[Escribir texto] INFORME DE AUDITORÍA (CON SALVEDADES) SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/08/008 “BOSQUES NATIVOS Y SU BIODIVERSIDAD” (Ejercicio N° 5 al 31/12/13) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD Nº ARG/08/008 La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros e información financiera complementaria detallada en Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2013, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/08/008 “Bosques Nativos y su Biodiversidad” dependiente de la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable (SAyDS) como Organismo Ejecutor. El 23/03/2009 se suscribió el Documento de Proyecto entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. El Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 7520-AR, suscripto el 27 de febrero de 2009 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I. ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF) por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2013, expresado en dólares estadounidenses. a) Copia de Listado “Informe Combinado de Gastos” (CDR), por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2013, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD certificado por la Unidad de Formulación del Proyecto. b) Inventario de Bienes y Equipos Acumulado al 31/12/2013, expresado en pesos argentinos y en dólares estadounidenses. c) Notas Nº 1 a 6 1 [Escribir texto] 2) Información Financiera Complementaria (IFC), que incluye: Copia de Estado de Posición Financiera al 31/12/2013, emitido en dólares estadounidenses en la sede del PNUD, certificado por la Unidad de Formulación del Proyecto y Aplicaciones en Pesos 3) Carta de la Gerencia Los estados financieros citados precedentemente así como el control interno implementado en el Proyecto son de exclusiva responsabilidad de la Unidad de Formulación; fueron presentados el 10/03/14 (definitivos). Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 23/10/13 y el 13/12/13 (tareas preliminares) y entre el 01/02/14 y 23/4/14. II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. 2 [Escribir texto] III. ACLARACIONES PREVIAS 1) Respecto al Estado citado en I- 1) precedente, se señala: a) Saldo al Inicio: No resulta coincidente en cuanto a su integración por fuente con el saldo al cierre expuesto en el Estado Financiero al 31/12/12. Al respecto se adjunta el siguiente detalle: En dólares Saldo al cierre ejercicio 2012 S/EOAF ejercicio 2012 S/EOAF ejercicio 2013 Saldo Fuente Local (71) -8.424,08 3.541,84 Saldo Fuente BIRF (11) 140.868,21 128.902,23 Total 132.444,13 132.444,07 b) Asimismo se señala que el saldo al inicio por fuente de financiamiento expuesto en el Estado financiero por el ejercicio 2013 resulta coincidente con el informado por PNUD, sin embargo no responde a la integración por fuente realizada por esta auditoría. Véase en nuestro Informe al 31/12/2012, acápite III 1)d). Al respecto se adjunta el siguiente cuadro: En dólares Saldo Fuente Local (71) s/PNUD – según EOAF ejercicio 2013 -86.750,06 3.541,84 Saldo Fuente BIRF (11) 219.194,19 Saldo al 31/12/2012 Total s/AGN 132.444,13 128.902,23 132.444,07 Diferencia -90.291,90 90.291,96 0,06 c) Se han determinado diferencias entre el EOAF presentado, el CDR y el Reporte de pagos por el ejercicio 2013. A continuación se especifican las diferencias totales a las que se arribaron. 3 [Escribir texto] Fuente BIRF GOB Total S/CDR (1) 138.001,36 307.597,79 445.599,15 Total Inversiones USD S/Reporte de Pagos 02/14 Diferencia S/EOAF (3) (1-2) (2) 203.434,59 211.828,62 -65.433,23 234.683,71 212.111,38 72.914,08 (**)438.118,30 423.940,00 7.480,85 Diferencia (2-3) 8.394,03 22.572,33 (*)14.178,30 (*) El detalle de las diferencias verificadas entre líneas y fuentes se adjunta como anexo I al presente Informe. (**) El Estado financiero presentado por el proyecto expone un total de inversiones locales por USD 234.680,69 cuando corresponde USD 234.683,71, diferencia en el total de inversiones de USD 3,02. El Proyecto informó que las diferencias expuestas en el cuadro precedente responden a la generación de “Formularios Extrapresupuestarios”. Al respecto, se señala que dichos formularios no deben generarse por conceptos que respondan a montos invertidos por el Proyecto (gastos), ya que no impactan en el “Módulo Gestión del Sistema UEPEX.” 2) Nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección, punto A- 2) 2-b) Consultorías Consultores, Reintegro de Prepagas ($ 49.136,40 – USD 9.668,30) por el reintegro a los consultores de los gastos realizados en concepto de seguro médico por $ 2.200,00 cada uno. IV. DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III., los estados financieros e información financiera complementaria detallados en I- exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/08/008 “Bosques Nativos y su Biodiversidad” al 31 de diciembre de 2013, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 23/03/2009. 