2011_060info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2010)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31 de
diciembre de 2010 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II”
(PROSAP II), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR,
suscripto el 17 de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Central (UEC),
dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/10, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/10, expresado en dólares estadounidenses.
3) Notas 1 a 11 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria que incluye:
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/10, expresado en dólares estadounidenses.
- Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/10, expresado en dólares
estadounidenses.
- Anexo I al 31/12/10, expresado en dólares estadounidenses.
- Estado de la Cuenta Especial al 31/12/10, expresado en dólares estadounidenses.
1
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y
son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera
versión el 08/02/11, mientras que los definitivos fueron presentados el 01/04/11. Estos
últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 01/09/10 (preliminares) y el
01/04/11.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra
determinada, excepto por lo que a continuación se señala:
1. No nos fue suministrado el Inventario de Bienes del Proyecto, tal como expresa el
Proyecto en nota N° 1900-66 PROSAP de fecha 31/03/11, debido a que habiéndose
realizado la mudanza de oficinas correspondiente a la creación y puesta en marcha de la
UCAR (Unidad para el Cambio Rural) no se había podido terminar con el recuento
físico de los bienes involucrados. Cabe aclarar que al 31/12/10 se encuentran
registrados contablemente bienes por $ 1.215.637,69.
2. No se ha recibido respuesta a nuestra circularización bancaria Nº 020-2011, no
obstante, no surgen observaciones respecto de los saldos de las cuentas bancarias del
Proyecto.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Tal como se menciona en Nota Nº 11 a los Estados Financieros existe una deuda al
31/12/10 con los contratistas de las Obras “Modernización del Sistema de Riego Canal
Matriz Nuevo Alvear” y “Modernización y Unificación del Sistema de Riego Socavón
y Frugoni Marco” de la Provincia de Mendoza, por un monto de $ 12.042.060,20
equivalente a USD 4.232.584,53, correspondiente al aporte local de cada uno de los
certificados y redeterminaciones que se detallan en la mencionada nota, afectando los
valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al cierre del ejercicio
auditado, dado el criterio de contabilización del “percibido” utilizado por el Proyecto.
2) Al cierre del ejercicio auditado se encuentra sobrevaluado el saldo de la cuenta
operativa UEC BID en pesos (cuenta corriente BID 3834/98) incluida en la nota 2 a los
estados mencionados en I- anterior, por un monto de $ 139.032,00 equivalentes a USD
35.323,17, ya que por error se efectuaron transferencias desde la cuenta mencionada a
efectos de cancelar inversiones del Préstamo BID 899 - 1 (PROSAP I). Estos
movimientos fueron compensados con fecha 06/01/11.
3) Del análisis de las Solicitudes correspondientes al ejercicio 2010 surge la existencia de
gastos, tanto de fuente BID como de fuente LOCAL, efectuados durante el ejercicio
2009 y en los primeros meses del 2010, los cuales al cierre del ejercicio no han sido
rendidos en las solicitudes mencionadas.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo indicado II 1) y excepto por
lo expresado en III- precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente,
en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas
3
Provinciales II” (PROSAP II) al 31 de diciembre de 2010, así como las transacciones
operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable
- financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR de fecha 17/04/08.
BUENOS AIRES, 06-04-2011
Dr. Ariel Rubén ISOLICA
Supervisor DCEOFI-AGN
Dra. María F. IBAÑEZ
Coordinadora DCEOFI - AGN
4
Dr. Carlos Antonio VALDEZ
Jefe DCEOFI-AGN
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2010)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría externa del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II), por el
período finalizado el 31 de diciembre de 2010, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas
contractuales de carácter contable - financiero contempladas en el Convenio de Préstamo BID Nº
1956/OC - AR, suscripto el 17 de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
Estipulaciones Especiales
a)
Cláusula N° 1.01: Costo del Programa
El costo del Programa es de USD 250.000.000,00. Si bien no se realizaron enmiendas al
Contrato de Préstamo, se aprobó la creación de dos nuevas subcategorías de inversión
realizando una reasignación del presupuesto original, mediante nota CSC/CAR Nº
3737/2009 de fecha 17/07/09, mientras que mediante nota CSC/CAR Nº 5735/2010 de
fecha 09/11/10 se aprobó una nueva reasignación de partidas presupuestarias, de acuerdo a
los siguientes cuadros:
5
Matriz Original
Nº
Categorías
1-
Unidad Ejecutora Central
2-
BID
Local
Total
(en miles de USD)
(en miles de USD)
(en miles de USD)
7.500
2.500
10.000
Costos Directos
190.500
27.000
217.500
2.1-
Infraestructura rural y servicios
160.000
27.000
187.000
2.2-
Negocios Agroalimentarios
30.500
30.500
2.2.1-
Apoyo a competitividad de cadenas
20.000
20.000
2.2.2-
Apoyo a intervenciones de clusters
10.500
10.500
3-
Costos Concurrentes
2.000
2.000
Auditoría, Evaluac. y Seguimiento
2.000
2.000
4-
Costos Financieros
20.500
20.500
4.1-
Intereses
20.000
20.000
4.2-
Comisión de Crédito
500
500
4.3-
Comisión de Inspección y vigilancia
200.000
50.000
250.000
80%
20%
100%
Costo Total
Financiamiento por Fuente
Reasignación Presupuestaria Nº 1
Nº
Categorías
1-
Unidad Ejecutora Central
2-
BID
Local
Total
(en miles de USD)
(en miles de USD)
(en miles de USD)
7.500
2.500
10.000
Costos Directos
191.500
27.000
218.500
2.1-
Infraestructura rural y servicios
149.100
27.000
176.100
2.2-
Negocios Agroalimentarios
30.500
30.500
2.2.1-
Apoyo a competitividad de cadenas
20.000
20.000
2.2.2-
Apoyo a intervenciones de clusters
10.500
10.500
2.3-
Fortalecimiento Institucional (*)
2.700
2.700
2.4-
Preparación de Proyectos (*)
9.200
9.200
3-
Costos Concurrentes
1.000
1.000
Auditoría, Evaluac. y Seguimiento
1.000
1.000
4-
Costos Financieros
20.500
20.500
4.1-
Intereses
20.000
20.000
4.2-
Comisión de Crédito
500
500
4.3-
Comisión de Inspección y vigilancia
200.000
50.000
250.000
80%
20%
100%
Costo Total
Financiamiento por Fuente
(*) nuevas categorías de inversión
6
Reasignación Presupuestaria Nº 2
Nº
Categorías
BID
Local
Total
(en miles de USD)
(en miles de USD)
(en miles de USD)
7.500
2.500
10.000
1-
Unidad Ejecutora Central
2-
Costos Directos
191.700
27.000
218.700
2.1-
Infraestructura rural y servicios (*)
171.000
27.000
176.100
2.2-
Negocios Agroalimentarios (*)
14.000
30.500
2.2.1-
Apoyo a competitividad de cadenas (*)
11.500
20.000
2.2.2-
Apoyo a intervenciones de clusters (*)
2.500
10.500
2.3-
Fortalecimiento Institucional
2.700
2.700
2.4-
Preparación de Proyectos (*)
4.000
9.200
3-
Costos Concurrentes
800
800
Auditoría, Evaluac. y Seguimiento (*)
800
800
4-
Costos Financieros
20.500
20.500
4.1-
Intereses
20.000
20.000
4.2-
Comisión de Crédito
500
500
4.3-
Comisión de Inspección y vigilancia
200.000
50.000
250.000
80%
20%
100%
Costo Total
Financiamiento por Fuente
(*) Reasignación entre categorías de inversión
b)
Cláusula 1.02: Monto del Financiamiento
El total desembolsado por el BID al 31/12/10 ascendió a USD 71.008.443,44, siendo el
monto desembolsado en el ejercicio auditado de USD 57.508.423,44, según se expone en
los Estados Financieros del Programa, dichos importes son coincidentes con los reportes
financieros emitidos por el mencionado Organismo.
c)
Cláusula 1.04: Recursos Adicionales
Durante el Ejercicio se aportaron al Programa USD 6.332.079,36 en concepto de Aportes
del MAGyP, USD 2.798.027,93 por aportes de las provincias participantes, USD
774.180,32 del Tesoro Nacional (servicios financieros) y USD 3.578.195,42 de aportes del
sector privado (Aportes no Reembolsables-ANR). Al respecto, téngase en cuenta lo
7
señalado en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto, “Cta. Aporte Local”, punto
A-1-.
d)
Cláusula 2.02: Intereses
Cumplida. Los intereses abonados el 16/04/10 y 15/10/10 ascendieron a USD 88.211,89 y
USD 246.486,31, respectivamente, dichos importes fueron confirmados por la Oficina
Nacional de Crédito Público mediante Nota Nº 47/2011 del 07/01/11.
