios debían estar finalizados al 30/09/2005 (5 semanas), hecho que
no encuadra con lo establecido en los Términos del contrato adjunto a los pliegos por la
cual se estimaban 14 semanas de trabajo. No se tuvo a la vista documentación que
certifique la fecha real de inicio de los trabajos por parte de la firma.
d) La fecha de inicio de actividades original estaba prevista para el 11/04/2005 y su
finalización para e1 15/07/2005 fundado en la urgencia planteada inicialmente para la
obtención de este producto, ya que consistía en un requisito para la preparación de una
operación principal de un préstamo BID a la Argentina. No se tuvo a la vista
documentación que sustente las demoras incurridas y la discrepancia con los TOR´s
establecidos originalmente, ya que el informe final fue aprobado en julio-2006.
e) Se tuvo a la vista un acta de reunión entre la firma consultora, el BID y el MDS en la
cual se trató el tema de la extensión de los trabajos hasta el 04/11/2005, no constando
participación alguna por parte del Programa.
f) Se tuvieron a la vista dos notas CAR por la asignación de PRISM (código interno del
BID) al contrato con finalización original el 30/09/05: i) CAR 5942 monto del contrato
$ 148.300.- e, ii) CAR 700/2006 monto del contrato $ 431.000.-.
g) Hemos verificado que la factura B 0001-00001624, emitida el 29/09/2005 por la firma
consultora, fue pagada el 15/12/2005 y en su cuerpo establece condiciones distintas de
las pactadas por contrato (CEC) de fecha 25/08/2005 y enmienda vigentes a esa fecha, a
saber: 1. Indica fecha de vencimiento a los 11 días (10/10/2005), 2) Contiene una
leyenda indicando que la mora de pleno derecho en el pago genera intereses punitorios,
3) Que el pago podía ser realizado en cheque, y 4)
Declara una cuenta del Banco
Patagonia SA para recepción de transferencias o MEP. Respecto a los puntos 1) y 2) se
observa que la UNPRE realizó el correspondiente reclamo en fecha 21/10/05, pero no se
65
salvaron los datos en la factura por parte de la firma. Por último, la factura no posee
sello de recepción que permita constatar su fecha de ingreso en la UNPRE.
h) Consultada la constancia de exclusión de retención del impuesto a las ganancias de la
firma surge que a la fecha de emisión de la autorización de pago 07/12/2005, ésta no se
encontraba vigente, la constancia adjunta en los legajos del Proyecto tiene vencimiento
el 30/11/2005, y la que le continúa inicia el 09/12/2005 (obtenida durante las tareas de
campo desde la página web de la AFIP).
i) El pago fue realizado mediante cheque cuando se estableció contractualmente que este
debía ser realizado por transferencia a cuenta bancaria.
j)
Se observa que entre la fecha de aprobación del primer informe de la etapa I
(14/11/2005) y la de efectivo pago transcurrió un mes (15/12/2005).
k) El primer informe de la Etapa I que se tuvo a la vista: 1) posee solo recepción de la
UNPRE no así de la entidad beneficiaria, 2) no se encuentra inicialado en todas sus
hojas, ni suscripto por la firma consultora responsabilizándose por su confección, 3) No
se tuvo a la vista la nota de elevación del informe de la firma consultora a la entidad
beneficiaria, 4) Según TOR´s debía presentar un informe de avance y uno de cierre de la
primera etapa. Se cuenta con dos evaluaciones, dos pagos (15/12/2005, y 06/01/2006),
pero sólo nos fue proporcionado un informe. 5) La portada de la carpeta que contiene el
informe indica “Talleres de validación” julio-2005, como así también una de las
separatas, siendo ésta de fecha anterior a la fecha de suscripción del contrato
(25/08/2005).
Comentarios de la UNPRE:
a) Contrato: 1. En virtud del pliego que origina la segunda convocatoria a la licitación del
estudio en cuestión, manifestamos que el monto total fue de USD 173.973,56 (dólares
estadounidenses ciento setenta y tres mil novecientos setenta y tres con 56/100)
equivalente a $ 500.000,- (pesos quinientos mil), tipo de cambio USD 1 = $ 2,874. El
monto total estaba compuesto por dos contratos, el primero entre la firma consultora y
la Secretaría de Política Económica por un monto de $ 431.100,- (pesos cuatrocientos
treinta y un mil cien) equivalente a USD 150.000,- (dólares estadounidenses ciento
66
cincuenta mil) y otro contrato entre la misma firma consultora y el BID, por un importe
de $ 68.900,- (pesos sesenta y ocho mil novecientos) equivalente a USD 23.973,56
(dólares estadounidenses veintitrés mil novecientos setenta y tres con 56/100). En
consecuencia, en las CEC 6.2 (Condiciones Especiales del Contrato) se menciona el
monto total de ambos contratos, pero se establece que el monto total a abonar por el
Programa es de de $ 431.100,- (pesos cuatrocientos treinta y un mil cien), como se
expresa claramente en las CEC 6.2 y 6.2 b. del mencionado contrato, donde además se
divide el pago en dos etapas y la sumatoria algebraica de ambas concuerdan con el
monto total financiado por este programa que fue de $ 431.100,- (pesos cuatrocientos
treinta y un mil cien).
2. Se cuenta con copia del contrato entre el BID y la firma consultora, obrante en
nuestros archivos, en concordancia con lo expresado por ustedes y lo manifestado en el
punto anterior (Anexo “A” – cláusula XI – Monto Financiamiento y Forma de Pago).
b) Manifestamos que los errores en el poder especial presentado por la firma consultora
fueron detectados por esta administración y en consecuencia se solicitó la corrección del
mismo. Se recibió el poder corregido antes de la suscripción del contrato. Por lo tanto,
debe ser tomado cómo válido el último documento enviado por la firma consultora.
c) De acuerdo al pliego el plazo original para la concreción de las tareas estaba previsto en
14 semanas y la finalización debería haber sido el 30/09/2005, según se expresa en el
contrato original.
d) Luego de la adjudicación de los trabajos a la firma consultora se comenzó con el proceso
de contratación, tal situación se verifica por lo expuesto en los ítems anteriores.
e) El Programa tomó conocimiento de esa reunión y en consecuencia se procedió a elaborar
la enmienda al contrato, la que fue suscripta con fecha 10/11/2005.
f) Manifestamos que la administración del Programa procesó el contrato con la firma
consultora con el primer numero PRISM notificado por el BID. En consecuencia el pago
efectuado el 15 de diciembre de 2005 fue justificado al BID (justificación de fondos N°
37 bajo PRISM 26668.
g) Se cuenta con nota UNPRE 779/2005 de fecha 19/10/2005, por la cual se deja expresa
constancia que “el pago de tales facturas se efectuará en los términos de las cláusulas
67
6.4 – último párrafo – de las Condiciones Especiales del Contrato, en consecuencia el
vencimiento no es el expresado en esos documentos comerciales” y “que de acuerdo a la
cláusula 6.5 de las Condiciones Especiales del Contrato, la tasa de interés pactada sobre
los pagos atrasados es de 0 % (cero por ciento)”. Esa nota originó que la firma
consultora explique el 20/10/2005 los motivos de tal situación y en consecuencia se
allane a lo estipulado en las cláusulas contractuales. Con relación al pago por medio de
cheque a la orden de la firma Price Waterhouse & Co. Asesores de Empresas SRL,
informamos que tal modalidad fue pactada y acordada con la firma consultora a raíz del
elevado costo bancario que hubiera significado efectuar una transferencia bancaria por
medio del Banco de la Nación Argentina a favor del Banco especificado en el contrato.
h) Entendemos que a la fecha del efectivo pago se encontraba vigente el Certificado de NO
Retención de Impuesto a las Ganancias emitido por la AFIP. En consecuencia se
procedió a efectuar la retención correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.
i) Nos remitimos al lo manifestado en el ítem g) último párrafo.
j) Manifestamos a que se procedió a validar el pago correspondiente una vez que se
encontraban disponibles los recursos de fuente local solicitados para afrontar el pago del
IVA, dado que este concepto no es financiable con recurso de fuente 22 (recursos BID).
