2001_232info.pdf

INFORME ESPECIAL DE AUDITORIA EN MATERIA DE JUSTIFICACION DE
FONDOS DE APORTES DE CONTRAPARTIDA LOCAL ASIGNADOS A LOS
EJERCICIOS CERRADOS AL 31/12/97-98-99
SEGUN CONVENIO CON EL MINISTERIO DE EDUCACION DE LA NACION
“PROGRAMA DE BECAS ESTUDIANTILES”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 – 1998 y 1999 –
Aportes de Contrapartida Local)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por el Convenio celebrado con el Ministerio de Educación de la Nación
para realizar una Auditoría Especial en Materia de Justificación de Fondos de Contrapartida
Local asignados a los Ejercicios Cerrados al 31/12/97-98-99, correspondientes al “Programa de
Becas Estudiantiles”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de
Préstamo N° 1031/OC-AR, suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Subsecretaría de Educación Básica del
Ministerio de Educación, mediante una Unidad Coordinadora creada al efecto, dependiente de la
mencionada Subsecretaría.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estados de Situación Patrimonial, Aportes de Contrapartida Local al 31 de diciembre
de 1997, 1998 y 1999, comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos, Aportes de Contrapartida Local por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, 1998 y 1999, comparativo con el
ejercicio anterior, expresado en pesos.
c) Estado de Evolución del Patrimonio Neto, Aportes de Contrapartida Local por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, 1998 y 1999, comparativo con el
ejercicio anterior, expresado en pesos.
d) Estado de Inversiones, Aportes de Contrapartida Local efectuadas al 31 de diciembre
de 1997, 1998 y 1999, por Categoría de Inversión y por Fuente de Financiamiento,
expresado en millones de pesos.
e) Información Financiera Complementaria - Aportes de Contrapartida Local, que incluye
Anexo de Inversiones al 31 de diciembre de 1997, 1998 y 1999, correspondiente al
Componente Mejoría de la Calidad Educativa, por provincia y acumulado, expresado en
pesos.
f) Notas a los Estados Financieros y que forman parte de los mismos.
g) Planilla de “Contraparte 97-98-99”.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Coordinadora del Programa
y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos en su
totalidad por esta auditoría, en oportunidad de llevarse a cabo las auditorías de los Estados
Financieros correspondientes a los ejercicios 1997, 1998 y 1999 – Aportes BID-.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 17/07/01 y el 22/11/01.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
El examen de auditoría se ha llevado a cabo sobre la Justificación de Fondos de
Contrapartida Local asignados a los Ejercicios Cerrados al 31 de diciembre de 1997, 1998
y 1999.
El mismo fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contables financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, viendo limitado su alcance por
lo que a continuación se indica:
1) En el 41,72% de los casos analizados correspondientes al componente Infraestructura de la
provincia de Entre Ríos, no se tuvieron a la vista los expedientes de obras por $ 307.940-.
Este monto representó el 24,78% del total de inversiones en Infraestructura de la provincia,
durante el período bajo análisis. Sobre el particular cabe señalar el requerimiento formulado
reiteradamente a la Coordinación Ejecutiva de la Unidad Ejecutora Provincial, tanto en forma
personal en oportunidad de la visita a esa provincia como asimismo mediante Nota N° 11 del
20/09/01 y Nota y fax del 19/10/01 comunicadas simultáneamente en este último caso a las
autoridades pertinentes del Ministerio de Educación de la Nación, no obteniéndose respuesta
a la fecha de cierre de las tareas de campo.
3
2) En las provincias seleccionadas para la muestra se observó la existencia de atrasos en las
rendiciones de gastos de los componentes “Capacitación” y “Subsidios”. En el caso de la
Provincia de Entre Ríos, según se detalla en el punto B.6) del Memorandum a la Dirección,
fue posible verificar la documentación y regularización de los saldos pendientes de rendición,
en materia de Subsidios, en un 98,49%.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) En el componente Capacitación, para las provincias integrantes de la muestra, no ha
existido la modalidad de rendir por Resolución Ministerial de transferencia de fondos,
situación que dificulta su seguimiento y control; consecuentemente se ha utilizado
como procedimiento alternativo la revisión de la documentación por períodos, a través
de los distintos conceptos especificados en las correspondientes resoluciones.
