INFORME DE AUDITORÍA MINISTERIO RELACIONES EXTERIORES Y CULTO Al Señor Ministro de Relaciones Exteriores y Culto CANCILLER HÉCTOR MARCOS TIMERMAN Esmeralda 1212 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires S. / D. En ejercicio de las funciones establecidas por el artículo 85 de la Constitución Nacional y en uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley Nº 24.156 la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN efectuó una auditoría de gestión en el ámbito del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO, con el objeto referido a continuación. 1.- OBJETO. Auditoría de gestión de las representaciones argentinas en el “Área Latinoamericana” – Ejercicio 2011. 2.- ALCANCE DE LA TAREA. 2.1. El examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría externa de la Auditoría General de la Nación, aprobadas mediante Resolución Nº 145/93-AGN. A efectos de examinar la gestión de las representaciones argentinas en el “Área Latinoamericana” se procedió: a evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de las representaciones para lo cual se analizó el “Sistema de control de gestión exterior” (ver 2.1.1.) y una muestra de actos realizados en las oficinas consulares (ver 2.1.2.); a evaluar la aplicación de recursos y de capital humano en relación a las necesidades de los citados objetivos para lo que se analizó una muestra de rendiciones de cuenta (ver 2.1.3.), de legajos y de liquidaciones del personal afectado (ver 2.1.4.), como así también se analizó el grado de litigiosidad de la gestión (ver 2.1.5.); y se verificó una muestra de contrataciones diligenciadas en el exterior pero con autorización previa del Ministerio (ver 2.1.6.). Se han practicado los siguientes procedimientos: 2.1.1. Análisis del sistema de control de gestión exterior INFOGES (ver punto 2.2.1.). 1 2.1.2. En el área consular: 2.1.2.1. Dirección de Argentinos en el Exterior: verificación de los trámites en atención a ciudadanos argentinos en el exterior según la muestra definida (ver punto 2.2.2.); 2.1.2.2. Emisión de pasaportes y extensión de visas consulares: se analizó la información y documentación obrante en el sector específico, habiéndose cursado notas al Registro Nacional de las Personas y a la Dirección Nacional de Migraciones para conocer la intervención de dichos organismos especializados en la materia. 2.1.2.3. Se relevó el control de la recaudación de rentas consulares en el sector específico de la Cancillería, a partir de la documentación allí obrante y conforme los términos de las normas vigentes que habilita la no obligatoriedad de transferencia de los fondos recaudados como rentas consulares, su utilización y la conservación de la documentación respaldatoria. Tal como se explicita en el punto 3.3.1. 2.1.3. Análisis y evaluación de una muestra de rendiciones de cuentas sobre tres (3) representaciones (ver punto 2.2.3.). 2.1.4. Evaluación de una muestra de legajos del personal asignado y contratado, nacional y local (ver punto 2.2.4.). 2.1.5. Evaluación de la gestión y seguimiento de acciones judiciales, relacionadas con la gestión de las representaciones argentinas en el exterior, y de una muestra de sumarios y actuaciones sumariales incoados a raíz de la citada gestión (ver punto 2.2.5.). 2.1.6. Verificación de los procedimientos contractuales en el exterior según la normativa vigente (ver punto 2.2.6.). 2.2. Muestras. Para el desarrollo de las tareas previstas en los puntos 2.1.1. a 2.1.6. se han analizado las muestras que se especifican a continuación: 2.2.1. En Anexo A se enuncian los objetivos registrados en el sistema INFOGES para las representaciones de Brasil, México y Consulado General y Centro de Promoción Comercial San Pablo (criterio de significatividad por importes transferidos según punto 2.2.3.). Teniendo en cuenta lo expresado se ha tomado una muestra del cinco por ciento por representación, alcanzando aleatoriamente a todos los estados de situación, por lo que el análisis se ha realizado sobre 2 objetivos para Brasil, 5 para México y 4 para el Consulado General San 2 Pablo. 2.2.2. Para la verificación de la actividad consular se tomó la misma muestra anteriormente citada, reemplazando las representaciones seleccionadas que no tienen oficina consular por las de mayor cantidad de actuaciones anuales en el año 2011. De tal modo han resultado los siguientes consulados: Brasilia, San Pablo y Santiago de Chile. 2.2.3. Teniendo en cuenta que se ha transferido para el año bajo análisis un total de u$s 25.690.063 para la atención de cincuenta y cinco (55) representaciones, se ha tomado una muestra de tres (3) representaciones por mayor significatividad del monto remitido, habiendo alcanzado a las siguientes: Embajada en Brasil (u$s 2.155.420), Embajada en México (u$s 1.932.413) y Consulado General y Centro de Promoción Comercial en San Pablo (u$s1.641.385), lo que totaliza u$s 5.729.218 (22% del total transferido). 2.2.4. Teniendo el criterio anteriormente expresado de la significatividad por importes transferidos según punto 2.2.3. se ha tomado la misma muestra de representaciones, procediéndose a analizar el treinta y siete por ciento (37%) del personal asignado a las sedes según el detalle obrante en Anexo B. 2.2.5. Actuaciones sumariales y sumarios sobre acciones y/o cuestiones originadas en las representaciones argentinas en el exterior: sobre un total de 9 actuaciones sumariales y 35 sumarios se ha seleccionado una muestra de dos actuaciones sumariales y seis sumarios, cuyo detalle obra en el Anexo C. 2.2.6. Adquisiciones en el exterior: se ha tomado una muestra sobre las contrataciones superiores a un monto estimado de $ 75.000, en cuyo caso los jefes de misión deben obtener autorización previa de la Dirección General de Abastecimiento, Infraestructura y Servicios del Ministerio. Durante el año bajo verificación se han solicitado 18 autorizaciones por un monto de $ 4.823.122,98 para contrataciones en general, de las que se ha tomado una muestra de 4 operaciones lo que totaliza $ 2.482.378,61 (51% del total del importe autorizado). A su vez en el rubro “contrataciones de alquileres” se han solicitado 20 autorizaciones por un monto de $ 25.814.344,91: de las que se ha tomado una muestra de cuatro operaciones considerando las primeras operaciones por significatividad económica que totalizan $ 15.954.978 (61% del total del importe autorizado). 3 En Anexo D se detallan las contrataciones seleccionadas y analizadas. 2.3. Limitaciones al alcance de la tarea. Se remitió una solicitud de información a la Dirección Nacional de Migraciones, mediante Nota Nº 36/13-AG5, la que fue contestada parcialmente por el Organismo, dando lugar a una reiteración – cursada mediante Nota Nº 76/13-AG5 – por la que se volvió a requerir el detalle de visas emitidas y las certificaciones y/o verificaciones realizadas sobre el particular. El Organismo contestó que el sistema de visas utilizado por las representaciones argentinas en el exterior es gestionado por la Cancillería, dirigiendo la atención del requerimiento exclusivamente a esa área. De lo expuesto ha surgido la imposibilidad de verificar la labor de la emisión de visas, tramitadas en las sedes consulares, por carecer de los controles y verificaciones realizados por el organismo específico. Se destaca que la Dirección Nacional de Migraciones es la “autoridad y órgano de aplicación” en materia migratoria y que el citado organismo tiene en su estructura el Departamento de Tramitación de Ingresos cuya responsabilidad alcanza la “emisión y supervisión de las carteras consulares”. 2.4. El trabajo realizado incluyó el análisis de la información procesada por los sistemas computarizados del Auditado, no constituyendo una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de procesamiento electrónico de datos en cuanto a los programas de computación diseñados, los elementos de control incluidos y la configuración y seguridad de los equipos empleados al efecto. 2.5. Las tareas de campo en sede del auditado fueron realizadas desde el 6 de agosto hasta el 20 de diciembre de 2012, y desde el 4 de febrero hasta el 27 de septiembre de 2013. Por NOTA Nº 170/13-AG5, del 18 de diciembre de 2.013, se envió al organismo auditado copia del proyecto de informe para que efectúe las aclaraciones o comentarios que considere pertinentes. Mediante NOTA Nº 2/14, del 3 de febrero ppdo., la Subsecretaría Legal, Técnica y Administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto solicitó una prórroga de quince días hábiles para la presentación de las aclaraciones antes referidas, la que se le otorgó por NOTA Nº 2/14-AG5, del 06 de febrero de 2014. Habiéndose vencido el plazo correspondiente por NOTA Nº 29/14-AG5, del 27 de marzo ppdo., se intimó a dar 4 cumplimiento a lo solicitado, sin haber recibido respuesta por parte del organismo auditado hasta el presente. 3. ACLARACIONES PREVIAS. 3.1. Unidad de control de gestión. El Ministerio creó la “Unidad de Control de Gestión” (UNIGES) para el seguimiento y control de gestión de las representaciones diplomáticas y consulares (RDC). La unidad dependía originalmente de la Secretaría de Relaciones Exteriores (Resolución Nº 27/03) y luego directamente del Señor Ministro (Resolución Nº 1217/03). Entre sus responsabilidades se encuentra la utilización de las herramientas necesarias para el seguimiento de la actividad, a efectos de orientar y coordinar los esfuerzos con la medición y evaluación de resultados, y la implementación de la gestión por resultados definiendo proyectos y cursos de acción específicos. La unidad está a cargo de un Coordinador General y se encuentra integrada por representantes de todas las Secretarías del Ministerio. Junto con la creación del área se aprobó el documento “Elementos teóricos metodológicos para el sistema de control de gestión exterior” y sus tres anexos (Resolución Nº 1329/03), además se aprobó el “Manual de INFOGES”. El Sistema de Control de Gestión Exterior “INFOGES” es un conjunto de procesos para la generación de un “Plan Anual” a efectos de monitorear y verificar su cumplimiento. El sistema está integrado por seis procesos o subsistemas: Requerimiento; Propuesta; Instrucción; Operación; Monitoreo; e Informes y Evaluación. Cada uno de estos procesos comprende lo siguiente: Requerimiento: se trata de una consulta al conjunto de las RDC (antes del 10/8 de cada año) por la que se reseñan los lineamientos de política exterior y objetivos, solicitándose la propuesta de objetivos concretos. Propuesta: es el insumo remitido por las RDC –vía MOVDOC (Sistema de comunicaciones informatizado de la Cancillería)– como respuesta al antedicho requerimiento, por la que se proponen objetivos a cumplir para el año siguiente (entre el 10 y 30/8). Los objetivos deben reunir las siguientes características: concretos, realistas, observables y valiosos, y ser aptos para traducir los lineamientos de la política exterior 5 (incluye la posibilidad de objetivos adicionales). Además deben contener un plazo de cumplimiento tentativo para su correcta ponderación, señalándose si están contemplados presupuestariamente (incluyéndose la cuantificación del costo). Instrucción: elaborados por las áreas primarias y plasmados como objetivos del plan de acción: son corregidos, ampliados y validados por la UNIGES. El conjunto integra los objetivos operativos aprobados luego por resolución ministerial –a partir del ejercicio 2012– pasando a constituir el “Plan de Acción” (antes del 31 de diciembre de cada año). Operación: recae sobre las respuestas o comentarios recibidos de las RDC y comprende la ponderación de la operatividad según los objetivos (incluye réplicas y observaciones de las áreas responsables). Monitoreo: a través de una base de datos dinámica y flexible permite la realización de tareas de monitoreo. Se trata de un virtual tablero de comando que permite: visualizar los objetivos; clasificar los objetivos por área temática, área primaria o RDC; monitorear el grado de avance por igual apertura (a partir del 1º de enero). El monitoreo es llevado a cabo preliminarmente por el área de responsabilidad primaria en el tema, luego de lo cual – a través de la información incorporada al sistema – se produce un informe de gestión anual. Informe y evaluación: para iniciar el proceso de retroalimentación y permitir la adopción de decisiones correctivas. Los informes elaborados por la UNIGES son remitidos a las áreas de responsabilidad primaria según la temática correspondiente y la periodicidad que se estime pertinente. De esta manera permite la elaboración de instrucciones, el monitoreo del plan y la confección de informes. El sector responsable – UNIGES – pasó a depender, con el dictado de la Resolución Nº 158/12-MREyC, de la Secretaria de Coordinación y Cooperación Internacional. 3.2. Actividad consular. 3.2.1. El Decreto nº 8714/63 aprobó el “Reglamento Consular” y facultó al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto a dictar las normas de aplicación correspondientes. Las oficinas consulares quedan denominadas, según la categoría correspondiente, como Consulados Generales, Consulados, Viceconsulados y Secciones Consulares (Art.1º), estableciéndose la forma de la designación de sus titulares y funcionarios, los que forman parte del Cuerpo 6 Permanente del Servicio Exterior de la Nación (Art.7º). La misión de los funcionarios consulares es la representación civil, administrativa y comercial de la Nación en el exterior, para lo cual – entre otras funciones – deben proteger los intereses de la República y sus nacionales, extender pasaportes y documentos de viaje, prestar ayuda y asistencia a los connacionales, representar o disponer la representación ante tribunales y autoridades (Art.9º); debiendo labrar actas de toma de posesión con detalle de fondos, valores y documentación de la oficina (Art.20); llevar libros de contabilidad (Diario, Caja, Inventario) (Art.44); debiendo llevar los siguientes registros: Actas Notariales, Documento Nacional de Identidad, Enrolamiento, Estado Civil, Pasaportes, Matrícula de residentes, Documentos y Valores en custodia, Entrada-Salida de documentación, Repatriados, Pasaportes extraviados, Exportaciones, Visaciones y Actas de toma de posesión (Art.81); atender trámites de repatriación (Art.151 y ss); y percibir, transferir y rendir los derechos consulares correspondientes (Art.301 y ss). Los libros y registros originales se encuentran en guarda en cada una de las representaciones correspondientes. 3.2.2. Por su parte las “Normas de aplicación del reglamento consular”, aprobadas mediante Resolución Nº 154/64 y actualizadas mediante Circulares Consulares, Boletines Circulares y demás comunicaciones, establece entre otros temas: Toma de posesión (sobre Art.20): deberá levantarse un acta (hay modelo) con cinco copias (una de las cuales debe remitirse a la Dirección General), donde conste el inventario y situación de la sede. Organización contable y rendiciones de cuenta (sobre Título II): deben foliarse y rubricarse los libros de contabilidad, en tanto que en el Libro Diario deben constar todas las intervenciones consulares sujetas o exentas de pago (actualmente informatizado), debiéndose cerrar el último día de cada mes (incluyendo balance y total de actuaciones, con copia del resumen a la Dirección General, quien podrá formular observaciones en caso de corresponder). A su vez el Libro Inventario debe contener registros correlativos y numerados para altas y bajas, identificación del bien, valuación correspondiente, y cierre anual con informe respectivo. Documentación Contable y Recaudación Consular (sobre Arts. 53 y 57): Resumen mensual 7 de Caja y Planilla de conciliación de saldo bancario (hay formularios) y constancia de depósito bancario en cuenta abierta al efecto. Remisión documentación contable (sobre Art. 53): elevación mensual a la Dirección General de una copia del Libro Diario, Resumen mensual de caja, Extracto bancario, planilla de conciliación de saldo bancario y comprobantes de los débitos allí consignados. Registros (sobre Art. 81): deben llevarse en la forma establecida en la norma –entre otros – los siguientes registros: Actas notariales, Enrolamiento, Estado civil, Pasaportes de ciudadanos argentinos, Correspondencia oficial, Repatriaciones, Pasaportes extraviados, Visaciones de pasaportes y Actas de posesión de oficina. Repatriaciones (sobre Art. 151): el trámite comienza con la intervención del funcionario consular correspondiente, quien previa conformación de los requisitos legales establecidos remite el expediente para su aprobación a la Cancillería, pudiendo alcanzar el beneficio al núcleo familiar del solicitante e incluso – de ser necesario – la extensión del pasaporte provisional. Las solicitudes favorables al respecto no implican ninguna obligación estatal de trabajo ni albergue para el beneficiario. 