En consecuencia con fecha 14/12/2005 se acreditó en la cuenta del préstamo la
transferencia con los fondos solicitados a tal fin.
k) En lo concerniente a las aprobaciones de los productos entregados por la firma consultora
nos remitimos a la cláusula 1.1.b) de las Condiciones Especiales del Contrato, la que
transcribimos a continuación: “…El Contratante es la Secretaria de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción de la Nación, en calidad de Organismo
Ejecutor del Préstamo BID 925/OC-AR, y el Ministerio de Desarrollo Social, entidad
beneficiaria de la consultoría, tendrá a su cargo las tareas de aprobación de Informes
Parciales y Finales de la
"Firma Consultora" y es el responsable de emitir las
correspondientes autorizaciones de pago, las cuales serán efectivizadas por el
Organismo Ejecutor del Préstamo BID 925/OC-AR, previa no objeción del Banco y la
Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito del
Ministerio de Economía y Producción. Cabe destacar que se validaron los requisitos
68
previstos en la “Matriz de Cumplimiento y Secuencia de Pagos” para proceder a la
liquidación de los pagos efectuados. Los informes recibidos cumplen en todos los casos
los requisitos de validación y aprobación según lo manifestado.
Recomendaciones: El Convenio de Préstamo prevé una serie de instancias que se deben
cumplimentar para la realización de los estudios, se recomienda sujetarse a los
procedimientos establecidos tanto por el BID, como en el Convenio de Préstamo, ya que
los mismos han sido expuestos para garantizar estándares mínimos de transparencia,
eficiencia y eficacia. Estos garantizan que los proyectos a ejecutar se encuentren
enmarcados dentro de las políticas y prioridades nacionales, como así también que pueden
efectuarse en el ámbito del presente Convenio. El Programa debe conformar archivos
debidamente foliados y ordenados correlativamente con la totalidad de los antecedentes de
los Estudios que financian, deben encontrarse archivados de forma tal que se pueda validar
la integridad de la documentación que lo conforma. Téngase en cuenta lo señalado en el
pliego por el cual se establece que un oferente tiene conflicto de interés cuando con una
parte participante en el proceso de licitación se mantiene una relación, ya sea directa o por
intermedio de terceros, que les permita obtener información sobre otras ofertas, o influir
sobre las mismas o las decisiones del Banco, con respecto a la licitación.
4- CONSULTORIA NACIONAL
Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios.
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista la aprobación de la planta de personal para los contratos
formalizados en el segundo semestre del ejercicio 2005 dando cumplimiento a lo
establecido en el art. 65 de la Ley Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o.
2005) y en la RSH 545/1998. El artículo 4º de la RSH 545/1998 establece que las
contrataciones sólo podrán realizarse cuando se cuente con las consultorías aprobadas
luego del dictado de la resolución prevista en el art.2 (RSH). Tampoco consta el
cumplimiento a lo establecido en el art. 5 sobre comunicar cuatrimestralmente las
modificaciones (altas y bajas) en la planta de personal aprobada (en este caso la planta
69
aprobada para el primer semestre 2005). Merece aclarar que si bien la RSH 124/2005
expone que “ tiene vigencia para el ejercicio fiscal correspondiente al año 2005”, el
anexo I aprueba
contratos con fecha de finalización al 30/06/2005, conforme lo
solicitado.
b) La resolución de aprobación de la planta de personal correspondiente al primer
semestre del 2005 fue emitida en fecha 31/05/2005, por contratos con vigencia del
01/01/2005, merece informar que el trámite de solicitud, recién fue iniciado por la
UNPRE el 04/05/2005 por nota UNPRE 231/05.
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación será considerada para próximos ejercicios.
b) La observación será considerada para próximos ejercicios.
1.CA.73.: “Estudio de Preinversión Norte Grande. Componente B: Coordinación y
Supervisión”
1.CA.73.1: Coordinación y Supervisión de los estudios medioambientales de las obras viales
EB: Secretaria de Infraestructura de la Provincia de Jujuy
1.CA.73.2: Coordinación y Supervisión de los estudios socioeconómicos de las obras viales
EB: Dirección Provincial de Vialidad de la provincia de Formosa.
1.CA.73.3: Coordinación y Supervisión de los estudios para la revisión de los Proyectos
Ejecutivos de las obras viales Secretaría de Estado de Obras Públicas –Tucumán-
Observaciones generales:
a) La cantidad de informes de avance a presentar incluida en la cláusula IV de los
contratos suscriptos con los consultores difieren de los establecidos en los TOR´s de los
estudios. Los presentados coinciden con los términos de referencia.
b) De los informes surge que: en algunos casos sólo se cuenta con el formulario elevado
por la EB “Revisión de la obra del consultor” y no constan los informes, en otros casos
si bien se indica que son informes carecen de firma del consultor en su mayoría y de la
70
respectiva fecha. En su totalidad la documentación relevada se encuentra intervenida
con las aprobaciones EB y UNPRE.
Comentarios de la UNPRE:
a) Tomaremos en cuenta lo manifestado. Sin embargo es del caso destacar que los TDR
individuales forman parte del contrato que cada consultor suscribe con la Entidad
Beneficiaria (Anexo I), y en caso de discrepancia prevalece el TDR, que además cuenta
con la no objeción del BID y por ende de esta Dirección.
b) Tomaremos en cuenta lo indicado. Se mejorarán los procedimientos en caso de
corresponder. Destacamos que la totalidad de la documentación relevada, se encuentra
intervenida con las aprobaciones EB y UNPRE.
Observaciones particulares:
1.CA.73.3
a) De la tabla resumen de puntajes adjunta al cuadro de evaluación del consultor
seleccionado, surge que los postulantes no declaran trabajos (“estudios similares”) en
los últimos cinco años: postulante 1) hasta el año 1999, postulante 2) 1998, y postulante
3) 1996. Merece informar que para el consultor seleccionado se informa un trabajo de
“Director de Proyecto” en la DNV por el período 2004-2005 dato que no surge del
curriculum aportado.
b) Por nota CAR 5194/2005 del 19/09/2005 el Banco manifiesta su no objeción a la
extensión en tres meses del plazo de la adenda, y solicita su elevación. No surge del
legajo del consultor información sobre su formalización al 31/12/2005.
1.CA.73.1:
a) De la revisión del proceso de terna que fuera remitido por la EB el 04/01/2005
informando el consultor seleccionado surge que: 1) La fecha de confección de la terna
es posterior (05/01/05), 2) Solo constaba adjunto el currículum del consultor, y no así
del resto de los postulantes a las ternas, por lo cual se procedió a revisar la totalidad de
la información incluida en el legajo del consultor (que no se encuentra foliado), y
71
fueron ubicados, surgiendo que los currículos de los dos postulantes corresponden a
otras ternas (anteriores y posterior) en las que también participaron con el consultor.
Por lo expuesto se observa que: a) No obstante que el proceso fue llevado a cabo por la
EB, la UNPRE al manifestar la conformidad a la terna no observó esta situación
procediendo a solicitar que se realizara una nueva búsqueda de profesionales, o se
ampliara la convocatoria a otros, b) El cuadro de evaluación de terna incluido en
muestra y el de otras contrataciones del consultor que se tuvieron a la vista poseen
similares postulantes y puntajes finales asignados, y c) En la tabla resumen de puntajes
de la terna para los tres postulantes se informan antecedentes del postulante ganador
hasta 2003, y de los otros dos 1997, y 2002 no surgiendo evidencia si el Programa
verificó que los mismos se encontraban actualizados.
