INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, parcialmente financiado con recursos del Convenio de Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17 abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). Debe señalarse que en la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el préstamo es administrado financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de Gestión” (MSA) Proyecto ARG/97/R01 suscripto el 7 de mayo de 1997 y modificado por su primera carta acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo suplementaria del 28 de septiembre de 1999. I- ESTADOS AUDITADOS 1. Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses y notas explicativas 1 a 5 que forman parte del mismo. 1 2. Estado de los movimientos registrados entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. 3. Estado de Origen y Aplicación de Fondos N° 3, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. 4. Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado desde el comienzo del Proyecto al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses. 5. Cuadros de Totales por Componente/Tipo de Gasto al 31/12/99, presupuestado y ejecutado por fuente de financiamiento, expresado en dólares estadounidenses. 6. Cuadros de Totales por Componente/Subcomponente al 31/12/99, presupuestado y ejecutado por fuente de financiamiento, expresados en dólares estadounidenses. La UAP adjunta la Memoria del Proyecto al 31/12/99 que incluye los apartados “Antecedentes y Descripción” y “Aspectos relevantes en el desarrollo del Proyecto de Asistencia Técnica para la ANSeS”. La información precedente fue preparada por la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados a esta auditoría con fecha 09/03/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 6 y el 28/09/00, y el 23/10/00, última fecha en la cual fueron recibidos los comentarios pendientes a las observaciones detectadas en campo. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación 2 general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: 1. Nuestro examen sobre los estados financieros detallados en I- no incluyó las inversiones por USD 210.000.- relacionadas con el Inventario de Bienes de Uso del Componente D “Fortalecimiento Institucional” abonados a la Auditoría General de la Nación (AGN); esta cifra representa el 7,33 % de las Aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. 2. Carta de abogados: A la fecha del presente no se recibió la carta de abogados por la parte de los fondos que no administra la UNOPS. 3. Sin perjuicio de lo expuesto en 2. precedente cabe informar que, de la revisión realizada al legajo de la contratación de una empresa para la provisión de un conjunto de rutinas que implementen algoritmos de encriptado y desencriptado de datos para la ANSeS se pudo observar una nota emitida el 01/06/99 por el Fiscal Federal (Ministerio Público de la Nación) enviada al Subsecretario de Tecnologías Informáticas de la Secretaría de la Función Pública. De la misma surge que existe una actuación judicial N° 10.419/98 caratulada “NN s/delito de acción pública” en la Secretaría Nro. 10 del Juzgado Nacional en lo Criminal y Correccional Federal N° 5, la cual tramita ante la Fiscalía Nacional en lo Criminal y Correccional N° 6. Con fecha 27/10/00 la Gerencia de Asuntos Jurídicos de la ANSeS nos informó que las actuaciones judiciales fueron desestimadas por falta de delito con fecha 26/05/00 y que la causa tramitada ante la Fiscalía Nacional en lo Criminal y Correccional N° 2 respondía a una investigación preliminar iniciada por dicho Ministerio Público habiéndose transformado la misma en la causa mencionada en primer lugar. 3 III- ACLARACIONES PREVIAS a) Con respecto a los fondos suministrados por el BIRF, cabe señalar que hemos tenido a la vista el Reporte de Auditoría por el año 1999, emitido el 28/07/00 por la División de Auditoría del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como auditor de UNOPS. El reporte se emite sobre los fondos del Management Service Agreement ARG/97/R01 (BB/BZ) según lo requerido por acuerdo entre el PNUD y el Banco Mundial. b) La cuenta “UNOPS AR97/01-BB” expuesta en el rubro Créditos del Balance al 31/12/99 por USD 5.540.816,94 corresponde al saldo contable que la UAP posee en sus registros por los fondos del BIRF en poder de la UNOPS. De la revisión de la conciliación entre los importes contabilizados por el proyecto y la información proporcionada por UNOPS surge una diferencia de USD 818.432,94 según el siguiente detalle: • Gastos registrados por UNOPS y no por la UAP: (USD 747.528,43) • Gastos registrados por UNOPS en BB y por la UAP en el BZ: (USD 156.773,26) • Intereses acreditados por UNOPS no incluidos por la UAP: USD 84.797,00 • Gastos registrados por UAP no incluidos por UNOPS: USD 914,13 • Gastos registrados por UAP en BB y por UNOPS en BZ: USD 157,62 A su vez, la cuenta “UNOPS AR97/01-BZ” del rubro Créditos del Balance al 31/12/99 corresponde al saldo contable que la UAP posee en sus registros por los fondos del BID 961/OC. De la revisión de la conciliación entre los importes contabilizados por el proyecto y la información proporcionada por la UNOPS surge una diferencia no significativa de USD 3.341,17. Por lo expuesto precedentemente el total de créditos se encuentra sobrevaluado en USD 815.091,77 y las inversiones subvaluadas en ese mismo importe. Cabe aclarar que la 4 UAP no contabilizó los importes pendientes hasta tanto la UNOPS entregó la documentación respaldatoria correspondiente. c) Con respecto a la cuenta bancaria N° 2858/27 denominada “ANSES-75/850PROY.ASIST.TEC.P/”, abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA), se pudo observar que el 17/03/99 se utilizaron temporalmente USD 8.000.000.