3.2.3. En relación a la expedición de pasaportes argentinos en el exterior el citado Reglamento pone en cabeza del funcionario consular la atribución de “otorgar, renovar o prorrogar pasaportes bajo su firma y sello” (Art.199). Durante el período auditado se dictó el Decreto Nº 261 del 2 de marzo de 2011, disponiéndose que – con excepción de los pasaportes diplomáticos y oficiales – los distintos tipos de pasaportes nacionales serán otorgados por la Dirección Nacional del Registro Nacional de las Personas, y aprobándose el “Reglamento para la emisión de pasaportes”. El referido reglamento establece que el pasaporte será expedido en una libreta cuyas características se ajustarán a las recomendaciones de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI) y con validez improrrogable por diez años; alcanzando también los pasaportes especiales: Pasaporte Consular (mismas características y vigencia por cinco años) y Pasaporte Especial para Extranjeros (vigencia por un año). Específicamente expresa que la expedición de Pasaportes Consulares deberá ser comunicada a la Dirección Nacional del Registro Nacional de las Personas, quien atenderá los 8 informes y trámites necesarios por parte del Ministerio bajo análisis. A dicho efecto la Dirección de Asuntos Consulares instruyó a las oficinas consulares para que procedan a remitir la información mencionada, debiendo permanecer la respaldatoria original en cada una de las sedes consulares respectivas. Posteriormente, mediante Resolución Nº 1474/12 de la Dirección Nacional del Registro Nacional de las Personas, se aprobó las características – descripción y detalles de seguridad - del nuevo Pasaporte Electrónico, con excepción de los Pasaportes Diplomáticos y Oficiales. 3.2.4. La Ley de Migraciones (Nº 25.871) establece los requisitos para la “admisión, ingreso, permanencia y egreso” de los inmigrantes, entendiendo por tales a “todo aquel extranjero que desee ingresar, transitar, residir o establecerse definitiva, temporaria o transitoriamente en el país”. En tal sentido los extranjeros podrán ser admitidos para su ingreso y permanencia en el país en las distintas categorías: permanentes, temporarios o transitorios, incluyéndose la residencia precaria durante el trámite de autorización pertinente y casos especiales para los Acuerdos o Convenios de Migraciones con otros Estados. Por su parte, la reglamentación aprobada mediante Decreto Nº 616/10, establece – entre otros aspectos – los requisitos para la solicitud de residencia permanente por parte de extranjeros (Art.22), las condiciones para solicitar la residencia temporaria (Art.23), las formas de admisión para residentes transitorios (Art.24: turistas, pasajeros en tránsito, trabajadores migrantes estacionales). 3.2.5. La Dirección General de Asuntos Consulares tiene su estructura aprobada mediante Resolución Nº 2398/00-MRECIyC y cuenta con cuatro Direcciones: Documentación de Viaje, Técnica Consular, Argentinos en el Exterior y Migraciones Internacionales. La Dirección de Documentación de Viaje interviene en la solicitud, confección y provisión de los distintos pasaportes consulares, elaborando las instrucciones pertinentes para la gestión de los mismos en cuanto a la aplicación de las normas sancionadas de los organismos nacionales competentes en la materia (Dirección Nacional de Migraciones, Policía Federal Argentina1 y Registro Nacional de las Personas). Por su parte la Dirección 1 Hasta el dictado del Decreto N° 261 del 9 de Marzo de 2011, por el cual se asignó la facultad exclusiva para la 9 Técnica Consular abarca entre sus acciones la implementación de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares en el ámbito de su competencia, la interrelación con las representaciones consulares, la emisión de dictámenes técnicos consulares, la elaboración de instrucciones pertinentes a la función, el contralor de la actividad notarial consular, la supervisión del control de la percepción de los derechos consulares y del cuadro arancelario. En tanto que la Dirección Argentinos en el Exterior interviene en la asistencia a los connacionales, tanto sea en asistencia para facilitar su traslado a la Argentina, como en la asistencia ante situaciones de detención en el exterior, búsqueda de paradero, apoyo para repatriar ciudadanos argentinos indigentes o asistencia a los familiares para repatriar al país los restos mortales de argentinos fallecidos en el exterior. Por último la Dirección de Migraciones Internacionales interviene, entre otras acciones, en la identificación, análisis, elaboración, evaluación y seguimiento de todas las cuestiones vinculadas a las migraciones internacionales en orden al interés nacional. 3.3. Gestión administrativa. 3.3.1. El organismo cuenta con las “Normas Generales a las que deben ajustar su gestión administrativa las Representaciones Diplomáticas de la República”, aprobadas mediante Resolución nº 3106/99-MRECIyC y modificatorias nº 1941/01 y 1833/04, estableciéndose que la Subsecretaría de Administración distribuirá a las representaciones argentinas en el exterior el software denominado “CONTEXT” para facilitar la gestión administrativa y unificar la información. Asimismo establece, entre otras, las siguientes normas: Las partidas presupuestarias, en un todo de acuerdo con la Ley del Servicio Exterior de la Nación, se clasificarán en: Haberes del personal local; Retenciones y aportes del personal local; Gastos de representación; Gastos de funcionamiento; Alquileres; Gastos culturales; Gastos de promoción comercial; Inversiones patrimoniales inventariables. La atención de gastos extraordinarios puede ser cubierta mediante solicitud fundada a la citada Subsecretaría, cuyos refuerzos serán rendidos juntamente con la partida ordinaria. emisión de documentación al RENAPER, con excepción de pasaportes diplomáticos y oficiales. 10 Establece un régimen de “Fondos Específicos” para la atención – entre otros - de: Gastos de personal; Servicios no personales (viáticos); Traslados; Fletes; Reintegros por gastos médicos o pasajes. Todos los fondos deben registrarse en el sistema CONTEX. Los “Fondos indisponibles” son los fondos sobrantes, los que se podrán transferir de un período mensual a la misma partida del mes siguiente, a excepción del cambio de año los que serán considerados “sobrantes del ejercicio financiero”. El Capítulo II establece el “Contenido de las partidas” enunciando la descripción correspondiente: o Haberes del personal local: atención de las retribuciones correspondientes a los empleados locales según el Reglamento para las Representaciones en el Exterior. Referidas a las retribuciones netas, habituales, comunes y permanentes por todo concepto (remunerativo o no, ajustes, indemnizaciones, etc). o Retenciones y aportes del personal local: atención de las retenciones por todo concepto al personal anteriormente mencionado (sistemas previsionales, seguridad social, salud, fondos de vivienda, etc). o Gastos de representación: atención de compromisos de cortesía y homenaje (compromisos protocolares) (comidas de carácter oficial, alquiler de espacios, mantelería, bebidas, etc). o Otros no especificados: gastos del jefe de misión o funcionarios autorizados para atención de compromisos inherentes al ejercicio de sus funciones (desplazamientos, alojamiento, eventos especiales). o Gastos de funcionamiento: atención de erogaciones para el normal desenvolvimiento de las tareas inherentes a las representaciones en el exterior (expensas, útiles, refrigerio, uniformes, cursos, gastos bancarios, etc). o El monto máximo para la contratación de personal para tareas de naturaleza accidental no podrá ser superior al 10% del total de la partida para gastos de funcionamiento asignada y los contratos no podrán ser por períodos mayores a 30 días corridos. o Alquileres: pago de contratos de locación de inmuebles con destino a la residencia 11 oficial y oficinas. o Gastos culturales: atención del fomento y divulgación de las expresiones de naturaleza artística, literaria, etc. (alquiler de salas, locales, stands, exposiciones, películas, etc). o Gastos de promoción comercial: gastos destinados al fomento de los vínculos económicos y promoción del intercambio de bienes y servicios, así como de inversiones (alquiler de salas, locales, autos temporarios, etc). o Bienes patrimoniales inventariables: adquisición y/o construcción de inmuebles destinados al uso de las Representaciones y Residencias Oficiales; remodelación de inmuebles destinados al uso de las Representaciones y Residencias Oficiales cuando, en virtud de incrementar el valor del inmueble en un porcentaje superior al 20%, no deba ser considerado como una simple refacción; adquisiciones patrimoniales de bienes muebles inventariables y rodados; reposición parcial de bienes patrimoniales menores cuyo empleo ya no sea posible, entendiéndose por tal la compra de Símbolos Nacionales, cristalería, platería, menaje, muebles, artículos para el hogar, tapicería, decoración, etc.; máquinas y equipos para oficina, tales como fotocopiadoras, computadoras, etc.; libros, colecciones, publicaciones, mapas, y todo otro elemento de naturaleza similar, necesarios para la labor específica de la Representación, inventariables según la normativa vigente; bienes patrimoniales menores como herramientas, materiales de iluminación, refrigeración, calefacción, etc. El régimen general de autorizaciones establece, entre otros conceptos, la autorización de la Cancillería para el aumento de los haberes del personal local, incorporación y baja de personal local, adquisición de inmuebles, locación, renovación y prórrogas de contratos de alquiler de inmuebles. Cada representación contará con una cuenta bancaria en dólares estadounidenses y otra en moneda local para efectuar los ingresos y egresos de los fondos en uso, debiéndose solicitar los extractos de cuenta correspondientes y confeccionar la conciliación bancaria mensual. 12 Los ingresos y egresos de fondos deberá contar con comprobantes respaldatorios, los que deberán ser acompañados con una traducción no oficial al castellano para el caso de no estar redactados en español; deberán indicar el proveedor o prestador del servicio, concepto, constancia de pago e indicación de la fecha de pago. Todos los comprobantes deberán ser intervenidos por el jefe de misión en su carácter de responsable de la administración y rendición, y por el funcionario designado por el jefe de misión. En relación a la recaudación de rentas consulares cabe señalar que mediante Circular Telegráfica de la Dirección General de Administración del 28/06/05 se estableció que la misma no debe transferirse a la cuenta recaudadora del Ministerio, autorizando su uso para la atención de gastos de cada una de las representaciones. A su vez, la documentación respaldatoria original de tales ingresos se conserva en cada una de las representaciones diplomáticas. Respecto de los aranceles consulares, los Decretos Nºs. 266/00 y sus modificatorios 1311/05 y 353/11, determinan que los mismos serán percibidos por las Representaciones Diplomáticas sobre la base de Unidades Consulares (u.c., Art. 1º), estableciéndose su valor en UN DÓLAR ESTADOUNIDENSE (U$S 1) y para aquellos países donde la moneda de curso legal sea el EURO en UN EURO (€ 1) (Art. 2º). A su vez aquellas Representaciones Consulares que perciben los derechos consulares en otra moneda diferente deberán calcular el arancel según el procedimiento fijado en el Art. 4º, consistente en un cálculo a partir de la cotización para la venta del DÓLAR ESTADOUNIDENSE respecto de la moneda de percepción al cierre del mes anterior y un posible ajuste por variación mensual. A continuación se mencionan algunos de los aranceles establecidos en el Art. 6º: Partidas de nacimiento, matrimonio o defunción = 40 u.c.; Poder General o Especial = 40 u.c.; Pasaporte: expedición o renovación a ciudadano argentino = 80 u.c.; prórroga a ciudadano argentino = 40 u.c.; provisorio = 20 u.c.; Visa: de tránsito = 20 u.c.; transitoria = 100 u.c.; Registrar partidas de nacimiento, matrimonio o defunción = 40 u.c.; Inscripción de buque construido con destino a la República = 200 u.c.; Otorgar pasavante de navegación = 100 u.c.; Expedir o visar certificados vinculados a la actividad marítima y fluvial = 40 u.c.; Visar o rectificar manifiesto de carga o guías generales de transporte por tierra = 40 u.c. y Rectificación de manifiesto de carga o guía general de transporte por tierra = 60 u.c.. 13 3.3.2. En el año 2011 se remitió un total de u$s 25.690.064 para la atención de 55 representaciones argentinas comprendidas en el área bajo análisis. Dicho total engloba la atención de los siguientes rubros: Funcionamiento (u$s 7.370.979 – 28,69%); Alquileres (u$s 3.620.572 – 14.09%); Gastos culturales (u$s 255.074 – 0,99%); Gastos de representación (u$s 316.957 – 1.23%); Promoción comercial (u$s 2.495.988 – 9.72%); Adquisición bienes inventariables (u$s 377.925 – 1.47%); Pago de haberes (u$s 8.546.051 – 33.27%) y Pago de aportes y retenciones (u$s 2.706.518 – 10.54%). 3.4. Régimen de personal. El personal del Ministerio destacado en las representaciones argentinas en el exterior puede estar encuadrado en uno de los siguientes regímenes legales: Ley Nº 20.957 “Servicio Exterior de la Nación”; Ley Nº 25164 “Regulación de empleo público nacional” y normas reglamentarias; y normativa particular para el personal local según la radicación de la representación. El Servicio Exterior de la Nación tiene como misión la preservación, defensa y resguardo de la soberanía, dignidad e interés de la República en el mundo. Está integrado por el cuerpo permanente, el cuerpo de agregados laborales y el de servicios especializados (Defensa, Cultura, Economía u otras), así como embajadores extraordinarios y plenipotenciarios designados por el Poder Ejecutivo en uso de sus atribuciones de excepción y por el tiempo que dure el mandato presidencial, como también designaciones con solo efecto de ‘rango protocolar’ para la realización de cometidos especiales y concretos. La incorporación al cuerpo permanente se efectuará exclusivamente por egreso del Instituto del Servicio Exterior de la Nación (organismo de selección, formación e incorporación), en tanto que los ascensos en la carrera diplomática serán objeto de análisis por parte de la Junta Calificadora. Son funciones de los integrantes del Servicio Exterior de la Nación: representar a la Nación; promover los intereses de la República en la comunidad internacional, sostener los derechos que le acuerdan los tratados, costumbres y usos internacionales, velar por su prestigio y fomentar sus relaciones políticas, económicas, culturales y sociales y difundir su conocimiento con arreglo a las orientaciones y directivas emanadas del superior gobierno de 14 la Nación; los funcionarios del Servicio Exterior de la Nación a cargo de oficinas o secciones consulares pueden autorizar todos los actos jurídicos que según las leyes de la Nación correspondieren a los escribanos públicos; su formalización tendrá plena validez en todo el territorio de la República. Registrarán asimismo, nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimiento de hijos extramatrimoniales y todos los demás actos y hechos que originen, alteren o modifiquen el estado civil y capacidad de las personas cuando sean solicitados y/o sean de su conocimiento para su posterior inscripción en los registros de la República, de acuerdo con las normas legales pertinentes. Sin perjuicio de las facultades previstas en el inciso precedente los jefes de misiones diplomáticas están autorizados, en caso de urgencias a tomar juramentos o declaraciones de testigos residentes dentro de su jurisdicción, así como a autenticar cualquier acto notarial con las formalidades y condiciones exigidas por las leyes de la Nación para la validez de los instrumentos públicos. Los testimonios que expidan de dichos actos tendrán en la República el mismo valor que acuerden las leyes a los actos análogos debidamente autorizados. Por otra parte, en el “Manual de Procedimientos SARHA para las Representaciones Argentinas en el Exterior” se estableció, mediante Anexo I, el Legajo electrónico, el que prevé el circuito desde la propuesta de alta de personal hasta su eventual incorporación (datos del empleado y sus correspondientes actualizaciones, declaraciones juradas, detalle de licencias de todo tipo, etc), incluyéndose al personal local de las representaciones. Asimismo se establece la modalidad y requisitos para su incorporación al sistema SARHA. En el Ministerio la jefatura correspondiente debe instrumentar el Registro Central del Personal, en tanto que las representaciones se constituyen como ‘unidad de registro’, cuya responsabilidad abarca la información en tiempo y en forma de las respectivas novedades del personal afectado a las mismas. 