1998_135info.pdf

BUENOS AIRES, 02 de septiembre de 1998
VISTA la Actuación N° 188/98 del registro de la Auditoría General de la Nación
y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 85 de la Constitución Nacional pone a cargo de la Auditoría
General de la Nación el control externo de la Administración Pública Nacional,
cualquiera fuera su modalidad de organización.
Que en cumplimiento del mandato constitucional y lo concordantemente
dispuesto por la Resolución N° 155/93 de la Auditoría General de la Nación, que
dispuso declarar a la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA sujeta al control de dicho
Organismo con encuadre en la Ley N° 24.156, se realizó la auditoría de los estados
contables del ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997 de la ENTIDAD
BINACIONAL YACYRETA. Las tareas de campo se desarrollaron desde el 02 de marzo
hasta el 15 de mayo de 1998.
Que durante el transcurso de la auditoría se efectuó una revisión de la estructura
de control interno adoptado por la mencionada Entidad, con el propósito de conocer la
confiabilidad de la misma y determinar así la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoría que fueron aplicados. La revisión no tuvo como objeto el
análisis particular de los sistemas, procedimientos y transacciones del Ente para
brindar una opinión específica sobre dicha estructura.
Que como consecuencia de la tarea realizada se elaboró un informe conteniendo
recomendaciones para el mejoramiento de los procedimientos contables y de control
interno de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA.
Que la Entidad tomó conocimiento del informe mencionado.
Que la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho
correspondiente, compartiendo los términos del informe elaborado por la Gerencia
General de Control del Sector Público Nacional no Financiero.
Que el Colegio de Auditores Generales, en su Sesión del 11/08/98 ha dado
aprobación al informe de que se trata.
Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la representación
del órgano.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION
R E S U E L V E:
ARTICULO 1°: Aprobar el informe producido por la Gerencia General de Control del
Sector Público Nacional no Financiero, referido a las recomendaciones para el
mejoramiento de los procedimientos contables y de control interno adoptados por la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA, que obra a fs. 42 a 60 de la Actuación N° 188/98.
ARTICULO 2°: Poner en conocimiento de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA y del
MINISTERIO DE ECONOMIA y de OBRAS y SERVICIOS PUBLICOS la presente
Resolución.
ARTICULO 3°: Regístrese, Comuníquese a la COMISION PARLAMENTARIA MIXTA
REVISORA DE CUENTAS. Cumplido, archívese.
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RESOLUCION N° 135/98.
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ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA
SUGERENCIAS PARA MEJORAR
LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2
INDICE DE RECOMENDACIONES
I. CORRESPONDIENTES
IMPLEMENTADAS
A
EJERCICIOS
ANTERIORES
Y
AUN
1. Organización del sistema de control interno.
2. Organismos internacionales.
3. Procedimiento administrativo para la compra de bienes, insumos y servicios.
4. Personal.
5. Asuntos contractuales pendientes.
6. Suministro de energía eléctrica.
7. Area administrativa - contable - Margen Derecha.
8. Area de procesamiento electrónico de datos - Margen Derecha.
3
NO
II.
CORRESPONDIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO FINALIZADO EL 31 DE
DICIEMBRE DE 1997
1.
Deuda mantenida con Secretaría de Hacienda.
2.
Actualización del Capital Integrado.
3.
Trabajos y Servicios en Ejecución.
4.
Depreciación de los Activos Fijos.
5.
Area administrativa - contable - Margen Derecha.
6.
Area de procesamiento electrónico de datos - Margen Derecha.
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I. CORRESPONDIENTES
IMPLEMENTADAS
A
EJERCICIOS
ANTERIORES
Y
AUN
NO
1. Organización del sistema de control interno
El sistema administrativo - contable se ha desarrollado e implantado en función a las
exigencias de la marcha del Proyecto, por lo cual hemos observado dificultades para
determinar la competencia y responsabilidad de los agentes actuantes - salvo en los casos de
los directores y funcionarios de alto nivel jerárquico - debido, en gran medida, a la ausencia
de un sistema integral. Ello no posibilita un enfoque global e integrado que disminuya los
riesgos de posibles errores u omisiones en la ejecución de las operaciones.
