2001_233info.pdf

INFORME
INFORME
EXTENSO
AUDITORIA
AUDITORIADE
DEGESTION
GESTION
OBRA SOCIAL
DEL DEL ESTADO
CASA DE MONEDA
SOCIEDAD
PODER JUDICIAL DE LA NACION
- EJERCICIO 1996 -
Buenos Aires, 9 de noviembre de 2001
1
INFORME DE AUDITORIA
SEÑOR ADMINISTRADOR GENERAL DE LA
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE LA NACION
Dr. Nicolás Alfredo REYES
S.
/
D.
En virtud del acuerdo suscripto entre la CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE LA
NACION y la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION –aprobado por la Resolución 214
AGN del 14 de diciembre de 1993- y en uso de las facultades conferidas por el artículo 117 de la
Ley 24.156, este órgano de control externo procedió a efectuar un examen en el ámbito de la
OBRA SOCIAL DEL PODER JUDICIAL DE LA NACION, con el objeto que se detalla en el
apartado 1.
1. -
OBJETO DE LA AUDITORIA
Realizar una auditoría de gestión en la OBRA SOCIAL DEL PODER JUDICIAL DE LA
NACION (OSPJN).
2. -
ALCANCE DEL EXAMEN
El trabajo fue realizado de conformidad con las normas de auditoría externa de la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, dictadas en virtud de las facultades conferidas por
el artículo 119, inciso d) de la Ley 24.156.
La metodología aplicada para la recolección de la información se basó principalmente en
entrevistas con los responsables de las distintas áreas del Organismo, en el análisis de la
legislación vigente, normas y reglamentación interna existente, de los objetivos, de la
información generada por las áreas relevadas y de muestras de documentación procesadas por las
mismas.
Las tareas objeto de examen han sido desarrolladas entre el 11/12/00 y el 29/06/01.
2.1.
Limitaciones al alcance
El alcance de las tareas determinadas, en el marco de la presente auditoría, se ha visto
limitado por las siguientes circunstancias:
1
8 La OSPJN no realiza un presupuesto físico y financiero.
8 Carencia de una normativa clara que permita evaluar los procedimientos desarrollados para
el cumplimiento de los objetivos establecidos para las áreas auditadas.
8 Inconsistencia en los criterios de las registraciones y valuaciones de las operaciones
analizadas, lo cual relativiza los indicadores necesarios para medir los resultados de la OS.
Mediante nota del 9 de noviembre de 2001, el Administrador General de la Corte
Suprema de Justicia de la Nación pone en conocimiento de esta Auditoría los siguientes
comentarios:
“a) La actual conducción de esta Institución comenzó su gestión una vez finalizados los
trabajos de campo realizados por esa Auditoría General de la Nación.”
“b) A la fecha, se han rectificado muchos de los procedimientos que dieron lugar a las
observaciones y comentarios incluidos en el referido borrador, dándose cumplimiento a las
recomendaciones relacionadas con ellos.”
“b) Se está analizando en forma pormenorizada el proyecto de informe recibido con la
intención de subsanar –en la medida de lo posible- los problemas que dieron origen a las
observaciones efectuadas y de implementar, en cuanto resulte procedente, las modificaciones
sugeridas.”
3.
ACLARACIONES PREVIAS
3.1.
Antecedentes de la Obra Social
La institución fue creada en enero de 1952, con el fin de cumplir un plan de ayuda social,
su dependencia se formaliza en forma directa del Ministro que ejerza la Presidencia de la Corte
Suprema de Justicia de la Nación, previéndose que contara con la asistencia de un Consejo
consultivo, de carácter honorario, integrado por funcionarios de la justicia, cuyas funciones serán
de contralor.
La afiliación a la OS es obligatoria para el personal y optativa para los
magistrados.
Los recursos de la OSPJN tienen origen en: a) aporte de sus afiliados, b) contribución
estatal, en concepto de aporte patronal, c) recursos provenientes de los servicios arancelados que
2
preste, d) subsidios, aportes o contribuciones dispuestos por el Estado, e) aportes efectuados por
entidades que se anexen, f) recursos que resulten de leyes vigentes o a dictarse, g) intereses y
rentas que devenguen los recursos y bienes de la OS.
La dirección y administración de la OS será ejercida por un Director General que será
designado por la Corte Suprema de Justicia de la Nación, y del cual dependerá un Director
Administrativo. La estructura en el interior del país establece que las representaciones estarán a
cargo de una persona designada por el Director General.
3.1.2. Personal de la Obra Social
Relación Laboral
Cantidad de Agentes
Planta Permanente
Planta Transitoria
Personal Contratado
Representantes del Interior
%
101
11
38
(1) 93
41,56
4,53
15,64
38,27
243
100,00
Total
Fuente: Elaboración propia sobre la base de datos de la OSPJN.
Ref.: (1) Personal del PJN, que cobra un plus pagado por la OSPJN para cumplir funciones para ésta, en el mismo horario.
3.1.3. Servicios
La OS brinda servicios asistenciales de atención integral, internación sanatorios, servicios
de diagnóstico y tratamiento, atención odontológica, atención farmacéutica y servicio de óptica.
Con excepción de una Farmacia propia, el resto de los servicios se brinda por convenio suscripto
con terceros.
En el sistema de atención ambulatoria el afiliado adquiere Bonos en la OS, que son
requeridos por el médico para su atención. Contra la presentación de dicho Bono la OS abonará
al profesional sus honorarios.
3.2.