e)
Cláusula 2.05: Comisión de Crédito
Cumplida. Las comisiones de crédito abonadas el 16/04/10 y el 15/10/10 ascendieron a un
monto de USD 231.773,95 y USD 207.708,17, respectivamente, dichos importes fueron
confirmados por la Oficina Nacional de Crédito Público mediante Nota Nº 47/2011 del
07/01/11.
f)
Cláusula 3.01: Moneda de los Desembolsos y Uso de fondos
Parcialmente cumplida. Las observaciones particulares se exponen en nuestro
“Memorando a la Dirección”, adjunto al presente informe.
g)
Cláusula 3.03: Reembolso de Gastos con Cargo al Financiamiento
No aplicable.. De acuerdo a la información recibida de la UEC no se han producido
reembolsos con cargo al financiamiento, al igual que en el ejercicio anterior.
h)
Cláusula 3.05: Fondo Rotatorio
Cumplida. Se tuvieron a la vista los Informes Semestrales del Estado del Fondo Rotatorio
correspondientes al 1º y 2º semestre del 2010, los cuales fueron presentados al BID el
03/09/10 y 03/03/11, respectivamente.
i)
Cláusula 3.05: Adquisición de Obras y Bienes
8
Parcialmente cumplida. Las observaciones particulares se exponen en nuestro
“Memorando a la Dirección”, adjunto al presente informe.
j)
Cláusula 4.03 Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento
No aplicable. De acuerdo a la información recibida de la UEC no se han producido
reconocimientos de gastos con cargo a la contrapartida local, al igual que en el ejercicio
anterior.
k)
Cláusula 4.04: Contratación y Selección de Consultores
Parcialmente cumplida. Las observaciones particulares se exponen en nuestro Memorando
a la Dirección adjunto al presente informe.
l)
Cláusula 4.05: Condiciones Especiales de Ejecución
(a) Modificación de disposiciones del Reglamento Operativo y del Manual de
Procedimientos Administrativos: Cumplida. Mediante Nota CSC/CAR 1319/2009 del
17/03/09, el BID otorgó la no objeción a la versión aprobada del Reglamento Operativo.
Asimismo mediante Nota CSC/CAR 2704/2010 del 09/06/10, el BID tomó conocimiento
de la última revisión del Manual de Procedimientos Administrativos.
(b) Planes de Fortalecimiento de las Capacidades Institucionales: Cumplida en
ejercicios anteriores. El BID dio por cumplido este punto mediante Nota CSC/CAR
3543/2009 del 06/07/09.
(d) Sistema de Seguimiento: Cumplida en ejercicios anteriores. El BID dio por cumplido
este punto mediante Nota CSC/CAR 5535/2008 del 09/12/08.
m)
Cláusula 5.01: Registros, Inspecciones e Informes
Cumplida en términos generales, se remite al Memorando a la Dirección del Proyecto para
las observaciones puntuales. De acuerdo a la información suministrada por la UEC se han
realizado inspecciones por parte del BID, en las oficinas de la UEC y en la Provincia de
Mendoza, los días 3, 4 y 5 de mayo y, 3 y 4 de junio de 2010, respectivamente. El
9
mencionado organismo realizó recomendaciones sobre Control Interno, Sistema UEPEX,
Aporte local y la revisión ex – post de desembolsos, las cuales fueron respondidas por la
UEC mediante nota 5018-95 del 05/11/10.
Normas Generales
n)
Artículo 6.04 (b) Recursos Adicionales
Parcialmente cumplida y fuera de término. La UEC envió al BID con fecha 30/04/10 la
asignación de aporte local respecto al ejercicio auditado. No fue suministrada a esta
auditoría constancia de aprobación de este documento por parte del Organismo
Financiador.
ñ)
Artículo 7.03 (a) (i): Informes Semestrales
Parcialmente cumplida y fuera de término. El informe correspondiente al 1º semestre fue
presentado el 31/08/10, dándose por cumplido este punto el 02/09/10 por parte del BID.
Mientras que el informe del 2º semestre fue presentado con fecha 01/04/11.
BUENOS AIRES, 06-04-2011
Dr. Ariel Rubén ISOLICA
Supervisor DCEOFI-AGN
Dra. María F. IBAÑEZ
Coordinadora DCEOFI - AGN
10
Dr. Carlos Antonio VALDEZ
Jefe DCEOFI-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2010)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2010, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II),
Convenio de Préstamo BID N° 1956/OC-AR de fecha 17/04/08, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Central (UEC) y en
las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes (Mendoza y Chubut se han visitado),
que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra
parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
INDICE
B- 1A- 2 y B- 2-
TITULO
Disponibilidades. – UEC y Provincias
Inversiones
B- 5-
Infraestructura Rural y Servicios
B- 6-
Solicitudes de Desembolsos
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/10
11
1) DISPONIBILIDADES
Cuenta en $ - Aporte Local
Observaciones:
La cuenta contable del Proyecto donde se manejan los fondos locales se encuentra incluida en
esta cuenta bancaria, en la cual se hallan los fondos locales asignados a la UEC para el manejo
de la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP I y II, por lo tanto, a efectos de
reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados
en los otros Préstamos ejecutados por la UEC, dificultando dicha tarea. Cabe mencionar que de
acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a medida que se firmaban nuevos
Préstamos a ser administrados por esta UEC, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte
Local, sin tener una respuesta favorable al respecto. Asimismo según la información recibida de
la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura,
Ganadería y Pesca los fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan,
dejando a criterio de la UEC dicha asignación.
Comentarios de la UEC:
Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UEC,
se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, dicha cuenta fue negada por la Tesorería
General de la Nación, asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con
Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación.
Recomendaciones:
Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de minimizar los errores y
mejorar la calidad de la información.
2) INVERSIONES
Observaciones generales:
12
1- La documentación suministrada por el Proyecto que respalda los procesos de adquisición
llevados a cabo carece de foliatura.
2- De la documentación analizada surge que el Proyecto utiliza dos tipos de formularios de
órdenes de compra en forma alternativa o conjunta para una misma adquisición, una
generada en el sistema “UEPEX” y otra generada en forma manual por personal del
Proyecto, las mismas son de similar contenido de datos, con distinta numeración y formato.
Asimismo en muchos casos estos formularios UEPEX no se encuentran suscriptos por el
proveedor seleccionado.
3- En la mayoría de los procesos analizados se incluyen “solicitudes de cotización” sin la
correspondiente constancia de recepción por parte de los posibles proveedores.
4- Del análisis realizado sobre los pagos efectuados por el Proyecto surge que no practica
retenciones del Impuesto al Valor Agregado de acuerdo a la normativa impositiva vigente.
Comentarios de la UEC:
1- Se está estudiando su implementación.
2- Las órdenes de compra que se utilizan en forma exclusiva, son las emitidas de forma manual,
fuera del sistema UEPEX. Los formularios que emite el sistema, se utilizan como constancia
de haberse realizado la registración contable (minuta contable) pero no como formulario de
un contrato. Se reiterará la solicitud para que este formulario que emite el sistema UEPEX se
le retire el nombre correspondiente para no generar confusión.
3- En general son casos donde el pedido de cotización se remite por internet. Se toma en cuenta
la observación y solicitará expresamente que remitan la constancia de recepción de la
invitación antes de remitir su cotización.
4- La UEC del PROSAP ha solicitado su incorporación en el régimen de retención al Impuesto al
Valor Agregado con fecha 28/09/10, la AFIP le ha otorgado nombre de Usuario y Password
para tal fin con fecha 30/09/10 y a partir del 01/10/10 se comenzaron a practicar las
retenciones correspondientes.
13
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta
la normativa en la materia. Se recomienda que se realicen las gestiones necesarias para que el
formulario que emite el sistema UEPEX se utilice exclusivamente, y no el emitido en forma
manual para no generar confusión, doble tarea de confeccion y errores de registración,
unificando todo en el sistema uepex. Asimismo dar cumplimiento a la normativa impositiva
aplicable.
3) CONSULTORES
1- Las evaluaciones de postulantes de los procesos de selección, en la mayoría de los casos
analizados, no indican fecha de realización.
2- Los C. V. incluidos en las evaluaciones de postulantes no poseen constancia de recepción por
parte del Proyecto y, en algunos casos, no indican su fecha de emisión ni están suscriptos por
el consultor.
3- La totalidad de los contratos de consultoría suministrados por el Proyecto no poseen número
y en algunos casos no indican el tipo de locación a realizar.
4- Los informes de consultoría analizados no tienen constancia de recepción por parte de la
UEC y, en algunos casos, no indican fecha de presentación o realización por parte del
consultor.