4 [Escribir texto] Con relación a lo estipulado por el “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno”, en su apartado 2- b., mencionado en nuestro párrafo II, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. V- OTRAS CUESTIONES 1. Saldo disponible al cierre: De la integración del saldo por fuente realizada por esta auditoría (a partir del EOAF presentado-monto invertido) surgen diferencias por fuente a conciliar con el PNUD, de acuerdo al siguiente detalle: Saldo al 31/12/2013 USD s/AGN USD s/ Saldo PNUD Saldo Fuente Local (71) 49.082,88 37.960,08 Saldo Fuente BIRF (11) 308.991,51 312.630,43 Saldo al Cierre 358.074,39 350.590,52 La diferencia por USD 7.483,87 se integra por: Dif de cambio “a contabilizar” expuestas en el 76.960,52 EOAF 290,67 Gastos de Administraciòn “a contabilizar” expuestas en el EOAF Gastos a contabilizar incluidos en la conciliación 232,68 por reimputaciones y diferencias de cambio Total 7.483,87 2. APORTE LOCAL Fondos Recibidos- aportes del gobierno USD 370.513,63. Si bien tanto el Proyecto como el PNUD señalan el ingreso de un aporte local de USD 370.513,63, el Servicio Administrativo Financiero (SAF) de la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable en respuesta a nuestra Circularización de Aporte Local informó que no se efectuaron aportes. 5 [Escribir texto] Al respecto la UFP nos informó que corresponde al aporte del Proyecto ARG 12/013 "Apoyo para la implementación del Programa Nacional de Protección de Bosques Nativos" perteneciente a la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable, conforme al cumplimiento de los objetivos del proyecto. En el Expte. 0042628/2012 de la Jefatura de Gabinete de Ministros, se adjuntan las 2 resoluciones donde consta la conformación del Proyecto PNUD ARG/12/13 y el motivo del aporte de los $2.000.000.- al Proyecto Bosques Nativos y su Biodiversidad - BIRF7520 - PNUD 08/008. Se aclara que no nos fue suministrada esta documentación para su correspondiente análisis y verificación. 3. Información Especial requerida por PNUD – Capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno – servicios de auditoría requeridos -”. A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente: Al 31/12/13 el saldo de caja/banco reportado en el estado de posición financiera asciende a USD 37.960,08. El total de bienes y equipos adquiridos en el ejercicio en custodia del Proyecto (figuran en el Inventario con Acta de traspaso a la SAyDS pendiente) asciende a USD 5.814,25; se remite a lo expuesto en el punto B-7) de nuestro Memorando a la Dirección. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23-04-2014 6 [Escribir texto] MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/08/008 “BOSQUES NATIVOS Y SU BIODIVERSIDAD” (Ejercicio N° 5 al 31/12/13) En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2013, correspondientes al Proyecto PNUD Nº ARG/08/008 “Bosques Nativos y su Biodiversidad” han surgido observaciones que se han categorizado en función de su riesgo y se han clasificado según sus posibles causas. Asimismo, se han formulado las consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. El 23/03/2009 se suscribió el Documento de Proyecto entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Por otra parte y, al solo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente memorando: 7 [Escribir texto] Índice Título A- 1) Carta Acuerdo con las Provincias- Aporte Local A-2)2-b) Reintegro de Prepagas- Seguro Médico consultores A-3- Servicios Forestales B- 7)1- Inventario A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS A-1) CARTAS ACUERDO CON LAS PROVINCIAS. Monto $ 550.222,97 / USD 137.064,29 - Cuenta 72605 - Subsidios A-1) Aporte Local: De la documentación tenida a la vista surge que no se ha efectivizado el Aporte Local Provincial comprometido en cada Convenio, cuyos montos se detallan: Provincia Neuquén Río Negro Chubut Tierra del Fuego, Antártida e Islas del Atlántico Sur Santiago del Estero San Luis Catamarca Monto $ 55.600,00 25.500,00 27.800,00 33.000,00 99.000,00 35.700,00 55.080,00 Comentarios de la UFP (Unidad de Formulación del Proyecto) La contraparte estaba contemplada en la propuesta que cada provincia realizó oportunamente, sin la cual no se hubieran podido realizar los cursos. Al haberse comprobado la efectiva realización de los cursos, mediante informes presentados por las provincias con las fotos ilustrativas de cada encuentro y su aprobación pertinente, se dio por sentado el aporte comprometido en la carta acuerdo por la respectiva provincia. Por ejemplo: Si la provincia de Chubut no hubiese aportado su contraparte acordada en la propuesta, conformada por $27.800, el curso no se hubiera podido realizar. 8 [Escribir texto] (Comentario del auditor: Respuesta no procedente. El aporte local acordado es comprobable únicamente a través de la verificación de la documentación respaldatoria del mismo). Categorización del hallazgo: medio Causa: Supervisión/cumplimiento Recomendaciones Extremar los recaudos de gestión y de control, a fin de cumplimentar en tiempo y forma las Actas-Convenio celebradas. Los expedientes deben contener la totalidad de la documentación y la Unidad Central debe supervisar los acuerdos firmados, así como su adecuado cumplimiento. Acciones correctivas del Proyecto: En respuesta al requerimiento efectuado por esta auditoría sobre el particular el Proyecto informó “Todos los puntos fueron respondidos oportunamente. Algunas de las observaciones no podían ser subsanadas en lo inmediato y se justificó razonablemente el faltante de la documentación solicitada”. (Comentario del auditor: el Proyecto respondió en forma genérica respecto a la remisión de la documentación faltante, sin informar específicamente sobre las medidas correctivas a aplicar a fin de evitar en lo sucesivo la repetición de las observaciones efectuadas.) A-2) CONSULTORÍAS – Consultores Individuales. A-2) 1-Proceso de Selección A-2) 1-a) Decreto 2345/08 y Resolución 37/09: en ningún caso se tuvo a la vista constancia de cumplimiento de: .