2001_235info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/011.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/011 “Apoyo a la Ejecución del
Proyecto de Lucha contra el SIDA” (LUSIDA), de acuerdo al Documento suscripto el 15 de
mayo de 1996 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este Proyecto está parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) 1- Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (en dólares
estadounidenses), anexos 1 a 4 y notas Nº 1 a 4 que forman parte del mismo.
2- Estado de Inversiones Acumuladas del Proyecto al 31/12/00, expresado en dólares.
1
b)
Información Financiera Complementaria que incluye:
1.- Listado de consultores ordenado por área- Año 2000.
2.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00”, emitida en dólares
estadounidenses por la oficina Buenos Aires del PNUD y firmada por la Unidad
Ejecutora del Proyecto (UEP).
3.- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos” (CDR), por el ejercicio
finalizado el 31/12/00, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD
en Nueva York, inicialado y conciliado por la UEP.
Los estados expuestos en a) precedente surgen de registros elaborados en pesos por la UEP
y son de su responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta auditoría con
fecha 06/11/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 06/03/01 y el 25/04/01 y el
06/11/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
2
implementada por el Proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Durante el ejercicio el Proyecto continuó registrando como “Inversiones” anticipos de
fondos (transferencias) otorgados a Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) para la
realización de subproyectos; estos fondos se registraron como gastos al momento de su
transferencia a las OSC. Como resultado del análisis de la muestra realizada se pudo
observar que durante el ejercicio 2000 se contabilizaron $ 319.548,82 los cuales al
31/12/00 no habían sido rendidos totalmente, pudiéndose verificar a través del análisis
de hechos posteriores demoras significativas en su rendición.
A su vez, del análisis de las rendiciones efectuadas por las OSC's en el ejercicio se han
observado $ 37.753,38 de gastos no elegibles.
Cabe aclarar que no se tuvo a la vista la constancia de la aprobación de este
procedimiento por parte del Banco Mundial.
2) Se han verificado discrepancias entre las cifras expuestas en el estado mencionado en I.
a) y la que surge del citado en I – b) 2, según se expone a continuación:
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S/ESTADO DE
S/ESTADO
FUENTES Y USOS
FINANCIERO
DIFERENCIA
DE FONDOS
RESUMEN PNUD
USD
USD
USD
2.253.595.-
2.276.273.-
22.678.-
Total de gastos
2.591.207,06 (1)
2.547.584,78
43.622,28 (2)
Costo de Apoyo o
86.917,96
CONCEPTO
Saldo inicial
153.217,21 (3)
(66.299,25)
Administración
Diferencia por redondeo
(1,03)
TOTAL
0,00
(1) USD 2.575.832,32 + USD 15.374,74 (gastos directos).
(2) El Proyecto expone las razones de la diferencia en la conciliación del CDR.
(3) Se aclara que según el listado emitido por el PNUD “Cost Sharing from 01/01/2000
to 31/12/200” el importe por ese concepto asciende a USD 86.917,99.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- 1)
precedente, el estado financiero e información complementaria identificados en I-,
exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/011
"Apoyo a la Ejecución del Proyecto de Lucha contra el SIDA” al 31 de diciembre de 2000,
así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en
el Documento de Proyecto del 15/05/96 y posteriores revisiones.
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Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 12 de noviembre de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/011 "Apoyo a la Ejecución del Proyecto de
Lucha contra el SIDA”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/00.
1- REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
a) Del sistema implementado no surge la totalidad de los estados financieros presentados,
solamente el Estado de Situación Patrimonial del Proyecto.
b) Durante el ejercicio el Proyecto continuó registrando como “Inversiones” anticipos de
fondos (transferencias) otorgados a Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) para la
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realización de subproyectos; estos fondos se registraron como gastos al momento de su
transferencia a las OSC's. Como resultado del análisis de la muestra realizada se pudo
observar que durante el ejercicio 2000 se contabilizaron $ 319.548,82 los cuales al
31/12/00 no habían sido rendidos totalmente, pudiéndose verificar a través del análisis
de hechos posteriores demoras significativas en su rendición.
Idéntica situación se plantea con respecto a los SOE’s N° 27 a 32 por $ 165.793 ( USD
166.125,25).
Cabe aclarar que no se tuvo a la vista la constancia de la aprobación de este
procedimiento por parte del Banco Mundial.
Comentarios de la UEP:
a) Como informáramos en ejercicios anteriores, los estados financieros surgen de los
distintos listados que emite el sistema. No ha sido encarada la modificación del sistema
por razones presupuestarias y debido a que el proyecto se encuentra próximo a su
finalización.
b) Los anticipos de fondos otorgados a Organizaciones de la Sociedad Civil para la
realización de subproyectos fueron registrados como gastos al momento de efectuarse la
transferencia, continuando con el criterio aplicado en ejercicios anteriores, e
incluyéndose los gastos correspondientes en SOE’s. Es necesario destacar que el
otorgamiento de anticipos fue oportunamente aprobado por el BIRF dentro de la
operatoria de las OSC’s, quien no ha efectuado observaciones en ocasión de efectuar
desembolsos. Por último, y una vez realizado el control de las rendiciones por parte de
las OSC’s, se llevan a cabo los ajustes contables y en los SOE’s que pudieran
corresponder, a fin de exponer correctamente los montos invertidos.