5- Las aprobaciones de los informes de consultoría no indican fecha, en la totalidad de los casos
analizados.
Comentarios de la UEC:
1- Cabe aclarar que la muestra de consultores se realizó sobre renovaciones de contratos. Para
las nuevas ternas se pidieron notas de aceptación a postularse a una terna de selección
debidamente fechada y firmada. Se toma en cuenta la observación respecto de la planilla de
calificación, se corregirá para el futuro incluyendo, además de firma, fecha.
2- En el caso de provenir la solicitud de contratación de un área de la UEC PROSAP, el CV
viene junto con el memorando de solicitud de contratación. El memorando recibe fecha de
14
entrada en el área de administración, finanzas y contabilidad. Siempre se solicita nota de
aceptación y CV originales firmados, puede ocurrir que la presentación de CV sea
inicialmente por e-mail, razón por la cual no está firmado, pero al momento de realizar la
contratación se solicita siempre original firmado.
3- Nunca se han numerado los contratos en el marco del Convenio con la OEI. Se toma en
cuenta la observación, se considerará para el futuro.
4- Los informes de consultoría no tienen fecha de recepción por parte de la UEC, ya que cada
área recibe los informes de la misma, los revisa y aprueba por el jefe de área y los hace
llegar al área de administración, que gestiona aprobación por parte del Coordinador
Ejecutivo del PROSAP.
5- Los informes finales de consultoría, en general llevan fecha del consultor y fecha de
aprobación. En caso de no tenerlo se agregará. Se toma nota de la observación y se
procederá a corregir.
Recomendaciones:
Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los controles
administrativos a efectos de no reiterar las situaciones planteadas.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES
UEC
Observaciones:
1- En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos períodos de
tiempo, sin la correspondiente anulación o corrección de las mismas.
2- En la conciliación del mes de diciembre de la cuenta operativa BID en pesos se incluyen
como partidas pendientes, movimientos que ya fueron debitados por la entidad bancaria
durante el mes en cuestión. (Emisión de transferencia/giro por: $ 32.389,18, $ 14.432,00 y $
124.600,00)
15
Comentarios de la UEC:
1- Se procederá a analizar dichas partidas y de ser necesario se darán de baja las mismas
desafectando las correspondientes órdenes de pago.
2- En el primero de los casos se indicó al BNA realizar una transferencia desde la cuenta de
aporte local del Proyecto, dicho banco por error debitó los fondos desde la cuenta operativa
BID, al día de hoy se sigue en tratativas con el BNA a fin de regularizar dicha situación. En
los otros dos casos por error se indicó al banco realizar una transferencia desde la cuenta
operativa BID 1956, cuando en realidad los fondos debieron salir desde la cuenta operativa
BID 899 -1, se procedió a la devolución de los fondos con fecha 06/01/11.
Provincia de Mendoza
Observaciones:
1- En la cuenta recaudadora BID se reflejan anticipos recibidos y transferencias realizadas a la
cuenta pagadora, las cuales no se reflejan en los movimientos bancarios analizados
(solicitudes Nos. 55, 56 y 62)
2- Durante los primeros períodos mensuales del ejercicio se utilizó una cuenta provincial a
efectos de recibir los fondos de la UEC para efectuar los pagos respectivos.
Comentarios de la UEC:
1- Los fondos correspondientes a las solicitudes 55, 56 y 62 no ingresaron en la cuenta
recaudadora al 30/06/10, por demoras bancarias de acreditación la misma fue realizada el
02/07/10. Tales transferencias estaban registradas en el UEPEX por eso se hizo
contablemente la transferencia a la cuenta contable pagadora.
2- Para no demorar la ejecución del Préstamo y demorar el pago a los proveedores se decidió
utilizar la cuenta operativa de la UFI hasta que se cumplieran con todas las formalidades
exigidas en la provincia para la apertura de la nueva cuenta bancaria del Préstamo BID
1956/OC AR.
16
Provincia del Chubut
Observaciones:
1- En la cuenta BID existen movimientos registrados como anticipos que se debitan y acreditan
en la misma por idéntico monto, sin que se vean reflejados en los movimientos bancarios
analizados (Anticipos del 09/12/10).
2- En la cuenta de aporte local existen movimientos que se contabilizan desdoblados como
solicitud y pago de deducciones, los cuales se reflejan en un importe neto en los resúmenes
emitidos por la entidad bancaria (período diciembre de 2010).
Comentarios de la UEC:
1- Dichos movimientos se produjeron debido a que la UEC realizó contablemente una
transferencia a la provincia y luego procedió a anular la misma.
2- Esto se debe a que los fondos de contraparte son depositados por la Provincia por valores
netos, siendo las retenciones pagadas desde la cuenta provincial general.
Provincia de Misiones
Observaciones:
Existen movimientos por pago de retenciones contabilizados en el mes de junio en la cuenta de
aporte local, los cuales no se reflejan en los resúmenes emitidos por la entidad bancaria.
Comentarios de la UEC:
Esto se debe a que los fondos de contraparte son depositados por la Unidad Ejecutora del
Proyecto a valores netos, siendo las retenciones pagadas por estos últimos.
Provincia de La Rioja
Observaciones:
1- En la cuenta pagadora se tuvo a la vista un cheque ingresado al banco durante el mes de
noviembre (09/11/10), el cual fue contabilizado por el Proyecto recién el 13/12/10. (ch. 3245
por $ 27.862,65).
17
2- En la misma cuenta se tuvieron a la vista -en varias oportunidades- movimientos en los
extractos bancarios (por conceptos de “cr. X Transf. entre ct” y “canc. anticipo de sue”), los
cuales no son reflejados en los registros del Proyecto.
Comentarios de la UEC:
1- Sin comentarios.
2- El primero de los conceptos se trata de transferencias entre cuentas de la Entidad de Enlace,
el segundo de los conceptos son los sueldos del personal no escalafonado que depende de la
Entidad de Enlace que se depositan en la cuenta pagadora. La causa es que rige en la
provincia un sistema de cuenta única que asocia a un CUIT una única cuenta. Para separar
estos conceptos se ha creado recientemente una cuenta nueva en el Banco de La Rioja para
no mezclar los ingresos del PROSAP con los gastos de funcionamiento de la Entidad de
Enlace.
Recomendaciones: Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de minimizar
los errores y mejorar la calidad de la información. Dar cumplimiento a la normativa aplicable en
lo respectivo al manejo de los fondos del Programa.
2) INVERSIONES
Cursos y Seminarios
(DI-UEC-S-12/10)
Observaciones:
1- En varios casos analizados las cotizaciones de los posibles proveedores no indican fecha, ni
constancias de recepción por parte de la UEC. Asimismo en dos de los casos analizados la
fecha de los presupuestos es anterior al pedido de cotización respectivo.
2- En el gasto realizado en hotelería se efectuó la comparación de precios teniendo en cuenta la
distribución de las habitaciones de los participantes al evento y no el valor unitario cotizado
por el oferente a efectos de una igualdad en el criterio utilizado.
18
3- No se efectuaron retenciones de Impuesto a las Ganancias en los pagos realizados por este
evento.
Comentarios de la UEC:
1- La falta de constancia de recepción se debe a que fueron realizadas a través de la web.
2- Cabe mencionar que aún siguiendo el valor unitario cotizado por el oferente a efectos de
obtener una igualdad en el precio cotizado sigue resultando ganador el proveedor
seleccionado. Es preciso mencionar que fue la primera experiencia en pago anticipado de
hotelería para un curso de estas características. Cabe destacar que con posterioridad a esta
experiencia se dejó de utilizar la comparación de precios basada en la distribución de las
habitaciones para considerar el valor unitario de una habitación Standard doble en cada caso.
3- Se trata de una omisión vinculada con el fraccionamiento de los pagos, se tendrá en cuenta
para futuros pagos.
Gastos Operativos
(1956-UEC-B-056)
Observaciones:
1- En varios casos analizados las cotizaciones de los posibles proveedores no indican fecha, ni
constancias de recepción por parte de la UEC.
2- La orden de compra suscripta por las partes indican datos como “dirección” y “CUIT” que
corresponden a otro contribuyente según datos AFIP.
3- Tanto la factura como el recibo del proveedor indican como actividad “Contadora Pública”,
que no se corresponde con el bien o servicio adquirido por el Proyecto.
Comentarios de UEC:
1- A raíz de este comentario se está instrumentando que las cotizaciones que ingresen por correo
electrónico se registren en la mesa de entrada.
2- Se produjo un error de tipeo en los datos ingresados de dirección y Nº de CUIT.
3- Si bien es cierto que, tanto la factura como el recibo presentado indican otra actividad del
19
proveedor y que dicha actividad no se corresponde con el bien adquirido, se aclara que el
proveedor es el único representante en Argentina de la empresa que fabrica el bien adquirido
por el Proyecto. Nos comunicamos con la representante para hacerle notar esta irregularidad y
su necesidad de composición.