Terna estudio fecha
Ganador
Postulante 1
Postulante 2
1.EG.39
04-02-2003
390
335
325
1.CA.64
24-08-2004
390
335
325
1.CA.73
05-01-2005
390
335
325
1.CA.83 21-12-2005
390
335
270
b) El perfil del consultor requiere en el apartado profesión: “relacionada con estudios
medioambientales”, el consultor seleccionado es licenciado en economía política, y los
postulantes: uno ingeniero forestal, y el otro licenciado en economía con maestría en
Economía y política energética y ambiental. No indicando en el perfil cuales eran
requisitos obligatorios y cuales deseables.
c) El contrato N° 01/2005 del consultor finalizaba el 05/05/2005, fecha que coincide con
la solicitud de la EB de prórroga por dos meses del estudio con un costo adicional de $
8.000.- por lo cual opera el nuevo vencimiento el 05/07/2005. El consultor realizó
actividades sin haber suscripto la enmienda, ya que los dos informes por el período de
la prórroga fueron aprobados el 03/08/2005 por la EB y por la UNPRE el 12/10/2005, y
la enmienda Nº 1 se formalizó el 02/12/2005, siete meses después de la finalización del
contrato original.
Comentarios de la UNPRE: La Dirección del Programa implementará una revisión de los
procedimientos y en su caso tomará las acciones que sean necesarias para cumplir con las
72
exigencias que demuestren un alto grado de eficiencia en los procesos de selección,
evaluación y aprobación de ternas. Las observaciones serán debidamente analizadas y de
corresponder se procederá a mejorar el/los procedimientos de control que emplea ésta
Unidad.
1.EG.53: Plan Estratégico de Administración de Bienes del Estado (ONABE)
Observaciones:
a) El convenio subsidiario de transferencia de recursos con la EB fue suscripto el
05/02/2004, y el plazo de los contratos de consultoría estaba previsto en 6 meses. Los
contratos formalizados con los consultores fueron emitidos el 20/05/2004 por lo cual
estaba prevista su finalización para el 20/11/2004, las aprobaciones (D.577/2003) fueron
emitidas el 30/12/2004 siete meses después, y el informe final consolidado del estudio
fue aprobado por la UNPRE en marzo del 2006. Por las demoras que surgen entre la
fecha de emisión de los contratos y de inicio de actividades de los consultores y la de
sus documentos aprobatorios (D.577/2003), los pagos establecidos y las aprobaciones
de la UNPRE a los productos presentados son realizados en la mayoría de los casos
extemporáneamente respecto de los cronogramas establecidos en los TOR´s. La
UNPRE debe tomar los recaudos suficientes a efectos de que estas demoras no afecten
la oportunidad del producto esperado.
b) Se observan seis meses entre el 11/04/2005 y el 06/10/2005 en los cuales los
consultores no presentaron informes, por lo que tampoco se liberaron pagos, no surge de
la carpeta del estudio los motivos que justifiquen dicha circunstancia, ya que en el folio
270 consta nota del 25/04/2005, y en folios 271/272 nota del 23/01/2006.
c) Para un consultor se observa que:
1. Consta fotocopia del documento de identidad (DNI) N° 18785012 correspondiente
a su nacionalidad actual (argentino por opción), no obstante mantiene número de
CUIT (20-92481833-7) correspondiente al documento de identidad anterior
(nacionalidad brasilera). El número de CUIT informado en su currículum presenta
un error de tipeo en el dígito verificador.
73
2. El consultor aportó formulario de empadronamiento en el monotributo del
19/07/2004, siendo este de fecha posterior a la de emisión del contrato.
3. No se tuvo a la vista documentación por la cual el Programa verificó la situación
fiscal del consultor, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido desde la emisión del
contrato mayo- 2004 y los pagos en el 2005, y que los tiques presentados sólo son
por pagos de cotización previsional del monotributo. Por lo expuesto, consultamos
la página web AFIP de la que surge que se encuentra inscripto como contribuyente
eventual. No obstante ello, su factura expone la leyenda
“Responsable
monotributo” , y no la de “ Pequeño contribuyente eventual”.
Comentarios de la UNPRE:
a) y b) Tomamos debida nota de lo observado y en consecuencia se analizarán para
subsanar y actualizar los procedimientos habituales. No obstante destacamos que: 1) los
pagos fueron efectuados una vez obtenida la aprobación de los contratos, a través del
cumplimiento del Decreto 577/2003. 2) Los plazos contractuales se ven desvirtuados a
raíz del prolongado trámite que origina el cumplimiento del mencionado Decreto, en
consecuencia gran parte de las demoras, por ello ocasionadas no son imputables a ésta
Unidad.
c) La observación será contemplada debidamente a efectos de cumplir con las normas
impositivas. No obstante consideramos que los controles administrativos vigentes
cumplen adecuadamente con su objetivo primordial que es verificar que los consultores
demuestren su inscripción ante la AFIP. Sin embargo, entendemos que no es función de
ésta Dirección verificar la correcta inscripción de cada uno de los consultores
contratados.
Consultoría de Apoyo: Estudio 3.UN.16
Observaciones:
a) Los pagos por esta consultoría de apoyo para la asistencia y evaluación de proyectos de
la UNPRE por $ 41.820.- se imputaron en el componente “Administración
74
y
Supervisión” , y no en el componente “ Estudios”. Consultoría que en el pedido de
aprobación de planta por el primer semestre 2005 no fue incluida.
b) La enmienda Nº 4 carece de fecha de emisión y/o suscripción.
c) Durante el ejercicio 2005 se suscribieron dos nuevas enmiendas (la cuarta y quinta) al
contrato de locación de obra de fecha 26/01/2003, y cuyo plazo original de contratación
era de seis meses, contradiciendo lo establecido en el Reglamento Operativo del
Programa en el cual se indica que estas consultorías son de corta duración. A su vez
por, lo expuesto se solicitó se nos informara si las tareas que fueron realizadas por el
consultor durante los ejercicios 2003, 2004 y 2005, corresponden a una necesidad de la
UNPRE de mantener una consultoría de estas características en forma permanente en el
área técnica (por lo que se asimilaría a una locación de servicios), y de corresponder los
motivos por los cuales se decidió mantenerlo bajo este tipo de modalidad contractual.
d) Los pagos establecidos en las dos enmiendas (período 01/01 al 31/12/2005) se
encuentran condicionados a la presentación y aprobación de informes de avance y
finales, excepto el primero de cada enmienda que corresponden a anticipos. No surge
del cronograma de pagos
(Cláusula IV de las enmiendas) la fecha prevista de
presentación de informes. A la fecha de finalización de la contratación 31/12/2005
quedaban pendientes de pago los honorarios correspondientes al cuarto, y quinto
informe de avance y el del informe final.
Comentarios de la UNPRE:
a) El estudio se enmarca en la categoría 3 “Administración y Supervisión”; en
consecuencia su imputación es correcta. No corresponde su inclusión en la planta. Es
un contrato de locación de obra, que cuenta un TDR aprobado por Comité Técnico,
BID y UNPRE. Financiado 100% con recursos de fuente externa (fuente 22).
b) Se procederá a cumplir con los requisitos pendientes.
c) EL TDR es característica dinámica, ya que el consultor colabora activamente tanto en
el análisis de TDR, como así también en la revisión y aprobación de informes de
avances y finales.
75
d) Los pagos se efectuaron durante el presente ejercicio (2006), una vez que se contó con
la debida aprobación de los informes por parte de la UNPRE.