Recomendación: Si bien el Proyecto implementó registros auxiliares de control y
seguimiento de los desembolsos, rendiciones y saldos a rendir de las OSC´s, se recomienda
realizar las modificaciones necesarias al criterio de registración de manera de obtener
información confiable, oportuna y consistente, que permita validar la integridad de los
registros contables del Proyecto.
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2- LIBRO BANCO
Observación: La U.E.P no cuenta con un registro de cheques anulados.
Comentario de la UEP: Si bien no existe un registro auxiliar de cheques anulados, se
llevan a cabo mensualmente las conciliaciones bancarias de todas las cuentas, efectuándose
el control y seguimiento de todos los cheques emitidos y anulados.
Recomendación: Implementar un registro cronológico de cheques emitidos y/o anulados,
efectuando oportunamente el seguimiento y control de las conciliaciones bancarias.
3- CONSULTORES NACIONALES
a) Título profesional
Observación: Al momento de la verificación en campo, los títulos profesionales de los
consultores analizados se vieron en fotocopia simple, no autenticada.
Comentario de la UEP: Los títulos profesionales fueron exhibidos oportunamente,
pero se omitió dejar constancia por parte del Proyecto.
Recomendación: Dejar adecuada constancia en el legajo de cada consultor de la
presentación de fotocopia autenticada del título profesional y antecedentes declarados,
para validar los datos expuestos en los respectivos currículos presentados.
b) Proceso de selección
Observación: En el 100% de los currrículos tenidos a la vista no constaba la firma del
consultor, fecha de emisión ni sello de recepción por parte de la U.E.P.
Comentario de la UEP: La muestra tomada corresponde a contrataciones efectuadas en
años anteriores (1998/99). En consecuencia y de acuerdo a nuestro comentario a la
observación realizada en el ejercicio anterior, se ha solicitado a los consultores que
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incluyan fecha de emisión y firma en sus C.V. y se ha dejado constancia de la recepción
de los mismos por parte de la UEP.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
c) Legajos
Observaciones:
a) En el 100% de los casos analizados, los términos de referencia adjuntos al contrato
no poseían la firma del consultor.
b) En un caso, no se pudo visualizar la declaración jurada de incompatibilidades
correspondiente a los contratos celebrados en abril, mayo y junio de 2000.
Comentarios de la UEP:
a) En todos los casos los términos de referencia, que forman parte integrante del
contrato respectivo, se encuentran inicialados por los consultores.
b) (Comentario no procedente).
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
4- PROYECTOS DE LAS ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL (OSC)
La revisión fue realizada sobre la base de una muestra que comprendió 13 Organizaciones
de la Sociedad Civil, de las cuales 3 corresponden a la segunda convocatoria, 8 a la tercera
y 2 a la cuarta convocatoria.
1)
Proceso de Evaluación de las OSC's - Requisitos para la presentación a concurso
3° Convocatoria
Observaciones:
9
a) Del análisis efectuado sobre los legajos de las OSC´s surgen las siguientes
observaciones:
Generales: La documentación presentada en fotocopia por las OSC´s no se
encuentra certificada por escribano ni por la misma U.E.P., tal como lo exige la
Guía para la Formulación y Presentación de Proyectos.
Particulares:
•
Sociedad Argentina de SIDA (S.A.S.)
- El Informe de Evaluación del proyecto no tiene fecha.
- Al momento de nuestra visita en campo no constaba en el legajo la
fotocopia del Documento Nacional de Identidad del responsable del
proyecto.
• Asociación Civil Solidaridad entre Argentinos (SOLDAR)
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- No constan en el legajo evidencias de que la OSC haya presentado la
documentación que acredite la experiencia referida en el formulario de
inscripción revisado.
• Servicio Universitario Mundial (SUM)
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- No constaba entre los antecedentes presentados por la OSC el último
balance.
• CECOPAL
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
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• Cruz Roja Esteban Echeverría
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- Al momento de nuestra visita en campo no constaba en el legajo la
fotocopia del Documento Nacional de Identidad del responsable del
proyecto.
• LALCEC
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- El balance que consta en el legajo corresponde al ejercicio finalizado el
31/12/97 y se encuentra sin certificar.
- No se tuvo a la vista el acta de designación de autoridades de la OSC
actualizada.
• Fundación Miravais
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- El balance que consta en el legajo correspondiente al ejercicio finalizado el
31/12/98 se encuentra sin certificar.
• Servicio a la Acción Popular (SEAP)
- Los currículos de los responsables de la OSC se encontraban sin firmar.
- La evaluación del proyecto correspondiente a la OSC no posee fecha de
realización.