Operación y Mantenimiento de Equipos
(BD-NAC-D1-UEC-5 01/10)
Observaciones:
No existen diferencias de fecha entre la Solicitud de Bienes o Servicios y la Orden de Compra
incluidas en el expediente, la fecha de ambas es del 09/03/10.
Comentarios de la UEC:
Tanto la solicitud de Bienes y Servicios como la Orden de Compra que emite el sistema UEPEX
son minutas contables, de uso interno, la Orden de Compra que es el contrato que vincula al
prestador del servicio con el PROSAP es la Orden de Compra que se emite por fuera del sistema
y que lleva fecha 31/03/10.
Muebles de Oficina
(BD-NAC-D1-UEC E 31/09)
Observaciones:
1. Se cursó invitación a la empresa “Almacenar SA” siendo su domicilio en la provincia de
Mendoza, provocando, dicha situación, que no se encuentre equiparadas con el resto de las
empresas consultadas dado el mayor costo de transporte en el que debe incurrir. Además
dentro de la ciudad y alrededores hay numerosos proveedores de mobiliario que se podían
haber elegido para hacer una correcta comparación de precios.
2. Al no contar con un inventario de bienes actualizado, no se ha podido realizar la
comprobación física de dichos bienes.
20
Comentarios de la UEC:
1. Se toma en cuenta la observación para futuros llamados.
2. Informamos que debido a las sucesivas mudanzas realizadas durante los años 2010 y 2011,
motivados por la creación de la UCAR y la reubicación de las distintas oficinas del
PROSAP, estamos actualizando a la fecha la ubicación de los bienes registrados y a la
mayor brevedad entregaremos dicha información que estará disponible para la auditoría
semestral.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa
teniendo en cuenta la normativa en la materia. Asimismo dar cumplimiento a la normativa
impositiva aplicable.
Llevar un inventario de bienes debidamente conformado y actualizado
3) CONSULTORES
Observaciones:
1- En uno de los casos analizados la fecha de presentación del C.V. es posterior a la de
realización de la evaluación de postulantes.
2- En uno de los procesos de selección analizados se incluye un postulante el cual no posee titulo
universitario, siendo requisito exigido en los términos de referencia. Asimismo la copia del
titulo profesional del consultor contratado es ilegible.
Comentarios de la UEC:
1- Ante la renovación de contratación del consultor mencionado le pedimos que actualizara su
CV, dejando la terna utilizada en el primer contrato. Esto originó que el CV actualizado fuera
posterior a la evaluación. Se procede a incorporar el presentado al momento de la primera
contratación.
2- Ciertamente uno de los postulantes adeudaba un final para terminar sus estudios de Ingeniero
Agrónomo, se trasladó la consulta al área de preparación de la que dependía y nos
respondieron que el error se debió a que en el término de referencia en el perfil solicitado
debió incluirse profesional o estudiante de los últimos años. Se toma nota de la observación y
21
se corregirá para el futuro. Se solicitó al IICA una copia más clara del título del consultor.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los
controles administrativos contables a efectos de no reiterar las situaciones planteadas.
4) ANR (Aportes No Reembolsables)
Plan de Negocio 28-03 GUILLERMINA I
Observaciones:
1- No se condice cronológicamente la fecha de firma del Contrato regulatorio, 24/02/10 y la
fecha de la rendición presentada por el patrocinador 23/02/10.
2- No se cumple en forma cronológica con algunos de los pasos del manual de procedimientos
(EJE.1.003 - procedimiento de convocatoria, presentación, evaluación y aprobación de
otorgamiento de aportes no reembolsables), según el mismo la actividad N° 53 sería la firma
del contrato y la actividad N° 59 establece que, con los contratos suscriptos, remite POA de la
convocatoria a administrador UEPEX para proceder a la carga de las aperturas de préstamo
UEPEX del proyecto, siendo la fecha del contrato 24/02/10 y la fecha de carga del UEPEX
23/02/10.
3- No coincide el importe según contrato $ 2.126.578,00 de fecha 24/02/10 con el importe
ingresado en el UEPEX $ 2.118.474,63 de fecha 23/02/10.
Comentarios de la UEC:
1- y 2- En relación con la fecha de firma del contrato regulatorio cabe aclarar que, los contratos
son redactados e impresos con anterioridad a la firma de los mismos, a los efectos de poder
organizar la atención a los patrocinadores, evitando de esta forma pérdidas de tiempo, así
como imprimir mayor eficiencia al desarrollo de las tareas administrativas.
En el caso que nos ocupa, se consensuó con la patrocinadora que concurría a suscribir el
mismo el 24/02/10, como consecuencia de ello se consignó dicha fecha en el contrato. La
situación acaecida tiene su origen en que la patrocinadora concurrió a estas dependencias el
día 23/02/10, suscribiendo el contrato en dicha oportunidad y entregando las hojas de costos,
22
que disparan la carga del UEPEX.
Por lo tanto se toma debida nota del comentario a efectos de efectuar un control más
exhaustivo de la fecha de suscripción de los mismos. De todas maneras cabe destacar que no
se efectuó desembolso alguno, con fecha anterior a la firma del contrato.
3- Las planillas de costos que adjunta el patrocinador, en algunos casos difieren del monto
adjudicado a todos o algún beneficiario.
En este caso la diferencia se debió a que el grupo asociativo decidió corregir los montos a
invertir, respetando los porcentajes adjudicados, tanto a nivel global como individual.
Plan de Negocios 002/03 SAN JUSTO
Observaciones:
1- De la factura entregada por el patrocinador y de la comprobación vía web en DATA
PUBLISHER surge como principal actividad del mismo la Textil, por lo que dicha actividad
facturada no se corresponde con la ejercida en el plan.
2- Dos de las facturas presentadas por Fabián Monteverdi, tienen fecha anterior a la de
Admisibilidad (29/12/08), a saber:
Empresa
Fecha
N° Factura
Importe $
JC Taglienti
19/12/2008
0002-00000196
59.120,00
JC Taglienti
23/12/2008
0001-00000061
58.718,27
Se adjuntan al respecto tres depósitos que resulta imposible poderlos apropiar a dichos pagos,
la forma correcta es a través de recibos de pago (cancelando dichas facturas), tal como los que
dicha empresa unipersonal emitió a otros beneficiarios del plan incluidos en la presente
rendición.
Comentarios de la UEC:
1- Tal como surge de la constancia de CUIT esta persona denuncia dos actividades: -Confección
de indumentaria de trabajo, uniformes, guardapolvos y accesorios y -Apicultura. El
23
patrocinador según el punto 3.1 de las bases de la convocatoria es el encargado de la
ejecución del Plan de negocios y deberá contar con todas las competencias requeridas para las
tareas a llevar a cabo, tanto desde el punto de vista técnico, como contable. En este caso, el
patrocinador es miembro del grupo asociativo y teniendo en cuenta sus antecedentes (tanto
como apicultor como de diseñador de indumentaria para la apicultura) se lo aprobó para
desarrollar dichas actividades, que son las que está facturando.
2- Cabe aclarar que en el punto 12 de las bases de la tercera convocatoria se establece “El ANR
se efectivizará a cada beneficiario bajo la modalidad de reembolso de pagos efectivamente
realizados”.
En este sentido el beneficiario ha solicitado el reconocimiento del pago de facturas emitidas
con fechas 19 y 23/12/08. Teniendo en cuenta que el beneficiario, ha cancelado las mismas
con los pagos realizados con fecha 09/01/09, 12/08/09 y 13/08/09, posteriores todos ellos a la
fecha de elegibilidad, cumple de esta forma con lo establecido en las bases de la convocatoria,
razón por la que la consultora encargada de controlar las rendiciones prestó su conformidad a
la rendición de gastos solicitada.
En adición a lo expresado previamente cumplimos en manifestar que, para el caso que los
beneficiarios no adjunten los recibos, se les solicita que faciliten el comprobante de los
depósitos realizados.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el
Programa, teniendo en cuenta la normativa aplicable en la materia.
5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS
Provincia de Mendoza
Observaciones:
CONTRATOS (Departamento General de Irrigación)
1.
Expediente Nº 261495 – Pliego de Precalificación Obras: Lic. Nº 1 Canales Socavón
Frugoni y Lic. Nº 2 Matriz Nuevo Alvear.