- para pagos de pasividades previsionales del día 18/03/99 a cargo de la ANSeS, los cuales reingresaron en dicha cuenta en concepto de devolución el día 19/03/00. De la respuesta recibida de la ANSeS surge que los mismos se transfirieron a la cuenta corriente oficial del BNA N° 1998/69. Se destaca que esta situación no fue reflejada en los registros del proyecto. d) Bajo el componente G "Proyecto ANSeS Año 2000" se incluyeron USD 940.661.- los cuales, conforme lo expuesto en la Memoria adjunta a los estados financieros al 31/12/99, son actividades temporariamente absorbidas por el 4131-AR correspondientes al Proyecto ANSeS 2000 (préstamo 4423-AR). La imputación al 4131-AR fue autorizada mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva de la ANSeS (D.E.-A) Nº 175 del 09/03/99. Es del caso destacar que la UAP nos informó con fecha 20/09/2000 que “La remediación de los sistemas de ANSeS para prevenir los efectos del cambio del milenio, finalmente quedó como actividad del Proyecto de ANSeS, ya que el Proyecto del Año 2000 de la Ex-Secretaría de la Función Pública (Préstamo 4423-AR) no obtuvo las partidas presupuestarias correspondientes”. Se tuvo a la vista la no objeción del Banco de fecha 27/10/2000, por la cual se acepta cargar el costo de los siguientes trabajos bajo la categoría 1 del préstamo: • USD 2.767.636.- "Remediación de Sistemas por cambio de milenio". • USD 270.000.- "Auditoría técnica del Proyecto ANSeS año 2000". e) Existe un error de USD 0,01 en la ecuación Activo = Pasivo + Patrimonio Neto de los estados expuestos en I- 1. y 2. precedentes. 5 f) La llamada “1” en la columna “Presupuesto” de los cuadros expuestos en I- 6. no posee aclaración. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado II- y excepto por lo señalado en el apartado III- b) y c) precedentes, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social” al 31/12/99, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4131-AR del 17 abril de 1997. BUENOS AIRES, 06 de noviembre de 2000. 6 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17 de abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 20.000.000.-. Los desembolsos BIRF por el año 1999 ascendieron a USD 2.832.083.- y acumulados al 31/12/99 a USD 11.188.289.-. b) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Anexo 1. Tal como se expone en nota 5 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/99 no se confeccionaron Certificados de Gastos (SOE’s), ya que los mismos son realizados por UNOPS al momento de solicitar los desembolsos periódicos del préstamo. Según surge del Resumen Mensual de Desembolsos (MDS) emitido por el BIRF al 31/12/99, se observó que se procesaron las facturas N° 1 a 6 presentadas por UNOPS, 7 imputando USD 4.412.705.- a la Categoría 1 y USD 66.576.- a la Categoría 2; respecto a esta última surge una diferencia de USD 70.- con UNOPS, procesado de menos por el Banco. Las facturas presentadas por UNOPS al BIRF, por los pagos realizados al 31/12/99, son las siguientes: Invoice Fecha Categoría 1 Categoría 2 Total Nro emisión 1 15/09/97 44.590.- 2 11/05/98 1.770.651.- 3 03/08/98 0.- 4 12/11/98 1.139.699.- 5 04/06/99 709.912.- -10.430.- 699.482.- 6 08/10/99 747.853.- 45.147.- 793.000.- 7 20/06/00 1.548.821.- 0.- 44.590.- 4.159.- 1.774.810.0.- 0.- 27.770.- 1.167.469.- 522.529.- 2.071.350.- c) Sección 2.02 (b) y Apéndice 5: Cuenta Especial. Conforme a lo expuesto por nota 4 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/99, la UAP no procedió a la apertura de una cuenta de depósito especial para canalizar los fondos del Préstamo 4131-AR, ya que la administración de dichos fondos la realiza UNOPS Nueva York, y el BIRF desembolsa directamente a la cuenta de esta última. d) Sección 2.03: Fecha de cierre. La fecha de cierre no sufrió modificaciones (30/06/2001). e) Secciones 2.04, 2.05 y 2.06: Comisión de compromiso e intereses, su pago. Cumplidas. f) Sección 3.01 (a) y su correspondiente Anexo 2: Ejecución del Proyecto. 8 El estado de avance del proyecto se detalla en el punto 2. de la Memoria del Proyecto adjunta a los estados financieros al 31/12/99 presentados por la UAP. Cabe aclarar que, en la parte correspondiente a los fondos BIRF, el proyecto es administrado financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del Acuerdo de Servicios de Gestión ARG/97/R01 (Management Service Agreement - MSA) de fecha 07/05/97, modificado por su primera carta acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo suplementaria del 28 de septiembre de 1999. Con relación a las modificaciones de los presupuestos asignados a las actividades entre lo informado al 31/12/98 y al 31/12/99 según los cuadros adjuntos a los estados financieros del proyecto, la UAP nos informó que son tratadas durante las misiones del Banco, en las que se determinan las prioridades de las actividades y sus necesidades de fondos, y son las siguientes según el Ayuda Memoria de la Misión del BIRF realizada entre el 24/04/00 y el 04/05/00: 1. FONDOS BIRF 4131-AR • Reclasificación de USD 3.136.- del subcomponente A.1. al A.3. • Reasignación de USD 98.