-Art 5: La retribución correspondiente a los requerimientos de asistencia administrativa, no supera el 25% de los contratos del proyecto. -Art. 13: Los consultores se encuentren en nómina actualizada publicada en la página Web del Proyecto. 9 [Escribir texto] A-2) 2-Contratos A-2)2-a) No se tuvo a la vista la aprobación de los contratos, conforme lo dispuesto por el Decreto 577/03 y su modificatorio 1248/09. A-2)2-b) Reintegro de Prepagas ($ 49.136,40 / USD 9.668,30): Respecto al reintegro de los gastos en concepto de seguro médico por $ 2.200,00 cada uno, para esta auditoría no resulta procedente toda vez que los conceptos liquidados no están previstos en la normativa que rige la materia. No se tuvo a la vista la No Objeción del Banco a la imputación de parte del presente gasto con cargo a la fuente 22 ($10.827,00 - USD 2.269,81). Comentarios de la UFP A-2)1- Proceso de Selección A-2)1-a) Decreto 2345/08 y Resolución 37/09 Efectivamente las retribuciones correspondientes a los requerimientos de asistencia administrativa no superan el 25% de los contratos del proyecto tal como lo establece la norma. Los consultores no se encontraban en nómina actualizada, a partir de la observación se llevó a cabo la actualización correspondiente. (Comentario del auditor: el Proyecto no informó el monto ni el porcentaje de la asistencia administrativa). A-2) 2- Contratos A-2) 2-a). Los contratos se envían al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. (Comentarios del auditor: respuesta improcedente, esta auditoría se refiere al cumplimiento del Decreto 577/03). A-2)2-b) Para efectuar los pagos de reconocimiento de gastos por seguro médico se consideraron las notas enviadas por la Dirección Nacional Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito del Ministerio de Economía con fecha 18 de junio de 2012 y 11 de enero de 2013 respectivamente. 10 [Escribir texto] Asimismo dicha recompensación está contemplada en los contratos y no existe cláusula que la prohíba. Se consultó con el BIRF, quienes validan nuestra argumentación. (Comentario del auditor: Respuesta improcedente, los pagos efectuados a los consultores deben ajustarse en un todo a la normativa que rige la materia. Por otra parte no se nos remitió la validación del BIRF a la argumentación del Proyecto). Categorización del hallazgo: medio Causa: Supervisión/cumplimiento Recomendaciones Dar cumplimiento estricto a la normativa teniendo en cuenta el orden de prelación para la aplicación de las mismas, (normativa internacional y normativa nacional). Documentar en forma adecuada las gestiones llevadas adelante por el Programa respecto a la selección, evaluación y contratación de los consultores, documentar cada erogación con las formalidades requeridas al momento de cada pago. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) A-3) CONSULTORÍAS – Empresas Consultoras – “Servicios Forestales SRL” Servicio de consultoría para la implementación de los Nodos Regionales de las Regiones forestales Bosque Andino Patagónico y Monte Espinal. Monto del contrato: $ 1.029.996,00 más IVA. Pagados en ejercicio 2013: $ 82.399,68/ USD 14.992,66. Plazo de cumplimiento de la consultoría: El plazo previsto fue de 8 meses, debiendo finalizar la misma en agosto/2011. Mediante dos prórrogas se extendió el mismo al 31/03/12, es decir 7 meses más, casi duplicando el plazo original. Es de señalar que mediante una nota del 31/03/2012, el Proyecto les otorga una extensión del plazo al 28/06/12. La misma no constituyó enmienda formal. Comentarios de la UFP Sin comentario Categorización del hallazgo: medio 11 [Escribir texto] Causa: Supervisión/cumplimiento Recomendaciones Extremar los recaudos de gestión y de control, a fin de cumplimentar en tiempo y forma los Contratos celebrados. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B - OBSERVACIONES DEL EJERCICIO B –1) APORTE LOCAL Fondos Recibidos- aportes del gobierno USD 370.513,63. Si bien tanto el Proyecto como el PNUD señalan el ingreso de un aporte local de USD 370.513,63, el Servicio Administrativo Financiero (SAF) de la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable en respuesta a nuestra Circularización de Aporte Local informó que no se efectuaron aportes. Comentarios de la UFP El desembolso de APORTE LOCAL corresponde al aporte del Proyecto ARG 12/013 "Apoyo para la implementación del Programa Nacional de Protección de Bosques Nativos" perteneciente a la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable, conforme al cumplimiento de los objetivos del proyecto. En el Expte. 0042628/2012 de la Jefatura de Gabinete de Ministros, se adjuntan las 2 resoluciones donde consta la conformación del Proyecto PNUD ARG/12/13 y el motivo del aporte de los $2.000.000.