Recomendaciones Generales: Nos remitimos a las recomendaciones formuladas en A-3
precedente. Tramitar la planta de personal acorde con la normativa, y de manera oportuna a
efectos de no liberar pagos de los consultores hasta tanto no contar con los respectivos
documentos aprobatorios. Verificar que los antecedentes declarados en los currículos de los
postulantes a las ternas se encuentren actualizados. Constatar de manera fidedigna los datos
fiscales de los consultores contratados. En los contratos de locación de obra se debe
especificar con claridad fechas ciertas de presentación de informes o productos, ya que los
consultores solo se encuentran obligados en los términos del contrato. Procurar que los
informes contengan todas las indicaciones efectuadas oportunamente en las observaciones.
Respetar al realizar las contrataciones las estipulaciones establecidas para el
encuadramiento como consultoría de corta duración. Al realizar enmiendas contractuales
tampoco resulta procedente el establecimiento de anticipos de honorarios a la firma de
estas.
5- PASAJES Y VIATICOS
1.CA. 3.UN.18: Evaluación de informes de estudios estratégicos regionales
Observaciones: Se exponen las consideraciones de la revisión de los pagos realizados en
concepto de comisiones de viajes a un consultor por $ 4.305,30, y en atención a que no
surgen pagos por honorarios en el ejercicio 2005, se incluyen también las observaciones
que surgieron de la revisión de los antecedentes de contratación relacionados:
a) La Decisión Administrativa JGM Nº 273 del 22/05/2006 que aprueba el contrato de
locación de obra del consultor de fecha 31/10/2005 (suscripto ad referendum de la
citada aprobación) fue emitida el 22/05/2006, 203 días después a la fecha estipulada de
inicio contractual (01/11/2005). Esto implica que el consultor realizó actividades para
el Programa conforme las comisiones de viajes realizadas desde Mendoza a Buenos
Aires, sin contar con la aprobación contractual.
76
b) En los TOR´s del estudio se estableció un presupuesto estimado para pasajes y viáticos,
estos no incluyen el cronograma de viajes y las actividades a realizar en cada una de
ellas en relación con el estudio, y que permitan ser constatados con los abonados al
consultor, ya que la totalidad de los pagos incluidos en muestra corresponden al traslado
del consultor desde su provincia de residencia hasta la sede del Programa para realizar
tareas de relevamiento de información.
c) De la revisión de los antecedentes de contratación y de los TOR´s, se observa que:
1.En el perfil del consultor a seleccionar se solicita amplitud de profesiones para el
mismo puesto: economista, contador público, administrador, sociólogo, e ingeniero,
participando posteriormente en la terna sólo profesionales de la rama de las ciencias
económicas (economista y contadores).
2.El consultor contratado y los otros dos postulantes de la terna, según los currículos,
poseen domicilio real en la provincia de Mendoza. No se tuvo a la vista
documentación por la que se indique los motivos por los cuales se orientó la
búsqueda de postulantes sólo en personas con residencia en dicha provincia.
3.La fotocopia del título del consultor corresponde sólo al frente de éste y no así de las
correspondientes legalizaciones, y certificación de copia fiel del original.
4.La constancia de inscripción en el monotributo expone que el consultor sólo paga el
componente impositivo, y no así la parte previsional y de obra social, no se tuvo a la
vista documentación respecto a la verificación realizada por la UNPRE por dicha
situación.
d) Los informes detallando las actividades realizadas en cada traslado carecen en su
totalidad de sello de recepción de la UNPRE, y de intervención del área técnica por su
conformidad. El informe emitido el 29/11/2005 indica erróneamente otro período de
comisión de viaje.
e) Por AP 20051372 se abonaron $ 360.- por dos días de comisión del 14/12 al
16/12/2005, no se descontó el anticipo del 100% pagado al consultor por AP 20051264.
La UNPRE contabiliza los anticipos directamente en cuentas de inversiones, se informa
que hasta que no se aprueba la rendición del consultor y se aporta la documentación de
77
respaldo deben ser registrados en cuentas de créditos, y poder mantener así, el control
desde los registros de los anticipos pendientes de rendir.
f) Los formularios de rendiciones finales de pasajes y viáticos de fechas 05/12/2005, y
25/05/2005 carecen de firma del responsable técnico de la EB.
Comentarios de la UNPRE: No se registran pagos en el ejercicio 2005 debido a que el
respectivo contrato se aprobó mediante Decisión Administrativa JGM, de fecha
22/05/2006, cumpliendo con la normativa para tal fin (Dto. 577/2003). En consecuencia,
los pagos realizados en concepto de honorarios resultan ser posteriores a esa fecha. El
estudio cuenta con un TDR debidamente aprobado por el Comité Técnico, la Dirección y el
Banco. Su financiación se realiza íntegramente con fondos de fuente externa (fuente 22).
EL TDR está compuesto por 2 rubros (Honorarios y Pasajes y Viáticos). La UNPRE cuenta
con la debida no objeción del BID para financiar los pasajes y viáticos del estudio en
cuestión, a pesar de encontrarse en trámite la aprobación del referido contrato.
e) Informamos que tal situación se corrigió en el mes de marzo de 2006, en oportunidad
de compensar un viático de fecha 30/03/06.
f) La entidad beneficiaria del estudio es la propia Unidad, por lo que la aprobación
definitiva se verifica con la autorización de pago.
Recomendaciones: Las actividades de los consultores deben iniciar una vez que los
contratos se encuentren debidamente formalizados. Evitar la amplitud de disciplinas en los
perfiles de los profesionales a contratar, destacándose que cada contratado debe responder
a una necesidad específica y predeterminada por el préstamo. Incluir en los TOR´s el
cronograma que respalde los importes en concepto de pasajes y viáticos estimados.
6- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque)
Observaciones: Estas consideraciones complementan las expuestas en A- 4 precedente:
a) No se tuvo a la vista el remito correspondiente a la entrega y conformidad de los
artículos de librería e insumos para equipos adquiridos por $ 3.574,23 (AP 20050661).
b) El recibo B 0003-00001074 de fecha 19/94/2005 (adjunto a la AP 20050369) emitido
78
por un proveedor (CUIT 33-70805929-9), no da cumplimiento a lo establecido en la
normativa de facturación. Este debería estar identificado con la letra “X” , y con la
leyenda “documento no válido como factura” en virtud de que respalda el pago de una
operación documentada mediante la emisión de la correspondiente factura (B -000300001809).
Comentario de la UNPRE: Se toma nota del detalle y se prestará interés sobre las
sucesivas situaciones.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente la recepción de los artículos adquiridos.
Verificar que la documentación de los proveedores que respaldan los pagos de
cumplimiento a la normativa de facturación vigente.
7- CAJA CHICA (pagos en efectivo) (Rendiciones y Reposiciones)
Observaciones: Si bien estos importes no resultan significativos en la ejecución del
ejercicio se exponen las consideraciones que surgieron por la revisión de $ 1.002,40 en
concepto de las dos únicas reposiciones y rendiciones de fondos de caja chica (fuente 11),
para que la UNPRE proceda a subsanarlas:
a) La última reposición de fondos de caja chica conforme los registros contables posee
fecha 30/05/2005, no se pudo verificar a la fecha de cierre de las tareas de campo
cuando fue registrada la siguiente rendición, si esta contiene gastos del 2005, y el saldo
disponible al cierre de ejercicio. No se tuvo a la vista constancia del arqueo de la caja
chica al 31/12/2005.
b) De la revisión de los gastos incluidos en las rendiciones por $ 1.002,40 se observa que:
1) Las planillas por las rendiciones de 03/2005 y 05/2005 poseen el mismo número de
orden (Uno). 2) No cuentan con formularios identificando el Programa con numeración
preimpresa conteniendo datos básicos que respalden la entrega de anticipos de fondos
(vales) en concepto de movilidad, para su posterior rendición. 3) $ 340.- corresponden a
facturas en conceptos de tarjetas personales, y sellos, no adjuntando las
correspondientes constancias de estos para su verificación. 4) $ 41. No se tuvo a la vista
79
el pasaje de micro a Santa Fe de fecha 14/04/2005, como así tampoco si correspondía a
una comisión del consultor por actividades del Proyecto. 5) $ 129.- correspondientes a
la adquisición de un globo terráqueo incluido en un memorando (sin número y sin
fecha) recibido en la UNPRE el 16/03/05 por el cual se requieren otros 52 ítems de
artículos de librería e insumos para impresoras suscripto por el jefe de gabinete de
asesores de la SPE. No se tuvo a la vista documentación que justifique los motivos por
los cuales a través de la caja chica del Programa se deban financiar gastos de la
mencionada Secretaría.