- del subcomponente A.1. al C.3. • Reasignación de USD 20.000.- del subcomponente D.6 al F.1. • Reclasificación de USD 4.655.- del subcomponente E.1 a la E.2. 2. FONDOS BID 961/OC • Reasignación de USD 115.000.- de los subcomponentes A.3. y D.11 al D.15. • Reasignación de USD 149.500.- de los subcomponentes D.6., D.8., D.13 y D.14 al F.1. 3. FONDOS APORTES PROPIOS DEL ANSeS • Incremento de USD 64.956.- en el subcomponente A.1. • Incremento de USD 8.750.- en el subcomponente E.1. 9 • Aporte del Gobierno USD 90.667.- para el subcomponente F.1. g) Sección 3.01 (b) y 3.06: Recursos de contrapartida local. Con fecha 22/11/96 la ANSeS informó al proyecto la apertura de la Cuenta Corriente Oficial Nro. 2858/27 en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los fondos provenientes del préstamo N° 961/OC-AR (USD 20.000.000.-) que ingresaron al proyecto como aportes de contrapartida local. Al 31/12/97 se encontraban desembolsados el 100 % de los aportes comprometidos. Si bien la sección 3.06 in fine expone que: “...no se efectuará retiro alguno de esa cuenta excepto para pagar gastos del Proyecto”, durante el ejercicio 1999 se utilizaron temporalmente USD 8.000.000.- los cuales se transfirieron con fecha 17/03/99 a la cuenta “ANSeS - Cuenta General” N° 1998/69 del BNA y fueron reintegrados a la cuenta del Proyecto el 19/03/99. Se tuvo a la vista una nota sin número del 17/03/99 del Gerente de Tesorería General al Gerente de Presupuesto y Finanzas de la ANSeS solicitando la conformidad de la utilización de los fondos con carácter de excepción para hacer frente a los pagos de pasividades previsionales del día 18/03/99. Se destaca que esta situación no fue reflejada en los registros del Proyecto. Por otra parte, la cuenta “Aporte ANSeS” del Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/99 incluye USD 22.460.- de los cuales no se tuvo a la vista documentación que respalde la autorización del organismo respecto del mencionado ingreso al proyecto. Se destaca que de la respuesta recibida de la ANSeS a nuestra circularización no surge que el mencionado importe haya sido desembolsado por este organismo al proyecto, como así tampoco surge el ingreso en el estado financiero enviado por UNOPS al 31/12/99. h) Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores. Al respecto se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. 10 i) Sección 3.03: Unidad de Transferencia para supervisar la absorción por la ANSES de la administración de las Cajas Previsionales Provinciales (CPP), parte C del Proyecto. Según lo expuesto en el Anexo III del Ayuda Memoria de la Misión del Banco realizada entre el 24/04/00 y el 04/05/00, la Unidad Técnica Previsional (UTEP) fue establecida en la ANSeS, ha gerenciado la transferencia de las Cajas Previsionales Provinciales y se encuentra operando en el reempadronamiento de los beneficiarios que no se presentaron al censo realizado por la UTE- Coopers and Lybrand, Harteneck López y Cía. e Instituto Mandatario de Recaudaciones S.A. bajo el contrato 97-0586 con UNOPS. j) Sección 3.04 (b): Sistema contable y de monitoreo. Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección adjunto. k) Sección 3.04 (c): Unidad Administradora del Proyecto. Cumplida. Dentro del ámbito de la Administración Nacional de la Seguridad Social y con dependencia de la Unidad Ejecutora del Programa, se creó la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) cuyas funciones a cargo son: • procesar y administrar las contrataciones y compras necesarias para el Programa; • efectuar el monitoreo del avance de las actividades definidas en el marco del Programa, y • realizar la gestión administrativo-financiera de todos los fondos del Programa. l) Sección 3.05: Comité de Dirección del Programa. Parcialmente cumplida. Si bien se efectuó su creación, con respecto a su composición, sólo se conformó con la presidencia del Secretario de Seguridad Social y nunca llegó a designar a los miembros que lo integran. m) Sección 3.07: Contratación de un agente de adquisiciones de bienes y servicios. Cumplida. Con fecha 07/05/97 se contrató a la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas (UNOPS) con sede en Nueva York . 11 n) Sección 3.08 (a) y (b): Informes de progreso semestrales y Plan de Acción Anual. La UAP nos elevó los siguientes documentos: • Informe para la evaluación semestral al 31/05/99, elevado al gerente del proyecto del Banco con fecha 07/06/99; y • Plan Operativo Anual 2000. Al respecto, la UAP nos informó que no existen aprobaciones formales del Banco a los informes de avance, ya que los mismos coinciden con las misiones que realiza el Banco y son la base de la evaluación del avance del Proyecto, que luego se plasma en el Ayuda Memoria respectivo. Respecto al Plan de Acción Anual preparado por el proyecto fue entregado al Banco para su consideración. Al 20/09/00 el plan no había recibido aprobación. ñ) Sección 4.01 (a): Registros contables. Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. BUENOS AIRES, 06 de noviembre de 2000. 12 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros presentados por la Unidad Administradora del Proyecto (UAP), por el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/99. 1) SISTEMA CONTABLE Observaciones: La UAP utiliza para las registraciones del Proyecto una base de datos, la cual no constituye un sistema contable orgánico e integrado. 