2) Respecto de la composición de los montos que forman el total del Aporte Local objeto
del presente análisis, se ha tomado como válida la información suministrada por el
Ministerio de Educación en la planilla “Contraparte 97-98-99”, la cual difiere en la
composición cualitativa (por provincia) respecto del total del Anexo “Mejora de la
Calidad Educativa” adjunta a los Estados Contables al cierre del ejercicio 1999. Dicha
situación es consecuencia de las rectificaciones que con posterioridad al cierre de los
Estados Financieros realizara el auditado respecto de las inversiones de contrapartida
local de la Unidad Coordinadora del Programa, al no contar con información detallada
y/o desagregada, observación que reiteradamente señalara esta Auditoría General de la
Nación en los Informes Financieros anteriormente presentados.
4
IV - DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en el punto 1)
del apartado II- y sujeto a lo mencionado en el punto 2) del apartado II y en el punto 2) del
apartado III- precedente, los Fondos de Contrapartida Local asignados a los Ejercicios Cerrados
al 31/12/97-98-99 en los Estados auditados señalados en I, están reflejados razonablemente de
conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos
establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR de fecha 04/08/97.
BUENOS AIRES, 29 de noviembre de 2001
5
MEMORANDO A LA DIRECCION DEL
“PROGRAMA DE BECAS ESTUDIANTILES”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997, 1998 y 1999)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Aporte de Contrapartida Local
en los estados financieros al 31 de diciembre de 1997, 1998 y 1999 del “Programa Nacional de
Becas Estudiantiles”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativos - contables y del sistema de control interno que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no
tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera
conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya
que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas sobre el particular.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos de acuerdo
a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo desarrollado en la
Unidad
Coordinadora
del
Programa,
las
Unidades
Coordinadoras
Provinciales
y
Establecimientos Educativos seleccionados, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes en los mismos, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables
en la materia.
A
OBSERVACIONES GENERALES SOBRE EL APORTE LOCAL
1
Procedimientos administrativos – contables:
6
Se han verificado diferencias de criterios en la ejecución de los componentes por parte de las
Unidades Coordinadoras Provinciales, tanto en el desarrollo de los mismos como en los
plazos de la rendición, constatándose que en los Reglamentos de los distintos Componentes
existen vacíos (sobre los plazos de ejecución y rendición) como así también recomendaciones
que por no ser obligatorias, son de cumplimiento discrecional por parte de los diversos
establecimientos educativos (en cuanto a la identificación y seguimiento de los depósitos en
las cuentas bancarias por parte de las escuelas).
Comentarios de la UCP: Sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe.
Recomendaciones: Unificar los criterios de ejecución de los componentes por parte de las
Unidades Coordinadoras Provinciales, a través de disposiciones o normas específicas para cada
componente pero de aplicación general para todas las mencionadas Unidades.
2
Discrepancia entre los valores parciales que integran el Anexo “Mejora de la Calidad
Educativa” y la información de la planilla “Contraparte 97/98/99” suministrada
posteriormente por el Ministerio a esta auditoría:
Con posterioridad al cierre de los ejercicios auditados, se han producido modificaciones en la
asignación de los montos y los conceptos por provincia, situación que requiere su
regularización.
Comentarios de la UCP: Sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe.
Recomendaciones: Regularizar las modificaciones parciales realizadas.
3
Divergencia entre lo informado en materia de subsidios en las planillas ”Resumen de
Depósitos de Transferencias” discriminadas por provincia y la planilla “Contraparte 9798-99”, ambas suministradas por el Ministerio a esta auditoría:
7
Se ha detectado una errónea exposición de $ 154.350 en los valores parciales y totales
informados para las provincias de Tucumán y Tierra del Fuego.
Comentarios de la UCP: Sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe.
Recomendaciones: Regularizar las diferencias detectadas.
4
Diferencia de criterio en la valuación de los componentes que integran el aporte local:
Se ha constatado que el componente Capacitación se valúa por el comprometido, en tanto que
los componentes Subsidios e Infraestructura se valúan por lo transferido.
Comentarios de la UCP: Sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe.
Recomendaciones: Unificar los criterios de valuación para los componentes.
B
OBSERVACIONES DE CARACTER GENERAL EN CADA UNO DE LOS
COMPONENTES DEL APORTE LOCAL:
1
Comisiones bancarias (aplicable a Infraestructura, Subsidios y Capacitación):
Atento haberse verificado el pago de comisiones bancarias por el mantenimiento de las
cuentas en distintas rendiciones, corresponde que el Ministerio de Educación circularice a la
totalidad de las escuelas beneficiadas, a efectos de determinar si el Banco de la Nación
Argentina ha cobrado indebidamente algún tipo de comisiones por el mantenimiento de
cuentas habilitadas en las escuelas en el marco del Convenio suscripto entre ese Ministerio y
la Institución bancaria oficial. De ser así, identificar los importes incorrectamente percibidos
por el Banco y efectuar el reclamo de los mismos.
