2004_062info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO
DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1279/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31/12/03, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de
Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto”, dependiente de la Secretaría de
Comercio y Relaciones Internacionales y Asuntos Consulares del MRECIC, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1279/OC-AR, suscripto el
25/10/01 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31 de diciembre de 2003,
expresados en dólares estadounidenses.
b) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 2003, expresados en dólares
estadounidenses.
c) Estados Contables al 31 de diciembre de 2003, expresados en pesos.
Estado de Situación Patrimonial;
1
Estado de Evolución del Patrimonio Neto;
Estado de Origen y Aplicación de Fondos;
Notas 1 a 7 y Anexos I y II que forman parte de los Estados citados precedentemente.
2. Información Financiera Complementaria.
- Conciliación del Fondo Rotatorio, expresado en dólares estadounidenses.
- Revisión del cumplimiento de las cláusulas contractuales.
Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP)
dependiente del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto y son
de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría el 28/01/04,
complementándose con los ajustes propuestos el 20/04/04 y el 26/04/04. Se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 03/12/03 y el 26/04/04.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
En el estado citado en I- a) precedente no se incluyen, tanto en orígenes como en
aplicaciones, USD 6.000.- que en concepto de Fondo de Inspección y Vigilancia el BID
descontó de la cuenta del Préstamo al Proyecto al 31/12/03.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, los estados financieros así como la información financiera complementaria
identificados en I- presentan en forma razonable, en sus aspectos significativos, los saldos
del “Programa de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores,
Comercio Internacional y Culto” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el
Contrato de Préstamo N° 1279/OC-AR BID del 25/10/01.
BUENOS AIRES, 26 de Abril de 2004.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE SOLICITUDES DE
DESEMBOLSO DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES,
COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1279/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el Estado de Solicitudes de Desembolso, detallado en Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/03, correspondiente al “Programa de
Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y
Culto”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
1279/OC-AR, suscripto el 25/10/01 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso, por el ejercicio finalizado el 31/12/03, expresado en
dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) dependiente del
Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto y es de su exclusiva
responsabilidad.
4
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de la elegibilidad de las erogaciones y las pruebas y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente,
correspondiente al “Programa de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de
Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto”, resulta ser razonablemente
confiable para sustentar el Estado de Solicitudes de Desembolso, por el ejercicio finalizado
el 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses, parcialmente financiado con recursos
provenientes del Contrato de Préstamo N° 1279/OC-AR, suscripto el 25/10/01 entre la
Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
BUENOS AIRES, 26 de Abril de 2004.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
5
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 1279/OC-AR BID
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Programa de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores,
Comercio Internacional y Culto”, por el ejercicio finalizado el 31/12/2003, se ha examinado el
cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1279/OC-AR, suscripto el 25/10/01
entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
Introducción
1) Organismo Ejecutor.Cumplida. Por decreto Nº 870 del 02/07/01 se aprobó el modelo de Contrato de Préstamo Nº
1279/OC-AR con destino al Programa de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de
Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto y se designó a la Secretaría de
Comercio y Relaciones Internacionales y Asuntos Consulares del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio Internacional y Culto como organismo ejecutor.
Estipulaciones Especiales
1) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento USD 7.500.000.00.El monto total desembolsado por el BID al 31/12/03 ascendió a USD 381.000,00.- (incluyen
USD 6.000.- en concepto de Fondo de Inspección y Vigilancia –FIV-)
6
2) Cláusula 1.04: Recursos Adicionales USD 7.500.000,00.Cumplida. La información requerida obra en los estados financieros detallados en los
apartados I- a) y c) del informe de auditoría sobre los estados financieros, adjunto al presente.
3) Cláusula 2.02 a): Revisión periódica de la tasa de interés.Cumplida. Mediante notas CAR 1590/2003 del 08/04/03 y CAR 6064/2003 del 30/10/03, el
BID comunica las tasas de interés aplicables al primer y segundo semestre del 2003.
4) Cláusula 2.02 b): Pago de los intereses.Cumplida. Durante el ejercicio se abonaron USD 8.061,15 en concepto de intereses.
