2014_058info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA
DE INNOVACIÓN AGROPECUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2412/OC-AR BID (AR –L1064)
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/13)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina
acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera
complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31/12/13, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento del Sistema de Innovación
Agropecuaria”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 2412/OCAR, suscripto el 26/03/11 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo1
(BID).
Tanto la ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento del BID son
llevados a cabo por el Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA)2 a través de la
Unidad de Gestión, Ejecución y Programación (UGP). El Reglamento Operativo establece que
la administración contable del Programa será realizada directamente por la Dirección General
de Administración (DGA) del INTA.
I-
1
2
ESTADOS AUDITADOS
Nota AGN: El Banco.
Organismo estatal descentralizado con autarquía operativa y financiera, dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería
y Pesca de la Nación.
1
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado al
31/12/13, expresado en pesos argentinos.
b) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado al
31/12/13, expresado en dólares estadounidenses.
c) Estado de Inversiones acumuladas al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses
(Presupuestadas – Invertidas).
d) Estado de Inversiones acumuladas al 31/12/13, expresado en pesos argentinos.
e) Notas (Nros 1 a 153) a los estados financieros en pesos argentinos y dólares
estadounidenses por el ejercicio finalizado el 31/12/13. La última nota corresponde a la
Declaración de la Gerencia del Proyecto en conformidad a lo requerido por las guías4.
del BID.
f) Información financiera complementaria que incluye:
1. Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio finalizado al 31/12/13
expresado en dólares estadounidenses.
2. Estado de Solicitudes de Desembolsos acumulado al 31/12/13 expresado en dólares
estadounidenses.
Los estados financieros así como el control interno implementado en el proyecto son
exclusiva responsabilidad de la UGP y de la DGA; fueron presentados a la AGN
inicialmente el 31/01/14 y en su versión definitiva el 04/04/145. Se adjuntan inicialados
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría,
habiendo realizado nuestras tareas entre el 29/10/14 y el 10/01/14 (preliminares) y entre
el 03/02/14 y el 24/04/14, fecha en que recibimos la última respuesta a nuestras
observaciones.
3
4
Por error en la asignación de numeración la última Nota corresponde según AGN a la Nro. 16.
Guías de Informes Financieros y Auditoría Externa de las Operaciones Financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo. 12/09
V.1.0.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con
los requerimientos específicos el BID, incluyendo pruebas de los registros contablefinancieros, verificación de los sistemas de control interno de las áreas relacionadas y
demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Nota 10, y Estados I- a) y b) Saldos a Aplicar – Anticipos a Organismos: “Agropolis
International”6 ($ 630.921,10/ USD 104.422,56 de fondos BID): Convenio de
Cooperación Internacional suscripto el 12/03/12 con el INTA y con financiamiento del
Programa. Al 31/12/13 se observan retiros de fondos (por transferencia) de la cuenta
bancaria de uso exclusivo para el Convenio a otra cuenta bancaria asociada bajo el
concepto “Immobilisations Sicav”, los que van siendo reintegrados posteriormente.
Ante nuestro requerimiento de información y normativa aplicable, Agropolis solo
informó por nota que estas transferencias poseen disponibilidad financiera de 48 horas
y que no tendrían riesgo alguno. De acuerdo al Convenio los fondos que se le remiten
tienen un destino exclusivo y deben permanecer en la cuenta bancaria autorizada, en
tanto no estén aplicados al mismo. El saldo al 31/12/13 por estos conceptos asciende a
€ 48.121.30, y representa el 62,19 % del saldo contable de anticipos equivalente en la
citada moneda € 77.485,85.
[Memorando Apartado I) REF. C. d)].
5
Por Nota P Nro. 14 del 11/02/14 el Señor Presidente del INTA autoriza al Coordinador Ejecutivo del Programa a suscribir la
documentación ante la AGN.
6
Página web de la institución: www.agropolis.org/es/. Sede Montpellier Francia
3
Movimientos SICAV en Euros al 31/12/13
Período
Depósito Devolución
Saldo al 31/12/2012
77.588,07
10/01/2013 al 22/05/13
13/06/2013
0,00
0,00 77.588,07
70.263,87
73.980,65
24/07/2013 al 24/10/13
28/11/2013
0,00
Saldo
7.324,20
0,00 81.304,85
77.702,34
44.422,26
Intereses
3.602,51
0,00 48.024,77
96,53 48.121,30
Al 31/12/13 producto de ello el saldo (€ 5.976,60) en el extracto bancario de la cuenta
del Convenio, no resulta suficiente para hacer frente a los gastos pendientes de pago (€
11.038,04) informados por Agropolis en su conciliación bancaria.
Descripción
Euros
Saldo en CRÉDIT AGRICOLE Caisse Régionale du Languedoc
CUENTA BANCARIA SICAV Nro 15717860602
48.121,30
Saldo CRÉDIT AGRICOLE Caisse Régionale du Languedoc CUENTA
BANCARIA Nro 15680762003
5.976,60
Gastos pendientes de pago en conciliación bancaria
Saldo contable de anticipos en Agropolis
-11.038,04
43.059,86
IV- OPINIÓN CON SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto a lo expuesto en III-, los
estados financieros e información complementaria identificados en I-, exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Fortalecimiento del Sistema de
Innovación Agropecuaria”, por el ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/13, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo
N° 2412/OC-AR, suscripto el 26/03/11 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
4
IV- OTRAS CUESTIONES
a) Notas a los estados financieros: Errores Formales:
N° 13: Se duplica el número, afecta la correlatividad (14/15/16 última).
Nro. 10: donde dice USD 172,42 es USD 135,65.
Nro. 11: Estados de Solicitudes de Desembolsos remiten a ella, debe ser a la Nro.13.
Nro. 4: Se omitió su referencia con los Estados de Efectivo (Saldo a Aplicar).
Nro. 12: Columna “Fecha de Pago” dice 26/03/13 y 26/09/13 es 25/03/13 y 25/09/13.
b) Nota N| 3 Saldo disponible FF22 en cuenta operativa: No se informó el detalle de las
pesificaciones (fuente 22) con saldo pendiente al 31/12/13. De nuestro recálculo se
observa una diferencia USD 5.927,07 con el valor informado producto de inversiones
pagadas por $ 207.979,40/USD 41.785,67 que no fueron asociadas en el Sistema
UEPEX a pesificación alguna (transferencia de dinero “0”), no pudiendo validarse el
tipo de cambio utilizado (Columna TC).
Inversiones sin asociar a transferencia Fecha
AP
30/10/2012 201200540
$ USD 12.000,00
TC 2.553,62 4,699
08/07/2013 201300496
2.604,00
483,12 5,390
25/02/2013 201300056
185.168,00
37.161,44 4,983
25/04/2013 201300246
2.707,40
527,73 5,130
05/08/2013 201300012
5.500,00
1.059,77 5,190
207.979,40 41.785,67
c) Circularización (Bancos) N° 334 del 03/01/14: No hemos recibido respuesta por parte
del Banco de la Nación de Argentina (BNA) a nuestro requerimiento de confirmación
de saldos y firmantes autorizados en las cuentas bancarias al 31/12/13. De la revisión
por muestra y la reconciliación bancaria al cierre no surgen observaciones.
d) Nota N° 4 Criterio para la confección de los estados financieros y Nota Nro. 5 Pagos
pendientes de retiro: Los Estados mencionados en I-a) y I- b) se confeccionaron por
fecha de emisión de autorización de pago, y los Estados citados en I- c) y d) por fecha
de retiro de pago, al respecto se realizan las respectivas conciliaciones..
5
e) Nota Nro. 2 a- (in fine): el importe de $ 115.902,77 informado en la presente nota
como saldo sin utilizar no surge de registros contables sino extracontables y planilla
auxiliares.
f) Nota Nro. 13 y Estados I- f) Apartado 3. Justificaciones de Anticipos de Fondos7: Se
mantiene para la confección de estos Estados el criterio del BID de exposición del
anticipo remitido a Agropolis International como inversión justificada. No obstante
ello, consideramos que hasta tanto se rindan, aprueben y registren las respectivas
erogaciones debe mostrarse como un anticipo, tal como surge correctamente de las
registraciones contables del Programa y de los Estados I- a) y b), para su posterior
justificación al BID. Al cierre la diferencia entre anticipo e inversiones asciende a
USD 163.861,508.
Item
Nro.
Documento de origen (Valores al 31/12/13)
USD
Diferencia
USD
1
Cuenta Contable Aportes BID Justificados y LMS1 emitido por el BID 28.749.501,02
2
Importes informados en columna Acumulado BID (JBID ANT 17)
28.585.639,54
- 163.861,48
4
Reporte de Pagos UEPEX Fuente BID justificado (JBID ANJ 16)
28.585.639,52
163.861,50
g) Adquisiciones: Conforme las observaciones detalladas en nuestro Memorando adjunto
de la revisión por muestra se observan falencias administrativas en los procesos de
adquisiciones relevados producto entre otros de archivos con información incompleta,
desagregada, refoliatura, carencia de aplicación de procedimientos y/o falta de
evidencia de controles sobre la documentación, y de las decisiones tomadas por las
respectivas comisiones evaluadoras mediante papeles de trabajo que sustenten los
relevamientos aplicados para cada oferta/presupuesto, falta de anulación de
documentación reemplazada, carencia de sellos de ingreso, errores de tipeo en
documentación -propia o de terceros- sin evidencia de su detección y de haberse
subsanado.
7
8
No afecta la ecuación final mostrada de los desembolsos del BID
Incluye diferencia no sustantiva en decimales.
6
h) Asesores Legales del Programa: De las respuestas a nuestra circularización surge que:
1. Nota UGP 43642014 del 06/02/14: EL Coordinador Ejecutivo expresa que la citada
Unidad no cuenta con asesores legales propios; que dicho rol lo cumple la Gerencia
de Asuntos Jurídicos (GAJ) del INTA.
2. Nota GAJ INTA s/n recibida el 14/02/14 Punto 3. a): LPN 03/2011 (Adquisición de
Tractores). Incumplimiento en la entrega de los bienes licitados, y en la presentación
de la garantía de cumplimiento de contrato en debida forma por parte de la empresa
INKOA Sistemas SL: Informa que el Consejo Directivo del Organismo por
Resolución Nro. 394 del 13/05/13, ha decidido desistir del procedimiento de arbitraje
contra la empresa INKOA Sistemas SL, debido a los altos costos económicos que
acarrearía el mismo y/a la inexistencia de perjuicio final. Se fundamenta entre otros
en que los bienes fueron objeto de posteriores licitaciones, se encuentran adjudicados
o en proceso de serlo, que los costos del arbitraje resultan elevados respecto de los
montos reclamados (multa por incumplimiento), y que no se realizaron pagos.
3. Situaciones no informadas en las respuestas de los asesores, ni por nota a los estados
financieros: De nuestra muestra se tuvieron a la vista
- LPN 04/2013 Adquisición de 40 suscripciones a revistas científicas para el
período 2013-2014 (versiones online, impresas y en CD). Pagos 2013 $
646.933,39/USD 122.641,40: Al 31/12/13 del total de 37 suscripciones pagadas
el 22/08/13 no se cumplió con la entrega/acceso para 24 de ellas lo que
representa un importe de $ 478.807,08/USD 90.769,12, y quedaba pendientes de
cumplimentar la entrega y facturación de tres suscripciones ($ 24.364,49/USD
4.491,15). La UGP informa que conforme respuesta de Asuntos Jurídicos del
mes de enero 2014 deberían proceder a rescindir el contrato, y ejecutar la
respectiva póliza. [Memorando Apartado II) REF. H. 3) y 4)].
-
LPN 27/12 Construcción AER Unión San Luis. Pagos 2013 $ 2.959.308,70/USD
555.410,57: El 27/10/13 “CENR Construcciones SA” subcontratista de Drago
SRL –empresa a cargo de la obra- comunica al Programa que no había recibido
el pago por parte de ésta última de 7 certificados de obra por $ 726.104,93, y que
de no obtener respuesta iba a iniciar acciones. Como último antecedente tuvimos
7
a la vista carta documento del Programa remitida a su representante el 07/03/14
rechazando en todos sus términos similar recibida el 28/02/14 con sustento en
que Drago SRL recibió del Programa todos los pagos a los certificados
presentados, y que no existe deuda ni con la citada ni con la subcontratista de
ésta. Se nos informa que no existe respuesta posterior. [Memorando Apartado
II) REF. K.].
i) Circularización N| 107 del 17/03/14: Fue remitida con motivo de que no se tuvo a la
vista constancia directa de los beneficiarios por la efectiva recepción de fondos
transferidos por el Programa durante el ejercicio 2013 (no emiten recibos, ni firman las
AP); más allá de las confirmaciones de las transferencias emitidas por el Banco de la
Nación Argentina que se tuvieron a la vista. De los pagos en muestra 2013 por:
1. $ 2.959.308,70/USD 555.410,57 Drago SRL (LPN 27/12): No se obtuvo respuesta.
2. $ 636.720,00/USD 123.996,11 SeaSpace Corporation (CD 04/12): No se obtuvo
respuesta. La UGP nos puso en conocimiento que no tenía conocimiento de los
motivos de la devolución del 14/04/14 por parte del correo postal, del sobre con la
nota 45062014 remitida el 19/03/14 a la dirección del proveedor.
3. $ 126.843,02/USD 24.046,07 Tec Instrumental SA (LPN 03/12): No completó con
información el apartado “Datos de los pagos recibidos durante el ejercicio 2013”,
informando en su lugar que: “… de acuerdo a lo estipulado en el pliego, la
transferencia de los fondos se realizó directamente al proveedor Mettler Toledo AG
radicado en Suiza”. No quedó adecuadamente establecido en los antecedentes del
proceso, ni en el acto aprobatorio de la adjudicación que la firma contratada, y
quien iba a facturar y recibir el pago era la empresa del exterior, de quien Tec
Instrumental SA es la representante en el país. La firma evaluada en la LPN
respondió a esta última. [Memorando Apartado II) REF K.].
4. Diana Bee (GABE Electrificaciones) (CP 08/12): No surgen de los registros
contables al 31/12/13 dos pagos en concepto de ampliaciones por $ 14.998,00 y $
21.029,80 del 08/10/13 y 04/12/13 respectivamente informados por el Proveedor en
su respuesta. Sin comentarios del auditado a la presente observación.
8
j) Nota 9 Conciliación entre Inventario ($ 83.221.379,98) y registros contables ($
76.672.773,63),
con
bienes
pendientes
de
recepción
($
2.674.383,01/USD
496.288,20): El Programa no confecciona o mantiene su propio inventario. Los
listados entregados (12/03/14) se prepararon con información del Área de Patrimonio
del INTA al ser requerido por AGN (06/01/14), y la conciliación recibida el 04/04/14.
Si bien permite su exportación a una planilla de cálculo aún no fue adaptado
correctamente, incorporando datos básicos y necesarios que debe llevar todo
Inventario General de Bienes para poder realizar desde él directamente los controles
(autosuficiente), sin necesidad de recurrir a información adicional. La conciliación al
31/12/13 incluye bienes recibidos pendientes de pago, ajustes pendientes y problemas
de imputación, y ajustes por diferencia de cambio. El inventario carece del dato de la
autorización de pago que permite realizar los cruces directamente con los registros
contables/reportes de pago y con la conciliación analítica que se tuvo a la vista Se
destaca que ambos incluyen inversiones por adquisiciones de bienes pendientes de
recepción, que no se mantienen en cuentas al efecto para que estos valores surjan
directamente de los registros contables, y desde donde se vaya manteniendo el control.
Al 31/12/13
$
USD
Bienes Pendientes
2.674.383,01
496.288,24
Bienes – Inversiones
76.672.773,63
16.446.080,44
%
%
3,49%
3,02%
BUENOS AIRES, 28 de abril de 2014.
9
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA
DE INNOVACIÓN AGROPECUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2412/OC-AR BID (AR –L1064)
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/13)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros e información financiera
complementaria, correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/13 del “Programa de
Fortalecimiento del Sistema de Innovación Agropecuaria”, financiado con recursos
provenientes del Contrato de Préstamo N° 2412/OC-AR, suscripto el 26/03/11 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la
Unidad de Gestión, Ejecución y Programación (UGP) para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta Auditoría. Entendemos
que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del
presente Memorando:
10
Principales Observaciones
Referencia Apartado
Título – Tema
I)
I)
A.
D. y II) C.
Falta de Manual de Procedimientos Administrativo Contable.
Registros Contables – Utilización Sistema UEPEX
I)
G. y II) F.
Procesos de Adquisiciones (observaciones generales)
I)
C. d) Y II) E.
Anticipos a organismos internacionales Agropolis.
II)
GyL
Falencias en procesos de adquisiciones (CD 04/2012 y LPN 03/2012)
I) OBSERVACIONES NO SUBSANADAS DEL EJERCICIO ANTERIOR
A. REGLAMENTO OPERATIVO – CLÁUSULAS CONTRACTUALES – MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO – CONTABLE
a) El Programa carece de Manual de procedimientos administrativo – contables.
b) Costo del Financiamiento al 31/12/13:
ANEXO UNICO CONTRATO DE PRESTAMO
1.2412.5 Modernización y Fortalecimiento Institucional
JUSTIFICACIONES BID y LMS1
1.2412.5
Modernización Institucional
1.2412.5.1
Edificio Central INTA
1.2412.5.2
Técnica Información y Comunicación-TIC
1.2412.5.3
Sistema. Plan. Seg y Eval. –Pes
1.2412.5.4
Inst. Econ. Y Sociología –IES
1.2412.6
Administración del Programa
1.2412.6 Auditorias
1.2412.6.1. Auditorías
1.2412.7 Imprevistos
1.2412.6.2. Imprevistos
1.2412.8 Coordinación y Administración del Proyecto
1.2412.6.3. Coordinación UGP
1. Más allá de representar sólo diferencias de exposición entre importes y categorías y
subcategorías con las del Anexo Único al Contrato de Préstamo, el Programa, para la
confección de las justificaciones de desembolsos, utiliza las categorías y subcategorías
informadas por el BID en su CSC/CAR 3798/2012. Son las que considera válidas para
presentar en toda la documentación; y que se encuentran cargadas en su sistema
contable WLMS. El Estado financiero auditado respeta las Categorías del Anexo
Único ya que estos cambios no se realizaron en el Sistema UEPEX.
2. Se mantuvo para el ejercicio 2013 la falencia en la emisión de las Solicitudes de
Desembolsos presentadas al BID; producto de que no se utiliza a pleno la herramienta
respectiva del Sistema UEPEX. Una de las diferencias se observa en que de la consulta
11
al Sistema emite las categorías conforme el Anexo Único, pero las remitidas al Banco
exponen la apertura requerida en la Nota CSC/CAR citada.
c) Comité Técnico Asesor del Programa (CTA) –Reglamento Operativo del Programa
(ROP) Puntos III. D. 1 y E. 4)-: Por Disposición del Director Nacional del INTA Nº
1389 del 08/11/10, se designaron los integrantes de dicho Comité Técnico para que
asesore al Programa en la orientación de la ejecución y para interactuar como nexo del
Programa con el resto del Organismo. Al respecto al 31/12/13, no se pudo constatar
actuación alguna por parte de este CTA vinculada a la ejecución del Programa y de
acuerdo a lo previsto en el ROP; como así tampoco la definición de su reglamento interno
de funcionamiento ni la asignación de puestos de los miembros designados en la norma
citada. Entre las principales funciones debía recomendar sobre el plan operativo anual,
informes semestrales de avance, gestión técnica al Programa.
d) Unidad de Gestión del Programa (UGP): No se definieron en el ROP y/o en la resolución
de la creación del UGP, los perfiles (requisitos deseables y obligatorios) a cumplimentar
para ocupar los puestos que la integran.
e) ROP Punto III E.5) Supervisión de la DGA de los procedimientos de contratación: Por su
redacción, no queda claro si incluye las consultorías. No establece el mecanismo a llevar
a cabo para cumplir con esta función.
f) Contrato de Préstamo Cláusula 4.05 y Anexo Único (5.02) Plan de Evaluación – Comité
Especial: Al 31/12/13 no se tuvo a la vista documentación respecto a si la Dirección
Nacional del INTA (DNINTA) organizó un Comité Especial bajo la coordinación técnica
del Instituto de Economía y Sociología del INTA (“IES”), para la implementación del
Plan de Evaluación durante la ejecución del Programa.
Comentarios del Programa:
a) Se está realizando a través de la Gerencia de Calidad del INTA.
b) 1. Las Categorías que se indican en el Estado de Inversiones son las que constan en el
Anexo Único del Contrato de Préstamo. El proyecto ha evaluado y realizado las
correspondientes consultas sobre la posibilidad de agregación de la matriz en el Sistema
UEPEX, lo que no puedo ser viable debido a la imposibilidad de reclasificación de la
12
información histórica relativas a las inversiones del Proyecto. 2. Ni el BID puede cambiar
su sistema ni el Programa el UEPEX ya que afectaría la información histórica. Los
formularios salen del UEPEX en formato Excel y sólo se ajustan los números de las
categorías de los últimos conceptos (06/07/08 del AU, ó 06.01/06.02/06.03 del Sistema
WLMS.
c) La Dirección Nacional del INTA aún no tomó resolución sobre este tema.
d) Se han propuesto una serie de modificaciones al ROP que están en una etapa de revisión
por parte de las autoridades del INTA. Entre dichas modificaciones se encuentra la
correspondiente a este punto.
e) Este cambio también está contemplando en la modificación del ROP mencionado
anteriormente.
f) El IES ha elaborado los cuestionarios para lanzar la encuesta correspondiente a la
evaluación referida. Luego de la aprobación por parte de la Dirección Nacional, estamos
actualizando el formulario, la muestra y en breve estamos solicitando la no objeción al
BID para solicitar, al ser una SPI9, un procedimiento de excepción para ampliar la lista
corta a un número mayor de firmas nacionales y lograr una mayor oferta de propuestas.
Recomendaciones: A efectos de contar con instrucciones de trabajo o detalle de
procedimientos de los procesos de las áreas del Programa se debería implementar un Manual
de Procedimientos administrativo - contables. Por lo expuesto sobre el cuadro de costo del
financiamiento, se debe insertar una referencia al pie citando la excepción dada por la nota
CSC/CAR respectiva, cuando no se utilice la apertura transcripta en el Anexo Único del
Contrato de Préstamo. Realizar las gestiones necesarias a fin de contar con el CTA previsto
en el ROP. Los perfiles profesionales de los puestos a ocupar deben encontrarse definidos en
la normativa que regula la propia UGP. Al momento de realizar las modificaciones al ROP,
tener en cuenta aquellas observaciones a procedimientos señaladas en el presente Apartado y
en el resto del Memorando. Dar adecuado uso al módulo de solicitudes de fondos del
9
Selección de Propuestas Internacional
13
Sistema UEPEX a efectos de que los reportes emitidos cuenten con información actualizada,
y sean completos en todos sus datos.
B. PRESUPUESTO TOTAL – EJECUCIÓN FINANCIERA AL 31/12/13
Con relación a los montos desembolsados y ejecutados al 31/12/13 respecto a los previstos
en el costo total del Programa se observa al tercer ejercicio (de un total de cinco) un avance
financiero total sólo del 18,35%. Esto incluye categorías sin ejecutar (USD 7.800.000,00),
una categoría por debajo del 10%, y subcategorías con avances financieros entre el 0,05% y
el 9,25% (Cuadros Nro. 2 y 5).
Se aportó el 24,74% de los fondos previstos (Cuadro Nro. 1), y de ellos se invirtieron el
74,16% al 31/12/13 (Cuadro Nro. 3).