3.5. Sector jurídico. El Decreto Nº 924/11 – sustituyendo en lo específico al anterior Decreto Nº 878/08 – dispuso poner en cabeza de la Subsecretaría Legal, Técnica y Administrativa - Dirección General de Asuntos Jurídicos la responsabilidad primaria de actuar como servicio jurídico ministerial y entender en la representación del Ministerio ante todo requerimiento judicial, 15 estableciendo entre otras acciones el asesoramiento jurídico y la representación y ejercicio del patrocinio jurídico y administrativo del Ministerio. De la misma Subsecretaría depende la Dirección de Sumarios con responsabilidad primaria en la tramitación de las informaciones sumarias y sumarios administrativos disciplinarios que corresponda instruir al personal de la jurisdiccional ministerial. La sustanciación de los sumarios administrativos se rige por el Decreto Nº 467/99, aprobatorio del Reglamento de Investigaciones Administrativas – de aplicación al personal comprendido en el régimen jurídico básico y demás personal de la administración pública – que dispone el trámite para las informaciones sumarias y sumarios disciplinarios, los que deberán ser instruidos en cada una de las jurisdicciones donde se haya producido el hecho. 3.6. Contrataciones en el exterior. 3.6.1. El organismo aprobó, mediante Resolución Nº 2605/07-MRECIyC, la reglamentación de las contrataciones a efectuarse por las representaciones argentinas en el exterior. En dicha reglamentación se estableció, entre otras, las siguientes pautas: La iniciación de toda contratación cuyo monto estimado sea superior a $ 75.000 deberá requerir una solicitud de autorización previa al inicio al procedimiento de la Subsecretaría de Coordinación y Cooperación Internacional, en cuyo informe preliminar deberá detallarse: tipo de bien o servicio a contratar, necesidades funcionales a cubrir, valor de plaza comparativo, análisis de alternativas de compra, la existencia de partidas presupuestarias para su cobertura y todo otro dato que el Jefe de Misión estime pertinente. Similar procedimiento será de aplicación para la adquisición de bienes inventariables y para contrataciones que involucren a inmuebles afectados a las representaciones. La aplicación de la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos (t.o.1991) para la sustanciación de los expedientes en los que tramitan las contrataciones. El desarrollo de bases de datos de proveedores locales, las que deberán ser remitidas al Ministerio y actualizadas en forma semestral. La remisión del expediente original al Ministerio a la finalización del procedimiento contractual, incluyendo documentación original, el acta de recepción y la copia 16 certificada de las facturas y constancia de cancelación. 3.6.2. Debe tenerse presente que - mediante Decreto Nº 893/12 - se aprobó la nueva reglamentación del Decreto Delegado Nº 1023/01 y modificatorios, aprobándose el “Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Nacional”, que resulta de aplicación para períodos posteriores al auditado. El Capítulo III reglamenta el “Trámite para los procedimientos en el exterior”, estableciendo normas específicas para los procedimientos de selección y contratos realizados en el exterior. Entre otras disposiciones, se establece que la máxima autoridad de la jurisdicción o entidad determinará quienes son los funcionarios competentes para la realización de los procedimientos de contratación regidos por la norma (Art.158); la forma de la elección del procedimiento, fijándose el valor del módulo establecido para la escala respectiva en la suma de Dólares Estadounidenses Un Mil (u$s 1.000-) (Art.159); el desarrollo de una base de proveedores locales por parte de las unidades operativas en el exterior, con la obligación de remitir dicha información a la Oficina Nacional de Contrataciones (Art.165); y que “La máxima autoridad de la jurisdicción o entidad que realizara procedimientos en el exterior, podrá determinar si las unidades del exterior deben solicitar autorizaciones especiales para determinadas instancias del procedimiento o informar sobre lo actuado en los mismos a dicha jurisdicción o entidad, a través de los medios y en los plazos que establezca para tal fin” (Art.170). El Auditado dictó – en uso de las facultades del referido Art.158 de la Reglamentación - la Resolución Nº 693/12-MREyC estableciendo que la máxima autoridad de un Consulado, Consulado General, Consulado General y Centro de Promoción Comercial, Embajada y Misión Permanente será competente en el exterior para emitir los actos contractuales para las contrataciones que no superen los diez módulos (M 10), e incorporando al texto del Anexo III de la Resolución Nº 1941/01-MRECIyC el Título XI “Régimen de cajas chicas”. En especial, dicho régimen establece – entre otras prescripciones – que los citados funcionarios resultan competentes para la autorización de la convocatoria, elección del procedimiento y aprobación del pliego de bases y condiciones; la autorización de la convocatoria, elección del procedimiento y aprobación del pliego de bases y condiciones; la adjudicación, la declaración de desierto o fracasado o la decisión de dejar sin efecto un procedimiento; la autorización de 17 la orden de compra, su prórroga, ampliación o disminución, en los casos que corresponda; la aplicación de penalidades; y la revocación, suspensión, resolución o rescisión de la contratación. Además establece la responsabilidad por la razonabilidad del proyecto y el cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia, economía y ética, como así también la intervención del área técnica del Ministerio para adquisiciones de bienes inventariables, equipamiento y servicios informáticos o de comunicación, automotores, y bienes y servicios para infraestructura de seguridad y seguros. 4. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES. 4.1. Sistema de gestión. En relación al diseño del sistema debe tenerse en cuenta que el mismo fue implementado como una herramienta operativa para administrar la información de la asignación y seguimiento de actividades programadas, aunque todavía no esté integrada a la contabilidad de las sedes. Desde el año 2013 las registraciones de gastos correspondientes a objetivos INFOGES deben ser imputados a una cuenta indicativa – con el citado número de INFOGES – a fin de acompañar el monitoreo de la gestión y utilización eficiente de los recursos presupuestarios asignados. En ese sentido la muestra constatada en la Cancillería no integra toda la información documental sino exclusivamente los cables emitidos al respecto, con lo que en algunos casos no permite la dilucidación de la motivación correspondiente. Asimismo el Organismo está diseñando la integración del INFOGES como parte integrante del ‘Sistema GAFCAN’ (Gestión Administrativa Financiera de la Cancillería), el que se proyecta útil para el trabajo de las instancias de control ya que contará con el despliegue de los componentes presupuestario y multimoneda, articulándose con el ‘Módulo de contabilidad exterior’ (sustituto del sistema ContExt). A partir del Ejercicio 2012 las aprobaciones de objetivos se formalizan con el dictado de actos administrativos – Plan de Gestión y objetivos por representación –, mediante resoluciones ministeriales, los que son comunicados a las distintas representaciones mediante notificación a través de las herramientas propias del sistema. 18 4.2. Actividad consular. 4.2.1. Dirección de Argentinos en el Exterior. La Dirección de Argentinos en el Exterior (DIARE) se encarga de asistir, a través de las representaciones consulares, a los ciudadanos argentinos que se encuentran residiendo en forma transitoria, temporaria o permanente en el exterior. En ese sentido, las consultas que se reciben en el área abarcan los temas más diversos de la vida cotidiana de los ciudadanos argentinos, constituyendo sus principales tareas las siguientes: trámites de repatriaciones, asistencia por casos de fallecimiento o accidentes, búsqueda de paraderos, asistencia a ciudadanos detenidos, asistencia en situaciones de emergencia o catástrofe, y asistencia por situaciones o problemas de documentación personal. En relación a las intervenciones sobre argentinos en el exterior, según los informes “Actualización representaciones consulares año 2011” enviados al cierre del ejercicio, se ilustra en el siguiente cuadro: ASISTENCIA CONSULAR 1. NÚMERO DE REPATRIACIONES (personas) SANTIAGO SAN PABLO BRASILIA 18 14 3 2. NÚMERO DE FALLECIDOS 8 6 4 3. NÚMERO DE ACCIDENTADOS 4 5 0 4. ASISTENCIA AUDIENCIAS JUDICIALES 4 0 6 5. NÚMERO ASISTENCIAS A MENORES 13 2 6 6. BUSQUEDAS DE PARADEROS 11 6 15 7. VISITAS ESTABLECIMIENTOS CARCELARIOS 10 3 4 Fuente: Cables Nº CA CSIGO 010027 2012; CA CPABL 010095 2012; CAEBRAS 010033 2012. Sobre el particular se realizaron procedimientos tendientes a verificar la integridad del dato de intervenciones remitido por la DIARE y la revisión de la documental respaldatoria correspondiente en guarda en la Cancillería (copias de circulares telegráficas), surgiendo los 19 siguientes hallazgos para cada uno de los procedimientos y representaciones seleccionadas: 4.2.1.1. Integridad de los datos. La anterior información fue cotejada, durante las tareas de campo, con un requerimiento a los distintos consulados de la muestra, con los siguientes resultados: (i) El Consulado General en Santiago de Chile informa sobre 18 repatriaciones efectuadas, pero remite documentación sobre 4; en tanto informa 4 accidentados pero remite documental sobre 5, en tanto que respecto de las visitas a establecimientos carcelarios no se remite la documental de la totalidad supuestamente efectuada; (ii) El Consulado General en San Pablo: Informa 14 repatriaciones pero son 15 las personas repatriadas, y no adjunta documental relativa a dos casos; (iii) Brasilia informa 11 búsquedas de paraderos. De lo expuesto surgen diferencias entre los datos informativos aportados por el Organismo. 4.2.1.2. Repatriaciones. Las solicitudes de medidas tendientes al retorno, ingreso y reinserción familiar e institucional de nacionales con motivo de su regreso al país, cuya asistencia corre por cuenta de los distintos consulados argentinos, deben atenerse a lo dispuesto en el Art. 151 del citado Reglamento Consular que establece: “La repatriación es el beneficio que la República concede a sus nacionales en el extranjero como medida de buen gobierno, pero no constituye, de modo alguno, un derecho inherente a la nacionalidad. Todo lo concerniente a la repatriación de argentinos, está a cargo de las oficinas consulares de la República”. Actualmente debe cumplirse el protocolo CT-DIGAC 10188/2012 (recibida la documentación por parte del Cónsul y elaborado un informe preliminar se remite las actuaciones al DIARE para su evaluación y aprobación). Debe tenerse en cuenta que el beneficio supone el “estado de indigencia” de la persona solicitante y/o su familia, y que la norma prevé un orden de prioridad (huérfanos, mujeres, niños, ancianos, etc), proveyéndose – en caso afirmativo – un pasaporte provisional y la expedición del pasaje respectivo, y dejándose aclarado expresamente en el documento habilitante que “La presente repatriación no obliga a ningún organismo estatal a proporcionar albergue ni trabajo al beneficiario a su llegada al país”. Para la formalización de los trámites respectivos se ha dispuesto registrar los mismos en el ‘Cuaderno Consular Nº 16’ (DIARE-DITIC), con el objeto de registrar las asistencias 20 económicas brindadas por la red consular a los connacionales. Dicha herramienta surgió de la necesidad de verificar si el beneficio de ayudas económicas y repatriación ha sido otorgado anteriormente al mismo ciudadano. Santiago: Los antecedentes revisados se encuentran incompletos puesto que no surge la definición de los trámites incoados, en especial el caso EES, ciudadana argentina residente en Santiago con problemas de convivencia en su núcleo familiar y con necesidad de un tratamiento médico. San Pablo: En los casos CF (ciudadana argentina que fue objeto de robo y a quien se le suministró pasaje hasta Foz de Iguazú), DC y LG e hija (los mismos tendrían expirado su plazo legal de estadía en Recife), caso OKM (ciudadana de 72 años y problemas de indigencia), caso MAVH (ciudadano quien fuera objeto de robo en la terminal de Buzios), caso SOZ (indigencia), caso PLR (indigencia, con orden de libertad de la penitenciaria de Río de Janeiro), caso EDC y LMA (indigencia, engaño en supuesto contrato laboral), caso MM (indigencia) y caso GyA (indigencia, denuncian haber sufrido hurtos de sus bienes): solo consta el inicio de las actuaciones sin que se haya informado sobre la finalización del trámite respectivo. Brasilia: Casos JMC y MEB (ciudadanos argentinos en indigencia, se agrega informe del Servicio de Asistencia Social de la Ciudad de Porto Velho, Estado de Rondonia) se encuentran glosados los cables informativos sin que conste resolución respectiva. 4.2.1.3. Fallecidos. La asistencia a familiares de fallecidos alcanza los trámites necesarios para localizar a los familiares de ciudadanos argentinos fallecidos en el exterior, como la asistencia y asesoramiento para la eventual repatriación de los restos mortales o cenizas al país. Notificado que fuera el funcionario consular debe inscribir la partida de defunción en el Libro de Registro de Actas de Estado Civil de la oficina, reservando en guarda los eventuales testamentos que hubiese, pudiendo incluso – según la normativa local – configurarse alguna forma de administración provisional de los bienes de la herencia. Debe tenerse presente que el caso no incluye la repatriación de los restos. Santiago: En algunos casos no constan más cables que den cuenta de las gestiones 21 realizadas con posterioridad al fallecimiento. Por ej.: Casos MAD, RAI, MAL, VDB. San Pablo: o Casos OM, LSdJ, MF, y ARC: solo consta el cable informativo sobre el fallecimiento de las personas sin que conste trámite de ningún tipo de asistencia a sus familiares. o Casos HM y GLC: sobre el primero se indica que habría gestiones de Venezuela y Colombia ya que el ciudadano era residente en dichos países y habría estado detenido por tráfico de estupefacientes, en tanto que sobre el segundo se informa que se trata de una ciudadana fallecida en vuelo a la ciudad de San Pablo. Brasilia: o La Embajada de Brasil informa que durante el 2011 fallecieron 4 ciudadanos argentinos pero que no obstante no se necesitó brindar asistencia de ningún tipo a sus familiares. 4.2.1.4. Accidentados. La asistencia para accidentados consiste en la comunicación a familiares residentes en el país, gestión con empresas de seguro del viajero y/u obra social para casos de hospitalización. En caso de encontrarse menores de edad en dicha situación deberá coordinarse con la SENAF (Secretaría Nacional de Niñez, Adolescencia y Familia), así como en casos de personas con trastornos psiquiátricos se coordinará con la Dirección de Salud Mental del Ministerio de Salud. Santiago: o Casos JCP, MB y CE: los mismos se presentan en el Consulado a fin de ser orientados sobre las acciones a seguir en relación al accidente automovilístico del que fueron partícipes. El Consulado solicita consideraciones sobre las acciones a realizar a la DIGAG, sin que consten más cables con posterioridad que den cuenta de lo sucedido. San Pablo: o Caso JCG y otros tres ciudadanos (sufrieron accidente automovilístico en la localidad de Pariquera, habiendo sido internados por diversas contusiones) y caso MAJ (ciudadano internado en el Hospital Municipal Correa Netto con intervención quirúrgica por fractura de tibia, sin documentación): consta intervención del funcionario argentino y derivación a los seguros contratados por las respectivas personas. 22 o Caso SS, JC y MdG: solo consta el cable informativo sin mención de trámite alguno sobre el particular. 