- al Proyecto Bosques Nativos y su Biodiversidad - BIRF7520 - PNUD 08/008. Párrafo extraído de una de las resoluciones, conteniendo la 2da. resolución el mismo párrafo: “… Que el Presupuesto Nacional ha asignado un monto significativo al PROGRAMA NACIONAL DE PROTECCIÓN DE LOS BOSQUES NATIVOS por lo 12 [Escribir texto] tanto se ha contemplado apoyar la ejecución del Proyecto Bosques Nativos y su Biodiversidad BIRF 7520-AR PNUD ARG/08/008 - Componente Bosques Nativos y su Biodiversidad mediante un aporte de PESOS UN MILLÓN ($ 1.000.000.-) de manera de consolidar los resultados alcanzados y afianzar la transición a la etapa de inversión.” (Comentario del auditor: no se nos remitieron las resoluciones citadas en la respuesta, motivo por cual no se pudo verificar lo informado por el Proyecto). Categorización del hallazgo: medio Causa: Supervisión Recomendaciones Documentar adecuadamente los ingresos percibidos por el Proyecto. Acciones correctivas del Proyecto Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B-2) CONSULTORÍAS – Empresas Consultoras – “Servicios Forestales SRL” - Servicio de consultoría para la implementación de los Nodos Regionales de las Regiones forestales Bosque Andino Patagónico y Monte Espinal. Monto del contrato: $ 1.029.996,00 más IVA. Pagados en ejercicio 2013: $ 82.399,68/ USD 14.992,66. B)2)1- Expediente: Respecto a los remitos Nros. 0001 y 0002, de entrega de Equipamiento (Material informático) a los Nodos Regionales Forestales “Bosque andino Patagónico” y “Monte Espinal”, emitidos por el Proyecto y adjuntos al informe final se observa que: B)2) 1- a) No se encuentran firmados por una autoridad del Proyecto certificando lo enviado ni contienen fecha de envío; B)2) 1- b) No se encuentran firmados por autoridad responsable de los Nodos, certificando la recepción de los mismos. B)2)2- Conforme surge del expediente se dio por aprobado el informe final en el ejercicio 2011 sin tener los bienes necesarios para la capacitación, los cuales fueron enviados en el ejercicio 2012. 13 [Escribir texto] B)2)3- Pago Producto 4.3 ($ 82.399,68): La factura “B” 1-000206 del 05/06/12 que respalda la Autorización de pago (AP) 201300121 del 28/06/13, indica en su descripción que se abona el producto 4.4, cuando dicho producto fue abonado mediante factura “B” 0001-000172 el 15/11/11. Comentarios de la UFP B)2)1-a Los remitos observados fueron confeccionados a solicitud de las empresas transportistas a los efectos de documentar el contenido de los bienes enviados. El único requisito necesario para el Proyecto era que la empresa mencionada deje constancia de haber recibido los bienes por posibles reclamos en cuanto la entrega y el seguro de las mercaderías. B)2)1-b El documento correspondiente a la Recepción de los bienes es el Acta. En las actas mencionadas figura el Número de Serie de los mismos. (Comentario del auditor: las actas remitidas a las que hace referencia el Proyecto en su repuestas son Actas de traspaso de los bienes, no de recepción por lo tanto no pueden suplir la figura del remito. Independientemente de lo expuesto es de señalar que los remitos tienen fecha 01/10/12 y las actas de traspaso de los bienes son del 31/08/12, es decir que se han firmado las actas de traspaso con anterioridad al traslado de los bienes.) B)2)2 La capacitación fue brindada por el Nodo central “UMSEF” Unidad de Manejo del Sistema de Evaluación Forestal dependiente de la Dirección de Bosques de Nación (en Hotel Lafayette), donde se dispone de todo el material necesario para las capacitaciones. (Comentario del auditor: lo expuesto no se ajusta a lo establecido contractualmente que señala “Una vez instaladas las comunicaciones y todo el equipo necesario en cada una de las oficinas regionales, se procederá a capacitar al personal para el desarrollo de los nodos”. Téngase en cuenta que el Responsable del Proyecto mediante Nota 83/12 señala “…la consultora ejecutará las capacitaciones al personal de los nodos para la utilización de los equipos y sistemas a instalar en los mismos”.) 14 [Escribir texto] B)2)3 Figura mal el número del producto en la descripción de la factura “B” 1-206, pero el informe adjunto a la factura corresponde al producto correcto que es el 4.3. (Comentario del auditor: respuesta parcial, el Proyecto no informó respecto a la fecha de la factura.) Categorización del hallazgo: bajo Causa: Supervisión/cumplimiento Recomendaciones Documentar adecuadamente el traslado de los bienes. Efectuar las capacitaciones conforme lo establecido contractualmente. Extremar las gestiones del Proyecto en cuanto al control de los datos expuestos en la documentación (fecha-productos) que recibe respaldatoria de los pagos a realizar. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B – 3) CONSULTORÍA- CONSULTORES INDIVIDUALES B-3)1-Contratos: En dos casos, los contratos no indican la obligatoriedad de presentar informes, no visualizándose de qué forma se corrobora el cumplimiento de los mismos por parte del Proyecto. B-3)2- Reintegro de Prepagas: B-3)2-a) La totalidad de las AP referidas a estos conceptos tienen como destinatario al Proyecto ARG/08/008 cuando deberían individualizar al consultor o al destinatario específico del pago. B-3)2-b) No se tuvo a la vista las firmas en la AP-Recibo del pago a los consultores por el concepto de prepagas abonadas. B-3)3- Control de pagos: B-3)3-a) En dos casos, las facturas presentadas no indican la condición de venta. 