Por otro lado se debe destacar en cuanto al pari-passu, que el acumulado al 31/12/13
presenta sólo un desfase del 1,31%; disminuyendo el desvío del ejercicio anterior. (Cuadro
Nro. 4)
Cuadro Nro. 1
Con Costo del Programa –
Desembolsos
BID USD
A: Desembolsado al 31.12.13
B: Costo Total de Programa
(vigente al 31.12.13)
%
(A/B)
44.395.493,78
LOCAL USD
%
(A/B)
TOTAL USD
8.796.488,22
170.000.000,00 26,11%
%
(A/B)
53.191.982,00
45.000.000,00 19,55%
215.000.000,00
24,74%
Cuadro Nro. 2
Con Costo del Programa –
Ejecutado
C: Ejecutado Estado de
Inversiones al 31.12.13
D: Costo Total de Programa
(Vigente al 31.12.13)
BID USD
%
(C/D)
LOCAL USD
30.674.178,75
170.000.000,00
%
(C/D)
TOTAL USD
8.772.219,72
18,04%
39.446.398,47
45.000.000,00 19,49%
215.000.000,00
Cuadro Nro. 3
Desembolsado y Ejecutado
C: Ejecutado al 31.12.13
A: Desembolsado al 31.12.13
BID%
(C/A)
LOCAL%
(C/A)
TOTAL%
(C/A)
69,09%
99,72%
74,16%
14
%
(C/D)
18,35%
Cuadro Nro. 4
PARI-PASSU
BID%
LOCAL%
TOTAL%
D: % Costo Total - Anexo (A)
79,07%
20,93%
100,00%
C: % Ejecutado al 31.12.13 (B)
77,76%
22,24%
100,00%
Desvío (D - C)
1,31%
-1,31%
0,00%
Cuadro Nro. 5
01.00.00 01.01.00 01.02.00 01.03.00 01.04.00 02.00.00 02.01.00 02.02.00 02.03.00 03.00.00 04.00.00 05.00.00 06.00.00 07.00.00 08.00.00 Totales Ejecutado aporte BID más aporte Local en USD al 31/12/2013 87.894.000,00
13.556.310,37 53.790.000,00
12.919.840,16 778.000,00
71.943,79 23.346.000,00
560.001,53 9.980.000,00
4.524,89 18.612.000,00
7.918.528,39 8.028.000,00
450.311,01 3.584.000,00
468.217,38 7.000.000,00
7.000.000,00 35.082.000,00
11.288.321,02 7.748.000,00
867.571,07 55.864.000,00
4.843.902,00 1.000.000,00
0,00 6.800.000,00
0,00 2.000.000,00
971.765,62 215.000.000,00
39.446.398,47 15,42% 24,02% 9,25% 2,40% 0,05% 42,55% 5,61% 13,06% 100,00% 32,18% 11,20% 8,67% 0,00% 0,00% 48,59% 18,35% Comentarios del Programa: Los desembolsos al día de la fecha resultan inferiores a la
programación original del Programa debido a que el crédito otorgado al organismo de fuente
22 fue escaso y utilizado en su casi totalidad. Sin embargo, se logró fortalecer el área de
inversiones lo suficiente como para potenciar las tareas de los laboratorios y agencias de
extensión.
Recomendaciones: Tomar los recaudos suficientes para realizar aquellas gestiones
necesarias para que la ejecución se pueda desarrollar en los plazos previstos; como así
también considerar en la medida de los actividades programadas –de corresponder- la
reasignación de fondos entre categorías / subcategorías de gastos.
15
C. ESTADOS FINANCIEROS (EEFF)
a) Nota N° 3 Saldo disponible FF22 en cuenta operativa al 31/12/13: De nuestro recalculo
se observa una diferencia USD 5.927,07 con el valor informado producto de inversiones
($ 207.979,40/USD 41.785,67) que no fueron asociadas a pesificación de dinero alguna
(Transferencia 0), no pudiendo validarse el tipo de cambio utilizado.
Concepto Cuenta Operativa
Al 31/12/13
$
Total transferencias BID
Total inversiones BID
USD
135.249.205,00
27.803.000,00
-133.815.205,29
-27.561.685,74
Saldo de pesificaciones
1.433.999,71
241.314,26
5,942
S/AGN
1.433.999,71
247.241,33
5,800
Diferencia
0,00
-5.927,07
b) Notas Nros.5, 9, y 2 a- (in fine):
1. No se reclasificaron al cierre los conceptos informados en las respectivas notas
(valores en cartera por $ 44.600,00/USD 7.689,65, y bienes pendientes de recepción $
2.674.383,01/USD 496.288,24).
Al 31/12/13
Bienes Pendientes
$
2.674.383,01
USD
%
%
496.288,24
Bienes – Inversiones 76.672.773,63 16.446.080,44 3,49% 3,02%
2. No se mantiene contablemente el control de las rendiciones y reposiciones del fondo
rotatorio de aporte local que permitiría obtener directamente el importe de $
115.902,77 informado en la presente nota como saldo sin utilizar. Los ingresos por
estos conceptos se imputan directamente al aporte local (patrimonio neto).
c) Nota N° 13 y Estados de Solicitudes de Desembolsos: Se mantiene para la confección de
estos Estados el criterio del BID de exposición del anticipo remitido a Agropolis
International como justificado. No obstante ello, consideramos que hasta tanto se rindan,
aprueben y registren las respectivas inversiones debe mostrarse como un anticipo, tal
como surge correctamente de las registraciones contables del Programa y en los Estados
16
de Efectivo Recibido, para su posterior justificación al BID. Al cierre la diferencia
asciende a USD 163.861,5010.
d) Anticipos a Organismos – Cooperación Internacional LABINTEX (Laboratorio del INTA
en el Exterior) Campus de Agropolis International en Montpellier Francia: Al 31/12/13 se
observan retiros de fondos (por transferencia) de la cuenta bancaria de uso exclusivo para
el Convenio a otra cuenta bancaria asociada bajo el concepto “Immobilisations Sicav”, y
los que van siendo reintegrado. Más allá que según Agropolis estas transferencias poseen
disponibilidad financiera de 48 horas y que no tendrían riesgo alguno, deben permanecer
en la única cuenta bancaria autorizada en el Convenio. El saldo al 31/12/13 por estos
conceptos asciende a € 48.121.30, y representa el 62,19 % del saldo contable de anticipos
equivalente en la citada moneda € 77.485,85.
Comentarios del Programa:
a) No es requisito detallar por nota a los estados financieros las pesificaciones con los saldos
pendientes al 31/12/13. (Nota del auditor: Deben informarse los tipos de cambio que
conforman la valuación al cierre, así como se exponen los utilizados para el aporte
local.). En relación a la diferencia de USD 5.927,07 relacionada con inversiones sin
asociación a una pesificación, se analizará la situación conjuntamente con la Mesa de
Ayuda del Sistema UEPEX y se regularizará durante el ejercicio 2014.
b) 1. Los pagos sin fecha de retiro 2013, se regularizarán en las inversiones del próximo
ejercicio. En cuanto a los bienes pendientes de recepción para la cuenta de inversión se
considera ejecución aunque se haya pagado el 80%. (Nota del auditor: comentario no
procedente. Se deben reclasificar en cuentas dentro de los mismos rubros de registro
original disponibilidades (valores en cartera) e inversiones (bienes pendientes de
recepción) respectivamente) Las demoras en las recepciones obedecen fundamentalmente
a inconvenientes en los trámites de importación. A la fecha de respuesta no hay reclamos
financieros de ninguna índole y todos los pagos se realizan contra pólizas de caución. 2.
La caja chica forma parte del fondo rotatorio del programa por lo que no amerita un
10
Incluye diferencia no sustantiva en decimales.
17
control adicional de rendiciones y reposiciones desde la cuenta de disponibilidades. (Nota
del auditor: Comentario no procedente. El aporte local que ingresa en carácter de fondo
rotatorio debe mantenerse en cuentas de anticipos hasta tanto se encuentre aprobada la
respectiva rendición de gastos).
c) El BID, por nota 4106/2013, ante nuestra nota UGP 33662013 solicitando acordar
criterios para el tratamiento de los gastos incurridos en el marco del Convenio con
Agropolis, nos responde que en los registros del Banco, dichos pagos aparecen como
justificados ya que técnicamente es el tratamiento que debe darse a los pagos directos. No
obstante, considera que estos pagos se están transfiriendo en calidad de anticipo, con lo
cual indica que no es técnicamente viable que el INTA en sus libros lo reconozca como
justificado sino que debe darle tratamiento de anticipo. Desde la solicitud 15, dichos
pagos directos se registran como anticipos. A su vez, y tal como lo establece el Manual de
Procedimientos del Convenio, Agropolis rinde en forma trimestral los gastos devengados
durante el trimestre anterior. El INTA, contra la rendición de fondos de al menos el 70%
del monto transferido, procede a gestionar un nuevo desembolso. Para ello, previamente
se remite al Banco las planillas de rendición y en la nota consta el porcentaje rendido. A
posteriori solicita el pago directo, en base al presupuesto aprobado por Agrópolis y el
INTA.
d) No son colocaciones financieras sino son cuentas de saving and cheking. Hay una cuenta
bancaria exclusiva para uso del convenio, y tal como informó Agropolis, es la
metodología de administración de fondos de esta institución, cumpliendo con el artículo
5.4.4 del Convenio. De acuerdo a lo observado en todas las rendiciones, están
garantizados los pagos de los compromisos. (Nota del auditor. Comentario no
procedente. Los fondos deben mantenerse disponibles en la cuenta bancaria exclusiva del
Convenio y para los intereses ganados a la fecha, debería definirse su tratamiento y
reconocimiento, de corresponder).
Recomendaciones: Tener en cuenta al confeccionar las Notas las consideraciones
observadas para que éstas aporten información que facilite la interpretación de los estados
que referencian. La presentación de los estados financieros debe realizarse con un mismo
18
criterio y aquellos pagos emitidos al cierre y los cheques pendientes de entrega, y/o autorizar
la transferencia de pago, deben reclasificarse como valores en cartera contra las respectivas
cuentas a efectos de que todas las cifras salgan de los registros contables sin necesidad de
realizar tareas extracontables para su validación. Reclasificar en cuentas al efecto aquellos
bienes con pagos que se encuentran pendientes de recepción, para que desde los registros
contables se pueda llevar tal control, sin necesidad de realizar tareas extracontables para su
determinación. Continuar con las gestiones para que tanto en toda la documentación
generada por el Programa como por el BID se llegue a un mismo importe de fondos
justificados.
D. REGISTROS CONTABLES – UTILIZACIÓN DEL SISTEMA UEPEXa) Libro Diario: 1. No se generan los asientos de apertura y cierre de ejercicio donde se
muestran los saldos iniciales y de cierre respectivos, esto impide el control directo con los
saldos transcriptos en los mayores contables relacionados. 2. Omiten el asiento N| 1139.
3. En el último trimestre 2013 se realizaron cargas extemporáneas de asientos contables
extemporáneos mostrados por la cronología de ellos. A modo de ejemplo:
Fecha
Nro. De Asiento
17/10/13
1149
21/10/13
1150/1154
17/10/13
1155
29/11/13
1414
20/11/13
1415
29/11/13
1416
20/11/13
1417/1422
b) Saldos Disponibilidades, Créditos y Pasivos: Entre los valores expuestos por Nota 3 a los
EEFF, y la apertura que surge por fuente de financiamiento de UEPEX surge una
diferencia de exposición (no sustantiva) entre fuentes de $ 9.074,45 y de USD 627,15.
Incluye $ 9.753,80/USD 1.681,69 por deuda de retenciones a reclasificar contablemente
a la fuente BID.
19
c) Órdenes de Compra (OC): Casos de números de OC que se informan en las
justificaciones de fondos al BID, pero que no corresponden a los documentos suscriptos
con los proveedores (Ejemplo: CD 04/12 se informa OC 201300030 en las JBID 14 y
16).
d) No se utilizó el módulo del Sistema para realizar las conciliaciones bancarias.
e) Autorizaciones de Pagos y Reporte de pagos UEPEX (pagos por inversiones):
1. La columna “Documento Respaldatorio” del reporte citado no muestra la numeración
completa del comprobante que respaldan los respectivos pagos (tipo de documento,
letra, punto de venta), observación que también se traslada a las autorizaciones de
pago.
2. Columna “CUIT: Se observan casos donde no se expone tal información; para el caso
de beneficiarios de pagos del exterior no se completa con dato cierto equivalente de
inscripción. Ejemplo:
Nombre
CUIT
WINTERSTEIGER AG
--
EBSCO MEXICO INC SA
88888888888
Agropolis Internacional
7777777777
SEA SPACE Corporation
666666662
Mirassou Susana
11111111112
Blanco Lisandro
------
Comentarios del Programa:
a) 1. No se realizan por indicaciones de la Mesa de Ayuda del Sistema UEPEX11. 2. Se
realizará el reclamo a la Mesa de Ayuda. 3. Se analizará el impacto de los asientos
extemporáneos con la Mesa de Ayuda.
b) Efectivamente el saldo disponible de retenciones a pagar es de fuente BID. No obstante
se expuso correctamente en la Nota 3 a los EEFF. El Programa se encuentra en proceso
de análisis contable de la información por fuente de financiamiento de manera tal que
surja de los mayores contables.
c) Para el ejemplo en cuanto a la OC Nro. 201300030 es la que se generó a partir de ejecutar
la función “traspaso de saldos no devengados” (desde el ejercicio anterior) en el sistema
20
UEPEX, quedando correctamente identificado en el campo observaciones de dicho
documento (esto lo realiza el sistema automáticamente en la solicitud, en el formulario
factura de gastos y en la autorización de pago) el número correspondiente a la orden de
compra original que fue suscripta por el proveedor que es la 201200070.
d) Presenta errores en la configuración del módulo.
e) 1. El campo de tipo, letra y punto de venta se registrados en el Sistema UEPEX, la
impresión de la Autorización de pago no muestra esa información. Se solicitará a la Mesa
de Ayuda del sistema UEPEX la modificación en la plantilla de impresión. 2. Respecto a
los primeros cuatro proveedores, son del exterior por lo que no tienen CUIT. En relación
a los dos últimos consultores, se corregirá la Base de consultores del Sistema UEPEX con
el objeto de regularizar tal situación.
Recomendaciones: Realizar las gestiones y consultas con la Mesa de Ayuda para que se
permita la generación de los asientos de apertura y cierre de ejercicio en ambas monedas. El
sistema no debería permitir incorporar fecha de alta contable menor a la de la efectiva carga.
Los reportes de pago generados deben mostrar campos donde se expongan los datos de las
facturas (o comprobante equivalente) que los respalde de forma completa y correcta.
Completar con los datos de inscripción válidos de los beneficiarios de los pagos. Los datos
de los números de las OC que sustentan los pagos, deben corresponder a los ejemplares
suscriptos, más allá que trasciendan de un ejercicio a otro.
E. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
a) Firmantes ante el BNA: No se formalizó el documento por el cual se determine en qué
puestos deben estar centralizadas las firmas ante el BNA, las condiciones de firma
(conjunta e indistinta de a dos y que por lo menos una de ellas sea del responsable de la
UGP o de la DGA con relación directa con el Programa).
11
Se identificará como Mesa de Ayuda.
21
b) Notas al BNA (solicitudes de transferencias de fondos USD a $): Sin numeración.
c) Retenciones SICORE –SICOSS: No se formalizó con la Tesorería del INTA un
procedimiento por la cual ésta proceda a certificar al Programa a modo de rendición los
datos por los cuales se cumplimentó la presentación (analítico de retenciones) y los pagos
a la AFIP DGI por los fondos transferidos por el 2412/OC para tales efectos, para dar por
cerrado el circuito de los fondos del Programa. Se informa que la fecha contable de baja
de estos pasivos en los registros contables corresponde a la de entrega de los fondos a la
Tesorería del INTA, por lo que no surge información por la efectiva cancelación de las
obligaciones a la AFIP.
d) Aporte por reconocimiento de gastos 2013: No se tuvieron a la vista adjuntos a las AP
los actos e instrumentos formales emitidos por la UGP y la DGA mediante los cuales se
exponen los fundamentos que habilitan la autorización del registro de los gastos
involucrados. Entre ellos, detalle de la documentación revisada, procedimientos
aplicados, cumplimiento con el Contrato de Préstamo y otras normas relacionadas que
habilita tal imputación, como así también la validación sobre si formaron parte de otro
Programa BID o BIRF. Esto completaría la información adjunta a las AP de UEPEX que
sólo tienen como respaldo la orden de pago y comprobante de pago del INTA:
1. Las órdenes de Pago y comprobante de Pago INTA citadas en el punto anterior no
están intervenidas por ningún responsable de la Unidad INTA ni intervenidas por
responsable del Proyecto.
No obstante ello fueron incluidos estos aportes en la
respuesta del SAF.
2. De la revisión por muestra de las facturas de respaldo del registros que fueron
proporcionadas a nuestro requerimiento surgen las siguientes observaciones:
Unidad 312000 – EEA Santiago del Estero – Laboratorio de Forrajes y Suelos - $
2.626.993,93 / USD 452.929,99:
- Facturas B Nro. 0001-00002666/2663/2656/2463 de un contratista por $
1.614.115,01 sin intervención ni con sello ni con firma del responsable del registro
y pago.
22
- Factura C 0001 – 00000008 del 30/04/2012 $ 29.193,02 por dirección de obra:
incompletas en la condición IVA, condiciones de pago, no informa el período de
honorarios. No está intervenida por responsable del registro y pago.
Unidad 512000 EEA La Consulta – Comedor y Dormitorios - $ 1.323.160,03 / USD
228.131,04: Las facturas Electrónicas Nº B 0002 -00000077 del 02/09/2013 $
400.271,46 y B 0002 – 00000056 del 10/05/2013 $ 469.309,20 emitidas como
condición IVA Consumidor Final.
Comentarios del Programa:
a) Se modificó el ROP para enviarlo a su aprobación al Consejo Directivo del INTA.
b) Se toma debida nota de la observación.
c) Dado que las transferencias de las retenciones a la AFIP se realizan en forma conjunta
con la totalidad de las del INTA, se está trabajando en la discriminación de la
información correspondiente al Préstamo.
d) Se cuenta con el procedimiento para el reconocimiento de gastos por aporte local que van
a formar parte del Manual de Procedimientos que se está elaborando. El INTA no dispone
de otro préstamo BID ni BIRF. La documentación que adjuntan surge del sistema E-siga.
Son archivos de soporte al reconocimiento de gastos. 1. La documentación original consta
en cada unidad que gestionó el gasto. 2. Estas adquisiciones son procesos ya ejecutados
con fuente 12 que siguen el Manual de procedimientos institucionales de contrataciones
de bienes y servicios del INTA. Las observaciones informadas no implican falencias que
pueden invalidar su inclusión como aporte local reconocido por el BID. Su ajuste a lo
solicitado por la auditoría implicaría un trámite complejo ya que las unidades se
encuentran alejadas de la UGP, con el consiguiente peligro de extravío de documentación
original durante el traslado y sus consecuencias.
Recomendaciones: Asignar numeración a las notas facilita su gestión entre ellas registro e
integridad de archivos. Obtener de la respectiva Tesorería constancia de haber realizado las
presentaciones y pagos relacionados ante la AFIP con los fondos del Programa. Dejar
sustento en archivos específicos al efecto por los controles practicados sobre el aporte de
23
reconocimiento de aporte local, tantos por el área técnica, como de la administrativa
contable, y preparar informes completos que sustenten el acto administrativo de su
aprobación en el Programa.
F. INVENTARIO GENERAL DE BIENES Y EQUIPOS AL 31/12/13
a) El Programa no confecciona o mantiene su propio inventario. Los listados entregados
(12/03/14) se prepararon con información del Área de Patrimonio del INTA al ser
requerido por AGN (06/01/14), y su conciliación entregada el 04/04/14 ya que los dos
documentos entregados sumados arrojan $ 83.081.703,82, y los registros contables ($
76.672.773,63). No se cuenta con un documento único. Si bien permite su exportación a
una planilla de cálculo, aún no fue adaptado correctamente incorporando datos básicos y
necesarios que debe llevar todo Inventario General de Bienes para poder realizar desde él
directamente los controles (autosuficiente), sin necesidad de recurrir a información
adicional. La conciliación al 31/12/13 incluye bienes recibidos pendientes de pago,
ajustes pendientes y problemas de imputación, y ajustes por diferencia de cambio. El
inventario carece del dato de la autorización de pago que permite realizar los cruces
directamente con los registros contables/reportes de pago y con la conciliación analítica
que se tuvo a la vista Se destaca que tanto los registros contables, y el inventario
incluyen inversiones por adquisiciones de bienes pendientes de recepción ($
2.674.383,01), que no se mantienen en cuentas al efecto para que estos valores surjan
directamente de los registros contables, y desde donde se vaya manteniendo el control.
Inventario del Programa
$
BIENES SIN TRANSFERIR (*)
67.162.423,51
BIENES TRANSFERIDOS
15.919.280,31
Total
83.081.703,82
Al respecto:
1. Casos de casilleros en blanco, lo que no permite saber si corresponde a una omisión
de carga, o que no resulta aplicable informar el dato requerido en dicha columna por el
tipo de bien (marca, número de serie, chasis, motor, patente).
24
2. Columna “Destino transferencia pendientes” con datos de destinos por transferencia
solicitada ($ 50.815.618,98), y a su vez celdas vacías con condición “cerrado
anualmente” ($ 16.346.804,53). Al carecer de fecha de corte de la información no se
puede determinar a qué fecha está actualizado el dato. No consta ubicación cierta del
bien más allá de identificar la Unidad del destino (sin domicilio ni otro dato).
3. No se expone el responsable directo, datos del acta de transferencia o disposición,
Estado del bien (en uso, obsoleto, robado, otros), nombre del proveedor.
4. Para el caso de la fecha no se indica si es la de ingreso del bien.
5. Para el software no se informan los datos de la máquina en donde fueron instalados.
b) No se tuvo a la vista un informe emitido durante el ejercicio 2013 por el Programa donde
se resuman o se deje evidencia de las tareas realizadas de inspección ocular de los bienes
adquiridos con los fondos del Programa, ya sea a nivel general, o por revisión por
muestra. En el inventario tampoco surge este dato.
c) No se establecieron procedimientos de comunicación con el Programa para el caso de
detectar faltante de bienes.
d) Desactualización de información en algunos campos del inventario ya que se verificaron
casos de vehículos que no constaba el destino definitivo, por transferencias a distintas
sedes del INTA en el interior del país, si bien constaban actas de entrega no así la
autorización formal de tales cambios. Además se verificaron Casos de cuatro vehículos
sin la existencia del logo del INTA.
Comentarios del Programa:
a) El Sistema de Patrimonio del INTA concilia con los registros contables del INTA, a
través del E-siga12. Utilizar otro sistema para el inventario de bienes del Programa (el
módulo de inventario del UEPEX), no solo duplicaría el trabajo, si no que no permitiría
cerrar el balance del INTA. Cabe destacar que el E-siga toma, para la fuente 22, la
información generada en el UEPEX con lo cual se garantiza la conciliación en ambos
sistemas. (Nota del auditor: Nos remitimos a las partidas conciliatorias). No es necesaria
12
Sistema Integrado de Gestión.