4° CONVOCATORIA
Observación:
¾ Al momento de nuestra revisión no constaba en los legajos la fotocopia del
Documento Nacional de Identidad, ni el curriculum vitae del responsable de los
proyectos de la Asociación Civil “Don Jaime de Nevares” y de la Asociación
Civil “Católicas por el Derecho a Decidir”.
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¾ Con referencia a la Asociación “Don Jaime de Nevares” no formaban parte del
legajo evidencias de que la OSC haya presentado la documentación que acredite
la experiencia detallada en el formulario de inscripción.
Comentarios de la UEP:
3° CONVOCATORIA
Generales
La documentación respaldatoria certificada se exigía al momento de presentación de
proyectos en el marco de las primeras tres Convocatorias y también se ha incluido
como requisito al realizarse la actualización del padrón previo a la IVªConvocatoria
en el mes de Junio del 2000.
Particulares
Sociedad Argentina de SIDA
9 Hay informe preliminar del evaluador externo Amilcar Paz que no tiene fecha.
Realizadas las correcciones requeridas para la aprobación según informe del
19/8/99 (reunión realizada con el conjunto de las OSC’s que se presentaron en la
Ciudad de Rosario) el mismo fue aprobado por la Lic. María Eugenia BergeraGerenta de Programación y responsable del Sub- Componente al momento de la
evaluación y aprobación del proyecto con fecha 6 de setiembre de 1999.
9 En el legajo existe fotocopia del Documento Nacional de Identidad del responsable
del proyecto.
Asociación Civil Solidaridad entre Argentinos
9 No era requisito exigible.
9 (Comentario no procedente).
Servicio Universitario Mundial
9 No era un requisito exigido.
9 (Comentario no procedente).
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CECOPAL.
9 La firma del Curriculum Vitae no era un requisito exigido.
Cruz Roja-Filial Esteban Echeverría
9 No era un requisito exigido en ese momento.
9 En el legajo están las fotocopias de los documentos de identidad de las
responsables del Proyecto: Dra. María Luisa Milesi y Lic. Susana Lambrecht.
LALCEC
9 No era un requisito solicitado.
9 El Balance del ejercicio '97 que consta en el legajo fue recibido sin certificar al
momento de recepción del proyecto en la 3era Convocatoria (Abril 1999).
9 Consta Acta de designación de autoridades sin actualizar que fue recibida en las
mismas condiciones que la documentación anterior.
Fundación Miravais
9 La firma del Curriculum Vitae no era un requisito.
9 Obran en el legajo balances de los ejercicios 97,98 y 99. El 98 no esta certificado;
si los dos restantes.
Servicio a la Acción Popular
9 No era requisito firmar los Curriculum Vitae.
9 La evaluación externa posee firma del evaluador pero no fecha de entrega. En
nuestros registros existe constancia de que el proyecto fue retirado para su
evaluación por el evaluador externo el 24/5/99.
4° CONVOCATORIA
¾ Constan en los legajos de ambas organizaciones los CV y fotocopia de
Documentos de Identidad de los responsables legales y de proyecto de ambas
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organizaciones que fueran solicitados por LUSIDA a las OSC.
¾ (Comentario no procedente).
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
proyecto, dejando evidencia en los respectivos legajos.
2) Gastos no elegibles
2° Convocatoria
Observación: Del análisis de las rendiciones de la OSC “SUGARA” se pudo
verificar que la totalidad de los recibos por $ 1.499.- correspondientes a los gastos
según anexo C 3 (correspondientes al rubro “Viáticos y Refrigerio”) no cumplen con
algunos de los requisitos indicados en las “Condiciones de Aprobación de Informes
de Avance en su Aspecto Financiero”.
3° Convocatoria
Observaciones: Del análisis de las rendiciones surge que en algunos casos, las
OSC´s han utilizado fondos del proyecto para atender gastos no elegibles por $
36.254,38 según se detalla a continuación:
a) Documentación de respaldo del pago no tenida a la vista por $ 520,34;
b) Gastos no documentados adecuadamente (comprobantes no válidos) por $
3.925,04;
c) Documentación de respaldo que no cumplía con alguno de los requerimientos de
las “Condiciones de Aprobación de Informes de Avance en su Aspecto
Financiero” por $ 31.809.- (por ejemplo: estar suscripto por el representante
legal).
Comentarios de la UEP:
2° Convocatoria
Se ha podido constatar que los recibos simples del 365 al 501 no han sido sellados
por el Responsable Legal de la OSC. No obstante ello las firmas presentadas
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coinciden con las de recibos anteriores debidamente certificados y con la firma (con
sello aclaratorio) que acompaña la leyenda “es copia fiel”; suscriptos por la misma
persona. Por tanto se aceptaron considerando que se trataba de un olvido involuntario
del sello aclaratorio.