4.2.1.5. Asistencia audiencias judiciales. Brasilia. Tratándose de asistencia a audiencias judiciales de menores se expone a continuación la situación planteada en los siguientes casos: o Caso menores AdO (sustraídos ilegalmente por su madre, de origen brasilero): un primer cable da cuenta de la visita realizada por el funcionario responsable al domicilio sito en la ciudad de Paraíso (ambiente de suma precariedad, se realizó un pequeño video informativo) donde la madre acepta la condición de la flagrancia de sus acciones ilegales incluso hay gestiones de entidades - pero no hay respuesta satisfactoria para su restitución a la Argentina; un segundo cable informa de la visita intempestiva del padre – oriundo de Mar del Plata – para tomar contacto con sus hijos y traerlos de vuelta al país; en tanto que los siguientes cables dan cuenta de las gestiones realizadas y el compromiso – asumido judicialmente – de restitución y vuelta inmediata al país. Luego de lo cual no se informa la resolución definitiva del trámite. o Caso FF (víctima de explotación sexual, en cuidado de la Casa de Abrigo de la ciudad de Rondonópolis – Mato Grosso – y con alto riesgo de nueva victimización): consta gestión para el viaje de vuelta. 4.2.1.6. Asistencia a menores. Santiago: o Falta documentación que de cuenta de lo finalmente sucedido: Caso de la menor E, en el que su madre pide orientación sobre su hija, de quien habría perdido la custodia. Caso de la menor N, sobre opción de nacionalidad. Caso del menor FLN, de madre argentina, ésta última solicita búsqueda de paradero del mismo. Caso del menor A, sobre obtención de partida de nacimiento, el menor no cuenta con ingreso a educación ni a salud de manera permanente por no tener cédula de identidad chilena. Caso de los menores BM sobre búsqueda de paradero. San Pablo: en el caso CAA solo consta un cable informando la situación de la menor, sin que se informen actuaciones posteriores al respecto (ciudadana argentina, menor de edad, 23 indocumentada, situación migratoria irregular, ausencia de persona responsable con guarda provisoria, padres detenidos, da cuenta del nacimiento de su hijo). 4.2.1.7. Búsqueda de paraderos. La búsqueda de paraderos: a requerimiento de órganos judiciales o de familiares directos y en casos de motivos humanitarios debidamente reconocidos, excluyéndose razones de tipo contencioso. A dicho efecto – actualmente – se rastrea información en los registros y autoridades locales a través de un formulario (CT DIGAC 10131/12), implementado para compatibilizar el derecho a la intimidad y el debido resguardo de los datos personales de los conciudadanos en el exterior. El Consulado de Santiago de Chile señala haber intervenido en once búsquedas pero remite información solamente sobre nueve casos. 4.2.1.8. Visitas a establecimientos carcelarios. La asistencia a detenidos incluye –entre otros- el asesoramiento en temas vinculados, información y comunicación con familiares en el país, asistencia a audiencias judiciales y eventual presentación ante autoridades locales. San Pablo: o Caso RYG (detenida en el penal de Carandiru) consta una visita de un funcionario y la gestión de un trámite. o Caso OA y otros: consta una visita efectuada los días 3 y 4 de octubre en la Penitenciaria Cabo PM Marcelo Pires Da Silva (situada en Itaí, Estado de San Pablo, a 300 km de la ciudad capital) donde se alojan reclusos extranjeros, habiendo veinte argentinos entre ellos. Se informa que se entrevistó a todos los ciudadanos, excepto a DP quien no quiso asistir a la entrevista, informando el Cónsul sobre los reclamos efectuados. Los mismos alcanzaron la atención médica deficitaria (se alegan pedidos no atendidos), superpoblación (celdas para seis personas habitadas por once), dificultades para la obtención de beneficios del sistema semi-abierto (de los veinte sólo a tres se le permitió dicha facilidad, aún habiendo obtenido la decisión judicial concediendo el beneficio), inconvenientes en las salidas programadas para los argentinos sin familiares en el país, retención en los giros enviados al penal (supuestamente por gastos administrativos se les cobra Reales 60, aproximadamente u$s 35) y algunos manifestaron la necesidad de contar con visitas más periódicas puesto 24 que no tienen familiares y las defensas penales se encuentran en manos de funcionarios de oficio. Consta una contestación del Director Técnico, sin que se haya agregado información posterior al respecto, en especial sobre los reclamos recibidos. o Caso SF y RG: consta una gestión realizada a favor de ellas (internas en la Penitenciaria femenina de San Pablo) y una manifestación sobre la deficiente atención médica y odontológica, sin que obren informes posteriores al respecto. Brasilia. La representación informa haber efectuado cuatro intervenciones sin adjuntar documentación alguna al respecto. Santiago de Chile. El Consulado informa sobre diez visitas a establecimientos carcelarios en tanto que la información remitida no respalda las mismas. 4.2.1.9. Base de datos e instructivos. La asistencia a detenidos incluye el asesoramiento en temas vinculados al proceso, información y comunicación con familiares en el país, asistencia a audiencias judiciales y eventual presentación ante autoridades locales. Para tal fin se dispusieron dos circulares telegráficas (CLLER 10004/97 y 10698/09) para la confección y actualización de una base de datos de detenidos y/o procesados en el exterior. La meta fijada por el sector para la confección de protocolos de intervención según las normas de la Procuración Penitenciaria de la Nación en torno a evitar la tortura y los malos tratos de los detenidos según legislación internacional en la materia, se encuentra en etapa de proyecto, toda vez que el organismo informó que – mediante Resolución Nº 306/13 – el Canciller autorizó la suscripción del referido convenio, quedando pendiente la suscripción del mismo. 4.2.2. Emisión de pasaportes. Teniendo en cuenta la normativa actual, según lo expuesto en el anterior punto 3.2.3., corresponde mencionar lo siguiente: a) El Registro Nacional de las Personas informó, mediante Nota RNP Nº 127 del 30/04/13, que la responsabilidad por el otorgamiento de los pasaportes nacionales – que le fuera asignada por el Decreto Nº 261 del 09/03/11 – se activó con la suscripción entre RENAPER y el Ministerio de la ampliación del “Convenio de Cooperación entre el Registro Nacional de las Personas y el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto” el día 01/11/12. De tal manera 25 el RENAPER asume su responsabilidad propia en la emisión de los “pasaportes ordinarios” a través de los consulados argentinos. En la Cláusula Primera de dicha ampliación se acuerda generar relaciones de cooperación y coordinación, en el marco de la Ley Nº 17.671 modificatorias y complementarias y del referido decreto, estableciéndose en la Cláusula segunda la incorporación de la “coordinación, centralización, supervisión e impresión” de los pasaportes ordinarios a través de la captura de los datos biográficos y biométricos en las sedes consulares y la remisión electrónica de los datos necesarios para su expedición y percepción de la tasa arancelaria correspondiente. Las pruebas pertinentes se fueron desarrollando desde el principio (por ejemplo a septiembre/12 había cinco consulados on line), en tanto que en abril/13 se informó la existencia de dieciocho oficinas consulares con captura digital de datos biográficos y biométricos. b) Asimismo RENAPER informa que se encuentra en proceso de elaboración y aprobación el “Informe descriptivo de procedimiento de impresión y despacho de pasaporte”, agregando que: (i) La toma del trámite se realiza en las oficinas consulares habilitadas para la tramitación digital, en tanto el RENAPER se ocupa del “peritaje, verificación, impresión, terminación, grabado en chip, comprobación, despacho y entrega” a la Cancillería de los documentos emitidos; (ii) El personal de la Cancillería retira los documentos y procede a su remisión a las oficinas consulares correspondientes. c) Por su parte, la Dirección General de Asuntos Consulares informó la instrucción impartida a las dependencias consulares – con fecha abril/11 – por la que la documentación original debe permanecer en la sede consular, en tanto que una copia de dicha documentación debe enviarse a la Dirección Nacional de Identificación del RENAPER, sin vista o paso previo por la Dirección General a efectos de articular la nueva norma reglamentaria. Todo ello sin perjuicio de la remisión semestral de un informe indicando la existencia y cantidad de pasaportes emitidos, o los trámites de renovación o prórroga que fueran efectuados (El registro del ‘Cuaderno 10’ permite la compulsa de los movimientos de entrada y salida respectiva). 26 4.2.3. Rendiciones de cuenta consulares. Las rendiciones de cuenta de los distintos consulados son recepcionadas para ser verificadas en sus contenidos formales (Planilla de resumen de caja, Planilla de conciliación de saldo bancario, Complemento planilla conciliación, Formulario consular, Extractos bancarios, Comprobantes de transferencias y Libro diario). De encontrarse incompletas se requiere a la representación la documentación faltante. Luego el área interviniente verifica los libros diarios en lo relativo a las posiciones arancelarias, la imputación, el tipo de cambio, las sumatorias, etc. A continuación se controla la conciliación y demás planillas conforme el Libro Diario y la documentación bancaria y de resultar alguna observación se solicita mediante cable la corrección a la sede respectiva. Las que no reciban observaciones son aprobadas por la autoridad competente. La Dirección General de Asuntos Consulares informó –mediante Nota Nº 014600 del 22/04/13– el estado de situación de las rendiciones efectuadas al cierre del ejercicio 2012 que totalizan la suma de u$s 6.733.754,63. Del análisis de la misma, cuyo detalle obra en el Anexo E, surge lo siguiente: De las 49 representaciones un total de 41 representaciones estaban al día con la remisión de las cuentas al cierre del ejercicio 2012 (84 %), en tanto que las demás sedes habían remitido las rendiciones hasta octubre/12 (1 caso) y hasta noviembre/12 (7 casos). La revisión correspondiente encuentra retrasos según el siguiente detalle: a diciembre/06 =1 caso (2%); a diciembre/07 = 4 representaciones (8%); a diciembre/08 = 24 representaciones (50%); a agosto/septiembre/octubre/09 = 1 representación por cada mes (6%); a diciembre/09 = 10 representaciones (20%); a febrero/10 = 1 representación (2%); a diciembre/10 = 2 representaciones (4%) y a diciembre/11 = 4 representaciones (8%) Por su parte la aprobación de las rendiciones se encuentra formalizada con retraso: 35 representaciones cuentan con aprobación hasta el año 2008 o anteriores (72%), en tanto que 10 tienen aprobación al 2009 (20%) y dos tienen aprobación al 2010 y al 2011, respectivamente (4% y 4%). 27 4.3. Rendiciones de cuenta de gastos. 4.3.1. En general. En principio corresponde aclarar que las rendiciones de cuentas no contienen documentación que permita conocer el origen y/o antecedentes del gasto, así como su razonabilidad y oportunidad. Cabe aclarar que las mismas se analizaron conforme al Reglamento aprobado por la Resolución Ministerial N° 3106/99 y Resolución Ministerial Nº 1941/01, el que en su Art.65 establece que las Partidas Limitativas son aquellas que determinan el monto máximo a invertir en cada cuenta, en tanto que cada una de ellas está compuesta por una o más cuentas indicativas donde según el plan de cuentas vigente debe registrarse el detalle de cada operación. Debe destacarse que las mismas están conformadas por el movimiento de los fondos por cada período rendido, en el cual constan los recursos recibidos de Cancillería, así como entre otros - las reasignaciones de partidas autorizadas por el Ministerio (Art.59), préstamos entre partidas autorizadas por el Jefe de Misión (Art.58), préstamos de funcionarios para hacer frente a determinados gastos por falta de recursos (procedimiento no previsto en la normativa) y fondos recibidos o enviados entre representaciones en el exterior y registraciones por diferencias cambiarias. En el caso de los ingresos los comprobantes están constituidos por los originales de recepción de los fondos del Ministerio o de otra representación o de diferencia cambiaria, emitidos por el banco y los egresos por la relación de gastos, con su respectiva documentación de respaldo, la cual está conformada por facturas y/o recibos. En los asientos del sistema CONTEXT que reflejan todos estos movimientos de fondos también se verifican asientos y contraasientos de ajustes por transferencias entre partidas, reasignaciones, etc. Se han verificado diferencias entre los totales de los balances bimonetarios y los registros del CONTEXT, dado que en este sistema están registrados los movimientos de depósitos y extracciones bancarias. Por otro lado la documentación que integra las rendiciones de cuentas no se encuentra traducida, ni con acotaciones necesarias para su correcta comprensión, tales como el período al que corresponde en el caso de pagos de servicios, o no se indica los motivos de alquileres de autos, dado que dicha erogación según la reglamentación aplicable puede ser imputada a Gastos de Funcionamiento o Gastos de Representación. 28 Además se constató la existencia de atrasos en los giros de los fondos a las representaciones cuyos gastos asociados, en algunos casos, están asignados a obligaciones con fecha de vencimiento, lo que genera un incremento presupuestario por pago de intereses. 4.3.2. Embajada Brasil. 4.3.2.1. Del análisis efectuado sobre la rendición de febrero/11 (egresos por R$. 238.333,89 y u$s 13.538,86), surge lo siguiente: a) El total general de las planillas de Cuentas a pagar no es correcto, toda vez que figura la suma de R$ 230.768,94, siendo que la sumatoria total asciende a R$ 267.248,94. b) En la partida limitativa Haberes del personal local se han encontrado dos comprobantes que no reúnen las características propias de un recibo de haberes, careciendo de los datos básicos establecidos normativamente (Art.35 Res. 3106/99: fecha ingreso, funciones, categoría, horario, conceptos remuneratorios, etc.) (Comprobante 4 – Asiento 11100178 y Comprobante 36 – Asiento 11100169). Además en Comprobante 12 – Asiento 11100160 se consigna erróneamente el mes de imputación, y en el Comprobante 32 – Asiento 11100399 no se adjunta el recibo de haberes). c) En partida limitativa Gastos de representación se ha verificado un comprobante sin que conste el cable de autorización correspondiente (pago cuota social anual a club de golf por R$ 11.736, equivalente a u$s 7028,71). d) En la partida limitativa de Gastos de funcionamiento se han verificado una serie de errores de imputación, diferencias en los números de comprobantes, pagos con tarjeta de crédito o con comprobantes sin descripción alguna, según consta en el detalle obrante en el Anexo F. En los gastos de funcionamiento de telefonía celular se ha verificado que en el mes de enero/11 ascendieron a R$ 6.843,87 y en el total del ejercicio 2011 a R$ 74.419,99.4.3.2.2. Del análisis efectuado sobre la rendición de octubre/11 11 (egresos por R$. 358.134,02 y u$s 26.855,20), surge lo siguiente: a) En general se observan errores de imputación que fueron subsanados bajo la supervisión del Departamento de Contabilidad a través de contraasientos. También se verificó faltante de documentación respaldatoria que fue glosada en los registros posteriores, lo que conlleva un riesgo inherente al control y fiscalización del gasto. b) En un pago de horas extras al personal local ALDS (comprobante 6) y en un adelanto de 29 haberes a IAR, no se han adjuntado los cables autorizantes de dichos movimientos, como así tampoco la fundamentación del pago de diferencias salariales de meses anteriores y vacaciones que fueron erogadas en la liquidación del mes (comprobantes 21, 22 y 25). c) En la partida de erogaciones Artículos Menores se han imputado gastos no comprendidos en el rubro, según el detalle obrante en el Anexo F. d) Las erogaciones por telefonía celular no específica la cantidad de líneas incorporadas, impidiendo la verificación de la normativa vigente en cuanto la adopción de recaudos para la utilización del servicio exclusivamente por razones laborales y con la mesura correspondiente. En el gasto de telefonía celular del mes (R.$ 5010,65 – comprobante 86) se ha detectado un 73% correspondiente a llamadas internacionales (roaming). e) En gastos de representación se ha verificado el pago de las cuotas sociales a un club de golf y de bebidas, sin que conste la fundamentación a través del correspondiente cable y la indicación de la cortesía u homenaje que lo sustentan (Asiento 111023432 y Comprobantes 8/9). Similar situación se observa en el concepto de Atenciones y Presentes según el detalle obrante en el Anexo F. f) Se ha verificado documentación respaldatoria no válida, según el detalle obrante en el Anexo F. 4.3.3. Embajada México. 