25
ninguna adaptación, ya que el Sistema de Patrimonio del INTA dispone de toda la
información necesaria para el Inventario del Programa. (Nota del auditor: Comentario no
procedente. Conforme lo observado debe ser adaptado por el Programa), La
identificación de cada proceso se realiza a través del documento de compra. Una vez
identificado el proceso a evaluar se busca en el Sistema UEPEX toda la información
disponible de la adquisición, necesaria para la auditoría que excede largamente los datos
mencionados. (Nota del auditor: Comentario no procedente. La autorización de pago es
un dato válido para realizar referencia cruzada con el reporte de pagos del UEPEX y
conciliaciones, ya que el número de factura no es un dato completo que surja en el
reporte citado, conforme lo ya observado). Aparecen casilleros en blanco en aquellos
casos en que no es aplicable informar el dato requerido en dicha columna. Los datos que
disponen número de serie, chasis, motor, o patente tienen el dato correspondiente. (Nota
del auditor: Comentario no procedente. Constan notebooks e impresoras sin datos de
número de serie). Se considera responsable patrimonial a todo funcionario que ejerza la
dirección o jefatura de un sector, se informa la unidad de destino por ende, el responsable
es el jefe de dicha unidad. Ubicación Física: en los bienes pendientes de solicitar
transferencia el estado cerrado anualmente significa conciliado con los registros
contables13 y aparece en blanco la columna destino transferencia pendiente. No hay
normativa donde se establece que es obligatorio que conste el estado del bien en un
inventario de bienes (Nota del auditor: Comentario no procedente. Este dato informa
realmente si el bien está en uso, deteriorado, siniestrado, obsoleto, y que acciones se
deben seguir al respecto). La fecha que figura en el cuadro es la de carga en el Sistema.
b) Dicha información no forma parte del sistema de patrimonio sino que se registra en los
respectivos expedientes mediante actas de inspección realizadas. No hay normativa donde
se establece que es obligatorio que en el Inventario de bienes conste la última inspección
ocular. Se realizan inspecciones oculares en forma aleatoria donde se constata el bien, se
firma un acta y se adhiere un sticker de identificación en cada uno de ellos.
13
AGN: habla del INTA no de los registros contables del Programa.
26
c) No tenemos constancia de material robado. Sin embargo, una vez transferidos los bienes
a las respectivas unidades, los registros de siniestros quedan en dichas unidades.
d) Aun no se ha finalizado el nuevo reglamento de uso de automotor donde el proceso de
reasignación de destinos aún no está definido. La Dirección Nacional dio orden verbal a
los nuevos destinos. Los vehículos de Capital Federal no utilizan los logos por problemas
de seguridad suscitados en el año 2008.
Recomendaciones: El Programa como responsable de la ejecución del Programa, y en su rol
de supervisor debe realizar controles al menos al finalizar cada ejercicio contable a los
efectos de controlar el estado de los bienes adquiridos con los fondos del Programa y que
éstos se utilicen para los fines previstos, y obtener aquellos datos necesarios para actualizar
su Inventario General. Confeccionar el Inventario General de los bienes del Programa, y
mantenerlo conciliado con los registros contables. De utilizar los registros realizados por el
Área Patrimonial del INTA, depurarlos de aquellos datos no inherentes al Programa, y
complementarlos con los que falten a efectos de que la UGP pueda practicar los controles e
inspecciones físicas respectivas, en su rol de supervisor por la ejecución del Programa. Se
puede implementar desde el módulo respectivo de UEPEX. Implementar procedimientos
para que las bajas y transferencias de bienes se encuentren documentadas, y sean conocidas
por los sectores involucrados, e incorporadas al Inventario General de Bienes del Programa.
G. PROCESOS DE ADQUISICIONES
De la revisión por muestra de procesos de adquisiciones de bienes, servicios de suscripción
a publicaciones y contratación de obras, surgieron las presentes observaciones que deben
complementarse con las detalladas con las expuestas en los puntos F. a L. del Apartado II)
siguiente.
a) Necesidad de Adquisición/contratación: Para la adquisición LPN 03/2012 no se evidencia
constancia de la necesidad de la adquisición del Sector del INTA respectivo. Como así
tampoco cómo se conformó el presupuesto oficial. Al respecto, si bien la oferta ganadora
se encontraba dentro del presupuesto previsto para la adquisición, se observa que presenta
una diferencia en menos del 46 % con el presupuesto citado; y del 77 % menos con el
27
presentado por la otra oferta. Nada expone la Comisión Evaluadora al respecto
sustentando que eran efectivamente bienes comparables, ni porque se originó la
diferencia con el presupuesto oficial.
Diferencia Importe $ $ % Presupuesto A 233.730,00 Ganadora B 125.060,00 ‐108.670,00 ‐46,49%
No ganadora C 221.580,45 96.520,45 77,18%
b) Autorización: No se tuvieron a la vista actos administrativos emitidos por la autoridad
competente en las contrataciones mediante el cual se formalice la apertura del proceso, la
conformidad y procedencia de las contrataciones, a las especificaciones técnicas, la
aprobación de PByC y la aprobación de presupuesto.
c) En su mayoría no se deja constancia del aviso publicado en la Oficina Nacional de
Contrataciones (ONC), y de la fecha.
d) Pliego: No se incorpora en las actuaciones la versión visada y aprobada del PByC de los
procesos, que acrediten la plena vigencia y aplicabilidad.
e) No se incorpora a las actuaciones el listado de adquirentes del pliego (para LPN). No
surgen del mayor contable los datos de los adquirentes ni su relación con el proceso, que
permita identificarlos.
f) Circulares con Consulta: No se pudo constatar la oportunidad de su procedencia de
acuerdo a lo indicado en la IAO del PByC; ya que tampoco consta la fecha de publicidad
ni tienen fecha de emisión. Tampoco se tuvo a la vista la consulta realizada por el/los
interesados. Las circulares no fueron suscriptas por el Coordinador Ejecutivo (CE) de la
UGP. No consta su publicación en la ONC (Oficina Nacional de Contrataciones).
g) Sin constancia en las Actas de Apertura o en otro instrumento, de la designación /guarda
de la custodia de las pólizas por garantía de mantenimiento de la oferta.
h) Ofertas: 1. Las ofertas se encuentran escindidas del archivo de los antecedentes, sin dejar
constancia del desagregado respectivo, y sin foliatura correlativa con este. En muchos
casos carecen de foliatura por parte del oferente, lo que debería ser requerido por el
Pliego ya que permite validar la integridad de la documentación relevada.
28
i) Comisión evaluadora (CE): No se tuvo a la vista la designación, comunicación y
aceptación de sus miembros, y pautas para su funcionamiento.
j) No se tuvo a la vista constancia de la publicación de los resultados de las Licitaciones en
el sitio de Internet del UNDB (United Nations Development Business) y en el sitio de
Internet del Banco, de acuerdo se indicó en los pliegos .
Comentarios del Programa:
a) LPN 03/2012: La necesidad del bien está reflejada en el Plan de Adquisiciones
oportunamente aprobado por el INTA y con no objeción del Banco. El relevamiento de
presupuesto lo realiza la unidad requirente, sobre todo en la adquisición de bienes muy
específicos donde dicha unidad es experta en la temática. A partir de la última auditoría,
sin embargo, estamos pidiendo nota formal a cada unidad con las especificaciones
técnicas y el presupuesto. El presupuesto original estaba armado para comprar DDP, sin
embargo al poder emitir un ROECyT, las empresas pudieron cotizar CIP lo que explica la
reducción de precios.
b) CD 04/2012 y LPN 04/2013: Se siguieron los pasos previstos en el ROP el que no
requiere más que la no objeción del BID para habilitar el proceso y una disposición de la
Dirección Nacional para adjudicar el bien. LPN 03/2012: Para la apertura del proceso no
se requiere acto administrativo específico sino tener aprobado la misma en el Plan de
Adquisiciones vigente que por Contrato se lleva a cabo a través del sistema SEPA. Tal
como lo establece la cláusula 4.01 del Contrato de Préstamo, se siguieron los
procedimientos consistentes con las políticas del banco. Tanto el presupuesto como la
adquisición fueron aprobados al dar el Banco la no objeción del SEPA.
c) LPN 04/2013: Se imprimió (con posterioridad) el aviso publicado por la ONC como
consecuencia de lo requerido por la auditoria del año 2012. LPN 03/2012: A partir de la
última auditoría se imprime la pantalla de la ONC como certificado de su publicación.
d) LPN 04/2013: Sin comentarios del auditado. LPN 03/2012 y LPN 27/2012: No firmamos
el pliego. El oficial es aquel publicado en Provinta y es sobre el cual se basan los
procesos posteriores. A partir de la última auditoría sí se practica la firma del llamado a
licitación.
29
e) LPN 04/2013: No se realiza un listado pero se incorpora las constancias de adquisición
del pliego. LPN 03/2012: en el expediente figura, a modo de registro, copia de los correos
que informan la compra de los pliegos.
f) La fecha de publicidad de la Circular se incorporó a partir de la última auditoria de los
EEFF. La circular/es está/n suscripta/s por el responsable del Área Técnica. Las circulares
no se pueden publicar en la ONC por problemas técnicos que aún no hemos podido
resolver. Se publican en el Provinta.
g) Las pólizas se mantienen en custodia en las oficinas de la UGP a cargo del Área de
Adquisiciones.
h) 1. En el futuro se dejará constancia en el expediente que existen anexos al mismo. 2. Por
pliego no se pide foliatura aunque en algunos casos los oferentes la realizan.
i) No hay designación de comisión evaluadora, se solicitó a la DN que designe sus
miembros pero aún no hemos tenido respuesta.
j) LPN 04/2013: Al ser una LPN no es necesario publicarla en el UNDB ni en el sitio de
internet del Banco. (Nota del auditor: Comentario no procedente lo requiere el PByC)
LPN 27/2012: A partir de la última auditoría se modificó por IAO la cláusula que
establece la publicación de los resultados en la UNDB. Los resultados de las LPN solo se
publican en el sitio web Provinta.
Recomendaciones: Formular procedimientos e instruir a las áreas respectivas sobre su
aplicación a los efectos de subsanar las falencias detalladas. Entre ellos, la formalización e
instrumentación de la convocatoria mediante emisión de acto administrativo emanado de
autoridad competente. Incorporar a las actuaciones documentación que evidencie el
cumplimiento de las cargas de publicidad y difusión en cada instancia procesal. Dejar
constancia suficiente en las actuaciones de la autenticidad y vigencia del pliego aplicable, y
que éstos deben ser presentados por los oferentes debidamente suscriptos. Prever la
elaboración e incorporación a las actuaciones de la nómina de adquirientes de pliegos
completa, definitiva y debidamente suscripta. Instrumentar formalmente la constitución de la
comisión evaluadora dejando constancia de las designaciones de los actuantes a efectos de
validar cada una de sus intervenciones. Dejar constancia de ello en las actuaciones.
30
II) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
A. COSTO TOTAL DEL PROGRAMA ANEXO UNICO USD 213.000.000.- (80%/20%)
Se modificó por Nota del BID CSC/CAR 3916 del 01/10/13 la estructura de costo y
financiamiento USD 215.000.000,00 y en consecuencia el pari-passu (79%/21%). Se
aumentó en USD 2.000.000,00 el aporte local del Programa. Al no haber contrato
modificatorio, la UGP le comunicó a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos
Internacionales de Crédito (DNPOIC) por Nota el 09/13/13. No se tuvo a la vista la
conformidad al citado cambio.
Comentarios del Programa: No se recibió respuesta de la DNPOIC.
Recomendaciones: Obtener evidencia documental de la conformidad de todos los sectores
involucrados de los cambios formulados.
B. ESTADOS FINANCIEROS (EEFF)
a) Notas a los estados financieros: Se observan errores formales: de escritura en las Notas
Nros. 10 y 12, de numeración correlativa a partir de la N° 13, de omisión de referencia
con la Nota N| 4 y dos casos mal referenciados con la Nota N| 11 es la 13.
b) Nota Nro. 6: La ejecución del ejercicio 2013 se comparó con versión del POA14
presentado al BID el 28/02/13; y no con la versión de setiembre 2013 vigente al 31/12/13.
Comentarios del Programa:
a) Se toma debida nota de las observaciones.
b) El objetivo de esta nota es comparar lo planificado al inicio del ejercicio contra lo
efectivamente ejecutado al 31/12/13, con el objeto de ver los desvíos entre lo planeado y
lo realizado y sus respectivas explicaciones. No tiene sentido compararlo con el POA
vigente al final del ejercicio, fundamentalmente porque, por un lado, tiene los ajustes
14
POA: Plan Operativo Anual.
31
lógicos que se realizan a lo largo del año, con lo cual no es válido para analizar desvíos
en la planificación. Y por el otro lado, el POA vigente al 31/12/13 incluía los procesos
que iban a ser financiados con el refuerzo de crédito solicitado en julio y que finalmente
no pudieron ejecutarse porque el mismo fue otorgado sobre el cierre del ejercicio, con la
consiguiente imposibilidad de devengar en tiempo.
Recomendaciones: Informar por nota aquellas versiones posteriores y vigentes al cierre del
ejercicio por modificaciones al POA utilizado para comparar la ejecución del ejercicio.
C. REGISTROS CONTABLES - UTILIZACION SISTEMA UEPEX
a) Conciliación Inversiones: Registros Contables – Reporte de Pagos – Estados Financieros:
Deben surgir de una única carga de información a los efectos de evitar diferencias:
1. Errores de Exposición (BID y Local):
Estados Financieros y Reporte de Pagos Registros contables Sub- Categoría
$
USD
$
1.3
2.698.465,89
560.001,53
2.457.805,23
3.0
Diferencia USD
518.508,31
$
USD
240.660,66
41.493,22
49.437.882,40 10.159.442,17 49.678.543,06 10.200.935,38 -240.660,66 -41.493,21
2. Errores de valuación (no significativos):
Estados Financieros
Sub- Categoría
y Registros Contables
Reporte de
Pagos
Diferencia
$ BID
2.1
2.209.945,36
Estados Financieros
Categoría
2.217.485,40
-7.540,04
Registros Contables y
Diferencia
Reportes de Pagos
USD LOCAL
8
517.761,62
517.583,24
178,38
Producto de modificaciones del ejercicio 2013 que afectaron la carga original de ejercicios anteriores.
b) Del relevamiento por muestra se observa que en aquellos casos en que juntamente con la
factura el contratista emitió una Nota de Crédito se informó en el reporte de pagos
32
UEPEX y en las JBID relacionadas, únicamente el número de factura y el importe neto
entre comprobantes.
c) Usuarios UEPEX: A la fecha de tareas de campo se observa que tanto la coordinación
ejecutiva y técnica de la UGP no contaban con clave activa para el acceso al Sistema.
d) El Inventario entregado al 31/12/13 incluye una compra de notebooks (conceptos en
conciliación con los registros contables). En el reporte de pagos UEPEX se desafectó por
formulario 201300270 el 27/12/13 la AP 201301141 ($ 1.436.660,00).
e) Rendición de Fondo Rotatorio 12 (Nota UGP 39752013 29/11/13) $ 3.347,68: De su
revisión surge que el objeto del gasto (OG) informado en el formulario de rendición, no
es coincidente con el declarado en el reporte de pagos UEPEX. Más allá que al pie de la
Nota se indica que se imputan 50% al 2.9.9 (Insumos Varios), y 50 % al 3.9.9 (Otros
Servicios). En su mayoría los comprobantes no fueron emitidos a nombre del INTA y/o
del Programa.
f) Tipo de Cambio BCRA Com. A 3500 primer día del mes de pago: Las inversiones 100%
de aporte local por reconocimiento de gastos del ejercicio 2013 figuran asociadas a la
transferencia de dinero de fuente BID del 16/10/13 y por lo cual se aplicó el tipo de
cambio de ella; y no el tipo de cambio que le aplica de acuerdo a la política establecida
por el Banco. Surge una subvaluación de USD 161.427,48 (aportes – inversiones).
g) Cheques anulados: 1. Surgen casos de falta de cronología en la emisión de cheques desde
el reporte de pagos, esto es producto de anularse un cheque en fechas posteriores.
Directamente reemplaza este último al anterior más allá del tiempo que transcurrió en la
anulación. 2. Se observa un grupo de cheques 21477223/233 por los que se verificó su
anulación física. Se reemplazaron por transferencias bancarias, pero que no constan tales
datos en el mayor contable de bancos para su vinculación directa al realizar
conciliaciones.
h) Carga de datos en el Sistema UEPEX
1. Pesificación Nro. 11: Se registró 40 días después de su acreditación bancaria, por lo
que puede generar inconvenientes en dicho lapso para asignar tipo de cambio a un
pago.
33
2. Rendiciones de anticipos (Labintex): Se registran en UEPEX en una sola línea por un
total y no con el analítico de comprobantes que integran cada uno de los pagos
aprobados en las rendiciones.
3. LPN 01/11: Ajustes de precios, que erróneamente dicen “redeterminaciones de
precios”.
4. CD 04/12: En las justificaciones Nros. 14 y 16 se informó erróneamente como
comprobante de respaldo el “C -1-1”, dato erróneo también en la AP de pago donde se
describió como “Plan de adquisiciones 1 del 12/06/13”.
5. Las AP por el registro 2013 de gastos bancarios de la cuenta especial, se emitieron
erróneamente a nombre del INTA y no del BNA.
Comentarios del Programa:
a) 1. La categoría correcta es la 1.3 expuesta en el Estado Financiero. Los registros
contables lo exponen en la Categoría 3 debido a un error de relación del insumo con la
cuenta contable del Sistema UEPEX. Se destaca que la presente situación será
regularizada en el ejercicio 2014. 2. (i) Corresponde a un asiento manual registrado para
la regularización del tipo de cambio utilizado para el registro de la solicitud de
desembolso Nro. 9, tal lo recomendado por AGN en el ejercicio 2012. Los registros
contables son los que contienen la cifra correcta. (ii) Corresponde a gastos de aporte local
del ejercicio 2011, que luego de cerrado el ejercicio y el estado financiero, se incorporó la
fecha de retiro de pago, por lo que se modificó el tipo de cambio utilizado para la
conversión a dólares. Se procederá a regularizar en el ejercicio 2014. El reporte de pagos
entregado a los auditores contiene el valor correcto.
b) El Sistema UEPEX no permite la carga de Notas de Crédito por lo que inevitablemente la
carga se realiza en forma conjunta por el importe neto.
c) Hemos reclamado esta situación a la Dirección Nacional. El 07/03/14 nos informan que
han realizado la solicitud de rehabilitación a la Mesa de Ayuda para su regularización.
d) El pago fue desafectado debido al cierre de ejercicio y la imposibilidad operativa de
efectivizarlo. Se destaca que se encuentra devengado al 31/12/13 y pago en fecha
22/01/14.
34
e) A partir de la próxima rendición de caja chica se procederá a la unificación de los objetos
de gastos de ambos sistemas. Es un error, corresponde a alimento para personas, ya se
procedió a solicitar la reimputación.
f) Cabe destacar que el tipo de cambio utilizado (pesificación vigente) fue automáticamente
relacionado por el Sistema UEPEX. Si bien no se logra identificar los cálculos hechos
por la auditoría, se infiere que la diferencia detectada puede surgir de esta distinta política
de cambios utilizada para el cálculo.
g) 1. Es cierto que el reporte de pagos que emite el Sistema UEPEX altera el orden
cronológico ascendente cuando se produce la anulación de un cheque y su reemplazo por
otro. Sin embargo, cualquier modificación sobre la forma de presentación del reporte del
sistema escapa a las competencias de esta Unidad. 2. Es cierto que el mayor contable que
emite el Sistema UEPEX no permite verificar este reemplazo en la modalidad de pago.
Sin embargo, cualquier modificación sobre la información contenida en este reporte del
sistema escapa a las competencias de esta Unidad.
h) 1. Se debió a la demora en la habilitación en la base del sistema. 2. Dado que había
discrepancia15 con el BID en el tratamiento de los gastos vinculados a Labintex, fueron
registrados en una sola línea. El detalle de cada rendición se encuentra disponible en el
Tomo 3. Rendiciones. La carga en el UEPEX de cada comprobante, podrá ser realizada,
si la Auditoría lo considera necesario. 3. Por error se registró como redeterminación de
precio pero en todos los casos son ajustes en el marco de la cláusula CGC 47.1 del PByC.
4. Los campos que se utilizan en UEPEX para incluir los datos de una factura son:
tipo/sucursal/número y por tratarse en este caso de una factura emitida en el exterior,
cuyos códigos de identificación no se corresponde con la estructura de datos antes
enunciadas, es que la DGA completa dichos campos con caracteres ficticios. 5.
Entendemos que el beneficiario de la AP debe ser el INTA ya que los gastos bancarios
corresponden a un débito por mantenimiento de cuenta del Programa. (Nota del auditor:
Comentario no procedente: Se deben emitir a nombre del BNA que cobra las
comisiones).
15
AGN: El BID al remitir el anticipo lo imputa a la Categoría de Gastos en sus reportes. UGP/AGN hasta tanto no se rinda y apruebe no se
imputa a inversiones se mantiene como anticipos.
35
Recomendaciones: Realizar las gestiones ante la Mesa de Ayuda a efectos de darle solución
a las observaciones desarrolladas, y/o de corresponder requerir la capacitación respectiva. El
UEPEX debe habilitar a los usuarios en los módulos en los que les aplique de acuerdo al rol
ejercido en sus funciones, ya sea operativo o de control, o administrador. Registrar las
transferencias entre cuentas del Proyecto dentro de los plazos normales del circuito
administrativo. Profundizar los controles administrativos. Aplicar correctamente la política
de cambio definida por el BID en el Contrato de Préstamo al aporte 100% local. Registrar el
detalle analítico de comprobantes en UEPEX para contar con los datos relacionados con los
gastos rendidos desde el propio Sistema, y que respalden las aprobaciones realizadas.
D. PROCESOS ADMINISTRATIVOS – INSPECCION OCULAR
a) Comunicación a Agropolis International aprobación del INTA de las rendiciones: En
respuesta del 25/02/14 a nuestra circularización nos informa la citada Institución que no
cuenta con dicho dato. Esta comunicación formal no es un procedimiento previsto en el
Memorando de Procedimientos que rige la gestión del Convenio.
b) Transferencias bancarias (pagos): Para estos casos el Programa no exige a los
beneficiarios la entrega de recibos, ni la firma de la AP. En los casos que se tuvo a la
vista una nota confirmando la recepción de los fondos por los beneficiarios, se omitía
informar el importe recibido en concepto de retenciones. Los comprobantes de
retenciones carecen de fecha de retiro.
c) Justificaciones BID: 1. No se conformaron juegos foliados. 2. Las copias de las JBID 15 a
17 que se tuvieron a la vista no se intervinieron como copia fiel de los originales
presentados ante el BID.
d) Dos ingresos en extracto bancario del 22/05/13 ($ 41.120,85), y 21/11/13 ($ 262.300.-.
La modalidad de registro adoptada por el Programa no permite realizar conciliaciones
directas entre movimientos.
e) Inspección ocular INTA Castelar:
1. Los bienes relevados carecen de número de Patrimonio del INTA.
36
2. Patrimonio Nº 160000-31135 Generador de vapor $ 1.126.680,00, Marca
SARTORIUS Factura 0100-00000696, Unidad 235000 - Instituto de Virología: El
bien no ha sido instalado a la fecha, si bien se encuentra en un depósito adecuado, no
se cuenta con fecha probable de instalación y uso. Se encuentra embalado, en su pallet
original.
3. Patrimonio Nº 160000-31129 Tractor 4x4$ 550.903,74 Marca New Holland, Factura B
0003-00000747, Unidad 220000 – Centro de Investigación de Agroindustria: La
factura informada en el inventario no corresponde al bien, es la factura B 000300000757. No se tuvo a la vista la inscripción en el RNPA, ni título del automotor.
4. Patrimonio Nº 160000-31085, Tractor TD5.8 4x4, $ 338.346,71, sin marca, Factura
0010-00000018, Unidad 129000: Se nos informó que el seguro está en trámite. La
patente no está colocada en el vehículo.