3° Convocatoria
a) Se omitió en el control realizado solicitar a la OSC su presentación.
b) En algunos casos se ha omitido solicitar a la OSC en su debido momento el
comprobante válido. En otros casos se han identificado recibos simples con sello
de la OSC y firma del Responsable Legal y debidamente certificados justificando
el gasto elegible incluido en el presupuesto del proyecto (alquiler de televisor y
videocassetera). A su vez los tickets presentados se corresponden con gastos en
alimentos realizados en supermercados que emiten como modalidad de
facturación corriente tickets. El monto máximo identificado para las compras de
este tipo es de $ 50 y se corresponden con la compra de insumos destinados a
refrigerios de los participantes de las actividades realizadas en los barrios en los
que desarrollaban las acciones. En el caso del transporte se corresponden con
tickets de TAXI de uso usual en la ciudad de Córdoba para los servicios de taxis
urbanos.
c) En un caso se presentan recibos simples sin firma del responsable legal ni sello de
la OSC, correlativamente numerados. Cabe consignar que las rendiciones de los
informes de referencia se han presentado acompañadas en todos los casos y para
cada uno de los Anexos con la Certificación de Egresos suscripta por el Contador
de la OSC. En otro caso consta en la rendición correspondiente al Informe Nº 2,
recibos de pago a promotores que tienen sello de la responsable pero no su firma;
las copias de los mismos se encuentran debidamente certificadas por la Contadora
de la OSC.
Recomendación: Controlar la elegibilidad de los gastos realizados y rendidos por las
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OSC´s conforme la documentación de soporte aportada, dejando evidencia en los
respectivos legajos de dicho procedimiento y verificando a su vez el cumplimiento
de lo estipulado en el Manual de Procedimientos (se acepta rendición de tickets en el
marco establecido por la AFIP y sólo el pago a promotores está permitido que se
realice con recibos simples).
3) Análisis de las Cartas Acuerdo
3° Convocatoria
Observaciones:
1. En las Cartas Acuerdo analizadas correspondientes a las OSC´s Servicio
Universitario Mundial; CECOPAL; Cruz Roja; LALCEC; Fundación Miravais;
SEAP, se pudo verificar que el anexo I correspondiente al presupuesto aprobado
no se encontraba adjunto a la misma. Adicionalmente, para el caso de Cruz Roja
no se encuentran estipuladas las fechas de los informes consignados en el anexo II
y en el caso de SAS y Fundación Miravais, sólo se pudo visualizar como anexo II
el cronograma financiero.
2. En algunas Cartas Acuerdo analizadas correspondientes a las OSC´s se pudo
verificar que no consta la firma de los responsables del proyecto en el Anexo II.
Asimismo, no se pudo visualizar el documento del proyecto ni el presupuesto de
la OSC LALCEC al momento de las tareas de campo.
3. De la revisión de las Cartas Acuerdo correspondientes a las OSC´s seleccionadas,
se pudo verificar que las mismas no se encontraban numeradas.
4° Convocatoria
Observación: De la revisión de las Cartas Acuerdo correspondientes a las OSC´s
seleccionadas, se pudo verificar que las mismas no se encuentran numeradas.
Comentarios de la UEP:
3° Convocatoria
1. Se encuentra el Anexo I adjunto a las copias de las Cartas Acuerdo de: Servicio
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Universitario Mundial, LALCEC, Fundación Miravais archivadas en la Caja
Fuerte de LUSIDA. Fue omitida la incorporación de su copia en los biblioratos de
las OSC's ya que allí el Cronograma Financiero está incorporado al proyecto y ese
es el lugar de consulta para toda la gestión de ejecución del proyecto. En el caso
de Cruz Roja se omitió inicialar el anexo II por parte del Responsable Legal de la
Organización.
2. No estaba estipulado que se firmaran los anexos por parte de los responsables del
proyecto. El Cronograma de desembolsos se elaboraba en LUSIDA teniendo en
cuenta el Cronograma Financiero aprobado. En cuanto a que no se visualiza el
documento del proyecto ni el presupuesto de LALCEC la observación es
incorrecta ya que el mismo está archivado en el bibliorato correspondiente Nº76 y
en el archivo de Cartas Acuerdo.
3. Las Cartas Acuerdo están archivadas en la caja fuerte de LUSIDA con la
numeración correlativa correspondiente.
4° Convocatoria
Las Cartas Acuerdo obrantes en los biblioratos son fotocopias para consulta de los
consultores dedicados al monitoreo y evaluación de los proyectos en ejecución. Los
originales que se encuentran archivados han sido numerados correlativamente y de
manera concordante con la registrada en los biblioratos y cajas de archivo de informes y
documentación.
4) Análisis de los Desembolsos
3° Convocatoria
Observación: En algunos casos no se tuvo a la vista el comprobante de depósito de los
fondos recibidos. Asimismo algunas OSC´s no presentaron la conciliación bancaria
correspondiente, tal como lo establece la cláusula 2.2 de las cartas acuerdo.
Comentario de la UEP: La conciliación bancaria comenzó a solicitarse en marzo del
99 cuando las OSC´s tomaron conocimiento del Informe de "Condiciones de rendición
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de los Informes de Avance" de fecha 26/01/99 enviado por la anterior gestión de
LUSIDA a todas las OSC´s. Las organizaciones debieron incorporar este requisito
promediando la ejecución de los proyectos aprobados en segunda convocatoria y
correspondía a la Cra. Cecilia Ledesma controlar la documentación y solicitar su envío.