24
a)
Acta de Pre adjudicación: no tiene fecha de emisión, no obstante es comunicada a la
Subsecretaría de Programación por nota de fecha 13 de Abril de 2009, señalándose las 3
empresas que califican para participar de las Lic. Nos. 1 y 2.
b)
Con fecha 15 de Abril de 2009 se solicitan aclaraciones a la Constructora San José y con
fecha 30 de Abril se solicitan aclaraciones a las otras dos firmas participantes: Dos Arroyos S.A.
y CEO S.A., siendo todas las aclaraciones requeridas por la UEC posteriores al dictado del Acta
en las cuales se dieron por precalificadas.
Comentarios de la UEP:
a) Comentario no procedente. El Acta de Preadjudicación tiene fecha de elaboración 03/04/09.
El envío formal por intermedio de la EPDA (entidad de enlace) se realizó con fecha 13/04/09
mediante nota 1595/08.
b) La aclaración solicitada a San José Construcciones SA surge a partir de un pedido de la UEC
efectuando el mismo día 15/04/09.
Las aclaraciones solicitadas a las empresas CEOSA y DOS ARROYOS SA surgen de un
pedido verbal efectuado por la UEC con fecha 06/04/09. El pedido formal se efectiviza luego
mediante Nota PROSAP 1257-43 de fecha 04/05/09.
2.
Expediente Nº 262726 – Proyecto de Modernización Sistema de Riego Canal Matriz
Nuevo Alvear – LPI Nº BD – MZP – DO – 002-0-02/09 – Río Atuel – Plan BID – PROSAP –
GOB MENDOZA DGI.
El estudio de impacto ambiental se solicita en Julio de 2009, realizándose el llamado a licitación
y el proceso licitatorio sin contar con el informe correspondiente.
Comentarios de la UEP: La Declaración de Impacto Ambiental (DIA) requerida por la
Legislación Provincial fue resuelta mediante Resolución 140 de la Secretaría de Medio
Ambiente de fecha 31/03/10 y se encuentra agregada al expediente.
Debe tenerse presente el Decreto 2109/94 en su artículo 10 contempla el trámite de presentación
del Aviso de Proyecto, en el que se anoticia a la autoridad ambiental el inicio de la obra que se
considera catalogada como de efectos ambientales positivos, a efectos de que se permita su
realización sin las exigencias que la norma impone al común de los proyectos. Este trámite fue
25
cumplimentado en término, antes del inicio del proceso y la obra.
El artículo 38 de la citada ley, a su vez, habilita a la autoridad de aplicación para que
discrecionalmente ordene la paralización de las obras o actividades efectuadas sin cumplir con la
autorización ambiental previa, con lo cual podemos inferir que estando en curso el trámite de
Aviso de Proyecto, es discrecional de la autoridad ambiental permitir el desarrollo de la obra
entre tanto formaliza su resolución. De lo contrario, la obra hubiera sido paralizada.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente en tiempo y forma las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto
dando cumplimiento a la normativa aplicable en la materia.
PAGOS (Unidad de Financiamiento Internacional)
Obra: “Modernización Sistema de Riego Canal Matriz Nuevo Alvear”
Observaciones:
1- En los certificados de obra Nos. 2 y 4 se retuvieron contribuciones patronales (SUSS) por el
doble de lo que corresponde de acuerdo a la normativa vigente. Monto retenido en exceso $
59.813,51 y $ 29.801,71 respectivamente.
2- A la fecha de cierre del ejercicio auditado se encuentran pendientes de pago al contratista
certificados de obra y redeterminaciones de precios correspondientes al aporte local previsto
en cada uno de ellos. (certificados Nos. 5 al 10 y redeterminaciones Nos. 1, 2, 4, 5 y 6)
3- De la rendición efectuada a la UEC por el pago del certificado de obra Nº 9 mediante un pago
directo del BID, no se tuvo a la vista los comprobantes de retenciones impositivas.
Comentarios de la UEP:
1- Efectivamente la UFI retuvo el doble de contribuciones patronales en los certificados
mencionados, por lo que se solucionará en el pago de los próximos certificados.
2- El aporte local de los certificados nombrados fueron pagados durante los primeros meses de
2011. Cabe mencionar que dicha demora no afectó el normal desenvolvimiento de la obra.
3- Sin comentarios.
26
Recomendaciones:
Dar cumplimiento a los plazos previstos en la normativa aplicable y profundizar los controles a
efectos de no repetir situaciones como las planteadas en materia impositiva.
Provincia del Chubut
Expediente N° 3182/09 - LPI BD-CBP-D0-006-O-01/09 (Obra: Modernización del Sistema
de riego y Drenaje del Valle Inferior del Río Chubut)
Observaciones:
1- Del proyecto en cuestión analizado (Modernización del Sistema de Riego y Drenaje del Valle
Inferior del Río Chubut), no se ha tenido a la vista el cumplimiento del Reglamento Operativo
de los puntos 4.20 y 4.21, del acápite G “Elegibilidad Específica”, IV “Criterio de
Elegibilidad”.
2- No se tuvo a la vista en el expediente notas elevando y remitiendo al BID y a la UEC
PROSAP el Pliego de Bases y Condiciones para su consideración y correspondiente no
Objeción.
3- La Fs. 8983 del cuerpo N° 45 corresponde a una nota de la firma DYCASA de fecha 13/07/09
solicitando desestimar a las ofertas que no cumplan con las condiciones del pliego en lo que
respecta a la aplicación de descuento sobre la oferta. Sobre el tema en el expediente no se
observa ninguna respuesta a dicha nota convalidando o no lo solicitado.
4- En el momento de la adjudicación y firma del contrato se observaron importantes
desprolijidades al intentar aplicar un ajuste de precio al mes de octubre de 2009 (antes de
inicio de la obra), sin que el mismo surja del Pliego y/o de otra documentación al respecto,
provocando que se tuvieran que emitir dos Decretos Provinciales (Nros. 86/10 y 696/10)
rectificando al Decreto 66/10 y una addenda al contrato firmado.
Comentarios de la UEC y de la UEP:
1- Sobre el cumplimiento del los puntos 4.20 y 4.21 El proyecto que nos ocupa es importante
indicar que en el Convenio especifico N°46/09 tramitado por Expediente So1:0112361/2009
27
entre el Gobernador de la Provincia del Chubut Dr. Mario Das Neves y el Ing. Agr. Carlos
Cheppi Secretario de Agricultura Ganadería Pesca y Alimentos, firmado el 20 de abril de
2009 en el cual se establecen las condiciones de asignación de recursos provenientes del
PROSAP por préstamo BID 1956/OC-AR en su Apéndice “A” Síntesis Ejecutiva se detalla
claramente las componentes del préstamo y los aportes Provinciales y externos, para: RIEGO
Y DRENAJE, TRANSFERENCIAS DE TECNOLOGÍA, DESARROLLO COMERCIAL
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, MITIGACION DE IMPACTO AMBIENTAL,
ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCION.
Y particularmente en el apéndice “C” Plan de recuperación de costos de detalla que: “ Dada
la importancia que presenta el Valle para la actividad económica, el Gobierno del Chubut
acordó hacerse cargo de la totalidad de los costos de inversión del presente proyecto,
cubriendo así las obligaciones del Préstamo PROSAP” y sobre el mismo apéndice sobre
recuperación de costos de administración, operación y mantenimiento de las inversiones dice
“Desde 1996, época de la intervención de la Compañía de Riego por la Provincia, los costos
de operación y el mantenimiento del sistema son cubiertos parcialmente por el Estado
Provincial. A partir de la ejecución del presente proyecto, la provincia acordará con sus
beneficiarios un traspaso de las responsabilidades de operación y mantenimiento
mencionadas, realizadas a través de la actualización del canon de riego, hasta alcanzar un
valor pleno”
Concluyendo que la componente de Riego y Drenaje LPI N° BD- CBP-D0-006-O-01/09 Sirve
para la ejecución de la obra física, y el resto de las componentes denominadas “Blandas” le
conferirán a la Provincia la posibilidad de recuperar la inversión en mediano plazo con un
sistema de riego más organizado y justo, de esta manera se cumple ampliamente con el
reglamento operativo.
2- Con respecto a que no se tuvo a la vista en el expediente, notas elevando y remitiendo al
B.I.D. y a la U.E.C. PROSAP el pliego de bases y condiciones para su consideración y no
objeción, en este sentido se informa que, si bien no constan en el Expediente, desde
diciembre de 2008 se comenzó a trabajar en los documentos de la licitación coordinando con
28
el Ing. Roberto Sansone, las sucesivas correcciones que por practicidad, debido a la necesidad
de mantener una comunicación fluida, se realizaron por correo electrónico (los cuales se
encuentran a vuestra disposición), posteriormente se continuaron trabajando con la
Licenciada Gladis Liotti del sector de Adquisiciones de PROSAP U.E.C.