Comentarios de la UNPRE:
a) En el periodo auditado sólo se registraron las reposiciones puestas a disposición de esa
auditoria.
b) 1) Corresponde a una desatención al confeccionarse la reposición. 2) La observación es
válida. Es del caso destacar que nunca se ha contado con documentación preimpresa
para tal efecto. 3) Las facturas cuentan con las respectivas firmas autorizantes. 4) No se
han abonado pasajes bajo ningún concepto, a excepción del observado. 5) La UNPRE
adquirió el globo terráqueo cumpliendo con las normas habituales para tal adquisición.
El motivo por el cual se abonó con fondos de la caja chica es simplemente por que ese
artículo se facturó en un comprobante distinto al resto de los insumos adquiridos.
Recomendaciones: Establecer la rendición periódica de fondos para que la contabilización
de los gastos sea oportuna, y al cierre de cada ejercicio. Realizar arqueos de caja chica.
Limitar los pagos por caja chica para adquisiciones de la UNPRE.
8- APORTES DE ENTIDADES BENEFICIARIAS
Observaciones: De la revisión por muestra del aporte de entidades beneficiarias por
reconocimiento de gastos contabilizado en el ejercicio 2005 por $ 256.235,26 (1.EE.95, y
1.EE 107) (ingresos-inversiones), surgieron consideraciones a formular que deben
complementarse con las expuestas en A- 5-:
Observaciones Generales:
80
a) No obstante estar establecido para los consultores de contraparte en los TOR´s de los
respectivos estudios: los perfiles de la consultoría, asignación de responsabilidades,
cronograma de actividades, dedicación de los consultores, presentación de Informes de
avances y finales, y presupuesto por consultor, no consta en las carpetas auditadas
evidencia documental de los procedimientos efectuados por el área técnica de la
UNPRE por su constatación y por el correspondiente pase al área administrativa para
que proceda a la verificación correspondiente, aprobación, y contabilización. La
UNPRE informa que la aprobación definitiva de los aportes le corresponde al BID al
aprobar las justificaciones, esto no es procedente ya que la UNPRE es la responsable
directa al momento de registrar estos conceptos (paso previo a su rendición al Banco),
siendo que la contabilización implica que el Programa obtuvo toda la documentación
de respaldo, aplicó procedimientos de control, y emitió los actos administrativos
correspondientes por parte del área técnica y del área contable por su aprobación.
b) Los sueldos contabilizados (104 registros) (justificaciones Nº 35 y 37) por un importe
de $ 256.235,26 incluyen las siguientes consideraciones:
a. $ 224.046,97 (87,44%) por documentación en la cual no consta firma de los
beneficiarios por el pago (en su mayoría transferencias a cuentas bancarias).
b. $ 46.591,67 (18,18%) por los cuales no constan los recibos de sueldos (1.EE 107),
se tuvieron a la vista en su reemplazo impresiones de planillas de sueldos por los
meses de mayo y junio/SAC certificadas por la subtesorera de la EB.
c. $ 22.409,30 (8,74%) por recibos que corresponden a la copia firmada por el
empleador, “ no la copia empleado”.
d. $ 10.389,33 (4,05%) corresponden a pagos del sueldo anual complementario
(SAC) contabilizado conjuntamente con el sueldo de junio.
e. $ 772,04 (0,30%) no corresponde a una liquidación de sueldo sino a la devolución
del 13% por descuentos anteriores. (AP20051427).
f. En el 36,53 % de los casos verificados no surge la fecha de pago, en el 15,38% la
fecha informada por la UNPRE no es la que surge de los recibos por lo cual esto
conlleva a que el tipo de cambio aplicado para la conversión a dólares no sea el
correspondiente (en atención de la escasa fluctuación la diferencia es no
81
significativa USD 8,83 en menos), y en el 19,23 % presenta errores en la
descripción del mes de pago informado (dato necesario para su cruce con el de
afectación del mes de la consultoría conforme los TOR´s).
c) Las autorizaciones de pago que respaldan la contabilización de estos aportes (AP
20051382 a 1388, y AP 20051395 a 1491), fueron emitidas a continuación de la AP
1381 del 29/12/2005, pero con fecha de emisión anterior, todas del 03/01/2005.
Tampoco resulta adecuado el criterio informado por la UNPRE respecto a que estos
pagos se contabilizan una vez que se preparan las justificaciones al Banco ya que las
rendiciones deben ser registradas una vez producida su aprobación por parte de la
UNPRE, a efectos de no mantener en cartera pagos de antigua data y que resulte
oportuno realizar el control de estos. Si bien indican fecha contable 03/01/2005 se pudo
constatar que recién fueron rendidas al Banco en el 2006.
d) Los ingresos 2005 informados en dólares en el apartado “Aporte Local – Entidades
Beneficiarias” del EOAF incluyen USD 46.997,39) que difieren en USD 1.359,11 con
los que surgen de los reportes de gestión del UEPEX para las inversiones relacionadas,
y las justificadas al BID por USD 48.356,50. Se informa que la contabilización del
aporte de contrapartida por reconocimiento de gastos no debe generar diferencia entre
los aportes y las inversiones
e) Para los estudios incluidos en muestra surge que se registraron aportes en exceso,
respecto a lo previsto en TOR´s (ver cuadro siguiente). No se tuvo
a la vista
documentación emitida por la UNPRE al respecto por la cual se justifique la necesidad
de tal excedente:
APORTE ENTIDADES BENEFICIARIAS en $
Estudio
Previsto
Contabilizado al
Aporte en
31/12/2005
Exceso
% en exceso
1EE95
105.988,00
154.318,22
-48.330,22
-45,60%
1EE107
106.680,00
143.846,37
-37.166,37
-34,84%
Comentarios de la UNPRE: En el caso de las copias de los recibos de haberes que no
cuentan con las conformidades de recepción de los fondos por parte del consultor/empleado
de las entidades beneficiarias, debe considerarse que los pagos se efectúan mediante
82
depósitos en las cajas de ahorro de los mismos. No obstante entendemos que tal formalidad
no invalida los registros. La fecha de efectivo pago de los aportes y retenciones no se
verifica, En todos los casos el criterio adoptado por la administración del Programa fue
convertir la moneda extranjera (USD) utilizando el tipo de cambio al día anterior a la fecha
de efectivo pago de la obligación principal, (pago de haberes). Se utiliza la fecha informada
por la entidad beneficiaria. Sabemos que el vencimiento que tiene la entidad beneficiaria
para cancelar el pago de los aportes y retenciones no es la misma fecha de pago de los
haberes, sin embargo esas obligaciones tienen carácter secundario, es decir que el criterio
responde a la fecha de pago de la obligación principal. Serán tomadas en cuenta las
observaciones realizadas y se repasarán los controles sobre los documentos que respaldan
estos conceptos. Se procederá a revisar la contabilización de las mismas y a realizar los
ajustes pertinentes. No obstante lo enunciado, consideramos importante informar que se
han tomado medidas tendientes a regularizar la situación descripta a fin de contar con
información oportuna, precisa y confiable para no incurrir nuevamente en este tipo de
observaciones.