Estados Contables – Ejercicio 1999
Descripción
Contribución Patronal
Cuotas afiliados
Aranceles y Servicios Asistenciales
Ventas de Farmacias
Recursos Varios
Aportes y Retenciones sobre Juicios
Déficit del Ejercicio
Ingresos 1999
Parcial
35.911.161,11
38.478.133,12
4.557.346,12
4.351.696,48
1.182.416,57
1.392.184,56
1.366.429,87
Total
%
100,00
Fuente: Balance OSPJN 1999
3
Total
41,16
44,11
5,22
4,99
1,36
1,60
1,57
87.239.367,83
Descripción
Gastos y Servicios Asistenciales
Farmacias
Sanatorios
Médicos
Odontólogos
Laboratorios
Optica
Reintegros
Contrib. Por Serv. Asistenciales
Otros Gastos
Ambulancias
Medicamentos Gratis
Gastos
Gastos de Administración
Gastos de Farmacias
Subsidios Sociales
Costo Mercaderías Vendidas
Egresos 1999
Parcial
12.292.628,16
28.873.633,74
13.137.188,03
7.047.013,75
3.969.765,30
453.259,32
2.700.688,85
949.845,72
1.162.950,12
807.025,44
5.906.413,47
6.331.143,09
115.108,50
1.467.253,10
2.025.450,84
Total
%
Total
88,61
14,09
33,10
15,06
8,08
4,55
0,52
3,10
1,09
1,33
0,93
6,77
11,39
7,26
0,13
1,68
2,32
77.300.411,90
100,00
87.239.367,43
9.938.955,53
Fuente: Balance OSPJN 1999
3.2.1. Indicadores Económicos Financieros
Del examen comparativo de los Balances Generales y Cuentas de Ingresos y Egresos,
correspondientes a los periodos 1998 y 1999, surgen los siguientes aspectos:
9 Saldos de inmediata disponibilidad, Bancos registra en 1999, una disminución de 3,52%,
respecto al ejercicio anterior.
9 Se observó una tendencia decreciente en el rubro Inversiones, la variación se produce por la
disminución de las inversiones en los Plazos Fijos.
9 El rubro Créditos en 1999, muestra un incremento respecto del ejercicio anterior, debido
principalmente a las contribuciones a la Obra Social.
9 Los Bienes de cambio muestran una disminución respecto al año anterior y los bienes de uso
se ven incrementados por las mejoras incorporadas al inmueble.
9 El total del Pasivo Corriente muestra una tendencia creciente respecto al ejercicio anterior, la
variación se debe al incremento de las deudas por prestaciones.
9 El Patrimonio Neto en 1999 sufrió un incremento influenciado por la desafectación de la
previsión para la remodelación del edificio propio.
9 El Ingreso de los ejercicios 1998 y 1999 tuvo un aumento debido a la incorporación, del
Consejo de la Magistratura de la Ciudad Autónoma.
4
9 Los ingresos por Aranceles Servicios Asistenciales se incrementaron en un 3,45%.
9 Con relación a los Egresos, el nivel de gastos totales para el año 1999 se incrementó en un
6,41% con relación al período anterior. La variación se ve reflejada en los servicios asistenciales.
9 Los gastos de Administración, sufrieron un incremento de 8,27% como consecuencia del
aumento de las amortizaciones por valores mobiliarios (bocones), horas extras y cargas sociales.
Con relación a los indicadores Económico Financieros, cabe señalar:
9 Los Estados Contables muestran un debilitamiento en su estructura financiera, reflejada en el
nivel de liquidez.
9 El índice de solvencia calculado entre el activo total y el pasivo total, se mantiene constante,
esto se debe al incremento del activo y el crecimiento constante del pasivo.
9 El índice de inmovilización procedente entre el Activo Corriente y el Activo Total refleja un
crecimiento, producto de la activación de las reformas efectuadas en el edificio que ocupa la OS.
9 El índice de endeudamiento total presenta un resultado negativo provocado tanto por el
aumento del pasivo como por la disminución del Patrimonio Neto.
3.3.
Afiliados
Pirámide de Afiliados
Mujeres
Hombres
105-109
100-104
95-99
90-94
85-89
80-84
75-79
70-74
65-69
EDAD
60-64
55-59
50-54
45-49
40-44
35-39
30-34
25-29
20-24
15-19
10-14
5-9
0-4
3.000
2.000
0
1.000
PERSONAS
Fuente: Elaboración propia sobre la base de datos de la OSPJN
5
1.000
2.000
3.000
Composición del padrón de Afiliados por Provincia
Provincia
Afiliados
%
N°
Provincia
Afiliados
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
C.A.B.A.
Buenos Aires
Córdoba
Santa Fé
Mendoza
Entre Ríos
Corrientes
Salta
Tucumán
Misiones
Río Negro
Chubut
Chaco
29.578
19.433
1.929
1.503
1.118
992
701
675
653
616
601
585
464
47,12
30,96
3,07
2,39
1,78
1,58
1,12
1,08
1,04
0,98
0,96
0,93
0,74
%
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Santiago del Estero
Tierra del Fuego
Neuquen
San Juan
Catamarca
San Luis
Formosa
La Rioja
Jujuy
Santa Cruz
La Pampa
457
396
377
331
322
311
310
300
238
143
142
0,73
0,63
0,60
0,53
0,51
0,50
0,49
0,48
0,38
0,23
0,23
25
Sin Identificar
595
0,95
62.770
Total
100,00
Fuente: Padrón de Afiliados suministrado por la OSPJN
4. -
COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
4.1.