8
Comentarios de la UCP: Infraestructura informa que desde la firma del Convenio con el Banco
Nación se giraron fondos a aproximadamente 5000 escuelas. El costo de la circularización para
los Ministerios tanto nacional como para los provinciales, superaría los beneficios que generaría
la devolución de los cargos efectuados.
Cuando se detectan casos puntuales, se gestiona ante el Banco la acreditación de los montos
indebidamente debitados, aunque en general son muy pobres los resultados obtenidos. Lo cual
indica que de cumplirse la recomendación formulada no estaría garantizada la devolución de los
importes.
Se gestionará ante el Banco la emisión y envío a todas las sucursales de una circular recordatoria
de la gratuidad de este tipo de cuentas y que establezca la obligatoriedad de reintegro de los
conceptos cuyos débitos no corresponde.
Recomendaciones: Gestionar con el Banco para que se dé estricto cumplimiento al Convenio
firmado con el Ministerio en 1996 y se reconozcan en todos los casos los montos de
mantenimiento de cuentas debitados indebidamente por las sucursales del Banco.
2
Archivo de documentación y foliatura (aplicable a Infraestructura, Subsidios y
Capacitación):
Se ha observado que la documentación de respaldo mantenida en las UCP a nivel nacional
como en las provinciales, no se encontraba archivada cronológicamente, como así también la
falta de foliatura en los distintos expedientes de obras tenidos a la vista, prescripciones que
deben cumplirse a la luz de la normativa vigente y de un sano principio de control interno.
Comentarios de la UCP: el área de Infraestructura informa que se esta trabajando en la
adecuación y ordenamiento cronológico, aclarando que no corresponde la foliatura dado que no
se trata de expedientes sino de legajos técnicos.
9
Recomendaciones: Instruir al área de Infraestructura para preservar la integridad de la
información y a fin de dar cumplimiento a normas de control interno y orden administrativo, se
debe proceder de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9° del Decreto Reglamentario de la Ley
de Procedimientos Administrativos.
3
Desdoblamiento de facturas (afecta a los componentes Capacitación y Subsidios):
Se han verificado rendiciones en las que constan la adquisición de elementos en un mismo
comercio, en forma repetitiva, en el mismo día y/o en días sucesivos.
Comentarios de la UCP: Sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe.
Recomendaciones: Instruir a los responsables de la administración y ejecución de los gastos a
fin de evitar el desdoblamiento de facturas, utilizando la modalidad de compra directa sólo en
aquellos casos que por su naturaleza o por su características excepcionales así lo requieran,
procediéndose al pedido de los pertinentes presupuestos en aquellas adquisiciones que
correspondiere por sus montos.
4
Rendiciones del Componente Capacitación:
Las rendiciones de los fondos transferidos no se efectuaban por Resolución, lo cual dificultó
la tarea de verificar la correcta aplicación y rendición de los mismos en tiempo y forma.
En la provincia de Entre Ríos se han detectado además:
•
Facturas con deficiencias en su confección (no se especifica el curso ni el período al que
pertenecen los honorarios).
•
No se acompañan los contratos de capacitadores a las respectivas liquidaciones.
•
No se adjuntan los comprobantes de pasajes de vuelta en las rendiciones de traslados de
los docentes.
10
Comentarios de la UCP: Sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe.
Recomendaciones:
•
Instruir a los responsables de las Unidades Provinciales a fin de que se verifique que las
facturas presentadas contengan indicaciones precisas de los conceptos que se pagan.
•
Adjuntar los contratos de los capacitadores a las liquidaciones de pago.
•
Acompañar todos los pasajes a las rendiciones de viáticos de los docentes.
5
Obras de Infraestructura:
Se ha observado que en la UCP nacional como en las Unidades provinciales no se guardan
originales y/o copias con las debidas formalidades de la documentación sustancial y
actualizada a ser incluida en los expedientes de obras realizadas con fondos de la Nación.
Al cierre de las tareas de campo en la provincia de Entre Ríos y no obstante los reclamos
formulados con posterioridad a dicha visita, no se han puesto a disposición las actuaciones de
7 de las obras que formaron parte de la muestra y que representan el 41,72% de los montos
que la integran y el 24,78% del total del componente “Infraestructura” de la provincia.
Comentarios de la UCP: Se están completando los legajos y se han cursado circulares a las
Unidades Coordinadoras Provinciales a fin de que se proceda del mismo modo.
Respecto de la documentación faltante de obras en la provincia de Entre Ríos, la Unidad
Coordinadora Provincial comunicó estar enviando 6 de los 7 legajos de obras pendientes de ser
verificados.