Observaciones particulares:
1.EE.95 (Plan Nacional de Prevención del Delito) ($ 112.388,89/USD 38.496,96)
a) En fecha 24/10/2006 recibimos respuesta por parte de la EB informando que no
existieron pagos rendidos en concepto de reconocimiento de gastos, en los ejercicios
2004, y 2005, cuando la UNPRE registró en el presente ejercicio pagos por estos
conceptos de la EB erogados en el ejercicio 2004. Se presentó a la UNPRE la respuesta
para su consideración.
b) Afectación de personal de contraparte: a) La nota por la cual se designa al personal
de la contraparte (Nota 733/03 SSPC julio de 2003), indica afectación parcial del
personal al estudio (sin mención de porcentaje). La UNPRE contabilizó los sueldos en
el 100% de los importes brutos. b) No informa la afectación del consultor Nº 11
contabilizado por $ 15.882,10 c) La nota no menciona la remuneración promedio
afectada d) En su totalidad las notas conteniendo la aceptación por parte de los
consultores (personal de la EB) a la participación en el estudio carece de fecha de
83
emisión y de recepción de la UNPRE. e) Se observa que los agentes de la contraparte
afectados pertenecen a distintos empleadores: tres al Ministerio de Justicia, tres del
Ente Cooperador L. 23412, y uno del Ente Cooperador C.C. Automotor.
c) Surgieron inconsistencias entre los meses de afectación de los consultores conforme el
Cuadro 6. de los Tor´s modificados en abril de 2004, y los meses contabilizados por la
UNPRE para los respectivos consultores (los meses contienen la corrección de
imputación realizada por agn), conforme se detalla seguidamente:
Meses previstos en
Meses incluidos en
TORs
Registros
Consultor
Desde
Hasta
Desde
Hasta
Coordinador
Oct-03
Jun-04
Oct-03
Abr-04
Nº 6
Nov-03
May-04
Dic-03
Jul-04
Nº 8
Feb-04
May-04
Nov-03
Feb-04
Nº 11
Feb-04
May-04
Feb-04
Sep-04
Nº 12
Oct-03
Abr-04
Nov-03
Mar-04
Nº 16
Dic-03
Abr-04
Ene-04
Mar-04
Nº 17
Oct-03
Feb-04
Oct-03
Abr-04
1.EE.107 (Plan de Desarrollo Estratégico de la Municipalidad de la Matanza) ($
143.846,37/USD 48.356,52)
Conforme el Cuadro 6 de los TOR´s proporcionados por el Programa vigentes para la
contraparte local (dedicación de consultores de contraparte) surgieron inconsistencias entre
lo previsto (siete consultores por seis meses), y el cruce con los registros (8 consultores por
siete meses más SAC, y un consultor por seis meses más SAC), sin contar en el expediente
documentación al respecto.
Comentarios de la UNPRE: Nos remitimos a los comentarios expuestos para las
observaciones generales.
1.EE.95 a): Se tomará en cuenta la observación sobre la información analizada y se
procederá a conciliar los saldos conjuntamente con la Entidad Beneficiaria elaborando de
corresponder los ajustes necesarios
84
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan los registros
contables por estos conceptos, incorporando los procedimientos observados y obteniendo
constancia de la debida recepción de los fondos por parte de las personas afectadas por la
EB. La UNPRE es la responsable de que el aporte de la EB esté adecuadamente sustentado
y cuya aprobación sirva de sustento para el registro contable de las mismas, y su posterior
rendición al Banco. Reforzar los controles, e incorporar aprobaciones por parte del área
técnica a efectos de evidenciar el cumplimiento a lo establecido en los TOR´s, y en el
presupuesto del estudio. Mantener oportunamente conciliadas las cifras con la EB.
9- APORTE LOCAL (Nación)
Observaciones:
a) Mediante Nota UNPRE Nº 892/2005 del 29/11/2005 remitida a la DNPOIC se señala la
necesidad de un incremento presupuestario de $ 135.000.-, por sobre los $ 400.000.aprobados originalmente para el ejercicio 2005, que conforme la nota se solicitaron
para el financiamiento del IVA de una firma consultora (1.EE.179), y para
funcionamiento de la UNPRE:
1. La Resolución SPE Nº 3 del 22/12/2005 -por la cual se autoriza la transferencia del
importe citado- informa que se imputa con crédito presupuestario en la Actividad 1
(Secretaría de Política Económica), y no bajo la Actividad 8 (Unidad Ejecutora
Préstamo BID 925/OC).
2. El listado parametrizado de Créditos y Gastos (01/01 al 31/12/2005) (SIDIF) que se
tuvo a la vista sólo informa como crédito vigente para el Programa $ 400.000.-.
3. No se tuvo a la vista la presentación ante la oficina respectiva nota por parte de la
UNPRE por la cual se le solicita el depósito de $ 135.000.-, en la cuenta corriente
especial Nº 249.370/7.
b) La respuesta por parte de la Dirección de Contabilidad y Finanzas del 11/07/2006 a
nuestra circularización SAF por $ 535.000.-, no informó los datos de las Resoluciones
aprobatorias, y la cuenta bancaria en las cuales fueron transferidos los fondos conforme
lo solicitado. No obstante ello, se tuvieron a la vista las resoluciones mencionadas.
c) Del organigrama proporcionado por la UNPRE para el ejercicio 2005, surgen dos
85
puestos de asistentes que son ocupados por pasantes del Ministerio. Estos pagos no
fueron incorporados como aporte local, ni informados por el SAF en su respuesta en el
apartado “Gastos efectuados”.
Comentarios de la UNPRE:
a)1. Se toma conocimiento de lo expuesto y en consecuencia informa que la Resolución
citada manifiesta que los fondos son para el Préstamo BID 925/OC-AR. 2. El crédito
original fue de $ 400.000.-, luego se solicitó por mediante Nota UNPRE 892/2005 una
ampliación de $ 135.000.-, que resultó satisfactorio debido a que el monto solicitado
fue depositado en la cuenta de costumbre. 3. No fue necesario emitir nota solicitando el
depósito en la cuenta bancaria del Préstamo.
b) Tomamos nota de lo expuesto.
c) Ponemos en vuestro conocimiento que desde el inicio del Préstamo no se han
considerado como aporte local, los pagos efectuados por los conceptos involucrados en
vuestra nota. No obstante se procederá a considerar la pertinencia e inclusión.
Recomendaciones: Realizar las gestiones necesarias a efectos de que los desembolsos de
aporte local para el Programa sean imputados bajo la actividad del Préstamo. Requerir por
nota del responsable del Programa los desembolsos a la cuenta bancaria del Proyecto, para
que estos cuenten con la debida autorización. De proceder a contabilizar los pagos de
pasantes del Ministerio realizar las gestiones necesarias a efectos de asegurarse que estos
se encuentran debidamente afectados según su contrato, términos de referencia, y
presupuesto al PMP II.
