2013_059info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA (CON SALVEDADES) SOBRE LOS ESTADOS
FINANCIEROS DEL PNUD N° ARG/08/017
“PROGRAMA DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA INTEGRACIÓN SUR-SUR”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/08/017
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Posición financiera e información financiera complementaria detallados
en el apartado I- siguiente, por el período comprendido entre el 01/01/2012 y el 31/12/12,
correspondientes al Proyecto N° ARG/08/017 “Programa de Asistencia Técnica para la
Integración Sur-Sur”, ejecutado por la Secretaría de Comercio y Relaciones Económicas
Internacionales, dependiente del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y
Culto (MRECIC), de acuerdo al Documento suscripto el 28/08/08 entre el Gobierno Argentino y
el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos propios y del Tesoro Nacional y finalizará
el 30/06/2014 según Revisión “H” del 19/12/12.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Posición Financiera al 31 de diciembre de 2012 (movimientos del ejercicio),
expresado en dólares estadounidenses.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
i) “Informe Combinado de Gastos” (ICG/CDR), por el periodo comprendido entre el
01/01/12 y el 31/12/12, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD.
1
ii) “Saldo
según
Informe
Financiero
al
31/12/2012”,
emitido
en
dólares
estadounidenses, emitido por la Sede del PNUD.
iii) “Estado de Posición Financiera al 31/12/2012”, emitido en dólares estadounidenses,
emitido por la Sede del PNUD.
c) Libro Mayor de Bienes y Equipos, periodo 01/01/12 al 31/12/12 emitido en dólares
estadounidenses.
El estado señalado en a) fue preparado por la Unidad Ejecutora y es de su exclusiva
responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados a esta auditoría el 21/03/13 y
completados el 10/04/13, se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 03/04/13 y el 16/04/13.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado 2.-b del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del
sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia
específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación
del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Para la elaboración y presentación del Estado de Posición Financiera al 31/12/2012 en
moneda extranjera, la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) preparó planillas
extracontables, ya que no lleva registros contables que surjan de un sistema integrado,
las cuales fueron validadas por esta Auditoría.
2. En el Estado mencionado en I-a) precedente no se expone el saldo de caja chica al
31/12/2012. Del arqueo realizado por esta auditoría al momento de nuestras tareas de
campo (15/04/2013) el mismo asciende a $ 117,45. El límite de caja chica determinado
por el proyecto asciende a USD 500,00 ($ 1.700,00).
3. Respecto a la Diferencia de Cambio ganancia/pérdida (cuenta 76100) que asciende a
USD 3.341,34 (pérdida) el Proyecto expone la suma informada por el PNUD en el
CDR, toda vez que no dispone de registros contables que avalen dicho importe.
4. Las diferencias entre el CDR emitido por el PNUD y las aplicaciones expuestas por el
Proyecto ascienden a (USD 18.650,20) y fueron conciliadas por el Proyecto. Nos
remitimos a nuestro Memorando a la Dirección, punto B-2) a).
5. En el presente ejercicio ingresaron los saldos remanentes de la Revisión Final “H” del
ARG/06/020 “Institucionalización y Fortalecimiento del Centro de Economía
Internacional (C.E.I.)-Fase III-” y “W” del ARG/99/023 “Fortalecimiento e
Institucionalización del C.E.I. –Fase II-”, por USD 1.932,76 y USD 9.482,85
respectivamente.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III-2. a 4.,
el estado financiero y la información financiera complementaria identificados en Iexponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/08/017,
“Programa de Asistencia Técnica para la Integración Sur-Sur”, ejecutado por la Secretaría
de Comercio y Relaciones Económicas Internacionales (MRECIC) al 31 de diciembre de
2012, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
3
conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el
Documento de Proyecto de fecha 28/08/08 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado 2.b. del Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo
“II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
Información Especial requerida por PNUD –Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno –servicios de auditoría
requeridos-”.