15 [Escribir texto] B-3)3-b) No se tuvo a la vista la conformidad del pago por parte de los consultores en el 41% de las AP que nos pusieron a disposición, ni de los comprobantes individuales de las transferencias. Monto involucrado: $ 93.880,00. B-3)4- Control de Informes: B-3) 4-a) En dos casos, no queda explícito en el informe o por nota la aprobación por parte del Proyecto. B-3)4-b) En un caso la totalidad de los informes presentados carecen de fecha de presentación. Comentarios de la UFP B-3)1- La obligatoriedad de presentar informes trimestralmente se encuentra prevista en el Manual de Procedimientos PNUD en el Capítulo III, Recursos Humanos, Art 25 Inc. C, donde dice: “La forma de pago es mensual, con control de avance trimestral”. (Comentario del auditor: Precisamente la obligación prevista en la normativa PNUD, debería plasmarse en el contrato). B-3)2-a) A partir de Octubre 2013, se corrigió dicha observación y se emiten autorizaciones de pagos individuales para cada consultor. No obstante, siempre se adjuntó una planilla con el desagregado del monto total que correspondía a cada consultor y su documentación de respaldo. B-3)2-b) Se consideró la observación y solicitó a los consultores la firma que regularizó la situación mencionada. B-3)3-a) Se consideró dicha observación y se solicitó a los consultores se indique dicha información. B-3)3-b) Los consultores que en las Autorizaciones de Pago (A.P.) no firman el recibo del pago, se debe a que los mismos presentan Recibo/factura, la cual se adjunta a la A.P. Respecto a los comprobantes individuales, obran en legajo de transferencias. (Comentario del auditor: se refiere al recibo de la prepaga, los cuales fueron verificados) 16 [Escribir texto] B-3)4-a) Los informes correspondientes a ambos consultores se encuentran aprobados por el Coordinador del componente, constando su sello y firma. (Comentario del auditor: respuesta no procedente, los informes deben estar aprobados expresamente por la autoridad competente). B-3)4-b) Se toma en cuenta la observación para el futuro. Categorización del hallazgo: medio Causa: Supervisión/ cumplimiento Recomendaciones Dar cumplimiento estricto a la normativa teniendo en cuenta el orden de prelación para la aplicación de las mismas, (normativa internacional y normativa nacional). Documentar en forma adecuada las gestiones llevadas adelante por el Programa respecto a la selección, evaluación y contratación de los consultores, documentar cada erogación con las formalidades requeridas al momento de cada pago. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B – 4) ALQUILERES Y EXPENSAS OFICINAS PARA EL PROYECTO – DINFE S.A. $ 115.788,41/USD 21.511,76 B-4)1- Expensas: de la documentación de respaldo no surge que las expensas se le deban pagar a DINFE S.A. B-4)2 No se tuvo a la vista la nota de No Objeción del Banco autorizando la contabilización de los gastos de alquiler y expensas como fuente 22. Comentarios de la UEP B-4)1- En todo alquiler el propietario, de común acuerdo o no, puede optar por cobrar las expensas o que el inquilino las pague directamente a la Administración. Lo relevante no es quien cobra las expensas, sino que el proyecto cumpla con el compromiso que establece el 17 [Escribir texto] contrato –Cláusula NOVENA- de saldar el pago de las mismas. El proyecto queda cubierto toda vez que cuente con el comprobante del pago de expensas, demostrando claridad en el accionar. B-4)2) De acuerdo al manual operativo, los gastos operativos no requieren de la No Objeción del BIRF. (Comentario del auditor: Respuesta improcedente, esta auditoría solicita la nota de no objeción del banco autorizando la contabilización de dichos gastos como fuente 22). Categorización del hallazgo: bajo Causa: Supervisión /cumplimiento. Recomendaciones Documentar adecuadamente los pagos realizados por el proyecto. Realizar las gestiones necesarias para poder adjuntar copia de los certificados faltantes al expediente de alquileres e intervenciones del Banco. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B-5) PASAJES Y VIAJES B-5)1-Gastos terminales (AP 82, 84, 85 y 217) $ 2.240,00: No se tuvieron a la vista los comprobantes de los gastos efectuados por este concepto, conforme lo establece el punto 10.4.9.2.G) del Manual Operativo. B-5)2-Pasajes Facturas Nros 4309/99, 4412/24/28/85, 4523 “Tour Service” por $ 35.130,99: no se tuvieron a la vista los comprobantes de embarque. Comentarios de la UEP B-5)1-Según normativa PNUD, Manual de Gestión - Capítulo 3, acápite 98-, el proyecto podrá reconocer estos gastos siempre y cuando no excedan del tope de $ 140 por tramo 18 [Escribir texto] realizado. En el marco de este punto, los proyectos no tienen la obligación de requerir comprobantes. (Comentario del auditor: Respuesta improcedente, el punto 10.4.9.2.G) del Manual Operativo establece la presentación de comprobantes). B-5)2-El monto mencionado comprende varios pasajes individuales. Los boarding pass se les solicitan a los consultores que realizaron el viaje, como comprobante para la liquidación del viático correspondiente, y los mismos obran en cada legajo. (Comentario del auditor: No se adjuntó la documentación observada.) Categorización del hallazgo: bajo Causa: Supervisión /cumplimiento. Recomendaciones Mantener legajos completos, que contengan la totalidad de la documentación de los pagos realizados, conforme lo establece el Manual Operativo. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B-6) SERVICIO DE CONECTIVIDADServicio de Internet - NSS S.A.- IPLAN Pago Servicio mensual febrero-diciembre/2013 - $ 30.652,68/USD 5.905,47: No se tuvieron a la vista los recibos de la empresa en donde se certifique la correcta recepción del pago del servicio. Asimismo las AP se encuentran sin firmar por la empresa. Comentarios de la UEP En los casos en que la empresa se demora en la presentación de los recibos correspondientes, se realiza un reclamo solicitando la documentación adeudada. A fines de Octubre se realizó el reclamo vía mail y en diciembre se reiteró el reclamo vía telefónica y no se tuvo novedades 19 [Escribir texto] (Comentarios del auditor: los reclamos deben ser realizados formal y expresamente, dejando constancia documental en los respectivos legajos). Categorización del hallazgo: bajo Causa: Supervisión /cumplimiento. Recomendaciones Documentar adecuadamente los pagos realizados por el proyecto, manteniendo legajos completos que contengan los reclamos efectuados por el Proyecto. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B-7) INVENTARIO B-7)1-La mayoría de los bienes incluidos en el inventario se encuentran sin número de registro. B-7)2-Actas de Traspaso: De la verificación de los datos expuestos en el inventario surge la falta de actas de traspaso de bienes adquiridos en mayo, agosto y noviembre/2012 ($ 115.901,87/USD26.051,85) y de todos los adquiridos en el ejercicio/2013 ($34.892,00/ USD 5.814,25). Comentarios de la UFP B-7)1- A medida que la situación de las actas de traspaso se vaya regularizando, se asignará el número de registro correspondiente. En esta oportunidad, se adjuntan las “Planillas de Cargo Patrimonial”-preliminares- de las actas de traspaso presentadas en el siguiente punto. Las mismas no se encuentran firmadas por haber sido confeccionadas por el personal del área patrimonial de la SAYDS, en el día de la presente nota y la Dra. Silvia Révora se encuentra de licencia por vacaciones B-7)2- Del equipamiento adquirido en el año 2012, gran parte posee las actas de traspaso, ya que los mismos fueron trasladados a los nodos forestales de acuerdo a los convenios suscriptos oportunamente. 20 [Escribir texto] Quedó pendiente una parte del equipamiento informático cuyo destino fue el Nodo central, situado en la Secretaría de Ambiente. Respecto del mismo, se ha comenzado a relevar en la Dirección de Bosques los lugares en los que se encuentra y próximamente se confeccionarán las actas para regularizar la situación. El equipamiento adquirido en el año 2013, corresponde a la compra de cámaras fotográficas. Esta adquisición se llevó a cabo en el mes de diciembre. Las correspondientes actas de traspaso se enviaron a la Secretaría de ambiente con fecha 26 de febrero de 2014. Se recibieron y numeraron los bienes correspondientes a las actas de traspaso de las cámaras al Parque Chaqueño y la cámara que queda para el proyecto. Quedan pendientes las actas correspondientes a los Nodos Forestales, que al momento no hemos recibido respuesta de la unidad (Comentario del auditor: Independientemente de las actas que aún faltan suscribir, el Proyecto como antecedente remitió Actas de Transferencia de bienes suscriptas en el ejercicio 2014, que no corresponden a los bienes inventariados al 31/12/2013, en las mismas sólo se pudieron identificar 3 cámaras fotográficas. Asimismo es de señalar que los Bienes que tienen acta de transferencia se debieron exponer como una baja en el Inventario). Categorización del hallazgo: bajo Causa: Supervisión /cumplimiento. Recomendaciones Agilizar los tiempos de tramitación de las actas de transferencia de los bienes. Dar de baja del Inventario los bienes transferidos y aquellos que permanecen en guarda/tenencia del Proyecto, que no cuentan con Acta de Transferencia asignarles a la brevedad número de registro. Acciones correctivas del Proyecto: Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) 21 [Escribir texto] B – 8) ESTADOS FINANCIEROS B-8)1-Se han determinado diferencias entre el estado presentado, el Informe Combinado de Gastos, y el Reporte de pagos por el ejercicio 2013 (entregado en febrero 2014 por el Proyecto, el cual contenía ajustes al suministrado en enero/14). A continuación se especifican las diferencias totales a las que se arribaron. El detalle de las diferencias verificadas entre líneas y fuentes se adjunta como anexo I al presente. Fuente BIRF GOB Total S/CDR (1) 138.001,36 307.597,79 445.599,15 Total Inversiones S/Reporte de Pagos S/EOAF 02/14 Diferencia (2) (3) (1-2) 203.434,59 211.828,62 -65.433,23 234.683,71 212.111,38 72.914,08 438.118,30 423.940,00 7.480,85 Diferencia (2-3) 8.394,03 22.572,33 14.178,30 B-8) 2- Conciliación del saldo Disponible al cierre con PNUD” En las misma se señala en forma genérica “Dif