5) Cláusula 2.03: Inspección y Vigilancia.Cumplida. Mediante nota CAR 1590/2003 del 08/04/03, el BID otorgó la dispensa del 50%
por este concepto durante el primer semestre del año 2003 y por nota CAR 6064 del 30/10/03
otorga la dispensa del 100% durante el segundo semestre del mismo año. El BID desembolso
y acredito en su cuenta la suma de USD 6.000 durante el ejercicio en curso, por este concepto.
6) Cláusula 2.04: Comisión de Crédito.Cumplida. Mediante nota CAR 1590/2003 del 08/04/03, el BID otorgó la dispensa del 0,25%
por este concepto durante el primer semestre del año 2003 y por nota CAR 6064 del 30/10/03
otorga la dispensa del 0,50% durante el segundo semestre del mismo año. El acumulado
abonado al 31/12/03 en concepto de Comisión de Crédito, asciende a USD 48.084,26.
7) Cláusula 4.02: Mantenimiento del equipamiento.Cumplida. Mediante nota CAR 3513/2003 del 08/07/03 el Banco da por cumplida la cláusula.
8) Cláusula 4.04 a): Contratación de consultores, profesionales o expertos.Cumplida en términos generales. Las observaciones particulares se exponen en el memorando
a la Dirección del Proyecto.
9) Cláusula 4.04 c) i): Contratación del Especialista en Adquisiciones.Cumplida. Mediante nota CAR 720/2003 del 19/02/03 el Banco da por cumplida la cláusula.
10) Cláusula 4.04 c) ii): Contratación del personal de la UEP.Cumplida. Mediante nota CAR 3355/2003 del 19/06/03 el Banco da por cumplida la cláusula.
7
Normas Generales
1) Artículo 3.06 b): Tipo de Cambio.Cumplida. Mediante nota CAR 819/2002 del 22/03/02 el Banco informa el procedimiento del
tipo de cambio a utilizar.
2) Artículo 6.01 a): Disposiciones Generales sobre Ejecución del Proyecto.Cumplida en términos generales. Las observaciones particulares se exponen en el memorando
a la Dirección del Proyecto.
3) Artículo 6.04 b): Recursos Adicionales.Cumplida. Mediante nota CAR 1155/2003 del 10/03/03 el Banco da por cumplida la cláusula.
4) Artículo 7.01: Control Interno y Registros.Cumplida en términos generales. Las observaciones particulares se exponen en el Memorando
a la Dirección del Proyecto.
5) Artículo 7.03 a i): Informes y Estados Financieros – Informe semestral de ejecución del
programa.Cumplida. Mediante notas CAR 1206/2003 del 7/3/03 y CAR 5539/2003 del 01/10/03, el BID
da la no objeción a los informes semestrales.
6) Artículo 7.03 a) (ii): Informes y Estados Financieros – Demás Informes (Informe sobre el
Estado de los Anticipos – Fondo Rotatorio).Cumplida. Mediante notas enviadas al BID con fechas 27/02/2003 y 10/07/03 acompañadas
del formulario RE1-733, se remiten los informes semestrales del estado del fondo rotatorio.
7) Artículo 7.03 a) (iii): Estados Financieros Auditados del Proyecto al 31/12/02.Cumplida. Por nota CAR 4794/2003 del 29/08/03, el BID da por cumplida la norma.
8) Anexo “A” Sección 7.02: Plan Operativo Anual 2004.Cumplida. Por nota CAR 6587/2003 del 03/12/03, el BID da por cumplida la norma.
8
9) Anexo “A” Sección 7.03: Evaluación Intermedia.No Cumplida. Por nota CAR 3194/2003 del 10/06/03, el BID otorga una prórroga por 12
meses.
BUENOS AIRES, 26 de Abril de 2004.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
9
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL”PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES,
COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO”
CONTRATO DE PRÉSTAMO 1279/OC- AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/03)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del
“Programa de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio
Internacional y Culto”, una serie de observaciones y recomendaciones sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad
Ejecutora del Préstamo (UEP), surgidas como consecuencia del examen de auditoría practicado
por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2003.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03.
1) CONSULTORES
Observaciones:
Se reiteran las siguientes observaciones del ejercicio anterior:
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Procedimientos de Selección:
La mayoría de los currículos pertenecientes a las ternas de selección no poseían fecha de
emisión y carecían de sello de recepción por parte de la UEP.