Así se consignaba en las notas donde se les solicitaban correcciones. En el caso de Cruz
Roja comenzó a enviarlos cuando obtuvo la Cuenta Corriente.
2) Proyectos presentados por las OSC's
3° Convocatoria
Observaciones:
1. No se ha tenido a la vista el listado o acta conteniendo la totalidad de los proyectos
presentados al cierre de la fecha prevista para la recepción de los mismos.
2. No se pudo verificar la publicación de los resultados de la evaluación de los
proyectos, donde se informe a los interesados cuales fueron las OSC´s finalmente
aprobadas por el Comité de Selección.
3. No se pudo verificar documentación que justifique los motivos por los cuales el
Comité de Selección aprobó los proyectos presentados por las OSC´s SAS,
FUNDESO, SADRA, Creando Juntas, ADEMYS y FUNCAVI, luego de que los
mismos fueran calificados por los evaluadores externos con la letra “D” (no reúne
condiciones de aprobación). Asimismo se pudo verificar que 21 proyectos que fueron
aprobados por el Comité de Selección habían sido calificados como “C” por los
evaluadores externos, no obstante lo señalado por el reglamento vigente para la 3°
convocatoria que indica no elevar al Comité de Selección los proyectos así
calificados.
Comentarios de la UEP:
1. No existe en los registros listado oficial. Se encuentran archivadas las planillas donde
se registraban las OSC´s y sus proyectos a medida que se presentaban.
2. La anterior gestión del Ministerio consideró que era excesivo el costo requerido para
la publicación en diarios de mayor circulación de los resultados del proceso de
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Selección y Evaluación y por tanto no procedió difundir los resultados por ese
medio.
3. Los proyectos de las OSC’s: SAS, FUNDESO, SADRA, CREANDO JUNTAS,
ADEMYS y FUNCAVI fueron calificados como D por los evaluadores externos pero
la Responsable del Sub- Componente al momento de realización de la Convocatoria
y proceso de Selección y Evaluación de Proyectos (Abril a Diciembre de 1999) en
atención a la población objetivo a la que accederían esos proyectos y en algunos
casos a su ubicación geográfica (SAS y SADRA- Ciudad de Rosario y alrededores y
Funcavi- Còrdoba) decidió solicitar a las respectivas OSC’s su reformulación y
proceder a su posterior envío al Comité.
Para el caso de los proyectos categorizados C por los evaluadores externos, el
procedimiento en vigencia al momento de la Convocatoria, establecía el pedido de
reformulación del proyecto a la OSC presentadora de acuerdo a las sugerencias y
señalamientos realizados por los evaluadores externos y su presentación en LUSIDA.
El proyecto reformulado era evaluado por los técnicos del Sub- Componente y en el
caso de cumplimiento de lo solicitado, el proyecto pasaba a reunir condiciones para
su aprobación y se procedía a su envío al Comité.
6) Seguimiento y control de informes
2° Convocatoria
Observación: En dos casos, no se ha dado cumplimiento a los plazos previstos para la
presentación de los Informes de Avance establecidos en las respectivas Cartas Acuerdo,
correspondientes a la Fundación Ginkgo Biloba (atraso de hasta 8 meses) y Bolivianos
II (atraso de hasta 4 meses).
3° Convocatoria
Observaciones:
1. No se ha dado cumplimiento a los plazos previstos para la presentación de los
informes de avance establecidos en las Cartas Acuerdos en los casos
correspondientes a Servicio Universitario Mundial (atraso hasta 6 meses);
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CECOPAL (atraso hasta 3 meses); Cruz Roja (atraso hasta 2 meses); SOLDAR
(atraso hasta 4 meses) y LALCEC (atraso hasta 3 meses).
2. Se pudo verificar para el 33% de los informes de avance sujetos a revisión que la
U.E.P. no cumplió con el plazo establecido en el punto 5.2.3 de la Carta Acuerdo -15
días- para aprobar ó desaprobar el referido informe.
3. El informe técnico N° 3 presentado por la Fundación Miravais no está firmado por el
responsable de la OSC ni por su representante legal, tal como lo establece la “Guía
para la Presentación de los Informes de Avance”.
Comentarios de la UEP:
2° Convocatoria
Es correcta la observación. Si bien al firmar las Cartas Acuerdos se estipulan
cronogramas de entrega de Informes y de los correspondientes desembolsos, es habitual
que por el tipo de proyectos implementados y de las propias OSC se produzcan atrasos
en la ejecución de acciones y presentación de los Informes respectivos; reflejados y
justificados o no en los informes de evaluación. Sin perjuicio de ello cabe señalar que el
estado de ejecución de los proyectos constituyó uno de los temas de análisis prioritario
al asumir la Coordinación Ejecutiva del Proyecto en enero de 2000; momento en el que
revisé con los responsables del Sub- Componente la situación de los proyectos atrasados
y procedimos a la rescisión unilateral o de común acuerdo de los Convenios suscriptos
con OSC cuyos proyectos registraban demoras o suspensión de actividades por
obstáculos de carácter insalvable.