Comentarios del Programa:
a) No obstante se informa al Coordinador Labintex por mail. Se comunicará la aprobación
de las rendiciones y los ajustes que sean necesarios, al presentarse la rendición anual.
b) No se solicita recibo de cobro, el proveedor firma la declaración jurada de su CBU, y la
transferencia se realiza con los controles bancarios de home banking. En las AP se firma
solo cuando se paga con cheque. La nota da cuenta de la recepción de fondos
efectivamente percibidos.
c) 1. Se procederá a foliar. 2. En todos los casos, los documentos que constan en el archivo
de la UGP son originales. (Nota del auditor: se observó respecto a la certificación que se
corresponden con los originales presentados al Banco).
d) Se tendrá en cuenta la observación planteada de ocurrir en el futuro alguna situación de
similares características. 1. $ 41.120,85.- El importe corresponde a la devolución de un
proveedor, se procedió a la anulación de la Autorización de Pago y a la generación de una
nueva Liquidación; motivo por el cual dicho ingreso se encuentra registrado de forma
neta en la nueva autorización de Pago generada. 2. $ 262.300,00
se solicitó al
departamento contable del INTA la devolución de fondos en concepto de Retenciones de
septiembre 2013, ya que habían se había duplicado las transferencias, el 21/11/213 operó
37
la devolución solucionando la diferencia temporaria financiera, por lo expuesto no se
realizó asiento contable por dicho ingreso.
e) 1. Tienen número de patrimonio. Solamente le falta la etiqueta que va adherida al bien,
que se coloca una vez que el bien es transferido a la unidad de destino. Los bienes
seleccionados en la inspección ocular tienen etapa de transferencia solicitada. 2. Es como
se informa en la nota. Se encuentra embalado a la espera de tener el lugar definitivo para
su instalación. 3. Se toma nota de la observación y se corregirá el registro. Tanto el título,
el manual de operaciones, la garantía y el seguro están disponibles en la Unidad,
lamentablemente la persona responsable de esta documentación se accidentó y por ello no
pudo atender a la auditora, tal como se le informó a la misma. Respecto a la inscripción
en el RNPA, se instruirá al Centro para que lo inscriba. 4. Tal como se menciona el
seguro está en trámite en la Unidad. Se instruirá al AMBA a que coloque la patente aun
cuando el vehículo funciona exclusivamente dentro del predio de la Unidad.
Recomendaciones: Las aprobaciones de rendiciones deben comunicarse formalmente a
Agropolis, incluyendo el importe como así también todos aquellos comentarios y/o
sugerencias a tener en cuenta para las próximas presentaciones. Conformar para cada
justificaciones/solicitudes de desembolsos presentadas al BID archivos foliados e
intervenirlas como “copia fiel de las presentadas ante el BID. Obtener confirmaciones por la
recepción de los pagos a los beneficiarios que sustenten el importe total del pago realizado.
Incorporar los datos patrimoniales en los bienes.
E. ANTICIPOS
A
ORGANISMOS
–
Cooperación
Internacional
LABINTEX
(Laboratorio del INTA en el Exterior) Campus de Agropolis International en
Montpellier Francia
Convenio de Cooperación Técnica suscripto el 23/03/12 suscripto con el Instituto Nacional
de Tecnología Agropecuaria (INTA) y financiado con el Programa, tiene por objetivo
establecer las condiciones generales, específicamente técnicas, financieras y materiales para
la creación en materia de cooperación internacional, con el fin de posibilitar la radicación
38
temporal de profesionales del INTA en instituciones francesas que integran Agropolis,
formando parte de grupos científicos conjuntos, trabajando en calidad de socios. Al respecto
surge que:
1) Archivos y Convenio
a) No se mantiene un archivo único cronológico y foliado donde se integre todo lo
relacionado al Convenio, y lo actuado en la ejecución. Se mantiene por tema
(antecedentes, selección de coordinadores e investigadores, información financiera,
misiones, rendiciones). Además la documentación relevada durante nuestra auditoría del
ejercicio 2012 como folios 77 a 250 ha sido re-ordenada y re-foliada, sin dejar constancia
de la situación.
b) No se tuvo a la vista constancia de la notificación de la Disposición DN732 del 18/05/12
a los miembros designados para actuar en el Comité Coordinador.
c) Selección del Investigador Área Tecnologías Emergentes: El Banco por su CSC/CAR
2821 del 12/07/13 toma conocimiento de la Resolución del Consejo Directivo (RCD)
490/13. El 25/07/13 se envía al Banco una nueva tabla de puntaje actualizada para la
evaluación de los candidatos de la Resolución citada, sustentando que ésta otorga mayor
peso a los antecedentes en investigación específica. No hemos podido determinar cuál es
la versión definitivamente aprobada de la tabla de puntajes. La que consta en el archivo
adjunta a la RCD 490 (fs 378/380) es distinta a la remitida al BID como “actualizada” el
25/07/13.
Comentarios del Programa:
a) Se mantiene en archivos separados, cada uno foliado consecutivamente, dado que si bien
es toda documentación vinculada a Labintex, se mantiene por temas para mayor
operatividad por parte del Programa.
b) Los expedientes se refoliaron por requerimiento de la Gerencia de Asuntos Jurídicos. Se
incorporará una nota aclarando esta situación.
c) No hay notificación formal por escrito.
d) La versión definitiva, tal como lo indica nuestra nota de elevación al BID y así lo
interpreta el Banco, es la versión actualizada y así consta en la RCD 490 definitiva. (Nota
39
del auditor: Comentario no procedente, no aclara porqué hay dos anexos diferentes a la
misma RCD y no hay una RCD “definitiva”).
2) Manual de Procedimiento (MP): Mediante RCD 463 del 28/05/13 el Consejo Directivo
aprobó el Manual de Procedimiento para la Gestión del Convenio de Cooperación Técnica
entre el INTA y Asociación Agropolis International.
a) Rendiciones: No se estableció en el apartado C del Procedimiento interno, el alcance de
los controles a realizar sobre los “informes y los adjuntos” por parte de la UGP, y cuáles
por parte de la DGA. Tampoco se definieron las áreas y responsables de la revisión,
aprobación y notificación. Al respecto:
1. Las Notas UGP por las que se envían las Rendiciones a DGA no expresan
conformidad, opinión sobre elegibilidad ni ninguna opinión sobre aprobación del
Coordinador Ejecutivo o Área Técnica (excepto la Rendición 5 - 4to trimestre 2013).
2. No se cuenta con documentación que evidencie algún control realizado o intervención
de la UGP, sobre elegibilidad de gastos, control de documentación, planillas de
cálculo, resumen de la rendición, control de tipos de cambio. Las rendiciones en
general son enviadas a la DGA sin informar diferencias o deficiencias, ya que en
muchos casos son detectadas recién por ésta.
b) El MP no define la fecha límite de presentación de las Rendiciones trimestrales para el
tercero y cuarto del 2013.
c) No detalla qué tipo de comprobantes se consideran suficiente respaldo de gastos de
Agropolis (facturas o similares) y sus características, en base a los conceptos a financiar.
d) El MPno incluye definiciones para el funcionamiento del Comité Coordinador. No se ha
tenido a la vista otra documentación que defina cómo funcionará operativamente este
Comité.
Comentarios del Programa:
a) En el manual de procedimientos interno se establece que el informe y sus adjuntos serán
enviados a la UGP para su revisión. Esta los remitirá a la DGA para su control
administrativo y financiero. No se definen responsables con nombre y apellido porque el
40
manual es genérico y en caso de cambios en los responsables, se debería cambiar el
manual, con la complicación que deriva su aprobación por ambas instituciones. (Nota del
auditor: no contesta, la observación es precisamente sobre la falta de definición de los
puestos que realicen tales controles). 1. El mecanismo se fue perfeccionando, ya que
tanto Agropolis como INTA no tenían precedentes de este tipo de gestión. Tal como
indica la auditoría, en la última rendición y de ahora en más, se incorpora opinión sobre
elegibilidad y demás observaciones. Tal como lo establece el procedimiento interno, la
rendición es aprobada por el Director Nacional, la UGP y DGA revisan y controlan, no
aprueban. 2. Desde la elevación de la rendición 5, la UGP informa en la nota sobre
elegibilidad y otras observaciones y análisis practicados.
b) Las primeras fechas fueron establecidas por solicitud del BID. Del tercer trimestre en
adelante se establece que es a trimestre vencido.
c) De acuerdo al Convenio y el Manual se presentarán facturas y comprobantes de acuerdo a
los procedimientos de Agrópolis, es decir, documentación que cumple con las
normativas legales y fiscales de Francia.
d) El Manual establece los procedimientos básicos para la gestión del Convenio en el marco
del Programa. El Programa no tiene incumbencia en temas técnicos que son función de
la Dirección Nacional Asistente de Relaciones Institucionales del INTA.
3) Cumplimiento del Manual de Procedimiento:
a) Parte A) Octubre 2012 – Enero 2013.
1. Artículo N° 5): Plan de Trabajo diseñado por el Coordinador Labintex para el año
2013: a. Carece de: fecha de emisión y de recepción. b. Sin firmar por el Coordinador
Labintex ni inicialado en ninguna de sus páginas (sólo presenta firma en la planilla
“Presupuesto Resumen Labintex Ejercicio 2013”). c. Sin constancia de intervención ni
de aprobación del Comité Coordinador.
2. Cumplimiento al Artículo Nro 7: Rendición Nº 1
a) Vencimiento de presentación al 20/01/2013, conforme respuesta de Agropolis fue
presentada el 16/04/13.
41
b) En varios casos (que suman € 2.723,57) los gastos se rinden a través de una Nota de
Débito de Agropolis como único respaldo documental.
c) Para ninguno de los gastos que corresponden a adquisiciones se cuenta con tres
presupuestos. No se ha cumplido con los requerimientos para adquisiciones del
Banco. Por la adquisición de una Notebook por € 899,90 no se adjunta factura ni
ticket.
d) La UGP remite al Banco el 31/05/13, las rendiciones 1 y 2; sin informarle la
presentación extemporánea de la Rendición 1 , las diferencias detectadas, ni las
observaciones formales.
b) Parte C) julio – diciembre 2013: Artículo Nro. 5): No se tuvo a la vista la presentación
antes del 1º de diciembre por parte del Coordinador Labintex del presupuesto anual del
ejercicio 2014 y cronograma financiero y la aprobación del mismo por parte del Comité
Coordinador y la correspondiente remisión al BID.
Comentarios del Programa:
a) 1. a. Fue recepcionado por la DNA de Relaciones Institucionales. b. Tiene firma en la
última hoja. c. Sin comentarios del auditado. 2. a. Al ser la primera rendición se demoró
la adecuación de los formularios de presentación de la misma. Hay versiones preliminares
enviadas por el Coordinador en fecha pero la versión definitiva fue en la fecha informada
por Agropolis. b. Son gastos definidos por el BID como elegibles y están documentados
con comprobantes. c. Se acordó con el BID que se aplicarían, tal como lo establece el
Convenio (art 5.4.4) los procedimientos de Agropolis y, como son compras menores, no
es necesario los tres presupuestos. d. Sin comentarios del auditado.
b) Fueron presentados en tiempo y forma por el Coordinador, con la aprobación de
Agropolis. Se demoró su aprobación por parte del CD del INTA. La Dirección Nacional
lo elevó a esta UGP el 14 de abril y ese mismo día fue remitido al BID. (Nota del auditor:
no se envió documentación de respaldo de lo mencionado en la respuesta).
42
4) Observaciones formales a las Rendiciones 1 a 5
a) No se tuvo constancia de la fecha efectiva de presentación de cada una de ellas.
b) Cada factura o documento similar se presenta con un formulario de pedido (FP)16 adelante
firmado por el Coordinador y por el responsable de la ejecución. De acuerdo al manual de
Procedimientos cada comprobante debería estar “certificado por autoridad competente de
Agropolis”, observamos que ninguno de los comprobantes adjuntos a cada FP consta tal
intervención.
c) La documentación que se tuvo a la vista es fotocopia, sin intervención de “copia fiel del
original”. Si bien la documentación original de cada gasto debe resguardarla Agropolis,
todas las planillas que respaldan la Rendición también son fotocopias simples.
d) El Balance Anual (que expone el monto disponible y su conciliación con el saldo de
extracto), el detalle analítico por gasto y los extractos adjuntos a la rendición no cuentan
con ninguna firma de responsable de Agropolis ni del Coordinador Labintex.
Comentarios del Programa:
a) Cada rendición tiene firma, sello y fecha. (Nota del auditor: Comentario no procedente
ya que no se verifica en la documentación tenida a la vista).
b) Se solicitó a Agropolis el cumplimiento de este punto y, de acuerdo a lo informado, en las
próximas rendiciones se cumplirá con este requisito.
c) Así fue acordado en el manual aprobado por ambas instituciones y con el aval del BID.
d) Es documentación complementaria, no obstante a partir de la rendición 4 está todo
firmado. (Nota del auditor: Comentario no procedente, no es documentación
complementaria, es el resumen del que surge el saldo de cada rendición).
Recomendaciones: Se debe integrar el archivo con toda la documentación con las
formalidades de un expediente (inicio, recepción por la entrega y por el despacho de
información, foliatura, agregados o desgloses, constancia de pases entre sectores…), y que
permita desde un único archivo sin necesidad de recurrir a otras realizar el adecuado
16
"Fiche d'engagement de depenses - Bon de Commande"
43
seguimiento y control. Se debe establecer específicamente la fecha tope de presentación de
cada rendición. Incorporar al Manual las normas de procedimientos de compras definidas
con Agropolis, como así también de las características de la documentación de respaldo de
cada operación siendo que de la respuesta se remite a las normativas legal y fiscal de
Francia.
F. PROCESOS DE ADQUISICIONES
a) Controles y Archivos incompletos: Se observan en general falencias administrativas por
casos de documentación que carece de visado y/o evidencia de quién practicó los
respectivos controles, documentación faltante y/o que no fue integrada al expediente y en
un caso documentación correspondiente a otro proceso. Esto afecta la integridad de los
archivos revisados.
b) Documentación: No se conformaron las aperturas de los procesos asignándoles carácter
de expediente, e incorporando aquellos requisitos que lo sustentan como tal.
c) No se tuvo a la vista aprobación expresa por parte del Programa de los textos de los
avisos a publicar y /o Cartas de Invitación a enviar.
d) No se incorpora a los expedientes el cronograma estimado de los procesos previsto por el
Programa, y el detalle de quiénes deberían intervenir en las respectivas tareas.
e) Las actuaciones han sido refoliadas en varios casos.
f) Dictamen Legal y certificación presupuestaria: No consta en las actuaciones que de forma
previa a la firma de las órdenes de compra y de los Convenios las actuaciones hayan
pasado por el área de legales, como así tampoco intervención de la DGA y certificación
de la partida presupuestaria respectiva de fuente 22 para su compromiso.
g) No se tuvo a la vista en general evidencia de qué controles realizó el Programa, a efectos
de sustentar (i) la constitución legal e impositiva de acuerdo a la reglamentación del país
de origen de proveedores extranjeros, y de (ii) documentación (Poder, definida en el
Pliego) que respalde que la persona que firmaron (Oferta, Órdenes de Compra y
Convenio) son las representantes autorizadas por parte del Proveedor.
h) Pliegos: En muchos casos las ofertas que se tuvieron a la vista no los incluían. (Esta
auditoría utilizó las versiones de PByC publicadas en la página web Provinta o la
44
adjuntada a alguna oferta). Es un requisito fundamental su presentación firmada
conjuntamente con la oferta, de manera de aceptar los términos en él contenidos, ya que
la mera presentación del recibo de compra del pliego no es suficiente.
i) Actas de Aperturas (para LPN) Carecen de:
1. Numeración correlativa por las actas emitidas en el Programa.
2. Datos de los asistentes (Programa - INTA y/o interesados) al momento de la apertura
del acto.
3. Designación o similar, de los responsables de firma del Acta de Apertura de Ofertas.
4. Garantía de Mantenimiento de ofertas: Se indica solamente la condición “SI”, sin
constancia de que se haya realizado el control sobre la integración del monto de
garantía de acuerdo al pliego.
j) Ofertas (para LPN) :
1. En varios casos se verificaron ofertas con grupos de hojas sueltas, o con leyendas
cruzadas “original” y
otras en “copias”, algunos folios faltantes o se ha debido
integrar la oferta completa entre dos juegos.
2. En varios casos no se tuvieron a la vista los sobres originales que las contenían para
verificar el cumplimiento de las condiciones formales solicitadas en el pliego. Ello
incluye, la fecha efectiva de recepción. tres casos incluyen fotocopias sin certificación
notarial como copia fiel del original.
k) Dictámenes de la CE:
1. Sólo participa personal del área de adquisiciones de la UGP INTA, no se menciona la
participación de personal de las áreas administrativo – contable y legal.
2. No consta documentación que respalde los controles realizados para la revisión de la
documentación legal y financiera, que respalde el control del cumplimiento de cada
punto solicitado en el Pliego,
(incluyendo el control matemático), y conclusión
analítica para cada ítem revisado que se da por cumplido.
l) No consta en las actuaciones un check list para el seguimiento de las cláusulas
contractuales del PByC, por las que el Programa establece la periodicidad, responsable de
la UGP/DGA/INTA que debe realizarlo, dejando documento de ello en el expediente.
45
m) Pagos: se detectaron en varios casos diferencias en el cálculo de las retenciones
efectuadas a los proveedores / contratistas, por errores en las alícuotas aplicadas.
Comentarios del Programa:
a) LPN 04/2013: La documentación fue presentada correctamente en otra Licitación que fue
declarada desierta. Se ha omitido dejar nota que permita remitir al expediente de la otra
LPN. CD 04/2012: se incorporó en este expediente documentos que corresponden a otro
proceso, se traspapelaron los documentos. Se produjo un cambio en la administración del
Programa lo que estimamos sería la causa de dicho traspapelado. LPN 03/2012: El visado
de correos electrónicos, sellos de recepción se comenzaron a practicar a partir de la
última auditoría. No nos consta que falte documentación en el expediente. Las áreas
intervinientes en este proceso (DGA, Gerencia de Asuntos Jurídicos, DNA Sistemas de
Información, Comunicación y Calidad y la DN) intervienen en cada uno de los pasos que
les corresponde.
b) Se conformó la apertura del expediente tal como se lo realiza normalmente con la
solicitud del bien por parte de la unidad requirente el cual consta dentro del Plan de
Adquisiciones que aprueba el INTA y el BID. Los documentos están foliados en forma
consecutiva y reflejan el flujo del proceso.
c) LPN 04/2013: El texto del PByC y del aviso se aprueba por correo electrónico interno.
LPN 03/2012 y LPN 27/2012: el Programa es quien publica el Pliego y el Aviso, por lo
tanto, es ese acto en sí mismo el que constituye constancia de su aprobación.
d) No tenemos previsto en nuestro ROP el armado de un cronograma diferente al
establecido en el SEPA y es este el que se ha seguido.
e) CD 04/2012: La Gerencia de Asuntos Jurídicos nos indicó que era necesario invertir el
orden de la documentación, iniciando por la más antigua lo que dio lugar a la reversión de
los documentos y su consiguiente re numeración. LPN 03/2012: Se revirtió el orden de
archivo de los documentos. La secuencia es la misma en cualquier orden que se lea. Los
procesos que se generen a partir de esta auditoría incluirán una nota cuando sea el caso de
una refoliación.
46
f) LPN 04/2013: Las intervenciones tanto de Asuntos Jurídicos como de la DGA se
realizaron en aquellas etapas en que así lo prevé el ROP. La Gerencia de Asuntos Legales
dictamina la adjudicación y el crédito lo controla la DGA del INTA. Ambas actuaciones
constituyen un requisito insoslayable para la firma de la Disposición que adjudica un
proceso. LPN 03/2012 y LPN 27/2012: Se modificará el ROP en este aspecto ya que la
DGA no considera que debe participar en el proceso de evaluación de las ofertas sino en
una etapa posterior: verificación de crédito presupuestario, cuotas, proceso de pago, etc.
g) (i) Se podría solicitar en el futuro aunque son viejos proveedores del INTA de una
envergadura tal que consideramos no hacía falta. Si en cambio, en el caso de empresas
desconocidas para la institución. (ii) En un caso: no tenemos constancia documental a
pesar que conocemos al firmante.
h) LPN 04/2013: las empresas han firmado los formularios de oferta que están en los pliegos
publicados. Se requiere la firma de todos los folios del pliego cuya copia, en este caso no
fue entregado. LPN 03/2012: 2. Se toma nota de la observación. CP 08/2012: (Nota del
auditor. adjuntan como respuesta PByC enviados a los concursantes, las respuestas
reafirman las observaciones).
i) 1. No llevamos numeración correlativa de las actas sino que cada acta se identifica con el
número de licitación lo cual es unívoco. (Nota del auditor: se han deslizado errores en la
identificación a través del número de licitación en varios documentos). 2. Las actas son
suscriptas por los asistentes que así lo deseen y por los integrantes de la UGP que
participan del concurso. 3. El ROP no prevé la constitución a través de un acto
administrativo de la comisión de apertura. 4. El control se realiza en la etapa de
evaluación, el pliego exige que se indique su existencia o no.
j) 1. LPN 04/2013: se toma nota. LPN 27/2012: Las ofertas se guardan en cajas, tal como
fueron remitidas a la auditoría. 2. LPN 3/2012 y 04/2013: En los sobres no figura la fecha
efectiva de recepción sino la de envío. En caso que los sobres lleguen con posterioridad a
la fecha de apertura, los mismos no son recibidos y la/s oferta/s rechazada/s y no figuran
en el acta de apertura. (Nota del auditor: Comentario no procedente. No responde a la
observación sobre la falta de los sobres y la constancia de la fecha de recepción).
47
k) LPN 27/2012: El envío de las ofertas de obras no es por sobre sino que, dado su volumen,
son paquetes grandes o cajas envueltas en papel madera. Resulta imposible guardar esos
papeles en el expediente. LPN 03/2012: Se toma nota de la observación.
l) 1. El área contable del INTA y el área legal participan en la etapa de adjudicación al
momento de emitir opinión sobre la disposición (que incluye la evaluación de la oferta).
Si bien en el ROP se establece que intervienen en la Comisión Evaluadora, estamos
evaluando modificar este punto ya que se duplicaría su tarea. 2. LPN: La opinión de la
Comisión Evaluadora respecto a la documentación legal y financiera se expresa en el
Acta de Evaluación donde se especifica qué es lo que no cumple respecto a los
requerimientos del pliego. CP 08/2012: Se tomó en cuenta la propia documentación
aportada por la empresa. La comisión evaluadora estaba integrada por un abogado, un
economista y un arquitecto. (Nota del auditor: Comentario no procedente. la observación
se dirige hacia la falta de constancia documental de los controles realizados por la CE).
m) No se realiza el mencionado check list, no obstante, se toma nota de la observación y en
caso de ser operativo, se podría implementar.
n) Se toma nota de la observación, se harán las consultas pertinentes al área respectiva del
INTA y, en caso de corresponder, se harán los ajustes.
Recomendaciones: Mantener archivos actualizados con toda la documentación relacionada,
a efectos de que las áreas intervinientes al momento de su revisión o prosecución del trámite
cuenten con un archivo único que garantice la integridad de la información. Y si se opta por
archivos desdoblados, deben estar adecuadamente referenciados entre sí. Formalizar e
instrumentar la convocatoria mediante emisión de acto administrativo emanado de autoridad
competente. Incorporar a las actuaciones documentación que evidencie el cumplimiento de
las cargas de publicidad y difusión en cada instancia procesal. Dejar constancia suficiente
en las actuaciones de la autenticidad y vigencia del pliego aplicable, y tener en cuenta que
los pliegos deben ser presentados por los oferentes debidamente suscriptos. Prever la
elaboración e incorporación a las actuaciones de la nómina de adquirientes de pliegos
completa, definitiva y debidamente suscripta. Instrumentar formalmente la constitución de la
comisión evaluadora dejando constancia de las designaciones de los actuantes a efectos de
48
validar cada una de sus intervenciones. Controlar la suficiencia de la documentación que
respalda la constitución legal de las empresas y de los firmantes de los Pliegos y Convenios.
Numerar las actas de apertura, ya que su identificación mediante número de Licitación no es
unívoca dados los errores formales detectados. Dejar constancia de los controles efectuados
por la Comisión Evaluadora en las actuaciones que respalden las conclusiones de su
Dictamen.
G. COMPONENTE N° 1 CONTRATACIÓN DIRECTA (CD) 04/2012
Proveedor SeaSpace Corporation de Estados Unidos: Se desarrollan las observaciones
específicas para la adquisición de “Equipamiento accesorio para la modificación y
ampliación del sistema de recepción de datos satelitales del Instituto de Clima y Agua
(ICyA) Castelar”, en concepto de accesorios de hardware, mantenimiento de software,
instalación y entrenamiento. Los pagos en el ejercicio 2013 ascienden a $ 636.720,00/USD
123.996,11.