Recibiendo a través de la U.E.P., nota enviada por la U.E.C. PROSAP Nº1400-11/2009 del 13
de mayo en la que se adjunta la comunicación del B.I.D. CSC/CAR 2303/2009 en la que se
emite la No Objeción de los documentos de la licitación, sujeto a que se incorporen las
observaciones que se indican. Las que posteriormente fueron incluidas y formaron parte de
los documentos finales de la licitación, los cuales fueron publicados en la página oficial de
PROSAP.
3- Ciertamente la empresa DYCASA envió una Nota con fecha 14 de Julio 2009, solicitando
desestimar las ofertas que no cumplan con las condiciones del Pliego en lo que respecta a la
aplicación de descuento sobre la oferta. Cronológicamente se puede destacar que el Acto de
Apertura de las ofertas se realizo el día 7 de Julio de 2009 obrante a fs. 760/766 (refoliado
MIAG) del expediente mencionado, y que el mismo día 7 de Julio de 2009 fue designada la
Comisión de Preadjudicación mediante DISPOSICION Nº 86/09 – DGOH – SSOP (obrante
a fs. 8982 refoliado MIAG). Fecha a partir de la cual, el ente CONTRATANTE se encuentra
amparado por el Punto 26. Cooficialidad del Capitulo E. Evaluación y comparación de las
ofertas de la Sección I. Instrucción a los Oferentes, obrante a fs. 46 (refoliado MIAG) del
Pliego de Bases y Condiciones; mediante el cual en el punto 26.1 se detalla que “no se
divulgará a los Oferentes ni a ninguna persona que no esté oficialmente involucrada con el
proceso de la Licitación, información relacionada con la evaluación de las Ofertas, ni sobre
la recomendación de adjudicación del contrato hasta que se haya publicado la adjudicación
del contrato”; también teniendo en cuenta que el punto 26.2 indica que “cualquier intento
por parte de un oferente para influenciar al Contratante en cuanto a la evaluación,
comparación de las ofertas o la adjudicación del contrato podrá resultar en el rechazo de su
oferta”; razón por la cual la nota de la Empresa DYCASA no fue contestada. No obstante, es
de destacar que la inquietud que plantea la empresa sobre la admisibilidad o no de ofrecer
descuentos por combinaciones de dos (2) o tres (3) lotes esta expresada claramente en el
29
Pliego de Bases y Condiciones en su Sección I – Punto 14 (14.4 y 14.6).
4- En lo que respecta a este tema, se puede destacar que el INSTITUTO PROVINCIAL DEL
AGUA realiza la elevación de la actualización de precios de mayo a octubre a la UEP (fs.
9484), organismo que eleva dicha actualización al Coordinador Ejecutivo del PROSAP, Lic.
Jorge Neme (fs. 9492). Con fecha 21 de enero de 2010 la UEC del PROSAP mediante
NOTA 183-36/2010 emite la NO objeción a la actualización planteada (fs. 9502). Con esta
autorización se propicia la adjudicación por Decreto Provincial por el monto actualizado al
mes de octubre, actuaciones obrantes a fs. 9519/9536; firmándose el día 5 de febrero de 2010
el CONVENIO (fs. 9637). Luego, con fecha 20 de mayo 2010, el PROSAP mediante NOTA
9197-07/2010 (fs. 9657) eleva nota del BID observando que el Pliego de Bases y
Condiciones no admite un ajuste de precios previa firma del contrato, razón por la cual en
virtud de las observaciones del BID el Administrador General de Recursos Hídricos, Ing.
Esteban Parra eleva al Sr. Rubén Manfredi – PROSAP CHUBUT – el monto sin actualizar;
con el cual se confecciona una Adenda de la carta de aceptación el día 27 de mayo 2010 (fs.
9684). Con la adenda firmada se emite nuevamente el Decreto Provincial (fs. 9674/9679)
quedando subsanado el error cometido y cumpliendo con los requisitos del Pliego de Bases y
Condiciones. A partir de esta situación no se establece en ningún pliego el ajuste de los
precios de la oferta para determinar el valor del contrato y se reiterará que se debe leer el
contrato que es la ley entre las partes y que rige la contratación.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente en tiempo y forma las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto
dando cumplimiento a la normativa aplicable en la materia.
Pagos
Observaciones:
Del anticipo financiero y los pagos de certificados de obra (seis) analizados no se pudo constatar
que se hayan realizado las retenciones al Impuesto a las Ganancias.
Comentarios de la UEC:
30
Se tomará en cuenta la observación y se reiterará a la provincia que debe cumplir con la
normativa impositiva vigente.
Recomendaciones:
Dar cumplimiento a la normativa prevista en materia impositiva.
6) SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS
Observaciones:
Del análisis de las Solicitudes correspondientes al ejercicio 2010 surge la existencia de gastos,
tanto de fuente BID como de fuente LOCAL, efectuados durante el ejercicio 2009 y en los
primeros meses del 2010, los cuales al cierre del ejercicio no han sido rendidos en las solicitudes
mencionadas.
Comentarios de la UEC:
Se informa que hemos tomado nota de las observaciones mencionadas y que se procederá a
agilizar los tiempos de rendición de gastos e incluir los pagos de fuente local. A estos efectos, se
revisarán los circuitos y se reforzarán algunos sectores relevantes.
Recomendaciones:
Efectuar las rendiciones al BID en tiempo y forma a fin de no repetir situaciones como las
planteadas.
BUENOS AIRES, 06/04/2011.
Dr. Ariel Rubén ISOLICA
Supervisor DCEOFI-AGN
Dra. María F. IBAÑEZ
Coordinadora DCEOFI - AGN
31
Dr. Carlos Antonio VALDEZ
Jefe DCEOFI-AGN
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO 1956 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31 de diciembre de 2010)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UEC del “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II).
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of
Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las
recomendaciones correspondientes:
TÍTULO
PÁGINA
Ambiente de Control
36
Evaluación de Riesgos
45
Actividades de Control
48
Información y Comunicación
49
Supervisión
50
32
AMBIENTE DE CONTROL
1. Integridad y valores éticos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección
de la entidad un código de conducta ética
que sea aplicable a todo el personal?
X
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo
reglas para cuando éstos se presenten?
3) ¿Se ha difundido el código de ética en
toda la unidad y se lo hace conocer a los
funcionarios nuevos?
X
4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas
se dan a conocer en toda la
organización?¿Cuál es el procedimiento
aplicado?
6) ¿Existen políticas por escrito para
regular las relaciones de la dirección con
el personal subalterno, proveedores, etc.?
7) ¿Se ha establecido por escrito una
política que obligue a los funcionarios de
mayor jerarquía a declarar sus beneficios
pecuniarios?
8) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
33
Aplica legislación
vigente.
Condiciones de
elegibilidad y
Declaraciones juradas
sobre incompatibilidades
Idem Anterior
X
Se firman las
declaraciones
conjuntamente con la
firma del contrato. Esta
publicada la normativa
vigente en la página web.
Rescisión de contrato del
consultor involucrado
X
Rescisión de contrato del
consultor involucrado
X
Normativa de los Bancos
y Legislación Nacional
X
Se informa a la Oficina
Anticorrupción.
Coordinador y
Responsable de
Administración y
Finanzas.
El Coordinador Ejecutivo
del Programa.
B) Actitud administradores respecto
del control interno
1) ¿Existen informes de auditoría interna X
realizados
por
el
organismo
correspondiente?
2) ¿Los resultados de esas evaluaciones X
son tomados en cuenta por la dirección,
tomándose las medidas correctivas
correspondientes?
3) ¿Es en el ámbito de dirección que se X
examinan y contestan las cartas de los
auditores externos?
Se elevan Informes a la
Coordinación del
Programa a fin de ser
tenidas en cuenta.
4) ¿La dirección fomenta los informes de X
auditoría interna sobre los controles?
5) ¿Tiene la auditoria interna y los X
funcionarios de ella independencia de
criterio y calidad profesional requerida
para efectuar sus funciones?
6) ¿La dirección promueve el desarrollo
del sistema de control interno basado en
las normas del Informe Coso?
Para este año 2010 según
lo previsto se ha
contemplado la
implementación de un
nuevo esquema de
Informe en las visitas
programadas a las
distintas jurisdicciones.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que, si bien se ha aplicado tanto la Normativa
Nacional como la prevista por los Bancos en la materia, no se han notificado las mismas por
escrito a todo el personal, a fin de implementar mecanismos que permitan una amplia difusión
del código de conducta aplicable al Proyecto.
Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas en
el Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, es fundamental encarar
políticas de amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para desempeñar
las acciones del Proyecto.
34
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
2) Políticas de Recursos Humanos
A) Políticas para reclutar, retener y
pagar al personal
1) ¿Existe una política definida para el X
Proyecto de recursos humanos? ¿Quién
es el responsable de llevarla a cabo?