3° Convocatoria
1) Las Cartas Acuerdo de 3° Convocatoria se firmaron parte en Octubre del 99 y parte
en Diciembre del mismo año. Dos motivos ocasionaron atrasos. El primero tuvo que
ver con las dificultades para abrir la Cuenta Corriente y otro se debió al período de
verano que generalmente impide el inicio de actividades comunitarias. En los
respectivos biblioratos hay constancias de esta situación ya que las OSC's debieron
comunicar a LUSIDA con posterioridad a la firma de los convenios el cronograma
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actualizado y ajustado de ejecución
2) SUM: Envió Informe de Avance con rendición financiera que no cumplía requisito
de ejecución en 12/99; completó la presentación en 3/00. La evaluación del Informe
Técnico- Financiero fue realizada según consta en nota enviada a la OSC el 4-4-00
en la que se solicita información sobre pagos realizados y que para proceder al cierre
del proceso con la liberación del desembolso debía contar con una cuenta corriente
de uso exclusivo para el proyecto. La OSC informó de la apertura de la Cuenta con
fecha 6 de junio y se procedió al cierre de la evaluación y desembolso posterior.
CECOPAL: Se recibió el informe en LUSIDA el 18-07-00; (30-06-00 corresponde a
la fecha de envío consignada por la OSC que vale recordar está radicada en la
provincia de Córdoba) y se procedió a la evaluación técnico- financiera en los
términos establecidos ya que los informes de evaluación tienen fecha 24-07 y 26-07.
Se solicitó a la OSC revisiones financieras que fueron recepcionadas el 3-08. Atento
el desfazaje entre el monto ejecutado y el monto previsto de ejecución se solicita a la
OSC explicación sobre el mismo; respondida la solicitud el 13-08 se procedió a
realizar el desembolso con fecha 14-08.
LALCEC: El Informe fue recepcionado el 28-01 y se procedió a su evaluación en los
plazos establecidos. El desembolso no fue liberado por cuanto la OSC no había
procedido a la apertura de la Cuenta Corriente; trámite que por diversas dificultades
completó el 28-02; fecha en que la OSC informó a LUSIDA de la apertura. El día 29
se procedió al Desembolso.
SUGARA: El informe fue recepcionado el 20-12-99 y fue evaluado técnicamente
con fecha 30-12-99; en virtud del período de vacaciones, la evaluación financiera fue
realizada con fecha 27-01-00; fecha en que se solicitaron a la OSC correcciones a la
rendición financiera; una vez recibidas se procedió a liberar el desembolso con fecha
9-02-00.
SAS: El lapso transcurrido entre la presentación del Informe Técnico Financiero Nº 1
y la efectiva realización del desembolso se debió a problemas entre la fecha de
ejecución de las acciones a financiar y la fecha de Firma de Carta Acuerdo; ya que
21
las primeras eran previas a la segunda. El proyecto contó con la aprobación de la
Gerente de programación según se informa en documentación adjunta en punto 5 y al
momento de la evaluación del Primer Informe Técnico Financiero, realizada según
los plazos establecidos (27-01 y 31-01), se debió proceder a consulta al área legal,
reuniones con el equipo de la OSC y firma de una Enmienda al Convenio
oportunamente suscripto (16-02) que atrasó la efectiva realización del Desembolso.
El Informe de Avance Técnico Financiero Nº2 fue recepcionado con fecha 10-05-00,
se procedió a su evaluación dentro de los plazos establecidos (12-05 y 15-05
respectivamente); con fecha 15-05 y de acuerdo a la evaluación financiera se
solicitaron a la OSC correcciones a la rendición que fueron respondidas por ésta el 706; procediéndose a efectuar el desembolso en esa fecha.
3) El Informe Técnico Nº3 presentado por Fundación Miravais, recibido en LUSIDA
con fecha 17 de julio de 2000 lleva la firma del Responsable Legal de la OSC en el
Anexo A.
7) Control y seguimiento (2°, 3° y 4° convocatoria)
Observaciones:
1. Los
comprobantes
respaldatorios
de
las
rendiciones
no
se
encontraban
adecuadamente archivados; en general están sueltos, con el riesgo de su extravío.
2. Los comprobantes respaldatorios presentados conjuntamente con los Informes
Financieros no se encontraban inutilizados por las OSC's mediante el uso de un sello
con la leyenda “PAGADO” y la fecha de su realización.
Comentario de la UEP: Se ha solicitado permanentemente a las organizaciones la
presentación de estos comprobantes y en forma ordenada, junto a la rendición del
Informe de Avance correspondiente. Los mismos se conservan en cajas de archivo
debido a su importante volumen.
Recomendaciones generales al punto 4-:
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• Los comprobantes deben llevar la firma del representante legal de la OSC.
• El sector contable del Componente OSC de LUSIDA, debería aplicar a cada uno de
los comprobantes que integran las rendiciones un sello que indique el número de
Informe al que corresponden y el sello de pagado.