1) Falencias administrativas en documentación
a) Presupuesto del proveedor: Sin firma. Carece de recepción en el Programa.
b) Informe técnico (28/09/12) adjunto a la nota de la oficina requirente: Sin recepción. Sin
aprobación del área técnica del Programa.
c) Órdenes de Compra (OC): Constan dos ejemplares distintos firmados en original con el
proveedor. El que se corresponde con el modelo aprobado previamente por el BID carece
de efectiva anulación, siendo que en la operación se utilizó la OC emitida en UEPEX.
d) OC 201200070 del 05/11/12, y firma del proveedor 26/11/12: 1. Contiene errores en su
confección y carece de anexo. 2. No se detallaron los ítems de manera tal que permita su
compulsa directa con los detallados en el presupuesto.
49
Presupuesto OC 201200070 Concepto USD Concepto 1‐ Accesorio para equipo $ 1‐ Equipo 2‐ Software mantenimiento un año 3‐ Instalación y entrenamiento en campo 93.495,85 571.200,00 4‐ Envío 1.000,00 Total 120.000,00 572.480,00 2‐ Lote único: Accesorio para sistema existente 7.860,15 1.280,00 17.644,00 e) Convenio firmado por el proveedor el 26/11/12: 1. Sin fecha de celebración. 2. Menciona
información en los literales: (b), (c), (d) y (f) de su Punto 2; que no se corresponde con
los documentos del proceso.
f) No se tuvo a la vista el Dictamen N° 86.380 de la Gerencia de Asuntos Jurídicos previo a
la disposición de adjudicación.
g) Disposición de Adjudicación N° 575: 1. Se tramitó su emisión extemporáneamente (abril
2013) a la firma de la OC (noviembre 2012). 2. La Disposición presenta año de emisión
erróneo (10/05/2012).
h) Se cuenta con dos solicitudes presentadas ante el BNA para el pago, y sus respectivas
confirmaciones de haberlas realizado (10/05/13 y 24/05/13), ninguna de ellas
debidamente anulada. Se pudo verificar que hubo por esa operación un único débito de
extracto.
i) Declaración de datos bancarios del proveedor: sin firma y sin recepción.
Comentarios del Programa: El expediente tiene la documentación errónea a partir del folio
93 donde tenemos la recepción del bien. Estamos ahora abocados a la regularización de la
documentación respectiva.
a) Está firmado por el Lic. Hartmann quien avala el pedido luego enviado al BID. (Nota del
auditor: Comentario no procedente. La observación se refiere a la firma del proveedor).
b) El área técnica del Programa no interviene como tal en la evaluación de las
especificaciones enviadas por los requirentes. Es precisamente un experto quien nos
proporciona la evaluación que luego envía el Director del Centro mediante su nota la
cual tiene fecha de recepción del 01/10/12.
50
c) El BID solicita un borrador de la OC que es lo que se envió, razón por la cual la misma se
cruzó con línea roja para no ser utilizado. (Nota del auditor: Comentario no procedente.
El ejemplar observado se encuentra firmado con el proveedor a fojas 16/17, y el que se
adjuntó a la nota remitida al BID es versión borrador sin firmas).
d) 1. El domicilio del proveedor figura en el convenio que es adjunto a la orden de compra.
La leyenda es errónea, se transcribió evidentemente de otra operación. 2. El UEPEX no
nos permitió ampliar el campo de descripciones. No obstante en otras OC, a fin de
complementar la información “se edita” para ampliar las descripciones. (Nota del
auditor: Comentario no procedente. La modificación de documentos mediante la opción
“edición” no es correcta, ya que estos cabios no se registra, se mantienen correctamente
los datos originalmente grabados.)
e) 1. La fecha válida es la del 26/11/12. Cuando se envían las OC para la firma, se solicita
incluyan la fecha en que suscriben el acuerdo, por lo tanto, la fecha válida de inicio del
convenio es la que suscribe el comprador. 2. Para las compras directas y otros procesos se
utiliza el mismo formulario que las licitaciones por lo tanto hay puntos que en este caso
no aplican y serían redundantes como los puntos señalados. Estamos ajustando esto para
no dar lugar a confusión aunque no genera inconvenientes de tipo prácticos.
f) El dictamen fue girado directamente a la Secretaría Técnica de la Dirección Nacional por
lo que no tenemos copia. Hemos establecido un procedimiento a partir del cual la
documentación completa queda en esta unidad, lo cual se verifica en las últimas
operaciones.
g) 1. La extemporánea emisión de la Disposición fue para cubrir una falencia que había sido
observada por la AGN en su auditoria anterior ya que para las compras directas no se
hacían disposiciones. 2. Por otro lado hubo un error en el sello fechador de la
Disposición.
h) Consideramos erróneamente que nos habían otorgado una ampliación de la cuota de
devengado suficiente para efectuar el pago el 10/05 por lo que el 13/05 retiramos el pago
del banco y recién lo volvimos a presentar cuando nos confirmaron la cuota el 24/05.
51
i) Está firmada y recepcionada la carta de cobertura a la que se adjunta entre otras cosas, el
número de cuenta bancaria. Sin embargo, hemos implementado hace unos meses una
declaración jurada por parte del proveedor.
2) Facturación y Pago AP 201300402 del 12/06/13: Merece observarse que, respecto a nuestra
circularización, la UGP nos puso en conocimiento que fue devuelto el sobre postal que
contenía la nota solicitando la respuesta, desconociendo los motivos de la falta de entrega:
a) No se pudo constatar que ejemplar de la factura (Sales Invoice) incluido en la AP de
pago N° S031388, corresponde al original:
- AP 201300402: ejemplar del 11/02/13 (USD 120.000,00) sin foliatura, sin firmar por el
proveedor y sin recepción. En fojas 48 del expediente consta una fotocopia.
- Folio 14: ejemplar escaneado (USD 120.000,00) que presenta diferencias en su
contenido con los citados precedentemente y en su fecha de emisión es del 15/12/12.
b) Solicitud de pago UGP a la DGA del 19/04/13: No expresa en sus términos que el
proveedor cumplimentó en tiempo y forma los términos acordados. El débito del pago es
del 06/06/13, un mes y medio después, y la AP se emitió con posterioridad al débito
bancario de la transferencia.
c) Según los términos del pago, al embarcar los bienes y mandar la documentación se debe
efectuar la cancelación del monto total del convenio firmado; quedando pendiente la
instalación y entrenamiento del personal (USD 17.644,00). No se condicionó un
porcentaje del monto contractual hasta tanto se perfeccione su cumplimiento, y su
validación por parte de la UGP.
d) La operación se concertó y se facturó por USD 120.000,00. Las inversiones se encuentran
sobrevaluadas para la operación en USD 3.996,11 ya que esta cifra debería haber sido
registrada como diferencia de cambio, a afrontar con aporte local.
e) No consta la solicitud por parte del Programa de la efectiva confirmación de recepción de
los fondos por parte del proveedor (moneda, importe y fecha).
f) No se tuvo a la vista el Swift del BNA confirmando que se perfeccionó la operación.
g) No se da cumplimiento con lo pactado con el proveedor para la oportunidad del pago
(18/02/13), se realizó tres meses después (06/06/13). Sin documentación por la que se
52
confirme que el proveedor del exterior no tiene nada que reclamar al respecto. Esta
situación -ante posibles demoras en el proceso de ingreso y nacionalización del bien al
país-, no fue prevista por el Programa en los términos de la OC.
Comentarios del Programa:
a) La factura original es la que figura en el folio 14. Luego, y al solo efecto de la tramitación
aduanera, la empresa emitió facturas por el mismo monto con algunas diferencias en
aspectos como forma de pago, etc. que no hacen a la cuestión de aduana. La factura
original no está escaneada y tiene el timbre con el que normalmente se da autenticidad a
la documentación en los EEUU. (Nota del auditor. Comentario no procedente. Las
facturas deben ser únicas, y ante la necesidad de cambios debe requerirse la anulación y
emisión de una nueva factura).
b) La transferencia fue solicitada el día 24/05/13 y el tiempo hasta el efectivo pago es el que
se tomó el BNA para ejecutar el pedido. El procedimiento con pagos al exterior a través
del BNA requiere que primero se liquide la divisa y una vez determinado el tipo de
cambio se procede a la confección de la AP con el monto exacto informado por el BNA.
El mismo procedimiento se realiza con pagos directos al exterior.
c) Efectivamente, no se condicionó el pago a la capacitación requerida. Sin embargo, el
Director del Centro nos informa que la capacitación fue efectivamente realizada.
d) La transferencia fue el equivalente a 120.000 dólares al tipo de cambio de cambio vigente
al momento del cierre de la operación. Si se toma como base el tipo de cambio vigente al
momento de acordar la compra o cualquier otro momento, surge una diferencia cambiaria
por el proceso devaluatorio que llevó a cabo el país. (Nota del auditor: Comentario no
procedente. La diferencia surge al aplicar contablemente el tipo de cambio de la
pesificación disponible y no el concertado con el BNA) Pero el vendedor recibió 120.000
dólares equivalentes.
e) Se instrumentó dicha solicitud a partir de la auditoria de los estados financieros del 2012.
f) No lo hemos solicitado.
g) No se registraron reclamos del proveedor y efectuó la entrega del bien conforme a las
especificaciones técnicas requeridas según fue acreditado por la inspección ocular de la
53
AGN del año 201217. Los retrasos respecto a los plazos pactados corresponden a las
restricciones al comercio exterior vigentes y la prolongación de los plazos para la
extensión del ROECYT18.
3) Recepción – Entrega e instalación
a) No se tuvo a la vista el certificado de origen del bien.
b) No se emitió un informe de recepción final de los bienes suscripto por ambas partes,
incluyendo el sustento de la instalación y entrenamiento al personal del Instituto de Clima
y Agua. (Hemos verificado la instalación, funcionamiento y el personal ha declarado que
ha recibido el entrenamiento en nuestra inspección ocular de abril 2014).
Comentarios del Programa: Sin comentarios del auditado. (Nota del auditor: la
documentación que se nos proporcionó como respuesta no corresponde a lo observado)
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos ante el ingreso y revisión de la
documentación por parte de las áreas respectivas. Dejar constancia y responsable de aquellos
documentos anulados y que son reemplazados por otros. Contar con los originales de las
facturas debidamente intervenidos. Requerir constancia de la efectiva recepción de los
fondos por parte de los proveedores. Realizar informes finales a efectos de dejar
adecuadamente cerradas las operaciones juntamente con los receptores de los bienes y
constancia de que se verificó el cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas.
Prever en los Pliegos –de corresponder– al momento de establecer las condiciones de pago,
las demoras en el proceso de ingreso al país y recepción en destino final de los bienes.
H. COMPONENTE 5 - LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL (LPN) 04/2013
Se exponen las observaciones específicas del proceso con pagos en el ejercicio 2013 por $
646.933,39/USD 122.641,40 al proveedor “ABS Distribuidores SRL” para “Adquisición de
Revistas Científicas 2013-2014” (revistas online, en CD e impresas):
17
AGN: la inspección ocular de este bien se realizó el 22/04/14.
18
Registro de Organismos y Entidades Científicas y Tecnológicas
54
1) Falencias Administrativas
a) Rechazo de una oferta: La Comisión de Evaluación en su dictamen del 12/06/13
manifiesta que ante la falta de documentación (Formulario de Presentación de Oferta,
estados contables auditados al 31/12/12, Declaración sobre litigios y sobre Fraude),
amerita una de las dos únicas ofertas (EBSCO México Inc. SA de CV) ser rechazada, y
por ello no pasó a la etapa de comparación de precios. Observándose que:
1. No se dejó sustento en dicha evaluación por la que se define no requerir al oferente
completar dicha documentación - en base a la opción brindada en la cláusula 6.4 IAO
del PByC “Es responsabilidad del Oferente examinar todas las instrucciones,
formularios, términos y especificaciones de los Documentos de Licitación. La
presentación incompleta de la información o documentación requerida en los
Documentos de Licitación puede constituir causal de rechazo de la oferta”. Como así
tampoco si se debía declarar desierto, ya que al quedar una única oferta para el
comparativo de precios, no se da cumplimiento a lo establecido en el PByC (Sección
III Criterios de Evaluación) respecto a que: “La adjudicación será por lote o lotes en
aquella combinación de ofertas calificadas de la que resulte el menor precio”.
2. Para el caso de la falta de presentación del estado contable al 31/12/12, por la fecha de
apertura de ofertas 29/04/13, este no sería exigible.
b) El PByC indica número de proceso erróneo (LPN Nº 46/2012) para presentar los sobres
de ofertas.
c) Oferta Ganadora: No se tuvo a la vista la documentación por la que la CE haya tratado si
las siguientes consideraciones conformaban causales de rechazo:
1. Se presentaron copias simples de los estados contables y del contrato social,
sustentado en que ya tenían originales presentados en la LPN 01/13.
2. No se tuvo a la vista documentación que sustente lo requerido en pliegos (IAO 11.1 h)
sobre presentación de: Contratos y/o facturas de acuerdo a lo exigido en la Sección III
(4 b). Es del caso señalar, que de acuerdo a los estados contables, surge del balance al
30/06/11 de la oferente un Patrimonio Neto (PN) negativo, y para el cierre del
30/06/12 era de $ 3.115,50.
55
3. Tampoco se requirió que fueran acompañados con la última acta de asamblea a la
fecha de presentación de la oferta; incluyendo la designación de autoridades vigentes.
4. No se tuvo a la vista el formulario “Lista de Precios” (Bienes a importar, importados o
de origen nacional) (Sección IV).
d) Dictamen de la CE del 12/06/13
1. Lote 14: Se decide la no adjudicación del lote 14 ya que el proveedor ABS compensó
la suscripción anterior del año 2012 por el acceso a 201319 sin costo. No quedando
sustentada la viabilidad y conformidad de este cambio en la oferta presentada.
2. Plazo de entrega: el Pliego establece en la IAO 38.3 que “Si el oferente presentara un
plazo de entrega superior al exigido para cada lote ofertado (Sección VI), la oferta será
rechazada…” El oferente declara en la oferta económica sobre el plazo de entrega
que: “… el inicio de las suscripciones y el acceso en línea están sujetos a las políticas
de cada casa editorial. …”. No se tuvo a la vista tratamiento dado al presente.
3. La adjudicación sería lote por lote o lotes en aquella combinación de ofertas
calificadas de la que resulte el menor precio. Al quedar una única oferta, el CE
procedió a realizar la comparación con el presupuesto estimado en el PByC indicando
que por ser muchos lotes20 de poca cuantía, a los fines prácticos se compara el total de
la oferta con el presupuesto de los lotes ofertados, dando por válido un exceso neto en
el presupuesto del 22,49%.
Cuadro AGN
USD
Precios Presupuesto (A)
Diferencias
Ganadora (B)
USD
%
Menores al presupuesto
23.159,02
21.391,44
1.767,58
7,63%
Mayores hasta un 20% al
presupuesto
13.692,00
26.438,27
-12.746,27
-93,09%
Mayores al 20% al presupuesto
64.172,75
75.911,79
-11.739,04
-18,29%
101.023,77
123.741,50
-22.717,73
22,49%
Totales
4. Siempre se menciona la suscripción como 2013-2014; no indicando en ninguna
documentación el período cierto de tiempo por el que se conformó el presupuesto, y el
19
Nada se expresa por la suscripción 2014.
56
que cotizó la empresa; y si estos valores finalmente adjudicados son anuales, o si
fueron proporcionados a la fecha de suscripción. El pago al proveedor fue realizado en
el mes de agosto/2013. Señalamos que aun si todo hubiera sido entregado en plazo- se
abona una suscripción anual 2013, por un acceso que se lograría casi a fin de ese año.
Comentarios del Programa: La documentación correspondiente a la firma ABS fue
presentada correctamente en la Licitación LPN 1/2013 en la que se licitaron los mismos
ítems para los años 2013 y 2014. Sin embargo, fue oportunamente declarada desierta dado
que se ofertaron solo las publicaciones de 2013. Se ha omitido dejar nota que permita remitir
al expediente de la LPN 1/2013.
a) 1. La razón del rechazo es la falta del Formulario de Oferta (IAO 11.1.a) la cual no se
reclama ya que debe presentarse al momento de entregar los sobres. El resto,
efectivamente puede reclamarse con posterioridad como se hace habitualmente. (Nota del
auditor: el pliego lo deja a opción “puede”). 2. No se indica la fecha sino que deben
presentar los dos últimos balances. (Nota del auditor: Comentario no procedente. No se
evaluó la exigibilidad).
b) Se trató de un error de tipeo.
c) La documentación exigida fue presentada en la LPN1/2013 que fue declarada desierta
pues en esa oportunidad se ofertaron revistas solo para el 2013 y no para el 2014.
Optamos por no volver a pedir la misma documentación dos veces a fin de acotar los
tiempos de ejecución. Sin embargo, hemos cometido un error al no unificar los dos
expedientes. (Nota del auditor. Más allá de la documentación original aportada en la
respuesta, Comentario no procedente. Cada proceso es independiente de otro, y por lo
cual la documentación debe presentarse completa).
d) 1. En el dictamen dice expresamente que el lote 14 se declara desierto porque ya se
cuenta con acceso gratuito para el año 2013, lo cual es avalado también por el dictamen
jurídico lo que se replica en la disposición con firma de la Dirección General de
Administración. (Nota del auditor: Comentario no procedente. No responde a la falta de
opinión de la CE sobre el cambio en la oferta, lo que no está permitido). 2. Se toma nota
20
Del total de 49 lotes, 8 desiertos, y uno se dio de baja.
57
de la observación para futuras evaluaciones de publicaciones similares. 3. Tomamos nota
de la observación, sin embargo, como la práctica de las distribuidoras es armar paquetes
de suscripciones, la opción tomada por la CE es consistente con dicha práctica. En todo
caso, en el futuro, corregiríamos el pliego y lo adaptaríamos a las condiciones de
mercado. 4. La suscripción es por los dos años tal como se solicitó en el pliego. La
facturación también. El pago se realizó en agosto fecha posterior a la firma de la
disposición que fue en el mes de julio. A diferencia de las publicaciones periódicas de
noticias o actualidad, las revistas científicas no requieren ser accedidas en forma
inmediata a la publicación. Lo importante es tener acceso en algún momento (téngase en
cuenta que un artículo publicado en algunas de las revistas suscriptas tienen por lo menos
dos años de antigüedad.
2) OC 201300050 firmada el 02/08/13 y Contrato Convenio sin número del 12/07/13
a) El Convenio por USD 123.741,53 se firmó mencionando otro proceso la LPN 03/2012.
b) OC por $ 671.297,80: 1. La cantidad de lotes citados (51) no se corresponde con los
adjudicados (40). 2. No se pudieron integrar los importes abiertos para cada ítem.
Ítem
Descripción
Importe $
1
51 Lotes
463.574,16
2
Diferencia de Tipo Cambio
207.723,64
671.297,80
c) Garantías de Cumplimiento de Contrato (a partir del 08/08/13): Se recibieron en UGP con
posterioridad a la firma de la Orden de Compra (02/08/2013) y del Convenio Contrato
(12/07/13).
d) Domicilio informado en la oferta (Bulnes 1500 – CABA): No se corresponde con el
expuesto en el Contrato Social, y en las pólizas de cumplimiento y de garantía de la oferta
(Billinghurst 1174 5 B CABA), y con el de las facturas (Ayacucho 910 CABA)21.
21
Enmendado mediante tipeo Bulnes 1500.
58
Comentarios del Programa:
a) Hubo un error de tipeo.
b) 1. Nuevamente en este caso se confundieron con los lotes de la LPN 1/13 que se declaró
desierta. 2. El monto se corresponde a la solicitud de la LPN 1/2013. Al tener que cargar
una nueva solicitud para la LPN 4/2013, se editó la anterior, se cambió el número de
licitación pero el resto de los ítems erróneamente fueron dejados igual.
c) Fueron remitidas dentro de los plazos previstos en el pliego. (Nota del auditor:
Comentario no procedente. No es oportuna con la fecha de firma de los documentos
citados, y su vigencia).
d) Se tomó el domicilio declarado en el formulario de oferta que tiene carácter de
declaración jurada, además, coincide con el domicilio fiscal presentado en la constancia
de inscripción en la AFIP. Entendemos, que este no tiene por qué coincidir con el
domicilio del contrato social. Finalmente, el domicilio expuesto en la factura se conoció
con posterioridad a la firma del contrato.
3) Pagos– Entrega vencimiento al 01/09/2013
a) El contrato se firmó en dólares y la orden de compra en pesos, al momento del registro
contable el Programa mantuvo los pesos de la factura, por lo que los dólares registrados
por USD 122.641,40 exceden en USD 3.391,05 a los que se incluyen en el importe total
del contrato. De mantenerse este criterio los dólares registrados en la contabilidad y
rendidos al BID superarán el valor del contrato, producto de la diferencia de cambio
incluida, y de suscribir dos documentos en distintas monedas.
b) Al 31/12/13 se encontraba pendiente aún la facturación de USD 4.491,15 por tres
publicaciones contratadas. Tampoco consta documentación sobre que hayan sido
entregadas por el proveedor.
c) No se requirió al proveedor la emisión de remitos, en la medida en que se iban
cumplimentando las entregas respectivas, a efectos de asegurarse el cumplimiento en
tiempo y forma de los productos adquiridos. Al 31/12/13 conforme último antecedente
59
provisto al 05/12/13 sólo se había cumplido con la entrega de 13 revistas22 sobre los 37
ítems pagados.
1. No surge que al 31/12/13 el Programa haya considerado aplicar las sanciones previstas
en el PByC: Cláusula 33.2 “…cualquier retraso en el desempeño de sus obligaciones
de entrega y cumplimiento expondrá al proveedor a la imposición de liquidación por
daños y perjuicios de conformidad con la Cláusula 26 de las CGC”. Indicando la
Cláusula CGC 26.1 “El valor de la liquidación por daños y perjuicios será: 3% del
monto total del contrato por semana de retraso. El monto máximo por daños de valor
preestablecido será del 10% del monto total del contrato, llegado a este valor, el
comprador podrá dar por rescindido el contrato.”
2. Habiendo transcurrido un período por el que correspondería una sanción superior al
10% del monto del contrato, observamos que no se ha dado por rescindido el contrato
ni se ha ejecutado la Garantía de Anticipo por Contrato de Suministros.
3. Esta situación no fue informada por nota a los estados financieros al 31/12/13 ($
478.807,08/USD 90.769,12)
Comentarios del Programa:
a) Para la rendición al Banco, se dolarizan los pesos utilizando el tipo de cambio de la
última pesificación con saldo al momento del registro contable. Es este mecanismo el que
hace surgir una diferencia de cambio que, en un proceso devaluatorio, va a seguir
ocurriendo.
b) El proceso de litigio comenzó en el mismo momento en que se venció el plazo de entrega.
Los títulos no fueron entregados a esa fecha según los informes del Departamento de
Documentación del INTA.
c) Como son suscripciones on line, el proveedor no puede certificar la entrega, esto solo se
realiza desde las IP23 declaradas, por lo que puede ser controlado solo por el INTA. Es así
como se solicitó en diversas oportunidades al Departamento de Documentación del INTA
es estado de los accesos, y antes de la fecha de vencimiento de la oferta. Se requirió al
22
En las respuestas se menciona erróneamente otro proceso CD 01/2012.