A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente:
1) Al 31/12/12 el saldo de caja/banco en poder del Proyecto reportado asciende a USD
22.051,06. Dicho saldo no incluye la Caja Chica del proyecto. Se remite a lo expuesto
en III- 2 del dictamen sobre estados financieros.
2) Respecto a los bienes y equipos en custodia del Proyecto no transferidos al 31-12-2012,
cabe señalar que la UE informó que a dicha fecha no disponía de bienes en posesión
del Proyecto, quedando a la firma del Gobierno la última transferencia realizada por
Acta N° 4 (del 10/12/2012), que asciende a USD 4.792,04. Nos remitimos a nuestro
Memorando a la Dirección, punto B-4).
BUENOS AIRES, 22 de abril de 2013.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL PNUD N° ARG/ ARG/08/017
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA INTEGRACIÓN SUR-SUR”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2.- b del capítulo VI del “Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al
diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia
específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios
anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2012,
correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/08/017, “Programa de Asistencia Técnica para la
Integración Sur-Sur”, de acuerdo al Documento suscripto el 28/08/08 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores
revisiones, han surgido observaciones que se han categorizado en función de su riesgo y se han
clasificado según sus posibles causas. Asimismo, se han formulado las consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora (UE) de la Secretaría de Comercio y
Relaciones Económicas Internacionales, dependiente del Ministerio de Relaciones Exteriores,
Comercio Internacional y Culto (MRECIC), que se ha considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad:
5
Unidad
Índice
Título
UE
A-1)
B-1)A-2)
B-2)-
Consultores: falta de documentación de respaldo o se encuentra
incompleta.
Registros Contables: no lleva registros contables que surjan de
un sistema integrado.
Libro Mayor de Bienes y Equipos: transferencia pendiente de
firma al 31/12/12.
UE
UE
B-4
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR
1) Consultores:
a) De los contratos analizados se mantiene la observación de que en la mayoría de los
casos lo currículos carecen de fecha de emisión y de constancia de recepción. Por
otra parte, en algunos casos carecen de firma.
b) El 100% de los informes tenidos a la vista no tienen fecha de recepción.
Categorización del Hallazgo: Bajo.
Causas: Error humano/Supervisión
Comentario UE:
Al cierre del ejercicio 2012, la UE continúa profundizando los controles internos para
mejorar adecuadamente los archivos de legajos de consultores y toda la documentación
relacionada con las erogaciones del programa.
Acciones correctivas del Proyecto:
Se estima que para el ejercicio 2013, se encontrarían implementadas las medidas
aplicadas para el control interno del Proyecto.
Recomendación:
Profundizar los controles respecto a la documentación obrante en los legajos de
consultores a efectos de mejorar la misma.
6
2) Registros Contables:
a) El Proyecto, a la fecha de emisión del presente informe, continúa sin un sistema
contable. Al respecto, la UE se encuentra en proceso de evaluación las distintas
alternativas de mercado y nos suministró una planilla auxiliar con los gastos
realizados en el ejercicio en pesos y dólares y, otra planilla auxiliar con los
movimientos de la cuenta bancaria, las cuales fueron validadas por esta auditoría.
Categorización del Hallazgo: Medio.
Causas: Cumplimiento/ Supervisión.
Comentario UE:
El Proyecto al cierre del 31/12/2012 comenzó a evaluar las distintas alternativas de
mercado para la adquisición de un sistema contable integrado que se implementaría
para el ejercicio 2014.
b) La UE no dispone de documentación que respalde la diferencia de cambio de USD
3.341,34, expuesta en el Estado citado en I-a) precedente, al 31/12/12 (0,65% del
total de las aplicaciones del ejercicio). Según lo informado en 1) a) del Informe de
Auditoría sobre los Estados Financieros al 31/12/2012, el Proyecto expone el importe
informado por el PNUD en el CDR (cuenta 76100), sin contar con respaldo
documental.
Categorización del Hallazgo: Bajo.