• Mejorar el sistema de archivo de documentación del Proyecto, de manera que sea fácil
su búsqueda y se encuentren a disposición oportunamente.
• Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto, dejando
evidencia en los respectivos archivos.
• Verificar el cumplimiento de las estipulaciones vertidas en las respectivas cartas
acuerdo, así como en el Manual de Procedimientos del Proyecto, de manera de
asegurar la igualdad entre las OSC's al momento de su evaluación.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORES
Observaciones:
1 No consta en la mayor parte de las enmiendas analizadas la fecha de firma por parte
del consultor. En dos casos la firma del consultor se produjo con 11 días de retraso
respecto de la fecha de la enmienda y en uno los números de enmienda no son
correlativos.
2 En dos casos la U.E.P. efectuó una contratación directa. Si bien uno de ellos cuenta
con una justificación escrita, el Manual de Gestión del PNUD no admite esta
modalidad.
3 El acta de selección no especifica los criterios aplicados para la selección del
consultor.
4 La sumatoria de los listados de liberación de pago de honorarios registra una
diferencia en defecto de $ 3.614,10 con respecto al total de lo contabilizado.
5 La totalidad de las solicitudes de contratación no se encuentran numeradas.
6 En el 44 % de los casos analizados la fecha de la verificación de Cancillería es
posterior a la firma de los respectivos contratos.
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Comentarios de la UEP:
1 El modelo de enmienda (según Anexo 3.L) requiere que se deje constancia de la
“Fecha de entrada en vigencia” de la misma, pero no de la fecha de firma por parte
del consultor (se aclara que, en cumplimiento de una observación de ejercicios
anteriores, se consignó también la “Fecha de la enmienda”). No obstante, será tenida
en cuenta la observación.
Las enmiendas firmadas con retraso corresponden a la aceptación de la Escala de
Honorarios del mes de Junio de 2000, fue comunicada con fecha 7 de junio.
2 Constan notas de justificación de las contrataciones directas, correspondientes a los
ejercicios 1998 y 1999 (suscriptas por la Coordinación Ejecutiva en esa fecha).
3 Efectivamente, la Coordinación Ejecutiva a esa fecha omitió dejar constancia de los
criterios de selección aplicados, si bien se ha basado siempre en los antecedentes
profesionales del consultor y complementariamente en la entrevista realizada.
4 La diferencia, correspondiente a errores de suma en algunas liberaciones mensuales,
fue verificada durante la realización de las tareas de campo y se efectuaron las
correcciones pertinentes. No obstante, se aclara que son correctos los montos
efectivamente abonados.
5 (Comentario no procedente).
6 Si bien las solicitudes fueron presentadas con un plazo razonable de antelación, a
veces inferior a los quince días solicitados, se han producido en algunos casos
demoras ajenas al proyecto.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
2. PROYECTOS DE LAS ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL (OSC)
La revisión fue realizada sobre la base de una muestra que comprendió 13 Organizaciones
de la Sociedad Civil, de las cuales 3 corresponden a la segunda convocatoria, 8 a la tercera
y 2 a la cuarta convocatoria.
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3° Convocatoria
Observaciones:
1. La publicación correspondiente a la tercera convocatoria para la presentación de
proyectos no especificaba las características requeridas para los mismos.
2. No se tuvo a la vista documentación que respalde el envío de la Carta de Invitación a
la totalidad de las OSC´s empadronadas.
3. Analizados los legajos correspondientes a las OSC´s Servicio Universitario Mundial;
Cruz Roja y SOLDAR se pudo verificar que al momento de liberar los anticipos las
organizaciones no habían cumplido con el requisito previo de la apertura de la
Cuenta Corriente Especial exigida en las respectivas Cartas Acuerdo.
4. En el caso de la OSC SEAP no se pudo verificar la presentación de uno de los dos
presupuestos solicitados a la institución en la evaluación del 2° informe de avance
para justificar la selección de un proveedor. Tampoco se tuvo a la vista la
justificación que respalde la reasignación de fondos del rubro capacitación – con
gastos reales superiores en un 22% a lo acordado- y el incremento en la cantidad de
capacitadores respecto de lo que surge del proyecto aprobado.
5. Se pudo verificar que con anterioridad a la presentación y aprobación del informe
final (26 de enero de 2001) correspondiente a la tercera convocatoria, se firmó con la
Cruz Roja una nueva carta acuerdo para la ejecución del proyecto aprobado en la
cuarta convocatoria, quedando a partir del 12 de diciembre de 2000 a su disposición
el anticipo para comenzar con el mismo. Cabe aclarar que el Manual de
Procedimientos que fuera aprobado en agosto de 2000, y que es de aplicación para la
cuarta convocatoria, establece que para la presentación de un nuevo proyecto debe
estar aprobado el informe final del proyecto anterior.
4° Convocatoria
Observación: La orden de pago correspondiente al anticipo recibido por la entidad “ Don
Jaime de Nevares” no se encontraba firmada por el responsable de su emisión, las demás
firmas no poseen aclaración.