Aspectos generales
a) Durante el ejercicio1999 la OSPJN tuvo un déficit operativo de $ 1.366.429,87, de acuerdo al
balance de la misma.
b) No se confecciona un presupuesto anual para la OS, tampoco se elabora un presupuesto de
requerimientos sectorizados de las necesidades de cada área ni la producción que se espera de las
mismas, lo que imposibilita el autocontrol de éstas, esta situación imposibilita realizar un análisis
de eficacia y/o eficiencia sobre la gestión de la OSPJN.
c) La OSPJN tiene importantes fallas de Control Interno como así también una marcada
deficiencia en los circuitos administrativos de la organización.
d) Se comprobó la existencia de funcionarios y personal contratado de la OSPJN, como ser el
Director General y varios profesionales de Auditoría Médica, que además de sus funciones
dentro de la misma, son prestadores de ésta; situación que vulnera los principios de un adecuado
control interno.
e) No existe una coordinación entre las auditorías médica y farmacéutica, ni una planificación
anual de las mismas en las que se precise: objetivos, tareas a desarrollar, cronogramas y recursos
humanos necesarios.
6
4.2.
Sistema de Información Gerencial
a) La OS no cuenta con un Sistema de Información Gerencial de emisión periódica, que permita
analizar desvíos y tomar decisiones operativas.
Asimismo, no existe integración entre los
diversos sistemas de procesamiento (afiliaciones, contabilidad, auditoría médica, facturación,
interior, etc.) que permitan la elaboración de un “cuadro de mando” con definición y cálculo de
indicadores relacionando datos de los diversos centros de información.
b) El “Sistema de Administración de la OS”, que posee la OSPJN comprende un conjunto de
programas que permiten crear y manipular información relevante para el sistema, operando el
manejo de la información cargada y de las salidas del sistema una empresa ajena a la misma y a
la que no la une contrato alguno.
4.3.
Estados Contables - Ejercicio 1999
a) Se observó la falta de Manuales de Organización y de Procedimientos Administrativos que
definan las funciones, atribuciones y responsabilidades de las áreas en que se deben ejecutar
tareas administrativas.
b) Del análisis de la información suministrada surge que al cierre del ejercicio no se producen
cortes adecuados de registros y documentación.
c) Falta de arqueos de fondos y de documentación en las cajas de Farmacia y de Tesorería.
d) En las cajas rendidas por las Delegaciones del Interior se comprobó un desfasaje en las
fechas de registración de la información.
e) Se constató que los talonarios de recibos en blanco utilizados por los sectores de afiliaciones,
odontología y médico, son entregados sin verificar la numeración de los mismos y sin constancia
de recepción por parte de los sectores involucrados.
f) Del análisis de las registraciones de la rendición de las cobranzas efectuados por el sector
Médico, Afiliaciones y Odontología se observaron casos en los que existían: 1) discontinuidad
numérica en la rendición de los recibos emitidos, 2) omisión en la rendición de los recibos, 3)
recibos anulados rendidos con fotocopias, en reemplazo del original, detectándose diferencias de
impresión entre el duplicado y la fotocopia del original, 4) recibos sin numeración preimpresa y
sustituidos con un sello numérico observándose diferente color e impresión a los anteriores y
posteriores emitidos.
7
g) Se verificó una inadecuada separación de funciones entre la registración y la emisión de los
cheques, las que se efectúan en el sector Contaduría.
h) De la revisión de los saldos bancarios y las partidas registradas en la conciliación bancaria al
30/12/99, se detectaron: 1) falta de control, análisis y supervisión sobre las mismas, 2) cheques
pendientes de cobro, emitidos desde enero/99 a noviembre/99 sin fecha de extensión, 3)
depósitos registrados en el extracto bancario no registrados en la contabilidad al cierre del
ejercicio bajo análisis, 4) depósitos efectuados por terceros en el período anterior no registrados
contablemente, 5) diferencia entre el monto de la conciliación bancaria y el saldo del Mayor.
i) Falta de participación y control en la toma de inventarios físicos, en el sector Farmacia, por
parte del área Contaduría, determinándose fallas de control interno de validez y la ausencia de
mecanismo de control por oposición que aseguren que la información procesada sea confiable.
j) Los inventarios de bienes de cambio son valuados al precio de venta de la mercadería,
descontado el 70%, que es uno de los descuentos que otorga la OS a sus afiliados. No cuenta
con un sistema de valuación acorde a la normativa vigente.
k) En el procedimiento aplicado para la determinación de las amortizaciones del inmueble, se
detectó que no se descontó del total la parte proporcional del valor del terreno.
l) Del análisis de los saldos de las cuentas corrientes seleccionadas al 31/12/99, realizados por
muestreo a diferentes prestadores y proveedores, se verificó: 1) falta de control y análisis de las
mismas, 2) saldo pendiente de pago de facturas registradas con fecha julio de 1999, 3) saldo
deudor proveniente de facturas pagadas de más, cuyos importes provienen desde enero de 1999,
4) registración de facturas con importes cuyas cifras no son coincidentes a las emitidas por el
prestador, debido a que a las mismas se les adicionan las notas de débitos y se les restan las notas
de crédito emitidas por el prestador, modificando de esa manera el importe facturado, 5) notas de
créditos descontadas con fecha posterior a su origen sin mediar documentación de respaldo, 6)
nota de crédito tomada como nota de débito, 7) importes de facturas modificados sin mediar
documentación respaldatoria, solamente la información de los débitos provenientes del control
de facturación.
m) Del análisis de las variaciones registradas en las remuneraciones de diciembre de 1999,
correspondientes al personal permanente, se observó que las mismas son registradas al 50% de
su total. El cambio de criterio adoptado no queda reflejado en Notas al balance.
8
n) En el cuadro de la determinación del cálculo del costo de la mercadería vendida se le resta al
Inventario Inicial la entrega de medicamentos gratuitos, produciendo de esta manera una
subvaluación del costo.
o) No se exponen en el balance los intereses a devengar producidos por las inversiones de
fondos en plazo fijo.