Recomendaciones: Realizar el seguimiento de los legajos y el cumplimiento de las circulares
remitidas a las Unidades Coordinadoras Provinciales.
11
A la fecha de cierre del presente informe no se han recibido los legajos indicados, dejándose
constancia que, aunque tardíamente, una vez recepcionados los mismos se procederá a su análisis
y posterior comunicación al Ministerio de Educación respecto de los resultados obtenidos.
6
Componente subsidios:
Se ha constatado un importante atraso en la rendición de varias escuelas con relación a los
fondos girados por el Ministerio de Educación para este concepto.
Comentarios de la UCP: Sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe.
Recomendaciones: Instruir a las Unidades Coordinadoras Provinciales a fin de que se proceda a
solicitar a los establecimientos escolares la rendición de todas las resoluciones pendientes.
Asimismo, establecer plazos para la utilización y rendición de los fondos transferidos,
exigiéndose su cumplimiento.
Independientemente de lo expuesto, se informa con relación al componente Subsidios de
la provincia de Entre Ríos que, en oportunidad de efectuarse una segunda visita entre los días 20
y 22 de noviembre del corriente año, se ha puesto a disposición documentación no suministrada
en ocasión de la primera visita , situación que no obstante su regularización merece las siguientes
consideraciones de carácter particular:
Escuela N° 36 Damián Garat: Resolución 436/98 $ 23.200.
Mientras que de acuerdo con planilla de rendición de gastos el subsidio otorgado fue de $ 1.200,
mediante la Resolución que autorizó el mismo, el importe ascendió a $ 23.200.
12
Escuela N° 25 Sordos e Hipoacústicos: Resolución 1171/98 $ 6.000.
Mediante Nota del 31/10/01 la Directora de la escuela informa la falta de recepción de fondos,
no obstante lo dispuesto por la Resolución N° 1171/98 a favor de dicho establecimiento.
Escuela N° 9 Ambrosetti: Resolución N° 832/98 $ 6.000 y Resolución N° 955 $ 1.800.
Mediante Nota N° 303/01 del Rector del establecimiento, se informó la falta de recepción de
fondos con cargo a las Resoluciones 832/98 y 955/98, no obstante lo dispuesto por éstas.
Buenos Aires, 29 de noviembre de 2001
13
DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL
INFORME ESPECIAL DE AUDITORIA EN MATERIA DE JUSTIFICACION DE
FONDOS DE APORTES DE CONTRAPARTIDA LOCAL ASIGNADOS A LOS
EJERCICIOS CERRADOS AL 31/12/97-98-99
SEGUN CONVENIO CON EL MINISTERIO DE EDUCACION DE LA NACION
“PROGRAMA DE BECAS ESTUDIANTILES”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997, 1998 y 1999
Aportes de Contrapartida Local)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
♦ Test o prueba de transacciones.
♦ Análisis de legajos de rendiciones de cuentas y expedientes de obras de infraestructura.
♦ Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos.
♦ Verificaciones in - situ (4 provincias auditadas).
♦ Reconocimiento físico de obras.
♦ Otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
El alcance de nuestro examen comprendió, la siguiente muestra:
14
A. Las provincias seleccionadas representan el 24,75% del total del Aporte Local.
Total Aporte Local
Comp.
Pcia.
Córdoba
Entre Ríos
Misiones
Tucumán
Infraestructura
94,982,778.00
Capacitación
3,334,527.00
1,242,943.00
1,003,500.00
2,275,800.00
7,856,770.00
769,843.00
1,180,585.00
264,227.00
324,141.00
2,538,796.00
Subsidios
4,428,231.00
3,769,410.00
2,408,886.00
2,510,043.00
13,116,570.00
Totales
8,532,601.00
6,192,938.00
3,676,613.00
5,109,984.00
23,512,136.00
B. La determinación de la muestra sujeta a revisión, dentro de cada una de las provincias
seleccionadas, se efectuó teniendo en cuenta la significatividad económica y el interés de
auditoría, según el siguiente detalle:
Comp.
Pcias.
Córdoba
Entre Ríos
Misiones
Tucumán
Infraestructura
1,304,400.00
738,160.00
802,700.00
1,130,200.00
Capacitación
Subsidios
625,000.00
200,770.32
141,208.03
302,817.39
BUENOS AIRES, 29 de noviembre de 2001.
15
766,265.00
932,963.00
807,650.00
1,276,444.00
Totales
2,695,665.00
1,871,893.32
1,751,558.03
2,709,461.39
% de la muestra
sobre el Total de
la Provincia
31.59%
30.23%
47.64%
53.02%