Informes
En gran parte de los informes tenidos a la vista, éstos no indican el período de ejecución,
no poseen fecha de presentación y tampoco indican la fecha en que fueron recepcionados
por la UEP.
Comentarios de la UEP:
En todos los casos correspondientes a Consultores contratados a partir del año 2003 los
consultores presentan su CV acompañado de una nota de aceptación de participación en el
proceso de selección. La nota mencionada posee fecha de emisión. El procedimiento
mencionado fue solicitado por el Banco Interamericano de Desarrollo mediante nota CAR
2085/2003. Asimismo, se informa que las observaciones serán subsanadas.
La UEP toma debida nota y ha comenzado a subsanar las observaciones a partir del
presente ejercicio.
Recomendación:
Mantener legajos completos y ordenados con toda la documentación que respalde el
proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos asignados a
los consultores del Proyecto.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO.
1- DISPONIBILIDADES
Observaciones:
a. La información contable de la cuenta corriente del Citibank correspondiente al mes de
marzo, adolece de errores (luego salvados), lo que dificultó validar su reconciliación. Al
respecto, las fechas en las que se contabilizaron los movimientos resultaron
extemporáneos y en la mayoría de los casos los números de cheques que surgen de
11
registros (mayor) no coinciden con los importes por los cuales fueron emitidos.
b. La registración de los movimientos de la cuenta especial (en dólares) se realizó tres
meses después de su acreditación en el banco.
Comentarios de la UEP:
a. Durante el período en cuestión, no fue posible utilizar regularmente el Sistema UEPEX
(de uso obligatorio para proyectos como el nuestro) para la contabilización de
movimientos, por no funcionar correctamente el módulo de pasajes y viáticos;
asimismo, el sistema no permitía la contabilización de movimientos con fecha diferente
a la fecha de carga de datos; motivo por el cual, cuando se regularizó el uso del sistema,
debimos proceder al cargado retrasado de varios movimientos, lo que provocó el
defasaje en los números de cheques. Este problema fue solucionado por parte de la
Unidad Informática de la Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía.
b. Durante el período en cuestión, no fue posible utilizar regularmente el Sistema UEPEX,
para la contabilización de movimientos; asimismo, el sistema no permitía la
contabilización de movimientos con fecha diferente a la fecha de carga de datos; motivo
por el cual, cuando se regularizó el uso del sistema, debimos proceder al cargado
retrasado de varios movimientos. Este problema a sido solucionado, por parte de la
Unidad Informática de la Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía.
Recomendación: Registrar en tiempo y forma las operaciones realizadas por el Proyecto,
conciliar periódicamente la misma a efectos de detectar las posibles diferencias y así poder
corregirlas.
2- CONSULTORES
Observaciones:
Legajos:
a. En la mayoría de los casos, los cuadros de evaluación (de las ternas) no indican la fecha
en que se realizaron.
b. En varios casos la solicitud de contratación no poseía fecha, y en un caso la misma no se
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tuvo a la vista.
Análisis de contratos:
En un caso la fecha de contrato suscripto con el consultor es anterior (en treinta días) a la
aprobación del Banco – BID -.
Control de informes:
a. Algunos consultores no cumplieron sus trabajos con las fechas previstas, según los
términos de referencia, para la presentación de los respectivos informes.
b. En algunos casos los consultores no entregaron la totalidad de los informes a la fecha de
esta auditoria, se hace constar que el plazo de finalización de los contratos eran como
máximo del 30 de octubre de 2003.
Comentarios de la UEP:
Legajos:
a. La fecha de evaluación de las ternas es coincidente con la carta de envío del proceso de
selección al Banco Interamericano de Desarrollo, no teniendo valor la Planilla de
Evaluación sin la carta mencionada donde consta la fecha de emisión. Asimismo, se
informa que se pondrá también la fecha en la planilla de evaluación de consultores.
b. La solicitud de contratación es considerada como un adjunto a la nota de comunicación
de contratación a Cooperación Internacional, la cual posee fecha de emisión. Respecto
al caso que no se tuvo a la vista; a partir del Ejercicio anterior, esos errores fueron
subsanados.