Recomendación
Creemos conveniente planificar un sistema integral de control interno, que contemple las
distintas transacciones por áreas y establezca claramente los objetivos de control a cumplir y
las técnicas a ser aplicadas. Esto se podría llevar a cabo con la elaboración e implementación
de un manual administrativo y de funciones.
Comentario de la Entidad
Se han conformado Grupos de Trabajo para llevar a cabo una reforma integral de los
procedimientos, teniendo como objetivos:
a)
b)
c)
d)
Readaptar los manuales administrativo y de funciones.
Rediseñar el sistema contable.
Diseñar un nuevo sistema de compras y contrataciones.
Recopilar y reformular las normas y procedimientos aplicables a recursos humanos.
Se estima que en el transcurso del ejercicio 1998 se lograrán los objetivos mencionados.
Además, se reitera que en virtud de la dinámica de la Entidad, permanentemente se efectúan
controles cruzados y por oposición de intereses en la ejecución de las tareas, lo cual brinda
un adecuado margen de seguridad.
2. Organismos internacionales
La registración contable del ajuste de capital de los préstamos se obtiene directamente de los
extractos bancarios enviados por los Organismos Internacionales sin control alguno por
parte de la EBY sobre el cálculo de dichos ajustes.
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Recomendación
Consideramos conveniente que la EBY adopte los recaudos necesarios a fin de efectuar los
controles pertinentes sobre los ajustes de capital practicados por los Organismos
Internacionales.
Comentario de la Entidad
Con relación al control del ajuste del Fondo Común de Monedas (Ajuste del Capital) de los
Préstamos de Organismos Internacionales de Crédito, se ha solicitado a éstos la remisión a la
Entidad de la información respecto a la metodología y bases de cálculo.
3. Procedimiento administrativo para la compra de bienes, insumos y servicios
De las verificaciones practicadas se observó que el Reglamento Interno de la Entidad no
prevé la emisión de órdenes de compras para las contrataciones directas realizadas por la
misma y en consecuencia el Sector de Compras de la sede Buenos Aires, no participa de las
mismas.
Recomendación
Se aconseja dictar normas complementarias a dicho Reglamento que prevea la emisión de
órdenes de compra en todas las contrataciones que realice la Entidad y la participación del
Sector de Compras.
Comentario de la Entidad
Se responde por el inciso c) del comentario de la Entidad para el punto 1, por el cual se está
diseñando un nuevo sistema de compras y contrataciones.
4. Personal
De la revisión efectuada en las sedes de Margen Izquierda (Argentina) se detectó que no
existe un manual que reúna en un único cuerpo orgánico las normas, resoluciones,
dictámenes y memorándums que regulen el funcionamiento del área de personal.
Recomendación
Recomendamos confeccionar un Manual que reúna en un solo cuerpo las normas que
regulen el funcionamiento del área de personal.
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Comentario de la Entidad
Se responde por el inciso d) del comentario de la Entidad para el punto 1, por el cual se
están recopilando y reformulando las normas y procedimientos aplicables a recursos
humanos.
5. Asuntos contractuales pendientes
La Entidad mantiene reclamos pendientes con contratistas y proveedores, generados por la
dinámica de la ejecución de las obras de proyectos de esta magnitud, cuya existencia está
contemplada en cláusulas contractuales y se encuentran en proceso de análisis por la misma.
Hemos recibido respuesta del proveedor ERIDAY UTE a la circularización de saldos que
hemos efectuado oportunamente, en donde manifiesta que han elevado a la Entidad una serie
de reclamos que ascienden aproximadamente a U$S 770 millones, originados
principalmente por aplicación de las Normas de Desagio de la República Argentina y otros
presentados en arbitraje.
