2012_072info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DEL PROGRAMA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO DEL ÁREA
METROPOLITANA Y EL CONURBANO BONAERENSE – PRÉSTAMO BID
2048/OC-AR
A los Señores Directores de
Agua y Saneamientos Argentinos S.A.
Domicilio Legal: Tucumán 752- Piso 20
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
La AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en su carácter de auditor externo
independiente, ha examinado los Estados Financieros por el período comprendido entre
el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011, correspondientes al Programa de Agua
Potable y Saneamiento del Área Metropolitana y el Conurbano Bonaerense financiado
con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 2048/OC-AR del BANCO
INTERAMERICANO DE DESARROLLO ( BID) y con aportes del GOBIERNO DE
LA NACIÓN ARGENTINA y cuya ejecución está a cargo de AGUA y
SANEAMIENTOS S.A.
El presente informe es complementario a nuestro Informe de fecha 15-03-2012 sobre los
mencionados Estados Financieros.
La Administración del Ejecutor es responsable de establecer y mantener un sistema de
control interno suficiente para mitigar los riesgos de distorsión de la información
financiera y proteger los activos bajo custodia del proyecto incluidas las obras
construidas y otros bienes adquiridos. Para cumplir con esta responsabilidad, se
requieren juicios y estimaciones de la administración para evaluar los beneficios
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esperados y los costos relativos a las políticas y procedimientos del sistema de control
interno. Los objetivos de un sistema de control interno son proveer a la administración
de una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los activos están protegidos contra
pérdidas debido a usos o disposiciones no autorizadas, que las transacciones se efectúan
de acuerdo con las autorizaciones de la administración y los términos del contrato y que
se registran adecuadamente para permitir la preparación de Estados Financieros
confiables.
1 -ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen
fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa
aprobadas por la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, las cuales son
compatibles con las adoptadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).
Al planear y desarrollar nuestra auditoría de los Estados Financieros del Programa al
31-12-2011, obtuvimos un entendimiento del sistema de control interno vigente para
dicho período y evaluamos el riesgo de control para determinar los procedimientos de
auditoría con el propósito de expresar una opinión sobre dichos estados y no para
opinar sobre la efectividad del sistema de control interno y por lo tanto no la
expresamos.
Durante el desarrollo de nuestro trabajo no hemos observado condiciones reportables
que comprenden aquellos asuntos relativos a deficiencias significativas en el diseño y
operación del sistema de control interno, que
podrían afectar adversamente la
capacidad del Programa para registrar, procesar, resumir y presentar información
razonable en relación con los Estados Financieros y no ser detectados oportunamente
por personal del ejecutor durante el desarrollo normal de las funciones que les han sido
asignadas.
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Sin embargo, observamos otros asuntos relacionados con el sistema de control interno
del Programa y su operación que hemos considerado necesario informar a Uds. para su
conocimiento y acción futura, los cuales se describen en el apartado 2 del presente.
2- COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES
I- Compras y Contrataciones
Comentarios:
a) Los Manuales de Procedimientos y Pliegos generales y particulares utilizados por
AySA
para las
Contrataciones de Obras, Bienes y Servicios vinculados con el
Préstamo BID 2048/OC-AR, no establecen plazos ni mecanismos para la presentación
de impugnaciones a la preadjudicación.
b) Los referidos Manuales y Pliegos prevén dentro de los 10 días de notificada la
preadjudicación, el cumplimiento de una serie de requisitos documentales, los cuales en
la mayoría de los casos, no son presentados en tiempo y forma por el preadjudicatario,
como por ejemplo, el certificado fiscal para contratar, la inscripción de contratos
constitutivos de UTE, constancias de cuentas bancarias y certificado del Registro
Nacional de la Industria de la Construcción. Inclusive, se ha verificado el caso del
cumplimiento de algunos de estos requisitos con posterioridad a la firma del contrato
(LPI 0002/08).
c) Se ha verificado una considerable dilación de los plazos de tramitación de las
contrataciones que ha derivado, en algunos casos, en sucesivos pedidos de prórroga de
la validez de las ofertas. A título de ejemplo se mencionan los casos de la LPI 002/08 y
LPN 003/09.