Causas: Cumplimiento/Supervisión
Comentario UE:
Respecto al Tipo de Cambio expuesto por el PNUD se ha solicitado informalmente la
documentación que respalde el importe expuesto por PNUD en la Posición
Financiera. Se estima obtener respuesta a la brevedad posible.
7
Acciones correctivas del Proyecto:
Se estima que para el ejercicio 2014, se encontrarían implementadas las medidas
aplicadas para el control interno del Proyecto.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos sobre los registros que sustentan las
erogaciones del proyecto e implementar medidas que aseguren que, una vez emitidos
los estados financieros, los reportes que surgen del sistema contable y sustentan los
mismos no sean modificados.
Por otra parte, agilizar los procesos de adquisición de un sistema contable a los efectos
de que a la brevedad se pueda realizar su implementación.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORES
a) Respecto al proceso de selección de consultores se observa que carecen de fecha.
b) La aprobación de Cancillería a las contrataciones de consultores es posterior al inicio
de actividades (más de 2 meses).
c) De los informes tenidos a la vista si bien en el presente ejercicio la UE implementó
el control y aprobación de los informes de los consultores, cabe observar que los
mismos son de fecha posterior a la autorización del pago que libera su honorario (por
ejemplo: la aprobación es de fecha 31/03/2012 y la autorización de pago al
CITIBANK es del 27/03/2012).
d) En el caso de un consultor se verificó que participó de la “V Reunión del Grupo de
Trabajo FOCEM de la CRPM”, Montevideo, Uruguay del 28 al 30/03/2012. No se
tuvo a la vista informe o documentación que evidencie los resultados de las
actividades desarrolladas en dicho viaje.
Categorización del Hallazgo: Bajo Medio.
Causas: Error humano/Supervisión
8
Comentario UE:
a) Sin comentarios.
b) Con relación a la observación el Proyecto elevó en tiempo y forma a la Cancillería
las solicitudes de aprobaciones de contratos. No siendo imputable las demoras de las
misma al Proyecto ARG/08/017.
c) Se acepta la recomendación de la Auditoría, no obstante se aclara que se solicito el
informe de avance a los consultores de acuerdo al calendario de pagos que acredita
en el contrato.
d) Los resultados del viaje están a disposición de la Auditoría. Los informes elaborados
a partir de la reunión se encuentran en la página del Centro de Economía
Internacional, por otro lado, la actividad es producto del documento de proyecto y
la misma se encuentra descripta en el informe de avance del periodo enero – marzo
2012 del consultor.
Acciones correctivas del Proyecto:
No se nos ha informado que haya acciones correctivas a implementar.
Recomendación:
Profundizar los controles respecto de la documentación que respalda las erogaciones a
cargo del Programa, a efectos de mantener los archivos correspondientes debidamente
completos, según requiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Proyecto, Capítulo III Recursos Humanos, punto 43.
2- REGISTROS CONTABLES
a) De la comprobación del total de aplicaciones expuestos en el CDR emitido por el
PNUD y el Estado de Posición Financiera emitido por el Proyecto, surgen las
diferencias que seguidamente se detallan:
9
Cta.
Atlas
Aplicaciones Aplicaciones
del ejercicio del ejercicio Diferencias
s/Proyecto
s/ CDR en
en USD
en USD
USD
Concepto
71305 Consultores Locales
71600 Viajes
72200 Equipos y Muebles
72500 Suministros
72800 Equipo Informático Software
73400 Manten. de otros equipos
74100 Servicios Profesionales
74200 Gs de Impre y Audiovisuales
74500 Gastos Varios
75100 Gastos Administración
76100 Diferencia de Cambio
TOTAL INVERSIONES DEL PROYECTO
471.776,88
6.662,84
0,00
12.273,27
7.624,74
474.932,23
6.662,84
5.398,38
6.496,85
5.275,34
3.466,42
15.306,98
3.341,34
528.883,16
510.232,96
12.273,27
7.624,74
-3.155,35
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
123,04
3.030,43
-15.306,98
-3.341,34
-18.650,20
Categorización del Hallazgo: Bajo
Causas: Error humano/ Supervisión.