13 Comentario de la UAP: El Sistema Integrado de Administración de Proyecto (SIAP) es una herramienta diseñada dentro de Access, que permite cargar, almacenar y exponer toda la información requerida para la administración de proyectos con una o más fuentes de financiamiento. Todos los reportes financieros son producidos por el SIAP. Consideramos que la integridad de los registros está verificada, ya que de otra forma debía forzarse la numeración para incorporar registros recibidos con posterioridad al inicio del ejercicio siguiente, a no ser que cada ejercicio comience la numeración de nuevo; de todas formas nos parece que el sistema en uso es una manera de preservar la integridad. Teniendo en cuenta la observación realizada, a partir del ejercicio 2000 se implementará un cambio tal que permita que cada ejercicio tenga su propia correlatividad comenzando con el asiento de apertura (N° 01/año). Recomendación: Implementar las prácticas usuales para las registraciones contables, constituyendo un sistema orgánico e integrado. 2) CONSULTORES NACIONALES Observaciones: Se reitera lo expuesto en el ejercicio anterior respecto a: a) En los legajos de los consultores se encuentran archivados tres currículos, no constando el cuadro de evaluación y la justificación por la contratación de cada consultor seleccionado. b) En dos casos analizados, los comprobantes (recibos/facturas) no cumplen con la RG N° 3419 de la AFIP-DGI, en lo que respecta a la fecha y rango de impresión de los comprobantes. Comentarios de la UAP: a) Las selecciones las realizó el coordinador de la actividad sobre la base de entrevistas personales y al análisis de los antecedentes profesionales y laborales de los candidatos. En el caso de uno de los consultores en su legajo consta un informe del asesor del 14 gerente general de la ANSeS, con opinión sobre la contratación. En la actualidad se está utilizando un sistema de puntaje. b) La observación se tendrá en cuenta en el caso de hacerse un nuevo contrato con los profesionales. Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el proyecto. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CONSULTORES NACIONALES Observaciones: a) La documentación no está archivada cronológicamente, dificultando su análisis. b) La fecha de firma del contrato por parte del consultor es posterior a la fecha de inicio de actividades; también las respectivas declaraciones juradas de incompatibilidades. c) La fecha de emisión del contrato es posterior a la fecha de inicio de actividades por parte del consultor. d) No se tuvo a la vista copia de la Resolución con la aprobación de la planta de personal contratada para el año 1999, conforme lo estipulado por el Art. 72 de la Ley N° 11.672 Complementaria Permanente de Presupuesto. e) En la mayoría de los casos la copia de la constancia de inscripción ante la AFIP-DGI no se encuentra suscripta por el consultor conforme a la normativa vigente. f) En la mayoría de los casos los currículos (CV) que integran las ternas no se encuentran firmados, no poseen fecha de emisión y en su totalidad no poseen sello de recepción de la UAP. A su vez, en algunos casos, los términos de referencia (TOR’s) adjuntos al contrato tampoco se encontraban suscriptos por el consultor. 15 g) En dos casos los TOR’s exponen escala salarial A III y las solicitudes de contratación y contratos B III. h) En dos casos, de las copias de las constancias de inscripción en AFIP-DGI que se tuvieron a la vista no surge la condición del consultor frente al impuesto al valor agregado. i) En algunas solicitudes de contratación que se tuvieron a la vista no consta la imputación presupuestaria y no se encuentran numeradas. j) En el caso de un consultor que se contrató a partir del 01/09/99 se pudo verificar que estuvo desarrollando tareas para la ANSeS hasta la fecha (se destaca que el CV no posee fecha de emisión), no existiendo salvedad alguna respecto del punto ii) de la declaración jurada de incompatibilidades (no haberse desempeñado en los últimos seis meses como agente efectivo o contratado del estado); tampoco se tuvo a la vista documentación que respalde la desvinculación con el anterior contratante. k) En uno de los TOR’s que se tuvieron a la vista no surge claramente el perfil profesional requerido, ya que en su punto 6 sólo dice: “Contrato de locación de servicios profesionales con dedicación full-time . Consultor categoría D IV”. Comentarios de la UAP: a) Se cumple con la prescripción de llevar un legajo por cada consultor. La no cronología mencionada en forma genérica para algunos casos, puntualmente se da en documentación que llega al Proyecto fuera de fecha y es incorporada a posteriori de la última hoja archivada. b) El atraso indicado genéricamente entre la fecha de inicio de actividades del consultor y la firma del contrato, se debe a la tramitación administrativa del mismo en UNOPS. Consideramos relevante que la fecha de inicio de actividades del consultor sea posterior a la fecha de No Objeción del Banco. c) Con relación a la observación se detallan las siguientes fechas para cada uno de los consultores observados: 16 No Objeción Solicitud de Inicio de Fecha emisión Fecha de firma contratación actividades contrato del contrato 21/10/98 30/10/98 01/11/98 17/11/98 20/11/98 12/03/99 12/03/99 16/03/99 07/04/99 09/04/99 12/03/99 12/03/99 16/03/99 07/04/99 09/04/99 d) Para el año 1999 no se cumplimentó con la Resolución Nº 545/MEyOSP. Para el año 