Recomendación
Si bien los reclamos referidos no afectan la prosecución de los trabajos necesarios para la
finalización de la obra, sería conveniente que la Entidad tome los recaudos necesarios que
permitan la resolución de los asuntos planteados por los mencionados terceros.
Comentario de la Entidad
El hecho de que existen asuntos contractuales pendientes no se considera una falla en el
control interno, habiendo tomado la Entidad todos los recaudos al respecto.
La Entidad viene registrando una previsión global por eventuales divergencias en los
contratos de obra, sustentada en una consulta al Departamento Técnico. Las cláusulas
contractuales prevén el sistema de arbitraje para casos no conciliables y cuya aplicación no
afecta el desarrollo de la obra, lo cual avala la posición de la Entidad sobre el tema.
Se destaca que durante el ejercicio 1997 se han firmado Actas de Acuerdo con ciertos
contratistas, concluyéndose de esa forma con las divergencias del caso.
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Suministro de energía eléctrica
De la revisión efectuada surge lo siguiente:
a) del convenio de suministro de energía eléctrica vigente al 31 de diciembre de 1995 no
surge expresamente lo relativo al vencimiento de facturas por intereses en concepto de mora
para el pago de venta de energía.
Asimismo, tampoco se contemplan las acciones a seguir en caso de pagos parciales de las
mismas. Además, no fija la fecha en que se debería aplicar la tasa LIBOR en caso de
proceder al cálculo de los intereses por mora.
b) A la fecha de la auditoría (abril de 1998) no hay documento que renueve o extienda la
vigencia del convenio mencionado precedentemente, el cual venció el 31 de diciembre de
1995.
Recomendación
Se recomienda tomar las medidas pertinentes a fin de regularizar las situaciones detalladas.
Comentario de la Entidad
La formalización de un convenio de suministro de energía eléctrica se encuentra en la
agenda del Comité de Administración y Operación de los Contratos de Compra Venta de
los Servicios de Electricidad de la EBY.
Este Comité, constituido por Resolución del Consejo de Administración de la Entidad,
previo parecer de Agua y Energía y ANDE, está integrado por representantes de los
Departamentos Financiero y Técnico de ambas márgenes y por representantes de Agua y
Energía y ANDE.
Se estima que en el curso del presente ejercicio se confeccionará el convenio respectivo.
7. Area Administrativa - contable margen derecha (Paraguay)
7.1. Planeamiento financiero
Si bien, actualmente se posee una base de datos para la elaboración y análisis de los
presupuestos departamentales y globales de la Entidad, sería conveniente que el sistema
administrativo permita la canalización de las informaciones al departamento de presupuesto,
de manera de poder actualizar las proyecciones presupuestarias.
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Existen dificultades en la elaboración de los presupuestos globales, y por ende en la
planificación oportuna ante los cambios ocurridos.
Recomendación
Consideramos necesario implementar un mecanismo de canalización de informaciones para
la elaboración de los presupuestos, de forma de ir ajustando permanentemente en la medida
en que ocurran cambios en los ingresos, pagos y contratos, o se quieran analizar los efectos
de las diversas hipótesis de cambios.
Comentario de la Entidad
Se encuentra en una etapa avanzada de implementación. En el marco del Grupo de Trabajo
del Sector Contable, a partir de las registraciones del ejercicio 1998, se pondrá en marcha el
sistema contable utilizado en Margen Izquierda (Argentina), que incluye los subsistemas de
Deudas Comerciales, Tesorería, modificaciones al Inventario y seguimiento del Plan
Primavera.
7.2. Legajos del personal
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que existen legajos de personal
que no cuentan con todas las documentaciones exigidas en el reglamento del personal.
Como ejemplo citamos:
Legajo Nº
Nombre
Falencias
1017
Insaurralde Sanabria, Mario
Curriculum vitae, fotocopia de
título, fotocopia de cédula de
identidad, fotocarnet, solicitud
de empleo.
1073
Araujo Brítez, Ana de Jesús
Curriculum vitae, fotocopia de
título, fotocopia de cédula de
identidad, fotocarnet, solicitud
de empleo.