Análisis de contratos:
En todos los casos las contrataciones se efectúan luego de la aprobación del Proceso de
Selección por parte del BID. Sin embargo, cuando la contratación es solventada con Aporte
Local se le comunica al Banco con posterioridad a la firma del contrato.
Control de Informes:
a. En las locaciones de obra, los plazos de entrega de informes son estimados. Sin
embargo, en la solicitud de contratación generada por el Sistema Foms, se establecen
fechas concretas, las mismas no son consideradas en los Términos de Referencia,
aprobado por el BID. Asimismo, la UEP tomo en consideración los retrasos y los
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justificó, considerando que los mismos se debieron a factores externos a los propios
consultores.
b. En algunas contrataciones específicas se han detectado problemas operativos exógenos
(dificultades de acceso a las fuentes de información), a la UEP y a los consultores, que
han ocasionado tardanzas en la elaboración y posterior presentación de los informes. Por
tales motivos la UEP ha contemplado dicha problemática y ha decidido justificar las
tardanzas en la presentación de los mencionados informes. Dicha justificación se ha
realizado en forma implícita en los memorandúm aprobatorios realizados por la UEP.
Recomendación:
Mantener legajos completos y ordenados con toda la documentación que respalde el
proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos asignados a
los consultores del Proyecto.
3- EQUIPAMIENTO
Observaciones:
Concursos 1/2002 y 2/2003
a. No se establece en las invitaciones a los posibles oferentes la fecha limite para la
presentación de ofertas.
b. No se tuvieron a la vista los informes de recepción que certifican las entregas por parte
del Director Nacional del Proyecto (DNP). Sólo se tuvieron a la vista los remitos del
proveedor.
c. En el caso del concurso 1/2002, las facturas no tienen sello de pagado y/o procesado.
d. No se tuvieron a la vista los respectivos recibos del Proveedor (concurso 1/2002), por el
monto de $ 7.377,98.
e. No fue posible identificar los equipos (CPU) (concurso 1/2002) mediante una
inspección ocular, ya que los mismos no tienen incorporados los respectivos números de
serie.
f. En el caso del concurso 2/2003, el proveedor no firmó la orden de compra prestando su
conformidad y aceptación.
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Comentarios de la UEP:
a. Queda establecido claramente en el Manual PNUD que en el caso de Proyectos BID se
aplicarán los procedimientos de dicho organismo. Asimismo, el Banco Interamericano
de Desarrollo aprobó un manual referente a las Contrataciones y Adquisiciones del
Proyecto, el cual rige los procedimientos utilizados, mediante nota CAR Nº 4149/2002.
En el mismo no se establece ninguna fecha límite a los oferentes para las Adquisiciones
realizadas mediante Comparación de Precios. Asimismo, las planillas que se utilizan
para solicitar los presupuestos han sido aprobadas por el BID.
b. Se toma debida nota.
c. Ya se ha subsanado esta omisión.
d. Los mismos ya fueron solicitados. A la fecha del presente informe nos encontramos a la
espera de su entrega por parte de la firma.
Asimismo cabe aclarar, que al pie de los formularios de autorizaciones de pago, existe
un recibo de valores. En ambos casos este recibo de valores se encuentra firmado por
personal de la empresa.
e. Las CPU en cuestión fueron adquiridas a un proveedor local y no contenían
identificación o numero de serie. Se toma debida nota, para que en lo sucesivo, se
verifique su existencia.
f. Se toma debida nota.
Recomendación:
Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el proyecto. Mantener
inventarios actualizados y completar con toda la información que permita identificar en
forma precisa los bienes y equipos adquiridos con fondos del Proyecto, su ubicación física,
responsable de su custodia, etc.
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4- FIRMAS CONSULTORAS. Seminario: Presente y Futuro de las Relaciones
Económicas Internacionales de la Argentina. Monto $ 38.200.Observaciones:
a. El foliado del expediente es irregular, existen hojas sin foliar o se repite la numeración.
b. No consta un listado de personas que concurrieron al evento, tampoco un informe acerca
del resultado del seminario (conclusión del expediente).
c. No se formalizó contrato con la firma adjudicada (o firma de orden de compra).
d. Los números de autorización de pago (órdenes de pago) se repiten en ocasión del primer
y tercer pago.
e. No se establece en las invitaciones a los posibles oferentes la fecha límite para la
presentación de ofertas.