Comentario UE:
Las diferencias son ajustes propuestos por el Proyecto ARG/08/017 en el CDR
definitivo del ejercicio 2011, reflejados en el CDR definitivo del 2012.
Acciones correctivas del Proyecto:
No se nos ha informado que haya acciones correctivas a implementar.
Recomendación:
Mantener el seguimiento de los ajustes propuestos al PNUD a efectos de mantener
conciliadas las erogaciones del Programa.
3) GASTOS VARIOS
Curso "Practical General Equilibrium Modeling with GAMS”
De la documentación analizada se verificó que corresponde a un pago directo efectuado
por el PNUD por la inscripción al curso mencionado de……, a realizarse en Bruselas –
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Bélgica- entre el 16/7 y 20/7/12, por USD 2.760,00. Al respecto merece señalarse que, si
bien se adjunta el cronograma del curso, no se acompañó constancia emitida por el
organismo emisor del curso de su inscripción y efectiva concurrencia, así como
documentación y/o informe de los resultados del mismo.
Categorización del Hallazgo: Bajo
Causas: Error humano/ Supervisión.
Comentario UE:
Como resultado del mismo se obtuvo un periodo de utilización del GAMS gratuito,
procediendo luego el Proyecto a adquirirlo para desarrollar actividades de mediciones
indicadas en el Documento de Proyectos actividad 1.
Acciones correctivas del Proyecto:
No se nos ha informado que haya acciones correctivas a implementar.
Recomendación:
Mantener los archivos correspondientes debidamente completos, según requiere el Manual
de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Proyecto, Capítulo III
Recursos Humanos, punto 43.
4- Libro Mayor de Bienes y Equipos:
Respecto a los bienes y equipos en custodia del Proyecto no transferidos al 31-12-2012,
cabe señalar que la UE informó que a dicha fecha no disponía de bienes en posesión del
Proyecto, quedando a la firma del Gobierno la última transferencia realizada por Acta N°
4, de fecha 10/12/2012, que asciende a USD 4.792,04.
Categorización del Hallazgo: Bajo.
Causas:
Comentario de la UE:
A la fecha (19/04/2013) continua en el proceso de firma en la Cancillería.
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Acciones correctivas del Proyecto:
No se nos ha informado que haya acciones correctivas a implementar.
Recomendación:
Profundizar los controles sobre la documentación que respalda la transferencia de los
bienes a efectos de que la misma refleje el momento exacto del cambio de titular del bien,
es decir, el responsable de su custodia.
BUENOS AIRES, 22 de abril de 2013.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PNUD N° ARG/08/017
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA INTEGRACIÓN SUR-SUR”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/08/017.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/12 con los registros
extracontables en moneda extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolsos de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100,00 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2012, y
- el 38,68 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
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Cta. Atlas
Concepto
Aplicaciones
del ejercicio
en USD
71305 Consultores Locales
%
incidencia
Muestra en
USD
% de
Muestra
471.776,88
92,46%
177.755,51
37,68%
6.662,84
1,31%
0,00
0,00%
12.273,27
2,41%
10.371,00
84,50%
72800 Equipo Informático Software
7.624,74
1,49%
3.200,00
41,97%
74200 Gs de Impre y Audiovisuales
5.398,38
1,06%
0,00
0,00%
74500 Gastos Varios
6.496,85
1,27%
6.036,45
92,91%
75100 Gastos Administración
0,00
0,00%
0,00
0,00%
76100 Diferencia de Cambio
0,00
0,00%
0,00
0,00%
510.232,96
100,00%
197.362,96
38,68%
71600 Viajes
72500 Suministros
TOTAL INVERSIONES DEL PROYECTO
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 22 de abril de 2013.
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