Sugerimos que se tomen las providencias necesarias para completar estos documentos en los
legajos correspondientes, de manera de tener un mejor control en el Area.
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Comentario de la Entidad
El Sector de Personal se encuentra completando la documentación. El grupo de trabajo de
Recursos Humanos se halla abocado a la recopilación y reformulación de las normas y
procedimientos aplicables.
8. Area de procesamiento electrónico de datos - Margen Derecha
(Paraguay)
8.1. Acceso al Departamento de Informática
Hemos observado el acceso al Departamento de Informática de personas no autorizadas.
Recomendación
Sugerimos se restrinja el acceso a dichas personas, de manera de no obstaculizar las
actividades de los profesionales del Departamento.
Comentario de la Entidad
Se ha considerado la recomendación (Ayolas y Asunción).
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II. CORRESPONDIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO FINALIZADO EL 31 DE
DICIEMBRE DE 1997
En este apartado se incluyen las sugerencias para mejorar los procedimientos contables y
el sistema de control interno, correspondientes al ejercicio 1997, que han sido puestas en
conocimiento de los responsables de la información contable y de los demás sectores
involucrados de ambas márgenes, los cuales se encuentran abocados a efectuar el análisis,
seguimiento e implementación de las mismas, y en una instancia posterior remitir para
conocimiento de los auditores los comentarios correspondientes.
1. Deuda mantenida con Secretaría de Hacienda
El movimiento de las cuentas relacionadas con la Secretaría de Hacienda del Gobierno
Argentino (Plan Brady) no registra cancelaciones de capital ni de intereses, toda vez que el
Contrato de Refinanciación Garantizado 1987 que rige para la presente deuda establece que
se pagará en 25 cuotas semestrales a partir del 2/5/94, y los intereses son pagaderos
semestralmente a la tasa anual LIBOR + 13/16.
La deuda registrada al 31/12/97 asciende a U$S 484.122.197 por capital y a U$S
294.913.373 por intereses devengados a esa fecha.
Por otra parte la Entidad a la fecha de nuestra auditoría (abril de 1998) no efectuó la
conciliación con la Secretaría de Hacienda, del total de la deuda a favor de esta última.
Recomendación
Se recomienda analizar la cuestión planteada a efectos de realizar los ajustes que
correspondan para su regularización. Asimismo se requiere que se concilie el total de la
deuda con la Secretaría de Hacienda a la brevedad posible.
2. Actualización del Capital Integrado
La Entidad activa las actualizaciones del Capital Integrado y en función al porcentaje
determinado para la afectación al resultado del ejercicio, apropia la parte correspondiente al
mismo.
A partir de la fecha de generación en septiembre de 1994, correspondería imputar el total de
las actualizaciones a los resultados del ejercicio, siguiendo el mismo tratamiento que el
utilizado para las utilidades.
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Recomendación
Se recomienda su regularización para el ejercicio 1998.
3. Trabajos y Servicios en Ejecución
Hemos observado que no existe una norma y procedimiento patrimonial por escrito para el
tratamiento contable correspondiente a los bienes comprendidos en el rubro TRABAJOS Y
SERVICIOS EN EJECUCIÓN
en los casos de ventas, cesión, expropiaciones,
obsolescencia, etcétera.
Recomendación
Se deberían tomar los recaudos necesarios a fin de registrar las bajas patrimoniales en base a
un criterio uniforme respecto de un mismo tipo de bien y/o concepto.
4. Depreciación de los Activos Fijos
La Entidad adoptó un método de depreciación para todo el activo fijo, independientemente
de la naturaleza y capacidad de servicios de cada sub-conjunto orgánico que lo integra; lo
cual se pone de manifiesto a través de los grandes componentes que a continuación se
detallan:
• Ingeniería y Dirección
• Obra Civil Principal
• Obras Complementarias de la Obra Civil Principal
• Equipos de Generación
• Equipos Electromecánicos
• Expropiaciones a nombre del Estado
• Expropiaciones a nombre de la Entidad
• Edificios
• Inmuebles (Campamentos de sedes Ituzaingó, Posadas, etc.)