4.4.
Afiliaciones
a) En algunos de los legajos analizados falta documentación respaldatoria: 1) del vínculo que
une a un beneficiario con el titular, 2) de certificados de estudios, 3) de información actualizada
de los hijos mayores de 21 y menores de 26 años que justifique su permanencia dentro del grupo
primario, 4) documentos que justifiquen el tener a cargo a una persona.
b) Existe un sistema centralizado, donde las 48 representaciones distribuidas en todo el país
remiten la documentación por correo para realizar la afiliación, y en el caso en que resulte
urgente se remiten, anticipadamente, los datos por fax sobre la base de lo cual se realiza el alta, y
habilita al representante a autorizar los servicios que requiere el nuevo afiliado.
c) Falencias detectadas con relación a la emisión y uso de carnet de afiliación: a) emisión
manual de carnet de afiliación, b) la emisión del carnet de carencias no tiene ningún control. No
hay acuerdo de tiempo para carencias por preexistencias, hay áreas que estiman que son
permanentes y otras sólo por 10 meses.
d) En el caso de cónyuge a cargo que sufren descuentos de otras Obras Sociales no es posible
transferir esa retención a la OSPJN.
e) El proceso manual de altas, bajas o modificaciones que comunica Afiliaciones a la Corte para
la liquidación de haberes adolece de debilidades, se da el caso que ante un error en la aplicación
de un descuento, el damnificado se presenta y se le realiza el reintegro, pero no pueden
identificarse a quien efectivamente debía realizarse el descuento.
f) Sobre afiliados que deben pagar directamente en la OS (extraordinarios, jubilados y
pensionados PAMI), no existe control cruzado sobre el importe con el que se confecciona el
recibo, ni de la carga del pago que se realiza en el sistema.
g) Inconvenientes detectados con relación a la base de afiliados: a) el sector Afiliaciones no tiene
acceso al padrón total de afiliados, sólo accede a las pantallas individuales de afiliados, b) en la
9
base de afiliados se pueden detectar en “Observaciones” acotaciones que no tienen el necesario
respaldo, c) falta de control y actualización del padrón por parte de Afiliaciones.
h) Inconvenientes en las bajas de los hijos mayores de 26 años, (mensualmente el sector
Afiliaciones le solicita a la empresa encargada del software un listado de los hijos de titulares
que cumplen dicha edad y el sector de la OS le da de baja, uno por uno).
i) A los afiliados activos se les extiende un talón de vigencia cuatrimestral que es emitido por el
sistema. A los afiliados extraordinarios y jubilados de PAMI que abonan en la OS le dan el talón
de vigencia de acuerdo a la cuota cuyo pago realizan. No existe un control específico sobre los
talones.
j) Falta de accionar frente a los afiliados morosos.
4.5.
Sector Interior
a) Falta de normativa específica con niveles de desagregación operativos y/o procedimientos
para el funcionamiento de las representaciones del interior del país.
b) Ausencia de bases confiables para el cálculo de los afiliados que atiende cada representación.
c) Falta de control sobre el ejercicio de las delegaciones otorgadas a las representaciones.
d) Las Caja de Ahorro donde se depositarán los importes recaudados por los representantes se
encuentran a nombre de éstos y no de la OSPJN. No se realiza ningún control sobre las mismas.
e) Falta de separación de ingresos y gastos, el representante recauda y en su proceso
administrativo incurre en gastos, que descuenta de lo recaudado.
f) Se realizan muchas prestaciones, debido a la limitación de oferta de prestadores en el interior,
que generan importantes tramitaciones para los reintegros pertinentes.
g) Falta de actualización del padrón que provoca la remisión de reintegros a localidades
erróneas.
h) Las representaciones no cuentan con ningún tipo de equipamiento para sus tareas, ni
conexión con la sede central.
i) En los formularios “Cobro de cuotas sociales”, remitidos por el Sector Interior, se detectó la
utilización de talonarios con numeración no correlativa, lo que dificulta el control de su uso.
Asimismo, no se realiza un correcto control sobre los registros de las representaciones, y de los
saldos de bonos en existencia, por parte del Sector Interior.
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j) Atraso en el depósito de los fondos recaudados por las representaciones y en el registro de las
rendiciones.
k) Con relación a tesorería se detectó: a) la emisión de recibos sin documentación respaldatoria,
b) falta de claridad en las rendiciones ante ésta, c) falta de control de las cuotas abonadas, d) falta
de originales de boletas de depósito, e) falta de control en el pago de crédito personales.
l) El promedio de antigüedad de los representantes, tanto titulares como suplentes, en su
función como tales, es de 10 años.
m) Falta de control en las autorizaciones que brinda el representante.
n) Remisión a las representaciones de talones de vigencia en blanco.
o) Las representaciones no tienen acceso a tomar conocimiento de la inhabilitación de un
moroso en el sistema.
p) Se detectaron facturas correspondientes a exámenes de preexistencias, realizados por el
Médico Auditor o un médico determinado por el representante a tal fin.
4.6.
Farmacias
4.6.1. Farmacias Adheridas
a) Con relación a las recetas para la compra de medicamentos: 1) en las rendiciones de
Farmacias se ha podido observar la utilización de varios tipos de recetarios; 2) en algunos casos
no se consigna el número de prestador; 3) existen enmiendas que no han sido salvadas por el
médico que confeccionó la receta; 4) se recetan y se venden mayor cantidad de medicamentos
por receta que los permitidos; 5) en algunos casos falta el troquel del producto vendido; 6)
números de afiliados que no figuran en el padrón.