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Sobre el particular, cabe destacar que el acápite 2.57 de las ´”Políticas para la
Adquisición de Bienes y Obras Financiadas por el BID” (GN-2349-7) establece que los
Ejecutores deben finalizar la evaluación de las ofertas y la adjudicación de los contratos
dentro del período inicial de validez de las ofertas, de modo que no sean necesarias las
prórrogas. La prórroga debe ser por el período mínimo que se requiera para finalizar la
evaluación, obtener las aprobaciones necesarias y adjudicar el contrato.
d) En los contratos suscriptos por AySA vinculados con el Préstamo BID 2048/OC-AR,
no se ha constatado la inclusión de disposiciones para la liquidación de daños y
perjuicios, cuando las demoras en la entrega de los bienes o en la terminación de las
obras o el funcionamiento indebido de los bienes u obras redunden en mayores costos,
en pérdidas de ingresos u otros beneficios para el Ejecutor, conforme lo establece el
apartado 2.41 de las referidas Políticas del BID.
Recomendaciones:
a) Arbitrar las medidas necesarias para la incorporación en los Manuales y Pliegos
utilizados en la contratación de bienes, obras y servicios vinculados al Préstamo BID
2048/OC-AR, de disposiciones relativas a la fijación de plazos y pautas para la
presentación y tramitación de impugnaciones a la preadjudicación.
b) Dar estricto cumplimiento a los plazos previstos reglamentariamente para la
presentación de la documentación requerida a los preadjudicatarios, no formalizando los
respectivos contratos hasta el efectivo cumplimiento de tales requisitos.
c) Adoptar los recaudos necesarios tendientes a finalizar la evaluación de las ofertas y la
adjudicación de los contratos dentro del período inicial de validez de las ofertas, de
modo que no sean necesarias las prórrogas, conforme lo establecido al acápite 2.57 de
las ´”Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras Financiadas por el BID”, y de
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resultar necesarias, que las mismas sean por el período mínimo que se requiera para
finalizar la evaluación, obtener las aprobaciones necesarias y adjudicar el contrato.
d) Teniendo en cuenta que en los Pliegos de Bases y Condiciones Generales se ha
establecido un régimen de sanciones para los contratistas basado en multas, sería
procedente consultar al BID si resulta necesario la
inclusión en los respectivos
contratos, de cláusulas que contemplen la liquidación de daños y perjuicios conforme lo
contemplado en el punto 2.41 de las referidas Políticas del BID.
Opinión del ejecutor:
a) Respecto a las impugnaciones, se tomará en cuenta la observación efectuada por el
BID en su Nota CSC/CAR 1425/2011. De esta forma, se incorporará el siguiente texto,
que ha obtenido la no objeción del Banco: Adjudicación del Contrato: Una vez dada a
conocer la adjudicación de la licitación, los oferentes que deseen averiguar las razones
por la cuáles su oferta no fue seleccionada, tendrán cinco día hábiles para solicitar una
explicación al Comprador. El Comprador proporcionará una explicación del por qué esa
oferta no fue seleccionada, dicha respuesta será por escrito o mediante la realización de
una reunión de información, o ambas a opción del Comprador. El oferente debe asumir
todos los costos de asistencia a tal reunión.
b) y c) Se tendrá en consideración la recomendación efectuada.
d) El Manual de Procedimientos de Gestión de Contrataciones de Obras, Bienes y
Servicios prevé un régimen de sanciones derivado de atrasos e incumplimientos.
Entendemos que el mismo abarca los requerimientos del Banco relacionados con daños
y perjuicios. Se realizará la consulta recomendada al BID.