2000 se presentó la solicitud de aprobación de planta, la que fue aprobada mediante resolución Nº 154 del 12/05/00. e) Se tendrá en cuenta la observación. f) La recepción en la UAP de la documentación consta en la hoja de ruta y está asentada en el libro de entrada de correspondencia que se lleva al efecto. g) Los contratos realizados con los consultores integrantes del Programa de Control de Litigiosidad fueron confeccionados sobre la base del mismo TOR. En el mismo -que fuera confeccionado oportunamente por el Director del Programa- se indicaron algunos parámetros de la contratación que fueron estimados y que al momento de la contratación se definieron para adaptarlo a las condiciones de contratación posibles con UNOPS. Tal el caso del tipo de contrato, el importe que ascendiera aproximadamente a lo requerido, etc. h) En el caso de cada uno de los consultores la condición frente al IVA es "responsable no inscripto". i) Con respecto a la imputación presupuestaria, lo completa la oficina de UNOPS; los formularios de solicitud de contratación no se enumeran. Sí consta numerada la nota con la que se solicita la contratación y a la que se le agregan todos los elementos necesarios. La fecha de la solicitud de contratación es la de la nota de elevación de toda la documentación. j) El consultor continuó realizando la misma actividad para la cual fue contratada y financiada inicialmente por la ANSeS con recursos propios. Sólo fue un cambio de financiamiento de la actividad aceptada por el Banco como necesaria a los fines del Proyecto. 17 k) Tal como se explica en el punto anterior ya venía desempeñándose en la ANSeS en la misma actividad, por lo que no fue necesario indicar el perfil del profesional. Sólo bastaba con la indicación de la función, el rango, la dedicación y el tipo de contrato. Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el proyecto y verificar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente. 2) CONVENIO DE ASISTENCIA TECNICA Observaciones: Durante el ejercicio 1999 se imputaron en los registros del proyecto USD 251.600.- correspondientes a parte de los pagos realizados a la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires por el Convenio de Asistencia Técnica suscripto con fecha 29 de abril de 1998 con la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSeS). Con fecha 04/09/98 el Banco otorgó la no objeción para la creación, dentro del componente Fortalecimiento Institucional, del subcomponente "Mejora del Control Interno –Procesos Internos". De la revisión realizada surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Los pagos realizados bajo este convenio fueron contabilizados bajo la línea 1.13.17.4 Consultores Locales, cuando la contratación se realizó bajo la forma de un subcontrato. b) No se tuvo a la vista documentación que justifique la contratación directa realizada por la ANSeS. c) Si bien el convenio se encuentra firmado por el decano y el acta acuerdo del 21/08/98 por el vicedecano no se tuvo a la vista documentación emitida por la Facultad/Universidad autorizando/ratificando la firma de los mismos. d) No se tuvieron a la vista los términos de referencia, ni documentación aprobada que respalde lo expuesto en la cláusula quinta del convenio de asistencia por la cual se establece que las tareas que darán lugar al mismo se plasmarán en planes de trabajo con los detalles de la ejecución, recursos necesarios, responsabilidades de cada una de las partes intervinientes y un cronograma para el control de gestión. 18 e) Se tuvo a la vista un cronograma de tareas no así documentación que respalde la conformación de los Grupos de Trabajo Específico (GTE) y los planes de actividades a realizar por los mismos por los pagos imputados al proyecto. f) No se tuvo a la vista documentación que respalde la conformación del Comité Interno cuyas funciones son las de definir prioridades, temas y alcances para la determinación de los cursos de acción y planes de actividad. g) Los pagos realizados el 23/10/98, 23/11/98 y 18/12/98 fueron contabilizados durante el ejercicio 1999. Comentarios de la UAP: La contratación de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires para llevar a cabo la Asistencia Técnica referida a sentencias judiciales fue impulsada por la Gerencia General de la ANSeS de acuerdo a las prioridades fijadas por el Director Ejecutivo de la misma. La posibilidad de financiar algunas de estas tareas con fondos BID (Fuente 22), considerados a los efectos de nuestro Proyecto como fondos de contrapartida local, fue planteada al Banco Mundial, quien otorgó la no objeción para que así fuera. La contratación y administración de esta actividad, así como los pagos asociados han sido llevados a cabo por la ANSeS en el marco de sus procedimientos y organización. Por ende, todo el proceso relacionado con esta actividad no se enmarca en los procedimientos establecidos para los fondos del Préstamo 4131-AR. Finalmente, en nuestro carácter de administradores del Proyecto de Asistencia Técnica, hemos registrado contablemente la información que ha sido proporcionada por el área de Contabilidad de la ANSeS. Asimismo, y al sólo efecto de informar sobre los avances de la presente actividad, se ha solicitado a las áreas institucionales involucradas la información correspondiente. a) La contabilización se realizó en la línea presupuestaria 17 debido a que se trata de horas/profesional. b) No hay carta de invitación, ni método de selección aplicado para la contratación. El Acta Acuerdo suscripta se enmarca dentro de los términos de referencia del Convenio de Asistencia Técnica celebrado entre la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA y la ANSeS. 