4.3.3.1. Del análisis efectuado sobre la rendición de febrero/11 (egresos por $mx. 546.955,84 y u$s 91.580,63), surge lo siguiente: a) Se han verificado registros con imputación errónea en las cuentas utilizadas, sin justificación de los contraasientos registrados o sin el detalle correspondiente, según el detalle obrante en el Anexo G. b) Se han verificado registros sin identificación de los períodos abonados, en casos de pagos de servicios, retenciones al personal local y locación de alquileres. c) Asimismo se han verificado comprobantes respaldatorios sin las formalidades legales correspondientes (Notas de venta, recibos, anticipo, remisión, nota de presupuesto, comprobante de pago) o en fotocopias simples, los que se agregan con la firma del funcionario autorizante. En igual sentido se ha verificado lo señalado en los puntos b) y 30 c) precedentes en el análisis realizado respecto del mes de octubre. 4.3.3.2. Del análisis efectuado sobre la rendición de octubre/11 (egresos por $mx. 1.175.122,50 y u$s 87.576.,43), surge lo siguiente: a) Se han verificado registros con imputación errónea en las cuentas utilizadas, sin justificación de los contraasientos registrados o sin el detalle correspondiente, según el detalle obrante en el Anexo G. 4.3.4. Consulado General y Centro Promoción Comercial en San Pablo. 4.3.4.1. Del análisis efectuado sobre la rendición de febrero/11 (egresos por R$. 208.669,86 y u$s 2942,17), surge lo siguiente: a) En un caso de alquileres se ha verificado el faltante de la documentación respaldatoria, según el detalle obrante en el Anexo H. b) Surgen divergencias respecto del pago de expensas por las oficinas de la representación según el detalle obrante en el Anexo H. c) En la partida limitativa Retenciones y aportes del personal local no se glosa la documental correspondiente, según el detalle obrante en el Anexo H. d) En las partidas indicativas Reintegros de gastos médicos y Traslados y fletes no consta la documentación correspondiente, según el detalle obrante en el Anexo H. e) Se han detectado egresos sobre gastos de diferentes limitativas abonados en forma personal por distintos funcionarios, según el detalle obrante en el Anexo H, siendo que los “préstamos o adelantos de funcionarios” no se encuentran contemplados en la normativa vigente. f) Se han detectado comprobantes sin la documentación correspondiente en la partida indicativa Ayuda a argentinos indigentes, según el detalle obrante en el Anexo H. g) En la partida indicativa Contratación consultorías se ha verificado un comprobante sin su correspondiente factura debidamente expedida, según el detalle obrante en el Anexo H. 4.3.4.2. Del análisis efectuado sobre la rendición de octubre/11 (egresos por R$. 322.430,95), surge lo siguiente: a) En la conciliación del balance bimonetario contra libro caja y banco no se han agregado 31 fotocopias de los cheques emitidos que no fueron presentados al cobro. b) Las partidas destinadas al pago de alquiler de oficinas no han sido utilizadas, no hallándose registrado el pago del mes pese a la recepción de la partida específica (R $11.505,80 - ContExt 11101060, 11101061: ingreso registrado en el Libro Banco el día 22 de Septiembre de 2011, a través del envío de fondos de otras sedes - Consulado de Porto Alegre Libramiento: 2011/A02996). Se pone en conocimiento que al finalizar el ejercicio 2011 la partida “Alquileres” arroja un déficit de R $43.301,89. Esta cifra corresponde a R $4.892,39 en concepto de diferencias en el tipo de cambio registradas en el transcurso del año y contempla una deuda de dos meses de alquiler de oficinas en las que funciona el consulado. El Consulado informó que la morosidad se encuentra supeditada a atrasos en los giros de fondos. A través del cable CPABL 010855/2011, informa a SULTA, que fondos destinados al déficit en alquileres del ejercicio 2010 no han ingresado a la cuenta de la representación al mes de Diciembre del 2011 y que este ha sido el consecuente de atrasos en dos meses del pago de alquiler. Por consiguiente, CPABL informa el día 16 Diciembre de 2011, la dificultad operacional que genera el faltante mencionado y solicita a SULTA que disponga del envío de los fondos a la mayor brevedad posible. Hasta el momento no se ha regularizado la deuda. En Anexo H se exponen los movimientos registrados. c) Lo mismo ocurre con el pago de las expensas respectivas, aunque no se ha podido identificar el motivo de los retrasos mencionados (en octubre estaban pendientes las expensas de agosto por R. 9792,80, y en enero/11 se detectó una erogación por pagos correspondientes a octubre/10). En Anexo H se expone detalladamente sobre el particular. d) Se han verificado diferencias en el pago de haberes del personal local, las que se detallan en Anexo H. e) En relación al pago de haberes de personal temporario se ha verificado un pago imputado a la cuenta de Gastos de Promoción Comercial, según detalle obrante en Anexo H. 32 4.4. Personal asignado. 4.4.1. La revisión practicada en el Área de Recursos Humanos sobre el personal del Servicio Exterior y del SINEP asignado a las representaciones de la muestra incluyó la verificación de su situación de revista, fecha de ingreso y eventual de egreso de servicios – durante el año 2011– y las categorías efectivamente liquidadas. De la misma, de la información incorporada al SARHA y de la revisión de una muestra de legajos surgen los siguientes hallazgos: a) Embajada Brasil: en los legajos IMD y ROA no constan certificados de antecedentes penales ni estado civil; TCQ no acredita domicilio. b) Embajada México: MCH, CBO y AMC no constan certificados de antecedentes penales. c) Consulado San Pablo: CMSR no consta certificado de antecedentes penales, y en casos JFDS, LA, AB, DEDdS, CHSR y AB no consta acreditación de domicilio. 4.4.2. Por su parte, en relación al personal local de las representaciones se ha procedido a relevar el área específica de la Dirección General de Recursos Humanos y Planeamiento Organizacional, entre cuyas funciones figuran – entre otras – la de recibir los pedidos de altas y bajas de contratación de empleados locales, trámite en que dictaminan las áreas pertinentes, para dar lugar a la autorización correspondiente. Dictado el acto administrativo se procede a conformar un legajo con los antecedentes personales del contratado, incluyéndose dictamen de un abogado del foro local para certificar el cumplimiento de la normativa del país. El área citada fue organizada en el año 2005 y guarda en sus archivos la copia de la documental de los contratados, cuyos originales quedan en las respectivas representaciones, tales como – entre otros – la ficha personal, el contrato laboral debidamente suscripto, certificados de antecedentes penales, dictamen del abogado local y acto administrativo. Del relevamiento efectuado surge: a) Con posterioridad al período auditado – octubre/12 – el área de legajos realizó un relevamiento de los empleados locales, toda vez que se habían detectado una serie de legajos incompletos y desactualizados. b) De una muestra de legajos correspondientes a las sedes seleccionadas se ha verificado el extremo anteriormente expuesto, como así también las dificultades de articulación entre 33 los sistemas SARHA y GAF CAN. Asimismo se ha verificado que los actos administrativos dictados al efecto carecen del dictamen jurídico previo y que, en algunos casos, los actos fueron dictados con posterioridad al inicio de las tareas (Embajada Brasil: FDS presta servicio desde diciembre/09 y se dicta acto en mayo/11; IMD julio/94 y y acto en abril/99; NADS: ingreso en octubre/09 y acto en diciembre/11; Embajada México: MCB ingreso abril/03 y acto en 2006). 4.5. Litigiosidad. 4.5.1. Del relevamiento de la situación actual de juicios contra el Estado Nacional radicados en el exterior y de las funciones desarrolladas por las áreas específicas surge que el Ministerio dictó la Resolución Nº 2101/94 por la que dispuso la creación del ‘Registro de Juicios en el Exterior’ en el ámbito de la Dirección General de Asuntos Jurídicos, en el que deben consignarse las acciones iniciadas contra el Estado Nacional que fueran tramitadas por intermedio de las representaciones argentinas en el exterior. Del relevamiento de la información obrante en el sector surge que de un total de cincuenta y cuatro representaciones no han remitido la información un total de diez (19% del total) (Embajada en Republica Dominicana, Cuba, Honduras, Nicaragua, Consulado de Bello Horizonte, Lima, Punta del Este, Uruguayana, Encarnación y Santiago), atento lo cual la información disponible carece de la integridad correspondiente. 4.5.2. En relación a la función de seguimiento y control de los juicios en el exterior cuadra poner de resalto que la Decisión Administrativa Nº 10/02 dispuso como responsabilidad primaria de la Dirección General de Asuntos Jurídicos – entre otras – la de “ejercer el contralor en aquellos juicios que se substancien en el exterior”, manteniéndose dicha asignación de responsabilidad en el posterior Decreto Nº 878/08. Posteriormente, mediante el referido Decreto Nº 924/11, se suprimió la antedicha asignación de responsabilidades a la Dirección General, tarea que actualmente no es supervisada por los servicios centrales del Ministerio y que provoca un vacío funcional que sí estaba contemplado adecuadamente por la normativa anterior. 4.5.3. Por su parte, del análisis de sumarios y actuaciones sumariales sobre cuestiones originadas en las representaciones argentinas en el exterior corresponde expresar lo siguiente: 34 a) Investigación para comprobar la existencia de presuntas irregularidades en legalizaciones del Consulado de Asunción (Expediente Nº 27559/05 – Resolución “S” Nº 1817/05). La actuación comenzó con una denuncia ante la fiscalía federal de Rosario y la Cancillería sobre presuntas maniobras de defraudación en la percepción de aranceles consulares, generando las actuaciones en cuestión, las que tuvieron signadas por sucesivas demoras (una de ellas de un año y medio; así como también declaraciones testimoniales datadas en 2010), sin haberse resuelto hasta el cierre del período de las tareas de campo. b) Investigación sobre hechos ocurridos en el Consulado de Punta Arenas que podrían configurar una situación de espionaje (Resolución Nº S 1869/05): en noviembre/03 se solicita el deslinde de responsabilidades por la eventual violación del sistema de seguridad del consulado, habiéndose verificado la inexistencia de robo de documentación (clasificada y de documentos de identidad) y que otros documentos habrían sido fotocopiados por los intrusos, lo que diera lugar a una información sumaria cuyo informe final – luego de la toma de declaraciones y demás medios probatorios – señala la inexistencia de mérito para la sustanciación de sumario, sin perjuicio de recomendar mayor control sobre el personal local que se contrate en el consulado. Se dispone la clausura de la información sumaria en febrero/04, pero en agosto/05 información periodística proveniente del país vecino da cuenta del espionaje sobre la sede con el presunto objeto de copiar información encriptada, en la que habrían intervenido el portero del consulado y cuatro funcionarios de aquel país, agregando que el juez militar condenó a sesenta días de presidio a cuatro militares por incumplimiento de los deberes militares por haber ingresado a la representación consular argentina. Ante este hecho se dispone la sustanciación de una actuación sumaria en octubre/05, quien ordena diversas pruebas – las que se van sustanciando con amplitud de plazos – y culminan con cuatro años de inactividad. En octubre/10 la Embajada informa que la Fiscalía instructora propone el sobreseimiento definitivo en la causa del citado portero atento su fallecimiento, disponiéndose en noviembre/11 la clausura de la información sumaria. No obstante lo anterior las actuaciones se cierran sin haberse indagado a los responsables de la seguridad y de la guarda de la documentación, especialmente en torno a la falta de dispositivos y/o medidas apropiadas, por lo que correspondería evaluar la posibilidad 35 de continuar las actuaciones sumariales en torno a dichos puntos. c) Investigación sobre una fianza por parte de la Embajada en Perú ante la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria de dicho país para garantizar el pago de derechos aduaneros por la importación de un vehículo por parte de un ministro en el año 1991 (Resolución Nº S 361/10): las actuaciones comienzan en el año 2008 con la solicitud previa de la Subdirección General de Asuntos Jurídicos para la elaboración de un dictamen profesional sobre la cuestión según la legislación de ese país. Desde diciembre/08 hasta enero/10 no registra movimientos. La Fiscalía de Investigaciones Administrativas archiva las actuaciones incoadas al respecto. Se producen retrasos en la tramitación de oficios y en la toma de declaración al funcionario (primero se encontraba destinado en Mumbai – República de la India – y luego en Trinidad y Tobago). Las actuaciones son activadas durante el año 2013, sin que hasta la fecha se hayan tomado las declaraciones del personal destacado en la embajada en Perú y las del referido funcionario. d) Investigación sobre presuntas irregularidades en la tramitación de un fideicomiso en la Embajada de Venezuela (Expediente Nº 23421/10 – Resolución “S” Nº 374/10). La actuación comienza con un oficio de un juzgado federal solicitando los cables remitidos por la citada representación en orden al Convenio Bilateral de abril/04, lo que genera la decisión de la Cancillería de proceder a la apertura de la actuación sumarial. Luego de sucesivas declaraciones se ordena la sustanciación de un sumario administrativo para evaluar la conducta de ES en cuanto a una presunta omisión de información sobre irregularidades en su gestión, expediente cuya tramitación es suspendida en mayo/11 a la espera de una resolución judicial en el expediente penal que se tramita por ante la justicia federal. Sin perjuicio de lo alegado, debería haberse continuado con la tramitación del sumario hasta agotar las actuaciones correspondientes, a efectos de dictar resolución una vez concluida la instancia penal. e) Denuncia sobre venta de bienes muebles y falsificación de facturas y otras irregularidades en el Consultado en Tarija (Expediente Nº 7144/08 – Resolución “S” Nº 282/10). El trámite del expediente se encuentra suspendido hasta tanto se pronuncie el juzgado penal interviniente, por lo que corresponde reiterar el criterio anteriormente expuesto al 36 respecto. Los hechos denunciados datan de 2006/7, habiéndose tomado diversas declaraciones y glosado documental pertinente. Un informe pericial sobre un disco duro de la computadora de la representación ha sido remitido en CD sin que conste copia impresa al respecto. Por otra parte la Dirección de Personal no dio respuesta a un oficio del sumariante con documental propia, remitiendo en su reemplazo cables emitidos por el Consulado afectado en las investigaciones y por una de las personas involucradas en la denuncia. Además se ha verificado un lapso sin movimientos en el expediente (junio/09 a febrero/10). f) Denuncia contra un funcionario de la embajada en Venezuela por malos tratos a un empleado (supuestas actitudes discriminatorias, persecutorias y arbitrarias) (Resolución Nº S 658/09): el expediente incoado está en la Fiscalía de Investigaciones Administrativas, sin que el organismo auditado haya reservado copia certificada del mismo. g) Investigación por el otorgamiento de la nacionalidad argentina a un ciudadano libanés y la extensión de una visa a un ciudadano iraquí pese a la opinión desfavorable de un organismo de seguridad (ambos con documentación apócrifa) (Resolución Nº S 1850/08): el expediente se encuentra en sede judicial, sin que el organismo auditado haya reservado copia certificado del mismo. h) El trámite comenzó con un memorando de la Dirección de Contabilidad informando una serie de irregularidades en la rendición de cuentas del período septiembre/05-abril/06 en el Consulado de Antofagasta (Expediente Nº 39122/06 – Resolución “S” Nº 46/07). Se ha verificado que la notificación a la Fiscalía de Investigaciones Administrativas se formalizó con dos años y medios de retraso, y que uno de los funcionarios involucrados en la cuestión fue cesado en sus funciones por razones de edad, continuándose con la tramitación del expediente al cierre de las tareas de campo. 