Comentarios de la UEP:
a. Se toma debida nota.
b. La realización del Seminario fue publicada en un diario de amplia circulación, razón por
la cual no se ha listado las personas que concurrieron al mismo. Por otra parte, no es
requisito realizar un informe a modo de conclusión del seminario realizado. Por ultimo,
el BID brindó su no-objeción a la realización del mismo.
c. Se toma debida nota y se dispusieron las medidas pertinentes para evitar su recurrencia.
d. Se toma debida nota y se dispusieron las medidas pertinentes para evitar su recurrencia.
e. Queda establecido claramente en el Manual PNUD que en el caso de Proyectos BID se
aplicarán los procedimientos de dicho organismo. Asimismo, el Banco Interamericano
de Desarrollo aprobó un manual referente a las Contrataciones y Adquisiciones del
Proyecto, el cual rige los procedimientos utilizados, mediante nota CAR Nº 4149/2002.
En el mismo no se establece ninguna fecha límite a los oferentes para las Adquisiciones
realizadas mediante Comparación de Precios. Asimismo, las planillas que se utilizan
para solicitar los presupuestos han sido aprobadas por el BID. Por ultimo, en los
Presupuestos entregados por los Oferentes se puede verificar fechas similares de
realización.
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Recomendación:
Documentar adecuadamente las actividades realizadas por el Proyecto.
5- VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
Viajes:
a. Existen dos órdenes de pago sin la numeración correspondiente.
b. Se reintegró a un consultor los importes de varios pasajes, sin que consten en el
expediente la factura, el recibo, ni la autorización previa por parte del coordinador
general del proyecto para la realización de dichos viajes.
Comentarios de la UEP:
a. Durante el período enero/03-marzo/03, el sistema UEPEX en su módulo gestión de
pasajes y viáticos tuvo problemas de funcionamiento, por lo tanto las autorizaciones de
pago se confeccionaron en forma manual, y fueron ingresadas al sistema con fecha 1 de
abril de 2003.
b. Se reembolsaron gastos de pasajes de viajes, tomando como documento de respaldo el
pasaje de avión, donde consta la fecha del viaje y el importe abonado. Dichos
reembolsos fueron notificados a la Dirección General de Cooperación Internacional,
mediante la nota PRO.F.I.MMEE. Nº 218/2003, la cual tomó conocimiento mediante su
nota DGCIN Nº 103497/03.
Recomendación:
Mantener archivos completos de la documentación.
6- PLAN OPERATIVO ANUAL 2003 (POA)
Observaciones:
Se realizó un cruce entre las actividades programadas en el POA y lo informado al BID a
través de los Informes Semestrales, de este análisis surge que varias de las actividades
previstas no se realizaron o se lo hizo en forma parcial. A continuación se realiza el detalle
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de las mismas:
Componente I: Estrategia para la Promoción del Comercio Exterior
• Redes comerciales e implantación de estrategia (Parcial).
Componente II: Fortalecimiento de la Capacidad Institucional del MRECIC para las
negociaciones internacionales comerciales
• Estudio del impacto de la ultima (2 años) gestión del ALCA (no realizada).
• Estudio del MERCOSUR – Incentivos a las inversiones, a la producción y a la
exportación, incluyendo zonas francas, AT y otros regímenes especiales (no realizada).
• Estudio sobre la imagen del país (parcial).
• Un seminario internacional sobre las cancillerías y los sistemas de gestión sin papeles no
realizada).
Componente III: Programa estratégico de análisis de políticas y gestión
• Realización de estudios de base conteniendo: ISEN fortalecido, CEI Fortalecido,
Estudios y Programas (no realizada).
Sistemas de información: Componentes I, II, III.
• Renovación de redes informáticas en centros prioritarios para la promoción comercial
(no realizada).
• Renovación de equipamiento en las áreas sustantivas destinadas a la promoción
comercial(no realizada).
• Renovación de la infraestructura del centro de cómputos (parcial).
De este análisis surge que solo el 35% de las actividades programadas se ejecutaron en su
totalidad.