4.6.2. Farmacia Propia
a) No existe una clara división de funciones, que permita controles cruzados dentro de la
Farmacia.
b) Del control del sistema de stock realizado en la misma, se pudo observar diferencias en las
existencias, registros y documentación interna que permita verificar el movimiento de altas y
bajas de mercaderías a través de los distintos sectores que intervienen en el manejo de los
medicamentos.
11
c) Como resultado de los controles efectuados en las cajas diarias de los días 1, 5 y 6 de marzo
de 2001 en la Farmacia Propia, se observó: 1) falta de rendición de la totalidad de las facturas
emitidas, debiendo solicitar esta auditoría la reimpresión de las faltantes, 2) no se adjuntan a las
facturas emitidas, las recetas médicas y los troqueles que dieron origen a la venta de los
medicamentos, 3) diferencias de número y nombre del afiliado indicado en algunas recetas con el
mencionado en la factura emitida, 4) los importes totales rendidos en las planillas de “cierre de
caja” no coinciden con el importe total de las sumas de las facturas emitidas. Las diferencias
detectadas en las cajas ascienden a $ 598,15, $ 811,33 y $ 319,58 respectivamente, 5) el detalle
de facturas acompañado a la planilla de “cierre de caja” arroja diferencias entre los importes de
las facturas reimpresas con las emitidas originalmente, 6) ante una nueva reimpresión de las
facturas originalmente faltantes, se advirtió falta de coincidencia del importe de la primera
reimpresión con la segunda reimpresión, 7) en algunos casos no coincide el nombre del afiliado
con el indicado en la factura original, 8) diferencias en la descripción de los medicamentos
indicados en las recetas y los detallados en las facturas reimpresas, 9) inadecuada asignación de
clave de acceso al sistema de cierre de caja por quien tiene a su cargo el manejo de los fondos de
las cajas diarias de la farmacia, posibilitando esta situación el manejo discrecional de los fondos
y medicamentos.
d) Se verificaron fallas en el sistema informático de la Farmacia Propia que permite la
modificación de datos de las facturas ya emitidas. No se encuentra restringida la operación de
anulación de facturas emitidas por la Farmacia, a niveles de supervisión.
4.6.3. Auditoría Farmacéutica
a) Su actividad se limita a controlar numéricamente la receta.
No se controla la correcta
aplicación de las bonificaciones pactadas en los convenios, la correspondencia de la medicación
con el afiliado, etc.
b) No realiza ningún tipo de control sobre la Farmacia de la OS.
c) Los troqueles de los medicamentos no son inutilizados.
4.7.
Contrataciones
a) No se aplica la normativa establecida en el Decreto 5720/72 tanto para la selección de
prestador como para la contratación en sí misma, ni pudo determinarse los procedimientos y
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criterios que fueron utilizados para llevar a cabo las contrataciones, teniendo en cuenta la
carencia de normativa propia que regule el régimen de contrataciones.
b) Se detectó en muchos casos la falta de confección de un expediente que contenga los
antecedentes para la contratación de los prestadores.
c) La mayoría de los prestadores carecen de legajos con sus antecedentes, y en caso de existir
son llevados en forma parcial.
d) El sistema de registro de prestadores se lleva en forma incompleta, faltando completar datos
de importancia para poder llevar a cabo el seguimiento del prestador en cuanto al cumplimiento
de las cláusulas contractuales.
e) Existen prestadores sin contrato que regule sus derechos y obligaciones frente a la OSPJN y a
los afiliados.
f) Los contratos tipo utilizados para la contratación de los prestadores y Farmacias carecen de:
1) requisitos necesarios para poder establecer las obligaciones a cargo del prestador, 2) cláusulas
que establezcan conductas tipificadas como incumplimientos contractuales y 3) sanciones para el
posible incumplimiento contractual.
g) En los contratos de prestadores individuales se incluye una cláusula de ajuste de aranceles
con un aumento sujeto, al incremento de los recursos de la OS.
h) Se comprobó que no se incluyen en todos los contratos cláusulas de responsabilidad
profesional y seguros de mala praxis.
i) Con relación al análisis de los contratos con las Farmacias prestadoras de la OSPJN se ha
observado, además de las falencias descriptas, que: 1) no pudo visualizarse instrumento que
permita determinar la representación ejercida por los Colegios Farmacéuticos para la firma del
mismo, 3) no se identifica al firmante con su número de documento, 4) no se acompaña el listado
de Farmacias adheridas a los respectivos colegios, 5) no se agregan fotocopias autenticadas de
las habilitaciones de las Farmacias, 6) no se adjuntan fotocopias autenticadas de los títulos
habilitantes de los profesionales farmacéuticos a cargo de las Farmacias contratadas, 7) no se
acompaña fotocopias autenticadas de inscripción en AFIP, 8) no se incluye, de las Farmacias
adheridas, fotocopias autenticadas de las inscripciones administrativas correspondientes, 9) en la
mayoría de los casos analizados no se ha establecido contractualmente ningún tipo de descuento
con las Farmacias, 10) no se agregan al convenio las normas actualizadas para el expendio de
13
medicamentos, con la conformidad del prestador, 11) en algunos casos no se establece período
de vigencia del contrato, ni se indica la fecha de presentación de las facturas, 12) existe una
Farmacia contratada en Capital Federal, (en 1999 facturó $ 2.301.960), que realiza venta directa
de medicamentos a la Farmacia de la OS, y además suministra medicamentos durante el período
de feria Judicial, sin que se haya podido visualizar convenio alguno entre las partes que
establezcan dichas modalidades, 13) se observó una propuesta, de una Farmacia que ofrece
descuentos a la OS, pero ésta no estuvo interesada en dicho ofrecimiento.