• Medios de Transportes
• Repuestos y Herramientas
• Bienes de Uso (de Oficina)
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Recomendación
Aplicar métodos de depreciación que respondan a la naturaleza y capacidad de servicios de
cada uno de los grandes componentes mediante sistemas de amortización acorde a los
mismos.
5. Area Administrativa - contable margen derecha (Paraguay)
5.1. Orden de pago
Durante la realización de nuestro trabajo hemos podido observar que algunas órdenes de
pago carecen de la firma del responsable del Departamento de Contabilidad quien realiza la
conformidad de la registración contable. Como ejemplo citamos:
OP Nº
Fecha
Beneficiario
Concepto
45713
13.10.97
Ferretería La Economía
46099
46268
03.11.97
10.11.97
Servicio Sur
Comisaría San Miguel
Potrero
Provisión materiales de
construcción.
Servicio de limpieza
Ayuda Económica
Importe U$S
2.489,79
1.693,88
122,45
Recomendación
Sugerimos que en todos los casos las órdenes de pago se encuentren firmadas por el personal
superior autorizado para dar la conformidad de las imputaciones contables, de manera de
dejar evidencia de los controles realizados y deslindar responsabilidades.
5.2. Arqueo de Fondos
Durante nuestra visita hemos constatado que los anticipos otorgados en la Delegación
Ayolas no son rendidos en forma oportuna, sobrepasando el tiempo de rendición establecido
en el reglamento de fondos permanentes. Como ejemplo citamos algunos:
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Anticipo Nº
Fecha
Solicitado por
s/Nº
s/Nº
27.02.98
04.03.98
Ramón A. Barrios
Sabino C. Rojas
Importe U$S
40,82
326,53
Recomendación
Sugerimos se revisen los casos señalados y que los anticipos sean rendidos de acuerdo al
reglamento de fondo fijo, que establece un máximo de 72 horas para efectuar las rendiciones
de los mismos, para ejercer un mejor control sobre los anticipos.
5.3. Imputaciones contables
Durante la realización de nuestro trabajo hemos podido constatar que no en todos los casos
en el original de las órdenes de pago se encuentra el detalle de las imputaciones contables, a
qué cuentas fueron registradas, tal como se expone en el duplicado de las mismas. Como
ejemplo citamos:
OP Nº
Fecha
Concepto
Importe U$S
46824
11.12.97
Indemnización de inmuebles
40.179,18
Recomendación
Sugerimos que la Entidad estudie la posibilidad de que todos los originales de las órdenes de
pago contengan las mismas imputaciones contables realizadas en el duplicado, de manera de
ejercer un mejor control sobre los mismos.
5.4. Pago de asignación familiar y título
Durante la realización de nuestro trabajo hemos constatado que algunos funcionarios de la
Entidad que cobran asignación familiar y remuneración por títulos, no cuentan con los
documentos respaldatorios (como ser títulos y certificados de nacimiento de sus
descendientes) necesarios para acogerse a dichos beneficios. Como ejemplo citamos:
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Legajo Nº
Nombre
Falencias
2022
Morínigo González, Julio R.
2050
Florentín, Yoni Solano
No se visualizó fotocopia de título
de bachiller, por el cual recibe
asignación por título.
En la inscripción de nacimiento no
figura su madre, por quien recibe
asignación familiar.
Recomendación
Sugerimos que para los pagos en concepto de asignación por título y asignación familiar
cuenten con los documentos respaldatorios exigidos, y archivados los mismos en los legajos
individuales del personal, de manera de contar con todas las documentaciones competentes y
suficientes que permitan alcanzar un mejor control en el Area.