10-ANTICIPOS DE FONDOS
Observaciones:
a) El saldo contable acreedor por $ 2.676,51 de la cuenta “Anticipos a justificar EG FF 11”
con código 1.02.01.02.02.04.00, corresponde a que la UNPRE compensó saldos de
cuentas de créditos ($ 1.081,09) y saldos por cuentas de deuda ($3.757,60). Por el
importe de $ 3.757,60 la UNPRE debe realizar el correspondiente asiento de ajuste
86
regularizando las cuentas de anticipos. De la revisión por muestra se observa que este
importe informado como deuda con la EB EG 53 incluye $ 1.094,44 por depósitos de
fondos de la entidad para hacer frente a futuros pago de IVA, y que fueron ya imputados
a inversiones por la UNPRE, e incluidas como inversiones pagadas en los estados
financieros.
b) Los estudios EE 77, EE 94, EE 140, EG 37, EG 39 y EG 40 continúan con los mismos
saldos al 31/12/05 que al cierre del ejercicio anterior, por un total de $ 4.787,96, control
que pudo ser realizado desde las notas a los estados financieros donde figuran
desagregados.
c) El crédito informado en nota 4 a los EEFF se expone incorrectamente en una cuenta de
anticipos. Se debe realizar la apertura de una cuenta al efecto.
d) De la revisión por muestra se observa que los importes por IVA incluidos en las facturas
de los consultores por $ 4.377,72 (1.EG.53), y $ 1.723,39 (1.EE.107), fueron imputados
al momento del pago al consultor en cuentas de anticipos, y no de inversiones. Este
procedimiento la UNPRE lo realiza para reflejar el importe adeudado por las entidades
beneficiarias, por los pagos realizados temporalmente con fondos de la cuenta operativa
del Programa (fuente 22 y fuente 11), por lo cual queda la deuda a recuperar por la EB
cuando ésta envía los fondos siendo a ese momento imputada a inversiones por aporte
local, fecha a partir de la cual podría ser incluido en las justificaciones al Banco con el
inconveniente que suscita por la contabilización parcial y consecuente justificación al
BID. La UNPRE debe reformular su metodología de registro.
Comentarios de la UNPRE:
a) El asiento contable será confeccionado y registrado en el presente ejercicio.
b) Tomamos en cuenta lo observado y se efectuarán las acciones respectivas.
c) Se efectuarán los ajustes pertinentes a efectos de corregir la exposición de esa partida.
d) Entendemos que la metodología puede resultar compleja. Se evaluarán otras alternativas
y en consecuencia se informarán las medidas adoptadas al efecto de mejorar la
registración, el seguimiento y el control de los importes abonados por cuenta de las
Entidades Beneficiarias.
87
Recomendaciones: Realizar las gestiones necesarias ante las entidades beneficiarias para
que estas depositen los fondos adeudados por aporte propio. Los fondos deben ser aportados
previo al pago a los consultores a efectos de evitar el uso temporal de otras fuentes de
financiamiento. Las inversiones se deben imputar al momento de su pago al beneficiario por
parte de la UNPRE.
11- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observaciones:
a) De la revisión de los pagos del ejercicio por $ 45.677,66 surge que: 1) $ 78,84
(impuesto código 217) por un pago imputado en el mes de julio-2005 y corresponde a
agosto-2005, 2) Se presentaron fuera de término (situación que genera multas del tipo
formal) las declaraciones juradas mensuales de los períodos setiembre-2005
(13/10/2005), y octubre-2005 (12/12/2005), 3) Se tuvieron a la vista tres comprobantes
de presentaciones bancarias por la declaración jurada mensual octubre-2005 bajo el
mismo número verificador 55704: el 12/12/2005 (operación N° 166249), el 19/12/2005
(operación N° 348/178353), y el 19/12/2005 (operación N° 348/178356), 4) Para
realizar los pagos a cuenta la UNPRE, no emite el F799/S generado directamente por el
aplicativo de la AFIP, sino se utiliza la versión manual del F799/C. 5) La cuenta
contable 2.02.02.00.00.00.00 (Retención IVA a pagar) indica fuente 22 (externa) y
corresponde informar fuente 11 (local). 6) De la revisión por muestra de los
devengamientos contabilizados por retenciones por el período octubre a diciembre 2005
surgen diferencias entre los registros contables y los datos declarados a la AFIP-DGI:
Nro SICORE
Fecha SICORE
Fecha registro
Importe
Observación
2005000090
21/11/2005
10/11/2005
272,66
Distinta quincena
2005000092
21/11/2005
10/11/2005
624,6
Distinta quincena
2005000095
07/12/2005
02/12/2005
no aplicable
Solo formal
2005000096
07/12/2005
02/12/2005
no aplicable
Solo formal
2005000097
07/12/2005
02/12/2005
no aplicable
Solo formal
2005000098
07/12/2005
09/11/2005
128,55
Distintos períodos
2005000099
07/12/2005
09/11/2005
417,44
Distintos períodos
b) El sistema UEPEX para el pago de retenciones de impuestos no genera autorizaciones
88
de pago, sino que emite un documento distinto de pago y con numeración propia
correlativa denominado “Pago de deducciones impositivas” (PDI), y cuyo número al
cruzarlo con el mayor de la cuenta contable Bancos en su totalidad no es informado, y
en algunos casos carece de número del cheque asociado. Los casilleros de los PDI para
incorporar los datos del “Documento respaldatorio” , no fueron completados con los
datos correspondientes por la UNPRE.
c) Las órdenes de pago (enero a agosto 2005), y los PDI (agosto a diciembre 2005): 1) Se
emitieron a nombre del BNA, y no directamente a favor de la AFIP-DGI o indicando
aclaración de su destino final (siendo que los comprobantes de pago bancarios del BNA
indican en el 100% de los casos que fueron realizados en efectivo), 2) En el 22% de los
casos no fueron firmadas por el responsable del retiro del cheque, 3) En el 71% de los
casos que consta firma no se adjunta fotocopia del DNI de la persona responsable del
pago, y del retiro del cheque. 4) No se completaron los datos del domicilio y CUIT del
beneficiario (AFIP- DGI).
Comentario de la UNPRE: Se han leido detenidamente las observaciones aquí detalladas,
entendiendo que cada una de ellas merece un tratamiento específico.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente que regula el ingreso de las
retenciones, tanto en su parte formal como así también dando cumplimiento al calendario
fiscal a efectos de evitar el pago en concepto de multas. Profundizar los controles al
confeccionar los comprobantes que autorizan los pagos.
12- INFORMES SEMESTRALES DE PROGRESO - CONCILIACION FONDO
ROTATORIO AL 31/12/2005 – PLAN OPERATIVO ANUAL
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista la presentación ante el BID de la conciliación del fondo rotatorio al
31/12/2005 del Programa.
b) No se tuvo a la vista la presentación del Plan Operativo Anual 2005.
c) Los informes semestrales 2005 que se tuvieron a la vista debieron ser certificados como
89
copia fiel del original, ya que consisten en hojas simples sin inicialización ni firma del
Director de la UNPRE, ni intervención del Banco en alguna de sus hojas por su
recepción.
d) Del cruce de la siguiente información financiera incluida en el semestral al 31/12/2005,
y las informadas en los estados financieros presentados el 15/08/2006 surgieron
diferencias:
Apartado V – página 6- del informe semestral
En pesos ejercicio
EEFF $
Informe $
Diferencia $
Estudios Específicos
2.133.490,49
2.128.881,05
4.609,44
Estudios Generales
1.117.593,47
1.102.620,73
14.972,74
2005
Consultoría de Apoyo
170.735,54
169.294,81
1.440,73
Administración
465.214,56
473.354,19
-8.139,63
3.887.034,06
3.874.150,78
12.883,28
EEFF USD
Informe USD
Diferencia USD
Estudios Específicos
724.721,67
724.865,97
-144,30
Estudios Generales
377.185,32
376.807,92
377,40
Consultoría de Apoyo
57.064,07
57.064,07
0,00
TOTALES
En dólares ejercicio
2005
Administración
TOTALES
155.399,12
160.644,69
-5.245,57
1.314.370,18
1.319.382,65
-5.012,47
Apartado V.1. – página 7- del informe semestral
Ingresos USD
EEFF USD
Informe USD
Diferencia USD
BID
14.607.629,69
14.182.219,00
425.410,69
NACION TN
2.597.502,77
2.415.357,00
182.145,77
740/OC
1.537.039,00
1.537.039,00
0,00
60.138,94
58.152,00
1.986,94
31/12/05
INTERESES
APORTES EB
TOTALES
555.667,35
464.107,00
91.560,35
19.357.977,75
18.656.874,00
701.103,75
PARI-PASSU REAL
Fuente
BID
LOCAL
Informe semestral
75,67%
24,33%
EEFF
78,29%
21,71%
90
Cuadro VII Estado del Préstamo –página 15- del informe semestral
Inversiones en
EEFF $
Informe $
Diferencia $
Estudios Específicos
7.454.811,41
7.611.795,59
-156.984,18
Aporte local 31/12/99
108.697,09
0,00
108.697,09
8.431.154,60
8.417.059,44
14.095,16
846.141,20
846.355,62
-214,42
Fortalec. SIP
3.301.881,18
3.301.881,18
0,00
PEAT
1.243.832,43
1.243.832,43
0,00
Administración
4.738.263,62
4.751.203,25
-12.939,63
Totales
26.124.781,53
26.172.127,51
-47.345,98
31/12/05 (sin FIV)
Estudios Generales
Consultoría de Apoyo
Comentarios de la UNPRE:
a) La presentación de la conciliación se efectuará a la brevedad.