60
proveedor agilizar los accesos. El proveedor argumenta que no puede girar fondos al
exterior por lo que se retrasarían los accesos, lo cual era verosímil ya que en ese momento
estaba vigente el cepo cambiario. El Programa consideró aplicar las sanciones previstas
en el pliego. Para lo cual solicitó a la Gerencia de Asuntos Jurídicos cómo proceder a los
efectos de reclamar los accesos que ya estaban vencidos, a lo cual se nos responde que es
necesario intimar a la empresa. Se procedió a la intimación con fecha 8 de octubre. Luego
de la intimación y frente a la respuesta del proveedor continuando con su incumplimiento,
se solicitó a la Gerencia de Asuntos Jurídicos proceder con las acciones pertinentes dado
el incumplimiento de la empresa. En el proceso se entregaron accesos a nuevos títulos
según nos informa el Departamento de Documentación del INTA. En enero/2014 Asuntos
Jurídicos nos responde a la nota 40102013 dictaminando que se debe rescindir el contrato
y ejecutar la póliza, trámite que estamos llevando a cabo en este momento previa
ratificación de los títulos aún no entregados ya que a la última intimación la empresa
presentó reparos en el mes de febrero. Esta porción del expediente se encuentra en este
momento en la Gerencia de Asuntos Jurídicos. La situación no fue informada en los
EEFF debido a que a la fecha de elaboración de los mismos aún no teníamos un dictamen
definitivo de la GAJ.
4) Inspección Ocular del 04/04/14 en el Departamento de Documentación – Gerencia de
Gestión de la Información: Luego de revisados con personal del INTA los accesos a las
suscripciones on-line y solicitadas las suscripciones en papel o CD según corresponda, se
arriba a la situación de faltantes a la fecha del relevamiento. Señalamos especialmente que
hay suscripciones que si bien ya están vigentes por 2013 y 2014, el acceso se logró en 2014.
Surgen la siguiente conclusión y observaciones sobre las 40 adjudicadas:
a) Continúan sin acceso alguno 7 revistas on-line por USD 29.051,68. (De las cuales 6 se
encuentran pagadas al 31/12/13 por USD 27.280,29).
23
Protocolo de Internet.
61
b) No se contó con acceso 2013 en otros 12 casos, si bien ahora se cuenta con acceso 2014.
Por lo que en estos 12 casos se ha abonado al distribuidor por acceso bianual, y el
proveedor ha abonado y contratado con la editorial sólo el acceso de 1 año.
c) No fueron entregadas ni la revista impresa, ni la publicación en CD (disco compacto).
d) No se ha podido determinar el monto pendiente relacionado al incumplimiento del
contrato, ya que en los casos citados en el punto anterior no se encuentra discriminado el
monto de cada suscripción anual.
Comentarios del Programa: a) a c) Efectivamente aún no se puede acceder a algunos de
los títulos. Justamente, como fue explicado estamos con la Gerencia de Asuntos Jurídicos en
un litigio con la empresa proveedora que aún está en proceso de ejecución. d) El monto de la
suscripción es bianual por lo que hemos argumentado que un cumplimento parcial no es
suficiente para que se efectúe el pago.
Recomendaciones: Mantener las actuaciones completas, atendiendo al adecuado respaldo
de cada adquisición. Sustentar las conclusiones de la Comisión Evaluadora, dejando
evidencia del control efectuado (control de la documentación requerida en el Pliego, y
análisis de esa documentación), que permita verificar la aplicación de las pautas de
evaluación. Aplicar los criterios de evaluación definidos en cada Pliego, los que no son
posibles de interpretar, sino que deben ser de estricto cumplimiento. Verificar antes de la
suscripción, los datos y formalidades de las órdenes de compra y convenios. Respetar en la
registración los montos en la moneda facturada, de generarse diferencias de cambio
contables, registrarlas como tales. Realizar gestiones ante los proveedores para asegurar la
entrega de los bienes/servicios en forma oportuna. Efectuar el seguimiento de la situación
particular de la falta de entrega y la posible ejecución de las garantías.
62
I. COMPONENTE N° 1. CONCURSO DE PRECIOS (CP) 08/2012
Tendido Eléctrico INTA Oliveros, Santa Fe. Contratista Gabe Electrificaciones de
Diana Bee. Monto del Contrato $ 369.372,76.
De la revisión de antecedentes y pagos registrados durante el ejercicio 2013 por $
435.859,86/USD 78.563,75:
1) Contrato – Pagos y Respuesta de la Contratista: Tuvimos a la vista en el expediente la
existencia de dos contratos de obra Nº 201300017 del 15/05/2013 y N° 201300019 del
11/06/13 suscriptos con la contratista el 24/05/13 y el 12/06/13 respectivamente por $
369.372,76:
a) Nº 20130017: con un Anexo I que dice: “La empresa Gabe Electrificaciones ha decidido
agregar este anexo debido a la demora en la adjudicación y comienzo de la obra…. Se
ha llegado a un acuerdo con las autoridades de INTA Oliveros se va a realizar un
reajuste del 18% del total de la obra. Reajuste $ 66.487,10 Precio Final $ 435.859,86.”.
1) Sin firmar por la DGA. 2) Posee una referencia manuscrita en el cuerpo del contrato
sin ser salvada al pie “ver Anexo I agregado por Gabe Electrificaciones de Diana Bee”.
b) Sin constancia (acto administrativo) por la anulación de alguno de los dos contratos.
c) La contratista emite sus facturas citando al Contrato de Obra 201300017 y las
Autorizaciones de Pago y el Reporte de Pagos se refieren al Contrato 201300019.
Situación no observada por el Programa al momento del pago.
d) Adicional de Obra por zanjeo: Por AP 201300887 del 14/11/13 $ 66.487,10:
1. El monto abonado por adicionales responde exactamente al monto que la contratista
incluyó en el Contrato 201300017 como Anexo I citando “reajuste del precio de la
obra” por $ 66.487,10.
2. El Pliego no prevé la ejecución de adicionales de obra o variaciones a solicitud del
contratista. Según la Cláusula 43- La solicitud de ejecución debe está dirigida –por el
contratante - al contratista mediante una Orden de Servicio emitida por el Inspector de
Obra.
3. No consta adenda al contrato de obra ni acto administrativo por la ampliación de
trabajos y de precio en un 18,00% adjudicado.
63
4. Este adicional se aprobó por nota del 21/10/13 por parte de la UGP sólo adjuntando
una copia de una nota del 10/10/13 de Gabe, no se cuenta con ninguna documentación
técnica que sustente el pedido realizado.
5. No se solicitó ampliar la Póliza de Sustitución de Fondo de Reparo por el Adicional
abonado; la Póliza no cubría la totalidad del Fondo de Reparo no retenido, con un
defecto de $ -3.324,99.
e) No surgen al 31/12/13 de los registros contables (tanto para la fuente BID como para la
fuente local) otros dos pagos informados por la contratista (en su respuesta a esta AGN)
por dos “ampliaciones” en el marco del contrato 201300019, aclarando que estos no
habían sido presupuestados desde el inicio porque no fueron pedidos.
1. $ 14.988.- cobrados el 08/10/13 – FB 0001-00000158 del 20/09/13.
2. $ 21.029,80 cobrados el 04/12/13 –FB 0001-00000169 del 13/11/13.
Comentarios del Programa:
a) Si bien inicialmente la firma solicitó un ajuste de precios respecto al monto inicialmente
adjudicado, la orden de compra 201300019 es la que rige ya que es la única que tiene la
firma de la DGA junto con las de la UGP y la empresa. La referencia no tiene validez, al
igual que la orden de compra.
b) Tomamos nota de la observación para futuras situaciones.
c) Se toma nota de la observación. Fue una omisión de nuestra parte y un error de la
empresa.
d) Se toma nota de la observación. 1. a 5. Por ser una obra menor, consistente en el tendido
de cables y la instalación de un transformador que es el que le da energía a la mayor parte
de la Experimental, la administración de la obra y las necesidades de la misma fueron
ejecutadas a través de la Administración de la Experimental. En tanto ello, las
autorizaciones de extensión de plazo, cuando lo hubiere, alcance de la obra, etc.
provenían de la Administración de la EEA Oliveros. Por el plazo de ejecución de la obra,
entre 20 y 50 días, consideramos no necesario la ampliación de la póliza. (Nota del
auditor: no responde a lo observado es una respuesta general).
e) Sin comentarios del auditado.
64
2) Proceso de comparación:
a) No consta evidencia de la metodología de búsqueda utilizada por el Programa, por las
empresas seleccionadas a participar en el concurso.
b) La invitación indicaba que las cinco empresas a los tres días de recibidas debían notificar
la intención de participar. Solo constan dos aceptaciones. Sin evidencia de acciones por el
Programa ante la falta de respuesta, a efectos de determinar si ampliaba la convocatoria; o
se reclamaba la respuesta.
c) Acta de apertura de ofertas: 1. De las tres oferentes una no presentó la garantía de oferta,
siendo un requisito sustancial para poder participar, no obstante se le da continuidad en el
proceso y se evalúa; siendo sugerido su rechazo por la comisión de evaluación sustentado
en ello casi dos meses después el 29/01/13. 2. Se consideró en el Acta de Apertura del
6/12/12 una oferta (la ganadora) por un monto $ 176.977,60 (sin IVA), siendo ésta la
sumatoria parcial de dos sub-ítems. La oferta si bien no fue totalizada asciende a $
305.265,00 (sin IVA).
Comentarios del Programa:
a) Se cursaron invitaciones a empresas de electrificación de cierta envergadura que operan
en la zona de Santa Fe. Estuvimos apoyados en este aspecto por el inspector de obra de
Oliveros. Lamentablemente no hemos documentado este proceso.
b) No indican las condiciones que de no responder quedan fuera del concurso. (Nota del
auditor: Comentario no procedente. no explica entonces cual era el objetivo de tal
confirmación).
c) 1. La oferta que no presentó la correspondiente garantía fue rechazada precisamente por
ese motivo. 2. La diferencia entre el valor consignado en el acta de apertura y el valor real
de la oferta fue adecuadamente puntualizada y salvado en la evaluación de las ofertas.
(Nota del auditor: Comentario no procedente: No responde a lo observado sobre que ni
el rechazo ni la detección del error del total de la oferta no fueron inmediatos).
65
3) Oferta ganadora: No cumplía con ninguno de los requisitos formales definidos en el PByC
del Concurso de Precios. Se trataba de dos simples hojas con membrete de Gabe
Electrificaciones, con el título “Presupuesto” (no era Carta Oferta del Pliego), sin ninguna
otra documentación adjunta.
a) PByC Punto 20. Examen Preliminar de las ofertas: No se ha cumplido con este punto del
Pliego, donde define que: “el Contratante examinará las ofertas para determinar si las
ofertas están completas y firmadas por sus representantes legal y técnico…. y
acompañadas de (Garantía de Mantenimiento, DDJJ y Certificado Fiscal). El presupuesto
simple presentado no estaba firmado por Representante técnico y no acompañaba ninguna
documentación.
b) PByC Punto 21: Solicitud de aclaraciones: No se cumple con este punto del Pliego, la
oferta no cumplía con ninguno de los requisitos formales de documentación. Cualquier
solicitud adicional no implicaba “solicitar aclaraciones sobre el contenido de su oferta” –
como indica el Pliego-, sino que implicaba presentar la toda la oferta bajo las
indicaciones del Pliego, excediendo lo reglamentado en este punto como aclaraciones.
c) Los faltantes fueron reclamados por el Coordinador Ejecutivo por Nota UGP 2135 del
04/01/13. Completada la oferta persistieron los faltantes:
1. La documentación presentada no está firmada por el Representante Técnico.
2. Certificación de Activos Líquidos, el CV del Representante Técnico, la Carta Oferta
de acuerdo al Pliego: estos faltantes fueron nuevamente reclamados por la UGP y
recibida finalmente el 01/02/13.- (a 60 días ya del Acta de Apertura de Ofertas).
3. PByC Punto 11. (b): No presenta ninguna acreditación legal que permitan vincular
como persona física a la Sra. Bee Diana con el nombre fantasía de la empresa Gabe
Electrificaciones.
4. PByC Punto 11. (d): No presenta Balances de los dos últimos ejercicios contables
auditados. (Como se trataría de una empresa unipersonal tampoco presentó ni
declaraciones juradas patrimoniales, impositivas o similar).
5. PByC Punto (m): No presentó, de acuerdo a este punto el “Presupuesto detallado
donde cotizará los precios unitarios de cada Ítem, el precio total de cada Rubro y el
66
Precio Total”. El presupuesto no detalla precios unitarios de cada ítem, sino un precio
total por cada rubro y precio total.
6. PByC Punto 17.: El sobre de presentación no cumple con los requisitos formales de
identificación definidos en el Pliego.
Comentarios del Programa: Para hacer la apertura es suficiente, aunque no deseable, que
tenga la oferta en pesos y la póliza de mantenimiento. Contando con ambas al momento de
la apertura.
a) La cláusula establece que se rechaza si la oferta no está debidamente firmada, cosa que en
este caso es el presupuesto firmado por el titular de la empresa. Por lo tanto no hay
motivo de rechazo. (Nota del auditor: esta cláusula es una condición (indica que “para
determinar si”), no presentó originalmente ninguna documentación salvo la citada (ni la
Carta Oferta), no estaba ni completa ni firmada).
b) No se está incumpliendo la norma. La misma es lo suficientemente amplia como para
justificar que la documentación, excepto precios, se entregue a solicitud de la comisión
evaluadora o del Programa. No es lo deseable, pero considerando la magnitud de la obra
y atendiendo a la dispersión de precios entre los proveedores, consideramos aplicar el
camino elegido. (Nota del auditor: Comentario no procedente, deben atenderse las
definiciones del Pliego para las evaluaciones y no interpretarse de acuerdo a magnitudes
y otros indicadores.
c) 1. La documentación está firmada por el titular de la empresa quien asume la
responsabilidad integra de la operación comercial y técnica. Es una empresa unipersonal.
(Nota del auditor: Comentario no procedente. El Pliego requería firma del Representante
Técnico). 2. La observación aclara que toda la documentación fue finalmente obtenida y
con anterioridad a la evaluación de la Comisión y la emisión de la Disposición que
adjudica. (Nota del auditor: nos referimos a la significatividad de los faltantes y
reiteraciones de pedidos a la contratista). 3. El nombre de fantasía de la empresa y la
titular es la misma cosa, su vinculación surge porque las cuentas bancarias están a
nombre de la titular, las facturas. y el CUIT lo mismo, GABE es el nombre de fantasía,
pero toda la documentación de pago, etc. viene firmada y dirigida a Diana Bee. (Nota del
67
auditor: No fue documentado). 4. No presenta Balance, sin embargo por tratarse de una
firma unipersonal hay una certificación por parte de Contador Público. (Nota del auditor:
Comentario no procedente. La certificación ha sido relevada, no presenta DDJJ
impositivas, patrimoniales). 5. Como se trata de una obra que implica básicamente la
instalación de un transformador, el cableado aéreo y subterráneo es equivalente al costo
llave en mano. La discriminación de precios se utiliza ya sea para los ajustes de precios o
para evaluar eventuales sustituciones cosa esta última que es imposible en este tipo de
obra. Tampoco hay ajuste de precios. Por ello la discriminación de precio unitario es
redundante y de nula utilidad. (Nota del auditor: Comentario no procedente, condición
definida en el Pliego).
4) Disposición de adjudicación Nro. 585: Al respecto:
1. La Disposición está fechada 10/05/2012, cuando correspondería año 2013.
2. No se cumplió con las previsiones del PByC que indica en los puntos 24 y 26 la
notificación a todos los oferentes del resultado de la Comparación de Precios y de la
preadjudicación y, -de no recibir impugnaciones- resolverla mediante acto administrativo.
El Concurso de Precios fue directamente adjudicado.
3. No se cumplió con el punto 28 del PByC: presentación, previo al Acto de Adjudicación
(10/05/13), del (i) Plan de Trabajos ajustado al calendario (cláusula 26), (ii) Garantía de
Cumplimiento de contrato (iii) Constancias de inscripciones a gravámenes locales (punto
cumplimentado con posterioridad el 24/05/2013).
Comentarios del Programa: 1. Tomamos nota de la observación, hubo un error de tipeo
por parte de la Secretaría Técnica del INTA. (nota del auditor. Es sello fechador). 2 Se toma
nota de la observación. 3. El plan de trabajo fue solicitado y presentado antes de la
adjudicación, recibido en esta UGP el 17 de enero. La póliza de caución fue emitida el 23 de
noviembre de 2012, copia de la misma en fs. 331. (Nota del auditor: Comentario no
procedente. Se solicita Plan de Trabajo “ajustado al calendario”, la Póliza citada en la
respuesta no es la de Cumplimiento de contrato.
68
5) Desarrollo de la Obra: No forman parte de las actuaciones:
a) Constancia de que se haya cumplido con la presentación de Plan de Trabajos ajustado y la
Garantía de Cumplimiento de Contrato.
b) Cláusulas 34 y 50: Acta de Posesión de terreno, ni Acta de Replanteo de Obra ni Acta de
Inicio de Obra.
c) Constancia de fecha cierta de Inicio de Obra, por lo tanto, no hemos podido verificar el
cumplimiento del plazo de obra de 50 días hábiles. Fecha de Inicio según Certificado N°
1: 15/06/13.
d) Cláusula 32: Designación del Inspector de Obra por parte de la contratante ni la
respectiva notificación al contratista. No surge de la documentación relevada que haya
participado de la Obra un Inspector.
e) Cláusulas 32 y 34: Constancia de la presentación y utilización de los libros de Órdenes
de Servicio y Notas de Pedido.
f) Cláusula 39: Constancia de la presentación de la contratista de las Pólizas de seguros: (a)
Pérdida o daño de las obras, planta y materiales; (b) pérdida o daño de equipo; (d) para
lesiones personales o muerte (i) de los empleados del contratante y (ii) de otras personas;
y la respectiva aprobación del Inspector.
g) Certificado Fiscal para contratar, la contratista presentó solamente “Solicitud del
Certificado F 206” del 7/01/2013.
h) Recepción Provisoria - Cláusula 55: Comunicación del contratista al Inspector de Obra de
la fecha propuesta para labrar el Acta de Recepción Provisoria, y el Acta de Recepción
Provisoria.
i) Recepción definitiva – Cláusula 57-: Acta de recepción definitiva (de corresponder el
inicio al 15/06/13). Se han devuelto las Pólizas de Garantía de Sustitución de Fondo de
Reparo y de Anticipo Financiero por Nota UGP 4145 del 03/01/2014. No hemos podido
verificar que se haya cumplido el Período de 30 días de Plazo de Garantía de la Obra.
Comentarios del Programa:
a) El Plan de trabajo consta en fs. 277 y las pólizas por anticipo financiero y fondo de reparo
constan en fs. 297 y ss. (Nota del auditor: no corresponde a los faltantes).
69
b) La obra se lleva a cabo dentro del lote de la Experimental del INTA. Al ser un tendido
eléctrico no se requiere replanteo. Efectivamente no hubo acta de inicio. (Nota del
auditor: respuesta sobre replanteo no procedente, condición definida en el Pliego).
c) Se toma como fecha de inicio de obra el pago del anticipo financiero. (Nota del auditor:
Comentario no procedente).
d) Se toma nota de la observación, para este tipo de obra no hay inspector contratado. En el
futuro se eliminará este requisito para obras de este tipo. En la práctica, el administrador
de la unidad es quien supervisa la ejecución de la obra
e) Se toma nota de la observación, por su naturaleza es una obra tipo llave en mano por lo
que en el futuro se anulará esta cláusula del pliego.
f) Los seguros debían estar en poder de la administración de la Experimental, sin embargo
no se tomaron los recaudos para constatar su cumplimiento.
g) Recién se comenzó a solicitar certificado fiscal para contratar a partir de la última
auditoria en el mes de septiembre.
h) No hay recepción provisoria posible. Al ser la construcción de un cableado que da
energía a la mayor parte de la Experimental, no se admite recepción parcial: da luz o no
da. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Condición determinada en el Pliego).
i) Tomamos nota de la observación, el plazo fue cumplido. Sin embargo, no contamos con
constancia formal. A esta altura consideramos que no amerita su reclamo.
6) Certificados de obra:
a) Sin fecha de emisión, no informan período certificado.
b) No se cuenta con ninguna intervención de personal técnico para el control del Certificado,
ya sea del INTA, de la UGP en el Certificado. Ni consta ninguna aprobación Técnica ni
del Inspector de Obra.
Comentarios del Programa:
a) La fecha de envío figura en la carta de cobertura: 12 de julio. (Nota del auditor:
Comentario no procedente. No responde a la fecha de emisión ni a la falta de período
certificado).
70
b) La aprobación técnica la realizó la Administración del INTA, tal como se realiza
normalmente en obras dentro de la experimental. En este caso la magnitud y el tipo de
obra no amerita incurrir en costos de especialistas técnicos más allá de los que dispone la
Experimental. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Aprobación del Inspector de
Obra definida en el Pliego).
Recomendaciones: Más allá de responder a la contratación de obras menores, se debe
cumplimentar lo establecido en los pliegos que le aplican, siendo éstos los que rigen la
ejecución. Profundizar los controles a realizar sobre los procesos dejando evidencia de ello.
Ante situaciones como las observadas sobre la firma de dos órdenes de compra dejar
sustento de cuál es la vigente. Ante ampliaciones que afecten el contrato original realizar los
modificatorios respectivos los que deben contar con todas las aprobaciones. Mantener las
actuaciones completas, atendiendo al adecuado respaldo de cada adquisición. Sustentar las
decisiones de solicitud de documentación adicional y las conclusiones de la Comisión
Evaluadora, dejando respaldo del control efectuado (control de la documentación requerida
en el Pliego, y análisis de esa documentación), de forma que permita verificar la aplicación
de las pautas de evaluación. Aplicar los métodos de evaluación definidos en cada Pliego, los
que no son posibles de interpretar, sino que deben ser de estricto cumplimiento. Verificar
antes de la suscripción, los datos y formalidades de las órdenes de compra y convenios.
Dejar constancia explícita de la anulación de la orden de compra/convenio que corresponda,
cuando se firme más de una versión. Controlar el cumplimiento de las Condiciones del
Contrato definidas en las cláusulas del Pliego previamente al inicio de obra, durante su
desarrollo, y a la finalización. Toda la documentación a presentar detallada en el Pliego –que
se entiende fue definido para el tipo de obra al que se aplicaindefectible, no es de interpretación subjetiva.
71
es de cumplimiento
J. COMPONENTE 1. OBRAS: LPN INTA BID Nº01/11
“Construcción de Campo Experimental Ing. Juárez – Provincia de Formosa”.
Contratista ECCSA. Monto del contrato: $ 7.782.478,02
Ampliación N° 1 $ 1.233.490,77 y Ampliación N° 2 $ 453.920,50
De la revisión de los antecedentes 2013, y de los pagos registrados por $ 3.506.710,99/USD
666.359,55, surgen las siguientes observaciones:
1) Controles en el desarrollo de la Obra
a) No se tuvieron a la vista las Pólizas de Seguros vigentes al 31/12/13, (en el expediente y
como control de UGP debería constar copia certificada en original e indicando el
responsable de su custodia) definidas en la Cláusula CEC 13.1 a) pérdida o daños a -- las
Obras, Planta y Materiales, b) pérdida o daños a -- los Equipos, c) pérdida o daños a -- la
propiedad (sin incluir las Obras, Planta, Materiales y Equipos) relacionada con el Contrato, y
d) lesiones personales o muerte, todas con la aprobación del Gerente de Obra, emitidas en
conjunto a nombre del contratista y contratante, y con vencimiento hasta el período de
responsabilidad por defectos.
b) Tareas del Gerente de Obra y del Jefe de Obra:
1. No se tuvo constancia de la realización de las Reuniones Administrativas definidas en la
Cláusula 31.1: “tanto el Gerente de Obras como el Contratista podrán solicitar a la otra
parte que asista a reuniones administrativas. El objetivo de dichas reuniones será la
revisión de la programación de los trabajos pendientes…”.
2. No consta cómo se instrumentó el cumplimiento de la Cláusula 33.1: “El Gerente de
Obras controlará el trabajo del Contratista y le notificará de cualquier defecto que
encuentre”.