19 c) Sin comentarios. d) En virtud del convenio marco los términos de referencia son sustituidos por planes de trabajo para cada actividad consensuados entre las partes. e) El plan de trabajo fue presentado por la Facultad a la ANSeS para el módulo sentencias judiciales, el que se encuentra en el expediente correspondiente a esta contratación. f) Sin comentarios. g) Las órdenes de pago N° 019 y 024 correspondientes a los asientos N° 441 y 442, respectivamente, se encontraban pendientes de regularización por falta de documentación respaldatoria. 3) EQUIPAMIENTO Observaciones: De la revisión realizada a los antecedentes de la contratación "Adquisición de software: OPS/98-93-60017" para la provisión de un conjunto de rutinas que implemente algoritmos de encriptado y desencriptado de datos para la ANSeS, surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Al momento de efectuar la revisión en campo la documentación relacionada con el proceso de adquisición no se encontraba foliada conformando un expediente único. b) El primer concurso realizado para seleccionar una propuesta ganadora fue desestimado según la siguiente información obtenida: El 30/03/98 -fecha de presentación de ofertas- una de las dos empresas que cotizó presentó una carta de impugnación informando que su competidora en el proceso se encontraba inscripta como sociedad desde agosto de 1997 y su socio mayoritario fue asesor de la Dirección Ejecutiva de la ANSeS durante 1997 y hasta principios de 1998, y que asimismo había participado en los proyectos de seguridad informática de la ANSeS, particularmente en los referidos a técnicas criptográficas, por lo cual pudo tomar conocimiento de las características, precios y condiciones comerciales de los productos que ofrecía su competidora para dar soluciones a la administración de la ANSeS. Mediante Nota Nro. 9429/98 del 13/05/98 el Gerente de Sistemas que había 20 propuesto con anterioridad cuales tres empresas debían invitarse a cotizar, informa que la persona observada había efectivamente mantenido una relación contractual con ANSeS entre el 01/09/95 al 23/01/98 y que si bien no participó en el armado del pliego para la adquisición de software para encriptado y desencriptado de datos, su función de asesor le permitió acceder al mismo en el momento de su confección. Del informe emitido por UNOPS se concluyó que las dos empresas tenían conocimiento previo de los requerimientos de este proceso que favorecía su posición con relación a los otros integrantes de la lista corta, por lo cual con fecha 31/08/98 UNOPS decidió cancelar el mismo. Para el segundo concurso realizado para seleccionar una propuesta ganadora, la UNOPS ofreció solicitar otras propuestas alternativas en el mercado internacional. Del análisis de este segundo concurso surgieron las siguientes consideraciones: 1. No se tuvo a la vista la conformación de la nueva lista corta. 2. No se tuvieron a la vista los TOR´s para la nueva selección. 3. No se tuvo a la vista el acta de apertura por la presentación de las propuestas. 4. No se tuvo a la vista el criterio utilizado por el proyecto para la selección y evaluación de la empresa ganadora. Es del caso destacar que una de las ofertas desestimadas en el primer proceso es agente autorizado de la distribución de los productos ofertados por esta empresa internacional. 5. No se tuvo a la vista documentación solicitada por la UAP para verificar la no incompatibilidad de los integrantes de la firma consultora adjudicada, debido a lo sucedido en el primer llamado. 6. No se tuvieron a la vista los originales de las licencias por el software adquirido. Comentarios de la UAP: La adquisición bajo análisis fue realizada en el marco de la enmienda N°1 del MSA con UNOPS, la que cuenta con financiamiento de contraparte (BID 961/OC). Por tal motivo, los procedimientos utilizados son los aplicables por UNOPS. 21 a) Además del archivo temático que hay en la UAP, que tuvieron a la vista, existe un expediente caratulado Proyecto ARG 97/R01 -adquisición de software de encriptado y desencriptado de datos Nro. 024-9980408988-4-500, el cual se pone a su disposición. b) 1. Para la etapa siguiente del proceso, se realizó una solicitud de información a diversas compañías fabricantes de software de encriptación, para conformar una lista corta de empresas que pudieran responder a las especificaciones técnicas las cuales, cabe hacer notar, no sufrieron ningún cambio durante todo el proceso. Las firmas invitadas a remitir información eran cuatro. Tras varias semanas de análisis de la información recibida y en consulta con los expertos informáticos de la ANSeS, se concluyó que sólo los productos fabricados por dos de las empresas podrían responder a los requerimientos técnicos. No justificaba invitar a empresas que de antemano se sabía que no podían cumplir dichos requerimientos o que la solución que proveerían estaría fuera del alcance de la ecuación económica. 2. Los TOR´s coinciden con los utilizados para el primer proceso de adquisición que fuera cancelado. 3. Los procedimientos de UNOPS no exigen la confección de un acta de apertura en procesos de esta naturaleza. 