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Comentarios de la UEP:
3° Convocatoria
1. El contenido de la publicación fue de incumbencia de la anterior gestión del
proyecto; decidido en fecha previa a enero de 2000. En la siguiente convocatoria, IV
(año 2000) se regularizó esta situación procediendo a especificar las localizaciones
geográficas, el monto máximo a financiar, las OSC en condiciones de presentar
proyectos y las poblaciones objetivos focalizadas.
2. (Comentario no procedente).
3. El trámite de apertura de Cuenta Corriente fue en su momento un trámite muy
complicado para esas organizaciones que se demoró aún más en el caso de Cruz Roja
Filial E. Echeverría ya que requería la aprobación de Cruz Roja Argentina (Central).
La fecha de firma de los Convenios, que coincidió con la temporada de verano,
también contribuyó a la demora.
4. (Comentario no procedente).
5. La presentación del proyecto de Cruz Roja- Filial Esteban Echeverría a la 4°
Convocatoria aún sin haber presentado el Informe Final del proyecto aprobado en 3°
Convocatoria responde a una nueva modalidad de presentación de proyectos que
fuera acordada con la Misión de Evaluación de Medio Término del Banco. La Cruz
Roja Esteban Echeverría ha presentado la propuesta formulada por el Grupo
Convivencia, Grupo de Personas Viviendo con VIH/SIDA y Usuarios de Drogas
(Inyectables y No Inyectables) que se conformara como producto del trabajo que
realizara la OSC en su proyecto anterior; experiencia que fuera evaluada por
LUSIDA como eficaz en el cumplimiento de sus objetivos y adecuada ejecución
técnica y financiera.
4° Convocatoria
La orden de pago no cuenta con firma del emisor. El beneficiario ha firmado y consignado
el número de documento. En el recibo adjunto emitido por la OSC se registra la firma del
beneficiario y se consigna su sello. Las firmas coinciden.
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Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones vertidas en las
respectivas cartas acuerdo, así como en el Manual de Procedimientos del Proyecto,
adecuando, de corresponder, las normas a las necesidades del Proyecto.
3. GASTOS VARIOS
Del análisis realizado sobre una muestra del 25,76% del total ejecutado en el ejercicio para
este rubro surgieron las siguientes observaciones:
1) Se pudo verificar que no existe un criterio uniforme para la imputación contable de
un mismo tipo de gasto, sin que existan evidencias que justifiquen tal disparidad de
criterio.
2) En los casos analizados no se cumplió con la totalidad de los requisitos establecidos
en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno en su capítulo IV- A- Punto 11.
Comentarios de la UEP: Sin comentarios.
Recomendaciones:
- Aplicar uniformemente el criterio de registración de gastos, justificando adecuadamente
los apartamientos que se producen.
- Verificar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales convenidas.
4. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Observaciones:
1. La mayoría de las órdenes de pago carecen de aclaración de firmas de los responsables y
del beneficiario.
2. No se tuvo a la vista la documentación de repaldo correspondiente al aporte local
efectuado durante el ejercicio; el mismo fue verificado a través de la información
emitida por el receptor de los fondos (PNUD).
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Comentarios de la UEP:
1. Se colocará en lo sucesivo la aclaración de firma de los responsables. En cuanto a la
firma de los beneficiarios, como regla general no se solicita su aclaración en aquellos
casos en los cuales se adjunta a la orden de pago el recibo correspondiente, que contiene
todos los datos del beneficiario.
2. El Ministerio de Salud comunica al Proyecto el presupuesto correspondiente a cada año,
como así también las cuotas correspondientes a cada trimestre y el número de las
respectivas órdenes de pago, pero no se nos remite documentación, ya que la misma se
conserva en la Contaduría del Ministerio. En lo sucesivo, se solicitará a fin de dar
cumplimiento a lo requerido.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas dejando
evidencias en los archivos y documentos del Proyecto.
BUENOS AIRES, 12 de noviembre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/011.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
que les dan sustento.
- Test o pruebas de transacciones.
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados.
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría.
- Análisis de los movimientos bancarios.
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
- Verificación de la metodología de contratación, desembolso y control de las Organizaciones de
la Sociedad Civil.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto.
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- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100 % de las Fuentes y el 22,38 % de los Usos, expuestos
en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/00, de
acuerdo al siguiente detalle:
Línea
Presupuestaria
Aplicaciones del Importe muestra
ejercicio USD
USD
% de incidencia
% de muestra
del rubro
analizada
11
13
5.511,02
0,20
15
30.183,21
1,13
16
17
691.679,45
223.126,25
25,81
32,26
21
1.654.383,26
342.691,04
61,72
20,71
32
34.686,26
1,29
45
4.017,72
0,15
52
24.828,49
0,93
53
130.542,91
Otras erogaciones
104.547,21
Totales
2.680.379,53
34.156,44
4,87
26,16
3,90
599.973,73
100
22,38
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 12 de noviembre de 2001.
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