4.8.
Auditoría Médica
a) Aumento en los gastos prestacionales de los últimos años.
b) No existe un sistema de contención racional de la demanda de los afiliados.
c) Se abonan altos aranceles por las prestaciones recibidas.
d) No existe una buena auditoría médica en el interior del país que vigile la calidad de la
atención médica, y el control del gasto prestacional.
e) Escasos débitos1 en la facturación presentada por los prestadores.
f) En las historias clínicas del prestador asistencial de mayor facturación, ($ 6.635.766,33 en el
ejercicio 1999), no se constató una adecuada intervención de la auditoría médica de la OSPJN.
Con relación al prestador que se encuentra en segundo lugar ($ 3.048.995,33 ejercicio 1999), el
médico auditor de la OS, además de su remuneración fija como auditor, factura por efectuar el
seguimiento de los pacientes internados, si bien el seguimiento en las historias clínicas es
realizado por médicos del staff del sanatorio.
g) Respecto a la atención ambulatoria, se detectaron profesionales que tienen contrato
unipersonal y atienden mediante un equipo, sin que conste aclaración en el respectivo contrato.
h) Se observó un caso en que se facturan módulos donde se superponen las prestaciones, por la
atención a un paciente, sin observarse comentarios por parte de la auditoría correspondiente.
4.9.
Reintegros
De la documentación entregada por la dirección, correspondiente al año 2000 y del relevamiento
efectuado surge:
1
Débito: descuento que realiza la OS al prestador como consecuencia de un error en la facturación.
14
a) No se dispone sobre el tema reintegros de un manual de procedimientos, normativas o
criterios médicos de inclusiones y exclusiones. El marco normativo de referencia está dado por
la Guía de Reglamentaciones Vigentes y la compilación de resoluciones emanadas de la
superioridad, las cuales resultan insuficientes para regular y asegurar la razonabilidad de la
aprobación de los mismos.
b) Por Resolución 236/96 firmada por el Director General, se establece con carácter
experimental, que los reintegros que figuran en el anexo a la Resolución, se liquidarán en forma
directa por el sistema computarizado. El funcionario que suscribe el anexo no es quien firma el
acto administrativo. Atento el tiempo transcurrido desde el dictado de la norma, se entiende que
ya se acumulo la suficiente experiencia para adoptar una conducta definitiva al respecto.
c) En los reintegros analizados, encuadrados en la metodología establecida en la Resolución
236/96, por un total de $42.832, se pudo observar que: 1) no se confecciona expediente alguno,
2) el pago del reintegro se hace contra una receta en fotocopia sin autenticar, una factura, una
planilla incompleta que elabora mesa de entradas, y la orden de pago, 3) las facturas son
apócrifas -oscilan entre los $2.976 y los $4.768-, 4) las recetas están adulteradas, 5) en el 90% de
los casos el cheque se realiza a favor de una persona distinta al afiliado que solicitó el reintegro,
sin que exista constancia del carácter que reviste quien resulta beneficiario para el cobro del
cheque, 6) en un 18% de los casos Tesorería entrega el cheque a una persona distinta a la cual
habría sido emitido éste.
5. -
RECOMENDACIONES
5.1.
Aspectos generales
a) Tomar todas las medidas necesarias a fin de revertir el déficit operativo.
b) Formular un presupuesto anual para la OSPJN.
c) Realizar un análisis profundo que abarque la totalidad de las transacciones de las áreas y
concluya con el diagnóstico que asegure el cumplimiento de los objetivos previstos, para
garantizar la veracidad de los datos informados.
d) Establecer asimismo un Régimen de Incompatibilidades a fin de evitar conflictos de intereses
que perjudiquen a la OS.
Asimismo efectuar una depuración del padrón de prestadores
eliminando aquellos profesionales que desempeñan tareas dentro de la estructura del PJN.
e) Realizar una coordinación y planificación de las tareas de auditoría.
15
5.2.
Sistema de Información Gerencial
a) Implementar un Sistema de Información de Gestión, el que deberá mejorar o contemplar la
construcción de indicadores de eficacia, eficiencia y calidad, para cada línea de acción
especificada en el Plan de Trabajo, que complemente el Presupuesto anual.
Establecer
estándares que permitan un monitoreo periódico de la OSPJN, la detección de desvíos, y la toma
de decisiones.
b) Capacitar al personal de la OS para que pueda realizar las consultas que sean necesarias sin
depender de una empresa ajena a la misma, y a su vez proteger la información que la Dirección
General considere reservada.
5.3.
Estados Contables
a) Diseñar la estructura orgánico-funcional y tramitar su aprobación por autoridad competente,
reflejando la apertura de las distintas unidades operativas y líneas de autoridad.
Compilar el conjunto de normas emitidas por la OS respecto al desarrollo de los procesos
administrativos, misiones y funciones de cada área, a fin que se utilicen como guías.
b) Efectuar el corte de documentación a las áreas afectadas al manejo de fondos, registro y
manejo de documentación, a fin de tener una información fehaciente sobre el universo de las
operaciones involucradas.
c) Realizar arqueos sorpresivos y periódicos, de fondos y documentación, por parte de personas
ajenas al sector arqueado.
d) Organizar los controles de manera tal que las transacciones y los hechos que afectan a la OS
se registren en el ejercicio en que se producen.
e) Implementar un registro que contenga el detalle de los talonarios en stock y un registro de los
talonarios entregados observando su numeración.
f) Diseñar un sistema de control interno.