3. No se tuvo a la vista documentación por el control de tareas al inspector de obra “Informe
Mensual de Avance de Obra” o similar. No se integra el expediente con informe de
visitas, informe de actividades o actas de reuniones, para poder validar cómo realiza el
Programa el seguimiento del cumplimiento de las tareas.
72
c) No hemos tenido evidencia del control efectuado por el Programa y/o el Gerente de
Infraestructura respecto al cumplimiento de la Cláusula CEC 9.3: “El Contratista estará
obligado a cumplir con todas las disposiciones de la legislación vigente en la República
Argentina en materia laboral y previsional….”.
d) No hemos tenido a la vista los Convenios suscriptos con la contratista por los importes
abonados por Adicionales de Obra 1 y 2.
e) Póliza de Garantía de Cumplimiento de Contrato: No consta en el expediente la
constitución y presentación del contratista de la ampliación de la Garantía de
Cumplimiento de Contrato, por el 5% de los dos adicionales de obra aprobados
(Adicional 1 por $ 1.233.490,77- Adicional 2 por $ 453.920,50).
Comentarios del Programa:
a) Los mismos se encuentra en la obra, disponibles cuando se hacen las visitas de obra.
(Nota del auditor: respuesta no procedente. El control de los Seguros se relaciona a la
falta de Check List por parte de la UGP del cumplimiento de las cláusulas del PByC).
b) 1. Se realizan reuniones periódicamente entre la UGP y la Gerencia de Infraestructura
donde se coordinan las acciones futuras. 2. Tanto el Gerente de obra como los arquitectos
a su cargo realizan periódicas visitas a la obra, y disponen de informes en la respectiva
Gerencia. 3. El inspector de obra es controlado por el Gerente de obra. Se dispone de
informes en la Gerencia respectiva. Los informes mensuales del inspector constan en el
expediente respectivo ya que es una contratación de consultoría individual. (Nota del
auditor: 2. y 3. Comentario no procedente. No se adjuntó la documentación).
c) El Gerente de obra controla todos estos aspectos en sus visitas y análisis de certificados.
d) Adjuntaron copia del convenio de la ampliación 1. (Nota del auditor: la copia del
Convenio enviado no tiene fecha de emisión). Respecto a la ampliación 2, en ese
momento se estaba instrumentando el mecanismo de aprobación vía acto administrativo
(disposición de la DN) y aún no se hallaban ajustados los procesos. Por lo tanto, se
dispone de la disposición pero no de convenio. A partir de esta obra, se cuenta con toda la
documentación solicitada.
e) Se toma nota para futuras obras.
73
2) Plan de Trabajos - Actualización
a) La actualización periódica del Plan de Trabajos (cada 60 días) establecida en el pliego fue
cumplida extemporáneamente por el contratista, ya que luego de varios requerimientos,
ingresó a la UGP el 03/06/13. Esta actualización ingresó como parte del pedido de la
contratista de ampliación de plazo.
b) No se ha hecho uso de la opción de la aplicación de las multas previstas en la Cláusula
27.3 del Pliego, donde indica que, si no presentara Plan de Trabajos Actualizado podrá
retener del pago de certificados … el equivalente al 0,1‰ (uno por diez mil) del Precio
del Contrato, por cada día de atraso.
Comentarios del Programa
a) Sólo se solicitaba un nuevo plan de trabajo cuando se registraban desvíos importantes en
las actividades, ya que si no sería una reiteración de lo mismo. En los nuevos pliegos, se
ajustó este requerimiento.
b) La UGP por nota del 06/09/13, solicita a la Gerencia de Asuntos Jurídicos dictamine
acerca de la pertinencia de aplica multas. No se tuvo respuesta a esa nota.
3) Plazo de Obra: El plazo original de obra vencía el 27/02/13. Al respecto:
a) La Gerencia de Infraestructura no ha cumplido con notificar la situación (conformidad,
nuevo plazo de obra) a la UGP en febrero 2013 y lo hizo habiendo ya transcurrido 3
meses y medio (03/06/13).
b) 1. No consta acto administrativo por el que se apruebe la ampliación del plazo al
27/08/13, ni la firma de una adenda ni notificación conformada con el contratista. 2. Sin
constancia de comunicación al BID.
c) Al 31/12/13 se encontraba vencido el plazo de la obra (27/08/13). Al respecto:
1. No se tuvo a la vista la respuesta de la Gerencia de Asuntos Jurídicos a la Nota 3457 el
06/09/13 por la que se solicita la emisión de dictamen sobre la aplicación de la multa
prevista en el pliego por incumplimiento de plazo de obra.
74
2. Por Nota UGP 4042 del 10/12/13 la UGP reclama al contratista que haga llegar en un
plazo de 10 días la reprogramación de la obra: (i) El reclamo es extemporáneo. (ii) No
se tuvo constancia de respuesta.
3. Al momento de la revisión no se visualizan en el expediente reclamos por parte de la
Gerencia de Infraestructura (Gerente de Obra) a la contratista por la terminación de la
obra, el plazo vencido y un nuevo Plan de Trabajos.
d) En noviembre 2013 se informa que la empresa ha realizado perforaciones que no han sido
exitosas, por lo que la directora EEA Juarez y la Gerencia de Infraestructura aclaran que
“Se financiará nuevas perforaciones con fondos propios y ECCSA se compromete a
entregar y colocar luego los dos molinos”: No tuvimos a la vista constancia de la relación
de que el monto pendiente de certificar de fuente BID se corresponda con el monto
pendiente del valor de los molinos y su colocación.
Comentarios del Programa:
a) La situación fue como se menciona, de allí que consta en el expediente una nota remitida
por la UGP a Infraestructura, solicitando nos remita su conformidad respecto al pedido
remitido a esa Gerencia por el inspector en febrero de 2013.
b) 1. Según pliego no es necesario acto administrativo que apruebe la ampliación de plazo.
(Nota del auditor: Respuesta no procedente. No es el Pliego el que define si una
ampliación se aprueba a través de un acto administrativo). 2. Se toma nota.
c) 1. Se solicitó dictamen al que no hubo respuesta. 2. No hubo respuesta y no se aplicaron
multas ya que se pidió dictamen a asuntos jurídicos y no hubo respuesta. 3. Se cuenta con
correo electrónico acerca de la situación actual de la obra (Nota del auditor: correo
electrónico del 22/04/14 de Arq. Cipolla de la Gcia. De Infraestructura que informa: “la
obra está terminada, faltan algunos detalles a corregir en algunos edificios… que fueron
observados en la inspección que realizamos el martes pasado. Estamos por realizar el
Acta de Recepción Provisoria”).
d) Estas obras fueron realizada con fuente 12. Por lo tanto, no corresponde que presenten al
Programa ni certificados, ni se solicite un adicional.
75
4) Adicional de Obra 2 por $ 453.920,50:
a) Surgen significativos atrasos en la comunicación formal de las decisiones entre la
Gerencias de Infraestructura y la UGP. Los antecedentes fueron recibidos en la UGP más
de seis meses posteriores a su emisión; los antecedentes citados –a su vez- son de fecha
setiembre y octubre 2012; un año anteriores a la recepción en UGP.
b) El Banco otorga la no objeción el 09/10/13 y se aprueba además por Disposición 1480
del 12/11/13. Al respecto:
1. Dictamen 88727 de Gerente de Asuntos Legales del 30/10/13: En todo su texto no
detalla ninguna fecha, ni folios, ni Nº de nota, monto, es decir, no indica ningún dato
que identifique específicamente que se refieren al adicional que nos ocupa.
2. Todas las partes intervinientes y consultadas aprueban el adicional con plazo de
terminación de obra vencido (el 27/08/13), sin mención o consideración al respecto.
Comentarios del Programa:
a) Se registran importantes retrasos por la sobrecarga de trabajo de la Gerencia de
Infraestructura. Se procurará subsanar estas demoras en el futuro.
b) 1. El dictamen forma parte del pedido de la disposición por lo tanto se deduce que es
anterior a la fecha de la misma y se refiere a dicha ampliación. (Nota del auditor:
comentario no procedente, no se puede inferir que pertenece a la ampliación). 2. Es un
adicional a la obra original por lo tanto no hay inconveniente en que se realice luego del
vencimiento de la fecha de la obra original. (Nota del auditor: la observación se refiere a
la falta de referencia y opinión sobre el particular, si no había inconvenientes se debía
mencionar).
5) Fondo de Reparo y Póliza de Sustitución La retención del 5% por fondo de reparo ha sido
sustituida por la Póliza Nro. 291451 de SA La Construcción por $ 386.500,00.- Observamos
que la Póliza de Sustitución de Fondo de Reparo es insuficiente por $ -217.689,01 para
cubrir los fondos no retenidos, de acuerdo al siguiente detalle:
76
Concepto
Garantía presentada
FR 2012 Obra original y adicionales
FR 2012 sobre Certificado Ajuste de Precios
Disponible para 2013
FR 2013 Obra original y adicionales
FR 2013 sobre Certif Ajuste de Precios
Defecto Póliza de Sustitución
Monto $
386.500,00
-306.426,00
-38.377,68
80.074,00
-216.556,91
-42.828,42
-217.689,01
Comentarios del Programa: No se solicita ni se retiene fondo de reparo por los ajustes de
precio (la cláusula 48.1 establece que se aplica a los certificados de obra a precios de oferta
y redeterminados, no a los ajustes). (Nota del auditor: Dada la naturaleza del Fondo de
Reparo por los montos abonados por ajustes sobre los que no se retiene Fondo de Reparo o
se pida Póliza, el Programa debe quedar suficientemente cubierto ante posibles problemas
o reclamos hasta la finalización del plazo de garantía de la obra).
6) Certificados
a) No consta en los expedientes de pago (ni en las actuaciones) documentación que permita
verificar la fecha de presentación de cada Certificado al Gerente de Obra. No hemos
podido verificar el plazo estipulado en la Cláusula CEC 43.1 “El Gerente de Obras tendrá
un plazo de 5 días hábiles para aprobar o rechazar el certificado a partir de su
presentación”.
b) Se evidencian significativos retrasos entre la fecha de emisión del certificado y la fecha
de ingreso a la UGP del certificado conformado. Los atrasos son de entre 21 días
(Certificado 13 de noviembre 2012) y 146 días (Certificado 15 de enero 2013).
c) Visto los errores detectados por esta auditoría en el control de los Certificados en papel
(ver las principales falencias expuestas en los puntos siguientes) se observa que para un
efectivo control de los mismos debería contar tanto la Gerencia de Infraestructura como
la UGP para la aprobación de los mismos, con un soporte digital24, dada la complejidad y
significatividad de la documentación involucrada.
77
d) Certificados de Ajustes de Precios:
1. No tienen fecha de emisión. No tiene fecha de recepción por parte de Inspector o
Gerente de Obra o UGP.
2. No hemos podido verificar el plazo de presentación definido para la contratista: Cláusula
47.1 CEC: el Certificado de Ajuste debe presentarlo dentro de los 30 días de presentado
el Certificado de Obra.
3. No hemos podido verificar el término de 5 días definido como plazo al contratante para
revisar y aceptar el certificado, CEC 47.1
e) Certificado 14 diciembre 2012: Error en la conformación del saldo acumulado,
subvaluado en $ 5.239,78. La diferencia obedece a que se omitió el monto ejecutado
acumulado del ítem 5.8.3 por $ 5.239,78. (Se subsana en el Certificado 16).
f) Certificado 15 enero 2013: 1. Indica % acumulado anterior 78,54%, cuando corresponde
78,51%. 2. Se observa una diferencia de $ 1.756,27 en el monto certificado acumulado.
La misma no ha podido ser conciliada y se arrastra a los certificados siguientes.
g) Adicional 1 Certificados 1 a 6 Porcentajes de avance: la suma de los porcentajes de
avance de las planillas de medición totaliza una ejecución del 90.14%, sin embargo el
porcentaje acumulado del Certificados 6 (último) arriba al 100%.
h) Adicional 1 Certificado 2, de diciembre 2012 por $ 96.443,68: no consta intervención /
conformación del Gerente de Infraestructura.
Comentarios del Programa:
a) Si bien hay comunicaciones internas vía mail, se toma nota de la observación y se
documentará en futuras obras.
b) Se registran importantes retrasos por la sobrecarga de trabajo de la Gerencia de
Infraestructura. Se procurará subsanar estas demoras en el futuro.
c) La Gerencia de Infraestructura dispone del archivo digital. Se toma nota de la
observación y su posible implementación.
d) 1. Se toma nota de la observación respecto a la fecha de emisión. 2. Cada certificado de
ajuste de precios tiene una nota de presentación por parte de la empresa donde consta la
24
Fueron requeridos para nuestras tareas pero no fueron proporcionados.
78
fecha. (Nota del auditor La fecha de la nota de presentación no permite validar la fecha
efectiva de presentación). 3. No se aplica esta cláusula a los certificados de ajuste de
precios, no obstante, salvo excepciones, la UGP los eleva rápidamente para su pago a la
DGA.Nota del auditor: nada indica que esta Cláusula no se aplica, es una condición
definida en las Cláusulas de Ajustes de Precios.
e) Es correcta la observación y está subsanada la omisión.
f) Es correcta la observación, el error es producto de las sucesivas correcciones de los
certificados enviados.
g) Se toma nota, se revisarán los datos con la Gerencia de Infraestructura.
h) Se toma nota, se hará firmar por el Gerente de obra.
7) Pagos
a) Todos los pagos se realizaron por transferencia bancaria, no hay constancia incluida en el
expediente de que la CBU de destino sea de una cuenta bancaria de la contratista, la que
se verificó con documentación adicional.
b) Se observan atrasos en los pagos, entre 6 y 27 días, incumpliendo con el plazo de 28 días
establecido en la Cláusula 43 de las CGC. (Considerando como fecha de aprobación la
fecha que el gerente de Infraestructura envía el certificado conformado a la UGP).
c) No consta en el expediente documentación que permita verificar la renuncia expresa de la
contratista al cobro de los intereses correspondientes por el atraso en los pagos
imputables al contratante.
Comentarios del Programa:
a) Desde la auditoría de los EEFF 2011, se solicita una DDJJ a la empresa de sus datos
bancarios, esta obra es anterior, por ello no se dispone de la misma.
b) En todos los casos, corresponden a momentos con restricciones en la adjudicación de las
cuotas de compromiso y de devengado que impactan en las fechas de pago.
c) No hay reclamos formales.
79
Recomendaciones: Mantener las actuaciones completas, atendiendo al adecuado respaldo de
cada adquisición. Controlar el cumplimiento de las Condiciones del Contrato definidas en las
cláusulas del Pliego durante el desarrollo de la obra, y a hasta su finalización. Las solicitudes
del Pliego –como el Plan de Trabajos- y otros requisitos no son de cumplimiento opcional sino
obligatorio, ni están sujetos a interpretaciones subjetivas. La falta de ampliación de la garantía
de cumplimiento de contrato, la falta control sobre la presentación de seguros, la cobertura
deficiente de la Póliza de Sustitución de Fondo de Reparo son faltantes significativos, no
subsanables en el caso de imprevistos. Dejar constancia de la fecha efectiva de presentación de
los Certificados al Inspector, pase al Gerente y entrada a la UGP. Realizar controles lógicos y
numéricos sobre los certificados. Incluir en las actuaciones declaración del contratista de los
datos de la cuenta de destino de las transferencias por los pagos. Realizar los pagos
oportunamente.
K. COMPONENTE 3 LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL (LPN) 27/2012
OBRA: Construcción AER25 Unión San Luis (Segundo Llamado) - Contratista: Drago
SRL. Monto Adjudicado: $ 3.410.680,53. Adicional 1 $ 115.005,12
1) Pagos del ejercicio: No consta documentación por la efectiva recepción de los fondos por $
2.959.308,70/USD 555.410,97. No obtuvimos respuesta a nuestra circularización.
2) Primer Llamado Desierto LPN 06/12 Presupuesto: $ 2.055.049,30 modificado a $
2.238.672.-: Fue declarado desierto por Disposición 908 del 26/06/12 del Director Nacional
del INTA, sustentada en que no cumplen con las especificaciones técnicas exigidas, pero
que no obstante a dos de ellos se le podría haber requerido completar la documentación pero
la oferta económica superaba en un 50% el presupuesto oficial. Al respecto se observa que el
pliego correspondiente al segundo llamado -LPN 27/2012- emitido en julio/2012 aumentó el
presupuesto oficial a $ 3.891.673,34. No se tuvo a la vista documentación por la que se
25
AER: Agencia de Extensión Rural
80
dieron instrucciones y se reformuló y aprobó el incremento en un 74% respecto al anterior
llamado.
Comentarios del Programa: Tal como corresponde a todas las obras del INTA, es la
Gerencia de Infraestructura quien revisó las especificaciones técnicas, los planos y los
presupuestos y definió el nuevo costo de la obra.
3) Proceso de adjudicación: Revisión Oferta de Drago SRL empresa adjudicada: No hemos
tenido constancia de la presentación de los siguiente documentación solicitada en el PByC:
a) Declaración Jurada solicitada en la Cláusula DDL 5.3 (i) Litigios pendientes –último
párrafo-: Declaración Jurada del Oferente de que no está inhabilitado por razones civiles
o comerciales…”.
b) DDL 5.3 (j) “deberán incluir con sus Ofertas… propuestas para subcontratar
componentes de las Obras cuyo monto ascienda a más del diez (10) por ciento del Precio
del Contrato. El porcentaje máximo de participación de subcontratistas es: veinte (20)
%”. Ante el requerimiento de la UGP, presenta una nota declarando que “no realizará
subcontratos por más del porcentaje permitido”, lo que no reviste el carácter de
propuesta, sino es una simple declaración. Teniendo en cuenta que el adjudicado realiza
una subcontratación, nos remitimos al título Subcontratista siguiente.
Comentarios del Programa:
a) La DDJ consta en la oferta (fojas 227). (Nota del auditor: Comentario no procedente, la
DDJJ ha sido relevada y ni incluye lo observado).
b) Cumple con lo establecido en el pliego. (Nota del auditor: Comentario no procedente, no
fundamentada).
4) Condiciones del Contrato
a) No se dejó constancia en el expediente del control realizado respecto al cumplimiento de
la Cláusula CGC 51.2 en cuanto a que “El Contratista deberá usar el anticipo únicamente
81
para pagar equipos, planta, materiales y gastos de movilización… deberá demostrar que
ha utilizado el anticipo para tales fines... al Gerente de Obras”.
b) El Convenio se firmó el 7/11/2012 y sin embargo la Garantía de Cumplimiento tiene
vigencia a partir del 12/11/2012.
c) Cláusula CGC 13.1 Seguros: Seguro Técnico Póliza Nº 106208 Sancor Seguros
1. No cumple con la condición definida en cuanto a que “El Contratista deberá contratar
seguros emitidos en el nombre conjunto del Contratista y del Contratante…”, la Póliza
presentada en cumplimiento de esta Cláusula está sólo a nombre del contratista.
2. El seguro presentado no cubre “el período comprendido entre fecha de inicio y el
vencimiento del Período de Responsabilidad por Defectos”. Vence el 15/01/15 y el
período de Responsabilidad por Defectos vence el 10/02/2015.
3. Cobertura por Pérdida o daño de las Obras, Planta y Materiales por un monto máximo
de la franquicia: $ 200.000.-. La Póliza presentada tiene una franquicia de $
341.068,00.
d) No hemos tenido constancia del cumplimiento del contratista de presentar el Plan de
Trabajos de las obras dentro de los diez (10) días a partir de la fecha de la Carta de
Aceptación. Tampoco de las actualizaciones periódicas (cada 60 días) con aprobación del
inspector de obra (Cláusulas CGC 27.3 y 27.1).
Comentarios del Programa:
a) La Gerencia de Infraestructura que actúa como Gerente de Obra no solicitó tal
información al contratista pues en rigor este anticipo sirve a los fines de congelamiento de
precios de los insumos y actúa en beneficio de contratista. Como las obras se iniciaron
con regularidad también esto asegura que el equipamiento requerido estaba
adecuadamente adquirido. Si el contratista no realiza las inversiones iniciales con el
anticipo, se vería afectado por la variación de precios de los insumos. (Nota del auditor:
respuesta no procedente. Es un requerimiento del Pliego).
b) De acuerdo a la cláusula 35.1 del pliego el oferente deberá presentar una garantía de
cumplimiento del contrato dentro de los 21 días de recibida la carta de aceptación. La
garantía se entregó en fecha. (Nota del auditor: Comentario no procedente. La Cláusula
82
35.1 indica que “Dentro de los 21 días siguientes después de haber recibido la Carta de
Aceptación, el Oferente seleccionado deberá firmar el contrato y entregar al Contratante
una Garantía de Cumplimiento”, el plazo es definido para la firma del contrato, la
garantía debe presentarse a la firma del contrato
c) 1. Tomamos nota de la observación. 2. La obra ya tiene recepción definitiva aún así
tomamos nota de la observación. 3. Sin comentarios del auditado.
d) A los efectos prácticos estamos solicitando actualización del plan de trabajo cuando este
se desvía en forma considerable de las previsiones originales. De otro modo, sería repetir
el mismo plan de trabajo original cada 60 días. De cua1lquier forma hemos modificado
esta cláusula en el pliego a efectos de no inducir a confusiones. (Nota del auditor:
Comentario no procedente. Debe cumplirse con las previsiones del Pliego).
5) Subcontratista CENR Construcciones SA (30-71183481-4): En las actuaciones se adjunta la
Orden de Compra Nº 89-01/13 emitida por Drago SRL el 24/01/13 con el contratista CENR
Construcciones por un monto de $ 830.000.-:
a) La subcontratación no fue propuesta formalmente en la Oferta como indica el Pliego
(solo consta una ddjj informando que no subcontratará por encima del límite permitido).
La intervención y opinión de Asuntos Jurídicos para la adjudicación ha sido bajo
desconocimiento de esta subcontratación, y en la consecuente Disposición de
Adjudicación tampoco se ha contemplado.
b) El monto de la subcontratación de $ 830.000.- representa el 24,34% del contrato y excede
el máximo del 20% permitido por el Pliego.
c) La Orden de Compra de Drago SRL y el subcontratista CENR, es posterior a la firma del
convenio de Drago SRL con INTA. Es fotocopia sin certificación notarial por su original.
d) Al momento de tareas de campo no existía la revisión realizada por el Programa;
realizada por esta auditoría una comparación simple de los ítems la Orden de Compra
(subcontratados) con los ítems de la oferta, observamos:
1. La subcontratación, responden a “la provisión de la totalidad de equipos, mano de obra
e insumos necesarios para los trabajos subcontratados…, y Drago proveerá todos los
materiales en el predio de obra”.
83
2. Los ítems de obra subcontratados (de los que sólo se excluye los materiales)
representan el 75 % de los ítems a ejecutar, 15/ 20 ítems.
3. La subcontratación de bienes e insumos se contradice con lo declarado en la oferta, ya
que en cumplimiento de las Cláusulas 5. 3 c) y 5.5.d) de las IAO Drago SRL declaró
como “propios” la totalidad de los bienes que serían afectados a la obra, y expresó
“que cumple de forma suficiente con el equipo esencial solicitado para ejecutar el
contrato”.
Comentarios del Programa: Las empresas constructoras normalmente tercerizan la mano
de obra con herramientas incluidas a un tercero ya sea porque opera en la zona o bien porque
son especialistas en determinadas tareas. Es decir, en ninguna obra todo el personal es
nómina del adjudicatario. Esto no significa que en términos del contrato suscripto con el
Programa están subcontratando la obra: la responsabilidad civil, comercial continua siendo
de la empresa adjudicataria aún cuando esta tercerice parcial o totalmente los servicios. En
consecuencia, en este caso, a los efectos de las responsabilidades, DRAGO simplemente
encomendó tareas a un tercero por lo que la responsabilidad hacia el Programa es única y
exclusivamente de la firma Drago. (Nota del auditor: no quedó adecuadamente
documentado en el archivo, y por el tenor general brindado a la respuesta quedan puntos
sin responder por ejemplo el exceso del porcentaje subcontratado).