Comentarios de la UEP:
Componente I
Durante el año 2003 se ha llevado a cabo la mayor parte de la consultoría encargada del
Diseño de la Estrategia de Promoción Comercial. Esta actividad tiene por objetivo
profundizar los conocimientos y datos disponibles sobre la promoción de exportaciones y
diseñar una estrategia integrada de promoción comercial. A la fecha, la consultoría se
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encuentra finalizando sus actividades, ya que esta en curso la entrega de los informes
finales para su evaluación.
Componente II
• Estudio del impacto de la ultima (2 años) gestión del ALCA.
El 26 de Noviembre del 2003, mediante la nota CAR Nº 6586/2003, el BID otorgó la no
objeción al Proyecto de Política Económica Exterior Argentina, como así también los
Términos de Referencia confeccionados para el desarrollo del “Componente IV Cumbre
de las Américas en Argentina 2005”, diseñados para el desarrollo y ejecución del
Programa mencionado. Dicho componente tiene entre sus objetivos, fortalecer la
posición Argentina y sus lineamientos estratégicos. Para tal fin, incluye entre sus
actividades un análisis del plan de acción aprobado en la III Cumbre de las Américas y
sus repercusiones.
A la fecha, se encuentra en proceso la contratación del consultor encargado de coordinar
el desarrollo del Componente.
• Estudio del MERCOSUR - Incentivos a las inversiones, a la producción y a la
exportación, incluyendo zonas francas, AT y otros regímenes especiales.
El informe de Precalificación correspondiente al Llamado a Precalificación para la
contratación de firmas consultoras se encuentra en el BID para su aprobación al día de la
fecha. Asimismo, dejamos constancia que el acto de apertura de las postulaciones del
mencionado llamado, se realizó el 3 de Diciembre de 2003.
• Estudio sobre la imagen del país.
El Proyecto de Desarrollo de Marca País, aprobado por el BID mediante Nota CAR Nº
3992/2003, el día 21 de Julio del 2003, surge en respuesta a la necesidad de reposicionar
a la Argentina a nivel mundial, aprovechando plenamente el potencial productivo y
exportador de la Nación, desarrollando una estrategia que logre que en los mercados de
destino se vincule e identifique los productos con su origen Argentino, así como
también el desarrollo de una clara identificación e imagen a nivel mundial.
Este Proyecto redefine e incluye el Estudio sobre la imagen de país plasmado en el POA
2003.
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Componente III
Los Términos de Referencia confeccionados para la contratación de los consultores que
elaborarán los TDR para el Proceso Licitatorio de Precalificación y Preselección de Firmas
Consultoras encargadas del Diseño y elaboración de los Programas de Fortalecimiento de
ISEN y CEI fueron aprobados por el BID mediante la Nota CAR 6573/2003 el 25 de
Noviembre del 2003. A la fecha, se encuentra en proceso la selección de consultores
individuales. Finalizado el mismo, se dará inicio a la ejecución de los mencionados
programas.
Sistemas de información
• Renovación de redes informáticas en centros prioritarios para la promoción comercial.
• Renovación de equipamiento en las áreas sustantivas destinadas a la promoción
comercial.
Durante el período 2003 se ha realizado el Concurso Privado de Precios Nº 001/2003
para la presentación de ofertas para la provisión de Bienes Informáticos para Centros de
Promoción Comercial con el objeto de optimizar las actuaciones comerciales de los
consulados generales de New York, Shangai, Francfort, Los Ángeles, Milán, San Pablo,
Barcelona y Miami.
El mismo se ha declarado desierto el día 7 de enero del 2004, mediante Notas
PROFIMMEE Nº 5/6/2004.
A la fecha se encuentra en análisis las ofertas presentadas correspondientes a un nuevo
llamado con el mismo objeto.
• Renovación de la infraestructura del centro de cómputos.
Durante el año 2003 se ha aprobado el Pliego de Bases y Condiciones correspondientes al
Concurso Privado de Precios Nº 002/2003 para la presentación de ofertas para la provisión
de bienes informáticos, específicamente computadoras de escritorio con el objeto de
reequipar las áreas vinculadas con el soporte administrativo – financiero de la Cancillería.