de registros del Proyecto y PNUD por diferencia de cambio/de registro/imputación”, sin especificar el concepto del gasto. La conciliación consiste en un cuadro que indique las partidas especificando fecha, concepto, lo cual permita identificar claramente las partidas sujetas a ajuste por parte del Proyecto. B-8)3-Mediante DCEOFI 424491 003-2014, esta auditoría señaló diferencias entre el Reporte de Pagos de todo el ejercicio 2013 entregado en enero/2014 y el entregado en febrero/2014. Sobre el particular se observa que las diferencias expuestas en los cuadros precedentes afectan las tareas de auditoría ya que no se puede determinar fehacientemente la Inversión efectuada por el Proyecto, al 31/12/13 toda vez que la misma varía según el momento en que se visualice el registro. 22 [Escribir texto] Comentarios de la UFP B-8)1- Se adjunta el anexo II, con las aclaraciones pertinentes y los ajustes realizados, a fin de esclarecer algunas situaciones presentadas. En el anexo mencionado, hay varios ajustes que quedaron pendientes para el presente año. Se están analizando cada uno de los mismos, a fin de proceder según corresponda. Cabe destacar que, aparte del reporte de pagos, se había adjuntado el reporte de formularios extrapresupuestarios y se presentó adjunto al EOAF un anexo con notas aclaratorias. Respecto a la contabilidad, el reporte de pagos se completa con el reporte de formularios extrapresupuestarios. (Comentario del auditor: El Proyecto informó que las diferencias expuestas en el cuadro precedente responden a la generación de “Formularios Extrapresupuestarios”. Al respecto, se señala que dichos formularios no deben generarse por conceptos que respondan a montos invertidos por el Proyecto (gastos), ya que no impactan en el “Módulo Gestión del Sistema UEPEX.”) B-8)2- Se toma en cuenta la observación para futuras presentaciones. B-8)3-Se considera la observación Categorización del hallazgo: medio. Causa: Supervisión. RecomendacionesLos registros que respaldan los Estados Financieros no pueden ser modificados una vez cerrado el ejercicio. Los ajustes que el Proyecto considere que debe efectuar respecto a un ejercicio ya finalizado lo debe realizar en el ejercicio en el que practica el ajuste. Esta situación refleja la vulnerabilidad del sistema ya que el mismo no debe permitir dichas prácticas. Acciones correctivas del Proyecto Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) B-9) CONTROL INTERNO 23 [Escribir texto] B-9)1- En varios casos se verificaron Autorizaciones de Pago que: B-9)1-a) Eran posteriores a la realización de la transferencia bancaria. B-9)1-b) No guardan correlatividad numérica. B-9)2-En varios casos no se tuvo a la vista la constancia de retención por parte del Proyecto por IVA y su correspondiente recepción por parte de las Empresas. Comentarios de la UFP B-9)1-a) y B-9)1-b): Los pagos de honorarios correspondientes al mes de Mayo no pudieron cargarse en sistema UEPEX por problemas de conectividad a la fecha que correspondía emitir las respectivas Autorizaciones de Pago (A.P.) Considerando la importancia de saldar el compromiso que el Proyecto tiene con sus contratados, se decidió continuar con el procedimiento y emitir las Solicitudes de transferencias a ser presentadas al Citibank. No obstante lo mencionado, se asume la responsabilidad por el comentario de Auditoría toda vez que esas Autorizaciones de Pago no fueron emitidas oportunamente y se detectó la omisión de la contabilización de las A.P., al momento de realizar la conciliación bancaria con el sistema UEPEX, al 30-06-2013. Momento en el cual se regularizó la situación en sistema, no pudiendo subsanar la no correlatividad debida de las A.P., con el error mencionado de contabilizarlas con fecha 01-06-2013 y no 31-05-2013 como hubiera correspondido. Al presente, cuando ocurre un inconveniente de esta índole, se toman las precauciones necesarias para no recurrir en estos errores. En otra oportunidad informó: En la fecha de dicha operación el proyecto contaba con poco personal en el Área administrativa contable, motivo por el cual, ante la abundancia de trabajo en el área, por error involuntario se omitió el trámite para la solicitud de dichos certificados ante el PNUD. Actualmente, en el área, hay un mayor control y seguimiento de este tipo de operaciones. B-9)2-Los Certificados están en trámite o para retirar en PNUD. Se considerará adjuntarlos en próximas solicitudes de documentación de pagos que requiera la Auditoría. (Comentario del auditor: las situaciones expuestas en las respuestas evidencian problemas de control interno en el Proyecto). 24 [Escribir texto] Categorización del hallazgo: bajo. Causa: Supervisión. Recomendaciones Extremar las medidas de control interno a fin de evitar en el futuro la repetición de situaciones como las observadas. Acciones correctivas del Proyecto Ídem Acciones correctivas expuestas en A-1) CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014. 