A fin de determinar las posibles causas de la situación planteada en la observación de referencia
y de deslindar responsabilidades, iniciar los sumarios administrativos y de corresponder, efectuar
las denuncias penales pertinentes.
g) Separar las funciones de registraciones y pago, a efectos de optimizar los controles y
minimizar la probabilidad de que se produzcan errores.
16
h) Analizar y controlar periódicamente las conciliaciones bancarias. Registrar los depósitos de
terceros en el momento que se originan y los cheques emitidos en el momento que se produce el
pago, a fin de permitir un adecuado control.
i) Contaduría debe participar y redactar los procedimientos adecuados para el corte de
movimientos, necesario para el recuento físico. Controlar el ingreso y registro de las
mercaderías. Presenciar la toma de inventarios físicos y realizar verificaciones selectivas de
ellos.
j) Aplicar para el cálculo del costo de bienes de cambio alguno de los criterios de valuación
vigentes.
k) Revisar los valores asignados al inmueble y la correspondiente depreciación aplicada a fin de
ajustarse a los lineamientos de la técnica contable. Se sugiere revisar los calculos y adecuar las
nuevas bases, calcular una amortización extraordinaria y realizar los ajustes correspondientes.
l) Realizar un análisis periódico de las cuentas corrientes. Registrar las facturas, notas de débito
y créditos por su valor original y en el momento que se originan, a fin de permitir un adecuado
control, a fin de contar con información adecuada y facilitar la conciliación con la
documentación suministrada por los prestadores.
m) Imputar los recursos provenientes del Poder Judicial (Programa 25) y el gasto total de
sueldos, originado por el personal permanente, al período beneficiado por el servicio. El cambio
de criterio aplicado debería informarse en nota al balance a fin de permitir la comparabilidad de
los estados contables.
n) Aplicar la fórmula para la determinación del costo de las mercaderías vendidas.
o) Exponer en el balance los intereses a devengar.
5.4.
Afiliaciones
a) Someter a revisión los legajos de los beneficiarios a fin de requerir la documentación
faltante. Incorporar al sistema informático de afiliaciones un control sobre la presentación de
certificados de estudios o mediante el sistema que se considere conveniente. Desarrollar un
sistema de archivo confiable, para la documentación de respaldo de las altas, bajas o
modificaciones.
b) Analizar la posibilidad de incorporar a las representaciones del interior a un sistema en red
con la OS central, donde pueda operar con mayor rapidez y seguridad, implementado al mismo
tiempo, un proceso de control puntual sobre el accionar de las representaciones.
17
c) Analizar fortalezas y debilidades del actual sistema de carnets y de recetarios entregados por
la OSPJN, comparándolo con otro sistema de características similares utilizados en Obras
Sociales y/o Prepagas, aplicando a partir de este análisis las mejoras que son necesarias para un
mejor seguimiento y control.
Implementar un control cruzado sobre las fechas que se fijan como inicio y fin de carencias.
Aprobar una normativa que determine explícitamente los tiempos de carencias de las
preexistencias.
d) Analizar la posibilidad de realizar gestiones a fin de poder ingresar los descuentos que se le
realizan a los cónyuges de afiliados que en la actualidad se destinan a otras Obras Sociales.
e) Desarrollar un enlace entre el sector Afiliaciones y la base de sueldos del Poder Judicial a fin
de utilizarlo para constatar las altas, y por ese mismo medio comunicar las bajas y
modificaciones.
f) Los recibos confeccionados para el pago de cuotas en las cajas de la OS central o en las
representaciones del interior del país deberán ser emitidos por el sistema como consecuencia de
un proceso donde se indiquen los datos del pago que se realiza.
g) El sector Afiliaciones debe tener acceso a la base de datos del padrón de afiliados, (con los
niveles de autorización que corresponda). El sistema debe emitir una salida con los morosos a
fin de promover acciones para su cobro. Las registraciones deben contar con respaldo
documental.
h) Realizar la baja automáticamente a los hijos mayores de 26 años, en los casos que
corresponda.
i) Idem punto 5.4. c) primer párrafo.
j) Dar cumplimiento al artículo 14 del Estatuto, (Acordada 79/96), por la cual el atraso en dos
mensualidades implica la suspensión del servicio y de tres o más la desafiliación.
5.5.
Sector Interior
a) Dictar una normativa que reglamente el funcionamiento de las representaciones del Interior
del país, y diseñar los manuales de procedimientos pertinentes con desagregaciones operativas.
La normativa deberá prever en forma explícita los controles que realizará la representación y los
controles que sobre la misma se realizarán en la sede central.
b) Determinar con claridad las localidades que incluye cada representación del Interior,
diseñando el mapa regional de la OS. Sobre éste se tendrá en cuenta el padrón que administra el
18
Sector Afiliaciones, de donde debería surgir la información a considerar para la asignación a los
representantes.
c) Implementar un sistema de control sobre las representaciones del Interior.
d) Las cuentas recaudadoras deben estar a nombre de la OSPJN. Idem punto 5.5.c).
e) Rever el sistema de pago de gastos ocasionados por las representaciones.
f) Analizar los costos y desarrollar un sistema de reintegros a fin de superar las observaciones
señaladas.
g) Idem punto 5.5.f).
h) Idem punto 5.4.b).
i) Implementar un sistema en los formularios de cobro de cuotas sociales, que permita el uso de
numeración correlativa en cada representación y controlar la utilización de los mismos.
j) Modificar el circuito de rendiciones de las representaciones del Interior teniendo en cuenta
las observaciones formuladas.
k) Idem punto 5.5.j).
l) Analizar la conveniencia de rotar el personal designado como representante, en cada una de
las localidades del interior, a fin de contar con mayor cantidad de gente capacitada para ejercer el
cargo, no afectar en forma permanente sus funciones en el Poder Judicial, y lograr una mayor
transparencia en el manejo de las delegaciones.
m) Idem punto 5.5.c).
n) Idem punto 5.4.c) primer párrafo.
o) Implementar un circuito administrativo, por el cual las representaciones se notifiquen de la
existencia de morosos en su localidad, y se les indique el accionar que deberán tener al respecto.
p) Idem punto 5.5.f).