b) Se enfatizarán los esfuerzos tendientes a la obtención de la documentación solicitada.
c) La observación será tomada en cuenta para futuros ejercicios.
d) Consideraremos la observación para futuras presentaciones. Las distorsiones en las
inversiones entre las cifras expuestas en el informe semestral y las consignadas en los
estados financieros, surgen debido a la exposición de los anticipos de fondos. En el
informe semestral, estos anticipos se suman al importe “pagado” por cada estudio, y en
los estados financieros se exponen dentro del rubro créditos, no en inversiones. En
consecuencia al comparar las cifras se verifican las diferencias.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a las presentaciones estipuladas por el BID. La
UNPRE debe dejar para sus archivos un juego anillado de los informes de progreso
certificados como copia fiel del original, debidamente foliados, suscriptos e inicializados
por responsable del Programa, no solo a fines de control, sino para dejar adecuada
evidencia documental de estos documentos en los archivos del Proyecto, y que dichos
ejemplares corresponden a los emitidos y aprobados por las autoridades del Proyecto, y
remitidos al Banco en cumplimiento a los compromisos contractuales. Las cifras incluidas
en los informes semestrales deben encontrarse debidamente conciliadas con las de los
estados financieros presentados para su auditoria.
91
13-INTERESES GANADOS
Observaciones: Se exponen las consideraciones que surgieron de la presentación realizada
(R. 258/01 SH, R. 326/05 SH y D. 45/05 CGN) ante la Dirección de Contabilidad y
Finanzas el 03/02/2006, que incluye el cuadro 5.4 (intereses ganados) que se encuentra
certificado e intervenido el 03/02/2006 por la Unidad de Auditoría Interna (UAI) del
Ministerio:
Cuadro 5.4
a) No identifica al Préstamo ni al SAF (Servicio Administrativo Financiero).
b) Se informaron en defecto USD 600.-, y $ 2.135,91 respecto de lo contabilizado por
intereses en cada una de las monedas de origen respectivamente. El importe de $
2.135,91 se origina en $ 0,50 por error de transporte de las cifras del ejercicio anterior,
y $ 2.135,41 por los intereses generados en el primer semestre 2005 que no fueron
sumarizados al 31/12/2005:
Al 31/12/2005
Información UNPRE
Información en Cuadro 5.4
Diferencia
Generados en la
Generados en la
cuenta en USD
cuenta en pesos
15.486,86
58.988,69
(14.886,86)
(56.852,78)
(600,00)
(2.135,91)
c) Surge una diferencia de $ 26.431,91 entre la cifra informada por $ 101.394,20
correspondientes a los intereses generados en las cuentas bancarias en dólares y en
pesos del Programa, y las que surgen de los registros contables por $ 74.962,26. Se
motiva en que contablemente se consideró como un aporte local para el Programa y
quedaron valuados a los pesos históricos del momento de su ingreso y reflejados a
pesar de ser originados en dos monedas distintas en una única cuenta contable, y que en
la información proporcionada al Ministerio se consideran con un criterio distinto
(disponibilidades) valuados al cierre, y de acuerdo a la moneda de origen. La UNPRE
al informar los mismos debe proceder a aclarar esta situación a efectos de mantener
conciliadas las cifras contabilizadas y las informadas al Ministerio.
Al 31/12/2005
En pesos
Registros UNPRE
74.962,36
92
Cuadro 5.4
101.394,27
Diferencia
-26.431,91
Cuadro 5.2 (cuentas bancarias) y Cuadro 5.3 Estado de movimientos financieros
d) Se detectan diferencias en ambos cuadros con las cifras transcriptas en pesos en los
estados financieros al 31/12/2005:
Al 31/12/2005
Cuadro 5.2
EOAF en $
Diferencias
27.145,66
28.533,36
-1..387,70
Cuadro 5.3
EOAF en $
Diferencias
900.356,99
958.137,44
-57.780,45
Ingresos
4.558.899,85
4.815.081,22
-256.181,37
Inversiones
-3.625.683,41
-3.887.034,06
261.350,65
Saldo Disponible
1.833.573,43
1.886.184,60
-52.611,17
Cuenta 2940/01
Al 31/12/2005
Saldo Inicial
Comentarios de la UNPRE:
a) El cuadro mencionado fue intervenido por la Unidad de Auditoría Interna de este
Ministerio a efectos de su certificación, la cual ha sido favorable y sin observaciones.
b) Consideramos lo observado. Comentario de la UNPRE no procedente. (y procederemos
a regularizar los registros si resultara pertinente).
c) Compartimos lo expuesto y en consecuencia informamos que tal situación se deja
perfectamente aclarada toda vez que se presentan los cuadros informativos a la
Contaduría General de la Nación y a la Unidad de Auditoría Interna. Deben
considerarse los distintos criterios de presentación de los informes y los tipos de
cambio utilizados al momento de registrar los intereses ganados. En conclusión no hay
diferencia en los registros, hay distintos criterios aplicados. No obstante, se mantendrá
la atención necesaria para la generación de estos informes.
d) Las diferencias en principio corresponden a la utilización de tipos de cambios distintos
que dieron lugar a las presentaciones de los informes financieros, el criterio de
valuación utilizado para el armado del EOAF en pesos, cumple rigurosamente con los
principios y normas contables que regulan la profesión. Se toma debida nota de tal
observación. No obstante informamos que los saldos bancarios surgen de los registros
que se encuentran conciliados con los extractos bancarios respectivos.
93
Recomendaciones: Nos remitimos a las recomendaciones formuladas en A-14 precedente.
Profundizar los controles administrativos al confeccionar la información que requiere la
normativa, y la información debe encontrarse debidamente conciliada con las que surgen
de los registros contables, y de los estados financieros.
BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006.
94
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- test o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/05 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
95
El alcance de nuestro examen comprendió el 99,63% de los ingresos (100 % de desembolsos
BID, 100% de desembolsos de aporte del Tesoro Nacional, 100% Otros ingresos (intereses), y el
93,53 % de aportes propios de entidades beneficiarias) , y el 31,24% de las inversiones en
concepto de consultores nacionales, firmas consultoras, pasajes y viáticos, gastos de
reconocimiento de contrapartida local, caja chica, gastos bancarios y gastos varios expuestas en
el “Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/05” en pesos mencionado
en I- 1. del dictamen.
Inversiones del
% de incidencia
Importe de la
% de
Ejercicio 2005
categoría/
muestra
muestra/
en ($)
universo
en $
categoría
3.421.819,50
88,03%
1.067.501,18
31,20%
0,00
0,00%
0,00
0,00%
465.214,56
11,97%
146.845,84
31,57%
4. PEAT
0,00
0,00%
0,00
0,00%
TOTAL
3.887.034,06
Categoría de Inversiones
1. Estudios
2. Fortalecimiento Institucional
3. Administración y Supervisión
100,00%
1.214.347,02
31,24%
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la UNPRE no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006.
96