4.6. Contrataciones. Preliminarmente cuadra advertir que de los procedimientos de contratación informados por el Organismo al comienzo de las tareas de campo (expuesto en el anterior punto 2.2.6.), 15 de los 18 procesos de contrataciones generales se encuentran en ejecución (7 37 se informan en el circuito de firmas, 3 en situación de pliego aprobado y notificado a la Sede y 5 a la espera de las ofertas pertinentes). Del análisis de la muestra surge: Expediente Nº 65390 – mantenimiento eléctrico (EBRAS). o El trámite licitario comenzó en noviembre/10, habiéndose aprobado el pliego de bases y condiciones y autorizado el llamado a licitación pública mediante la Resolución Nº 909, del 9 de septiembre de 2011, emanada de la Subsecretaría Legal, Técnica y Administrativa. Se destaca que el 7 de mayo de 2012, la Dirección General de Administración solicitó información sobre el estado de la contratación (incluyendo otros tres llamados licitarios, dos de los cuales no han sido seleccionados en la muestra). Expediente Nº 66450 – servicio limpieza (EBRAS). o En similar situación que la anterior, el expediente fue iniciado en diciembre/10 y en noviembre/11 se autorizó la prórroga del contrato anterior, en tanto que en mayo/12, la Dirección General de Administración requirió información al respecto. Expediente Nº 17119 – instalación de gas, agua caliente y calefacción (EBOLV). o El trámite comenzó en el año 2007 no encontrándose adjudicada ni realizada la obra durante las tareas de campo. Por Disposición Nº 22 del 30/09/08, la Dirección General de Administración aprobó el pliego de bases y condiciones y autorizó el llamado a licitación privada para la contratación de los trabajos referidos. Al comprobarse diferencias importantes en el predimensionamiento del Balance Técnico que conllevan a modificaciones en el presupuesto de calderas y en la cantidad de elementos radiantes de calefactores, se decide dejar sin efecto dicha Disposición y se aprueba un nuevo pliego de bases y condiciones, autorizándose un llamado a licitación pública (Resolución Nº 404/10-SECIN). o En su sustanciación se llega a preadjudicar a la firma TERMO INGENIERIA S.R.L. (Dictamen de Evaluación Nº 24/10), la que se presenta requiriendo cambiar las marcas de los equipos ofertados, basándose en el aumento de costos de mano de obra. Ante tales circunstancias y dada la diferencia de costo existente respecto de la empresa ubicada segunda en el orden de mérito (+ 143,97%) se resuelve dejar sin efecto la Licitación Pública Nº 1/10 y se autoriza un nuevo llamado utilizando el mismo pliego aprobado por la Resolución SECIN 38 Nº 404/10 (conf. Resolución SECIN Nº 595/11). o En este nuevo llamado, la Comisión Evaluadora (Dictamen Nº 20/11) propuso adjudicar a la firma TERMOINGENIERIA S.R.L. la Licitación Pública Nº 1/11, no habiéndose recibido impugnaciones al vencimiento del plazo correspondiente. Finalmente, mediante Dictamen Nº 1433/12, la Dirección General de Asuntos Jurídicos pone de manifiesto algunas observaciones en el trámite de evaluación de la oferta del preadjudicatario y con relación al retiro de la garantía de mantenimiento de la misma, destacándose que deberán proporcionarse las aclaraciones correspondientes, para poder brindar el dictamen jurídico de rigor. Expediente Nº 9234 – refacciones nuevas oficinas (CSBAH). o El trámite está inconcluso, habiendo comenzado en febrero/11, en tanto en septiembre/12 el sector jurídico informa sobre la imposibilidad de emitir dictamen atento la falta de traducción al castellano de la totalidad de las ofertas presentadas y otras ausencias en las constancias de autos. Expediente Nº 22.703 - Resolución Nº 448/11 - locación (EMEXI-CMEXI). o El contrato de alquiler vencía en junio/11, lo que da lugar al inicio de las actuaciones el 31/03/11, aprobándose su convalidación mediante Resolución Nº 448 del 30 de agosto de 2011, emanada del entonces Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto, del contrato suscripto el 6 de junio de 2011. Expediente Nº 39.793 – Resolución SECIN Nº 43 del 03/02/11 - locación de inmueble (EHAIT). o La resolución mencionada convalida el contrato firmado el 13 de agosto de 2010 para la mudanza de la embajada por los serios deterioros que había sufrido el inmueble sito en el edificio Hexagone en ocasión del sismo producido en enero/10. Se ha verificado la existencia documentación reservada en sobre glosado al expediente sin la guarda de seguridad correspondiente. Expediente Nº 45.155 - Resolución Nº 47/11- locación de inmueble (EGUYA). o El dictamen del abogado del foro local no se expide sobre las cláusulas especiales del contrato (pagos por adelantado, posibilidad de renovaciones sin establecer el procedimiento). 39 Expediente Nº 35.864/11 - Resolución Nº 704/11 - locación de inmueble (EPERU). o No constan otras ofertas analizadas, ni la publicidad del llamado, como así tampoco si se ha remitido el contrato suscripto con el locador. 5. DESCARGO DEL ORGANISMO. Conforme surge de lo señalado en el punto 2.5. de este informe, el organismo auditado –hasta el presente- no ha dado respuesta al pedido para que efectúe las aclaraciones o comentarios que considere pertinentes, tanto en el plazo originalmente acordado, luego prorrogado por Nota Nº 2/14-AG5 y, finalmente, intimado por su similar Nº 29/14-AG5. 6. RECOMENDACIONES. 6.1. Activar la implementación del nuevo módulo INFOGES, como integrante del Sistema GAFCAN (cde.4.1.). 6.2. En relación al sector DIARE: 6.2.1. Verificar la consolidación de datos provenientes de los distintos consulados a efectos de asegurar la integridad de la información en la Dirección específica (cde. 4.2.1.1.). 6.2.2. Actualizar los antecedentes de los trámites de repatriaciones, fallecidos, accidentados, asistencia a audiencias judiciales, asistencia a menores y visitas a establecimientos carcelarios, a efectos de posibilitar un seguimiento de la gestión específica (cde. 4.2.1.2. a 4.2.1.8.). 6.2.3. Concretar la suscripción del protocolo de intervención para favorecer la defensa de los derechos humanos de los detenidos en el exterior (cde.4.2.1.9). 6.3. En torno a la emisión de documentos en el exterior: 6.3.1. Integrar la totalidad de los consulados en el exterior en cuanto al procedimiento de emisión de pasaportes en el exterior (cde. 4.2.2.a, b). 6.3.2. Incorporar procedimientos de verificación en torno a la emisión de documentos argentinos en el exterior, complementarios de la articulación dispuesta con el Registro Nacional de las Personas, a efectos de cumplimentar acabadamente la dirección del sistema de representaciones consulares que le cabe a la Dirección General de Asuntos 40 Consulares (cde.4.2.2.c). 6.4. En relación a la rendición de cuentas de las representaciones consulares (cde.4.2.3.): 6.4.1. Actualizar el envío de las cuentas al cierre de cada ejercicio. 6.4.2. Activar la revisión de las rendiciones oportunamente recibidas. 6.4.3. Formalizar las aprobaciones de las rendiciones en tiempo y en forma. 6.5. Sobre las rendiciones de cuentas de gastos: 6.5.1. En general, evaluar la posibilidad de integrar las rendiciones de cuentas de gastos con la totalidad de los antecedentes respectivos (cde. 4.3.1.). 6.5.2. En particular, completar la documentación faltante y/o glosar exclusivamente los comprobantes con las formalidades de ley (cde. 4.3.2. a 4.3.4.). 6.5.3. Registrar adecuadamente en las partidas correspondientes (cde.4.3.2.1.d; 4.3.2.2.b/f; 4.3.3.1.a/b; 4.3.3.2.a) y 4.3.4.2.e). 6.5.4. Agregar extractos bancarios y documental respectiva (cde.4.3.2.2.a; 4.3.2.2.f; 4.3.3.1.c); 4.3.4.1.a-b-c-d-f y 4.3.4.2.a). 6.5.5. Formalizar un procedimiento para los adelantos de funcionarios (cde.4.3.4.1.e). 6.5.6. Agregar los cables de autorización correspondientes (cde. 4.3.2.1.c; 4.3.2.2.c/f). 6.5.7. Ponderar y justificar adecuadamente el uso de telefonía celular (4.3.2.1.d). 6.6. En el área de personal completar los legajos del personal (cde.4.4.1.a/c) y en relación al área del personal local (cde.4.4.2.): actualizar y completar la totalidad de los legajos del personal contratado, confeccionar y glosar el dictamen jurídico previo, abstenerse de dictar actos administrativos con efectos retroactivos para el nombramiento de contratados. 6.7. Sobre la problemática de la litigiosidad en el exterior: 6.7.1. Completar la integración de la información de acciones judiciales en el exterior según lo dispuesto mediante Resolución Nº 2101/94 (cde.4.5.1.) 6.7.2. Evaluar la asignación de la función del contralor de juicios en el exterior a un sector determinado de la Cancillería (cde.4.5.2.). 6.7.3. Activar el diligenciamiento de las actuaciones sumariales y sumarios, disponiendo las 41 medidas necesarias para la resolución pronta – en tiempo y en forma – de las causas más delicadas en orden al servicio, como por ejemplo la presunta irregularidad en legalizaciones y extensión de visas irregulares, desidia en la guarda y archivo de documentación, etc (cde. 4.5.3.). 6.8. En contrataciones (cde.4.6.): atenerse estrictamente al Pliego de Bases y Condiciones en los distintos llamados licitarios; glosar la totalidad de las intervenciones realizadas en el procedimiento respectivo; y activar la gestión de los llamados licitarios a efectos de concretar las adquisiciones requeridas por las representaciones. 7.- CONCLUSIÓN. De los comentarios y observaciones formulados surgen los siguientes aspectos principales: La necesidad de activar la implementación del sistema de información de gestión. En el sector DIARE la incompleta actualización de datos sobre las actuaciones consulares realizadas en el período y la ausencia de procedimientos de verificación de la emisión de documentos argentinos en el exterior. La falta de control oportuno en la rendición de la recaudación de rentas consulares dadas las demoras verificadas en la remisión y los retrasos existentes en las instancia de revisión y aprobación, a lo que debe adicionarse la no obligatoriedad de transferir la recaudación. Sobre las rendiciones de cuenta de gastos surgen inadecuadas registraciones contables, ausencia de documentación que permita conocer el origen y/o antecedentes del mismo –así como su razonabilidad y oportunidad- y existencia de atrasos en los giros de los fondos a las representaciones. La ausencia de contralor sobre la litigiosidad de las representaciones en el exterior. BUENOS AIRES, 42 ANEXO A – INFOGES: OBJETIVOS REGISTRADOS PARA REPRESENTACIONES DE LA MUESTRA DETALLE DEL ESTADO DE SITUACIÓN DE OBJETIVOS POR MUESTRA EMBAJADA BRASIL CONSULADO SAN PABLO EMBAJADA MÉXICO ESTADO SITUACIÓN NÚMERO OBJETIVOS PORCENTAJE NÚMERO OBJETIVOS PORCENTAJE NÚMERO OBJETIVOS PORCENTAJE CUMPLIDOS 18 44% 33 35% 49 63% NOTIFICADOS 7 17% 17 18% 7 9% ANULADOS 10 24% 23 24% 14 18% DESCARTADOS 6 15% 22 23% 8 10% TOTALES 41 95 78 DETALLE DE LA MUESTRA ANALIZADA Objetivo Sigla 37594 EXPORT 34799 DIMEC 36144 DIACC 36138 DIPEX Tema Colaborar con la detección de importadores para la Ronda de Negocios Internacionales a realizarse en PROFUTAL2011 Organizar con proveedores argentinos para participar en compras gubernamentales en Brasil (nivel federal, estatal y empresas para-estatales). Propiciar la suscripción de un acuerdo en materia de Seguridad Social Organizar el Primer Encuentro empresarial de sectores estratégicos en México (biotecnología, nanotecnología y tecnologías de información) Área Estado Fecha Representa ción Cuestiones Comerciales Anulado 29/07/2011 EBRAS Integración Económica Cumplido 13/12/2011 EBRAS Política Latinoameric ana Anulado 21/12/2011 EMEX Cuestiones Comerciales Anulado 29/11/2011 EMEX 43 Objetivo Sigla 37585 SUINV 36114 DIPEX 38414 DINTU 38264 DIPEX 36294 UPAEX 36330 DINCO 36329 DICUL Tema Colaborar con la organización de una Misión de Inversiones Multisectorial a México durante el mes de agosto Colaborar con los empresarios argentinos que participen en Expo Agro Sinaloa 2011. Organizar el Pabellón de Promoción Argentina en Guadalajara, en el marco de VXI Juegos Panamericanos (13 al 30 de octubre de 2011. Colaborar con la organización de la III MISION COMERCIAL DE UNIVERSIDADES ARGENTINAS a San Pablo. Stand de marcas de diseño en Craft de Sao Pablo Elaborar un informe sobre biocombustibles para su carga en el portal ATNET Colaborar con la participación de directores, actores y productores argentinos en la 35° Muestra Internacional de Cine de San Pablo Área Estado Fecha Representa ción Inversiones Cumplido 03/08/2011 EMEX Cuestiones Comerciales Cumplido 25/04/2011 EMEX Cuestiones Comerciales Cumplido 16/11/2011 EMEX Cuestiones Comerciales Anulado 16/11/2011 CSPABL Cuestiones Comerciales Descartado 03/11/2010 CSPABL Cuestiones Comerciales Notificado 22/12/2010 CSPABL Asuntos Culturales Notificado 22/12/2010 CSPABL 44 ANEXO B – DETALLE MUESTRA PERSONAL REPRESENTACIÓN SEDE PERSONAL SERVICIO EXTERIOR NACIÓN BRASIL Embajada 10 3 13 25 38 MEXICO Embajada 5 3 8 29 37 SAN PABLO Consulado General y Centro Promoción Comercial 6 4 10 18 28 PERSONAL RÉGIMEN SINEP TOTAL PERSONAL ARGENTINO PERSONAL LOCAL TOTAL PERSONAL DE LA SEDE 45 ANEXO C – DETALLE MUESTRA ACTUACIONES SUMARIALES Y SUMARIOS Información Sumaria: Expediente 27559/05, Resolución SUBCO S Nº 1817/05 – Evaluar existencia irregularidades en legalizaciones. Información Sumaria: Expediente 47119/03, Resolución SUBCO S Nº 1869/05 – Comprobar existencia hechos en Consulado Punta Arenas. Sumario Administrativo: Expediente 48590/08, Resolución SULTA S Nº 361/10 – Investigación extensión fianzas en Embajada de Perú. Sumario Administrativo: Expediente 23421/10, Resolución SULTA S Nº 374/10 – Investigación irregularidades Embajada Venezuela. Sumario Administrativo: Expediente 7144/08, Resolución SULTA S Nº 282/10 – Investigación posible amenaza en Consulado Tarija. Sumario Administrativo: Expediente 12094/09, Resolución SULTA S Nº 658/09 – Investigación posible irregularidades en Embajada Venezuela. Sumario Administrativo: Expediente 36435/08, Resolución SULTA S Nº 1850/08 – Investigación extensión visa en Consulado Ciudad del Este. Sumario Administrativo: Expediente 38854/06, Resolución SULTA S Nº 46/07 – Investigación irregularidades en contabilidad del Consulado Antofagasta. 46 ANEXO D – DETALLE MUESTRA CONTRATACIONES Orden EXP MRE Sede Objeto Procedi miento Acto Adm Firmante 19 65390 EBRAS Mantenimiento eléctrico, termomecánico L PUBL 909/2011 SULTA 1.122.923,15 21 66450 EBRAS Servicio de limpieza L PUBL 707/2011 SULTA 502.577,05 1 17119 EBOLV Instalación gas, agua caliente y calefacción L PUBL 595/2011 SULTA 493.909,80 31 9234 CSBAH Refacciones nuevas oficinas L PUBL 395/2011 1er llamado SULTA 362.968,61 TOTAL MUESTRA CONTRATACIONES EN GENERAL 46 EMEXI-CMEXIOficinas 12 EHAIT - Oficinas 47 EGUYA-Oficinas 44 EPERU - OFICINAS Convalidación Contrato Convalidación Contrato Nueva Contratación Nueva Contratación TOTAL MUESTRA CONTRATACIONES ALQUILER Monto Previsto ARS 2.482.378,61 448 CLLER 8.939.354,40 43 03/02/2011 SECIN 2.854.200,00 627 02/09/2011 SECIN 2.140.650,00 704 20/08/2011 SULTA 2.020.773,60 15.954.978,00 47 ANEXO E – RENDICIONES DE CUENTA CONSULARES REPRESENTACIÓN PUERTO PRINCIPE (HAITI) SAN PABLO (BRASIL) CARACAS (VENEZUELA) BOGOTA (COLOMBIA) SALVADOR DE BAHIA (BRASIL) TARIJA (BOLIVIA) MANAGUA (NICARAGUA) CURITIBA (BRASIL) PUNTA DEL ESTE (URUGUAY) ESTIVAL MEXICO (MEXICO) SANTIAGO (CHILE) STO. DOMINGO (REP. DOMINICANA) YACUIBA (BOLIVIA) ANTOFAGASTA (CHILE) CIUDAD DEL ESTE (PARAGUAY) TEGUCIGALPA (HONDURAS) ASUNCION (PARAGUAY) VILLAZON (BOLIVIA) SAN JOSE (COSTA RICA) SAN SALVADOR (EL SALVADOR) BELO HORIZONTE (BRASIL) BRASILIA (BRASIL) ENCARNACION (PARAGUAY) GUATEMALA (GUATEMALA) GUAYAQUIL (ECUADOR) KINGSTON (JAMAICA) LIMA (PERU) MONTEVIDEO (URUGUAY) PAYSANDU(URUGUAY) QUITO (ECUADOR) RECAUDACIÓN CONSULAR MONTO EN RENDIDA REVISADA APROBADA U$S AL 31/12/12 Dic-12 Oct-12 Nov-12 Nov-12 Nov-12 Nov-12 Nov-12 Nov-12 Nov-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-07 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Sep-09 Dic-09 Dic-10 Dic-06 Dic-07 Dic-07 Dic-07 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-06 Dic-08 Dic-08 Dic-04 Dic-06 May-08 Dic-08 Dic-05 Dic-09 Dic-04 Dic-04 Dic-05 Dic-06 Oct-04 Dic-05 Dic-05 Jul-06 Dic-06 Sep-07 Nov-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 Dic-08 27.650,00 210.220,08 189.920,00 112.642,08 40.199,80 181.080,00 13.210,00 140.683,67 22.360,00 281.470,00 921.568,00 86.665,79 17.010,00 39.190,00 46.198,00 5.830,00 611.980,00 68.510,00 31.060,00 10.320,00 40.170,00 60.880,00 61.810,00 58.090,00 47.010,00 4.840,00 134.710,00 766.250,00 22.070,00 47.570,00 48 RIO DE JANEIRO (BRASIL) STA.CRUZ DE LA SIERRA (BOLIVIA) FLORIANOPOLlS (BRASIL) COCHABAMBA (BOLIVIA) PANAMA (PANAMA) PUERTO ESPAÑA (TRINIDAD Y TOBAGO) FRAY BENTOS (URUGUAY) COLONIA (URUGUAY) FOZ DE IGUAZU (BRASIL) PUERTO MONTT (CHILE) RECIFE (BRASIL) URUGUAYANA (BRASIL) VALPARAISO (CHILE) SALTO (URUGUAY) LA HABANA (CUBA) LA PAZ (BOLIVIA) PUNTA ARENAS (CHILE) CONCEPCION (CHILE) PORTO ALEGRE (BRASIL) Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 Dic-12 TOTAL DE LA RECAUDACIÓN CONSULAR RENDIDA Dic-08 Dic-08 Ago-09 Nov-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Feb-10 Dic-10 Dic-11 Dic-11 Dic-11 Dic-11 Dic-08 Dic-08 Ago-09 Nov-09 Dic-07 Sep-08 Dic-08 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-09 Dic-08 Dic-10 Dic-09 Dic-10 Dic-11 Dic-11 139.210,00 183.010,00 38.120,19 281.920,00 102.650,00 5.170,00 8.920,00 32.150,00 25.500,00 56.130,00 25.875,94 183.550,00 843.271,08 11.840,00 116.740,00 207.600,00 50.710,00 54.740,00 65.480,00 6.733.754,63 49 F – RENDICIÓN DE CUENTA DE GASTOS – EMBAJADA BRASIL F1. PERÍODO FEBRERO/11. Partida Limitativa “Gastos de Funcionamiento”: Errores de imputación: Comprobante 15 – asiento 11100202- se imputó a la partida indicativa “artículos menores” toda vez que debería imputarse a la partida indicativa “Refacción Mantenimiento Inmuebles (no inventariables)”. Comprobante 132 –asiento 11100398 se imputó a la partida indicativa “Movilidad, funcionamiento Representación”, cuando hubiera correspondido “Franqueo, despacho, telegramas”. Comprobante 140 –asiento 11100341- se imputó a la partida indicativa “Otros no Especificados” cuando hubiera correspondido “Movilidad, funcionamiento, representación”. Comprobante 118 –asiento 11100379- en concepto de compra de comestibles pagados en dólares 154,70 en R$ 275,35 (cambio $R 1,78 por dólar), a favor de Dufry do Brasil Duty Free Shop LTDA. En principio cabe señalar que los gastos efectuados, dado que fueron realizados en un free shop, en principio no correspondería imputar el gasto a la partida indicativa Gastos Comida (Personal Residencia), no pudiendo establecerse la imputación correcta por desconocerse el antecedente de la erogación. Asimismo el gasto se canceló en dólares estadounidenses los cuales han sido registrados en el sistema Context en reales. Error número de comprobante. Asiento 11100318 en concepto de limpieza interna de dos impresoras por R$ 240,00, debería contar comprobante 62 pero figura 240. Pagos con tarjeta. Partida Indicativa: “Eventos Especiales”: Todos estos gastos corresponden a una misión oficial autorizada por CA SULTA 010489/11. La erogación total por este concepto arrojó la suma de R$ 7.851,45.