5.6.
Farmacias
5.6.1. Farmacias Adheridas
a) Idem punto 5.4.c) primer párrafo.
5.6.2. Farmacia Propia
a) Realizar una correcta definición de funciones en la Farmacia Propia tratando de evitar
asignar a la misma persona, por ejemplo: reposición de mercaderías, inventarios, ventas,
personal, cajero, compras, etc.
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b) Realizar una auditoría al sistema informático para verificar la vulnerabilidad del mismo, y
establecer las correcciones necesarias a fin de alcanzar el mayor grado de seguridad.
Asimismo restringir la operación de anulación de facturas emitidas por la Farmacia, a niveles de
supervisión.
c) Idem punto 5.3.g).
d) Idem punto 5.6.2.b).
5.6.3. Auditoría Farmacéutica
a) Efectuar controles sobre los datos de los afiliados, del médico prestador, y otros a describir,
sobre la receta para realizar los débitos correspondientes.
Solicitar a las Farmacias prestadoras el envío mediante soporte magnético de las rendiciones
efectuadas, y a partir de esta información realizar estadísticas Asimismo efectuar el seguimiento
de los profesionales teniendo en cuenta los medicamentos recetados.
b) Desarrollar un sistema de auditoría sobre la Farmacia Propia, a fin de permitir a la Auditoría
Farmacéutica opinar sobre la gestión llevada a cabo por la misma.
c) Inutilizar los troqueles de los medicamentos
5.7.
Contrataciones
a) Aplicar la normativa vigente al resto del Poder Judicial tanto para la selección del prestador
como para las contrataciones en sí mismas. Para los casos en los que se considere no aplicable la
normativa citada, regular los procedimientos correspondientes y elaborar un manual de misiones
y funciones, a fin de establecer la competencia de los distintos sectores participantes en el
proceso contractual y los distintos tipos de responsabilidades.
b) Elaborar un expediente que contenga todos los antecedentes de la contratación, con el fin de
poder evaluar la conveniencia de la misma y verificar si los distintos pasos llevados a cabo son
conforme a derecho
c) Confeccionar legajos por prestadores, que contengan los antecedentes de los mismos y
mantener un seguimiento y control, a fin de exigir la integración de la documentación faltante, de
modo tal que, permita evaluar la capacidad técnico, económico-financiera y profesional de los
mismos en el tiempo, como así también el cumplimiento de la normativa administrativa,
impositiva y previsional.
d) Completar la carga de todos los datos contenidos en el registro de prestadores para poder
llevar a cabo el seguimiento de éste, en cuanto al cumplimiento de las cláusulas contractuales.
20
e) Regularizar la situación de los prestadores que aún continúan sin contrato.
f) Rever los contratos tipo utilizados para la contratación de los prestadores a fin de
completarlos con: 1) los requisitos necesarios para establecer las obligaciones a cargo del
prestador, 2) las cláusulas que establezcan conductas tipificadas como incumplimientos y 3)
cláusulas que establezcan sanciones para el caso de constatarse la existencia de incumplimientos
contractuales.
g) Eliminar de los contratos de prestadores individuales las cláusulas de ajuste de aranceles que
sujetan su aumento al incremento de los recursos.
h) Incluir en todos los contratos cláusulas de responsabilidad profesional, y la exigencia de la
presentación por parte del prestador del seguro de mala praxis.
i) Rever todos los contratos vigentes con las Farmacias y Colegios Farmacéuticos adheridos, a
fin de regularizar las situaciones planteadas, y renegociar los mismos para obtener condiciones
económicas favorables para la OS.
5.8.
Auditoría Médica
a) Intensificar el trabajo de auditoría médica y farmacéutica.
b) Evaluar la posibilidad de crear un sistema para la contención del gasto, mediante la
utilización de médicos de cabecera o médicos de familia, vademécum terapéutico, etc.
c) Renegociar contratos, a fin de obtener descuentos teniendo en cuenta que la OS abona sus
facturas aproximadamente a los 30 días de presentadas las mismas.
d) Intensificar el trabajo de auditoría en terreno en el interior del país, con un seguimiento y
control por parte de la auditoría médica.
e) Realizar auditorías programadas no sólo con las clínicas que más facturan sino también en el
resto de los prestadores.
f) Idem puntos 5.8.e) y 5.3.f) segundo párrafo.
g) Reformulación de los contratos a fin de que éstos expongan cada uno de los profesionales
que prestan en forma directa el servicio.
h) Idem punto 5.3.f) segundo párrafo.
5.9. Reintegros
a) Reformular la política aplicada para el otorgamiento de reintegros, a través de la
instrumentación de normas y procedimientos adecuados que aseguren, teniendo en cuenta la
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amplia cobertura que brinda la OS, la razonabilidad de su aprobación. Implementando a su vez
un registro anual y confeccionando una estadística que permita el seguimiento de éstos.
b) Suspender la aplicación de la Resolución 236/96, hasta tanto se evalúen los resultados
generados por ésta y se la fundamente debidamente.
c) Idem punto 5.3.f) segundo párrafo.
6. -
LUGAR Y FECHA DE EMISION DEL INFORME
Buenos Aires, 9 de noviembre de 2001.
7. -
FIRMA
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