La política de RRHH la
fija el Decreto 2345, la
Normativa de Bancos y
Reglamento Operativo.
2) ¿La existencia de puestos superiores X
vacantes es conocida por todas las
personas con la idoneidad necesaria para
ocuparlos, tanto dentro como fuera de la
organización? ¿qué procedimiento se
utiliza?
3) ¿Los mecanismos para la designación X
y promoción del personal están basados
en criterios objetivos que procuren evitar
el favoritismo?
4) ¿Existe algún régimen de promoción X
dentro del Proyecto?
Las vacantes poseen
difusión Interna.
Se está ampliando la
difusión a través de la
Página web.
Basado en desempeño,
antigüedad en el proyecto
y propuesto por los jefes
de Unidades
De acuerdo a las vacantes
o nuevas áreas/ sectores
creados
5) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los
principales funcionarios? ¿Quién los
efectúa?
6) ¿Las descripciones de los puestos
contienen suficientes referencias de las
responsabilidades relacionadas con el
control?
X
Los puestos están sujetos
a los Términos de
referencia
35
B) Políticas para reclutamiento y
capacitación
1) ¿Existen políticas por escrito para X
reclutar al personal? ¿En qué consisten?
Respecto
del
reclutamiento en base a
vacantes y siguiendo lo
establecido
en
el
Reglamento Operativo y
Manual
de
Procedimientos.
Capacitación, en función
a la tarea y aprobada por
los diferentes jefes de
áreas.
Jefe Directo y Recursos
Humanos.
2) ¿Las solicitudes de empleo y las X
entrevistas son efectuadas y revisadas
por personal con la debida capacitación,
enterado de los requerimientos de los
puestos vacantes y con aptitudes para
realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos
ocupa dicho personal?
3) ¿Las políticas de reclutamiento
incluyen la revisión de los antecedentes
penales de los candidatos?
4) ¿El personal de nuevo ingreso es
informado de sus responsabilidades,
deberes y derechos?
5) ¿Existen manuales descriptivos de los
puestos?, ¿se actualizan periódicamente?
¿ y se informan esas actualizaciones al
personal de manera oportuna?
6) ¿Las descripciones de los puestos en
el
manual
coinciden
con
las
especificadas en los TDR?
7) ¿Las descripciones de los puestos en
el manual coinciden con las tareas
realmente efectuadas?
X
La persona firma una
declaración jurada que no
posee antecedentes; solo
en el caso de tramitación
por expediente se solicita
el
certificado
de
antecedentes (en este
momento no se contrata
por expediente)
X
X
Se describe por Áreas en
el
Manual
de
Procedimientos
X
X
Son una síntesis.
36
8) ¿Se considera la satisfacción de las X
necesidades actuales de capacitación y
desarrollo del personal así como sus
necesidades futuras? ¿Cuál es el
mecanismo implementado para su
manifestación y toma de conocimiento?
9) ¿A través de que medidas se
implementan las necesidades de
capacitación y desarrollo establecidas en
el punto anterior?
10) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
A principio de año se pasa
una encuesta con los
requerimientos
de
capacitación y los jefes
evalúan
dichas
solicitudes.
Algunas a través de becas,
formación de postgrados y
el plan de capacitación.
Formulario de evaluación
previsto por el BID.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal
contempla las Normas aplicables en la materia y existe una adecuada política de capacitación.
Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que contribuya al
fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño durante la vida
del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta
rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño clave que podría afectar el
cumplimiento adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el
mejor rendimiento del personal, por lo tanto se debería implementar un funcionamiento
organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección
oportuna de mal desempeño y su corrección.
37
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
3) Estructura Organizacional
Determinación de la estructura
organizacional
1) ¿Se ha definido claramente la estructura X
de la organización?
2) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que incluyan
tanto los procedimientos operacionales
como los financieros y contables que
deban aplicarse?
3) ¿Cuáles son las variables que
determinan la vigencia, remuneración,
condiciones de trabajo, etc., de los
contratos de trabajo de los funcionarios?
4) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
apropiada?
Organigrama por Área en
el Reglamento Operativo
y
el
Manual
de
Procedimientos.
X
X
El Decreto 2345/08. El
Contrato y los Términos
de referencia de acuerdo a
la normativa del Banco.
Jefe de Unidad; Recursos
Humanos y Jefe de Área.
El Programa es sometido
a distintas auditorías y
revisión ex post de los
Bancos.
X
38
SI
NO
4) Sistemas computarizados de
Información
NC
OBSERVACIONES
El programa cuenta con
sistema de desarrollo
propio el SIIG (Sistema
Integrado e Integral de
Gestión) y un sistema
financiero
proporcionado por el
Ministerio de Economía
(UEPEX)
A) Evaluación de los controles
generales del sistema
1) El sistema ¿es administrado por un
X
funcionario de alto nivel que informe a las
autoridades superiores?
2) Los desarrolladores de los sistemas
X
¿tienen prohibido operar las computadoras
y utilizar los programas con datos reales?
3) El sistema de información y las bases
de datos ¿están protegidos contra el uso
por parte de terceros no autorizados?
X
4) El administrador del sistema de
información y de la base de datos ¿tiene
prohibido el acceso a los equipos que
están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan
formalmente y están protegidas para evitar
el uso no autorizado?
6) ¿Se ha establecido una rutina en el
sistema que obligue a los usuarios al
cambio de contraseñas en forma
periódica?
7) ¿Se han asignado códigos de
X
identificación a las terminales para evitar
que las terminales no autorizadas tengan
acceso a las líneas de comunicación?
8) ¿Existen listas del personal autorizado X
que especifiquen los límites de
39
X
El mismo opera sobre
ellos para realizar su
mantenimiento.
X
No existe un acta donde
consten las contraseñas
dadas de alta.
X
Si lo que se refiere es el
uso de perfiles de usuarios
con accesos establecidos
Se establecen permisos
desde el sistema
autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de
autorización debidamente actualizadas?
Se revisan periódicamente
10) ¿La información confidencial es
cifrada o encriptada cuando se transmite?
El UEPEX, es sistema
cerrado. En el SIIG la
información viaja abierta.
El sistema está preparado
para efectuar trasmisiones
cifradas.
Desde el Ministerio y en
el Programa se ha
formalizado
en
los
procedimientos y está en
vías de implementación.
11) ¿Se hacen inventarios periódicos de
los equipos y se concilian sus resultados
con los registros financieros?
12) ¿ Existe una segregación de funciones
o la debida asignación de autorizaciones
en los sistemas informáticos, de tal forma
que una misma persona no pueda registrar
una transacción desde su origen hasta su
asiento final en los auxiliares y libro
mayor o en los registros similares de la
base de datos?
13) ¿Los sistemas de información son
confiables, cumpliendo con las normas
técnicas vigentes?
14) ¿Se han establecido procedimientos
para enfrentar las situaciones que pudieran
afectar la información y equipos, como
son: procedimientos de recuperación ante
desastres, sitio alternativo de
procesamiento de información, respaldos,
almacenamiento de información de
respaldo en sitios lejanos a la oficina
principal, etc., que permitan continuar con
las operaciones básicas de la oficina?
15) ¿Toda transacción está debidamente
respaldada por documentación acorde con
la legislación aplicable y demás
normativa?
16) ¿Antes de poner en funcionamiento un
sistema de información nuevo o las
X
X
X
Además de
procedimientos de
resguardo de información,
en las oficinas del
desarrollador del sistema
existe un servidor
alternativo en línea.
X
X
40
Existe un servidor de
desarrollo para ensayar el
modificaciones a uno ya existente, se
realizan las pruebas para verificar que la
información se procese adecuadamente,
de manera íntegra y confiable?
17) ¿A la fecha se encuentra
implementado el Sistema de Seguimiento
y Monitoreo?
B) Evaluación de los controles de
aplicación del sistema
1) El sistema de información ¿contiene
reglas y rutinas de verificación, que
permitan comprobar la exactitud de los
datos que se introducen en las
computadoras?
correcto funcionamiento.
X
X
2) ¿Existen procedimientos establecidos
X
por escrito para realizar la comunicación a
los responsables de administrar el sistema
de información, de los errores en que se
incurre al procesar las transacciones y
cualquier otra deficiencia que se observe
durante el ingreso, procesamiento y
emisión de datos e información? ¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se
X
investigan y se subsanan, documentando
adecuadamente lo actuado?
4) ¿Se utilizan controles de archivo para
verificar que se actualice la información
correcta y evitar la destrucción accidental
de los archivos?
5) ¿Existen procedimientos para realizar y X
conservar copias de respaldo de los
archivos, programas y documentos
relacionados con las operaciones?
Existen
medios
electrónicos
para
el
reporte de incidentes
Por reportes electrónicos
En forma periódica se
chequea la actualización
de la información
Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus actualizaciones
correspondientes. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas
computarizados con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa.
Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el
Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmado dichos hechos en los
41
registros llevados al efecto.
EVALUACION DE RIESGOS
A) Determinación de la
existencia o no de indicios de
riesgo operacional y de fraude en
la Unidad
SI
NO
1) ¿Los propósitos generales del X
Proyecto
están
claramente
definidos y publicados de forma
que
puedan
ser
fácilmente
comprendidos?
NC
OBSERVACIONES
Los objetivos del Programa,
así como también de sus
subproyectos están
claramente definidos en sus
respectivos documentos y en
los sistemas de
administración y gestión.
2) ¿Los objetivos del Proyecto X
están comunicados al personal?
3) ¿El personal entiende cómo los X
objetivos
del
Proyecto
se
relacionan con los objetivos de sus
áreas?
4) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término “riesgo en el logro de los
objetivos”?
Los que afecten a la
subsistencia y eficiencia del
Programa
5) ¿Qué entiende el Proyecto por el X
término
“administración
del
riesgo”? Detallar.
El objetivo de la
administración de riesgos es
minimizar la probabilidad
de ocurrencia de los
mismos, y contar con
acciones de mitigación en el
caso que los riesgos se
presenten como hechos
concretos y consumados
42
6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto X
valora los riesgos de alcanzar sus
objetivos?
Semestralmente se analizan
los supuestos o riesgos
críticos, tanto del programa
en su conjunto como de cada
sub proyecto.
7) ¿En qué áreas del Proyecto se X
garantiza la administración del
riesgo?
Área de Administración y
Finanzas – Unidad de
Seguimiento y Evaluación
8)
¿El
Proyecto
tiene X
procedimientos
para
reportar
riesgos? ¿En qué consisten?
El proyecto utiliza la
metodología de gestión de
riesgos del BID. La misma
ofrece acciones de
mitigación ante la
ocurrencia/presentación de
riesgos.
9) ¿El personal responsable de los X
activos (bienes, efectivo) está
separado de los que realizan los
registros contables?
10) ¿El acceso a las cuentas
bancarias y otra información
relacionada está prohibido al
personal de contabilidad?
X
11) ¿El personal que autoriza las
transacciones está separado de la
custodia de los activos
correspondientes?
X
Es responsabilidad de
Tesorería
12) ¿Cuál es el nivel de
autorizaciones para efectuar los
pagos del Proyecto?
Jefe de área y Jefe de
Unidad. Para todos los casos
es el mismo nivel de
autorización.
En forma diaria
13) ¿Con qué frecuencia se
produce el envío de la
precontabilización de los pagos por
parte de la UEC?
14) ¿Con qué frecuencia se
produce la validación de la
precontabilización por parte de la
UEC?
Idem punto anterior
43
15) ¿Se efectúan todos los pagos
con cheques emitidos no a la
orden?
16) ¿Se efectúa la firma de cheques X
teniendo a la vista la
documentación de respaldo?
X
17) ¿Existen procedimientos de
X
cancelación o anulación de facturas
pagadas? ¿Cómo se instrumentan?
Sello de pagado en facturas
18) ¿Se mantienen en custodia
adecuada las chequeras?
En caja fuerte
X
19) ¿Existe un control de la
X
numeración de los cheques?¿quién
lo efectúa?
20) ¿Existe un procedimiento para
el depósito del fondo de reparo en
una cuenta especial creada para tal
fin?
21) ¿Se cancelan los fondos
X
enviados por la UEC a las
jurisdicciones contra
documentación de respaldo?
22) Vencido el plazo para
rendición del anticipo, ¿cómo se
procede en caso de existir un saldo
remanente?
23) ¿Prohíbe el sistema
computarizado la cancelación de
rendiciones con facturas con
idéntica o similar numeración?
24) ¿Permite el sistema
computarizado la rendición con
distinta documentación (recibos,
facturas)?
Tesorería
X
Se reitera el pedido de
rendición y en caso de no
realizarse el pago o quedar
un saldo, se solicita su
devolución a la UEC.
X
X
B) Determinación de la existencia
o no de indicios de fraude en la
Unidad
44
1) ¿Tiene el Proyecto un programa
para prevenir, detener y detectar el
fraude?
Se realizó una capacitación
de Seguridad informática
2) ¿Tiene identificadas el proyecto
las áreas de más alto riesgo de
fraude?
Capacitación en manejo de
claves, contraseñas, políticas
de escritorios limpios.
Actualización de antivirus y
control de acceso al sistema.
Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles
internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener
identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo
expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de
circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a
fin de evitar o minimizar sus efectos.
45
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI
Determinación de la aplicación de
políticas de control generales en lo que
respecta al registro eficaz y eficiente de
las transacciones, la salvaguarda de los
activos, la conciliación de las cifras de la
contabilidad y la transparencia de los
informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se X
han diseñado formas apropiadas que se
utilicen correctamente para asentar todos
los datos tales como la fecha de las
transacciones, su monto original, el plazo
de pago, detalle de la operación el
proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola X
unidad o base de datos integrada para
evitar errores por duplicación de registros
e inconsistencias en los informes y para
reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar X
las transacciones es consistente con el que
se emplea para informar a los interesados
en el exterior, como el BID y el Banco
Mundial ? (Ej. Nº PRISM)
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
46
NO
NC
OBSERVACIONES
SI
Determinación de la recepción por
parte de las autoridades superiores de
la información sobre el Proyecto
necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se
presentan de acuerdo con las normas que
al respecto ha establecido la comunidad
internacional?
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene
reuniones frecuentes con los funcionarios
de las distintas áreas y con la auditoría a
los fines de estar informados sobre el
desarrollo de las actividades en general y
las relacionadas con control interno en
particular?
X
NO
NC
OBSERVACIONES
Los informes sobre el
progreso del Proyecto se
confeccionan de acuerdo
a la metodología de los
organismos financiadores
o de aquellos que
puntualmente lo soliciten
X
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la
comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo.
47
SUPERVISIÓN
SI
Evaluación de la eficacia de las
actividades de Supervisión
1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le
permita supervisar los objetivos y
estrategias del Proyecto?
NO
NC
X
OBSERVACIONES
La Coordinación del
Proyecto, recibe
información con distinta
frecuencia (semanal,
mensual, trimestral,
semestral, anual) sobre el
progreso del Proyecto, en
lo relativo a su ejecución
financiera y física.
Mediante reuniones.
Aprobación del Manual
de Procedimientos
Demoras en el inicio de
algunos Proyectos
Provinciales
2) ¿Cómo transmite la coordinación de
forma explícita y contundente su
compromiso respecto del control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas
X
entre las cifras presupuestadas y las
reales?
4) ¿El personal con tareas de supervisión X
está obligado a hacer constar con su firma
que se han efectuado actividades
esenciales para el control interno?
BUENOS AIRES, 06/04/2011.
Dr. Ariel Rubén ISOLICA
Supervisor DCEOFI-AGN
Dra. María F. IBAÑEZ
Coordinadora DCEOFI - AGN
48
Dr. Carlos Antonio VALDEZ
Jefe DCEOFI-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2010)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- circularización y reconciliación bancaria;
- análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos;
- análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones;
- revisión de legajos de consultores;
- cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 55,54 % de las
49
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de
diciembre de 2010, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
1- Unidad Ejecutora Central
Total ejecutado en
USD
%
Incidencia
Importe de
Muestra en USD
% de muestra
sobre la
categoría
4.204.107,73
7,65
240.919,34
5,73
2- Costos Directos
49.899.662,67
90,84
29.491.599,90
59,10
2.1- Infraestructura Rural y Servicios
40.679.215,50
74,06
28.546.536,58
70,17
2.2- Negocios Agroalimentarios
4.866.447,79
8,86
765.483,51
15,73
2.3- Fortalecimiento Institucional
1.154.488,92
2,10
22.685,63
1,96
2.4- Preparación de Proyectos
3.179.510,48
5,79
156.894,18
4,93
52.668,72
0,10
0,00
0,00
774.180,32
54.930.619,44
1,41
100,00
774.180,32
30.506.699,56
100,00
55,54
3- Costos Concurrentes
4- Costos Financieros
TOTAL EJECUTADO
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Por último, es menester señalar que tanto la Coordinación del Proyecto, como las Unidades
Ejecutoras Provinciales no obstaculizaron nuestra Gestión, facilitando el acceso a la
documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 06-04-2011
Dr. Ariel Rubén ISOLICA
Supervisor DCEOFI-AGN
Dra. María F. IBAÑEZ
Coordinadora DCEOFI - AGN
50
Dr. Carlos Antonio VALDEZ
Jefe DCEOFI-AGN