- De los antecedentes obrantes en la rendición no puede establecerse el motivo del desplazamiento de la misión oficial, quienes la integran, el destino 50 y la cantidad de días, abarca asimismo, comprobantes devengados en el ejercicio 2010 (ej: comprobante 77 –asiento 11100380-,comprobante 78 –asiento 11100381, comprobante 79 – asiento 11100383, comprobante 103 -asiento11100358). Según reza los registros del context de los distintos asientos imputados a la partida limitativa Gastos de Funcionamiento, partida indicativa Eventos Especiales, los gastos en cuestión fueron autorizados por CA SULTA 010849/11. Solicitado el mencionado cable a la Subsecretaría Legal, Técnica y Administración, dice textualmente “…se autoriza a atender los gastos mencionados en el mismo con las asignaciones ordinarias de la partida de funcionamiento, en el entendimiento que se tratase de cuestiones devengadas en el presente ejercicio”. Por lo tanto los gastos devengados en el ejercicio 2010 no estarían alcanzados por la mencionada autorización. (En principio cabe señalar que el artículo 68 de la normativa vigente en la materia establece que las Representaciones realizarán todos los pagos mediante la emisión de cheques u órdenes de pago o de transferencia contra la cuenta bancaria ya sea en moneda local o en dólares estadounidenses, con excepción de los gastos menores a U$S 600 o su equivalente en moneda local, los cuales podrán ser cancelados en efectivo). Los siguientes comprobantes figuran como pagados con cheques en el libro Banco pero en las facturas o tickets consta que se cancelaron los gastos con tarjetas, no pudiendo determinarse si se trata de tarjetas institucionales o personales: -Comprobante 72 –asiento 11100364-; Comprobante 76 –asiento 11100372-; Comprobante 88 –asiento 11100225-; Comprobante 89 –asiento 11100226- Por otra parte el comprobante en principio no reúne las características de una factura.; Comprobante 106 –asiento 11100362 En los siguientes casos, en el libro Caja, los gastos constan como pagados en efectivo pero en los comprobantes se observa el pago con tarjeta, no pudiendo establecerse si se trata de tarjetas institucionales o personales: -Comprobante 74 –asiento 11100367-; Comprobante 77 –asiento 11100380; Comprobante 99 –asiento 11100353; Comprobante 100 –asiento 11100355; Comprobante 103 –asiento 11100358-; Comprobante 104 –asiento 11100359-; Comprobante 105 –asiento 11100360. Partida Limitativa “Gastos de Funcionamiento” “Partida Indicativa Gastos Comida (Personal Residencia)”: Similar situación se observa en esta partida, respecto a los siguientes comprobantes que figuran como pagados con cheques en el libro Banco pero en las 51 facturas o tickets consta que se cancelaron los gastos con tarjetas, no pudiendo determinarse si se trata de tarjetas institucionales o personales. Comprobante 114 –asiento 11100365-; comprobante 124 –asiento 11100216. En los siguientes casos, en el libro Caja, los gastos constan como pagados en efectivo pero en los comprobantes se observa el pago con tarjeta, no pudiendo establecerse si se trata de tarjetas institucionales o personales: Comprobante 115 –asiento 11100369-; Comprobante 117 –asiento 11100371; Comprobante 118 –asiento 11100379-; Comprobante 129 –asiento 11100311 Falta de correspondencia entre el listado que figura en la relación de gastos y los comprobantes anexados. En la relación de gastos figura como comprobante n° 81 –asiento 11100413 – en concepto de compra de pasajes aéreos con motivo desplazamiento en misión oficial por R$ 965,80 a favor de Lago Sul Turismo, siendo que el comprobante correspondiente está en la rendición como comprobante n° 85. A su vez en la relación de gastos como comprobante 85 figura el asiento 11100222 por el mismo monto y concepto pero a favor de TAM Por otra parte cabe señalar que faltan los comprobantes que figuran en la relación de gastos con los números de orden 80, 81, 82, 83, 96. Comprobante ilegible: Comprobante 84 –asiento 11100221. Comprobantes 121 –asiento11100191- y 122 –asiento 11100209- no resulta visible el total del gasto Partida Limitativa Gastos de Funcionamiento, partida Indicativa “Gastos de Comida” (Personal Residencia). Inconsistencias entre los registros del context y el comprobante de gasto: Comprobante 87 –asiento 11100224 – en concepto, según el registro del context y la relación de gastos, de compra de pasajes con motivo de un desplazamiento, siendo que el comprobante es por gastos de comida en un restaurant. Cabe señalar que el error en la rendición está subsanado en forma manuscrita. Sumas registradas en el sistema context que difieren del valor monetario que consta en el comprobante: Comprobante 78 –asiento 11100381; Comprobante 86 –asiento 52 11100223; Comprobante 87 –asiento 11100224; Comprobante 101 –asiento 11100355 -Comprobante 104 –asiento 11100359- ; Comprobante 106 –asiento 11100362; Comprobante 117 –asiento 11100371-. Falta de descripción en el comprobante de los artículos adquiridos: Comprobante 116 –asiento 11100370- . Comprobante ad hoc no justificado: Comprobante 123 –asiento 11100215- por la compra de comestibles por R$ 179,00, no consta la factura del gasto sino comprobante ad hoc suscripto por el jefe de misión con fecha 14 de junio de 2011, siendo que el gasto está registrado con fecha 10/02/11, aduciendo como causal que por la naturaleza del gasto no ha sido posible obtenerlo. Se considera que atento que se trata de la compra de comestibles no está suficientemente justificados. Sobre el particular el artículo 71 de la normativa vigente estables que “cuando no fuere posible obtener el comprobante a que hace referencia el artículo 70 del presente Reglamento, se aceptará la confección de un comprobante ad hoc, suscripto por el Jefe de Misión en carácter de declaración jurada, la cual deberá explicitar los motivos que imposibilitaron la obtención del respectivo comprobante… “, circunstancia que no está acreditada en el particular tratado. Gasto devengado ejercicio 2010 siendo el comprobante del ejercicio 2011: Comprobante 124 –asiento 11100216- por la compra de comestibles a favor de Beline Paes por R$ 79,07. F2. PERÍODO OCTUBRE/11. En la partida de erogaciones Artículos Menores se han imputado gastos no comprendidos en el rubro: 53 Asiento 11102513 11102517 11102518 11102653 11102682 11102686 Concepto Material hidráulico Comprobante Folio Importe Número 10 32 R $14,80 33 R $11,19 Material de Limpieza Número 11 Lámparas Número 12 34 Número 7 29 R $82,04 Número 8 30 R $22,24 Número 9 31 R $14,55 Artículos de Limpieza Vasos y Platos descartables Artículos de Limpieza R $26,00 Se observa que se han efectuado compras en concepto de comida y artículos de limpieza que han sido imputadas bajo una misma indicativa de “artículos menores”, cuando deberían haber sido imputadas por separado. Con respecto a esta situación, DTCON (CA 011426/2012) solicita discontinuar con la citada práctica, en caso contrario informa que se deberá proceder al reintegro de los fondos utilizados en las mencionadas erogaciones. Adicionalmente, según los datos incorporados en el campo leyenda de los comprobantes adjuntos, el registro por la compra de piedras para cubrir el camino de la parte de atrás de las oficinas por R $898,00 (context 11102427) se encuentra imputado en “Contrat.Emp.Otros” cuando debería estar en “Otros no especificados”. Gastos de representación. Ausencia de fundamentación en gastos de Atenciones y Presentes: Del análisis de la documentación respaldatoria del mes de Diciembre 2011 se observa irregularidades en la adquisición de productos en concepto de “Retribución, Atenciones, Presentes”: Comprobante 114, As. 11103404; Comprobante 115, As. 11103408; Comprobante 117, As. 11103037; Comprobante 105, As. 11103039; Comprobante 109; Comprobante 110, As. 11103102); y Comprobante 106, As.11103044. 54 Se ha verificado documentación respaldatoria no válida: Se observa documentación respaldatoria no válida. La factura emitida por el proveedor MONICA FAINGOLD por un importe de R $120 (comprobante 106, As. 11103049), conlleva la descripción “VARIOS” de forma manuscrita, no específica el producto adquirido y no contiene fecha de emisión. Asimismo el Comprobante 108, As. 11103306 por R $209,00, no identifica el importe a que obedece y falta descripción del producto adquirido. Se observan faltantes de documentación respaldatoria en el cual la representación informa que por su naturaleza no ha sido posible obtener su respectivo comprobante. A su vez se reemplaza por COMPROBANTES AD-HOC en carácter de Declaración Jurada reconociendo el gasto efectuado. Se desconoce el motivo que genera su faltante. Esta situación se visualiza en los siguientes asientos: En concepto de compra de regalos para obsequios: por R $ 364,88 en DUTY FREE SHOP ARPT EZEIZA B.A. (comprobante 116, As. 11103508). Por R $250,00 en ELCA COSMETICOS INC. (comprobante 113, As. 11103387), no se encuentra el detalle de los productos adquiridos. 55 G – RENDICIÓN DE CUENTA DE GASTOS – EMBAJADA MÉXICO G1. PERÍODO FEBRERO/11. Registros con imputación errónea: Erogaciones imputadas en la cuenta “Promoción comercial” sin la motivación expuesta en el registro. Mes Asiento nº Moneda Importe Concepto/Registro que se sugiere: Febrero 2011 11.100.116 Dólares 5.616,72 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.161 Pesos Méx 99.724,12 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.214 Pesos Méx 42.297,66 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.227 Dólares 2.100,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.229 Pesos Méx 26,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.230 Pesos Méx 387,10 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.233 Pesos Méx 10.648,80 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.228 Pesos Méx 200,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.234 Pesos Méx 127,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.223 Pesos Méx 280,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.254 Pesos Méx 1.500.00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.236 Dólares 11.880,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.225 Pesos Méx 150,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.226 Pesos Méx 300,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.232 Pesos Méx 417,74 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.235 Pesos Méx 7.166,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.219 Pesos Méx 135,50 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.220 Pesos Méx 94,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.221 Pesos Méx 42,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.222 Pesos Méx 533,00 Prom.Com./Eventos Especiales Febrero 2011 11.100.231 Pesos Méx 1.560,00 Prom.Com./Eventos Especiales 56 Erogaciones sin motivación suficiente: 1) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Contratación Empresa de Jardinería. CONCEPTO: Compra maceta y costal de tierra para obsequio presidencial. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.275.IMPORTE : $M 350,00 2) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Bienes patrimoniales menores no inventariables. CONCEPTO: Compra de 12 sillas y una mesa plegable para Residencia Oficial. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.177.- IMPORTE : $M 3.096,63 3) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Bienes patrimoniales menores no inventariables. CONCEPTO: Compra báscula LCD para Residencia Oficial. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.187.IMPORTE : $M 899,00 4) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Bienes patrimoniales menores no inventariables. CONCEPTO: Compra cafetera para Residencia Oficial. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.189.IMPORTE : $M 3.799,13. 5) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Bienes patrimoniales menores no inventariables. CONCEPTO: compra 5 mesas periqueras para Oficinas de la Embajada. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.215.- IMPORTE : $M 8.550,00 6) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Útiles de Oficina. CONCEPTO: Compra de Memorias USB 2 GB para Oficinas de la Embajada. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.184.- IMPORTE: $M 298,00.(A fin de determinar su correcta imputación se deberá consultar con UNCOB, si los bienes en cuestión no debieron ser inventariados. De ser así, únicamente podrían haberse adquirido con cargo a la Cuenta Inversiones Patrimoniales Inventariables, tal como lo indica la reglamentación en los artículos 20 inciso a) y b). Tomando en cuenta que la mencionada Cuenta de Inversiones Patrimoniales Inventariables no contaba con presupuesto para afrontar 57 dichos gastos, éstos solo hubieran podido realizarse previa autorización de la Superioridad y asignación de fondos). 7) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Gastos de Comida. CONCEPTO: Compra de varios (Chocolates, chupetines, toalla para playa). PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.241.- IMPORTE: $M 3.164,28. 8) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Gastos de Comida. CONCEPTO: Compra de “Licor para la comida del personal de la Embajada.” PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.268.- IMPORTE: $M 438,00.(Se verifica que en reiterados casos se imputa a la “Cuenta Funcionamiento” Indicativa: Gastos de Comida o Refrigerio, artículos que no responden a dicha partida). 9) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Refrigerio del personal de la Embajada. CONCEPTO: Compra de artículos para el Refrigerio. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.256.- IMPORTE : $M 1.163,70 10) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Refrigerio. CONCEPTO: Compra de artículos para el Refrigerio. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.264.- IMPORTE: $M1.450,00. 11) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Refrigerio. CONCEPTO: Compra de artículos para el Refrigerio. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.266.- IMPORTE: $M107,00. 12) EROGACIÓN IMPUTADA EN LA CUENTA: Cuenta Funcionamiento. INDICATIVA: Refrigerio. CONCEPTO: Compra de artículos para el Refrigerio. PERÍODO: Febrero 2011. ASIENTO: 11.100.267.- IMPORTE: $M257,00.