4. Es necesario aclarar que la cancelación del primer proceso destinado a adquirir el software fue debido a encontrarse que las empresas (no los productos) no reunían los requerimientos de elegibilidad y por ende, las empresas no garantizaban la buena implementación de la solución requerida. No obstante la UNOPS determinó que ambos productos cumplían con los requerimientos técnicos mínimos. El criterio de evaluación utilizado para adjudicar esta provisión, consistió en verificar que los productos ofertados cumplieran con los requerimientos técnicos mínimos y resultara ser la más baja en términos de precio. Hay que hacer notar que la disponibilidad de productos con el grado de sofisticación requerido no se encuentra ampliamente disponible en el mercado argentino y en la mayoría de los casos está sujeta a restricciones de exportación, incluso en el mercado mundial, lo que obligó a buscar productos que pudieran ser exportados a la Argentina, ante la carencia local. Si bien 22 el producto evaluado era distribuido por una de las empresas locales que se había presentado en el primer llamado, todo el proceso fue llevado a cabo directamente con el fabricante del software, al encontrarse que la empresa local no cumplía con los requerimientos de solvencia financiera y económica solicitados en el pliego. 5. No es aplicable al caso bajo análisis, ya que se trata de la compra de un software. 6. En la inspección realizada por la auditoría en el área de sistemas fueron exhibidos los diskettes originales y copias de las licencias adquiridas. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones referidas al Proyecto para lo cual la UAP debería realizar las gestiones necesarias para que el administrador de los fondos (UNOPS) proceda al envío oportuno de la totalidad de la documentación que respalda las adquisiciones y contrataciones realizadas en su nombre de conformidad con el Acuerdo suscripto, las cuales deben estar en poder del proyecto como responsable de la gestión. 4) FIRMAS CONSULTORAS Observaciones: Durante la revisión en campo realizada a la contratación de una firma para llevar a cabo las tareas de consultoría destinadas a fortalecer el marco institucional, financiero y administrativo y, especialmente, para llevar a cabo el diseño, desarrollo e implementación de un software integral de Recursos Humanos y liquidación de haberes para la ANSeS. De las cuatro firmas invitadas una no se presentó y otra, si bien formó parte de la evaluación técnica no alcanzó el puntaje mínimo requerido. El Resumen Ejecutivo de UNOPS expone que fue descalificada porque presentó su propuesta en nombre de otra. A su vez, otra de las ofertas fue presentada cinco minutos más tarde de la hora de apertura sin ser desestimada, observándose esta situación por el evaluador, tanto en el acta de apertura técnica como económica. 23 En el acta de apertura no se completó el casillero correspondiente a la hora de cierre del acto. • La documentación relacionada con el proceso de adquisición no se encontraba foliada conformando un expediente único con la totalidad de la documentación que respalde la contratación. • Según el punto 2.6 "Lista Corta de Consultores" de las Normas de Selección y Contrataciones de Consultores de Prestatarios del Banco Mundial (enero de 1997) las listas cortas deberían incluir entre 3 y 6 firmas consultoras y "El prestatario deberá proporcionar la lista corta definitiva a las firmas que hayan expresado interés..." No se tuvieron a la vista las confirmaciones de los invitados a cotizar a la asistencia al concurso, únicamente el acuse de recibo de la recepción de la invitación. • En el acta de apertura de las propuestas financieras (05/01/98) se consigna que la oferente que presentó su oferta a las 16:05 (cinco minutos tarde, sin ser desestimada en ese momento) cotizó un importe de USD 654.135.- pero, asimismo se consigna: "No se pudo integrar en este acto el precio total". Corresponde hacer notar que para realizar la evaluación financiera de esta oferta, la UNOPS consideró un precio de USD 1.112.253.en tanto que para la oferta ganadora se utilizó el correspondiente al del acta de apertura por USD 648.000.-. No se tuvo a la vista información que respalde que lo cotizado por ambas firmas o lo evaluado en ambos casos por UNOPS sea similar. • La propuesta económica de la firma no ganadora no se encontraba firmada en todas sus hojas. • Se tuvieron a la vista dos no objeciones del Banco, una del 27/07/97 por USD 400.000.y otra del 24/10/97 por USD 100.000.-, como máximo para incluir al Ministerio de Trabajo y las Superintendencias de AFJP y ART. Se destaca que finalmente el contrato se realizó por USD 648.000.-. Si bien cuenta con la no objeción del Banco de fecha 27/02/98, no se tuvo a la vista documentación que justifique el incremento del 30 % en el presupuesto estimado originalmente. 