6) Reclamo del Subcontratista: El 27/10/13 “CENR Construcciones SA” subcontratista de
Drago SRL –empresa a cargo de la obra- comunica al Programa que no había recibido el
pago por parte de ésta última de 7 certificados de obra por $ 726.104,93, y que de no obtener
respuesta iba a iniciar acciones.
a) No consta que el Programa/INTA haya convocado a la Contratista a los efectos de dejar
adecuadamente sustentando (mediante acta) los descargos, y que se hayan realizado
todas las acciones necesarias a los efectos de que esta situación no afecte el normal
desarrollo de la obra, como así tampoco que genera posibles contingencias para el
Programa. Debe tenerse en cuenta lo expresado en el correo del 28/10/13 por el
subcontratista el cual expresa que de no tener respuesta iniciaría acciones legales en
84
contra del INTA, y al BID: “… nuestro departamento contable ha tomado la decisión de
retirar todo equipo de nuestra propiedad de la obra y dar de baja ante AFIP a la
totalidad del personal afectado a la obra y abonar las correspondientes liquidaciones
ley a la mayoría de nuestro personal, quedando solo por abonar a doce obreros las
cuales hasta el día de la fecha no se realizaron por no contar con el dinero, ya que
durante siete meses tuvimos que financiar la obra con el pago de haberes y
mantenimiento de maquinarias e insumos”.
b) El Programa respondió con carta documento del 08/01/14 (no fue a nombre de la
Sociedad Subcontratista, sino de su representante), la que tuvo tres intentos fallidos de
entrega; consta el original en el expediente.
Comentarios del Programa:
a) No era pertinente. La relación del Programa es con Drago SRL y se supervisó la obra
para que no sea afectada por la probable relación entre esta empresa y un contratista.
Efectivamente, a pesar de la nota señalada en este punto, la obra se concluyó
exitosamente. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Se está observando la falta
de convocatoria a la contratista (Drago SRL) por parte del Programa para aclarar y
documentar la situación. No se adjunta documentación que respalde la conclusión de la
obra. Sin respuesta al punto Plazo de Obra donde se solicita la recepción provisoria). El
personal el INTA afectado a la obra no informó de ninguna situación anormal en la
ejecución de la obra.
b) La carta documento fue remitida por Nolberto Chavez por lo tanto hay que respondérsela
a él. Finalmente recibieron la carta documento. (Nota del auditor: si bien se adjunta
Carta Documento recibida por Chavez en marzo 2014, la observación dejamos indicada
como parte de los antecedentes).
7) Desarrollo y Plazo de la Obra
a) Fondo de Reparo y cobertura de la Póliza de Sustitución: Observamos que no consta en
los certificados, ni en alguna otra documentación suministrada, que el Proyecto esté
controlando si es suficiente la cobertura de la Póliza de sustitución, ni que se esté
85
considerando la retención que corresponde sobre los Certificados de Ajuste de Precios, de
acuerdo a la Cláusula CEC 48.1: “La proporción que se retendrá de los pagos en concepto
de Fondo de Reparos es del CINCO POR CIENTO (5,0 %) de cada certificado de obra a
precios de oferta y redeterminados”. La Póliza de Sustitución cubre hasta $ 170.534,00
(5,00% del valor del contrato).
b) Adicional de Obra Nº 1 Convenio del 27/09/13 - $ 115.005,02 (sin certificaciones al
31/12/2013):
1. No se ha tenido constancia de la ampliación de las Garantías de Cumplimiento de
Contrato y de Sustitución de Fondo de Reparo.
2. No consta documentación que acredita la personería jurídica (poder) del firmante de la
Convenio por la ampliación por parte de la Contratista.
c) Ampliación del Plazo de Obra al 10/02/14: No se tuvo a la vista acto administrativo y/o
adenda al convenio donde ambas partes presten la conformidad respectiva.
d) No hemos tenido constancia de la recepción provisoria de la obra conformada en el
ejercicio 2014, a fecha de cierre de trabajo de campo.
Comentarios del Programa:
a) De acuerdo a lo expresado en el pliego de licitación, en la cláusula CEC 48.1, la
proporción a retener de los pagos en concepto de Fondo de Reparo se aplica a cada
certificado de obra a precios de oferta y redeterminados, pero como no hacemos uso del
esquema de redeterminación de precios sino ajuste de precios, es que aplicamos el
porcentaje de retención a los precios de oferta, es decir al valor del contrato original.
(Nota del auditor: Dada la naturaleza del Fondo de Reparo, se pierde ese reparo por los
montos abonados por ajustes sobre los que no se retiene o se pide Póliza, el Programa
queda sin cobertura mínima ante posibles problemas o reclamos hasta la finalización del
plazo de garantía de la obra).
b) 1. Sin comentarios del auditado. 2. El adicional de obra fue solicitado y aprobado
conforme el procedimiento establecido por el Programa: lo solicita la empresa a través
de su representante técnico o la unidad del INTA, lo evalúa y aprueba el inspector de
86
obra y finalmente lo aprueba la Gerencia de Infraestructura. (Nota del auditor:
Comentario no procedente, no responde a lo observado).
c) Cuando la ampliación de plazo se fundamenta en razones climáticas y si el Gerente de
Obra considera que es pertinente simplemente se le comunica a la empresa la aprobación
del plazo solicitado por esta. (Nota del auditor: en este caso no hemos visto tampoco la
citada comunicación a la contratista.
d) Sin comentarios del auditado.
8) Certificados de Ajustes de Precios:
a) Carecen de fecha de emisión. Ni intervención por parte del Gerente de Obra – Gerencia
de Infraestructura.
b) La contratista no ha cumplido con el plazo de presentación de Certificados de Ajustes:
debe presentarlos dentro de los 30 días de presentado el Certificado de Obra), se observan
desvíos de entre 134 y 8 días.
Comentarios del Programa:
a) El Gerente de Obra no interviene en el ajuste de precios. Tomamos como fecha de
emisión la fecha de presentación ya que los índices son provisorios.
b) Es verdad la dispersión de los plazos. La publicación de los índices provisorios
correspondientes a algunos de los sub rubros (particularmente mano de obra) demora
incluso varios meses.
Recomendaciones: Mantener las actuaciones completas, atendiendo al adecuado respaldo de
cada adquisición, completar las actuaciones de un nuevo proceso con los antecedentes de la
LPN declarada desierta y la aprobación de las nuevas condiciones, cuando corresponde.
Sustentar las conclusiones de la Comisión Evaluadora, dejando evidencia del control efectuado
(control de la documentación requerida en el Pliego, y análisis de esa documentación), de
forma que permita verificar la aplicación de las pautas de evaluación. Verificar antes de la
suscripción del Convenio la integración de Garantía de Cumplimiento de Contrato. Controlar el
cumplimiento de las Condiciones del Contrato definidas en las cláusulas del Pliego
87
previamente al inicio de obra, durante su
desarrollo, y hasta la finalización. Toda la
documentación a presentar detallada en el Pliego debe ser de cumplimiento indefectible.
Solicitar recibos a la contratista, o certificación de los pagos recibido. Efectuar el seguimiento
intensivo de la situación planteada con el subcontratista, solicitar aclaraciones formales a la
contratista.
L. COMPONENTE 1. LICITACION PUBLICA NACIONAL (LPN) 03/2012
Se exponen las observaciones específicas al proceso con pagos en el ejercicio 2013 por $
126.483,0/USD 24.064,07 mediante pago al exterior a Mettler Toledo AG de Suiza (CHF
20.800,00), pero con Convenio firmado con TEC Instrumental SA para la “Adquisición de
Balanza Comparadora para el INTA” AP 201300654 (JBID: 14).
Primero se desarrollan las correspondientes a la representación de un proveedor del exterior,
y seguidamente las formales de la ejecución del proceso.
1) Representación – Factura y Pago: La AP: 201300654 del 30/08/13 por el pago fue emitida a
nombre de TEC INSTRUMENTAL SA y bajo su CUIT, no obstante ello se observa que no
surge del Convenio suscripto ni de la documentación provista la formalización de las
consideraciones detalladas seguidamente.
a) El pago fue remitido directamente por el Programa al exterior a la empresa METTLER
TOLEDO AG. Nada se menciona durante la ejecución del presente proceso hasta la firma
del Convenio del 11/06/13 que la oferente ganadora lo hace en representación de Mettler
(oferente extranjero), ni se sustentó con las autorización respectiva, autenticada por la
entidad que corresponda en el país del Oferente, y validada por el Consulado Argentino
en ese país (poder). La existencia de un eventual contrato de representación exclusiva
entre Mettler y la oferente no puede ser interpretada ni utilizada con el alcance de un
mandato representativo que trascienda a esta licitación.
b) No se tuvo a la vista declaración fehaciente previo al pago de 08/2013 por la titularidad
de la cuenta donde se transfirieron los fondos al exterior.
c) En la documentación que acompaña el pago no se adjuntó factura alguna, se pagó contra
póliza, y con un documento denominado “oferta” (fax del 25/07/13)” de Mettler, que
88
tampoco corresponde a un modelo de factura proforma. En el reporte de pagos y AP
consta como número de factura de respaldo 320112641 (que corresponde al de la citada
“oferta”), y se indica como documento “extracto bancario”.
d) JBID 14: 1. Fue rendida al BID en fecha 23/09/13 sin contar con la facturación
respectiva. 2. El país de origen del bien expresa Argentina, es Suiza. 3. Se replican las
observaciones sobre factura y proveedor.
e) La obligación de pago con el proveedor fue concertada en francos suizos y es la moneda
por la que se solicita y remite la transferencia al proveedor. Surge una sobrevaluación de
USD 1.602,98. Debería haber sido registrada como diferencia de cambio, a afrontar con
el aporte local.
f) Nota 9 a los EEFF: El bien se encontraba pendiente de recepción y por ello el pago del
20% restante, no obstante ello conforme la guía área el ingreso al país fue el 28/10/13. Se
observa su recepción en el destino final el 25/02/14. Por revisión de hechos posteriores se
tuvo a la vista factura de Mettler Toledo AG emitida el 11/10/13, sin constancia de tal
ingreso al 31/12/13 en los antecedentes provistos. A la fecha de tareas de cierre de tareas
de campo no surge que se haya pagado el saldo restante, y en el pliego ante demoras
prevé pago de intereses.
Comentarios del Programa:
a) El vínculo entre TEC Instrumental SA como representante de Mettler Toledo, surge
desde el inicio mismo del expediente. Al momento del pago del anticipo en julio de 2013
y en las condiciones en que operaba el mercado de cambios se nos solicitó el pago directo
a la representada. Para poder efectivizar el pago, considerando las condiciones de
mercado, se consultó a la Unidad de Auditoría Interna cómo se podía proceder. La UAI
nos indicó que se debía incluir en la Orden de Compra, emitida a nombre de TEC
Instrumental SA, el siguiente párrafo: “es representante de Mettler Toledo AG, Suiza Greifensee” con lo que quedaría allanado el problema.
b) Se toma nota de la observación. La constancia recién fue recibida en febrero de 2014
cuando se solicitó el pago del saldo de la operación.
c) Se toma nota de la observación, se abonó con una proforma y una póliza.
89
d) 1. Tal como se indicó el pago fue realizado con una proforma y una póliza. 2. Tomamos
nota de la observación, se deslizó un error. 3. Fueron respondidas en los puntos
respectivos.
e) No se pagó más que lo que correspondía. Si se toma como base el tipo de cambio vigente
al momento de acordar la compra o cualquier otro momento, surge una diferencia
cambiaria por el proceso devaluatorio que llevó a cabo el país.
f) Las demoras entre la llegada a puerto y el despacho a plaza responden a los tiempos que
lleva la tramitación del ROECyT. Una vez liberada la mercadería la empresa entregó en
tiempo adecuado el bien en el destino final. Se cuenta con la factura. El pago se debería
realizar en el mes de abril ya que en marzo se realizó el pedido al BNA. No hay reclamos
de la empresa de resarcimiento alguno.
2) Falencias administrativas
a) Merece formularse que no se tuvo a la vista documentación alguna por el período
comprendido entre el 16/08/12 (folio 170) y el 08/01/13 (folio 171), no pudiendo
verificarse las razones de tal inactividad en el proceso, ya que tampoco consta nota de
responsable indicando tal demora y habilitando su consecución.
b) A fojas 104 a 109 constan comunicaciones con el Banco por las modificaciones a los
pliegos no acompañándose los adjuntos respectivos que permita verificar cuales fueron
los cambios propuestos (excepto para dos cláusulas IAO 6.3 y 6.4 que las redacta el BID
en su nota); y si el PByC que inicia el expediente ya los contiene.
c) Acta de apertura de ofertas no indica el año de celebración. En estos términos el
documento no es autosuficiente.
d) El informe técnico utilizado por la Comisión de Evaluación carece de fecha de emisión.
e) Oferta no ganadora: 1. Garantía de mantenimiento de oferta: No se dejó copia en el
archivo de la presentación de la póliza de mantenimiento de la oferta por parte de la
empresa no ganadora. Asimismo, no se pudo constatar su retiro de acuerdo a lo
establecido en el PByC. 2. No presentó el PByC.
f) Oferta Ganadora: 1. La forma de pago cotizada es distinta a la establecida en el Pliego. 2.
No presenta constancia de CUIT. 3. Se tuvo a la vista constancia de distribuidor oficial
90
en el país con membrete de Mettler-Toledo AG que no se encuentra actualizada al
momento de la presentación (2010), ni certificada por escribano por copia fiel del
original. Y al no estar suscripta por el oferente como el resto de la información que
integra la oferta no se puede validar que haya formado parte de ella.
g) Con relación al pedido de presentación de balances se observa para la oferta ganadora
que:
1. Balances al 31/12/09 y al 31/12/10: Se encuentran legalizados por profesional en
fotocopias sin acompañar constancia de copia fiel por escribano.
2. Tanto la Comisión de Evaluación y la Disposición de adjudicación 700 del 14/05/12
indican que la oferta ganadora debía presentar el estado contable al 31/12/11 antes de
la firma de la orden de compra. El estado contable que carece de recepción. Presenta
falencias sustantivas. No fue suscripto por el Presidente de la SA, y el informe del
auditor que anexa (sin legalización) corresponde a otra empresa (MAQUIFIL SA 3358086898-9). Sin evidencia de que esta circunstancia fue advertida y se haya dado el
tratamiento respectivo.
Comentarios del Programa:
a) Durante ese período se gestionó el ROECyT por lo que el proceso, durante ese tiempo
estaba vigente sin movimiento. El lapso de tiempo transcurrido es el normal para la
tramitación de los permisos.
b) El oficial es aquel publicado en Provinta y es sobre el cual se basan los procesos
posteriores. A partir de la última auditoría si, se practica la firma del llamado a licitación.
c) Se toma nota de la observación, aunque la secuencia del trámite indica que el informe es
necesariamente anterior a la emisión del dictamen de la Gerencia de Asuntos Jurídicos
91
d) El año del Acta de apertura necesariamente es posterior a la publicación del pliego y
anterior al dictamen de jurídicos por lo que unívocamente corresponde al año 2012. Sin
embargo, se toma nota de la omisión observada.
e) 1. En el Acta de apertura se registra si hay presentación de la póliza de mantenimiento de
oferta la cual está refrendada por los oferentes. 2. tomamos nota de la observación.
f) 1. Si bien esa fue la oferta, no se tuvo en cuenta y se cumplió con lo establecido en el
pliego. 2. No se exige constancia del CUIT, se verifica en el momento vía web. Sin
embargo, en el futuro incorporaremos dicha verificación en el expediente. 3. El contrato
de representación está vigente tal como lo acredita las ventas que de ese fabricante Tec
Instrumental realiza regularmente al INTA y otras instituciones especializadas en
investigación. Las certificaciones de firmas en el exterior implica un trámite burocrático
extenso y costos de transacción elevados que pueden perjudicar el precio de oferta del
bien con la consiguiente pérdida para el INTA.
(Nota del auditor. Comentario no
procedente. Se debe dejar evidencia de la forma en que se verificó la validez por parte de
la Comisión de Evaluación de la representación observada).
g) 1. Tomamos como válido la certificación de copia fiel por parte del presidente de la
compañía. 2. se toma nota de la observación.
3) Adjudicación a favor de TEC– Orden de Compra – Convenio: La adjudicación fue aprobada
por el Director Nacional del INTA el 14/05/12 por un importe de CHF26 26.000,00.
a) Resulta extemporáneo al vencimiento establecido en pliegos (28 días: 20/06/12) la fecha
del reclamo por parte del Programa (17/07/12) por la presentación de la garantía de
cumplimiento de contrato. Sin constancia del Programa en ese lapso que sustente los
motivos de continuar con ese oferente y no hacer uso de lo establecido en las cláusulas
IAO 44.1, y 44.2.
26
CHF: Francos Suizos.
92
b) Las fotocopias de la garantía de ejecución del contrato no fueron certificadas como copia
fiel del original por parte de su revisor, y destino y responsable de su custodia.
c) Órdenes de Compra:
1. Orden de Compra 201200039 y Convenio: Más allá de las menciones en el expediente
y en el resto de la documentación, los documentos del título no constan en los
archivos. El Banco les otorgó la asignación de PRISM AR10975 ($ 121.570,80). No se
realizaron anulaciones y/o rescisiones respectivas, que permita convalidar los
equivalentes suscriptos con el proveedor durante el ejercicio 2013 (ver punto
siguiente), y la comunicación al BID. En fecha 08/05/13 ingresa una póliza de garantía
de ejecución de contrato emitida el 30/04/13 bajo la OC 201200039; cuando a esa
fecha se encontraba suscripta otra OC 201300035 del 11/04/13.
2. En el ejercicio 2013 constan firmadas la orden de compra (OC 201300035 del
11/04/13 $ 148.141,42) y un Convenio del 11/06/13 al respecto:
a. No se firmaron en simultáneo, transcurrieron dos meses entre uno y otro.
b. La OC sin firma de responsable de la DGA y de fecha de firma del proveedor.
c. No se tuvo a la vista poder firmado por escribano conforme lo requiere el pliego del
autorizado a firmar los documentos de la licitación (Reinaldo Bruni).
Comentarios del Programa
a) A raíz de la imprecisión de las fechas a partir de las cuales se iniciaban los plazos, se
procedió a incorporar en la nota de aceptación de la oferta, los plazos concedidos al
oferente.
b) Se incorpora en el expediente una fotocopia al solo efecto de mantener trazabilidad del
proceso. (Nota del auditor: Comentario no procedente. No se observó que sean copias,
sino la carencia de otros datos). Los originales están en custodia en las oficinas de la
UGP a cargo del área de adquisiciones.
93
c) 1. La orden de compra firmada por la empresa se extravió y al anoticiarnos de esta
circunstancia al momento de hacer el pago, al ejercicio siguiente, se genera una nueva
orden de pago que es la que figura en el expediente. Se toma nota por las anulaciones, se
incluirá una aclaración al respecto. Se comunicó telefónicamente al BID de la situación.
2. a. Se toma nota de la observación, no tenemos registro de la razón por la cual pasaron
dos meses entre una firma y la otra. b. Se toma nota de la observación y se solicitará a la
DGA la firma respectiva. c. Reinaldo Bruni es el vicepresidente y por estatuto es quien
tiene la representación legal. Es decir, tienen delegado por estatuto la autorización para
firmar. (Nota del auditor. Comentario no procedente. Lo establece el pliego, y es una
manera de contar con información actualizada al momento de la firma).
4) Inspección ocular acta firmada por el Sr Mario Gómez: 1. El bien carece de número de
patrimonio del INTA. 2. No se encuentra instalada en un laboratorio, sino en la Gerencia de
Procesos y Calidad.
Comentarios del Programa: 1. La balanza comparadora no está incluida en el inventario ya
que estaba pendiente de entrega y de pago al cierre del inventario al 31/12/13. Una vez
incluida automáticamente se le asignará número de patrimonio y una vez transferida a la
unidad de destino, se le colocará la etiqueta que contiene dicho dato. (Nota del auditor:
Comentario no procedente, independientemente del ejercicio en que ingresa el bien debería
tener número de patrimonio). 2. Si bien es ideal, no es imprescindible que esté instalada en
un laboratorio. En la actualidad se le está dando el uso adecuado en las oficinas de la
Gerencia responsable. (Nota del auditor: Comentario no procedente: Conforme acta del
22/04/14 uno de los responsables del uso y guarda, informó que lugar donde se encuentra
no es el adecuado).
Recomendaciones: Mantener las actuaciones completas, atendiendo al adecuado respaldo
de cada adquisición. Sustentar las conclusiones de la Comisión Evaluadora, dejando
evidencia del control efectuado (control de la documentación requerida en el Pliego, y
análisis de esa documentación), que permita verificar la aplicación de las pautas de
94
evaluación. Verificar antes de la emisión, los datos y formalidades de las Actas de Apertura,
Dictamen de Comisión Evaluadora, Orden de Compra y Convenio. Respetar en los registros
los montos en la moneda facturada, de generarse diferencias de cambio contables,
registrarlas como tal y cubrirlas con fuente local. Realizar oportunamente el control y
reclamos al proveedor del cumplimiento del proveedor de los plazos previstos en el Pliego
para integración de garantías. Respaldar adecuadamente los pagos se realicen al exterior,
cuyo destinatario sea un tercero, con documentación certificada -como una autorización
expresa del adjudicado-
BUENOS AIRES, 28 de abril de 2014.
95
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA
DE INNOVACIÓN AGROPECUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2412/OC-AR BID (AR –L1064)
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/13)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/13 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- test o prueba de transacciones;
- análisis de procesos de adquisiciones de bienes, obras y suscripciones a revistas;
- análisis de la documentación respaldatoria de los pagos con los registros que sustentan;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- inspección ocular de bienes;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
96
Se aclara que la ejecución en pesos del ejercicio 2013 incluye el ajuste de auditoría propuesto
en el ejercicio 2012 en menos por $ 4.632.540,11 en el aporte local (ingresos e inversiones). Se
consideran para los porcentajes los estados expresados en dólares.
El alcance de nuestro examen comprendió:
- el 100 % de los aportes BID y locales expuestos en el Estado de Efectivo Recibido y
Desembolsos Efectuados al 31/12/13 expresado en dólares [I- b) del Dictamen adjunto].
- El 15,74 % de las inversiones del ejercicio 2013 expuestas en el Estado de Inversiones al
31/12/13 expresados dólares [I- d) del Dictamen adjunto] criterio “fecha de retiro de pago”.
Categorías de Inversión
Universo en
USD 2013
Nro
Descripción
1.
Fortalecimiento Capacidades Estratégicas de
I&D
2.
Vinculación
Internacional
3.
Transferencia de Tecnología y Extensión
4.
Investigación
Familiar
5.
8.
Incidencia
%:
Categoría
Muestra USD
Incidencia
%: Muestra
Universo
2013
Categoría
5.422.159,40
35,92%
1.191.363,42
21,97%
586.124,88
3,88%
108.409,04
18,50%
6.114.834,92
40,51%
940.042,45
15,37%
643.949,50
4,27%
0,00
0,00%
Modernización y Fortalecimiento Institucional
1.991.562,61
13,19%
122.641,40
6,16%
Coordinación y Administración del Programa
335.544,31
2,22%
13.300,24
3,96%
Tecnológica
para
la
y
Pequeña
Cooperación
Agricultura
Inversiones Estado I- d) ejercicio 2013 en USD
15.094.175,62
Inversiones Estado I- b) ejercicio 2013 en USD
14.236.978,03
A conciliar en USD
Valores en cartera 2012 pagados en 2013 - Nota
Nro 4 en USD
Valores en cartera 2013 pagados en 2014 - Nota
Nro 4 en USD
857.197,59
-864.887,24
7.689,66
Redondeo de decimales en USD
0,01
BUENOS AIRES, 28 de abril de 2014.
97
100,00%
2.375.756,55
15,74%