- 58 G2. PERÍODO OCTUBRE/11. Registros que debían ser imputados a la cuenta Promoción Comercial, según la información de INFOGES: Mes Asiento nº Moneda Importe Concepto/Registro que se sugiere: Octubre 2011 11.100.934 Dólares 5.000,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.100.935 Dólares 5.000,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.100.936 Dólares 5.000,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.100.876 Pesos Méx 800,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.746 Pesos Méx 6.032,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.750 Pesos Méx 22.500,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.754 Pesos Méx 5.104.00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.755 Pesos Méx 9.860,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.756 Pesos Méx 9.860,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.765 Pesos Méx 4.627,24 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.766 Pesos Méx 682,76 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.767 Pesos Méx 2.900,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.771 Pesos Méx 7.077,79 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.772 Pesos Méx 1.007,81 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.773 Pesos Méx 1.598,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.777 Pesos Méx 8.012,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.780 Pesos Méx 6.032,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.781 Pesos Méx 22.272,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.809 Pesos Méx 2.320,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.810 Pesos Méx 7.731,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.813 Pesos Méx 69,60 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.814 Pesos Méx 16.588,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.818 Pesos Méx 2.000,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.822 Pesos Méx 7.120,08 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.826 Pesos Méx 8.500,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.827 Pesos Méx 6.749,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.828 Pesos Méx 3.587,09 Prom.Com./Eventos Especiales 59 Octubre 2011 11.101.828 Pesos Méx 3.587,09 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.829 Pesos Méx 9.048,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.830 Pesos Méx 260,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.831 Pesos Méx 1.446,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.832 Pesos Méx 625,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.833 Pesos Méx 480,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.834 Pesos Méx 619,75 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.834 Pesos Méx 619,75 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.835 Pesos Méx 278,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.836 Pesos Méx 369,19 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.837 Pesos Méx 140,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.838 Pesos Méx 480,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.839 Pesos Méx 1.100,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.840 Pesos Méx 99,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.841 Pesos Méx 30,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.842 Pesos Méx 100,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.843 Pesos Méx 29.500,67 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.844 Pesos Méx 138,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.845 Pesos Méx 43.030,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.846 Pesos Méx 383,99 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.847 Pesos Méx 500,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.848 Pesos Méx 19.314,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.849 Pesos Méx 2.900,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.850 Pesos Méx 34.920,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.851 Pesos Méx 18.267,68 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.856 Pesos Méx 60.900,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.857 Pesos Méx 17.500,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.858 Pesos Méx 2.554,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.859 Pesos Méx 410,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.860 Pesos Méx 63,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.861 Pesos Méx 39,50 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.862 Pesos Méx 20,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.863 Pesos Méx 326,00 Prom.Com./Eventos Especiales 60 Octubre 2011 11.101.864 Pesos Méx 53,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.865 Pesos Méx 48,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.866 Pesos Méx 868,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.867 Pesos Méx 134,50 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.868 Pesos Méx 924,99 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.869 Pesos Méx 162,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.870 Pesos Méx 533,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.871 Pesos Méx 844,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.872 Pesos Méx 159,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.873 Pesos Méx 350,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.875 Pesos Méx 36,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.877 Pesos Méx 489,95 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.878 Pesos Méx 34.824,36 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.880 Pesos Méx 3.507,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.882 Pesos Méx 3.788,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.910 Pesos Méx 438,48 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.915 Pesos Méx 15.776,00 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.918 Pesos Méx 119.719,13 Prom.Com./Eventos Especiales Octubre 2011 11.101.922 Pesos Méx 46.289,80 Prom.Com./Eventos Especiales Registros sin justificación de contraasientos o sin detalle: INDICATIVA: Pago/Contribución cuotas sociales. CONCEPTO: “Pago cuota de mantenimiento Club Deportivo por el mes de octubre 2011. ASIENTO: 11.101.778.IMPORTE: PM 4.194,00 INDICATIVA: Aportes patronales. CONCEPTO: “Pago cuota de septiembre y octubre de empleados locales mes de octubre 2011. ASIENTO: 11.101.774.- IMPORTE: PM 154.713,71 (Se registra en un único asiento por el pago de aportes y retenciones. Tal situación vulnera lo establecido en el artículo 7° de la normativa vigente y al Plan de Cuentas correspondiente que establece que: “Las erogaciones correspondientes a “Retenciones” sean registradas en la cuenta indicativa “Retenciones por todo Concepto”. Y las erogaciones correspondientes a “Aportes” deberán seguir 61 registrándose a la indicativa “Aportes Patronales”). Por otra parte se realiza el pago del mes de octubre, el de la rendición, y de septiembre 2011, sin mediar explicación alguna sobre el atraso registrado). INDICATIVA: Recep/Comidas. CONCEPTO: Pago servicio de mozo para cena ofrecida por la Embajadora. ASIENTO: 11.101.786. IMPORTE: PM 0500,00.(El comprobante de la referencia es una simple esquela blanca manuscrita que dice: “Recibí honorarios atención servicio cena. Quinientos pesos $ 500 Mario Aguilar” y su firma. Dicha modalidad no reúne ninguno de los requisitos establecidos por la normativa). 62 H – RENDICIÓN DE CUENTA DE GASTOS CONSULADO GENERAL SAN PABLO H1. PERÍODO FEBRERO/11. Partida limitativa “Alquileres”: Alquiler oficinas Consulado del mes de enero/11 – con vencimiento el 15/02/11 por Br. 23.829,97 – se pagó el 1º de marzo/11 (Cable CA CPABL 010855 de diciembre/11 da cuenta atraso en la recepción de fondos para el rubro, requiriendo el pronto despacho para evitar intereses y multas). No constan los comprobantes originales de la recepción de fondos del Ministerio actuante emitidos por el Banco (Asientos Nros. 11100034, 11100035, 11100050 y 11100051). Pago expensas: idéntica situación, con pago en marzo/11 y abril/11 del servicio de enero/11 (en enero/11 se había pagado octubre/10). Partida limitativa “Retenciones y aportes del personal local”: No constan los originales de la recepción de fondos emitido por el banco (asientos nros. 11100088, 11100133). Partida limitativa “Fondos Específicos Servicios no Personales”: No constan los comprobantes bancarios de los fondos recibidos de Cancillería (punto 1.3 –artículo 79del Título VI de las rendiciones de cuentas de la normativa aplicable en la materia (Asientos Nros: 11100040, 11100041, 11100042,11100043, 11100044). Partida Indicativa “Reintegro Gastos Médicos” o Comprobante n° 1 – asiento 11100045 en concepto de recupero de gastos médicos a favor de NG por U$S 1.917,17. El comprobante está constituido por un recibo suscripto por la beneficiaria sin antecedentes que permitan determinar el motivo del mismo, tales como honorarios médicos o de medicamentos, fechas en que se produjeron dichos gastos por parte de la nombrada, etc. Partida indicativa: “Traslados y Fletes”: Comprobante n° 2 – asiento 11100036 en concepto de retiro parcial cónsul AP de gastos de flete recibido por U$S 1.000,00. El comprobante está constituido por un recibo suscripto por la beneficiaria sin antecedentes que ameriten el gasto. 63 Partida Indicativa “Préstamos de funcionarios” y “Devolución préstamos a funcionarios”: Asiento 11100093 en concepto de préstamo de TGD por atraso en recepción partida de gastos de funcionamiento por Br 1.325,73; Comprobante 27 – asiento 111000119- en concepto de devolución préstamo del día 1/2/11 (asiento 11100093, a favor de TGD por 1.325,73 reales). No está previsto en la normativa vigente que el personal de las representaciones en el exterior anticipen dinero de su propio peculio para pagar gastos inherentes al funcionamiento de las mismas. o A continuación se presenta un cuadro extraído del sistema ContExt relativo a los préstamos efectuados por funcionarios durante el ejercicio 2011: Préstamos de Funcionarios: 02/08/2011, 142,88 reales, Gastos Promoción comercial. Préstamos de Funcionarios: 05/10/2011, 1000 reales, Gastos Promoción comercial. Préstamos de Funcionarios: 01/11/2011, 9500 reales, gastos culturales. Préstamos de Funcionarios: 03/11/2011, 1154 reales, gastos culturales. Préstamos de Funcionarios: 29/11/2011, 600 dólares, gastos culturales. Devolución Préstamos de Funcionarios: 03/11/2011, 1154 reales, gastos culturales. o Independientemente de lo expuesto se ha observado en el sistema context erogaciones en concepto de movilidad, registrados como reintegros efectuados a funcionarios de la representación (ej asientos 111000354, 11100363,11100366, 111000367, 11100718, 11100537,11100639, 11100640), siendo que en realidad la operatoria debe ser la de “préstamos a funcionarios”, es decir registrar el ingreso en la cuenta limitativa que recibe el préstamo, registrar el pago de todos los gastos efectuados con los fondos adelantados por el funcionario, en las cuentas indicativas correspondientes a favor de los proveedores que corresponden y a fin de proceder a su devolución al funcionario que adelantó los fondos, se debe efectuar el egreso en la cuenta indicativa “devolución préstamos de funcionarios”. Partida Indicativa “Ayuda a Argentinos indigentes”: Comprobante n° 7 -Asiento 11100122 - Comprobante n° 8 – Asiento n° 11100123. No se acompañan antecedentes 64 tales como informe de la situación del ciudadano, constancia de llegada a destino del ciudadano repatriado, etc. Partida Indicativa “Contratación Empresa Consultoría”: Comprobante n° 13 –asiento 111000141 en concepto de asesoría contable consulado por el mes de enero de 2011 y Comprobante n° 14 – asiento 11100176 –en concepto de pagos honorarios por asesoría jurídica por el mes de enero de 2011. En el primer caso el comprobante carece de fecha. En ambos casos no puede establecerse el motivo de la contratación de la consultoría, tampoco se indica en el registro del ContExt autorización alguna. Cabe agregar que consultados los registros del ContExt surge que las consultorías se pagaron todos los meses del ejercicio 2011. H2. PERÍODO OCTUBRE/11. Movimientos registrados en la partida Alquileres: Asiento Fecha 11101120 4/10/2011 11101121 04/10/2011 11100224 07/10/2011 11100223 07/10/2011 11100239 20/10/2011 11101137 07/10/2011 Indicativa Descripción Alquileres de ALQ. RESIDENCIA Inmuebles SEPTIEMBRE/11 (50 %) Alquileres de VERA LUCIA MATIAS Inmuebles ASSOLA CAMBIO DE CAMBIO ALQUILERES DIVISA A $ 1,75 Recibido de ALQUILER OFICINAS Cancillería NOVIEMBRE/11 Recibido de AJUSTE ALQUILER Cancillería JULIO-OCT 11 Ingresos Egresos _____ R 10.207,22 _____ R 10.207,22 R 2.547,42 _____ US $12.895,67 _____ US $ 1.811,85 _____ R 1955,59 _____ Transferencia de Cuenta _____ Recaudadora Lo mismo ocurre con el pago de las expensas respectivas, aunque no se ha podido identificar el motivo de los retrasos mencionados (en octubre estaban pendientes las expensas de agosto por R. 9792,80, y en enero/11 se detectó una erogación por pagos correspondientes a octubre/10). 65 Movimientos registrados en la partida Expensas: Periodo Expensas Oficinas (R) Fecha Estado Enero $ 9.181,27 04/02/2011 En término Febrero $ 8.993,69 12/04/2011 Mora Marzo $ 9.749,62 31/05/2011 Mora Abril $ 9.716,44 18/05/2011 En término Mayo $ 9.760,68 17/06/2011 En término Junio $ 9.970,82 10/08/2011 Mora Julio $ 9.605,84 02/09/2011 Mora Agosto $ 9.792,8 03/11/2011 En término Septiembre $ 10.179,9 02/12/2011 Mora Octubre $ 12.392,04 28/12/2011 Mora Noviembre $ 12.495,04 28/12/2011 En término Diciembre ------------ ------------ ------------ 2011 Pagos de haberes del personal local: o El pago de haberes del funcionario MLFS según Context (11101288) es de R $1.521,76 sin embargo su recibo de haberes es de R $1.224,42 (Comprobante 13). o Lo mismo sucede en el pago de haberes del funcionario MMDS. El cual se le imputa un gasto en el Sistema ContExt (11101284) de R $1.529,04 mientras que su recibo expone un importe de R $1.648,37 (Comprobante 12). o En esta limitativa también se ha observado erogaciones que corresponden al pago de horas extras: Comprobante 2, Folio 13, Comprobante 5, Folio 16, Comprobante 7, Folio 18, Comprobante 8, Folio 19, Comprobante 10, Folio 21, Comprobante 13 Folio 24, Comprobante 12 Folio 23, Comprobante 14, Folio 25, Comprobante 15 Folio 26, Comprobante 16 Folio 27. Dichas erogaciones, según la normativa vigente, requieren autorización (Art. 6, RM 1941/2001). No se encuentra el número de cable que autoriza dichas erogaciones. Pagos de haberes del personal temporario imputado en Gastos de Promoción Comercial: (i) La erogación corresponde al Comprobante 15. 66 (ii) El Consulado informa que el cambio de imputación fue explicado mediante INFOGES nº 37555, el que informaba como objetivo la colaboración con la organización de una misión de inversiones en Brasil para el mes de junio (Presupuesto de u$s 20.000 para gastos de alquiler de salones, equipamiento de sonido, traducción y video, vehículos de traslado, catering y demás gastos logísticos y organizativos). (iii) La misión se cumplimentó en septiembre/11 según CA CPABL 010690/11, habiéndose realizado una reasignación de partidas por u$s 56.800, aunque el cable no indica el destino final de los fondos ni gasto específico asociado. (iv) Posteriormente CA SULTA 013817/2011 informa que le será transferido u$s 30.000 desde la Embajada Argentina en Francia al Consulado General de San Pablo, a fin de afrontar los gastos previstos por el objetivo INFOGES Nº 37555. Indica que dichos fondos deberán ser registrados en la limitativa Gastos de Promoción Comercial, indicativa “Fondos de Otras Sedes”. Luego del análisis de ambos cables y de la rendición de cuentas del mes de Octubre se detectan irregularidades en la contratación de personal para la realización de la Misión Multisectorial en Brasil. Las contrataciones están fundamentadas en el INFOGES 37555, el cual no contempla presupuesto para personal temporal como tampoco establece un régimen de contratación. De este modo, se detecta el pago de haberes del personal TP por R $10.000 cuya referencia radica en el INFOGES 37555. Por medio del recibo de haberes (Comprobante 15) se deduce que su labor consiste en Analista de Inversiones. Al día de la fecha las erogaciones para el pago de dicho personal y aportes patronales ascienden los R $72.842 por el periodo 2011, sin contar horas extras ni aguinaldo, conceptos que se imputan por separado, por lo que se ha verificado que el personal contratado Sr. TP se encuentra trabajando al finalizar el ejercicio 2011, por lo que surge una inconsistencia en los objetivos propuestos por el INFOGES N º 37555 para el mes de Junio y la contratación de personal local temporario. Similar situación presenta el personal detallado a continuación: VC (As. 11101224- 1110146-11101084), MS (As. 11101225-11101136), JA (As. 11101244), PC (As. 11101245), FA (As. 11101252). 67