Recomendación:
Dar cumplimiento a las previsiones establecidas en el Plan Operativo Anual, a efectos de
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lograr una mejor eficiencia en el logro de los objetivos del Programa.
7- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a. Los bienes adquiridos no se encuentran debidamente codificados, a los fines de su
identificación.
b. Los bienes propiedad del programa no se encuentran asegurados.
c. No existe independencia entre el Sector Movimiento de Fondos (tesorería) respecto del
Sector Contable.
d. La UEP no cuenta con cursogramas.
e. Las compras menores que se realizan por caja chica no cuentan con una aprobación
previa a la realización del gasto.
f. La UEP no cuenta con un formulario donde se refleje la liquidación de los viáticos.
g. La UEP no controla ni registra las liquidaciones de intereses y de comisión de
compromiso del préstamo.
h. Las conciliaciones bancarias las realiza el mismo personal encargado de registrar las
operaciones.
i. Los mayores no permiten identificar los movimientos efectuados con los pagos en
particular, ya que no indican el nombre del beneficiario (consultor o proveedor).
j. No se tuvieron a la vista las certificaciones de I.V.A. que emite el PNUD a favor de los
proveedores del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a. Tomando en cuenta la presente observación, a la fecha de este informe, sé esta
procediendo a la identificación y codificación de los mismos.
b. Tomando en cuenta la presente observación, a la fecha nos encontramos realizando las
consultas pertinentes a fin de asegurar los mismos.
c. La unidad ejecutora resulta de reducido tamaño, motivo por el cual no se encuentran
separadas las áreas de contabilidad y tesorería. No obstante ello, se han dividido las
tareas de forma tal de intentar en lo posible, separar las áreas.
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d. Se toma debida nota.
e. Se toma debida nota y se pondrán en practica las acciones correctivas necesarias para
que en lo sucesivo no se repita.
f. Se toma debida nota y se pusieron en practica las acciones correctivas necesarias para
que en lo sucesivo no se repita.
g. Se toma debida nota y se procederá a consultar periódicamente al Ministerio de
Economía.
h. El área de Administración y Finanzas cuenta con una única persona encargada de las
tareas operativas, por lo cual no dispone de la cantidad adecuada de personal para
realizar controles cruzados.
i. El Sistema UEPEX, (de uso obligatorio para proyectos como el nuestro) no permite la
carga de datos de forma tal de poder identificarlos de acuerdo a la observación
planteada.
No obstante, se le ha hecho saber este inconveniente en el sistema a la autoridad
correspondiente, y nos respondieron que iban a intentar solucionarlo para el ejercicio
siguiente.
j. El Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno
con Financiamiento del BID en su Capitulo IV, punto 15 inciso l, establece:
“Pago de la factura al proveedor.
- El Proyecto remite al PNUD copia de la factura solicitando la emisión del formulario
de reintegro del IVA.
- El PNUD envía el formulario de reintegro de IVA al Proyecto para que éste lo
entregue al proveedor.”
Por lo tanto, no se indica que se deben archivar copias de los certificados de IVA
entregados al proveedor, no obstante, a partir de este ejercicio se procederá a archivar
copia de los mismos.
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Recomendación:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información.
Mantener una correcta separación de funciones a efectos de un adecuado control por
oposición. Mantener información actualizada y completa respecto a los bienes adquiridos
de fondos del Proyecto.
BUENOS AIRES, 26 de Abril de 2004.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO
DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1279/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos bancarios;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 49,65 % de las
aplicaciones, expuestas en la información complementaria – Estado de origen y aplicación de
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fondos, expresado en pesos - acuerdo al siguiente detalle:
Categoría de inversión
Estrategia para la
Total ejecutado
% de
Importe muestra
% de
en $
incidencia
en $
muestra
841.556,64
55,89
188.481,10
22,40
13.940,88
0,93
0
0
11.468,69
0,76
0
0
451.115,09
29,96
371.466,40
82,34
187.525,16
12,46
187.525,16
100
1.505.606,46
100
747.472,66
49,65
Promoción del
Comercio Exterior
Fortalecimiento para las
Negociaciones
Internacionales
Comerciales
Programa Estratégico de
Análisis de Políticas y
Gestión
Gerencia y
Administración
Costos financieros
Total
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 26 de Abril de 2004.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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