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II- Consultores:
Comentarios:
a) No se obtuvo constancia de procedimiento escrito que determine las áreas
intervinientes y el circuito a seguir para la búsqueda y los criterios de selección de
personal externo contratado. Asimismo, no se prepara legajo o expediente individual,
debidamente foliado, donde consten cronológicamente todos los antecedentes relativos a
la selección y contratación de dicho personal.
b) No se obtuvo constancia de la presentación de las DDJJ de incompatibilidades y
conflictos de intereses por parte de los 2 consultores contratados bajo el componente
“Fortalecimiento Institucional”, como así tampoco, de la inclusión en los respectivos
contratos de cláusulas que obliguen al contratado a denunciar cualquier cambio en su
situación laboral o personal que pueda derivar en una incompatibilidad.
Al respecto, cabe destacar que el punto 1.9 de las “Políticas para la Selección y
Contratación de Consultores financiados por el BID” (GN-2350-7), establece que no
pueden ser beneficiarios de la adjudicación del contrato, los consultores (incluido su
personal) que tengan una relación de trabajo o de familia con algún miembro del
Prestatario o con el personal de la entidad ejecutora, que estén directa o indirectamente
involucrados en la preparación de los Términos de Referencia del contrato, en el
proceso de selección de dicho contrato o con la supervisión del mismo.
Asimismo, cabe recordar que el “Régimen sobre acumulación de cargos, funciones y
pasividades para la Administración Pública” alcanza a AySA, conforme al Decreto N°
946/01 que incluyó a los organismos comprendidos en el apartado b) del artículo 8 de la
ley 24156 (todas aquellas organizaciones empresariales donde el Estado Nacional tenga
participación mayoritaria en el capital o en la formación de las decisiones societarias).
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Recomendaciones:
a) Adoptar los recaudos a fin de elaborar un procedimiento que determine los sectores
intervinientes, circuito a seguir en la búsqueda, selección de personal externo contratado
y conformación de los respectivos legajos individuales, debidamente foliados, con todos
los antecedentes de la contratación. Al respecto, deberá tenerse en cuenta lo indicado en
el punto 6.11 “Estructura de Archivos” del Manual de Procedimientos del Programa.
b) Arbitrar las medidas a fin de requerir la presentación de las DDJJ de
incompatibilidades y conflictos de intereses en toda contratación de consultores, como
así también, de la inclusión en los respectivos contratos, de cláusulas que obliguen al
contratado a denunciar cualquier cambio en su situación laboral o personal que pueda
derivar en una incompatibilidad y/o conflicto con la entidad ejecutora, de conformidad
con las Políticas del BID y las normas legales y reglamentarias en vigor.
Opinión del Ejecutor:
a) Se adaptará el Manual de Procedimientos BID a fin de considerar las
recomendaciones efectuadas.
b) Se tendrá en consideración la recomendación efectuada.
III- Certificaciones de Obras
Comentarios:
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a) Los Legajos preparados por la Dirección Préstamo BID, que contienen los
certificados de obra no se encuentran foliados y en algunos casos, poseen hojas sueltas,
lo cual puede originar la sustracción y/o extravío de documentación.
b) Con relación al Procedimiento denominado “Proceso de Medición y Certificación de
Obras” ( Código E-OBR-EJ-002), en los referidos legajos, no se adjuntaron las copias
de las Notas de Pedido y de Referencia emitidas por el contratista y Jefe de Inspección,
respectivamente, necesarias para verificar el cumplimiento de los plazos establecidos
en el apartado 6.3 de dicho procedimiento.
Recomendaciones:
a) Adoptar los recaudos necesarios para foliar el cuerpo principal de los legajos
preparados por la Dirección Préstamo BID, que contienen los certificados de obras, a fin
de ordenar cronológicamente la información y evitar la incorporación de hojas sueltas
que pueden originar la sustracción y/o extravío de la documentación relacionada.
b) Incorporar a los referidos legajos, copia de todas las Notas de Pedido, Notas de
Referencia y/o demás documentos requeridos en el apartado 6.3. del “Proceso de
Medición y Certificación de Obras”, a fin de poder controlar los plazos establecidos en
dicho procedimiento.
Opinión del Ejecutor:
a) y b) Se tendrá en consideración la recomendación efectuada.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 15 de marzo de 2012
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