5.5. Solicitud de asignación familiar
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que en algunos legajos del
personal, las solicitudes de asignación familiar están incompletas, no son transcriptas las
nuevas asignaciones surgidas. Como ejemplo citamos:
Legajo Nº
Nombre
Falta ser transcripta
2006
2012
2019
Zarza González Higinio
Rolón Avalos, Julián Apolinar
Montenegro Paiva, Jorge Daniel
Asignación por cónyuge.
Asignación por dos hijos.
Asignación por un hijo.
Recomendación
Sugerimos que las nuevas asignaciones originadas con la documentación correspondiente
sean transcriptas a la solicitud de asignación, de manera de facilitar el control y contar con
los datos actualizados.
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6. Area de procesamiento electrónico de datos - Margen Derecha
(Paraguay)
6.1. Integración de módulos operativos a la contabilidad
Hemos observado que el Módulo de Personal no se encuentra integrado al Módulo de
Contabilidad, por lo que no se generan los asientos contables en forma automática,
permitiendo la posibilidad de ingresar datos incorrectos y la existencia de diferencias entre
las planillas de liquidaciones y la contabilidad.
Recomendación
Sugerimos la integración del Módulo de manera que los movimientos realizados por dicho
sistema generen en forma automática los asientos contables, y la posibilidad de verificación
para su corrección.
6.2. Metodologías de control antivirus
Hemos observado que no se cuentan con metodologías por escrito para prevenir el ingreso
de virus en los equipos de la entidad.
Recomendación
Sugerimos que sean escritas las metodologías a seguir por parte de los usuarios de las
terminales, para la prevención de la contaminación de virus en la información, de manera de
preservar en buen estado los datos y sistemas aplicados.
6.3. Dígito de definición de fecha Año 2000
Hemos observado que el Sistema de Contabilidad (ambiente WANG) utilizado en la Entidad
no prevé el rango de cuatro dígitos (año tipo siglo) para las fechas.
Recomendación
Sugerimos sea reestructurado el campo tipo fecha definiendo cuatro dígitos para el año para
que de esta manera el sistema pueda proyectarse a las operaciones que superen el año 2000.
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6.4. Eliminación de cuentas del archivo del Plan de Cuentas
Hemos observado que el Sistema de Contabilidad (bajo ambiente WANG) admite la
posibilidad de eliminar cuentas contables que poseen movimientos y que poseen saldos, con
lo cual no será posible ingresar datos a esas cuentas, como tampoco emitir reportes
referentes a las cuentas borradas.
Recomendación
Sugerimos la implementación de procedimientos programados, a fin de que los mismos no
contemplen la eliminación de cuentas que se encuentran en las situaciones mencionadas.
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RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS
DURANTE EL EJERCICIO 1997
ANTERIORES
IMPLEMENTADAS
En este apartado se expone el índice de recomendaciones que fueron regularizadas por la
Entidad Binacional Yacyretá:
1. Actualización del capital y de las integraciones pendientes.
2. Compensación en razón de territorio inundado y por cesión de energía.
3. Cumplimiento de las órdenes de compra emitidas en sede Buenos Aires.
4. Renovación de los contratos celebrados entre la Entidad y el personal contratado.
5. Inventarios físicos.
6. Servicio de seguridad.
7. Pago de honorarios.
8. Gastos por agua y cloacas.
9. Aprobación de órdenes de pago.
10.Errores de exposición.
11.Compras y contrataciones.
12.Cálculo de las depreciaciones.
13.Presentación de cuadros y anexos a los estados contables.
14.Area Administrativa - contable margen derecha (Paraguay).
• Reposición de fondo fijo.
• Legajo de compras y contrataciones.
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15.Area de procesamiento electrónico de datos - Margen Derecha
(Paraguay).
• Sistema de procesamiento de datos.
• Modificaciones a Programas.
• Contraseñas.
• Manual de procedimiento de informática.
• Plan de recuperación de la información en caso de imprevistos.
• Sistema de alimentación ininterrumpida - UPS.
• Manuales de usuarios y manuales de documentaciones.
BUENOS AIRES, 10 de junio de 1998.
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