25 [Escribir texto] DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/08/008 “BOSQUES NATIVOS Y SU BIODIVERSIDAD” (Ejercicio Nº 5 al 31/12/13) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/12 con los registros auxiliares que les dieron sustento; - test o pruebas de transacciones; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - Inspecciones oculares, relevamiento de bienes; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto; - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios (Arqueo de Caja chica, relevamiento efectuado en la Unidad Ejecutora del circuito de pagos y registros) El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 32,62% de las aplicaciones, expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos, de acuerdo al siguiente detalle: 26 [Escribir texto] Cuenta Atlas 71305 71400 71610 71620 72115 72410 72440 72505 72705 72800 72805 73105 74110 74210 74505 74510 75105 75700 Nombre de categoría de inversión Consultorías Contratos de Servicios- Individuales Pasajes Viáticos Firmas consultoras Adquisición de Equipo Audio Visual Servicio de Conectividad Varios Talleres Equipos de Información Tecnológica Equipamiento informático Alquiler edificio Gastos de Auditoria Publicación e impresión Seguro Comisiones y gastos bancarios F&A- Implementación Capacitación- Talleres de Trabajo Total Incidencia Muestra Muestra Inversión % USD % EOAF 256.461,24 14.249,37 37.209,60 12.588,31 *-31.799,32 5.279,28 8.617,09 10.311,11 62.296,38 484,35 50,82 23.060,20 4.372,74 125,47 506,05 2.539,48 12.485,21 19.278,07 58,54% 3,25% 8,49% 2,87% -7,26% 1,20% 1,97% 2,35% 14,22% 0,11% 0,01% 5,26% 1,00% 0,03% 0,12% 0,58% 2,85% 4,40% 72.430,06 0,00 9.719,42 0,00 15.626,72 0,00 7.950,68 1.159,63 0,00 0,00 0,00 21.511,76 0,00 0,00 0,00 2.539,48 11.977,52 0,00 Total 438.115,50 100,00% 142.915,26 ¨*El total invertido en negativo responde a que la categoría incluye reimputaciones de gastos a otras cuentas. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014. 27 28,24% 0,00% 26,12% 0,00% -49,14% 0,00% 92,27% 11,25% 0,00% 0,00% 0,00% 93,29% 0,00% 0,00% 0,00% 100,00% 95,93% 0,00% 32,62 [Escribir texto] ANEXO I En dólares Gastos s/CDR (1) Inversión S/EOAF Cuenta Atlas categoría de inversión FUENTE BIRF FUENTE 22 71305 71610 71620 72115 72200 72410 72440 72505 72605 72705 72800 72805 72815 73100 73105 74110 74210 74505 74510 75105 75115 75700 Consultorías Pasajes Viáticos Firmas consultoras Equipamiento y Mobiliario Adquisición de Equipo Audio Visual Servicio de Conectividad Varios Transferencias a Gobiernos Provinciales Talleres Equipos de Información Tecnológica Equipamiento informático Artículos de Tecnología de la Información Renta y MantenimientoInmuebles Alquiler edificio Gastos de Auditoria Publicación e impresión Seguro Comisiones y gastos bancarios F&A- Implementación Capacitación- Talleres de Trabajo 126.911,62 27.705,94 7.654,71 -14.540,58 126.318,68 31.100,40 8.608,34 -31.799,32 S/detalle de pagos Diferencia Diferencia 02/2014 (3) (1-2) (2-3) 126.318,68 30.049,18 8.608,34 -31.799,32 -8.949,56 592,94 -3.394,46 -953,63 17.258,74 0,00 1.051,22 0,00 0,00 -8.949,56 0,00 0,00 5.279,28 0,00 -0,25 0,00 -16,62 5.279,28 5.279,28 1.392,98 1.270,01 1.392,98 1.270,26 -27.135,68 -27.135,68 62.296,38 -17.690,42 0,00 62.296,38 -62.296,38 -9.445,26 0,00 484,35 -484,35 484,35 5.329,89 445,00 -5.279,27 484,35 0,00 -484,35 -6.164,76 6.164,76 6.164,99 0,00 -125,47 0,00 -6.164,76 0,00 0,00 0,00 0,00 -63.561,97 0,00 0,00 -19.278,07 19.278,07 495,62 50,62 1.392,98 1.286,88 6.164,76 6.164,99 6.164,76 125,47 -63.561,97 19.278,07 125,47 28 [Escribir texto] 75705 75706 75707 76120 76130 Learning costs Learnining- Ticket costs Learnining- Subsistence alloguan Pérdidas no Realizadas Unrealized Gain Combustibles/Alimentos Sub Total Fuente BIRF FUENTE GOB 71305 71400 71405 71610 71620 72115 72440 72505 72605 72705 72805 72815 73105 74110 74210 74505 74510 74525 75115 75105 FUENTE 11 Consultorías Contratos de ServiciosIndividuales Contratos de ServiciosIndividuales Pasajes Viáticos Firmas consultoras Servicio de Conectividad Varios Transferencias a Gobiernos Provinciales Talleres Equipamiento informático Artículos de Tecnología de la Información Alquiler edificio Gastos de Auditoria Publicación e impresión Seguro Comisiones y gastos bancarios Otros Gastos Costo de AdministraciónImplementación 65.239,83 8.949,56 17.337,56 1.096,46 -2.633,61 2.661,76 1.923,89 138.001,36 203.434,59 129.657,01 130.145,56 144.391,92 14.249,37 65.239,83 -17.337,56 8.949,56 0,00 1.096,46 -2.633,61 2.661,76 0,00 0,00 0,00 0,00 -1.923,89 0,00 0,00 0,00 -65.433,23 -8.394,03 -488,55 -14.246,36 -14.249,37 14.249,37 14.249,37 9.534,66 4.900,22 6.109,20 3.979,97 7.160,41 3.979,97 14.249,37 3.425,46 920,25 0,00 0,00 -1.051,21 0,00 0,00 5.221,53 8.183,99 7.224,11 9.040,85 7.224,11 9.040,85 -2.002,58 -856,86 0,00 0,00 27.135,68 27.135,68 0,00 0,00 27.135,68 0,00 39,35 0,00 0,00 -0,26 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 295,38 0,00 0,00 78,82 1.008,29 -7.180,06 0,00 0,00 7.180,06 23.437,30 63.852,64 -10.952,09 39,35 16.895,23 4.372,74 16.895,49 4.372,74 16.895,49 4.077,36 506,05 506,05 506,05 2.618,30 1.008,29 2.539,48 2.539,48 76.337,85 12.485,21 29 [Escribir texto] 75705 76120 76130 Learnining costs Pérdidas no Realizadas Unrealized Gain 5,15 16.151,76 -9.219,39 Sub Total Fuente GOB TOTALES 307.597,79 445.599,15 38,51 234.683,71 438.118,30 212.111,38 212.111,38 5,15 16.151,76 -9.219,39 0,00 72.914,08 7.480,85 -38,51 0,00 0,00 0,00 22.572,33 14.178,30 30