24 • No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas de incompatibilidades correspondientes al personal clave afectado, declarado en el contrato perteneciente a la firma consultora adjudicada (22 consultores afectados por el período de un año). A su vez, se observaron modificaciones de algunas cláusulas contractuales respecto al período de vigencia (fecha de finalización prevista 19/03/99) y cambios en el personal clave afectado a las tareas. Se destaca que la cláusula 8.1. dispone que toda modificación al contrato requerirá una enmienda por escrito que deberá ser firmada por los representantes debidamente autorizados de la firma consultora y la UNOPS. Se tuvo a la vista la nota UAP N° 0107/99 del 09/08/99 enviada a UNOPS informando la sustitución del gerente del proyecto, pero no se tuvo a la vista la conformidad de la UNOPS. • Cabe observar que al 31/12/99 la consultora no había finalizado las tareas y no se tuvo a la vista documentación que respalde los atrasos y/o cambios en el cronograma de pagos y en la presentación de informes que surge de la cláusula 3.3: Etapa Fecha en Fecha voucher de pago contrato 05- Finalización de la capacitación de la ANSeS 21-07-98 18-06-99 06- Finalización del esquema de seguridad. 09-09-98 31-08-99 07- Finalización de la carga de tablas básicas del sist. 16-09-98 31-08-99 08- Finalización de la interfase contable. 27-10-98 31-08-99 (pagado por adelantado) 09- Prueba piloto de la nómina. 01-12-98 17-11-99 10- Finalizar la capacitación del equipo formador. 07-01-99 Se compensó con el pago del hito 8 11- Primera liquidación de nómina. 08-02-99 Para el ejercicio 2000 • Los hitos 6 y 8 fueron pagados por adelantado, o sea, previo a la aprobación de los respectivos informes. Con respecto al hito 6 la situación se regularizó con fecha 15/10/99 con la emisión de la liberación del pago por parte de la UAP por la aprobación de las tareas. Respecto a la etapa 8 el pago fue liberado por la UAP el 04/09/00; se destaca que el informe correspondiente a la “Finalización de la Interfase Contable” posee fecha de emisión del 13/08/00. 25 Comentarios de la UAP: De acuerdo al formulario de control interno del Proyecto referido a Consultores, aplicable por analogía a firmas consultoras, se cumple con la prescripción de llevar un legajo separado por consultor. Los procedimientos del Banco Mundial no exigen taxativamente mencionar la hora de cierre del acto de apertura de las propuestas. La invitación a presentar propuestas no indicaba taxativamente que los miembros del equipo propuesto para realizar los trabajos incluidos en los TOR´s presentaran declaraciones juradas de incompatibilidades. Cabe hacer notar que el sistema objeto de esta adquisición es un producto ya confeccionado, que sólo requería adaptaciones a las necesidades puntuales de los Organismos involucrados en su utilización. Aún cuando la UNOPS reconoce que no se efectuaron enmiendas, los cambios relacionados con el personal (cláusula 2.3) fueron salvados en arreglo a lo especificado en la cláusula 2.1; la preparación de una enmienda era virtualmente imposible de definir dado los cambios de autoridades de la ANSeS y los distintos grados de avance que el proyecto tenía en los tres organismos involucrados. Debe destacarse que en cada Misión del Banco Mundial se informó del estado de avance del proyecto y de las dificultades que el mismo tenía y que los hitos de pago estaban bien definidos y el atraso fue absorbido por ambas partes. Ante un error por parte de UNOPS, de la liberación de pago por el Hito 7 enviada por el Proyecto resultó en el pago incorrecto de los hitos 6 y 8 al mismo tiempo. La UNOPS solicitó a la firma el reintegro a pedido del Proyecto de los pagos efectuados en exceso. En el plazo que medió entre el proceso de reintegro por parte de la firma y la liberación formal de los hitos de pago 6 y 8, la necesidad del reintegro quedó sin efecto. Esta es la razón de la discrepancia de fechas. Cabe aclarar que el hito 10 figura como pagado en septiembre de 2000, debido al pago erróneo del hito 8 en agosto de 1999, que fuera liberado el 4 de septiembre de 2000. De todas formas no hay diferencias en lo financiero, ya que las dos cuotas tienen el mismo importe. 26 Recomendación: Verificar el cumplimiento oportuno de las contrataciones realizadas, dejando las mismas adecuadamente documentadas. 5) FONDOS BID – CUENTA BNA 2858/27 Observación: Del detalle de movimientos por el ejercicio 1999 de la cuenta 2858/27 confeccionado por la ANSeS no surge la registración de los cheques N° 2877, 2893 y 2895. Comentario de la ANSeS: En lo que respecta a la observación cumplo en informar que los cheques N° 2877, 2893 y 2895 fueron anulados. Recomendación: Registrar los cheques correlativamente, aún los anulados, manteniendo un archivo de los mismos. BUENOS AIRES, 06 de noviembre de 2000. 27 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con las imputaciones efectuadas en los registros auxiliares y con documentación respaldatoria; - tests o pruebas de transacciones; - análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - análisis de legajos; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - análisis de los antecedentes de adquisición de bienes y contratación de servicios de consultoría; - verificación de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria abierta en el Banco de la Nación Argentina; - circularización y reconciliaciones bancarias; - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 28 El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros, el 100 % de los ingresos Fuente BIRF y el 25,50 % de las aplicaciones (18,16 % de Firmas Consultoras; 56,66 % de Consultores Locales; 18,53 % de Equipamiento y 17,10 % de Gastos Varios) incluidas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999. Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. Corresponde destacar que la Unidad Administradora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 06 de noviembre de 2000. 29